【必見】情報共有における連絡・伝達ミスを防ぐ対策とは？
業務をスムーズに進めるためには、社員間で情報を正確に共有して、連携を取ることが不可欠です。しかし、情報共有においては、「連絡ミス」や「伝達ミス」がたびたび発生します。
そのため、「情報共有におけるミスが頻発しており、業務に支障が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有でミスが生じる原因や対策を中心に紹介します。
- 情報共有・伝達のミスが起こる原因を把握したい
- 情報共有のミスを防ぐ対策を知りたい
- 伝達ミスを減らせるおすすめのツールがあれば導入したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、情報共有で連絡ミスが起こる原因と対策方法が分かり、スムーズに業務を進められるようになります。
目次
情報共有における連絡・伝達ミスとは
情報共有におけるミスとは、連絡や伝達を伝える側と受け取る側との間で認識にズレが生じることで、「ミスコミュニケーション」とも呼ばれます。
情報共有のミスがあると、作業が滞ったり抜け漏れたりして、社内外の関係者に損失を与えます。たとえば、「Aさんに顧客対応を頼んだはずが伝わっていなかった」といったミスは、顧客からの信頼を失うトラブルにつながるのです。
したがって、情報共有ミスが頻発している場合は、原因を明らかにして徹底した対策を取らなければなりません。
伝達ミスはなぜ起こる？原因3選
ここでは、情報共有で伝達ミスが起こる原因を詳しく解説します。伝達ミスが起こる原因から、「どのように対応すれば良いのか」が分かるので必見です。
（1）口頭で伝えている
連絡ミスが多発する原因のひとつに、口頭による情報共有が挙げられます。
口頭での連絡は記録が残らないので、伝え損ねや聞き漏れがあっても気がつけず「言った・言わない」で揉めやすくなります。また、メモをしないと伝えた内容が頭から抜けてしまい、依頼した仕事が遂行されないケースもあります。
このように、口頭での情報共有は手間がかからないものの、伝達ミスの主要な原因なので注意が必要です。
（2）連絡漏れがある
連絡ミスが起こる2つ目の原因として、社員への連絡漏れがあります。
連絡事項に抜け漏れがあったり、連絡すべき社員に伝えるのを忘れたりして、作業が滞るケースは少なくありません。とくに、メールでは「部署全体にメールを送ったはずが、一部の社員がCcから外れていた」というトラブルが起こりがちです。
そのため、今日では、情報共有の手段として「ナレカン」のようなITツールを活用する企業が増えています。部署や業務ごとに一斉に情報伝達できるので、連絡漏れを未然に防げるのです。
（3）あとから確認しづらい
最後に、あとから情報を確認しづらいことも連絡ミスが起こる原因だと言えます。
たとえば、メールでの共有は他のメールに埋もれて見落としが起こる恐れがあり、連絡ミスにつながります。また、ファイルで管理している場合、都度中身を開いて確認しなければならず、目的の情報をすぐに見つけることができません。
したがって、社内の情報共有には、あとから簡単に過去の情報や連絡事項を確認できるツールを選びましょう。
【これで解決】情報共有のミスを防ぐ対策とは
ここでは、情報共有のミスを防ぐ2つの対策を紹介します。連絡・伝達ミスが頻発している企業は、以下の対策を取りましょう。
（1）口頭の伝達内容は復唱する
口頭で情報共有する場合は、伝達内容を復唱しましょう。
伝達内容を復唱すれば、連絡を伝える側と受け取る側で認識を一致させられます。また、伝える側も連絡事項を整理できるので、抜け漏れも少なくなるのです。
ただし、そもそも口頭での情報共有は記録に残らないため、「言った・言わない」で揉める可能性が高いです。それゆえ、今日では口頭ではなく、テキストで情報共有する企業が増えています。
（2）情報共有ツールを導入する
伝達ミスを防止するためには「情報共有ツール」の導入が必須です。
ツールであれば、テキストで連絡した内容が残るため、伝達事項が抜け漏れたり認識にズレが生じる心配がありません。また、部署や業務ごとにグループを作成してやりとりできるので、情報が錯綜する事態も未然に防げます。
とくに、連絡事項を蓄積し、検索性に優れた「ナレカン」のようなツールを導入すれば、口頭による連絡ミスを回避できるうえ、情報の管理や確認も簡単です。
情報伝達ミスを防ぐおすすめの情報共有ツール
以下では、情報伝達ミスを防ぐおすすめのツールを紹介します。
情報共有でミスが起きる大きな要因として、「口頭で伝達をしていること」が挙げられます。口頭で情報共有すると、伝達内容が残らないため、作業が予定通り実行されない恐れがあるほか、連絡をする側と受け取る側で認識のズレも起きてしまうのです。
したがって、社内の情報共有のミスを防ぐために、「テキストで情報共有できるITツール」を導入しましょう。ただし、チャットツールは他のメッセージに埋もれて情報が流れてしまい、過去の情報を探すのに手間がかかってしまいます。
結論、自社が導入すべきなのは、社内の情報をテキストベースで共有・管理しつつ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にはテキストや画像、ファイルなどあらゆる情報を残すことができるため、共有した情報を社内のナレッジとして蓄積できます。また、「キーワード検索」や「自然言語検索」などの超高精度検索機能が備わっており、過去の情報をすぐに見つけることもできるのです。
誰でも簡単に情報を共有できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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情報共有のミスが起こる原因と対策まとめ
ここまで、情報共有でミスが起こる原因と対策方法を紹介しました。
業務において情報共有ミスが起こると、作業に抜け漏れが生じて業務が滞るだけでなく、取引先や顧客からの信頼を失う重大なトラブルにつながります。したがって、社内の情報共有は口頭ではなく、ツールを使ってミスを防ぎましょう。
ただし、チャットツールでは、大切なメッセージが次々と流れてしまうため、重要な情報を見落としやすいです。そのため、連絡事項を一元管理でき、あとから簡単に確認できるツールを選びましょう。
結論、自社が導入すべき情報共有ツールは、あらゆる社内連絡を一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、情報共有のミスが起こらない環境をつくりましょう。
