ナレッジマネジメント
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多くの日本企業ではすでに「業務改善」が実施されていますが、最近では「業務改革」による新しいビジネスプロセスが注目されています。 しかし、「業務改革をしたいが、進め方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務改革の進め方とメリットを中心にご紹介します。 業務改革の意味や得られるメリットが知りたい 業務改革の具体的な進め方やポイントを把握したい 業務改革に役立つ便利なツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、業務改革を成功させるための必要な知識を得られるだけでなく、実際にどのように進めれば良いのかをイメージできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務改革（BPR）とは1.1 「業務改革」と「業務改善」の違い1.2 「業務改革」と「DX」の違い2 業務改革をする3つのメリット2.1 （1）業務効率化と生産性向上が図れる2.2 （2）顧客満足度が向上する2.3 （3）社員のモチベーションが高まる3 業務改革の進め方4 業務改革を進める3つのポイント4.1 （1）取り組む目的や目標を明確にする4.2 （2）PDCAサイクルを確立する4.3 （3）業務マニュアルを作成する5 【必見】業務改革を成功に導くツールとは5.1 社内情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」6 業務改革のメリットと進め方まとめ 業務改革（BPR）とは 業務改革（Business Process Reengineering）とは、「企業や組織が目標達成のために実施する改革」を指し、組織体制や業務プロセスを見直し再構築する取り組みです。以下では、業務改革と混同されがちな「業務改善」や「DX」との違いについて解説します。 「業務改革」と「業務改善」の違い 業務改革と業務改善の違いは、「目指すゴールや取り組みの規模」にあります。 業務改革は、「業務プロセスを根本から見直し、再構築することで組織全体の変革を目指す」取り組みです。一方、業務改善は「現状の業務プロセスは残す前提で、業務の部分的な課題を改善することで効率化や生産性向上を目指す」取り組みを指します。 そのため、業務改革の規模は広範囲にわたり、実行には多くの時間とリソースを要しますが、大きな成果や変革をもたらします。一方で、業務改善は比較的取り組みやすく、得られる効果は限定的であるものの、日々の業務の中で継続的に実施できる点が特徴です。 「業務改革」と「DX」の違い 業務改革とDX（デジタルトランスフォーメーション）の違いは、「変革の対象やその範囲」にあります。 業務改革は、「業務手順や情報システムの見直し・再構築を通じて、業務プロセスを変革する」ことを目指す取り組みです。一方、DXは「デジタル技術を活用し、ビジネスモデルや組織そのものを変革する」ことを目指します。 そのため、DXの一環として業務改革が実施される場合もあります。以上のように、「業務改革」「業務改善」「DX」は似た言葉であはありますが、それぞれの目指すゴールや変革の対象・範囲には違いがあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改革をする3つのメリット 以下では、業務改革によって得られる3つのメリットを解説します。業務改革を進めたいと考えている企業は必見です。 （1）業務効率化と生産性向上が図れる まず、業務改革によって得られるメリットのひとつに「業務効率化と生産性向上」があります。 業務改革では、業務改善だけでは対応しきれない組織の制度や業務フローの根本的な見直しが可能です。たとえば、各部署で最適化されている業務でも、俯瞰して見てみると組織全体として非効率になっている点が浮き彫りになることがあります。 そのため、課題を洗い出して業務プロセスを再構築することで、組織全体の無駄を削減できるのです。このように、業務改革を通じて根本的な組織改革を図ることで、業務効率化が進み、結果として生産性の向上にもつながります。 （2）顧客満足度が向上する 次に、業務改革を進めることで「顧客満足度を高められる」という点もメリットです。 業務効率化によって定型業務にかける時間を短縮できれば、新しいサービスやアイデアを生み出す余裕が生まれます。その結果、顧客対応の質が高まり、顧客満足度の向上が期待できるのです。 このように、業務改革をすることで顧客満足度が改善され、売上アップにもつながるため、企業のさらなる成長も見込めます。 （3）社員のモチベーションが高まる 最後に、業務改革には顧客満足度だけでなく、「企業満足度の向上」というメリットもあります。 業務改革により無駄な作業を削減できれば、社員はより重要度や付加価値の高い仕事に時間を割くことができます。その結果、やりがいやモチベーションが高まるだけでなく、長時間労働や時間外労働といった劣悪な労働環境の改善にもつながるのです。 このように、業務改革は社員のモチベーションや労働環境の向上を促進して、企業満足度の向上にも貢献します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改革の進め方 以下では、具体的な業務改革の進め方について5つのステップを解説します。業務改革の一連の流れを理解して、何が重要かを見極めましょう。 具体的な目的や目標を設定する まずは、業務改革によって何を実現したいのか、最終的な成果やゴールを設定しましょう。目的を明確にすることで、企業戦略の指針が定まり、社員の団結力も高まります。 現状を分析して課題を把握する 目標設定後は、経営層や管理職などのさまざまな階層からヒアリングを実施しましょう。現状の業務フローを明らかにしたうえで、業務改革で優先的に解決すべき課題を把握します。 業務プロセスを設計する 課題を改善するための具体的な方法を検討し、業務プロセスを設計していきます。新たな業務プロセスを設計するときには、設備投資や外部委託、シェアドサービスなども幅広く検討するべきです。 変更後の業務フローで実施する 業務プロセスを設計したら、実際に業務を回してみましょう。この時、業務マニュアルを用意しておくと、社員の混乱を防いでスムーズに実施できます。 効果測定を実施して評価する 新しい業務プロセスに問題はないか、当初の目標は達成できたのかを評価します。業務改革をして良かった点と悪かった点を整理して、次に活かすことが大切です。 以上の5ステップを参考にして、自社でも業務改革を進めていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改革を進める3つのポイント 以下では、業務改革を進める上でのポイントを3つご紹介します。以下のポイントを理解せずに業務改革をすると、失敗に終わりかねないため注意しましょう。 （1）取り組む目的や目標を明確にする 業務改革における1つ目のポイントは、「取り組む目標を明確に定めること」です。 業務改革を成功させるには、必要性や目的、目指す方向性を明確にすることが重要です。組織全体で目標や方針を共有し、共通認識をもって取り組むことで、業務効率化を実現しやすくなります。 また、目標を定めるときには具体的な数値をいれると、あいまいな状況になるのを防げます。このように、業務改革を成功させるには、明確で具体的な目標設定が不可欠です。 （2）PDCAサイクルを確立する 業務改革における2つ目のポイントは、「PDCAサイクルを確立する」ことです。 業務改革は、組織に定着するまで継続することが大切なため、PDCA（Plan・Do・Check・Act）を回しながら必要に応じて修正・改善を加えることが求められます。 実際、長年業務改革に取り組んでいる企業では、効果測定の評価をもとに対策をするケースが多いです。そのため、業務改革を実施したあとにはPDCAサイクルを確立し、継続的に回していきましょう。 （3）業務マニュアルを作成する 業務改革における3つ目のポイントは、「業務マニュアルを作成すること」です。 業務改革では、業務プロセスが大きく変わるため、社員の混乱や業務の属人化を招く恐れがあります。そこで、業務手順やノウハウをマニュアル化することで、新しい業務プロセスへのスムーズかつ効率的な移行が可能になるのです。 また、マニュアルの整備は教育コストの削減にも効果的です。新たに社員が加わったときにも、マニュアルを読むことで疑問点を自ら解消できるので、都度誰かに聞く手間を省き、スキルや知識の体系化にもつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】業務改革を成功に導くツールとは 以下では、業務改革を成功に導くツールをご紹介します。 業務改革によって業務プロセスが大きく変わると、社員間の認識のずれや業務の属人化が起きやすくなり、かえって生産性や効率が低下する恐れがあります。そのため、誰もが業務内容を正しく把握できるよう「業務マニュアル」を整備することが重要です。 しかし、PDCAサイクルを回す中で修正・改善を繰り返していくと、蓄積される情報量が増え、必要なときに目的の内容を見つけにくくなってしまいます。そこで、「社内情報を一元管理し、目的の情報に素早くアクセスできるツール」を導入しましょう。 結論、業務改革の実現には、業務マニュアルやナレッジを一元的に管理・共有でき、必要な情報をすぐに探し出せる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、「記事」に業務マニュアルやナレッジを簡単に記録でき、属人化の防止や生産性の向上に貢献します。また、“ヒット率100％”の検索機能により必要な情報をすぐに活用できるため、業務の無駄や調査の手間を減らし、業務効率化も実現可能です。 社内情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改革のメリットと進め方まとめ これまで、業務改革のメリットや進め方、実施のポイントを中心にご紹介しました。 業務改革では、大規模な仕事内容の見直しがされるので、マニュアルの整備やPDCAサイクルの継続的な運用が求められます。そこで、「業務マニュアルを含む社内情報を一元的に管理・共有できるツール」を活用すれば、業務改革を円滑に進められるのです。 しかし、業務改革を進めるにつれて管理すべき情報は増加し、「どこに何の情報があるのか」が分からなくなるケースも少なくありません。したがって、「必要な情報に素早くアクセスできる、検索性に優れたツール」を選びましょう。 結論、業務改革で自社が取り入れるべきツールは、社内のあらゆる情報を簡単に管理・共有でき、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、業務改革を成功させて企業のさらなる成長につなげましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

仕事の生産性向上は、従業員の負担を削減するだけでなく、企業の利益アップを目指すうえでも必要不可欠です。そのため、日ごろから「どのように生産性を向上すべきか」を意識しなければなりません。 とはいえ、「生産性向上を成功させたいが、具体的な方法がわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、生産性向上の成功事例や方法、注意点を中心にご紹介します。 生産性を向上させたいが、具体的なポイントが分からない 生産性向上を成功させた企業事例をもとに、自社でも同様の取り組みをしたい 簡単かつ確実に生産性を向上できる仕組みをつくりたい という方はこの記事を参考にすると、生産性向上のための効果的な方法が分かり、自社の利益アップを実現できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 生産性向上とは1.1 業務効率化との違い1.2 生産性向上が求められる背景とは2 生産性向上に成功した企業の取り組み事例3選2.1 事例1｜ニチバン株式会社2.2 事例2｜ひまわりネットワーク株式会社2.3 事例3｜株式会社シタシオンジャパン3 【担当者必見】生産性向上に最適なツール3.1 あらゆる情報を一元管理・活用できる「ナレカン」4 即実践！生産性向上を図る6つの方法4.1 （1）現状の課題を把握する4.2 （2）業務を自動化する4.3 （3）定型業務をマニュアル化する4.4 （4）タイムマネジメントを徹底する4.5 （5）コミュニケーションを活性化する4.6 （6）情報共有ツールを活用する5 生産性向上における3つの注意点5.1 （1）事前に全体像を把握する5.2 （2）効果検証をする5.3 （3）情報を蓄積できるツールを使う6 生産性向上の成功事例・方法・注意点まとめ 生産性向上とは ここでは、生産性向上の概要をご紹介します。これまで業務効率化との違いや必要性が分からなかった方は必見です。 業務効率化との違い 生産性向上と業務効率化には、手段と結果の違いがあります。 生産性向上は「限られたリソースでより高い成果を出すこと」を指すのに対し、業務効率化は「無駄な作業を省いて業務内容を改善すること」を指します。 つまり、業務効率化は生産性向上を実現するための”手段”であり、業務改善を繰り返すことで結果的に成果のクオリティアップ＝生産性の向上につながるのです。 生産性向上が求められる背景とは 生産性向上が求められる背景には労働人口の減少が挙げられます。下図のように、日本の労働人口は2020年から2050年までの間に約1,700万人も減ると推定されているのです。 引用：厚生労働省：参考資料 これまでの議論の整理について＞日本の人口の推移① したがって、少ない労働力で業務のクオリティを上げるためには、生産性向上の施策が不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性向上に成功した企業の取り組み事例3選 以下では、生産性向上に成功した企業の取り組み事例を3つご紹介します。成功事例から自社に活かせるポイントを見つけたい方は必見です。 事例1｜ニチバン株式会社 ニチバン株式会社は、文具や医療用具を製造・販売している企業です。 当社では、顧客対応に必要なナレッジ・ノウハウの管理が属人的になっている課題がありました。そこで、ITツールによってナレッジを一カ所に集約し、いつでもスムーズに目的の情報を探し出せる環境を整えたのです。 その結果、新入社員でもスムーズに顧客対応できるようになり、”情報の管理場所が分からない”といったストレスも解消されました。 参考：ニチバン株式会社の事例 事例2｜ひまわりネットワーク株式会社 ひまわりネットワーク株式会社は、ITインフラの開発・提供をしている企業です。 当社では、インフラの見直しを重ねるうちに利用ツールの数が増え、データ管理の工数が無駄にかかっている課題がありました。そこで、営業管理と顧客管理を一元化できるツールを導入したところ、情報が散在するストレスも解消されたのです。 また、他部署との情報共有が進んだことで機会損失を防ぎつつ、月間約60時間の事務工数の削減によって残業時間も減少し、社員の満足度向上につながりました。 参考：ひまわりネットワーク株式会社の事例 事例3｜株式会社シタシオンジャパン 株式会社シタシオンジャパンは、コンサルティングやデータ分析をしている企業です。 当社では、50～100件のプロジェクトを同時並行で進めるなかで、非効率な情報管理になっている課題がありました。そこで、情報共有ツールの「Stock」を導入したところ、目的の内容をあとから簡単に振り返れるようになったのです。 さらに、Stockではチャットツールと異なり情報が確実に蓄積されるため、情報共有もより活発になりました。 参考：株式会社シタシオンジャパンの事例 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】生産性向上に最適なツール 以下では、生産性向上に最適なツールをご紹介します。 生産性向上には、マニュアルや顧客情報を一か所に集約し、あとから振り返りやすい形で管理する「情報管理の効率化」が欠かせません。しかし、WordやExcelなどのファイル形式では目的の内容を探すのに手間がかかり、共有にも別ツールが必要なため非効率です。 そこで、「情報の共有と管理を一元化できるツール」を導入しましょう。とくに「検索性の高いツール」であれば、参照したい情報をすぐに見つけられるので、情報活用の効率が上がり、生産性の向上につながります。 結論、生産性を高めるには、社内のあらゆる情報を一元的に共有・管理でき、ヒット率100％の検索機能で欲しい情報にすぐアクセスできる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、「記事」にナレッジや業務マニュアル、顧客情報などを蓄積し、任意のメンバーと共有できます。また、ファイル内検索を含む高精度の「キーワード検索」によって情報を探す手間を減らし、業務の効率化と情報活用の促進を実現できます。 あらゆる情報を一元管理・活用できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即実践！生産性向上を図る6つの方法 ここでは、生産性向上を図る6つの方法をご紹介します。仕事でより高い成果を出すためにも、以下の方法を実践しましょう。 （1）現状の課題を把握する 生産性向上を図る1つ目の方法は、現状の課題を把握することです。 現状の労働時間や業務フローを把握していれば、無駄な作業や強化すべき部分を特定できます。たとえば、慣習的に続けられている重要度の低い業務や重複している作業が見つかれば、見直すことで時間と工数を削減でき、生産性の向上が期待できるのです。 また、現場の声を取り入れながら課題を抽出すると、現場特有の課題や改善点が明らかになり、より実効性の高い施策を立てることができます。このように、業務全体を俯瞰しながら課題を明確にすることが重要です。 （2）業務を自動化する 生産性向上を図る2つ目の方法は、業務を自動化することです。 たとえば、Excelの計算にマクロを利用したり、チャットボットで問い合わせ対応を自動化したりする方法があります。また、昨今ではRPA（ロボティクス・プロセス・オートメーション）によって、業務プロセスをロボットに任せるのもトレンドです。 以上のような自動化をすれば、社員の負担が大幅に軽減されるだけでなく、空いたリソースをより優先度の高い業務に割けるようになります。 （3）定型業務をマニュアル化する 生産性向上を図る3つ目の方法は、定型業務をマニュアル化することです。 仮に業務内容が属人化していれば、担当者の不在や離職時に引き継ぎがうまくいかず、作業ミスを招くリスクがあります。このような事態を放置すれば、製品やサービスの品質低下にもつながりかねません。 一方、作業手順や業務内容をマニュアル化しておけば、担当者が変わった場合でも従来と同じ時間・クオリティで業務が進められます。また、マニュアルを参照すれば手順をすぐに把握できるため、教育コストの削減やスムーズな引き継ぎが実現可能です。 （4）タイムマネジメントを徹底する 生産性向上を図る4つ目の方法は、タイムマネジメントを徹底することです。 「日々の業務にどれほどの時間をかけているのか」が分からなければ、期日からの逆算ができず納期遅れを招きかねません。一方、タイムマネジメントを徹底すれば、目標に合わせて効率的に業務を進められます。 たとえば、「タスクごとに時間を決めて1日の計画を立てる」「優先順位をつけて重要な業務から着手する」などが有効です。必要以上の時間をかけたり、期日直前までタスクが終わらなかったりする事態を防ぐためにも、タイムマネジメントを徹底しましょう。 （5）コミュニケーションを活性化する 生産性向上を図る5つ目の方法は、コミュニケーションの活性化です。 社員間のコミュニケーションが不足していると、認識の齟齬が生じて生産性の低下を招いてしまいます。そのため、日ごろから活発な情報共有をして「誤った方法で業務を進めていた」といった事態を防ぐべきです。 具体的には、定期的に対面でのミーティングを開いたり、フリーアドレスを導入して業務外でのやりとりを促したりする方法が効果的です。 （6）情報共有ツールを活用する 生産性向上を図る6つ目の方法は、情報共有ツールを活用することです。 情報共有ツールを使うと、紙やWord、Excelと異なり情報管理が属人化しません。また、共有もひとつのツール上で完結するため、わざわざメールや別のツールを併用する手間が省けます。 ただし、検索性の低いツールでは、必要な情報を探し出すのに時間がかかってしまいます。そこで、検索精度が高く、目的の情報にすぐアクセスできる「ナレカン」のようなツールを使えば、無駄な時間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性向上における3つの注意点 ここでは、生産性向上における注意点を3つ解説します。「かえって業務が非効率になった」とならないためにも、以下のポイントを確実に押さえましょう。 （1）事前に全体像を把握する 生産性向上における1つ目の注意点は、全体像を把握することです。 生産性を向上させようとしても、業務の全体像が分かっていなければ無駄な工数が発生しかねません。そのため、現状の各業務にどれほどリソースがかかっているのかを把握したうえで、必要な部分のみを効率化すべきなのです。 また、全体の見える化によって課題を特定したら、緊急度・重要度に応じて優先順位をつけるとスムーズに施策が進められます。 （2）効果検証をする 生産性向上における2つ目の注意点は、生産性向上の効果検証をすることです。 生産性向上の施策は一度したら終わりではありません。場合によっては、「効率化によって業務の質がかえって低下した」といった逆効果になるケースもあり得るためです。 そのため、”生産性を向上した部分に支障がなかったか”を検証し、成功の要因や改善点を洗い出して、今後に活かせるポイントを見つけましょう。 （3）情報を蓄積できるツールを使う 生産性向上における3つ目の注意点は、情報を蓄積できるツールを使うことです。 業務に関するあらゆる情報を一元化できる「情報管理ツール」を使えば、生産性向上に大きく貢献します。ただし、とくに規模の大きな企業では扱う情報が膨大なため、目的の内容を探すのに手間がかかる恐れもあり、注意が必要です。 こうした事態を防ぐには、「検索機能が充実しているツール」を選ぶことが重要です。たとえば、添付ファイル内のキーワードまで検索できる高精度な機能を備えた「ナレカン」であれば、膨大な情報の中から必要な情報へスピーディにたどり着けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性向上の成功事例・方法・注意点まとめ ここまで、生産性向上の成功事例や方法、注意点を中心に解説しました。 生産性向上の事例としては、情報を一元管理したり、ツールの導入により作業工数を削減したりする方法がありました。また、あらゆる情報を一カ所に集約できる「情報共有ツール」を使えば、より確実に生産性を高められます。 ただし、情報が増えるにつれて管理が煩雑になり、目的の情報を探すのに時間がかかってしまうのです。そこで、「高精度の検索機能を備えたツール」であれば、蓄積された情報を効率的に活用し、生産性向上に大きく貢献できます。 つまり、あらゆる情報を簡単に共有・管理でき、高精度の検索機能で必要な情報に迅速にアクセスできる「ナレカン」が最適なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で自社の生産性向上を実現し、より高い成果を目指しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ひとりあたりの仕事量が偏っていたり、人材不足の状況に陥ったりすると、社員の業務過多につながります。仕事が山積みとなり残業が続けば、ストレスの増加によって社員の心身の健康に深刻な影響を及ぼすリスクが高まるのです。 しかし、「業務過多の解消方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務過多が起こる原因・リスクと解消方法を中心にご紹介します。 業務過多の原因や放置するリスクを把握したい 業務過多の解消方法が知りたい スムーズに仕事を回せる環境を構築したい という方は本記事を参考にすると、業務過多が起こる原因がわかるだけでなく、具体的な解消方法も理解できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務過多とは2 業務過多の原因2.1 人手が不足している2.2 業務の分配が偏っている2.3 業務が属人化している3 業務過多が抱える3つのリスク3.1 （1）集中力が低くなる3.2 （2）退職者が増える3.3 （3）業務上のトラブルが発生する4 業務過多の解消方法3選4.1 （1）業務量を相談する場をつくる4.2 （2）業務の進捗状況を記録・共有する4.3 （3）業務のマニュアル化を進める5 【必見】業務過多の解消に役立つITツール5.1 最も簡単に社内の情報共有・管理ができるツール「ナレカン」6 業務過多の原因・リスクと解消方法まとめ 業務過多とは 業務過多とは、社員に与えられた仕事の量や質が、本人の処理可能な範囲を超えてしまう状態を指します。 具体的には、「残業や休日出勤が常態化している」「勤務時間内に終わらない仕事が山積みになっている」「仕事の質が低下している」「ストレスや疲労が蓄積している」「私生活にまで支障をきたしている」といった状態が挙げられます。 このような状態が続くと、社員の心身の健康に影響を及ぼすだけでなく、生産性の低下や離職のリスクも高まります。そのため、企業は業務過多を放置せず、早めに対策を講じることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務過多の原因 業務過多が起こる原因は主に3つあります。自社に当てはまる項目がないか、以下の内容を必ず確認しましょう。 人手が不足している 業務過多の1つ目の原因は、人手不足です。 業務量に対して社員の人数が不足している場合、1人あたりの負担が大きくなり、業務過多に陥ります。とくに、責任感が強いメンバーは業務を抱え込みやすく、キャパオーバーを引き起こす可能性が高いのです。 また、退職者が出ても新たな人員を採用しない場合、既存の社員が退職者の業務を引き継がなければならず、負担が深刻化します。そのため、業務に必要な適切人数を定めたうえで、人材の採用活動や人材派遣の活用、アウトソーシングの導入などを検討しましょう。 業務の分配が偏っている 業務過多の2つ目の原因は、業務分配の偏りです。 管理者が業務の進捗状況を把握し、社員一人一人に適切な仕事量を割り振らなければ、業務過多に陥ります。業務量が多すぎると社員の集中力が低下しやすく、結果として業務品質を落としかねないのです。 とくに、仕事が早い社員は、ほかの社員から仕事を振られて業務量が増えがちなので、管理者は心身の健康に配慮しながら監督する必要があります。また、業務過多になりそうなメンバーをフォローし合えるよう、日ごろから声をかけ合う文化を醸成しましょう。 業務が属人化している 業務過多の3つ目の原因は、業務の属人化です。 特定の社員しか業務の進め方を把握していない状態では、その社員に仕事が集中しやすくなり、結果として業務過多に陥ります。また、担当者の不在や退職時には業務が滞るリスクが高まり、組織全体の生産性が低下してしまうのです。 そのため、業務マニュアルの整備やナレッジの共有を進め、誰でも業務を引き継げる体制を整えることが重要です。あわせて、業務フローを定期的に見直し、常に最適な方法で業務を進められるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務過多が抱える3つのリスク ここでは、業務過多が抱える主なリスクを3つ紹介します。業務過多の状態を放置すると、以下のようなリスクが高まるので早急に解決しましょう。 （1）集中力が低くなる 業務過多が抱える1つ目のリスクは、集中力の低下です。 人の集中力には限界があるため、業務過多になると、業務の質は低下します。仕事量が多く、マルチタスクになっている状態では、ひとつの作業に没頭できません。 とくに、複数業務を平行して進めると作業を次々に切り替える必要があり、「対応途中で作業を忘れる」「情報の入力・転記・送信ミスが発生する」などのリスクが高まります。そのため、管理者層は社員が集中して取り組めるよう、適切な業務量に調整しましょう。 （2）退職者が増える 業務過多が抱える2つ目のリスクは、退職者の増加です。 業務過多により残業・長時間労働が恒常化して、ワークライフバランスが悪くなれば、社員は退職を検討するようになります。また、退職者が出たことで在籍する社員の負担が増えれば、業務過多が深刻化するという悪循環に陥る恐れがあるのです。 このような状況が続けば、離職率の上昇だけでなく、企業の評判が低下して新たな人材の確保も難しくなります。そのため、社員が無理なく処理できる業務量か、管理者側は日ごろから声をかけて状況を把握することが重要です。 （3）業務上のトラブルが発生する 業務過多が抱える3つ目のリスクは、業務上のトラブルの発生です。 仕事量が多すぎると、心身ともに疲労が溜まりミスが増えやすくなります。さらに、タスク管理が煩雑になることで、業務の抜け漏れが起こり、生産性の低下を招く恐れがあるのです。 とくに、取引先とのやり取りで対応漏れが発生すれば、重大なトラブルに発展しかねません。こうしたリスクを未然に防ぐためにも、早期に業務過多を解消する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務過多の解消方法3選 ここからは、業務過多の解消方法を3つご紹介します。以下の方法を実施して、業務過多の抱えるリスクを避けましょう。 （1）業務量を相談する場をつくる 業務過多の解消方法1つ目は、社内で業務量を相談する場を作ることです。 部下は立場上、自ら業務過多を言い出しづらい傾向にあります。そこで、定例ミーティングや朝礼などで「業務量を相談する場」を設ければ、状況を確認しやすくなるのです。 ただし、進捗を確かめるときには叱責するような言い回しは避けて、部下が業務量を正しく申告しやすい雰囲気をつくることが重要です。 （2）業務の進捗状況を記録・共有する 業務過多の解消方法2つ目は、業務の進捗状況を記録・共有することです。 進捗状況を記録・共有していれば、業務の分配における問題点が明確になるので、現状を改善しやすくなります。しかし、紙に書き込むアナログな方法では、社員間で同時に閲覧ができず、共有にも時間がかかるため非効率です。 また、ExcelやWordなどのファイルで進捗を管理する場合も、共有のたびにメールや別のツールを使う必要があり、手間がかかります。 そのため、情報の共有・管理を一元化できるITツールを導入すれば、リアルタイムで進捗を把握でき、業務効率化にも効果的です。 （3）業務のマニュアル化を進める 業務過多の解消方法3つ目は、業務のマニュアル化を進めることです。 業務手順などをまとめたマニュアルを整備しておくことで、業務の引き継ぎがスムーズになり、属人化の防止や教育コストの削減が期待できます。さらに、マニュアルによって業務プロセスが標準化されることで、一定の品質を保ちながら業務を遂行可能です。 また、マニュアルは一度作成したら終わりではなく、状況の変化に応じて定期的に見直し、常に最新の状態を保つことが重要です。たとえば、「ナレカン」のようなツールを使うと、更新した内容を全体へ共有し、誰でもすぐにアクセスできる状態で管理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】業務過多の解消に役立つITツール 以下では、業務過多の解消に役立つITツールを解説します。 業務過多を解消するには、属人化した業務の整理や情報共有の効率化を図る必要があります。そこで、「情報を一元管理し、社内のナレッジ共有がスムーズにできるツール」を導入しましょう。 ただし、規模の大きな企業では、マニュアル化すべき業務や共有すべき情報が多く「どこに何の情報があるかわからない」という課題が生じます。そのため、「検索性の高いツール」を選ぶと業務の方法を素早く把握し、進捗の遅れにも早期に気づくことができます。 結論、業務改善の解消には、、社内のあらゆる情報を一元管理でき、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、「記事」に業務ノウハウやマニュアル、Q&Aをわかりやすく整理でき、属人化の防止や問い合わせ対応の手間削減につながります。また、“ヒット率100％”の「キーワード検索」で情報をすぐに活用し、繰り返しの業務や無駄な調査を減らせるのです。 最も簡単に社内の情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務過多の原因・リスクと解消方法まとめ これまで、業務過多の原因・リスクと解消方法を解説しました。 業務過多は「集中力の低下・退職者の増加・業務上のトラブルの発生」などのリスクを伴います。こうしたリスクを防ぐためには、業務マニュアルの整備や、社員間での情報共有が不可欠です。 そこで、「社内情報を一元管理し、ナレッジの共有・活用がしやすいツール」を導入しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」であれば、欲しい情報をすぐに見つけて活用でき、業務を効率的に進められます。 結論、業務過多の解消には、業務マニュアルやナレッジを一元管理でき、“ヒット率100％”の検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、業務過多の解消につなげましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説 【必見】業務効率化の手法・アイデア5選とおすすめのツールを紹介！

日常において、繰り返し実施した行動は、習慣化します。そして、ビジネスにおける習慣化は、生産性を高める効果が期待できます。 しかし、物事の継続は難しく、習慣になる前に挫折してしまうと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事における行動を習慣化するコツとメリット・失敗原因を中心にご紹介します。 仕事で新しい取り組みを始めてもすぐに諦めてしまう 習慣化が失敗する原因を知って、自身の行動を見直したい 日々の業務の習慣化で、業務効率を上げたい という方は本記事を参考にすると、仕事での行動を習慣化する効果的な方法が分かり、業務の効率を上げられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ビジネスにおける習慣化とは2 仕事で行動を習慣化する3つのメリット2.1 （1）業務の効率化につながる2.2 （2）一定の業務品質を確保できる2.3 （3）継続力が鍛えられる3 仕事で行動を習慣化できない3つの原因3.1 （1）目標が高すぎる3.2 （2）すぐに結果を求める3.3 （3）完璧主義になっている4 仕事で行動を習慣化するためのコツとは4.1 （1）目的を明確にする4.2 （2）定期的に振り返る4.3 （3）習慣化の「3の法則」を意識する5 【必見】仕事の習慣化に役立つおすすめのITツール5.1 最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」6 仕事の習慣化のメリットと失敗原因、コツのまとめ ビジネスにおける習慣化とは ビジネスにおける習慣化とは、仕事で日常的にある行動や日課を繰り返すことでそれが定型業務となった状態を意味します。 たとえば、「毎朝会社に着いたらメールの確認と返信をする」と決め、繰り返し実行していくうちに、朝パソコンを開くと無意識にメールを見るようになります。つまり、「無意識の行動」が繰り返されることこそ、習慣化が達成された証拠なのです。 一度習慣化されると、作業の手順がパターン化されるため、難易度の高い業務であっても苦痛なくして一定の品質を保てるようになります。そのため、ビジネスでは業務を習慣化させることが求められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事で行動を習慣化する3つのメリット 習慣化には、主に3つのメリットがあります。行動の習慣化に成功している人は、以下のメリットを仕事に活かしています。 （1）業務の効率化につながる 1つ目に、行動が習慣化すると業務の効率が上がります。 習慣化によって、業務の内容や手順が最初からわかるため、やり方や手段に迷って悩む時間がなくなります。そのため、必要な作業にだけ時間や労力を割けるようになり、効率的に業務を遂行できるのです。 また、業務を繰り返していくうちに、自分なりの工夫で作業時間の短縮も可能になります。結果、別の業務に力を注げるので、自身が担当する業務全体の生産性を向上させられるのです。 （2）一定の業務品質を確保できる 2つ目に、一定の業務品質を確保できることがメリットとして挙げられます。 習慣化できる業務は、取引先や顧客によって左右されたりイレギュラーが発生したりする業務ではないため、安定した質を維持しやすいです。また、毎日繰り返されるため、手順のミスや抜け漏れが発生しにくく、業務品質が落ちる可能性は低いと考えられます。 そのため、一度習慣化されてしまえば、ずっと変わらない品質をキープできるので、繰り返される仕事に関しては早い段階で習慣化しましょう。 （3）継続力が鍛えられる 一定期間、行動を継続した先に習慣化があるので、継続力が鍛えられます。 行動を継続すると、「やらなければならないこと」という意識は薄れ「やって当たり前のこと」に変わるのです。当たり前になり、継続を辛く感じないようになると、自然と行動するようになります。 また、継続できたという成功体験を一度作れば、自信がつき、高い目標に対しても継続して努力できるという好循環が生まれます。したがって、仕事において部下に行動を習慣化させたい場合には、継続する重要性を伝えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事で行動を習慣化できない3つの原因 仕事における行動を習慣化できない原因は以下の3つがあります。以下の原因が分かっていないと、習慣化の達成は難しくなります。 （1）目標が高すぎる 1つ目に、習慣化できない原因として、目標が高すぎることが挙げられます。 高すぎる目標を設定しても、実施する際のストレスが大きくなるので、習慣化できません。たとえば、今まで本を読まなかった人が「毎月10冊ビジネス書を読む」という目標を立てても継続は困難です。 また、継続の失敗経験が続くと行動を起こさなくなってしまいます。そのため、行動の習慣化を実現するために、無理なく続けられる目標を設定しましょう。 （2）すぐに結果を求める 2つ目に、すぐに結果を求めると、行動の習慣化に失敗します。 習慣化は、短期的ではなく長期的な行動によって実現します。そのため、短期間で大きな成果を求めてしまうと、思うような結果が得られず、モチベーションは下がってしまいます。 そこで、短期間で達成できる目標を設定し、小さな成功体験を積み重ね、自身のモチベーションをコントロールしましょう。小さな目標でもクリアできれば、少しずつ長期目標の達成に向かって進んでいることが意識できるはずです。 （3）完璧主義になっている 3つ目に、完璧主義になってしまうことも、習慣化が失敗する原因です。 多くの場合、自身の「やりたいこと」と「できること」には差があります。しかし、完璧主義の人は「やりたいこと」を100%こなそうとして、失敗してしまうのです。 仮に、無理のある目標を達成できたとしても数日のみで終わってしまうので、継続できません。そのため、確実に達成できる行動から小さく始めて、習慣化を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事で行動を習慣化するためのコツとは ここでは、仕事で行動を習慣化するためのコツを解説します。以下を実践すれば、これまで失敗していた習慣化も達成できます。 （1）目的を明確にする 習慣化するコツとして、目的の明確化があります。 「なぜ習慣化したいのか」といった目的を明確にしなければ、モチベーションは下がります。ひとつの行動を習慣化した結果、仕事にどう活かされるのか意識しましょう。 目的が具体的であるほど、とるべき行動も明確になるので、具体的な目標を設定するべきです。そして、行動が明確になれば、達成「できた」「できなかった」の判断も簡単になります。 （2）定期的に振り返る 仕事における行動を習慣化するには、振り返りも欠かせません。 行動を記録し、定期的に振り返ると、習慣化したい行動が実行できた日・できなかった日が目に見えて分かります。できなかった日の記録を見ると、罪悪感が生まれ、毎日続けようという気持ちが強くなります。 また、記録を残せば、実行できなかった理由を踏まえて対策を講じられるので、同じ原因で実行できない日が減るのです。しかし、記録を紙媒体で管理すると管理が大変なため、「ナレカン」のようなITツールで管理しましょう。 （3）習慣化の「3の法則」を意識する 習慣化の「3の法則」を意識すると、行動を習慣化しやすいです。 習慣化の「3の法則」とは、「行動を3日続ければ継続力がつき、3週間続ければ習慣になり、3ヶ月続ければ結果が出る」という法則が成り立つというものです。それぞれ「3」がつく期間は、習慣化達成へのハードルや困難さを自覚する期間でもあります。 しかし、まず3日続けることを目標にし、達成したら3週間、その次は3ヶ月というように徐々に期間を増やし、つらさを乗り越えると業務を続けることが苦ではなくなります。ぜひ、「3の法則」を意識して、習慣化に取り組んでみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事の習慣化に役立つおすすめのITツール 以下では、仕事の習慣化に役立つおすすめのITツールを解説します。 ビジネスにおいて、高すぎる目標や短期目標のみを設定したり、最初から全てを完璧にこなそうとしたりすると、習慣化する前に挫折してしまいます。こうした失敗の原因には、「振り返り」が不十分であることが挙げられます。 そこで、「仕事の失敗事例を蓄積できるツール」を導入すると、失敗の原因分析ができるので、無駄なやり直しが減ります。また、逆に、成功事例や成果につながった習慣も記録すれば、自分や社内メンバーの思考・行動パターンが見えてきて、習慣化に役立ちます。 しかし、必要な情報に即座に辿り着けなければ、スムーズに「振り返り」ができません。したがって、仕事の習慣化には、業務の成功・失敗事例を蓄積し、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、ファイル形式を問わず、あらゆる情報の蓄積が可能であり、習慣化したい成功パターンの記録も確実に残せます。また、“平均0.2秒”“ヒット率100％”を誇る超高精度な「キーワード検索」で欲しい情報が瞬時に見つかります。 最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の習慣化のメリットと失敗原因、コツのまとめ これまで、仕事の習慣化のメリットと失敗原因、コツを解説しました。 仕事における行動を習慣化すると、業務の効率化や一定の業務品質の確保、継続力の向上といったメリットがあります。習慣化のメリットを得るために、「明確な目標」「振り返り」「3の法則の意識」を心がけ、習慣化を成功させましょう。 とくに「振り返り」に関しては、習慣化したい行動を継続できているか、記録をつけて情報を残す必要があります。そこで、情報の管理に役立つツールを導入するべきですが、WordやExcelではファイル管理が煩雑になり、複雑なツールは社員が使いこなせません。 したがって、社員全員にとって使いやすく、しっかりと情報を整理して蓄積できるツールを導入しましょう。結論、誰でも簡単に行動の整理・蓄積・振り返りができるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で、サクサク行動を振り返って、習慣化を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

企業が生産性を高めるうえで解決するべき課題の中に「業務の標準化」があります。同じ職場でも、ほかのメンバーの業務内容を知らない環境であるケースも少なくありません。 実際に、業務の標準化が上手くいかず、仕事が属人化してしまっている職場環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務の標準化の手順やメリットを中心にご紹介します。 業務標準化のメリットを明確にしてから、社内で取り組みを実施したい 業務標準化の手順やコツを知り、実行に移したいと考えている 特定のメンバーに作業負荷が偏っている状況を今すぐ改善したい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、業務標準化のメリットを理解しながら、実現に向けての具体的なステップを実践できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【具体例あり】業務標準化とは1.1 業務の標準化の概要1.2 業務の平準化との違い2 業務標準化の3つのメリット2.1 （1）業務効率が上がる2.2 （2）属人化を防止できる2.3 （3）業務の品質が向上する3 業務標準化しない2つのデメリット3.1 （1）ノウハウ喪失のリスクがある3.2 （2）業務の可視化ができない4 【4ステップ】業務標準化の手順5 業務標準化を成功させるコツとは5.1 （1）PDCAサイクルを継続する5.2 （2）業務標準化の目的を理解させる5.3 （3）ITツールを利用する6 【必見】業務の標準化に役立つツール6.1 あらゆる社内情報を手軽にナレッジ化できるツール「ナレカン」7 業務標準化の3つのメリットとコツまとめ 【具体例あり】業務標準化とは ここでは、業務標準化について具体例を用いながら説明します。業務標準化を目指す前に、意味を明らかにしたい方は必見です。 業務の標準化の概要 業務の標準化とは、業務の手順や成果物の基準といったルールを決定し、全従業員が業務において同じ成果を出せるようにすることを指します。 身近な標準化の具体例として、電話応対マニュアルを作成し、「3コール以内に出る」「会社名・部署名・名前を名乗る」などのルールを統一することが挙げられます。このように、マニュアルが整備されれば、新入社員でも一定品質の電話対応が可能になるのです。 以上より、業務の標準化を進めれば、一部の人に業務を依存している「属人化」の解消が期待できます。また、担当者の在日を問わず安定した生産性と質の維持につながるため、どの企業においても業務の標準化を進めていく必要があるのです。 業務の平準化との違い 業務の標準化と業務の平準化は、担当者の負担を軽くするという目的のためにとるアプローチが異なります。 業務の標準化においては、他の人が業務を担当して同様に遂行できるように「マニュアルの完備」や「ルール決め」が重要です。一方で、業務の平準化は、特定の社員や時期に業務が偏らないように「業務負担を均等にする」ことに重きが置かれます。 このように、担当者の業務負荷の軽減という目的は同じでも、業務の標準化は「再現性」や「代替性」において優れているという相違点があります。そのため、しっかりと両者の使い分けを意識しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務標準化の3つのメリット ここでは、業務標準化による代表的な3つのメリットについて解説します。以下のメリットを押さえたうえで、業務標準化に取り組むとより効果的です。 （1）業務効率が上がる 1つ目に、業務効率の向上には業務の標準化が欠かせません。 職場で業務標準化が実現すると、メンバーが各業務における一定のスキルを身に付けられるため、社内全体でスキルレベルの向上が見込めます。少人数でもタスクを処理できるようになったり、ほかのメンバーを異なる業務に充てたりすることが可能です。 そのため、職場におけるメンバーの業務幅を広げられるので、作業効率が高まります。また、業務を進めるうえでミスが発生しても、ほかのメンバーがカバーすることができるようになる点も業務標準化の大きなメリットです。 （2）属人化を防止できる 2つ目に、社内で発生しがちな属人化を業務の標準化で防止できます。 属人化が発生する大きな原因のひとつは、各メンバーが特定の業務のみを担当しているために、担当外の仕事やノウハウを知らないことです。しかし属人化すると、担当者の不在時の業務停滞や退職時のナレッジ喪失といったリスクがあるため注意が必要です。 そのため、業務標準化の体制を整備し、ノウハウをまとめてメンバー間で共有するようにしましょう。とくに、ノウハウを簡単にナレッジ化して管理・共有できる「ナレカン」のようなツールが便利です。 （3）業務の品質が向上する 3つ目に、業務の標準化は仕事の品質を向上させることにつながります。 業務が標準化されると、業務フローや手順が従業員に共有されるため、抜け漏れやミスが起こりにくくなります。また、業務の成果物に対する評価基準も一定になるため、社員も力を入れるべき項目が明確になり、重要な部分にリソースを割くことができます。 このように、業務の標準化で従業員にやるべきことや方向性を周知できれば、業務の質が向上します。そのため、マニュアルやフロー、ナレッジをすぐに共有できるITツールを導入する企業も近年増加しているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務標準化しない2つのデメリット ここでは、業務標準化ができないことで発生するデメリットについて解説します。以下のような環境に陥らないように、情報共有を徹底しましょう。 （1）ノウハウ喪失のリスクがある 1つ目に、業務標準化ができていないと、ノウハウ喪失のリスクがあります。 業務標準化できていない環境では、特定の社員しか業務内容やノウハウが知られていない状態である「属人化」が進行します。そのため、属人化している業務の担当者が退職すると、十分にノウハウが引き継がれず、そのまま消失しまうのです。 しかし、会社の知的財産であるノウハウの喪失は会社にとって大きな損失になるため、なんとしてでも阻止しなければなりません。そこで、日頃からノウハウを蓄積できる「ナレカン」のようなツールを使えば、しっかりとノウハウ継承ができます。 （2）業務の可視化ができない 2つ目に、業務標準化を疎かにすると業務の可視化ができなくなります。 業務の標準化が進まないと、それぞれの部署の業務内容がブラックボックス化します。業務内容が可視化できないと、人事が従業員を正当に評価することが難しくなり、従業員のモチベーションの低下につながります。 また、複数人でプロジェクトを進行する時に、自他の業務を可視化できなければ、仕事量や時間のマネジメントも難しくなります。結果、完了していないタスクの存在に気付かず、「納期間近に急いで修正しないといけない」といった問題も発生するのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】業務標準化の手順 ここでは、4ステップで業務標準化の手順について解説します。属人化やブラックボックス化に悩む担当者の方は、以下を参考にしましょう。 ステップ1｜現状課題の洗い出し 業務の標準化を進めるにあたって、業務内容や工数、難易度などを数値化し、業務を定量的に「見える化」しましょう。この過程で現場社員の精度の高い意見を聞きながら、現状課題を洗い出します。 ステップ2｜優先する課題の選定 課題を洗い出したら、解決すべき課題に優先順位をつけます。プロジェクトを進めるうえで毎回障壁になっている課題や、解決が急務な課題を優先して選定しましょう。 ステップ3｜業務整理とマニュアル作成 課題を選定した後は解決する課題について、工数や手順、リソースなどを具体的にまとめて整理します。そして、どのメンバーでもわかるようなマニュアルを作成し、共有しなければなりません。 ステップ4｜運用と改善を繰り返す 業務標準化には運用に加えて、改善も非常に重要です。マニュアルを踏まえて実際に運用し、スムーズにいかなかった点は改善するなど、より良くしていける継続的な見直し体制を整えましょう。 以上のように、業務標準化では業務スピードの向上に向けて、解決すべき課題の洗い出しから運用・改善までの各フローを確実に行う必要があります。顕在化している課題はもちろん、潜在的な課題の原因を見える化し、解決していく姿勢を常に持ちましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務標準化を成功させるコツとは ここでは、業務標準化を成功させるコツについて解説します。以下を押さえると、属人化している業務を効率的に標準化できるようになります。 （1）PDCAサイクルを継続する 業務標準化を成功させるためには、PDCAサイクルの継続が欠かせません。 まず、標準化が必要な業務の課題を洗い出し、計画を立てます(Plan)。次に、計画を実行(Do)し、客観的な評価から良かった点と反省すべき点をまとめましょう(Check)。最後に、反省点を改善する(Action)ことで、継続的に業務改善を図れます。 このように、PDCAサイクルを「常に」回すことで、継続的に業務改善を図り、職場にとって実用的な業務フローを構築できるのです。 （2）業務標準化の目的を理解させる 業務標準化を達成させるためには「目的」をメンバーに必ず理解させましょう。 「何のために業務標準化をするのか」といった目的が全員に上手く共有されていなければ、メンバーの目的意識の低下や業務の指針が定まりません。結果として、目標・ミッションを設定しても形骸化するケースに陥りがちです。 また、メンバーに目的を理解してもらうには、リーダーの一方的な姿勢で業務標準化を目指すのではなく、各メンバーとの認識のすり合わせを行いましょう。組織内での合意形成を図ることで、個人の「納得感」に繋がり、目的に向けて足並みを揃えられます。 （3）ITツールを利用する 業務標準化を成功させるコツとして「ITツールを利用すること」も挙げられます。 属人化によって職場のコミュニケーション不足が発生すると、他のメンバーや部署の業務内容が把握できず、担当者の不在や退職時に業務効率が著しく低下します。そこで、ITツールを使えば、業務マニュアルを蓄積・共有できるので属人化の解消に役立ちます。 しかし、せっかくITツールを導入しても検索性が悪いと使われなくなります。したがって、「ナレカン」のような超高精度な検索機能を備えたツールで、全社でマニュアルを運用させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】業務の標準化に役立つツール 以下では、業務の標準化に役立つツールを紹介します。 業務の標準化ができていない企業では、会社の情報資産であるノウハウの継承が進まないので、仕事の引き継ぎがうまくいきません。また、業務がブラックボックス化し、誰がどれくらいの業務をこなしているかがわからず、正当な人事評価が困難です。 そこで、業務標準化への第一歩として「仕事の内容やノウハウを蓄積・共有できるツール」を導入しましょう。とくに、既存のノウハウを効率的にナレッジ化できるツールであれば、情報集約の手間が最小限に抑えられます。 結論、業務の標準化に役立つのは、あらゆるノウハウやマニュアルを手軽にナレッジ化して共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、メールやチャット、さまざまな形式のファイルなどを集約して一元管できるため、社内のノウハウの蓄積が進みます。また、ファイルを「記事」に添付するだけでファイル内容をAIが自動要約するので、ツールに情報を移行する手間がかかりません。 あらゆる社内情報を手軽にナレッジ化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務標準化の3つのメリットとコツまとめ ここまで、業務標準化の3つのメリットとコツを中心に解説してきました。 業務標準化の実現は、職場の属人化を防ぎ、業務効率を向上させられます。そして、業務標準化には、どのメンバーでもノウハウや業務内容を理解できるように「情報を蓄積できる環境」も非常に重要です。 一方、アナログな情報共有・蓄積をしている会社では、マニュアル作成のハードルの高さや、蓄積された情報へのアクセスのしにくさから標準化ができないストレスが生じます。そのため、マニュアルを簡単に共有・検索できるITツールを導入すべきなのです。 そこで、属人化した業務の標準化を達成するには誰でも簡単にノウハウやマニュアルを蓄積・共有・検索できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報共有し、業務標準化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

データ管理に用いられる代表的なソフトのひとつがExcelです。多くの企業で一般的に使われており、利用に教育コストがかかりません。 しかし、データ量の増加とともに、Excelの利用に限界を感じる方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excel管理をやめるべき理由とメリットを中心にご紹介します。 Excel管理を続けると発生する問題点を知りたい 脱Excel化によるメリットを把握したうえで、データの管理方法を見直したい Excelの代わりとなるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Excel管理を続けるべきではない理由と脱Excel後に乗り換えるべきツールがわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Excel管理をやめるべき理由3選1.1 業務がブラックボックス化する1.2 管理が煩雑になる1.3 データ量が多いと重くなる2 脱Excel管理のメリット3選2.1 属人化が解消される2.2 必要な情報へのアクセス性の向上2.3 情報共有が簡単になる3 エクセル管理から脱却する3つのタイミング3.1 業務量が増えてきたとき3.2 リモートワークを導入したとき3.3 人的ミスが頻発してきたとき4 Excelからの移行先として最適なITツール4.1 最も簡単に社内の情報共有・管理ができるツール「ナレカン」5 エクセル管理から脱却するためのステップ5.1 （1）現状の管理業務を棚卸しする5.2 （2）業務に合ったツールを選ぶ5.3 （3）移行期間を設ける6 Excel管理をやめるべき理由とメリットまとめ Excel管理をやめるべき理由3選 ここでは、Excel管理をやめるべき理由を3つ解説します。業務の停滞を招きかねないので、Excel管理を続けている企業は以下の理由を確認し、対策を検討しましょう。 業務がブラックボックス化する 1つ目の理由は、業務がブラックボックス化するからです。 複雑なマクロを使用してExcel管理されると、担当者しか理解できない状況に陥り、業務の進行状況がブラックボックス化してしまいます。さらに、担当者が休職・退職したときは、設定されたマクロを誰も理解できず、Excelファイルが使用できなくなります。 また、業務がブラックボックス化すれば、担当者が業務の状況を確認する手間が無駄に発生してしまいます。したがって、脱Excel管理に取り組み、ブラックボックス化を防ぎましょう。 管理が煩雑になる 2つ目の理由は、管理が煩雑になってしまうからです。 Excelでデータ管理すると、ファイル数が膨大になり、各社員のパソコンにファイルが点在してしまうので管理が煩雑になります。点在している大量のファイルから必要な情報を見つけるには時間がかかるので、業務の効率を下げてしまうのです。 Excelファイルが分かれると情報も分散し、必要な内容が見つからない事態になりかねません。したがって、「同ファイル内でシートを使い分ける」「バージョンをファイル名に記載する」といった工夫が必要です。 データ量が多いと重くなる 3つ目の理由は、データ量が多いと重くなるからです。 管理する情報が増えればデータの容量が増えるので、長期間ファイルに記録を残し続けると重くなってしまいます。そのため、Excelを業務のメインツールで使用している場合、動作が少し遅くなるだけで作業効率は落ち、ストレスが溜まります。 また、複雑な関数を使用して管理する場合も動作が重くなりやすいのです。そこで、脱Excelしてデータの保存先を「クラウドサーバに保存されるツール」に移行すると、パソコン本体が重くなる事態を予防できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱Excel管理のメリット3選 ここからは、脱Excel管理のメリットを3つ解説します。脱Excel化を行った企業は、以下の3つが浸透しています。 属人化が解消される 1つ目のメリットは、属人化が解消されることです。 脱Excelして情報管理に役立つツールを導入すれば「マクロ設定が原因で担当者しか理解できない状況」を避けられます。また、誰もが必要な情報にアクセスできるため、担当者が退職・異動したとしても、他の社員への引き継ぎの負担が減るのです。 さらに、全てのファイルを任意のメンバーで常に共有できるので、社員それぞれがファイルを個人管理することもなくなり、「最新のファイルがどれかわからない事態」に陥りません。 必要な情報へのアクセス性の向上 2つ目のメリットは、必要な情報へのアクセス性が向上することです。 Excel管理をやめれば、これまで社内に散在していた大量のファイルの一元管理が可能となります。そのため、ファイルを探す手間が省け、必要な情報へのアクセス性が向上します。 また、Excelの場合、ファイルの中身を確認するためにわざわざファイルを開かなければなりません。しかし、 Excelの代わりに情報管理に役立つツールを導入すれば、一目でファイルの内容が確認できます。 情報共有が簡単になる 3つ目のメリットは、情報共有が簡単になることです。 Excelで情報共有をする際は、「ファイルの作成」→「メールの共有」→「ファイルを開いて確認」という手間がかかります。しかし、脱Excelを行い、「ナレカン」のような直接文字やデータを残せるツールを導入すれば、情報共有にかかる手間が大幅に省けます。 また、Excelでの情報共有では、ファイル内容の変更があってもリアルタイムでは更新されません。しかし、ExcelではなくITツールを利用すれば、共有の手間がかかる煩わしさがなくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセル管理から脱却する3つのタイミング 以下では、エクセル管理からの脱却を考えるべきタイミングを3つ紹介します。以下の状況に当てはまっている場合は、エクセルからの移行を検討しましょう。 業務量が増えてきたとき 脱却するべきタイミングの1つ目は、業務量が増えてきたときです。 業務量の増加に伴い、扱うデータが増えることでファイルが重くなり、業務効率が低下することがあります。また、ファイルの数が増えた結果、必要なファイルがどこにあるか分からなくなる恐れがあるのです。 以上のように、業務量が増えてきたタイミングでは生産性が低下する恐れがあるため、エクセル管理からの脱却を検討すべきです。 リモートワークを導入したとき 脱却するべきタイミングの2つ目は、リモートワークを導入したときです。 リモートワークでは、不明点をすぐに他の社員に聞けないことが多く、業務の停滞につながる恐れがあります。そこで、誰でも自分で疑問を解消できるよう、マニュアルを整備することが重要です。 ただし、社員が必要な情報をすぐに見つけられるよう、わかりやすく管理しましょう。たとえば、欲しい情報を即座に取り出せるツール「ナレカン」なら、参照したいマニュアルにすぐにたどりつけるため、リモートワークでも確実に不明点を解消できます。 人的ミスが頻発してきたとき 脱却するべきタイミングの3つ目は、人的ミスが頻発してきたときです。 人的ミスは個人の能力による場合もありますが、Excelの操作が分かりづらいことや属人化された管理方法が根本的な原因になっているケースも少なくありません。そこで、より直感的に操作でき、作業ミスを構造的に防げるツールへの移行の検討が重要です。 以上のように、人的ミスが増えてきたと感じたら、単なる「注意不足」の問題だけにせず、業務フローを見直しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelからの移行先として最適なITツール ここからは、Excelからの移行先として最適なITツールを解説します。 Excelファイルで情報を管理すると、「ファイル管理が煩雑になる」「データ量が多いと重くなる」などの問題が発生します。そのため、簡単に情報をまとめられるうえに、データが増えても重くならないツールに移行しましょう。 また「社内の全員が使いこなせるか」を重視してツールを選ぶ必要があります。なぜなら、操作が複雑なツールは教育コストが発生するうえ、ツールを十分に使いこなせず、かえって非効率的になってしまうからです。 結論、Excelの移行先として最適なのは、ITに詳しくない人でも使えて、社内の情報をまとめて管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「記事」にテキストのほかに画像やファイルを添付できるうえ、メールを使える方なら迷わず使いこなせるほど操作が簡単です。そのため、全社員がナレッジを“自然に”共有する文化が根付きます。 最も簡単に社内の情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセル管理から脱却するためのステップ 以下では、エクセル管理から脱却するときの具体的なステップを説明します。ツールを社内に浸透させたい人は以下のステップを踏むようにしましょう。 （1）現状の管理業務を棚卸しする まず、現状の管理業務を棚卸ししましょう。 Excelはどういった用途で利用しているのか、Excelに蓄積されているデータはどれくらいかなどを洗い出します。とくに必要な機能がなにかを分析しておくと、移行先を選ぶときの参考になり便利です。 以上のように、棚卸をすることで、現状のExcelの利用状況が分かるので、以降のステップにも役立ちます。 （2）業務に合ったツールを選ぶ 次に、自社の業務に合ったツールを選びましょう。 現在のExcelの利用状況から、自社に必要な機能を挙げ、機能に過不足のないツールを利用しましょう。とくに、多機能すぎると、使いこなせない場合があるので、注意が必要です。 また、どのような業務でも、ナレッジを一元化し、情報が属人化しないようにすることが大切です。そのため、担当者が変わっても、使い続けられるツールを選びましょう。 （3）移行期間を設ける 最後に、Excelから新しいツールに乗り換えるときには、移行期間を設けましょう。 新しいツールを突然使い始めるのは困難で、トラブルが発生する恐れがあります。そのため、移行期間を設けて、段階的に新しいツールに乗り換えられるようにしましょう。 このようなステップを踏むことで、Excelからスムーズに移行し、新しいツールを長期的に運用することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel管理をやめるべき理由とメリットまとめ これまで、Excel管理をやめるべき理由やメリットを中心にご紹介しました。 Excel管理をやめるべき理由として「業務のブラックボックス化・管理の煩雑化・データ量の増加」の3つが挙げられます。また、脱Excelすることで、情報へのアクセス性が向上し、情報共有も簡単になるのです。 ただし、Excelから脱却する場合、新しい情報管理ツールの導入が必要となりますが、多機能なツールを導入してもITに詳しくない社員は使いこなせません。そこで、誰でも使いこなせるツールを導入しましょう。 したがって、Excelの移行先として導入するべきなのは、誰でも簡単に社内のナレッジを共有・管理できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、Excelからの脱却を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

近年、変化の激しい現代に対応するビジネスの考え方として、OODAループが注目を集めています。業務の状況に応じてOODAループを回すことで、正確かつ迅速な意思決定が可能になるのです。 しかし、OODAループを実行する具体的な手順がわからずに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、OODAループのメリット・実行手順を中心にご紹介します。 OODAループを実行して、社員が主体的に動く環境を作りたい OODAループのメリット・デメリットを把握して実行の可否を検討したい OODAループを効果的に実行できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、OODAループを効果的に実行して社員が自発的に業務をする環境を構築できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OODA（ウーダ）ループとは1.1 OODAループの概要1.2 OODAループが必要な背景2 OODAループの3つのメリット2.1 （1）迅速に意思決定できる2.2 （2）柔軟に対応できる2.3 （3）主体的に行動できる3 OODAループのデメリット3つと改善策3.1 （1）統率が取れない3.2 （2）中長期的な計画の立案に不向き3.3 （3）暗黙知が発生する4 OODAループを実行する具体的な手順とは4.1 （1）Observe(観察)4.2 （2）Orient(状況判断)4.3 （3）Decide(意思決定)4.4 （4）Act(実行)5 OODAループを効果的に実行できるツール5.1 社内の情報を蓄積・共有・管理できるツール「ナレカン」6 OODAループのメリット・実行手順まとめ OODA（ウーダ）ループとは ここでは、OODAループの概要や背景をご紹介します。OODAループとPDCAサイクルの違いがわからない方やなぜOODAループが必要なのか知りたい方は必見です。 OODAループの概要 OODAループとは、アメリカ空軍の大佐であるジョン・ボイド氏が提唱した意思決定の手法を指します。「OODA」は、取り組みの手順である「Observe(観察)」「Orient(状況判断)」「Decide(意思決定)」「Act(実行)」の頭文字を取ってつくられました。 OODAループと類似したフレームワークとして、PDCAサイクルが挙げられます。PDCAサイクルとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の4つの手順から構成される業務改善の手法で、計画を起点に取り組む点が特徴です。 一方で、OODAループはループの起点が決まっておらず、必要に応じて前後の工程に進めたり戻したりすることで課題を迅速に解決できる利便性があります。このように、それぞれ目的やメリットが異なるので、目的や状況に応じて適切に使い分けることが重要です。 OODAループが必要な背景 OODAループが必要になったのには以下の背景が関係しています。 技術革新に伴うビジネス環境の激しい変化 技術の進歩によって、本来優位である先発企業が後発企業に市場競争で負けたというように、環境の変化が目まぐるしいです。そのため、緻密な計画を立てるPDCAサイクルよりも状況判断で即行動できるOODAループが必要性が増したのです。 AIの発達 AIは過去の学習データから分析・推論ができるため、既存の領域においては多くの面で任せられます。一方で、新しい領域では、AIよりも市場や現場の動きを観察する人間が必要なので、スピード感のあるOODAループを回すことが求められるのです。 以上のように、OODAループは、変化の早い現代で企業が市場競争に負けないために重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループの3つのメリット ここでは、OODAループのメリット3つについて解説します。OODAループを実行すると、他者の承認を待たずとも、社員一人ひとりが状況に即した行動を取れるのです。 （1）迅速に意思決定できる OODAループを実行すると、迅速に意思決定ができます。 PDCAサイクルとは異なり、OODAループでは計画立案や目標設定をする必要がありません。そのため、上司の指示を待たずに、各社員が状況に応じた素早い意思決定・行動が可能です。 したがって、対応のスピードが求められる競争の激しい分野や、予想外の事態が発生しやすい新規プロジェクトでは、とくにOODAループの活用が有効です。このように、OODAループを実行すれば、スピーディーに意思決定して業務をスムーズに進められるのです。 （2）柔軟に対応できる OODAループを業務に取り入れると、問題が発生しても状況に応じて柔軟に対応できます。 OODAループでは、管理者側の指示を待つのではなく、現場の担当者が判断して対応します。そのため、計画を修正しながら、現場の状況に合わせて臨機応変に行動を取れるのです。 また、状況に合わせて柔軟な対応をとる体制が整っていれば、結果として日ごろの業務トラブルの回避にもつながります。したがって、施策を迅速に講じて、業務を滞りなく進めるにはOODAループが有効です。 （3）主体的に行動できる OODAループを活用すると、社員が主体的に行動できます。 対応手順が固定化されていないOODAループは、状況に応じて必要な工程を実施する考え方です。そのため、社内でOODAループが定着すれば、上司が不在時にも社員個々が判断して主体的に行動することが可能になるのです。 したがって、個々が責任感を持って業務を進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループのデメリット3つと改善策 以下では、OODAグループのデメリット3つと改善策を説明します。OODAループを実行する時は以下の点に注意しましょう。 （1）統率が取れない OODAループの実行により、統率が取れなくなる可能性があります。 OODAループは、状況判断から意思決定、実行までの期間が短いため、その場の思いつきや感情で行動する人や部署が発生してしまいます。そのため、一つの目標に向かって足並みを揃えることができず、上層部による統率が取りづらくなります。 そこで、組織全体の目標やビジョンの共有が不可欠なのです。全社で統一された目標が共有されれば、同じ方向に向かって全社員が動くことができます。 （2）中長期的な計画の立案に不向き OODAループは、中長期的な計画の立案には向いていません。 中長期的な計画の立案には、必ず行動の結果を踏まえた改善が必要です。一方で、OODAループは結果が出る前に、短いスパンで意思決定や行動をしなければいけないため、中長期的な計画においてOODAループのみを利用するのは不適切です。 そこで、行動の後に評価と改善のステップがあるPDCAサイクルを併用しましょう。 （3）暗黙知が発生する OODAループでは、暗黙知が発生しやすいことにも気をつけなければいけません。 OODAループは、状況の観察から行動までを繰り返すものであるため、行動の結果は重視されずデータとして残されないことが多いです。そのため、行動をした人しか結果がわからないという状況が生じ、別の人が同じ行動をして同じ過ちを繰り返す恐れがあるのです。 したがって、行動と結果を社員同士で共有し合うことが大切です。たとえば、社内のナレッジやFAQを蓄積し、リアルタイムで共有できる「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループを実行する具体的な手順とは ここでは、OODAループを実行する具体的な手順について解説します。OODAループをスムーズに実行したい企業は、以下の手順を正しく把握しなければなりません。 （1）Observe(観察) 1つ目の手順は、Observe(観察)です。 この工程では、自社や外部環境に関するデータを収集し、状況を把握します。データを収集する際は、現場の状況を反映した「生のデータ」を幅広く集める点が重要です。 また、日ごろから情報を蓄積しており情報共有の体制が整っている企業は、データを収集しやすくなります。とくに、情報の蓄積が習慣として定着している企業は、ナレッジ管理ツールを使って、社内の情報共有を効率化しています。 （2）Orient(状況判断) 2つ目の手順は、Orient(状況判断)です。 このプロセスでは、収集したデータを自身の知識や経験と合わせて分析し、状況判断をします。そして、分析をもとに仮説を立て、対応の方向性を決定します。 決定した対応の方向性は、その後の「実行」に直結するため重要ですが、慎重に検討すると対応が遅れてしまいます。そこで、一度状況判断をしたら次の行程に移り、OODAループを繰り返すことで、他者の判断や以前行った判断の誤りに気づきやすくなります。 （3）Decide(意思決定) 3つ目の手順は、Decide(意思決定)です。 この工程では、具体的な対応の計画を決定します。とくに、以下の3つのステップで意思決定をするとスムーズです。 (1)チームが実現したい状態を確認する (2)想定される対応の選択肢を挙げる (3)最も効果的な対応を選ぶ ただし、OODAループは意思決定を迅速にするためのフレームワークであり、論理的な思考プロセスは重視されていません。したがって、過去の経験から直感的に対応策を判断する点が重要です。 （4）Act(実行) 4つ目の手順は、Act(実行)です。 実行に時間がかかると、状況が変化し「Observe(観察)」で収集した情報の鮮度が落ちるので、十分な効果を得られません。そのため、意思決定を行ったら迅速に対応を実行する必要があります。 また、実行後はすぐに結果を観察し、次のOODAループへつなげましょう。このように何度も繰り返し、取り組みで得た情報を次のOODAループに活用することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループを効果的に実行できるツール 以下では、OODAループを効果的に実行できるツールをご紹介します。 OODAは個人の裁量が大きいため、事前のすり合わせと定期的な情報共有が必須です。また、OODAループを円滑に回すには、それぞれのフェーズの精度とスピードが非常に重要です。 とくに、「観察」「状況判断」のフェーズでは、客観的なデータや他者の知見が必要なため、情報が一元化されていないと、判断の精度とスピードは落ちてしまいます。そこで、情報の蓄積と可視化をスムーズにできる環境づくりが求められるのです。 そのため、情報を一元的に管理し、すぐにアクセスできる体制を整えることが、OODAループの高速化につながります。結論、OODAループを効果的に使うには、情報共有と判断スピードの向上を両立するツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンに蓄積した情報は、高精度の検索機能によって必要なときに即アクセスできるため、判断の遅れを防止します。また、シンプルな操作性で誰でも使いやすいため、暗黙知を形式知化する環境を整えられるのです。 社内の情報を蓄積・共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループのメリット・実行手順まとめ これまで、OODAループのメリット・実行手順を中心にご紹介しました。 OODAループを活用すると、個々が迅速に意思決定するので、状況に応じて柔軟に対応したり主体的に行動したりできます。具体的には、Observe(観察)で収集した情報をもとにOrient(状況判断)し、迅速にDecide(意思決定)して対応をAct(実行)しましょう。 一方で、OODAループを効果的に実行するには、社内情報を記録共有できる環境づくりが必須です。そこで、「情報の共有と判断のスピードの上昇につながるツール」を導入すれば、情報を社内で共有し、素早く意思決定することが可能になるのです。 したがって、自社が導入すべきは、リアルタイムでの情報共有とスピーディな検索ができる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、情報共有を習慣化しつつ、OODAループを回して迅速な意思決定をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

近年、日常生活だけでなくビジネス環境へのDX化が進み、業務効率や生産性が向上したという企業が増えています。たとえば、マーケティング分析をするときにAIを用いたり、ノウハウなどをデジタル上で管理したりするのも、DX化した例です。 しかし、なかには「オーバーワークする原因が分からず、業務効率を高められずにいる」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事でオーバーワークする原因と残業しやすい人の特徴のほか、解決策を中心にご紹介します。 オーバーワークする原因が分からず困っている オーバーワークしがちな人の特徴を把握しておきたい 業務効率化に役立つITツールを探している という方はこの記事を参考にすると、オーバーワークする原因や特徴のほか、効果的な解決策まで分かるので、従業員の負担軽減につなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事でのオーバーワークとは？2 仕事がオーバーワークになると起こる症状2.1 体調への影響2.2 メンタルへの影響3 オーバーワークを引き起こす3つの原因とは3.1 （1）人手不足である3.2 （2）業務負担が大きい3.3 （3）連携が上手くとれていない4 オーバーワークになりやすい人の特徴とは5 オーバーワークに陥らないための3つの対策とは5.1 （1）優先順位を決める5.2 （2）作業進捗を共有する5.3 （3）作業の無駄を省く6 【必見】仕事のオーバーワークの解消に役立つツール6.1 情報の管理・共有を効率化するツール「ナレカン」7 仕事のオーバーワークの原因と対策まとめ 仕事でのオーバーワークとは？ 仕事におけるオーバーワークとは、残業や休日出勤などにより必要以上に働くこと、あるいは心身に過度な負担がかかるほど働いている状態を指します。 オーバーワークが改善されなければ、過労死につながる危険もあるのです。具体的には、以下の残業時間が「過労死ライン」を越えたことになります。 ひと月あたり80h以上の残業 ひと月20日の勤務日数に対して、平均4h以上の残業 オーバーワークは生産性の低下を招くだけでなく、以上のような深刻な健康被害を引き起こす恐れがあります。そのため、業務体制を見直し、効率的な働き方へと切り替えることで、一刻も早く改善を図る必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事がオーバーワークになると起こる症状 以下では、仕事がオーバーワークになると起こる症状を体調面・メンタル面それぞれで紹介します。以下の内容が当てはまる場合、オーバーワークになっている可能性が高いので、業務量の調整や進め方の見直しを検討しましょう。 体調への影響 オーバーワークになっていると、体調に以下のような症状がみられます。 疲労が蓄積する 不眠になりやすくなる 食欲がなくなる 頭痛・めまいがある 胃腸の不調がある 複数当てはまる場合は、とくに注意が必要です。 メンタルへの影響 オーバーワークになっていると、メンタルに以下のような症状がみられます。 集中力が低下する 判断ミスが増える 気分が不安定になる タスクの優先順位が分からなくなる このように、身体だけでなくメンタルにも不調が起こる可能性があるので、複数当てはまる場合は業務量の調整を相談しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークを引き起こす3つの原因とは 以下では、オーバーワークを引き起こす原因を3つ解説します。現状では、オーバーワークしていないという場合でも、以下に当てはまる企業は注意が必要です。 （1）人手不足である 1つ目の要因は、人手不足な環境です。 少子高齢化などの影響で人手が不足しており、すでに従業員が許容範囲を越えた業務量を担っているという企業も少なくありません。また、社内の教育が十分にできておらず、人手があってもスキル不足で、求める業務量をこなせないケースもあります。 その結果、必要以上に人員を割かなければならず人手不足の悪循環が生まれるのです。以上のことから、人手不足によるオーバーワークを防ぐためには、教育環境を整備することから始めましょう。 （2）業務負担が大きい 2つ目の要因として、業務負担が大きいことが挙げられます。 職場のITに対する意識や関心が低いと、業務効率を高めるためのDX化が進まず、業務負担は改善されません。そのような状況のなか、経験に応じて新しい仕事を任されたり、仕事量が増えたりすると、ますます負担が大きくなってしまうのです。 以上のことから、業務負担の改善するためには、現場のDX化が必須なのです （3）連携が上手くとれていない 3つ目の要因は、周囲のメンバーとの連携が上手くとれていないことです。 業務進捗を共有できていない環境では、周囲にサポートを求めづらかったり、逆に仕事を任されてしまうケースもあり得ます。その結果、自身ですべての業務を負担してしまい、オーバーワークとなってしまうのです。 そのため、お互いに協力できる仕組みを整える必要があるのです。たとえば、1日の作業スケジュールや業務進捗などの情報を簡単に共有できる「ナレカン」のようなツールを使えば、スムーズな連携を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークになりやすい人の特徴とは 以下では、オーバーワークになりやすい人の特徴を紹介します。 仕事を断れない 責任感が強い人や真面目な性格の人ほど「誰もやらないのであれば、自身が対応しよう」という思考になりやすいと言えます。そのため、頼まれた仕事を断れずにオーバーワークになってしまうことがあります。 完璧主義 一見、完璧主義な人は仕事が速いイメージがありますが、完璧を求めてしまい、妥協点を見つけるのが苦手だと言えます。そのため、自身が納得のいくクオリティにするために、何度も修正を繰り返してしまうのです。 報連相が苦手 報連相が苦手な人は、ひとりでタスクを抱え込んでしまうので、オーバーワークに陥りやすいと言えます。また、作業で分からないことがあっても自身で解決しようと時間を無駄にしたり、ミスが起きたりして、結果として残業が増えてしまうのです。 スケジュール管理ができない 優先順位を定めないまま、目先の業務に集中して取り組んでしまうと、納期間近になっても作業が終わっていないという事態になりかねません。そのため、納期に間に合わせるために残業しなければならなくなるのです。 以上のようなオーバーワークを回避するためには、個人の心がけはもちろん、会社全体での仕組みづくりが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークに陥らないための3つの対策とは ここでは、オーバーワークに陥らないための3つの対策について紹介します。以下の内容を仕組み化して「残業して当たり前」という環境を変えましょう。 （1）優先順位を決める 1つ目に、優先順位を決めて仕事に取り組みましょう。 優先順位の決め方の1つに、下記の「時間管理のマトリクス」があります。たとえば、このフレームワークを利用すると、業務の優先順位は1→3→2→4の順番であるとわかるのです。 なかには、3よりも2を優先するケースがありますが、2は長期的に取りかかる必要があるので優先度は下げて問題ありません。逆に、3は短期間で終わる業務であることが多いので、優先度が高くなるのです。 ただし、場合によっては、優先順位を変更する必要があるので周囲のメンバーに確認しながら、優先度を決めていきましょう。 （2）作業進捗を共有する 2つ目に、作業進捗を共有しましょう。 「誰が・どの作業に取り組んでいるのか」「どのくらいの進捗なのか」が把握できていない状態では、手助けが必要だとしても、サポートすることができません。反対に、常にお互いの進捗が把握できる環境であれば、連携して作業に取りかかれるのです。 ただし、作業が終わるたびにメールやチャットで連絡するのは面倒なうえ、連絡したとしても情報が流れて気が付かれない可能性があります。そのため、作業進捗の報告には、メールやチャットではなく、情報共有ツールを使いましょう。 たとえば、社内の情報を「記事」に蓄積できる「ナレカン」のようなツールなら、誰でも簡単に使えるので、スムーズに進捗共有できるようになります。 （3）作業の無駄を省く 3つ目に、作業の無駄を省きましょう。 作業に無駄な時間が多いと、必然的に作業時間が長くなり、オーバーワークにつながってしまいます。ある調査では、ビジネスパーソンは1日に平均1.6時間を情報収集に費やしていると言われており、無駄を省くことの重要性がうかがえます。 そこで、簡単に作業の無駄を省くには、ITツールの導入がおすすめです。ITツールには、「情報共有」や「メッセージ」など多様な機能が備わっていることが多いので、自社に必要な機能を検討したうえで、ツールを選定しましょう。 参考：ビジネスパーソンが「調べもの」に費やす時間は毎日1.6時間 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事のオーバーワークの解消に役立つツール 以下では、仕事のオーバーワークの解消に役立つツールを紹介します。 仕事でオーバーワークが起こらないようにするには、業務の偏りをなくすことが重要です。そこで、「効率のいい仕事のやり方をノウハウとしてまとめられるITツール」を使うと、業務の無駄の解消や属人化防止につながります。 また、不明点があったときに業務の手が止まると、仕事が溜まっていきオーバーワークを引き起こす原因になります。そのため、「不明点を詳しいメンバーに質問できる機能」があるツールを選ぶべきです。 したがって、仕事のオーバーワークの解消に役立つのは、誰でも簡単にノウハウを蓄積・共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、業務におけるノウハウや注意点・関連する資料を簡単にまとめられるうえ、「超高精度の検索機能」で知りたい情報を絞り込めます。また、「質問機能」で社内メンバーに不明点を確認すれば、回答内容を残しておくことができるので、ノウハウの蓄積にも役立つのです。 情報の管理・共有を効率化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事のオーバーワークの原因と対策まとめ これまで、仕事のオーバーワークの原因と対策を中心に紹介しました。 仕事でオーバーワークしてしまう原因には「人手不足・業務過多・連携できていない」などの職場環境による要因のほか、「責任感が強い、完璧主義、スケジュール管理できていない」などの個人的な要因があります。 とくに、連携できていない課題に関しては、情報を共有し合い、連携できる仕組みを整えましょう。ただし、メールやチャットでは、情報が流れてしまい、気が付かれない可能性があるので避けましょう。 結論、社内の連携に役立つのは、社内のあらゆる情報をナレッジ化できて、社内情報をスムーズに共有できる「 ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、オーバーワークを防止する体制を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

忙しい現場では、周囲のメンバーとの連携が疎かになり「すでに対応済みの案件を対応してしまう」など非効率な事態が起こりがちです。また、ビジネスの場において、二重対応やメールの誤送信は、相手に不信感を与えかねないので注意すべきです。 しかし、「細心の注意を払っていても二重対応が頻繁に起こってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、二重対応が起こる3fつの原因やその対処法を中心にご紹介します。 二重対応の原因を知りたい 二重対応を防ぐ方法を実践したい 対応ミスを減らせる情報管理ツールを探している という方はこの記事を参考にすると、二重対応をなくす方法についてのヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 二重対応とは？ビジネスで起きやすい典型例1.1 二重作業1.2 二重連絡1.3 二重管理2 二重対応がもたらすリスク3選2.1 （1）業務効率の低下につながる2.2 （2）顧客が不信感を抱いてしまう2.3 （3）社内の関係悪化を招く3 メールで二重対応が起こる3つの原因3.1 （1）未読・既読でメール管理をしている3.2 （2）スプレッドシートで問い合わせ管理をしている3.3 （3）問い合わせ対応が振り分けられてない4 二重対応を防ぐのに役立つ情報共有ツール4.1 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」5 二重対応を防ぐ体制づくり5.1 （1）担当者を設定する5.2 （2）対応状況を共有する6 【コピペ可】二重対応してしまったときのお詫びの例文7 メールの二重対応をなくす方法まとめ 二重対応とは？ビジネスで起きやすい典型例 「二重対応」とは、1つの業務に対して複数の人が同時に対応することであり、無駄な業務をしている状態です。二重対応には以下のような例があります。 二重作業 二重作業とは、1つの作業に誤って複数人が関わることで、作業の重複が起きたり、同じデータを複数のシステムに入力したりすることを指します。非効率的に業務を進めていることになるため、注意が必要です。 たとえば、顧客情報のデータベースがバラバラになっていて、2つのシステムに入力する必要がある場合、二重作業に当たります。データを一元管理していれば、データ入力の時間を大幅に削減できます。 二重作業が起きると、トラブルが増加し業務の無駄が増えるため、悪影響を及ぼします。 二重連絡 二重連絡とは、同じ相手に複数回、同じ内容のメールなどを送信してしまうことを意味します。また、顧客からのメールに対して、複数人で返信してしまった場合も二重連絡に該当します。 たとえば、営業担当とサポート担当が同じ内容のメールを顧客に送信してしまった場合は二重連絡になります。顧客はどちらに返信するべきか混乱してしまいます。 二重連絡の原因は、担当者間での連絡や管理のミスなどが考えられます。対応状況を明確化した上で共有するよう対策を講じましょう。 二重管理 二重管理とは、同じ情報を複数の場所で管理することです。データの整合性が取れなくなり、複数のバージョンが存在してしまう危険性があります。 たとえば、在庫管理で、担当者によって在庫状況を紙で管理したり、デジタルのシステム上で管理したりするなど、記載する場所が複数ある場合は二重管理といえます。情報に齟齬が生じやすく、トラブルを生む原因です。 二重管理は、部署ごとに別のシステムで情報が管理されている場合に発生することがあります。データベースを一つにまとめて管理しやすくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二重対応がもたらすリスク3選 ここでは、ビジネスシーンでのメールの二重対応がもたらすリスクについて解説します。リスクを理解して、案件管理に対する危機感をもつようにしましょう。 （1）業務効率の低下につながる メールの二重返信は業務効率の悪化につながります。 二重返信をしてしまった場合、相手へ謝罪・訂正メールを送るだけでなく、同じミスを繰り返さないためにも原因を調査する必要があります。そのため、二重返信によって本来であれば必要のない作業が増えて、結果的に業務効率の悪化につながるのです。 以上より、二重返信をしてしまうと、本来は必要のない無駄な作業が増えて、業務の能率が大幅に下がる恐れがあります。 （2）顧客が不信感を抱いてしまう ビジネスシーンでのメールの二重返信は、顧客が企業に不信感を抱く原因となってしまいます。 同一のメールに対して重複して返信してしまうと、顧客の混乱を招き、企業の管理体制について疑念を持たれかねません。そして、顧客の不信感は間違いなく顧客離れにつながります。 わずか1度のミスでも顧客に不信感を与えてしまうため、二重返信に対する対策は万全にしておきましょう。 （3）社内の関係悪化を招く 二重対応は、社内で人間関係の悪化を招くリスクがあります。 たとえば、スタッフAが「メール対応を完了しました」と口頭で周知したにも関わらず、聞いてなかったスタッフBが再度メール対応をしたとします。すると、スタッフAは「さっき知らせたはずですよね？」と不信感が募ってしまいます。 このように、二重対応は職場間での人間関係悪化にもつながるため、気をつけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで二重対応が起こる3つの原因 以下では、ビジネスシーンで、メールの二重対応が起こる原因を3つご紹介します。原因を知っておくことで、二重返信を予防する対策を立てやすくなります。 （1）未読・既読でメール管理をしている 未読・既読でのメール管理は二重対応が起こりやすくなります。 メール対応がそれほど多くない企業では、一般的なメーラーで問い合わせメールを受信して、未読のメールに返信していく方法が多いです。しかし、これでは未読・既読の管理があいまいになってしまい、対応漏れが発生しやすいです。 そのため、メールを未読・既読で管理すると、手軽でコストがかからないものの、二重返信や対応漏れといったミスが起きやすくなります。 （2）スプレッドシートで問い合わせ管理をしている スプレッドシートでの問い合わせ管理は、メンバー間で意思疎通が図りづらく、二重対応が発生する確率が高くなってしまいます。 スプレッドシートは「メール」や「メッセージ」と連携できません。そのため、メールをコピペすることでミスが多発したり、連携不足によって複数人が同一のメールに対応してしまうケースが増えたりしてしまいます。 よって、スプレッドシートは連携が取りづらいため、問い合わせ管理には不向きです。 （3）問い合わせ対応が振り分けられてない メールを担当者ごとに振り分けていないと、二重対応が発生する可能性が高まります。 問い合わせごとに対応を振り分けるのは面倒なため、時間がある人が適宜、対応にあたるという企業が多いです。この方式では、顧客に対して迅速に対応できて一見効率的ですが、誰がどの問い合わせを担当しているかが分かりづらく、二重対応の原因となります。 以上より、担当者を割り振れていないと、二重返信のリスクが高くなってしまいます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二重対応を防ぐのに役立つ情報共有ツール 以下では、二重対応を防ぐのに役立つ情報共有ツールをご紹介します。 二重対応が発生するのは、業務フローや情報共有の方法に問題があるからです。たとえば、メールやスプレッドシートで情報を管理していると、情報更新の抜け漏れや担当者変更時の引き継ぎがうまくいかず、適切な対応ができなくなるのです。 そこで、案件ごとにメールや商談のやりとりを管理できるITツールを活用し、業務の流れを統一しましょう。また、クレームや問い合わせの対応内容を一元管理すれば、イレギュラー対応のナレッジが社内に蓄積されます。 結論、二重対応を防ぐのに最適なのは、メール転送機能でやり取りが蓄積され、自然と社内のナレッジになっていくツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは記事にメールを自動で転送することで、対応記録が残り二重対応を防げます。また、業務フローやメール対応のテンプレートも共有できるので、対応品質が均一化されるのです。 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二重対応を防ぐ体制づくり 以下では、二重対応を防ぐ体制をつくる方法を2つご紹介します。二重返信が頻発に起きて困っている方は必見です。 （1）担当者を設定する 二重対応を防止するのに最も効果的な方法は、メールごとに担当者を設定することです。 一通ごとに担当者が振り分けられていれば、自分がするべきタスクが明確になり、他の社員との「誰がどの対応をしたか」といった確認作業の手間が省けるため、二重返信のリスクもなくなります。 以上より、メール対応において、担当者の設定は二重返信を防ぐのに有効な手段です。 （2）対応状況を共有する 二重対応を防ぐためには、対応状況を誰が見ても一瞬で判断できるように共有することが大切です。 たとえば、受信メールを「未対応」「返信処理中」「対応完了」といった形で分類します。このように、メールの対応状況が可視化され、自分が取り組むべきタスクをすぐに把握できて、他の人とメール対応が重複することもありません。 以上のように、ミスを防ぐ体制を構築して、二重対応を防止しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【コピペ可】二重対応してしまったときのお詫びの例文 以下は、二重対応してしまったときの、お詫びの例文です。問題の状況に合わせて、適宜内容を変更して利用しましょう。 件名：業務の不手際に関するお詫び 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 平素よりお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 この度は、○○（対応すべき業務内容）の二重対応が発生したことにより、貴社に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。 原因を調査したところ、弊社内での情報共有不足およびタスク管理の不備が原因であることが判明いたしました。 今後は再発防止のため、業務手順の見直しとダブルチェック体制の強化、さらにプロジェクト管理ツールの導入を進め、業務の透明性と正確性を向上させてまいります。 この度は貴社にご心配をおかけしたこと、改めてお詫び申し上げます。貴社の業務が円滑に進むよう、全力でサポートさせていただきますので、引き続きご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。 日頃よりご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。 △△株式会社 □□ (連絡先) 二重対応が発生してしまった場合は、以上のように、誠意をもって丁寧にお詫びすることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールの二重対応をなくす方法まとめ これまで、二重対応がもたらすリスクや原因、二重対応を防ぐ方法を中心に紹介しました。 メールの二重返信を防ぐ方法として、担当者への割り振りや対応状況の共有は有効です。また、職場内でコミュニケーションをとり、連携してメール対応にあたるのも二重対応防止に役立ちます。 しかし、メールが多すぎると管理が煩雑になるため、メールの内容を簡単に記録できると手間が減ります。また、クレームや問い合わせメールへの対応方法もナレッジとして記録できると、すぐに対応できるため便利です。 結論、二重対応の防止に役立つビジネス向けツールは、社内のあらゆる情報をナレッジ化できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、二重対応を防止しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

仕事で書類の提出期限を間違えたりメールの件名を書き忘れたりなど、気をつけているはずがうっかりミスをしてしまうケースが後を絶ちません。しかし、うっかりミスは、上司や同僚・顧客などからの信頼喪失にもつながってしまいます。 また、「忘れていた」では済まないような大きなトラブルの原因にもなりかねません。そのため、日々の仕事のなかでうっかりミスをなくすには何をすべきか悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事でのうっかりミスを防止する6つの対策を中心にご紹介します。 仕事のうっかりミスを減らしたい うっかりミスの原因を理解して、防止策を導入したい 恒常的にミスを減らせる仕組みを構築したい という方はこの記事を参考にすると、仕事のうっかりミスを防止できるうえ、全社でのミスも削減できるヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事でうっかりミスをしてしまう人の特徴とは1.1 PCのなかで情報が散らかっている1.2 仕事に不慣れ2 【個人編】うっかりミスを防止する4つの対策2.1 確実にメモをとる2.2 チェックリストを作る2.3 テンプレートを作成する2.4 最終確認をする3 【組織編】うっかりミスを防止する2つの対策3.1 マニュアルを作る3.2 失敗事例を蓄積する4 【非IT企業向け】社内のミスを削減できるおすすめのツール4.1 会社のあらゆるナレッジを蓄積できるツール「ナレカン」5 【やらかした】うっかりミスをしてしまった後の対応6 うっかりミスをしてしまう人の特徴と対策まとめ 仕事でうっかりミスをしてしまう人の特徴とは 多くの場合、仕事でうっかりミスをしてしまう人には共通点があります。以下の特徴を押さえて、メンバーに当てはまる項目がないか確認しましょう。 PCのなかで情報が散らかっている PCのなかの情報が整理されていない人は、うっかりミスが多い傾向にあります。 業務を遂行するときには、多くの場合、何らかの情報を参照する必要があります。しかし、PC内が散らかっていると、適切な情報を見つけられないため、あいまいなまま対応して、ミスにつながってしまうのです。 そのため、作業を進めるうえでの注意点やマニュアルなど、業務に必要な情報を一箇所にまとめておく仕組みづくりが必要です。 仕事に不慣れ 仕事に慣れていない人も、うっかりミスをしやすいです。 仕事に慣れていないうちは、やり方や対応方法が分からないことがあります。そこで、認識のすり合わせができていないまま自己判断で進めてしまうと、ミスにつながる原因になります。 したがって、認識のすり合わせや確認をしない人は、防止できるミスも発見できずに業務を進めてしまうのです。ミスは大きなトラブルへとつながりかねないので、管理者は「認識のすり合わせがスピーディにできるような環境か」を見直さなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【個人編】うっかりミスを防止する4つの対策 ここでは、個人ができるうっかりミスを防止する4つの対策をご紹介します。業務を効率的に進められている企業は、以下の対策が個人レベルでも浸透しているのです。 確実にメモをとる 伝達事項や期日、上司から受けたアドバイスは直後にメモをとり可視化させましょう。 メモに情報を残しておけば、仮に忘れてしまっても見返せます。また、業務中ミスをした箇所を詳細に書くことで、次回以降に同じ業務へ取り組むときに、同じミスを繰り返しにくくなります。 ただし、単にメモをとるのではなく見返すためにメモを作成するので、時間や場所を問わず振り返りができるように、わかりやすくまとめておくことが必要です。 チェックリストを作る ミスの防止策として、確認用のチェックリストを作成しましょう。 業務ごとにチェックリストを作成すれば「ある業務をすることをうっかり忘れていた」場合でも事前に気づけます。また、ミスの多い箇所を把握してリスト化し、業務中に確認すれば、同じミスが起こりません。 チェックリストは形骸化しやすいため、定期的に更新をしないと「完了していない業務にチェックを入れる」リスクがあります。そのため、「ナレカン」のようなツールでチェックリストを作成し、定期的に更新することでミスを防ぎましょう。 テンプレートを作成する 使用する頻度の高い情報や表現はあらかじめテンプレート化すれば、ミスが減ります。 たとえば、社員の名前とアドレスや、社内文書で用いる挨拶文をテンプレート化するとミスを減らせます。また、ミスを防げるだけでなく作業スピードも早くなるので、効率化できた分の時間をほかの業務へ割けるようになるのです。 以上のように、テンプレートを作成すると入力工数が減り、入力によるうっかりミスが減らせるのでおすすめです。 最終確認をする ミス防止のために、最終確認をすることを徹底しましょう。 最終確認の方法としては、メモの振り返りやチェックリストに漏れがないかを確認するなどが挙げられます。また、重要度の高い業務では、社員ひとりでは気づけなかったミスを他者が発見できるように、ダブルチェックをするのがおすすめです。 ミスがないか最終確認し、重要度に応じてダブルチェックを実施することが、ミスの防止につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【組織編】うっかりミスを防止する2つの対策 以下では、組織ができるうっかりミスを防止する2つの対策をご紹介します。社員のうっかりミスを無くしたいと考えている管理職の方は必見です。 マニュアルを作る マニュアルの作成は、ミスの防止に効果的です。 マニュアルを作成することで、社員が我流で作業せず、正しい方法で業務を遂行できます。また、チェックリストによる最終確認を業務フローに組み込むなど、事前にミスを予防する対策を盛り込んだマニュアルがあれば、ミスの数を減らせるのです。 以上のように、マニュアルは業務の不明点を解消できるうえに、ミスの対策としても役立ちます。 失敗事例を蓄積する 過去の失敗事例を蓄積することも、ミスの予防につながります。 過去の失敗事例を蓄積することで、同じミスの再発を防ぐことができます。さらに、ミスが起こりやすい業務が可視化されるため、マニュアルの変更などの対策も立てやすくなるのです。 このように、失敗事例を蓄積することは、ミスを予防するのに効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【非IT企業向け】社内のミスを削減できるおすすめのツール 以下では、社内のミスを削減できるツールをご紹介します。 仕事のうっかりミスをなくすためには、個人がミスを減らすように心がけることが重要です。しかし、心がけだけでは、ミスを無くすことは難しいので、組織でミスが起こらないような仕組みを構築する必要があります。 そこで、うっかりミスによる重大なトラブルを防止したいなら「過去の失敗事例を蓄積できるツール」を利用しましょう。以前にミスした経験をナレッジとして共有することで、同じミスが再発することを防ぐことができます。 結論、ビジネスでのうっかりミスを減らすには、社内のあらゆる情報をナレッジとして管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、ファイルや画像、PDFなども保存できるうえ、保存した内容は、任意のメンバーに簡単に共有可能です。そのため、社内で発生したミスをナレッジとして管理でき、うっかりミスが再発しない仕組みを整えることができます。 会社のあらゆるナレッジを蓄積できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【やらかした】うっかりミスをしてしまった後の対応 仕事でうっかりミスをしてしまったら以下の対応をしましょう。トラブルにつながらないように迅速に対応することが必要です。 上司に報告する ミスが判明したら、すぐに上司に報告しましょう。このとき、言い訳をすることなく、事実を正確に述べることが重要です。 謝罪をする ミスによって被害を被ったお客様や、カバーしてくれた上司や同僚など、迷惑をかけたすべての人に素直に謝りましょう。外部の方に迷惑をかけた場合は、電話をして直接お詫びに伺うのが基本です。 原因を突き止め、対応策を練る ミスが発生した原因を突き止めて、対応策を検討しましょう。検討後は、対応策を実行・共有し、二度と同じミスを繰り返さない仕組みを構築することが大切です。 以上のように、ミスが起こったら、誠心誠意対応することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ うっかりミスをしてしまう人の特徴と対策まとめ これまで、仕事でうっかりミスをする人の特徴や防止策、社内のミスを削減できるツールを中心にご紹介しました。 仕事のうっかりミスは、日常的にメモに残して確認すれば防げる場合が多いです。しかし、メモを取らない、メモを取ったとしても見返すのに手間がかかれば、確認が面倒になり誰も振り返りません。 そこで、情報共有ツールを活用してメモの作成から管理までを一元化させ、メモを取りやすい環境を構築しつつミスを防止しましょう。一方、全社でミスを防止するには、全メンバーがストレスなく情報共有ができる簡単なツールを使う必要があります。 結論、うっかりミスを防止するには、社内のナレッジに即アクセスできて、うっかりミスを防止できる情報共有ツール「ナレカン」一択です。テンプレートやチェックリストも簡単に作れるので、非IT企業であっても抵抗感なく導入・運用できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、うっかりミスを防止する仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説