ナレッジ共有(ナレッジシェア)とは？おすすめの共有方法やメリットを紹介

更新日：2025年09月05日

ナレッジ管理

ビジネスを成功させるうえで重要なのは「情報の活用」です。とくに、社員が業務を通して得た「ナレッジ」を共有すれば、社員の能力の差を埋めながら業務スキルを底上げできます。

しかし、「ナレッジの共有方法を詳しく把握できておらず、具体的な行動に移せない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、ナレッジ共有の目的や事例、具体的な共有方法を中心にご紹介します。

ナレッジ共有の目的・メリットを知りたい
ナレッジ共有の事例や方法を自社で参考にしたい
ナレッジを簡単に共有・管理できるツールを利用して業務を効率化したい

という担当者の方はこの記事を参考にすると、ナレッジを共有して活用する方法が分かり、社員の業務スキル向上に役立てられます。

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1 【なぜ必要？】ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは
2 ナレッジマネジメントとは
3 ナレッジ共有の目的
- 3.1 ナレッジ共有に求められること
- 3.2 ナレッジ共有の種類
4 【企業必見】共有すべきナレッジの具体例
- 4.1 業務における知識・ノウハウ
- 4.2 連絡事項・社内のルール
5 ナレッジの共有で得られる3つのメリット
6 【ナレッジ共有は難しい！？】ナレッジ共有が失敗する事例
7 共有したナレッジを管理する3つの方法
8 社内のナレッジ共有・管理に役立つおすすめのツール
- 8.1 最も簡単にナレッジを共有できるツール「ナレカン」
9 ナレッジ共有・管理ツールの選定ポイント
10 【成功事例】ナレッジ共有により業務効率化に繋がった事例
11 ナレッジ共有の概要と共有方法のまとめ

【なぜ必要？】ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは

ナレッジ共有とは、業務における知識やノウハウを組織全体で共有し、誰でも利用できるようにすることを指します。また、ナレッジ共有が必要な理由として以下の2点が挙げられます。

業務の属人化を防止するため

ナレッジが共有されると、「特定の人のみが取得しているノウハウ・知識」がなくなるため、業務負担の偏りがなくなります。また、新たなノウハウ・知識の習得がしやすくなり、社員のスキルアップにも繋がるのです。

コストを削減するため

作成・共有されたナレッジは新人教育にも役立ちます。ナレッジを確認すれば業務を理解できるため、新人教育にかかる時間や人件費といったあらゆるコストが削減されるのです。

このように、ナレッジ共有は業務属人化やコスト削減のためにかかせません。また、ナレッジが共有されると、業務に必要な知識・ノウハウが明確になるため、業務の効率化や標準化にも効果的です。

ナレッジマネジメントとは

ナレッジ共有と似た言葉に「ナレッジマネジメント」という言葉があります。

ナレッジマネジメントとは、組織や社内に蓄積された知識・ノウハウを管理・共有して活用する経営手法です。共有されたナレッジを活用して、新たな知識・価値の創造を目的としています。

ナレッジマネジメントを行うと、共有された知識・ノウハウを元に新たな価値が創造されるため、生産性の向上も期待できます。

ナレッジ共有の目的

以下では、ナレッジ共有の目的や求められることについて説明します。ナレッジの種類も解説するので、ナレッジ共有を始めようとしている担当者の方は必見です。

ナレッジ共有に求められること

ナレッジ共有の目的である「業務属人化防止」や「コスト削減」を達成するために求められることとして、以下の2点が挙げられます。

ナレッジ共有の担当者の決定

企業でナレッジ共有を行う場合は、はじめに担当者を決めましょう。担当者を中心に複数人に限定してナレッジ共有を展開し、試行段階で発生した課題点を改善しながら徐々に共有範囲を拡大していくことがおすすめです。

共有にかかる手間を省く方法を検討する

ナレッジ共有の手間が省く方法を社内に示せると、社内メンバーのナレッジ共有に対するハードルが下がります。たとえば、「テンプレート」を登録すれば「何をどのように書けばいいか分からない」という状況がなくなり、統一されて見やすいナレッジとなります。

したがって、社内でナレッジを共有する仕組みづくりをすることで、有益な情報を確実に残せるのです。

ナレッジ共有の種類

ナレッジの種類には、「暗黙知」「形式知」の2つあります。それぞれの意味や具体例は以下の通りです。

	意味	具体例
暗黙知	個人の経験や勘に基づく、言語化が難しい知識	・職人の技術　　・営業マンの会話術　　・デザインセンス
形式知	図や表などを用いて客観的に説明された理解しやすい知識	・機械の説明書・業務マニュアル・操作手順書

暗黙知と形式知は業務を行う上でどちらもかかせません。ナレッジを共有して業務に役立てるためには、言語化が難しい暗黙知を形式知化する必要があるのです。

【企業必見】共有すべきナレッジの具体例

手あたり次第に情報をナレッジにして共有するだけでは、誰のためにもなりません。以下では、ナレッジにすべき具体例を紹介しているので「何をナレッジとして共有すればいいかイメージが湧かない」という方は必見です。

業務における知識・ノウハウ

長年の業務で得た知識・ノウハウは会社にとって重要な情報資源です。

共有するときのポイントとしては、経験の浅い社員がどんな悩みを持っているか把握することです。たとえば、営業のコツをナレッジとして共有しても、顧客情報のまとめ方すら分からない社員にとっては、すぐに活用できるナレッジとは言えません。

したがって、社員のニーズに沿った知識・ノウハウを共有するべきです。そこで、他のメンバーに質問形式でナレッジを聞き出せる”社内版知恵袋”がある「ナレカン」のようなツールを導入すれば、ニーズの起点を作れます。

連絡事項・社内のルール

社員が知っておくべき連絡事項・社内のルールもナレッジとして共有しておきましょう。

たとえば、会社が大切にしている考え方・理念やスケジュールの記載方法もナレッジとして共有しましょう。連絡事項やルールをナレッジに蓄積しておけば、新入社員への教育コストを大幅に削減できます。

このように、ナレッジを蓄積・共有することで業務効率と業務スキルの向上を同時に果たせます。

ナレッジの共有で得られる3つのメリット

ここからは、ナレッジを共有するメリットを3点ご紹介します。メリットを事前に社内で共有しておけばスムーズに取り組みを展開しやすくなります。

（1）業務効率を向上できる

1つ目のメリットは、業務効率が向上することです。

社員が独自に業務を効率化する方法を探すには、長い時間をかけて業務経験を積まなければなりません。しかし、優秀な社員やベテラン社員が共有したナレッジを活用すれば、全社員が短期間で高いパフォーマンスを発揮可能になるのです。

また、ナレッジを残すために言語化していくにあたって、ベテラン社員自身も手順を見直すきっかけになる可能性もあります。業務効率化によって浮いたリソースを別の業務に振り分けられるため、より多くの成果を出せるのです。

（2）人材育成に役立つ

2つ目のメリットは、スピーディな人材育成に役立つ点です。

業務の経験が少ない新入社員でも、経験豊富な社員が提供したナレッジを参照すれば、短期間でコツを取得したり、業務の見落としやミスが少なくなったりすることが期待できます。

また、上司が新人に常に付きっきりになる(OJT)の負担の軽減にも繋がるので、通常業務に支障をきたしません。

（3）ナレッジの消失を防げる

3つ目のメリットは、ナレッジの消失を防げることです。

ナレッジ共有の仕組みが確立していなければ、特定の社員だけが持つ有益なナレッジは社員の人事異動や退職とともに消失してしまいます。

一方で、ナレッジ共有・蓄積の仕組みが確立された環境下では、社内環境が変化しても有益なナレッジを維持し続けられます。そのため、知識豊富な社員が異動・退職した際にも、残されたナレッジを活用して効率的に業務を回せるのです。

【ナレッジ共有は難しい！？】ナレッジ共有が失敗する事例

以下では、ナレッジ共有の失敗事例についてご紹介します。自社でナレッジ共有を始める前に失敗事例を把握しておき、効果的にナレッジを展開できるように対策しましょう。

（1）ナレッジを共有するのに抵抗感がある

ナレッジ共有が失敗する1つ目の事例として、ナレッジを共有するのに抵抗感を抱くメンバーがいるケースが挙げられます。

たとえば、個人の売り上げ数値が評価に直結する営業部門では、自身の優位性を高めるためにノウハウを共有するのに躊躇する可能性があります。また、「面倒くさい」「メリットを感じない」という理由から、ナレッジを蓄積するのに消極的になってしまうのです。

そのため、ナレッジ共有を活発化させるには、まず、組織全体に情報共有の大切さを周知させることが重要です。したがって、ナレッジを共有すると得られるメリットを理解してもらい、日常的な業務の一つとして取り組める環境をつくりましょう。

（2）暗黙知を形式知に変換できない

ナレッジ共有が失敗する事例の2つ目は、暗黙知を形式知へ変えるのに苦戦してしまっているケースです。

暗黙知を形式知に変換するのが上手くいかず、後任の担当者や周囲の社員に必要な知識を正しく伝えられないと、業務が属人化する原因になるのです。

対策として、「S（Socialization）:共同化」「E（Externalization）:表出化」「C（Combination）:連結化」「I（Internalization）:内面化」のSEICモデルの使用が挙げられます。

（3）共有されるナレッジが最新のものではない

ナレッジ共有が失敗する事例の3つ目は、ナレッジに蓄積する情報が最新の状態になっていない場合です。

たとえば、自社製品やサービスの情報が古いままナレッジに蓄積されていると、誤った情報をユーザーや顧客に伝えることになりかねません。つまり、古い情報が蓄積されているナレッジは役に立たないのです。

したがって、社員が求めているナレッジを集めるためには常に最新の情報に更新しておく必要があります。

共有したナレッジを管理する3つの方法

ここからは、共有したナレッジを管理する3つの方法をご紹介します。多くの企業で利用される方法には失敗につながるデメリットもあるため、以下の内容を確認したうえで管理する方法を決めましょう。

（1）ドキュメントファイル

ナレッジをまとめる方法のひとつとして、WordやGoogleドキュメントのドキュメントファイルを使う方法があります。

やり方としては、メモ書きのようにナレッジをまとめた後に整理して共有する手法が一般的です。一方、「共有したことを別途報告する必要がある」「ファイルとして共有されたナレッジへのアクセス性が悪い」などのデメリットがあります。

まとめるのは簡単でも、共有に手間がかかると社員のストレスとなり、ナレッジ共有が後回しになる可能性が高まってしまいます。したがって、担当者には形骸化しないようにルールを正しく設ける、などの対策が求められます。

（2）Excel

Excelにナレッジをまとめて、そのまま共有に利用する企業もあります。

Excelは日常業務の表計算などに頻繁に利用され、Wordとは違いタブで管理すればテーマごとにノウハウをまとめられます。しかし、「修正した場合の該当箇所が分からない」「簡単にコピーできるのでセキュリティ性が低い」といったデメリットがあるのです。

また、ナレッジは常に最新の状態で保存すべきであり、機密情報を含めた情報資産であるため、Excelをナレッジ共有に利用するのであれば厳重なリスク管理が必要です。

（3）情報共有ナレッジ管理ツール

ナレッジ共有はもちろん情報をまとめて一元管理をする最適な方法は、情報共有ナレッジ管理ツールの利用です。

ナレッジ管理ツールとは、ナレッジや顧客情報など社内のさまざまな情報を集約して共有するためのツールです。とくに、知りたい情報を「特定の人・部署」に質問可能な機能や、キーワードを入力してファイルを探せる「検索機能」があると便利です。

したがって、任意のメンバーに質問できる「社内版知恵袋」や超高精度の「キーワード検索機能」が搭載されている「ナレカン」のようなツールを導入してナレッジを共有・管理しましょう。

社内のナレッジ共有・管理に役立つおすすめのツール

以下では、社内のナレッジ共有・管理におすすめのツールをご紹介します。

ナレッジ共有が上手くいかない原因として、「どのように共有すればよいか社員が分かっていない」点が挙げられます。そのため、まずはナレッジ管理専用のツールを導入すると、ナレッジ共有を社内に促しやすくなります。

ただし、ナレッジの共有のハードルが高かったり、共有したナレッジを社員が見なかったりすると結局ツールを導入しても形骸化してしまいます。そのため、「簡単にナレッジを周知・確認可能なツール」を選びましょう。

結論、ナレッジ共有に最適なのは、ナレッジの記録・共有・確認がスムーズになる社内向けナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。

ナレカンは、記事形式や質問形式でナレッジを簡単に残せるうえ、「超高精度な検索機能」で知りたい情報に即アクセス可能です。また、「利用状況レポート」が確認できるので、『ナレッジを共有しても確認しているのか分からない』状態の防止にも繋がるのです。

最も簡単にナレッジを共有できるツール「ナレカン」

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「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。

自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。

また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。

生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。

更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

＜ナレカンをおすすめするポイント＞

【超高精度な検索機能】誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
【ナレッジの一元化】ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
【サポート】圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

＜ナレカンの料金＞

ナレカンの料金プラン

ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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ナレッジ共有・管理ツールの選定ポイント

以下では、ナレッジ共有・管理ツールの選定ポイントをご紹介します。選定するときのポイントとしては、「検索性が高いか」と「情報を共有しやすいか」を重視しましょう。

検索性が高いか

探しているナレッジをすぐに検索して見つけられるかは重要なポイントです。たとえば、「複数キーワードでの検索」や「添付ファイル内の検索」が可能なツールがあると便利です。

情報を共有しやすいか

ツールにナレッジが蓄積されても、共有されなければ意味がありません。そのため、蓄積されたナレッジをリアルタイムで把握できるツールが便利です。

以上のように、ナレッジ共有・管理ツールを導入するときは「検索性」と「情報共有のしやすさ」にこだわりましょう。

【成功事例】ナレッジ共有により業務効率化に繋がった事例

引用：株式会社アットティー

医療福祉施設を運営している株式会社アットティーでは、情報共有を紙ベースで行っていました。しかしリアルタイムで情報が共有されないため、最新の情報を知らずに現場対応をしてしまうという問題も発生していました。

しかし、シンプルで誰でも簡単に使用可能なStockを導入すると、業務内容・利用者の情報・日報やお知らせといった全ての情報を一元的に管理し、共有できるようになったのです。

情報共有にかかる時間が減り、最新の情報を即座に共有するようになったため、業務の効率化に成功しました。

参考：「介護」の導入事例：株式会社アットティー

ナレッジ共有の概要と共有方法のまとめ

ここまで、ナレッジ共有の目的や事例、具体的な共有方法を中心に解説しました。

ナレッジの共有をスムーズにするためには、「共有方法を社員に浸透させる」ことが重要です。ナレッジ管理に特化したツールを導入すると、ナレッジ共有がしやすくなります。

しかしツールが複雑だと、社員はナレッジを確認しづらく、ツールの形骸化やナレッジの属人化を引き起こしてしまいます。そこで、「誰でも簡単にナレッジの共有・確認ができるツール」を導入しましょう。

結論、ナレッジ共有に最適なのは、シンプルな操作性で、記事・質問形式でナレッジを残すのが簡単で、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。また、利用状況も確認可能なのです。

無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、社内のナレッジをスムーズに蓄積・共有しましょう。

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