PDCAが見える化するメリットとは？課題や上手く回すコツも解説
業務改善を目指すうえで、「PDCA」を取り入れる企業は少なくありません。とくに、計画から改善までの業務を共有して見える化すれば、継続的に業務をブラッシュアップできます。
しかし、「自社のPDCAを見える化する方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「PDCAを見える化するメリット」や「サイクルを上手く回すコツ」を中心にご紹介します。
- 業務のPDCAを見える化して、円滑にサイクルを回したい
- PDCAサイクルを上手く回すコツを知りたい
- 簡単に自社のPDCAを見える化できるアプリがあれば教えて欲しい
という方はこの記事を参考にすると、PDCAを見える化するメリットや上手く回すコツが分かるだけでなく、自社に最適な見える化の方法を見つけられます。
目次
PDCAの見える化とは
PDCAの見える化とは、「PDCAがどのように回されているか」を目に見えるように表すことです。PDCAは以下の4つのプロセスを繰り返すため、「PDCAサイクル」とも呼ばれます。
PDCAを見える化すると、各プロセスの内容や進捗が明確になり、サイクルをスムーズに回せます。たとえば、実行（Do）した内容を見える化すると、あとから振り返れるため評価（Check）がしやすいです。
また、見える化した内容を社内で共有すれば、各社員の進捗を把握できるので、スムーズにサイクルを回せます。
PDCAを見える化する2つのメリットとは
ここでは、PDCAを見える化する2つのメリットを紹介します。PDCAを見える化すると以下のメリットを得られ、より効果的にPDCAを回せます。
（1）サイクルの状況が確認しやすい
PDCAを見える化すると、状況が確認しやすくなります。
PDCAサイクルは、4つの要素のうち「今どのステップにいるのか」を把握しながら進めることが重要です。しかし、サイクルが見える化されていないと、次のステップを飛ばしてしまったり、順序がばらばらになってしまったりする恐れがあります。
そこで、PDCAを見える化すると進捗を確認しやすくなり、サイクルを手順通りに回しやすくなるのです。
（2）課題を発見しやすい
課題を発見しやすい点もPDCAを見える化するメリットです。
PDCAによって業務改善を実現するには、業務を適切に評価して課題を改善しなくてはなりません。そこで、PDCAを見える化すると、「どのプロセスに、どのような課題があるのか」を発見しやすく、改善につなげられます。
とくに、複数の社員でサイクルを回す場合、各プロセスの担当者が異なるケースが多いです。それゆえ、客観的な評価を可能にするためにも、PDCAの見える化は不可欠と言えます。
PDCAの課題点とは
業務改善に効果的なPDCAですが、以下のような課題も抱えています。
- サイクルが形骸化する
- サイクルが止まりやすい
- 柔軟な対応が難しい
PDCAを過度に重視すると、サイクルを回すこと自体が目的化しやすくなります。その結果として、目標や目的を達成することなく、PDCAが形骸化するのです。
このように、PDCAが形骸化すると、サイクルを回すコストに対する効果が得られず、業務効率の低下につながります。
PDCAにおけるいずれかのプロセスが滞ると、サイクル全体が止まってしまいます。
たとえば、実行後の評価をせずに放置すると、改善ができず次の計画につなげられません。とくに、プロジェクト内でサイクルを回す場合などは、業務内容や進捗の共有に漏れが生じてサイクルが止まるリスクが高いです。
PDCAは、あらかじめ定められた目標を前提とするため、突発的な出来事があった場合の柔軟な対応が困難です。
そのため、想定外の出来事に遭遇しても対応できるスピーディーな対応が必要です。
PDCAを上手く回す2つのコツとは
ここでは、PDCAを上手く回す2つのコツを紹介します。以下のコツを参考にすると、PDCAが抱える課題を解消でき、スムーズにサイクルを回せます。
（1）進捗を共有する
PDCAを上手く回すためには、進捗の共有が重要です。
PDCAを複数の社員で回す場合、共有に抜け漏れが生じてサイクルが止まってしまう課題が挙げられます。そこで、PDCAを見える化して進捗を共有する仕組みを作れば、サイクルをスムーズに回せます。
Excelやチャットツールでもサイクルの見える化は実現可能ですが、情報の更新や共有に手間がかかるため、リアルタイムで最新の情報を共有できる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。
（2）タスクを細分化して管理する
PDCAを回すうえでは、タスクを細分化して管理することも重要です。
タスクを細分化すれば、何をすべきか具体的に分かり、作業に取りかかりやすくなります。そのため、目的が曖昧になりPDCAが形骸化したり、タスクを後回しにしてPDCAが滞ったりする事態を防げるのです。
また、細分化したタスクごとに優先順位や期限をつけながら管理すれば、タスクを忘れないうえに効率よく進められます。
【必見】業務効率化に効果的なPDCAを実現するツール
以下では、PDCAの見える化におすすめのアプリをご紹介します。
自社のPDCAを見える化する方法がわからない場合には、「情報共有ツール」の導入がおすすめです。PDCAを回す業務の情報を共有すれば、簡単に見える化が実現できるうえ、サイクルの進捗確認や改善点の発見にも役立つのです。
ただし、多機能で複雑なITツールは社内に浸透せず放置され、結果的にPDCAサイクルが形骸化する恐れがあります。そのため、「社員全員が簡単に使える操作性か」も重視する必要があります。
結論、PDCAの見える化にはPDCAの見える化を簡単に実現できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、PDCAに関するあらゆる情報を記載してリアルタイムで共有できます。また、シンプルで簡単な操作性で、社内にすぐに浸透するので、PDCAサイクルが形骸化する心配もありません。
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PDCAの課題点と上手く回すコツまとめ
これまで、PDCAを見える化するメリットや上手く回すコツを中心にご紹介しました。
PDCAを見える化すると、進捗が確認しやすくなるうえに課題も発見しやすくなるのです。また、見える化した進捗を共有したり、タスクを適切に管理したりすることで、PDCAの形骸化を防げます。
特に組織・部門の規模が大きい大企業では、PDCAサイクルをスムーズに回すことが困難です。そのため、ツールを使って情報共有することで共有漏れや認識齟齬によるミスを減らしましょう。
結論、PDCAの見える化には、大規模な組織でも確実に情報を共有し、PDCAサイクルを円滑に回せる「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、PDCAの見える化の悩みを解消しましょう。
