ナレッジマネジメント
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仕事で発生する課題への対策や結論を出すためには「会議」が欠かせません。活発な会議は、建設的な合意形成や意思決定のスピードを向上させることができます。 一方、定例として実施される会議に生産性がなく「いらない会議」になりつつある環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、いらない会議に共通する特徴と対策法を中心にご紹介します。 いらない会議の特徴を教えてほしい いらない会議が多いが改善する方法が分からない 無駄な会議のストレスを解消するツールを知りたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、「いらない会議」を改善するためのヒントを得られ、自社に活用できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【要注意】いらない会議の特徴4選1.1 (1)会議の時間が長すぎる1.2 (2)意思決定がなされない1.3 (3)不要なメンバーが参加している1.4 (4)情報共有のためだけに開かれている2 いらない会議を改善する対策とは2.1 必要なメンバーだけを招集する2.2 アジェンダを事前に準備する2.3 議事録を作成する2.4 情報共有ツールを活用する3 【イライラ解消】無駄な会議の悩みを解決する情報共有・管理ツール3.1 会議のための資料作成が不要になるツール「ナレカン」4 会議の改革に成功した企業事例2選4.1 トヨタ自動車株式会社4.2 カルビー株式会社5 いらない会議がもたらす悪影響とは5.1 メンバーの作業効率が落ちる5.2 課題解決が進まない6 いらないと感じる会議の特徴と対策まとめ 【要注意】いらない会議の特徴4選 ここでは、いらない会議に共通する特徴4選を解説します。以下の特徴に当てはまっている場合は業務効率を大きく低下させている可能性があるため要注意です。 (1)会議の時間が長すぎる いらない会議の特徴に会議自体が長すぎることが挙げられます。 会議が必要以上に長くなるほど、メンバーの集中力の低下も避けられません。はじめは活発に議論されていても、時間が経つにつれメンバーの集中力低下が原因となって積極的な発言ができなくなり、生産性の低い会議になってしまいます。 また、会議が長すぎると拘束時間が増えるため、メンバーにストレスがかかる点も把握しておきましょう。そのため、議題は一会議1つにしたり事前に会議の時間を決めたりすると、短い時間で生産性のある会議を実現できます。 (2)意思決定がなされない 意思決定がなされない会議はいらない会議になりがちです。 意思決定は会議において最も重要な目的の一つと言えます。会議では、参加メンバーのさまざまな視点からの意見交換によって意思決定がされることで、今後のプロジェクトの進め方や業務の方針を策定できるからです。 しかし、意思決定がなされない会議では「何のための会議なのか」と目的が曖昧なまま参加するメンバーも出てしまうのです。そのため、会議を開く際は、会議の目的をメンバーで共有し、次のアクションに繋がる会議にする必要があります。 (3)不要なメンバーが参加している 不要なメンバーが参加していることもいらない会議の特徴です。 関係のない社員の参加は、本人の時間を浪費させるだけでなく、いたずらに意見が多くなり会議の進行を妨げる可能性もあります。また議論が活性化するとは限らず、一部の人のみが発言する状況に陥る場合もあります。 本当に必要なメンバーだけに絞ることで、議論が活性化し、意思決定もスムーズになります。やむを得ず大人数になる場合は、事前に意見を集約し代表者が発表するなどの工夫をしましょう。 (4)情報共有のためだけに開かれている 情報共有のためだけに開かれる会議は今すぐに改善しましょう。 情報共有だけの会議では、発信者以外は「聞くだけ」の受け身の姿勢になりがちです。積極的な意見交換がされにくいうえ、日常的な情報共有不足に陥る恐れもあります。 そのため、議論が必要なときは会議の開催が有効ですが、情報共有や報告のみの場合はITツールを使うことで、効率よく情報共有・管理ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ いらない会議を改善する対策とは ここでは、いらない会議を改善する具体的な対策について解説します。以下の対策を全社で浸透させ、生産性のある会議の実現を図りましょう。 必要なメンバーだけを招集する いらない会議を改善するには、必要なメンバーだけを招集しましょう。 プロジェクトに直接関わるメンバーのみで会議を開くことで、少数精鋭の活発な議論が生まれやすくなります。参加人数が絞られるので、会議を傍観するメンバーが発生せず、より良い合意形成とスピーディーな意思決定に貢献します。 また、会議を開く前に、メンバーを招集する側のリーダーも会議のテーマや目的を明確にイメージし、必要なメンバーを過不足なく招集して会議を開くようにしましょう。 アジェンダを事前に準備する アジェンダ（議題をまとめた資料）の事前準備もいらない会議の改善に有効です。 会議を進める前に、今回の会議テーマと目標を準備しておけば、議論したい最重要のアジェンダを絞ってメンバーに発問できるだけでなく、メンバー間で目指すべき最終的なゴールの明確化にも繋がります。 また、アジェンダを事前に共有しておけば、各メンバーは会議が始まる前に会議内容の理解を深められます。そのため、会議が開かれてからすぐに意見交換が始められるので、生産性のある会議が期待できるようになります。 議事録を作成する 議事録の作成はいらない会議の改善に役立ちます。 議事録を作成・共有することで、会議での決定事項や議論の経緯を正確に記録するだけでなく、関係者全員が同じ認識を持つことができます。とくに複数の関係者が関わる業務では、情報の食い違いを防ぎ、スムーズな実行につなげるうえで重要です。 また、定期的な会議であれば、議事録が次回の会議の振り返り資料としても機能します。そのため、会議のたびに同じ議論を繰り返すことを防ぎ、継続的な改善と意思決定の質の向上が期待できるのです。 情報共有ツールを活用する 情報共有ツールを活用し、会議の生産性を上げることも有効です。 会議を開くたびに、資料の印刷・配布や準備のための工数が発生し、非効率な状態になっている組織は少なくありません。とくに、事前にアジェンダを共有できていなかったり、会議後の内容が関係者にうまく伝わらなかったりすると、会議の意味が薄れます。 そのため、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを活用して、会議前にアジェンダや資料を事前共有したり、参加していないメンバーへのスムーズな共有を促進したりしましょう。 以上のように、ナレッジを「蓄積・活用できる状態」にしておくことで、会議の回数そのものを減らせるだけでなく、短時間で中身のある会議ができるので、大きな効果が期待されるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【イライラ解消】無駄な会議の悩みを解決する情報共有・管理ツール 以下では、無駄な会議の悩みを解決するツールをご紹介します。 いらない会議が常態化していると、社員の稼働が圧迫され、本来の業務時間が削られるといった問題が生じます。また、会議のための資料作成に時間を取られていると、生産性の低い「手段のための仕事」が常態化してしまいます。 そこで、情報共有や資料配布をナレッジ管理ツール上で完結すれば、社員が会議前に自分で内容を把握できて、会議が議論や意思決定に集中した意味のある時間になります。ただし、ツールが属人的だったり、検索性が低いと、情報を探す手間がかえって増えてしまいます。 結論、無駄な会議をなくすためには、誰でも使いやすく、情報が一元化できるナレッジ管理ツールツール「ナレカン」 一択です。 社内の情報を集約・検索・共有できるため、定例会議や進捗共有会の目的をツール上で代替できます。また、資料作成をその場で共有可能なフォーマットで蓄積できるので、「資料をつくるための時間」や「話を聞くだけの会議」を減らせるのです。 会議のための資料作成が不要になるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議の改革に成功した企業事例2選 以下では、会議の改革に成功した企業を2社ご紹介します。無駄な会議を減らした事例を知りたい方は必見です。 トヨタ自動車株式会社 引用：トヨタ自動車株式会社のトップページ トヨタ自動車では、労働生産性向上のために、会議を30分以内としています。 その結果、会議が始まると同時に本質的な議論ができ、効率的な情報交換と合意形成を可能としています。この「会議は30分まで」のルールは厳格に守られており、トヨタ社の習慣として社内に浸透しています。 また同社は、無駄な資料作成や根回しを禁止だけでなく、無駄な会議を開くこと自体を禁止しています。このように徹底したムダの排除することで、会議の効率的な運営を実現しています。 参考：Dolly Blog｜【完全解説】トヨタの会議は30分。GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術（山本大平）。本の要約まとめ。 カルビー株式会社 引用：カルビー株式会社のトップページ 元カルビー社長の松本氏は、労働生産性向上のため「ノーミーティング、ノーメモ」を提唱し、会議と資料の削減を徹底しました。 「資料は1円も生まない」とし、経営指標もA4一枚に集約しました。また、口頭での説明を重視し、不要な会議や書類を減らすことで情報共有のスピードと質を高めています。 カルビーでは、「会議を開くこと」自体を目的とはせず、「どう実現するか」という具体的なアクションこそが重要視しています。無駄な会議や書類作成といった業務を徹底的に排除し、合理的に物事を進めるという考え方が、同社の文化として深く浸透しています。 参考：PRESIDENT Online（プレジデントオンライン）｜なぜ、カルビーは「会議不要、資料不要」なのか 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ いらない会議がもたらす悪影響とは ここでは、いらない会議がもたらす悪影響について解説します。習慣化された不要な会議は、以下の弊害が生じる危険性を常に抱えています。 メンバーの作業効率が落ちる いらない会議がもたらす悪影響のひとつにメンバーの作業効率低下が挙げられます。 会議は各メンバーの時間を割いて開くので、自身のタスクを中断する必要があります。いらない会議によって拘束される時間が増えれば、当然各メンバーの仕事を進める時間は失われていきます。 結果として、会議の時間が長引いた影響からタスクを完了するために残業しなければならず、本来のタスクに充てる時間が取れなくなるほか、メンバーの士気が低下する原因にも繋がります。 メンバーのモチベーションを維持して生産性を上げるためにも、形式的な「いらない会議」からいち早く脱却する必要があるのです。 課題解決が進まない いらない会議が常態化すると、自社の課題解決も進まなくなってしまいます。 会議の目的が曖昧になった形式的な会議では、課題を解決する活発な議論も生まれにくく、課題の原因に対しての的確なアプローチも難しくなります。結果として、課題を解決できない状態が続いてしまうのです。 組織が抱える課題を解決するには、会議で活発な意見交換を行い、解決策を見出さなければなりません。そのため、業務報告や情報共有だけの形骸化した会議を廃止し、課題解決に向けた会議を実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ いらないと感じる会議の特徴と対策まとめ ここまで、いらないと感じる会議の特徴と対策を中心に解説してきました。 必要以上に時間がかかり積極的な意見交換が行われない「いらない会議」は不必要な残業を発生させるだけでなく、メンバーの士気低下にも繋がります。そのため、会議の目的を各メンバーが理解できるように事前に情報を共有したり、議事録をいつでも振り返れたりする環境が重要です。 さらに、具体的な対策として必要なメンバーのみを招集したり、アジェンダを事前に作成したりといった方法が挙げられます。また、会議に関わる情報共有・管理を効率化させるには「情報共有ツール」を使い、全社で有意義な会議にするべきです。 したがって、アジェンダの共有から議事録の管理までを的確に行い、いらない会議を改善するためには、社内の議事録や資料を一元的に管理・共有が可能な情報共有ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、いらない会議の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

新たなアイデアを出し合ったり、議論を深めたりする会議は、企業が成長していくうえで必要不可欠です。一方で、長時間の会議は参加メンバーの業務時間を削り、会社全体の生産性を下げる恐れがあるので、避けなければなりません。 しかし、「短時間で結論がまとまらず、会議が長引いてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、長い会議の原因や対策方法を中心に解説します。 会議が長いが解決策が分からない 会議に最適な時間を教えてほしい 長い会議を効率化するおすすめツールを知りたい という方は今回の記事を参考にすると、会議時間を短縮して、より効率的に議論を深める方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議が長くなる4つの原因1.1 （1）参加人数が多すぎる1.2 （2）無駄な会議を開催している1.3 （3）タイムスケジュールが曖昧1.4 （4）会議の目的とゴールを設定していない2 長い会議を防ぐための対策4選2.1 （1）会議の目的を明確にする2.2 （2）リモートで会議をする2.3 （3）事前に資料を共有する2.4 （4）終了時間を決めておく3 会議に最適な時間とは4 【長い会議にサヨナラ】会議時間の短縮を実現する方法とは4.1 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」5 無駄に長い会議で起こる3つの悪影響5.1 （1）労働時間が長くなる5.2 （2）人件費が増加する5.3 （3）生産性が低下する6 長時間の会議による原因や対策まとめ 会議が長くなる4つの原因 以下では、会議が長引いてしまう4つの原因を解説します。長い会議で生産性を下げないために、原因を確認しましょう。 （1）参加人数が多すぎる 会議が長くなる原因の1つ目は、参加人数が多すぎることです。 会議に参加するメンバーが多ければ、その分さまざまな意見がでてくるので、結論をまとめるのに時間がかかってしまいます。 また、参加メンバーが多いと議論が活性化すると考えられるかもしれませんが、特定の人だけが発言しているケースも多いです。したがって、発言しないメンバーにとっては、「他のタスクに費やせたはずの無駄な時間」が生まれてしまいます。 そのため、会議には必要な人だけを呼びましょう。また、どうしても参加人数が多くなる場合は、「部門ごとに意見をまとめて代表者が発表する」などの事前準備を徹底するべきです。 （2）無駄な会議を開催している 会議が長くなる原因の2つ目は、無駄な会議を開催していることです。 重要性が低い会議が乱立すると、本来業務に割く時間が会議に圧迫されてしまいます。重要性が低い会議の例としては、「売上報告や連絡事項の確認のみをおこなう会議」が挙げられます。 結論、顔を突き合わせて議論する必要のない場合は、文面で情報共有をして、個々人が確認するようにしましょう。その際に、メールを使うと必要な情報が流れてしまうため、「ナレカン」のような情報を残しやすいツールを使うべきです。 （3）タイムスケジュールが曖昧 会議が長くなる原因の3つ目は、タイムスケジュールが曖昧になっている点です。 会議の終了時刻を明確にしていなければ、結論が出るまで話し合いを続けてしまいます。また、議題ごとに時間の目安がないと、ひとつの議題に対して必要以上に時間がかかり、他の議題を十分に検討できないこともあるのです。 したがって、事前に会議のタイムスケジュールを作成して、メンバー内で共有しておきましょう。タイムスケジュールに沿って進行できれば、終了時刻に会議を終えられるので、各メンバーの本来の業務へ支障をきたしません。 （4）会議の目的とゴールを設定していない 会議が長くなる最後の原因は、会議の目的とゴールを設定していない点です。 会議の目的は「なぜこの会議を開くのか」という理由であり、ゴールは「この会議で何を決めるのか」という具体的な目標です。目的が不明確だと議論の方向性が見えず、ゴールが定まっていないと時間だけが過ぎてしまいます。その結果、得たかった成果が得られないといった事態に陥ってしまいます。 したがって、会議が長引くのを防ぐためには、会議の目的とゴールを明確に設定し、事前に参加者全員に共有することが不可欠です。その結果、議論の焦点が定まり、時間内に具体的な成果を出すことが可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 長い会議を防ぐための対策4選 以下では、会議を長引かせないための解決策を4つ紹介します。会議時間の無駄を減らすために、必ず確認しましょう。 （1）会議の目的を明確にする 会議を長引かせないための解決策の1つ目は、会議の目的を明確にすることです。 会議で「最終的に何を決めるのか」が不明確だと、参加者は出席する意義を見出せず、会議を退屈に感じやすくなります。また、会議の目的が分からないままでは、意見やアイデアを持ちづらいため、活発な意見交換の場とはなりません。 したがって、事前に「会議の目的やゴールを記したアジェンダや資料」を共有しておく必要があります。前もって会議のゴールを把握できれば、疑問点や自身の意見などを事前に準備して会議に臨めるのです。 とくに、効率的で活発な会議ができている組織は、「ナレカン」のような検索性に優れた情報共有ツールを使って、会議に必要な資料を共有しています。 （2）リモートで会議をする 会議を長引かせないための解決策の2つ目は、リモートで会議をすることです。 リモート会議をすれば、移動や資料印刷にかかる時間の短縮が可能になります。また、リモート会議は場所を選ばないため、隙間の時間に入れやすく、業務時間を効率的に使えるのです。 このように、対面会議を減らして「時間や場所の柔軟性が高いリモート会議」を取り入れることで、会議の前後にかかる時間を短縮できます。 （3）事前に資料を共有する 会議を長引かせないための解決策の3つ目は、事前に資料を共有することです。 全メンバーに会議内容への理解を深めてもらうには、会議資料が欠かせません。しかし、何枚もの資料を作成すると、資料説明に時間がかるうえ、聞き手側も情報が多すぎて処理しきれなくなってしまうのです。また、紙の資料は共有しづらく、印刷に手間がかかります。 そのため、重要なポイントを簡潔にまとめた会議資料を、ツールを使ってデジタルで共有する必要があるのです。 （4）終了時間を決めておく 会議を長引かせないための解決策の4つ目は、終了時間を決めておくことです。 開始時間と合わせて終了時間を設定し、定時内での終了を意識しましょう。終了時間を設定することで、会議のタイムスケジュールも定まり、話し合うべき事項の優先順位も明確になるため、スムーズに会議を進行することができます。 また、終了時間を決めたら、ファシリテーターが時間を見て会議を進め、原則として延長は避ける必要があります。時間内で結論を出す習慣をつけるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議に最適な時間とは 会議では、長時間を費やせば良い意見やアイデアが出てくるわけではありません。そこで、会議をする際は、最適な時間帯や長さを意識してみましょう。 一般的に、会議は午前中に行うのが効果的だと言われています。株式会社Biz Hitsが全国の男女500人を対象に「仕事の効率が上がる時間帯に関する意識調査」を実施したところ、 66.6%が「午前中が最も仕事の効率が上がる」と回答しました。 また、重大な議題を扱うために会議が2時間以上行われる場合もありますが、人が集中力を持続できるのは最大で90分である点に注意する必要があります。 結論として、会議はメンバーの仕事の効率が上がりやすい時間帯の「午前中」に、90分以内でおこないましょう。 参考：株式会社Biz Hits「仕事の効率が上がる時間帯に関する調査」 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【長い会議にサヨナラ】会議時間の短縮を実現する方法とは 以下では、会議時間の短縮を実現する方法を紹介します。 会議の時間を有効活用するには、何よりも「会議前の準備」が重要です。部門や部署内で会議に関連する情報を事前に共有することで、会議そのものの時間を短縮し、本来の業務に集中できるようになります。 そこで、会議の情報・資料をまとめて管理し、共有できる「ITツール」を活用して、スムーズな情報共有を実現しましょう。ただし、会議の資料などには機密性の高い情報が含まれる場合もあるため、誰がどの情報にアクセスできるかを細かく設定できるツールを選ぶことが大切です。 結論、会議時間の短縮のためには、「記事機能」により資料を瞬時に共有でき、ファイルやフォルダごとに「アクセス権限設定」が可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、会議の情報を簡単にまとめて共有できるだけでなく、「ファイル要約機能」を使えば、会議議事録の要点を自動でまとめられます。また、役職や部署、ユーザーに合わせてアクセスできる情報を設定できるため、安全に会議の資料を保管・運用することが可能です。 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無駄に長い会議で起こる3つの悪影響 ここでは、「無駄に長い会議で起こる、3つの悪影響」について説明します。会議が無駄に長いと、以下のような悪影響があるのです。 （1）労働時間が長くなる 悪影響の1つ目に、会議が無駄に長いと労働時間も長くなるリスクがあります。 なぜなら、会議のために業務時間を削らなければならないので、時間内に仕事が終わらなくなるのです。さらに、長時間労働によってワークライフバランスが崩れて、メンバーの精神的疲労にも繋がってしまいます。 そのため、会議に割り当てられる時間が増えるほど、会議以外の業務に支障をきたすという認識をもつことが重要です。 （2）人件費が増加する 悪影響の2つ目に、会議の時間が長いと、人件費の増加につながることが挙げられます。 なぜなら、会議に多くの時間が奪われると残業や休日出勤が増えるので、そのぶんの手当が必要になるからです。また、労働基準法37条は以下のように定めています。 労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働については、通常の労働時間又は労働日の賃金の計算額の二割五分以上五割以下の範囲内でそれぞれ政令で定める率以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない 労働基準法327条｜e-Gov法令検索 このように、無駄に会議が長いと企業は多くの人件費を負担しなければならないのです。 （3）生産性が低下する 悪影響の3つ目に、長時間の会議によって社内全体の生産性が低下する点があります。 長時間の会議は、集中力低下やストレスの要因になり、メンバーの会議への参加意欲は低下します。したがって、自身の意見を持たない・資料に目を通していないメンバーが増えて、議論が深まらず生産性の低い会議となるのです。 また、会議への拘束時間が長いほど本来業務に使える時間が減るので、「納期が遅れる」「タスクが終わらない」などの問題が起こり、社内全体の生産性の低下にもつながります。 以上のように、会議が長引くと、会議自体の生産性が低下するだけではなく、他の業務の能率も下げてしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 長時間の会議による原因や対策まとめ ここまで、会議が長くなる原因や対策を中心に解説しました。 会議が長くなる主な原因は、「目的やゴール」「終了時間」「参加人数」が明確でないことにあります。会議に対する準備不足により、議論がまとまらず、無駄な時間が増えてしまうのです。 そのため、会議の効率を高めるには、事前に資料や情報を共有し、参加者間の認識をそろえておくことが不可欠です。なぜなら、議論に集中できる時間を確保することで、短時間でも結論を導き出しやすくなるからです。 したがって、自社で導入すべきなのは社内の会議資料や情報を一元管理でき、AIを活用し瞬時に必要な資料や情報にアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、長い会議の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

働き方改革やテレワークの推進を受け、生産性の向上や労働時間の削減を目指し、会議の効率化を目指す企業が増えています。 しかし、未だに改善方法が分からず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議を効率化できない原因や効率化するためのコツ、会議改革の事例を中心に解説します。 会議を効率化する方法が分からない 会議改革を実現した企業の例を知りたい 会議の効率化に最適なツールを教えてほしい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議を効率的に進められるようになるうえ、業務全体の効率化の実現にもつなげられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議の効率化が重視されている理由2 会議の効率化ができない3つの原因2.1 会議の目的があいまいになっている2.2 終了時間に制限がない2.3 参加人数を絞れていない3 会議を効率化するためのルール・ポイント5選3.1 ポイント1｜事前に資料を配布する3.2 ポイント2｜制限時間を定める3.3 ポイント3｜議事録を作成する3.4 ポイント4｜役割を決める3.5 ポイント5｜ITツールを導入する4 【必見】会議が効率化ができない悩みを解消するツール4.1 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」5 会議改革を実現した事例5.1 トヨタ自動車株式会社5.2 株式会社イノーバ5.3 株式会社フューチャーゲート6 会議を効率化できない原因や効率化するためのコツまとめ 会議の効率化が重視されている理由 会議の効率化が重視される理由として、時間的・金銭的コストの無駄を省く必要がある点が挙げられます。 長時間の会議が頻発すれば、メンバーの就業時間は削られ本業務の進捗が遅れてしまいます。就業時間内でやるべき仕事が完了しなければ残業代が発生するため、結果として時間的・金銭的コストが不必要にかさんでしまうのです。 したがって、一度に多くのメンバーの時間を拘束する会議は、とくに無駄な時間を短縮することが求められています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議の効率化ができない3つの原因 ここでは、会議の効率化ができない3つの原因を解説します。会議時間の短縮ができず悩む方は、自社が以下の原因に当てはまっていないか確かめましょう。 会議の目的があいまいになっている 会議を効率化できない原因のひとつとして、会議の目的があいまいになっている点が挙げられます。 会議を実施する明確な目的がなければ、参加者は会議に対して参加意義を見出せず、無駄な時間だと感じやすくなります。また、目的があいまいだと参加者が議論を深められず、会議時間が長引いたり結論が先延ばしになったりするのです。 したがって、限られた時間のなかで結論を下すには、事前に会議の目的やゴールを具体的に提示し、部署や部門内で共通認識をもつことが大切です。 終了時間に制限がない 会議の終了時間が曖昧になっており、効率化できないケースもあります。 明確に終了時刻が決まっておらず議論が冗長になれば、参加者の集中力を削ぎ深い議論ができず、会議の形骸化につながります。 さらに、各メンバーの業務時間を奪うため、別のタスクへ着手できません。結果として、メンバーの労働時間が長期化することにつながり、企業全体の生産性が低下してしまうのです。 参加人数を絞れていない 参加人数が絞れていない点も、会議の効率化を妨げる原因のひとつです。 会議への参加者が多いと、自身の意見を言いづらい雰囲気となったり、「誰かが発言してくれるだろう」と他人任せになったりします。そのため、ただ座って聞くだけのメンバーが増え、会議への参加意識も向上させられません。 また、メンバーの発言が活発な会議であっても、人数が多いために意見がまとまらない・話題が錯綜するなどのリスクがあります。したがって、決議までの工数がかかり会議に長時間費やす結果となってしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議を効率化するためのルール・ポイント5選 以下では、会議の生産性を高める方法について解説します。利益を伸ばしている企業は、以下の内容を実践して効率的な会議を進めているのです。 ポイント1｜事前に資料を配布する まず、会議の生産性を高めるには事前資料を配布する必要があります。 参加メンバーに向けて、事前に会議の目的や議題、内容を明確に記したアジェンダや資料を配布すれば、会議に対して全員が共通認識を持った状態となります。したがって、一人ひとりが意見をまとめたり、疑問点を解消した状態で会議に臨めたりするので、すばやく本題に入れて活発な議論の場を構築できます。 ただし、資料が多すぎると要点が理解しにくく、資料の説明に時間を費やさなければならなくなるため、必要最低限な情報を簡潔にまとめるように意識しましょう。 ポイント2｜制限時間を定める 会議に制限時間を定めることも大切です。 事前に制限時間を設けておけば、議論すべき内容が複数あった場合でも時間配分の目安を立てられるので、会議が冗長になりません。また、制限時間が明確化していれば、時間内で会議を終わらせるためにメンバーが事前準備をするといった副次的効果も期待できるのです。 たとえば、トヨタ自動車株式会社では「会議は原則、30分で設定する」というルールを運用しています。このように、会議時間を短く設定することで、すぐに本題を議論できる仕組みを作れるのです。 参考：東洋経済オンライン｜トヨタの会議が｢30分で終わる｣超合理的な理由 ポイント3｜議事録を作成する 議事録を作成することも、会議を効率的に進めるには重要なポイントです。 議事録の作成は、会議の内容と決定事項を正確に認識し、適切に振り返るために不可欠です。また、以前に作成した議事録を事前に共有することで、要点や目的の把握ができるため、スムーズに会議を始められます。 ただし、会議から時間が経過すると記憶が曖昧になり、内容の抜け漏れが生じたり、重要な補足事項を効果的に伝えにくくなったりします。議事録は会議後、早急に作成し、関係者に共有しましょう。 ポイント4｜役割を決める 参加者の役割を決めることも会議の生産性を高めるには欠かせません。 会議における参加者の役割を決めていないと議論がスムーズに進まず、結論までたどり着かない事態が発生します。したがって、以下の基本的な4つの役割にあたるメンバーを事前に決めておきましょう。 ファシリテーター ファシリテーターは、会議の進行役を担います。具体的には、参加者の発言を促す・アジェンダに沿って会議を進める・発言内容をまとめる、などの役割があります。 プレゼンター プレゼンターは、会議の議題について発表する役割を担います。また、担当する議題について参加者に理解してもらうための資料を作成し、配布します。 議長(意思決定者) 議長は決定権を持っており、議論の結果に対して結論を下す役割を担います。したがって、的確な判断力が必要です。 書記 書記は会議で出た意見をホワイトボードに板書する・議事録をとる役割を担います。出た意見を誰もが見やすい字ですばやくメモしましょう。 基本的な役割を事前に割り当てておけば円滑に会議が進められます。 ポイント5｜ITツールを導入する ITツールを導入し活用することも、会議の生産性を高める効果があります。 会議を円滑に進めるには、事前準備の段階で関連する情報や資料をまとめたり、メンバーに共有したりできる体制を整えることが欠かせません。そこで、ITツールを導入すれば「複数人で同時に確認」「メールで共有する手間を解消」できるので、会議の効率化につながるのです。 ただし、検索性の低いツールでは必要な情報を手に入れるのに、時間も手間もかかってしまいます。そこで、「ナレカン」のような社内の情報に瞬時にアクセスできる情報共有ツールを導入すれば、ストレスなく運用できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】会議が効率化ができない悩みを解消するツール 以下では、会議の効率化ができない悩みを解消するツールを紹介します。 会議を効率化させるには、会議の目的や時間設定を明確にすることはもちろん、会議前後で共有すべき情報と会議で決める内容を定義し、適切に共有・管理することが求められます。そこで、会議情報を一括で管理・共有できる「ITツール」を活用し、効率的に情報共有をすべきです。 たとえば、「情報共有ツール」を使うと会議の資料を共有しやすく、過去の会議情報へもすぐに辿り着けるため探す手間が省けます。ただし、会議の議事録などには機密性の高い情報が含まれている場合もあるので、誰がどの情報にアクセスできるかを厳密に管理できるツールを使用しましょう。 結論、自社で導入すべきなのは、会議資料を瞬時に共有でき、ファイルやフォルダごとにアクセス権限を設定可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンにはテキストはもちろん画像やファイルも残せるので、アジェンダや会議で使用したイメージ図や写真も記録することができます。また、役職やチーム、ユーザーに合わせてアクセスできる情報を設定できるため、安全に議事録を保管・運用することが可能です。 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議改革を実現した事例 ここでは、会議改革を実現した事例を紹介します。以下の事例を参考に対策を実行すれば、会議の無駄な時間を減らせる効果が期待できます。 トヨタ自動車株式会社 引用：トヨタ自動車株式会社のトップページ トヨタ自動車株式会社では、労働生産性を高めるため「会議は30分まで」と決められています。 会議時間を30分に制限することで、参加者は時間制約を意識して会議に臨むため、無駄話に費やす余裕がなくなります。そのため会議開始直後から本質的な議論ができ、スムーズに合意形成することが可能になります。 また同社では、会議でのムダな資料作成や根回しを禁止しています。このような徹底したムダの排除によって、会議での効率的な情報交換や合意形成を可能としているのです。 参考：Dolly Blog｜【完全解説】トヨタの会議は30分。GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術（山本大平）。本の要約まとめ。 株式会社イノーバ 引用：株式会社イノーバのトップページ 株式会社イノーバでは、会議終了後にアンケートを実施しています。 同社では、幹部向けに会議に対する評価アンケートを週次で配布し、会議の改善を促しています。11項目を5段階で評価することで、進行や準備が適切か見極めているのです。 アンケートは幹部だけでなく、ファシリテーターにも定期的に実施しています。 参考：「会議を変えれば会社が変わる」生産性を1.5倍向上させたイノーバ式会議術～会議前の準備(ルール・アジェンダ)編～ 株式会社フューチャーゲート 引用：株式会社フューチャーゲートのトップページ 株式会社フューチャーゲートでは、情報共有ツール「Stock」を導入し、会議の効率を高めています。 同社では元々、運用するECサイトの施策結果を蓄積するツールを探していました。そこで、Stockを導入したところノウハウが蓄積・共有しやすくなったうえ、社内会議の情報の記録もしやすくなり、あらゆる社内情報を一か所に集約できるようになりました。 このように、後から振り返りたい情報はITツールに記録すると、目的の情報を探しやすい体制を整えられます。 参考：Stock活用事例｜株式会社フューチャーゲート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議を効率化できない原因や効率化するためのコツまとめ ここまで、会議を効率化できない原因や効率化するためのコツを中心に解説しました。 会議が非効率となる原因は、目的や時間・参加人数が適切に決まっていないことで、多くの無駄な時間が発生している点にあります。そのため、事前資料の配布、制限時間・役割の設定、ツールの導入によって無駄な情報共有の時間を削減しなければなりません。 そこで、情報共有ツールを活用すれば会議に関する業務がスムーズになるうえ、関連する情報が一か所に集約されるので、会議準備における作業効率も高められます。ただし、「欲しい情報がすぐに見つけられるツール」でなければ、過去の情報を探すために時間も手間もかかってしまいます。 したがって、自社で導入すべきなのは社内の情報を一元管理でき、瞬時に検索・共有できる機能が備わったツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、会議の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

社内周知とは、業務に必要な情報を社内の関係者に伝えることを指します。社内周知が不徹底だと、情報の共有漏れが発生し、業務を円滑に進められません。 しかし、社内周知を徹底する具体的な方法がわからずに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内周知を徹底する重要性・ポイントをご紹介します。 社内周知を徹底して意思決定に役立てたい 今すぐ使える例文を活用して、スムーズに社内周知を実施したい 社内周知の徹底を実現できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、社内周知のポイントを把握しつつ、業務の円滑化を図れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内周知を徹底する重要性とは1.1 業務を円滑に進めるため1.2 適切な意思決定をするため2 【テンプレートあり】すぐに使える社内周知の例文3 社内周知が徹底できない理由3.1 情報共有の重要性が理解されていない3.2 共有に使うツールが統一されていない3.3 全社員に周知されているか把握できない4 社内周知を徹底するポイントとは4.1 社内情報を整理する4.2 社内周知に関するルールを決める4.3 社内周知に利用する手段を選ぶ5 社内周知の徹底を実現できるツール5.1 社内情報の周知を効率化するツール「ナレカン」6 社内周知を徹底する重要性・ポイントまとめ 社内周知を徹底する重要性とは 以下では、社内周知を徹底する重要性について解説します。社内周知を徹底すると、「業務の円滑化」や「適切な意思決定」が可能です。 業務を円滑に進めるため 社内周知を徹底すれば、業務を円滑に進められるようになります。 なぜなら、業務情報を適切に周知すると、「業務の重複」や「作業漏れ」を防止できるからです。たとえば、以下の内容について業務フローが変化した場合は、社内周知を実施し混乱を防ぎましょう。 個々の業務内容・タスク 業務プロセス・社内規定の変更 過去に作成した資料 社外からの連絡 また、ノウハウをマニュアル化して周知すれば、経験の浅い社員でもすぐに業務に取り組めます。そのため、引き継ぎや社内教育のコストを削減して、業務をスムーズに進められるのです。 適切な意思決定をするため 適切な意思決定においても、社内周知の徹底は不可欠です。 社内情報が不明瞭だったり古かったりすると、状況を正確に把握できず、仕事に関する判断を誤る恐れがあります。したがって、適切な意思決定をするには、正しい情報をリアルタイムで得る必要があるのです。 そこで、社内周知を徹底すれば、正確な情報を収集して意思決定に役立てられます。ただし、都度「ミーティングの実施」や「資料の作成」を実施していると手間がかかるので、個々が情報を共有できる仕組みをつくることがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレートあり】すぐに使える社内周知の例文 ここでは、社内周知の文書やメールに使える例文をご紹介します。 社内周知を実施するときは、以下の項目を記載する点が重要です。 発信の日時 受信者 発信者 件名 内容 このように、受信者や発信者を記載して、「いつ、誰が、誰に対して」周知した内容なのかを明確に示します。 社内周知の文書を作成するときは、テンプレートを利用すると、作業の時間を短縮可能なうえ、記載すべき情報の漏れが解消できて便利です。たとえば、以下のような例文テンプレートが役立ちます。 令和7年4月15日 社員各位 社内研修会のお知らせ 下記の通り、本年度の社内研修会を実施いたします。各自予定を調整してご参加ください。 記 日時：　　　2025年5月1日(木)　16:00~17:30 (予定) 場所：　　　第1会議室 研修内容：　ロジカルシンキングについて 対象者：　　全社員 備考：　　　本研修会に関するお問い合わせは下記までお願いいたします。 　　　　　　人事部　担当：山田太郎（内線:1234） 以上 社内周知を実施する場合は、日時や場所を必ず正確に記載しなければなりません。また、箇条書きなどを活用して、内容を簡潔に示しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内周知が徹底できない理由 以下では、社内周知が徹底できない理由を3つ解説します。自社に当てはまるものがある場合は、早急に対策を講じましょう。 情報共有の重要性が理解されていない 1つ目の理由は、情報共有の重要性が理解されていないことにあります。 情報共有は、認識のずれを無くし不要なトラブルを避けるために重要です。しかし、社内周知の重要性が浸透していないと、周知させる目的があいまいになるため、形式的な情報発信になってしまいます。 このような場合は、上司が積極的に社内周知をすることが効果的です。まずは、経営陣や管理職から積極的に社内周知を実践して、情報共有の意識づけをしていましょう。 共有に使うツールが統一されていない 2つ目の理由は、共有に使うツールが統一されていないことにあります。 情報を受け取るツールが統一されていないと、重要な情報を見逃してしまい、大きなトラブルにつながる恐れがあります。また、社内報やSNS、メールなど手段が複数存在する場合、全社員に情報を周知させるのは困難です。 そのため、共有に使うツールは1つに限定しましょう。たとえば、「ナレカン」のようなテンプレート機能を利用して簡単に社内周知できるツールだと、手間がかからないため便利です。 全社員に周知されているか把握できない 3つ目の理由は、全社員に周知されているか把握できないことにあります。 社内周知を実施しても、全社員に伝わっていなければ意味がありません。とくに、紙媒体で社内周知をしている場合は、見落とされてしまう場合もあるため、発信側が周知したと思っていても受信側は把握していない場合があります。 そのため、情報の閲覧状況が確認できる仕組みを整える必要があります。そこで、既読機能や社員のアクセス記録が残るツールなどを利用するとスムーズに確認できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内周知を徹底するポイントとは ここでは、社内周知を徹底するポイントについて解説します。効果的な社内周知を実現したい企業は、以下のポイントを把握して周知の仕組みを整えましょう。 社内情報を整理する 社内周知を徹底するには、周知する社内情報を整理する必要があります。 周知のときに情報が整理されていないと、社員が誤って内容を理解してしまい、結果として周知内容が社内に浸透しません。そのため、適切に社内周知をするには、情報を整理し過不足なく伝えることが不可欠なのです。 そこで、日ごろから社内情報を整理し管理することが重要です。ただし、紙やホワイトボードに記録した情報だと共有漏れが発生する恐れがあるので、「ナレカン」のように「社内情報を簡単に蓄積できる」ツールを利用すれば、社内情報を確実に管理できます。 社内周知に関するルールを決める 社内周知に関するルールの決定も、周知を徹底するポイントのひとつです。 ルールが曖昧だと、社員が周知を躊躇したり共有漏れが発生したりして、重大なトラブルにつながる恐れがあります。そのため、社内周知をする「タイミング」「相手」「内容」などを明確化しなければなりません。 また、周知する内容をテンプレート化しておくと、文書を作成する手間を削減しつつ、過不足なく情報を伝達できます。このように、ルールやテンプレートを整備して、誰でも迷うことなく社内周知ができる環境をつくりましょう。 社内周知に利用する手段を選ぶ 社内周知を徹底するには、周知に利用する手段を決めておく必要があります。 社内周知の手段が統一されていないと、周知に手間がかかったり、情報が散在して社員の確認漏れが発生したりしてしまいます。そのため、社内周知の目的に合わせて、適切な手段を選択しましょう。 たとえば、「スケジュール」「進捗報告」「緊急連絡」などの情報は、リアルタイムでのスピーディーな周知が求められます。そのため、周知が簡単かつ社員が情報へ迅速にアクセスできる方法を定めておくことがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内周知の徹底を実現できるツール 以下では、社内周知の徹底を実現できるツールをご紹介します。 社内周知が徹底できない理由には、「共有に使うツールが統一されていない」「全社員に周知できたか把握できない」ことが挙げられます。そのため、社内周知を徹底するためには、誰もが共有された情報を把握できる仕組みを整える必要があります。 そこで、「簡単に情報を共有できるツール」に統一すると、共有が迅速にできるため便利です。また、ツールを選ぶときは、「共有した情報の閲覧状況を把握できるか」を考慮して選定しましょう。 結論として、社内周知を徹底するには社内情報の共有が簡単で、情報が閲覧されているかを一目で把握できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、「社内お知らせ機能」で社内の情報を掲示板形式で簡単に共有できるほか、記事の「既読機能」でどの社員が閲覧したかを確認できます。そのため、社内周知が徹底される仕組みを構築できるのです。 社内情報の周知を効率化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内周知を徹底する重要性・ポイントまとめ これまで、社内周知を徹底する重要性・ポイントを中心にご紹介しました。 社内周知を徹底すると、「業務の円滑化」や「適切な意思決定」に役立てられます。また、社内周知をするときは、周知の受信者・発信者を記載しつつ、読みやすい文書を作成しなければなりません。 一方で、社内周知を徹底するには、社内情報を整理して、周知の手段を選定する必要があります。そこで、「社内のあらゆる情報を簡単に共有できるITツール」を導入すれば、社内周知の負担を削減しながら、全社員が情報を確認する仕組みづくりが可能です。 したがって、社内周知には、社内情報の共有が簡単で、情報が閲覧されているかを一目で把握できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内周知の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

働き方が多様化する今日では、時間や場所を問わずに情報共有できるように「社内ツール」を導入する企業が増えています。また、社内ツールは情報を一か所に集められるので、管理の属人化を防げるメリットもあります。 しかし、なかには「想定よりも社内ツールが複雑で使いにくい」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、使いにくい社内ツールの原因と対処法を中心に解説します。 社内ツールが使いこなせていない原因を理解したい 自社に合った社内ツールを選び直し、正しく運用してきたい ツールの導入から定着するまで、手厚くサポートしてほしい という方はこの記事を参考にすると、使いにくい社内ツールの原因と対処法が分かるほか、自社に最適な代替ツールも見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因1.1 （1）社員へのレクチャーが足りていない1.2 （2）社内ツールが多すぎる1.3 （3）多機能で使いこなせていない2 即実践！社内ツールを全員が使いこなすための対処法とは2.1 （1）ツールの導入目的を明確にする2.2 （2）ツールの機能を個人単位で理解させる2.3 （3）自社に合ったツールを導入する3 【これで解決】全社的な運用を実現できるツール3.1 ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられるツール「ナレカン」4 社内ツールが使いにくい原因と対処法まとめ 社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因 ここでは、社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因を解説します。以下のケースに当てはまっているチームは早急に改善すべきです。 （1）社員へのレクチャーが足りていない 1つ目に、社員へのレクチャーが足りていないのが原因です。 「なんとなく便利そうだから」などの曖昧な理由でツールを導入し、社員へ十分なレクチャーをしていなければ、ITが苦手な人は使いこなせない恐れがあります。その結果、ツールを使える社員と使えない社員で差が生じ、仕事の進捗も滞りかねません。 ツールは実務で使えなければ意味がないため、使い方のレクチャーは忘れずに実施しましょう。 （2）社内ツールが多すぎる 2つ目に、社内ツールが多すぎるのも使いにくい原因です。 チャットやメール、社内掲示板など、情報を共有するための社内ツールが複数使われている場合、情報が分散されてしまいます。そのため、目的の資料を探すのに、担当者に問い合わせなければならず、社員が使いづらさやストレスを感じてしまうのです。 一方、「情報管理とコミュニケーションが一か所で完結するツール」を導入すれば、社内ツールの多さによるストレスから脱却できます。また、社内ツールは少なく絞ることで、無駄な運用コストを削減できるので、費用対効果も高くなるのです。 （3）多機能で使いこなせていない 3つ目に、ツールが多機能で使いこなせていないことが原因です。 多機能なツールは操作が難しいものが多く、ITに不慣れな方は「使いづらい」と感じてしまいます。とくに、大規模企業の場合、ITリテラシーにばらつきがあるので、一部の社員にしか活用されなければ業務がスムーズに進みません。 また、社内ツールを使って情報を共有したとしても、目的の情報を見つけられなければ、そのうち放置されてしまいます。したがって、社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」を導入し、情報の蓄積・共有・管理に一切のストレスをなくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即実践！社内ツールを全員が使いこなすための対処法とは ここでは、社内ツールを全員が使いこなすための3つの対処法を解説します。ツールを社内へ浸透させるためにも、以下の内容を必ず実践しましょう。 （1）ツールの導入目的を明確にする まずは、ツールの導入目的を明確にしましょう。 「なぜこのツールを使用するのか」「どの業務で使用するのか」をチームに伝えれば、社内におけるツールの意義が確立され、使う場面が分かりやすくなります。また、使う場面が明確になると、社員ごとにツールの理解度がばらつく心配もありません。 加えて、「業務効率化ができる」のように抽象的ではなく「残業時間が○％削減できる」など、ツールを導入するメリットを具体的に伝えるのもポイントです。 （2）ツールの機能を個人単位で理解させる 次に、ツールの機能を個人単位で理解させるのも大切です。 社内にはITが苦手な社員もいるので、ツールの機能や具体的な操作方法を個別にレクチャーすれば、誤った使い方をされる心配がありません。 また、レクチャーのあとに不明点が出る場合もあるため、カスタマーサポートが充実したツールを選びましょう。 （3）自社に合ったツールを導入する 最後に、自社に合ったツールを導入するのもポイントです。 「有名だから」という理由でツールを導入した場合、導入後に上手く使いこなせず、トラブルへと発展してしまいます。そのため、自社の課題を解決するのに必要な機能が備わったツールを選定し、適切な運用方法を設計していくことが大切なのです。 とくに、ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられる「ナレカン」であれば、自社に最適なツールの選び方を無料相談できるので、導入目的に合ったツールを選べます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】全社的な運用を実現できるツール 以下では、社内にすぐに定着させられるツールをご紹介します。 社内ツールを社員全体に定着させるには、「誰でも簡単に使えるツールであること」が重要です。使い方が複雑なツールを導入すると、それを使いこなせる一部の社員にしか定着しないからです。 そのため、「自社に必要な機能を過不足なく備えており、社員全員が使いこなせるツール」を導入しましょう。ただし、担当者自身が運用設計を考えたり、他の社員にレクチャーしたりするのは負荷が大きいため、サポート体制が整ったツールがおすすめです。 結論、自社が導入すべきは、社内情報を共有するのに、必要な機能を過不足なく備えた社内ツール「ナレカン」が最適なのです。 ナレカンの「記事」には、画像やファイルを含むあらゆる情報を集約できるので、複数のツールに情報が分散するストレスがありません。また、専属担当者が”事例”に基づいた運用方法の提案や、社員への説明会を実施するので、最適に使いこなせます。 ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ツールが使いにくい原因と対処法まとめ ここまで、使いにくい社内ツールの原因と対処法を中心に解説しました。 社内ツールが使いにくいのは、導入意図が不明確だったり多機能で複雑だったりするのが原因です。とくに、多機能なツールはレクチャーにも時間がかかるため、使い勝手の悪さから最終的に誰も利用しなくなってしまい、結果、社内に定着しないのです したがって、社内ツールの全社的に運用していくには「必要な機能に過不足のないツール」が必須です。加えて、ツールの導入から定着までサポートを受けられるものであれば、担当者自身が運用設計を考えたり、他の社員へレクチャーしたりする負荷を最小限に抑えられます。 結論、社内ツールに導入すべきなのは、シンプルかつ必要な機能を過不足なく備えた社内ツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンには、生成AIを使った「自然言語検索」も搭載されており、すべての情報を横断して最適な回答が得られます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、使いにくい社内ツールのストレスから脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

情報を共有する手段として「回覧板」が挙げられます。そして、今日では紙ではなく「電子回覧板アプリ」を使って、情報共有を効率化する企業や自治会が増えているのです。 一方、「電子回覧板アプリを導入したいが、どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選を中心にご紹介します。 電子回覧板のメリットやアプリの選定ポイントを知りたい 各アプリの特徴を比較して、導入するアプリを決めたい 情報が自然と目に入りやすい情報共有ツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社でストレスなく運用できる電子回覧板アプリが分かり、情報共有の負担を取り除けるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 電子回覧板アプリ・デジタル回覧板のメリットは？1.1 企業が電子回覧板を導入するメリット1.2 自治会・町内会が電子回覧板を導入するメリット2 電子回覧板アプリを選ぶポイント2.1 企業が電子回覧板アプリを選ぶポイント2.2 自治会・町内会が電子回覧板アプリを選ぶポイント3 無料あり｜社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選3.1 【ナレカン】回覧板の作成からやりとりまでできる社内向けアプリ3.2 【Stock】最も簡単に回覧板を共有できる社内・町内会向けアプリ3.3 【LINE WORKS】LINEのように使える社内向けチャットアプリ3.4 【デジタル回覧板】写真を撮るだけで回覧板を回せる自治会向けアプリ3.5 【回覧板アプリ】Microsoftツールと連携できる社内向けアプリ3.6 【NI Collabo 360】回覧板にコメントを残せる社内向けアプリ4 ＜比較表＞社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ一覧5 社内電子回覧板アプリに必要な4つの機能5.1 （1）情報共有機能5.2 （2）確認機能5.3 （3）検索機能5.4 （4）編集・更新機能6 社内回覧板を電子化するときの2つの注意点7 社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリまとめ 電子回覧板アプリ・デジタル回覧板のメリットは？ 電子回覧板アプリとは、インターネット上で簡単に回覧板を作成・共有できるアプリのことです。以下では、物理的な書類のやりとりが不要な電子回覧板のメリットを「企業」「自治会・町内会」ごとに紹介します。 企業が電子回覧板を導入するメリット 電子回覧板アプリは、社内情報を正確かつ円滑に共有・確認するのに重要なツールです。 アプリを使えば、社員に手渡しで回覧板を回す手間が省けるため、情報共有におけるタイムラグを解消できます。また、一度共有された情報はいつでも何度でも確認できるので、認識齟齬が生じにくくなるのです。 さらに、最近では「メッセージ機能」が搭載された回覧板アプリが増えています。これにより、回覧板に関するやりとりや担当者への質問も、メールやチャットツールを使わずに電子回覧板で完結します。 自治会・町内会が電子回覧板を導入するメリット 自治会や町内会で回覧板アプリを導入すれば、情報は「閲覧するだけ」で済むため、回覧板を回す手間や順番待ちの時間が一切かかりません。 さらに、地域の回覧板でよく見られる「不在の場合、回覧板が止まる」「不特定多数の人が触れるため、感染症のリスクが気になる」といった問題も解決できるのです。 とくに、セキュリティ対策が万全な回覧板アプリを導入すれば、地域の方が安心して利用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 電子回覧板アプリを選ぶポイント ここでは、電子回覧板アプリを選ぶポイントを「企業」「自治会・町内会」別で紹介します。電子回覧板アプリを導入しても、合わないサービスを選んでしまうとかえって情報共有が滞ってしまうので、以下の内容を軸に選定しましょう。 企業が電子回覧板アプリを選ぶポイント 企業が電子回覧板アプリを選ぶときには、以下3点を軸に選びましょう。 自社の企業規模に合ったアプリか 大手～中堅企業は、セキュリティ対策が強固で、数万人規模でもスムーズに利用できるか確認しましょう。とくに大規模の企業は、「回覧板をはじめ、あらゆる社内のお知らせを共有できるアプリ」を選ぶと、ほかの業務の情報管理としても活用できます。 情報を振り返りやすいか 社内回覧板の情報は、見返せないと認識齟齬を引き起こすので「簡単に目的の情報を振り返れる」アプリを選ぶことが重要です。また、高性能な検索機能が搭載されていれば、必要な情報にすぐアクセスできます。 誰が見たか分かるか とくに人数が多い大規模な企業の場合、回覧板を回すたびに閲覧状況を確認するのは手間がかかります。そこで、誰が回覧板を見たかまで特定できる「既読機能」や「リアクション機能」があると便利です。 たとえば、上記3点を満たした「ナレカン」のようなツールを選ぶと、大企業でもスムーズな情報共有が実現します。 自治会・町内会が電子回覧板アプリを選ぶポイント 自治会・町内会が電子回覧板アプリを選ぶときには、「あらゆる年代が簡単に使えるツールか」を重視して選定しましょう。 自治会・町内会員によってITツールへの抵抗感は異なるので、操作が難しい電子回覧板アプリを選ぶと使いこなせず放置されてしまいます。したがって、ITツールに馴染みがない人でも直感的に使えることが大前提として必要なのです。 たとえば、「Stock」のような60代～70代でも説明なしで使えるほど簡単なツールを選べば、ITに詳しくなくても直感的に操作でき、導入後も安心して使い続けられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選 以下では、社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリを6つ紹介します。 回覧板で情報を共有していると、一人ずつ内容を確認する必要があり、手間と時間がかかるため、アプリを導入して回覧板をデジタル化しましょう。また、情報の伝達漏れを防ぐために「共有した内容を誰が読んだか確認できるか」も重視すべきです。 さらに、ITに詳しくない人がいる場合は、複雑な操作をしなくても直感的に情報を受け取れる仕組みが必要です。誰でも迷わず大事な内容を確認できるようにするために「情報が自然と目に入るような機能」は欠かせません。 結論、企業・自治体が導入すべきアプリは、一目で必要な情報を確認でき、既読機能で閲覧状況を把握しやすい「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」で作成した回覧板は、既読表示があるうえ、「コメント」でやり取りができるので円滑な情報共有が実現します。また、ホーム画面の「お知らせ」に確認すべき情報をまとめられるので、直感的に情報にアクセスできます。 【ナレカン】回覧板の作成からやりとりまでできる社内向けアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜重要な情報を周知できるホーム画面＞ ここでは、重要な情報を周知するのに便利なナレカンの機能を紹介します。 以下の画像は、ナレカンのホーム画面です。ナレカンのホーム画面では「社内お知らせ」で社員に周知したい記事を上部に大きく表示したり、最新の記事やよく閲覧されている記事を確認したりできます。 「社内お知らせ」機能を活用することで、社員が見るべき情報が自然と目に入るようになるため、社内の情報共有の手間を軽減できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】最も簡単に回覧板を共有できる社内・町内会向けアプリ Stockは、中小規模の企業や自治会・町内会に最適な情報共有アプリです。 「Stock」の「ノート」には、テキストをはじめ画像やファイルも記録でき、画像には直接文字を書き込むことができます。そのため、単なる回覧板としての利用だけでなく、社内や地域の情報共有ツールとして活用できる点が特徴です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【LINE WORKS】LINEのように使える社内向けチャットアプリ LINE WORKSの特徴 さまざまな業務に役立つ機能がある 「掲示板機能」の他にも「カレンダー機能」や「タスク機能」、プライベート版LINEにもあるような「出欠確認」などの機能を使えます。そのため、回覧板としてだけでなく、あらゆる業務に活用可能です。 メッセージが送りやすい プライベート版LINEと同じような使用感のため、気軽にやりとりできます。また、グループトークでは「ノート」や「フォルダ」機能を活用して、円滑な情報共有が可能です。 LINE WORKSの機能・使用感 メンバーに回覧板の確認を促せる 「掲示板」で作成した回覧板を必読表示にすると、掲示板のトップページ上部に固定されるので、メンバーに確認されやすくなります。 回覧板へのコメントもできる 掲示板の画面下部にある「コメントを許可」にチェックを入れれば、回覧板に対するメンバーの声を受け取れます。そのため、掲示した情報に対する「質問事項」をその場で解決できるのです。 LINE WORKSの注意点 情報が流れやすい LINE WORKSはチャットツールなので、共有事項が多いと情報が流れて見つけづらくなる恐れがあります。そのため、あとから情報を振り返りにくかったり、重要な情報を見逃してしまったりする点に注意が必要です。 アプリ版ではダウンロードできないときがある ユーザーの口コミでは「時々、少し重たい添付など（PDF）がダウンロードできない、その場合はブラウザ版で開くと解消される」との声もあります。（参考：ITreview） LINE WORKSの料金体系 フリー：0円 スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い） アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い） LINE WORKSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【デジタル回覧板】写真を撮るだけで回覧板を回せる自治会向けアプリ デジタル回覧板の特徴 写真を撮ってすぐに回覧板を回せる 配布物を写真に撮ってすぐに共有する仕組みなので、紙の回覧板のように次の人へ手渡ししたり、順番待ちをしたりする必要はありません。 配信対象をグループ分けできる 全員への一斉配信はもちろん、対象者をグループ分けして、特定のメンバーに向けて情報を配信することもできます。 デジタル回覧板の機能 画像引用：DX推進支援アプリ「デジタル回覧板」リーフレット わずかな工数で回覧板を送れる 回覧板を写真に撮り、上図のように「タイトル、組織名、公開期間」を設定するだけで、すぐに情報を回覧できます。 回覧板の配布通知が来る 回覧板が配布されると、端末に配布通知が来るので確認漏れを防げます。 デジタル回覧板の注意点 行政（自治会）向けのツール 回覧板機能の他にも「防災放送の配信機能」や「避難場所の確認機能」が備えられています。そのため、ビジネスでの利用もできますが、地域の回覧板としての利用が想定されたツールという点に注意しましょう。 アプリ上で回覧板の作成はできない デジタル回覧板は、紙の書類を撮影することを前提に作られているので、文章を直接入力したり、情報をツールへ蓄積したりするには向いていない可能性があります。 デジタル回覧板の料金体系 料金の詳細はお問い合わせください。 デジタル回覧板の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【回覧板アプリ】Microsoftツールと連携できる社内向けアプリ 回覧板アプリの特徴 確認状況を表示できる 登録した回覧内容に対する、確認状況(%)の表示が出来ます。 回覧板を一覧表示できる アプリに登録した回覧板を一覧表示できるので、目的の情報を見つけやすいです。 回覧板アプリの機能 回覧期限を設定できる すぐに確認してほしい内容がある場合は、回覧期限を設定できるため安心です。 重要度を設定できる ステータスを「重要」に設定すれば、重要な情報を太字で一覧表示できます。そのため、必ず確認してほしい情報の確認漏れを減らせるのです。 回覧板アプリの注意点 回覧者を最大5名までしか指定できない 回覧者の指定を最大5名までしか指定できないため、大規模チームでは使いづらい恐れがあります。 Microsoft SharePointをインストールしなければ使えない 回覧板アプリを利用するには、有料ツールのMicrosoft SharePointをインストールしなければなりません。 回覧板アプリの料金体系 「回覧板アプリ」はMicrosoft SharePointをインストールすれば無料で使えます。以下は、他のアプリも使えるMicrosoft 365の一般法人向けプランを含んだ、Microsoft SharePointの料金体系です。各プランの詳細はSharePoint Onlineの料金ページを参照してください。 SharePoint（プラン 1）：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard (Teams なし)：1,536円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 回覧板アプリの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【NI Collabo 360】回覧板にコメントを残せる社内向けアプリ NI Collabo 360の特徴 情報共有だけでなくワークフローにも利用できる 社内回覧板だけでなく、経費精算や稟議に関するワークフローにも利用できます。 多言語に対応している 日本語、英語以外にも、各企業で言語の辞書登録や設定が可能です。また、タイムゾーンの切り替えもできるため、グローバルな事業にも使えます。 NI Collabo 360の機能 確認状況が一覧表示される 画像引用：NI Collabo 360｜回覧板 投稿した回覧板を「誰がいつ確認したのか」が一覧表示されるので、情報の伝え漏れを防げます。また、閲覧者は一言コメントを残せます。 社内SNS機能 画像引用：NI Collabo 360｜UP！ 「UP！」は、NI Collabo 360における社内SNSです。この機能を使って社内情報を気軽に共有することもできますが、チャット形式なので情報が流れやすい点に注意が必要です。 NI Collabo 360の注意点 個々の機能の専門性はない 一部のユーザーからは「様々な機能があり大変便利ですが、特化したサービス、システムには劣り、痒いところに手が届かないことも事実です」との声もあります。（参考：ITreview） ワークフローの設定が難しい 一部のユーザーからは「ワークフローのフロー図の作成が難しく、何度かテストを実施し対応をしています」という声が見られます。（参考：ITreview） NI Collabo 360の料金体系 クラウドタイプ：328円～/ユーザー/月 ライセンスタイプ：58,000円～/10ユーザー NI Collabo 360の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ一覧 以下は、おすすめの電子回覧板アプリ6選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 LINE WORKS デジタル回覧板 回覧板アプリ NI Collabo 360 特徴 回覧板の作成からやりとりまでできる社内向けアプリ 最も簡単に回覧板を作成・共有できる・自治会向けアプリ LINEのように使える社内向けチャットアプリ 写真を撮るだけで回覧板を回せる自治会向けアプリ Microsoftツールと連携できる社内向けアプリ 回覧板にコメントを残せる社内向けアプリ おすすめの利用用途 ・社内利用（大手～中堅企業向け） ・社内利用（中小規模企業向け） ・自治会利用 ・社内利用 ・自治会利用 ・社内利用（小規模企業向け） ・社内利用 シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単 シンプルで簡単 多機能 シンプルで簡単 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※ただし、音声チャットでのやりとり 【×】 【×】※閲覧者がコメントを残すことは可 既読機能 【〇】 【×】 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提 5名以上での利用が前提 大切な情報が流れやすい アプリ本体では回覧板を作成できない（紙の書類を撮影することが前提） 回覧者は最大5名までしか指定できない 個々の機能の専門性はない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは500円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは540円～/ユーザー/月（月払い） ・要問い合わせ ・無料プランあり ・ただし、SharePoint（749円/ユーザー/月～）の導入が必須 ・無料プランなし ・有料プランは328円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「LINE WORKS」の詳細はこちら 「デジタル回覧板」の詳細はこちら 「回覧板アプリ」の詳細はこちら 「NI Collabo 360」の詳細はこちら 上記のように、電子回覧板アプリによって機能性が異なるので「必要な機能に過不足ないアプリ」を選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内電子回覧板アプリに必要な4つの機能 ここでは、社内電子回覧板アプリに必要な4つの機能を解説します。以下の機能を備えたアプリを選べば、情報共有の負担を迅速に解消できます。 （1）情報共有機能 まず、社内電子回覧板には「情報共有機能」が欠かせません。 電子回覧板の本来の目的は、全社員に必要な情報を正確に、すばやく共有することです。情報共有機能があれば、社内情報が一貫して伝えられるので、伝達漏れを防げます。 たとえば、部署内の会議資料や社内イベントの案内など、関係者がリアルタイムで情報を確認しやすくなることで、不要な連絡の手間が省けます。そのため、情報をタイムリーに共有できる機能は、円滑なコミュニケーションの実現のために必須です。 （2）確認機能 次に、回覧板の閲覧や確認を記録できる「確認機能」も大切です。 情報を発信しただけでは、相手が内容を確認したかわかりません。そこで、確認機能があれば、社員が内容を読んだかをリアクションやチェック機能で記録でき、重要な通知が確実に伝わったことが把握できます。 たとえば、社内の緊急告知を発信したときに、確認ボタンがあると、閲覧していない社員を特定できます。そのため、社員の確認状況がわかる確認機能は、情報の伝達漏れを防ぐために欠かせない要素です。 （3）検索機能 次に、「検索機能」も、回覧板アプリの利用効率を高めるために重要です。 過去の回覧情報を確認したいとき、高性能な検索機能があると、キーワードや日時で過去の回覧情報をすぐに見つけられます。たとえば、以前共有されたプロジェクト資料や会議の要点をすぐに探し出せるので、社員は情報の振り返りに時間がかかりません。 たとえば、高性能な検索機能を備えている「ナレカン」のようなアプリでは、生成AIを活用した「自然言語検索」で、上司に質問するように知りたい情報を検索できます。 （4）編集・更新機能 最後に、内容の修正が簡単にできる「編集・更新機能」も重要な要素です。 一度公開した情報に変更が生じた場合に、再度同じ内容を回覧するのは手間です。編集機能があれば、公開後の内容もすぐに修正できるため、最新の情報が正確に共有されます。 たとえば、全社会議の日時変更が起こった場合、回覧板を作り直すことなく情報を修正でき、スピーディな情報共有が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内回覧板を電子化するときの2つの注意点 ITツールを使って社内回覧板をデジタル化すれば、社内共有を効率化できます。一方で、電子回覧板を使い始めるときには以下の2つの注意点があります。 情報が流れにくいツールを選ぶ 社員の投稿が「チャット形式」や「タイムライン形式」で表示されるツールでは、投稿が増えるにつれて重要な情報が埋もれてしまいます。また、投稿内容を整理して保管できないので、過去の投稿を振り返るのに手間がかかるのです。 誰でも使いやすいツールを選ぶ 様々な業務に応用できる多機能な掲示板ツールもありますが、機能が多すぎたり使い方が複雑すぎると、社員にとって扱いづらく利用が定着しません。ツールの利用を社内に浸透させるために、「社員の誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。 以上のように、社内掲示板を電子化する場合は、「情報が流れないか」「誰でも簡単につかえるか」を必ず確認すべきです。たとえば、連絡事項を全メンバーにすばやく情報共有できて、シンプルな操作で使える「ナレカン」のようなアプリを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリまとめ ここまで、社内や自治会・町内会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選を中心に解説しました。 アプリを導入して回覧板をデジタル化することで、効率的な情報共有が実現します。ただし、電子回覧板アプリは情報が流れてしまったり、重要な情報が埋もれたりして、必要な情報を見つけづらくなる恐れがあるのです。 そこで、重要な情報を見やすく表示できるアプリを導入しましょう。また、情報を発信しただけでは誰が読んだのかを把握できないため、閲覧状況を簡単に確認できるアプリが最適です。 結論、導入すべきは、超高精度な検索機能で必要な情報に即アクセスでき、閲覧状況も把握しやすい「ナレカン」一択です。ナレカンは、専属担当者がアプリの導入から定着までを手厚くサポートするので、導入後も形骸化する心配がありません。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、回覧板をはじめとした情報をストレスなく社内共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

社内回覧板は職場の情報共有に利用される一般的な方法であり、多くの企業で利用されています。一方、紙の社内回覧板は作成する手間がかかり、スピーディーな情報共有が難しいため非効率といえます。 実際に、社内回覧板を紙媒体で運用しているが「伝達されるまでに時間がかかりすぎている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、回覧板を電子化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説します。 「回覧板がいらない」と言われる原因を理解し、改善したい 社内回覧板を電子化して情報共有スピードを上げたい 回覧板の電子化に最適なアプリを探している という担当者の方は本記事を参考にすると、社内回覧板を電子化するメリットを理解しながら、リアルタイムで情報共有する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【時代遅れ？】回覧板とは1.1 回覧板がある理由1.2 ビジネスにおける回覧板の役割2 「回覧板がいらない」と感じる3つの理由2.1 （1）情報共有に時間がかかる2.2 （2）次の人に渡しに行く手間が発生する2.3 （3）情報の鮮度が落ちる3 回覧板をデジタル化するメリット3選3.1 （1）回覧にかかる時間を削減できる3.2 （2）場所・タイミングを問わず情報共有できる3.3 （3）修正・更新が簡単にできる4 回覧板のデジタル化に失敗しないコツ・注意点5 【おすすめ】回覧板の電子化に最適なアプリ5.1 電子化した回覧板を即共有・閲覧できるアプリ「ナレカン」5.2 ナレカンで社内回覧板を運用した例6 回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリまとめ 【時代遅れ？】回覧板とは 回覧板とは、連絡事項を記した書類をクリップボードに挟んで共有する手段です。しかし、「回覧板は時代遅れ」という声もあるため、以下では回覧板の役割を解説します。 回覧板がある理由 回覧板がある理由は、情報を公平に伝達するためです。 たとえば、ルールの変更や会議日程の連絡など、全員に知らせたい重要事項でも、メールだけでは情報の受け取りに差が出ることがあります。とくに、ITに不慣れな方がいる場合は、回覧板で直接手渡しする方が確実です。 また、回覧板を回すと渡した人同士の自然な接点が生まれ、日常的なコミュニケーションのきっかけにもなります。こうした理由から、世代を問わず情報を均等に共有する手段として、今でも広く活用されています。 ビジネスにおける回覧板の役割 ビジネスにおける回覧板の役割は、経営や業務に関わる情報を正確に伝えることです。 たとえば、口頭で伝えると誤解が生じる恐れがある情報や、稟議書など上層部の承認が必要な書類は、回覧板で順番に回すことで確実に確認されます。重要な指示や日程変更なども、回覧板を通じて全員に周知すると、認識のズレを防ぐことができます。 さらに、回覧板には「読んだら押印して次に回す」というルールがあるため、確認漏れを防ぐ管理機能も果たしています。こうした仕組みにより、組織全体で情報の正確性や透明性を保ちながら、業務をスムーズに進めることができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「回覧板がいらない」と感じる3つの理由 ここでは、「社内回覧板がめんどくさい」「回覧板がいらない」と感じる理由を解説します。とくに紙媒体の運用を続けている職場は、以下の内容を確認して社内回覧板の電子化を検討しましょう。 （1）情報共有に時間がかかる 1つ目の理由として、情報共有に時間がかかる点が挙げられます。 紙の回覧板では、前の社員が内容を確認し終えるまで次の社員が閲覧できず、共有期限が短い場合は全社員に情報が行き届かない恐れがあります。たとえば、会議資料や手順書など、内容が複雑な書類の場合、一人ひとりが正確に理解するために時間を要します。 その結果、情報の伝達が遅れ、業務の進行に影響することがあります。また、理解に差が生じると、後から内容の確認や修正が必要になり、余計な手間が増えてしまうのです。 （2）次の人に渡しに行く手間が発生する 2つ目は、紙の社内回覧板では次の人に渡しに行く手間が発生することです。 社員の人数が多いほど回覧の回数は増え、その分手間と時間もかかります。たとえば、営業や出張で外出している社員や、テレワークで出社していない社員には、紙ではなくメールなど別の手段で共有する必要があります。 このように、大規模な組織やリモートワークが多い環境では、紙での情報共有に限界があるのです。そのため、自社の規模や社員の勤務形態に応じて、効率的な共有方法を検討しましょう。 （3）情報の鮮度が落ちる 3つ目は、紙の回覧板は情報共有に時間がかかるため、情報の鮮度が落ちる点です。 回覧が進むスピードによって、最新の情報を確認している社員と、古い情報のまま業務を進める社員が出てきてしまうことがあります。営業先への対応や会議資料の内容など、業務に直結する情報では、このタイムラグが業務の精度に影響します。 こうした状況が続くと、チーム全体の意思決定や対応にばらつきが生じやすくなります。そのため、紙の回覧板で情報を共有する場合でも、内容を変更したときは速やかにメンバーへ連絡を入れるなど、情報の鮮度を保つ工夫が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 回覧板をデジタル化するメリット3選 以下では、社内回覧板をデジタル化するメリットを解説します。まだ紙の回覧板を使っている会社は必見です。 （1）回覧にかかる時間を削減できる 1つ目は、回覧にかかる時間を削減できる点です。 デジタル回覧板は情報を全社員に同時発信できるため、回覧板を次の人へ渡すという手間がなくなります。さらに、重要資料や会議資料などを何度でも振り返ることができる点も、紙の回覧板にはない大きな利点です。 ただし、内容に不明点がある場合、その場で質問できないと業務に支障が出ることがあります。そこで、「ナレカン」のようにコメント機能が付いたデジタル回覧板を使えば、発信者にすばやく質問でき、疑問をすぐに解消できるのです。 （2）場所・タイミングを問わず情報共有できる 2つ目は、場所・タイミングに縛られず情報共有できる点です。 たとえば、テレワーク中や出張で不在の社員でも、回覧板をデジタル化すれば情報を確認できます。これにより、「会社に来なければ情報共有ができない」という紙ならではの制約がなくなります。 さらに、社内の情報を一元管理できるツールを活用すれば、いつでもどこでも必要な情報に容易にアクセスできます。スマホ対応のツールであれば、外出先からでも資料や連絡事項を確認できるため、業務効率の向上にもつながります。 （3）修正・更新が簡単にできる 3つ目は、情報に訂正がある場合でも、すぐに修正・伝達できる点です。 紙の回覧板では、一度回した内容に変更がある場合、再度新しい回覧板を回さなければなりません。デジタル回覧板なら修正箇所を更新するだけで情報を共有できるため、すばやく正確な伝達が可能です。 さらに、回答期限を設定したり、社員が内容を閲覧したかを確認したりする場合も、既読確認機能を持つツールを使えば、管理の手間を大幅に減らせます。そのため、情報の更新や確認作業が滞ることなく、スムーズに業務を進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 回覧板のデジタル化に失敗しないコツ・注意点 ここでは、紙の回覧板からデジタル回覧板へ移行するときの注意点を解説します。 デジタル回覧板は一斉に情報を配信できるため便利ですが、あとから重要事項を見返すのが難しい場合があります。とくに、多くの連絡が流れる環境では、通知を見逃したり、必要な情報が埋もれてしまうことがあります。 そこで、「ナレカン」のような社内お知らせ機能のあるツールを活用すれば、全体への連絡事項をホーム画面に表示できるため、一目で重要情報を確認可能です。これにより、情報の見逃しを防ぎ、全社員が確実に周知事項を把握できる環境を作れるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】回覧板の電子化に最適なアプリ 以下では、社内回覧板を簡単にデジタル化できるアプリをご紹介します。 社内回覧板は、経営や業務に関する情報を正確に伝えるために重要な役割を果たしています。しかし、紙媒体では、情報が伝達されるまでにタイムラグが生じるため、情報の鮮度が落ちてしまうという問題があります。 そこで「情報をリアルタイムで社内に共有できるアプリ」を利用しましょう。ただし、共有しただけでは社員が確認しない場合もあるため、「閲覧状況が把握できるか」も重視すべきです。 したがって、社内回覧板を電子化するなら、社内観覧版の閲覧状況を管理できるナレッジ管理アプリ「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に記載した情報は任意のメンバーにリアルタイムで公開されるうえ「既読機能」や「リアクション機能」で社員の閲覧状況を把握できます。そのため、伝えたい情報を鮮度を保ったまま、全社員に確実に確認させることができるのです。 電子化した回覧板を即共有・閲覧できるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで社内回覧板を運用した例 以下は、「ナレカン」を使った社内回覧板のデジタル化の例です。 ナレカンでは「社内掲示板」を設定できるため、全社向けに知らせたい重要事項は「ホーム画面」に常時表示しておくことが可能です。一方、特定のメンバー間で情報共有したい場合は、「フォルダ」ごとにアクセス権を設定して書類を格納する方法があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリまとめ これまで、回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説しました。 回覧板は社内に情報を共有するのに適した手段ですが、紙の社内回覧板では電子回覧板に比べて情報共有に時間がかかってしまいます。また、メンバー全員に回覧板を回しきる間に情報が陳腐化してしまう恐れもあるのです。 そこで、回覧板を電子化すれば、紙の回覧板で発生していた工数を削減できるうえ、社員間の認識齟齬も防げます。また、過去の回覧板に記載した情報をあとから確認できる「超高精度の検索機能」があると便利です。 したがって、社内回覧板を電子化には、回覧板の情報を一元管理して、誰もが即アクセスできるアプリ「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して社内での円滑な情報共有を進め、業務効率化を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

企業のヘルプデスクには、顧客から商品やサービスについての問い合わせが大量に届きます。また、職場のDX化に伴い、社内からはITシステムに関する問い合わせが集中するなど、ヘルプデスク業務の負担が大きくなっています。 そのため、問い合わせ対応の負担軽減には「ヘルプデスクツール」が必要不可欠なのです。しかし、「ヘルプデスクツールにはさまざまな種類があり、自社に合うツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのヘルプデスクツールや導入メリット、選定ポイントを中心に紹介します。 ヘルプデスクツールを導入して、問い合わせ対応を効率化したい さまざまなヘルプデスクツールを比較し、最適なツールを導入したい 問い合わせ対応の記録をナレッジとして蓄積し、すぐに振り返りたい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、自社に最適なヘルプデスクツールだけでなく、問い合わせ自体を減らす方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ヘルプデスクツールとは何か？1.1 ヘルプデスクとサービスデスクの違い1.2 ヘルプデスクツールの基本的な機能2 ヘルプデスクツールを導入する3つのメリット2.1 （1）問い合わせ対応をナレッジ化できる2.2 （2）迅速に適切な問い合わせ対応ができる2.3 （3）問い合わせ回数を軽減できる3 【無料あり！】おすすめのヘルプデスクツール3選3.1 ナレカン｜あらゆる問い合わせ内容をナレッジ化できるツール3.2 Stock｜最も簡単に問い合わせ内容をストックできるツール3.3 Microsoft Teams｜社内情報共有を促進するヘルプデスクツール4 社外向けヘルプデスクツール2選4.1 Service Cloud｜Salesforce社が提供するカスタマーサポートツール4.2 Freshdesk｜マルチチャネルを一元管理できるツール5 AI活用型ヘルプデスクツール2選5.1 Zendesk｜お問い合わせ対応を自動化できるAI搭載型ツール5.2 COTOHA Chat ＆ FAQ｜AIが自動で対応するチャットボットツール6 ＜比較表＞おすすめのおすすめのヘルプデスクツール7選7 ヘルプデスクツールの選定ポイント7.1 （1）情報を簡単に蓄積できるか7.2 （2）情報に即アクセスできるか7.3 （3）情報を最新の状態に保持できるか8 おすすめのヘルプデスクツールまとめ ヘルプデスクツールとは何か？ はじめに、ヘルプデスクワークの基本的な概要について解説します。概要を押さえたうえで、ツールを選定しましょう。 ヘルプデスクとサービスデスクの違い ヘルプデスクと似ている言葉として、サービスデスクがあります。大きな違いとしては、「対応範囲」が挙げられます。 ヘルプデスクは、顧客や社内の問い合わせに対して、回答したりシステムの不具合を解決したりするなど、主に受動的な役割を担います。また、問題の解決には技術的な知識が必要になるため、ITスキルの基礎を身につけられます。 一方で、サービスデスクとは、ヘルプデスクと同じく利用者からの質問やトラブルに対応する以外に、”新サービスの紹介”や”FAQ”に関する情報の能動的な発信も担当します。 このように、サービスデスクはヘルプデスクよりも幅広い対応範囲を表すのです。 ヘルプデスクツールの基本的な機能 ここでは、ヘルプデスクツールの基本的な機能について解説します。 機能名 解説 メール自動転送 顧客からのお問い合わせメールを自動でツール内にストックできる機能 テンプレート よくある質問に対して作成しておいた回答を、簡単に呼び起こせる機能 フォルダ 顧客からの問い合わせ情報を種類ごとに分けて整理できる機能 メッセージ 顧客への対応中に分からない質問をされた場合、すぐに専門的なメンバーにやり取りができる機能 FAQ（質問） よくある質問を特定の人・部署に回答してもらい、その回答をナレッジとして蓄積できる機能 チャットボット 生成AIの活用によって、顧客からの問い合わせに自動で回答する機能 ヘルプデスクツールを導入する目的として「顧客や社員からの問い合わせに迅速に対応し、業務の効率化を図ること」が挙げられます。したがって、”チャットボット”や”FAQ作成”などの機能が、ヘルプデスク担当者の業務負担の軽減に貢献します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヘルプデスクツールを導入する3つのメリット 以下では、ヘルプデスクツールを導入するメリットを3つご紹介します。ヘルプデスクの業務負荷が大きいとお困りの担当者の方は必見です。 （1）問い合わせ対応をナレッジ化できる 1つ目は、問い合わせ対応をナレッジとして社内に蓄積できる点です。 ヘルプデスクツールを導入すると、社内外からの問い合わせ記録を”ナレッジ”として蓄積できるので、同じような問い合わせへの参考になります。そのため、情報が属人化せず、担当者が異動や退職をしてもノウハウを継承していけるのです。 また、ナレッジとして蓄積した問い合わせ記録を業務に活かすことで、自社が抱える課題やリスクを発見し対応できるため、業務改善にもつながります。 （2）迅速に適切な問い合わせ対応ができる 2つ目は、迅速かつ適切な問い合わせ対応が可能になる点です。 ヘルプデスクツールで過去の問い合わせを参考にできれば、素早い対応を取れます。また、同じような問い合わせに対し、担当者による対応のばらつきも防止して、適切なサポートの提供が可能になるのです。 つまり、ヘルプデスクツールを導入することによって、問い合わせ対応をスピーディーかつ正確に実施できます。 （3）問い合わせ回数を軽減できる 3つ目は、問い合わせ回数自体を減らして業務負荷を軽減できる点です。 ヘルプデスクツールによっては、よくある質問をFAQとしてまとめたり、チャットボット機能でAIが自動で問い合わせに答えてくれたりするものもあります。そのため、ヘルプデスク担当者が直接対応しなくてはならない業務が減るのです。 たとえば、社内FAQが作れるうえに、質問すれば生成AIが社内のナレッジをすべて横断して最適な回答を返してくれる「ナレカン」であれば、社員の自己解決を促せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり！】おすすめのヘルプデスクツール3選 以下では、おすすめのヘルプデスクツール3選をご紹介します。 社内・社外からの問い合わせ対応が遅れると、業務が滞ったり顧客満足度が低下したりする恐れがあるので、迅速な回答が求められます。ただし、問い合わせの件数が多すぎると対応が間に合わないので、ヘルプデスク担当者の業務負荷を減らす必要があるのです。 そこで、過去のやりとりや質問を「ナレッジ」として蓄積でき、すぐに参照できるツールがあれば、問い合わせに回答する負担を軽減できます。したがって、メールやチャット上の対応履歴を記録しつつ、FAQ機能を備えたITツールを導入しましょう。 結論、自社が導入するべき社内ヘルプデスクツールは、社内のあらゆる情報をナレッジ化して共有・管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、顧客からの問い合わせメールを自動で「記事」に転送しつつ、直接情報を書き込めるので、対応履歴をナレッジとして残せます。また、業務上の不明点は社内版知恵袋のような感覚で「質問」でき、回答はナレッジとして共有されるので、社員の自己解決を促します。 ナレカン｜あらゆる問い合わせ内容をナレッジ化できるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Stock｜最も簡単に問い合わせ内容をストックできるツール Stockは、問い合わせの背景や内容、対応を記載して保管できる情報共有ツールです。 「Stock」の「ノート」に”問い合わせ内容”や”よくある質問”をまとめれば、社内で簡単に共有できます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」を紐付けられるので、対応漏れを防いだり、ほかのメンバーに質問したりもできて便利です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Teams｜社内情報共有を促進するヘルプデスクツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ スムーズな情報共有 メンバーとのチャット機能やファイル共有機能が備わっており、スムーズな情報共有を促します。 社外とのやり取りが可能 社外の方でもゲストとして招待し、共同作業や会議を実施できます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ Wiki機能 従来、Teamsには「Wiki機能」がありましたが、2024年1月に廃止されています。そのため、Teamsを活用する場合には、「投稿/ファイル/写真」のタブを使い分けて情報共有する必要があります。 共同作業機能 Microsoft Teamsには、ツール内で管理しているファイルをリアルタイムで共同編集できる機能が備わっています。メンバーの意見をまとめたり、進捗状況を確認したりするのに便利です。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ アップグレード後は無料版に戻せない 一度有料版にアップグレードすると、同じメールアドレスを使って無料版に戻すことはできません。そのため、アップグレードするときは慎重に判断しましょう。 検索精度が低い ユーザーからは「通知が多く、必要な情報が埋もれてしまうことがあります。検索機能ももう少し精度が上がれば、過去のやり取りを探すのが楽になりそうです。」という口コミが寄せられています。（引用：ITreview） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ Microsoft Teams (無料)：0円 Microsoft Teams Essentials：719円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い） Microsoft Teams Premium：1,499円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い） Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社外向けヘルプデスクツール2選 ここでは、社外からの問い合わせ対応に使えるヘルプデスクツール2選をご紹介します。以下を参考に、社外向けヘルプデスクツールに搭載された機能を理解して、どれが自社に適しているのかを見極めましょう。 Service Cloud｜Salesforce社が提供するカスタマーサポートツール ＜Service Cloudの特徴＞ Slackなどの外部ツールと連携できる 外部ツールとの連携機能を使えば、すべての情報をService Cloud上で管理できます。 顧客同士がサポートし合う環境を提供している カスタマーコミュニティでは顧客同士がつながることができ、サポートし合って簡単に必要な回答を見つけられるようになります。 ＜Service Cloudの機能・使用感＞ AI機能 AIを活用した高度な検索機能によって、顧客への回答をスピーディーに実施できるようになります。また、ツール内に保存してある情報をもとに、自動で回答に返信できます。 反復作業の自動化機能 文書処理やデータ入力といった日常業務を自動でおこなう機能が備わっています。人的ミスを削減できる点がメリットです。 ＜Service Cloudの注意点＞ IT企業向けの機能が豊富 Service Cloudには高度な機能が豊富に備わっているので、ITに詳しくないと使いこなすのに苦戦する恐れがあります。 ＜Service Cloudの料金体系＞ 以下はすべて税抜表示です。（参考：Service Cloudの料金） Starter：3,000円/ユーザー/月 Pro Suite：12,000円/ユーザー/月 Enterprise：21,000円/ユーザー/月（年間契約のみ） Unlimited：42,000円/ユーザー/月（年間契約のみ） Agentforce 1サービス：66,000円/ユーザー/月（年間契約のみ） Service Cloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Freshdesk｜マルチチャネルを一元管理できるツール ＜Freshdeskの特徴＞ マルチチャネルを自動補足し一元管理できる 問い合わせ内容を判別して適切な担当者へ割り当てる機能（チケット割り当て機能）があるため、業務の割り当てに時間をかける必要がなくなります。 分析機能が充実している Freshdeskの分析機能を活用すれば「期間内の平均対応時間」や「製品別に問い合わせの割合」をレポート化できるので、PDCAサイクルが回る仕組みをつくりだせます。 ＜Freshdeskの機能・使用感＞ プラットフォームを使ってFAQを作成する Freshdeskでは、顧客向けFAQと内部向けFAQを同環境で管理できます。そのため、顧客の迅速な疑問解消につながります。 公開範囲を制限する 顧客向けと内部向けのFAQを同環境で管理できますが、特定の人に対して非公開にできる機能が備わっています。これにより内部の情報漏洩への対策が実施可能です。 ＜Freshdeskの注意点＞ 完全には日本語対応していない 「ほとんど日本語化されていますが、姓名がデフォルトで逆になっているなど細かい部分の日本語対応も継続して修正いただけると嬉しいです。」という口コミが寄せられています。（参考：ITreview） ＜Freshdeskの料金体系＞ FREE：0円 GROWTH：2,700円/ユーザー/月（月払い） PRO：8,600円/ユーザー/月（月払い） ENTERPRISE：13,800円/ユーザー/月（月払い） Freshdeskの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AI活用型ヘルプデスクツール2選 以下は、社内向け・社外向けのいずれにも利用可能なAI活用型のヘルプデスクツール2選です。社内外からの問い合わせ対応業務にツールを使いたい場合は、参考にしましょう。 Zendesk｜お問い合わせ対応を自動化できるAI搭載型ツール ＜Zendeskの特徴＞ 機能が充実している 社員の疑問を解消するAIシステムが内蔵されており、短時間で対応を完了できます。 外部ツールと連携できる SlackやZoomなど、さまざまな外部ツールと連携できるので、サポートを提供するときにツールを切り替える必要がなくなります。 ＜Zendeskの機能・使用感＞ AIエージェント機能 Zendeskでは高い自律性を持ったAIが、担当者に代わって問い合わせに対応できます。そのため、担当者の負担軽減が実現できるのです。 カスタマーポータル機能 顧客が企業が提供する情報にアクセスできる機能が備わっています。結果として、顧客自身が疑問を解消できる環境を構築でき、担当者への問い合わせを減らせます。 ＜Zendeskの注意点＞ 社員が使いこなせない恐れがある 機能が多く備わっている分、社員によっては使いこなせないリスクも懸念されます。 検索精度が低い ユーザーからは「特定の条件で絞り込むことが難しいことがあり、フィルタリングや検索の精度がもう少し細かく設定できると便利だと思います。」という口コミが寄せられています。（引用：ITreview） ＜Zendeskの料金体系＞ 以下は「Zendesk for Service」の料金プランです。 Support Team：$25/エージェント/月（月払い） Suite Team：$69/エージェント/月（月払い） Suite Professional：$149/エージェント/月（月払い） Suite Enterprise：$219/エージェント/月（月払い） Zendeskの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ COTOHA Chat ＆ FAQ｜AIが自動で対応するチャットボットツール ＜COTOHA Chat ＆ FAQの特徴＞ 高精度AIによるチャットボット搭載 人の代わりに応対するAIチャットボットサービスによって、問い合わせ業務の効率化を図ります。 13言語への翻訳機能がある 日本語・英語に加えてさまざまな言語に対応しており、多国籍企業でも利用できます。 ＜COTOHA Chat ＆ FAQの機能・使用感＞ 問い合わせへの自動回答機能 ドキュメント回答プランでは、社内情報が書かれたドキュメントをもとに、自動で顧客からの質問に答える機能が備わっています。この機能により、担当者の負担軽減だけでなく、顧客への迅速な対応も実現できます。 マルチリンガル機能 COTOHA Chat ＆ FAQには、顧客からの外国語での質問や、その回答を翻訳する機能があります。13言語に対応しており、外国人ユーザーへの問い合わせへの迅速な対応を促します。 ＜COTOHA Chat ＆ FAQの注意点＞ 予算に合わない恐れがある 料金が高額のため、予算に合わない可能性があります。 ＜COTOHA Chat ＆ FAQの料金体系＞ トライアルサービス 55,000円（税込み）（最長3ヶ月間） 本格サービス 104,500円（税込み）〜/月 COTOHA Chat ＆ FAQの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのおすすめのヘルプデスクツール7選 以下は、おすすめのヘルプデスクツール7選の比較表です。 ナレカン Stock Microsoft Teams 特徴 大企業で使えるあらゆる問い合わせ内容をナレッジ化できるツール 中小規模の企業で使える最も簡単に問い合わせ内容をストックできるツール 社内情報共有を促進するヘルプデスクツール メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 FAQ機能 【〇】 【×】 【〇】 操作のシンプルさ 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 アップグレード後は無料版に戻せない 料金 ・無料プランはなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは719円/ユーザー/月〜 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら Service Cloud Freshdesk Zendesk COTOHA Chat ＆ FAQ 特徴 Salesforce社が提供するカスタマーサポートツール マルチチャネルを一元管理できるツール お問い合わせ対応を自動化できるAI搭載型ツール AIが自動で対応するチャットボットツール メッセージ機能 【〇】※社外向けのみ 【〇】 【〇】※社外向けのみ 【〇】※社外向けのみ FAQ機能 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 操作のシンプルさ 【×】 【×】 【×】 【〇】 注意点 IT企業向けの機能が豊富 完全には日本語対応していない 検索精度が低い 予算に合わない恐れがある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは3,000円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは2,700円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは$25/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは104,500円/月～ 公式サイト 「Service Cloud」の詳細はこちら 「Freshdesk」の詳細はこちら 「Zendesk」の詳細はこちら 「COTOHA Chat ＆ FAQ」の詳細はこちら 以上のように、ツールによって機能や特徴、料金プランに違いがあるので選ぶときの参考にしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヘルプデスクツールの選定ポイント ここでは、ヘルプデスクツールの選定ポイントを解説します。ヘルプデスクツールの導入を検討している企業の担当者の方は必見です。 （1）情報を簡単に蓄積できるか 1つ目は、社員が情報を簡単に蓄積できるかです。 顧客や社員などからヘルプデスクに寄せられる問い合わせは大量です。そのため、一から情報を書き出していくのは時間や手間がかかるため、次第に放置されてしまいます。 そこで、テンプレートを活用したり画像や動画を添付したりできるツールであれば、情報を蓄積する負担を軽減できるので、次々に新しいナレッジを担保していけるのです。したがって、必要な情報を簡単に蓄積できるツールを選びましょう。 （2）情報に即アクセスできるか 2つ目に、目当ての情報に即アクセスできるかが重要です。 ヘルプデスクツールには、何十件～何百件もの問い合わせ記録が残ります。しかし、単純にナレッジを蓄積しているだけでは「情報が煩雑化しており、どこに何があるか分からない」「目当ての情報が検索にヒットしない」という事態に発展しかねません。 そのため、自社がヘルプデスクツールを導入するときは「テーマごとに情報を整理できる構造」「超高精度の検索機能」が備わったツールを選びましょう。 （3）情報を最新の状態に保持できるか 3つ目に、情報を最新の状態に保持できるかを確認すべきです。 たとえば、よくある質問をFAQとしてまとめたり、チャットボット機能でAIが自動で問い合わせに答えてくれたりすることができるツールであっても、その情報が古いままでは適切な問い合わせ対応ができず、社員が抱える業務の疑問点を解消できません。 そのため、同じようなナレッジが複数共有されることを防げる「重複判定機」能や、使われていないナレッジを整理できる「断捨離機能」が備わっている「ナレカン」のようなツールを導入し、ナレッジを正確でフレッシュな状態に保ちましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのヘルプデスクツールまとめ ここまで、おすすめのヘルプデスクツール7選と導入メリット、選定ポイントなどを中心にご紹介しました。 ヘルプデスクツールは、ヘルプデスク担当者の負担を軽減するうえで不可欠です。しかし、「とりあえず」でツールを導入してしまうと、操作が難しかったり使い勝手が悪かったりするので、結局は業務効率化につながりません。 そのため、ヘルプデスク業務には「あらゆる情報を蓄積でき、目的の情報をすぐに見つけ出せるツール」が求められます。とくに「過去の問い合わせ」や「よくある質問」をまとめておけば、迅速な顧客対応や社員の自己解決を促す仕組みづくりに役立つのです。 したがって、自社が導入すべきは、社外からの問い合わせ履歴や社内のよくある問い合わせ・回答をナレッジ化して共有・管理できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ヘルプデスク業務の負担を軽減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】社内情報・ナレッジの共有に役立つツール7選！タイプ別に紹介

企業活動を円滑にするには、他部署との連携が欠かせません。そこで、部署間の連携強化を図るにあたり、社員同士のコミュニケーションを活性化したり、横断的に情報共有したりできる仕組みが求められています。 しかし、「他部署との連携を強化したいが、具体的な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、他部署との連携を強化するメリットやコツ・成功事例を中心にご紹介します。 他部署との連携を強化して、業務を円滑に進めたい 他社の成功事例を把握して、自社の取り組みに役立てたい 他部署との連携を効率化できるツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、他部署との連携強化を具体的にイメージして取り組みを実施できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 部署間の連携不足が与える影響2 他部署との連携を強化するメリット3選2.1 （1）業務が円滑に進められる2.2 （2）職場への定着率を高められる2.3 （3）イノベーションを促進できる3 他部署との連携が難しい・うまくいかない3つの原因とは3.1 （1）仕事の目的を理解していない3.2 （2）部署間の情報の流れが不明確3.3 （3）連携を意識した習慣や仕組みがない4 他部署との連携を強化する方法3選4.1 （1）会社の課題や目標を浸透させる4.2 （2）情報発信・社内イベントを積極的に実施する4.3 （3）他部署とナレッジ共有できる仕組みをつくる5 【これで解決】他部署との連携を効率的に強化できるツール5.1 簡単に社内情報を共有・管理できるツール「ナレカン」6 他部署との連携強化に成功した事例2選6.1 事例1｜渡辺パイプ株式会社6.2 事例2｜株式会社ミナジン7 他部署との連携を強化するメリット・コツや方法まとめ 部署間の連携不足が与える影響 部署間の連携が不足すると、以下のような影響が生じます。 業務効率・組織柔軟性の低下 情報共有が不足すると、業務レベルでは作業の遅延や重複が発生し、業務効率が低下します。組織レベルでも、判断に必要な情報が行き渡らなくなることで、意思決定や対応力が鈍化し、変化への柔軟性を失う恐れがあります。 顧客満足度の低下 部署間の連携不足により、問い合わせ対応やサービス提供が遅れることで、顧客満足度が低下します。その結果、売上機会の損失や信頼低下のリスクが生じます。 リスクの増大・コンプライアンスの低下 重要な手続きや報告の遅れによって、法令違反や契約違反のリスクが高まります。小さなミスでも重大なトラブルにつながる可能性がある点に注意が必要です。 このように、他部署との連携不足による社内への悪影響は計り知れないため、強固な仕組みづくりが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携を強化するメリット3選 以下では、他部署との連携を強化するメリットについて解説します。部署間連携の強化によるメリットには「業務の円滑化」や「職場環境の改善」「イノベーションの促進」の3つが挙げられます。 （1）業務が円滑に進められる 他部署との連携を強化すると、業務が円滑に進められます。 なぜなら、組織として一体感を持って、共通の目標に向かって仕事に取り組めるようになるからです。たとえば、他部署同士の連携が密になっていれば、ノウハウを共有したり、トラブルが発生したときにフォローしやすくなったりします。 したがって、部署間の連携が強化されることによって、部門同士で補い合う関係性を生み出し、自部署だけで対応するよりもスムーズに業務がこなせるようになるのです。 （2）職場への定着率を高められる 他部署との連携が強まれば、社内コミュニケーションが促進されて、職場への定着率を高められます。 実際に、HR総研の【HR総研：「若手人材の離職防止」に関するアンケート　結果報告】によると、「効果が感じられる若手人材の離職防止を意識した取組み」として、6割の企業が「社内コミュニケーションの活性化」を挙げています。 つまり、社内コミュニケーションが離職防止に有効であることがわかります。他部署との交流があれば、直属の上司を含む自部署メンバーには相談しづらい悩みも、誰かに相談できるようになるので、結果として職場への定着率が高められるのです。 （3）イノベーションを促進できる 他部署との連携を強化すると、イノベーションが生まれやすくなります。 他部署とのコミュニケーションを通じて、自部署の業務だけでは得られない、専門的な知見を得ることができます。そして、新しいアイデアが生まれたり、他部署と連携したプロジェクトを開始したりするきっかけとなるのです。 以上のように「他部署の仕事が、どのように自部署に影響するのか、そこから何か活かせることはあるのか」といった相互理解を深められ、新しい価値を生み出せるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携が難しい・うまくいかない3つの原因とは ここでは、他部署との連携が難しい・うまくいかない原因について解説します。部署間連携を成功させたい企業は、以下の内容に注意して連携強化に取り組みましょう。 （1）仕事の目的を理解していない 社内メンバーが仕事の目的を理解していないと、他部署との連携も失敗しやすくなります。 なぜなら、仕事で果たす役割を理解していなければ、他部署と協力して業務を進める意義も感じられず、積極的なコミュニケーションにつながらないからです。したがって、まずは仕事の目的を社員に浸透させることが必要です。 たとえば、企業の抱えるミッションを周知し理解させることも方法のひとつです。ビジョンが社内に浸透すれば、仕事の目的意識を持てるだけでなく、社員同士が共通認識を持ってコミュニケーションをとれるので、他部署との円滑な連携につながります。 （2）部署間の情報の流れが不明確 他部署間の情報の流れが不明確だと、連携はスムーズに進みません。 どの部署がどの情報を持っているかや、確認のタイミングが分からないと、必要な情報を適切なタイミングで受け取れません。さらに、情報が整理されていないと、誤解や手戻りが発生し、業務が非効率になります。 そのため、業務フローや担当範囲を可視化し、情報共有の仕組みを整えることが重要です。こうした取り組みによって、各部署が互いの状況を理解し、必要なときに必要なやり取りができる環境を作れます。 （3）連携を意識した習慣や仕組みがない 日常的に連携を意識する習慣や仕組みがないと、情報があっても活用されません。 メンバー同士が相談や意見交換をする機会が少ないと、相手の状況や考え方を深く理解できません。さらに、習慣がないことで、業務上の誤解やトラブルが増え、円滑な連携の妨げにもなるのです。 そのため、定期的なミーティングやオンラインツールを活用して、気軽に質問・相談できる場を設けることが重要です。たとえば、他部署のにも業務の不明点を質問できる「ナレカン」のようなツールを利用すると、気軽に連携の習慣を作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携を強化する方法3選 ここでは、他部署との連携を強化する方法3選をご紹介します。以下の内容は、部署間の連携強化の成功に欠かせないため必見です。 （1）会社の課題や目標を浸透させる 他部署との連携を強化するためには、会社の課題や目標を浸透させる必要があります。 なぜなら、全社員が会社の課題や目標を理解することで、異なる部署でも同じ意識をもって業務に取り組めるようになるからです。課題や目標に対する共通認識があれば、自然と一体感が生まれ、互いにコミュニケーションがとりやすくなります。 したがって、会社の課題や目標を社内に浸透させ、社員が同じ方向を向いて業務に取り組めるようにすることが、自然と他部署との連携強化につながるのです。 （2）情報発信・社内イベントを積極的に実施する 各部署の情報発信や社内全体でのイベントの実施は、部署間の連携強化に役立ちます。 具体的には、各部署の業務内容や社員の紹介、成功事例・失敗事例などのエピソードの発信によって、相互理解の促進につながります。また、部署の垣根を超えた社員の交流の場として、社内イベントを実施することで、組織の一体感を生み出せます。 このように、情報発信・社内イベントを積極的に実施し、他部署の社員と交流する場を多く設けましょう。 （3）他部署とナレッジ共有できる仕組みをつくる 他部署とナレッジ共有できる仕組みづくりも、部署間の連携を促進するのに重要です。 たとえば、それぞれの部署の業務状況やナレッジを共有できる仕組みがあれば、部署間の相互理解が深まります。互いの業務内容を理解することで自然とリスペクトが生まれ、思いやりのある行動につながり、結果としてコミュニケーションの円滑化が期待できます。 一方で、部署間の情報共有が徹底されていないと、誤解が生まれたり、業務の進捗が遅延したりしてしまう恐れがあるのです。そのため、「ナレカン」のように部署横断的に情報を共有・管理できるITツールを使って、全社で情報共有できる仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】他部署との連携を効率的に強化できるツール 以下では、他部署との連携を効率的に強化できるツールをご紹介します。 他部署との連携を強化するには、部署間の垣根を越えて情報共有できる仕組みづくりが不可欠です。「誰が、どの作業を担当しているのか」の動きが把握できれば、声がけがしやすくなるほか、仲間意識を持って業務に取り組めます。 そのため、「社内全体で情報共有が活性化するツール」を導入しましょう。とくに、他部署とも気軽にコミュニケーションを取れるツールであれば、業務効率化にも貢献します。 結論、他部署との連携を強化するには、社内全体の情報共有を活性化できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「社内お知らせ機能」で社内全体の情報共有が自然とできるようになるうえ「質問機能」で”特定の人・部署”に回答をリクエストできます。そのため、部署の垣根を超えて業務の疑問点を解消できたりと、他部署との連携強化に大いに役立つのです。 簡単に社内情報を共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能紹介＞ ＜社内お知らせ機能＞ ナレカンでは、社員全員が閲覧できる「お知らせ」を簡単に作れます。また、ホーム画面を開くだけですぐに視認できるため、情報共有が活性化します。 ＜質問機能＞ ナレカンでは、「質問機能」によって、業務の疑問点を解消できます。また、回答をリクエストする部署やメンバーを指名して質問可能です。 また、質問に回答してくれたメンバーに対して、お礼コメントを送れます。そのため、一方的なアクションで終わらずに双方向のコミュニケーションが成立するので、社員同士の親睦が深まるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携強化に成功した事例2選 ここでは、他部署との連携強化に成功した事例2選について解説します。以下の事例を参考にして、自社の取り組みに役立てましょう。 事例1｜渡辺パイプ株式会社 引用：渡辺パイプ株式会社のホームページ 渡辺パイプ株式会社では、各拠点間の横のつながりが希薄で、拠点間の連携不足や理念浸透の遅れなどの課題を抱えていました。 そこで、情報共有ツールを導入し、各拠点の営業所長がリレー形式でコラムを執筆する企画を実施しました。具体的には、所長自ら拠点の雰囲気やメンバーを紹介することで、社員同士がお互いを認識できる状態にし、コミュニケーションの促進を図ったのです。 その結果、地方の拠点のコラムが掲載されると「特定の従業員が投稿に載っている」という理由で、普段コメントしない従業員も反応するようになりました。情報共有ツールのおかげで、コミュニケーションが活性化し、横のつながりの強化に成功したのです。 参考：導入事例：渡辺パイプ株式会社- TUNAG 事例2｜株式会社ミナジン 引用：株式会社ミナジンのホームページ 株式会社ミナジンは、中小企業向けに多様な人事サービスを扱っています。その多様性ゆえ、部門間での連携や意思疎通がしにくいという課題を抱えていました。 そこで、ピアボーナス(社員同士で報酬を贈り合う制度)ツールを導入して、仕事の成果を主体的に共有できる仕組みをつくりました。そして、拠点・部門が異なるメンバー同士でも成果を称賛し合える文化を作り上げたのです。 その結果、互いに認め合う組織風土が形成され、部門を超えたメンバー同士がクロスセル推進に取り組むようになりました。また、「社員同士の承認」という内向きの施策であったにもかかわらず、業績への貢献やお客様への意識の向上にもつながったのです。 参考：WORK STORY AWARD 2018｜「称賛し合う文化」は自発的な行動を生むーー組織の一体感醸成で得た確信 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携を強化するメリット・コツや方法まとめ これまで、他部署との連携を強化するメリット・コツや方法を中心にご紹介しました。 他部署との連携を強化すると、「業務の円滑化」や「職場への定着率向上」が可能です。ただし、仕事の目的を理解していなかったり、他部署に対する「業務への理解」や「コミュニケーション」が不足していたりすると、部署間の連携は失敗してしまいます。 そのため、他部署の業務状況やナレッジを把握できる情報共有の仕組みをつくらなければなりません。そこで、「情報共有ツール」を導入すれば、部署間の情報共有を促進して、連携しながら業務に取り組めるのです。 したがって、他部署との連携強化には、効率的な情報共有の仕組みを構築し、社内コミュニケーションを活性化するツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、他部署との連携強化に取り組みましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】社内情報・ナレッジの共有に役立つツール7選！タイプ別に紹介

社内の情報・ナレッジを共有を活性化する手段として「ITツール」の活用が挙げられます。ITツールを上手く使いこなせれば、業務効率化の実現に近づきます。 しかし、「社内で情報共有をするのに、どのツールが自社に合うのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内の情報・ナレッジ共有におすすめのツール8選と選び方を中心に解説します。 社内共有をうまく進めるコツを知りたい 社内共有に関する複数のツールを比較して導入可否を検討したい 社内共有を円滑にして業務を効率的に進めたい という方はこの記事を参考にすると、選定ポイントが分かるだけでなく、自社に最適な情報共有ツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内共有の重要性と課題とは1.1 社内で情報を共有する重要性1.2 社内情報共有における課題2 【必見】社内の情報共有を上手く進める方法3 【導入目的別】社内情報共有ツールの種類4 タイプ別に比較｜社内情報・ナレッジの共有におすすめのクラウドツール8選4.1 【ナレッジ共有/社内Wiki】ナレカン（一番おすすめ）4.2 【タスク管理】Stock（おすすめ）4.3 【ビジネスチャット】Slack4.4 【スケジュール共有】Googleカレンダー4.5 【プロジェクト管理】Backlog4.6 【オンラインストレージ】Dropbox4.7 【チャット会議】Teams4.8 【デジタルノートアプリ】OneNote5 比較表｜情報・ナレッジの社内共有に役立つアプリ一覧6 社内情報共有ツールを選ぶ5つのポイント6.1 （1）自社の課題を解決できるか6.2 （2）情報の安全性を保てるか6.3 （3）情報にアクセスしやすいか6.4 （4）サポートが充実しているか6.5 （5）誰でも使えるほどシンプルか7 社内にナレッジ管理ツールを導入する3つの理由7.1 （1）社内の情報を正確に共有できる7.2 （2）リモートワークに対応できる7.3 （3）情報を安全に管理できる8 社内情報・ナレッジの共有におすすめのツール8選まとめ 社内共有の重要性と課題とは ここでは、社内で情報共有をする重要性と課題を解説します。社内の情報共有が消極的になっているという企業の担当者の方は必見です。 社内で情報を共有する重要性 社内の情報共有は「情報の属人化を防ぐ」うえで重要です。 情報が「誰かの頭の中」や「誰かのパソコンの中」だけにある状態では、ほかの社員は情報を知るすべがありません。結果、特定の担当者しか分からない・判断できないことが多いと、社内全体の業務効率化が低下します。 以上のように、業務のやり方やノウハウが共有されていなければ、担当者が異動・退職したときに仕事が滞ってしまうのです。したがって、共有すべき情報は、関係者が正しく把握できるように企業が体制を整えましょう。 社内情報共有における課題 社内の情報共有が活性化していない企業は、以下のような課題を抱えています。 必要な情報を把握できていない たとえば、尋ねるべき相手がわからなかったり相手が忙しかったりすると、業務上に疑問点があっても放置してしまうケースは少なくありません。上記のように「求められている情報」がわからない状態では、情報共有の属人化が起こってしまうのです。 情報共有の仕組みづくりができていない 社内に散在する情報を一元的に管理する仕組みが構築されていなければ、情報があちこちに散乱してしまうため、情報共有は活性化しません。そのため、まずは社内情報を一元的に管理する情報共有ツールを導入すべきです。 情報を確認するのに時間がかかっている 情報共有の仕組みが構築されていても、目的の情報を見つけにくい環境であれば、情報共有は活性化しません。そのため、すぐに必要な情報を取り出せる環境で情報共有・管理を実施しましょう。 このように、社内の情報共有を活性化するためには、ツールの導入が必須です。とくに、社内情報を一元管理し、超高精度の「キーワード検索」で、簡単に情報を見つけられる「ナレカン」のようなツールであれば、社内全体の業務効率化を図れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内の情報共有を上手く進める方法 社内の情報共有を上手く進めるには、「情報共有ツール」の利用が欠かせません。 従来はメールやファイルサーバーを使う方法が一般的でしたが、「情報が流れてしまい振り返るのに時間がかかる」「ファイルは中身がひと目で分からないので、開いて確認しなければならず面倒」というデメリットがあります。 そこで、自社の情報を見やすく管理するには、情報共有に特化したITツールを使うべきなのです。ただし、機能が複雑なツールは全社導入のハードルが高いので、「ナレカン」のように「誰でも簡単に目的の情報が見つけられる情報共有ツール」を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【導入目的別】社内情報共有ツールの種類 情報共有ツールは、前提として以下のような種類に分けられます。 ＜ツールの種類＞ ＜導入目的の例＞ ナレッジ共有/社内Wikiツール ・マニュアルや議事録など”ナレッジ”の属人化防止 ・人材教育コストの軽減 タスク管理ツール ・チームのタスクの一元管理 ・やるべき仕事の対応漏れ予防 ビジネスチャットツール ・社内コミュニケーションの活性化 スケジュール管理ツール ・円滑な業務進行の実現 プロジェクト管理 ・プロジェクトにおける業務や進捗の共有 オンラインストレージ ・大容量のデータやファイルの一元管理 クラウドメモツール ・情報共有の活性化 ・社内情報の蓄積 このように、「情報共有ツール」とまとめられるツールでも、主な機能や特徴に違いがあります。ツールによって、業務にどのように活用できるかも異なってくるため「自社の課題を解決できるツール」を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ タイプ別に比較｜社内情報・ナレッジの共有におすすめのクラウドツール8選 以下では、社内情報・ナレッジの社内共有におすすめのクラウドツール8選をご紹介します。 企業経営を円滑に進めるためには、社内で情報を共有できる体制が欠かせません。しかし、その場限りの一時的な共有では、次第に情報は埋もれていき、必要なときに欲しい情報が見つからない状況が生まれてしまいます。 そのため、単純に情報を共有するだけでなく、“ナレッジ”として蓄積し、継続的に活用できるようにすることが大切です。ただし、膨大な情報の中から必要な情報を素早く見つけ出すためにも「高精度な検索機能を備えたツール」であることが重要です。 結論、自社が導入すべきツールは、共有方法が簡単で、誰でも簡単に必要なナレッジを探せる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストや画像、ファイルなどあらゆる情報が蓄積されるうえ、任意のメンバーに即共有できます。また、社内用語や添付ファイル内の情報も検索可能なので、誰でも簡単に必要な情報を振り返れます。 【ナレッジ共有/社内Wiki】ナレカン（一番おすすめ） 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【タスク管理】Stock（おすすめ） Stockは、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるタスク管理ツールです。 「Stock」は「ノート」にテキストや画像・表で情報をまとめられます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」を紐づけられるので、詳細情報をまとめたノートと連絡事項やToDoを、一か所でまとめて管理できます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ビジネスチャット】Slack ＜Slackの特徴＞ チャンネルで会話を分けられる 1つのワークスペース（企業などの大きな括り）のなかに、部署やプロジェクトチームごとの「チャンネル」を作成してメッセージをやりとりできます。 Slack AIで業務を効率化できる Slack AIでメッセージやファイルを要約したり、会話形式で必要な情報を検索したりできます。ただし、無料プランでは使えないため、Slack AIを目的に導入する場合は有料化が必須です。 ＜Slackの機能・使用感＞ メッセージ機能 テキストの装飾や画像などの添付にも対応しており、メッセージベースで情報共有ができます。また、メッセージごとの返信が可能なため、やりとりが重なっても見やすいのです。 ハドルミーティング機能 ワンクリックで即座に「音声・ビデオ会議」や「画面共有」ができるため、チャットのやり取りよりもスピーディーに情報交換しながら作業を進められます。 ＜Slackの注意点＞ 過去90日より前の情報にアクセスできない 無料プランは過去90日間の情報しかアクセスできず、過去のメッセージは有料化しない限りぼやけて確認できなくなってしまう点に注意が必要です。 大切な情報が流れてしまう Slackはスピーディーなコミュニケーションがとれる一方、次々とメッセージが送られてくるので、あとから見返したい情報が流れてしまいます。 検索に時間がかかる 利用しているユーザーからは「メッセージ検索時に古いスレッドの履歴をさかのぼる際、ロード時間が長くなることがあるため、検索パフォーマンスの改善を期待します。関連度順をもう少し新着のメッセージを優先して欲しいです。」という声も寄せられています。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：0円 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い） Enterprise+：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【スケジュール共有】Googleカレンダー Googleカレンダーの特徴 スマホからも設定できる PCはもちろん、スマホ・タブレットからも簡単にカレンダー登録ができます。自身の予定だけでなく、他の人と実施するミーティングのスケジュール設定も可能です。 カレンダーの表示形式が変えられる カレンダーは月間での表示だけでなく、週次や日次で表示を切り替えられるので、自身が見やすい形式に設定できます。 スケジュールの周知が簡単 共有カレンダーを使用すれば、会議や商談といったチームに共通したスケジュールを簡単に周知できます。 Googleカレンダーの機能・使用感 スケジュール・タスク入力 自身の予定を帯状にスケジュール設定できます。また、Googleカレンダー上でタスク設定も可能で、サイドバーのチェックマークアイコンからToDoリストも確かめられます。 Google Meetとの連携 オンラインで会議や商談を実施する場合、Google Meetのビデオ会議も予定と一緒に入力できます。そのため、会議の予定だけでなく、会議の情報まで簡単に共有可能なのです。 Googleカレンダーの注意点 無料版では、1つの予約ページしか作成できない 複数の予約ページを作成したい場合は、有料プランへの加入が必須です。 定期的な予定の一括削除が難しい 利用しているユーザーからは「退職者が定期的に作成した予定を一括で削除するのが難しい。管理画面から削除する手段はあるのですが、1度では覚えられない操作でした。そのため特権管理者なら消せる方法が欲しいなと思います。」という声があります。（引用：ITreview） Googleカレンダーの料金体系 無料あり Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） EnterPrise Plus：要問い合わせ Googleカレンダーの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【プロジェクト管理】Backlog ＜Backlogの特徴＞ プロジェクト・タスク管理に役立つツール Backlog（バックログ）は、プロジェクトごとに発生する課題やタスクなどの情報をツール上で一元管理できます。また、シンプルな操作性と親しみやすいデザインで、様々な業種・業界で使われています。 社外とのやりとりにも使える メンバーの権限管理をする機能があるので、社内の従業員だけでなく、取引先や代理店など社外とのやりとりにも活用できるのが特徴です。 ＜Backlogの機能・使用感＞ カンバンボード機能 プロジェクトの進捗を可視化できるだけでなく、マイルストーン（中間目標や締め切り）も確認しやすくなります。とくに、半年～数年かかる長期プロジェクトの進行管理に便利な機能です。 ガントチャート機能 タスクが書かれている「カード」をドラッグ＆ドロップすることで、タスクの状態を変更できます。「未対応」「処理中」などのタスクのステータスが一目で分かるので、日々の業務が組み立てやすくなります。 ＜Backlogの注意点＞ 有料プランの中にもセキュリティが高くないものがある スターター以下のプランでのセキュリティは2段階認証のみとなっています。2段階認証の必須化やアクセス（IP制限）など、幅広いセキュリティが必要な場合は、プレミアムプランの契約が必須です。 タスクを見つけづらい 利用しているユーザーからは、「タスクが100以上溜まってくることが多く若干見た目がごちゃついてきて、探すのにちょっと時間がかかる時がある。フィルターの条件保存など工夫ができると助かると思います。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Backlogの料金体系＞ スタータープラン：2,970円/月（月払い） スタンダードプラン：17,600円/月（月払い） プレミアムプラン：29,700円/月（月払い） プラチナプラン：82,500円/月（月払い） Backlogの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【オンラインストレージ】Dropbox ＜Dropboxの特徴＞ あらゆる情報を保存・共有できる Dropboxでは、 WordやPDFのようなファイルはもちろん、画像や音声、動画などの情報を保存・共有できます。また、相手がDropboxのアカウントを持っていなくても、リンクで共有可能です。 フォルダに関する作業を自動化できる 「自動フォルダ」機能で、“アップロードしたファイルをPDFへ変換する”“ファイル名を変更する”といった作業を自動で進められます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ パスワード保護機能 パスワードがなければファイルを開けないように設定できるため、URLによる情報漏洩の危険性を減らせます。ただし、パスワード保護機能「Essentials」以上のプランで使える機能です。 ファイル権限機能 ファイルを共有するメンバーを制限できるため、情報漏洩の防止に役立ちます。また、「閲覧のみ」の権限を付与すると、マニュアルなどの情報をメンバーが誤編集するリスクも減らせます。 ＜Dropboxの注意点＞ ファイルに関するやりとりができない ファイルごとのコメント機能はあるものの、ファイル管理がメインのツールなので、気軽でスピーディーな質問や議論にはチャットアプリなどの併用が必要です。 更新内容が反映されるのにタイムラグがある 利用しているユーザーからは「更新時に他の方のところで反映されるまでにタイムラグがあります」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：0円 Plus：1,500円/月（月払い） Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い） Professional：2,400円/月（月払い） Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット会議】Teams ＜Teamsの特徴＞ オンライン会議に柔軟に対応している ビデオ会議や電話会議が可能なだけでなく、ライブ中継などもバーチャルイベントも高いセキュリティ環境で実施できます。 共同作業に関する機能が豊富にある 共同編集や同時編集はもちろん、メッセージを瞬時に翻訳する機能により、スムーズな共同作業が可能となります。 ＜Teamsの機能・使用感＞ 周知した内容ごとに会話ができる チャット機能のほかに「コミュニティ」のチャネルで作成した投稿ごとにメンバーとやりとりできます。そのため、どの件について会話をしているか分かりやすくなるのです。 カレンダー機能 作成した会議をカレンダーに表示する機能があります。複数の会議をまとめられるので便利です。 ＜Teamsの注意点＞ 未送信の状態が続くことがある ユーザーの中には「写真データを送信する時に、そんなに大容量でないデータを送信した場合でも「送信中」となったまま未送信の状態が長く続くことがあります。」と改善を望む声があります。（引用：ITreview） 会議機能が分かりにくい 利用しているユーザーからは「会議機能において使用者のスキルの問題もありますが、画面共有などは多少手間取ることがあります。初心者や年配者にもわかりやすいような画面構成やアイコン化が出来れば、より使いやすくなると思います。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Teamsの料金体系＞ Teamsのプランは年間サブスクリプションとなっています。 　　 　　無料あり Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【デジタルノートアプリ】OneNote ＜OneNoteの特徴＞ AIによりノート記録がスムーズにできる 「Copilot in OneNote」というAI機能により、計画の下書き・リスト作成や情報整理、アイデアの生成などをしてくれるため、ノート記録がスムーズになります。 アイデアの共有・共同作業が可能 ノートに記録したアイデアを、共有して一緒に作成することができます。 ＜OneNoteの機能・使用感＞ 音声文字起こし 直接話したり、録音した音声ファイルを読み込ませたりして文字起こしをすることができます。音声文字起こしの機能により、入力がスムーズになります。 編集権限の付与を選択できる ノートの作成者は共有時に編集権限を付与するかどうか選択できます。 ＜OneNoteの注意点＞ 整理がしづらい 作成したノートは3つに分けて保存できますが、フォルダ管理と異なるため、整理しづらいと感じる場合があります。 情報が見つけづらい 利用しているユーザーからは「ページ数が増えてくると、目的の情報にたどり着くまでに時間がかかることがあります。検索機能はあるものの、もう少し視覚的に整理できるビューがあると、業務効率がさらに上がると思います。」という声があります。（参考：ITreview） ＜OneNoteの料金体系＞ 無料プランあり Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月 OneNoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 比較表｜情報・ナレッジの社内共有に役立つアプリ一覧 以下は、情報・ナレッジの社内共有に役立つアプリ8選の比較表です。以下の比較表をもとにそれぞれのツールを評価し、導入するかの判断材料にしましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Slack Googleカレンダー 特徴 社内に分散するナレッジの管理・共有に最適な大企業向けのツール 社内の情報を簡単にストックできる中小企業向けのツール 社内のコミュニケーションを効率化するビジネスチャットツール チームでスケジュール共有ができるカレンダーツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【×】※カレンダー設定をメール通知することは可能 PC以外のデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 大切な情報が流れてしまう 無料版では、1つの予約ページしか作成できない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Googleカレンダー」の詳細はこちら Backlog Dropbox Teams OneNote 特徴 チームの業務・進捗を見える化するツール 7億人以上の登録ユーザーから信頼されるオンラインストレージ 会議、チャット、共同作業など様々な機能が一箇所で利用できるツール 1つのデジタルノートブックであらゆる場面のノート記録に対応しているツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【×】 【〇】 【〇】 【×】 PC以外のデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 タスクを見つけづらい ファイルに関するやりとりができない 会議機能が分かりにくい 情報が見つけづらい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは2,970円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは599円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,079円/ユーザー/月～ 公式サイト 「Backlog」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら Teamsの詳細はこちら OneNoteの詳細はこちら 「メッセージ機能」があると、社内共有された情報についてやりとりしたい場面で便利です。また、スマホやタブレットでも使えるアプリであれば、外出先からでもスムーズに資料を閲覧できます。 そのため、情報を社内共有する場合は「メンバー同士で意思疎通が図れる、マルチデバイス対応のアプリ」を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内情報共有ツールを選ぶ5つのポイント 以下では、情報共有ツールの選び方をご紹介します。5つのポイントを押さえれば、自社に最適なツールが選べるので必見です。 （1）自社の課題を解決できるか はじめに、自社の課題を解決できるツールを選びましょう。 たとえば、「情報を集約する場所がない」という課題には、あらゆる情報を蓄積できる「ナレッジ管理ツール」が解決につながります。ただし、「アクセス権を設定できる」「ファイル内検索ができる」など、必要な機能に過不足がないことが前提です。 このように、導入したツールがミスマッチにならないよう、現状の業務の課題を洗い出して、導入の目的をはっきりさせてからツールを選びましょう。 （2）情報の安全性を保てるか 次に、情報の安全性を保てるか確認しましょう。 自社に必要な機能が備わったツールでも、セキュリティが低く不十分だと、社内情報や個人情報が外部に漏れてしまいます。その結果、重大なトラブルや問題に発展してしまう恐れがあるのです。 したがって、ツールを選ぶ時には、自社の持つ情報量を全て保護できるセキュリティがあるかといった点も踏まえて検討するようにしましょう。 （3）情報にアクセスしやすいか 次に、目的の資料へすぐにアクセスできるか確かめましょう。 情報共有をするだけであれば、メールやチャットツールの利用で十分です。しかし、デメリットとして、重要なメールが他のメールに埋もれてしまったり、他のチャットで大切な情報が流れてしまったりします。 そのため、情報を流れることなく蓄積でき、あとから資料やファイルを振り返られる検索機能が必要なのです。なかでも、テキストだけでなく、画像やファイル内まで検索できる「ナレカン」のようなツールであれば、必要な情報が確実に見つかります。 （4）サポートが充実しているか 次に、サポートが充実していることも情報共有ツールを選ぶうえで欠かせません。 たとえば、ユーザーからの問い合わせに対する返答が早いツールであれば、仕事の遅れなどの影響を最小限に抑えられます。また、導入前に運用についての相談ができれば、自社に最適な形でツールの利用が始められるのです。 ほかにも「既存データの移行支援」や「メンバーへの説明会」など、手厚いサポートがあるツールであれば、初期導入の負担を最小限に抑えつつ、安心して運用を開始できます。 （5）誰でも使えるほどシンプルか 最後に、情報共有ツールが誰でも使いこなせるほどシンプルかをチェックしましょう。 情報共有ツールを導入しても、現場で実際に活用されなければ意味がありません。しかし、多機能な情報共有ツールでは、機能が多すぎて従業員が使いこなせない可能性があるうえに、使わない機能が多いと費用対効果が小さくなってしまうのです。 このように、簡単に使いこなせるツールでなければ、無駄な料金や教育コストがかかる恐れがあります。そこで、必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使えるシンプルなツールを選ぶと、操作にストレスがかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内にナレッジ管理ツールを導入する3つの理由 ここからは、社内にナレッジ管理ツールを導入すべき理由をご紹介します。以下を把握しなければ、ツールの具体的な活用方法がイメージできず、運用が長続きしない可能性があるので注意が必要です。 （1）社内の情報を正確に共有できる 社内の情報を正確に共有できるのは、ナレッジ管理ツールのメリットのひとつです。 一部のナレッジ管理ツールでは、作成した情報をリアルタイムで共有可能なので、時間や場所を問わず正確なナレッジにアクセスできます。また、情報を共有した後も、いつでも簡単に情報を振り返れるので、業務の効率化にもつながります。 とくに、ビジネスにおいては迅速かつ正確な情報共有が基本です。そのため、社内で認識を統一できていないなどの問題を抱えている場合は、早急にナレッジ管理ツールを導入する必要があります。 （2）リモートワークに対応できる クラウド型のナレッジ管理ツールを導入すれば、リモートワークにも対応できます。 ナレッジ管理ツールを通じて共有した「メッセージ」や「ファイル」はクラウド上に保存されます。つまり、自宅のPCや個人のスマホからもアクセスできるため、”担当者に問い合わせる”という工数をかけずに情報を確かめられるのです。 以上のように、オフィス以外で仕事をする場合でも、ナレッジ管理ツールがあれば各自が柔軟に仕事を進められるのがメリットだと言えます。 （3）情報を安全に管理できる 情報を安全に管理できるのも、ナレッジ管理アプリのメリットです。 ナレッジは業務効率化や生産性向上を実現するための「資産」であり、なかには機密情報も含まれるため、適切に管理されなければなりません。しかし、メールなどによる共有だと、共有漏れや共有相手の間違いが発生してしまう危険性があるのです。 そのため、操作が簡単で高セキュリティな環境下で情報を管理・共有できるツールを使用しましょう。たとえば簡単に使いこなせて、国際レベルのセキュリティで情報が保護される「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内情報・ナレッジの共有におすすめのツール8選まとめ ここまで、社内情報・ナレッジの共有におすすめのツール8選を中心にご紹介しました。 情報共有ツールを活用すれば、大切な情報を残しておくことが可能です。しかし、共有をするだけでは、過去の情報が埋もれてしまうため、振り返りがしづらくなってしまうため、共有だけでなくその後の管理も重要になります。 そのため、「共有した情報を“ナレッジ”として蓄積・管理できるツール」を選ぶと、共有や管理・活用がスムーズです。また、必要な情報がすぐに見つかる超高精度な検索機能があると管理や活用に役立ちます。 結論、ナレッジシェアに最適なのは、共有された内容をナレッジとして蓄積・管理し、社内用語も検索にヒットするツール「ナレカン」一択です。ナレカンは、「フォルダ」単位で情報へのアクセス権限を設定できるので、機密情報も保護されます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内情報・ナレッジの共有を活性化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携を強化するメリットとは？失敗する原因や成功事例も解説！ 社内外の問い合わせ対応を効率化！おすすめのヘルプデスクツール7選 社内周知の重要性とは？徹底するポイントも解説！ ビックデータをビジネスで活用するには？成功事例や企業のメリットも解説 【これで解消】社内ツールは使いにくい？原因と対処法を解説！