ナレッジマネジメント
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業務の担当者が変わるときは、前任者がいなくなっても業務をスムーズに進めるために、後任者へ引継書を共有しなければなりません。引継書があれば、後任者が未経験でも問題なく業務を任せられます。 しかし、「引継書が後任者に読まれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介します。 後任者が引継書を読まずに繰り返し質問してくる わかりやすい引継マニュアルを作成したい 仕事の引き継ぎを簡単にできる方法が知りたい という方はこの記事を参考にすると、後任に読んでもらえる引継書の書き方が分かり、引き継ぎを円滑に進められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 後任が引継書を読まない原因1.1 内容が難しい1.2 読むべき箇所が分かりにくい2 【3ステップ】読まれる引継書の作り方2.1 （1）引継ぎのスケジュールを作成する2.2 （2）引継書に書く内容を洗い出す2.3 （3）具体的な内容を記載する3 引継書の質を上げる4つのコツ3.1 （1）結論から述べる3.2 （2）一目見て分かるように記載する3.3 （3）ほかの社員にも確認してもらう3.4 （4）ITツールを活用する4 失敗しない引継ぎに必須のツール4.1 簡単に「読まれる」引継書を作成できるツール「ナレカン」5 仕事の引き継ぎに関するよくある質問5.1 業務引き継ぎの注意事項は？5.2 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには？6 引継書が読まれない原因まとめ 後任が引継書を読まない原因 ここからは、後任が引継書を読まない原因を解説します。以下を把握すれば、原因に合わせた解決策を講じることができるので、後任者が引継書を読まないと悩む方は必見です。 内容が難しい 引継書が読まれない原因の1つは、引継書の内容が難しいことです。 引継書の内容が難しければ「読んでも分からない」と判断され、引継書が読まれずに放置されてしまいます。たとえば、専門用語を多用している引継書は、ある程度業務に慣れた社員でなければ理解できません。 したがって、「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけましょう。 読むべき箇所が分かりにくい 引継書が読まれないもう1つの原因は、欲しい情報があった時に「どこを読めば良いか」が分かりにくいことです。 引き継ぎでは業務を一度に引き継ぐので、書類の分量が増えます。そのため、業務の全体像を把握できていない後任者にとっては、引継書から必要な情報を探す作業に時間がかかってしまうのです。 以上のように、引継書のどこを読めば良いか分からず「聞いたほうが早い」と判断されてしまい、読まれなくなります。したがって、「必要な情報をすぐに得られる引継書」を作成しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【3ステップ】読まれる引継書の作り方 ここからは、読まれる引継書の作り方をご紹介します。以下の手順に従って作業を進めれば、ほかの業務を圧迫することなく効率的に引継書を作れます。 （1）引継ぎのスケジュールを作成する まずは、引継書作成に向けてスケジュールを立てましょう。 具体的には、後任者への引き継ぎをする1週間前を目処に引継書を完成させておかなければなりません。引き継ぎ業務はチーム全体の生産性を下げないための重要な仕事なので「差し込みの仕事で対応できなかった」などの事態は避けるべきです。 また、関係者への挨拶の日程も決めておく必要があります。以上のように、引き継ぎはほかの業務と並行して実施するので、適切なスケジュールを立てて計画的に進めましょう。 （2）引継書に書く内容を洗い出す 次に、引継書に書く内容を洗い出します。具体的には、引継書に記載すべき以下の項目について詳細を調査しましょう。 業務の概要 後任者が業務の全体像をつかめるように、業務の必要性や業務で達成したい目的などを記載しましょう。 具体的なスケジュール 後任者が今後の見通しを立てたり、周囲とペースを合わせて取り組んだりできるように、年間、月間の業務スケジュールを示しましょう。 業務の手順 担当変更後も滞りなく仕事が進むように、業務の具体的な流れや手順を示します。また、前任者がもつ知識や経験などのノウハウもあわせて記載しましょう。 例外への対応方法 「引継書やマニュアルを見なければ仕事ができない」という状況を防ぐために、業務上のルールや原則だけでなく、過去のトラブル事例なども共有しておきましょう。 以上のように、業務の全体像からイレギュラーへの対応方法までを洗い出すことが「後任者にとって過不足がなく分かりやすい引継書」の作成につながります。 （3）具体的な内容を記載する 最後に、洗い出した項目について具体的な内容を記載しましょう。 ここでは、“データや書類の保管場所”、”業務で扱うツールやシステムの操作方法”などを明示します。引継書を見た後任者がどのように業務を進めるかをイメージし、分かりやすく記載しなければなりません。 また、完成した引継書は一度上司や同僚へ共有し、不備がないか確認してもらうのがおすすめです。以上のように、業務に慣れている前任者だけではなく、後任者や関係者などの目線をとりいれながら詳細を示す必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継書の質を上げる4つのコツ 以下では、引継書の質を上げる4つのコツをご紹介します。既存の引継書を改善して「読まれる引継書・役立つ引継書」にしたい担当者の方は必見です。 （1）結論から述べる 1つ目のコツは、引継書に記載する内容を「結論から述べること」です。 冗長な文章は、読むだけでなく理解するのにも時間がかかって、後任者の読む意欲を無くしてしまいます。したがって、短時間で分かりやすく伝えるために結論から述べる必要があるのです。 また、後任者にとって分かりやすいだけでなく、前任者も引継書の文章作成で迷わなくなるメリットがあるので、結論から述べる方が良いと言えます。 （2）一目見て分かるように記載する 2つ目のコツは「一目見て伝えたい内容が分かるように記載すること」です。 たとえば、業務手順を文章だけで記載した場合と、図や矢印などを使って「フローチャート」で表した場合では、業務のイメージのしやすさが大きく異なるのです。 文字だけでは業務への具体的なイメージがすぐに伝わらない可能性があります。したがって、図形や画像を貼付したり、デザインやレイアウトを工夫したりして、視覚的に見やすい引継書にしましょう。 （3）ほかの社員にも確認してもらう 3つ目のコツは「ほかの社員にも確認してもらうこと」です。 前任者が理解できる引継書が、未経験者にとって分かりやすいものとは限らないので、ほかの社員に確認してもらったうえで改善する必要があります。 たとえば、後任者の立場に近い新入社員や経験の浅い社員などへ事前に引継書を共有し、改善すべき点が何か調査して、引継書に反映させましょう。 （4）ITツールを活用する 4つ目のコツは「ITツールを活用すること」です。 一部のITツールには、引継書の作成を効率化する「テンプレート機能」が搭載されています。テンプレート機能を使うと、あらかじめ作成したフォーマットに沿って情報を入力するだけで簡単に「見やすい」引継書を作れます。 また、ITツールの検索機能を使えば、必要な情報を瞬時に探し出せるので「読みたい情報がどこにあるか分からない」状態になりません。とくに、「ナレカン」のようにシンプルな情報共有ツールを使って、引継書の作成から管理までをスムーズにする企業も多いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しない引継ぎに必須のツール 以下では、失敗しない引継ぎに必須のツールをご紹介します。 引継書が読まれない状況を解消するには、「高精度の検索機能が備わっているツール」を導入し、資料を管理しましょう。検索機能が搭載されているツールを使えば、後任者が知りたい情報を簡単に探し出せます。 ただし、操作が複雑なツールは使うのが面倒になり、前任者の資料作成や高2運者のチェックが滞りがちです。したがって、「ITスキルに関係なく簡単に操作できる」点も重視しましょう。 結論、引継書の運用には誰でも簡単にわかりやすい引継書を作成でき、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、画像・ファイル添付をはじめ、目次や文字の装飾が簡単なので、誰でも見やすい引継書を作成できます。また、ヒット率100%の「キーワード検索」で、必要な情報をすぐに見つけ出せるため、引継書の管理もスムーズになるのです。 簡単に「読まれる」引継書を作成できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレカンで引継書を作成するイメージ ナレカンの「記事」には、以下のように図やファイル添付で、簡単に引継書を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の引き継ぎに関するよくある質問 以下では、仕事の引き継ぎに関するよくある質問についてご紹介します。引き継ぎにおいて疑問があるという方は必見です。 業務引き継ぎの注意事項は？ 業務引き継ぎにおける注意事項のひとつに、「余裕をもった引き継ぎ期間を確保すること」が挙げられます。 業務の引き継ぎは、情報を共有して終わりではなく、後任者が業務をスムーズに行えるまでサポートする必要があります。そのため、引き継ぎにかかる期間は余裕をもって設定する必要があります。 また、事前に引き継ぎのスケジュールを計画しておくことも有効です。 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには？ 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには「質問の機会を設けること」が重要です。 後任者に一方的に説明をして終わりにするのではなく、説明の合間で質問できる機会を設けることで、引き継ぎ漏れを防げます。また、後任者が実際に業務を開始し、その中で疑問に思ったことを解消する場を設けることも有効です。 以上のように、疑問点を解消できる環境づくりによって、仕事の引き継ぎ漏れを防止できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継書が読まれない原因まとめ ここまで、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介しました。 後任者が引継書を読まない原因は「内容が難しいこと」と「どこを読むべきか分かりにくいこと」の2点です。内容の難しさは「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけることで解決します。 また、読むべき箇所が分かりにくい問題に対しては、検索機能が搭載されたITツールを導入して、情報へのアクセス性を高めなければなりません。 したがって、タグやタイトルから引継書を横断的に検索でき、後任者が必要な情報へたどり着きやすいツール「ナレカン」を使うべきなのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、「後任者に引継書が読まれない」問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方のコツや書き方例を紹介！

異動や退職にともなって業務の担当者を変更するときは、社内・社外それぞれに引継ぎの旨を連絡し、業務に必要な情報を共有しなければなりません。 しかし、引継ぎメールは送る相手によって書き方が変わるため「引継ぎメールの書き方やポイントが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務をスムーズに進める方法を中心にご紹介します。 失礼のない引継ぎメールを送信したい 業務の引継ぎをスムーズに進めるコツを知りたい 引継ぎに必要な情報を適切に管理できる方法があれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、引継ぎ・担当変更に伴うメッセージや資料のやりとりをスムーズに進める方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【例文あり】引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方1.1 社外向け1.2 社内向け2 【例文あり】引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方3 引継ぎ・担当変更メールのポイント3.1 丁寧かつ分かりやすく伝える3.2 変更が分かったらすぐに伝える3.3 前任者からメールを送信する4 業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツ3選4.1 （1）過去のやりとりもストックする4.2 （2）引継ぎ資料が埋もれさせない4.3 （3）資料と紐づけてやりとりする5 【引継ぎミス防止】業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツール5.1 引継ぎに必要な資料を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」6 引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方まとめ 【例文あり】引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方 以下では、引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方をご紹介します。引継ぎメールに記載すべき項目は、メールを送信する相手によって異なるため必見です。 社外向け 以下では、社外向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。 ＜前任者＞ 前任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 （2）担当変更の背景と日付 担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程は、「〇月〇日（〇）付けで」と記入します。 （3）感謝の言葉 担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 （4）後任者の紹介 後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 （5）挨拶について 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 ・（例文1）人事異動による担当者変更 【担当者変更のご挨拶】株式会社△△　大道宏樹 ××株式会社 伊藤様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の大道でございます。 このたび人事異動に伴い、4月1日付けで貴社の担当を外れることとなりました。 在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。 後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。 佐藤は長らく営業業務に携わっており、信頼のおける人物でございます。 直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご報告となり大変申し訳ございません。 後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺う所存でございます。 上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。 ・（例文2）退職による担当者変更 【担当者変更のご挨拶】株式会社△△　大道宏樹 ××株式会社 伊藤様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の大道でございます。 私事で恐縮ですが、この度一身上の都合により、4月1日をもちまして退職することとなりました。 在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。 後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。 佐藤は入社以来、営業業務に携わっており、□□業界の知識も豊富な人物です。 直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご報告となり大変申し訳ございません。 後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺う所存でございます。 上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。 株式会社△△　大道 ＜後任者＞ 後任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の3項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 （2）担当変更の背景と日付 担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程を明確に記入します。 （3）挨拶について 担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 ・（例文）人事異動による担当者変更 【着任のご挨拶】株式会社△△　佐藤一郎 株式会社×× 伊藤様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の佐藤でございます。 このたび人事異動に伴い、4月1日より山田の後任として 貴社を担当させていただくことになりました。 直接ご挨拶にお伺いすべきところ、 メールでのご報告となり大変申し訳ございません。 後日改めまして、前任の大道と共にご挨拶に伺う所存でございます。 上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。 株式会社△△　佐藤 社内向け 以下では、社内向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。 ＜前任者＞ 前任者から社内へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 （2）異動の日付、異動先 異動先を明確にかつ簡潔に記載しましょう。また、「〇月〇日（〇）付けで」と異動の日程を明確に記入します。 （3）感謝の言葉 宛先の社員への感謝の言葉を書きましょう。具体的なエピソードを添えると、より気持ちのこもった丁寧な印象になります。 （4）後任者の紹介 後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 （5）お詫び 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 ・（例文1）人事異動による引継ぎ連絡 【異動のご挨拶】営業部　大道宏樹 総務部 田中さん お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。 このたび4月1日をもちまして、B支店 営業部に異動することになりました。 在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。 後任は、佐藤さんが担当させていただきます。引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。 本来ならご挨拶に伺うべきところ、 メールでのご連絡となり申し訳ございません。 最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 営業部 大道 ・（例文2）退職による引継ぎ連絡 【退職のご挨拶】営業部　大道宏樹 総務部 田中さん お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。 この度、一身上の都合により、4月1日付けで、退職することになりました。 在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。 後任は、佐藤さんが担当させていただきます。引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。 本来ならご挨拶に伺うべきところ、 メールでのご連絡となり申し訳ございません。 最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 営業部　大道 ＜後任者＞ 後任者から社内向けの引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の4項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 （2）異動の日付、異動前の部署名 「〇月〇日付けの異動により、〇〇さんの業務を引き継ぐことになりました（名前）です」という形式で書きましょう。 （3）抱負 今後に向けた抱負を述べましょう。 （4）お詫び 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 ・（例文）人事異動による引継ぎ連絡 【担当者変更のご挨拶】営業部　佐藤一郎 ご担当者様各位 このたび、4月1日付けの異動により、大道さんの業務を 引き継ぐことになりました佐藤一郎と申します。 異動前は、B支店の営業部で〇〇業務を担当しておりました。 不慣れな部分もあるため、何かとご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、 いち早くチームに貢献できるよう努めますので、何卒よろしくお願いいたします。 本来ならご挨拶に伺うべきところ、 メールでのご連絡となり申し訳ございません。 後日改めまして、ご挨拶に伺う所存でございますので、何卒よろしくお願いいたします。 営業部 佐藤 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方 ここでは、引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方を解説します。例文も紹介しているため、どのように返信すべきか悩んでいる方は必見です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、変更せずに返信するようにしましょう。 （2）メールをいただいたことに対するお礼 担当者変更に対する挨拶メールへの返信には、前もって知らせてくれたことに関するお礼を記載しましょう。 （3）在任中にお世話になったことに対するお礼 担当者変更に関するお礼といった事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 （4）新天地での活躍への祈念 最後に、新天地での活躍を祈念する言葉をかけましょう。 ・（例文）人事異動による引継ぎ連絡への返信 Re:【担当者変更のご挨拶】株式会社△△　大道宏樹 株式会社△△ 大道宏樹様 日頃は、お世話になっております。 株式会社××の伊藤でございます。 大道様の転勤とご担当者様の変更のご連絡をいただき 誠にありがとうございます。 大道様には着任以降、今まで大変お世話になり、 感謝の気持ちでいっぱいでございます。 大道様が担当していただきまして、こちらも 大変スムーズにお仕事をさせていただきました。 改めて感謝申し上げます。 転勤先では大道様の持前の力をより発揮していただき ご活躍されますことを心よりお祈り申し上げます。 今後とも引き続き何卒宜しくお願い申し上げます。 株式会社××　伊藤 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ・担当変更メールのポイント 以下では、引継ぎや担当変更メールで気を付けるべきポイントをご紹介します。マナーやタイミングを考慮して、相手に失礼のない挨拶を心がけましょう。 丁寧かつ分かりやすく伝える 丁寧かつ分かりやすく伝えることが、気を付けるべきポイントのひとつです。 具体的には、「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に気を付ける必要があります。本来、引継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メールで報告するときはお詫びの一文を付け加えましょう。 また、担当変更の理由や日付は、相手がすぐに理解できるように簡潔に記載します。このように、引継ぎ・担当変更の挨拶メールでは、内容を丁寧かつ分かりやすく伝えることが重要です。 変更が分かったらすぐに伝える 変更が分かったらすぐに伝えることも、引継ぎメールのポイントです。 引継ぎメールは、担当の変更が分かってからすぐ送るのが好ましいとされています。早めの挨拶が必要な理由は、担当変更の報告が遅れてしまうと、関係者が引継ぎの準備に十分な時間をとれないからです。 また、引継ぎメールだけでなく、引継ぎに必要な資料も早めに準備することが重要です。そのため、多階層のフォルダと検索機能で、目的の資料をすぐに探し出せる「ナレカン」のようなツールを使って、資料を適切に管理しておきましょう。 前任者からメールを送信する 最後に、前任者からメールを送信することもポイントです。 基本的に、引き継ぎメールは前任者から送るのがビジネスマナーとされています。まず、前任者が引継ぎの旨やその理由を関係者に送り、次に、後任者から自己紹介や業務への姿勢などを書いた引き継ぎメールを送ります。 スムーズに引継ぎを行うために、前任者と後任者で引き継ぎメールの送信日時についての段取りを決めておくことも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツ3選 ここからは、業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツを紹介します。以下を実践すれば、引継ぎ業務の負担を減らし、円滑にメッセージや資料のやりとりを進められます。 （1）過去のやりとりもストックする 1つ目のコツは、過去のやりとりもストックすることです。 たとえば、メールで引継ぎのやりとりをしていると、見返したい内容があった場合には大量の業務メールから探し出さなくてはなりません。さらに、目的の情報を見つけ出せなければ再度共有してもらう必要があるので、相手の業務にも支障が出てしまいます。 このように、過去のやりとりを素早く見返せなければ、引継ぎ業務に必要以上の時間がかかるのです。そこで、「ナレカン」のようにやりとりを蓄積して簡単に見直せるツールを使えば、効率よく業務を進められ、やりとりが見つからないストレスもありません。 （2）引継ぎ資料が埋もれさせない 2つ目のコツは、引継ぎ資料を埋もれさせないことです。 資料の引継ぎが不十分では、取引先とのやりとりでミスをするなど後任の業務に支障をきたします。そのため、確認漏れが生じないように共有する必要があるのです。 たとえば、前任者から後任者へメールで引継ぎ資料を添付すると、ほかのメッセージに埋もれたり流されたりして気づかない可能性があります。したがって、引継ぎ資料はメールでやりとりするのではなく、保管場所を用意してまとめて共有するのが最適です。 （3）資料と紐づけてやりとりする 3つ目のコツは、資料と紐づけてやりとりすることです。 資料と紐づけてやりとりを管理しておけば、過去の細かな連絡事項も確認しやすくなります。さらに、メールと比べて気軽にコミュニケーションがとれるうえ、資料に関する細かなやりとりも補足できるので、認識齟齬が起きるリスクも回避できます。 このように、資料とメッセージを紐づけられるツールを使えば、認識のすり合わせがスムーズになるため、引継ぎ業務を円滑に進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【引継ぎミス防止】業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツール 以下では、業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツールをご紹介します。 引継ぎ業務では「資料の受け渡し」と「引継ぎに関するメッセージのやりとり」のために頻繁にメールを送受信します。しかし、メールでは気軽にコミュニケーションがとれず、何往復もしたやりとりの中から目的の情報を振り返るのは困難です。 また、チャットツールを利用する方法もありますが、チャットはメッセージが流れてしまううえ、情報が錯綜しやすい点がデメリットだと言えます。したがって、「引継ぎのやりとりに手間がかからず、かつ情報を流さず蓄積できるツール」が必須なのです。 結論、引継ぎ業務をスムーズに進めるには、メールやチャットのデメリットを解消しつつ、引継ぎに関する情報を簡単に蓄積・共有できる「ナレカン」を使うべきです。 ナレカンの「記事」には、引継ぎに関する情報を書き込んだり資料を添付したりできるうえ、すぐに任意の後任者へ共有できるのが特徴です。また、ノートに紐づく「コメント」で他の情報と混ざらずやりとりできるうえ「多階層のフォルダ機能」で”部署”や”業務”ごとに資料を管理が可能です。 引継ぎに必要な資料を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った引き継ぎ資料の管理＞ 以下は、ナレカンで引き継ぎ資料を管理する例になります。 フォルダでの資料管理 ナレカンの多階層フォルダによって引き継ぎに必要な資料を内容ごとに管理できるため、目的の資料を見つけやすく、スムーズに業務を進めることができます。 コメント(メッセージ)機能 各ノートにはコメント機能があるため、気軽にコミュニケーションを取れるうえ、他の情報と混ざることなく資料ごとにやり取りを管理しておけます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方まとめ ここまで、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務全般をスムーズに進める方法についてご紹介しました。 社外に向けた引継ぎ・担当変更メールは「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に注意して作成しましょう。一方、社内における前任者・後任者間のやりとりは、簡単かつ見返しやすい形で実施する必要があります。 また、引継ぎ資料はメールで送ると流れてしまうため、すぐに参照できるように蓄積して共有しなければなりません。そこで、「メッセージのやりとりと資料の共有を、手間なくおこなえるツール」が求められます。 したがって、業務の引き継ぎを円滑に行うには、資料ごとにやり取りを残せるうえ、多階層のフォルダで引き継ぎ資料を適切に管理できるツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して資料の管理・共有に活用し、引継ぎ業務をスムーズに進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方のコツや書き方例を紹介！

異動や退職時に引継ぎ書を作成することで、後任のメンバーに業務をスムーズに引き継ぐことができます。しかし、一から引継ぎ書を作るのは工数がかかるため、テンプレートやひな形を活用して、作業の負担を減らすことが推奨されます。 一方で、「どの引継ぎ書のテンプレートを使えば良いのか」「見やすい引継ぎ書の構成が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートを中心にご紹介します。 引継ぎ書のサンプルやフォーマットを探している 書き方のポイントを押さえて、スムーズに引継ぎ書を作成したい 引継ぎ書の作成だけでなく管理、共有までを効率化したい という方はこの記事を参考にすると、短時間で簡単に引継ぎ書を作成し、情報共有をスピーディーに行う方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 引継ぎ書とは1.1 引継ぎ書とマニュアルの違い1.2 引継ぎ書を作成する目的2 【例文あり】引継ぎ書に記載すべき6つの項目3 わかりやすい引継ぎ書を作成する3つのポイント3.1 （1）頻度別にまとめる3.2 （2）要点を押さえる3.3 （3）関係者を記載する4 【無料】おすすめの引継ぎ書テンプレート・フォーマット5選4.1 【Word】作業や業務の流れが掴める引継ぎ書の雛形4.2 【Word】自由度の高い引継ぎ書のサンプル4.3 【Excel】異動時の業務引継ぎの報告書類のフォーマット4.4 【Excel】経理や会計、営業などの様々な引継ぎで使えるテンプレート4.5 【Word・Excel】シンプルで見やすい引継ぎ書の見本5 【必見】引継ぎ書を最も簡単に作成・管理・共有できるツール5.1 ナレッジを即作成・即アクセスできる「ナレカン」5.2 【見本】ナレカンを使った引継ぎ書のテンプレートの作成例6 【番外編】スムーズに業務を引き継ぐコツとは？7 引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートまとめ 引継ぎ書とは ここでは、引継ぎ書の概要をご説明します。引継ぎ書を作成する前に、以下で引継ぎ書の概要や目的を押さえましょう。 引継ぎ書とマニュアルの違い 引継ぎ書とマニュアルは、網羅する情報の範囲が異なります。 引継ぎ書には、業務の具体的な手順や進行中のプロジェクト内容など、引継ぎが必要な案件をまとめます。つまり、業務そのものだけでなく、それに関連するさまざまな情報も記載されています。 一方、マニュアルは業務全体の流れや手順に特化しており、フローを理解するためのツールです。そのため、マニュアルだけでは前任者の進捗状況を把握することはできません。 これらのことから、引継ぎ書はマニュアルを補完する重要な役割があるのです。そのため、後任者には、マニュアルと共に引継ぎ書も必ず共有しましょう。 引継ぎ書を作成する目的 引継ぎ書の作成は、退職や異動、新人教育などのシーンで必要となり、作成すると以下のようなメリットがあります。 属人化を防ぐ 特定の人に依存せず、業務を誰でも引き継げる状態にすることで、トラブルや業務停滞を回避できます。 業務の質と効率の低下を防ぐ 引継ぎ書を活用することで、業務の質や進行状況が前任者と同じ水準で維持されます。これにより、後任者も効率よく業務を進められます。 ナレッジを蓄積する 引継ぎ書は業務のナレッジを蓄積するためにも必要です。業務のノウハウや成功・失敗事例があれば、前任者が不在になっても仕事の質を保てます。 これらのメリットを得るためにも、退職や異動、新人教育などの場面では、必ず引継ぎ書を作成し、後任者にスムーズに業務を引き継ぐ準備をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】引継ぎ書に記載すべき6つの項目 ここでは、引継ぎ書に必要な6つの項目について例文を用いて解説します。誰にでも分かりやすい引継ぎ書を作成するために、以下の6つの項目を漏らすことなく記載しましょう。 項目 詳細 業務の概要 はじめに、業務の全体像を明記しましょう。これにより、後任者の業務への理解が深まります。業務の位置づけを明確にするために、関連部署や取引先の情報も記載すると良いです。 スケジュール 年間・月間・週間のスケジュールに基づいてタスクを整理します。これにより、時期による優先順位や締め切りを明確にし、後任者への伝達漏れを防ぎます。 業務内容と流れ 業務内容や手順を具体的に記載します。前任者が知っている「コツ」や「ノウハウ」も追加しておくと、品質維持や作業効率の向上が期待できます。 進捗状況 前任者が完了できなかった業務について、進捗や注意点を記載します。また進捗状況の確認方法や関連資料を共有しておくと、スムーズに業務を引き継げます。 トラブル発生時の対処法 過去のトラブルやその対処法、イレギュラーな対応例を記載しましょう。これにより、後任者はトラブルを事前に回避し、迅速な対応が可能になります。 関係者の連絡先 関連部署や担当者、取引先の連絡先を一覧にまとめておきます。連絡先がすぐに確認できることで、後任者が不明点を迅速に解決できます。 以上を参考に、前任者と後任者で認識のずれがでないよう、必要な情報を詳細に記載することが大切です。また、引き継ぐべき情報量が多い場合には、”ノート形式”で情報を整理して書き込める「ナレカン」のようなツールを活用するのも一つの手です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい引継ぎ書を作成する3つのポイント ここでは、引継ぎ書を作成する際に押さえておくべき3つのポイントを解説します。以下のポイントを守れば、後任者に滞りなく業務の引継ぎができます。 （1）頻度別にまとめる まず、引継ぎ書には、業務を「日次」「月次」「年次」といった頻度別にまとめて記載しましょう。 たとえば「日報」と「週次ミーティング」などを混在して記載すると、後任者が見落としやすくなり、作業の抜け漏れが発生する可能性があります。 そのため、頻度ごとに整理して書き、重要な作業をすぐに把握できるようにしましょう。 （2）要点を押さえる 次に、引継ぎ書は要点を押さえて簡潔に書きましょう。 引継ぎ書で業務を詳しく説明すれば、後任のメンバーがすぐに仕事を進められます。ただし、情報量が多すぎると、かえって資料が読みづらくなるため注意が必要です。 そのため、要点を押さえて業務を簡潔に説明しなくてはなりません。そこで、必須項目を押さえた自作のテンプレートをいつでも呼び起こせて、必要に応じて項目の追記や画像添付ができる「ナレカン」などのITツールを活用して、誰から見ても分かりやすい引継ぎ書を作りましょう。 （3）関係者を記載する 最後に、業務に関連するメンバーの情報を記載しましょう。 業務には、社内外の担当者と連携して進めるものもあります。そのため、関係者の名前や所属先、連絡先を含めておくことで、業務に関する質問や不明点がすぐに解決できるようになります。 また、担当が変更される際には、事前に関係者に対面でその旨を伝えることが大切です。これにより、誤解やトラブルを防ぐことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】おすすめの引継ぎ書テンプレート・フォーマット5選 引継ぎ書は、日常業務の合間を縫いながら作るため、短時間で完成させることが求められます。そこで、以下でご紹介する5つのテンプレートを活用して、簡単に引継ぎ書を完成させましょう。 【Word】作業や業務の流れが掴める引継ぎ書の雛形 こちらは、楽しもう Officeが提供するWordで使える引継ぎ書テンプレートです。 フォーマットに沿って入力するだけで引継ぎ書が完成します。また、画像を貼る欄があり、視覚的に伝えられる点もメリットです。 Microsoft｜楽しもう Officeの詳細はこちら 【Word】自由度の高い引継ぎ書のサンプル こちらは、SILAND.JPが提供するWord形式の引継ぎ書テンプレートです。 見出し機能を使えば目次も簡単につくれます。ただし、設定できる項目が多い分、ITに不慣れな方は使いこなせない恐れもあるので注意が必要です。 SILAND.JPの詳細はこちら 【Excel】異動時の業務引継ぎの報告書類のフォーマット こちらは、経費削減実行委員会が提供するExcel形式の業務引継ぎ書テンプレートです。 表があらかじめつくられているので、項目を埋めるだけで引継ぎ書が完成します。とくに、異動や転勤などで担当者がいなくなる前の引継ぎ報告に利用できますが、”業務の詳細な手順を載せる欄”がないため、マニュアルとの併用が必須なことに注意しましょう。 経費削減実行委員会の詳細はこちら 【Excel】経理や会計、営業などの様々な引継ぎで使えるテンプレート こちらは、テンプレートの無料ダウンロードのサイトが提供する、Excelで使える業務引継ぎ書のテンプレートです。 シンプルな形式の引継ぎ書であるため、汎用性が高く、経理や営業、事務など様々な引継ぎで利用できます。一方で、画像を入れる場所がなく、テキストのみで読みづらくなる恐れがあります。 テンプレートの無料ダウンロードの詳細はこちら 【Word・Excel】シンプルで見やすい引継ぎ書の見本 こちらは、テンプレルンが提供するA4サイズの業務引継ぎ書のテンプレートです。 ExcelとWordのほか、PDFバージョンも配布されているので、さまざまな場面で活用できます。しかし、画像を入れる欄がなく、テキストのみの資料となる点に注意が必要です。 テンプレルンの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】引継ぎ書を最も簡単に作成・管理・共有できるツール 以下では、引継ぎ書を最も簡単に作成・管理・共有できるツールをご紹介します。 引継ぎ書を一から作成するとなると、形式の決定や内容の記入に時間がかかり、負担が大きくなります。また、WordやExcelの引継ぎ書では、似たような名前のファイル名が乱立し管理がずさんになるリスクが高いです。 そこで、「テンプレート機能を備えた引継ぎ書管理ツール」を導入すると、引継ぎ書の作成時間が大幅に削減されます。なかでも、ノート形式で情報を残せるツールであれば、ファイルを開かずとも内容がわかり、管理の面でも役立ちます。 したがって、自社が引継ぎ書の制作・管理で導入すべきは、引継ぎ書の作成や管理におけるコストを大幅に削減できる「ナレカン」一択です。 ナレカンは自作したテンプレートを呼び起こして、短時間で引継ぎ書を作れるので統一されたフォーマットで引継ぎ書を一元管理できます。さらに、編集や更新内容がリアルタイムで反映されるため、引継ぎ書が形骸化することなく社内で共有されます。 ナレッジを即作成・即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンを使った引継ぎ書のテンプレートの作成例 ここでは、ナレカンを使った引継ぎ書の作り方を解説します。以下の手順を追えば、見やすい引継ぎ書を簡単に作成できます。 はじめに、記載する項目を決めて、引継ぎ書のテンプレートを作成します。「＋新規作成」をクリックして、作成を始めましょう。 テンプレートが完成したら、「保存」をクリックして作成完了です。 画面右下の [＋テンプレートから作成] をクリックし、引継ぎ書のテンプレートを選択します。 テンプレートに沿って記載すれば、引継ぎ書の完成です。画面右上の「公開する」をクリックして共有しましょう。 このように、ナレカンを使えば、必須項目を押さえた自作のテンプレートで見やすい引継ぎ書を簡単に作れます。 以上のように、複雑な記法は必要なく、記事の下部にある「機能ボタン」をクリックすれば、表やチェックリストも簡単に「引継ぎ書テンプレート」として登録できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】スムーズに業務を引き継ぐコツとは？ スムーズに業務を引き継ぐには以下の2つコツがあります。 わかりやすい引継ぎ書を作る まず誰が読んでも理解できるほど、視覚的にも内容的にもわかりやすい引継ぎ書を作成することが大切です。そのためには、一人で引継ぎ書類を完成させるのではなく、複数人で内容の確認や補填をするようにしましょう。 日頃から情報共有を徹底する どんなにわかりやすい引継ぎ書であっても、業務を進めていく上で必ず不明点が生じます。そこで、普段から業務の概要を共有する仕組みを作り、業務の属人化を解消しておきましょう。 以上のように、引継ぎをスムーズに進めるには情報共有の制度を整えるといった普段からの積み重ねが重要です。そのため、正しく業務情報が共有されていない場合は、今から「ナレカン」のような情報共有ツールを使って今後の業務の引継ぎを円滑化できるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートまとめ ここまで、引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートを解説しました。 引継ぎ書はテンプレートを使えば短時間で作れるものの、WordやExcelで作成するとファイルが増えて管理に手間がかかります。また、様々な業務に関する引継ぎ書やマニュアルが混在して、なかなか必要な書類に辿り着けないこともあるのです。 そこで、引継ぎ書の作成だけでなく、管理や共有まで効率よく実行できるツールを導入しましょう。加えて、高度な検索機能を備えたものであれば、必要なファイルがすぐに見つからないストレスがなくなります。 結論、自社で導入すべきITツールは、AIによる検索機能を備え、作成・共有・管理を一元化できるアプリ「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズな引継ぎを実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方のコツや書き方例を紹介！

年度末や人事異動のときは仕事の引き継ぎが多くなりがちですが、重要な情報を伝え忘れてしまうとトラブルになりかねません。そのため、前任者から後任者へ漏れなく情報伝達することが大切です。 しかし、「どうすればスムーズに業務の引き継ぎができるのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事の引き継ぎでイライラする原因や、引き継ぎ業務のストレスをなくす方法を中心に紹介します。 仕事の引き継ぎにストレスを感じており、解消したい 引き継ぎにイライラする原因が知りたい 円滑に引き継ぎができる環境を整えたい という方は本記事を参考にすると、引き継ぎ業務の手間を減らす方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事の引き継ぎで前任者がイライラする原因2 仕事の引き継ぎで後任者がストレスを感じる原因3 退職や異動のときの引き継ぎあるある3選3.1 十分な時間を設けられない3.2 引き継ぎ用のマニュアルがない3.3 必要な資料が見つからない4 ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツとは4.1 （1）引き継ぐ時間を確保する4.2 （2）情報を過不足なく伝える4.3 （3）ITツールを活用する5 【必見】引き継ぎ業務のストレスをなくす方法とは5.1 最も簡単に引き継ぎマニュアルをつくれるツール「ナレカン」6 よくある質問｜引き継ぎを受ける新人がやるべきこと7 仕事の引き継ぎのストレスをなくす方法まとめ 仕事の引き継ぎで前任者がイライラする原因 仕事の引き継ぎの際に前任者が業務の説明をしても、後任者が業務内容をなかなか覚えてくれなかったり、同じことを何度も聞いたりすると、前任者は「仕事を覚える気がない」と感じ、イライラします。 そのため、後任者は自分で必要なことをメモしたり、わからないことを聞く前に自分でマニュアルを確認したりする習慣をつけましょう。また、前任者は後任者にとって使いやすいマニュアルを準備することが大切です。 しかし、前任者が毎回一から引き継ぎマニュアルを作成していると負担が大きいので、普段から「ナレカン」などのITツールで業務の進め方を記録しておくと便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の引き継ぎで後任者がストレスを感じる原因 仕事の引き継ぎの際、前任者の説明が曖昧だったり説明に抜け漏れがあったりすると、後任者はスムーズに業務に取り組めず、ストレスを感じます。 そのため、前任者はマニュアルを渡して終わりではなく、口頭で直近の状況や課題点などを適切に補足して説明しましょう。 引き継ぎは一方通行の情報伝達にならないように、互いにコミュニケーションを取りながら進める必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 退職や異動のときの引き継ぎあるある3選 ここでは、引き継ぎあるある3選を解説します。以下を参考に、引き継ぎで起こりがちなトラブルについて理解を深めましょう。 十分な時間を設けられない 引き継ぎあるあるとして、十分な時間を設けられないことが挙げられます。 異動のときは、引き継ぎに加えて関係者への挨拶や荷物の整理といった業務が必要になります。結果として、引き継ぎの準備に十分な時間を割けず、伝え忘れが発生してしまうのです。 重要な情報を伝え忘れると、異動後に後任者が問い合わせる手間が発生したり、業務が遅滞したりする恐れがあります。そのため、引き継ぎをするときは、スケジュールに余裕を持たせるのがおすすめです。 引き継ぎ用のマニュアルがない 引き継ぎ用のマニュアルがないことも、引き継ぎあるあるのひとつです。 引き継ぎは日常的に実施する業務ではないので、マニュアルが用意されていないケースが多々あります。また、マニュアルがある企業でも、更新する社員がいないため使われずに放置されているのです。 また、マニュアルがなければ引き継ぎの手順を一から調べなければならないので、手間と時間がかかります。したがって、引き継ぎ業務をスムーズにするために、早急にマニュアルを整備しましょう。 必要な資料が見つからない 必要な資料が見つからないことも、引き継ぎでのあるあるのひとつです。 手書きで引き継ぎノートをつくると、確認したいことをすぐに見つけられないので面倒です。Wordで代替する方法もありますが、印刷やメールで共有する手間がかかるうえ、ファイルが社内のどこに保管されているかわからなくなる恐れがあるのです。 このように、紙やWordは引き継ぎ書の共有・管理に難があります。そこで、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能が充実したITツールを使えば、必要な書類を探し出すストレスがなくなるのです。 したがって、引き継ぎ書を活用しやすい仕組みをつくりたい方は、「ナレカン」などの引き継ぎに必要な業務マニュアルを作成・管理できる情報共有ツールを活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツとは ここでは、ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツを解説します。以下のポイントを押さえて、スムーズに業務を引き継ぎましょう。 （1）引き継ぐ時間を確保する 引き継ぎには十分な時間を確保する必要があります。 引き継ぎでは、口頭で補足したり質問を受け付けたりする時間が必要です。そのため、直接コミュニケーションをとる時間は、必ず確保しなければなりません。 しかし、互いに担当業務をいくつも抱えているため、なかなか引き継ぎができないケースもあります。したがって、1週間以上前からスケジュールを相談するなど、余裕を持って引き継ぎを進めましょう。 （2）情報を過不足なく伝える 引き継ぎでは、必要な情報を過不足なく伝えなければなりません。 「これは分かるだろう」と主観的に判断して説明を省略しすぎると、後任者が誤った認識をもつ可能性が高まります。したがって、必要な情報は漏れなく伝えましょう。 また、業務内容に加えて、各クライアントの特徴や過去のトラブルと対処法など経験を交えて仕事のノウハウも伝えれば、次の担当者がスムーズに仕事をはじめられます。 （3）ITツールを活用する スムーズに引き継ぎするには、ITツールを活用しましょう。 引き継ぎ資料を都度前任者が作成していると、時間と手間がかかるうえ、伝える内容にばらつきが生じます。また、引き継ぎ資料を渡しても、ファイルの保管場所がわからなくなっては意味がありません。 そこで、ITツールを活用するとテンプレート機能や情報を整理する機能で、引き継ぎ資料の作成・管理が円滑化するのです。とくに、「ナレカン」のような簡単に使いこなせるツールだと前任者・後任者ともに操作に迷わず引き継ぎが実施できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】引き継ぎ業務のストレスをなくす方法とは 以下では、引き継ぎ業務のストレスをなくす方法を紹介します。 引き継ぎは、後任者が業務に順応してはじめて成功したと言えます。とくに、大企業では部署間での異動や社内メンバーの入れ替わりも多いため、日ごろから「業務の進め方やノウハウを蓄積できる仕組みづくり」が欠かせません。 そこで、「業務の情報を残せるナレッジ管理専用ツール」を導入すれば、引き継ぎが発生したときもゼロからまとめる必要がないので、前任者・後任者の引き継ぎストレスの予防につながります。ただし、ツールの操作が複雑すぎると社員が使いこなせず、引き継ぎのストレスが解消されません。 したがって、直感的に使えることを重視して選びましょう。したがって、導入するべきなのは、引き継ぎ書をはじめとしたあらゆる社内情報を簡単に管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや画像・ファイルを簡単にまとめられて、多階層の「フォルダ」で見やすく分類できます。また、前任者に質問するように知りたい情報を探せる「自然言語検索」も備わっているので、後任者が円滑に引き継いだ業務を進められます。 最も簡単に引き継ぎマニュアルをつくれるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ よくある質問｜引き継ぎを受ける新人がやるべきこと 引き継ぎを受ける新人がやるべきことは、以下の3つが挙げられます。 引き継ぎ書があってもメモを取る 業務の進め方が引き継ぎ書にまとまっていても、知識を深めたりミスを未然に防いだりするためには、メモを取りながら引き継ぎを受けることが重要です。メモを取ればマニュアルに書かれていない仕事のポイントも忘れずに残しておけます。 引き継ぎ後の不明点は誰に質問すべきか確かめる 異動・退職による引き継ぎが発生したときには、後任者は前任者に質問ができなくなってしまいます。そのため、とくに新人の場合は「引き継いだ業務に関する不明点があった場合、誰に質問すべきか」確認し、業務が滞らないようにしておきましょう。 前任者のノウハウを聞く 引き継ぎで渡される書類がない場合やマニュアルのみの場合、前任者がもつノウハウも確認しましょう。たとえば、過去の成功事例・失敗事例を質問しておけば、自身が業務を進めるときに最適な対応ができます。 このように、引き継いた業務をスムーズに対応できるようにするには、積極的に前任者に質問し、内容を漏れなく記録しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の引き継ぎのストレスをなくす方法まとめ ここまで、引き継ぎのストレスの原因と対処法や引き継ぎあるある3選を中心に解説しました。 引き継ぎが上手くいかなければ、前任者と後任者の双方に負担がかかり、お互いの業務が滞ります。そのため、日ごろから作業マニュアルを作成したりノウハウを共有したりして、退職や部署移動があっても引き継ぎが短時間で終わる仕組みづくりが必要です。 そこで、情報共有ツールを使えば、簡単に資料をつくれるので前任者の負担が減ります。また、検索機能の充実したサービスを選べば目的の情報が見つけやすくなり、後任者が仕事を進めやすい仕組みが整うのです。 ただし、シンプルなITツールでなければ従業員が使いこなせないので注意しましょう。したがって、マニュアルをはじめとした情報を最も簡単に記録・共有できるツール「ナレカン」を選ぶべきです。 ぜひ「ナレカン」を導入して、引き継ぎのストレスをなくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方のコツや書き方例を紹介！

業務引き継ぎ書があれば、社員が退職したり異動したりするときでもスムーズに後任者へ引き継ぐことができます。また、引き継ぎ内容が文章として残るので、繰り返し見返すことができ、ミスの防止にもつながるのです。 しかし、なかには「業務引き継ぎ書の書き方が分からない」「引き継ぐことが多すぎて、対応が間に合わない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 業務引き継ぎ書の作り方や書くべきことを知りたい テンプレートや例文を参考にして業務引き継ぎ書を作りたい 業務引き継ぎ書の作成・管理・共有が簡単にできる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、引き継ぎ書の作成だけでなく、作成後の共有・管理を効率化できる方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 引き継ぎ書とは1.1 業務引き継ぎ書が必要になるシーン1.2 「引き継ぎ書」と「マニュアル」の違い2 業務引き継ぎ書の書き方例3 業務引き継ぎ書を作成する3つのメリット3.1 （1）属人化を防止できる3.2 （2）引き継ぎがスムーズになる3.3 （3）ナレッジとして蓄積される4 ＜例文あり＞業務引き継ぎ書の作り方4.1 ステップ1｜スケジュールを立てる4.2 ステップ2｜業務を洗い出して整理する4.3 ステップ3｜項目に沿って記載する4.4 ステップ4｜フィードバックを受ける5 見やすい業務引き継ぎ書を作成する3つのポイント5.1 （1）情報を過不足なく書く5.2 （2）図やグラフを活用する5.3 （3）ほかの業務とのつながりを明確にする6 業務引き継ぎ書を紙・Word・Excelで作成するデメリット7 【必見】最も簡単に業務引き継ぎ書を作成・共有できるツール7.1 テンプレートで効率よく引き継ぎ書を作れる「ナレカン」7.2 「ナレカン」を使った営業事務職の引き継ぎ書作成例8 【Excel・Word】業務引き継ぎ書の無料テンプレート4選8.1 Excel｜シンプルな業務引き継ぎ書のテンプレート8.2 Excel｜業務フローを細かくまとめられるテンプレート8.3 Word｜図や画像を自由に添付できる業務引き継ぎ書のテンプレート8.4 Word｜引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレート9 わかりやすい業務引き継ぎ書の書き方やテンプレートまとめ 引き継ぎ書とは 引き継ぎ書とは、業務の担当者が変更するときに、後任者へ引き継ぐ業務の内容や進捗を記載した文書です。以下では、業務引き継ぎ書が必要になるシーンや、マニュアルとの違いを解説します。 業務引き継ぎ書が必要になるシーン 業務引き継ぎ書が必要になる場面として、以下が挙げられます。 人事異動により、別部署に異動するとき 新入社員・中途社員が新たに配属されたとき 休職／退職するとき このように、引き継ぎ書は業務の担当者が変わるタイミングで必要となります。後任者がスムーズに業務に取り組めるよう、上記場面では必ず業務引き継ぎ書を用意しましょう。 「引き継ぎ書」と「マニュアル」の違い 業務引き継ぎ書とマニュアルでは、記載内容に違いがあります。 業務引き継ぎ書は、引き継ぐ業務の内容や留意点、未処理の項目などを詳細に記した文書です。一方、マニュアルは業務全体のプロセスや手順を詳細に伝える文書であり、未処理の項目などは記載しません。 このように、業務引き継ぎ書は「後任者へ向けた文書」であるのに対して、マニュアルは「組織全体へ向けた文書」と言えます。業務を引き継ぐときは、両者を併用することで、伝達事項の抜け漏れを防げるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務引き継ぎ書の書き方例 業務引き継ぎ書の書き方例を、項目別にご紹介します。 前任者・後任者 前任者：田中 太郎 後任者：山田 花子 業務の概要 業務内容 月次レポートの作成（売上分析、顧客データ集計） 取引先とのスケジュール調整および会議設定 社内プロジェクト「新製品A」の進捗管理および資料作成 進捗状況 月次レポート: 最新データを反映済み（次回更新期限: 2月10日） 取引先スケジュール調整：3月末までの予定は確定済み プロジェクト「新製品A」：試作段階終了、詳細設計フェーズ開始 業務で得た知識 売上分析：「ピボットテーブル」を使用することで効率的に集計できる スケジュール調整：Googleカレンダーの「共有機能」を活用すると、相手方との調整がスムーズになる 資料作成：「Canva」で作成したグラフは見やすく好評だった 注意すべき点とイレギュラーへの対処法 注意すべき点 月次レポートの締切が短いため、前月末までにデータ確認を済ませておくこと 顧客対応時、スケジュール変更の要望が多いので、必ず記録を残すこと イレギュラーへの対処法 急なデータ修正依頼が来た場合、担当者（佐藤課長）に優先度を確認する 会議のキャンセルが発生した場合、迅速に他の日程を調整し、関係者にメールで周知する 未処理の業務内容 プロジェクト「新製品A」の詳細設計フェーズにおける担当タスク（締切: 1月末） 2月の取引先訪問スケジュールの確定作業が未完了 関連資料の保管場所一覧 月次レポートテンプレート：社内サーバー > Reports > Monthly > Template.xlsx プロジェクト資料：社内サーバー > Projects > 新製品A 顧客データ：社内サーバー > Clients > 2025年版顧客リスト.xlsx 営業先など社内外関係者の連絡先 取引先A社：佐藤 一郎（佐藤商事 営業部） / 090-1234-5678 / [email protected] 取引先B社：山本 花子（山本産業 マーケティング部） / 080-9876-5432 / [email protected] 社内プロジェクトリーダー：中村 太一（研究開発部） / 内線:1234 / [email protected] このように、箇条書きなどを活用して、後任のメンバーが業務をイメージしやすいように、簡潔にまとめましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務引き継ぎ書を作成する3つのメリット ここでは、業務引き継ぎ書をつくる3つのメリットを解説します。以下のメリットを押さえて、自社でも引き継ぎ書を最大限に活用しましょう。 （1）属人化を防止できる 1つ目のメリットは、属人化を防止できることです。 業務引き継ぎ書があれば、業務の内容や進捗が見える化して、周囲に共有されます。そのため、業務の属人化や、担当者が変更した場合のトラブルを未然に防げるのです。 とくに、他部署と連携して進めていくような業務において、引き継ぎが不十分では、ほかの部署にまで迷惑をかけてしまう恐れがあります。そのため、後任者が今後関わっていくメンバーと良好な関係を築いていくためにも、漏れのない引き継ぎ書を作成しましょう。 （2）引き継ぎがスムーズになる 2つ目のメリットは、引き継ぎがスムーズになることです。 業務引き継ぎ書があれば、引き継ぐ業務の概要が一目で分かるうえ、確認したいときに何度も見返せます。そのため、前任者に都度質問する手間がなくなり、円滑に作業を進められるようになるのです。 ただし、WordやExcelの業務引き継ぎ書は、スマホでは読みづらいため、手元ですぐに確認できず不便です。したがって、業務引き継ぎ書を作成するときは、スマホからもサクサク使えるITツールを使いましょう。 （3）ナレッジとして蓄積される 3つ目のメリットは、ナレッジとして蓄積されることです。 実際の業務を通して得た知識や、留意すべき点を引き継ぎ書に記載すれば、ナレッジとして今後の業務に活用できます。そのため、経験の浅い社員でも、業務の質を落とすことなく作業に取り組めるのです。 ただし、ナレッジとして活用するには、報告書を見たいときに、すぐに取り出せるよう管理する必要があります。 そこで、超高精度な検索機能を持ち、社内のあらゆる情報を集約している「ナレカン」のようなツールが不可欠なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜例文あり＞業務引き継ぎ書の作り方 ここでは、業務引き継ぎ書の作り方を4ステップで解説します。以下の手順を押さえれば、抜け漏れの無い引き継ぎ書をスムーズに作れるので必見です。 ステップ1｜スケジュールを立てる はじめに、引き継ぎの流れをスケジュールに落とし込みます。 事前にスケジュールをつくることで、予定通りに進んでいるかを定期的に確かめられます。退職や異動前は慌ただしくなることが予想されるので、余裕を持ったスケジュールを立てることが重要です。 具体的には、引き継ぎの1週間前までに、引き継ぎ書の作成を終わらせるようなスケジュールを立てましょう。 ステップ2｜業務を洗い出して整理する 次に、業務内容を洗い出して整理します。 引き継ぐ業務内容を洗い出して、それぞれの目的や要点に沿って整理しましょう。また、業務を洗い出すなかで、「無駄な作業」や「課題点」を明確にしておくと、今後の業務の改善につなげられます。 業務を整理しないまま引き継ぎ書を作成すると、伝達事項の抜け漏れにつながるので、あらかじめまとめておくことが重要です。 ステップ3｜項目に沿って記載する 業務を整理したら、項目に沿って引き継ぎ書を作成します。 業務引き継ぎ書を書くときは、上記例文のように太字や箇条書きを使って、わかりやすくまとめましょう。また、字下げを活用すると、業務全体を構造的に理解しやすくなります。 このように、引き継ぎ書を書くときは、読み手を意識したわかりやすい文章を意識することが重要です。 ステップ4｜フィードバックを受ける 最後に、上司や同僚からフィードバックを受けましょう。 一人で引き継ぎ書を作成すると、業務や記載内容の抜け漏れが生じる可能性があります。したがって、上司や同僚など、ほかの社員からのフィードバックをもらい、よりわかりやすい内容にすることが重要です。 しかし、ExcelやWordで引き継ぎ書を作成すると、都度メールにファイルを添付して送信する手間がかかります。一方、コメント機能や承認機能を搭載した「ナレカン」のようなツールであれば、確認がスムーズになるうえ、瞬時にフィードバックを受け取れるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見やすい業務引き継ぎ書を作成する3つのポイント 業務引き継ぎ書は作成して終わりではなく、継続的に運用されなければなりません。したがって、「活用される引き継ぎ書」をつくるために、以下のポイントを押さえましょう。 （1）情報を過不足なく書く 1つ目のポイントは、情報を過不足なく書くことです。 引き継ぎ書に抜け漏れがあると、後任者がスムーズに作業を進められなかったり、ミスを起こしたりする事態につながります。したがって、項目の過不足がないかを時系列で確認して、抜け漏れを防ぎましょう。 しかし、情報に抜け漏れがなくても読む人に伝わらないと意味がありません。専門用語や定性的な表現は避け、誰が読んでも確実に理解できる引き継ぎ書にしましょう。 （2）図やグラフを活用する 2つ目のポイントは、図やグラフを活用することです。 文字ばかりの引き継ぎ書は読みづらいので、飛ばし飛ばしで読まれてしまうケースも少なくありません。また、業務によっては文章では説明しづらい部分もあるため、書いたとしても相手に理解されない恐れがあります。 そこで、図やグラフがあれば、メリハリをもって読み進められるだけでなく、作業の流れを視覚的にイメージできるのです。また、以下のように、画像に書かれているテキストごと検索できる「OCR検索機能」がついた「ナレカン」のようなツールを使うと、いち早く知りたい情報にアクセスできます。 （3）ほかの業務とのつながりを明確にする 3つ目のポイントは、ほかの業務とのつながりを明確にしておくことです。 業務のなかには、「作業Aが終わらなければ取りかかれない作業B」といった、依存関係にあるものもあります。したがって、作業の順序や優先順位を明確にするためにも、作業同士のつながりを示しましょう。 たとえば、図やワークフローを活用して業務内容を記載すると、業務の流れを理解しやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務引き継ぎ書を紙・Word・Excelで作成するデメリット 業務引き継ぎ書を紙やWord、Excelでつくると、「管理・共有に手間がかかる点」と「手元ですぐに確認できない点」に注意しなければなりません。 紙の引き継ぎ書では、印刷のコストがかかるうえに、資料を持ち運ぶ手間がかかります。また、WordやExcelは、「スマホやタブレットからは使いづらい」「メールで共有するのが面倒」「開くのに5秒かかる」などのデメリットがあり、社員にとってストレスです。 このように、紙やWord、Excelで引き継ぎ書を作成すると、作成後の管理・共有が面倒です。そこで、「引き継ぎ書の作成・管理・共有が一緒にできるツール」を活用して、引き継ぎ書に関するあらゆる手間を省きましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単に業務引き継ぎ書を作成・共有できるツール 以下では、引き継ぎ書を最も簡単に作成・管理できるツールを紹介します。 引き継ぎ書を作成すれば、業務の引き継ぎがスムーズになるうえ、属人化の防止にもつながります。しかし、紙やExcel、Wordで作成する場合、管理や共有に手間がかかるうえ、見たいときに手元ですぐに確認できません。 そこで、「マルチデバイス対応の情報共有ツール」を使えば、スマホやタブレットから簡単に引き継ぎ書を作成・閲覧できます。ただし、多機能なツールはITに詳しくない現場社員が使いこなせないので、「誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。 結論、自社で導入すべきツールは、誰でも簡単に業務手順書を作成・共有・管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンは、スマホやタブレットからでも画面デザインや操作性が変わらないため、手元で簡単に引き継ぎ書を作成・閲覧できます。また、「平均0.2秒」「ヒット率100%」の複数キーワード検索によって、見たい引き継ぎ書がすぐに探し出せるのです。 テンプレートで効率よく引き継ぎ書を作れる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「ナレカン」を使った営業事務職の引き継ぎ書作成例 以下は「ナレカン」を使って作成した営業事務職の引き継ぎ書の例です。 このように、ノート形式の「記事」にテキストを入力していくだけの、シンプルな操作性が特徴です。また、太文字にして強調したり、下線で区切ったりもできるので、見やすい引き継ぎ書が簡単につくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel・Word】業務引き継ぎ書の無料テンプレート4選 ここでは、Excel・Wordで使える業務引き継ぎ書の無料テンプレートを紹介します。テンプレートを使うと、一から項目を記載する手間を省けて便利です。 Excel｜シンプルな業務引き継ぎ書のテンプレート こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する「シンプルな業務引き継ぎ書のテンプレート」です。 「前任者・後任者」「引継内容」「備考」などの必要最低限の項目が記載されており、さまざまな場面で汎用的に利用できます。また、チェック欄が用意されているので、引き継ぎ内容の確認漏れを防げます。 シンプルな業務引き継ぎ書のテンプレートの詳細はこちら Excel｜業務フローを細かくまとめられるテンプレート こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する「業務フローを細かくまとめられるテンプレート」です。 引き継ぐ業務内容を、手順に沿って細かくまとめられます。また、業務の大まかな概要が見出しで示されているので、一目で内容を把握できます。 業務フローを細かくまとめられるテンプレートの詳細はこちら Word｜図や画像を自由に添付できる業務引き継ぎ書のテンプレート こちらは、Microsoftが提供する「図や画像を自由に添付できる業務引き継ぎ書のテンプレート」です。 カラフルなレイアウトな上に、画像も添付することができ、視覚的にわかりやすい引き継ぎ書を作れます。また、会員登録が不要なので、すぐに使いはじめられるのです。 図や画像を自由に添付できる業務引き継ぎ書のテンプレート Word｜引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレート こちらは、業務用テンプレートが提供する「引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレート」です。 引き継ぎ事項と、関連資料を一覧で簡潔にまとめられます。ただし、「注意点」や「ノウハウ」などの記入欄はないので、別途詳細にまとめた資料が必要です。 引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい業務引き継ぎ書の書き方やテンプレートまとめ これまで、わかりやすい業務引き継ぎ書の書き方やテンプレートを中心にご紹介しました。 業務引き継ぎ書には、「属人化の防止」や「スムーズな引き継ぎ」といったメリットがあります。ただし、引き継ぎ書は作成して終わりではなく、活用されてはじめて効果を発揮するため、運用しやすい仕組みを整えなければなりません。 そこで、紙やWord、Excelから脱却して「引き継ぎ書を作成・管理・共有できるツール」を使うべきです。ただし、多機能なツールはITに詳しくない現場社員が使いこなせない恐れがあるので、「シンプルな操作性」を重視しましょう。 結論、自社に最適なツールは、誰でも簡単に引き継ぎ書を作成できるシンプルなツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、業務引き継ぎ書の作成から管理がスムーズにできる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジとは？ノウハウとの違いやナレッジマネジメントの重要性を解説 【ものづくり企業】技術継承を成功させるには？デジタル化に役立つツールを紹介 後任が引継書を読まない原因とは？解決策を紹介！ 仕事の引き継ぎでイライラする原因やストレスをなくす方法を解説！ 【Excel/Wordテンプレート5選】わかりやすい引継ぎ書の作成ポイントを紹介 前任者・後任者別に例文あり！引継ぎメールの書き方やポイントを紹介 【事例あり】属人化のリスクとは？解消法や標準化のメリットも解説！

会社に長年勤めてきたベテラン社員は、豊富な経験から自身の業務に対して多くのノウハウを持っています。そのため、ノウハウを個人で留めずに他の社員と共有できれば、会社全体に良い影響を与えます。 一方で「ノウハウの継承がなかなか進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ノウハウの継承が進まない理由と成功させる方法を中心にご紹介します。 ベテラン社員の知の継承がうまくいっていない ノウハウの共有を成功させる方法を把握したい ノウハウの継承を円滑化するITツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、ベテラン社員のノウハウをうまく継承する方法が明確にわかり、社内全体でノウハウを活用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ベテラン社員の持つノウハウとは2 ベテラン社員のノウハウの継承が進まない理由2.1 （1）ベテラン社員は自身の業務で忙しい2.2 （2）暗黙知なため言語化が難しい2.3 （3）ノウハウを共有する統一した仕組みがない3 ノウハウを継承するメリット3.1 （1）業務の属人化を防止できる3.2 （2）一人一人の業務の質を向上できる4 ノウハウの継承を成功させる2つの方法4.1 （1）ノウハウの継承を後押しする仕組みを作る4.2 （2）ITツールを利用する5 【必見】ノウハウの継承を円滑化するITツール5.1 ノウハウの作成・共有・管理を一元化できるツール「ナレカン」6 ノウハウの継承が進まない理由と方法まとめ ベテラン社員の持つノウハウとは ベテラン社員の持つノウハウとは、長年の実務経験から得た専門的な技術や知識を指します。 具体的には、開発や製造に関わる方法や技術、マーケティングの知見、営業テクニックなどが挙げられます。たとえば、製薬会社の場合、長年の研究を重ねてきた薬の材料抽出手技や製造技術などがノウハウにあたります。 このように、ノウハウは企業が膨大な資金や人的リソースを割いて得た“知的財産（ナレッジ）”であり、企業が成長し続けるためには必要不可欠なものです。そのため、企業はノウハウを継承するための仕組みづくりをすべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ベテラン社員のノウハウの継承が進まない理由 ここでは、ベテラン社員のノウハウの継承が進まない理由をご説明します。ノウハウの継承が進まないと感じる方は以下の理由に当てはまっていないか確認しましょう。 （1）ベテラン社員は自身の業務で忙しい 1つ目の理由として、ベテラン社員は自身の業務で忙しいことが挙げられます。 そもそもベテラン社員は経験値の高さからさまざまな業務を任されるため、自身の業務に追われてしまい、人材の教育やノウハウの共有に割ける時間がありません。結果として、ノウハウが継承されず十分に後輩が育たないまま、定年退職を迎えてしまう場合も多いです。 そのため、ベテラン社員の業務内容を見直し、ノウハウが自然に継承されるように形式化していくことが大切です。たとえば、手厚いサポート体制で多忙でも負担なくノウハウの蓄積を進められる「ナレカン」のようなツールを使うのも一つの手です。 （2）暗黙知なため言語化が難しい 2つ目の理由に、ノウハウは暗黙知であるため言語化が難しいということがあります。 暗黙知とは、個人の経験や勘に基づいた言葉には表せない知識を意味します。たとえば、成績優秀な営業マンが仕事上で契約を獲得するための直感的な行動や言い回しなどが暗黙知的なノウハウにあたります。 こうしたノウハウは無意識のうちに身についたもので、言語化して他人に教えるのは困難です。しかし、ノウハウ共有の仕組みが明文化されると、徐々に暗黙知の共有も進んでくると考えられます。 （3）ノウハウを共有する統一した仕組みがない 3つ目の理由は、ノウハウを共有する統一した仕組みができていないことです。 ノウハウは、口頭での共有やファイルストレージでのマニュアル共有、専用ITツールの利用などがさまざまな方法があるため、社内で統一した仕組みがないと情報が散在します。結果、社員間での情報量に差が生じ、ノウハウの継承が限定的になります。 そこで、ノウハウを確実に社内全体へ共有するためには、ノウハウを蓄積する場所と仕組みを確立する必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウを継承するメリット ここでは、ノウハウを継承するメリットを2つご紹介します。ノウハウを引き継いでいくことの重要性を押さえたうえで、取り組むと効果が出やすいです。 （1）業務の属人化を防止できる まず、業務の属人化を防止できることがメリットとして挙げられます。 業務が属人化してしまうと、担当者の異動や退職、欠勤の時に業務が停滞してしまう恐れがあります。また、担当者が変わるたびに一から業務を考える手間がかかり効率が落ちたり、品質が低下したりするリスクもあります。 そのため、会社が順調に成績を伸ばしていくには、業務の属人化が進まないようにノウハウの共有を進めなければなりません。 （2）一人一人の業務の質を向上できる 次に、一人一人の業務の質を向上できることがメリットです。 ノウハウが共有されると、ベテラン社員の知識を新入社員も得られるため、経験の有無を問わず一人一人のパフォーマンスの上昇につながります。そのため、会社全体としても大幅に生産性を上げることができます。 このように、ノウハウによる社員一人一人のスキルの底上げが、会社としての大きな利益に結びつくのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの継承を成功させる2つの方法 ここでは、ノウハウの継承を成功させる2つの方法をご紹介します。これからノウハウの継承を進めていきたいと考えている担当者の方は必見です。 （1）ノウハウの継承を後押しする仕組みを作る ノウハウの継承を成功させる1つ目の方法は、ノウハウの継承を後押しする仕組みを作ることです。 会社がノウハウを継承する仕組みを整えていくと、ベテラン社員のノウハウ継承に対する意識を作り出すことができます。具体的には、ノウハウの継承をベテラン社員の業務の一環とし、給与が発生する評価対象とすることが挙げられます。 そのためには、社内のノウハウがどこに蓄積され、どれくらい活用されているかを可視化することが求められます。このように、ベテラン社員が経験や知識などを積極的に共有するように促していくことが重要です。 （2）ITツールを利用する ノウハウの継承を成功させる2つ目の方法は、ITツールを利用することです。 ベテラン従業員のノウハウを蓄積しても、ファイルストレージで管理していると複数人での共有や内容に関する質問がしづらいです。また、管理が行き届かず、知りたいノウハウが見つからなかったり、内容の更新が遅れてしまったりするリスクもあります。 そのため、「ナレカン」のようにノウハウをリアルタイムで編集・共有し、蓄積したノウハウの利用状況を把握できるITツールを使って、ノウハウ継承の仕組みを構築していくべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ノウハウの継承を円滑化するITツール 以下ではノウハウの継承を円滑化するITツールをご紹介します。 ノウハウの継承が進めば、社員全体のスキルが底上げされ、生産性の大幅な向上が期待できます。しかし、実際はノウハウを持つベテラン社員が忙しかったり、ノウハウを社内に共有する仕組みがなかったりするためノウハウ継承に難航する企業も多くあります。 そこで、忙しい社員でも短時間でノウハウの作成から共有までできるナレッジ管理専用のITツールを導入しましょう。ただし、ノウハウ作成後に、社員が必要な情報に即アクセスできる高精度な検索機能を備えたツールでなければ、蓄積したノウハウは活用されません。 結論、自社が導入すべきは、高度なAI検索を備えてノウハウの作成・共有・管理の全てが完結するナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、ChatGPTのようなAIによる超高精度な「自然言語検索」が実装されているので、必要なノウハウを瞬時に探せます。また、初期セットアップ支援や社内の既存ファイルのデータ移行支援も実施しているため、ツール運用の負担を最小限に抑えられます。 ノウハウの作成・共有・管理を一元化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの継承が進まない理由と方法まとめ これまで、ノウハウの継承が進まない理由やメリット、方法を中心にご紹介しました。 ノウハウの継承が進まない大きな理由は、社内でノウハウを蓄積し共有する仕組みが整っていないことです。また、仕組みを整える方法として、手軽にノウハウを管理できるITツールの利用がおすすめです。 とくに、ノウハウを管理するITツールを選ぶときは、精度の高い検索機能を備えているか必ず確認しましょう。なぜなら、せっかくノウハウが蓄積されても知りたい情報が見つからずノウハウが活用されなければ意味がないからです。 結論、“平均0.2秒”“ヒット率100%”の超高精度なAIによる検索機能を備えたツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ノウハウを確実に継承していきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ノウハウを共有すると、業務をスムーズに進められるようになったり、社内全体の知識レベルが向上したりするメリットがあります。しかし、組織によってはノウハウの共有がされず、属人的な業務が進行されている場合が多いのも現状です。 そのため、「ノウハウを共有しない社内文化に困っている」という方もいるのではないでしょうか。 そこで、今回はノウハウを共有しない人の特徴や、ノウハウ共有を浸透させる方法を中心に解説します。 ノウハウが共有されない組織体制なので属人化が解消されず困っている ノウハウを共有してベテランの知識を共有させたい そもそも社内に情報共有の文化がないので、今回を機に体制を変えたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ノウハウ共有の重要性について理解を深めながら、すぐに社内体制を整えられる方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内でノウハウを共有しないことによって起こる問題1.1 社内メンバーの成長が見込めない1.2 帰属意識の低下1.3 時間を効率的に活用できない2 ノウハウ・情報共有をしない人の心理とは？2.1 ノウハウ共有の意義をわかっていない2.2 自身の評価につながらないと考えている2.3 社内でノウハウを共有する手法がない3 社内でノウハウ共有を浸透させる方法3.1 社内ミーティングで共有する3.2 ITツールを導入する4 ノウハウ共有ツールの4つの選定ポイント4.1 全ユーザーが簡単に操作できるか4.2 必要な情報へすぐにアクセスできるか4.3 情報共有できる機能があるか4.4 高いセキュリティを持っているか5 ノウハウ共有の社内文化構築におすすめなツール5.1 社内のノウハウを簡単に蓄積・共有できるツール「ナレカン」6 ノウハウ共有の概要やツール選定ポイントのまとめ 社内でノウハウを共有しないことによって起こる問題 まずは、社内でノウハウを共有しないことで発生する問題を解説します。 日常業務において、ノウハウ共有をはじめとした「情報共有」が行われていなければ、以下の問題が発生する可能性が高いので早急に見直すべきです。 社内メンバーの成長が見込めない 社内でノウハウを共有できていない場合、社員の成長が見込めなくなってしまいます。 組織では、社員同士がノウハウを共有し合うことで、新たな知識や技術を獲得でき、より質の高い成果を生み出せます。しかし、ノウハウが適切に共有されない場合、特定の社員だけが知識や情報を持ち、他の社員は新しい知識や技術を得ることができず、成長の機会を失ってしまう恐れがあるのです。 たとえば、新入社員が営業業務を進める場合、上司のノウハウを知っていれば様々な知識を得た状態で顧客にアプローチできます。一方で、ノウハウが共有されない場合、独自で知識を得なければならず、一人前に成長するまでに時間がかかってしまうのです。 このように、自社でノウハウを共有しない文化が浸透している場合、社員の成長を阻害してしまう可能性があるのです。したがって、ノウハウを「情報」として共有しやすい環境づくりが求められます。 帰属意識の低下 ノウハウを共有する環境がなければ、帰属意識の低下に繋がるリスクもあります。 ノウハウを共有していない環境は、社員同士のコミュニケーションが少ない環境ともいえます。コミュニケーションをとる機会が少ないと、信頼関係が深まらず、メンバーの帰属意識も次第に薄れてしまうのです。 また、帰属意識が薄れると、業務上共有した情報に対する認識のズレや共有漏れ、トラブルの発生などに繋がりかねません。そのため、ノウハウを共有するのはもちろん、会話の機会を増やし、帰属意識の低下を防ぐ必要があるのです。 時間を効率的に活用できない ノウハウを共有しない環境では、時間を効率的に活用できません。 ノウハウが共有されていない環境では、同じ業務に取り組んでいたとしてもベテランと経験の浅いメンバーでは作業時間に開きがでます。たとえば、タスクが並列の関係で進む業務では、ベテランが作業を完了しても経験の浅いメンバーが作業終了するまでに「待ち時間」が発生してしまうのです。 このように、ノウハウが共有されないだけで「ベテランが待つ」といった、何も成果のない時間が発生するので、スピード感が求められるビジネスにおいて非効率だといえます。効率的な時間配分で業務を進めるためにも、ノウハウは同じ業務を行うメンバーへ平等に浸透させる必要があることがわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ・情報共有をしない人の心理とは？ 社内でノウハウが共有されないことで非効率さが発生している現状は把握しつつも、ノウハウが共有される環境にならないのには原因があります。 以下でご紹介する原因が自社の現状と合致している場合は、ノウハウ共有の重要性を浸透させる必要があります。 ノウハウ共有の意義をわかっていない まず、「共有する意味がない」のように、ノウハウ共有の必要性や意義をわかっていない場合が考えられます。ノウハウ共有は日々の業務と並行して実施するものなので、メンバーは以下のように判断しがちです。 自身の作業時間を割いてまで共有する価値がない 共有するまでに手間がかかるので、ノウハウ共有が自身や企業にとってどのように役立つか理解できない そのため、ノウハウを積極的に共有してもらうためには「教育コストによって自身の業務負荷が軽くなる」「労働生産性の向上によって残業が削減できる」など、メンバー側が得られるメリットを具体的に説明する必要があります。 自身の評価につながらないと考えている ノウハウ共有の重要性は理解していても、「自身の評価にはつながらないのでやらない」というケースもあります。 このような場合、「ノウハウ共有が自社の組織力向上につながることはわかっているが、自身の評価にはつながらないので時間を割きたくない」「自身の価値を維持するのに、有益な情報を他者に伝えたくない」などのように、評価に対するデメリットを強く感じているケースが多いです。 したがって、「ナレカン」のようなノウハウの共有状況をレポートで確認できるツールを導入して、ノウハウの共有を評価制度に取り入れることで、共有を促す方法も考えられます。 社内でノウハウを共有する手法がない ノウハウ共有の重要性は理解していても、共有する手法がないケースがあります。 各メンバーが得たノウハウを共有するために、口頭や紙などのアナログな手法で伝達されがちです。しかし、このような手法では伝えるメンバーによって情報の粒度や理解度が異なるので、ノウハウを一義的に正しく共有できません。 そのため、ノウハウの共有は「ノウハウ共有ツール」を使って情報を残し、誰でも過不足なく伝わる方法で共有しなければなりません。また、ツールでノウハウを管理すると、全社員が必要な情報へすぐにアクセスできるのも特徴です。 とくに、誰でも簡単に情報を残せるツールであれば、「人によってノウハウの伝え方や粒度が異なる」といったケースも防止しつつ「言った言わない」の不毛なやりとりも発生しません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内でノウハウ共有を浸透させる方法 以下では、社内でノウハウ共有を浸透させる方法についてご紹介します。社内のノウハウ共有を定着させたいと考えている方は必見です。 社内ミーティングで共有する 社内でノウハウ共有を浸透させる方法の1つ目は、「社内ミーティングで共有する」です。 対面やオンラインでミーティングを開き、社員の日常業務における知識や最新の顧客情報などを直接交換する機会を設けます。「1週間に1回」などと開催頻度を決めれば、継続的にノウハウを共有する文化を構築できます。 一方で、社員同士での日程調整が必要なうえ、ミーティングを開くだけではノウハウの蓄積ができない点に注意が必要です。 ITツールを導入する 社内でノウハウ共有を浸透させる方法の2つ目は、「ITツールを導入する」です。 情報共有に適したITツールを使えば、時間や場所を問わず、リアルタイムでの情報共有が可能になります。また、ミーティングでの共有に比べて、情報を蓄積しやすい点もメリットと言えます。 このように、ITツールではノウハウを即座に共有して蓄積できるため、実際の業務に活用しやすいのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ共有ツールの4つの選定ポイント ノウハウを効率的に共有するためには、蓄積・管理するためのツールを導入することが有効です。しかし、「有名だから」「多機能だから」といった定性的な判断で自社に適さないツールを導入すると、社内に浸透しない恐れがあるのです。 そこで以下では、ノウハウ共有ツールで押さえるべき、4つの選定ポイントについて解説します。 全ユーザーが簡単に操作できるか 選定候補のツールがすべてのユーザーにとって、簡単に操作できるものであるか確認しましょう。 担当者目線では多機能で便利そうなツールを導入しても、仕組みが複雑であれば現場のメンバーが使いこなせない可能性が高く、結果として放置されてしまうからです。 また、ITリテラシーが必要なツールは設定も複雑であり、運用に乗せるまで想定以上の時間がかかってしまうこともあります。したがって、現場のメンバー全員が簡単に操作できるかは必ず確認する必要があります。 必要な情報へすぐにアクセスできるか 求めている情報へすぐにアクセスできるツールかどうかも重要なポイントです。 たとえば、ExcelやWordのように必要な情報がどれかわかりづらく、すぐに目的の情報に辿り着けないツールでは、情報を探すことに時間と手間がかかってしまいます。また、アクセス性の悪さが業務の遅れにつながる可能性もあるのです。 したがって、スピーディに業務を進めるためにも、求める情報へ迅速にアクセスできるかは押さえておくべき点です。 情報共有できる機能があるか リアルタイムで更新される機能や、メッセージなどの情報共有機能がツールにあるかも押さえましょう。 情報共有機能があれば、蓄積したノウハウを時間や場所を問わずスピーディに共有できるうえ、業務に関するコミュニケーションも円滑になります。とくに、インターネット上にデータを格納する「クラウド型」のツールであれば、リモートワークや出張時など対面で話すことが難しい場合にもやりとりができます。 また、PCだけで利用できるツールではなく、スマホやタブレットからも利用できる「マルチデバイス」のツールであると「手元にPCがなければ情報を確認できない」というストレスもなくなるのです。 高いセキュリティを持っているか 高度なセキュリティを持ち合わせているかも確認しましょう。 ノウハウ共有ツールには多くの種類がありますが、セキュリティが担保されていないツールを選んでしまった場合、ベンダーの不手際やセキュリティの脆弱さから外部に情報漏えいしてしまうリスクもあるのです。 そのため、自社の情報資産となるノウハウを守るためにも、ベンダーの公式サイトに掲載されている「セキュリティポリシー」は必ず確認し、自社のセキュリティ要件とマッチしているかの確認をすべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ共有の社内文化構築におすすめなツール 以下では、ノウハウ共有の社内文化構築におすすめのツールをご紹介します。 ノウハウを共有しない社内文化に困っている場合には、「ノウハウや情報を簡単に共有できるツール」を導入しましょう。紙や口頭での共有に比べて、印刷や会議のために集まるといった手間が省け、情報を即座に共有できます。 しかし、多機能で操作の難しいツールでは、ノウハウを共有するのが面倒になり、結局社内にノウハウ共有の文化が定着しません。そのため、「誰でも簡単にノウハウ・情報共有ができるツール」がおすすめです 結論、ノウハウ共有には、社内のあらゆる情報やノウハウを簡単に共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、画像・ファイルを含む社内情報やノウハウをリアルタイムで任意のメンバーに共有できます。また、シンプルで直感的に操作できるので、スムーズに社内に浸透します。 社内のノウハウを簡単に蓄積・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ共有の概要やツール選定ポイントのまとめ これまで、ノウハウ共有の重要性やツールを選定する際のポイントを中心にご紹介してきました。 ノウハウを共有しなければ社内メンバーの成長が見込めず帰属意識の低下、時間を効率的に活用できない問題点がありました。しかし、ノウハウ共有に対する意識の低さや手法が確立されていないケースもあるので、社内体制から見直す必要があります。 そのため、ノウハウ共有ツールを用いた情報管理への体制変更が必要です。ノウハウの共有機能はもちろん、情報へのアクセス性やセキュリティの高さが見るべきポイントな一方、「誰でも使える操作性」はツールを社内に浸透させるうえで大前提な点に注意です。 ご紹介した選定ポイントをすべて満たす「ナレカン」は、誰でも簡単に使えるほどシンプルなツールであり、ノウハウ共有に必要な機能が「過不足なく」備わっています。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ノウハウが自然と共有される環境を作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

知識だけがありビジネスに活かせない状態になる人を「ノウハウコレクター」と呼びます。ノウハウを蓄積する作業は大切ですが、ビジネスを成功させるには行動して情報を活かさなければなりません。 しかし、蓄積したノウハウを活用したいとは考えているものの「ノウハウを社内でうまく共有できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ノウハウコレクターの特徴やノウハウコレクターを抜け出す方法を中心にご紹介します。 ノウハウコレクターの特徴を理解し、適切に対応できるようにしたい ノウハウコレクターの脱出方法を知り、業務を円滑に行えるようにしたい 蓄積したノウハウを効果的に活用する方法が知りたい という方は今回の記事を参考にすると、ノウハウコレクターから脱出してビジネスを成功につなげるためのヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ノウハウコレクターとは2 ノウハウコレクターの心理や特徴とは2.1 情報を集めないと不安2.2 ノウハウの実践を後回しにしてしまう2.3 常に受け身の姿勢3 ノウハウコレクターの失敗例4 ノウハウコレクターを脱出する方法とは4.1 ノウハウの内容を継続して実践する4.2 行動と分析を繰り返す4.3 蓄積したノウハウを共有する5 ノウハウコレクターの卒業におすすめのツール5.1 蓄積したノウハウを最も簡単に可視化できるツール「ナレカン」6 ノウハウコレクターの脱出法まとめ ノウハウコレクターとは 「ノウハウコレクター」とは、ビジネスで成功するための知識や情報を多く得ているものの、知識を集めるだけでビジネスに活用できていなかったり、収益をあげられていなかったりする人を指します。 一般的にノウハウコレクターは、ネット上の情報商材や書籍を通して多くの知識を持っているものの、思うような収益をあげられない状態にあり、情報を得るだけで満足してしまうというケースが多いです。 また、新しい情報を得ていくうちに「ノウハウを得る行為」自体が目的になり、行動を起こせなくなる場合もあります。よって、ビジネスの成功のためにはノウハウコレクターとなることを避け、情報を実際の行動に活かしていくことが重要になるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターの心理や特徴とは ここからは、ノウハウコレクターの心理や特徴を解説します。以下で紹介する特徴に当てはまる社員がいた場合は、該当社員が行動へ移せるように対処する必要があります。 情報を集めないと不安 情報を集めないと不安に感じることが、ノウハウコレクターにありがちな特徴です。 「いつか役に立つだろう」「知っておけば安心」などの理由で、優先度の高くない情報まで収集し、次第に情報の収集自体が目的になってしまうのです。 このように、情報を集めなければ不安な状態になり、情報収集のみに時間を割きすぎているケースでは、収集する情報の取捨選択が重要であることを社員自身に認識させる必要があります。 ノウハウの実践を後回しにしてしまう ノウハウの実践を後回しにしてしまうことも、ノウハウコレクターの特徴です。 ノウハウの実践よりも集めることを優先してしまい、結局集めたノウハウが活用されないケースもあります。しかし、いくらノウハウを多く持っていても、行動や業務につなげられていなければ結果は現れません。 このように、実践が後回しになっている場合は「情報を得たらすぐに行動へ移す」など、収集した情報を実際の行動と結びつけられるようにすることが重要です。 常に受け身の姿勢 常に受け身の姿勢であることも、ノウハウコレクターの特徴です。 情報を「与えられる」認識でいると、情報のインプットのみに意識が向いて行動が起こせなくなってしまいます。ノウハウコレクターを脱するには、情報は与えられるものではなく実践を通じて活用するものであると認識しなくてはなりません。 たとえば、ノウハウに対する気付きや改善策を社内で交換する場を設けるなど、アウトプットの機会を増やすことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターの失敗例 ノウハウコレクターの失敗例としては「ノウハウの収集」自体が目的になっているために収集したノウハウを業務に活かせず、組織全体の成長が妨げられるケースが挙げられます。 このように、ノウハウの収集が目的化している場合には、「収集したノウハウをすぐに社内に共有し、活用すること」が重要です。ノウハウを共有することで、情報の属人化を防ぎながら、社内全体で実際の業務に活用するきっかけを生み出せるのです。 しかし、ノウハウを共有できる環境が構築されていなかったり、共有できる場所はあっても簡単に共有できなかったりすると、蓄積したノウハウをアウトプットできないために知識が属人化しやすく、業務スピードの停滞を招いてしまいます。 したがって、「ナレカン」のようにシンプルで誰でも簡単に操作できるツールを使って、ノウハウ共有が活発化するような環境を構築する必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターを脱出する方法とは ここからは、ノウハウコレクターを脱出する方法を解説します。以下の内容が把握できていなければ、ノウハウを適切に活用できず業務が停滞する原因になってしまうため注意しましょう。 ノウハウの内容を継続して実践する まずは、ノウハウの内容を継続して実践することが重要です。 ノウハウは実際の業務に活用して始めて成果につながるため、まずは実践してみることが重要です。しかし、どのような業務においても、結果が出るまでには時間がかかります。 よって、ノウハウコレクターを脱出するには、すぐに結果が出なくても継続して実践することが重要なのです。たとえば、一定期間でノウハウの内容を実践する計画を立て、行動してみることが有効です。 このように、ノウハウコレクターを脱出するには、すぐに結果が出ない場合でも継続性を持って行動する必要があります。 行動と分析を繰り返す 行動を起こしたら、内容を振り返り分析することも重要です。 ノウハウの活用を効果的に進めるには「ノウハウをもとにした行動が進捗にどのような影響を与えたか」などを、数値や施策の打ち方を振り返りながら分析し、改善していく必要があります。 このように、行動と分析を繰り返すと、ノウハウの内容がブラッシュアップされていくので、有効なノウハウを業務に活かせるようになります。 蓄積したノウハウを共有する ノウハウコレクターを脱出するためには、蓄積したノウハウを共有することも重要です。 ノウハウコレクターになる原因のひとつとして、蓄積した情報の活用方法がわからないことが挙げられます。このような場合には、今までに蓄積した情報を社内に共有し、社内全体で活用するのがおすすめです。 具体的な方法としては、今までに蓄積したノウハウの中から、自社の業務に活用できそうなノウハウを選んで社内に共有します。ただし、紙での共有には印刷や配付などの手間がかかるので、簡単に情報を共有できる「ナレカン」のようなツールで共有する方法がおすすめです。 このように、ノウハウを共有すると、情報の属人化を防止しながら社内全体の業務効率化に貢献できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターの卒業におすすめのツール 以下では、ノウハウコレクターの卒業におすすめのITツールをご紹介します。 ノウハウコレクターを脱出するには、蓄積したノウハウを整理して社内共有できる仕組みづくりが重要です。そこで、「収集したノウハウを簡単に共有できるツール」を導入すると、ほかのメンバーに情報共有しやすくなります。 しかし、多機能で操作が難しいツールでは、ノウハウを共有するのに時間や手間がかかり、結局ノウハウコレクターから脱却できない事態になりかねません。したがって、「誰でも簡単に操作できる情報共有ツール」を使いましょう。 結論、社内のノウハウ共有には、直感的な操作で誰でも簡単にノウハウの共有・管理ができるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、簡単にノウハウをまとめられるうえ、リアルタイムですぐに共有可能です。また、ノウハウを持っている社内メンバーに質問できる「質問機能」で、ノウハウが属人化する事態も防げます。 蓄積したノウハウを最も簡単に可視化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターの脱出法まとめ これまで、ノウハウコレクターの特徴や失敗例、ノウハウコレクターから抜け出す方法を紹介しました。 蓄積した情報を活用しないままでは、知識の属人化が進み、組織全体の成長が妨げられてしまいます。そこで、ノウハウを社内で共有すると、ノウハウコレクターから脱出しながら組織力の向上にも貢献します。 しかし、ノートやメモにノウハウを書き出していると、情報がどこにあるか分からなくなったり、書き込みが面倒になったりする可能性があります。したがって、簡単に情報を書き込めて、かつ適切に共有・管理できるツールを使う必要があるのです。 ノウハウコレクターのノウハウを自社に還元するためにも、誰でも簡単にノウハウの共有・確認ができる情報共有ツール「ナレカン」を使って「社内の情報資産を構築」「ノウハウ共有の活性化」を両立すべきと言えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ノウハウコレクターからの脱却を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

自社のノウハウは適切に蓄積・管理して社内資産化すべきです。優れたノウハウが横展開・縦展開されることなく属人化すれば、社員ごとの作業クオリティに差が生じてしまい「特定の人にしか業務を任せられない」という悪循環を生み出してしまいます。 しかし、「ノウハウを社内に展開したいが、具体的に何をすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ノウハウの蓄積・管理を成功させる方法や、ノウハウの継承におすすめのツールを中心にご紹介します。 ノウハウの蓄積や管理を効率化させる方法が知りたい ノウハウを社内に蓄積・管理できるツールを探している ノウハウの蓄積だけでなく、すぐに検索できるツールを選びたい という方はこの記事を参考にすると、簡単かつ適切にノウハウを蓄積・管理できるようになり、社内の業務負担が大幅に解消されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ノウハウを蓄積・管理するには1.1 ノウハウの蓄積・管理が求められる理由1.2 ノウハウとナレッジの違い2 ノウハウの蓄積・管理によるメリット2.1 （1）ノウハウを継承できる2.2 （2）業務効率化につながる2.3 （3）集合知を作り出せる2.4 （4）ノウハウを改善できる2.5 （5）社員のスキルアップにつながる3 ノウハウの蓄積・管理を効率化させる方法3.1 ノウハウの重要性を周知する3.2 蓄積するノウハウを整理する3.3 ITツールを導入・運用する4 最も簡単に社内のノウハウを蓄積・管理できるツール4.1 社内のノウハウ蓄積・管理を成功させる「ナレカン」5 【担当者は必見】ノウハウ蓄積ツールにおける3つの選定ポイント5.1 （1）情報を簡単に蓄積できるか5.2 （2）情報にすぐにアクセスできるか5.3 （3）社内に定着するか6 ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類6.1 社内wiki6.2 ビジネスチャット6.3 オンラインストレージ6.4 ナレッジ管理ツール7 ノウハウの蓄積・管理によるメリットまとめ ノウハウを蓄積・管理するには 適切にノウハウを蓄積していくために、まずは「ノウハウを蓄積する理由」や「第一にノウハウは何を指すのか」という疑問を解消しましょう。 ノウハウの蓄積・管理が求められる理由 ノウハウの蓄積・管理をする理由は、チームの業務処理速度を上げるためです。 そもそも「ノウハウを蓄積する」とは、各社員がそれまでの業務から得た経験や教訓などの暗黙知（言語化しづらい知識）を、文書や図として社内に浸透させることを指します。 たとえば、特殊な業務を扱う部署へ新たに社員が配属されたときは、その都度取り組み方を教育しなければなりません。そこで、当該業務のノウハウが共有されれば、経験のない社員でもすぐに業務の要領をつかめます。 このように、ノウハウを蓄積・共有することは、業務の属人化を防ぎ、社内の業務水準の底上げにつながります。以上のことから、ノウハウの蓄積・管理が求められるのです。 ノウハウとナレッジの違い ノウハウと混同しやすい言葉に「ナレッジ」があります。 「ナレッジ」とは、すでに新聞や書籍としてテキスト化された情報を指します。たとえば、ビジネスにおけるナレッジでは”新サービスの開発に役立つ情報”というように、すぐに社内に共有できるのが特徴です。 社内で共有されることが多いナレッジとして以下のものが挙げられます。 業務を行うための基本的なナレッジ：メールの書き方、議事録の作成方法 業務経験から身に付くナレッジ：営業の交渉術、マーケティング戦略の立て方 限られた人のみが保有するナレッジ：共有が難しい研究内容 一方、「ノウハウ」のように、社員の経験を通じて得た知見は言語化しづらく、OJTなどの研修から学んでいくのが一般的です。しかし、それでは一部の社員にしかノウハウが引き継がれないことから、昨今ではノウハウを「ナレッジ化」する企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの蓄積・管理によるメリット ここでは、ノウハウの蓄積・管理によるメリットを5つご紹介します。適切なノウハウ蓄積・管理によって、以下のメリットを得ましょう。 （1）ノウハウを継承できる ノウハウが蓄積・管理されれば、ノウハウを後任に継承できるようになります。 業務担当者が培ったノウハウを誰にも共有しないまま異動になると、後任の担当者が効率的な方法を0から模索するので、非効率です。また、担当者の定性的なノウハウも自社の成長に結びつく大切な財産なので、喪失してしまう事態は避けなければなりません。 そこで、ノウハウを正しく蓄積・管理する仕組みを整備することでノウハウを後任に継承可能になり、高い生産性を維持できるのです。 （2）業務効率化につながる ノウハウが蓄積されると業務の属人化を未然に防ぎ、業務効率化につながります。 逆に、ノウハウを蓄積していない企業では業務が属人化しており、担当者によって業務の質が異なります。そのため、経験の浅い社員が担当すると、対応遅れ・漏れが生じてしまうのです。 しかし、ノウハウを蓄積・共有することで、社員の経験値の差に関わらず「業務を進めるうえで、最適な方法」が分かるので、社員全体で業務の質が担保されます。このように、業務効率を上げるためには、ノウハウや技術を蓄積できる環境が必須です。 （3）集合知を作り出せる 体系的にノウハウを蓄積することによって、集合知を作り出せます。 集合知とは、「ほかのメンバーのノウハウを集めると、より優れたノウハウ・知見が得られる」という考え方です。ノウハウを社内全体で蓄積・共有することによって、新たなノウハウの誕生に貢献するのです。 しかし、集合知を作り出すためには、ノウハウが適切に蓄積されていなければなりません。ノウハウが個人に溜まっている状態はもちろん、煩雑に蓄積されている状態では、ノウハウが活用できず集合知を作り出せないので、まずは蓄積の仕組みを整えましょう。 （4）ノウハウを改善できる ノウハウが適切に蓄積・管理されていれば、必要に応じてノウハウをより実務的に改善できます。 これまで蓄積されたノウハウであっても、時代や会社の方針の変化に伴い、乖離する可能性も考えられます。たとえば、昨今ではリモートワークの普及により働き方が多様化しており、オフラインに最適化されたノウハウを蓄積し直す必要があるのです。 そのため、都度ノウハウをアップデートし、古い知識に新たな知見を付与する必要があります。そこで、たとえば、社内のナレッジに即アクセスできる「ナレカン」のようなツールを使うと、常に最新のノウハウを集約でき、社内に浸透しやすくなります。 （5）社員のスキルアップにつながる ノウハウが蓄積されると、社員のスキルアップも実現できます。 業務で意識すべき点や効率的な作業方法が蓄積されていれば、社員は素早く業務に慣れることが可能です。また、ベテラン社員のノウハウを継承することで、より高いクオリティを目指せます。 このように、研修コストが抑えられるので、教育担当者の負担解消にもつながります。したがって、社員個人のスキルアップを通じて組織力を向上させるためにも、ノウハウは必ず蓄積・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの蓄積・管理を効率化させる方法 以下では、面倒なノウハウの蓄積や管理を効率的に行う方法を解説します。適切な方法で計画を進めなければ、最終的な運用が上手くいかなくなる可能性があるので必見です。 ノウハウの重要性を周知する はじめに、ノウハウの重要性を周知することが大切です。 ノウハウを蓄積するときは、単純に言語化するのではなく”読み手にとって分かりやすいか”を意識して書くため、労力を費やします。つまり、労力をかけてでも、得られるメリットの大きさや重要性をメンバーへ認知させることが第一歩となるのです。 また、個人成果主義の企業では、自身の評価を上げるために、ノウハウの共有を割けるケースも少なくありません。そのため、積極的なノウハウ共有をしたメンバーに対して、新たに評価項目を設けることも、ノウハウの蓄積推進に効果的です。 以上のように、ノウハウを書き起こす手間と比較して、中長期的に大きな恩恵があることを強調しましょう。 蓄積するノウハウを整理する 次に、ノウハウが散らばらないように整理しましょう。 各自で自由にノウハウを残すと探すのが困難になるうえ、活用すべき場面・業務が分からず混乱が生じかねません。そのため、ノウハウの蓄積時には、想定している場面・業務を明確にし、体系的にまとめることが重要なのです。 ノウハウを整理して体系的にまとめておけば、溜まったノウハウからマニュアルへ昇華させるときも、すぐに作成・展開ができるようになります。 ITツールを導入・運用する 最後に、ノウハウを効率的に蓄積するには、 ITツールの導入・運用も不可欠です。 ノウハウを蓄積する方法として、”Excel”や”スプレットシート”があります。しかし、これらはファイルを開く手間がかかるうえに、ファイルが増えていくにつれて管理が入り乱れてしまい、「どこに・どのノウハウがあるのか分からない」状態になってしまうのです。 そのため、ノウハウの一元管理と検索ができるようなITツールがあると便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 最も簡単に社内のノウハウを蓄積・管理できるツール 以下では、最も簡単にノウハウを蓄積・管理できるツールをご紹介します。 ExcelやWordでノウハウを管理すると内容の確認・更新をするために逐一ファイルを開くのが面倒だと言えます。また、ビジネスチャットやオンラインストレージでは、欲しい情報にすぐにたどり着けないので不便です。 そこで、「ノウハウを蓄積し、必要なときに即アクセスできるITツール」を活用するべきです。ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、ITに不慣れな社員が使いこなせないので、ノウハウを蓄積する段階で頓挫してしまいます。 したがって、ITに疎い社員でも手軽に使える「シンプルなツール」を導入しましょう。結論、自社が導入すべきは、蓄積したノウハウを超高精度検索で簡単に見つけられるナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。 ナレカンでは、自身の持つノウハウを「記事」にして共有したり「質問機能」で他のメンバーに情報を聞きだしたりして簡単にノウハウを蓄積できます。また、生成AIを活用した「検索機能」を使えば、蓄積したノウハウのなかから最も適切な回答を得られるので、業務の不明点も解消しやすいのです。 社内のノウハウ蓄積・管理を成功させる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者は必見】ノウハウ蓄積ツールにおける3つの選定ポイント 以下では、ノウハウ蓄積ツールの選定ポイントを3つ解説します。ツールの導入後に「適切に運用できない」とならないためにも、担当者の方は必見です。 （1）情報を簡単に蓄積できるか ツールを選定するときは、まず情報を簡単に蓄積できるかを確認しましょう。 たとえば、長く業務に携わるベテラン社員が持つノウハウはとても貴重なものです。しかし、ITに疎いベテラン社員でも簡単に使いこなせるツールでなければ、そのノウハウを共有することは難しくなってしまいます。 したがって、誰でも簡単に情報を蓄積できるツールであるかは、重要なポイントです。 （2）情報にすぐにアクセスできるか 大量のノウハウを蓄積する場合、情報へ瞬時にアクセスすることも重要です。 任意のノウハウをすぐに見つけられるツールの条件は、以下の3つになります。 キーワードを検索しただけで該当ファイルを抽出できる ノウハウが案件や作業ごとに振り分けられる 必要な業務情報がほかの情報に埋もれずに蓄積できる 以上のような条件を備えたツールを使えば、「必要な情報を探し出す手間」を軽減でき、結果として業務がより効率化されます。 （3）社内に定着するか ツールが社内に定着するかも極めて重要な点です。 ツールを導入しても社内に定着しなければ、仕事がスムーズに進まず、次第に使われなくなる恐れがあります。そのため、ツールを選定するときは社内に定着するよう「サポート体制が充実しているツール」を選びましょう。 たとえば、「運用設計の提案」や「既存データの移行支援」を実施している「ナレカン」のようなツールであれば、最初からナレッジがある状態で使い始められるので社内に定着しやすいです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類 ここでは、ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類をご紹介します。紙やメールでのノウハウ継承から脱却するには、以下のツールがおすすめです。 社内wiki 社内wikiは、社員が各々情報を書き込んで作成する社内の百科事典です。 分からないことがあれば社内wikiで必要な情報を確認できるようになります。また、多くのサービスでアクセス権限が設定可能なので、許可されたユーザーのみが情報を更新する使い方も可能です。 以上のように、社内wikiではセキュリティを確保しながらノウハウ蓄積ができます。 ビジネスチャット ビジネスチャットはコミュニケーションツールですが、ファイルのアップロード機能やグループ機能を利用すればノウハウ共有ツールとしても使えます。 ノウハウをメッセージで共有できるほか、不明点や該当の情報が見つからない場合は、ノウハウを持つ社員からすぐに回答を得られるのがメリットです。また、ノウハウを蓄積するためのグループを用意すれば、情報が錯綜する心配もありません。 ただし、社内SNSはメッセージが次々に流れてしまうので、あとから目的のノウハウを見つけるのが面倒な点に注意しましょう。 オンラインストレージ オンラインストレージはファイル形式の情報を保存できるツールを指します。 たとえば、ノウハウをWordなどのファイルにまとめて、ツール上に保存するという使い方です。ファイルの持ち出し制限や閲覧履歴の記録も取れるので、情報漏えいや不正アクセスへも対処できます。 以上のように、オンラインストレージは比較的強固なセキュリティ機能があります。一方、目的のファイルを探し出すのが面倒なので、運用方法も整備しなければ次第に使われなくなる可能性がある点に注意しましょう。 ナレッジ管理ツール ナレッジ管理ツールは、ノウハウや業務の知識を管理できる専用ツールを指します。 ノウハウや業務に役立つ知識、事例は、社内ナレッジとして共有しなければ業務品質の均一化につながりません。しかし、WordやExcelでまとめるとどのファイルに目的の情報が記録されているかが分からず、あとから振り返りにくくなってしまうのです。 そこで、「ナレカン」のようなナレッジ管理専用のツールを使うと、ノウハウをはじめとした情報を整理しやすいうえ、検索機能やタグで簡単に目的の情報を見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの蓄積・管理によるメリットまとめ これまで、ノウハウを蓄積・管理するメリットや方法、ツールの選定ポイントを中心にご紹介しました。 ノウハウを蓄積・共有すれば、一から教育する手間を省けるうえに、教育係によって社員のスキルがばらつく事態も防げます。つまり、蓄積されたノウハウを活用することで、製品やサービスの質が高まれば、最終的に「自社のブランドの向上」につながるのです。 そして、ノウハウを簡単かつ効率的に蓄積するには、ノウハウを一元管理しながら簡単に情報を探し出せる「ITツール」が不可欠です。ただし、ツールを選ぶときには、チーム全体のITリテラシーを考慮して「誰でもストレスなく使えるか」が必須条件となります。 結論、社内メンバーのノウハウを一元管理して超高精度検索できるツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入し、ノウハウを蓄積しやすい環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

日々の業務を通して個人や組織にはノウハウが蓄積されますが、活用されなければ業務効率化や生産性の向上は実現しません。したがって、ノウハウの適切な共有が必要です。 しかし、ノウハウを共有する重要性を把握してはいるものの「社内のノウハウを共有する方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ノウハウ共有・管理のメリットや正しい共有方法を中心にご紹介します。 属人化しているノウハウを社内に共有したい ノウハウを簡単に管理できる方法が知りたい 社内のノウハウを活用して業務効率化を図りたい という方はこの記事を参考にすると、効果的なノウハウ管理をベースとして、社員一人ひとりのスキルを効率的に高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ノウハウ共有とは2 ノウハウを共有するメリットとは2.1 必要なノウハウをすぐに得られる状態になる2.2 業務の標準化ができる2.3 ミスが起こりにくくなる3 社内でノウハウを共有する方法3.1 目的を定めて共有する内容を明確にする3.2 ノウハウを共有する手法を決める3.3 蓄積と活用のPDCAサイクルを回す4 社内のノウハウ共有・管理におすすめのツール4.1 共有されたノウハウを最も簡単に共有できるツール「ナレカン」5 ノウハウ共有を成功させるポイント3選5.1 なぜ行うべきかを周知する5.2 共有の活性化を促す施策を打つ5.3 共有方法をマニュアル化する6 ノウハウ共有ツールを使うメリット6.1 社内のノウハウが蓄積される6.2 業務効率化に繋がる6.3 秘匿性の高い情報を正しく管理できる7 効果的なノウハウ共有・管理方法のまとめ ノウハウ共有とは ノウハウ共有とは、業務で得た知識や技術を指す「ノウハウ」を、社員で共有することです。たとえば、自社製品を売る際の効果的な営業方法や、自社独自の商品製造技術などを、会社や組織全体で共有することを言います。 ノウハウ共有ができていない場合、ある特定の社員しか知識をもっていないため、そのほかの社員は業務に対応できなかったり業務を効率的に進められなかったりする恐れがあります。 そのため、ノウハウを社内全体で共有して、知識を業務に活かすことが重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウを共有するメリットとは ここからは、ノウハウを共有するメリットをご紹介します。以下の内容を把握しておけば、自社でノウハウ共有が進んだ際の効果を想定しながら、導入へ向けた取り組みができます。 必要なノウハウをすぐに得られる状態になる 社内でノウハウが共有されると、業務の進め方や効率的な方法といった情報がすぐに得られるようになり、業務を停滞させることなく作業を進められます。 たとえば、作業中に不明点があった場合、ノウハウが共有されない環境ではほかの社員に質問したり調べたりする必要があります。 一方、ノウハウがすぐに閲覧できれば、問題を自己解決できるようになるのでスムーズに業務を遂行できるのです。 業務の標準化ができる 業務の標準化ができることも、ノウハウ共有によって得られる効果のひとつです。 たとえば、チーム内で知識量に差がある場合には、特定の社員に業務負担が偏ってしまい業務効率が低下する恐れがあります。そこで、ノウハウの共有をすれば、経験豊富な社員が持つ知識をチーム全体で活かせるので、業務の標準化につながるのです。 また、蓄積されたノウハウを新人教育に活用すれば、教育にかかる時間的コストを削減しながら効率よく教育ができます。 ミスが起こりにくくなる ノウハウ共有を進めると、ミスが起こりにくくなる効果もあります。 社内で共有されるノウハウには、ミスを防ぐものもあります。たとえば、特定の業務においてミスが発生しやすい部分と防止のための対策をノウハウとして共有すると、同じ箇所でミスが起こりづらくなります。 ただし、ノウハウに記載された情報と実際の業務に乖離が生じないように、ノウハウの情報は定期的に更新しなくてはなりません。実際の業務との乖離がある場合、社員がノウハウを確認しなくなる可能性があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内でノウハウを共有する方法 ここからは、ノウハウを効果的に管理して活用するための方法をご紹介します。以下の内容を把握しておけば、蓄積したノウハウを最大限に活用できます。 目的を定めて共有する内容を明確にする まずは、何を目的にノウハウを共有するか明確にします。 たとえば、「業務効率化」や「顧客満足度の向上」など、ノウハウによって実現したい内容を部署や組織単位で設定しましょう。 目的を設定したうえでノウハウを共有すれば、関係のないノウハウが蓄積されてしまう事態も防げます。 ノウハウを共有する手法を決める 次に、ノウハウを共有する手法を決定しましょう。 ノウハウ共有には、主に「ドキュメントでまとめて共有する方法」と「ツールを使って共有する方法」の2種類があります。 「ドキュメントでまとめて共有する」場合には、WordやGoogleドキュメントなどを使ってノウハウをまとめ、その後メールやチャットツールで共有する必要があります。 そのため、ノウハウのまとめから共有まで一気通貫して進められる「ノウハウ共有ツール」を使って共有する方法がおすすめです。 蓄積と活用のPDCAサイクルを回す 目標と手法の決定後は、PDCAサイクル（計画→実行→評価→改善）を回し続けましょう。 PDCAサイクルを回し続ければ、新たなノウハウが蓄積され、活用される好循環が生まれます。また、常に情報がブラッシュアップされるため、現在の業務において最も有効なノウハウが蓄積されていくのです。 このように、PDCAサイクルの中でノウハウの蓄積と活用を行えば、業務効率の向上などの効果を最大限に得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のノウハウ共有・管理におすすめのツール 以下では、社内のノウハウ共有・管理におすすめのツールをご紹介します。 社内のノウハウを共有する方法が分からない場合には、ノウハウを簡単に共有できるITツールの導入がおすすめです。Wordなどのドキュメントツールを使った場合、社員に共有する際にメールやチャットツールで送る手間がかかってしまいます。 そこで、「簡単に社内の情報共有ができるITツール」を利用するとノウハウのまとめ・共有が一か所で完結します。ただし、操作が複雑なツールでは社員が使いづらさを感じて利用しなくなる可能性があるため、誰でも使いこなせるツールを選ぶべきです。 結論、社内のノウハウ共有には、誰でも簡単にノウハウを共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にノウハウを残せば、リアルタイムで任意のメンバーに簡単に共有できます。また、「メール転送機能」で顧客対応した記録をナレカンに残すことも可能なので、気軽なノウハウ蓄積が実現します。 共有されたノウハウを最も簡単に共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ共有を成功させるポイント3選 ここからは、業務のノウハウ共有を成功させるための3つのポイントを解説します。 ノウハウを展開させたいと考えているものの社内で定着していない場合、以下のポイントを押さえて取り組むと成功する確率が高まります。 なぜ行うべきかを周知する まずは、なぜノウハウ共有を行うべきなのかを周知しましょう。 ノウハウ共有の重要性を理解していないままでは、社員の自発的な共有は見込めません。また、競争意識の強い企業であれば「同じ会社の社員であっても、ノウハウを共有したくない」と考える社員がいる可能性があります。 したがって、ノウハウ共有の持つメリットを社内に周知し、組織内で目的意識を統一させる必要があります。 たとえば、定期的にミーティングで周知したり、ノウハウ共有の重要性について社内報などで伝えたりするなど、自社に合った方法を利用して社内理解を得ましょう。 共有の活性化を促す施策を打つ ノウハウ共有を成功させるには、共有の活性化を促す施策を打つことも効果的です。 組織での認識は統一できているがノウハウ共有が活性化しない場合、自分の経験や知恵をノウハウとして記載する手間を面倒に感じる社員が一定数いる可能性があります。 そのため、ノウハウ共有が活性化するような施策を打ち出し、自発的な行動を促す必要があるのです。たとえば、優秀なノウハウにはインセンティブを与えたり、ノウハウ共有の機会を朝礼に盛り込んだりする施策が有効です。 共有方法をマニュアル化する 共有の手順や方法をマニュアル化するのも、ノウハウ共有を成功させるポイントです。 ノウハウ共有はトップ層だけが行うものではなく、全社で取り組むべきものです。そのため、現場の社員であっても確実に共有や活用の方法を理解し使いこなせる状況にしなくてはなりません。 したがって、共有や活用の手順は明確にマニュアル化し、マニュアルを元に運用する必要があります。マニュアルがあれば「ツールの操作方法がわからないからノウハウの蓄積ができない」といった事態を防げるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ共有ツールを使うメリット ここからは、ツールの導入による3つのメリットをご紹介します。以下の内容を把握せずにツールを導入すると、効果が見えづらくなるため最大限にツールを活用することが難しくなります。 社内のノウハウが蓄積される ツールを使うことで、個人が持つノウハウの蓄積が可能になります。 メモ書きや口頭でのノウハウ共有は、今までに共有された情報を蓄積することが難しく、上手く情報を活用できなかったり、特定の社員の離職とともにノウハウが消失したりする恐れがあります。 一方、ツールを使えば、属人化しがちなノウハウも一箇所に蓄積することができるため、知りたい情報をいつでも確認して活用できるようになります。また、離職した社員のノウハウが消失することもないので、過去のノウハウを振り返って活用することもできます。 業務効率化に繋がる ノウハウ共有ツールの導入により、業務効率化を実現できます。 たとえば、組み立て作業のような「同じ作業工程を繰り返す業務」にマニュアルを作成して共有しておけば、誰でも同じ作業時間・クオリティで作業できるのです。 また、ノウハウがツールによって共有されるので、引き継ぎや教育にかかる時間的コストを削減できます。そのため、自社内の業務フローが確立していない、教育コストに時間が取られすぎてしまい他業務に支障が出ている場合、ツールの導入による改善は必須です。 秘匿性の高い情報を正しく管理できる ノウハウ共有ツールの多くはセキュリティ対策がとられているため、秘匿性が高いノウハウも正しく管理できます。 たとえば、閲覧・編集権限のほか2段階認証やシングルサインオン、特定のIPアドレスの制限など、ツールによって利用できるセキュリティ機能はさまざまです。導入の際は自社の規模や使用範囲、目的と併せてツールを検討する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 効果的なノウハウ共有・管理方法のまとめ これまで、効果的なノウハウの共有・管理方法をご紹介しました。 ノウハウを正しく管理し活用するには、目標を明確にしたり蓄積と活用のPDCAサイクルを回したりすることが重要です。また、ドキュメントでノウハウを管理する方法もありますが、共有に都度手間がかかるといったデメリットは無視できません。 一方、ITツールを利用してノウハウを共有・管理すれば、スムーズに社内に共有ができるうえ、アクセス性も高まります。しかし、多機能なツールではITに詳しくない社員が使いこなせないのでシンプルなツールが最適です。 結論、社内のノウハウ共有には、直感的な操作で誰でも簡単にノウハウ共有・管理ができるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で効率的なノウハウ共有・管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/