ナレッジマネジメント
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昨今、社内向けのWebサイトである「社内ポータルサイト」を介して情報共有をする企業が増えています。とくに、クラウド型は自社で開発したりサーバ等を管理したりする必要がないので、ITに関する知識がない企業でも手軽に使い始められる点が人気です。 しかし、「クラウド型の社内ポータルサイトを導入したいが、どのように選定したらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのクラウド型社内ポータルサイト7選と選定ポイントを中心に解説します。 自社に適した社内ポータルサイトを選定するポイントを知りたい 社内の総合ポータルサイトを作れるツールを比較検討したい 誰でも簡単に「社内お知らせ」ができるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチする社内ポータルサイトが見つかるだけでなく、運用のポイントまで押さえられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 クラウド型社内ポータルサイトの導入メリット2 社内ポータルサイトの選定ポイント4選2.1 （1）簡単に操作できるか2.2 （2）スムーズに導入できるか2.3 （3）セキュリティ対策が万全か2.4 （4）スマホからでも確認しやすいか3 人気あり！おすすめのクラウド型社内ポータルサイト7選3.1 【ナレカン】100人以上の大企業のナレッジ管理に特化したツール3.2 【Stock】100人以下の中小企業の情報管理・共有に最適のツール3.3 【Garoon】サイボウズが提供する大企業向けグループウェア3.4 【kintone】サイボウズが提供する多機能なクラウドサービス3.5 【Concrete CMS】オープンソースのポータルソフト3.6 【Notion】デザイン性の高い社内ポータルを作成できるツール3.7 【SharePoint】社内メンバーとの”情報共有”に使えるポータルサイト4 無料から試せる！クラウド型社内ポータルサイトの比較表5 社内ポータルサイトの基本的な使い方3選5.1 （1）社内掲示板にお知らせを掲載する5.2 （2）マニュアルや社内情報を検索する5.3 （3）コメントを残してコミュニケーションを取る6 社内ポータルサイトを導入すべき企業の特徴7 【解決策あり】ポータルサイトの運用が上手くいかない3つの原因7.1 （1）欲しい情報が見つからない7.2 （2）明確な運用ルールがない7.3 （3）設計が合っていない8 おすすめのクラウド型社内ポータルサイトまとめ クラウド型社内ポータルサイトの導入メリット クラウド型社内ポータルサイトの導入メリットは、おもに以下の2つです。 業務効率が上がる 社内ポータルサイトには、情報を整理できる「管理機能」や、欲しい情報がすぐに見つかる「検索機能」などが豊富に備わっています。そのため、社内ポータルで情報連携を改善することで、業務スピードの向上や業務品質の均一化が期待できるのです。 ナレッジ（知識・経験）が蓄積される 社内ポータルサイトは、あらゆるナレッジ（知識・経験）が蓄積される場所になります。社内ポータルを通して社内wikiや業務ノウハウを共有することで、ナレッジが蓄積され、属人化防止につながるのです。 開発・運用コストを抑えられる クラウド型のポータルサイトでは、サービスに不具合があった場合にベンダー（システム提供者）が対応します。そのため、ITに詳しい人材のいない「非IT企業」であっても、開発・運用コストを抑えてスムーズに導入できる点がメリットです。 以上のように、社内ポータルサイトはあらゆる情報を蓄積でき、属人化の防止や業務効率の向上につながります。有効活用するために、業務にどのような利益をもたらすのかを把握し、具体的なイメージを持っておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトの選定ポイント4選 以下では、社内ポータルサイトを選定するときに押さえるべきポイントを4つご紹介します。ポータルサイトの導入に失敗したくない方は必見です。 （1）簡単に操作できるか 1つ目のポイントは、「ITに詳しくないメンバーでも簡単に操作できるか」です。 社内ポータルサイトは全社員が利用するので、誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツールが理想です。とくに、従業員数が多い企業では「年齢層」や「ITリテラシー」を考慮して選定しなければ、情報の更新や閲覧がされなくなってしまいます。 したがって、「便利そうだから」と多機能なツールを選ぶのではなく、必要な機能に過不足のないツールを選びましょう。 （2）スムーズに導入できるか 2つ目のポイントは、「スムーズに導入できるか」です。 社内ポータルサイトの導入には、様々な作業が伴います。具体的には、サイトの初期セットアップや運用ルールの制定、既存データの移行など、複雑で時間のかかる初期設定をしなければなりません。 また、運営元のサポート体制が手厚いかは、ツール運用の成功を左右するため、決裁者の承認を得るうえでも重要です。一方、サイト導入時に初期設定に関するサポートを受けられれば、担当者の負担を最小限に抑えつつ、スムーズな運用が開始できます。 （3）セキュリティ対策が万全か 3つ目のポイントは、「セキュリティ対策が万全であるか」です。 社内ポータルサイトは、自社が保有する様々な情報にアクセスすることができるサイトです。そのため、セキュリティ対策が不完全だと、不正アクセスによって社外秘の情報が漏えいしてしまう危険性もあります。 したがって、社内ポータルサイトを導入するときは、高セキュアなツールを選ぶようにしましょう。 （4）スマホからでも確認しやすいか 4つ目のポイントは、「スマホでも確認しやすいか」です。 職種によっては、オフィス外で社内ポータルサイトにアクセスする機会も少なくありません。たとえば、商談や営業で社外に出ている場合、スマホに対応していないツールでは社内ポータルサイトにアクセスするのに手間がかかってしまいます。 したがって、オフィス外でも快適に情報を参照できるよう、「ナレカン」のようにスマホでの利用にも最適化されたツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人気あり！おすすめのクラウド型社内ポータルサイト7選 以下では、おすすめのクラウド型社内ポータルサイトをご紹介します。 社内ポータルはあらゆる情報の入り口になるため、社内の重要なお知らせを常に掲示できなくてはなりません。また、社内で活用されるポータルサイトにするには、「知りたい情報に簡単にアクセスできること」を重視して構築しましょう。 そこで、「高精度の検索機能」を備えたサービスを選べば、情報を振り返りやすい体制が整います。とくに、どこに何の情報があるのかが分からなければ閲覧しないメンバーが出るため、「検索しやすい操作性やUI（画面デザイン）であるか」も重要なポイントです。 結論、社内ポータルサイトに最適なのは、社内のナレッジを簡単に一元管理でき、超高精度の検索機能で目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「社内お知らせ」機能で全社へ簡単に情報を共有し、「ヒット率100％」の超高精度の検索機能で必要な情報をすぐに見つけられます。また、どのナレッジがどの程度活用されているかを把握できる機能もあり、効果的なナレッジ活用が実現可能です。 【ナレカン】100人以上の大企業のナレッジ管理に特化したツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで社内ポータル（社内お知らせ）を作成する手順 ナレカンでは、下記のように、重要な情報をアナウンスできます。 また、管理画面から、社内お知らせの「レイアウト」や「公開/非公開」も簡単に調整できます。 そのため、わずかな工数で全社員向けにアナウンスできるので、担当者の負担を最小限に抑えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】100人以下の中小企業の情報管理・共有に最適のツール Stockは、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるシンプルなツールです。 「Stock」の「ノート」にはあらゆる情報を残せるだけでなく、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、ノートには「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、情報が分散する煩わしさを解消できるのです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Garoon】サイボウズが提供する大企業向けグループウェア ＜Garoonの特徴＞ 社内ポータルを手軽に作成できる ドラッグ＆ドロップやテンプレート機能で、誰でも手間をかけずに社内ポータルを作成できます。 大規模企業向け 同社が運営している「サイボウズOffice」と比較して、Garoonは、”企業規模が100名以上の企業向けツール”になっています。 ＜Garoonの機能・使用感＞ お知らせ機能が充実している 掲示板の”掲載期間設定”や”閲覧確認機能”を活用すれば、メールを使わずに全社へ周知できます。そのため、社員数が多い企業や掲示期間を設定して投稿したい場合に便利です。 kintoneと連携して使える Garoonのポータル上に、kintoneアプリで作成した案件管理や売上管理などのグラフを表示し、ダッシュボードのように利用できます。また、kintoneの通知や未処理アプリの一覧もGaroon上で表示できるため、必要な情報をすぐに確認するのに便利です。 ＜Garoonの注意点＞ スケジュールが外部サービスと連携できない Garoonには、スケジュール機能が備わっている一方、outlookやGoogleのカレンダーと連携できないため、予定が重複しない様に注意が必要です。 直感的に利用できない 利用しているユーザーからは「もう少し直感的な使い方が出来れば良い。若干昔のデザインや動作がある。特にデザインは今風に刷新してほしい。」との声があります。（引用：ITトレンド） ＜Garoonの料金＞ 以下は、クラウド版の価格です。 900円/ユーザー/月（1,000ユーザー以上の場合は、要問合せ） 以下は、パッケージ版の新規ライセンスの料金です。 ランクA：600,000円/50ユーザー ランクB：11,000円/1ユーザー（51～249ユーザー） ランクC：10,000円/1ユーザー（250～499ユーザー） ランクD：9,000円/1ユーザー（500～999ユーザー） ランクE：8,000円/1ユーザー（1,000～2,499ユーザー） ランクF：7,500円/1ユーザー（2,500～4,999ユーザー） ランクG：要問合わせ（5,000～9,999ユーザー） ランクH：要問合わせ（10,000ユーザー～） Garoonの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【kintone】サイボウズが提供する多機能なクラウドサービス ＜kintoneの特徴＞ 独自の業務アプリを作成できる プログラミングの知識を問わず、ノーコードで業務アプリを作ることが可能です。自社の業務内容や課題に合わせたアプリを作れるため、業務の効率化を図れます。 多言語に対応 表示言語は、日本語・英語・中国語・スペイン語・韓国語など、さまざまな言語に切り替えることができ、グローバル企業にも適しています。 ＜kintoneの機能・使用感＞ データをグラフ化できる 記入したデータをグラフ化する「レポート機能」が備わっています。リアルタイムでデータがグラフに反映されるため、更新の手間がかかりません。 全文検索ができる タイトルや条件、キーワードを絞り込んで全文検索が可能です。さらに、文字情報以外にも添付ファイルの中身まで検索対象となるため、必要な情報まで迅速にたどり着けます。 ＜kintoneの注意点＞ 一定以上のITリテラシーが必要 アプリを自由にカスタマイズできる一方、高いITリテラシーがないと上手く活用できない可能性があります。 バックアップが取りにくい ユーザーからは「もし間違えてデータを消してしまっても元に戻せない。データはｃｓｖに出力することは可能だが、戻す場合、項目によってはそのまま戻せないものもあり、非常に手間がかかる。」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） 直感的に使えない 「複雑なカスタマイズを行う際にもう少し直感的なUIが欲しいと感じました。特に、フォームの設計やフィールドの配置において、ドラッグ＆ドロップ操作の精度や柔軟性が向上するとより使いやすくなります。」という声が寄せられています。（参考：ITトレンド） ＜kintoneの料金体系＞ ライトコース：1,000円/ユーザー/月 スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月 ワイドコース：3,000円/ユーザー/月 kintoneの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Concrete CMS】オープンソースのポータルソフト ＜Concrete CMSの特徴＞ 誰でも無料で使える Concrete CMSは、誰でも簡単にHPの運用ができるCMS（コンテンツ・マネージメント・システム）です。オープンソースなので誰でも無料で使えます。 ページの編集がしやすい 編集したい部分をクリックするだけで編集できるので、ページを行き来する手間がかかりません。 ＜Concrete CMSの機能・使用感＞ 使い方が詳しく記載されている バージョンごとの勉強会の解説録画がアップロードされているため、難しい操作でも理解しやすいです。 セキュリティ対策が高い IPアドレスブロック機能の搭載や暗号化して復号できない形式のパスワード設定など、万全のセキュリティ対策によって大企業でも安心して利用できます。 ＜Concrete CMSの注意点＞ 運用に関する情報が少ない Concrete CMSは国内利用者が少ないため、ほかのツールに比べて情報が少なく、コミュニティーで情報を調べる必要があります。 インストールするのに手間がかかる Concrete CMSは、ホスティング環境もしくはローカル環境にインストール可能です。ただし、設定に手間がかかる点に注意しましょう。 動作が重くなることがある 利用しているユーザーからは「ドラッグ＆ドロップで直感的に編集ができるというメリットが有る一方で、この機能を優先したため、読み込み速度が遅くなるケースが多々あります」との意見が挙がっています。（参考：ITreview） ＜Concrete CMSの料金＞ オープンソースのサービスなので、完全無料で利用できます。 Concrete CMSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Notion】デザイン性の高い社内ポータルを作成できるツール Notionの特徴 かっこいいサイトを作れる Notionは画像やページの編集の自由度が高い点が特徴です。そのため、かっこいい社内ポータルサイトを作りたい場合に役立ちます。 ポータル以外の機能も充実している 社内ポータルを作るだけでなく、タスクやプロジェクト管理・データベース作成にも活用可能です。したがって、ひとつのツールであらゆる用途に活用したいという方に適しています。 Notionの機能・使用感 テンプレート機能が充実している Notionには豊富なテンプレートが用意されています。そのため、社内ポータルのトップページを作ったり、お知らせや社内wikiなどの体裁を整えたりするのに便利です。 動作が重くなる場合がある オリジナリティのあるページを自由に作成できる一方で、複雑な構造を作ると動作が重くなり、開くまでに時間がかかる点に注意が必要です。読み込みが遅いときは、履歴を削除すると解消できる場合があります。 Notionの注意点 直感的に使いこなせない Notionは構造化したサイトを作れるように、さまざまな編集機能が備わっています。一方で、「各機能がどのように使えるのかが分かりにくい」ため、ITに不慣れな場合は直感的に使いこなせない可能性があります。 検索機能が使いづらい ユーザーからは「まだページが増えてくると検索に時間がかかることがあり、タグやリンクの運用ルールをチームで統一する必要があります。AI機能による自動要約や検索補助がもう少し強化されると、大量情報でも迷わずアクセスできると思います。」という声があります。（参考：ITreview） Notionの料金体系 フリー：無料 プラス：2,000円/ユーザー/月 ビジネス：3,800円/ユーザー/月 エンタープライズ：要問合わせ Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【SharePoint】社内メンバーとの”情報共有”に使えるポータルサイト SharePointの特徴 社内ポータルを自由に構築できる SharePointは、目的に応じて社内ポータルを自由に構築できます。たとえば、チームで完結するファイル共有には「チームサイト」、全社向けには掲示板のように使える「コミュニケーションサイト」と、利用用途に合わせて展開可能です。 Microsoft製品と連携できる SharePoint上でWordやExcelのファイルを編集したり、Outlookのスケジュールと連携させたりできるので、Microsoft社の製品を多用している会社に向いています。 SharePointの機能・使用感 サイトを簡単に作成できる SharePointはMicrosoft社の製品であるため、AIデジタルアシスタントである「Copilot」を連携して利用できます。Copilotを使えば、数個のプロンプトとクリック操作だけで目的のサイトを作成可能なため、手間がかからず便利です。 必要なファイルがすぐに見つかる 全文検索機能がついているので、ファイルの中身を開くことなく検索をかけることができます。そのため、スピーディーに情報へアクセスするのに役立ちます。 SharePointの注意点 教育コストがかかる SharePointでは、管理者が作成したサイト上にページを用意し、コンテンツを配置することで情報共有をします。つまり、情報共有のために自社独自の使い方を「全メンバーに教育する必要がある」のです。 自由度が低い 利用しているユーザーからは「ある程度フォーマット化されている分、自由度が高くないことが多い。」という声があります。（参考：ITreview） SharePointの料金体系 SharePoint (プラン 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 また、Microsoft 365 Copilot（4,497円/ユーザー/月）を追加すれば、 SharePointサイトやライブラリ、フォルダー内の情報を駆使して、簡単にエージェントを作成できるようになります。さまざまなエージェントを作ることで、生産性の向上が図れます。 SharePointの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料から試せる！クラウド型社内ポータルサイトの比較表 以下は、クラウド型社内ポータルサイトの比較表です。（左右にスクロールできます。）なかには、無料から利用できるものもあるので、担当者の方は必見です。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Garoon kintone Concrete CMS Notion SharePoint 特徴 100人以上の大企業のナレッジ管理に特化したツール 100人以下の中小企業の情報管理・共有に最適のツール サイボウズが提供する大企業向けグループウェア サイボウズが提供する多機能なクラウドサービス オープンソースのポータルソフト デザイン性の高い社内ポータルを作成できるツール 社内メンバーとの”情報共有”に使えるポータルサイト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 既読機能 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【〇】 コメント機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 スケジュールが外部サービスと連携できない 一定以上のITリテラシーが必要 運用に関する情報が少ない 直感的に使いこなせない 教育コストがかかる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランなし ・有料プラン（クラウド版）は900円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは1,000円/ユーザー/月～ 完全無料で利用できます ・無料プランあり ・有料プランは2,000円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは749円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Garoon」の詳細はこちら 「kintone」の詳細はこちら 「Concrete CMS」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「SharePoint」の詳細はこちら 以上のように、ツールによって機能性や価格帯が大きく異なる点に注意しましょう。また、社内ポータルサイトは全社で使われるものなので、「何名規模で使うか」を想定して導入を検討するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトの基本的な使い方3選 以下では、社内ポータルサイトの使い方を3つ解説します。サイト導入後のイメージができていない方は、以下を参考にしましょう。 （1）社内掲示板にお知らせを掲載する 1つ目は、「社内掲示板へのお知らせ掲載」です。 社内ポータルサイトの「社内掲示板機能」を活用すると、共有したい情報を「お知らせ」として迅速に社員へ共有可能です。一般的には「企業情報」や「社内イベント」「社内FAQ」などが対象になります。 社内掲示板を通じて情報をリアルタイムで共有することで、情報共有のスピードが向上し、認識の齟齬も防げます。さらに、「お知らせ」として掲載した情報はサイト内に蓄積されて重要な社内資産となるため、「ナレッジ」として活用できるのです。 （2）マニュアルや社内情報を検索する 2つ目は、「マニュアルや社内情報の検索」です。 社内ポータルサイトには膨大な量の社内情報が保管されています。それらの情報を活用するためには、検索機能を使って目当ての情報を素早く抽出する必要があるのです。 しかし、精度の低い検索機能では、一度の検索で情報を絞りきることができない可能性があります。したがって、”複数キーワード検索”や”ファイル内検索”など、超高精度な検索機能が備わった「ナレカン」のようなサービスを選択しましょう。 （3）コメントを残してコミュニケーションを取る 3つ目は、「コメントを通じたコミュニケーション」です。 「コメント機能」があるポータルサイトでは、メールのように形式に縛られたやりとりではなく、対面に近い感覚でスピーディーに会話を進めることが可能です。一方で、他の話題と混ざって重要な情報が埋もれたり、確認漏れが生じたりするケースも少なくありません。 そこで、「共有したい情報」と「コメント機能」が紐づいたサービスを使えば、話題が入り乱れずにスムーズなコミュニケーションが実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトを導入すべき企業の特徴 社内ポータルサイトを導入すべき企業の特徴は、以下の通りです。 社員数が多い企業 社員数が多いと、一人一人の質問や問合せへの対応に多くの時間と手間がかかってしまいます。そのため、社内ポータルサイトで社員が自ら調べ、疑問を解決できる体制を整える必要があるのです。 ナレッジやスキルが属人化している企業 業務に関するナレッジやスキルが属人化していると、「○○さんがいないからこの業務が進められない」という状況になりかねません。そのため、個人が有するナレッジやスキルをマニュアル化し、誰でも閲覧できる体制を整える必要があります。 上記の点を踏まえて、社内の情報共有に困っている場合は社内ポータルサイトの導入を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【解決策あり】ポータルサイトの運用が上手くいかない3つの原因 社内ポータルの運用が上手くいかない原因として、以下が挙げられます。事前に原因と解決策を押さえて、迅速に対応できるようにしましょう。 （1）欲しい情報が見つからない 1つ目の原因として、「目的の情報がすぐに見つからない」ことが挙げられます。 社内ポータルサイトに蓄積した情報は、活用されなければ意味がありません。しかし、検索機能が乏しかったり、情報の整理ができていなかったりすると「どこに、何の情報があるのか分からない」という問題に直面するのです。 したがって、誰でも簡単に欲しい情報にアクセスできる体制に改善していきましょう。具体的には、高精度の検索機能やフォルダ機能が備わっているツールの導入が効果的です。 （2）明確な運用ルールがない 2つ目の原因として、「明確な運用ルールがない」ことが挙げられます。 運用ルールが明確でないと、メンバーによって情報の共有方法が異なったり、情報が散乱したりする事態につながります。したがって、ポータルサイトの作成や管理に関するルールを策定して、情報を見やすく管理しましょう。 また、運用ルールだけでなく、テンプレートを活用する方法も効果的です。社内ポータルで文書を共有する場合、テンプレートを使えば項目に従って情報を入力するだけで文書を作れるうえ、体裁も統一できます。 （3）設計が合っていない 3つ目の原因として、「自社に合った設計になっていない」ことが挙げられます。 たとえば、一から社内ポータルを構築した場合「情報がどこにあるのか分かりづらい」「情報にたどり着くのに工数がかかる」といったトラブルが起こりがちです。以上のように、情報へのアクセス性が悪ければ、サイトを構築しても使われなくなってしまいます。 したがって、自力で社内ポータルを構築するのに不安がある場合は、「自社に合わせたフォルダ・ルール設計」を支援する「ナレカン」のような、手厚いサポート体制が整ったサービスがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのクラウド型社内ポータルサイトまとめ ここまで、おすすめのクラウド型社内ポータルサイトや選定ポイント、上手く運用できない原因をご紹介しました。 クラウド型社内ポータルサイトで社内情報を一元化すれば、格納場所が分散していた資料やデータを体系的にまとめられ、仕事で活用しやすくなります。また、全社共通で周知したい情報もスムーズに共有できるので、業務効率の向上が期待できるのです。 なかでも「検索性の高いサービス」であれば、共有した情報をあとから簡単に振り返ることができます。一方、多機能で複雑な操作性の社内ポータルを導入すると、社員が使いこなせないため「誰でも簡単に使える操作性やデザインのサービス」を選びましょう。 結論、社内ポータルサイトの構築には、シンプルな操作性で簡単に情報共有ができ、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」が最適です 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ナレッジ管理・共有のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleサイト｜社内ポータルの作り方と活用事例を解説！

昨今、組織内の情報共有を活性化する手段として「社内ポータル」を整備する企業が増えています。とくに、Microsoft社が提供する「SharePoint」は、デザイン性の高い社内ポータルを簡単に作成できるので注目されているのです。 しかし、なかには「SharePointを利用したいが、社内ポータルサイトを作成するのが難しそう」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、SharePointを使った社内ポータルサイトの作り方や導入事例を中心に解説します。 SharePointでできることや機能を知りたい SharePointで社内ポータルを作る方法を学びたい 簡単に社内ポータルを作れるツールを探している という方はこの記事を参考にすれば、SharePointを使って、社内ポータルサイトを作成する方法が分かるほか、自社に最適なITツールが見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 SharePoint（シェアポイント）とは？1.1 SharePointの特徴1.2 SharePointで何ができる？1.3 SharePointとOneDriveとの違い1.4 SharePointの料金体系2 SharePointで社内ポータルサイトを作るメリット3 【口コミあり】SharePointで社内ポータルサイトをつくるデメリット3.1 SharePointユーザーからの口コミ3.2 SharePointを利用するときの注意点4 【必見】SharePointより簡単に社内ポータルをつくれるツール4.1 社内報などの全体アナウンスに最適なツール「ナレカン」4.2 ナレカンで「社内掲示板」を使用した例5 SharePointで社内ポータルを作るための基本機能6 【画像つき】SharePointで社内ポータルを作成する方法6.1 ステップ1｜サイトを作成する6.2 ステップ2｜ページを追加する6.3 ステップ3｜ナビゲーションを設定する7 SharePointで社内ポータルサイトを作成するときのポイント3つ7.1 （1）ファイルのダウンロードを制御する7.2 （2）OneDriveに同期する7.3 （3）マニュアルを整備する8 SharePointでデザイン性の高い社内ポータルを作る方法8.1 カラーを統一する8.2 テンプレートを利用する9 SharePointの活用方法3選10 SharePointで構築した社内ポータルサイトの活用事例11 番外編｜SharePointでテンプレートをカスタマイズする方法12 SharePointを活用した社内ポータルサイトの作り方まとめ SharePoint（シェアポイント）とは？ 引用：SharePointのサインインページ はじめに、SharePointの特徴やできること、類似サービスであるOneDriveとの違いを解説します。SharePointの特徴を押さえ、自社に最適かどうか検討しましょう。 SharePointの特徴 SharePointとは、Microsoft社が提供する社内メンバーとの”ファイル共有”や”情報共有”に使えるポータルサイトを構築できるサービスです。SharePointの特徴は以下の4つが挙げられます。 自由な社内ポータルサイトの構築 SharePointは目的に応じて自由にカスタマイズできます。たとえば、チームで完結するファイル共有には「チームサイト」、全社向けには掲示板のように使える「コミュニケーションサイト」と、利用用途に合わせて展開できます。 マルチデバイス対応 SharePointで作成したデータは、クラウド（インターネット上の管理場所）へ保存され、社外のネットワークからもアクセスできます。したがって、時間や場所・デバイスを問わず必要な情報が手に入るのです。 ドキュメントの管理 作成・保存したドキュメントファイルをSharePoint上に保存できます。チーム全体で共有されるので、円滑なファイル管理が可能なうえ、ファイルのバージョン履歴が自動的に管理されるので、データの復元も可能です。 ワークフローの管理 煩雑な業務フローを自動化することで、申請者と承認者双方の手間や負担を軽減します。たとえば、「特定のユーザーが文書を作成したら、メンバーにメールが自動送信される」という条件を設定すると、共有の手間を省けるのです。 このように、SharePointは社内ポータルの運用を効率化するさまざまな特徴があります。 SharePointで何ができる？ SharePointは運用次第であらゆる業務に使えるツールですが、基本的には以下のようなことができます。 ＜機能＞ ＜概要＞ 情報共有と共同編集 あらゆる情報をクラウド（インターネット上の管理場所）で保存するので、リアルタイムで情報共有と共同編集ができます。そのため、場所を問わずにアクセスでき、テレワークにも十分に対応可能です。 グループの作成 グループを作成して、ファイルにアクセスできるメンバーを制限できます。逆に、アクセス権を設定さえすれば、社外の人とも情報を共有できます。 ファイルの一括検索 全文検索機能がついているので、ファイルの中身を開くことなく検索をかけることができ、情報へのアクセスがスピーディーになります。 アンケートの作成・集計 SharePointではアンケートの作成機能があります。解答の字数制限や選択肢の設定も可能です。 Microsoft製品との連携 SharePoint上でWordやExcelのファイルを編集したり、Outlookのスケジュールと連携させたりできるので、Microsoft社の製品を多用している会社に向いています。 このように、SharePointはグループの作成によりアクセスできるメンバーを制限したり、アンケートを作成したりすることも可能です。 SharePointとOneDriveとの違い Microsoft社が提供する類似サービスにOneDriveがありますが、以下の表の通り、機能が一部SharePointとは異なります。 SharePoint OneDrive 主な役割 ・ポータルサイトの構築 ・書類の保管、ドキュメントの共有 ・業務プロセスの自動化 ・ファイル管理 社内ポータルサイトの作成 できる できない 検索機能 【〇】 全文検索機能で、ファイル内の情報を一括検索できる 【△】 ファイル名に書かれているワードのみヒットする このように、SharePointとOneDriveではメインの機能が異なるので、自社の課題に合わせてツールを選びましょう。 SharePointの料金体系 SharePoint Onlineには、以下の3つの料金プランがあります。 SharePoint (プラン 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 また、Microsoft 365 Copilot（4,497円/ユーザー/月）を追加すれば、 SharePointサイトやライブラリ、フォルダー内の情報を駆使して、簡単にエージェントを作成できるようになります。さまざまなエージェントを作ることで、生産性の向上が図れます。 引用1：SharePoint Online のオプションを比較 ▶ Microsoft365の公式サイト 引用2：Microsoft Teams ▶ ニーズに応じて最適な Microsoft Teams をお選びください 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで社内ポータルサイトを作るメリット 以下では、SharePointで社内ポータルを作成する3つのメリットを解説します。 Office製品と連携ができる Teamsと連携させると、Teamsでのチーム作成に連動して自動的にSharePoint Onlineサイトが作成されます。作成されたサイトをコンテンツの格納場所として活用すれば、ファイルの保管先を探す手間が省けます。 コメント機能やいいね機能を搭載 SharePointには、コメントといいね機能が搭載されており、メールに比べて気軽にコミュニケーションがとれます。また、誰がコメントやいいねをしたのかも表示されるため、一方通行な情報共有ではなくなり、社員同士の連携強化にもつながります。 スマホでも閲覧できる SharePointはあらゆるデバイスでコンテンツが利用できるので、営業職など頻繁にパソコンを開かないメンバーにも浸透しやすい特徴があります。 このように、SharePointは、Microsoft製品と馴染みのある企業にとって、使いやすいです。しかし、格納した情報が見つからない恐れがあるので、散在する社内情報の一元化には「ナレカン」のようなシンプルなツールの方が適しているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【口コミあり】SharePointで社内ポータルサイトをつくるデメリット 以下では、SharePointで社内ポータルサイトを作るデメリットや注意点をご紹介します。口コミで利用者の意見もわかるため、導入を検討している方は必見です。 SharePointユーザーからの口コミ ここでは、実際に利用しているユーザーからの口コミを紹介します。利用しているユーザーからは「初心者には難しく、直感的に使いこなせない」という声があります。 ご紹介する口コミはすべてITreviewより引用しています。 非公開ユーザー　投稿日：2025年9月11日 種類ごとにデスクトップ上にフォルダを作成するがやり方を間違うとちゃんと反映出来なかったり思っていたのと違うリンクに飛んだりするのでもっと直感的に作れると良い。 非公開ユーザー　投稿日：2025年9月1日 目的のファイルが見つけにくいので不要なファイルは削除できる機能があれば便利だと思います。 非公開ユーザー　投稿日：2025年8月27日 初心者には使い方がわかりづらい。 ボタンや設定項目が多く、「どこで何を設定すればいいか」が分かりにくい。 非公開ユーザー　投稿日：2025年7月27日 SharePointを利用している時に、容量がひっ迫するということがしばしば起こります。SharePoint上で、各ファイルの参照回数やファイル容量に基づいた、削減対象のサジェスチョン機能が提供されると嬉しいと感じます。 非公開ユーザー　投稿日：2025年7月21日 資料の共有の仕方が最初はわからなかったため、マニュアルもしくはガイダンスのようなものがあれば、より利用はスムーズに進むのではないかと思います。 上記は利用ユーザーのごく一部の声ですが、導入・操作のハードルの高さに関する意見が多く見られます。 SharePointを利用するときの注意点 以下では、SharePointを利用するときの注意点をご紹介します。 教育コストがかかる SharePointでは、管理者が作成したサイト上にページを用意し、コンテンツを配置することで情報共有をします。つまり、情報共有のために自社独自の使い方を「全メンバーに教育する必要がある」のです。 検索方法が複雑 SharePointでは、全文検索やフォルダ検索ができる一方、日本語だとヒットしないことがあるため工夫が必要です。しかし、社内ポータルサイトで欲しい情報やファイルが見つからないと、業務が滞ってしまうリスクがあります。 保守・運用のためにIT人材が必要になる 一般的なWebサイトに必要な”HTML”を知らなくても使える一方、大幅にカスタマイズすると保守・運用を続けられません。たとえば、担当者の異動や退職のタイミングで、管理ができなくなってしまうケースがあります。 このように、SharePointは教育コストやIT人材不足、検索性などの課題が懸念されます。一方、メールを使える方であれば簡単に情報を集約でき、超高度な検索機能を備えた「ナレカン」のようなツールなら、SharePointよりもスムーズに社内に浸透します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】SharePointより簡単に社内ポータルをつくれるツール 以下では、SharePointよりも簡単に社内ポータルサイトを作成できるツールをご紹介します。 SharePointは、多機能でデザイン性が高いですが、使いこなすのに時間がかかるというデメリットがあります。メンバーに利用を定着させるには、シンプルな操作性で教育コストをかけなくても利用できるツールが必要です。 また、ビジネスシーンで利用する場合には検索機能が優れていることも重要です。ファイル内まで検索できるツールを導入すれば、膨大な情報の中から欲しい情報にすぐアクセスできます。 結論、SharePointよりも簡単に社内ポータルサイトを作成できるのは、簡単でシンプルな操作性を備え、検索機能が超高精度なツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、簡単な操作で誰でもすぐに使いこなせるため、運用のためにIT人材に頼る必要もなく、教育コストも抑えられます。また、高精度な検索機能を備えているため、情報へのアクセス性が高く、業務を効率的に進められます。 社内報などの全体アナウンスに最適なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで「社内掲示板」を使用した例 ここでは、実際に「ナレカン」で社内ポータルとして使える「社内掲示板」を紹介します。以下は、ナレカンで作成した「社内お知らせ」が一覧表示されている画面です。 「2025年1月の健康診断のお知らせ」を押すと、以下のように内容が「プレビュー」で表示されます。投稿に添付してあるファイルも開かずに中身を確認可能です。 このように、ナレカンの「社内お知らせ」機能を使うと「社内掲示板」が作れます。また、ナレカンの「社内掲示板」は全メンバー向けの情報発信が前提なので、SharePointのように公開するメンバーを一人ずつ設定する手間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで社内ポータルを作るための基本機能 以下は、SharePointに備わっている社内ポータルを作るための機能をまとめた表です。 ＜機能＞ ＜概要＞ サイトコレクション SharePointで作られた複数のサイトをまとめたグループのことです。サイトコレクションごとにアクセス権限を分けて設定することができます。 サイト 各サイトコレクション内にあるワークスペースやWebページを指します。SharePointのチームサイトでは、ドキュメント共有やタスク管理ができます。 ライブラリ SharePoint上のファイルの保管場所を意味します。クラウド上にファイルをアップロードすると他のメンバーも見られるため、共同作業が可能になります。 リスト SharePoint上のデータをExcelのような表で管理できるデータベース機能のことです。データの閲覧や共同編集の他、バージョン管理などさまざまな機能が備わっています。 ページ ポータルサイトのユーザーが閲覧できるWebページを指します。プログラミングの知識がなくても、テキストや画像、動画等を組み合わせることでWebページの作成が可能です。 以上の機能を使うことで、SharePointを社内ポータルとして活用できます。これからSharePointの導入を考えている方は、それぞれの単語の意味を理解した上で、どのように活用していくかを決めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像つき】SharePointで社内ポータルを作成する方法 以下では、SharePointを使った社内ポータルサイトの作り方を解説します。手順を押さえて自社に最適な社内ポータルサイトをつくりましょう。 ステップ1｜サイトを作成する はじめに、以下の手順に沿って、社内ポータルの基盤を作成しましょう。 SharePointのアプリの[サイトの作成]をクリックする。 [コミュニケーションサイト]もしくは[チームサイト]のどちらかをクリックする。 サイトの作成に必要な情報を入力する。 プライバシー設定をする。 [所有者の追加]から共有先のメールアドレスを追加する。 以上の操作で、社内ポータルを作成する準備は完了です。 ステップ2｜ページを追加する 次に、作成するコンテンツを選びましょう。以下では、新規ページを追加するための手順を紹介します。 [新規]をクリックする。 表示される選択肢から[ページ]を選ぶ。 ページのタイトルを入力する。 以上の操作で、新しいページがコンテンツとして追加できます。 ステップ3｜ナビゲーションを設定する 画面右上の[編集]からは、リンク追加や名前・アドレスの変更ができます。 また、ナビゲーションのスタイルや色も変えられるので、利用ユーザーがサイトやページへすぐにアクセスできるように、ナビゲーションを適切にカスタマイズしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで社内ポータルサイトを作成するときのポイント3つ ここからは、社内ポータルサイトをSharePointで作成する3つのポイントを紹介します。以下を実践すれば、より利便性の高い社内ポータルを作成できます。 （1）ファイルのダウンロードを制御する 1つ目のポイントは、ダウンロードの制御機能を活用することです。 SharePointにはダウンロードの制御機能があります。たとえば、特定のメンバーのみにデータのダウンロードを許可したい場合、ファイルのダウンロードが可能なメンバーを個別設定することができます。 このように、制御機能を使えば、情報流出のリスクが軽減し、安全に社内ポータルを運用できるようになるのです。 （2）OneDriveに同期する 2つ目に、OneDriveをすでに活用している場合は、SharePointとの同期も有効です。 OneDriveとSharePointを同期すれば、OneDriveで作成・編集したファイルがすぐにSharePointへ反映されます。結果として、編集後のファイルを都度コピーして保存する手間が省けるので、スムーズに業務を進められるのです。 一方、作成・編集だけでなく削除も同期の対象になるため、誤操作でOneDriveのファイルを削除しないように注意しましょう。 （3）マニュアルを整備する 3つ目に、マニュアルを整備することも運用のポイントとなります。 SharePointは多機能なツールなので、部署によってITリテラシーに差がある場合には、全社に浸透しない可能性があります。したがって、基本的な操作手順をまとめたマニュアルを整備して、SharePointが社内で広く利用されるようにしましょう。 また、社内にITの苦手なメンバーがいる場合には「簡単に社内情報を集約できるツール」を使うことも手法のひとつです。たとえば、社内に散らばる情報を一元化して高精度で検索できる「ナレカン」であれば、操作手順を教育する必要がありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointでデザイン性の高い社内ポータルを作る方法 以下では、SharePointでデザイン性の高い社内ポータルを作る方法をご紹介します。見やすい社内ポータルにするために、デザインにも気を配るようにしましょう。 カラーを統一する SharePointで社内ポータルを作成するときには、カラーを統一するようにしましょう。 社内ポータルに使われる色がバラバラで、多くの色が使われていると見づらくなり、どれが重要な情報かわからなくなります。一目で情報が伝わるように色やデザインを工夫すると、従業員に活用してもらいやすい社内ポータルを作成できます。 自分の会社のイメージカラーで統一するなど、多くの色を使いすぎない工夫をしましょう。 テンプレートを利用する 見やすいポータルを作成するためには、テンプレートを利用することも有効です。 SharePointでは、サイトテンプレートを選択して、統一されたフォーマットで社内ポータルを作成できます。テンプレートに沿って作成することで、内容の抜けや漏れがなくなるほか、視覚的にわかりやすいポータルになります。 SharePointは多機能でデザイン性が高いため、一から社内ポータルを作成するのが難しいと感じた場合は、テンプレートを利用してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointの活用方法3選 SharePointにはさまざまな活用方法があります。具体的には、以下の活用方法が挙げられます。 ファイル共有 SharePoint内のライブラリの中にアップロードされたファイルは、共有権限を与えられた人の中で共有されます。Microsoftのアカウントを持っている人ならば社内外で他者とファイルを共有できるため、ファイル共有ツールとして使えるのです。 ファイル以外の情報共有 たとえば、「更新日」や「更新者」、「更新内容」などの更新履歴といった情報も共有が可能です。また、更新履歴を「リスト」にデータの表として保管できるため、ファイル以外の情報の共有にも便利です。 サイト 多様なテキストやメディア、コンテンツを挿入しながらWebページの作成ができます。そのため、業務ガイドやマニュアル、社内のお知らせサイト、社内ポータルサイトなどのあらゆる使い道のサイトを作れるのです。 以上のようにSharePointにはさまざまな活用方法がある一方、SharePointの導入目的が明確でないと、社員が使い道に迷う恐れがあります。そのため、導入時には、導入目的の周知に努めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで構築した社内ポータルサイトの活用事例 出典：浅間商事株式会社サイトページ ITサポートサービスなどを提供する浅間商事株式会社では、ファイルサーバーでファイル管理をしていましたが、金銭的コストや人的コストに課題がありました。そこで、従来のファイルサーバーからSharePointへの移行を決定したのです。 現在は、全社共通のサイトに、チームやプロジェクト単位で権限を付与したライブラリを作成し、随時ファイルを追加する運用に変更しています。 その結果、コスト削減が実現したうえに、SharePointのほかの機能を活用することで、業務効率が向上しました。 ただし、浅間商事のように”ITに使い慣れている企業”でない場合、一からポータルサイトを構築・運用するのは困難な可能性もある点に注意しましょう。 参考：浅間公式サイト＞ブログ＞【第2回：SharePoint編】「Microsoft 365」で実現！中小企業の業務効率化 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 番外編｜SharePointでテンプレートをカスタマイズする方法 ここでは、SharePoint内のテンプレートを使用・閲覧できるようにするための方法を解説します。 まず、「コミュニケーションサイト」または「チームサイト」を作成します。その後、サイトの名前・説明・ロゴ・プライバシーレベル・サイト分類・サービス制限・アクセス許可を変更可能です。 つぎに、[サイトの設定]に移動し、[サイトテンプレートの適用]を選択します。 つづいて、サイトテンプレートを選択して追加情報を表示します。組織のニーズを満たす場合は、[テンプレートの使用]を選択します。 新しいサイトを参照し、[サイトコンテンツ]の既存のコンテンツを確認し、以下のカスタマイズガイダンスを取得します。 最後に、サイトの編集を再発行して、新しいコンテンツを閲覧者が利用できるようにします。 以上の手順を踏むと、SharePointのさまざまなテンプレートを利用できるので、自社のコンテンツ作成の手間を軽減したい場合に役立ちます。 参照：Microsoftサポート｜SharePointサイト＞管理＞SharePointサイトテンプレートを適用およびカスタマイズする 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointを活用した社内ポータルサイトの作り方まとめ これまで、SharePointで社内ポータルサイトをつくる方法や運用のメリット、デメリットを中心に解説しました。 SharePointは、多機能で自由度が高いがゆえに、導入方法や操作が難しい点がデメリットです。また、多くの情報を一元管理できる一方、目的の情報がすぐに見つからないことがあります。 とくに、情報共有で使用する場合、必要な情報がすぐに見つからないと迅速な対応ができません。そのため、「ITリテラシーの有無によらず誰でも使いこなせて、検索性に優れたツール」を導入すべきなのです。 したがって、自社での社内ポータル運用には、全社への情報共有を効率化し、目的の情報に即アクセスできる『ナレカン』が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を社内ポータルとして活用し、自社のナレッジ管理におけるストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleサイト｜社内ポータルの作り方と活用事例を解説！

近年、社内情報を発信できる「社内ポータル」を導入する企業が増えています。とくに、Googleが提供する「Googleサイト」は、コストをかけずに社内ポータルの作成が可能なため、多くの企業に注目されているのです。 一方、「Googleサイトで社内ポータルを作る方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Googleサイトで社内ポータルを作成する方法を中心に解説します。 Google サイトの社内ポータルについて知りたい Googleサイト社内ポータルの使い方を自社での参考にしたい 社内WIkiやナレッジを簡単・効率的にまとめて共有する方法を探している という方はこの記事を参考にすると、Googleサイトの使い方が分かり、自社に最適な社内ポータルを運用できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内ポータルとは1.1 社内ポータルサイトとホームページの違い1.2 社内ポータルの機能・活用例2 Googleサイトとは2.1 Googleサイトでできること2.2 Googleサイトの活用事例3 【画像付き】Googleサイトを使った社内ポータルの作り方3.1 ステップ1｜Googleサイトにログインする3.2 ステップ2｜テンプレートを選択する3.3 ステップ3｜デザインを選択する3.4 ステップ4｜ページを作成する3.5 ステップ5｜Googleアプリと連携する3.6 ステップ6｜サイトを公開する4 Googleサイトで社内ポータルを作るメリット5 Googleサイトで社内ポータルを作るデメリット5.1 （1）ページごとの細かな権限設定ができない5.2 （2）サイト内検索機能が乏しい5.3 （3）ページの階層設計が難しい6 Googleサイトのデメリットを解消できるおすすめのツール6.1 社内ポータルを簡単に作成・管理できるツール「ナレカン」6.2 ナレカンで作成した社内ポータル例7 社内ポータルに関するよくある質問8 Googleサイトで社内ポータルを作る方法まとめ 社内ポータルとは 以下では、社内ポータルサイトとホームページの違いや、社内ポータルの機能・活用例について説明します。自社で社内ポータルを活用したい方は必見です。 社内ポータルサイトとホームページの違い まず「社内ポータルサイト」と「ホームページ」の意味・目的・対象範囲は以下になります。 上記のように、社内ポータルサイトとホームページは、情報を公開する対象者や内容が大きく異なると言えます。社内ポータルに記載する内容は、業務に関係するものもあるため、社員全体への周知が重要です。 社内ポータルの機能・活用例 社内ポータルの機能や活用例は以下の通りとなります。 社内Wiki・社内掲示板 社内の情報を管理・共有したり、新しい情報を知らせたりします。社内全体へのお知らせや業務に必要な情報を記載すると簡単に周知できるのです。 FAQの作成 社内でよくある質問をまとめて記載すると、社員は担当者に直接質問をしなくても、不明点を解消できます。結果、業務効率化や担当者の負担軽減にもつながるのです。 社内チャット 社員ポータルで社員間でのやりとりが完結すれば、メールのような手間をかけず、スムーズな情報共有が可能です。また、コミュニケーションの活性化も図れます。 このように、社内ポータルには、社内情報の一元化やナレッジの共有に役立つ機能が集約されています。また質問した内容を社内FAQとしてそのままナレッジ化できる「ナレカン」のようなツールを使うと、質問をまとめる手間も省けるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleサイトとは 画像引用：Googleサイト Googleサイトとは、Google社が提供する、無料のホームページ作成ツールです。以下では、Googleサイトを使ってできることや活用事例を解説します。 Googleサイトでできること Googleサイトでは、プログラミングの知識なしで簡単にウェブサイトを作れます。活用方法として、以下の3つが代表的です。 社内掲示板 Googleサイトで、社内のイベントやお知らせを記載した「社内掲示板」を作れば、全社員へ一斉に情報を発信できます。また、Googleアプリと連携可能なので、カレンダーやドキュメントの情報を共有する手段としても使えるのです。 ナレッジスペース Googleサイトは、業務に必要なマニュアルやノウハウを集約した「ナレッジスペース」としても活用できます。ナレッジが見える化するため、業務の属人化防止に貢献するのです。 プロジェクト管理 プロジェクトの概要やスケジュール、進捗などの最新情報をまとめられます。Googleサイトは共同編集可能なので、プロジェクトメンバー全員で管理可能な点がメリットです。 以上のように、Googleサイトを上手く活用すると、社内情報のスムーズな共有・管理が実現します。 Googleサイトの活用事例 以下では、Googleサイトを活用してホームページを作成した事例をご紹介します。以下は、金属加工や溶接、塗装事業を展開する「株式会社ヒラノ」のホームページです。 引用：株式会社ヒラノのトップページ こちらのサイトには動画も埋め込まれており、内容が視覚的に分かりやすくなっています。Googleサイトの提供元であるGoogle社は、動画投稿サイト「YouTube」も運営しているので、動画との親和性が高いのが特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像付き】Googleサイトを使った社内ポータルの作り方 ここでは、Googleサイトでの社内ポータルの作り方を解説します。以下の手順を押さえて、社内ポータルをスムーズに作成しましょう。 ステップ1｜Googleサイトにログインする はじめに、Googleサイトにアクセスします。または、Googleアカウントでログインして、アプリ一覧から「Googleサイト」を選択します。 Googleアカウントでログインしなければ、Googleサイトを開けないので、注意しましょう。 ステップ2｜テンプレートを選択する 次に、[テンプレートギャラリー]をクリックして、目的に合ったテンプレートを選択しましょう。 適切なテンプレートがなかった場合は、画面左上の [＋] をクリックして、空白の状態から社内ポータルを作ります。 ステップ3｜デザインを選択する 作成画面を開き、デザインを変更したい場合は、画面右側の [テーマ] をクリックして、下のデザイン例から適切なものを選択します。 以上の操作で、Googleサイト全体のデザインを設定できます。 ステップ4｜ページを作成する デザインを設定したら、ページを作成していきます。 1.トップページのタイトルと、サイト名を入力しましょう。 2.ページタブから画面右下の [＋] にカーソルを当てて、[新しいページ] をクリックします。 3.新しいページの名前を入力して、[完了] を選択します。 4.ページに情報を書き込むときは、[挿入] タブを開きます。「テキストボックス」から文字を入力したり、「コンテンツブロック」から画像を挿入したりできます。 以上の操作で、社内情報をページに記載して、社内ポータルを作成できます。 ステップ5｜Googleアプリと連携する Googleアプリと連携すると、Googleサイト内に動画を挿入したり、マップを表示するといった使い方も可能です。 Googleアプリと連携するには、セクションの [+] または画面右側の [挿入] をクリックして、連携したいコンテンツを選択します。 連携したいツールを選ぶと、以下のようにサイト内にサムネイルが表示されます。 以上の操作で、簡単にGoogleサイトにほかのGoogleアプリの情報を埋め込めます。 ステップ6｜サイトを公開する 社内ポータルの作成が完了したら、社員に公開します。 1.画面右上にある [公開] をクリックしましょう。 2.ウェブアドレスに任意のタイトルを入力して、[公開] をクリックしましょう。また、公開範囲に制限をかけたい場合は、青文字の [管理] から設定できます。 また、通常ドメインには「sites.google.com/」が含まれますが、Google Workspaceの管理者であれば、独自ドメインにカスタムできます。具体的な手順は、Google Workspace 管理者 ヘルプを参照ください。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleサイトで社内ポータルを作るメリット Googleサイトで社内ポータルを作るメリットとして、主に以下の点が挙げられます。 無料で利用可能 社内ポータルの作成を業者に依頼する場合、数万円～数十万円かかってしまいますが、Googleサイトは無料で利用可能です。また、月々のランニングコストもかからないため、料金コストを抑えられます。 共同編集が可能 Googleサイトは、スプレッドシートやドキュメントのように編集権限を付与できます。そのため、社内ポータルを複数人で同時編集が可能です。 他のGoogleのサービスと連携できる たとえば、Googleカレンダーと連携すれば、社内ポータルの情報が各社員のカレンダーに反映されます。また、スプレッドシートの共有も可能です。 このように、Googleサイトで社内ポータルを作成すると、料金コストをかけずに、他のGoogleサービスと連携して業務効率化を図れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleサイトで社内ポータルを作るデメリット 以下では、Googleサイトの欠点を解説します。以下を把握しておかなければ、Googleサイトで社内ポータルを長期的に運用できなくなるので注意しましょう。 （1）ページごとの細かな権限設定ができない 1つ目のデメリットは、ページごとに閲覧権限を付与できない点です。 Googleサイトでは閲覧制限をかけられますが「サイトごと」になり、ページごとに細かく制限はできません。そのため、「この情報には特定のメンバーのみアクセスできるようにしたい」といった場合には、別のサイトを作成しなくてはならないのです。 しかし、社内に複数のポータルサイトがあると、サイトそのものの管理が煩雑化しかねません。したがって、多くの情報を扱う大企業では、サイト単位ではなく、フォルダやページごとに閲覧権限を付与できるツールを導入しましょう。 （2）サイト内検索機能が乏しい 2つ目のデメリットは、サイト内検索機能が乏しいことです。 Googleサイトは、デフォルトでページの右上に検索ボタンがありますが、見づらいうえサイト内に連携したスプレッドシートやファイル内までは検索対象になりません。そのため、社員が欲しい情報を見つけるのに時間がかかる恐れがあるのです。 以上のように、社内ポータルを作成しても情報が検索しづらければ、放置されてしまいます。そこで、社内情報をまとめるなら、ヒット率100%の検索機能が備わった「ナレカン」のようなツールを使いましょう。 （3）ページの階層設計が難しい 3つ目のデメリットは、ページの階層設計が難しいことです。 Googleサイトでは、任意のページの下部にサブページを追加して、情報を5階層まで階層化できます。ただし、各部署が自由に情報を投稿していくと、階層が深くなりすぎて何の情報がどこにあるかわからなくなるのです。 とはいえ、大企業での情報管理にはある程度の階層化は必要となります。分かりやすく階層をまとめることが社内ポータルの活用には必須のため、”自社に合ったフォルダ設計”をサポートしてくれるツールを検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleサイトのデメリットを解消できるおすすめのツール 以下では、社内ポータルを簡単に作成・管理できるおすすめのツールをご紹介します。 Googleサイトを使えば、社内の情報発信やナレッジの蓄積に便利なポータルサイトを作成可能です。ただし、サイト内検索機能はテキストのみが対象なので連携したファイル内までは検索できず、社員が欲しい情報を見つけられない恐れがあるのです。 したがって、「後から情報が振り返りやすいように管理・共有できるツール」を導入しましょう。また、公開範囲を限定したい場合にアクセス権を細く設定して情報共有可能な機能があれば、大企業で管理する情報の数が膨大にあっても、情報漏洩を未然に防げます。 結論、社内ポータルに利用すべきツールは、情報公開する範囲を適切にコントロールし、高度な検索機能で必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、社内報などの全体アナウンスが簡単なので、迅速かつスムーズな全体周知が実現します。また作成した「記事」は、アクセス権を柔軟に設定できるうえ、ファイルや画像内のテキスト情報もすぐに見つけられるため、大企業の情報共有に貢献します。 社内ポータルを簡単に作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレカンで作成した社内ポータル例 ナレカンでは、以下のように、見やすい社内ポータルを作成できます。 また、サムネイル画像は、あらかじめナレカン上にストックされている「ギャラリー」から選択することも可能です。たとえば、上図の青枠で囲われているような、サムネイルが用意されています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルに関するよくある質問 以下は、社内ポータルに関するよくある質問です。 質問1｜社内ポータルに必要とされる機能は何ですか？ 社内ポータルに必要な機能としては、「社内Wiki」や「ナレッジの蓄積」、「コミュニケーション」が挙げられます。多くの機能を集約することで、情報が一元化されて、社員間でスムーズに連携できるようになるのです。 質問2｜社内ポータルサイトの運用のコツは何ですか？ 社内ポータルサイトの運用のコツは、社員が必要な社内情報に即アクセスできるように設計することです。そのためには、情報の整理はもちろん、”100%ヒットする”超高精度の検索機能を備えた社内ポータルツールの利用が役立ちます。 質問3｜Googleサイトの欠点は何ですか？ Googleサイトの欠点のひとつに「細かな権限設定ができないこと」が挙げられます。一方、「ナレカン」では、メンバー権限を柔軟に設定可能なので、必要に応じて公開範囲を使い分けられます。 上記を参考に、社内ポータルに関する疑問を解消して、運用を円滑に進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleサイトで社内ポータルを作る方法まとめ ここまで、Googleサイトで社内ポータルをつくる方法やGoogleサイトの欠点を中心に解説しました。 Googleサイトを使うと、社内ポータルを作成して、企業の情報が一元管理されます。しかし、Googleサイトには「閲覧制限をページごとにかけられない」や「検索機能が乏しい」といった問題があるため、社内ポータルを上手く運用できないリスクが高いです。 そこで、「全社向けの情報」と「一部のメンバーにのみ公開する情報」というように、シーンに応じて公開範囲を柔軟に指定できるツールを導入しましょう。また必要な情報をすぐに見つけられる検索機能があると、後から振り返るときに役立ちます。 したがって、自社が導入すべきは、添付ファイルの中身までヒットする超高精度な検索機能があり、社内ポータルに必要な機能に過不足がないツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内情報を一元管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジとは？ノウハウとの違いや社内のナレッジ運用の重要性を解説 【SharePoint】簡単！社内ポータルサイトの作り方や事例を徹底解説 【最新版】人気のクラウド型社内ポータルサイト7選を徹底比較！ 【事例あり】社内イントラとは？導入する目的や作成方法を解説！ 基幹システムとは？ERPとの違いや選定ポイントをわかりやすく解説 社内システムとは？内製化のデメリットや解決策を紹介！ 情報の一元化とは？一元管理する方法やメリット、おすすめツールを紹介 【事例あり】社内ポータルサイトとは？活用されるためのポイントも解説！ 【必見】社内ポータルの費用とは？コスパを高める方法も解説

近年、急速にAIが普及し、従来は人間が担ってきた仕事をAIが代わって実行する様子を目にする機会も増えています。こうした状況下で、RPAという言葉がしばしば話題に上がります。 一方で「RPAとは何かわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、RPAの意味や背景、導入事例を中心にご紹介します。 RPAを簡単に説明してほしい RPAの意味や背景、導入事例など詳しく知りたい RPAツールよりも簡単に運用に乗せられるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、RPAの意味を正確に理解し、自社でRPAを進めるべきか判断できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 RPAとは1.1 RPAの意味1.2 RPAが注目される背景1.3 「AI」や「Excelのマクロ機能」との違い2 RPAの導入事例3 【比較表】RPAツール3選4 【意味がない？】RPAの導入に失敗する理由4.1 （1）対象業務がRPAの利用に不向き4.2 （2）RPAの運用体制が構築されていない4.3 （3）社内に浸透しない5 RPAツールよりも簡単に運用できるツール5.1 手厚い支援体制で知識の有無を問わず運用できるアプリ「ナレカン」6 RPAの意味や導入事例、失敗理由のまとめ RPAとは ここでは、RPAの意味や背景、よく混同されるものとの違いをご説明します。RPAの概要をしっかりと押さえたい方は必見です。 RPAの意味 RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略称で、従来人間がパソコン上で実行してきた作業をロボットが自動化することを指します。 RPAにおけるロボットは登録された仕事の一連の流れを実行するため、一定の規則で繰り返されるタスクやルーティン作業で使用されます。また、休むことなく業務を遂行し人為的なミスを起こさないため、生産性や品質の向上が期待できるのです。 さらに、少ない人員であってもロボットによって補完されるため、人件費の削減にもつながります。そのため、RPAの実施は会社全体に大きな利益があると言えます。 一方で、RPAの効果を最大限引き出すためには、活用される業務や運用体制がポイントになるため、導入の際には慎重に準備を進める必要があります。 RPAが注目される背景 近年、少子高齢化の進行により労働者不足の問題が表面化するなかで、少ない人材でも生産性を上昇させられるRPAが注目を集めるようになりました。 たとえば、RPAは勤務時間の集計、有給休暇の残り日数などを自動で表示し、データを元に給与計算したり、振り込みをしたりできます。そのため、給与の支払いにおいて必要な人員を減らしても滞りのない業務が実現されます。 このように、人手不足であってもロボットが人間の仕事を肩代わりすれば、他の業務に人員が割けて生産性を上げられます。したがって、今後ますますRPAの必要性が高まると考えられます。 「AI」や「Excelのマクロ機能」との違い 以下の表は「RPA」「AI」「Excelのマクロ機能」の意味についてです。3つを比較し、それぞれの違いを掴みましょう。 意味 RPA ロボットがパソコン上の規則性のある単純作業を自動化する AI 大量のデータを学習することで推論して事象を識別・判断する Excelのマクロ機能 ExcelなどのOfficeドキュメント内でのみ事務的な業務を自動化する 以上より、「RPA」と「AI」の違いは、あらかじめ決められた作業のみ実行するか、データから学習して推論できるかであり、「RPA」と「Excelのマクロ機能」の違いは、業務を自動化する範囲の広さです。ぜひ使い分けられるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ RPAの導入事例 RPAの導入事例として、大手都市銀行が煩雑な事務処理作業を効率化するためにRPAを活用したことが挙げられます。 銀行業務のうち、20種類の事務処理にRPAを適用したところ、年間8,000時間を削減することに成功しました。また、本来なら事務を担当していた社員が他の業務をできるようになりました。 今後の展望として、複数システムを使う事務処理にRPAを適用することで、システム連携による業務の単純化も視野に入れているようです。以上のように、RPAは導入後の運用に成功すると仕事の効率性を大きく上げることが可能なのです。 参考：大手都市銀行のRPAの導入事例 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】RPAツール3選 以下の表は、有名なRPAツールであるUniPath、WinActor、Blue Prismの3つをまとめたものです。（左右にスクロール可） UiPath WinActor Blue Prism 特徴 ルーマニア発の多くのツールやプラットフォームで多種多様な業務の効率化ができるツール 純国産のソフトウェアでWindows端末のあらゆる操作を学習し、自動化できるツール イギリス発の自動化する業務の拡張を前提に作られたため管理機能と拡張性に優れたツール できること ・「発見」：業務を自動化するためのタスクを見つける ・「自動化」：ワークフローを構築、実行する ・「運用」：複数のロボットを統合して利用する ・「記録」：パソコン上の操作を記録する ・「編集」：記録された操作を編集、作成する ・「実行」：作成された操作を実行する ・「学習」：AIが機械学習する ・「実行」：計画されたスケジュールやアクションによって処理が実行される ・「管理」：稼働状況やアクセス管理、エラーの処理などができる 日本語対応 【○】 【○】 【○】 以上のように、同じRPAツールであっても特徴等が異なるため、注意して選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【意味がない？】RPAの導入に失敗する理由 RPAは導入に成功すると大きな恩恵が得られる一方で、RPAの導入がうまくいかず意味がないと感じてしまう人もいます。これからRPAの導入を検討している方は以下に注意しましょう。 （1）対象業務がRPAの利用に不向き RPAの導入に失敗する1つ目の理由に、対象業務がRPAの利用に不向きであることが挙げられます。 RPAは伝票処理などの単純定型作業や反復作業は得意とする一方で、発案や判断を必要とする作業や規則が複雑すぎる業務にはあまり向いていません。仮に、RPAが苦手とする業務をやらせようとすると開発に時間がかかったり、エラーが出てしまったりします。 このように、RPAの対象業務が不向きなものであると逆に非効率になり、本来の効果を得られないので気をつけましょう。 （2）RPAの運用体制が構築されていない RPAの導入に失敗する2つ目の理由に、RPAの運用体制が構築されていないことがあります。 RPAは基本的なプログラミングの知識が必要とされるため、運用には専門的な知識を持った人材が十分にいることが望ましいです。しかし、人材育成が進んでいない会社では担当者の異動や退職の際に、RPAの使用が頓挫してしまいます。 そこで、RPAの運用体制を強固なものにするために、社員教育を実施したり、マニュアルを作成したりして、RPAの運用が属人化してしまわないように努めましょう。 （3）社内に浸透しない RPAの導入に失敗する3つ目の理由に、社内に浸透しないことがあります。 RPAは大規模に利用されるようになって初めて大きな効果を得られます。しかし、社内に浸透せず一部の業務でしか使われていないと導入コストに見合った利益を生み出すことができません。 そこでRPA導入直後は、社内で導入目的を明確にし、具体的な方針を示していくことが重要なのです。社員のRPA導入に対する理解が進めば、自然と社内に浸透していくようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ RPAツールよりも簡単に運用できるツール 以下ではRPAツールよりも簡単に運用できるツールをご紹介します。 RPAとは、人が対応してきた作業をロボットが代わりに実行するというもので、昨今では広く普及しています。しかし、いくつかの企業ではRPAを導入したものの、高度な技術を持つ人材不足が原因で導入後の運用がうまくいかないといった問題を抱えています。 そこで、まずはRPAツールのような専門的知識が必要なツールではなく、導入直後から使いこなせるITツールを導入しましょう。とくに、業務マニュアルやノウハウなどのナレッジを全社に共有することで、作業効率が大幅に上がるのです。 また、手厚い初期導入支援が受けられるツールを選べば、ツール導入の負担が最小限に抑えられます。結論、自社が導入すべきなのは、初期導入支援や既存データの移行支援といった手厚いサポートが受けられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、「フォルダ設計」や「メンバー登録」などのセットアップをしてくれる初期導入支援や社内の既存データの移行支援が受けられます。また高度なAIが搭載されていながらも、複雑な知識は要らず誰でも簡単に使いこなせます。 手厚い支援体制で知識の有無を問わず運用できるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ RPAの意味や導入事例、失敗理由のまとめ これまで、RPAの意味や導入事例、導入に失敗する理由を中心にご紹介しました。 RPAを導入すれば、人間がすべき仕事の負担が減り、大幅な生産性の向上が期待できます。一方で、RPAを円滑に運用していくためにはプログラミングなどの専門的な知識が必要とされるため、IT人材が少ない企業ではRPAの導入に懸念もあります。 そこで、ITに関する専門知識を持っていない会社であってもすぐに運用に乗せられて仕事のパフォーマンスの上昇が見込まれるツールを導入しましょう。そのためには、しっかりしたサポート体制と業務効率化につながる機能があるかを軸にツールを選ぶべきです。 結論、徹底した初期導入支援がありながら、社内情報の管理がしやすくなる高度なAIによる検索機能を備えたツール「ナレカン」一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の業務をスムーズにこなしていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

Microsoft社が提供するクラウドストレージのひとつに「OneDrive for Business」があります。通常のOneDriveと異なり、法人向けに特化したサービスです。 しかし、なかには「個人向けと法人向けで、何が違うのか分からない」と混乱している方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、OneDrive for Businessの使い方や料金、個人向けのOneDriveとの違いを網羅的に解説します。 OneDrive Business がどのようなツールか知りたい OneDrive Business とOneDriveの違いを把握したい OneDrive Businessから新しいツールへの移行を検討している という方はこの記事を参考にすると、OneDrive for Businessの特徴や機能が分かるほか、ファイル管理の手間も解消できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OneDrive for Businessとは1.1 OneDrive for Businessの特徴1.2 OneDrive for Businessの機能1.3 OneDrive for businessの使い方2 「OneDrive for Business」と「OneDrive（個人利用）」の違い2.1 （1）管理機能を使える2.2 （2）無料プランがない2.3 （3）アカウントが異なる3 OneDrive for Businessのアクセス権限を設定する方法4 OneDrive for Businessを使うメリットは？5 要注意！OneDrive for Businessのデメリットとは6 【必見】OneDrive for Businessのデメリットを解消するツール6.1 誰でもストレスなくファイル管理できるツール「ナレカン」7 OneDrive for Businessの料金/容量プラン8 OneDrive for Businessの口コミ・評判8.1 OneDrive for Businessの良い口コミ・評判8.2 OneDrive for Businessの改善点に関する口コミ・評判9 OneDrive for BusinessとOneDriveの違いまとめ OneDrive for Businessとは 以下では、OneDrive for Businessの特徴をご紹介します。「有名だから」という理由で導入してしまうと、トラブルを招きかねないため、まずは詳細を押さえましょう。 OneDrive for Businessの特徴 引用：OneDrive for Businessの公式サイト OneDrive for Businessは、Microsoft社が提供するクラウドストレージです。 通常のOneDriveと同じく、ビジネスで多用されるWordやExcel、PowerPointだけでなく、モバイルアプリを用いればスマホで撮影した画像も手軽に残せます。また、TeamsやSharePointで共有したファイルを、そのままOneDriveに保存することも可能です。 加えて、「従業員のアカウントを管理する機能」によってセキュリティも強化されているため、ビジネス利用がしやすい点もメリットです。以上のように、ビジネスで利用頻度の高いMicrosoft製品とシームレスに連携でき、安全性の高い点が大きな特徴です。 ・OneDrive for Businessの公式サイトはこちら ・App Storeからダウンロードはこちら ・Google Play ストアからダウンロードはこちら OneDrive for Businessの機能 OneDrive for Businessでは、以下の機能がメインになります。 ファイル管理機能 ファイルや写真の保存、アクセス、編集、共有がどこからでも可能です。また、データはバックアップされるので、利用するデバイスに不備が生じた場合にも心配いりません。 また、Business BasicもしくはBusiness Standardプランにグレードアップすることで、以下の機能も利用できます。 メールと予定表 Exchange（業務用メール）を活用できるので、50GBまでの法人メールをサーバーで管理が可能です。また、メールを共有できるだけでなく、スケジュールを管理するための予定表もチームで使えます。 チャット機能 有料プランにはTeamsも含まれており、音声やビデオでのコミュニケーションもできます。また、重要なメッセージはピン留めして残すことも可能です。 このように、OneDrive for Businessで使える機能は加入するプランにもよりますが、「チームでファイル管理するための機能」が充実しているのです。 OneDrive for businessの使い方 以下ではOneDrive for businessの使い方をご紹介します。ビジネスシーンで想定される利用例や、サインアップの方法を確認できます。 想定される利用例 OneDrive for businessが役立つ利用例として、以下の2つが挙げられます。 外回りが必要な営業職 外回りが必要な営業職の方は、OneDrive for businessの利用に適しているといえます。 OneDrive for businessにはAndroidやiOSなどに対応したモバイルアプリがあります。そのため外出先などでも情報を簡単に確認できるのです。 また、ファイルはアプリ上でオフラインでも開けるため、アクセスが不安定な場所でも、ファイルを見ることができます。 社外の組織との情報共有が必要な職 OneDrive for businessは組織外のユーザーと情報共有が必要な場合にも便利です。 組織内だけではなく組織外のユーザーとも安全に情報共有ができるため、外部との情報共有が頻繁な方には実用的です。 アクセス権限の設定やパスワードを利用して、セキュリティの高い情報共有が可能です。また、データの転送中や保管中も常に暗号化されているため、情報を安全に管理できます。 以上のように、ビジネスシーンでの情報共有に幅広く利用できます。 サインアップ方法 OneDrive for businessにサインアップするには以下の手順を踏みましょう。 公式ページにアクセスして[購入はこちら]をクリック まず、OneDrive for businessの公式ページにアクセスしましょう。[一般法人向け]を選択すると、3つのプランが出てくるので、購入したいプランをクリックします。 サブスクリプションを設定する 次に、サブスクリプションについての設定を行います。利用するユーザー数や、期間、請求頻度を設定して、[次へ]をクリックします。 アカウントを入力し支払い情報を追加 最後にサブスクリプションを登録したいアカウントの詳細を入力します。支払い情報を入力すると、購入が完了します。 OneDrive for businessの詳細はこちら 以上の手順でサインアップが完了します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「OneDrive for Business」と「OneDrive（個人利用）」の違い ここでは、OneDrive for Businessと通常のOneDriveの違いを解説します。法人向けと個人向けでは、料金やセキュリティが大きく異なるので必見です。 （1）管理機能を使える 1つ目の違いは管理機能を使えることです。 OneDrive for Businessには、管理者の権限でアカウントを追加・削除する機能があります。そのため、退職した従業員のアカウントを簡単に削除でき、情報漏えいを未然に防げるのです。 一方、通常のOneDriveではほかのアカウントを管理できません。したがって、セキュリティを重視するならOneDrive for Businessを選びましょう。 （2）無料プランがない 2つ目の違いは無料プランがないことです。 OneDrive for Businessには、1ヶ月の試用期間があるものの、その後は有料プランへの加入が求められます。一方、通常OneDriveには無料プランがあるため、コストを抑えたい場合におすすめです。 ただし、無料版のOneDriveでは、ストレージ容量が5GBまでとなっているので注意しなければなりません。 （3）アカウントが異なる 3つ目の違いはアカウントが異なることです。 OneDrive for Businessでは「法人専用のアカウント」を使います。そのため、個人で持っているMicrosoftアカウントからは、OneDrive for Businessへのサインインができません。 したがって、OneDrive for Businessを利用する場合は「OneDrive for Business」としての有料契約が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDrive for Businessのアクセス権限を設定する方法 OneDrive for Businessは、アクセス権を制御できます。ただし、”何を制限するのか”によって手順は変わるので、以下で確認しましょう。 参照：Microsoft365相談センター：どこまで設定すれば安心？OneDrive for Businessの安全対策～どんな事ができる？どうやって設定する？～ OneDriveへアクセスできるデバイスを制限する OneDrive for Businessは、多人数での利用が想定されるため、なかには退職するメンバーもでてきます。そのため、退職者が出たときには、速やかに以下の対応をしましょう Microsoft365管理センターにアクセスする まず、Microsoft365の管理者のアカウントで、Microsoft365にサインインします。[Microsoft365管理センター] ＞ [すべての管理センター] ＞ [Share Point管理センター]を開きましょう。 ユーザープロファイル画面を開く 次に、[その他の機能]のなかから[ユーザープロファイル]を選択し、開きます。 アカウントやグループを追加する 最後に、[ユーザー権限の管理]をクリックし、アクセス権を制限したいアカウントを追加します。[OK]ボタンをクリックすれば完了です。 以上のステップで、情報を公開する範囲を適切に管理し、情報漏えいのリスクになくしましょう。 OneDrive自体へのアクセスを制限する 各デバイスから、インターネットにアクセスするときは「IPアドレス」が必要になります。OneDrive for Businessでは、以下の手順で「指定されたIPアドレスでのみアクセスを許可する」ことが可能です。 まず、「ShreaPoint 管理センター」を開きましょう。 次に、[ポリシー] ＞ [アクセスの制御] ＞[アクセスの制御]の順に画面を開きます。 最後に、[ネットワーク上の場所]から、”特定のIPアドレスからのアクセスのみ許可する”設定します。 以上の手順で、より厳格に外部からの不正アクセスを防げます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDrive for Businessを使うメリットは？ 以下では、無料版のOneDriveと比較して、OneDrive for Businessを使うメリットを紹介します。メリットを把握した上で自社に適したツールか判断しましょう。 高度なセキュリティを備えている 無料版と比較して「Microsoft 365 Business Basic」と「Microsoft 365 Business Standard」は安全性が高く、会社での利用に適しています。 ファイル共有時に役立つ 無料版にはないファイル共有の機能が備わっています。アクセス権を取り消したり、ダウンロードを禁止したりできるので、情報漏えいの防止に役立ちます。 以上のようなメリットがあるため、OneDrive for BusinessはOneDrive（個人利用）と比べて、高いセキュリティを要する企業や、小規模～大規模チームでの利用に適していると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要注意！OneDrive for Businessのデメリットとは OneDrive for Businessには、共有に時間がかかるデメリットがあります。 結局のところ、OneDrive for Businessに添付した資料を読むには、ファイルをひとつずつ開かなければなりません。また、ファイル形式でのデータ管理する場合、「見つけやすい情報構造」「キーワード単位でヒットする検索機能」がなければ、使いづらいです。 一方、「ノート形式に直接情報を書き込めるITツール」であれば、ファイルを開く手間を省けます。なかでも、「ファイル内検索」や「ファイル要約」も可能な「ナレカン」であれば、ExcelやWord、PowerPointもそのまま管理・共有できて便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】OneDrive for Businessのデメリットを解消するツール 以下では、OneDrive for Businessのデメリットを解消するツールをご紹介します。 OneDrive for Businessはクラウド上で情報を管理するツールであるため、情報を確認するにはファイルを一つずつ開かなければならず、手間がかかります。そのため、社内の情報を一元管理して、すぐに欲しい情報を取り出せる環境を作る必要があるのです。 また社内のナレッジが膨大になると、必要なファイルをすぐに見つけ出すことができません。そこで、検索機能が優れているツールを使用すれば、簡単に情報を見つけ出せるため、業務にかかる時間を大幅に短縮できます。 結論、OneDrive for Businessのデメリットを解消するには、あらゆる情報を一元管理でき、欲しい情報をすぐに探し出せる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事機能」を使えば、テキストはもちろん、画像やファイルも直接添付してわかりやすく情報を保存できます。さらに、検索機能が優れているため多くの情報の中から必要な情報をすぐに取り出すことが可能です。 誰でもストレスなくファイル管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDrive for Businessの料金/容量プラン 以下は、OneDrive for Businessの料金と容量のプラン表です。 OneDrive for Business (Plan 1) Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard 料金 （年払い） 749円（税抜）/ユーザー/月 899円（税抜）/ユーザー/月 1,874円（税抜）/ユーザー/月 容量 1TB 1TB 1TB 法人メール ✕ 〇 〇 標準のセキュリティ ✕ 〇 〇 チャット機能（Microsoft Teams） ✕ 〇 〇 上記のうち、OneDrive for Business (Plan 1)では、1か月の無料試用ができません。また、全てのプランで容量が定められており、無制限ではない点に注意しましょう。 参照：OneDrive for Businessの料金ページ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDrive for Businessの口コミ・評判 以下では、OneDrive for Businessの口コミ・評判をご紹介します。自社で導入するにあたり、具体的な運用イメージを持ちたい方は必見です。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判は、すべてITreviewより引用しています。 OneDrive for Businessの良い口コミ・評判 OneDrive for Businessの良い口コミ・評判は以下の通りです。 非公開ユーザー　投稿日：2025年07月30日 PCのデータバックアップだけでなく、PCのリプレイスの負荷軽減に役立つサービスです。 非公開ユーザー　投稿日：2025年03月03日 Microsoft 365との連携がシームレスでスムーズ。特に、Microsoft Officeアプリ間でのオンライン/オフラインアプリでの連携・作成・共有が一体化していて365組織内のユーザー間でのファイル共有管理においては非常に便利。 非公開ユーザー　投稿日：2025年02月20日 この製品の機能にはファイル共有とドキュメント格納がありますが、容量がTeamsと比べても非常に大きいのがメリットです。 上記のように、Microsoft365との連携がスムーズな点や、容量が大きいことが評価されています。 OneDrive for Businessの改善点に関する口コミ・評判 OneDrive for Businessの改善点に関する口コミ・評判は以下の通りです。 非公開ユーザー　投稿日：2025年07月30日 クラウド同期を取っても、別PCから見た時にタイムラグが長く感じる事がある。 非公開ユーザー　投稿日：2025年03月03日 ローカルアプリケーションにおいての挙動が時々不安定な時がある。 非公開ユーザー　投稿日：2025年02月20日 ファイルの容量によりますが、格納まで時間がかかる点が改善点です。SharePointと比べてファイルや画像の格納に時間がかかります。 上記のように、タイムラグが生じる点や、動作が不安定である点に改善を求める声が寄せられています。使い勝手の悪いツールは形骸化してしまうため、高度な検索機能を有し、誰でも利用できるほどシンプルな「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDrive for BusinessとOneDriveの違いまとめ これまで、OneDrive for Businessの概要や個人向けOneDriveとの違いを中心に解説しました。 OneDrive for Businessは通常のOneDriveと異なり、従業員のアカウントを追加・削除できる「管理機能」を使える点がメリットです。一方、ファイルを開くのに手間がかかったり、検索性に使いづらかったりするデメリットがあります。 そこで、ファイル内の情報にもヒットしたり、ゆらぎ表記に対応していたりする「検索性に優れたツール」を使えば、スピーディな情報共有が実現します。加えて、シンプルなUIであれば、ITに不慣れなメンバーでも迷わず情報にたどり着けるのです。 結論、上記の検索機能を備えつつ、分かりやすい構造で情報を管理できる「ナレカン」が最適です。また、ナレカンでは、既存データの移行支援も実施しているので、すでに利用するアプリがあっても乗り換えの負担がかかりません。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、OneDrive for Businessよりも円滑なファイル共有をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者向け｜OneDrive(ワンドライブ)とは？使い方や必要性、価格を紹介

クラスタリングとは機械学習の一種で、顧客分析やアンケート結果の評価に利用されます。ビッグデータの活用やAI学習のために取り入れられることも多いため、近年、注目が集まっています。 一方で、「クラスタリングという言葉を耳にするけれども具体的にどのようなものかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、機械学習におけるクラスタリングの手法やメリットを中心にご紹介します。 クラスタリングの概要やメリットを把握したい 機械学習におけるクラスタリングの手法を知りたい クラスタリングでデータ分析した結果の共有に役立つツールを探している という方はこの記事を参考にすると、クラスタリングの手法を把握できるだけでなく、クラスタリングによって得られた分析結果の管理・共有に最適なツールも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 クラスタリングとは2 クラスタリングのメリット2.1 適切にターゲットを分析できる2.2 異常検出が容易にできる3 クラスタリングのデメリット4 クラスタリングの種類4.1 階層的クラスタリング4.2 非階層的クラスタリング4.3 ハードクラスタリング4.4 ソフトクラスタリング5 分析結果の共有に最適な情報管理ツール5.1 社内のナレッジを即共有・検索できるツール「ナレカン」6 クラスタリングの手法やメリットまとめ クラスタリングとは クラスタリングとは、データ同士の類似度からそれぞれのデータをグループ分けして、傾向やパターンを見つけることです。 データからコンピュータが自動でルールやパターンを認識して学習していく「機械学習」の一つで、正解となるデータを与える「教師あり学習」と対比して「教師なし学習」と呼ばれます。 そのため、自社の顧客層の分析や適切な市場の選択など、決まった正解のない、未知の法則を探すときに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラスタリングのメリット 以下では、クラスタリングのメリットを解説します。どのような場面でクラスタリングが役立つのかを把握し、クラスタリングへの理解を深めましょう。 適切にターゲットを分析できる クラスタリングのメリットは、自社のターゲットを適切に分析できる点です。 たとえば、クラスタリングによって顧客データを分析することで、自社製品やサービスのユーザーの属性を把握して、より最適化された製品の開発や広告方法を検討できます。また、ニーズを把握して自社に有利な市場の選択にも役立ちます。 このように、クラスタリングを活用すれば、マーケティング戦略などの正解が明確に決まっていない課題の解決につながるのです。 異常検出が容易にできる クラスタリングによって、異常検出が容易にできることもメリットです。 クラスタリングではデータから傾向や法則を見つけ出すため、想定されるパターンや分布から大きく外れる値を検出した場合に、異常値としてすぐに認識できます。たとえば、製品の画像を学習することで製品の欠陥を特定するのに貢献します。 以上のように、クラスタリングは製品の質を担保する場合にも活用されているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラスタリングのデメリット クラスタリングのデメリットは、分析が複雑で計算量が多くなる点です。 クラスタリングの手法によっては、各データの組み合わせを全て計算して類似度を算出するため、データの数が増えると計算処理も膨大になってしまいます。とくに近年は、ビッグデータの活用によって扱うデータの数が増えています。 したがって、分析するデータ量や特徴に合わせて適切な手法でクラスタリングを実施しなくてはなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラスタリングの種類 以下では、クラスタリングの種類ごとに具体的な手法や特徴をご紹介します。それぞれの特性を把握したうえで、最も適切な方法でクラスタリングを実行しましょう。 階層的クラスタリング 階層的クラスタリングとは、各データがどの程度類似しているかを算出して、次第に大きなクラスタ（グループ）に分けていくことで階層を作り、分析する方法です。 具体的には、最も近いクラスター同士を新たなクラスターにして分類するウォード法や2つのクラスタに含まれるそれぞれのデータ同士の距離の平均からクラスタ間の距離を求める群平均法、データ同士の距離が最も近いものからクラスタ間の距離を求める最短距離法などがあります。 クラスタの数を自由に決められる一方、計算量が膨大になりやすいのがデメリットです。 非階層的クラスタリング 非階層的クラスタリングとは、あらかじめクラスタ（グループ）の数を決めておき、データを分類していく方法です。データが複雑で、階層化できない場合やデータ数が多い場合に有効です。 具体的には、データをk個のクラスタに分けるk-means法や超体積法などのアルゴリズムがあります。データ数が多くても階層的クラスタリングに比べて計算時間がかからない点がメリットです。 ただし、データをいくつのクラスタに分けるかを先に決めておく必要があるため、適切なクラスター数が不明な場合は分析しづらい恐れがあります。 ハードクラスタリング ハードクラスタリングとは、それぞれのデータが必ずどこか1つのクラスタ（グループ）に属するように分類する方法です。 1つのデータが1つのクラスタに分類されるので、データの解釈や分析が単純化されて計算処理が速くなる反面、データが複数のクラスタに当てはまるような要素を持っていた場合にもいずれかのクラスタに分類しなくてはならない点に注意が必要です。 ソフトクラスタリング ソフトクラスタリングとは、1つのデータが複数のクラスタ（グループ）に所属することを許す分類方法です。 たとえば顧客データを分類する場合、顧客が複数の属性に当てはまることも多いため、ハードクラスタリングで分類すると複雑で多様なニーズを汲み取りきれません。そこで、顧客のニーズを正しく把握するためにソフトクラスタリングが役立つのです。 ソフトクラスタリングは、当該データが各クラスタに属する確率を求めるため、データの属性を詳細に汲み取ることができます。一方で、1つのデータが複数のクラスタに属しているので、分析結果の解釈が複雑になる可能性があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分析結果の共有に最適な情報管理ツール 以下では、クラスタリングで分析した結果の共有に最適な情報管理ツールをご紹介します。 クラスタリングによって、データから未知の法則やパターンを見出せるので、顧客情報を分析すれば最適なマーケティング戦略の立案に活かせます。ただし、分析方法や結果の共有を適切に実施しなくては、クラスタリングで得た情報を最大限に活用できません。 そこで、クラスタリングの手法や結果をナレッジとして社内に蓄積できるよう、ITツールを導入しましょう。とくに、検索機能に優れたツールであれば、蓄積したナレッジから必要な情報へ即アクセス可能です。 結論、データ分析結果をナレッジ化して共有するなら、AIが回答を自動生成してくれて必要な社内情報が確実に見つかるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストやファイル、画像などの情報を記載できるので、AIを活用した高精度の検索機能によって社内のナレッジを思い通りに検索できます。また、添付したファイルはAIが内容を要約してくれるので、ナレッジ管理の手間が省けます。 社内のナレッジを即共有・検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラスタリングの手法やメリットまとめ これまで、クラスタリングの手法やメリットを中心にご紹介しました。 クラスタリングは、顧客ニーズを把握したり製品の品質を管理したりするときに有効なデータの分析手法です。そのため、分析後はマーケティングや新製品の開発などに活かせるよう、情報をナレッジとして社内に共有しておかなくてはなりません。 ただし、共有して終わりではなく、必要なときに検索して欲しい情報を見つけられるように管理しましょう。そこで、AIを活用した高精度の検索機能を備えたITツールがあると便利です。 したがって、社内でクラスタリングの分析結果を共有するなら、AIによる高精度の検索機能で、欲しい情報に確実にたどり着けるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のデータを有効活用できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

近年、AIに関する技術が発展し、企業も積極的にAIの技術を取り入れて業務を効率化しています。とくに、ディープラーニングを活用したAI技術は、複雑な情報も処理できるので注目を集めているのです。 しかし、「ディープラーニングとは具体的にどういうものなのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ディープラーニングの概要や仕組み、身近な実用例を中心にご紹介します。 ディープラーニングとAIや機械学習の違いを知りたい ディープラーニングを身近な例を挙げて簡単に説明してほしい ディープラーニング技術を駆使した高精度の検索ツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ディープラーニングの仕組みだけでなく、ディープラーニングの仕組みを活用したツールを自社に導入する方法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ディープラーニングとAI・機械学習の違い1.1 AIとは1.2 機械学習とは1.3 ディープラーニング（深層学習）とは2 ディープラーニングの「ディープ」とは3 ディープラーニングの代表的な学習方法3.1 CNN（畳み込みニューラルネットワーク）3.2 RNN（再帰的ニューラルネットワーク）3.3 LSTM（Long Short Term Memory）3.4 GAN（敵対的生成ネットワーク）4 ディープラーニング技術を活用した身近な例4.1 （1）画像認識4.2 （2）自然言語処理4.3 （3）異常検知4.4 （4）予測5 ディープラーニング技術で業務効率を向上させる方法5.1 高精度のAI検索を搭載したナレッジ管理ツール「ナレカン」6 ディープラーニングの苦手なこと7 ディープラーニングの概要や仕組みまとめ ディープラーニングとAI・機械学習の違い 以下では、AI・機械学習・ディープラーニングのそれぞれの言葉の意味を解説しています。「似たような言葉が多くて違いがわからない」という方は参考にしましょう。 AIとは AIとは、Artificial Intelligence（人工知能）の略で、「人間の知的行動を再現するもの」という定義があります。 AIは、まるで知能があるように振る舞うことができ、ビジネスにおいてはデータ分析や意思決定の効率化が期待されています。また、一部の業務を自動化したり、人間の代わりに24時間稼働して監視したりして、業務の生産性向上にもつながります。 近年では、生成AIをはじめとしたAIが幅広い業務に取り入れられ、活躍しているのです。 機械学習とは 機械学習とは、AIを教育するための手段のひとつで、学習方法にはおもに以下の3つがあります。 教師あり学習 たとえば、猫の画像認識において、人間は「画像が猫である」ことはわかってもどう判断しているのかはわかりません。このように、教師あり学習は、｢答えがわかっているが、正しい答えの出し方がわからない｣場合に使います。 教師なし学習 教師なし学習は、｢そもそも答えがわからない｣場合に使います。たとえば、大量のデータの中から関連性を見つけたり、異常を見つけたりするなど、人間が気づかない共通点や相違点を見つけるのに役立ちます。 強化学習 強化学習は、答えを教えずに答えの方向性や目標を示します。教師あり学習でも教師なし学習でも使える汎用性の高い方法ですが、明確な答えを与えないので、他の方法より遠回りです。 以上のように、AIが正しい答えを導き出せるように学習させることを機械学習と言います。 ディープラーニング（深層学習）とは ディープラーニング（深層学習）とは、ニューラルネットワークを活用した機械学習の仕組みのひとつです。 ニューラルネットワークとは、人間の神経細胞の仕組みを参考に開発された技術で、神経細胞のシナプスという器官の学習能力を人工的に再現しています。 シナプスは、情報伝達を繰り返すほど強化されますが、ニューラルネットワークも同様で、シナプスに見立てた人工ニューロン同士の情報伝達能力を「重み」という数値で表現し、タスク処理に適したネットワークを構築します。 このように、機械学習が答えを導くための勉強であるのに対し、ディープラーニングは学習基盤となる脳の仕組みであると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ディープラーニングの「ディープ」とは ディープラーニング（深層学習）の「ディープ（深層）」とは、ネットワークの多層構造のことです。 ニューラルネットワークは、データを入力する入力層、答えを出す出力層、入力層と出力層の間の中間層（隠れ層）から成ります。一般に、ニューラルネットワークは、複雑であるほど処理できる情報の範囲が増えます。 そこで、中間層を多層化して複雑することで、処理できる問題の幅を広げようとする学習方法をディープラーニング（深層学習）というのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ディープラーニングの代表的な学習方法 以下では、ディープラーニングの代表的な学習方法をご紹介します。具体的にディープラーニングの仕組みや特徴を知りたい方は必見です。 CNN（畳み込みニューラルネットワーク） CNN（畳み込みニューラルネットワーク）は、画像認識に向いている学習方法です。 似顔絵で特徴を強調して描くように、画像の特徴を切り分けて合成する「畳み込み」と、取り込んだ情報を単純にする「プーリング」というプロセスによって、画像の特徴を抽出し、学習します。 また、画像認識だけでなく、音声認識や言語処理にも活用できる可能性があり、幅広い活躍が期待されています。 RNN（再帰的ニューラルネットワーク） RNN（再帰的ニューラルネットワーク）は、言語処理や時系列処理に強い点が特徴です。 再帰的とは、物事の結果が次の事象を生む原因となり、連鎖的に同じ現象が起こることです。たとえば、「鶏が卵を産み、卵を産んだことで次の鶏が誕生してさらに卵を産む」という一連の現象が該当します。 ただし、全く同じ鶏が生まれないのと同じように、RNNにおいても前の情報を踏まえて次の情報が少し変化する要素が含まれているため、自然言語（人間の話し言葉）の処理に役立ちます。 自然言語は、あいまいな部分が多く、同じ言葉でも使われている文脈で意味が異なるので、言葉の意味を文法通りに解釈していては自然な翻訳になりません。そこで、RNNによって話の経緯や文脈を踏まえた解釈をできるようにするのです。 LSTM（Long Short Term Memory） LSTMとは、Long Short Term Memoryの略で、RNN（再帰的ニューラルネットワーク）を応用したアルゴリズムです。 RNNよりも記憶保持能力が高い点が特徴で、重要な情報だけを記憶して不要な情報は消去することで、重要情報に焦点を当てた分析が実施できます。 Google翻訳にも活用されており、有用性が高く評価されています。 GAN（敵対的生成ネットワーク） GAN（敵対的生成ネットワーク）とは、「データを作るAI」と「真贋を判定するAI」の2つからなります。 ディープラーニングには、大量の学習用データが必要ですが、学習用データを用意するのは容易ではありません。そのため、1つのデータを元にダミーデータを作成しますが、機械学習に役立つダミーデータを作成するのも労力がかかります。 そこで、活用されるのが、GAN（敵対的生成ネットワーク）です。「データを作るAI」は、より偽物だとバレにくいデータを作成し、「真贋を判定するAI」は、偽物の見抜き方を極めていきます。 このように、それぞれが敵対しながらお互いを学習して精度を高めるのです。具体的には、顔認証システムや医療の画像診断などに利用されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ディープラーニング技術を活用した身近な例 以下では、ディープラーニング技術を活用した身近な例をご紹介します。より具体的にディープラーニングの活用イメージを持ちたい方は必見です。 （1）画像認識 1つ目の活用例は、画像認識です。 スマホの顔認証機能や医療の画像診断のほか、ビジネスにおいては、商品を置くだけで会計してくれる無人レジや不良品を自動で判別してくれる画像解析システムなどが活用されています。 このように、業務の効率化だけでなく人件費の削減にもなるため、導入を検討する企業も増えています。 （2）自然言語処理 2つ目の活用例は、自然言語処理です。 文章の校閲や多言語の同時自動翻訳、手書き文字のテキストデータ化など、幅広い業務で活用されています。また、社内の情報管理ツールにAIを組み込むことで、「有給申請の方法は？」と訊ねると生成AIが自然言語（話し言葉）で回答してくれるのです。 このように、ディープラーニング技術は、事務作業を自動化するだけでなく、検索機能の向上にも役立つのです。 （3）異常検知 3つ目の活用例は、異常検知です。 ディープラーニングでは、複雑かつ大量のデータを処理・分析できます。そのため、センサーや監視カメラが収集したデータから異常を検知するのに効果的です。 具体的には、クレジットカードの不正利用や故障の検知などに活用されています。 （4）予測 4つ目の活用例は、予測です。 膨大な過去データから未来の結果を予測するのは、人間よりもAIの方が得意な分野になっています。たとえば、ビジネスでは、売上予測や需要予測などの市場分析に役立つのです。 このように、効率よく業績を伸ばすために、ディープラーニング技術の活用は必須となっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ディープラーニング技術で業務効率を向上させる方法 以下では、ディープラーニング技術で業務効率を向上させる方法をご紹介します。 ディープラーニング技術を使って学習したAIは、画像認識や自然言語処理で高い能力を発揮します。そのため、社内の情報検索にAIが搭載されたツールを使うと、必要な情報を瞬時に示してくれるので、情報を探すストレスから解放されるのです。 また、検索するキーワードが一言一句合っていないと正しい結果を表示できないキーワード検索と違い、AI検索では話し言葉で「〜〜を教えてください」のように検索すると、正しい答えを探して自然な文章で回答してくれます。 ただし、AIの回答精度はツールによってばらつきがあるので、必ず事前に確認しましょう。したがって、自社に導入するなら、無料トライアルでAIの検索精度を試せる情報管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンAIは、ナレカンに保管されたすべての情報を横断検索して、最も適切な情報を提示するので、情報を探す時間が削減できます。また、社内の専門用語や独自用語を登録可能なので、自社に最適な検索システムを作れるのです。 高精度のAI検索を搭載したナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ディープラーニングの苦手なこと ディープラーニングが苦手なことは、以下の2つです。 大量のデータが必要 ディープラーニングでAIに学習させるには、大量の学習用データが必要になります。データ量の多さは、AIの精度に直結するので重要なポイントです。 思考の過程がブラックボックス化しやすい ディープラーニングに使われるニューラルネットワークでの情報処理は非常に複雑です。そのため、どのような根拠で結果を返しているのかがブラックボックス化しやすく、不具合が起きた場合に原因究明が難しい点が課題です。 このように、AIのディープラーニングにはまだ克服すべき課題があります。そのため、AIを過信せず、正しく取り扱うことが重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ディープラーニングの概要や仕組みまとめ これまで、ディープラーニングの概要や仕組み、身近な活用例を中心にご紹介しました。 ディープラーニングは、画像認識や自然言語などの複雑な情報を処理できる有益な技術です。とくに、社内の情報検索にディープラーニング技術を駆使したAIツールを利用すると、人間が情報を探す時間を大幅に短縮できます。 ただし、AI検索の精度はツールによって大きく異なるので、自社に導入したときを想定して精度を確かめておく必要があります。 したがって、自社にAI検索できる情報管理ツールを導入するなら、事前に自社のナレッジやノウハウを入れて、検索精度を体験できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、AIを活用した業務効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

昨今では、情報化社会がますます進み、あらゆる情報をインターネット上で管理するようになりました。とくに、「OneDrive（ワンドライブ）」は有名かつ王道なオンラインストレージのひとつとして、多くのユーザーに利用されています。 しかし、なかには「すでにOneDriveを利用しているが、データの移行の仕方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は初心者向けに、OneDriveのデータ移行の方法を中心にご紹介します。 OneDriveでデータを移行する方法を知りたい データ移行に伴うトラブルを解決したい OneDriveから新しい情報管理ツールに移行したい という方はこの記事を参考にすると、OneDrive内のデータ移行の手順が分かるだけでなく、より最適にデータを管理・共有する方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OneDriveの概要1.1 主な特徴1.2 料金プラン2 OneDriveのデータを別アカウントに移行する方法2.1 （1)データ数が多い場合2.2 （2）データが少ない場合3 OneDriveのデータを新しいPC/スマホに移行する方法3.1 （1）PCに移行する方法3.2 （2）スマホに移行する方法4 OneDriveの注意点4.1 共有設定が煩雑4.2 ファイルの整理が難しい5 OneDriveの欠点を解消！乗り換えにおすすめのツール5.1 社内の情報管理・共有を一元化するツール「ナレカン」6 情報の管理・共有にITツールを使うべき3つの理由とは6.1 （1）アクセス性が良い6.2 （2）社内で簡単にやりとりできる6.3 （3）高セキュアである7 【よくある疑問を解説】OneDriveを移行するときのトラブル対処法7.1 OneDiveでファイルを転送するには？7.2 OneDriveを再インストールしたらデータは消える？8 【番外編】OneDiveでファイルを転送するには？9 OneDriveのデータ移行手順とおすすめの代替ツールまとめ OneDriveの概要 引用：Microsoft OneDriveのサイトページ Microsoftが提供する「OneDrive（ワンドライブ）」は、写真や画像、ファイルなどをオンライン上に保存・管理していくサービスです。 ファイルをチームで共有すれば、パソコンやスマートフォン・タブレットなど複数の端末から、メンバーそれぞれがデータの閲覧や編集、削除などができる点が特徴です。 主な特徴 OneDriveの主な特徴には、以下が挙げられます。 マルチデバイス対応 PCやスマートフォン、タブレットなど、あらゆるデバイスからアクセスできるので、時間や場所問わずデータの編集や共有が実現します。 データの安全性が高い ファイルや写真はオンライン上で管理されているので、デバイスを紛失した場合でも、データがなくなる心配がありません。 容量に左右されづらい ひとつのデータをオンライン上で共有できるため「サイズの大きいデータをメールで共有するには時間がかかる」など、容量に左右されづらいと言えます。 書類をスキャンできる モバイルデバイスで読み取ったデータを、OneDrive内に保存することができます。たとえば、書類やレシート、メモなどの情報が挙げられます。 データを個人で管理できる 個人用 Vaultに、個人情報などの重要なデータを保存すれば、より強固な仕組みのもと情報を保存することができます。 デバイス上の容量を節約できる ファイルへのアクセスを「オンラインでのみ」に設定することで、デバイス上の容量の節約が可能です。 以上のように、OneDriveを使えば、複数の拠点にいるメンバーともスムーズな情報共有が実現します。ただし、ファイルによる管理の場合、こまめに整理しなければ「どこに何の情報があるのかが分からない」という状況に陥りやすいので注意しましょう。 料金プラン OneDriveの法人向けの料金プランは、以下の通りです。一般法人向けの場合、すべてのプランでOneDriveを使用することができます。 料金 含まれるサービス OneDrive for Business (Plan 1) 749円/ユーザー/月 ・OneDrive Microsoft 365 Business Basic 899円/ユーザー/月 ・Word ・Excel ・PowerPoint ・Outlook ・Teams ・OneDrive ・SharePoint ・Exchange Microsoft 365 Business Standard 1,874円/ユーザー/月 ・Word ・Excel ・PowerPoint ・Outlook ・Teams ・OneDrive ・SharePoint ・Exchange ・Access（WindowsPCのみ） ・Publisher（WindowsPCのみ） 引用：Microsoft – クラウド ストレージの価格とプランの比較 なお、家庭向けのなかには、無料でオンラインストレージを利用できるプランが用意されています。ただし、保存できる容量が5GBまでかつ1ユーザーのみの利用となるので、ビジネスには不向きだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveのデータを別アカウントに移行する方法 以下では、OneDriveのデータ移行の方法を2パターンに分けて解説します。どのような手順を踏めばいいのか分からないという方は必見です。 （1)データ数が多い場合 まず、アカウントにあるファイル全てを移行するなど、データ数が多い場合の移行方法をご紹介します。 まず、OneDriveのアカウントにログインします。 OneDriveのタスクバーから「Windowsクラウド」のアイコンをクリックします。すると、いくつか選択肢が表示されるので「設定」を押します。 次に、設定のなかから「アカウント」を選択して、さらに「アカウントを追加」を選択します。 上記の画面が表示されたら、同期したいOneDriveのアカウントを入力して「サインイン」を選択したら同期の設定は完了です。 引用：Microsoftサポート-OneDriveから職場用または学校用OneDriveにファイルを移動する （2）データが少ない場合 次に、数個のファイルやフォルダを移行したいときの方法をご紹介します。 手順は以下の通りです。 まず、OneDriveのアカウントにログインしましょう。 次に、移行したいファイルの[・・・]をクリックして、[ダウンロード]を選択します。 　　　　ファイルやフォルダがダウンロードされると、以下のように表示されます。画像はMacの操作画面です。 ダウンロードが完了したら、新しいアカウントにログインします。ログイン後にダウンロードしたファイルやフォルダを、ドラッグ&ドロップします。 移行が成功すると以下のような画面になります。 引用：Multcloud – OneDriveから別アカウントにデータを移行する方法 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveのデータを新しいPC/スマホに移行する方法 以下では、OneDriveで管理していた既存データを新たなデバイスに移行させる方法を解説します。OneDriveのデータを引き続き使用したい方は必見です。 （1）PCに移行する方法 Windowsの場合 新しいWindows10、Windows11のPCに移行する場合は、以下の手順で設定を完了してみましょう。 現在のPCでOneDriveが設定されていることを確認する OneDriveにMicrosoftアカウントでサインインします。OneDriveが設定されていない場合は、タスクバーの検索ボックスに「OneDrive」と入力し、セットアップしましょう。 OneDriveに必要なファイルや写真をアップロードする 選択したファイル・フォルダー・写真をOneDriveに同期します。 新しいPCでファイルにアクセスする 新しいWindowsPCで、他のPCで使用したのと同じMicrosoftアカウントでOneDriveにサインインします。 次に、エクスプローラーを開くか、タスクバーの[Windows通知]でOneDriveクラウドアイコンを選択して、ファイルにアクセスします。 新しいPCでフォルダを自動的にバックアップする Onedriveの「設定」を開きます。次に、[同期とバックアップ]タブに移動し、[バックアップの管理]を選択しましょう。 バックアップするフォルダを選択し、[バックアップの開始]をクリックすれば完了です。 以上の手順で、データを移行する手順は完了です。また、データの移行中は古いPCと新しいPCは同期したままの状態になっているか確認しましょう。 参照：OneDriveから新しいWindowsPCにファイルを移動する Macの場合 Macの場合でも同様に、OneDrive内のデータをPCに移行できます。 OneDriveのフォルダを開く Mac内に設定したOneDriveのフォルダを開きます。 ファイルを選択し、ドラッグ&ドロップする 次に、移行したいファイルやフォルダを選択し、[ダウンロード]など任意の場所にドラッグ&ドロップします。 以上の手順を踏めば、OneDrive内のファイルをMac内に移行できます。 （2）スマホに移行する方法 以下は、スマホにOneDriveのデータを移行してダウンロードする方法です。 OneDriveアプリで、移行したいデータを選択し、[・・・]をクリックします。 次に[ダウンロード]をクリックします。すると上図の右側の画面になります。 移行先を選択すると、スマホ内にOneDriveのデータを移行できます。OneDriveのアプリを使用する場合は、ファイルのコピーもダウンロード可能です。 参照：OneDrive から自分のデバイスにファイルをダウンロードする 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveの注意点 以下では、OneDriveの注意点をご紹介します。注意点を把握して、自社に最適なツールを導入しましょう。 共有設定が煩雑 OneDriveは、フォルダやファイルを共有する方法が煩雑といえます。 OneDriveでファイルやフォルダを共有するときには、その都度リンクを送信するなどの操作をしなければなりません。そのため情報共有に手間がかかるといえます。 また、共有リンクの扱いにも注意が必要です。リンクが流出してしまうと、セキュリティ上のリスクになってしまいます。 よって、自社で導入するときは、共有がスムーズかつ安全にできるかを確認しましょう。 ファイルの整理が難しい ファイルの整理が難しい点にも注意する必要があります。 社内で扱われるファイルやフォルダは、情報共有を円滑にするために適切に整理する必要があります。 しかし、社内にあるデータはどうしても数が膨大になりがちです。ファイルやフォルダの数が増えると、整理が追いつかず、結果的に必要な情報を見つけづらくなってしまうのです。 そのため、ツールの導入時には、「情報が整理しやすいか」も重視して選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveの欠点を解消！乗り換えにおすすめのツール 以下では、OneDriveからの移行におすすめのツールをご紹介します。 社内の情報やナレッジは管理するだけでなく、使えるナレッジとして、すぐに取り出せる状況にしておく必要があります。しかし、OneDriveはデバイス間のファイル共有や共同作業が可能であるものの、「情報へのアクセス性が低い」というデメリットがあります。 また、欲しい情報をすぐに取り出すには、優れた検索機能を利用することが有効です。検索機能を使えば、欲しい情報に関するキーワードを入力するだけで、社内にある膨大なデータから必要なものを取り出すことができます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内に散在する情報を一か所で管理できるうえ、検索機能が充実した「ナレカン」一択です。 ナレカンは、画像やファイルも簡単に格納できる「記事機能」を使うことで、社内のナレッジを一元で管理できます。また超高精度な検索機能を備えているため、情報をすぐに見つけることができ、業務の効率化につながります。 社内の情報管理・共有を一元化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報の管理・共有にITツールを使うべき3つの理由とは 以下では、情報の管理・共有にITツールを使うべき理由を3つ解説します。データの保存・管理にオンラインストレージを利用しているという方は必見です。 （1）アクセス性が良い 1つ目の理由は、アクセス性が良い点です。 OneDriveで情報を管理する場合、ファイル名もしくはファイルを開いてからでしか中身の識別ができません。そのため、「どのフォルダに、何のファイルが保存されているのか」を瞬時に見つけるのは困難だと言えます。 一方、情報共有ツールは、テキストだけでなく、画像や動画、Excelなども貼り付けて分かりやすく管理できるので、欲しい情報にすぐにアクセスできるのです。 （2）社内で簡単にやりとりできる 2つ目の理由は、社内でやりとりするのに向いている点です。 OneDriveは、データの共有には適しているものの、共有したデータに関するやりとりには別の連絡手段を使わなければなりません。しかし、メールやチャットでのやりとりは、メッセージが流れやすく、重要な情報を見落とすリスクが高いと言えます。 加えて、情報を蓄積できないので、都度過去のやりとりを遡る手間がかかるのです。そこで、情報を直接書き込めて、メッセージ付きで共有可能な「ナレカン」のようなツールなら、メンバー同士で話題の混ざらないやりとりも一元化できます。 （3）高セキュアである 3つ目の理由は、高セキュア（強固なセキュリティ）であることです。 たとえば、国際的なセキュリティ基準である「ISO27001(ISMS)」をしているツールであれば、外部からの不正アクセスの心配がありません。 加えて、データの閲覧・編集履歴を記録したり、データへのアクセス権限を設定したりもできるため、内部からの情報の持ちだしや改ざんのリスクも軽減できます。 以上のように、情報共有ツールは、外部・内部双方の面でセキュリティ対策に優れているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【よくある疑問を解説】OneDriveを移行するときのトラブル対処法 ここでは、OneDriveを移行するときによく発生するトラブルの対処法をご紹介します。トラブルが発生した場合は、以下のように対応しましょう。 OneDiveでファイルを転送するには？ OneDriveでファイルを転送するには、[共有]から名前やメールを追加する必要があります。 まず、ファイルを[右クリック]または[・・・]を選択して、[共有]をクリックします。 次に、名前やメールを追加します。組織全体でOneDriveを利用している場合は、名前を入力して、共有したい人を選べます。 組織外のユーザー等に送る場合は、メールアドレスを追加して送信しましょう。 OneDriveを再インストールしたらデータは消える？ OneDriveを再インストールしても、データに影響はありません。 OneDriveはクラウドストレージサービスであるため、データはサーバーに保存されています。そのため、アプリを消してから再インストールしても、アカウント上のデータは消えずに残ります。 アプリが再インストールされ、ログインをすれば、完全同期が行われます。完全同期が完了すると、アンインストール前と同じ状態でデータを確認できるようになります。 しかし万が一に備えて、重要なファイルはバックアップを取るよう心がけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】OneDiveでファイルを転送するには？ 以下では、OneDive内で管理しているファイルをメールで転送する方法を解説します。 左側メニューより「自分のファイル」をクリックし、送信したいファイルの左側にチェックをいれます。 上部メニューバーの「共有」をクリックします。 歯車アイコンの「リンクの設定」＞「すべてのユーザー」をクリックします。 閲覧権限のみを付与したい場合は、「編集可能」を「表示可能」に変更して「適用」をクリックします。 「リンクのコピー」をクリックしてメールアプリに添付し転送します。 OneDriveのアカウント間であればデータ移行に別アプリを使用する必要はありませんが、アカウントを持たない相手に転送する場合は、ファイルのリンクを別途メールに添付して送信しなければならないので注意しましょう。 引用：Microsoft OneDrive｜OneDrive のファイルとフォルダーの共有 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveのデータ移行手順とおすすめの代替ツールまとめ ここまで、OneDriveのデータ移行手順とおすすめの代替ツールを中心に紹介しました。 OneDriveは簡単に情報を管理・共有できる点が魅力的ではあるものの「情報へのアクセス性」や「メンバー同士の情報交換」という面で機能不足だと言えます。 そのため、チームでの情報共有に必要な機能が過不足なく備わっており、情報の管理・共有を一元化するツールが最適なのです。 結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を一か所で共有・管理できるうえ、優れた検索機能で欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内データのやり取りをスムーズにし、かつ安全に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者向け｜OneDrive(ワンドライブ)とは？使い方や必要性、価格を紹介

AIを活用したシステムやサービスが開発・利用されるようになった昨今、AIに関するガバナンスのあり方は国内外で議論されています。また、政府だけでなく、企業もAIに関するガバナンスを公表することが増えています。 しかし、なかには「AIガバナンスとは具体的にどのようなものかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、AIガバナンスの概要や日本でのガバナンス策定事例を中心にご紹介します。 AIガバナンスの概要を把握したうえで、自社での指針を定めたい AI技術に関する世界の動きを知りたい AI社会の原則を踏まえて、自社にもAIツールを導入したい という方はこの記事を参考にすると、AIガバナンスの概要や国内外のAI技術に対する動向を把握することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 AIガバナンスとは2 【注意】AIが持つリスクとは3 AIに関する法律整備事例3.1 世界のAIガバナンスに対する動き3.2 日本のAIガバナンスに対する動き4 AIガバナンスの検討から周知までワンストップで実施できるツール4.1 AIが自動でファイルの内容を要約するナレッジ検索ツール「ナレカン」5 AIガバナンスの概要やガイドラインの策定事例まとめ AIガバナンスとは AIガバナンスとは、AI技術を倫理的・法的に管理して、AIによってもたらされる利益を最大化し、リスクを最小限に抑えるための原則のことです。 そもそも、ガバナンスとは、「支配」や「統治」を意味する言葉で、AIガバナンスの場合は国際的に合意されたAI技術に関する指針を実践するために策定されます。 ただし、各企業が扱っているAIの用途や技術ごとに注意すべき事項が異なるため、ガバナンスの策定には十分な検討が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】AIが持つリスクとは AIが持つリスクの種類と具体例は、以下の6つです。 安全性リスク 1つ目は、安全性のリスクです。AIツールがインターネットに接続していれば、サイバー攻撃や情報漏えいなど、セキュリティに関する危険があります。 正確性リスク 2つ目は、正確性に関するリスクです。AIが虚偽の情報やもっともらしい嘘を生成する恐れがあります。 社会的リスク 3つ目は、社会的リスクです。「AIの判断で実行された事象によって引き起こされたトラブルは、誰が責任を負うべきか」という問題やAIに業務を奪われたことによる雇用減少などの問題があります。 経済的損失のリスク 4つ目は、経済的損失が発生するリスクです。AIは統計に基づいて判断するため、レアケースを見逃したりトラブルを過剰に検知して業務量が増えたりする可能性があります。 倫理的リスク 5つ目は、倫理的リスクです。AIが学習するためのデータを取得するときにプライバシーを侵害したり、著作権を侵したりする恐れがあります。また、学習データの偏りによって、AIが差別的発言を生成するリスクもあります。 性能リスク 6つ目は、AIの性能に関するリスクです。AIがシステムエラーを出すリスクのほか、AIが回答を出すまでの判断過程が複雑かつブラックボックス化されることで、透明性が保たれない恐れがあります。 AIは、デジタル活用を促進し業務効率の向上に貢献する一方、以上のようなリスクもあるので、利用する場合には注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIに関する法律整備事例 日本には、AIの規制に関する法的拘束力を持つルールは存在しませんが、欧米では法規制の強化が進んでいます。以下では、AIガバナンスに対する世界の動きと日本の動きを解説しています。 世界のAIガバナンスに対する動き 世界では、AIを安全に活用するためにAI規制の法律を策定する動きがあります。 たとえば、アメリカのコロラド州では、2024年5月8日に、AIの民間使用に関する規制法案が可決されました。おもな内容は、AIの開発者に対して、利用者の安全性確保を求めるものです。 また、EU（欧州連合）では、2024年5月21日に生成AIをはじめとするAI技術を規制する法律である「欧州（EU）AI規制法」が成立しました。 以上のように、欧米では政府機関によるAI規制の法律整備が進んでいます。 日本のAIガバナンスに対する動き 欧米に対して、日本ではAIを規制する法律は未整備です。しかし、法的拘束力は持たないものの、以下のようにAIの利活用に関するガバナンスやガイドラインの策定が進んでいます。 「人間中心のAI社会原則」を策定 内閣府は、2019年3月にAIをより良い形で社会に浸透させるための「人間中心のAI社会原則」を策定しました。 人間中心のAIとは、明確な定義づけはされていないものの、「安全性」「公平性」「透明性」を備え、個人のプライバシーを侵害しないAIであるべきだという議論がなされています。 参考：内閣府＞内閣府の政策＞科学技術・イノベーション＞AI戦略＞人間中心のＡＩ社会原則会議 「我が国のAIガバナンスの在り方ver1.1」を策定 経済産業省は、2021年7月にAI 原則の実践の在り方に関する検討を実施し、「我が国のAIガバナンスの在り方ver1.1」を策定しました。 日本政府は、AIを安全に利用するための規定を定める一方でAI技術の革新を阻害しないよう、法的拘束力を持つ規制法を策定していません。 参考：経済産業省＞審議会・研究会＞ものづくり/情報/流通・サービス＞AI事業者ガイドライン検討会＞我が国のAIガバナンスの在り方 ver1.1 「AI原則実践のためのガバナンス・ガイドラインver1.1」を策定 経済産業省は、2022年1月に、「人間中心のAI社会原則」を尊重するためにAI事業者が実施するべき内容を「AI原則実践のためのガバナンス・ガイドラインver1.1」にまとめました。AI事業者がどのようにガバナンスを扱うべきかが記載されています。 参考：経済産業省＞ニュースリリース＞ニュースリリースアーカイブ＞2021年1月＞「AI原則実践のためのガバナンス・ガイドライン Ver. 1.1」を取りまとめました 以上のように、内閣府や経済産業省によってルールが示されているので、AIを扱う企業においては内容を把握したうえで政府が提示したルールに準じたガバナンス・ガイドラインを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIガバナンスの検討から周知までワンストップで実施できるツール 以下では、AIガバナンスの検討から社内周知までをワンストップで実施できるツールをご紹介します。 AI技術の浸透によって、企業でもAIサービスの開発や利用に関わるガバナンスの策定が求められています。ただし、指針を決定するためには、国際的な動向にも注目しつつ検討しなくてはなりません。 そこで、国際機関や政府から公表されるガイドラインや資料を社内ですばやく共有できるツールが役立ちます。また、社内でAIガイドラインに関する情報を振り返りたいときにすぐ探し出せるように検索性に優れているかを重視しましょう。 したがって、AIガバナンスの検討・周知に活用するなら、AIが添付ファイルの内容を自動要約してくれて、高精度のAI検索が可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に添付したファイルは、ナレカンAIが要点を自動抽出してくれるほか、生成AIによる「自然言語検索」で情報を瞬時に見つけ出せます。また、添付ファイル内検索や画像内テキストの検索もできるので、ナレカンに保存した情報が確実に見つかります。 AIが自動でファイルの内容を要約するナレッジ検索ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIガバナンスの概要やガイドラインの策定事例まとめ これまで、AIガバナンスの概要やAIが持つリスク、ガイドラインの策定事例を中心にご紹介しました。 AI技術の進歩と社会への浸透により、AIの専門知識がなくてもAI技術の恩恵を受けられるようになった一方、AIの開発や利用にはリスクが伴うため、法整備やガバナンスの策定が進められています。また、政府だけでなく企業単位でのガバナンス策定も求められているのです。 そこで、国際機関や政府のAIガバナンスの動向を参考にしながら、自社でのガバナンスも整備しましょう。そのためには、政府が公表するガバナンスの内容を把握し、社内での議論を円滑に進める必要があります。 したがって、AIガバナンスの策定を検討するなら、政府のAIガバナンスの内容を瞬時に把握し、共有できる情報管理ツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、AIガバナンスに関する情報を一元管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

クラウドストレージを使うと、さまざまなファイルをオンライン上で一元管理できるうえ、ほかのユーザーへの共有もスムーズになります。たとえば、「Box（ボックス）」は無料から使えるクラウドストレージとして、世界中で広く使われているのです。 クラウドストレージを使うと、さまざまなファイルをオンライン上で一元管理できるうえ、ほかのユーザーへの共有もスムーズになります。たとえば、「Box（ボックス）」は無料から使えるクラウドストレージとして、世界中で広く使われているのです。 一方で、「Boxの導入を検討しているが、自社に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Boxの使い方や料金、評判を網羅的にご紹介します。 Boxの機能や価格を参考に自社でも導入すべきか判断したい Boxの使い方を基本～応用まで幅広く知りたい Boxよりも簡単にファイル管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Boxの概要が詳しく分かるだけでなく、最も簡単に文書管理できる方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【簡単に解説】「Box」とは1.1 Boxと「他のクラウドストレージ」の違い1.2 Boxの機能1.3 Boxの料金プラン1.4 Boxの無料プランでできること1.5 Boxの新プラン「Enterprise Advanced」でできること2 「Box」の特徴・メリット2.1 （1）強固なセキュリティ2.2 （2）ほかのアプリとの連携（API連携）2.3 （3）ストレージ容量が大きい3 要注意！「Box」を使うデメリット3.1 （1）ファイル管理が面倒3.2 （2）多機能で使いづらい3.3 （3）サポート対象が限定的4 これで安心！「Box」のデメリットを解消するおすすめのアプリ4.1 最も簡単に全社の情報を管理できるアプリ「ナレカン」5 【初級編】「Box」の基本的な使い方5.1 使い方1｜Boxの無料登録・ログイン5.2 使い方2｜フォルダの作成5.3 使い方3｜ファイルのアップロード・ダウンロード5.4 使い方4｜ファイルの共有5.5 使い方5｜ファイルの更新5.6 使い方6｜ファイルの復元6 【応用編】「Box」のさらに便利な使い方6.1 使い方1｜7種類のアクセス権限を使い分ける6.2 使い方2｜通知メールを設定する6.3 使い方3｜オフラインで編集する7 「Box」の口コミ・評判7.1 Boxの良い口コミ・評判7.2 Boxの改善点に関する口コミ・評判8 Boxに関するよくある質問8.1 質問1｜Boxの利用シーンは？8.2 質問2｜Boxは日本語対応している？8.3 質問3｜Boxは個人利用できる？8.4 質問4｜なぜ容量無制限なのか？9 「Box」の使い方や料金・評判まとめ10 【簡単に解説】「Box」とは10.1 Boxと「他のクラウドストレージ」の違い10.2 Boxの機能10.3 Boxの料金プラン10.4 Boxの無料プランでできること10.5 BOXの新プラン「Enterprise Advanced」でできること11 「Box」の特徴・メリット11.1 （1）強固なセキュリティ11.2 （2）ほかのアプリとの連携（API連携）11.3 （3）ストレージ容量が大きい12 要注意！「Box」を使うデメリット12.1 （1）ファイル管理が面倒12.2 （2）多機能で使いづらい12.3 （3）サポート対象が限定的13 これで安心！「Box」のデメリットを解消するおすすめのアプリ13.1 最も簡単に全社の情報を管理できるアプリ「ナレカン」14 【初級編】「Box」の基本的な使い方14.1 使い方1｜Boxの無料登録・ログイン14.2 使い方2｜フォルダの作成14.3 使い方3｜ファイルのアップロード・ダウンロード14.4 使い方4｜ファイルの共有14.5 使い方5｜ファイルの更新14.6 使い方6｜ファイルの復元15 【応用編】「Box」のさらに便利な使い方15.1 使い方1｜7種類のアクセス権限を使い分ける15.2 使い方2｜通知メールを設定する15.3 使い方3｜オフラインで編集する16 「Box」の口コミ・評判16.1 Boxの良い口コミ・評判16.2 Boxの改善点に関する口コミ・評判17 Boxに関するよくある質問17.1 質問1｜Boxの利用シーンは？17.2 質問2｜Boxは日本語対応している？17.3 質問3｜Boxは個人利用できる？17.4 質問4｜なぜ容量無制限なのか？18 「Box」の使い方や料金・評判まとめ 【簡単に解説】「Box」とは 以下では、「Box」の特徴や機能を解説します。「ほかのクラウドストレージとの違いが分からない」という方は必見です。 Boxと「他のクラウドストレージ」の違い 引用：Boxの公式サイト Boxは、世界トップレベルのシェアを誇る、アメリカ発の「クラウドストレージ」です。 Boxはセキュリティの高いツールで、「ログ管理」や「7段階の細かい管理者権限」などによって、ほかのクラウドストレージツールよりも安全性が高いのが特徴です。また、必要に応じて「AIを使った不正アクセス検知」などのオプションも追加できます。 このように、Boxは数あるクラウドストレージのなかでも安全性が高い設計で、ビジネスでも安心して使えるサービスです。 ・Boxの公式サイトはこちら ・App Storeからダウンロードはこちら ・Google Play ストアからダウンロードはこちら Boxの機能 Boxの代表的な機能は以下の通りです。（※表は左右にスクロール可） ＜機能＞ ＜内容＞ ＜対応プラン＞ ファイル管理 フォルダを作成して、そのなかにファイルを格納・共有する基本機能です。 すべてのプラン Box Drive ブラウザを経由せずに、デスクトップから直接Boxにアクセスするためのサービスです。オフラインでもファイルを閲覧・編集できます。 すべてのプラン（無料でダウンロード可能） Box Sign BoxのWebアプリから、署名依頼を組み込んだファイルを任意のメンバーに送信できる機能です。外部の営業ツールなどとの連携もできます。 すべてのプラン Box Canvas 複数人が同時にファイルを編集できる、ホワイトボード機能です。チャットや付箋紙、投票の機能を備えています。 すべてのプラン Box Relay 「ファイルに紐づいたタスクを完了する」などのワークフローを作れる機能です。業務の全体像が分かりやすくなります。 「Business」以上 このように、Boxを使うとファイル管理だけでなく、ファイルに紐づいた様々な業務を効率化できます。ただし、一部の機能は特定のプランのみで利用可能なので、用途を明確にしたうえで適切な料金プランを選びましょう。 Boxの料金プラン こちらは、Boxの料金プランの一覧表です。大きく分けて、個人利用のみの無料アカウントと、複数人向けの有料アカウントが用意されています。（※表は左右にスクロール可） 参照：Boxの料金ページ 料金プラン 料金（月額） 容量 特徴 個人・小規模組織向け Individual 無料 10GB ・ファイルアップロード上限:250MB ・ユーザー数：1名のみ Personal Pro ¥1,390.40 100GB ・ファイルアップロード上限:5GB ・ユーザー数：1名のみ Business Starter ¥636.90/ユーザー/月（月払い） 100GB/ユーザー ・ファイルアップロード上限:2GB ・ユーザー数：3名以上10名まで ・細かいアクセス制御、共有権限 ・SSLおよび保存データ暗号化 Businessプラン Business ¥2,084.50/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:5GB ・ユーザー数：3名以上 ・Active DirectoryおよびSSO(シングルサインオン)の統合 ・データ漏えい防止 Business Plus ¥3,473.80/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:15GB ・ユーザー数：3名以上 ・ユーザーアクティビティの追跡 ・管理権限の委任 Enterprise ¥4,864.20/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:50GB ・ユーザー数：3名以上 ・電子透かし ・無制限の統合(DLP、eDiscoveryを含む) Enterprise Plus ¥6,600/ユーザー/月（年払い） 上限なし ・Enterpriseプランの全機能 ・ユーザー数：3名以上 ・各種API利用可能 ・AIを含むの全機能が利用可能 以上のように、プランごとに機能やセキュリティは異なるので、表を参考にどのプランが適しているか検討しましょう。とくに、無料プランを使えるのは1ユーザーのみなので、ビジネスで導入する場合は注意が必要です。 Boxの無料プランでできること Boxの無料版でできることは、以下が挙げられます。（※表は左右にスクロール可） 機能 内容 ストレージ容量 無料版では、10GBのストレージ容量が提供されます。 ファイルのアップロード・共有 最大250MBのファイルをアップロードでき、他のユーザーとも共有可能です。 ファイル管理と整理 フォルダを作成し、ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルを整理できます。 モバイルアプリ Boxのモバイルアプリを使って、スマートフォンやタブレットからもファイルにアクセスしたり、アップロードしたりできます。 セキュリティ データの暗号化や二段階認証、権限設定などの機能によって、安全にデータを管理できます。 アプリ連携 Google WorkspaceやSlack、Zoomなど、ビジネスに欠かせない様々なアプリとの連携が可能です。 このように、Boxの無料版ではファイル管理をはじめとする業務の効率化を実現する機能が備わっています。ただし、1名のみの利用に限定されており、ストレージ容量などの制限もあるため、チームでの利用や大容量のデータを扱う方には向いていません。 Boxの新プラン「Enterprise Advanced」でできること Enterprise Advancedは、2025年1月15日にリリースされたBoxの新プランです。2025年8月には最新のOpenAIモデル「GPT-5」がAI機能に組み込まれ、文書管理や業務自動化などさまざまな業務に活用できるようになりました。 以下は、Enterprise Advancedプランで提供されている主な機能です。 機能 内容 Box Apps ノーコードでアプリケーションを作成できる機能です。カスタマイズ可能なダッシュボードやメタデータビュー、ワークフローを活用して業務手順を効率化します。 Box AI Studio 企業独自のAIエージェントを作成できる機能です。使用する言語モデルは、Azure OpenAIやAWS Bedrockなどの最新モデルからエージェント用に選択できます。 Box Doc Gen ドキュメントを自動生成できる機能です。任意のデータソースから情報を取り込み、条件付き書式や表、画像などを含むテンプレートに基づいたカスタムドキュメントを、短時間で生成できます。 Box Forms テキスト入力やチェックボックス、ドロップダウンなどのフォームフィールドをドラッグ＆ドロップで配置し、Webフォームを簡単に作成できる機能です。 Box Archive コンプライアンス要件に準拠した状態で、コンテンツを長期間にわたって保管できる機能です。 Box AI for Metadata 文書から作成者や期限などのメタデータを高精度に自動抽出できます。50ページ超の複雑文書にも対応できます。 Box AI for Mobile モバイルアプリ上でのAI操作の応答精度を向上させ、対話履歴の管理なども可能です。 Box Automate ノーコード／ローコードでワークフローを作成できます。AIでリアルタイムにタスク振り分けも可能です。 Box AI抽出 エージェント 高度な推論モデルを活用し、多数のメタデータフィールドを高精度で抽出できます。 以上の機能以外にも、業務を効率化する便利な機能が豊富に備わっています。ただし、AI関連機能は用途が多様なため使いづらさを感じる場合もあり、社内に浸透させるには直感的に操作できる「ナレカン」のようなツールの導入がおすすめです。 参考：Box｜Enterprise Advanced 参考：Box｜Box Enterprise Advancedとは 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の特徴・メリット ここでは、Boxの特徴やメリットを紹介します。以下の理由から、Boxは世界中の多くのユーザーに利用されているのです。 （1）強固なセキュリティ 1つ目の特徴は、高度なセキュリティです。 Boxでは「アクセス統計」でユーザーのアクションを確認したり、「ユーザー権限設定」や「二段階認証機能」で機密情報を保護したりできます。加えて、「電子透かし埋め込み機能」によって、ファイルの不正コピーを防げるので社外とのやりとりにも安心です。 また、Boxの”強固なセキュリティ体制”は、ファイルを多く扱う企業にとって心理的な安心にもつながるなどの副次的なメリットも得られます。 （2）ほかのアプリとの連携（API連携） 2つ目の特徴は、豊富な外部アプリと連携（API連携）できることです。 Boxは、Microsoft365やSlackなどの様々なアプリと連携できます。そのため、たとえば「ファイルなどのストック情報をBoxで管理して、フロー情報はチャットツールで共有する」といった活用方法が、多くの企業で取り入れられているのです。 ただし、この場合、情報を確認するにはアプリを切り替えなければならず、スピードが求められるビジネスでは不便に感じかねません。そこで、昨今では、ストック/フロー情報を一元管理できる「ナレカン」のようなアプリを導入する企業が増えています。 （3）ストレージ容量が大きい 3つ目の特徴は、無料プランではストレージ容量が10GBまで使用でき、有料プランでは容量が無制限で使えることです。 Boxでは、無料プランでも10GB（写真約30,000枚分）までストレージを利用できます。また、1ファイルあたり250MBのアップロード上限以内であれば、ファイルの保存・管理に関する基本機能はすべて使えるのです。 さらに、有料プランは大人数で使えるうえ、ストレージ容量も無制限なので、資料が大量にあり保存方法に悩んでいる方におすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要注意！「Box」を使うデメリット ここでは、Boxのデメリットを解説します。導入を判断するときは、メリットだけでなくデメリットも考慮しなければなりません。 （1）ファイル管理が面倒 1つ目のデメリットは、ファイル管理が面倒なことです。 Boxは文書をファイル形式で管理するので、ファイルの名前を工夫したり、バージョン管理したりする手間がかかります。また、キーワード検索で見たい情報を探すときは、都度ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。 その結果、必要な資料をすぐに見つけられず、会議準備や申請書作成などの業務が滞る恐れがあります。つまり、Boxには、ファイル管理が面倒で、目的の文書がすぐに見つからないという欠点があるのです。 （2）多機能で使いづらい 2つ目のデメリットは、多機能ゆえに使いづらい点です。 Boxには、AIを活用した便利な機能が多く備わっています。一方で、ITに不慣れな社員にとっては機能が複雑だと使い慣れるのに時間がかかる可能性があり、継続的な運用が困難になってしまいます。 とくに、大規模企業では、働く人のITリテラシーに差があるため、一部の人しか使いこなせないアプリではそのうち形骸化していきます。そのため、自社に浸透するかを十分に検討しましょう。 （3）サポート対象が限定的 3つ目のデメリットは、サポート対象が限定的である点です。 Boxでは、各種管理業務の代行作業やBoxが提供していないネットワークに関する問い合わせができず、多くの文書を自分で管理しなければなりません。加えて、契約前の顧客からの問い合わせも受け付けていないため、自社に合うかどうかの判断が難しいです。 したがって、重要な書類を管理するには、ツールの不具合や疑問点をすばやく解決できる体制が必須です。そこで、初期導入時のセットアップから運用中の疑問解消まで、充実したサポートが受けられる「ナレカン」のようなツールを使うと安心です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ これで安心！「Box」のデメリットを解消するおすすめのアプリ 以下では、Boxのデメリットを解消するおすすめのアプリをご紹介します。 Boxを使うと、あらゆるファイルを一元管理できますが、ファイル管理が煩雑になりやすいデメリットがあります。そのため、様々な文書を扱うビジネスでは、「似た名前のファイルが乱立して、欲しいファイルが見つからない」といった事態が起きやすいです。 したがって、社内の文書管理には「情報を見やすく整理できるツール」を使うべきです。ただし、AI機能があっても使いこなせなければ意味がないので「誰でもサクサク検索できるツール」を使い、ファイルが増えても必要な情報がすぐに探せる体制を整えましょう。 結論、Boxのデメリットを解消するには、ファイル量が増えても見やすく整理できるうえ、欲しい情報に即アクセス可能なアプリ「ナレカン」一択です。 ナレカンには、テキストやファイル、画像などのあらゆる情報を簡単に残せるうえ「ファイル内検索」や「画像検索」で欲しい情報が瞬時に見つかります。そのため「マニュアルや資料が社内に散在してどこにあるかわからない」事態を解消できるのです。 最も簡単に全社の情報を管理できるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの断捨離機能＞ ここでは、社内のノウハウやファイル整理に役立つナレカンの「断捨離機能」について紹介します。 社内情報が蓄積されると何年も使われていないファイルが増え、最新の情報と混在する恐れがあります。そこで、「断捨離機能」を使えば、一定期間閲覧されていない「記事」を絞り込めるので、情報をフレッシュな状態で保管できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初級編】「Box」の基本的な使い方 ここでは、Boxをはじめて利用する方に向けて、Boxの基本的な使い方を解説します。画像付きで説明するので、導入を考えている担当者の方は必見です。 使い方1｜Boxの無料登録・ログイン Boxの公式ホームページから登録して、無料アカウント（個人利用のみ）を作る方法は以下の通りです。 （1）公式ホームページ右上にある [サインアップ] をクリックします。 （2）プラン選択ページに遷移するので、[個人または小規模組織] をクリックしましょう。 （3）料金プラン表から、無料プランの [サインアップ] をクリックします。 （4）氏名とメールアドレス、パスワードを入力し、チェックをつけたら登録完了です。 ※登録したアドレスに送信されたリンクからサインインして、以下の画面になったらログインできます。実際に使用を開始するには、右下の[Let’s Go]をクリックしましょう。 なお、英語表記を日本語表記に変更する場合は、右上のアイコンをクリックして、[Account Settings] を選択します。設定画面が開くので、[Language] を日本語にすれば日本語への変更完了です。 使い方2｜フォルダの作成 （1）下図は、Boxにログインしたあとのスタートページです。スタートページ右上にある [新規] をクリックして、[フォルダ] を選択します。 （2）フォルダ名や共有相手などを入力して [作成] をクリックすると、新しいフォルダが表示されます。 使い方3｜ファイルのアップロード・ダウンロード ＜アップロード＞ （1）ページ右上にある [新規] から、[ファイルアップロード] を選択します。 （2）PCのフォルダ管理画面に遷移するので、アップロードをしたいファイルを選んで [開く] をクリックしましょう。 （2）以下のように、ファイルがアップロードされていれば完了です。 ＜ダウンロード＞ （1）ダウンロードしたいファイルを右クリックして [ダウンロード] を選択します。 使い方4｜ファイルの共有 （1）共有したいファイルにカーソルを合わせて、矢印の形の [共有] アイコンをクリックします。 （2）メールで共有する場合はメールアドレスを入力し、リンクで共有をする場合はリンクをコピーして送信します。 上記のように、リンクを生成したり招待したりすることで、個別の権限を制限しながら、社外の人ともファイルを共有できます。そのため、顧客への資料送付や外注先とのファイルのやりとりをBoxだけで済ませられるのです。 使い方5｜ファイルの更新 ファイルの更新とは、同じ共有リンクでファイルを上書きできる機能です。そのため、ファイルの中身を更新したときにリンクを送り直す必要がありません。 ファイルを更新するには、更新したいファイルにカーソルを合わせて右クリックし、[新しいバージョンをアップロード] をクリックしましょう。 使い方6｜ファイルの復元 Boxでは、一度削除したファイルを復元できます。復元するには、ページ左側の [ごみ箱] をクリックして復元したいものを右クリックし、[復元] を選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【応用編】「Box」のさらに便利な使い方 以下では、Boxをさらに使いこなす3つの方法をご紹介します。セキュリティ性を高めたい方や、仕事の効率を向上させたい方は必見です。 使い方1｜7種類のアクセス権限を使い分ける ビジネス向けの有料プランを契約すると、以下7種類の権限を使い分けた、厳格なアクセス制限ができるようになります。 ＜アクセスレベル＞ ＜特徴＞ 共同所有者 共同所有者は、フォルダの所有者を変更できないものの、編集者と同じ読み取り/書き込みアクセス権限を持つ 編集者 フォルダまたはファイルに対するすべての読み取り/書き込みアクセス権限を持つ ビューアー/アップローダー フォルダに対するすべての読み取りアクセス権限と、限定的な書き込みアクセス権限を持つ プレビューアー /アップローダー プレビューアーとアップローダーを組み合わせたアクセス権限を持つ ビューアー フォルダまたはファイルに対する読み取りアクセス権限を持つ プレビューアー 限定的な読み取りアクセス権限を持つ アップローダー 限定的な書き込みアクセス権限を持つ このように、Boxではユーザーの属性に合わせて、ファイルやフォルダのアクセス権限を詳細に設定できます。そのため、「誤ってファイルが書き換えられてしまった」といったトラブルを防げるのです。 参考：Box Support｜コラボレータの権限レベルについて 使い方2｜通知メールを設定する 通知メールを設定すると、ファイルを開かずリアルタイムで操作状況を把握できます。通知を設定するには、アイコンをクリックして　[アカウント設定]　を選択しましょう。 [通知] を選択して、受け取りたい通知にチェックを入れて保存すれば完了です。 使い方3｜オフラインで編集する 引用：Box Driveの公式HP 拡張機能である「Box Drive」を使うと、Boxに保存されているデータをオンライン・オフライン問わず編集できるようになります。 「Box Sync」というBox Driveと同じ機能を持ったアプリがありますが、Box Driveの方が新しく、公式ページではBox SyncからBox Driveに移行するよう推奨されています。 ローカル環境でのファイル編集と同じ操作感なので、Boxを起動しなくてもスムーズにファイル編集ができる点がメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の口コミ・評判 以下では、「Box」の口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の声も参考にすることが大切です。 ※こちらで紹介する口コミ・評判は、ITreview＞Boxより引用しています。 Boxの良い口コミ・評判 はじめに、「Box」の良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「高セキュリティで安心」「大容量のデータを残せる」という声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2025年10月06日） 業務上、商品画像を大量にやり取りするケースがあり、データの受け取りや共有に便利に利用できています。特に複数社からまとめて画像をアップしてもらう際はかなり役に立ちました。 非公開ユーザー（投稿日：2025年10月06日） オンラインストレージなので、外部利用者へのファイル共有もリンク払い出しで容易に行えます。リンクは期限付きなので、セキュリティも高いです 非公開ユーザー（投稿日：2025年10月03日） ストレージの容量が無制限なため、動画や3DCADデータなどサイズが大きいファイルでもを気にせず利用できるのは非常に助かっています。また、マルチデバイス対応なので、外出先でも資料をすぐに確認できます。 Boxの改善点に関する口コミ・評判 次に、「Box」の改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「操作性が直感的でない」「AI機能の精度にばらつきがある」という声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2025年09月30日） 今では慣れましたが、利用開始時は社外との連携の際の設定に時間がかかったため、より直観的な設定やフォルダ作成が可能になるとより活用しやすいと思います。 非公開ユーザー（投稿日：2025年09月30日） 同期速度の課題：大容量ファイルや多数ファイルのアップロード・ダウンロードで時間がかかる場合がある。 他ツールとの連携設定の手間：SlackやTeamsなどとの連携設定が初心者には少し難しい場合がある。 非公開ユーザー（投稿日：2025年09月22日） 生成AIの要約は便利ですが、まだ精度にばらつきがあり、専門用語や業界特有の文脈は取りこぼすことがあります。そのまま鵜呑みにできるレベルではないため、今後は業種ごとにカスタマイズされたモデルを選べるとありがたいです。 社内のITリテラシーに差があると、操作が直感的でないツールは導入しても浸透しません。そこで、「ナレカン」のように直感的に操作できて、AI検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツールを利用すると、全員が利用できるため導入後の運用もスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Boxに関するよくある質問 ここでは、Boxに関するよくある質問を解説します。以下を参考に、Boxにおける疑問を解消しましょう。 質問1｜Boxの利用シーンは？ Boxのビジネスでの利用シーンは以下が挙げられます。 脱ハンコリレー 定型業務の自動化 契約業務の電子化 プロジェクトフォルダ作成の自動化 QRコードを通してBox内コンテンツを活用 Boxでは承認業務をツール内で完結させられるだけではなく、タスクの振り分けなどの定型作業を自動化できます。ぜひ、Boxの基本機能を押さえ、上記の活用事例を参考にしてみましょう。 Box活用例(ユースケース)を知ろう 質問2｜Boxは日本語対応している？ Boxは日本語に対応しており、[アカウント設定]から任意の言語に変更できます。 また、日本語を含む複数の言語でのサポートも提供されています。Boxはオンラインで米国法人から直接購入できますが、日本語でのサポートを受けたい場合は、日本の代理店を通じて購入するのがおすすめです。 質問3｜Boxは個人利用できる？ Boxは個人でも利用可能で、個人・チーム向けの無料/有料プランが用意されています。 無料プランでは基本的なファイル管理機能を利用可能です。また、有料プランにアップグレードすると、より多くのストレージや高度な機能を利用できます。 個人でもビジネス向けプランを契約することは可能ですが、チームや企業向けに設計されているため、用途に応じて適切なプランを選びましょう。 質問4｜なぜ容量無制限なのか？ BoxのBusinessプラン以上では、データ容量が無制限で利用できます。理由としては、Businessプラン以上は法人向けに設置されたプランなので、多くのファイル保存が必要になるからです。 ただし、無料プランなどの個人向けプランは容量が10GB～と制限があります。そのため、個人向けプランでファイルがデータ容量を圧迫する場合は、法人向けプランへの移行を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の使い方や料金・評判まとめ ここまで、「Box」の使い方や料金、評判を網羅的に解説しました。 Boxは大容量のデータを保存できる多機能なオンラインストレージで、世界中の企業に導入されています。しかし、「ファイル管理が面倒」というデメリットや「直感的に操作できない」といった口コミもあり、保管できても運用が難しいのが課題です。 そこで、「あらゆる情報を見やすく整理できるツール」を導入しましょう。とくに、情報を運用しやすくするには、「高精度の検索機能を備えたツール」を選んでアクセス性を高めることが重要です。 結論、Boxのよりも情報管理に最適なのは、あらゆる情報を一元管理し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、面倒なファイル管理から脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 データをBoxに移行する方法とは？注意点やおすすめツールも解説 一方で、「Boxの導入を検討しているが、自社に合っているか判断できずにいる」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Boxの使い方や料金、評判を網羅的にご紹介します。 Boxの機能や価格を参考に自社でも導入すべきか判断したい Boxの使い方を基本～応用まで幅広く知りたい Boxよりも簡単にファイル管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Boxの概要が詳しく分かるだけでなく、最も簡単に文書管理できる方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単に解説】「Box」とは 以下では、「Box」の特徴や機能を解説します。「ほかのクラウドストレージとの違いが分からない」という方は必見です。 Boxと「他のクラウドストレージ」の違い 引用：Boxの公式サイト Boxは、世界トップレベルのシェアを誇る、アメリカ発の「クラウドストレージ」です。 Boxはセキュリティの高いツールで、「ログ管理」や「7段階の細かい管理者権限」などによって、ほかのクラウドストレージツールよりも安全性が高いのが特徴です。また、必要に応じて「AIを使った不正アクセス検知」などのオプションも追加できます。 このように、Boxは数あるクラウドストレージのなかでも安全性が高い設計で、ビジネスでも安心して使えるサービスです。 ・Boxの公式サイトはこちら ・App Storeからダウンロードはこちら ・Google Play ストアからダウンロードはこちら Boxの機能 Boxの代表的な機能は以下の通りです。（※表は左右にスクロール可） ＜機能＞ ＜内容＞ ＜対応プラン＞ ファイル管理 フォルダを作成して、そのなかにファイルを格納・共有する基本機能です。 すべてのプラン Box Drive ブラウザを経由せずに、デスクトップから直接Boxにアクセスするためのサービスです。オフラインでもファイルを閲覧・編集できます。 すべてのプラン（無料でダウンロード可能） Box Sign BoxのWebアプリから、署名依頼を組み込んだファイルを任意のメンバーに送信できる機能です。外部の営業ツールなどとの連携もできます。 すべてのプラン Box Canvas 複数人が同時にファイルを編集できる、ホワイトボード機能です。チャットや付箋紙、投票の機能を備えています。 すべてのプラン Box Relay 「ファイルに紐づいたタスクを完了する」などのワークフローを作れる機能です。業務の全体像が分かりやすくなります。 「Business」以上 このように、Boxを使うとファイル管理だけでなく、ファイルに紐づいた様々な業務を効率化できます。ただし、一部の機能は特定のプランのみで利用可能なので、用途を明確にしたうえで適切な料金プランを選びましょう。 Boxの料金プラン こちらは、Boxの料金プランの一覧表です。大きく分けて、個人利用のみの無料アカウントと、複数人向けの有料アカウントが用意されています。（※表は左右にスクロール可） 参照：Boxの料金ページ 料金プラン 料金（月額） 容量 特徴 個人・小規模組織向け Individual 無料 10GB ・ファイルアップロード上限:250MB ・ユーザー数：1名のみ Personal Pro ¥1,390.40 100GB ・ファイルアップロード上限:5GB ・ユーザー数：1名のみ Business Starter ¥636.90/ユーザー/月（月払い） 100GB/ユーザー ・ファイルアップロード上限:2GB ・ユーザー数：3名以上10名まで ・細かいアクセス制御、共有権限 ・SSLおよび保存データ暗号化 Businessプラン Business ¥2,084.50/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:5GB ・ユーザー数：3名以上 ・Active DirectoryおよびSSO(シングルサインオン)の統合 ・データ漏洩防止 Business Plus ¥3,473.80/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:15GB ・ユーザー数：3名以上 ・ユーザーアクティビティの追跡 ・管理権限の委任 Enterprise ¥4,864.20/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:50GB ・ユーザー数：3名以上 ・電子透かし ・無制限の統合(DLP、eDiscoveryを含む) Enterprise Plus ¥6,600/ユーザー/月（年払い） 上限なし ・Enterpriseプランの全機能 ・ユーザー数：3名以上 ・各種API利用可能 ・AIを含むの全機能が利用可能 以上のように、プランごとに機能やセキュリティは異なるので、表を参考にどのプランが適しているか検討しましょう。とくに、無料プランを使えるのは1ユーザーのみなので、ビジネスで導入する場合は注意が必要です。 Boxの無料プランでできること Boxの無料版でできることは、以下が挙げられます。（※表は左右にスクロール可） ＜機能＞ ＜内容＞ ストレージ容量 無料版では、10GBのストレージ容量が提供されます。 ファイルのアップロード・共有 最大250MBのファイルをアップロードでき、他のユーザーとも共有可能です。 ファイル管理と整理 フォルダを作成し、ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルを整理できます。 モバイルアプリ Boxのモバイルアプリを使って、スマートフォンやタブレットからもファイルにアクセスしたり、アップロードしたりできます。 セキュリティ データの暗号化や二段階認証、権限設定などの機能によって、安全にデータを管理できます。 アプリ連携 Google WorkspaceやSlack、Zoomなど、ビジネスに欠かせない様々なアプリとの連携が可能です。 このように、Boxの無料版ではファイル管理をはじめとする業務の効率化を実現する機能が備わっています。ただし、1名のみの利用に限定されており、ストレージ容量などの制限もあるため、チームでの利用や大容量のデータを扱う方には向いていません。 BOXの新プラン「Enterprise Advanced」でできること Enterprise Advancedとは、2025年1月15日にリリースされたBoxの新プランです。このプランでは、企業のコンテンツ管理を強化するための、AIを活用した高度な機能を利用できます。 以下は、Enterprise Advancedプランで提供されている主な機能です。 ＜機能＞ ＜内容＞ Box Apps ノーコードでアプリケーションを作成できる機能です。カスタマイズ可能なダッシュボードやメタデータビュー、ワークフローを活用して業務手順を効率化します。 Box AI Studio 企業独自のAIエージェントを作成できる機能です。使用する言語モデルは、Azure OpenAIやAWS Bedrockなどの最新モデルからエージェント用に選択できます。 Box Doc Gen ドキュメントを自動生成できる機能です。任意のデータソースから情報を取り込み、条件付き書式や表、画像などを含むテンプレートに基づいたカスタムドキュメントを、短時間で生成できます。 Box Forms テキスト入力やチェックボックス、ドロップダウンなどのフォームフィールドをドラッグ＆ドロップで配置し、Webフォームを簡単に作成できる機能です。（2025年第1四半期にリリース予定） Box Archive コンプライアンス要件に準拠した状態で、コンテンツを長期間にわたって保管できる機能です。（2025年上半期にリリース予定） 以上の機能以外にも、業務を効率化する便利な機能が豊富に備わっています。ただし、一部の機能はまだリリースされていないため、自社に必要な機能が揃っているかを見極めながら慎重に検討しましょう。 参考：Box｜Enterprise Advanced 参考：Box｜Box Enterprise Advancedとは 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の特徴・メリット ここでは、Boxの特徴やメリットを紹介します。以下の理由から、Boxは世界中の多くのユーザーに利用されているのです。 （1）強固なセキュリティ 1つ目の特徴は、高度なセキュリティです。 Boxでは「アクセス統計」でユーザーのアクションを確認したり、「ユーザー権限設定」や「二段階認証機能」で機密情報を保護したりできます。加えて、「電子透かし埋め込み機能」によって、ファイルの不正コピーを防げるので社外とのやりとりにも安心です。 また、Boxの”強固なセキュリティ体制”は、ファイルを多く扱う企業にとって心理的な安心にもつながるなどの副次的なメリットも得られます。 （2）ほかのアプリとの連携（API連携） 2つ目の特徴は、豊富な外部アプリと連携（API連携）できることです。 Boxは、Microsoft365やSlackなどの様々なアプリと連携できます。そのため、たとえば「ファイルなどのストック情報をBoxで管理して、フロー情報はチャットツールで共有する」といった活用方法が、多くの企業で取り入れられているのです。 ただし、情報を確認するにはアプリを切り替えなければならず、スピードが求められるビジネスでは不便に感じかねません。そこで、昨今では、ストック/フロー情報を一元管理できる「ナレカン」のようなアプリを導入する企業が増えています。 （3）ストレージ容量が大きい 3つ目の特徴は、無料プランではストレージ容量が10GBまで使用でき、有料プランでは容量が無制限で使えることです。 Boxでは、無料プランでも10GB（写真約30,000枚分）までストレージを利用できます。また、1ファイルあたり250MBのアップロード上限以内であれば、ファイルの保存・管理に関する基本機能はすべて使えるのです。 さらに、有料プランは大人数で使えるうえ、ストレージ容量も無制限なので、資料が大量にあり保存方法に悩んでいる方におすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要注意！「Box」を使うデメリット ここでは、Boxのデメリットを解説します。導入を判断するときは、メリットだけでなくデメリットも考慮しなければなりません。 （1）ファイル管理が面倒 1つ目のデメリットは、ファイル管理が面倒なことです。 Boxは文書をファイル形式で管理するので、ファイルの名前を工夫したり、バージョン管理したりする手間がかかります。また、キーワード検索で見たい情報を探すときは、都度ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。 このように、Boxはファイル管理が面倒で、目的の文書がすぐに見つからない欠点があります。一方、超高精度の「検索機能」を搭載したノート型情報管理ツールの「ナレカン」であれば、ファイルを開く手間なしで簡単に情報を探し出せるのです。 （2）多機能で使いづらい 2つ目のデメリットは、多機能ゆえに使いづらい点です。 Boxには、AIを活用した便利な機能が多く備わっています。一方で、ITに不慣れな社員にとっては機能が複雑だと使い慣れるのに時間がかかる可能性があり、継続的な運用が困難になってしまいます。 とくに、大規模企業では、働く人のITリテラシーに差があるため、一部の人しか使いこなせないアプリではそのうち形骸化していきます。そのため、自社に浸透するかを十分に検討しましょう。 （3）サポート対象が限定的 3つ目のデメリットは、サポート対象が限定的である点です。 Boxでは、各種管理業務の代行作業やBoxが提供していないネットワークに関する問い合わせができず、多くの文書を適切に管理しなければなりません。加えて、契約前の顧客からの問い合わせも受け付けていないため、自社に合うかどうかの判断が難しいです。 したがって、重要な書類を管理するには、ツールの不具合や疑問点を素早く解決できる体制が必須です。そこで、初期導入時のセットアップから運用中の疑問解消まで、充実したサポートが受けられる「ナレカン」のようなツールを使うと安心です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ これで安心！「Box」のデメリットを解消するおすすめのアプリ 以下では、Boxのデメリットを解消するおすすめのアプリをご紹介します。 Boxを使うと、あらゆるファイルを一元管理できますが、ファイル管理が煩雑になりやすいデメリットがあります。そのため、様々な文書を扱うビジネスでは、「似た名前のファイルが乱立して、欲しいファイルが見つからない」といった事態が起きやすいです。 したがって、社内の文書管理には「情報を見やすく整理できるツール」を使うべきです。ただし、たとえAI機能があっても使いこなせなければ意味がないので「誰でも、サクサク検索できるツール」を使い、ファイルが増えても必要な情報がすぐに探せる体制を整えましょう。 結論、Boxのデメリットを解消するには、ファイル量が増えても見やすく整理できるうえ、欲しい情報に即アクセス可能なアプリ「ナレカン」一択です。 ナレカンには、テキストやファイル、画像などのあらゆる情報を簡単に残せるうえ、「ファイル内検索」や「画像検索」で欲しい情報が瞬時に見つかります。そのため、「マニュアルや資料が社内に散在してどこにあるかわからない」事態を解消できるのです。 最も簡単に全社の情報を管理できるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの断捨離機能＞ ここでは、社内のノウハウやファイル整理に役立つナレカンの「断捨離機能」について紹介します。 社内情報が蓄積されると何年も使われていないファイルが増え、最新の情報と混在する恐れがあります。そこで、「断捨離機能」を使えば、一定期間閲覧されていない「記事」を絞り込めるので、情報をフレッシュな状態で保管できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初級編】「Box」の基本的な使い方 ここでは、Boxをはじめて利用する方に向けて、Boxの基本的な使い方を解説します。画像付きで説明するので、導入を考えている担当者の方は必見です。 使い方1｜Boxの無料登録・ログイン Boxの公式ホームページから登録して、無料アカウント（個人利用のみ）を作る方法は以下の通りです。 （1）公式ホームページ右上にある [サインアップ] をクリックします。 （2）プラン選択ページに遷移するので、[個人または小規模組織] をクリックしましょう。 （3）料金プラン表から、無料プランの [サインアップ] をクリックします。 （4）氏名とメールアドレス、パスワードを入力し、チェックをつけたら登録完了です。 ※登録したアドレスに送信されたリンクからサインインして、以下の画面になったらログインできます。実際に使用を開始するには、右下の[Let’s Go]をクリックしましょう。 なお、英語表記を日本語表記に変更する場合は、右上のアイコンをクリックして、[Account Settings] を選択します。設定画面が開くので、[Language] を日本語にすれば日本語への変更完了です。 使い方2｜フォルダの作成 （1）下図は、Boxにログインしたあとのスタートページです。スタートページ右上にある [新規] をクリックして、[フォルダ] を選択します。 （2）フォルダ名や共有相手などを入力して [作成] をクリックすると、新しいフォルダが表示されます。 使い方3｜ファイルのアップロード・ダウンロード ＜アップロード＞ （1）ページ右上にある [新規] から、[ファイルアップロード] を選択します。 （2）PCのフォルダ管理画面に遷移するので、アップロードをしたいファイルを選んで [開く] をクリックしましょう。 （2）以下のように、ファイルがアップロードされていれば完了です。 ＜ダウンロード＞ （1）ダウンロードしたいファイルを右クリックして [ダウンロード] を選択します。 使い方4｜ファイルの共有 （1）共有したいファイルにカーソルを合わせて、矢印の形の [共有] アイコンをクリックします。 （2）メールで共有する場合はメールアドレスを入力し、リンクで共有をする場合はリンクをコピーして送信します。 上記のように、リンクを生成したり招待したりすることで、個別の権限を制限しながら、社外の人ともファイルを共有できます。そのため、顧客への資料送付や外注先とのファイルのやりとりをBoxだけで済ませられるのです。 使い方5｜ファイルの更新 ファイルの更新とは、同じ共有リンクでファイルを上書きできる機能です。そのため、ファイルの中身を更新したときにリンクを送り直す必要がありません。 ファイルを更新するには、更新したいファイルにカーソルを合わせて右クリックし、[新しいバージョンをアップロード] をクリックしましょう。 使い方6｜ファイルの復元 Boxでは、一度削除したファイルを復元できます。復元するには、ページ左側の [ごみ箱] をクリックして復元したいものを右クリックし、[復元] を選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【応用編】「Box」のさらに便利な使い方 以下では、Boxをさらに使いこなす3つの方法をご紹介します。セキュリティ性を高めたい方や、仕事の効率を向上させたい方は必見です。 使い方1｜7種類のアクセス権限を使い分ける ビジネス向けの有料プランを契約すると、以下7種類の権限を使い分けた、厳格なアクセス制限ができるようになります。 ＜アクセスレベル＞ ＜特徴＞ 共同所有者 共同所有者は、フォルダの所有者を変更できないものの、編集者と同じ読み取り/書き込みアクセス権限を持つ 編集者 フォルダまたはファイルに対するすべての読み取り/書き込みアクセス権限を持つ ビューアー/アップローダー フォルダに対するすべての読み取りアクセス権限と、限定的な書き込みアクセス権限を持つ プレビューアー /アップローダー プレビューアーとアップローダーを組み合わせたアクセス権限を持つ ビューアー フォルダまたはファイルに対する読み取りアクセス権限を持つ プレビューアー 限定的な読み取りアクセス権限を持つ アップローダー 限定的な書き込みアクセス権限を持つ このように、Boxではユーザーの属性に合わせて、ファイルやフォルダのアクセス権限を詳細に設定できます。そのため、「誤ってファイルが書き換えられてしまった」といったトラブルを防げるのです。 参考：Box Support｜コラボレータの権限レベルについて 使い方2｜通知メールを設定する 通知メールを設定すると、ファイルを開かずリアルタイムで操作状況を把握できます。通知を設定するには、アイコンをクリックして　[アカウント設定]　を選択しましょう。 [通知] を選択して、受け取りたい通知にチェックを入れて保存すれば完了です。 使い方3｜オフラインで編集する 引用：Box Driveの公式HP 拡張機能である「Box Drive」を使うと、Boxに保存されているデータをオンライン・オフライン問わず編集できるようになります。 「Box Sync」というBox Driveと同じ機能を持ったアプリがありますが、Box Driveの方が新しく、公式ページではBox SyncからBox Driveに移行するよう推奨されています。 ローカル環境でのファイル編集と同じ操作感なので、Boxを起動しなくてもスムーズにファイル編集ができる点がメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の口コミ・評判 以下では、「Box」の口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の声も参考にすることが大切です。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判は、ITreview＞Boxより引用しています。 Boxの良い口コミ・評判 はじめに、「Box」の良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「高セキュリティで安心」「大容量のデータを残せる」という声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2025年07月15日） 高いセキュリティ機能と管理の柔軟性にあります。特に企業利用においては、細かいアクセス権限設定や監査ログが充実しているため、情報漏洩リスクを最小限に抑えられる点が安心です。 非公開ユーザー（投稿日：2025年07月14日） 複数のユーザーが共同作業しやすく、社内外とファイル共有が容易で、Microsoft 365などのビジネスツールとの連携ができるので業務効率を向上できる。 非公開ユーザー（投稿日：2025年07月03日） 細かな権限設定や共有リンクがファイル単位で設定可能で安心してデータを保存できます。 また、容量無制限なので容量の大小を気にする必要がなくストレスフリーで利用できます。 Boxの改善点に関する口コミ・評判 次に、「Box」の改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「操作性が直感的ではない」「AI機能がわかりづらい」という声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2025年07月15日） スマホアプリの操作性です。特にファイルの移動や整理、複数ファイルの一括操作が直感的でなく、慣れるまで時間がかかるユーザーが多い印象です。 非公開ユーザー（投稿日：2025年7月10日） 問い合わせが一番権限の強い管理者からしかできず、日本語対応をしていないのはやや不便 非公開ユーザー（投稿日：2025年01月30日） AI機能が分かりづらい。現時点では活用方法が見いだせていない。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Boxに関するよくある質問 ここでは、Boxに関するよくある質問を解説します。以下を参考に、Boxにおける疑問を解消しましょう。 質問1｜Boxの利用シーンは？ Boxのビジネスでの利用シーンは以下が挙げられます。 脱ハンコリレー 定型業務の自動化 契約業務の電子化 プロジェクトフォルダ作成の自動化 QRコードを通してBox内コンテンツを活用 Boxでは承認業務をツール内で完結させられるだけではなく、タスクの振り分けなどの定型作業を自動化できます。ぜひ、Boxの基本機能を押さえ、上記の活用事例を参考にしてみましょう。 Box活用例(ユースケース)を知ろう 質問2｜Boxは日本語対応している？ Boxは日本語に対応しており、[アカウント設定]から任意の言語に変更できます。 また、日本語を含む複数の言語でのサポートも提供されています。Boxはオンラインで米国法人から直接購入できますが、日本語でのサポートを受けたい場合は、日本の代理店を通じて購入するのがおすすめです。 質問3｜Boxは個人利用できる？ Boxは個人でも利用可能で、個人・チーム向けの無料/有料プランが用意されています。 無料プランでは基本的なファイル管理機能を利用可能です。また、有料プランにアップグレードすると、より多くのストレージや高度な機能を利用できます。 個人でもビジネス向けプランを契約することは可能ですが、チームや企業向けに設計されているため、用途に応じて適切なプランを選びましょう。 質問4｜なぜ容量無制限なのか？ BoxのBusinessプラン以上では、データ容量が無制限で利用できます。理由としては、Businessプラン以上は法人向けに設置されたプランなので、多くのファイル保存が必要になるからです。 ただし、無料プランなどの個人向けプランは容量が10GB～と制限があります。そのため、個人向けプランでファイルがデータ容量を圧迫する場合は、法人向けプランへの移行を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の使い方や料金・評判まとめ ここまで、「Box」の使い方や料金、評判を網羅的に解説しました。 Boxは大容量のデータを保存できる多機能なオンラインストレージで、世界中の企業に導入されています。しかし、「ファイル管理が面倒」というデメリットや「直感的に操作できない」といった口コミもあり、保管できても運用が難しいのが課題です。 そこで、「あらゆる情報を見やすく整理できるツール」を導入しましょう。とくに、情報を運用しやすくするには、「高精度の検索機能を備えたツール」を選んでアクセス性を高めることが重要です。 結論、Boxのよりも情報管理に最適なのは、あらゆる情報を一元管理し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、面倒なファイル管理から脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 データをBoxに移行する方法とは？注意点やおすすめツールも解説