【最新】ナレッジ管理SaaSツール6選を比較！SIerとの違いも解説
近年、業務のノウハウやマニュアルなどのナレッジを社内全体で活用するためにツールの導入を検討する企業が増えています。とくに、導入ハードルの低さからナレッジ管理専用のSaaSツールが注目を集めているのです。
しかし、「ナレッジ管理ツールを導入したいが、どのように選べば良いかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジ管理SaaSツール6選と選び方を中心にご紹介します。
- ナレッジ管理ツールを比較して導入を検討したい
- SaaSとSlerの違いを把握して、自社に適したサービスを知りたい
- 使いやすいナレッジ管理ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なナレッジ管理ツールを見つけられます。
目次
ナレッジ管理ツールとは
ナレッジ管理ツールとは、社内のナレッジを共有・管理するための専用ツールです。以下では、ナレッジ管理ツールでできることやSaaSとSIerとの違いを解説しています。
ナレッジ管理ツールでできること
ナレッジ管理ツールでは、業務マニュアルや過去の成功事例、トラブル対応などのナレッジを共有できるほか、FAQや全社向けのお知らせを掲示する場所としても活用されます。
社内でナレッジが適切に共有・活用されていないと、情報が属人化して退職時の引き継ぎが困難になったり、最新情報がどこにあるのかわからなかったりして、業務が遅滞する恐れがあります。
そこで、ナレッジを共有する専用の場所を用意することで、ノウハウを情報資産として社内に蓄積しやすくなるうえ、社内情報が一元化されるので情報を探す時間が削減され、ストレスなく欲しい情報を確認できるようになるのです。
SaaSとSIerの違い
SaaSは、Software as a Serviceの略で、既存のソフトウェアツールをインターネット経由でクライアントに提供しているのに対して、SIerはSystem Integratorの略で、クライアントの要望に合わせてシステムの設計〜運用保守までを実施します。
SIerはシステムを一から設計するため自社に最適な機能設計にできる一方、社内に導入するまでに時間がかかるうえ、開発費用が大きくなりやすいことがデメリットです。
そのため、まずはコストを抑えられて導入〜運用のハードルが低いSaaSツールでナレッジ管理を始めましょう。
ナレッジ管理ツールの種類
以下では、ナレッジ管理ツールの種類を紹介します。自社に必要なナレッジ管理ツールを探すときの参考にしましょう。
マニュアルやノウハウの共有に向いているツール
マニュアルやノウハウを共有して、属人化を解消したり成功事例を社内に蓄積したりしたい場合に有効です。
社内のナレッジが複数のツールや個人のパソコンの中に散在していると、情報を探すのに無駄な時間がかかるので、マニュアルやノウハウを共有する専用ツールを導入しましょう。
情報を共有する場所を決めておくことでノウハウや加工の成功事例などのナレッジの共有が促され、業務の品質向上と属人化防止に役立ちます。
FAQ作成に向いているツール
FAQ作成ツールは、社内のヘルプデスク業務の負荷軽減をしたい場合に有効です。
社内からの同じような問い合わせに都度対応していると業務負荷が多く、担当部署が辟易します。そこで、よくある質問をまとめておくと、社内メンバーが疑問を自己解決できるので、ヘルプデスクの業務量が削減できるのです。
また、問い合わせる方も回答を待つことなく自力で解決して業務を進められるので、作業効率の向上にもつながります。
社内ポータル作成に向いているツール
全社向けにお知らせを掲示して共有したい場合に有用なツールです。
たとえば、社内研修のお知らせや社内ニュースなど、全社員に確認してもらいたい内容をトップページに表示していつでも閲覧できるようにしておくことで、社内の情報共有を円滑にします。
ただし、情報の投稿や閲覧がしづらいツールは社内での定着率が悪くなるので、全社員が使いやすいツールを選ぶことが重要です。
ナレッジ管理におすすめのSaaSツール6選
以下では、ナレッジ管理におすすめのSaaSツール6選をご紹介します。
ビジネスにおけるナレッジとは、業務経験で得られたコツや技術などを含んだ知識のことを指します。ナレッジを適切に管理して共有すれば、生産性の向上を図ったり業務の効率化を進めたりすることが可能です。
よって、ナレッジを一元管理した上で簡単に共有できるツールを導入して、業務に活用しましょう。また、手厚いサポートを受けられるツールであれば、導入のハードルを下げることができます。
結論、自社のナレッジ管理に適したSaaSツールは、社内のナレッジを一元で管理し共有でき、導入から運用まで万全のサポートが受けられるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」では、テキストや画像・ファイルを格納して簡単に管理・共有できます。また移行支援や運用サポートが受けられるため、導入～運用の負荷を抑えられます。
【ナレカン】社内のナレッジ管理に最適なSaaSツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを「社内ポータル」として利用する場合のトップページ作成例＞
以下は、ナレカンを「社内ポータル」として利用した場合のトップページ画面の作成例です。
会社の経営計画の共有や健康診断の案内など、全社に伝達するべきお知らせを一覧表示できます。
【Stock】チームの情報を最も簡単に管理できるツール
「Stock」は、チームの情報を最も簡単に管理できるツールです。
Stockの「ノート」で顧客対応の記録や業務マニュアルを共有すれば、情報が即反映されます。また、ノートには「メッセージ」と「タスク」を紐付けられるので、話題を錯綜させずに業務の管理が可能です。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Notion】テンプレートを活用して社内wikiやFAQを作成できるツール
Notionの特徴
- テンプレートから社内wikiやFAQを作成できる
- 他のツールを連携すれば情報の横断検索ができる
豊富なテンプレートから目的に応じてページを作成できるので、部署を超えたシームレスな情報共有が可能になります。
SlackやGoogle ドライブなどの他ツールと連携すれば、連携した外部ツールの中までNotionが横断検索してくれます。ただし、検索対象となる情報が多すぎると、不要な情報までヒットして管理が煩雑になる可能性があるので注意が必要です。
Notionの機能・使用感
- AIによる内容の要約機能
- 権限設定機能
生成AIに、ページの内容に関する質問をすると答えてくれるので、内容を読み込んで情報を見つけなくても簡単に欲しい情報にたどり着けます。
すべてのコンテンツへのアクセスや共有が可能なフルアクセス権限、ページごとのコンテンツ編集権限、コメントのみ可能なコメント権限など、柔軟な権限設定が可能なので、社内で細かくアクセス権限をコントロールしたい場合に便利です。
Notionの注意点
- 使いこなすのに時間がかかる
- 処理落ちする場合がある
Notionは、さまざまな機能を備えたツールであるため、できることが多すぎて使いこなせるようになるまでに時間がかかる恐れがあります。
「使っているPCスペックや通信環境によって処理落ちする場合がある」というユーザーの声もあります。（引用：ITreview）
Notionの料金体系
- フリー：0円/ユーザー/月
- プラス：2,000円/ユーザー/月
- ビジネス：3,800円/ユーザー/月
- エンタープライズ：要問い合わせ
Share Pointの特徴
- 社内ポータルサイトを構築できる
- 社内文書の管理
共有するメンバー数や目的に応じて、小規模向けの「チームサイト」や全社での共有に適した「コミュニケーションサイト」などを使い分けることが可能です。
社内で作成した文書ファイルをSharePointで共有可能です。また、ファイルの更新履歴が残るので、バージョン管理も簡略化できます。
Share Pointの機能・使用感
- アンケートの作成・集計機能
- Microsoft製品との連携機能
多肢選択式や自由回答式など自由なフォーマットでアンケートを作成できるので、社内でアンケートを活用したヒヤリングを実施する場合に役立ちます。
ExcelやPowerPointなどの他のMicrosoft製品で作成したファイルをSharePoint上で編集したり、Outlookと連携して連絡先や予定表を同期したりできるので、便利です。
Share Pointの注意点
- 検索機能の使い分けが必要
- 作業にタイムラグが生じる場合がある
SharePointは同じツール上でも検索方法によって検索範囲が異なるので、欲しい情報にすぐたどり着けない恐れがあります。
利用しているユーザーからは「たまに編集の反映が遅い時やタイムラグがある」という声があります。（参考：ITreview）
Share Pointの料金体系
SharePoint Onlineには、以下の3つの料金プランがあります。
- SharePoint (プラン 1)：749円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
Microsoft 365 のプランでは、いずれも1ヶ月間無料の試用期間があるため、社内に本格導入する前にスモールチーム(最大25人まで)で試用版を運用しましょう。
【Googleサイト】Google製品と連携可能なポータルサイト作成ツール
Googleサイトの特徴
- 無料で社内掲示板が作成できる
- プロジェクトの進捗管理ができる
Googleアカウントがあれば、無料で社内掲示板を作成できます。
プロジェクトの概要や進捗状況を共有して、プロジェクト管理ツールとして活用できます。
Googleサイトの機能・使用感
- ITの知識がなくてもサイトが作れる
- 他のGoogleツールと連携できる
プログラミングの知識がなくても、画像やURLの埋め込みが簡単にできるので、社内ポータルサイトを初めて作成する担当者でも安心です。
他のGoogleツールと連携が簡単なので、Googleドライブやカレンダーの情報を共有する場合に便利です。
Googleサイトの注意点
- サイト内検索機能が乏しい
- サイトのデザイン性に乏しい
検索機能はありますが、共有したファイルの中身は検索対象にならないため、検索しても欲しい情報が見つからない恐れがあります。
利用しているユーザーからは「細かなデザイン調整や自由なレイアウトはやや苦手で、ブランドガイドラインへの厳密な適合には工夫が要ります。」という声があります。（参考：ITreview）
Googleサイトの料金体系
Googleアカウントがあれば無料で利用できます。
【ServiceNow】Wordと連携できる情報管理ツール
ServiceNowの特徴
- AIを活用できる
- Wordとデータを連携できる
AIを利用した検索ができるため、関連性の高い情報をすぐに見つけられます。
Wordとシームレスにデータ連携ができ、既存のデータをさらに活用可能です。
ServiceNowの機能・使用感
- コンテンツ更新の通知を受け取れる
- ナレッジマネジメントの手法を活用できる
ユーザーがナレッジデータベースに登録すれば、コンテンツが追加されたときや更新されたときに通知を受け取れます。
KCSと呼ばれるナレッジマネジメントのプロセスを実践できるため、円滑に業務が進みます。
ServiceNowの注意点
- ナレッジマネジメント機能単体では利用できない
- 導入コストが高い
ナレッジマネジメント機能はServiceNowの製品に含まれているため、ナレッジマネジメント機能のみの利用はできず、製品の購入が必要です。
利用しているユーザーからは「機能を追加するたびにコストがかかる。価格が高く、ライセンス体系もわかりにくい。」という声があります。（参考：ITreview）
ServiceNowの料金体系
企業ごとに見積もりが必要なため、要問い合わせです。
ナレッジ管理におすすめのSaaSツール6選比較表
以下は、ナレッジ管理におすすめのSaaSツール6選の比較表です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Notion | Share Point | Googleサイト | ServiceNow | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内のナレッジ管理に最適なSaaSツール |
チームの情報を最も簡単に管理できるツール |
テンプレートを活用して社内wikiやFAQを作成できるツール |
Microsoftが提供する社内ポータルサイトに使えるツール |
Google製品と連携可能なポータルサイト作成ツール |
Wordと連携できる情報管理ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
シンプル |
多機能 |
| 検索 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※検索方法によって結果が異なる |
【〇】※ファイル内検索は不可 |
【〇】 |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※編集はパソコンからのみ |
【〇】 |
| サポートの有無 |
【〇】※導入・運用までサポートあり |
【〇】※迅速な問い合わせ対応あり |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※ヘルプコミュニティは英語での対応 |
【〇】※軽い不具合は時間がかかる場合有 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
使いこなすのに時間がかかる |
検索機能の使い分けが必要 |
サイト内検索機能が乏しい |
導入コストが高い |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは2000円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは749円/ユーザー/月～ |
・無料 |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Share Point」の詳細はこちら |
「Googleサイト」の詳細はこちら |
「ServiceNow」の詳細はこちら |
以上のように、ナレッジ管理ツールにも種類があるので、自社の目的に合わせてツールを選びましょう。
ナレッジ管理SaaSツールの選び方
以下では、ナレッジ管理SaaSツールの選び方を解説します。種類の豊富なナレッジ管理ツールの中から自社に合うものをどのように選べば良いかわからないという方は必見です。
検索性が高いか
1つ目の選定ポイントに、検索性が高いことが挙げられます。
なぜなら、社内のナレッジを蓄積しても社内メンバーが検索して見つけられなければ活用できないからです。とくに、生成AIを活用したチャット形式での検索も使えると社内メンバーの検索スキルによらず、欲しい情報を確実に見つけられます。
ただし、ツールによって検索精度にばらつきがあるため、必ず無料トライアルなどを通して確認をしましょう。
導入支援が手厚いか
2つ目の選定ポイントに、導入支援が手厚いことが挙げられます。
社内に新しいナレッジ管理ツールを導入するには、社内にある既存ファイルの移行や社内メンバーのアカウント作成など、準備に工数と時間を要します。また、不明点があった場合にすぐに質問して回答を得られる体制があるかも重要です。
したがって、スムーズにツールを導入したいならサポートが充実しているツールを選びましょう。たとえば、データの移行支援や初期セットアップなどの手厚いサポートがある「ナレカン」のようなツールが安心です。
社内に定着しやすい使い心地か
3つ目の選定ポイントに、社内で定着しやすい使い心地であることが挙げられます。
ツールを導入しても社内で利用されなければ意味がないため、「ITの知識の有無を問わず使える操作性か」を重視しましょう。また、社内でのナレッジ管理ツールの利用状況を確認できるレポート機能があると、活用されているナレッジを管理者側で把握可能です。
このように、導入後も使いやすいツールかを見極めたうえで導入するナレッジ管理ツールを決定しましょう。
ナレッジ管理におすすめのSaaSツールまとめ
これまで、ナレッジ管理におすすめのSaaSツール6選や選定方法を中心にご紹介しました。
ナレッジ管理ツールを導入するときは、「自社でどのようなナレッジを共有したいか」に合わせて適切なツールを選定しましょう。また、社内で活用されるには、「蓄積したナレッジを検索しやすいか」がとくに重要です。
たとえば、添付ファイルの中や画像内まで検索できる優れた検索機能が備わっていれば、誰もが簡単に必要な情報にたどり着けるので、社内のナレッジ共有が促進されます。
したがって、あらゆる社内情報をまとめて管理できて、高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内に散在しているナレッジを一元化しましょう。
