ナレッジマネジメント
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限られた時間のなかでも効率よく仕事を進めると、業務全体での生産性向上やコスト削減を実現できます。しかし、職場環境が整っていないことが原因で仕事の効率が悪くなってしまうケースもあるのです。 一方、多忙ななかでも仕事の効率化を図りたいが、何から改善したらよいか見当がつかないと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事の効率・要領が悪い原因と職場環境を整える改善策をご紹介します。 仕事の効率が悪い原因を知りたい 業務効率を改善して、成果を出したい メンバー全員がスピード感を持って業務ができるように、職場環境を改善したい という方はこの記事を参考にすると、業務効率化に向けて改善するべき課題がわかり、時間を有効活用する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事の効率・要領が悪い原因とは1.1 マネジメントができていない1.2 優先事項を共有できていない1.3 スピーディに意見が共有できない環境である2 仕事の効率・要領が悪い人の特徴5選3 職場の環境を改善し仕事の効率・要領を上げる方法とは3.1 作業のやり方を変える3.2 業務フローを見直す3.3 進捗状況を可視化する3.4 コミュニケーションをとれる仕組みをつくる4 情報共有の側面から仕事を効率化するツール4.1 「業務効率が悪い」を改善できる情報共有ツール「ナレカン」5 職場の仕事の効率が悪い原因と改善策まとめ 仕事の効率・要領が悪い原因とは 仕事の効率が悪い原因には、個別要因もしくは環境要因のいずれかが挙げられますが、大きく以下3つの原因に当てはまっていることが多いです。そのため、自社の状況が下記に当てはまっている場合には、早急に対策を打つ必要があります。 マネジメントができていない まず、原因のひとつとして、マネジメントができていないことが挙げられます。 チームリーダーには、部下の成長を管理しながら、問題があればフィードバックするマネジメントスキルが求められます。しかし、リーダー自身が業務に追われており、部下に目を向けられず、役目を蔑ろにしていることもあるのです。 さらに、よくあるパターンに、部下の業務負荷の高さに気が付けず「タスクの見直し」「ほかの社員に業務を振り分ける」などの対応をせず、仕事の効率が悪くなるケースもあります。 業務が属人化するだけでなく、業務量に偏りが生じるので、マネジメントする社員は現状の業務効率が最大化されているのかを常に考慮しなければなりません。 優先事項を共有できていない また、優先事項を共有できていないことも原因のひとつです。 優先事項を共有できていなければ、どの業務から取り組むべきかの認識にずれが生じます。たとえば、仕事を任された際に「いつまでに終わらせるべき案件なのか」をお互いに共有できていなければ、急ぎの案件だったとしても、後回しになる可能性があります。 結果として、誤った優先順位のまま仕事を進めることになるので、作業効率も悪くなってしまうのです。 スピーディに意見が共有できない環境である スピーディーに意見を共有できない環境も原因のひとつとして挙げられます。 複数人でひとつの作業に取り組む際には、お互いの進捗状況は細かく報告し合う必要があります。「誰が」「どこを」対応しているのかを把握できていなければ、作業の重複や処理漏れといったミスに繋がるからです。 また、進捗が遅れているのにも関わらず報告を怠ると、ほかのメンバーの業務進捗に悪影響を及ぼしかねません。情報を共有する意識を持つことはもちろん、些細な内容であっても迅速に共有できる環境を整える必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の効率・要領が悪い人の特徴5選 以下は、仕事の効率・容量が悪い人の特徴です。 業務がマニュアル化されていない 教わった業務内容がマニュアル化されてなければ、都度対応が変わり、業務クオリティのばらつきが生まれてしまいます。また、ミスをしてもすぐに気が付けず、作業を終えてからやり直しが発生するといった二度手間も起こりやすくなります。 こだわりを優先する ひとつの業務にこだわりすぎて、無駄な作業をしている可能性があります。真面目な人ほど細部まで完璧に仕上げようとするので、結果として要領が悪いと言われてしまうのです。 仕事の全体像が見えていない 仕事の全体像が見えておらず、優先順位を把握できていないことが多いです。そのため、業務の緊急性や重要性を把握するには、スケジュール管理・タスク管理を徹底しましょう。 時間の意識がない 効率が悪いメンバーは、時間に対する意識が低く「いつまでにどの範囲まで終わらせる」といった目標がないまま業務を進めがちです。スケジュール通りに仕事を進めるためにも「業務ごとに時間を計る」対策が求められます。 仕事を個人ですべて抱え込む 仕事を自分自身で抱え込む傾向があり、自分の力だけで終わらせようとしてしまいます。仕事は周りのメンバーと協力しながら進めなければならない一方で「相談しにくい環境になっていないか」をチェックすることもポイントです。 以上の特徴のように、仕事の進捗が遅く締め切りに間に合わない事態が重なると、会社の評価だけでなく、メンバーからの信頼にも大きく影響するので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 職場の環境を改善し仕事の効率・要領を上げる方法とは 職場環境を改善することで、仕事の効率は格段に良くなります。また、効率よく仕事ができている企業は、以下4つの環境が整っていることが多いのです。 作業のやり方を変える まず、仕事の効率を上げる方法として、作業のやり方を変えることが挙げられます。 作業効率が悪い場合、それまでのやり方を一度見直して、変えてみるのもひとつの手です。たとえば、ショートカットキーや画面分割は誰でもすぐに始められるうえに、確実に効果があります。 組織単位で大幅に業務効率の改善を目指すのではなく、まずは個人の細かい作業の改善から取り組むと良いでしょう。 業務フローを見直す 改善策のひとつとして、業務フローの見直しがあります。 業務を包括的に見直すと、メンバー内での業務負担の偏りが明確になり、不要な業務や引継ぎ可能な業務を削減したり分散したりできます。 ただし、マネジメント側でのみ業務フローの見直しおよび改善をするのではなく、必ず現場社員を交えたうえで見直しをするのがポイントです。 進捗状況を可視化する お互いの進捗状況を可視化し、メンバー同士が把握できるようにすることも改善策として挙げられます。 進捗に遅れが発生した場合、ほかのメンバーが迅速にフォローへ回れるので、締切に間に合わない事態を避けられます。また、メンバー個人ごとに「作業スピードに問題がないか」をほかのメンバーと比較しながら取り組めるため、業務全体としてのスピード向上も可能になるのです。 一般的な手法としてはガントチャートのように、視覚的に進捗を管理する方法もありますが、各メンバーが抱えるタスクを箇条書きでリストアップするだけでも業務の可視化が簡単に実現します。 コミュニケーションをとれる仕組みをつくる 業務を円滑に進めるには、コミュニケーションをとれる仕組みづくりが重要です。 些細な内容であってもメンバー同士で情報共有ができる環境であれば、問題の早期発見、早期解決にも繋がります。また、コミュニケーションが活性化されると、メンバー内での信頼関係や一体感の構築にもつながるのです。 一方、コミュニケーションをとる仕組みは口頭やメールを使った手法のみでは構築できません。そこで、メンバー全員が簡単に情報共有できるように、今日では「ナレカン」をはじめとした、誰でも簡単に使える「情報共有ツール」を利用する企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報共有の側面から仕事を効率化するツール 以下では、情報共有の側面から仕事を効率化するツールを紹介します。 効率が悪い職場環境を改善するには、”情報の共有・管理”を円滑にしましょう。なぜなら、どんな業界・業種の企業にとっても情報共有・管理は基本であり、正しく連携が取れていれば情報を探す・質問する手間が省けるからです。 そこで、社内情報のやりとりを円滑にするITツールを導入しましょう。ただし、ITツールには複雑なものが多く、現場社員が使いこなせずに、やりとりが滞る可能性があります。 したがって、自社の業務効率化には、情報の共有から管理までを円滑にする機能を備えながらも、使いやすいため安心して導入できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」はノートのように情報を残せるうえ、リアルタイムで任意の社員に共有できます。また、プロジェクトや部署ごとにフォルダを分けて記事を管理すれば、情報にアクセスしやすく、情報の共有・管理ともに機能が充実しています。 「業務効率が悪い」を改善できる情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 職場の仕事の効率が悪い原因と改善策まとめ ここでは、仕事の効率が悪い原因と改善策についてご紹介しました。 仕事の効率が悪い原因は、マネジメントがうまく機能していないことや優先事項の共有・意見交換ができていないことにあります。仕事の効率を改善するには、個人レベルで業務を見直しつつ、進捗状況をスムーズに共有できる仕組みづくりが重要です。 そこで、仕組みづくりには「情報共有ツール」を使うことがトレンドです。ただし、簡単に進捗状況や意見を共有できないツールでは、やりとり自体に時間がかかってしまい、社内に浸透しません。 結論、誰でも簡単に使える情報共有ツールの「ナレカン」を使えば、仕事の効率が大幅に改善されるのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、情報共有の側面から仕事を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

ルーチンワーク業務は作業内容や手順が確定しているので定着しやすいものの、作業が形骸化したり、ノウハウが属人化したりするデメリットも伴います。そのため、デメリットを回避しつつ、定型化できる通常業務を効率化しなければなりません。 しかし、効率化を目的にルーチンワーク化したい一方で、「どのようにアプローチすべきかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「ルーチンワークするメリット・デメリット」や「業務効率化するコツ」を中心にご紹介します。 ルーティンワークのメリット・デメリットを把握したい 業務をルーティン化して、ミスを減らしつつ作業の質を高めたい ルーティンワークを効率化できるITツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ルーチンワーク業務の注意点を押さえつつ、さらなる業務効率の改善ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ルーチンワークのメリットとは1.1 （1）スケジュールを管理しやすい1.2 （2）集中して取り組みやすい1.3 （3）引き継ぎがしやすい2 ルーチンワークのデメリットとは2.1 （1）モチベーションが低下する2.2 （2）形骸化しやすい2.3 （3）業務が固定化される3 ルーチンワークを効率化するコツ4選3.1 コツ1｜非定型業務のルーティン化を検討する3.2 コツ2｜テンプレートを作る3.3 コツ3｜フローを可視化する3.4 コツ4｜ノウハウを蓄積しマニュアル化する4 【必見】ルーチンワークの業務効率化におすすめのツール4.1 ノウハウの蓄積・情報の可視化も簡単に実現できる「ナレカン」5 【Excel】ルーチンワークの管理に使える無料テンプレート6 ルーチンワークのメリットと業務効率化するコツ4選まとめ ルーチンワークのメリットとは 以下では、ルーチンワークの代表的なメリット3つを紹介します。効果的にルーチンワークを実施している企業は、以下のメリットを常に得ながら業務を進めているのです。 （1）スケジュールを管理しやすい 1つ目に、スケジュール予定が立てやすくなるメリットがあります。 ルーチンワークは業務内容や手順が決まっており、所要時間が把握しやすいです。また、業務が発生するタイミングも変わらないので、会議やほかの業務をどのようなタイミングで入れるかなど、月全体のスケジュール管理も簡単です。 一方、該当のルーチンワークにてトラブルがあった場合に「素早く対応できるような仕組み」も整えておくと、業務が遅延しないのでさらに安心です。 （2）集中して取り組みやすい 2つ目に、ルーチンワーク化していない業務に比べて、集中して取り組みやすいのもメリットです。 集中力が続かない理由には、やるべき作業が多くプレッシャーを感じてしまうケースや、他のことに気が散ってしまうケースが挙げられます。 しかし、ルーチンワーク業務は、作業内容がすでに決まっているので、精神的なプレッシャーは比較的少ない傾向があります。また、手順がわかっていれば、確認に時間を取られたり作業を中断したりすることがないので、集中力が持続しやすいのです。 （3）引き継ぎがしやすい 3つ目のメリットとして、業務の引継ぎがしやすい点が挙げられます。 ルーチンワークは作業の流れが決まっているので、イレギュラーな事態が起こる可能性は低いです。そのため、引き継ぎを受ける側の経験の有無に関わらず、運用に乗せられる場合が多いです。 ただし、ルーチンワークの引き継ぎ時には、引継書などの「振り返りができる情報」が必須になるので、誰もが参照しやすいマニュアルを作成するといった工夫が求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ルーチンワークのデメリットとは ここでは、ルーチンワークを進めるにあたり、発生しやすいデメリットを解説します。業務効率化を目的にルーチンワークを進めても、以下のポイントが抜けていると逆効果となるので注意しましょう。 （1）モチベーションが低下する 1つ目のデメリットは、目的意識やモチベーションが低下しやすい点です。 事務作業などのルーチンワークでは、営業マンのように「インセンティブ評価」が難しく、モチベーションを保つのが困難です。そのため、慣れていくに連れて、パフォーマンスや集中力が低下し、周囲からの「やる気がない」と評価されてしまう恐れがあります。 そのため、個人レベルでは常にスピードの向上を図ったり、空いた時間に業務を増やしたりするアクティブな姿勢が必要です。また、担当者のメンバーに対する作業結果への丁寧なフォローも欠かせません。 （2）形骸化しやすい 2つ目は、作業が形骸化しやすい点です。 日々、同じ作業を繰り返ししていると「何のために作業しているのか」の目的意識が曖昧になります。結果、パフォーマンスを出すことよりも、単純に「作業を終わらすこと」が目的となり、役割が形骸化するリスクがあるのです。 役割が形骸化すると、該当業務への責任感が弱くなり、気の緩みからミスが起こりやすくなります。そこで、作業の形骸化を防ぐには、作業によって生み出す効果や、プロジェクトにおけるどのような役割を担っているのかの意義を明確にしましょう。 （3）業務が固定化される 3つ目に、業務が固定化されてしまうことが挙げられます。 ルーチンワーク業務では、基本的に担当者が固定されるため、「新しいスキルや知識を身に着けたい」という方には不向きです。加えて、「ノウハウが属人化」が起こりやすく、退職や異動などで前任者がいなくなったときに、業務の質やスピードが低下する恐れがあるのです。 そのため、ルーチンワーク業務であっても、社内の情報資産としてノウハウを残しておきましょう。たとえば、あらゆる情報を蓄積でき、必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」のようなツールが、ノウハウの蓄積と管理に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ルーチンワークを効率化するコツ4選 以下では、ルーチンワークの効率化が実現するコツ4選を紹介します。ルーチンワークの業務フローを放置すると、効率的に業務が進まなくなるので注意が必要です。 コツ1｜非定型業務のルーティン化を検討する 非定型業務でも、ルーチンワーク化できる部分がないか一度見直しましょう。 非定型業務には、個人がこれまでの経験によって培った判断力や思考力が求められます。しかし、非定型業務でも該当の業務を分解すると「データ入力だけの業務」「報告作業」など、定型化できる業務が見つかる可能性があるのです。 一方、非定型業務であっても、イレギュラーな事態が起こったときの対処法などのノウハウは記録として残すと、メンバー問わず対応できるので組織力向上にも繋がります。 コツ2｜テンプレートを作る テンプレートを活用し、業務の効率化を図りましょう。 テンプレートの活用で、毎回手作業で入力していた労力の削減はもちろん、何を書けばいいか悩む手間も省けます。たとえば、日報や報告書などのルーチンワークでは、書類そのものの体裁には変化がないので、テンプレートを活用すると効率化できます。 一方、日付など都度変更が必要な箇所については、運用するなかで定期的に更新が必要になるので注意しましょう。 コツ3｜フローを可視化する 業務フローを可視化し、無駄がないか定期的な見直しも重要です。 業務の全体像を説明せずにルーチンワークを続けていると、担当者との認識の齟齬が生まれてしまいます。そのため、業務フローを可視化し、メンバー同士で業務を認識し合える仕組みが重要です。 加えて、類似の作業があれば集約したり、該当の作業をやる必要があるのか審議したりすることが大切です。不必要な業務を洗い出せば業務量を削減でき、手が空いたメンバーに別の業務を任せられるので効率的です。 コツ4｜ノウハウを蓄積しマニュアル化する ノウハウを蓄積し、マニュアル化を図りましょう。 ノウハウをマニュアル化すれば、引き継ぎにかかるコストを削減できるだけでなく、知識や経験値がないメンバーにおける業務クオリティの均一化にも繋がります。各メンバーの業務クオリティが上がれば、指導にかかる手間を軽減できるのです。 ただし、紙やExcelでの管理では「すぐに確認ができない」「情報の更新に手間がかかる」懸念があります。一方、テキストや画像を使って簡単にマニュアルをまとめられ、超高精度の検索機能が備わった「ナレカン」であれば、継続的な運用が実現可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ルーチンワークの業務効率化におすすめのツール 以下では、業務フローやノウハウの情報管理におすすめなツールを紹介します。 業務を効率化するには、ルーティン化すべき業務を見直し、情報を可視化する必要があります。とくに、ルーチンワークは担当者が固定されやすいので、マニュアルにして属人化を防ぐことで、引継ぎがスムーズになるのです。 また、ルーチンワーク業務は、形骸化しやすいため、その時々のリソースに合わせてマニュアルをアップデートしていかなければなりません。そのため、ルーチンワーク業務をマニュアル化するときは「確認したい情報に即アクセスできるツール」を使いましょう。 結論、ルーチンワークを効率化するには、社内のマニュアル作成・共有・管理が一か所で完結する「ナレカン」が必須です。 ナレカンの「記事」に直接テキストを書き込んだり、画像・ファイルを添付したりすれば、ノウハウの属人化を回避できます。また、「超高精度の検索機能」や「断捨離機能」によって、常に最新の情報にアクセスできる状態で管理できるので、業務の形骸化も防げるのです。 ノウハウの蓄積・情報の可視化も簡単に実現できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel】ルーチンワークの管理に使える無料テンプレート こちらは、ルーチンワークの予定や実績が書き込める無料のエクセルテンプレートです。 1日単位で記入でき、管理表を用いることで業務のやり忘れを防いだり、改善点が可視化されたりするので便利です。 Excelフリーソフト館｜ルーティンワーク管理表のテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ルーチンワークのメリットと業務効率化するコツ4選まとめ これまで、ルーチンワークのメリットと業務効率化するコツ4選をご紹介しました。 ルーチンワーク業務にはスケジュール管理がしやすい、集中力が継続しやすい、引継ぎがしやすいメリットがあります。一方で、「ノウハウが属人化する」「作業が形骸化しやすい」などのデメリットもあるため、注意しなければなりません。 たとえば、ルーチンワーク業務のマニュアルを作成し、定期的に更新していく体制を整えれば、いずれの問題も解消が見込めます。ただし、紙媒体やExcelでの管理では、確認までに時間を要することや更新に時間がかかるため、そのうち放置されてしまいます。 そのため、業務を効率化するには、あらゆる情報をナレッジとして管理できるうえ、最新～過去の情報まで取り出しやすい「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ぜひ、無駄な手間を省いて業務の効率化を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

社内情報の管理にUSBメモリを利用していると、社員による機密情報の持ち出しや紛失による情報漏洩のリスクが伴います。 しかし、USBメモリを使用禁止にしたいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、USBメモリの危険性と使用を禁止する方法を中心にご紹介します。 会社でUSBメモリを使用する危険性を把握したい USBメモリ使用禁止の抜け道を防ぐ方法を知りたい USBメモリより安全かつ簡単に情報共有できる代替方法を探している という方はこの記事を参考にすると、USBメモリの危険性とUSBメモリの利用を禁止する具体的な方法がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会社のPCでUSBメモリを使用禁止にすべき理由1.1 紛失の危険性がある1.2 内部不正によって社内情報を持ち出されるリスクがある1.3 社内パソコンへのウイルス侵入する恐れがある1.4 情報が散在し管理ができなくなる2 【抜け道対策5選】USBメモリを使用禁止にする方法2.1 （1）物理的にUSBポートを塞ぐ2.2 （2）レジストリでUSBメモリの使用禁止を設定する2.3 （3）Microsoft IntuneでUSBメモリへの書き込みを禁止する2.4 （4）デバイス制御ソフトの導入2.5 （5）情報共有の手法そのものを変える3 USBメモリよりも安全かつ簡単に情報へアクセスできる方法3.1 会社でUSBメモリを禁止した場合に最適な代替ツール「ナレカン」4 USBメモリの課題と禁止するために使える方法まとめ 会社のPCでUSBメモリを使用禁止にすべき理由 ここでは、会社のPCでUSBメモリを使用禁止にすべき理由を4つ解説します。仮に、現場にて以下の認識が希薄であった場合、情報漏洩につながるリスクがあるので注意が必要です。 紛失の危険性がある 1つ目は、USBメモリの持ち出しによる紛失の危険性が挙げられます。USBメモリはコンパクトで非常に持ち運びが便利ですが、小さい分簡単に紛失するリスクもあるのです。 2023年6月には、兵庫県尼崎市で全市民約46万人分の個人情報を含むUSBメモリが紛失する事件がありました。USBメモリは発見されましたが、USBメモリを紛失した業務委託先の会社は約3000万円の損害賠償金を請求されています。 したがって、利用する場合は、個人で紛失しないような心がけはもちろん、現在誰がUSBメモリを所持しているか全体で可視化する必要があります。 参考：神戸新聞NEXT|尼崎USB紛失問題　市が業務委託業者に3000万円損害賠償請求 内部不正によって社内情報を持ち出されるリスクがある 2つ目は、悪意を持って社内情報を持ち出す内部不正のリスクがあることです。USBは簡単にデータを移せるので、不正に利用されても気づきにくいのです。 たとえば、2023年10月にNTT西日本子会社の元派遣社員によって、約928万件の顧客情報が不正に持ち出され、社外に流出する事件がありました。事件をきっかけに、NTTグループはUSBメモリの使用を全面禁止し、ガバナンス体制の見直しを実施しています。 以上のように、USBメモリの利用は内部不正につながるリスクがあるので、社内でUSBの使用ルールや制限を設け、社内の機密情報を守ることが求められるのです。 参考：日経XTECH|止まらない内部不正、NTTグループ「USBメモリー全面禁止」の真意 社内パソコンへのウイルス侵入する恐れがある 3つ目の危険性は、USBメモリの使用による社内パソコンへのウイルスの侵入です。 ウイルスに感染したUSBメモリを社内パソコンに挿入すると、社内パソコンまで汚染されてしまいます。社内パソコンに侵入したウイルスは、社内ネットワーク全域にまで拡大する可能性もあるのです。 しかし、残業のために会社のデータをUSBメモリで持ち帰り、自宅のパソコンで作業を進める社員もいます。ウイルスに感染したPCの復旧にかかる人的リソースや金銭的コスト、機会損失の悪影響は多大なので、USBを社外に出さないルールの策定・遵守が必要です。 情報が散在し管理ができなくなる USBメモリの4つ目の危険性は、情報が散在し管理ができなくなることです。 USBメモリを利用すれば、誰でも簡単にデータをコピー可能です。そのため、複数の類似した情報が量産されるうちに、情報が散在し誰が最新のデータを持っているのかわからなくなってしまいます。 情報の管理が徹底されていなければ、欲しい情報へのアクセス性も悪くなるので、業務スピードの低下につながりかねません。したがって、「ナレカン」のようなセキュリティの高いシンプルなツールを用いて、情報を一元管理する体制を整える必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【抜け道対策5選】USBメモリを使用禁止にする方法 ここでは、USBメモリ使用禁止を徹底するための具体的な方法を4つ解説します。情報漏えいのリスクの観点からも、USBメモリを情報共有の基盤にしている場合は、早急に対策を検討する必要があります。 （1）物理的にUSBポートを塞ぐ USBメモリを禁止する方法の1つ目は、物理的にUSBポートを塞ぐ方法です。 物理的にUSBポートをロックしてしまうのは、USBメモリを禁止する際に有効です。専用の解除キーがなければ引き出せない「USBポートロック」などを活用すれば、専用のコネクターをUSBポートに挿し込むだけで、簡単に対策ができます。 ただし、USBメモリのみならずUSBで接続するプリンターやマウスも利用できなくなるので、USBポートを塞いでも業務に支障をきたさないかを検討するべきです。 （2）レジストリでUSBメモリの使用禁止を設定する USBメモリを禁止する方法の2つ目は、レジストリの設定変更して、パソコンにUSBメモリを認識させないようにする方法です。 以下の手順を踏襲し、レジストリの設定を変更することでUSBメモリを禁止できるようになります。（下記はWindows向け） 「スタート」ボタンをクリックし、[ファイル名を指定して実行]をクリック 「名前」ボックスに「regedit」と入力し、[OK]をクリック [HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\UsbStor]をクリック 詳細ウィンドウで [スタート]をダブルクリック 「値のデータ」を4にし、[16 進]をクリックして、[OK]をクリック レジストリ エディターを終了 レジストリの設定変更は、Microsoftのホームページ「USB 記憶装置を使用できないようにする方法」に手順が記載されています。 （3）Microsoft IntuneでUSBメモリへの書き込みを禁止する USBメモリを禁止する方法の3つ目は、Microsoft IntuneでUSBメモリへの書き込みを禁止する方法です。Microsoft Intuneは、Windows10/11に対応しています。 以下の手順でマウスやキーボードなど特定のUSBデバイスのみ使用を許可することで、社員の持ち込んだUSBメモリの利用を制限できます。 Microsoft Intune管理センターにサインインし、[デバイス構成の作成]を選択 「プラットフォーム」は[Windows 10 以降]、プロファイルの種類は[テンプレート]>[管理用テンプレート] を選択し、[作成]をクリック [Basics]\(基本\)で「USB利用制限」などのタイトルをつけて[次へ]をクリック [構成設定]で「他のポリシー設定によって記述されていないデバイスのインストールの防止」を[有効]>[OK]をクリック 「これらのデバイスセットアップクラスに一致するドライバを使用するデバイスのインストールを許可」で[有効]を選択 「これらのデバイスIDのいずれかに一致するデバイスのインストールの許可」で[有効]を選択 スコープタグを設定し、[割り当て]でUSBの利用制限をかけるデバイスを選択 [確認と作成]で[作成]を選択すると、変更内容が保存され、設定の割り当て完了 Microsoft Intuneの設定方法は Microsoftのホームページ「ADMXを使用したUSBの制限」に手順が記載されています。 （4）デバイス制御ソフトの導入 USBメモリを禁止する方法の4つ目に、デバイス制御ソフトの導入も対策として挙げられます。 デバイス制御ソフトを導入すれば、USBメモリの接続を制限可能です。具体的にはUSBメモリへのデータコピーを制限したり、読み取り専用にしたりできます。 また、ユーザーごとにアクセス権を変更するなど、細かい設定ができるものもあります。USBメモリの使用を継続するときには、全面的に禁止するのではなく、デバイス制御ソフトで状況によってUSBメモリの利用を可能にするのも選択肢のひとつです。 （5）情報共有の手法そのものを変える USBメモリを禁止する方法の5つ目は、情報共有の手法そのものを変える方法です。 情報共有の方法をUSBメモリではなく、チャットツールやファイル共有ツールなどの「ITツール」を使って管理します。しかし、チャットツールは共有した情報が流れやすく、ファイル共有ツールは情報管理に手間がかかる場合があるので注意が必要です。 そのため、今日では両者の運用上の煩雑さを解消する「ナレカン」のようなツールを使いつつ、社内のルールを策定して強固なセキュリティ体制を構築する企業も多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ USBメモリよりも安全かつ簡単に情報へアクセスできる方法 以下では、USBメモリよりも安全かつ簡単に情報へアクセスできる代替ツールをご紹介します。 USBメモリで社内の情報を共有すると、情報漏えいやウイルス感染などのリスクがあり、セキュリティ面が脆弱です。しかし、USBメモリの使用を禁止すると、情報の共有・管理がスムーズにできなくなり、業務に支障をきたす恐れがあります。 そこで、USBメモリよりも安全に情報共有ができる代替ツールの導入が求められます。とくに、100名以上の大企業は扱う情報量が多く、社内メンバー内でも機密性の保持が求められるので、国際基準のセキュリティレベルを備えたツールを選定するべきです。 ただし、検索しづらいツールでは、必要な情報を探すのに時間がかかって面倒です。したがって、会社でUSBを禁止した場合の代替ツールとして選ぶべきは、厳格なセキュリティ基準で保護されているうえ、誰でも直感的に検索できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に書き込んだ情報を、任意のメンバーへUSBを使わずに共有しつつ、フォルダごとに管理者がアクセス権限を設定可能です。また、高度な「キーワード検索」によって、複数キーワードで思い通りに検索して、目的の情報をすぐに探し出せます。 会社でUSBメモリを禁止した場合に最適な代替ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ USBメモリの課題と禁止するために使える方法まとめ これまで、USBメモリの危険性と禁止するための方法を中心にご紹介しました。 USBメモリは利便性が高い反面、情報セキュリティを脅かす危険性を抱えています。そこで、物理的にUSBポートを塞いだり、パソコンの設定を変更することでUSBの利用を制限する必要があります。 一方、USBメモリの利用を禁止すると、代替となる情報共有ツールを導入しなければなりません。とくに、セキュリティが厳格で、ITに不慣れな方でも簡単に検索できるツールを選ぶことがポイントです。 したがって、社内でUSBメモリの代わりに導入するなら国際基準の「セキュリティ機能」と高度な「検索機能」を備え、誰でも簡単に情報へアクセスできるITツール『ナレカン』が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、情報漏えいのリスクがあるUSBを使うことなく社内情報を共有できる環境を作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！