【社会人必見】議事録のメモが追いつかない？取り方のコツを紹介
議事録をスムーズに作成するには、会議中のメモが重要です。会議の要点を抽出してメモを残せば、後から内容をすぐに振り返れて、議事録を作成しやすくなるのです。
一方、「会議中にメモを上手く取れず、議事録の作成に手間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議で議事録のメモを上手く取るコツを中心にご紹介します。
- 議事録の作成が上手な人の実践しているコツを知りたい
- 議事メモが追いつかないので、取り方のポイントを押さえたい
- 議事録をわかりやすく管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、会議中にメモを上手く取るコツやヒントが分かり、分かりやすい議事録を書けるようになります。
目次
議事録とは
ここでは、議事メモをもとに作成する「議事録」の概要を解説します。議事録を作成する目的や項目を踏まえて、効果的なメモを取れるようにしましょう。
議事録を作成する目的
議事録を作成する目的として、以下の3つが挙げられます。
- 会議の決定事項を共有する
- タスクと期限を確認する
- 備忘録にする
議事録の目的のひとつは、決定事項や経緯を共有することです。議事録によって、会議の参加者だけでなく、参加していないメンバーにも正確に情報を伝えられます。
議事録には、次の会議までのタスクと期限を確認する役割もあります。議事録を作成することで、やるべきことへ忘れずに取りかかれるのです。
議事録は、会議の内容や決定事項、発言者などが書かれている備忘録になります。そのため議事録は、単に「文字起こしする」のではなく、会議の内容を短時間で把握できるように端的に記録する必要があります。
このように、議事録には「決定事項の共有」「タスク等の確認」「備忘録」という3つの目的があります。上記の目的を意識して、会議の要点を抑えたメモを取るようにしましょう。
「議事メモ（会議メモ）」と「議事録」の違い
議事メモと議事録では、記載する内容に違いがあります。
議事メモは、会議内の決定事項や要点を記載したもので、自分があとから内容を見返すために作成します。一方、議事録は、決定の経緯や会議の全体像・概要を他の人に共有するために記載したもので、しばしば議事メモをもとに作成されます。
また、議事録は公式書類としても活用されるので、フォーマルな会議の場合は、議事メモではなく議事録の作成が求められます。このように、議事メモと議事録は目的が異なるので、両者の違いを把握して、状況ごとに適したものを作成しましょう。
＜例文あり＞議事録の基本項目
必要な情報の抜け漏れをなくすために、以下の基本項目を押さえましょう。
- 会議の概要：会議の日時や開催場所、参加者
- 会議の目的：会議の議題や実施目的
- 決定事項・経緯：決定事項や決定に至るまでの議論の内容
- 次回の議題：次回までのタスクと期限
- 参考資料：会議の補足資料など
以上の基本項目を押さえれば、下記例文のように分かりやすい議事録を作れます。
（例）営業拡大プロジェクト キックオフミーティング
◯基本情報
- 目的：（例）来期の売上を1.5倍にするための施策を立案する
- 開催日時：（例）2023年7月21日(金)
- 開催場所：（例）本社会議室C
- 参加者：（例）営業部 大道部長、佐藤、鈴木
◯議題
- （例）1. 今期の売上に関する現状と問題点について
- （例）2. 各部署の進捗状況と課題について
- （例）3. 今後取るべき戦略とスケジュールについて
◯決定事項・経緯
- 決定事項
- 議論の内容
（例）営業システムの変更
（例）営業システムについて○○はどうか（鈴木）
（例）SNSのさらなる活用に向けて○○はどうか（佐藤）
◯次回の予定・今後の動き
- 次回の会議内容
- タスクと期限
（例）9/1(金)第3回会議：Instagramアカウントの投稿内容について検討
（例）田中：プレスリリースのテーマを8/30(水)までに提出
◯その他
- 参考資料
（例）今後のスケジュールは添付ファイルを参照
上記の例文のように、数字や箇条書きを使うことを心がけ、会議に参加していないメンバーでも一目で内容を把握できるようにしましょう。
なぜ議事メモが追いつかないのか
議事録メモが追いつかない理由は、メモとして残すべきことが頭の中で整理されていないからです。
対策として、あらかじめ議題に関する情報を把握して必要な項目を作っておくことと、内容を全て書き留めようとせず、会議の中の「数字」と「固有名詞」に注意して正確に記載することが有効です。
このように、事前に何をメモするべきかを事前に把握しておきましょう。
上手い人が実践している議事メモの取り方のコツ
ここでは、上手い人が実践している、議事メモを取るコツを解説します。メモを上手く取れず、議事録の作成を苦手に感じている方は必見です。
コツ1｜要点のみを簡潔にまとめる
メモを取るうえでは、要点のみを簡潔にまとめることが重要です。
すべての発言をメモしようとすると、議論のスピードに追い付けず、重要な内容を聞き逃してしまいます。したがって、メモを取るうえでは、会議の「決定事項」「経緯」「期日」などの要点のみを書き残すように意識しましょう。
また、箇条書きでまとめたり、文章ではなく単語で書いたりすることも、素早くメモを取るためのポイントです。
コツ2｜5W2Hを意識する
抜け漏れのないメモを素早く取るためには、「5W2H」を意識しましょう。5W2Hとは、以下の7つの要素を指します。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が・誰に）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
- How much（いくらで）
上記の5W2Hを意識すると、大切な情報が抜け漏れないうえ、「何を書くべきか分からない」と悩む方でもすぐにメモを取れるようになります。
コツ3｜フォーマットを活用する
フォーマットやテンプレートを活用すると、一から構成を考える必要がないので、メモの作成時間を短縮できます。また、事前に項目が記載されているので、必要事項の記入漏れを防げます。
加えて、事前に記号や文字装飾の設定をしておけば、見やすくまとめることも簡単です。たとえば、以下の画像のように項目を太字や下線で強調したり、字下げや区切り線を準備しておくことで、情報が構造化されて一目で内容を把握できます。
ただし、WordやExcelでテンプレートを作成していると、共有に手間がかかるうえ、保管場所から探し出すのに時間がかかります。そのため、わずか数クリックでテンプレートを呼び起こせる「ナレカン」のようなツールで、議事メモをすばやく作成しましょう。
コツ4｜ショートカットキーを使う
パソコンで議事録をとる場合は、ショートカットキーの活用も時短になります。
ショートカットキーとは、何回かクリックが必要な操作を、キーボードで短縮できる機能です。以下では、Windowsの基本的なショートカットキーをご紹介します。
- Ctrl+C：コピー
- Ctrl+A：全選択
- Ctrl+X：切り取り
- Ctrl+V：貼り付け
- Ctrl+F：検索
- Ctrl+B：太字
- Ctrl+Z：元に戻す
また、ショートカットキーに加えて、よく使う単語はパソコンの辞書登録機能を活用しておくと変換の手間を減らせるので、効率よくメモを取れるようになります。
コツ5｜ツールを使用する
議事メモ作成に専用のツールを利用することも、会議の内容を上手にまとめるのに役立ちます。
なかには「手書きの方がメモをしやすい」という意見もあるものの、手書きの紙メモは共有するのが難しく、共有のときにテキストデータに変換し直す手間がかかります。そのため、昨今では初めからITツールを使って議事メモを電子化している人が増えているのです。
ただし、イメージ図やデザインラフを手書きメモで残す必要がある場合もあります。そのため、手書きメモの画像を簡単に添付したり、関連資料をまとめて管理したりできる「ナレカン」のようなアプリを導入して情報を一元化する仕組みをつくりましょう。
【必見】会議の内容を共有する最適な方法
以下では、会議の内容を共有するのに最適な方法をご紹介します。
議事録は、事業方針やプロジェクト内容を決める公式文書として、関係者に正しく共有しなくてはなりません。加えて、あとから内容を確認したいときに情報を探す時間がかからないよう、すぐに見つかる形で管理しておくべきです。
とくに、議事録はWordやPDFなどのファイル形式で管理すると、似たようなタイトルになりやすく、どのファイルに何の情報が書かれているかを把握しづらくなります。そのため、検索機能が充実したツールで管理しましょう。
結論、会議の内容を共有するなら、議事録をはじめとした会議資料をまとめて管理・共有できて、超高精度の検索機能を備えたツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンは、直接議事録を打ち込めるだけでなく、議事メモを書いたテキストファイルや手書きのメモ画像をそのまま貼り付けることもできます。また、「ファイル内検索」や「画像内の文字検索（OCR検索）」によって、必要な情報を確実に見つけ出せるのです。
議事録を社内で適切に共有・管理できるツール「ナレカン」
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「ナレカン」での議事録の作成イメージ
以下はナレカンを使って作成した議事録の例です。
ナレカンでは、あらかじめテンプレートを登録することができるので、議事録を一から作る手間が省け、スムーズに作成することが可能です。
また、番号付きリストや箇条書きリストが編集画面についているため、手入力することなくきれいな議事録を作れます。端的に内容が整理されている議事録は、会議に参加していない人でも理解しやすく、情報伝達速度が上がるのです。
会議でメモを取る5つの方法
以下では、会議中にメモを取る方法を5つご紹介します。メモを取る場面や目的を考慮して、自社に合った方法を採用しましょう。
（1）手書きでメモを取る
1つ目は、手書きでメモを取る方法です。
手書きのメリットとして、記録できる内容の自由度が高いことが挙げられます。たとえば、デザインラフ案をメモしたり、イメージ図を書き起こしたりできるのです。
一方で、手書きのメモは紛失のリスクがあるほか、共有時にはパソコンで打ち直したり、コピーしたりする手間がかかる点がデメリットと言えます。
（2）ホワイトボードに書く
2つ目は、ホワイトボードに書き出す方法です。
メリットとしては、記録できる内容の自由度が高いことです。たとえば、ブレインストーミングによる会議の場合は、ホワイトボードを広く使ってアイデアを書き出したり、アイデア同士を自由に線で結びつけられたりします。
一方で、ホワイトボードにいつまでも情報を書き残しておくわけにはいかないため、書き写す手間や写真に残す必要があることがデメリットです。
（3）録音・録画する
3つ目は、ICレコーダーやビデオで録音・録画する方法です。
記録したデータを聞き直せば、誤りや抜け漏れのないメモを作成できます。したがって、聞き逃しのリスクを回避して、正確な情報を記載するには録音・録画が有効です。
一方、録音したうえで後から文字に起こしたり、出席者から事前に許可をとったりする手間がかかる点がデメリットです。
（4）パソコンでテキストを打つ
4つ目は、パソコンでテキストを打つ方法です。
パソコンの操作に慣れていれば、テキスト入力で手書きよりも素早くメモを取れます。また、ペーパーレスなため、メモが増加して持ち運びづらくなったり、場所をとってしまうこともありません。
ただし、WordやPowerPointの場合、「会議ごとにファイルが増えて管理が追いつかない」という注意点があります。そこで、部署や文書ごとに”フォルダ”で管理できる「ナレカン」のようなツールを使えば、簡単に議事録を管理できます。
（5）議事録作成ツールを使う
5つ目は、議事録作成ツールを使う方法です。
最近は、AIを活用した議事録の自動作成ツールが普及し、会議中にメモを取る必要がなくなりつつあります。ただし、複数人の発言が重なってしまったり、話者の滑舌によっては正しく文字起こしされなかったり、要約できなかったりする点に注意が必要です。
また、録音データから議事メモを作成するため、リアルタイムで議事メモを取りながら内容を整理したい場合には不向きです。
議事録のためのメモを上手にとるポイントやコツまとめ
ここまで、議事メモを上手にとるポイントやコツを中心にご紹介しました。
議事録のメモでは、会議の要点を過不足なく押さえるのがポイントです。そこで、メモを取るときは5W2Hを意識したり、事前にテンプレートを用意したりすると、抜け漏れのない情報を議事録に書き記すことが可能です。
一方、分かりやすい議事録を作成しても、関連する会議資料や議事メモをバラバラに管理していては「目的の情報がどこに保管されているかわからない」状態になりかねません。したがって、同じ会議に関する情報はまとめて管理するべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、テキストファイルや会議資料、画像などを添付して一元管理し、「キーワード検索」や「AI検索」で情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、議事メモ・議事録の作成や管理を効率化しましょう。
