ルーチンワークを効率化するコツ4選！おすすめツールも紹介
ルーチンワーク業務は作業内容や手順が確定しているので定着しやすいものの、作業が形骸化したり、ノウハウが属人化したりするデメリットも伴います。そのため、デメリットを回避しつつ、定型化できる通常業務を効率化しなければなりません。
しかし、効率化を目的にルーチンワーク化したい一方で、「どのようにアプローチすべきかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「ルーチンワークするメリット・デメリット」や「業務効率化するコツ」を中心にご紹介します。
- ルーティンワークのメリット・デメリットを把握したい
- 業務をルーティン化して、ミスを減らしつつ作業の質を高めたい
- ルーティンワークを効率化できるITツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ルーチンワーク業務の注意点を押さえつつ、さらなる業務効率の改善ができるようになります。
目次
ルーチンワークのメリットとは
以下では、ルーチンワークの代表的なメリット3つを紹介します。効果的にルーチンワークを実施している企業は、以下のメリットを常に得ながら業務を進めているのです。
（1）スケジュールを管理しやすい
1つ目に、スケジュール予定が立てやすくなるメリットがあります。
ルーチンワークは業務内容や手順が決まっており、所要時間が把握しやすいです。また、業務が発生するタイミングも変わらないので、会議やほかの業務をどのようなタイミングで入れるかなど、月全体のスケジュール管理も簡単です。
一方、該当のルーチンワークにてトラブルがあった場合に「素早く対応できるような仕組み」も整えておくと、業務が遅延しないのでさらに安心です。
（2）集中して取り組みやすい
2つ目に、ルーチンワーク化していない業務に比べて、集中して取り組みやすいのもメリットです。
集中力が続かない理由には、やるべき作業が多くプレッシャーを感じてしまうケースや、他のことに気が散ってしまうケースが挙げられます。
しかし、ルーチンワーク業務は、作業内容がすでに決まっているので、精神的なプレッシャーは比較的少ない傾向があります。また、手順がわかっていれば、確認に時間を取られたり作業を中断したりすることがないので、集中力が持続しやすいのです。
（3）引き継ぎがしやすい
3つ目のメリットとして、業務の引継ぎがしやすい点が挙げられます。
ルーチンワークは作業の流れが決まっているので、イレギュラーな事態が起こる可能性は低いです。そのため、引き継ぎを受ける側の経験の有無に関わらず、運用に乗せられる場合が多いです。
ただし、ルーチンワークの引き継ぎ時には、引継書などの「振り返りができる情報」が必須になるので、誰もが参照しやすいマニュアルを作成するといった工夫が求められます。
ルーチンワークのデメリットとは
ここでは、ルーチンワークを進めるにあたり、発生しやすいデメリットを解説します。業務効率化を目的にルーチンワークを進めても、以下のポイントが抜けていると逆効果となるので注意しましょう。
（1）モチベーションが低下する
1つ目のデメリットは、目的意識やモチベーションが低下しやすい点です。
事務作業などのルーチンワークでは、営業マンのように「インセンティブ評価」が難しく、モチベーションを保つのが困難です。そのため、慣れていくに連れて、パフォーマンスや集中力が低下し、周囲からの「やる気がない」と評価されてしまう恐れがあります。
そのため、個人レベルでは常にスピードの向上を図ったり、空いた時間に業務を増やしたりするアクティブな姿勢が必要です。また、担当者のメンバーに対する作業結果への丁寧なフォローも欠かせません。
（2）形骸化しやすい
2つ目は、作業が形骸化しやすい点です。
日々、同じ作業を繰り返ししていると「何のために作業しているのか」の目的意識が曖昧になります。結果、パフォーマンスを出すことよりも、単純に「作業を終わらすこと」が目的となり、役割が形骸化するリスクがあるのです。
役割が形骸化すると、該当業務への責任感が弱くなり、気の緩みからミスが起こりやすくなります。そこで、作業の形骸化を防ぐには、作業によって生み出す効果や、プロジェクトにおけるどのような役割を担っているのかの意義を明確にしましょう。
（3）業務が固定化される
3つ目に、業務が固定化されてしまうことが挙げられます。
ルーチンワーク業務では、基本的に担当者が固定されるため、「新しいスキルや知識を身に着けたい」という方には不向きです。加えて、「ノウハウが属人化」が起こりやすく、退職や異動などで前任者がいなくなったときに、業務の質やスピードが低下する恐れがあるのです。
そのため、ルーチンワーク業務であっても、社内の情報資産としてノウハウを残しておきましょう。たとえば、あらゆる情報を蓄積でき、必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」のようなツールが、ノウハウの蓄積と管理に役立ちます。
ルーチンワークを効率化するコツ4選
以下では、ルーチンワークの効率化が実現するコツ4選を紹介します。ルーチンワークの業務フローを放置すると、効率的に業務が進まなくなるので注意が必要です。
コツ1｜非定型業務のルーティン化を検討する
非定型業務でも、ルーチンワーク化できる部分がないか一度見直しましょう。
非定型業務には、個人がこれまでの経験によって培った判断力や思考力が求められます。しかし、非定型業務でも該当の業務を分解すると「データ入力だけの業務」「報告作業」など、定型化できる業務が見つかる可能性があるのです。
一方、非定型業務であっても、イレギュラーな事態が起こったときの対処法などのノウハウは記録として残すと、メンバー問わず対応できるので組織力向上にも繋がります。
コツ2｜テンプレートを作る
テンプレートを活用し、業務の効率化を図りましょう。
テンプレートの活用で、毎回手作業で入力していた労力の削減はもちろん、何を書けばいいか悩む手間も省けます。たとえば、日報や報告書などのルーチンワークでは、書類そのものの体裁には変化がないので、テンプレートを活用すると効率化できます。
一方、日付など都度変更が必要な箇所については、運用するなかで定期的に更新が必要になるので注意しましょう。
コツ3｜フローを可視化する
業務フローを可視化し、無駄がないか定期的な見直しも重要です。
業務の全体像を説明せずにルーチンワークを続けていると、担当者との認識の齟齬が生まれてしまいます。そのため、業務フローを可視化し、メンバー同士で業務を認識し合える仕組みが重要です。
加えて、類似の作業があれば集約したり、該当の作業をやる必要があるのか審議したりすることが大切です。不必要な業務を洗い出せば業務量を削減でき、手が空いたメンバーに別の業務を任せられるので効率的です。
コツ4｜ノウハウを蓄積しマニュアル化する
ノウハウを蓄積し、マニュアル化を図りましょう。
ノウハウをマニュアル化すれば、引き継ぎにかかるコストを削減できるだけでなく、知識や経験値がないメンバーにおける業務クオリティの均一化にも繋がります。各メンバーの業務クオリティが上がれば、指導にかかる手間を軽減できるのです。
ただし、紙やExcelでの管理では「すぐに確認ができない」「情報の更新に手間がかかる」懸念があります。一方、テキストや画像を使って簡単にマニュアルをまとめられ、超高精度の検索機能が備わった「ナレカン」であれば、継続的な運用が実現可能です。
【必見】ルーチンワークの業務効率化におすすめのツール
以下では、業務フローやノウハウの情報管理におすすめなツールを紹介します。
業務を効率化するには、ルーティン化すべき業務を見直し、情報を可視化する必要があります。とくに、ルーチンワークは担当者が固定されやすいので、マニュアルにして属人化を防ぐことで、引継ぎがスムーズになるのです。
また、ルーチンワーク業務は、形骸化しやすいため、その時々のリソースに合わせてマニュアルをアップデートしていかなければなりません。そのため、ルーチンワーク業務をマニュアル化するときは「確認したい情報に即アクセスできるツール」を使いましょう。
結論、ルーチンワークを効率化するには、社内のマニュアル作成・共有・管理が一か所で完結する「ナレカン」が必須です。
ナレカンの「記事」に直接テキストを書き込んだり、画像・ファイルを添付したりすれば、ノウハウの属人化を回避できます。また、「超高精度の検索機能」や「断捨離機能」によって、常に最新の情報にアクセスできる状態で管理できるので、業務の形骸化も防げるのです。
ノウハウの蓄積・情報の可視化も簡単に実現できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Excel】ルーチンワークの管理に使える無料テンプレート
こちらは、ルーチンワークの予定や実績が書き込める無料のエクセルテンプレートです。
1日単位で記入でき、管理表を用いることで業務のやり忘れを防いだり、改善点が可視化されたりするので便利です。
ルーチンワークのメリットと業務効率化するコツ4選まとめ
これまで、ルーチンワークのメリットと業務効率化するコツ4選をご紹介しました。
ルーチンワーク業務にはスケジュール管理がしやすい、集中力が継続しやすい、引継ぎがしやすいメリットがあります。一方で、「ノウハウが属人化する」「作業が形骸化しやすい」などのデメリットもあるため、注意しなければなりません。
たとえば、ルーチンワーク業務のマニュアルを作成し、定期的に更新していく体制を整えれば、いずれの問題も解消が見込めます。ただし、紙媒体やExcelでの管理では、確認までに時間を要することや更新に時間がかかるため、そのうち放置されてしまいます。
そのため、業務を効率化するには、あらゆる情報をナレッジとして管理できるうえ、最新～過去の情報まで取り出しやすい「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ぜひ、無駄な手間を省いて業務の効率化を図りましょう。
