オーバーワークの正体は仕事の多さではない？脱属人化の仕組みづくり
業務量が多かったり、定時で帰れない雰囲気があったりして残業時間が増えてしまうと、心身に不調が生じ、かえってパフォーマンスが低下してしまいます。
しかし、なかには「オーバーワークする原因が分からず、業務効率を高められずにいる」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事でオーバーワークする原因と解決策を中心にご紹介します。
- 周囲の期待に応えようとして業務を断れず、キャパシティを超えている中堅社員
- メンバーのオーバーワークをなんとか止めたいと考えている部署長
- 社内全体でオーバーワークが常態化しているが、その解決策が分からない管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、オーバーワークを止めるための方法が分かり、従業員の負担軽減につなげられます。
目次
仕事でのオーバーワークとは？
仕事におけるオーバーワークとは、残業や休日出勤などにより必要以上に働くこと、あるいは心身に過度な負担がかかるほど働いている状態を指します。
オーバーワークが改善されなければ、過労死につながる危険もあるのです。具体的には、以下の残業時間が「過労死ライン」を越えたことになります。
- ひと月あたり80h以上の残業
- ひと月20日の勤務日数に対して、平均4h以上の残業
オーバーワークは生産性の低下を招くだけでなく、以上のような深刻な健康被害を引き起こす恐れがあります。そのため、業務体制を見直し、効率的な働き方へと切り替えることで、一刻も早く改善を図る必要があるのです。
オーバーワークを招く3つの原因とは
以下では、オーバーワークを招く3つの原因を紹介します。自社が下記の内容に当てはまっていないか確認しましょう。
自分にしかできない仕事が多すぎる
1つ目は、自分にしかできない仕事が多すぎることです。
特定のメンバーにしかできない仕事が多いと、業務が集中してしまい、当人の労働時間が増えてしまいます。しかし、マニュアルやノウハウが社内で共有されていないと、他のメンバーに業務を引き継ぐことができません。
業務の属人化を防ぐためには、社内情報を簡単に管理できる「ナレカン」のようなツールにマニュアルやノウハウを保管し、共有する必要があるのです。
今までの慣習を変えられない
2つ目は、今までの慣習を変えられないことです。
人間には、新たな改善策よりも慣れ親しんだ苦痛（長時間労働）を選んでしまう傾向があります。徹夜や休日出勤でなんとか納期を守れているという成功体験や、新たなツールを導入するハードルの高さから、フローを変えること自体がリスクだと捉えられるのです。
しかし、AI技術が凄まじいスピードで発展し続けている現代において、従来のワークフローは通用しなくなっている可能性が高いです。オーバーワークを改善するには、新たなフローを構築する勇気が必要です。
業務の可視化ができていない
3つ目は、業務の可視ができていないことです。
業務量の可視化ができていないと、特定の人に業務が偏ったり、各メンバーの業務量を調整しながら適切にタスクを割り振ることができなくなったりします。その結果オーバーワークが発生し、社員は定時で帰れなくなります。
また、社員の大半が定時で帰らなくなると、残業しないのが悪いことだという雰囲気が生まれ、定時で帰りづらくなるといった悪循環に陥ります。
オーバーワークがもたらす影響
以下では、オーバーワークがもたらす影響を3つ紹介します。具体的にどのような支障があるのか知りたい方は必見です。
パフォーマンスの劇的低下
1つ目は、パフォーマンスの劇的低下です。
睡眠不足や過労状態に陥っていると、普段なら30分ほどで終わる業務に数時間かけたり、致命的なメールの誤送信や計算ミスが発生したりします。
さらに、ミスが続いてしまうと、それをカバーするためにさらに労働時間を増やすという負の連鎖に陥ってしまうのです。
教育コストの増大
2つ目は、教育コストの増大です。
教育担当者がオーバーワークだと、新人への対応が雑になって放置される時間が増えます。その結果、新人の立ち上がりが遅れ、いつまでもベテランが現場を離れられなくなるのです。
また、社員が「マニュアルを作る時間があるなら1つでも多くタスクを終わらせたい」と考えていると、組織のナレッジが蓄積されません。この問題を放置すると、人が入れ替わるたびに教育コストがゼロから発生する非効率な組織となってしまいます。
欠勤職や退職者の増加
3つ目は、欠勤者や退職者の増加です。
オーバーワークが社内で常態化していると、心身に不調をきたし欠勤・退職する社員が増加します。とくに、周囲の期待に応えようと限界を超えて働き成果を出し続けていたエース社員が、ある日突然退職届を出すというケースは少なくありません。
現代は、SNSや口コミサイトで社内の労働環境が可視化されるため、一度でも「勤続率が低い」といった悪い印象を抱かれると、優秀な人材が集まらなくなるという長期的なリスクを負うおそれがあるのです。
オーバーワークを止めるための対策
以下では、オーバーワークを止めるための3つの対策について紹介します。以下の内容を仕組み化して、「残業して当たり前」という環境を変えましょう。
情報検索コストを減らす
1つ目は、情報検索コストを減らすことです。
オーバーワークだと感じる原因の多くは、業務量が多いことではなく、資料がどこに管理されているか探したり、判断基準を確認したりする時間が長引いていることです。
そのため、高精度の検索機能を使って必要な情報に即アクセスできるツールに資料を保管するのがおすすめです。
個人の頭の中にしかない情報を共有する
2つ目は、個人の頭の中にしかない情報を共有することです。
責任感の強い人ほど、多くの業務を自分で抱え込もうとします。その結果、「この人がいないと業務が回らない」という状況に陥り、オーバーワークの発生に繋がるのです。
そのため、そのメンバーの頭の中にしかない業務の手順や背景をドキュメントに記し、社内で共有する必要があります。これにより業務を分担できるようになり、オーバーワークを止められます。
AIを社内全体で活用する
3つ目は、AIを社内全体で活用することです。
AIは個人用のツールであるという認識を改め、組織のナレッジをAIに学習させます。「AIに聞けば誰でも同じクオリティで仕事ができる」状態を目指します。
とくに、保存されたマニュアルやノウハウをAIが自動で学習し、内容を引用して回答する検索機能が備わった「ナレカン」のようなツールを導入すれば、ナレッジの蓄積と活用を同時に実現できます。
【必見】仕事のオーバーワークを解消する方法
以下では、仕事のオーバーワークを解消する方法を紹介します。
特定の人間に負荷が集中していると、組織はいつか破綻します。限界を超えた現場では、命取りになるような判断ミスや、代えのきかない優秀な人材の離職という、取り返しのつかない代償を払うことになるでしょう。
マニュアルを作って共有するとしても、日々の業務に追われるなかで、情報の更新や整理を個人や手作業に頼る運用には限界があり、結局は「誰かに聞いた方が早い」という非効率なループから抜け出せません。
そこで重要なのが、社内のナレッジをAIが瞬時に回答する検索ツールの導入です。情報を探す時間を削減し、オーバーワークを回避できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、社内情報を簡単に管理・共有できるツール「ナレカン」です。ナレカンなら、業務を効率よく進めるノウハウを簡単にまとめられるほか、管理者が検索履歴やAIの回答履歴を確認できるため、社内メンバーのニーズを汲み取ってナレッジを整備していけます。
情報の管理・共有を効率化するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
オーバーワークを未然に防ぐ「チェックリスト」
「オーバーワークかも」と感じたら、以下の事項を確認しましょう。
- 「自分がやらないと」が口癖になっていないか？
- 必要な資料を探すのに、毎日15分以上費やしていないか？
- チームメンバーの今日のToDoを、全員が把握できているか？
- AIに任せられる定型業務を洗い出せているか？
以上のいずれかに当てはまっている方は、オーバーワーク目前です。先ほど紹介した「情報検索コストを減らす」「属人化した知識を共有する」「AIを活用する」などの対策をとりましょう。
仕事のオーバーワークの原因と対策まとめ
これまで、仕事のオーバーワークの原因と対策を中心に紹介しました。
仕事でオーバーワークを招く原因は、特定の人にしかできない仕事が多いこと、従来の慣習を変えられないこと、業務の可視化ができていないことです。このような問題を解決するには、情報検索コストの削減、属人化した知識の共有、AIの活用が有効です。
しかし、紙やPDFファイルでナレッジを共有しても、保管場所が分からなくなってしまうおそれがあります。そこで、検索性の高いツールに書類を蓄積すると、誰でも簡単に参照できるようになります。
結論、社内の連携に役立つのは、組織のナレッジを簡単に蓄積でき、高精度のAI検索機能で必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、オーバーワークを防止する体制を整えましょう。
