ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

クラウドストレージを使うと、さまざまなファイルをオンライン上で一元管理できるうえ、ほかのユーザーへの共有もスムーズになります。たとえば、「Box（ボックス）」は無料から使えるクラウドストレージとして、世界中で広く使われているのです。 一方で、「Boxの導入を検討しているが、自社に合っているか判断できずにいる」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Boxの使い方や料金、評判を網羅的にご紹介します。 Boxの機能や使い方、口コミなどを網羅的に把握して導入可否を検討したい Boxの基本的な使い方だけでなく、便利な応用法も知りたい Boxよりも簡単にファイルを一元管理できるツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、Boxの概要が詳しく分かるだけでなく、最も簡単に文書管理できる方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【簡単に解説】「Box」とは1.1 Boxと「他のクラウドストレージ」の違い1.2 Boxの機能1.3 Boxの無料版でできること1.4 AI搭載の新プラン「Enterprise Advanced」とは？1.5 Boxの料金プラン2 「Box」の特徴・メリット2.1 （1）強固なセキュリティ2.2 （2）ほかのアプリとの連携（API連携）2.3 （3）ストレージ容量が大きい3 要注意！「Box」を使うデメリット3.1 （1）ファイル管理が面倒3.2 （2）多機能で使いづらい3.3 （3）サポート対象が限定的4 これで安心！「Box」のデメリットを解消するおすすめのアプリ4.1 最も簡単に全社の情報を管理できるアプリ「ナレカン」5 【初級編】「Box」の基本的な使い方5.1 使い方1｜Boxの無料登録・ログイン5.2 使い方2｜フォルダの作成5.3 使い方3｜ファイルのアップロード・ダウンロード5.4 使い方4｜ファイルの共有5.5 使い方5｜ファイルの更新5.6 使い方6｜ファイルの復元6 【応用編】「Box」のさらに便利な使い方6.1 使い方1｜7種類のアクセス権限を使い分ける6.2 使い方2｜通知メールを設定する6.3 使い方3｜オフラインで編集する7 「Box」の口コミ・評判7.1 「Box」の良い口コミ・評判7.2 「Box」の改善点に関する口コミ・評判8 Boxに関するよくある質問8.1 質問1｜Boxの利用シーンは？8.2 質問2｜Boxは日本語対応している？8.3 質問3｜Boxは個人利用できる？9 「Box」の使い方や料金・評判まとめ 【簡単に解説】「Box」とは 以下では、「Box」の特徴や機能を解説します。「ほかのクラウドストレージとの違いが分からない」という方は必見です。 Boxと「他のクラウドストレージ」の違い 引用：Boxの公式サイト Boxは、世界トップレベルのシェアを誇る、アメリカ発の「クラウドストレージ」です。 Boxはセキュリティの高いツールで、「ログ管理」や「7段階の細かい管理者権限」などによって、ほかのクラウドストレージツールよりも安全性が高いのが特徴です。また、必要に応じて「AIを使った不正アクセス検知」などのオプションも追加できます。 このように、Boxは数あるクラウドストレージのなかでも安全性が高い設計で、ビジネスでも安心して使えるサービスです。 ・Boxの公式サイトはこちら ・App Storeからダウンロードはこちら ・Google Play ストアからダウンロードはこちら Boxの機能 Boxの代表的な機能は以下の通りです。（※表は左右にスクロール可） ＜機能＞ ＜内容＞ ＜対応プラン＞ ファイル管理 フォルダを作成して、そのなかにファイルを格納・共有する基本機能です。 すべてのプラン Box Drive ブラウザを経由せずに、デスクトップから直接Boxにアクセスするためのサービスです。オフラインでもファイルを閲覧・編集できます。 すべてのプラン（無料でダウンロード可能） Box Sign BoxのWebアプリから、署名依頼を組み込んだファイルを任意のメンバーに送信できる機能です。外部の営業ツールなどとの連携もできます。 すべてのプラン Box Canvas 複数人が同時にファイルを編集できる、ホワイトボード機能です。チャットや付箋紙、投票の機能を備えています。 すべてのプラン Box Relay 「ファイルに紐づいたタスクを完了する」などのワークフローを作れる機能です。業務の全体像が分かりやすくなります。 「Business」以上 このように、Boxを使うとファイル管理だけでなく、ファイルに紐づいた様々な業務を効率化できます。ただし、一部の機能は特定のプランのみで利用可能なので、用途を明確にしたうえで適切な料金プランを選びましょう。 Boxの無料版でできること Boxの無料版でできることは、以下が挙げられます。 ストレージ容量 無料版では、10GBのストレージ容量が提供されます。 ファイルのアップロード・共有 最大250MBのファイルをアップロードでき、他のユーザーとも共有可能です。 ファイル管理と整理 フォルダを作成し、ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルを整理できます。 モバイルアプリ Boxのモバイルアプリを使って、スマートフォンやタブレットからもファイルにアクセスしたり、アップロードしたりできます。 セキュリティ データの暗号化や二段階認証、権限設定などの機能によって、安全にデータを管理できます。 アプリ連携 Google WorkspaceやSlack、Zoomなど、ビジネスに欠かせない様々なアプリとの連携が可能です。 このように、Boxの無料版ではファイル管理をはじめとする業務の効率化を実現する機能が備わっています。ただし、1名のみの利用に限定されており、ストレージ容量などの制限もあるため、チームでの利用や大容量のデータを扱う方には向いていません。 AI搭載の新プラン「Enterprise Advanced」とは？ Enterprise Advancedとは、2025年1月15日にリリースされたBoxの新プランです。このプランでは、企業のコンテンツ管理を強化するための、AIを活用した高度な機能を利用できます。 以下は、Enterprise Advancedプランで提供されている主な機能です。 ＜機能＞ ＜内容＞ Box Apps ノーコードでアプリケーションを作成できる機能です。カスタマイズ可能なダッシュボードやメタデータビュー、ワークフローを活用して業務手順を効率化します。 Box AI Studio 企業独自のAIエージェントを作成できる機能です。使用する言語モデルは、Azure OpenAIやAWS Bedrockなどの最新モデルからエージェント用に選択できます。 Box Doc Gen ドキュメントを自動生成できる機能です。任意のデータソースから情報を取り込み、条件付き書式や表、画像などを含むテンプレートに基づいたカスタムドキュメントを、短時間で生成できます。 Box Forms テキスト入力やチェックボックス、ドロップダウンなどのフォームフィールドをドラッグ＆ドロップで配置し、Webフォームを簡単に作成できる機能です。（2025年第1四半期にリリース予定） Box Archive コンプライアンス要件に準拠した状態で、コンテンツを長期間にわたって保管できる機能です。（2025年上半期にリリース予定） 以上の機能以外にも、業務を効率化する便利な機能が豊富に備わっています。ただし、一部の機能はまだリリースされていないため、自社に必要な機能が揃っているかを見極めながら慎重に検討しましょう。 参考：Box｜Enterprise Advanced 参考：Box｜Box Enterprise Advancedとは Boxの料金プラン こちらは、Boxの料金プランの一覧表です。大きく分けて、個人利用のみの無料アカウントと、複数人向けの有料アカウントが用意されています。（※表は左右にスクロール可） 参照：Boxの料金ページ 料金プラン 料金（月額） 容量 特徴 個人・チーム向け Individual 無料 10GB ・ファイルアップロード上限:250MB ・ユーザー数：1名のみ Personal Pro ¥1,390.40 100GB ・ファイルアップロード上限:5GB ・ユーザー数：1名のみ Business Starter ¥636.90/ユーザー/月（月払い） 100GB/ユーザー ・ファイルアップロード上限:2GB ・ユーザー数：3名以上10名まで ・細かいアクセス制御、共有権限 ・SSLおよび保存データ暗号化 Businessプラン Business ¥2,084.50/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:5GB ・ユーザー数：3名以上 ・Active DirectoryおよびSSO(シングルサインオン)の統合 ・データ漏洩防止 Business Plus ¥3,473.80/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:15GB ・ユーザー数：3名以上 ・ユーザーアクティビティの追跡 ・管理権限の委任 Enterprise ¥4,864.20/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:50GB ・ユーザー数：3名以上 ・電子透かし ・無制限の統合(DLP、eDiscoveryを含む) Enterprise Plus ¥6,600/ユーザー/月（年払い） 上限なし ・Enterpriseプランの全機能 ・ユーザー数：3名以上 ・各種API利用可能 ・AIを含むの全機能が利用可能 以上のように、プランごとに機能やセキュリティは異なるので、表を参考にどのプランが適しているか検討しましょう。とくに、無料プランを使えるのは1ユーザーのみなので、ビジネスで導入する場合は注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の特徴・メリット ここでは、Boxの特徴やメリットを紹介します。以下の理由から、Boxは世界中の多くのユーザーに利用されているのです。 （1）強固なセキュリティ 1つ目の特徴は、高度なセキュリティです。 Boxでは「アクセス統計」でユーザーのアクションを確認したり、「ユーザー権限設定」や「二段階認証機能」で機密情報を保護したりできます。加えて、「電子透かし埋め込み機能」によって、ファイルの不正コピーを防げるので社外とのやりとりにも安心です。 また、Boxの”強固なセキュリティ体制”は、ファイルを多く扱う企業にとって心理的な安心にもつながるなどの副次的なメリットも得られます。 （2）ほかのアプリとの連携（API連携） 2つ目の特徴は、豊富な外部アプリと連携（API連携）できることです。 Boxは、Microsoft365やSlackなどの様々なアプリと連携できます。そのため、たとえば「ファイルなどのストック情報をBoxで管理して、フロー情報はチャットツールで共有する」といった活用方法が、多くの企業で取り入れられているのです。 ただし、情報を確認するにはアプリを切り替えなければならず、スピードが求められるビジネスでは不便に感じかねません。そこで、昨今では、ストック/フロー情報を一元管理できる「ナレカン」のようなアプリを導入する企業が増えています。 （3）ストレージ容量が大きい 3つ目の特徴は、無料プランではストレージ容量が10GBまで使用でき、有料プランでは容量が無制限で使えることです。 Boxでは、無料プランでも10GB（写真約30,000枚分）までストレージを利用できます。また、1ファイルあたり250MBのアップロード上限以内であれば、ファイルの保存・管理に関する基本機能はすべて使えるのです。 さらに、有料プランは大人数で使えるうえ、ストレージ容量も無制限なので、資料が大量にあり保存方法に悩んでいる方におすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要注意！「Box」を使うデメリット ここでは、Boxのデメリットを解説します。導入を判断するときは、メリットだけでなくデメリットも考慮しなければなりません。 （1）ファイル管理が面倒 1つ目のデメリットは、ファイル管理が面倒なことです。 Boxは文書をファイル形式で管理するので、ファイルの名前を工夫したり、バージョン管理したりする手間がかかります。また、キーワード検索で見たい情報を探すときは、都度ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。 このように、Boxはファイル管理が面倒で、目的の文書がすぐに見つからない欠点があります。一方、超高精度の「検索機能」を搭載したノート型情報管理ツールの「ナレカン」であれば、ファイルを開く手間なしで簡単に情報を探し出せるのです。 （2）多機能で使いづらい 2つ目のデメリットは、多機能ゆえに使いづらい点です。 Boxはオンラインストレージやファイル共有など便利な機能が多く備わっています。一方で、ITに不慣れな社員にとっては機能が複雑だと使い慣れるのに時間がかかる可能性があり、継続的な運用が困難になってしまいます。 また、機能が少なすぎても運用に不便さを感じる場合があるため、自社の課題が何かを確認し、機能に過不足のないツールを選ぶことが重要です。 （3）サポート対象が限定的 3つ目のデメリットは、サポート対象が限定的である点です。 Boxでは、各種管理業務の代行作業やBoxが提供していないネットワークに関する問い合わせができず、多くの文書を適切に管理しなければなりません。加えて、契約前の顧客からの問い合わせも受け付けていないため、自社に合うかどうかの判断が難しいです。 したがって、重要な書類を管理するには、ツールの不具合や疑問点を素早く解決できる体制が必須です。そこで、初期導入時のセットアップから運用中の疑問解消まで、充実したサポートが受けられる「ナレカン」のようなツールを使うと安心です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ これで安心！「Box」のデメリットを解消するおすすめのアプリ 以下では、Boxのデメリットを解消するおすすめのアプリをご紹介します。 Boxを使うと、あらゆるファイルを一元管理できますが、ファイル管理が煩雑になりやすいデメリットがあります。そのため、様々な文書を扱うビジネスでは、「似た名前のファイルが乱立して、欲しいファイルが見つからない」といった事態が起きやすいです。 したがって、社内の文書管理には、Boxではなく「情報を見やすく整理できるツール」を使いましょう。とくに、「検索性の高いツール」であれば、ファイルが増えても必要な情報に素早くアクセスできます。 結論、Boxのデメリットを解消するアプリは、誰でも簡単に情報を見やすく整理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、テキストやファイル、画像などのあらゆる情報を残せるうえ、「ファイル内検索」や「画像検索」で欲しい情報が瞬時に見つかります。そのため、「マニュアルや資料が社内に散在してどこにあるかわからない」事態を解消できるのです。 最も簡単に全社の情報を管理できるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初級編】「Box」の基本的な使い方 ここでは、Boxをはじめて利用する方に向けて、Boxの基本的な使い方を解説します。画像付きで説明するので、導入を考えている担当者の方は必見です。 使い方1｜Boxの無料登録・ログイン Boxの公式ホームページから登録して、無料アカウント（個人利用のみ）を作る方法は以下の通りです。 （1）公式ホームページ右上にある [サインアップ] をクリックします。 （2）プラン選択ページに遷移するので、[個人またはチーム] をクリックしましょう。 （3）料金プラン表から、無料プランの [サインアップ] をクリックします。 （4）氏名とメールアドレス、パスワードを入力し、チェックをつけたら登録完了です。 ※登録したアドレスに送信されたリンクからサインインして、以下の画面になったらログインできます。実際に使用を開始するには、右下の[Let’s Go]をクリックしましょう。 なお、英語表記を日本語表記に変更する場合は、右上のアイコンをクリックして、[Account Settings] を選択します。設定画面が開くので、[Language] を日本語にすれば日本語への変更完了です。 使い方2｜フォルダの作成 （1）下図は、Boxにログインしたあとのスタートページです。スタートページ右上にある [新規] をクリックして、[フォルダ] を選択します。 （2）フォルダ名や共有相手などを入力して [作成] をクリックすると、新しいフォルダが表示されます。 使い方3｜ファイルのアップロード・ダウンロード ＜アップロード＞ （1）ページ右上にある [新規] から、[ファイルアップロード] を選択します。 （2）PCのフォルダ管理画面に遷移するので、アップロードをしたいファイルを選んで [開く] をクリックしましょう。 （2）以下のように、ファイルがアップロードされていれば完了です。 ＜ダウンロード＞ （1）ダウンロードしたいファイルを右クリックして [ダウンロード] を選択します。 使い方4｜ファイルの共有 （1）共有したいファイルにカーソルを合わせて、矢印の形の [共有] アイコンをクリックします。 （2）メールで共有する場合はメールアドレスを入力し、リンクで共有をする場合はリンクをコピーして送信します。 上記のように、リンクを生成したり招待したりすることで、個別の権限を制限しながら、社外の人ともファイルを共有できます。そのため、顧客への資料送付や外注先とのファイルのやりとりをBoxだけで済ませられるのです。 使い方5｜ファイルの更新 ファイルの更新とは、同じ共有リンクでファイルを上書きできる機能です。そのため、ファイルの中身を更新したときにリンクを送り直す必要がありません。 ファイルを更新するには、更新したいファイルにカーソルを合わせて右クリックし、[新しいバージョンをアップロード] をクリックしましょう。 使い方6｜ファイルの復元 Boxでは、一度削除したファイルを復元できます。復元するには、ページ左側の [ごみ箱] をクリックして復元したいものを右クリックし、[復元] を選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【応用編】「Box」のさらに便利な使い方 以下では、Boxをさらに使いこなす3つの方法をご紹介します。セキュリティ性を高めたい方や、仕事の効率を向上させたい方は必見です。 使い方1｜7種類のアクセス権限を使い分ける ビジネス向けの有料プランを契約すると、以下7種類の権限を使い分けた、厳格なアクセス制限ができるようになります。 ＜アクセスレベル＞ ＜特徴＞ 共同所有者 共同所有者は、フォルダの所有者を変更できないものの、編集者と同じ読み取り/書き込みアクセス権限を持つ 編集者 フォルダまたはファイルに対するすべての読み取り/書き込みアクセス権限を持つ ビューアー/アップローダー フォルダに対するすべての読み取りアクセス権限と、限定的な書き込みアクセス権限を持つ プレビューアー /アップローダー プレビューアーとアップローダーを組み合わせたアクセス権限を持つ ビューアー フォルダまたはファイルに対する読み取りアクセス権限を持つ プレビューアー 限定的な読み取りアクセス権限を持つ アップローダー 限定的な書き込みアクセス権限を持つ このように、Boxではユーザーの属性に合わせて、ファイルやフォルダのアクセス権限を詳細に設定できます。そのため、「誤ってファイルが書き換えられてしまった」といったトラブルを防げるのです。 参考：Box Support｜コラボレータの権限レベルについて 使い方2｜通知メールを設定する 通知メールを設定すると、ファイルを開かずリアルタイムで操作状況を把握できます。通知を設定するには、アイコンをクリックして　[アカウント設定]　を選択しましょう。 [通知] を選択して、受け取りたい通知にチェックを入れて保存すれば完了です。 使い方3｜オフラインで編集する 引用：Box Driveの公式HP 拡張機能である「Box Drive」を使うと、Boxに保存されているデータをオンライン・オフライン問わず編集できるようになります。 「Box Sync」というBox Driveと同じ機能を持ったアプリがありますが、Box Driveの方が新しく、公式ページではBox SyncからBox Driveに移行するよう推奨されています。 ローカル環境でのファイル編集と同じ操作感なので、Boxを起動しなくてもスムーズにファイル編集ができる点がメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の口コミ・評判 以下では、「Box」の口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の声も参考にすることが大切です。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判は、ITreview＞Boxより引用しています。 「Box」の良い口コミ・評判 はじめに、「Box」の良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「障害がなく安定感がある」「大容量のデータを残せる」という声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2024年12月26日） 定期的な情報蓄積とクライアントへの提供（共有）に使用しています。画像データでもアップロードが早く、数年間、毎週50ファイル程を アップロードしていますが、アップロード障害は発生したことがない安定感が魅力です。 非公開ユーザー（投稿日：2024年11月26日） 容量を気にせず利用できる。その為、容量確保の為にファイル削除をする必要がなく、本来消してはいけないファイルを削除することがなくなりました。 非公開ユーザー（投稿日：2024年10月17日） クラウドストレージであるため、社内のファイルサーバーとして利用できるだけでなく、他社とのファイル共有ストレージとしても利用できる点が良いです。そのためメールのPPAP対策にも利用できます。 「Box」の改善点に関する口コミ・評判 次に、「Box」の改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「AI機能がわかりづらい」「検索が不自由」という声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2025年01月30日） AI機能が分かりづらい。現時点では活用方法が見いだせていない。 非公開ユーザー（投稿日：2024年12月26日） 検索が何とも不自由。フォルダの指定や広範囲にわたって自由に検索できるのは良いのですが、似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れてくるので、欲しい物だけに絞り込めない。 非公開ユーザー（投稿日：2024年10月17日） EXCELやWORDで作成した資料に図形や画像がある場合、ビューワーで見た場合は崩れてしまうことが多いです。崩れてしまうと内容がわからなくなる場合もあるので改善してもらいたいです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Boxに関するよくある質問 ここでは、Boxに関するよくある質問を解説します。以下を参考に、Boxにおける疑問を解消しましょう。 質問1｜Boxの利用シーンは？ Boxのビジネスでの利用シーンは以下が挙げられます。 脱ハンコリレー 定型業務の自動化 契約業務の電子化 プロジェクトフォルダ作成の自動化 QRコードを通してBox内コンテンツを活用 Boxでは承認業務をツール内で完結させられるだけではなく、タスクの振り分けなどの定型作業を自動化できます。ぜひ、Boxの基本機能を押さえ、上記の活用事例を参考にしてみましょう。 Box活用例(ユースケース)を知ろう 質問2｜Boxは日本語対応している？ Boxは日本語に対応しており、[アカウント設定]から任意の言語に変更できます。 また、日本語を含む複数の言語でのサポートも提供されています。Boxはオンラインで米国法人から直接購入できますが、日本語でのサポートを受けたい場合は、日本の代理店を通じて購入するのがおすすめです。 質問3｜Boxは個人利用できる？ Boxは個人でも利用可能で、個人・チーム向けの無料/有料プランが用意されています。 無料プランでは基本的なファイル管理機能を利用可能です。また、有料プランにアップグレードすると、より多くのストレージや高度な機能を利用できます。 個人でもビジネス向けプランを契約することは可能ですが、チームや企業向けに設計されているため、用途に応じて適切なプランを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の使い方や料金・評判まとめ ここまで、「Box」の使い方や料金、評判を網羅的に解説しました。 Boxは大容量のデータを保存できる多機能なオンラインストレージで、世界中の企業に導入されています。しかし、「ファイル管理が面倒」というデメリットや「検索機能が乏しい」といった口コミもあり、情報へのアクセス性の低さが課題として挙げられています。 そこで、「あらゆる情報を見やすく整理できるツール」を導入しましょう。とくに、情報へのアクセス性を向上させるためには、「高精度の検索機能を備えたツール」を選ぶことが重要です。 結論、Boxのよりも情報管理に最適なのは、あらゆる情報を一元管理し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、面倒なファイル管理から脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 データをBoxに移行する方法とは？注意点やおすすめツールも解説

ビジネスで利用されるクラウドストレージのひとつに「Box」があります。自社で管理しているファイルをBoxに移行するときには、データを移す作業が必要です。 しかし、どのように移行作業を進めるべきか悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、データをBoxに移行する方法と注意点、おすすめのツールを中心にご紹介します。 外部データをBoxに移す方法が分からない Box内でファイルやフォルダを移動させる方法が知りたい Boxの移行先におすすめのツールを探している という方はこの記事を参考にすると、データをBoxへ移行する方法が理解できるほか、ファイル管理がしやすくなるツールも分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Boxとは2 外部データをBoxに移行する方法2.1 （1）ドラッグアンドドロップする2.2 （2）「アップロードボタン」をクリックする2.3 （3）Box Shuttleを使う3 データをBoxに移行する注意点3.1 Boxに移行できないファイルがある3.2 作業時間のコストが発生する3.3 社内に浸透するまでに時間がかかる4 【必見】Boxよりもデータ管理がしやすいおすすめツール4.1 データ移行が簡単かつファイルを管理しやすいツール「ナレカン」5 参考：Box内のファイル・フォルダ間でデータを移動させる方法5.1 （1）Box内でのファイルやフォルダの移動やコピーはできるのか5.2 （2）Box内でデータを移動させる手順6 データをBoxに移行する方法まとめ Boxとは 引用：Boxの公式サイト Boxは、世界トップレベルのシェアを誇るクラウドストレージサービスです。2005年にアメリカで設立以来、全世界で11万社以上の導入実績があります。 Boxの最大の特徴はセキュリティの高さにあります。「7段階のアクセス権限」や「不正アクセス・マルウェア検知」の機能があるため、安心して使用できるのです。 さらに、「アクセス統計機能」によって、誰がいつ何をしたかを追跡可能です。この機能により、メンバーが無許可でほかのメンバーに共有することを阻止できます。 以上のように、Boxはセキュリティーが高いため、多くの企業が顧客情報や社内情報の蓄積のために導入しているのです。 ・Boxの公式サイトはこちら ・デスクトップアプリのダウンロードはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外部データをBoxに移行する方法 ここでは、外部のデータをBoxに移行する3つの方法を紹介します。以下の情報を参考に、スムーズにデータを移行しましょう。 （1）ドラッグアンドドロップする ドラッグアンドドロップで、データをBoxへ移行できます。外部データにファイルを保存している場合、一度ダウンロードしてからBoxにドラッグアンドドロップしてアップロードしましょう。 上記のようにデータをドラッグアンドドロップするだけで、自動でアップロードが始まります。 （2）「アップロードボタン」をクリックする アップロードボタンをクリックしても、データをBoxへ移行できます。 Boxの画面中央（または右上）にある「アップロードボタン」をクリックします。 表示されるプルダウンメニューから、該当の項目を選択します。このときに「フォルダをアップロード」を選べば複数のファイルを一括で移行できるので、ファイル数が多い方は活用しましょう。 該当のフォルダ（またはファイル）を選択します。 「アップロードボタン」をクリックします。 以上の4ステップを踏めば、データをBoxに移行できます。 参考：box support｜コンテンツの移行 （3）Box Shuttleを使う 引用：Box Shuttleのトップページ 保存しているデータ量が大きいときには「Box Shuttle」を使って移行しましょう。 Box ShuttleはBox社が提供する公式のデータ移行ツールです。手作業での移行に比べて移行速度が速いため、外部のクラウドストレージから大容量のファイルを移す場合に便利です。 たとえば、GoogleドライブやDropbox、OneDriveやSharepointなどのデータをBoxへ移行する場合は、Box Shuttleを活用しましょう。ただし、そもそものフォルダ構成や分類方法が適切でないと、データ移行後もファイル管理の煩雑さは解消されません。 そこで、「ナレカン」のように、データの移行だけでなく”自社に最適なフォルダ構造の設計”も相談できるサービスを選ぶと、移行後のファイル管理がスムーズになります。 参考：Box公式｜Box Shuttle 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ データをBoxに移行する注意点 ここでは、データをBoxに移行する注意点をご紹介します。「導入したBoxを上手く運用できない」という事態を防ぐために、必ず確認しましょう。 Boxに移行できないファイルがある データをBoxに移行する際、Boxに移行できないファイルがあります。拡張子が以下のファイル・フォルダは移行できません。 .tmp　.bak　.dstore desktop.ini　thumbs.db　.pst　.qbw　.nd　.qbw.tlg　.des　.qba　.qba.tlg　.qbr　.qby .qdt　.pdx 移行できないファイルの場合、別の拡張子に変えてファイル・フォルダを作成し直す必要があるので注意が必要です。 参考：box support｜Box SyncとBox Driveで無視またはブロックされるファイルの種類 作業時間のコストが発生する データをBoxに移行すると、作業時間のコストが発生します。 データを移行している間はBoxの利用が制限されるので、ほかの仕事をスムーズに進められません。また、データ量が大きいと移行が完了するまでにかなりの時間がかかり、従業員のストレスの原因にもなりかねないのです。 したがって、従業員が仕事を進めない「深夜」にデータを移行するなど、通常業務に悪影響を及ぼさないための工夫が求められます。 社内に浸透するまでに時間がかかる 運用方法を工夫しなければ、Boxは社内に浸透するまでに時間がかかります。 Boxは仕様上、「階層が深くなりファイルが探しにくい」「アクセス権限の設定が複雑」という側面があります。そのため、社内で円滑に利用するには運用ルールの設計が必要であり、導入後すぐの定着が難しいのです。 そこで、「ナレカン」のように「運用サポートがある」「直感的に使いやすい操作感」のITツールを選ぶと、社内への浸透がスムーズに進みます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Boxよりもデータ管理がしやすいおすすめツール 以下では、Boxよりもデータ管理がしやすいおすすめツールをご紹介します。 Boxは階層が深くなると目的のファイルを見つけにくい点がデメリットです。そもそも、大量の外部データを移行するなら、データが保管できることに加えて「必要なデータがすぐに見つけられる」ことを基準にツールを選ぶべきです。 そこで、「ファイル内のテキスト検索にも対応した、検索精度の高いツール」を導入すれば、ファイルが見つからないストレスから解消されます。ただし、操作が複雑だと全社員が使いこなせないので、「直感的に操作できる」ことも重視して選びましょう。 結論、データ管理に導入すべきツールは、大企業でも全社員が簡単にファイルを共有・探し出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「ノート（記事）」には直感的にファイルを添付できるうえ、テキストでファイルに関する詳細情報も自由に残せます。さらに、多階層の「フォルダ」ごとにアクセス権が設けられて、ヒット率100%の「検索機能」で目的の情報がすぐに見つかるのです。 データ移行が簡単かつファイルを管理しやすいツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 参考：Box内のファイル・フォルダ間でデータを移動させる方法 以下では、Box内のファイルまたはフォルダ間のデータ移動やコピーの方法についてご紹介します。Boxをより使いこなしたい方は必見です。 （1）Box内でのファイルやフォルダの移動やコピーはできるのか 結論、BoxからBoxへファイルやフォルダの移動・コピーは可能です。 ただし、大きいサイズのフォルダを移動する場合、移動が完了するまで数分程度時間がかかることがあります。フォルダの移動中は移動元・移動先両フォルダがロックされるため、操作ができない点に注意が必要です。 また、フォルダ間でコンテンツへのアクセス制限が異なる場合、「制限が厳しいフォルダから制限が緩いフォルダ」の移動にはセキュリティリスクが伴います。移動させるデータの内容と移動先フォルダのアクセス制限を確認してからデータを移行しましょう。 （2）Box内でデータを移動させる手順 Box内のファイルまたはフォルダをフォルダ間で移動するには、以下の手順を踏みます。 目的のファイルまたはフォルダを右クリックしてから、表示されるメニューで 「移動またはコピー」をクリックし、ウィンドウを開きます。 ウィンドウ内から移動先のフォルダを選択して、チェックマークが付いたことを確認します。 「移動」 または 「コピー」 をクリックします。 以上の手順で、Box内のファイルまたはフォルダのフォルダ間での移動・コピーが完了します。 参考：box support|ファイルとフォルダの移動とコピー 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ データをBoxに移行する方法まとめ これまで、データをBoxに移行する方法と注意点、おすすめのツールをご紹介しました。 Boxは高いセキュリティを誇るため、安心してデータを保存できるクラウドツールとして世界中で利用されています。一方で、「階層が深くなりファイルが探しにくい」「アクセス権限の設定が複雑」といった注意点も存在するのです。 そのため、目的のファイルが見つからないことにストレスを感じたり、社内で定着するまでに時間を要したりする恐れがあります。したがって、ファイル管理を円滑化するには「目的のデータが確実に見つけられる、シンプルなITツール」を導入するべきなのです。 結論、ファイルの保管には直感的に操作できる使いやすい情報共有ツール「ナレカン」が最適です。ナレカンには、会話形式で質問するように検索可能な「自然言語検索」があるので、見たいファイルが見つけやすくなっています。 ぜひ「ナレカン」を導入して、時間や場所を問わず簡単に資料へアクセスできる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Boxとは？無料・有料の違いやアプリの使い方、デメリットを紹介

近年、AIをビジネスに活用する企業が増加しています。AIは、顧客対応や商品開発といった多様なビジネスシーンで活用されており、無駄な作業の削減に貢献しています。 しかし、AIをビジネスに活用したいが「具体的なイメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、AIをビジネスに活用した成功事例3選を中心にご紹介します。 AIのビジネス活用の事例を把握して、自社の取り組みに役立てたい AI活用を成功させるポイントを知りたい AIを活用して社内情報に即アクセスできるようにする方法を探している という方はこの記事を参考にすると、ほかの企業のAI活用事例を把握しつつ、自社の取り組みを成功させるヒントも分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 AIビジネスとは2 成功事例3選！AIをビジネスに活用した企業2.1 製造業｜富士フイルムビジネスイノベーション株式会社2.2 金融業｜株式会社りそなホールディングス2.3 建設業｜清水建設株式会社3 ビジネスでのAI導入を成功させるポイント3.1 （1）導入目的を明確にする3.2 （2）運用イメージを持つ3.3 （3）社員のAIリテラシーを向上させる4 AIをビジネス活用するためにすべきこと4.1 生成AIを活用して情報管理できる「ナレカン」5 AIを使ったビジネスの事例まとめ AIビジネスとは 「AIビジネス」とは、AIをビジネスに活用することを指します。 AIをビジネスに活用する方法としては、以下の内容が挙げられます。 自然言語処理 文脈を考慮して文章の意図を理解するので、要約したり、質問から回答を生成したりできます。 音声認識 音声を認識してテキストに変換するので、音声入力や音声アシスタントとして活用可能です。 画像認識 画像に映っているものを認識するため、顔認識や商品の画像検索、画像検品などに役立ちます。 数値予測 過去や現在のデータから、生産量や需要といった未来の数値を予測します。 また、野村総合研究所の調査によると、今後「生成AI」が活用できる業務として、4割以上の回答者が「マニュアル作成」や「議事録の作成」を挙げており、今後はより高度な編集にAIを活用するケースが増加していくと考えられます。 参考：NRI＞アンケート調査にみる「生成AI」のビジネス利用の実態と意向 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 成功事例3選！AIをビジネスに活用した企業 ここでは、AIをビジネスに活用した企業の成功事例3選をご紹介します。他社の事例を参考にして、自社の取り組みに役立てましょう。 製造業｜富士フイルムビジネスイノベーション株式会社 引用：富士フイルムビジネスイノベーション株式会社のトップページ 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社では、月120万件に及ぶ請求書を扱っており、入金消込業務が膨大な負担になる課題がありました。繫忙期には、ほかのチームにも業務を割り振っていたうえ、ベテランの経験と勘に頼っていたのです。 そこで、独自AIを開発し、入金消込AIシステムを構築しました。そして、現場とヒアリングする中で、ベテランの暗黙知となっている特徴量（AIが学習するデータの特徴）を見出し、AIを改善していきました。 その結果、これまで熟練者の経験に頼るしかなかった作業をAIが実行するようになり、手動作業の約20%が自動化されました。 参考：Microsoft＞お客様事例＞入金消込 AI システムをAzureで構築し手動作業の約20%を自動化! 富士フイルムビジネスイノベーションが取り組む業務 DX の目指す先 金融業｜株式会社りそなホールディングス 引用：株式会社りそなホールディングスのトップページ 株式会社りそなホールディングスの法務部では、案件についてメールで連携していましたが、案件数が増えるなかで、進捗を把握できなくなる課題がありました。また、担当者によって相談への回答が異なっており、対応履歴を共有する仕組みが求められていました。 そこで、メールと自動連携できるナレッジ管理ツールを導入しました。案件情報を1つのツールにまとめて、案件管理の属人化を解消したのです。 その結果、外部弁護士とのやりとりが自動保存され、「法務部内での横展開」や「各部との議論」に役立てられるようになりました。また、ほかの担当者の案件も簡単に閲覧できる環境が整えられました。 参考：MNTSQ＞導入事例＞金融業界におけるデジタル変革の先駆者が、MNTSQを導入した理由 建設業｜清水建設株式会社 引用：清水建設株式会社のトップページ 土木工事の現場では、「労働災害をいかに防ぐか」という課題がありました。そこで、清水建設株式会社は、AIを使って危険予知につなげたいと考えていました。 そこで、画像解析AIを活用した、AI安全管理システムを開発したのです。 その結果、重機の周辺にいる人が、重機を視認しているかを確認し、状況に応じてオペレーターにアラートを通知する仕組みが整えられました。 参考：Lightblue＞ご支援事例＞「現場の危険を未然に防ぐ」。AIを活用した清水建設の安全管理システム。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスでのAI導入を成功させるポイント ここでは、ビジネスでのAI導入を成功させるポイントをご紹介します。以下の内容を押さえて、AI導入の失敗を回避しましょう。 （1）導入目的を明確にする 1つ目は、導入目的を明確にする点です。 目的を明確にしておくと、自社に最適なシステムを選定できます。そのため、自社の抱える課題を洗い出し、どのように解決したいのかを検討しましょう。 また、導入目的が決まったら、AIを活用する業務範囲を定めましょう。とくに、はじめから大規模にシステム全体を変えるのではなく、まずは小さい範囲から活用し、段階的に範囲を広げていくことがポイントです。 （2）運用イメージを持つ 2つ目は、運用イメージを持つ点です。 AIのビジネス活用は、導入して終了ではありません。導入後の運用やメンテナンスまで念頭において、システムを選定しましょう。 また、AIを適切に活用するには、運用ルールを策定しておく点も重要です。情報の取り扱いや利用部門を限定することで、情報漏洩などのリスクを抑えられます。 （3）社員のAIリテラシーを向上させる 3つ目は、社員のAIリテラシーを向上させる点です。 システムによっては、AI活用の成果が、使い手のAIリテラシーに左右される点に注意が必要です。そのため、研修やトレーニングを実施して、社員のAIに対する知識やスキルを高めましょう。 このように、AI導入を成功するには、AIを活用できる人材を育成する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIをビジネス活用するためにすべきこと 以下では、AIをビジネス活用するために、まずすべきことをご紹介します。 AIをビジネス活用する場合、システムによっては、成果が使い手のAIリテラシーに左右されるので、AIを活用できる人材を育成しなければなりません。また、初めからAIを活用した社内システムを作ると、膨大な導入コストがかかってしまいます。 そこで、まずは「ITに詳しくない方でも迷わず使えるAIツール」を導入して、社内情報を管理しましょう。必要な情報を超高精度に検索したり、ファイルの内容を要約したりして、円滑に業務へ役立てられます。 結論、自社が導入すべきは、社内情報をナレッジとしてまとめておけるうえ、目的の情報をすぐに探し出せる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に保存した情報は、生成AIを活用した超高精度の「自然言語検索」によって簡単に検索できるほか、添付したファイルの自動要約も可能です。また、ナレカンのAIは、社内情報を学習しないように設計されており、情報漏洩のリスクもありません。 生成AIを活用して情報管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIを使ったビジネスの事例まとめ これまで、AIを使ったビジネスの事例を中心にご紹介しました。 AIをビジネスに活用すると、業務の手間を削減したり、データを活用して新しい事業を展開したりできます。AIをビジネスに活用する方法としては、自然言語処理や画像認識などがあります。 しかし、初めからAIを活用した社内システムを構築するのは困難です。そのため、まずは情報管理に「機能がシンプルで使いやすいAIツール」を使って、欲しい情報に即アクセスできる仕組みをつくりましょう。 したがって、AIをビジネス活用するには、テキストを書き込むだけで情報をまとめておけるうえ、誰でも思い通りに検索できる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなくAIをビジネス活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

Googleスプレッドシートは、無料で使える表計算ツールのひとつで、ビジネスでも多く活用されています。とくに、関数を使えば、データが自動で計算されるので、手入力によるミスを防ぎつつ日々の情報管理を効率化できるのです。 しかし、なかには「Googleスプレッドシートを導入したいが、使い方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Googleスプレッドシートの特徴や使い方を網羅的に解説します。 Googleスプレッドシートの概要やExcelとの違いを知りたい Googleスプレッドシートの使い方を網羅的に学びたい Googleスプレッドシートの管理・共有に役立つツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Googleスプレッドシートの使い方が詳しく分かるほか、自社に最適な情報管理の方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Googleスプレッドシート（Spread Sheets）とは1.1 「Googleスプレッドシート」と「Excel」の違い1.2 Googleスプレッドシートの機能1.3 Googleスプレッドシートのよくある質問2 Googleスプレッドシートでできること7選2.1 （1）複数人で同時編集できる2.2 （2）シート上でコメントが残せる2.3 （3）Webブラウザで閲覧・編集できる2.4 （4）データが自動保存される2.5 （5）Excelに対応している2.6 （6）データを復元できる2.7 （7）CSVやPDFに変換できる3 Googleスプレッドシートでできないこと4選3.1 （1）オフラインで効果的に利用できない3.2 （2）簡単にリンクを共有できない3.3 （3）すぐに起動できない3.4 （4）大量の情報を管理できない4 目的のスプレッドシートに即アクセスできるツール4.1 スプレッドシートとの併用に最適な情報管理ツール「ナレカン」5 ＜基本編＞Googleスプレッドシートの使い方5.1 使い方1｜Webブラウザ版にログインする5.2 使い方2｜シートを新規作成する5.3 使い方3｜表を作成する5.4 使い方4｜コメントを残す5.5 使い方5｜シートを共有/共同編集する5.6 使い方6｜関数を使う6 ＜スマホ編＞Googleスプレッドシートの使い方6.1 使い方1｜スマホ用アプリをダウンロードする6.2 使い方2｜シートを新規作成する6.3 使い方3｜セルに文字を入力する6.4 使い方4｜シートを共有する7 ＜応用編＞作業の効率化に役立つGoogleスプレッドシートの使い方7.1 使い方1｜改行などのショートカットキーを使う7.2 使い方2｜GASを使う7.3 使い方3｜プルダウンリストを作成する7.4 使い方4｜Excelに変換して保存する7.5 使い方5｜変更履歴を確認する7.6 使い方6｜拡張機能を追加する7.7 使い方7｜シートやセルを保護する7.8 使い方8｜絶対参照と相対参照を使う7.9 使い方9｜データを参照する7.10 使い方10｜重複データを確認する8 無料版と有料版（Google Workspace）の違いとは8.1 （1）料金8.2 （2）セキュリティ8.3 （3）データ容量9 Googleスプレッドシートの口コミ・評判9.1 Googleスプレッドシートの良い口コミ・評判9.2 Googleスプレッドシートの改善点に関する口コミ・評判10 Googleスプレッドシートの使い方・料金・口コミまとめ Googleスプレッドシート（Spread Sheets）とは 以下では、Googleスプレッドシートの特徴や機能を解説します。類似するExcelとの違いを確認して、自社に合うツールかを見極めましょう。 「Googleスプレッドシート」と「Excel」の違い 引用：Googleスプレッドシートの公式サイト GoogleスプレッドシートがExcel（エクセル）と違う点は、同時編集が可能なことです。また、同時編集の権限を付与するメンバーを指定できるうえ、権限の有効期限も設定できます。 これに対し、Excelでは、クラウドにファイルをアップしない限り、同時編集はできません。ネットワーク経由で社内の共有フォルダから誰かが開いているファイルを編集しようとすると「読み取り専用」モードになってしまうのです。 したがって、Googleスプレッドシートは、複数人で作業を進めるのに適したツールだと言えます。 ・Googleスプレッドシートの公式サイトはこちら ・App Storeのダウンロードページはこちら ・Google Playのダウンロードページはこちら Googleスプレッドシートの機能 以下はGoogleスプレッドシートの7つの基本機能です。 ＜機能＞ ＜内容＞ 同時編集 複数人で同時に編集ができる コメント シート上でコミュニケーションができる Webブラウザでの閲覧・編集 アプリだけでなく、Webブラウザからも閲覧・編集ができる 自動保存 データが常に自動保存される Excelに対応 エクセルをGoogleドライブにアップロードすれば、スプレッドシートとして編集できる なお、スプレットシートをExcelとしてダウンロードすることも可能 データの復元 過去のバージョンを簡単に復元できる CSVやPDFでの書き出し ファイルをCSVやPDF形式で書き出せる Googleスプレッドシートは、以上7つの機能のほかにもデータの管理・分析に役立つ機能を多く備えています。 Googleスプレッドシートのよくある質問 ここでは、スプレッドシートに関するよくある質問と回答をご紹介します。 質問1｜スプレッドシートとExcelの違いは？ スプレッドシートはブラウザを使う一方、Excelは基本的にソフト上で操作します。また、スプレッドシートはExcelに比べて同時編集しやすく「誰が、どこを変更したのか」がすぐに分かるのです。 質問2｜スプレッドシートとExcelはどっちが良い？ 結論、用途によって使い分けるのがおすすめです。 たとえば、Excelは文字やグラフの装飾のように、表計算以外の機能も豊富に搭載されています。そのため、「幅広い用途に使いたいときにはExcel、表計算のみの場合はスプレッドシート」などと使い分けましょう。 質問3｜スプレッドシートは何に使う？ スプレッドシートは、表計算や簡単な図表の作成に使います。また、ツール上での直接のやりとりはできないものの、リンクを作成すればシートの共有が可能です。 質問4｜スプシとは何の略か？ スプシとは、「Googleスプレッドシート」の略です。他にも、Google Spreadsheetsの頭文字を取った「GS」という略称もあります。 上記から、スプレッドシートは表計算に特化していることが分かります。一方、ファイルの共有等のコミュニケーションには別のツールが必要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートでできること7選 以下では、Googleスプレッドシートでできることを7つご紹介します。具体的な使い方を知る前に、どのようなシーンで利用できるのか確認しましょう。 （1）複数人で同時編集できる ネットワーク環境に接続していれば、複数人で同時編集ができます。 編集中のセルにメンバーの名前が表示されるので「誰が、どこを編集しているか」が一目で分かります。そのため、同じセルを重複して編集するミスを防げるのです。 （2）シート上でコメントが残せる Googleスプレッドシートはシート上でコメントを残すこともできます。使い方としては、任意のセルを右クリックして［コメント］をクリックし、内容を入力するだけです。 コメント機能を使えば、共同編集したときに「どの箇所をどのように編集したか」が分かりやすくなります。ただし、コメントがあったときの通知はメールで受けとれるため、チャットのようなリアルタイムでのやりとりには適さない点に注意が必要です。 （3）Webブラウザで閲覧・編集できる Googleスプレッドシートは「Google Chrome」や「Safari」などのWebブラウザから閲覧・編集できます。そのため、アプリのインストールなしでスムーズに使い始められるのです。 また、下図のように、スプレッドシートの共有URL（リンク）を発行すると、リンクを送信するだけで簡単にファイルを共有できます。 ただし、URLをチャットツールで共有すると他のメッセージに埋もれてしまい、必要なときにURLをすぐに見つけられません。そのため、情報が流れずに蓄積される「ナレカン」のようなツールを使ってURLを共有しましょう。 （4）データが自動保存される Googleスプレッドシート上のデータは、常に自動保存されます。そのため、「保存し忘れてデータが消えてしまった」という事態を回避できるのです。 また、過去に保存されたデータは、編集履歴として「いつ、誰が、どのような変更を加えたのか」まで記録されます。編集履歴をチェックするときは、画面上部の［時計マーク］から任意のバージョンを確認しましょう。 ただし、自動保存されるのはインターネットに接続している場合だけなので、接続環境に注意が必要です。 （5）Excelに対応している GoogleスプレッドシートとExcelは相互に変換できます。 たとえば、Excelをスプレッドシートに変換する場合、画面左上の［ファイル］＞［インポート］＞［アップロード］を選択して、任意のExcelファイルをドラッグ＆ドロップすれば完了です。 （6）データを復元できる Googleスプレッドシートには過去のバージョンが編集履歴として保存されており、簡単に復元ができます。 データを復元するときは、画面上部の［最終編集］または［ファイル］＞［変更履歴］から履歴一覧を表示しましょう。復元したいバージョンが見つかったら、画面左上の［この版を復元］をクリックします。 以上の操作で、古いバージョンのデータを復元できます。 （7）CSVやPDFに変換できる Googleスプレッドシートで作成したファイルは、CSVやPDF形式で書き出せます。 たとえば、PDF形式で書き出す場合、画面左上の［ファイル］＞［ダウンロード］から［PDF(.pdf)］を選択します。 このように、異なるファイル形式で書きだせるので、印刷やデータのインポートに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートでできないこと4選 ここでは、Googleスプレッドシートでできないこと4選をご紹介します。Googleスプレッドシートの利用を開始する前に必ず以下の項目を確認しましょう。 （1）オフラインで効果的に利用できない 1つ目は「オフラインで効果的に利用できない」点です。 Googleスプレッドシートは、オフラインでも編集・閲覧できます。しかし、オフラインアクセスを有効にするには、事前にオンライン上で「GoogleオフラインドキュメントのChrome拡張機能」をインストールし、有効にしなければなりません。 また、オフライン状態でGoogleスプレッドシートに加えた変更は、同時編集を行っている他のメンバーの画面にリアルタイムでは反映されません。したがって、複数人での同時編集するためには、ネット環境が必須となるのです。 参考：オフライン時に Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで作業する （2）簡単にリンクを共有できない 2つ目は「簡単にリンクを共有できない」点です。 Googleスプレッドシートを共有する場合、共有用のURLを任意のメンバーに送信する必要があります。しかし、URLの送信はメールやチャットといった外部ツールを介する手間がかかるのです。 また、メールやチャットは日々多くのメッセージが往来しているため、送信したURLが埋もれて見つけられない事態になりかねません。したがって、Googleスプレッドシートを共有するときは、情報を流さず管理できるツールでURLを共有する必要があります。 （3）すぐに起動できない 3つ目は「すぐに起動できない」点です。 Googleスプレッドシートにはテキストや数式といったさまざまな情報を残すことができます。しかし、データ容量が大きくなりすぎると読み込みに時間がかかり、起動や動作の遅れに繋がってしまうのです。 そのため、情報を分散して管理するようにしましょう。たとえば、数式等はスプレッドシート上に記載し、テキストベースの情報はスプレッドシートとともに「ナレカン」上で管理することで、データの軽量化と一元管理を両立できます。 （4）大量の情報を管理できない 4つ目は「大量の情報を管理できない」点です。 Googleスプレッドシートは、数値データの管理に優れています。しかし、Googleスプレッドシートには、10万行または1,000列を超えてはいけないという制約があるため、大量のデータを扱うことができないのです。 また、上記の上限に達する前からスプレッドシートのパフォーマンスが低下します。具体的には、同期時間が長くなる、動作が重くなるなどの問題が発生するため、大規模のデータ管理には向いていません。 参考：データサイズの制約 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目的のスプレッドシートに即アクセスできるツール 以下では、目的のGoogleスプレッドシートに即アクセスできるツールをご紹介します。 Googleスプレッドシートは、数値データの管理・共有に優れています。一方で、テキストデータや画像ファイルの共有には不向きであるため、社内データがスプレッドシートや文書管理ツール、ファイルストレージなどに散在する恐れがあります。 そこで、Googleスプレッドシートを利用するときは「社内の情報をまとめて管理できるナレッジ管理ツール」を併用しましょう。とくに、検索機能に優れたツールであれば、まとめた情報から欲しい情報をすぐに探し出せるため便利です。 結論、Googleスプレッドシートを円滑に管理するには、社内の情報をまとめて管理できるうえ、充実した検索機能で欲しい情報を即座に取り出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、スプレッドシートの共有リンクや関連文書など社内の情報をまとめられるうえ、「超高精度の検索機能」によって欲しい情報に即座にアクセス可能です。そのため、Googleスプレッドシートのデータが何を示すのか、すぐに把握できます。 スプレッドシートとの併用に最適な情報管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜基本編＞Googleスプレッドシートの使い方 ここでは、Googleスプレッドシートの登録方法や基本的な使用方法を解説します。操作方法はExcelとほとんど同じなので、はじめて操作するメンバーでも安心です。 使い方1｜Webブラウザ版にログインする はじめに、Googleスプレッドシートの公式サイトにアクセスして、［スプレッドシートに移動］をクリックしましょう。 次に、Googleアカウントを入力してログインします。Googleアカウントを持っていない場合は新規登録をしましょう。 使い方2｜シートを新規作成する 新規のスプレッドシートの作り方は以下の通りです。 ログインするとGoogleスプレッドシートのホーム画面に移行するので、下図のように［+］をクリックして新規のシートを作成します。 スプレッドシートにタイトルをつけるときは、画面左上の［無題のスプレッドシート」に入力しましょう。 使い方3｜表を作成する ここでは、Googleスプレッドシートで簡単な売上表を作成する方法を解説します。 はじめに、任意のセルをクリックして、商品名を入力します。 次に、「商品単価」「点数」「合計金額」の項目も用意して、商品単価と点数にそれぞれ数値（半角）を入力しましょう。そして、合計金額のセルに”=商品単価のセル*点数のセル”を入力すれば、自動で合計金額が計算されます。 すべての項目を埋めたら、表の全体を選択し、画面上部から任意の［枠線］をクリックすると売上表は完成です。 また、セルや文字の色を変更すると、視覚的に分かりやすい表にできます。下図のように、画面上部のアイコンから適宜変更しましょう。 使い方4｜コメントを残す Googleスプレッドシートでは、特定のセルにコメントを残せます。 コメントの残し方は、［コメントを挿入］を選択して文字を入力するだけです。 以上の操作で、誰がコメントを残したのか分かるほか、コメントへの返信もできます。そのため、シート内で情報共有をしたり、進捗を確かめたりするのに便利です。 使い方5｜シートを共有/共同編集する Googleスプレッドシートを共有するときは、画面右上の［共有］ をクリックします。 次に、スプレッドシートにアクセス可能な範囲を設定します。たとえば、「リンクを知っている全員」を選択すると、リンクを知っている人は誰でもアクセス可能になるのです。 範囲を設定したら、アクセス権限を設定します。権限は、以下の3つから選択できます。 【閲覧者】シートの閲覧のみできる 【閲覧者（コメント可）】シートの編集はできないが、コメントは残せる 【編集者】シートの編集ができる たとえば、メンバーと共同編集したい場合は、【編集者】を選択しましょう。 最後に、画面上部の欄にメールアドレスを入力するか、画面下部の［リンクをコピー］でURLをコピーしてメールやチャットで送信すれば、共有完了です。 使い方6｜関数を使う スプレッドシートの作成では、以下の関数を使うと便利です。 ＜関数＞ ＜効果＞ =SUM(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲の数値を合計する関数です。 =AVERAGE(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲の数値を平均する関数です。 =COUNT(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲のセル数を算出する関数です。 =MAX(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲で、最大の数値を弾き出す関数です。 =MIN(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲で、最小の数値を弾き出す関数です。 上記の関数を活用して、効率よくシートを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜スマホ編＞Googleスプレッドシートの使い方 以下では、スマホでGoogleスプレッドシートを利用する方法をご紹介します。スプレッドシートは、PCだけでなくスマホでも使えるので、外出時でも便利です。 使い方1｜スマホ用アプリをダウンロードする アプリ版を利用する場合は、App StoreまたはGoogle Playからアプリをダウンロードしましょう。 次に、ログインしたいGoogleアカウントを選択して完了です。 使い方2｜シートを新規作成する Googleスプレッドシートアプリを起動すると、下図の画面が表示されます。画面右下の［＋］から［新しいスプレッドシート］ を選択しましょう。 シート名を入力すれば、Webブラウザ版と同様に使用できます。 使い方3｜セルに文字を入力する 編集したいシートを開き、文字を入力したいセルを選択します。そして、画面下の［テキストか数式を入力］か、画面右下の［鉛筆のアイコン］をタップして、文字を入力しましょう。 文字を入力したら、入力欄の右にある［✔︎］をタップすると完了です。 また、すでに文字が入力されてあるセルを編集するには、セルをダブルタップするか、もしくはセルを選択して画面右下の［鉛筆のアイコン］をタップすると入力できます。 さらに、セル内で文字を折り返すには、セルを選択して画面上部の［A_］をタップします。そして、［セル］タブをタップし、［テキストを折り返す］にチェックを入れましょう。 使い方4｜シートを共有する スマホから共有する場合は、共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] から［共有とエクスポート］を選択します。 メニューバーから［アクセス管理］をクリックして、権限を設定しましょう。 最後に、メニューバーから［共有］をクリックしてメールアドレスを入力、または、［リンクをコピー］をクリックしてURLを送信すれば、共有完了です。 ▼ メールアドレスで共有する場合 ▼ URLをコピーして共有する場合 ただし、メールやチャットで共有すると、他のメッセージに埋もれてしまい伝達漏れにつながります。そこで、「ナレカン」のような、スマホからでもストレスなく使える情報共有ツールで共有すれば、手元で簡単にリンクを見つけられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜応用編＞作業の効率化に役立つGoogleスプレッドシートの使い方 ここでは、Googleスプレッドシートの応用的な使い方を8つ解説します。以下の使い方を押さえれば、業務をよりスムーズに進められるようになります。 使い方1｜改行などのショートカットキーを使う Googleスプレッドシートの作業を効率化するためには、ショートカットキーを使いこなしましょう。以下の表は、Googleスプレッドシート独自の便利なショートカットキーを一覧にしたものです。 ショートカット（Windows） ショートカット（Mac） 効果 Ctrl+Enter ⌘+enter セル内で改行する Ctrl+Home ⌘+fn+← シートの先頭に移動する Ctrl+End ⌘+fn+→ シートの末尾に移動する Alt+↓ option+↓ / option+→ 次のシートに移動する Alt+↑ option+↑ / option+← 前のシートに移動する Ctrl+Alt+Shift+H ⌘+option+shift+H 変更履歴を開く shift+F2 shift+F2 メモを作成・編集する Ctrl+Alt+9 ⌘+option+9 行を非表示する Ctrl+Shift+9 ⌘+shift+9 行を再表示する Ctrl+Alt+0 ⌘+option+0 列を非表示する Ctrl+Shift+0 ⌘+shift+0 列を再表示する Ctrl+~ Ctrl+~ すべての数式を表示する 参照：Google ドキュメント エディタ ヘルプ｜Google スプレッドシートのキーボード ショートカット 上記のショートカットキーを覚えるのは大変ですが、業務効率を高めるために少しずつマスターしましょう。 使い方2｜GASを使う GASとは「Google Apps Script」の略で、Googleが提供している、アプリを開発するサービスを指します。Googleアカウントがあれば、誰でも無料で使えます。 GoogleスプレッドシートとGASを連携すると、以下のような使い方が可能です。 Webサイトから情報を収集してスプレッドシートに記録する Gmailの内容をスプレッドシートに自動転記する スプレッドシートの内容を元にGmailから自動メールを送信する スプレッドシートに登録したデータを会計システムに送信する GASの使い方は以下の通りです。 はじめに、 [ 拡張機能 ] タブを開き [ Apps Script ] を選択します。 GASが開くのでコードを入力しましょう。 [ 実行 ] をクリックすれば、コードが実行されます。 使い方3｜プルダウンリストを作成する プルダウンリストを作成すると、入力する内容をリストから選べるようになります。 はじめに、 [ 挿入 ] タブを開き [ プルダウン ] を選択しましょう。 次に、画面右の「データの入力規則」で、リストを作成したいセルの範囲とリストの項目を設定します。 設定後、右下の [ 完了 ] をクリックすると、プルダウンリストが作成されます。 使い方4｜Excelに変換して保存する スプレッドシートをExcelに変換するには、画面左上の［ファイル］＞［ダウンロード］＞［Microsoft Excel（.xlsx）］ をクリックします。 この操作で、スプレッドシートで編集した内容をExcelとして保存できます。 使い方5｜変更履歴を確認する 変更履歴を確認するには、下図のように、画面上部の［時計のマーク］ をクリックします。 クリックすると、画面右側に履歴が表示されます。 使い方6｜拡張機能を追加する Googleスプレッドシートには、機能を拡張する「アドオン」があります。 利用方法としては、画面上部の［拡張機能］＞［アドオン］＞［アドオンを取得］ を選択して、任意のアドオンをインストールすれば完了です。 アドオンを活用すれば、ガントチャートのテンプレートを自動追加したり、Google Analytics（Webサイトへのアクセス解析ツール）の分析結果を自動でスプレッドシートに貼り付けたりできるのです。 使い方7｜シートやセルを保護する シートやセルを保護すると、保護した箇所を他のユーザーが変更できないようにでき、誤編集を防げます。 シートを保護するには、 [ データ ] タブを開き、 [ シートと範囲を保護 ] を選択しましょう。 画面右の「保護されているシートと範囲」から、保護したいセルを選択します。また、シート全体を保護する場合は [ シート ] をクリックして、該当のシートを選択しましょう。 ▼ 特定の範囲を保護する場合 ▼ シート全体を保護する場合 保護したい範囲を入力したら、設定画面右下の [ 権限を設定 ] をクリックし、最後に編集権限を設定したら完了です。 使い方8｜絶対参照と相対参照を使う Googleスプレッドシートで関数を利用するときは「絶対参照」と「相対参照」を使い分けると便利です。具体的には、以下の「商品単体における合計金額の割合を求める例」で解説します。 下図のように関数を入力して、ほかのセルにも反映しようとするとエラーで計算ができません。原因は、適宜範囲が変わる「相対参照」をしているためであり、参照するセル（以下では1500のセル）がずれてしまうのです。 そこで、上図のようなエラーを解決するのが「絶対参照」です。 絶対参照を設定するには、常に範囲に含めておきたいセルへ［$］を付ければ完了します。その結果、ほかのセルに関数を反映してもエラーが出なくなるのです。 使い方9｜データを参照する Googleスプレッドシートの機能に「データの参照」があります。具体的には、参照場所のセルに以下の数式を入力します。 =’シート名’!セルの場所 上記の数式により、シート間を移動して手動でコピー＆ペーストする手間が省けます。下図は、シート2のA1セルに「サンプル」の文字が入った状態で、シート1でセルを反映している例です。 使い方10｜重複データを確認する Googleスプレッドシートでは、重複したデータを確認することができます。 利用方法としては、対象のセルを選択した後、［表示形式］＞［条件付き書式］＞［セルの書式設定の条件］＞［カスタム数式］を選択して、A列のセルについて調べる場合は、［=COUNTIF(A:A,A:A)>1］と入力すれば、完了です。 上記の手順を実行することで、重複しているセルに色を付けて確認することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料版と有料版（Google Workspace）の違いとは Googleスプレッドシートは無料でも利用できますが、有料版のGoogle Workspaceを利用することで使い方が広がります。プランによって異なる特徴や機能があるので、以下では無料版と有料版の違いを解説します。 （1）料金 Googleスプレッドシートは、無料版でも利用できます。一方、有料版（Google Workspace）では、データを可視化し分析情報を取り入れられる「Gemini(AI)」を利用できるので、より業務効率化を図りたい場合におすすめです。 プラン名 利用料金 Business Starter 950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard 1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus 3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise 要問い合わせ 参照：Google Workspaceの料金プラン ただし、上記の機能を利用できるのは、Business Standardプラン以上になるので注意しましょう。 （2）セキュリティ Googleスプレッドシートの無料版には、高度なセキュリティ機能がありません。 一方、有料プランではアカウントに「2段階認証」など制限をかけるなどして、セキュリティレベルを高められます。また、サポート体制も充実しているのです。 そのため、顧客情報や研究結果などの機密データを取り扱う場合は、有料プランへの加入が必要だと言えます。 （3）データ容量 各プランのデータ容量は以下の通りです。 プラン名 データ容量（1ユーザーあたり） 無料プラン 15GB Business Starter 30GB Business Standard 2TB Business Plus 5TB Enterprise 5TB（必要に応じて拡張可能） 上記に加えて、Web会議ツール「Google Meet」の同時利用人数も、無料版は100人までなのに対し、有料版ではプランごとに違いがあるものの「最大1,000人まで」となっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートの口コミ・評判 ここでは、Googleスプレッドシートの口コミ・評判をご紹介します。実際のユーザーの声をもとに、具体的な利用イメージを掴みましょう。 ※こちらで紹介する口コミ・評判は、すべてITreviewより引用しています。 Googleスプレッドシートの良い口コミ・評判 Googleスプレッドシートの良い口コミ・評判は以下の通りです。ユーザーからは、「Googleのソフトと連携できる」「Excelとの互換性がいい」といった声が挙がっています。 非公開ユーザー、投稿日：2025年01月22日 ・共有などの操作が見やすくわかりやすい案内となっている。 ・Excelを使えない、使わない際に、代用としても使いやすい。 非公開ユーザー、投稿日：2025年01月16日 Drive、FormsなどGoogleのソフト全般と連携できるのと、Excelで作ったデータが編集できるのがよいです。 非公開ユーザー、投稿日：2025年01月09日 オンライン上でエクセルファイルの編集が出来る、リアルタイムでファイルの更新が共有されるので非常に便利な機能。 Googleスプレッドシートの改善点に関する口コミ・評判 次に、Googleスプレッドシートの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。ユーザーからは「Excelとの互換性が完全ではない」「専門的なものはエクセルの方がいい」といった声が挙がっています。 非公開ユーザー、投稿日：2025年01月09日 Windows版のExcelの機能が一部使えない為編集する際にやり辛い時がある。 画像挿入などをすると最初に読み込むときに位置がずれるのでもう一度開き直さないといけない。 非公開ユーザー、投稿日：2025年01月02日 エクセルとの互換性に関して言えば、マクロの柔軟性、ピボットテーブルの高度なカスタマイズはGoogle スプレッドシートにもう少し頑張ってもらいたい。 専門的なものは結局エクセルになってしまう印象はある。 非公開ユーザー、投稿日：2024年12月28日 図形挿入のスペースが謎の限られた範囲でしか操作できず、ファイルの表示上で図形等を移動したり追加したりできない。 且つそのスペースも広げたり、縮めたりできない。このポイントでエクセルと使い分けている。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートの使い方・料金・口コミまとめ ここまで、Googleスプレッドシートの特徴や使い方から、料金プランごとの違いまでを中心に解説しました。 Googleスプレッドシートは数値データの管理に優れていますが、テキストデータの共有には不向きです。そのため、テキストデータの共有には別のツールを利用する必要があります。 そこで、「データを一か所で管理できて、欲しい情報に即アクセスできるツール」を使いましょう。目的のリンクがすぐに見つかり、シートの共有がスムーズになります。 結論、Googleスプレッドシートとの併用には、あらゆるデータを蓄積でき、添付ファイルの中身まで検索できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、Googleスプレッドシートの悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 Googleスプレッドシートの簡単な共有方法とは？トラブルの対処法も解説

近年、AI技術の発展によって企業でもAI技術を取り入れたシステムやツールの活用が広がっています。AIにはさまざまな種類があり、多様な業務をこなします。 たとえば、「強いAIと弱いAI」という言葉を耳にしたことがあるかもしれません。しかし、「強いAIと弱いAIが具体的に何か分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、強いAIと弱いAIの定義や具体例を中心に紹介します。 強いAIと弱いAIの定義や特徴を理解したい 強いAIや弱いAIが活用されているシステムを具体的に知りたい AIの分類を把握して自社に最適なツールを導入したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、強いAIや弱いAIについての理解だけでなく、自社の業務効率化に役立つツールまで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 AIの分類1.1 「強いAI」と「弱いAI」とは1.2 「汎用型AI」と「特化型AI」とは2 【2045年問題】強いAIとシンギュラリティ3 弱いAIが活用されている具体例6選4 弱いAIが活用されているITツール4.1 AIによる検索機能が備わった情報共有ツール「ナレカン」4.2 ナレカンで社内資料を共有・検索した例5 強いAIと弱いAIの定義や具体例まとめ AIの分類 以下では、AIの分類についてわかりやすく解説します。AIの種類について理解した上で、AIが活用されたツールを導入しましょう。 「強いAI」と「弱いAI」とは 強いAIと弱いAIの違いは、人間と同じ心や意識を持つか否かです。 強いAIとは、総合的な判断や意識を持ち、柔軟な思考によって自律的に問題を解決できるAIを指します。現時点では実用化されていませんが、フィクションで登場する「ドラえもん」が強いAIに相当します。 一方、弱いAIとは、人間のような柔軟な思考力と判断力を持たず、あるルールに従って機械的に問題を解決するAIです。たとえば、画像生成やChatGPTといった技術に活用されています。 つまり、強いAIは現時点ではフィクションであり、企業で業務の自動化に利用されているのはすべて弱いAIに分類されます。 「汎用型AI」と「特化型AI」とは 汎用型AIと特化型AIの違いは、複数の種類のタスクに対応できるか否かです。 汎用型AIとは、知性をもって、さまざまなタスクに柔軟に対応できるAIを指します。現時点では、実用化されていませんが、汎用型AIが一般化すると、多くの仕事がAIに取って代わられるとされています。 特化型AIとは、特定のタスクを処理するのに適したAIです。たとえば、”データ分析による市場予測”や”ユーザーとの自然な対話””テキストの自動生成”といった専門分野に特化している点が特徴です。 汎用型AIの研究も進んでいますが、現時点で実用化しているAIはすべて特化型AIです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2045年問題】強いAIとシンギュラリティ 人間と同じような知性を持ったふるまいをする「強いAI」はまだ実現していません。しかし、2045年には、AIの能力が人間の能力を超える「シンギュラリティ」が到来すると言われています。 そして、シンギュラリティの到来により生じる予測不可能な影響を、2045年問題と言います。たとえば、一部の仕事がAIに代替されて特定の職業が消滅するなどの雇用の変化が挙げられます。 2045年問題に備え、AIの正しい知識を身につけたり、AIが苦手とするコミュニケーション力を上げたりすることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 弱いAIが活用されている具体例6選 ここでは、弱いAIが活用されている具体例についてご紹介します。 囲碁や将棋のAI 囲碁や将棋に特化したAIは、世界的プレイヤーに次々と勝利してAI技術の進歩を証明しました。 自動運転技術 AIセンサーが歩行者や障害物を認識して安全な自動車走行をサポートする技術です。 Siriなどの音声認識技術 AIを活用した音声認識技術は、人の話し言葉を認識する自然言語処理によって音声でアプリの起動や処理の実行ができます。 画像や文章の生成AI技術 生成して欲しい文字を打ち込むだけで、画像が生成できたり、文字やファイル情報を要約したりするAI技術です。 チャット形式での検索技術 自然言語の処理能力が高く、チャット形式で検索がかけられます。検索スキルに依存せず、情報に簡単にアクセスできます。 このように、弱いAIはさまざまな分野で活用されています。生活だけでなくビジネスにおいても、業務効率化に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 弱いAIが活用されているITツール 以下では、弱いAIが活用されているITツールを紹介します。 強いAIは実現するか不明ですが、弱いAIは企業で幅広く活用されており、業務を効率化しています。とくに、社内で「情報が簡単に見つからない」という課題を抱えている場合は、口語形式での検索ができるAIが搭載された検索ツールが役立ちます。 また、社内資料をファイルやテキストデータ、画像などさまざまな形式で管理している場合、すべてを横断検索して必要な情報を提示してくれる高精度の検索機能が求められます。そのため、添付ファイル内検索や画像内検索にも対応しているツールを導入しましょう。 結論、社内の業務効率化に適しているのは、AIによる高精度の検索機能で必要な資料に迅速にアクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に添付した資料は、AIによる「自然言語検索」によってチャット形式で検索可能です。さらに、資料の内容は「ファイル要約機能」によってAIが自動で記事に書き起こすのでファイルを開かずに中身を把握できます。 AIによる検索機能が備わった情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで社内資料を共有・検索した例 ここでは、ナレカンで社内資料を共有・検索した例をご説明します。 自動要約による資料作成の簡略化 ナレカンの「ファイル要約機能」を活用することで、ファイル内容を文字で残せます。そのため、ファイルの内容を都度開いて確認する手間を省けます。 検索性の向上 ナレカンの「自然言語検索機能」を活用することで、検索スキルに依存せず、誰もが目的の情報に簡単にアクセスできます。 このように、ナレカンには弱いAIを活用した機能が備わっており、より業務を効率化するのに役立つのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 強いAIと弱いAIの定義や具体例まとめ ここまで、強いAIと弱いAIの定義や具体例をご紹介しました。 強いAIは人間のような知性を備えたAIで、実現するかは不明です。一方、弱いAIは、自然言語での検索に活用されており、情報の検索性向上に役立っています。 そのため、目的の社内情報に簡単にアクセスできないという課題を抱えている場合は、自然言語で検索をかけられるAIが搭載されたツールを導入しましょう。また、ファイルの要約機能が備わったツールであれば、ファイルの中身を開いて確認する手間を省けます。 結論、自社が導入するべきツールは高精度の検索機能で必要な資料に迅速にアクセスできるうえ、ファイル資料の内容をAIが自動でまとめてくれる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の業務効率化を実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

表計算ツールの「Googleスプレッドシート」には共有機能があります。メールやリンクで共有すれば、ほかのメンバーと共同編集できるようになり、作業効率が上がるのです。 しかし、「Googleスプレッドシートの共有方法が分からない」「もっと簡単に共有できるようになりたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Googleスプレッドシートの簡単な共有方法やトラブルの解消法を中心にご紹介します。 スプレッドシートを共有する方法を画像付きで確認したい スプレッドシートの共有がうまくいかないときがある 誰でも簡単に情報を共有できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、Googleスプレッドシートの共有方法が分かるほか、共有時に起こりがちなトラブルにも対処できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【画像付き】Googleスプレッドシートを共有する方法1.1 （1）メールで共有する1.2 （2）リンク化してLINEで共有する1.3 （3）共有を解除する2 【画像付き】スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法2.1 （1）メールで共有する2.2 （2）リンク化してLINEで共有する2.3 （3）共有を解除する3 【必見】最も簡単にスプレッドシートを共有する方法3.1 社内情報をワンクリックで共有し適切に管理できるツール「ナレカン」4 Googleスプレッドシートでよくある3つのトラブルと対処法4.1 トラブル1｜共有されたシートを編集できない4.2 トラブル2｜シートを共有できない4.3 トラブル3｜共有されたファイルが見つからない5 Googleスプレッドシートでよくある質問5.1 Q1.スプレッドシートは無料で共有できますか？5.2 Q2.スプレッドシートをアカウントが無い人でも見れるようにするには？5.3 Q3.Excelファイルをスプレッドシートで編集するには？6 Googleスプレッドシートの共有方法まとめ 【画像付き】Googleスプレッドシートを共有する方法 ここでは、Googleスプレッドシートの共有方法を解説します。以下を参考に、メールやLINEで手間なく各シートを共有しましょう。 （1）メールで共有する 以下は、メールでGoogleスプレッドシートを共有する手順です。 はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の［共有］をクリックします。 ［ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加］の項目に、共有したいメンバーのメールアドレスを入力し、プルダウンメニューに候補が表示されたら、該当のアドレスをクリックします。 「編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」の3つから、当該メンバーの権限を選びます。共同編集したいときは［編集者］を、意図せず編集されることを防ぎたいときは［閲覧者］を選びましょう。 伝えることがあればメッセージ欄に載せましょう。なお、［通知］のチェックを外すと当該メンバーにはメールが届かなくなります。 ［送信］をクリックすれば、共有完了です。 以上の手順で、スプレッドシートをメールで共有できます。ただし、都度、権限設定をしなければならず、工数がかかる点に注意しましょう。 （2）リンク化してLINEで共有する LINEなどのチャットツールでスプレッドシートを共有したい場合は、以下のようにリンクを使って共有しましょう。 共有したいファイルを開き、画面右上の［共有］をクリックします。 ［制限付き］をクリックして、プルダウンメニューを開きます。 プルダウンメニューにある［リンクを知っている全員］を選択します。このステップを踏まないと、リンクを共有してもほかのメンバーがスプレッドシートを閲覧できないので注意しましょう。 ［閲覧者］をクリックして、プルダウンメニューを開きます。 「編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」から権限を選びます。デフォルトは「閲覧者」になっているので、編集権限を与えたいときは必ず変更しましょう。 ［リンクをコピー］をクリックして、共有リンクを取得します。本リンクをチャットなどで送信すれば、ほかのメンバーがスプレッドシートにアクセスできるようになります。 ただし、LINEなどのチャットでリンクを共有すると、他のメッセージで流れてしまい、確認漏れが起こりやすいです。したがって、スプレッドシートは、情報が流れずに蓄積される「ナレカン」のような情報管理ツールで共有しましょう。 （3）共有を解除する 一度共有したスプレッドシートでも、アクセス権限を設定すれば共有を解除できます。Googleスプレッドシートの共有の解除方法は「メール共有」と「リンク共有」で異なり、それぞれ以下の手順の通りです。 ＜メールで共有したとき＞ 画面右上の［共有］をクリックします。 「共有を解除したいユーザー」の右側に表示されているプルダウンメニューを開きます。 プルダウンメニューの一番下にある［アクセス権を解除］をクリックします。 最後に［保存］をクリックします。この手順を踏まないと、変更が反映されないので注意しましょう。 ＜リンクで共有したとき＞ 画面右上の［共有］をクリックします。 ［リンクを知っている全員］＞［制限付き］をクリックします。 右下の［保存］をクリックして、変更を反映します。 Googleスプレッドシートでは、上記の手順を踏まないとリンク共有を解除できないので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像付き】スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法 ここでは、スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法を解説します。PC版と操作が異なるので、以下を参考にしてスマホでもスムーズに共有できるようにしましょう。 （1）メールで共有する はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックし、 [共有とエクスポート] を選択します。 メニューバーから [共有] をクリックし、 [ユーザーまたはグループを追加] に共有先のメールアドレスを入力しましょう。 共有先を入力したら、アクセス権限を設定します。 何か伝言があれば [メッセージを追加] に書き込み、右下の [送信アイコン] をクリックすれば共有完了です。 以上の操作で、スマホからメール経由でGoogleスプレッドシートを共有できます。 （2）リンク化してLINEで共有する 共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックして、 [共有とエクスポート] を選択します。 メニューバーから [アクセス管理] をクリックし、［一般的なアクセス］＞ [リンクを知っている全員] を選択しましょう。 「共有とエクスポート」の画面に戻り、 [リンクをコピー] をクリックしてLINEやチャットで送信すれば共有完了です。 以上の操作で、スマホからGoogleスプレッドシートのURLを共有できます。ただし、そもそもスマホではスプレッドシートを閲覧しづらいため「必要な情報をすぐに見つけられない」という根本的な部分に、課題を感じている方は少なくありません。 そこで、スマホからでもストレスなく情報を書き込めて、閲覧できる「ナレカン」のような情報管理ツールを利用するのもおすすめです。 （3）共有を解除する スマホのGoogleスプレッドシートの共有の解除方法も、「メール共有」と「リンク共有」で異なります。それぞれの手順は以下の通りです。 ＜メールで共有したとき＞ 画面右上の［・・・］から［共有とエクスポート］を開きます。 メニューバー上の［共有］を開き、［アクセス管理］をクリックしましょう。 共有を解除したいユーザーのプルダウンメニューを開き、［削除］をクリックしましょう。 このように、アクセス権があるユーザーから削除すれば、共有は解除されます。 ＜リンクで共有したとき＞ 画面右上の［・・・］から［共有とエクスポート］を開きます。 メニューバーから［アクセス管理］を開き、［一般的なアクセス］をクリックしましょう。 ［制限付き］をクリックすれば、共有の解除は完了です。 このように、アクセスを制限付きにすることで、共有は解除されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単にスプレッドシートを共有する方法 以下では、スプレッドシートを社内で簡単に共有できるツールをご紹介します。 スプレッドシートは関数や数値の管理に特化しており、さらに社内メンバーと共同編集できる点が便利です。しかし、なかには「共有するのに手間がかかる」「共有しても、リンクが流れてしまう」などのストレスがあります。 また、共有するファイルの数が増えると、どのファイルに何の情報が書かれているのかが一目でわからず、欲しい情報に即アクセスできません。そのため、常に中身を可視化した状態で保管できて、超高精度の検索機能を備えたツールを使いましょう。 結論、社内のあらゆる情報を共有するには、あらゆる情報を一元管理でき、必要な情報へすぐにたどり着けるツール「ナレカン」が必須なのです。 ナレカンにスプレッドシートを添付すれば、任意のメンバーに簡単に共有できるため、共有の手間を省けます。また、AIによる「ファイル内検索」を活用すれば、開かずとも、該当のファイルを見つけることができます。 社内情報をワンクリックで共有し適切に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートでよくある3つのトラブルと対処法 ここでは、Googleスプレッドシートで起こりがちな3つのトラブルと対処法をご紹介します。以下を参考に、Googleスプレッドシート共有時のストレスを解消しましょう。 トラブル1｜共有されたシートを編集できない Googleスプレッドシートで起こりがちな問題のひとつに「共有されたシートを編集できないこと」があります。 リンクで共有するケースでは、共有相手の権限はデフォルトで「閲覧者」になっています。そのため、権限を変更しないまま共有すると、所有者以外はシートを編集できず、混乱が生まれてしまうのです。 したがって、シートを共同編集したいときは、下の画像のようにアクセス権限を必ず「編集者」に変更しましょう。 トラブル2｜シートを共有できない Googleスプレッドシートを共有できない場合、ブラウザに問題がある場合があります。 ブラウザに問題があるかチェックするときは、Chromeからシークレットモードでログインできるか確認しましょう。ブラウザの画面右上の [︙] アイコンから [新しいシークレットウインドウ] を開くか、 [Ctrl+Shift+n] のショートカットキーを使います。 シークレットモードでログインできれば、ブラウザに原因がある可能性が高いです。別のブラウザで試したり、拡張機能を一時停止したりしましょう。 トラブル3｜共有されたファイルが見つからない Googleスプレッドシートの共有でありがちなトラブルに「共有されたファイルが見つからない」事態も挙げられます。 GoogleスプレッドシートをメールやLINEで共有する場合、他の話題で流れてしまい、共有されたファイルが見つからないトラブルにつながります。また、ファイル管理が煩雑になりやすく、目的のスプレッドシートの保管場所が分からなくなるのです。 上記のようなトラブルを避けるためにも、Googleスプレッドシートの共有には「ナレカン」のような「情報を散在させずに一元化し、高精度で検索できるツール」を使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートでよくある質問 ここでは、Googleスプレッドシートの共有でよくある質問を3つご紹介します。以下を参考に、Googleスプレッドシートの使い方をマスターしましょう。 Q1.スプレッドシートは無料で共有できますか？ スプレッドシートは無料で共有できます。また、Gmailアドレスだけでなく、リンクからも共有できるので、共有相手はGoogleアカウントを持っていなくてもファイルを無料で閲覧可能です。 このように、スプレッドシートはほかのツールと比べてコストをかけずに情報共有できる点が便利です。 Q2.スプレッドシートをアカウントが無い人でも見れるようにするには？ スプレッドシートをアカウントが無い人でも見れるようにするには以下の手順を踏みましょう。 シート右上の「共有」をクリックします。 「一般的なアクセス」を「リンクを知っている全員」に変更します。 「リンクをコピー」からURLをコピーし、該当メンバーに共有しましょう。 この手順を踏まなければ「アクセス権が必要です」と表示され、編集者以外は閲覧できません。 Q3.Excelファイルをスプレッドシートで編集するには？ Googleスプレッドシートを活用すると、Excelファイルをそのまま編集できます。手順は以下の通りです。 GoogleドライブにExcelファイルを保存し、Googleドライブの画面から開きたいExcelファイルをダブルクリックします。 Excelファイルを開ければ、そのままスプレッドシート上で編集できます。 以上の手順で、Excelファイルをスプレッドシート上で編集しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートの共有方法まとめ これまで、Googleスプレッドシートの共有方法やトラブルへの対処法を中心にご紹介しました。 Googleスプレッドシートは簡単に共有できるうえ、共同編集も可能です。しかし、スプレッドシートは、数値の管理に特化したツールなので、テキスト情報の管理には向いていません。 加えて、ファイルの内容を一目で把握できないので、ファイル数が増加すれば必要な情報にすぐたどり着けなくなります。そのため、わずかな操作でファイルの内容を把握できて、高性能の検索機能を備えたツールを導入しましょう。 結論、スプレッドシートを手間なく共有するには、あらゆる社内情報を一元管理し、超高精度検索で求める情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは、既存データの移行支援も実施しているため、導入のハードルも低いのが特徴です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、スプレッドシートのスムーズな共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初心者必見】Googleスプレッドシートとは？使い方やExcelとの違いも解説

近年、働き方改革の影響により、AIを利用して仕事の能率を上げたいと考える企業が増えています。AIの導入にあたり、AIを直接端末機器に搭載するか、クラウド上で扱うかという問題もでてきます。 一方で「そもそもクラウドAIが何かわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、クラウドAIのメリットやデメリット、エッジAIとの違いを中心にご紹介します。 クラウドAIと何か、エッジAIと比較して説明してほしい クラウドAIのメリットやデメリットを見て導入を検討したい 社内情報の管理に使えるクラウドAIが搭載されたツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、クラウドAIの概要だけでなく、クラウドAIが搭載された自社に最適なツールまでわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 クラウドAIとは1.1 「クラウドAI」と「エッジAI」の違い1.2 クラウドAIの活用例2 クラウドAI活用のメリット2.1 （1）大規模で高度な処理にも対応できる2.2 （2）コスト面の負担が少ない2.3 （3）クラウド上の既存データを利用できる3 クラウドAI活用のデメリット3.1 （1）クラウドと端末間でタイムラグが生じる3.2 （2）エッジAIに比べて安全性が低い4 【比較】クラウドAIサービス3選5 【必見】クラウドAIを利用して顧客情報や業務マニュアルを管理する方法5.1 大企業が導入可能な厳格なセキュリティ基準で保護されているアプリ「ナレカン」6 クラウドAIの概要やメリット、デメリットまとめ クラウドAIとは ここでは、「クラウドAI」の意味やクラウドAIの活用例をご紹介します。クラウドAIの導入を検討する前に意味を正確に押さえましょう。 「クラウドAI」と「エッジAI」の違い クラウドAIとエッジAIの違いは、AIがデータを分析する場所です。 クラウドAIは、クラウド上でデータの学習から分析まで完結するAI処理のことです。一方で、エッジAIでは、それぞれの端末機器（エッジデバイス）で集められたデータを分析し、分析したデータを一部クラウド上に保存することがあります。 また、クラウドAIはエッジAIと異なり、クラウド上の膨大なデータを利用できるため処理能力の面では優れています。しかし、クラウドへの通信コストやリアルタイム性が重視される場合ではエッジAIの方が適しています。 以上のように、クラウドAIとエッジAIはデータを処理する場所で違っており、それぞれメリットとデメリットがあります。そのため、両方を組み合わせて利用されることも多いです。 クラウドAIの活用例 以下は、クラウドAIの3つの活用例です。 不良品の検知 製造業の現場で、AIに商品の正しい形や色を学習させることで、不良品や異物混入に素早く気づくことができます。そのため、集中力の低下によって見落としが生じてしまいやすい人間の目視での判断よりもスピードと正確性ともに信頼できます。 農作物の栽培管理 クラウドAIに農作物の栽培に適している温度や湿度、日照条件などを学習させることで、農作物に最適な条件を導き出すことが可能です。結果として、農業の知識を持たない人でも農作物の栽培ができるようになり人手不足解消にもつながります。 広告の最適化 ユーザーの閲覧履歴や行動をクラウドAIが学習して分析することで、ユーザーに最適化された広告を表示できます。ターゲット層を絞った広告の表示により、広告の効果が最大限発揮されます。 このように、クラウドAIは日常のさまざまな分野に取り入れられています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドAI活用のメリット 以下では、クラウドAIを活用するメリットをご紹介します。メリットを把握して、自社のニーズに合っているか確認しましょう。 （1）大規模で高度な処理にも対応できる 1つ目のメリットは、大規模で高度な処理にも対応できることです。 クラウドAIは、インターネット上にある大容量のサーバーにデータを蓄積し分析するため、大規模で高度な情報の処理にも対応することができます。一方で、端末内に搭載されたAIだとサーバーの容量も小さく、情報量の大きい複雑なデータの分析が困難です。 以上のように、高度な処理能力が必要な作業ではクラウドAIが適していると言えます。 （2）コスト面の負担が少ない 2つ目のメリットは、コスト面の負担が少ないことです。 クラウドAIは、自社サーバーや端末を必要とせず、クラウド上だけでデータの学習から分析まで実行できます。そのため、高性能なサーバーや端末を購入する費用や保守費用などのコストがほとんどかかりません。 このように、コスト面でのハードルの低さはクラウドAIの特徴です。 （3）クラウド上の既存データを利用できる 3つ目のメリットは、クラウド上の既存データを利用できることです。 クラウド上には、すでに情報の学習が済んでいるAIが多く存在します。そのため、新しくAIを使用する場合であっても、一からデータを準備して学習するといった労力を割く必要がありません。 したがって、クラウドAIの導入から運用まで比較的短期間で実施できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドAI活用のデメリット ここでは、クラウドAIを活用するデメリットをご紹介します。以下のデメリットがあることも踏まえた上で、クラウドAIを導入するかの決断を下すことが大切です。 （1）クラウドと端末間でタイムラグが生じる 1つ目のデメリットとして、クラウドと端末間でタイムラグが生じることがあります。 クラウドAIはクラウドと端末間でインターネットを介してデータを送受信しているため、処理に遅延が生じることがあります。そのため、リアルタイムで瞬時に判断が必要な場合においてはクラウドAIの使用を避けるべきです。 しかし、近年ではクラウドAIに5G回線を活用する動きがあり、今後タイムラグが解消されていくことが見込まれます。 （2）エッジAIに比べて安全性が低い 2つ目のデメリットに、エッジAIに比べて安全性が低いということが挙げられます。 エッジAIの場合、データは自社端末に保管され、導き出された結果のみがクラウド上に送られます。対してクラウドAIはデータから結果まで全てがインターネットを介してクラウドに送られるため、エッジAIに比べて情報漏洩のリスクが高まります。 そのため、社内の機密情報を取り扱うときは、クラウドAIのセキュリティレベルを必ず確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較】クラウドAIサービス3選 以下の表は代表的なクラウドAIサービスであるAWS、Google Cloud、Microsoft Azureの3つをまとめたものです。 AWS（Amazon Web Services） Google Cloud Microsoft Azure 特徴 Amazonが提供する自社の在庫管理システムを発展させたクラウドAIサービス Google社が収集した膨大なデータが活用できるクラウドAIサービス Microsoft社が提供するOffice製品との互換性が強いクラウドAIサービス 利用に向いている人 自社に合ったサービスを自由に構築したい人 膨大なデータの分析やAIの機械学習を活用したい人 普段からMicrosoft製品を利用している人 セキュリティ対策 【○】 【○】 【○】 公式サイト 「AWS」の詳細はこちら 「Google Cloud」の詳細はこちら 「Microsoft Azure」の詳細はこちら 以上のように、クラウドAIサービスの中でもそれぞれの特徴は異なるので、自社で必要な要素を持つクラウドAIを吟味しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】クラウドAIを利用して顧客情報や業務マニュアルを管理する方法 以下ではクラウドAIを利用して顧客情報や業務マニュアルを管理する方法についてご紹介します。 クラウドAIはインターネット上でサービスを提供するため、複雑なデータの処理や膨大な既存データの活用ができるなどのメリットがあります。そのため、顧客情報や業務マニュアルの管理にクラウドAIを利用すると業務効率の上昇につながります。 とくに、ChatGPTのように自然な言葉で質問しても、顧客情報や業務マニュアルが見つかるクラウドAIが搭載されているツールなら検索がしやすいです。また、情報セキュリティの観点から高い安全性が保障されているか確認しましょう。 結論、自社が導入すべきは、情報セキュリティの国際認証規格を取得するほどの高い安全性を持ち、高精度なAI検索ができるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、超高性能なAI検索で上司に質問するように顧客情報や業務マニュアルを探せます。また、ナレカンに保存された情報は世界最高レベルの国内データセンターで管理するため、大企業でも安全して利用できます。 大企業が導入可能な厳格なセキュリティ基準で保護されているアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドAIの概要やメリット、デメリットまとめ これまで、クラウドAIの概要やメリット、デメリットを中心にご紹介しました。 クラウドAIは、クラウド上でAIがデータの学習から分析までを実行するため、膨大な蓄積データによって高い情報処理能力を持ちます。また、AWSを代表とする世界的なクラウドAIサービスは非常に強固なセキュリティ対策を実施しており安全性も高いです。 そのため、クラウドAIは顧客情報や業務マニュアルの管理に活用することにも適していると言えます。こうした社内情報の管理にクラウドAIが搭載されたツールを選ぶときは、セキュリティの観点から情報の安全性が保たれるかを軸にするべきです。 結論、自社が導入すべきはAWSを利用して構築した安全性の高いAI検索を備えているツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、安全な社内情報の管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

今日では、多くの情報をオンライン上で管理する「クラウドストレージ」を使う企業が増えています。また、代表的なサービスとして「Dropbox（ドロップボックス）」があり、ファイルの安全な管理に役立ちます。 しかし、「Dropboxの利用を検討しているが、どのような使い方ができるかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、初心者向けとしてDropboxの使い方や注意点、口コミ・評判まで網羅的にご紹介します。 Dropboxを実際に導入する前に、注意点やユーザーの評価を知りたい 使い方を把握したうえで、Dropboxを自社に導入するか検討したい Dropboxよりも簡単にファイルを管理・共有できるツールを探してる という方はこの記事を参考にすると、Dropboxの正しい使い方が分かり、ファイルを効率的に管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Dropbox（ドロップボックス）とは1.1 「Dropbox」と「他のクラウドストレージ」の違い1.2 Dropboxの危険性とは2 【準備編】Dropbox(ドロップボックス)の登録方法2.1 登録1｜アカウントを作成する2.2 登録2｜ダウンロードする2.3 登録3｜起動する3 【導入編】Dropbox(ドロップボックス)のログイン方法4 【基本編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方4.1 使い方1｜ファイルをアップロードする4.2 使い方2｜ファイルを復元する4.3 使い方3｜ファイルを共有する5 【応用編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方5.1 使い方1｜Dropboxにファイルを同期する5.2 使い方2｜Microsoftツールを操作する5.3 使い方3｜2段階認証を有効にする5.4 使い方4｜容量を増やす6 【何が出来る？】Dropboxの機能6.1 Dropboxの基本機能6.2 Dropboxの便利機能7 【2024年秋アプデ】Dropboxの新機能7.1 AIによる横断検索ツール7.2 安全なファイル共有8 Dropbox(ドロップボックス)の欠点8.1 （1）ファイルの更新が面倒8.2 （2）ファイルへのアクセス性が悪い8.3 （3）ファイル以外の情報を管理できない9 【必見】Dropboxの欠点を解消する情報管理ツール9.1 大手企業でも安心して導入・運用できるツール「ナレカン」10 Dropboxを導入する際に注意するべき点11 Dropboxを安全に使うためのポイント12 Dropbox(ドロップボックス)の料金プラン12.1 Dropboxの無料版の制限12.2 Dropboxの有料プランを比較13 Dropbox(ドロップボックス)の口コミ・評判13.1 Dropboxの良い口コミ・評判13.2 Dropboxの改善点に関する口コミ・評判14 Dropbox(ドロップボックス)の使い方や注意点まとめ Dropbox（ドロップボックス）とは 以下では、Dropbox(ドロップボックス)の概要を解説します。まずは、他のツールとの違いなどを確認しましょう。 「Dropbox」と「他のクラウドストレージ」の違い 引用：Dropboxの公式サイト Dropbox（ドロップボックス）は、ファイルを安全・簡単に共有できるクラウドストレージです。 Dropbox（ドロップボックス）の特筆すべき点は、複数デバイスでのファイルの共有に便利な点です。データの同期が速いため、PCやスマートフォンなど個人のデバイス間でファイルをストレスなく共有できます。 「ASCII」の調査結果では、他のクラウドストレージと異なり、Dropboxの利用目的の1位は「複数のデバイスでフォルダを同期して、どこからでも作業できるようにするため」となっています。 ＜Q：現在お仕事に利用されているクラウドストレージについて、おもな利用目的を教えてください。（複数回答可）＞ ※Dropbox以外のユーザー向け設問 ＜Q：仕事上でのDropboxの主な利用目的を教えてください。（複数回答可）＞ 引用：Dropbox×ASCII｜調査でわかった、Dropboxユーザーと他のクラウドストレージユーザーの違い ・Dropboxの公式サイトはこちら ・Apple Storeからダウンロードはこちら ・Google Playからダウンロードはこちら Dropboxの危険性とは Dropboxは、データの暗号化や2段階認証などの厳重なセキュリティ機能を備えていますが、過去に情報流出の事故が発生しています。 2012年にDropboxのアカウント情報が流出し、6,800万件超のアカウント情報が盗まれる事件が起きました。本件に対して同社はユーザーへのパスワード変更を求め、「既にパスワードのリセットを徹底しており、不正アクセスの形跡はない」と主張しています。 また、ユーザー個人が心がけるだけでは、情報漏えいを完全に防ぐのは難しいのが実情です。そのため、データ漏洩の可能性を1％でも減らすために、サービス自体のセキュリティ性が高く、操作ミスが起こりづらいツールを選択することが重要なのです。 たとえば、クラウドストレージのなかでも国際セキュリティ規定の「ISO27001・ISO27017」を取得しており、誰でも簡単に使えるシンプルな「ナレカン」のようなツールであれば安心して使えるのでおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【準備編】Dropbox(ドロップボックス)の登録方法 ここでは、Dropboxを使い始める事前準備として「アカウント作成」「ダウンロード」「起動」の3段階に分けて解説します。Dropboxを使い始める前に、必ず必要な操作です。 登録1｜アカウントを作成する はじめに、Dropboxの無料アカウントを作成しましょう。 公式サイトの［登録］をクリックするとアカウント作成画面が表示されます。登録にはGoogleアカウントかAppleID、任意のメールアドレスが必要です。 すると、下図のようにプランを選択する画面になります。無料プランを利用する場合は［2GB Dropbox Basicプランを継続する］を選びましょう。 案内の通りにメールでの認証をおこなうと、Dropbox無料プランへの登録は完了です。続いてデスクトップアプリのダウンロード画面になります。 登録2｜ダウンロードする プランを選択してメールアドレスの認証を済ませると、下図のようにアプリのダウンロードを促されます。そこで、［Dropbox アプリをダウンロード］をクリックしましょう。 以上の操作で、アプリのダウンロードが始まります。 登録3｜起動する アプリをダウンロードしたら、以下のような画面になるので［次へ］をクリックします。 完了画面が出たのち、ファイルの同期方法を選択する画面になります。今回は無料プランを選んでいるので、［ローカル］を選択して［Basicで続行］をクリックしましょう。 以上の操作で、起動と設定が完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【導入編】Dropbox(ドロップボックス)のログイン方法 はじめに、Dropboxのログイン画面にアクセスします。Google・Apple・メールアドレスから登録した内容を選択して入力します。 次に、［パスワード］を入力します。このとき、二段階の認証が必要な場合があるため、その際はメールアドレスに送られてくるコードを確認しましょう。 上記のような画面になったら［ログイン完了］です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【基本編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方 ここでは、Dropboxをはじめて導入する方向けに、基本的な使い方である以下の3点をご紹介します。 ファイルのアップロード ファイルの復元 ファイルの共有 Dropboxの使い方が分からない方はもちろん、具体的にどのような機能があるのか知りたい方も必見です。 使い方1｜ファイルをアップロードする ファイルをアップロードするには、ファイルをドラッグ＆ドロップでDropbox内に追加するか、青色の［アップロード］をクリックします。 上図のようにファイルが追加されれば完了です。 使い方2｜ファイルを復元する Dropboxの無料プランでは、過去30日に削除したファイルを復元できます。 復元するときは、下図のように画面左側の［削除したファイル］をクリックして該当のファイルを選択します。 上図のように確認画面が表示されるため、［復元］をクリックすれば完了です。 使い方3｜ファイルを共有する ファイルは、リンクまたはメールアドレスで共有できます。 共有したいファイルにカーソルを合わせると下図のようになるので、オレンジの［リンクをコピー］か青の[共有マーク]をクリックすれば完了です。 共有マークをクリックすると上図のように表示されるので、相手のメールアドレスや権限を入力・選択して［フォルダを共有］をクリックすれば完了です。 以上の操作でファイル共有が完了し、上図のようにアクセスできるユーザー数の表示が増えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【応用編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方 ここでは、Dropboxの応用的な使い方である以下の4つをご紹介します。 PCに同期するファイルを選択する Microsoftツールを操作する 2段階認証を有効にする 容量を増やす より快適に操作したい方、情報漏洩の危険性を減らしたい方は必見です。 使い方1｜Dropboxにファイルを同期する Dropboxをダウンロードして任意のファイルを移動させると、Dropboxと使用端末の双方にファイルが保管されます。ファイルが自動で同期されることで、片方でおこなった編集が双方に反映されるのです。 具体的な方法としては、下図のように端末に保存されたファイルを、左側の［Dropbox］にドラッグ＆ドロップします。 ＜Windows版＞ ＜Mac版＞ ［Dropbox］内にファイルが移動されていれば同期完了です。「緑のチェックマーク」と「更新日（日付時刻）」から、最新の状態に自動更新されているか確認できます。 ＜Windows版＞ ＜Mac版＞ 使い方2｜Microsoftツールを操作する Webブラウザーを使った場合のみですが、「Office 365のライセンス」を持っていなくてもオンライン上でMicrosoftツールを編集できます。 ※企業向けプランのBusinessでは「企業向けMicrosoftアカウント」が必要です。 方法としては、下図のように［＋作成］を押し、［ドキュメント］にカーソルを合わせるとWordファイルを編集できます。（「プレゼンテーション」ではPowerPoint、「スプレッドシート」ではExcelを編集できます。） 編集したWordファイルは、Dropboxに自動保存されます。 使い方3｜2段階認証を有効にする セキュリティを強化するために、2段階認証を有効にできます。 はじめに、各自のアイコンをタップして［設定］を開きましょう。 次に、［セキュリティ］を選択して2段階認証をオンにすれば完了です。 使い方4｜容量を増やす Dropboxの容量を増やす方法には、有料プランへのアップグレードのほかにも「友達の紹介」があります。 以下のように設定画面から紹介画面に移行すると、紹介リンクをコピーできます。 以上の操作で、紹介した相手がアプリをインストールするごとに、紹介者は500MBを受け取れます（最大16GBまで）。また、登録者にも500MB付与されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【何が出来る？】Dropboxの機能 以下では、Dropboxの機能を解説します。自社の求める機能を備えているか事前に確認しましょう。 Dropboxの基本機能 Dropboxには、おもに以下の機能が備わっています。 機能 内容 フォルダの共有機能 リンクを発行するだけで、アカウントを持っていない相手にもフォルダを共有できます。 パスワード保護 リンクを共有した相手が、パスワードがなければファイルを開けないように設定できます。 ファイル権限 ファイルを共有するメンバーを制限でき、情報漏洩の防止に役立ちます。 通知機能 新しくフォルダが作成されたりタスクが更新されたりしたときに通知を受け取れます。 オフライン同期機能 インターネットに接続していなくてもファイルにアクセスできます。 以上の機能により、ファイルを効率よく安全に閲覧・共有できるのです。 Dropboxの便利機能 Dropboxは「外部ツールとの連携」や「拡張機能の利用」によって、幅広い業務に役立ちます。 たとえば、連携できるツールにはMicrosoft 365、Slack、HubSpotなどがあり、Dropboxを介してのファイルの同時編集や、Dropboxからのファイルの取り込みができるようになります。 また、以下のような公式の拡張機能を使うことも可能です。（表は左右にスクロールできます） 拡張機能 内容 Dropbox Backup 自動でファイルのバックアップを取る機能です。PC故障などの不測の事態や、新PCへのデータ移行に役立ちます。 Dropbox Sign 法的拘束力のある署名をファイル内に組み込んで、送信や依頼、追跡ができます。 Dropbox DocSend ファイルを安全に共有したり、ファイルの閲覧状況を分析したりできる機能です。共有済みファイルの内容の自動修正や、送付したファイルの「どこが一番読まれたのか」をデータにして分析することで、商談などに活かせます。 Dropbox Capture 画面録画の内容やGIFをファイルに挿入する機能です。手順書を文字情報だけでなく画面録画や動画付きの資料を共有することで無駄な会議を減らすことができます。 Dropbox Replay 外部ツールと連携して、動画編集などのクリエイティブな作業をワークフロー化できます。共同作業者からのフィードバックを見やすく表示するなど、複数人で作業をする際に便利な機能です。 以上のように、「Dropboxの拡張機能」を使えば、さまざまな場面で業務効率化を図れます。ただし、Dropboxは非常に多機能なので、ITに詳しくない社員が使いこなすのが難しい点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2024年秋アプデ】Dropboxの新機能 以下では、2024年にDropboxのアップデートで追加された機能の一部をご紹介します。新たに追加された機能をしっかりと把握しておきましょう。 参考：【2024年秋のリリース】Dropbox の新機能 AIによる横断検索ツール AIによって複数のアプリを横断的に検索できるツール「Dropbox Dash for Business」の提供が開始されました。 このツールはチームで利用しているさまざまなアプリやツールをシームレスに繋げ、全ての情報を１か所にまとめてくれます。また、権限がある人のみに情報が表示されるように、強力なコンテンツアクセス制御機能が搭載されています。 ※現在、ウェブおよびデスクトップの英語版が米国で利用可能です。2025年初頭に他の市場でも提供が開始される見込みです。 安全なファイル共有 エンドツーエンドの暗号化によって、機密情報を安全に管理できます。 フォルダメンバーのみが暗号化キーにアクセス可能で、Dropboxを含むそれ以外の人はアクセスできません。また、暗号化されたフォルダへのアクセスが有効になっている社外のチームとも、対象のフォルダを容易かつ安全に共有できます。 そのため、機密データが全面的に保護され、意図したユーザーのみがアクセスできる状況となるため、チームの安心につながります。 ※Dropbox Business Plus、Advanced、Enterprise プランを利用するチーム向けの機能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropbox(ドロップボックス)の欠点 以下では、Dropboxの欠点を3つご紹介します。場合によっては使い勝手が悪いと感じる恐れもあるので、あらかじめ確認しておきましょう。 （1）ファイルの更新が面倒 まずは、ファイルの更新が面倒な点に注意すべきです。 Dropboxに格納するデータは、すべてファイル形式でなければなりません。たとえば、10人以上で共有しているファイルがあった場合、頻繁に更新や再アップロードがされて「誰がどこを更新したか分からない」となる恐れがあります。 そのため、情報を更新するたびにファイル化する手間がかかってしまうのです。 （2）ファイルへのアクセス性が悪い 次に、ファイルへのアクセス性が悪いこともDropboxの課題です。 Dropboxは多くのファイルを格納できますが、ファイルが増えれば必要なファイルを探し出すのに時間がかかります。とくに、Dropboxはファイル内の全文検索が可能ですが、指定した1つのファイル内のみしか検索対象にしないため、大量のファイルから情報を見つけるのは困難です。 したがって、Dropboxから欲しいファイルを見つけるのに手間がかかり、ストレスになる恐れがあります。 （3）ファイル以外の情報を管理できない 最後に、ファイル以外の情報を管理できない点にも注意が必要です。 ExcelやWordのファイルを格納する場合、数が増えるとファイル名から中身を把握するのが難しくなります。また、ExcelやWordのファイルはスマホで開きにくいため、ファイルの編集はPCでおこなう必要があるのです。 以下は、Dropboxと、情報共有によく使われる「ノート型ツール」との比較です。ファイルを開いて内容を確認する必要がなく、スマホからでも編集できる「ノート型ツール」と比べて、Dropboxはファイルの更新や管理に難があることがわかります。 このように、ファイルへスムーズにアクセスできなければ、効率的に仕事が進まない原因にもなります。しかし、あらゆる情報をノート形式で簡単に残せる「ナレカン」のようなツールであれば、逐一ファイルを開かずに簡単に内容の確認・管理が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Dropboxの欠点を解消する情報管理ツール 以下では、Dropboxの欠点を解消する方法をご紹介します。 Dropboxは大容量のファイルも簡単に共有できる一方、フォルダ整理やファイルの検索に手間がかかるデメリットもあります。また、社内で共有するファイルには、業務に関するノウハウやナレッジが多く含まれているため、即アクセスできないと業務に生かせません。 そのため、「フォルダ整理の手間を削減できる」かつ「必要な情報をすぐに探し出せる」ツールを導入しましょう。また、フォルダごとにアクセス権限を細かく設定できると、社内の機密ファイルの管理も安心です。 したがって、自社のファイル管理・共有には自社に最適なフォルダ設計の支援が受けられるうえ、高度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンに添付したファイルは、高精度の検索機能によってファイル内検索できるほか、「要約機能」でファイルを開かずに内容の概要が掴めます。また、フォルダ設計やセットアップなどの支援も充実しているので、自社のフォルダ整理の課題が解消されます。 大手企業でも安心して導入・運用できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを利用したファイル管理方法 ファイル要約機能 ファイルを添付するだけで、AIが自動で要約を作成します。ファイルを開かなくても、内容や重要なポイントが分かるようになります。 ファイル内検索 ファイル内の情報まで検索することが可能です。そのため、必要な情報がどのファイルに書かれているのかすぐに知ることが出来ます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropboxを導入する際に注意するべき点 Dropboxを導入する際に注意するべき点は、データ移行に時間がかかることです。 すでにクラウドストレージを利用している状況から、すべてのデータをDropboxに移行しようとすると時間と手間がかかります。大企業であれば、クラウドストレージに蓄積されている情報量も膨大なので、多くの時間が必要となります。 しかし、「ナレカン」のように、「既存データの移行作業」をサポートする体制が整っているツールであれば、導入時の担当者の負担が軽減されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropboxを安全に使うためのポイント Dropboxはクラウド上にデータを保存するサービスであるため、サイバー攻撃のリスクも考慮する必要があります。以下のセキュリティ対策を実施して、情報漏えいを防ぎましょう。 二段階認証 パスワードだけでなく、認証コードによる追加の保護を設けると、不正アクセスを防げます。 パスワードの変更 使いまわしを避け、定期的に変更すれば、パスワード流出のリスクを低減できます。 共有範囲の制限 ファイルの共有リンクをパスワード保護や有効期限付きにするなど、アクセスを必要最低限に抑えます。 これらの対策を実践すれば、Dropboxを安心して利用できます。また、国際規格認定のセキュリティを備えた「ナレカン」のようなツールを活用すると、さらに安全なファイル管理が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropbox(ドロップボックス)の料金プラン ここでは、Dropboxの料金やプランについて解説します。個人利用とビジネス利用ともに複数のプランがあるので、自社に合ったプランを選定しましょう。 Dropboxの無料版の制限 Dropboxには「Dropbox Basic」と呼ばれる無料プランが用意されています。無料プランの制限は以下の通りです。 ストレージ容量は2GBまで ユーザー数は1人まで 共有リンクや共有フォルダのアクセス権限管理は不可 最大3台までのデバイスをリンクできる 以上の特徴から、無料プランは個人向けのプランだと言えます。そのため、ビジネス利用をするには有料プランの契約が必須です。 参照：Dropbox 有料版 [Pro / Business] 徹底比較｜最適プランが一目瞭然 Dropboxの有料プランを比較 Dropboxには、無料プランのほかに「個人向けの有料プラン」「チーム向けの有料プラン」「企業向けの有料プラン」があります。 比較をしやすいように、プランごとの特徴を下記の表にまとめています。 ＜Dropboxの個人向けプラン表＞ ※左右にスクロールできます。 プラン Plus Essentials 料金 （月払い） ¥1,500/月 ¥2,400/月 データ容量 2TB（2,000GB） 3TB（3,000GB） 特徴 ・50GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・30日以内に削除されたファイルの復元 ・100GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・180日以内に削除されたファイルの復元 ・無制限の署名依頼 ・送信とトラッキング 上記プラン以外にProfessionalプランが存在します。しかし、同価格であるEssentialsプランに比べて機能が少なく、電子署名リクエスト、ビデオツール、送信/追跡機能などの機能が備わっていないため注意しましょう。 参照：Dropbox｜豊富な料金プランから選択しよう 参照：Dropbox｜Essentials について ＜Dropboxのチーム・企業向けプラン表＞ プラン Business Business Plus Enterprise 料金 （月払い） ¥1,800/ユーザー/月 ¥2,880/ユーザー/月 要問い合わせ データ容量 チーム全体で9TB（9,000GB）※必要に応じて容量の追加可能 チーム全体で15TB（15,000GB）※必要に応じて容量の追加可能 要問い合わせ 特徴 ・ユーザー数3人以上 ・100GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・180 日以内に削除されたファイルの復元が可能 ・ファイルエンゲージメントの追跡 ・署名依頼の件数が無制限 ・PDF 編集 ・動画の録画、レビュー、編集 ・管理者の設定 ・共有されたコンテンツの把握 ・ユーザー数3人以上 ・250GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・1年以内に削除されたファイルの復元が可能 ・ファイルエンゲージメントの追跡 ・署名依頼の件数が無制限 ・PDF編集 ・動画の録画、レビュー、編集 ・管理者役割の階層化の設定 ・不審なアクティビティのアラート ・コンプライアンスのトラッキング ・クラス最高のセキュリティ ・ソリューションとの連携 ・専任のエキスパートによるサポート ・ビジネスに合わせてカスタマイズ可能 上記以外にはDropbox Standardプランと、Dropbox Advancedプランが存在します。Standardプランは同価格のBusinessプランに比べてストレージが少なく5TBまで、Advancedプランは同価格のBusiness Plusプランと比較して機能が少ないため注意が必要です。 参照1：Dropbox｜Business について 参照2：Dropbox｜Business Plus について 参照3：Dropbox｜Enterprise とは？ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropbox(ドロップボックス)の口コミ・評判 以下では、Dropboxを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入検討時は生の声も参考にしましょう。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。 Dropboxの良い口コミ・評判 以下はDropboxの良い口コミ・評判です。「複数端末で共有できるのが便利」といった口コミ・評判が見られます。 非公開ユーザー、投稿日：2025年01月20日 Microsoft Office OnlineやGoogle Workspaceとの連携を利用して編集が可能な点は非常にありがたいです。クラウド上にあるからこそ柔軟に場所を選ばずに利用ができます。また、同期速度が非常に速い点も良いです。 非公開ユーザー、投稿日：2024年10月16日 今までは会社のサーバーに資料等を保存しており、現場でもPCを用いて資料を確認していたが、本ソフトの導入により、iPhoneから確認できるようになった。 非公開ユーザー、投稿日：2024年10月08日 クラウドに大容量のファイルを保存できるため、オンプレミスの管理や制限をなくすことができます。 公開ユーザー、投稿日：2024年07月23日 UIは直感的につかえるので、クラウドソフト系が苦手な方でも利用できます また、共有もできますので、プライベートだけでなく、ビジネスシーンでも利用できます Dropboxの改善点に関する口コミ・評判 次に、Dropboxの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。「無料版だと容量が少ない」「セキュリティ面でもう少し」と回答する口コミ・評判が見られます。 非公開ユーザー、投稿日：2025年01月01日 フォルダーごとの権限管理が煩雑で、UIの改善が期待される。 非公開ユーザー、投稿日：2024年10月16日 メールにある本ソフトの保存場所からリンクして飛ぶときにエラーなのか飛べないバグが発生している時があるため、改善してもらいたい。 公開ユーザー、投稿日：2024年07月23日 ファイル共有する際にパスワードなどのセキュリティをつけれるとまた活用シーンは増えるのかなっと思います 公開ユーザー、投稿日：2024年7月14日 basicユーザーは容量の制限が多くなく、共有できるデータは軽く少なく、不要なものは削除しなければ容量オーバーしてしまうためもう少し容量が多いといいなと思います。 非公開ユーザー、投稿日：2024年07月09日 ・書類の何処が訂正になったか目印がでるとわかりやすい。 ・データ容量が重くなるとパソコンが重たくなる。 以上の口コミから、Dropboxは「操作面」や「セキュリティ面」に改善点が多いことが分かります。 ツールはあらゆる状況で快適に使えなければ定着しません。そこで、直感的な操作で情報を残せる「ナレカン」のようなツールであれば、面倒なファイル管理からすぐに脱却できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropbox(ドロップボックス)の使い方や注意点まとめ ここまで、初心者の方向けにDropboxの使い方や注意点、料金を中心にご紹介しました。 Dropboxは、ファイルを一元管理できるクラウドストレージで、リンクでファイルを共有したり、ほかのツールと同期したりする使い方もできます。しかし、あくまでも”ファイルでの情報管理”なので、目的の情報へすぐにアクセスしづらいデメリットがあります。 そこで、ファイルの中身を可視化して保管できるITツールを導入しましょう。また、検索機能の充実しているツールであれば、欲しい情報へよりすばやくアクセスできます。 結論、自社のファイル管理・共有には、超高精度の検索機能を備え、社内に散在するファイルを一元管理できるツール『ナレカン』一択です。ナレカンでは、すぐに使い始められるようにセットアップ支援をしているので、乗り換えを検討している企業にも最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、Dropboxよりも効率的な情報管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 Dropboxでファイル共有できない？共同編集の方法まで徹底解説！ 【初心者向け】Dropbox Paperは使いづらい？使い方や料金を徹底解説 Dropboxの代替はこれ！無料でも使える類似サービス3選を紹介 【初心者向け】Dropbox（ドロップボックス）のデータ移行方法とは？

近年はDX化にともなって、オンライン上で情報共有する企業が増えています。とくに、WordやPDF、画像、音声といったあらゆる情報を保存、共有できる「Dropbox（ドロップボックス）」に注目が集まっているのです。 一方、「Dropboxの用途が個人のファイル管理に留まっており、組織での円滑な情報共有に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「Dropboxの共有方法、共同編集の方法」を中心にご紹介します。 社内の書類管理のためにDropboxの利用を検討している ブラウザやアプリ別でDropboxの共有方法を知りたい 簡単にデータを共有・管理できるアプリがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、Dropboxでの共有方法から注意点まで網羅的に理解でき、情報共有の効率化に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Dropboxでは何を共有できる？2 ＜共有向け＞Dropboxのファイルを共有する方法2.1 操作方法➀｜ブラウザ版2.2 操作方法➁｜デスクトップアプリ版2.3 操作方法➂｜モバイルアプリ版3 ＜共同編集向け＞Dropboxで共有フォルダを作る方法4 【参加方法】Dropboxで共有フォルダに参加するには5 【解除方法】Dropboxで共有を解除するには5.1 特定のメンバーを削除する方法5.2 各メンバーとの共有を解除する方法6 ＜解決＞Dropboxの共有に関するよくある質問7 【注意点】Dropboxで情報共有するデメリットとは？7.1 あらゆる情報を簡単に共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」8 Dropboxの共有方法や共同編集の方法まとめ Dropboxでは何を共有できる？ 引用：Dropboxのホームページの画面 Dropboxでは、 WordやPDFのようなファイルはもちろん、画像や音声、動画といったあらゆる情報を共有できます。 共有方法は複数あり、ブラウザやアプリなどの利用環境によって手順が異なります。また、Dropboxで共有したデータは「フォルダ」や「ファイル」で整理可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜共有向け＞Dropboxのファイルを共有する方法 以下では、Dropboxのファイルを共有する方法を画像付きで解説します。メールやリンクを使った共有方法について、ブラウザ版 / デスクトップアプリ版 / モバイルアプリ版に分けて解説しているので必見です。 操作方法➀｜ブラウザ版 （1）はじめに、Dropboxのログイン画面を開いてログインします。 （2）次に、共有したいファイルにカーソルを合わせましょう。今回は「議事録」というファイルを共有します。 （3）その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。 （4）下のような画面になるので、メールアドレスを入力したり、リンクをコピーしてチャットで送信したりすれば共有完了です。共有するとファイルへアクセスできるユーザー数の表示が増えます。 操作方法➁｜デスクトップアプリ版 デスクトップアプリを持っていない場合は、Dropbox（デスクトップアプリ）のダウンロード画面からダウンロードします。 （1）はじめに、Dropboxのアプリを開くと下のような画面になります。 （2）次に、共有したいファイルやフォルダを右クリックして [ Dropboxリンクをコピー ] を選択しましょう。 （3）コピーしたリンクをメールやチャットで相手に送信すれば共有完了です。 操作方法➂｜モバイルアプリ版 モバイルアプリを持っていない場合は、Dropbox（モバイルアプリ）のダウンロード画面からダウンロードします。 （1）はじめに、Dropboxのアプリの画面下から [ ファイル ] を選択し、共有したいファイルやフォルダの [ … ] をクリックしましょう。 （2）次に、上のような画面になるので [ 共有 ] ＞ [ リンクを共有 ] を選択します。 （3）下の画像のようにリンクがコピーされていたら完了です。そのままメールやSNSでの共有も可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜共同編集向け＞Dropboxで共有フォルダを作る方法 以下では、ブラウザ版Dropboxで共有フォルダを作成する方法を画像付きで解説します。 （1）はじめに、 Dropboxへログインして [ すべてのファイル ] を開きます。 （2）次に、 [ 作成 ] ＞ [ 共有フォルダ ] をクリックしましょう。 （3）続けて、 [ 新規フォルダを作成し共有する ] を選択し [ 次へ ] をクリックします。 （4）その後、 フォルダ名を入力して[ 作成 ] をクリックします。 （5）最後に、メールやリンクでメンバーへ共有すれば完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【参加方法】Dropboxで共有フォルダに参加するには 以下では、Dropboxでメールから招待された共有フォルダに参加する方法を解説します。 はじめに、[ すべてのファイル ]を開いた状態で、サイドバーの [ 共有済み ] をクリックして開きます。 次に、招待されているが参加していないフォルダである、[ このフォルダに参加していません ]という表示のあるフォルダをダブルクリックします。 招待されたフォルダへの参加完了です。以下のように2アカウントでフォルダを共有できています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【解除方法】Dropboxで共有を解除するには 以下では、Dropboxで共有を解除する方法をご紹介します。 「特定のメンバーのみを削除する方法」と「各メンバー（全員）との共有を解除する方法」のどちらも画像付きで解説しているので必見です。 特定のメンバーを削除する方法 （1）はじめに、共有を解除したいファイルやフォルダにカーソルを合わせます。 （2）その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。 （3）次に、下のような画面になるので [ アクセスできるユーザー ] を選択します。 （4）共有を解除したいメンバーにカーソルを合わせて [ 編集可能 ] ＞ [ 削除 ] をクリックします。 （5）上の画面で [ 削除 ] をクリックすれば完了です。 各メンバーとの共有を解除する方法 （1）はじめに、共有を解除したいファイルやフォルダにカーソルを合わせます。 （2）その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。 （3）次に、下のような画面になるので [ 歯車アイコン ] をクリックします。 （4）続いて、 [ フォルダ共有を解除 ] をクリックします。 （5）下の画面で [ 共有を解除 ] をクリックすれば完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜解決＞Dropboxの共有に関するよくある質問 以下では、Dropboxの共有に関するよくある質問と回答をご紹介します。とくに、Dropboxによるファイル共有の安全性に不安や疑問がある担当者の方は必見です。 質問1｜Dropboxの共有リンクは誰でも送れる？ Dropboxの共有リンクは、相手のDropboxアカウントの有無にかかわらず誰にでも送れます。リンクはメール以外にもTwitterなどのSNSでも送信できます。 質問2｜Dropboxのファイルは誰かに見られる？ Dropboxに保存しているファイルはすべて非公開なので、基本的には誰かに見られることはありません。ただし、ファイルのリンクを共有したり、共有フォルダを作成したりすると、共有されたユーザーもファイルを閲覧できるようになります。 質問3｜Dropboxのフォルダと共有フォルダの違いは？ Dropboxのチームフォルダでは、管理者がチーム内のすべてのフォルダを管理、閲覧できます。一方、共有フォルダには共有されたメンバーのみがアクセス可能という特徴があります。 以上のように、Dropboxは基本的には非公開な一方で、リンクを知っていれば誰でもアクセスできるため、情報漏洩につながるリスクがあります。 また、チームフォルダや共有フォルダなど、独自の概念が多いため、ITに慣れていなければ使いこなせない可能性があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意点】Dropboxで情報共有するデメリットとは？ 以下では、Dropboxで情報共有するデメリットを解説します。 Dropboxのデメリットは、「ファイルを作って共有するのが面倒な点」と「必要なファイルをすぐに見つけられない点」です。たとえば、書類をメンバーへ共有するには「Wordにテキストを打ち込む→保存する→Dropboxにアップロードする→リンクやメールで共有する」と工数がかかります。 また、データの数が増えると、どのフォルダに何のファイルを管理しているかを特定するのが困難です。そのため、目的の情報がすぐに取り出せるツールの導入を検討しましょう。 結論、Dropboxのデメリットを解消するツールは、あらゆる書類を作成から共有まで一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンは「記事」に情報を直接書き込めば、社員にリアルタイムで共有可能なほか、共有したいファイルを添付すれば、AIが自動で内容を要約して記事にしてくれます。また、”ヒット率100％”の「超高精度検索機能」があるため、必要な情報をすぐに取り出すことができるのです。 あらゆる情報を簡単に共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンなら作成したフォルダ共有が3STEPで完了！＞ 以下では、ナレカンでフォルダ共有をする方法を解説します。 はじめに、共有したいフォルダを開いた状態で、（1） [ 参加者の変更 ］をクリックします。 フォルダ編集画面に遷移したら、以下のように、（2）共有したいメンバーを選び、（3）保存を押すだけでフォルダ共有が完了します。 以上のように、ナレカンではフォルダ共有が3STEPで完了するうえ、招待されたメンバーは特別な操作をすることなくフォルダに参加できます。また、メンバーごとの編集権限に関してもワンクリックで変更可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropboxの共有方法や共同編集の方法まとめ これまで、Dropboxの共有方法や共同編集の方法を中心に解説しました。 Dropboxの基本的な使い方には「ファイルやフォルダを保存して、リンクやメールで共有する」「共有フォルダを作ってメンバーと共同編集する」などが挙げられます。 一方、ファイル数が増えると管理が煩雑になり、ファイルの整理や情報共有に手間がかかって面倒です。そのため、スピード感が重視されるビジネスでは、すぐに目的の情報にアクセスできることが求められます。 したがって、ファイル管理を効率化するには、あらゆるデータを一元管理し、必要な情報をすぐに見つけて共有できる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入し、社内の情報共有を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2025年最新】Dropboxとは？使い方や危険性・評判も解説！

近年、AIを活用して「業務の効率化」や「生産性の向上」に取り組む企業が増加しています。とくに「AI要約ツール」は、時間のかかる資料の読み込みや、要約が苦手な人の助けになる自動化ツールとして注目を集めているのです。 しかし、「AIを活用して要約作業を効率化したいが、自社に適したツールがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、厳選したおすすめのAI要約ツール3選を中心にご紹介します。 AIを活用して要約作業を効率化したい AIを用いた要約ツールを探している 社内のあらゆる資料を要約してナレッジ化したい という方はこの記事を参考にすると、おすすめのAI要約ツールや選定ポイントがわかり、社内の業務効率化に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 AI要約とは？1.1 AIで要約するメリット2 ＜目的別＞おすすめのAI要約ツール3選！2.1 【ナレカン】資料の要約と情報蓄積がかなうツール2.2 【Chat GPT】長文の要約ができる会話形式のツール2.3 【HIX Summarizer】記事や動画の要約ができるツール3 ＜比較表＞おすすめのAI要約ツール一覧4 AI要約ツール導入時に注意すべきポイント4.1 （1）自社の目的に合っているか4.2 （2）セキュリティ対策は十分であるか4.3 （3）要約の内容を共有・蓄積できるか5 おすすめのAI要約ツールまとめ AI要約とは？ AI要約とは、AIの自然言語処理技術を活用して、文章やファイル、動画などを自動で要約する機能です。 ビジネスの現場では、報告書や会議資料、議事録などの作成において膨大な情報を扱う必要があります。必要な情報の要点を把握し、わかりやすくまとめるには多くの時間を要しますが、AI要約を利用すれば情報収集や資料作成の効率が向上するのです。 また、AIを活用した社内資料の要約により、社員間のスムーズな情報共有が可能になります。膨大な資料やレポートの要点を短時間で把握できるため、業務全体の連携強化や知見の共有が容易になるのです。 AIで要約するメリット 以下では、要約作業にAIを用いるメリットについて解説します。「要約ツールの導入を検討しているが、具体的な効果がわからない」という方は必見です。 作業効率が向上する AI要約を活用すれば、膨大な情報を短時間で要約できるため、作業時間を大幅に短縮できます。長文や複雑な内容の資料でも、迅速に要点をつかむことができ、効率的に業務を進められるのです。 大量に情報収集できる AI要約を使うことで、論文や記事など1つ1つの情報を短時間で理解できるようになります。そのため、情報収集にかかる時間が短縮され、同じ時間で従来よりも多くの情報を取得できるのです。 要点を伝えやすくなる AI要約を活用すれば、長文を簡潔にまとめ、要点を的確に伝えられます。文章作成が苦手な社員でも、冗長な部分を省いて相手に分かりやすく要点を伝えることができ、社員間の効果的なコミュニケーションが実現するのです。 以上のように、AI要約を活用することでさまざまなメリットが得られます。ただし、AI要約ツールには複数の種類が存在するため、自社の導入目的に応じたツールを選ぶことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜目的別＞おすすめのAI要約ツール3選！ 以下では、おすすめのAI要約ツール3選を目的別にご紹介します。 AI要約ツールを活用すれば、業務の効率化や社員間の円滑なコミュニケーションが可能になります。しかし、要約した内容や元ファイルを素早く社内で共有・蓄積しておかないと、後から見返すのが難しく、ナレッジとして活用されないまま放置されてしまうのです。 そこで、「要約内容をナレッジとして共有・蓄積できるツール」を導入しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」であれば、膨大な情報が存在する大企業でも必要な情報をすぐに探し出せるので、効率的に業務を進められます。 結論、自社が導入すべきは、AIがファイル要約とナレッジ化を自動で実施し、高精度の検索機能で目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、資料を添付するだけでAIが「要約」と「重要ポイント」を自動で抽出します。要約内容は「記事」として共有・蓄積できるうえ、ヒット率100％の超高精度検索で必要な情報を瞬時に検索可能です。 【ナレカン】資料の要約と情報蓄積がかなうツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Chat GPT】長文の要約ができる会話形式のツール ＜Chat GPTの特徴＞ OpenAI社が開発した生成AI ChatGPTは、OpenAI社が独自に開発した言語モデルを利用した、対話型のAIチャットツールです。文章の要約だけでなく、アイデアの提案や画像作成などにも柔軟に対応してくれるため、あらゆるシーンで活用できます。 ChatGPT APIとして活用できる 「ChatGPT API」とは、ChatGPTとほかのプログラムやソフトウェアを連携させる仕組みです。以前、ChatGPTはブラウザからしか利用できませんでしたが、ChatGPT APIの登場によって他のサービスやアプリと組み合わせた利用が可能になったのです。 ＜Chat GPTの機能・使用感＞ 条件を変えながら要約できる ChatGPTでは、「500字の文章で」「です・ます調で」など、条件に応じた要約文を作成できます。対話を重ねることで、要約文をブラッシュアップし、より理想に近い形に仕上げることが可能です。 あらゆる形式の情報を要約可能 Web記事のURLを張り付けたり、PDFやPowerPoint等のファイルを添付したりすることで、文章だけでなくさまざまな形式の情報を要約可能です。そのため、複雑な資料の内容を短時間で把握したいときや、効率よく情報収集を進めたい時に役立ちます。 ＜Chat GPTの注意点＞ 文字数制限がある ChatGPTでは、入力できる文字数に制限があり、日本語では約10,000文字（1万6千トークン）までになります。そのため、長文を要約する場合は、複数回に分けてテキストを入力しなければならない点に注意です。 間違った回答を出すことがある 利用するユーザーからは、「どうしても正確性は100%とは言えず、まったく合っていない回答を出してくることがあります。無料版を使っているのも関係があるのかもしれませんが、間違った回答を出すこともあるという前提で使う必要があると思います。」という声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜Chat GPTの料金体系＞ 無料版：＄0 Plus：＄20/月 Team：＄30/月 Enterprise：要問い合わせ ※2025年1月からは、それぞれのプランで10%値上げすることが決まっています。 Chat GPTの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【HIX Summarizer】記事や動画の要約ができるツール ＜HIX Summarizerの特徴＞ ワンクリックで要約できるツール HIX Summarizerは、文章をはじめファイルやWebページ、YouTube動画などあらゆる情報形式に対応している要約ツールです。ワンクリックで要約を作成してくれるため、効率よく情報をまとめられます。 多言語対応している HIX Summarizerでは、日本語や英語をはじめ30以上の言語に対応しています。そのため、内容が複雑な外国語の文章でも、短時間で理解することが可能です。 ＜HIX Summarizerの機能・使用感＞ 動画要約機能 HIX Summarizerでは、YouTube動画のURLを貼るだけで内容を要約してくれる点が特徴です。そのため、動画を視聴せずとも重要なポイントを理解できるのです。 要約形式を選択できる 要約の際に「段落形式」と「箇条書き形式」のどちらかを選択できます。そのため、報告書など読み手に分かりやすく内容を伝えたい時は「段落形式」、議事録やプレゼン資料など情報を簡潔に整理したい時は「箇条書き形式」というように、状況に応じた使い分けが可能です。 ＜HIX Summarizerの注意点＞ 無料版では制限がある 無料版で要約できるのは10,000語までになります。そのため、ビジネスで利用する場合は有料プランの契約が必須です。 画面は英語での表示 基本的に画面は英語表示になっています。そのため、使いづらいと感じる社員が出てくる恐れがある点に注意しましょう。 ＜HIX Summarizerの料金体系＞ Free：¥0 HIX Writer 基本：¥1,945/月 HIX Writer プロ：¥2,993/月 HIX Writer 無制限：¥10,479/月 HIX Summarizerの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのAI要約ツール一覧 こちらは、おすすめのAI要約ツール3選の比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 【ChatGPT】 【HIX Summarizer】 特徴 資料の要約と情報蓄積がかなうツール 長文の要約ができる会話形式のツール 記事や動画の要約ができるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプル シンプル PC・スマホ対応 【〇】 【〇】 【〇】 ファイル添付 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 文字数制限がある 画面は英語での表示 料金 ・無料トライアルあり ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは＄20/月～ ・無料プランあり ・有料プランは¥1,945/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「ChatGPT」の詳細はこちら 「HIX Summarizer」の詳細はこちら 上記のように、ツールによって特徴やプランは異なります。そのため、自社の使用目的やコストを踏まえたうえで慎重に検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AI要約ツール導入時に注意すべきポイント 以下では、AI要約ツールの導入時に注意すべきポイントについて解説します。“種類が多くどれを選んだらよいかわからない”という方は参考にしましょう。 （1）自社の目的に合っているか ポイント1つ目は、自社の目的に合っているかです。 AI要約ツールを選ぶときには、自社の目的や利用シーンに適しているかを確認することが重要です。たとえば、論文などの長文の要約が必要な場合には、文章全体の構成を理解し的確に要点を抽出できるツールが適しています。 一方で、プレゼン資料や動画の内容を要約したい場合には、多様な形式のデータを処理でき、視覚情報や音声からも要点を取り出せるツールが役立ちます。したがって、ツールの導入目的を明確にしたうえで、実現できるツールを選択しましょう。 （2）セキュリティ対策は十分であるか ポイント2つ目は、セキュリティ対策は十分であるかです。 AI要約ツールでは、社内外の膨大な量の情報を扱います。中には重要な社内の機密情報も含まれるため、情報漏えいが起こらないよう十分なセキュリティ対策が必要です。 したがって、データの暗号化やアクセス制御、国際規格認証の取得など、十分なセキュリティ対策が講じられたツールを導入し、安全に情報を取り扱いましょう。 （3）要約の内容を共有・蓄積できるか 選定ポイント3つ目は、要約の内容を共有・蓄積できるかです。 AI要約ツールを利用しても、その内容を社内に共有して蓄積できる環境が整っていなければ、情報は放置されてしまいます。共有する場所がなければ、情報が活用されないうえに、過去の要約内容を見返したくてもどこに保存したのかわからず手間がかかるのです。 したがって、文章や資料の要約だけでなく、その内容をナレッジとして共有・蓄積できる機能の備わったツールを導入しましょう。たとえば「ナレカン」のようなツールであれば、要約内容を「記事」として社内で共有・蓄積できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのAI要約ツールまとめ これまで、おすすめのAI要約ツールを中心にご紹介しました。 AI要約ツールを活用することで、短時間で大量の情報を入手でき、分かりやすい要約文を効率的に作成できます。しかし、要約した内容を適切に共有・管理しなければ、情報は活用されないまま放置されてしまうのです。 したがって、「要約内容をナレッジとして共有・蓄積できるツール」を導入すべきです。とくに、「高精度の検索機能」が備わっていれば、膨大な社内情報から必要な情報にすぐにアクセスできます。 結論、自社で導入すべきなのは、要約した内容を「記事」として共有・蓄積でき、高精度の検索機能で必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、要約業務の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説