ナレッジマネジメント
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企業が掲げる事業を成長させるには、組織全体が一体となって、業務に取り組むことが重要です。なかでも、他部署と連携できている企業では、相乗効果を生み出しています。 しかし、部署が異なる社員と顔を合わせる機会は少なく、対面での情報共有は難しいのが現状です。そのため、部署間の情報共有を促進したいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、部署間連携のメリットと円滑に情報共有する方法を中心に解説します。 他部署との情報共有がうまくできておらず、課題を感じている 部署間の連携を強化し、業務の足並みを揃えたい すぐに実践できて、かつ全部署に浸透する方法を教えてほしい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、部署間で情報共有するメリットや注意点が分かるので、円滑な部署間連携の実現につながります 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内情報共有の課題・うざいと感じる原因とは2 部署間で情報共有するメリットとは2.1 コミュニケーションが活性化する2.2 他部署の情報を活用できる2.3 業務がスムーズに進む2.4 ジョブローテーションを成功させる3 情報共有ツールを導入するときの3つの注意点とは3.1 （1）社内の環境を整える3.2 （2）相手との関係性を留意する3.3 （3）使いやすいツールを導入する4 部署間の連携におすすめの情報共有ツール4.1 社内の情報共有を仕組み化するツール「ナレカン」4.2 ナレカンを使った部署間の情報共有5 部署間の情報共有をするメリットと注意点まとめ 社内情報共有の課題・うざいと感じる原因とは ここでは、部署間の情報共有が難しいとされる原因を3つ紹介します。 対面での情報共有が難しい 部署ごとフロアやデスクが離れていたり、リモートワークが導入されていたりすると、対面でのやりとりが難しいです。また、対面で情報共有できたとしても、それを部署メンバーに再度伝え直さなければならず手間がかかります。 情報が属人化している 社員が多い企業の場合、進捗会議は部長クラスのみで実施されることが多いです。そのため、情報共有の仕組みが整っていない環境では、会議に参加していないメンバーへの情報共有が難しくなります。 情報共有に手間がかかる 情報共有の手段がメールの場合、詳細に知りたいことがあっても形式張ったやりとりが面倒です。一方で、チャットツールではメッセージが次々と流れてしまうので使いこなすのに苦労します。 以上のような状況になるのは、「情報共有ツール」を使っていないことが原因です。そこで、部署ごとに社内情報を”フォルダ分類”して管理できる「ナレカン」のような情報共有ツールを使えば、他部署の情報を確認するのに手間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部署間で情報共有するメリットとは ここでは、部署間で情報共有するメリットを紹介します。以下のメリットは、業務の生産性改善につながるので必見です。 コミュニケーションが活性化する 部署間で情報共有するメリットとして、コミュニケーションが活性化する点があります。 社内で横断的に情報共有をすれば、部署の異なる社員とコミュニケーションをとる機会も増えていきます。そして、社員同士の親睦が深まれば、トラブルが発生したときに頼み事をしやすくなり、結果として業務の生産性向上にもつながるのです。 また、社員同士の仲が深まれば働くモチベーションにもつながり、さらに、数年後に部署異動となっても新しい環境に早くなじめるといった副次的メリットがあるのです。 このように、部署間の情報共有によってコミュニケーションの機会が増えるので、業務をより円滑に進められます。 他部署の情報を活用できる 部署間で情報共有するメリットとして、他部署の情報を活用できる点があります。 たとえば、営業部門は顧客情報を、マーケティング部は競合他社のデータを持っています。そこで、他部署の社員がこれらの情報にアクセスできれば、情報を活かした新規事業の提案や製品開発などに展開することも可能になるのです。 また、情報の活用は、再度情報を収集するなどの手間を省けます。また、データを分析した部署独自の見解まで共有すれば、さまざまな角度の意見を新規事業や製品に反映できるので、さらなる良いサービスや商品の開発につながります。 以上のように、部署間共有には、他部署の情報を自部署の業務に活用して、会社全体の可能性を広げられるメリットがあるのです。 業務がスムーズに進む 部署間で情報共有するメリットとして、業務がスムーズに進む点があります。 たとえば、営業部が契約を締結した場合、それに伴って発生する支払いを、財務部が対応するケースなどが挙げられます。このとき、メールやチャットで資料を送ったり、不備があった場合には確認したりする手間がかかるので、業務が滞りやすいのです。 そこで、あらかじめ資料を格納する場所や、メールやチャットよりも素早く情報を共有できる環境があれば、他部署が絡む業務もスムーズに進められます。 ジョブローテーションを成功させる さらに、ジョブローテーションの成功にもつながります。 ジョブローテーションとは「社員の能力開発」と「柔軟で多様な経験を持つ社員の育成」を目的に実施されている戦略的人事異動のことです。一般的に、1つの部署で2～3年ほど経験を積み、他部署に移動する流れになります。 しかし、部署異動するときに、業務に関する知識が全くない状態では「異動する社員の不安」や「指導する社員の負担」が生じかねません。一方、部署間の情報が共有がされていれば、業務の大枠を掴んだうえで異動でき、上記の課題の解消が見込めるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報共有ツールを導入するときの3つの注意点とは ここでは、情報共有ツールを導入する3つの注意点を紹介します。情報共有ツールを導入しても以下の注意点が押さえられていなければ、部署間の連携は円滑に進まないのです。 （1）社内の環境を整える 部署間の連携の強化を図るには、社内環境を整えることが大切です。 具体的には、誰でも簡単に情報共有できるための「ツールの導入」のほかに、積極的に情報を発信していこうとする「社員一人ひとりの心構え」が挙げられます。仮に、片方しか整えられていなければ、やりたいことと実現できることに乖離が生じかねません。 また、前提として、社内で同じツールを使いましょう。共有するための手段をひとつに絞ると「どこでやりとりしたのか忘れてしまった」ということがなくなり、仕事をしやすくなるのです。 （2）相手との関係性を留意する 情報共有ツールを使うときは、相手との関係性に留意しなければなりません。 情報共有ツールは手軽にやりとりができることがメリットですが、目上の方に対して礼節を欠いて良いわけではありません。とくに、「指摘されたことに対してスタンプで反応する」「誤字脱字が多いままメッセージを送ってしまう」ということは起こりがちです。 反対に、メールのように堅すぎる表現では、メッセージが読みづらくなってしまいます。そのため、シンプルかつ丁寧なやりとりを心がけましょう。 （3）使いやすいツールを導入する 部署間で情報共有するポイントとして、使いやすいツールを導入する点があります。 担当者の独断で選ぶのではなく、誰でも簡単に使えるツールであるかを見極めましょう。逆に、多機能なツールを導入すると使いこなすのに時間がかかってしまいます。 そのため、今日では、情報共有に必須の機能を過不足なく備えている「ナレカン」のようなシンプルな情報共有ツールを導入して、部署の連携をとる企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部署間の連携におすすめの情報共有ツール 以下では、部署間の情報共有におすすめのツールを紹介します。 他部署の社員とはデスクが離れているケースが多いため、直接伝えなくても良い「情報共有ツール」を導入しましょう。情報共有ツールであれば、時間や場所を問わずやりとりができ、最小限の工数で情報を共有できるようになります。 なかには、部署間の情報共有に「チャットツール」や「ファイルストレージ」を使用している企業も少なくありません。しかし、チャットでは情報が流れたり、ファイルストレージではデータの管理が煩雑化したりと、情報にアクセスするのに手間取ってしまいます。 したがって、部署間の情報共有におすすめのツールは、情報を流れることなく蓄積でき、気軽に情報を確認できる「ナレカン」一択です。「ナレカン」一択です。 ナレカンは、社内wikiのように情報を残せる「記事」と、部署ごとに整理できる「フォルダ」のシンプルな情報構造のツールです。また、”特定の人・部署”に回答をリクエストできる「質問」機能も備わっているので、ほかの連絡手段を介する手間もありません。 社内の情報共有を仕組み化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った部署間の情報共有 以下は、ナレカンを使った部署間での情報共有の例になります。 ナレカンでは、あらゆる情報を書き込んだ「記事」を、部署や業務ごとに多階層の「フォルダ」で整理できます。画面左側の「フォルダ一覧」から、目的の部署のフォルダを選択すれば、他部署の情報も簡単に確認できます。 たとえば、以下の例では【全社共通】＞【営業部】というように部署別にフォルダを分けて、情報を分かりやすく整理しています。 また、記事にはコメントを紐づけられるので、他部署のメンバーとも円滑なコミュニケーションが可能です。下図のように、部署単位でメッセージを送ることもでき、メンションされていないメンバーも任意で情報を閲覧しにいけます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部署間の情報共有をするメリットと注意点まとめ ここまで、「部署間で情報共有するメリット」と「情報共有ツールの注意点」を中心に紹介しました。部署間で情報共有するメリットは以下の4点です。 コミュニケーションが活性化する 他部署の情報を活用できる 円滑に業務を進められる ジョブローテーションを成功させる しかし、大前提として情報共有を円滑にできる仕組みがなければなりません。そこで、部署ごとフロアやデスクが離れていたり、部署や社員が多かったりしても、働く場所を問わずに複数で情報共有できるツールが必要なのです。 とくに、大規模な企業では、ツールを使用する人数や扱う情報量が多いため、すぐに使いこなせて、あらゆる情報をストックできる「ナレカン」が最適です。また、ナレカンには「自然言語検索」をはじめとした、超高精度の検索機能も備わっています。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなく他部署に情報共有できる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ8選 デジタルデバイドの問題点と解決策とは？情報格差の身近な例を紹介！ 【簡単】情報資産とは？具体的な分類例や情報漏えいを防ぐ管理方法を解説 情報収集能力が上手い人の特徴とは？高める方法や失敗例も紹介

業務をスムーズに進めるためには、社員間で情報を正確に共有して、連携を取ることが不可欠です。しかし、情報共有においては、「連絡ミス」や「伝達ミス」がたびたび発生します。 そのため、「情報共有におけるミスが頻発しており、業務に支障が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、情報共有でミスが生じる原因や対策を中心に紹介します。 情報共有・伝達のミスが起こる原因を把握したい 情報共有のミスを防ぐ対策を知りたい 伝達ミスを減らせるおすすめのツールがあれば導入したい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、情報共有で連絡ミスが起こる原因と対策方法が分かり、スムーズに業務を進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報共有における連絡・伝達ミスとは2 伝達ミスはなぜ起こる？原因3選2.1 （1）口頭で伝えている2.2 （2）連絡漏れがある2.3 （3）あとから確認しづらい3 【これで解決】情報共有のミスを防ぐ対策とは3.1 （1）口頭の伝達内容は復唱する3.2 （2）情報共有ツールを導入する4 情報伝達ミスを防ぐおすすめの情報共有ツール4.1 誰でも簡単に情報を共有できる「ナレカン」5 情報共有のミスが起こる原因と対策まとめ 情報共有における連絡・伝達ミスとは 情報共有におけるミスとは、連絡や伝達を伝える側と受け取る側との間で認識にズレが生じることで、「ミスコミュニケーション」とも呼ばれます。 情報共有のミスがあると、作業が滞ったり抜け漏れたりして、社内外の関係者に損失を与えます。たとえば、「Aさんに顧客対応を頼んだはずが伝わっていなかった」といったミスは、顧客からの信頼を失うトラブルにつながるのです。 したがって、情報共有ミスが頻発している場合は、原因を明らかにして徹底した対策を取らなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 伝達ミスはなぜ起こる？原因3選 ここでは、情報共有で伝達ミスが起こる原因を詳しく解説します。伝達ミスが起こる原因から、「どのように対応すれば良いのか」が分かるので必見です。 （1）口頭で伝えている 連絡ミスが多発する原因のひとつに、口頭による情報共有が挙げられます。 口頭での連絡は記録が残らないので、伝え損ねや聞き漏れがあっても気がつけず「言った・言わない」で揉めやすくなります。また、メモをしないと伝えた内容が頭から抜けてしまい、依頼した仕事が遂行されないケースもあります。 このように、口頭での情報共有は手間がかからないものの、伝達ミスの主要な原因なので注意が必要です。 （2）連絡漏れがある 連絡ミスが起こる2つ目の原因として、社員への連絡漏れがあります。 連絡事項に抜け漏れがあったり、連絡すべき社員に伝えるのを忘れたりして、作業が滞るケースは少なくありません。とくに、メールでは「部署全体にメールを送ったはずが、一部の社員がCcから外れていた」というトラブルが起こりがちです。 そのため、今日では、情報共有の手段として「ナレカン」のようなITツールを活用する企業が増えています。部署や業務ごとに一斉に情報伝達できるので、連絡漏れを未然に防げるのです。 （3）あとから確認しづらい 最後に、あとから情報を確認しづらいことも連絡ミスが起こる原因だと言えます。 たとえば、メールでの共有は他のメールに埋もれて見落としが起こる恐れがあり、連絡ミスにつながります。また、ファイルで管理している場合、都度中身を開いて確認しなければならず、目的の情報をすぐに見つけることができません。 したがって、社内の情報共有には、あとから簡単に過去の情報や連絡事項を確認できるツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】情報共有のミスを防ぐ対策とは ここでは、情報共有のミスを防ぐ2つの対策を紹介します。連絡・伝達ミスが頻発している企業は、以下の対策を取りましょう。 （1）口頭の伝達内容は復唱する 口頭で情報共有する場合は、伝達内容を復唱しましょう。 伝達内容を復唱すれば、連絡を伝える側と受け取る側で認識を一致させられます。また、伝える側も連絡事項を整理できるので、抜け漏れも少なくなるのです。 ただし、そもそも口頭での情報共有は記録に残らないため、「言った・言わない」で揉める可能性が高いです。それゆえ、今日では口頭ではなく、テキストで情報共有する企業が増えています。 （2）情報共有ツールを導入する 伝達ミスを防止するためには「情報共有ツール」の導入が必須です。 ツールであれば、テキストで連絡した内容が残るため、伝達事項が抜け漏れたり認識にズレが生じる心配がありません。また、部署や業務ごとにグループを作成してやりとりできるので、情報が錯綜する事態も未然に防げます。 とくに、連絡事項を蓄積し、検索性に優れた「ナレカン」のようなツールを導入すれば、口頭による連絡ミスを回避できるうえ、情報の管理や確認も簡単です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報伝達ミスを防ぐおすすめの情報共有ツール 以下では、情報伝達ミスを防ぐおすすめのツールを紹介します。 情報共有でミスが起きる大きな要因として、「口頭で伝達をしていること」が挙げられます。口頭で情報共有すると、伝達内容が残らないため、作業が予定通り実行されない恐れがあるほか、連絡をする側と受け取る側で認識のズレも起きてしまうのです。 したがって、社内の情報共有のミスを防ぐために、「テキストで情報共有できるITツール」を導入しましょう。ただし、チャットツールは他のメッセージに埋もれて情報が流れてしまい、過去の情報を探すのに手間がかかってしまいます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内の情報をテキストベースで共有・管理しつつ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや画像、ファイルなどあらゆる情報を残すことができるため、共有した情報を社内のナレッジとして蓄積できます。また、「キーワード検索」や「自然言語検索」などの超高精度検索機能が備わっており、過去の情報をすぐに見つけることもできるのです。 誰でも簡単に情報を共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報共有のミスが起こる原因と対策まとめ ここまで、情報共有でミスが起こる原因と対策方法を紹介しました。 業務において情報共有ミスが起こると、作業に抜け漏れが生じて業務が滞るだけでなく、取引先や顧客からの信頼を失う重大なトラブルにつながります。したがって、社内の情報共有は口頭ではなく、ツールを使ってミスを防ぎましょう。 ただし、チャットツールでは、大切なメッセージが次々と流れてしまうため、重要な情報を見落としやすいです。そのため、連絡事項を一元管理でき、あとから簡単に確認できるツールを選びましょう。 結論、自社が導入すべき情報共有ツールは、あらゆる社内連絡を一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、情報共有のミスが起こらない環境をつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒヤリハット情報の共有方法とは？書き方や活用するポイントも解説！

大事には至らなくとも、大きなトラブルに発展しかねなかった状況を「ヒヤリハット」と呼びます。1件の重大な事故の背後には300件の異常（ヒヤリハット）が存在するとも言われており、事故防止に向けてヒヤリハットの共有体制を築く企業が増えているのです。 一方、ヒヤリハットを全社で共有したくても「情報を蓄積していく場所がない」「どうすれば社員に読んでもらえるか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ヒヤリハットを情報共有する方法や活用ポイントを紹介します。 ヒヤリハット情報を共有すべき目的・事例を知りたい ヒヤリハットを活用して事故防止に努めたい ヒヤリハットの煩雑な管理・共有から脱却したい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、ヒヤリハットの適切な管理体制を整えて、社内の事故防止に貢献できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ヒヤリハットとは1.1 ヒヤリハットの概要1.2 ハインリッヒの法則とは1.3 ヒヤリハットの事例2 【意味ない？】ヒヤリハット情報を共有する目的とは3 活用される！ヒヤリハット報告書の書き方3.1 （1）事実の記録3.2 （2）対応の記載3.3 （3）再発防止策の立案4 ヒヤリハット報告書の例文4.1 汎用的なヒヤリハット報告書の例4.2 業種別のヒヤリハット報告書の例5 ヒヤリハット情報の共有方法6 自社でヒヤリハットを活用する3つのポイント6.1 （1）ナレッジ管理ツールを導入する6.2 （2）報告書テンプレートを作成する6.3 （3）すぐに確認できるようにする7 【必見】ヒヤリハットの情報共有に最適なツール7.1 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」8 ヒヤリハットを社内で情報共有するポイントまとめ ヒヤリハットとは ここでは、ヒヤリハットの概要を解説します。以下を参考に「なぜ社内でヒヤリハットを共有するのか」の意義について理解を深めましょう。 ヒヤリハットの概要 ヒヤリハットとは、危険ではあったものの、幸い重大な事故には至らなかった出来事を指します。「ヒヤリとする」「ハッとする」という言葉が語源であり、一歩間違えれば大きな事故となりかねなかった行動の総称となっているのです。 類義語として”インシデント”という言葉があります。インシデントは、事故に至る可能性のあった「出来事そのもの」であり、ヒヤリハットは、事故に至る可能性のあった出来事の「発見」という意味の違いがあります。 つまり、ヒヤリハットは事故・災害に繋がる原因を特定し、再発防止にむけて策を考える重要な機会といえます。したがって、ヒヤリハットが起こったら社内に共有して、事故発生のリスクを減らす必要があるのです。 ハインリッヒの法則とは 重大な事故が1件発生すると、その背景には小さな事故が29件も存在し、それらの裏にも300件の異常（ヒヤリハット）があることを「ハインリッヒの法則」と言います。 すなわち、大きな事故の裏には数多くのヒヤリハットが潜んでいるのです。したがって、重大事故の発生を未然に防ぐには、一つひとつのヒヤリハットに対策を講じて、ヒヤリハットの発生自体を抑止していく必要があります。 ヒヤリハットの事例 ヒヤリハットの事例には、たとえば以下のような内容が挙げられます。 製造業でのヒヤリハット 製造業では「フォークリフトが工場内を通過するとき、シャッターの外脇からシャッター前を横切ろうとした作業者と衝突しそうになった」といったヒヤリハットが起こり得ます。とくに、工場では大きな機械が重大な事故の原因になる恐れがあります。 建設業でのヒヤリハット 建設業などの現場作業では「高所の作業中に足元の番線につまづき、足場から転落しそうになった」といったヒヤリハットが起こり得ます。転落事故は、本人の怪我だけでなく、上司が管理不行き届きとして懲戒処分になる事態に発展しかねません。 介護業でのヒヤリハット 介護業では「入浴介助中、利用者の脇を抱えて前かがみで引き上げようとしたところ、腰を痛めそうになった」といったヒヤリハットが挙げられます。介護業などは、少しの油断が取り返しのつかない事故を招くことがあるので要注意です。 オフィスでのヒヤリハット オフィスでは「水ふき用のモップで床拭きを行っていたとき、床に置かれていた電源タップに水がかかりショートし停電する」といったヒヤリハットが起こり得ます。感電事故は、停電すれば各PCに保存されてる重要なデータが消える恐れがあるのです。 以上のように、ヒヤリハットは業界・業種問わず起こり得ます。ヒヤリハットが発生してしまった場合には、再発防止に向けて必ず社内共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【意味ない？】ヒヤリハット情報を共有する目的とは ヒヤリハットを共有する目的として、重大な事故の発生を防げる点があります。 ヒヤリハットが発生しても、詳細が共有されなければ対策を講じられず、同様のヒヤリハットが再発しかねません。また、最悪の場合は、重大な事故につながってしまう可能性もあるのです。 そこで、ヒヤリハットを社内で共有すれば業務の進め方のNG例を社員が把握できるので、同じヒヤリハットの再発を未然に防げます。結果として、ヒヤリハットの発生数が減少し、重大な事故の発生防止にも貢献するのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 活用される！ヒヤリハット報告書の書き方 以下では、ヒヤリハット報告書を作成するときの手順を紹介します。ヒヤリハット報告書は、事故防止のための重要なドキュメントなので、正確かつ詳細に記述しましょう。 （1）事実の記録 はじめに、ヒヤリハット報告書を書くときには発生時の状況を具体的に記載します。 複数人が同時に作業している場面では、状況が混乱しがちなので、まずは状況を整理することから始めるべきです。そこで、記載時のポイントとしては、5W1Hを意識することが重要です。 具体的には「当事者の情報（Who）」「発生日時（When）」「発生場所（Where）」「内容（What）」「経緯（How）」「要因（Why）」を明らかにしましょう。5W1Hを意識することで、そのときの情報を過不足なく記録することができます。 （2）対応の記載 次に、ヒヤリハットに対してどのように対応したのか記載します。 記載時のポイントとしては、客観性を重視することです。報告書は、必要な情報を的確に伝える役割を担っているため、本人の主観が入った「〜であると思う」などの表現は控えましょう。 また、誰でもわかる言葉を使うことが大切です。専門用語を使ってしまうと、他部署の社員に内容が正しく伝わらず、同じようなケースを繰り返す恐れがあります。 （3）再発防止策の立案 最後に、今後同様の事象が発生しないようにするための具体的な対策を記載します。 再発防止策を検討するときは「抜本的な改善が必要なのか」「業務フローを一部改善すればいいのか」を見極めることが重要です。また、実行が難しいあるいは長く続かない対策では効果が見込めないため、再現性のある対策を立てましょう。 このように、順を追って内容を記載することで、必要な情報に漏れがなくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒヤリハット報告書の例文 ヒヤリハット報告書を書くときは、相手に重要性を理解してもらえることが大前提です。そこで、以下の例文を参考に、分かりやすい報告書を作成しましょう。 汎用的なヒヤリハット報告書の例 汎用的なヒヤリハット報告書の例文は以下の通りです。 以上のように、必要な情報を漏れなく記載する必要がありますが、端的に書くことを心がけましょう。また、報告書のフォーマットなどを作成しておくと、作成時間が大幅に短縮できます。 業種別のヒヤリハット報告書の例 業界別のヒヤリハット報告書の例文は以下です。基本的な記載事項は汎用的な例と同じく、文章が冗長にならないよう意識して作成しましょう。 ＜医療現場でのヒヤリハット報告書の例＞ ＜建設現場でのヒヤリハット報告書の例＞ 以上のようにヒヤリハット報告書は、何が起きたかだけでなく、今後の再発防止策を立案することが大切です。重要度や緊急度を考慮して効果的な対策を記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒヤリハット情報の共有方法 ヒヤリハット情報を共有する場合、おもに3種類の方法があります。 紙 紙での報告書作成は一般的な方法であり、専用のファイルやバインダーに保管しておくことで、いつでも見返せる利点があります。しかし、情報の検索や共有には時間がかかるため振り返りづらく、管理が煩雑になることもあります。 Word・Excelファイル デジタルファイルを用いた報告は、情報の整理・保存が容易であり、複数人での共有がスムーズです。ただし、ファイルのバージョン管理やアクセス制限に注意が必要です。 ITツール ITツールを活用することで、ヒヤリハット情報の一元管理が可能になります。リアルタイムでの更新ができ、アクセス権限の設定も容易なため、チームでの利用や社外との共有にも適しています。 以上のような各方法の特性を理解し、自社に適した方法を選ぶことが重要です。とくに、ヒヤリハットの情報を場所を問わず確認できる体制を整えるなら、スマホやタブレットにも対応した「ナレカン」のようなITツールの活用がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自社でヒヤリハットを活用する3つのポイント ここでは、自社でヒヤリハットを活用する際のポイントを紹介します。以下を参考に、社内でヒヤリハットを上手く活用して、事故防止に努めましょう。 （1）ナレッジ管理ツールを導入する ヒヤリハットの事例は「ナレッジ」として、社内に蓄積していきましょう。 紙やExcelと比較し、ITツールは長期的な情報の保管に適しています。なかでも、「情報をナレッジとして蓄積・共有できるナレッジ管理ツール」を利用すると、ヒヤリハット報告書の作成だけでなく、その後の共有・管理までを効率よく進められるのです。 ただし、操作が複雑なツールでは、社員が使いこなせずヒヤリハット報告書は形骸化していきます。そのため、メールを使える方であれば簡単に情報を残せる「ナレカン」のようなツールが最適です。 （2）報告書テンプレートを作成する ヒヤリハット報告書のテンプレートを作成し、誰でも共有できる環境を整えましょう。 社員がヒヤリハットを共有しない原因として「記載すべき項目が分からない」や「面倒くさい」が挙げられます。そのため、社員がヒヤリハットを簡単に共有できるよう、ヒヤリハット報告書のテンプレートを整備し、記載事項を明確にする必要があるのです。 なお、ヒヤリハット報告書に記載すべき項目には以下が挙げられます。 当事者の情報（氏名・所属部署） ヒヤリハットが発生した状況（日時・場所・経緯） ヒヤリハットが発生した原因 発生時の対応 再発防止策（対策・計画） 上記の項目を設けた「ヒヤリハット報告書」のテンプレートをつくり、各社員が簡単にヒヤリハットの状況を報告できるような環境を作りましょう。 （3）すぐに確認できるようにする 最後に、簡単にヒヤリハットを確認できるように運用を工夫しましょう。 ヒヤリハットを共有しても、現場の社員が確認せずに注意を怠れば、ヒヤリハットの再発や事故の発生につながります。したがって、共有したヒヤリハット報告書は、いつでも確認できるように管理する必要があるのです。 したがって、ヒヤリハットは確認しやすいように内容をまとめたり、データベースを整理したりしましょう。そこで、優れた検索機能のあるITツールを導入しておけば、目的の情報を絞り込みやすいので、運用を工夫せずともヒヤリハットを瞬時に見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ヒヤリハットの情報共有に最適なツール 以下では、ヒヤリハットの情報共有に最適なツールを紹介します。 重大な事故の要因を特定して未然に防ぐには、ヒヤリハットの事例を「ナレッジ」として蓄積し、全社員に共有しておくことが大切です。そこで、ヒヤリハット報告書のテンプレートを作成したり、報告書をすぐに確認したりできるデータベースをつくりましょう。 ただし、ナレッジが蓄積されるだけでは、実際に活用されず形骸化してしまいます。ヒヤリハットの事例は全社員に共有すべき事項なので、「必要なナレッジに即アクセス可能な、簡単に使えるナレッジ管理ツール」を導入しましょう。 結論、ヒヤリハットの情報共有・管理には、情報を一元管理でき、必要なタイミングで即アクセス可能な情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は「テンプレート」を使って画像つきのヒヤリハット報告書を作れるほか、任意のメンバーにリアルタイムで共有可能です。さらに、上司に質問するような感覚で使える「自然言語検索」で目当てのナレッジを即座に見つけられます。 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒヤリハットを社内で情報共有するポイントまとめ ここまで、ヒヤリハット情報を共有する目的や、ヒヤリハット報告書の書き方を紹介しました。 ヒヤリハットが発生したら、社内に共有して「重大事故の発生防止」につなげる必要があります。そこで、社内全メンバーが確実に報告できるように、ヒヤリハット報告書の作成・共有・管理体制を整備することが不可欠です。 ヒヤリハット報告の共有が徹底されれば、同じミスを繰り返さず、事故の発生を未然に防ぐことができます。また、情報が一元管理できるだけでなく、「必要な情報にすぐにアクセス可能なツール」を導入すれば、事故が発生しても迅速な対応が可能になります。 結論、導入すべきなのは、時間や場所を問わずヒヤリハットを共有でき、必要なタイミングで即アクセス可能なITツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンではファイル添付するだけで全自動でナレッジ化されるので、ファイル管理からの乗り換えも簡単です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ヒヤリハットを事故防止のために上手く活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ8選 【必見】情報共有における連絡・伝達ミスを防ぐ対策とは？ 【重要】情報漏洩のリスクを回避するには？有効な情報管理の方法を解説 【事例4選】情報管理のヒヤリハットとは？有効なセキュリティ対策を紹介

昨今では、業務負担を省くために「社内情報共有ツール」を使う企業が増えています。そして、無料から使えるツールであれば、コストを抑えながら運用できます。 しかし、「さまざまな無料ツールから、自社に合った情報共有ツールの選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの社内情報共有ツール8選を中心に解説します。 情報共有ツールを導入して、業務の工数を減らしたい 情報共有ツールは種類が多く、どれを導入するべきなのか分からない 選定ポイントをもとに自社に最適なツールを見つけたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な社内情報共有ツールが分かり、業務を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内情報共有ツールとは1.1 社内情報共有ツールのメリット1.2 社内情報共有ツールの種類2 社内情報共有ツールの選び方4選2.1 （1）誰でも簡単に使いこなせるか2.2 （2）自社の導入目的に合っているか2.3 （3）無料トライアルがあるか2.4 （4）導入しやすいか3 無料で試せる！おすすめの社内情報共有ツールランキングTOP83.1 1位：【ナレカン】社員の知識やノウハウを蓄積できるツール3.2 2位：【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール3.3 3位：【Slack】円滑なコミュニケーションができるツール3.4 4位：【Chatwork】チャットとタスク管理ができるツール3.5 5位：【Microsoft Teams】さまざまなチャット機能を備えたツール3.6 6位：【LINE WORKS】LINEと同じ使い勝手の情報共有ツール3.7 7位：【GRIDYグループウェア】完全無料で使える情報共有ツール3.8 8位：【iQube】ノウハウの蓄積に特化した情報共有ツール4 ＜比較表＞おすすめの社内情報共有ツール一覧5 無料の社内情報共有ツールにおける3つの注意点5.1 （1）機能に制限がある5.2 （2）サポートに制限がある5.3 （3）セキュリティが劣る可能性がある6 無料から使えるおすすめの社内情報共有ツールのまとめ 社内情報共有ツールとは ここでは、社内情報共有ツールのメリットや種類をご紹介します。社内情報共有ツールの効果や、自社に適したツールのタイプを知りたい方は必見です。 社内情報共有ツールのメリット 社内情報共有ツールには、主に以下3つのメリットがあります。 コミュニケーションが円滑になる 社内情報共有ツールであれば、メッセージを送るときにBccやCcをつけたり、逐一あいさつ文を記載したりする必要はありません。そのため、メールよりも気軽にコミュニケーションができます。 業務が効率化する 多くの社内情報共有ツールには、チャット機能だけでなく、情報を残す「ノート機能」やToDoを管理する「タスク機能」も備わっています。そのため、複数のツールを使い分ける必要がなくなり、業務効率化につながるのです。 ノウハウを蓄積できる 社内情報共有ツールでは、あらゆるチームやプロジェクトのデータを一か所にまとめられます。そのため、情報が属人化せず、ノウハウも蓄積しやすくなります。 このように、社内情報共有ツールを利用すれば、やりとりの工数が省けて業務をスムーズに進められるのです。 社内情報共有ツールの種類 社内情報共有ツールは、大きく以下の3種類に分かれます。 ファイル共有タイプ 主にファイル形式でやりとりをするため、一度に大量の情報共有ができます。ただし、中身を確認するには、ファイルをひとつずつ開かなければなりません。 ビジネスチャットタイプ テキストや音声、ビデオなど、円滑なコミュニケーションを促進するツールです。一方、チャット形式ゆえに、大切なメッセージが流れてしまう点がデメリットです。 情報蓄積タイプ 文字や画像、ファイルなどあらゆる情報を残せるほか、メッセージ機能によるリアルタイムのやりとりもできます。ただし、多機能すぎるツールでは、社員が使いこなせない恐れもあるので注意です。 上記のうち、情報を効率よく残して共有したい場合は「シンプルに使える情報蓄積タイプのツール」が有効です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内情報共有ツールの選び方4選 以下では、自社に最適な情報共有ツールの選び方について解説します。ポイントを押さえたツールを選べば、自社に合ったツールが選べてすぐに業務へと活用できます。 （1）誰でも簡単に使いこなせるか 前提として、社内メンバーのITリテラシーに合ったツールであるか確認しましょう。 機能が優れていても、実際に使う社内メンバーに合わないとツールが形骸化し、費用対効果が悪くなります。そこで、機能面だけでなく、年齢や職務経歴に関係なくだれもが使いこなせるツールなのか、トライアルなどで実際に仮運用して判断しましょう。 現場からの意見も踏まえて選定すれば、自社に合うツールが見極められるのです。 （2）自社の導入目的に合っているか ツールが目的を達成するサービスであるかも重要な選定ポイントです。 「ノウハウ共有」や「コミュニケーションの活性化」など、目的によって選ぶツールは異なります。一般的に「コミュニケーションの活性化」のようなフロー情報はチャットツール、「ノウハウ共有」のようなストック情報は情報共有ツールの導入が最適です。 ただし、企業においてはフロー情報とストック情報の両方を業務で取り扱う場面が多いです。そのため、チャット機能と情報管理機能の両方を兼ね備えた情報共有ツールを活用すると、社内情報が一括管理できます。 ＊フロー情報＝一時的なやりとりの情報 ＊ストック情報＝保存されるべき情報 （3）無料トライアルがあるか 検討しているツールで、無料トライアルの期間があるかも重要なポイントです。 無料トライアル期間がないツールではいきなり本導入から始めることとなり、実際の業務利用で発生したデメリットが分かりにくく、ツールの操作性の確認ができません。合わないツールを選ぶと、再選定に時間的・金銭的コストが無駄にかかってしまうのです。 したがって、企業でのツール利用には、無料トライアルが用意されているサービスを使いましょう。仮運用からスモールスタートでき、自社に合ったツールかが判断できます。 （4）導入しやすいか 最後に、導入のしやすさも考慮してツールを選択しましょう。 新たなツールを導入した直後は、社員も使い方が分からず、なかなか社内に浸透しません。そのため、社員への説明会など、導入時のサポート体制が整ったツールを選択するべきです。 「ナレカン」であれば、追加料金なしで使い方の説明会を実施しているうえ、アカウントの登録代行などの「初期セットアップ」の支援もあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料で試せる！おすすめの社内情報共有ツールランキングTOP8 以下では、おすすめの社内情報共有ツールをランキング形式でご紹介します。 ビジネスにおいて社内情報の共有は、意思決定や新たな着想を得るうえで必須であり、適切な環境を整える必要があります。とりわけ、社員のノウハウや知識などを”ナレッジ”として共有できるツールを活用すれば、社内の生産性を高めることが期待できるのです。 しかし、検索機能の不十分なツールでは、欲しい情報がなかなか見つからず、蓄積したナレッジを業務に活用できません。そのため、高精度の検索機能を備えたツールを選択して、情報へのアクセス性を高めるとともに、ノウハウ・知識をより業務に活かせる環境を整えましょう。 したがって、社内情報の共有は、超高精度の検索が可能で、必要なナレッジがすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンはあらゆる情報を「記事」に蓄積できるほか、記事ごとには「コメント」が紐づけられるため、情報共有の際に話題が入り乱れません。さらに、「ヒット率100%」の高精度検索が可能なので、個人の検索スキルに依存せず、欲しいノウハウ・知識が確実に見つかります。 1位：【ナレカン】社員の知識やノウハウを蓄積できるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位：【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール 「Stock」は、あらゆる情報を簡単にストックできるノート型の情報共有アプリです。 Stockの「ノート」には文章や表の記載はもちろん、ファイル添付にも対応しておりさまざまな情報をリアルタイムで共有できます。また、ノートに紐づいた「タスク」「メッセージ」を使えば、タスク管理やメンバーとのやりとりも一元化できるのです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位：【Slack】円滑なコミュニケーションができるツール ＜Slackの特徴＞ メールよりも気軽なコミュニケーションができる メールと異なりCcやBccを付けずにやりとりできるほか、メッセージにリアクションを付ければ返信の手間も省けます。 カテゴリごとにチャンネルを作れる プロジェクトやチームごとにチャンネルを作れば、やりとりをしても話題が混ざりません。 ＜Slackの機能・使用感＞ チャンネルが一覧表示される チームのチャンネルがすべて一覧表示されるほか、管理画面からチャンネルの参加・退出もできます。 メンバー招待がスムーズにできる 招待リンクをコピーしてメールなどに送信するだけで、Slack上にメンバーを招待できます。 ＜Slackの注意点＞ フリープランでは90日以降の過去メッセージが見られない Slackのフリープランでは、90日以降のメッセージやファイルは閲覧できません。そのため、長期プロジェクトで活用する場合は、有料プランへの移行が必須です。 ハドルの音質が悪い 一部のユーザーからは「ネットワーク環境の問題もあるのかもしれないが、ハドル（WEB電話のようなもの）の音声品質が悪い気がする」との声があり、チャンネルの数が多くなると管理に苦労する可能性があります。（参考：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ 参考：Slackの料金ページ フリー：0円 プロ：1,050円/ユーザー月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位：【Chatwork】チャットとタスク管理ができるツール ＜Chatworkの特徴＞ さまざまな形式でチャットができる テキストはもちろん、音声やビデオ形式でのチャットができるため、リモートワークでも使いやすいです。 メッセージとタスク管理が同時にできる メッセージに紐づけてタスクを設定できるため、抜け漏れ防止につながります。 ＜Chatworkの機能・使用感＞ タスクの一覧表示 ステータスや期限に応じてタスクが一覧表示されるので、早急に対応すべきタスクも一目で分かります。 チャットのピン留め機能 頻繁に使用するチャットグループがあれば、ピン留めして上部に固定できます。 ＜Chatworkの注意点＞ 無料プランではメッセージの閲覧に制限がある 無料プランでは「直近40日以内に投稿されたメッセージ」しか閲覧できません。そのため、長期的なプロジェクトで利用する場合は、メッセージを別途残しておく必要があります。 話題が埋もれてしまう 一部のユーザーからは「スレッド機能が無いので、チャットを複数流すと話題が埋もれてしまう」という声があります。（引用：ITreview） ＜Chatworkの料金体系＞ 参考：Chatworkの料金ページ フリー：0円 ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い） エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い） Chatworkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5位：【Microsoft Teams】さまざまなチャット機能を備えたツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ オンライン会議に役立つ ビデオチャット機能では、画面共有やファイルの共同編集ができるため、オンライン会議もスムーズに進められます。 無料でもさまざまなチャットができる 無料プランでも、テキスト・通話・ビデオすべてのチャットを利用できます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ カレンダー 「カレンダー」では、具体的な日時や場所を決めたり、予定の繰り返し設定をしたりできるため、チームのスケジュール管理に役立ちます。 さまざまな情報を共有できる チャットでは、テキストに加えてファイルや画像も共有できます。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ チャットが使いづらい 一部のユーザーからは「チャットが直感的に使いづらく感じることがある。あの時のあのコメントを見返そうと思っても、どうやって検索したらよいのか、そこにずいぶん時間を取られることがある」という声もあります。（引用：ITreview） 無料プランでは、クラウドストレージの容量が少ない 無料プランの場合、写真・ファイルのバックアップ用のクラウドストレージの容量が5GBになってしまいます。 ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ 参考：Microsoft Teamsの料金ページ Microsoft Teams （無料）：0円 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月 Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6位：【LINE WORKS】LINEと同じ使い勝手の情報共有ツール ＜LINE WORKSの特徴＞ 円滑なコミュニケーションができる テキストだけでなく、スタンプやリアクション機能も使えるため、メールよりもスムーズなコミュニケーションができます。 チャット以外の機能も豊富 チャットだけでなく、お知らせを掲載できる「掲示板」や、チームの予定が分かる「カレンダー」なども備わっています。 ＜LINE WORKSの機能・使用感＞ ビジネス版LINE LINEと同様の画面でチャットやスタンプを送信できるため、使いはじめるハードルは低いと言えます。 タスク管理もできる LINE WORKSではタスクの期限や担当者を決められる一方、具体的な時間は設定できません。 ＜LINE WORKSの注意点＞ 無関係の通知も来てしまう 同じトークルーム内であれば、特定のユーザーだけ通知オフにすることはできません。そのため、必要以上に通知が来てしまい、煩わしさを感じるユーザーもいます。（参考：ITreview） 他アプリと連携できないことが多い ユーザーからは「他のアプリとの連帯があまり多くない」といった声があがっています。（参考：ITreview） ＜LINE WORKSの料金体系＞ 参考：LINE WORKSの料金ページ フリー：0円 スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い） アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い） LINE WORKSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 7位：【GRIDYグループウェア】完全無料で使える情報共有ツール ＜GRIDYグループウェアの特徴＞ 無料でも豊富な機能を使える 「タイムカード」「メッセージ」「スケジュール」などをはじめ、完全無料のまま23の機能を利用できます。 強固なセキュリティ アクセス権限やデータの暗号化機能など、強固なセキュリティを備えています。 ＜GRIDYグループウェアの機能＞ スケジュール 「スケジュール」では、個人やメンバーの予定を日・週・月で一覧表示できます。 タイムカード 「タイムカード」では、出勤・退社をクリックするだけで打刻ができるほか、月ごとに一覧で確かめられます。 ＜GRIDYグループウェアの注意点＞ 無料ではサポートを受けられない 無料版ではお問い合わせ対応のサポートが受けられないため、操作ガイドを参照するしかありません。 スマホではデータをダウンロードできない 「早くアプリが使えるようになり、携帯電話でもGRIDYでデータをダウンロードできるようになってほしいです」というユーザーもいます。（引用：ITトレンド） ＜GRIDYグループウェアの料金体系＞ すべての機能を無料で利用できます。 GRIDYグループウェアの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 8位：【iQube】ノウハウの蓄積に特化した情報共有ツール ＜iQubeの特徴＞ ノウハウを蓄積しやすい iQubeではメンバーのレポートやスケジュール、ToDoを一か所で管理できます。そのため、情報が分散せず、ノウハウを蓄積しやすくなるのです。 マルチデバイス対応 PCだけでなくモバイル端末にも対応しており、外回りの多い営業部でも重宝します。 ＜iQubeの機能＞ 社内Wiki 「社内Wiki」では、蓄積したノウハウや記事をフォルダ単位で管理したり、リスト形式で一覧表示したりできます。 メンバー 「メンバー」では、ユーザーの電話番号やメールアドレスなどの個人情報を管理できます。また、グループから検索をかけることも可能です。 ＜iQubeの注意点＞ 無料プランの利用が最大1か月間 年間契約・月間契約ともに、無料プランは最大1か月までしか利用できません。 他ツールと連携できない場合もある 一部のユーザーからは「他のツールとも全く連携できない」との声もあります。（参考：ITreview） ＜iQubeの料金体系＞ 参考：iQubeの料金ページ 1か月無料プラン：0円 スタンダードプラン：440円/ユーザー/月（月払い） プレミアムプラン：770円/ユーザー/月（月払い） iQubeの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめの社内情報共有ツール一覧 こちらは、おすすめの社内情報共有ツール8選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Slack Chatwork Microsoft Teams LINE WORKS GRIDYグループウェア iQube 特徴 社内のナレッジ管理を最適化できる チームの情報を最も簡単に残せる 円滑なコミュニケーションができる チャットとタスク管理ができる さまざまなチャット機能を備えている LINEと同じ使い勝手 完全無料で使える ノウハウの蓄積に特化 シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】※Slack上で”チャンネル”と呼ばれるもの 【×】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 フリープランで見られるメッセージは過去90日分 グループのカテゴリ分けができない チャットが使いづらいと感じる可能性がある 通知が煩わしく感じる恐れもある スマホでは添付データを開けない 無料で利用できるのは1か月まで 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円～/ユーザー月（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは840円～/ユーザー/月（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは599円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは540円～/ユーザー/月（月払い） ・無料 ・無料プランあり ・有料プランは440円～/ユーザー/月（月払い） 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Chatwork」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら 「LINE WORKS」の詳細はこちら 「GRIDYグループウェア」の詳細はこちら 「iQube」の詳細はこちら 上記のように、無料の社内情報共有ツールには、利用できる機能が制限されているケースもあります。そのため、自社に必要な機能が備わっているのかを見極めてツールを選ぶようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料の社内情報共有ツールにおける3つの注意点 ここでは、無料の社内情報共有ツールにおける注意点を3つご紹介します。ツール選びで失敗しないように、以下の内容を押さえましょう。 （1）機能に制限がある 無料版のツールには、機能に制限が設けられているケースが多いです。 たとえば、「利用人数」や「作成できるチャットスペース数」などの制限が代表的な例です。2～3名であれば利用に問題がない場合もある一方、ユーザー数が多い企業で無料ツールを導入すると、メンバーを管理しきれなくなってしまうのです。 また、無料の場合、残せる情報量が少ない傾向があるので、早い段階で有料化を検討しなければなりません。したがって、「無料で使えないから」という理由でツールを足切りするのではなく、十分に機能を使用できるか見定めましょう。 （2）サポートに制限がある 無料版のツールでは、有料版と比較してサポートも制限される傾向があります。 サポート体制が整っていればツールの利用方法がすぐに分かるほか、自社で不明点を解決するために試行錯誤する工数も減らせます。とくに、ITが苦手な社員はツールに慣れるまでに時間がかかるので、迅速なサポートは必須です。 したがって、不明点をいつでも解消できるように「無料でも充実したサポートを受けられるツール」を選びましょう。とくに、「ナレカン」のような初期の導入支援までサポートしてくれるツールであれば、担当者の手間を最大限省けるため導入しやすいです。 （3）セキュリティが劣る可能性がある 無料版のツールでは、有料版と比べてセキュリティ対策が低い可能性があります。 情報共有ツールには社内の機密事項が集約するため、情報漏えいを防ぐためにもセキュリティの高いツールを選ぶ必要があります。しかし、無料のツールではセキュリティ対策に力を入れていない場合もあるのです。 そのため、情報共有ツールを選定するときには「ISO27001」といった国際セキュリティ資格を取得しているツールにしましょう。また、アクセス制限をかけられるツールであれば、社員が誤って操作したり、社外に情報が漏れたりするリスクを軽減できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料から使えるおすすめの社内情報共有ツールのまとめ ここまで、おすすめの情報共有ツールの選び方や注意点を中心に解説しました。 情報共有ツールを活用すると社員間で密に連絡がとれて円滑に業務が進められます。また、情報共有ツールで各社員の持つナレッジを社内で共有すれば、業務効率が上がります。 しかし、検索精度の低いツールでは、欲しい情報がなかなか見つからず、かえって業務の効率が低下します。そのため、検索機能の充実したツールを選択して、蓄積したナレッジを業務に活用できる環境を構築しましょう。 したがって、情報共有ツールとして導入すべきなのは、高精度の検索機能で必要なナレッジがすぐに見つかる「ナレカン」 一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報共有を活性化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介

社内情報を適切に管理していると、いつでも簡単にアクセスできるうえ、共有したり見返したりしやすくなり便利です。とくに、情報管理ツールを活用すれば、紙媒体と比べて、簡単に情報を管理・共有する仕組みを整えられます。 しかし、情報管理ツールを導入したいが「どれが自社に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、無料も含めたおすすめの情報管理ツール7選を中心にご紹介します。 情報管理ツールの種類を把握したい おすすめの情報管理ツールの機能・口コミを比較検討したい 大量の情報を簡単に管理・整理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、複数のツールを比較したうえで自社に最適なツールを見つけられ、業務効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ITツールで情報管理すべき3つの理由1.1 （1）情報を一元管理できる1.2 （2）情報の属人化を防止できる1.3 （3）社外でもすぐに情報にアクセスできる2 どれが自社に必要？情報管理ツールの7つの種類とは2.1 （1）【ナレッジ管理ツール】社内に散在する情報の一元化2.2 （2）【情報共有ツール】テキストでの情報管理2.3 （3）【ファイル・文書資料管理ツール】ファイル情報の管理2.4 （4）【チャットツール】会話形式でのやりとり2.5 （5）【タスク管理ツール】進捗状況の管理2.6 （6）【社内wikiツール】ノウハウの管理2.7 （7）【IT資産管理ツール】強固なセキュリティでIT資産を監視3 ＜無料あり＞目的別おすすめの情報管理ツール7選3.1 【ナレッジ管理】大規模企業の情報整理に役立つツール「ナレカン」3.2 【情報共有】中小企業の情報を簡単にまとめられるツール「Stock」3.3 【ファイル・資料管理】個人から使えるツール「Googeドライブ」3.4 【チャット】チームでコミュニケーションが取れるツール「Slack」3.5 【タスク管理】仕事を管理・共有できるツール「Trello」3.6 【社内Wiki】属人化したナレッジを一元管理できるツール「Notion」3.7 【IT資産管理】情報の収集や管理ができるツール「AssetView」4 ＜比較表＞無料から使えるおすすめの情報管理アプリ・システム5 自社に合った情報管理ツールを選ぶ3つの比較ポイント5.1 （1）必要な機能に過不足がないか5.2 （2）無料トライアルを試せるか5.3 （3）誰でも簡単に使いこなせるか6 情報共有ツールの種類と選定ポイントまとめ ITツールで情報管理すべき3つの理由 ここでは、ITツールで情報管理すべき理由をご紹介します。以下の理由を理解すれば、ツールに必要な機能が明確になるので確実に押さえましょう。 （1）情報を一元管理できる 一つ目の理由は、社内外の情報を一か所で管理できるためです。 情報管理の手法が曖昧だと、社員ごとにやり方が異なるので、結果として情報があらゆる場所に分散してしまいます。その結果、「情報漏れのリスクが高い状態」や「欲しい情報がどこにあるか分からない状態」が起きてしまうのです。 一方、ITの情報共有ツールを上手く活用すれば、社内外の情報を一元管理でき、”安全に”かつ”スピーディー”に情報を活用できます。 （2）情報の属人化を防止できる 二つ目の理由は、情報の属人化防止のためです。 エクセルでは「誰がいつ更新したのか」や「最新のファイルなのか」が分かりづらいという問題があります。最新の情報が共有されていないと、認識の齟齬によるトラブルが起きかねません。 一方、ツールによっては、情報管理だけでなく共同編集もできるので、対面で集まらなくてもオンライン上で案件を進められます。また、属人化した知識をテキストでまとめて共有できるため、業務クオリティを保てるようになるのです。 （3）社外でもすぐに情報にアクセスできる 三つ目の理由は、社外からも情報へアクセスするためです。 たとえば、クラウド上で情報を管理するツールを導入すると、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わず使えます。また、スマホやタブレットに対応しているツールであれば、PCが使えない移動中でもアクセスできるのです。 つまり、資料を確認したり、上司に報告したりするためだけに会社へ戻る、といった非効率な時間が削減されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ どれが自社に必要？情報管理ツールの7つの種類とは 情報管理ツールはいくつもありますが、主に以下の7種類に分類されています。それぞれの注意点も解説しているので担当者の方は必見です。 （1）【ナレッジ管理ツール】社内に散在する情報の一元化 1つ目は、社内に散在する情報を“ナレッジ”としてまとめておける「ナレッジ管理ツール」です。 業務マニュアルや議事録、商談記録など、あらゆる情報を一か所にまとめて共有するため、どのような業界でも活用できます。たとえば、ファイルの内容を自動要約できる機能があれば、ナレッジを一から書き出す必要がなく、すぐにナレッジ化が可能です。 ただし、蓄積したナレッジを業務へ役立てるには、複数キーワードで検索したり、表記ゆれを気にせず検索したりできるなど、 高度な検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられるものを選ぶことがポイントです。 （2）【情報共有ツール】テキストでの情報管理 2つ目は、ノートやドキュメントにテキストを入力して管理する「情報共有ツール」です。 紙のノートのようにテキストを書き込むだけで、社内情報の管理・共有が可能です。とくに、キーワード検索できるものであれば、必要な情報をすぐに拾えるため、情報管理ツールのなかでも情報へのアクセス性が高いと言えます。 ただし、情報管理ツールを使う場合は、テーマごとに整理できる「フォルダ」や、メンバーごとに「閲覧・編集権限」を付与できる機能が付いているものを選びましょう。 （3）【ファイル・文書資料管理ツール】ファイル情報の管理 3つ目は、社内のファイル情報を一括管理する「ファイル管理ツール」です。 ファイル管理ツールはオンラインストレージやクラウドストレージとも呼ばれており、PDFやエクセル、ワード、動画ファイルなど、ビジネスシーンで多く使用される情報をまとめて管理できます。 ただし、データの保存には向いている一方で、ファイル形式以外の情報の保存には適さなかったり、ファイルが入り乱れやすかったりする点に注意が必要です。 （4）【チャットツール】会話形式でのやりとり 4つ目は、会話形式で気軽に情報をやりとりする「チャットツール」です。 チャットツールは1対1だけでなく、部署やチームごとのグループチャットも利用できます。また、リモートワークや外回りが多いメンバーがいる場合など、対面でのコミュニケーションが難しい場面でも有効です。 しかし、チャット上でのやりとりは流れやすいので、必要な情報へアクセスするために遡って探す手間がかかるのがデメリットです。 （5）【タスク管理ツール】進捗状況の管理 5つ目は、業務の進捗状況を管理できる「タスク管理ツール」です。 ツール上でチームメンバーにタスクを割り当てることで、一目で進捗確認できるようになります。また、資料と紐付けてタスク管理できるツールであれば、資料を探す手間を省けるのです。 ただし、タスク管理ツールのなかには「個人向け」のものも多くあるので、導入するときは「チーム向けであるか」を確認しましょう。 （6）【社内wikiツール】ノウハウの管理 6つ目は、社員のノウハウを全社に共有できる「社内wikiツール」です。 仕事のノウハウが社内に共有されなければ、チーム単位での業務効率化は実現されません。そこで、仕事の担当者が変わっても生産性が落ちないように、ベテラン社員のノウハウを社内wikiに蓄積しておくべきです。 ただし、「検索機能」が充実していなければ情報を探すのに手間がかかり、次第に誰にも使われなくなる可能性があります。したがって、社内wikiツールの選定時には目的の情報をすぐに見つけられる仕様になっているか注意しましょう。 （7）【IT資産管理ツール】強固なセキュリティでIT資産を監視 7つ目は、社内のIT資産に関連する情報を収集・管理する「IT資産管理ツール」です。 資産管理ツールは、セキュリティ対策とコンプライアンス強化を目的に、企業や組織のITに関する資産の情報を管理します。たとえば、社内ITツールの保有状況や利用状況を可視化し、メンテナンスに役立てることが可能です。 ただし、IT資産は、管理対象が多くなるにつれて、情報漏えいのリスクが高くなる点に注意しなければなりません。とくに規模の大きい企業は、ツール本体のセキュリティ性が高いツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞目的別おすすめの情報管理ツール7選 以下では、無料も含めたおすすめの情報管理ツールを7つご紹介します。 社内には会議資料や業務マニュアル、顧客対応記録など、さまざまな情報があります。しかし、それぞれ別のツールに保管していては、ツールをまたいで情報を検索する手間がかかったり、どこに何の情報があるかわからなくなったりして、情報を活用できません。 そこで、「社内のあらゆる情報をナレッジ化してまとめておけるツール」を導入しましょう。ただし、欲しい情報へすぐにアクセスできるよう、優れた検索機能が必須です。 したがって、自社の情報管理には、社内に散在する大量の情報を集約しつつ、誰でも直感的に検索できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、テキスト・画像・ファイルといったあらゆる情報を、直接保存・共有できます。また、記事内やファイル内に残した情報は、超高精度の「キーワード検索」によって、“平均0.2秒”の高速スピード検索ができるので、目的の情報に即アクセス可能です。 【ナレッジ管理】大規模企業の情報整理に役立つツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【情報共有】中小企業の情報を簡単にまとめられるツール「Stock」 Stockは、チームの情報を最も簡単に残せる情報共有ツールです。 「Stock」の「ノート」にはテキストはもちろん、ワードやエクセルなどのファイルも簡単に添付できます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」も紐づいているため、案件ごとのやりとりや、タスク管理も一元化できます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ファイル・資料管理】個人から使えるツール「Googeドライブ」 ＜Googeドライブの特徴＞ 簡単に始められる Googleアカウントを持っている方なら、個人から簡単に始めることができます。 最低30日間はデータを復元できる データを復元する機能があるので、誤って削除した場合や編集ミスした場合に備えられます。 ＜Googeドライブの機能・使用感＞ メンバーへの共有 Googeドライブに保存しているファイルは、社外の方にも共有できます。ファイルをメール添付で送る必要がないため、スムーズな情報共有に役立ちます。また、URLで共有することも可能なため、データの管理も簡単です。 マルチデバイス対応 スマートフォンやタブレットなど、全デバイスに更新したファイルが同期されるため、外出先や休暇中でも常に最新の情報を手に入れることが可能です。 ＜Googeドライブの注意点＞ ファイルの整理が面倒 情報が増えるほどファイルの整理が複雑になります。そのため、「フォルダの階層を深くしすぎて、情報へのアクセス性が悪くなった」という事態になりかねません。 ファイル共有には不十分 利用しているユーザーからは「共有をするための場所としては不適任かと思われる。社内の不特定多数が編集できるためかわからないが、ファイルの場所が探しにくいし奥深くのファイルを取ろうとすると重たい」という声があります。（引用：ITreview） ＜Googeドライブの料金体系＞ 以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。 個人向け（料金なし）：無料 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Googeドライブの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット】チームでコミュニケーションが取れるツール「Slack」 ＜Slackの特徴＞ 無料で始められる フリープランでも、個人やグループチャットによって情報共有ができます。 通話機能 画面共有できる音声・ビデオ通話機能が搭載されています。ただし、フリープランの場合は一対一の通話のみ可能です。 ＜Slackの機能・使用感＞ 関連ページやフォルダを追加できる チャンネルには関連ページを追加したり、フォルダを作成したりできるため、チャンネルに関連情報をまとめて管理できて便利です。また、議事録などの簡単なファイルはSlack内で作成し、チャンネルごとに保存することができます。 チャット機能で簡単にコミュニケーションがとれる チャット機能を使えば、個人でもチームでも情報共有を円滑に進められます。さらに、メッセージには送信日時を設定できるため、連絡ミスの防止に役立ちます。 ＜Slackの注意点＞ フリープランに制限がある フリープランで閲覧できるメッセージ数は「直近90日間分」です。加えて、「1年以上経過した情報は自動で削除」されるため、重要なやりとりはあらかじめ別のツールに移しておく手間がかかり非効率です。 検索機能が使いづらい 利用しているユーザーからは「検索機能がやや使いにくく感じます。 チャンネル内での検索もできるのですが、目的の情報を見つけるのに時間がかかることが多いです」という声があります。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：無料 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【タスク管理】仕事を管理・共有できるツール「Trello」 ＜Trelloの特徴＞ タスクを付箋のように管理・共有できる タスクを付箋の形で管理できるため、貼り付けたり剥がしたりといった直感的な操作が可能です。 テンプレートの種類が豊富 設計からマーケティングまであらゆるテンプレートが用意されているため、自社に適したテンプレートを見つけやすく、作業時間の短縮や効率化につながります。 ＜Trelloの機能・使用感＞ 進捗確認がしやすい タスクが進行状況ごとに管理でき、ステータス状態を一目で把握できるので、進捗管理の手間を省けます。 タスク期限を設定できる リマインダーを使用して期限を設定することで、スケジュール管理がしやすくなり、タスク漏れの防止につながります。 ＜Trelloの注意点＞ 一部が日本語対応していない 日本語対応していない部分もあるため、英語表記のまま利用しなければなりません。 不要な機能がありUIが複雑 利用しているユーザーからは「複雑にならないほうが使いやすいので、不要な機能（あまり使われていない機能）はあまり見えないようなUIにしてもらえると良いです」という声があります。（参考：ITreview） ＜Trelloの料金体系＞ FREE：無料 Standard：$6/ユーザー/月（月払い） Premium：$12.50/ユーザー/月（月払い） Enterprise：～$17.50/ユーザー/月 Trelloの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社内Wiki】属人化したナレッジを一元管理できるツール「Notion」 ＜Notionの特徴＞ 社内の情報をwikiに残せる 社内に蓄積したナレッジをwikiの形でストックできるので、ノウハウ共有がしやすくなります。 他の外部ツールと連携できる Notionは「Slack」や「Googleカレンダー」と連携することが可能です。Notionに残した情報やタスクを、普段使っているツールでも確認できるようになります。 ＜Notionの機能・使用感＞ 簡単にマニュアルを作成できる 豊富なテンプレートが搭載されているため、フォーマットをそろえて誰が見てもわかりやすい社内wikiを作成できます。また、動画の共有も可能なため、より内容を理解しやすくなります。 チーム、個人それぞれのタスク管理ができる 「ToDo」のテンプレートを使用して、タスクの管理をすることも可能です。優先度の管理やカレンダー形式での表記もできるため、資料とタスクをまとめて管理することでやることの見落としを防げます。 ＜Notionの注意点＞ 無料のフリープランではチーム利用に不向き フリープランでは、データの共有ができる「ゲスト人数」が10人まで、アップロード容量が最大５MBまでと制限がかかっているため、チーム利用は難しいです。 機能が多く利用するハードルが高い 利用しているユーザーからは「できることが多い分、使い始めるまでのハードルは高かったです」「今はできるようになったとの情報も得たのですが、なかなかやり方を試せていません。新機能を使う際にも何だかハードルが高いです」という声があります。（引用：ITreview） ＜Notionの料金体系＞ フリー：無料 プラス：2,000円/メンバー/月（月払い） ビジネス：3,000円/メンバー/月（月払い） エンタープライズ：要問い合わせ Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【IT資産管理】情報の収集や管理ができるツール「AssetView」 ＜AssetViewの特徴＞ インベントリ情報を自動収集できる 70種類以上ものインベントリ情報（資産台帳や目録）を自動で収集し、閲覧できるため、IT資産の管理状況を簡単に把握できます。 充実した内部不正対策 「PC操作のログ」や「メール送信ログ」などを取得できるほか、『AssetView I』と連携することで、ファイル操作時にリアルタイムで個人情報を検出することが可能です。そのため、内部による情報漏えい、情報改ざんへの対策を徹底できます。 ＜AssetViewの機能・使用感＞ アンケート機能で情報を集められる パソコンから取得できない情報は、「アンケート機能」を使ってユーザーから情報を集められる点が便利です。また、スケジュール機能を使えば定期的な情報収集が可能です。 必要な機能のみ導入することができる 目的に応じて必要な機能、ライセンス数のみ購入することが可能なため、小規模から導入し、メンバーが使いこなせるのかを見極めてから大規模な導入に移行することができます。 ＜AssetViewの注意点＞ 多機能で使いこなせない可能性がある IT資産管理から情報漏えい対策までさまざまな機能が搭載されているため、ITに慣れていない方は操作が複雑で、使いこなせない場合があります。 情報更新に時間がかかる 利用しているユーザーからは「AssetViewソフトウェア（サーバー、クライアント）のバージョンアップを行う際、マニュアルに沿った手順で進めないと社内のPCが固まり、動作上の不具合が起こる」という声があります。（引用：ITreview） ＜AssetViewの料金体系＞ 詳細な料金は問い合わせる必要があります。 AssetViewの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞無料から使えるおすすめの情報管理アプリ・システム こちらは、無料から使えるおすすめの情報管理アプリ・システムを比較した一覧表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Googeドライブ Slack Trello Notion AssetView 特徴 大規模企業の情報整理に役立つツール 中小企業の情報を簡単にまとめられるツール 個人から使えるツール チームでコミュニケーションが取れるツール 仕事を管理・共有できるツール 属人化したナレッジを一元管理できるツール 情報の収集や管理ができるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） シンプルで簡単 多機能 多機能（タスク管理に特化） 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 ※ただし、Google Chatと連携すれば可 【〇】 【〇】 ※カードにコメント可能 【〇】 【〇】 ※端末へのメッセージ送信のみ可能 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 情報が増えるほどファイルの整理が面倒になる フリープランに制限がある 日本語対応していない部分もあり、英語表記のまま使う必要がある 機能が多く利用するハードルが高い 情報更新に時間がかかるという声がある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～（月間払い） ・無料プランあり ・有料プラン1,050円/ユーザー/月～（月間払い） ・無料プランあり ・有料プランは$6/ユーザー/月～（月間払い） ・無料プランあり ・有料プランは2,000円/ユーザー/月（月間払い）～ 詳細な料金は問い合わせる必要があります 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Googeドライブ」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Trello」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「AssetView」の詳細はこちら アプリによって機能や料金が異なるので、導入目的を軸に比較・検討して、自社に適した安全なメモアプリを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自社に合った情報管理ツールを選ぶ3つの比較ポイント 以下では、自社に合った情報管理ツールを選ぶ3つのコツをご紹介します。知名度や料金の安さではなく、以下のポイントに注目して最適なツールを選びましょう。 （1）必要な機能に過不足がないか はじめに、「必要な機能に過不足がないか」という点に注目します。 たとえば、Excelでの情報管理は、「複数人での同時編集ができない」「データの一元管理が難しい」などの点から不向きだと言えます。いくら使いやすかったり、性能が良かったりしても、自社が求めている機能が搭載されていなければ意味がありません。 そのため、まずはどのような機能を求めているのか明確にして、それに合わせて必要な機能が不足なく備わっているツールを選びましょう。 （2）無料トライアルを試せるか 次に、導入前に無料で試せるツールが良いです。 実際に試してみることで、チームで情報を管理するイメージが付きやすくなります。また、「想像していたような活用ができず、自社の課題を解決するにはミスマッチだった」という事態に早く気づけるのです。 ただし、いきなりチーム全体で使い始めると、運用ルールが定まっていないため混乱しかねません。したがって、無料利用による仮運用は少人数で始める方法がおすすめです。 （3）誰でも簡単に使いこなせるか 最後に、機能やコストだけでなく、ツールの操作が簡単なことも重要です。 全員が使いこなせないツールではスムーズに情報共有ができなかったり、そもそも社内に浸透せず終わったりする可能性があるためです。 したがって、メールを使える方であれば迷わず使える「ナレカン」のような、シンプルなツールを選びましょう。また、ナレカンであれば導入時はもちろん、社内に定着するためのサポート体制も充実しており、担当者の負担を最小限に抑えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報共有ツールの種類と選定ポイントまとめ ここまで、目的別おすすめの情報管理ツール7選を中心にご紹介しました。 情報管理ツールには「ナレッジ管理ツール」「情報共有ツール」「ファイル管理ツール」などの種類があります。とはいえ、それぞれの用途にだけ特化したツールでは、運用中にかえって機能不足になるリスクも伴います。 したがって、自社に必要な機能を過不足なく備えたツールが求められるのです。また、誰でも直感的に検索できるものであれば、必要な情報がすぐに見つかり使いやすいので、ツールの社内浸透を促進できます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元化しつつ、それらの情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して社内の情報を残し、業務効率化へ役立てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介

昨今の企業では、扱う情報量の多さや鮮度を保つ観点から、社内の情報を共有するのに「情報共有アプリ」が欠かせません。一部の情報共有アプリには、共有機能以外の機能が搭載されているものもあるため、上手く運用すれば業務効率を大幅に改善できるのです。 しかし、情報共有アプリを導入したいが「どれが自社に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ビジネス向きのおすすめ情報共有アプリと選定ポイントを中心にご紹介します。 情報共有アプリの種類や選び方を把握したい 機能や口コミを知り、情報共有アプリを比較検討したい 欲しいナレッジに即アクセスできる体制を整えたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な情報共有アプリを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報共有アプリとは1.1 情報共有アプリの3つの種類とは1.2 情報共有アプリのメリットとは2 【無料あり】タイプ別｜仕事におすすめの情報共有アプリ8選2.1 【ナレッジ管理】欲しい情報に即アクセスできるアプリ「ナレカン」2.2 【情報ストック】最も簡単に社内の情報を共有できるアプリ「Stock」2.3 【ファイル共有】2GBまで無料で共有できるアプリ「Dropbox」2.4 【ファイル共有】Googleのファイル共有アプリ「Google Drive」2.5 【チャット】中小企業向けのビジネスチャットアプリ「Chatwork」2.6 【チャット】エンジニア向けビジネスチャットアプリ「Slack」2.7 【プロジェクト管理】カンバン方式のタスク管理アプリ「Trello」2.8 【社内SNS】LINEのように使える社内SNSアプリ「LINE WORKS」3 【比較表】スマホ・PCで使えるビジネス向け情報共有アプリ8選4 失敗しない！情報共有アプリの選定ポイント5選4.1 （1）パソコンとスマホの両方で使えるか4.2 （2）セキュリティは万全か4.3 （3）サポート体制は充実しているか4.4 （4）誰でも簡単に使いこなせるか4.5 （5）あらゆる情報を管理できるか5 【要注意】円滑な情報共有をするためのポイント3選5.1 （1）導入目的を社内に周知させる5.2 （2）情報共有のルールを決める5.3 （3）情報をナレッジとして管理する6 おすすめの情報共有アプリまとめ 情報共有アプリとは ここでは、情報共有アプリの種類やメリットをご紹介します。以下の内容を把握し、情報共有アプリの運用イメージを明確に持ちましょう。 情報共有アプリの3つの種類とは 情報共有アプリとは、社内の情報を一元管理し、共有できるアプリを指し、以下のような種類があります。情報を共有する以外に「フォルダ機能」や「検索機能」、「コメント機能」など、目的に合わせた様々な機能が備わっています。 ナレッジ管理・情報ストックアプリ 業務マニュアルや顧客情報を社内で共有し、知識の偏りを防ぐナレッジ管理アプリです。ファイル管理機能やメッセージ機能も備えており、社内の情報を整理しやすく、一元管理が可能です。 ファイル管理アプリ WordやExcelなどのファイルを共有・蓄積できるファイル管理アプリです。ただし、情報の更新が手間で、更新時に通知がないため、誰がいつ更新したのかがわかりづらく、最新版が不明になることがあります。 チャット・社内SNSアプリ 社内のメンバー同士のやりとりに特化したチャットや社内SNSアプリは、コミュニケーションを活発にします。ただし、情報が流れてしまいやすく、あとで振り返りづらいという欠点もあります。 従来のメールや紙を使った情報共有では、必要な情報が埋もれ、すぐに見つけるのが難しく、複数人での共有も不便です。情報共有アプリを活用すれば、情報の蓄積と共有が簡単になり、結果として業務がスムーズに進みます。 情報共有アプリのメリットとは 情報共有アプリを導入すると、以下のようなメリットを得ることができます。 情報共有がスムーズになる 情報共有に対する心理的なハードルが下がり、手軽に情報を共有できるようになります。たとえば、誰でも簡単にアクセスできるため、必要な情報がすぐに見つかり、情報のやり取りが迅速に進行します。 コミュニケーションが活性化される 一部の情報共有アプリには「メッセージ機能」や「コメント機能」が搭載されており、メンバー同士で手軽に連絡を取り合えます。そのため、情報共有の円滑化につながるのです。 社内の情報をまとめられる 情報共有アプリを使えば、プロジェクトの進捗状況やファイル、メモなど、社内のあらゆる情報を一元的に管理できます。必要なデータが一箇所に集まることで、情報の散逸を防ぎ、誰でも簡単にアクセス可能になります。 メールや無料アプリを使うことも一つの手段ですが、企業で使用する場合は、たとえば「ナレカン」のようなセキュリティ対策やサポート体制が充実した専用の情報共有アプリを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別｜仕事におすすめの情報共有アプリ8選 以下では、おすすめの情報共有アプリ8選をご紹介します。 ビジネスにおける情報共有アプリを選ぶときに、最も重視すべきは「社内情報を”ナレッジ”として蓄積できるか」です。ナレッジとは、顧客情報や業務マニュアルなどの社内情報資産のことであり、適切に管理・共有することで業務の属人化を防げます。 情報共有の中でもとりわけ、「社内のナレッジが無駄になっている点」に課題感がある場合は、ナレッジ管理に特化したアプリを選ぶと、スムーズに運用できるのです。ただし、ナレッジは「更新・検索しやすい状況で管理」されていなければ、目的の情報が見つかりません。 結論、社内の情報共有をスムーズかつ効果的に実施するには、画像・ファイルを含む情報を蓄積でき、その情報を”Google検索”するように探せる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、直接情報を書き込んだり、メールやチャット上のやりとりを転送したりできるので、社内情報の一元管理に最適です。また、AIを活用した「自然言語検索」では、上司に質問するように検索が可能なので、共有した情報の中から、必要な情報を簡単に探せます。 【ナレッジ管理】欲しい情報に即アクセスできるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜情報共有に役立つナレカンの検索機能＞ 以下は、ナレカンで「自然言語検索」を使用した画面です。 「ナレカン」では、ヒヤリング後、自社専用の無料トライアルを用意してもらえるので、ぜひ超高精度の検索機能を試してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【情報ストック】最も簡単に社内の情報を共有できるアプリ「Stock」 Stockは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる情報管理・共有アプリです。 「Stock」の「ノート」に書き込んだ情報は、リアルタイムで共有でき、「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、チャットツールやタスク管理ツールとしても使えるアプリです。また、無料プランもあるため、使い方や予算に合わせた利用が可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ファイル共有】2GBまで無料で共有できるアプリ「Dropbox」 ＜Dropboxの特徴＞ オフライン利用ができる オフライン利用に対応しているので、インターネット環境のない場所でも利用できるのが特徴の一つです。 セキュリティが充実している Dropboxは、「暗号化」や「2段階認証」などビジネス利用に必要なセキュリティ管理機能が充実しているので、安心して利用できます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ ファイル権限 ファイルを共有するメンバーの制限が可能なので、情報漏えいの防止に役立つと言えます。 フォルダの共有機能 アカウントを持っていないメンバーに対しても、リンクの発行だけでフォルダの共有が可能です。そのため、社外の人ともやり取りしやすいです。 ＜Dropboxの注意点＞ 保存容量が少ない 無料プランでは2GBまでしかファイルを保存できないため、画像や動画を扱う場合、有料プランへの移行を考える必要があります。 権限管理が煩雑 実際に使用するユーザーからは「フォルダーごとの権限管理が煩雑で、UIの改善が期待される」との声が複数あがっています。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：0円 Plus：1,500円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Essentials：2,400円/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ファイル共有】Googleのファイル共有アプリ「Google Drive」 ＜Google Driveの特徴＞ Google製品との親和性が高い Google DriveはGoogleアカウントがあればすぐに利用開始できます。また、スプレッドシートやGmailなど、各種Googleサービスとの連携も可能です。 同時編集ができる 共有相手とリアルタイムでファイルを同時編集することができます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 検索機能が優れている Google Driveでは、「検索オプション」で、項目ごとにフィルタリングをかけて検索したり、PDFや画像ファイル内の文字まで含めてファイルを絞り込んで検索したりすることが可能です。 スキャン機能 書類をスマホのカメラで撮影して、PDF化できます。そのため、紙の資料もデータで保管できるのです。 ＜Google Driveの注意点＞ ファイルを整理しづらい フォルダ内のデータは、タイトル名で昇順/降順に並び替えたり、ピン留め（データを画面上部に固定する機能）したりできないため、見やすく整理しづらいと言えます。 ファイルの場所を探しづらい ユーザーからは「共有をするための場所としては不適任かと思われる。社内の不特定多数が編集できるためかわからないが、ファイルの場所が探しにくいし奥深くのファイルを取ろうとすると重たい」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 以下の有料プランは、他のアプリも使えるGoogle WorkSpaceの料金となります。 個人向け：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット】中小企業向けのビジネスチャットアプリ「Chatwork」 ＜Chatworkの特徴＞ 気軽にコミュニケーションできる Chatworkは、メールに比べて気軽にコミュニケーションをとれるので、社内の情報共有が活発になります。メッセージ、タスク、ファイル管理の機能に特化していることから、複雑な情報管理やワークフローを必要としない中小企業向けと言えます。 既読機能がない 既読機能がないため、チャットアプリにありがちなコミュニケーションストレスを軽減できるのが特徴の一つです。 ＜Chatworkの機能・使用感＞ タスク管理 タスクの作成・編集ができ、自身のタスクの把握やメンバーへのタスクの依頼が可能です。タスクには期限を設定できますが、リマインダー機能はないため、対応漏れに注意が必要です。 ビデオ通話 チャットに参加しているメンバーと顔を見ながら会話できます。リモートワークや現場での業務が多い職種の方に便利な機能です。 ＜Chatworkの注意点＞ 無料プランでは過去のメッセージが削除される 無料プランでは、直近40日以内のメッセージしか閲覧できません。そのため、案件の情報をやりとりする場合は注意が必要です。 誤送信しやすい Chatwork利用者からは「改行などのキーボード操作がLINEなど他の連絡ツールと異なる（Enterキー直押し）ので、誤って編集途中で送ってしまうミスがある」といった声もあるようです。（引用：ITreview） ＜Chatworkの料金体系＞ フリー：0円 ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い） エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い） Chatworkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット】エンジニア向けビジネスチャットアプリ「Slack」 ＜Slackの特徴＞ 知名度が高い 2013年にアメリカでサービスがスタートしてから、日本でもIT業界を中心に利用者が増え、現在では有名なアプリのひとつになっています。開発ツールとも連携できるため、リモート業務が多いエンジニアからの人気が高いツールです。 カスタマイズ性が高い Slackはカスタマイズ性が高く、botなどのさまざまな機能を利用できます。 ＜Slackの機能・使用感＞ Canvas機能 Canvas機能を使えば上図のように、メッセージ上とは別に情報を書き残しておけます。ただし、フリープランでは、過去90日が経過したファイルは非表示になってしまうので、長期プロジェクトの情報共有には不向きな傾向になります。 AI機能の実装 SlackではAI機能の実装により、チャンネルやメッセージを要約したり、重要な情報をピックアップしたりできるようになります。ただし、別途料金が発生する点に注意しましょう。 ＜Slackの注意点＞ 大切な情報が流れてしまう Slackはスピーディーなコミュニケーションがとれる一方、次々とメッセージが送られてくるので、あとから見返したい情報が流れてしまいます。 目的の情報を探すのに時間がかかる 利用者からは「検索機能がやや使いにくく感じます。チャンネル内での検索もできるのですが、目的の情報を見つけるのに時間がかかることが多いです」という口コミもあります。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：0円 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ ※Slack AIを利用したい場合は、すべての有料プランに追加で購入する必要があります。 Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【プロジェクト管理】カンバン方式のタスク管理アプリ「Trello」 ＜Trelloの特徴＞ タスクをふせんのように管理できる Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できます。 拡張機能が用意されている 「Power-Up」と呼ばれる拡張機能があり、様々なツールと連携できます。定期的なタスクを自動作成できる「カードの繰り返し」や「カレンダー」など豊富な機能が用意されているため、自由なカスタマイズが可能です。 ＜Trelloの機能・使用感＞ 進捗確認が簡単にできる タスクカードを動かしてステータスを変えられるので、進捗が視覚的に把握できるのが特徴です。 プロジェクト管理に役立つ 有料プランのみ利用可能な機能になりますが、タイムラインやテーブル、カレンダーなどプロジェクトを進める上で便利な機能が多く備わっています。 ＜Trelloの注意点＞ 無料プランでの利用には人数制限がある 無料プランでは、参加できる人数が10人までという制限があるので、社内メンバーの人数によっては有料化が必要です。 他ツールとの連携が不十分 利用ユーザーからは「TeamsやSlackなどのチャットアプリとの連携が不十分。メールで通知されるとやり取りに即時性が欠けてしまう」との声があります。（参考：ITreview） ＜Trelloの料金体系＞ FREE：$0 STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い） PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い） ENTERPRISE：～$17.50 USD/ユーザー/月 5,000ユーザー以上で利用する場合には問い合わせが必要です。 Trelloの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社内SNS】LINEのように使える社内SNSアプリ「LINE WORKS」 ＜LINE WORKSの特徴＞ 機能が多い LINE WORKSには、チャットやカレンダー、フォルダ管理など業務効率化に必要な機能がそろっています。 プライベート向けのLINEと同じように使える プライベート向けのLINEと同じ操作性で、比較的すぐに利用できるのが特徴です。 ＜LINE WORKSの機能・使用感＞ 引用：LINE WORKSの掲示板機能 掲示板機能 掲示板機能を使って全体へ向けた情報共有が可能です。また、特定部署のメンバーだけに共有することもできるので、用途に合わせた使い分けができます。 カレンダー機能 予定を登録しておけば、所属部署に限らず社内の全メンバーがいつ・どこで仕事をしているか可視化できます。PCやスマホからでも確認できる点も便利です。 アンケート機能 既存テンプレートの中から、アンケートを作成できるほか、回答結果は自動集計されます。例として、社内での意見調査や行事の日程調整、災害時の安否確認などに役立ちます。 ＜LINE WORKSの注意点＞ 情報が流れてしまう チャットの特性上、複数人が意見を発信すると情報が流れてしまいます。また、グループチャットの数が増えれば、それに比例してタイムラインの量が多くなり、チャットと同様に過去の情報を遡るのに苦労します。 機能が分かりづらい 利用者からは「グループトークやトークルームの違いや目的が分かりづらいです。ファイルの共有も最初に理解するまでが少し煩雑かもしれません。機能を有効活用できていないようにも思います」などの声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜LINE WORKSの料金体系＞ 基本プランに加えて、トークのアーカイブやストレージの追加などのオプション商品もあります。 フリー：0円 スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い） アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い） LINE WORKSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】スマホ・PCで使えるビジネス向け情報共有アプリ8選 以下は、スマホ・PCで使える、ビジネス向け情報共有アプリの比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Dropbox Google Drive Chatwork Slack Trello LINE WORKS 特徴 欲しいナレッジに即アクセスできるアプリ 非IT企業でも簡単に情報管理できるツール 無料で2GBまで使えるファイル共有アプリ Googleのファイル共有アプリ 中小企業向けのビジネスチャットアプリ エンジニア向けビジネスチャットアプリ カンバン方式で管理できるタスク管理アプリ LINEのように使える社内SNSアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） シンプルで簡単 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】※ファイルへのコメントは可能 【×】※ファイルへのコメントは可能 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 ノート機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人での利用が前提のため、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料プランでは保存容量が少ない ファイルの場所を探しづらい 無料プランでは過去のメッセージが削除される あとから見返したい情報が流れてしまう 他ツールとの連携が不十分 機能が分かりづらい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり　※保存容量は2GBまで ・有料プランは1,500円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり　※メッセージの閲覧可能期間、件数に制限がある ・有料プランは840円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは$6 USD/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは540円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Chatwork」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Trello」の詳細はこちら 「LINE WORKS」の詳細はこちら 特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しない！情報共有アプリの選定ポイント5選 ここからは、情報共有アプリを選ぶときのポイントを5つご紹介します。これらのポイントを押さえていないと、アプリを導入しても社内に定着しない可能性があるので、注意しましょう。 （1）パソコンとスマホの両方で使えるか 1つ目に、パソコンとスマホの両方に対応しているかを確認しましょう。 たとえば、パソコンのみ対応しているアプリでは、外出が多い営業職や現場で働くスタッフが情報を共有するためにわざわざ帰社する必要が出てきます。そのため、オフィスにいる社員とのスムーズな連携が難しくなってしまうのです。 以上のように、特定のデバイスにしか対応していないアプリは、情報へのアクセスを制限してしまいます。そのため、複数のデバイスに対応したアプリを選ぶことが重要です。 （2）セキュリティは万全か 2つ目に、セキュリティ体制がしっかりしているかを確認しましょう。 外部からの不正アクセスを防ぐため、ISO27001など第三者機関による認証を取得しているアプリを選ぶと安心です。また、社内メンバーの閲覧や編集に制限をかける機能があれば、情報漏えいのリスクを低減できます。 情報共有アプリを選ぶ際は、企業の重要な情報をしっかり保護できることが非常に大切です。 （3）サポート体制は充実しているか 3つ目に、情報共有アプリを提供している企業のサポート体制が充実しているかを確認しましょう。 たとえば、「不明点があれば1営業日以内に回答がもらえるサポートデスク」や、「企業ごとの最適な運用方法を提案してくれる無料の導入相談」があれば、安心して利用できます。 サポートがしっかりしているかどうかは、導入前に必ず確認しておきましょう。 （4）誰でも簡単に使いこなせるか 4つ目に、情報共有アプリは誰でも簡単に使えるかが重要です。 アプリ導入が失敗する大きな理由の一つは、「機能が多すぎて使いこなせない」という点です。特に、ITに不慣れな中小企業や、幅広い年齢層の従業員がいる大企業では、この問題が顕著です。 そのため、アプリを選ぶ際は「有名だから」や「多機能だから」という理由ではなく、”自社に必要な機能が過不足なく揃っているか”を基準に選定しましょう。 （5）あらゆる情報を管理できるか 5つ目に、あらゆる情報を一元管理できるかを確認しましょう。 情報には、「蓄積すべきもの（議事録やマニュアルなど）」と「リアルタイムでのやり取り（チャットなど）」の2種類があります。これまでは、情報の種類に応じて異なるアプリを使い分けるのが一般的でした。 しかし、複数のアプリを使うと情報が分散し、「どこに保存されているか分からない」「メッセージが見つからない」といった問題が発生しがちです。そのため、すべての情報を一元管理できる「ナレカン」のような情報共有アプリを導入することが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【要注意】円滑な情報共有をするためのポイント3選 ここからは、情報共有アプリを導入する際に注意すべきポイントを3つご紹介します。スムーズな情報共有を実現している企業は、以下のポイントを押さえて運用しています。 （1）導入目的を社内に周知させる 情報共有アプリの導入を成功させるには、導入の目的を社内全体にしっかりと伝えることが重要です。 たとえば、アプリをただ導入しただけで、その目的が「業務中のコミュニケーションを円滑にすること」だと社員が理解していないと、業務以外のやり取りにアプリが使われたり、運用が個々に任されてしまうことで社内が混乱することがあります。 周知方法としては、ミーティングや社内報、メールなどを活用し、経営層から現場まで全員が共通の認識を持つことが大切です。 （2）情報共有のルールを決める 目的の共有と同様に大切なのが、情報共有に関するルール作りです。 導入の目的が明確でも、どの情報を、どのタイミングで、どのように共有すべきかが定められていないと、社員ごとに使い方がバラバラになり、統一感がなくなります。 すべての社員が同じ基準で情報共有アプリを使えるように、あらかじめルールを設定し、それを定着させることが重要です。 （3）情報をナレッジとして管理する 情報共有アプリを導入するときは、情報を「ナレッジ」として適切に管理できるアプリを選ぶことがポイントです。 情報共有の目的は「共有された情報を業務に活かすこと」です。共有した情報は、必要なときにすぐアクセスできなければ意味がありません。 見つけるのに時間がかかると、結局アプリが使われなくなり、形骸化してしまいます。そのため、情報をしっかりと整理・管理できること、さらに高性能な検索機能が備わっているアプリを選ぶべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの情報共有アプリまとめ ここまで、おすすめの情報共有アプリや選定ポイント、メリットをご紹介しました。 ビジネスの基本である情報共有ですが、誤ったアプリを導入すると「大切な情報が流れて見つからない」事態になります。そのため、共有した情報が、確実に蓄積・管理されるような仕組みが必要です。 また、情報共有アプリを選ぶときには「直感的に操作でき、必要なタイミングで即アクセスできるか」も必ずチェックしましょう。検索に手間や時間がかかってしまうと、使われなくなってしまう可能性があるからです。 以上のことからも、自社が導入すべき情報共有アプリは、あらゆる情報を一元管理でき、必要なタイミングで即アクセス可能なアプリ「ナレカン」一択です。ナレカンでは、情報共有はもちろん、日報や議事録、マニュアルの作成・管理にも活用できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズに情報共有ができる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介 ヒヤリハット情報の共有方法とは？書き方や活用するポイントも解説！ 部署間連携のメリットとは？社内情報共有を仕組み化するツールも紹介 【無料あり】情報やナレッジの社内共有に役立つツール・アプリ7選 【Excel/Word】社内回覧板で使える無料テンプレート11選 簡単解説｜会議アジェンダとは？書き方やすぐ使えるテンプレートも紹介 【完全無料あり】ビジネスに最適なおすすめの掲示板アプリ8選を紹介！

日々さまざまタスクを抱えるビジネスマンにとって、仕事の効率化は必須です。そのため、昨今では、ビジネス向けのアプリを組織単位で導入し、根本的な業務改善を図る企業が増えています。 しかし、なかには、ビジネスアプリの導入を検討しているものの「どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ビジネスマンに欠かせないおすすめのビジネスアプリ9選を中心にご紹介します。 アプリを使って仕事上でのトラブルを未然に防ぎたい ビジネスに役立つアプリの数が多すぎて、選びきれない 仕事を効率化できて、誰でも簡単に使えるツールを探している という方はこの記事を参考にすることで、自社に合うビジネスアプリがすぐに分かり、業務をスムーズな進行が実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 人気のビジネスアプリの種類を解説！1.1 （1）情報共有アプリ1.2 （2）ビジネスチャットアプリ1.3 （3）オンラインストレージアプリ1.4 （4）タスク管理アプリ1.5 （5）名刺管理アプリ1.6 （6）スケジュール管理アプリ2 ＜無料あり＞業務効率化に役立つおすすめビジネスアプリ9選2.1 【ナレカン】社内や顧客情報を一元化して管理できるアプリ2.2 【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に情報共有できるアプリ2.3 【LINE WORKS】ビジネス向け社内連絡アプリ2.4 【Chatwork】やり取りやタスクを管理できるアプリ2.5 【elgana】働き方をサポートをするビジネスチャットアプリ2.6 【Google ドライブ】無料で使えるオンラインストレージアプリ2.7 【Microsoft365 apps for business】定番Officeアプリ2.8 【eight team】社内メンバーの名刺管理から共有まで可能なアプリ2.9 【Google カレンダー】メンバーのスケジュールを可視化できるアプリ3 ＜比較表＞おすすめのビジネスアプリ9選4 【必見】ビジネスアプリの4つの選び方4.1 （1）スマートフォンでも使えるか4.2 （2）強固なセキュリティがあるか4.3 （3）費用対効果が高いか4.4 （4）誰でも簡単に使いこなせるか5 ビジネスアプリを使うときの注意点6 有料・無料のビジネスアプリ9選まとめ 人気のビジネスアプリの種類を解説！ ビジネスアプリにはさまざまな種類があり、自社に合ったものを導入しなければかえって業務の進行を妨げてしまいます。そこで以下では、代表的な6種類をご紹介します。 （1）情報共有アプリ 情報共有アプリとは、社内や社外との情報共有に利用するアプリです。 仕事を進めるうえで、議事録やマニュアル作成、問い合わせ管理など、あらゆる”ナレッジ（情報）”を蓄積し、共有する場が不可欠です。そこで、情報共有アプリを活用すれば、ツール内に直接資料を作成し、そのまま管理することが可能になります。 つまり、オンラインファイルストレージのような「ファイル」を管理するアプリとは異なり、情報共有アプリは面倒なバージョン管理が不要で、ファイルを開く手間もかからないので、情報共有にストレスが生じません。 また、一部には「メッセージ」でメンバーと連絡を取り合ったり、資料を整理できる「フォルダ」が備わっていたりする情報共有アプリもあり、あらゆるシーンで活躍します。 （2）ビジネスチャットアプリ ビジネスチャットアプリは、メールよりも簡単で気軽にやりとりできるアプリです。 メールとの大きな違いは、チャット形式で会話が進むため、形式的な文章で送る必要がない点です。また、CcやBccの設定も不要なのでアドレス間違いによる送付エラーを防止できます。 さらに、「送信した内容を編集・削除する機能」や「相手が読んだか分かる既読機能」のように、メールにはない便利な機能が多数搭載されているため、コミュニケーションの基盤として利用する企業もあります。 （3）オンラインストレージアプリ オンラインストレージは、ファイルやフォルダの保管場所となるアプリです。 ファイルを社内サーバーやハードディスクに保管すると「容量を圧迫して操作が遅くなる」「必要なファイルがどこにあるのか分からない」といった事態が起こります。 しかし、オンラインストレージを使うと、大容量のデータもインターネット上でストレスなく管理できます。さらに、自社サーバーに比べて初期費用やメンテナンス費用を抑えられるため、コスト削減になります。 （4）タスク管理アプリ タスク管理アプリは、案件管理に役立ちます。 たとえば、複数の案件を個別のメモで管理すると、情報が分散してプロジェクトの進捗が一目で分かりません。その結果、抜け漏れやスケジュールの重複が発生します。 一方、アプリで管理すれば、タスクの進捗がすべて集約されるので抜け漏れを防げます。また、多くのアプリはタスクを共有する機能が搭載されているため、個人だけでなくチーム単位での管理も可能です。 （5）名刺管理アプリ 名刺管理アプリは、名刺をデジタルデータ化して管理するアプリです。 通常、名刺をアプリで管理することで、連絡先や相手の役職がアプリ上ですぐに確認できるようになります。そのため、利用すれば営業活動における連絡が取りやすくなる効果が期待できるのです。 また、名刺管理アプリのなかには、名刺データの保存だけでなく連絡先を登録したり、名刺情報の更新をしたりするサービスもあります。 （6）スケジュール管理アプリ スケジュール管理アプリは、スムーズな会議準備に役立ちます。 スケジュールアプリを使えば「誰が、いつ、どの予定がはいっているのか」を把握できるため、お互いの業務を考慮して会議を設定できるようになります。また、会議の予定ごとに必要な資料をまとめて共有できる機能を使えば、スムーズに会議を始められます。 このように、スケジュール管理アプリには、予定を管理する以外にも、予定に関する情報のやり取りがおこなえる機能が備わっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞業務効率化に役立つおすすめビジネスアプリ9選 以下では、業務効率化に役立つおすすめビジネスアプリTOP9をご紹介します。 ビジネスで業務効率化を実現するには、まずは各メンバーのナレッジを蓄積して、全社員が活用できる環境をつくりましょう。しかし、ファイルでは中身をすぐに確認できなかったり、チャットでは情報が流れてしまったりして、必要な情報を見つけるのは困難です。 そのため、社内のあらゆる情報を一元化し、超高精度で検索できるITツールが必要なのです。ただし、大企業では人によってITリテラシーに差があるので、ビジネスアプリは誰でも使えるシンプルなものを選びましょう。 したがって、自社におすすめのビジネスアプリは、社内情報を誰でも簡単に蓄積し、すぐにアクセスできる検索が備わった情報共有アプリ「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはあらゆる情報をナレッジとして蓄積できるほか「ファイル要約機能」を使えば、ファイルの中身を要約して分かりやすく残せます。また、AIによる「自然言語検索機能」によって、蓄積した情報の中から最適な回答を見つけられるのです。 【ナレカン】社内や顧客情報を一元化して管理できるアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に情報共有できるアプリ 「Stock」は、ITに不慣れな中小企業の方でもすぐに使いこなせる情報共通アプリです。 Stockの「ノート」にはあらゆる情報をストックできるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有できるのが特徴です。また、ノートごとに「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、チャットアプリやタスク管理アプリとしても使うことができます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【LINE WORKS】ビジネス向け社内連絡アプリ ＜LINE WORKSの特徴＞ LINEのような使い心地 使い慣れたLINEと同じように操作し、やりとりできるのが特徴です。 既読・未読メンバーが分かる プライベート向けのLINEにはない「既読・未読メンバーが誰か」が表示される仕様になっています。 ＜LINE WORKSの機能・使用感＞ メンバーの予定を共有できるカレンダー機能がある メンバー全員の予定がわかるカレンダーがあるので、複数人での日程調整をする場合に便利です。 メールの確認もできる LINEのようなトーク機能の他にメール機能があるので、今までメールでのやりとりが主流だった場合でも移行がスムーズです。 ＜LINE WORKSの注意点＞ プランのアップグレードはできるが、ダウングレードはできない プランは管理者画面から変更できますが、下位プランへのダウングレードはできないので注意が必要です。 他ツールとの連携が弱い 利用しているユーザーからは、「他のクラウドサービスとの連携がLINEに比べて弱い点が残念です。特に、使いやすいカレンダー機能の日程データをSFAなど他サービスと同期できるようにしてほしいです」という声があります。（引用：ITreview） ＜LINE WORKSの料金体系＞ フリー：0円 ユーザー数は30人まで、容量は5GBまで利用できます。 スタンダード：540円/ユーザー/月（月間払い） ユーザー数は無制限で、容量は1TBまで利用できます。 アドバンスト：960円/ユーザー/月（月間払い） ユーザー数は無制限で、容量は100TBまで利用できます。 LINE WORKSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Chatwork】やり取りやタスクを管理できるアプリ ＜Chatworkの特徴＞ 素早いやりとりが可能 チャット形式のやりとりのため、発言者・発言内容が一目で分かります。 便利な機能が集約されている Chatworkは「チャット機能」がメインのツールです。加えて、「タスク管理」「ファイル管理」「ビデオ通話」もできるので、複数ツールを併用したくないという企業に向いています。 ＜Chatworkの機能・使用感＞ タスクの設定が可能 トーク画面にタスクの設定ができるので、メッセージのやりとりとタスク管理が同時にできて便利です。 メッセージにリアクションできる メッセージに絵文字機能があるので、「読んだらリアクションボタンを押す」などとルール化すれば誰が読んだかを把握するのに役立ちます。 ＜Chatworkの注意点＞ タスク機能にリマインド通知がない タスクに、リマインド通知設定ができないので期日に気づかない恐れがあります。 重要な情報が埋もれてしまう可能性がある 利用しているユーザーからは、「スレッド機能が無いので、チャットを複数流すと話題が埋もれてしまう」という声があります。（引用：ITreview） 閲覧できるメッセージに制限がある 無料プランの場合、「直近40日以内に投稿されたメッセージ」のみ閲覧可能になります、そのため、長期的にやりとりを見返したいという場合は、上位プランへのアップデートもしくは別のツールの導入を検討しましょう。 ＜Chatworkの料金体系＞ フリー：0円 ユーザー数は100人まで、容量は全体で10GBまで利用できます。 ビジネス：840円/ユーザー/月（月間払い） ユーザー数は無制限で、容量はユーザーあたり10GBまで利用できます。 エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月間払い） ユーザー数は無制限で、容量はユーザーあたり10GBまで利用できます。「社外ユーザー制限」などのセキュリティ強化機能が追加されます。 Chatworkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【elgana】働き方をサポートをするビジネスチャットアプリ ＜elgana (エルガナ)の特徴＞ 既読者の確認ができる メッセージごとに何時に誰が見たかを確認できます。 クリップ機能でメッセージをピン留めできる あとから振り返りたいメッセージをクリップ機能で固定できます。 ＜elgana (エルガナ)の機能・使用感＞ アンケート機能がある アンケート機能があるので、複数人で日程調整する場合に役立ちます。 連絡先機能がある 連絡先機能で、電話番号を知らなくても部署や名前から検索してコンタクトが取れるので、プライベートと仕事を分けたい方に適しています。 ＜elgana (エルガナ)の注意点＞ 複数端末からのログインはできない 複数のデバイスから一つのアカウントにログインすると、先にログインしていた端末は強制的にログアウトします。 デバイスによって使えない機能がある 利用しているユーザーからは、「PC上ではExcelの添付やダウンロードは出来ますが、携帯からもExcelを添付できるとよい」との声があります。（引用：ITreview） ＜elgana (エルガナ)の料金体系＞ おためし：無料 ベース：330円/ユーザー/月（月払い） アドバンスト：880円/ユーザー/月（月払い） elgana (エルガナ)の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google ドライブ】無料で使えるオンラインストレージアプリ ＜Google ドライブの特徴＞ 無料でも利用できる Googleアカウントを持っていれば、無料で利用で利用することが可能です。ただし、無料プランで利用できるのは、15GBまでです。 ファイルに関するやり取りが実現できる ファイルの共同編集から管理において、必要な機能が備わっている。 ＜Google ドライブの機能・使用感＞ 検索機能 ファイルのタイトル以外に、ファイル内の文字列を検索できます。欲しい情報へのアクセス性を高められる点がメリットです。 共同編集機能 ツール内に保存しているファイルに対して、任意のメンバーで共同編集できる機能が備わっています。そのため、複数人での共同作業やプロジェクトに役立ちます。 ファイル要約機能 2024年8月より順次、PDFを表示したとき、Geminiが要約等してくれる機能が展開予定です。具体的には、 PDFの内容を要約したり、 PDFをもとにメールの下書きなどを作成したりできるようになります。 ただし、利用できるのは有料プランのみになる点に注意しましょう。 ＜Google ドライブの注意点＞ ファイル管理が面倒 Google Driveではファイルを階層的に管理する必要があります。そのため、ファイルが増えるほどフォルダの階層が深くなり、欲しい情報が埋もれてしまう恐れがあります。 アクセス権の付与に手間がかかる恐れがある 利用しているユーザーからは、「アクセス権の付与のやり方が分かりにくい。もっとアクセス権という分かりやすいメニューにして欲しい」との声があります。（参考：ITreview） ＜Google ドライブの料金体系＞ Google ドライブは無料からでも利用可能ですが、Google Workplaceを契約（有料化）することで、容量を増やしたりほかのGoogleサービスを利用したりできるようになります。以下は、Google Workspaseの料金プランです。 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google ドライブの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Microsoft365 apps for business】定番Officeアプリ ＜Microsoft365 apps for businessの特徴＞ ビジネスで使えるWord、Excel、PowerPointなどのツールが揃っている ビジネスに必須のWord、Excel、PowerPointといったOfficeツールがスマホでも利用できます。 リアルタイム共同編集機能で複数人での作業ができる 共同編集機能を使用すれば、複数人で同時に同じファイルを編集できます。 ＜Microsoft365 apps for businessの機能・使用感＞ パソコンからでもスマホからでも同じファイルにアクセスできる パソコンで作業していた続きをスマホやタブレットからも確認できるので、職場以外で仕事のファイルを閲覧・編集したい場合に便利です。 社内情報へのアクセス権を制限できる 各ツールで情報へのアクセス権を設定できるので、社外秘の情報を扱う場合にも適しています。 ＜Microsoft365 apps for businessの注意点＞ 法人メール機能は利用できない Microsoft 365 Apps for businessにはカスタム法人メールの利用が含まれていません。 使えるツールが限られている Microsoft 365 Apps for businessでは「Word・Excel・Power Point・Out look・OneDrive」のみ含まれるので、Teamsなども利用したい場合は注意が必要です。 ＜Microsoft365 apps for businessの料金体系＞ 1,483 円/ユーザー/月～（月払い） Microsoft365 apps for businessの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【eight team】社内メンバーの名刺管理から共有まで可能なアプリ ＜eight teamの特徴＞ 名刺管理に役立つ 社内外の人の名刺情報を一元管理できます。部署ごとにタグをつけられます。 名刺データの活用も行える 名刺データをリスト化して、CSVで一括ダウンロードできる点も特徴です。 ＜eight teamの機能・使用感＞ 名刺ごとにメモを残せる 登録した名刺に、やり取りをメモとして残せる機能が備わっています。そのため、引継ぎの際に、必要な情報を簡単に共有することが可能です。 外部サービスとの連携が可能 「HubSpot」や「kintone」といった外部サービスとの連携が可能で、名刺情報をマーケティングへの活用や案件管理する際にスムーズに行えます。 ＜eight teamの注意点＞ 年間プランしかない Eight Teamは年間契約のプランしかないため、途中解約をしたくてもできない可能性があります。 タグ編集が自由にできない可能性がある 利用しているユーザーからは、「チームタグの編集が、管理権限者、且つPC版でしかできない点は改善して欲しい」との声があります。（参考：ITreview） ＜eight teamの料金体系＞ 料金は、以下の「基本使用料」「アカウント料」「オプション料」を足し合わせた価格となります。なお、アカウント料は10名まで無料です。 基本使用料：18,000円/契約/月（税抜） アカウント料：500円/ユーザー/月（税抜） オプション：0円～/月 eight teamの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google カレンダー】メンバーのスケジュールを可視化できるアプリ ＜Google カレンダーの特徴＞ スムーズなスケジュール調整 メンバーのスケジュールを確認しながら、会議の予定をスムーズに調整することができます。 外出中でもアクセス可能 PC以外にもスマホやタブレットから、カレンダーを確認することができます。 ＜Google カレンダーの機能・使用感＞ 予定に必要な情報も残せる 上図のように、商談の予定ごとに必要な資料をまとめて管理できます。また、ゲストとして、商談相手を追加することで、簡単に予定や資料の共有が行えます。 グループカレンダーの作成 管理者は、任意のメンバーがアクセスできるカレンダーを作成できます。また、各メンバーのスケジュールは色別に表示されるので、直感的に分かりやすいです。 ＜Google カレンダーの注意点＞ ストレスなく管理できる人数に限りがある 利用しているユーザーからは「人の色分けが被ってくると判別しづらくなり、個人的には７～８人が同時表示の限界かな～と感じています。」との声があります。（引用：ITreview） 使いこなすのが難しいと感じる場合がある 利用しているユーザーからは、「管理側の画面で、予定を見れるメンバーを追加したり、会議室を追加したりなどするときの操作が複雑に感じる。メニューのボタン名から操作内容が判断つきにくくいつも迷ってしまいます」との声があります。（引用：ITreview） ＜Google カレンダーの料金体系＞ Google カレンダーは無料からでも使えますが、Google Workplaceを契約（有料化）することで、ほかのGoogleサービスも利用できるようになります。以下は、Google Workspaseの料金プランです。 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google カレンダーの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのビジネスアプリ9選 以下は、おすすめのビジネスアプリ9選の比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 LINE WORKS Chatwork elgana Google ドライブ Microsoft365 apps for business eight team Google カレンダー 特徴 社内や顧客情報を一元化して管理できるアプリ 非IT企業の65歳の方でも簡単に情報共有できるアプリ ビジネス向け社内連絡アプリ やり取りやタスクを管理できるアプリ 働き方をサポートをするビジネスチャットアプリ 無料で使えるオンラインストレージアプリ 定番Officeアプリ 社内メンバーの名刺管理から共有まで可能なアプリ メンバーのスケジュールを一元管理できるアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 シンプルで簡単 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 【×】 セキュリティ対策 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 多階層のフォルダに分けて情報を整理する必要がある シンプルなツールなので、データをグラフ化する機能はない 他ツールとの連携が弱い 重要な情報が埋もれてしまう可能性がある 複数端末からのログインはできない ファイル管理が面倒である 法人メール機能は利用できない 年間プランしかない 使いこなすのが難しいと感じる場合がある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは540円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは840円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは330円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは1,483 円/ユーザー/月～ ・料金プランは要問い合わせ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「LINE WORKS」の詳細はこちら 「Chatwork」の詳細はこちら 「elgana (エルガナ)」の詳細はこちら 「Google ドライブ」の詳細はこちら 「Microsoft365 apps for business」の詳細はこちら 「eight team」の詳細はこちら 「Google カレンダー」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ビジネスアプリの4つの選び方 以下では、自社に最適なビジネスアプリを選ぶ4つのポイントをご紹介します。料金や機能以外の比較ポイントを解説しているので、担当者の方は必見です。 （1）スマートフォンでも使えるか 1つ目のポイントは、PCだけでなくスマホでも利用できることです。 スマホ対応のアプリなら、オフィス外でも簡単に使えるため、営業職や現場作業のメンバーの業務効率に貢献します。たとえば、「PCで保存した資料をアップロードして、移動中にスマホから確認する」という使い方ができます。 逆に、PCでしか使えないアプリの場合、送られてきたメッセージに気づかずに対応が遅れてしまう可能性があるのです。したがって、外出するメンバーが多い企業はスマホに対応しているか必ず確認しましょう。 （2）強固なセキュリティがあるか 2つ目のポイントは、強固なセキュリティがあるかです。 たとえば、「信頼性の高いデータセンターを使用している」「すべての通信が暗号化されている」アプリであれば、重要なデータを厳しく管理できます。また、国際的なセキュリティ資格であるISO27001（ISMS）を取得しているかを指標にするのもおすすめです。 とくに、無料のアプリや低価格のプランはセキュリティ機能が不足している場合があるので注意が必要です。 （3）費用対効果が高いか 3つ目のポイントは、費用対効果が高く利用できるかという点です。 高度な機能が豊富に搭載されていても、使いこなせない機能があると使わない機能に費用が発生します。そこで、必要な機能を過不足なく備えているアプリを選べば、無駄な料金コストの発生を抑えつつ業務を効率化できます。 また、プランによっては利用人数やデータ容量が制限されているアプリもあるので注意が必要です。 （4）誰でも簡単に使いこなせるか ビジネスアプリの選定で最も重要なポイントは、誰でも簡単に使いこなせるかです。 たとえば、エンジニア向けの難しいアプリの場合、一般の社員は使いこなせません。また、海外製のアプリのなかにはデザイン性に優れているものもありますが「どこに何の機能があるか分からない」という事態になる恐れがあります。 したがって、ITが苦手な社員でも使いこなせる簡単な仕様で、社内に浸透しやすいものを選ぶべきなのです。たとえば、シンプルな使い勝手かつ、手厚いサポート体制が揃った「ナレカン」なら、ITに不慣れな方が多い企業でも安心して運用を開始できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスアプリを使うときの注意点 組織単位で、ビジネスアプリを使うときは、社内での運用方法に注意が必要です。 組織単位でアプリを導入する場合、「適切な運用ルールの設計」「メンバーへの使い方の説明」が不可欠です。仮に、導入時点で挫いてしまっては、その後の運用もスムーズに進まず、かえって業務効率を低下させる事態に陥りかねません。 とくに、大規模企業の場合は、これらを導入担当者のみで実施しようとするのは困難です。そのため、適切なノウハウを持つ専属スタッフと共に、企業に最適な「運用ルール」を設計していくことが重要なのです。 たとえば、情報共有ツールの「ナレカン」は、導入時の「初期セットアップ」「使用メンバーへの説明会」の実施はもちろん、「既存データの移行作業」もサポートしています。そのため、導入担当者の負担を最小限に抑えられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 有料・無料のビジネスアプリ9選まとめ ここまで、ビジネスアプリの種類やおすすめのアプリ9選、選び方をご紹介しました。 ビジネスアプリにはさまざまな種類がありますが「チームの誰でも活用できること」「情報を一か所に集約できること」を考慮すると、選ぶべきは情報共有アプリだと言えます。 ただし、機能が多すぎるものは情報が分散してしまい、操作が難しいものは社内に浸透しない可能性があります。したがって、「誰でも簡単に情報を蓄積できること」「情報を素早く見つけられること」に着目してアプリを選びましょう。 以上のことから、自社の業務効率化に最適なビジネスアプリは、社内情報を最もシンプルにナレッジ化して共有・蓄積できる情報共有アプリ「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報を一か所にまとめることで効率的に業務を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介

業務のデジタル化が進むなか、ITツールを用いた情報共有は一般的になりつつあります。なかでも、Excelは使い始めのハードルが低いので、今日でも多くの企業で利用されているのです。 しかし、Excelは情報の共有がしづらく、「Excelでの情報共有に限界を感じている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelで情報共有するデメリットや、おすすめの情報共有ツールを中心にご紹介します。 複数のツールを比較検討したい 選定ポイントや注意点を押さえて自社に最適なツールを選びたい おすすめの情報共有ツールがあれば活用したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に必要な情報共有ツールが見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Excel/情報共有ツールのメリット＆デメリット1.1 Excelのメリット&デメリット1.2 情報共有ツールのメリット&デメリット2 ＜種類別＞情報共有ツールの機能3 【社内ポータル】社内ナレッジ共有におすすめのツール・アプリ3.1 （1）【ナレカン】ノウハウの一元管理に最適なツール3.2 （2）【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール3.3 （3）【Evernote】アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ4 【チャット】フロー情報のやり取りにおすすめのツール・アプリ4.1 （1）【Slack】チームの連絡に適したチャットアプリ4.2 （2）【Webex】あらゆる端末でWeb会議できるツール4.3 （3）【Microsoft Teams】ビデオ会議ができるコラボレーションツール5 【ファイル共有】ファイル管理におすすめの情報共有ツール・アプリ5.1 （1）【Dropbox】大容量ファイルを一元管理できるツール5.2 （2）【Google Drive】Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ6 ＜比較表＞社内の情報共有におすすめのツール・アプリ7 脱Excel！情報共有ツールの選定ポイント2選7.1 （1）誰でも簡単に使いこなせるか7.2 （2）必要な情報がすぐに見つかるか8 【必見】Excel管理から脱却した企業事例9 脱Excelができる情報共有ツールまとめ Excel/情報共有ツールのメリット＆デメリット 以下では、「Excel」と「情報共有ツール」のメリット・デメリットをそれぞれ紹介します。メリット・デメリットを把握したうえで、どちらが自社に適しているか検討しましょう。 Excelのメリット&デメリット Excelでの情報共有には、以下のようなメリットとデメリットがあります。 ＜メリット＞ コストの削減 Excelを利用するメリットは、幅広く浸透しているツールな点にあります。そのため、「使い方を教える教育コスト」や「新たにツールを導入するコスト」がかからないのです。 ＜デメリット＞ 確認・更新に手間がかかる 一方で、Excelで情報共有をすると、確認・更新に手間がかかる点がデメリットです。「ファイルを作成⇒メールで共有⇒ファイルを開いて確認・更新」する必要があるうえ、ファイルのバージョン管理をしないと、最新版がどこにあるのか分からなくなります。 したがって、スピーディーな情報共有が求められるビジネスにおいては、Excel以外のITツールを使う必要があるのです。 情報共有ツールのメリット&デメリット 情報共有ツールにも、メリットとデメリットがそれぞれあります。 ＜メリット＞ 業務の属人化防止 情報共有ツールのメリットは、社内の業務ノウハウを一元管理できる点にあります。上司が不在でも、ツールを見れば業務の疑問点を解消できるので、業務の属人化を防止可能です。 業務効率化 情報共有ツールには、業務効率化につながるメリットもあります。”フォルダ機能”や”検索機能”により、目的の情報にすぐアクセスできるため、資料を探すムダな時間を短縮できるのです。 ＜デメリット＞ 複雑なツールだと使い方を教える時間がかかる デメリットとして、複雑なツールだと使い方を教える時間がかかる点が挙げられます。そのため、”全従業員が使いこなせるようなシンプルなツール”を導入する必要があります。 安全性に不安がある また、安全性に不安が残る可能性もあります。したがって、重要な顧客や取引先を扱うビジネスにおいては、「ナレカン」のような国際セキュリティ資格を取得しているツールを選ぶ必要があるのです。 このように、「使いやすさ」「安全性」に注目してツールを選定することで、デメリットをカバーしながら、効率よく業務を進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜種類別＞情報共有ツールの機能 以下では、種類別に代表的な情報共有ツールの搭載されている機能の例を紹介します。ツールを選ぶ前に、まずは情報共有ツールの全体像を掴んでおきましょう。（左右にスクロールできます） ＜ツールの種類＞ ＜内容＞ ＜代表的な機能＞ 社内ポータル（社内Wiki） 社内の情報やマニュアルをまとめておいて、社員が必要な情報にたどり着けるようにするためのツールです。主に、社員個人が持つ「ナレッジ」や「ノウハウ」の共有に使われます。 ・マニュアル管理 ・ナレッジ管理 ・社内掲示板 チャット 社内外のメンバーと、業務に関する連絡をするためのツールです。メールよりも気軽に、スピーディーなやり取りができます。 ・グループチャット ・タスク管理 ・Web会議 ファイル共有 WordやExcelなど、ファイルにまとめた情報を管理・共有するためのツールです。 ・ファイルの同期 ・ファイル共有 ・共同編集 このように、ビジネス用の情報共有ツールには多くの種類がありますが、「チャット」では記載した内容が全て流れてしまい、「ファイル」の管理は面倒なので次第に共有が形骸化します。そのため、まずは「社内ポータル」で社内の情報をナレッジとして蓄積することが、ITツールによる情報共有の効率化の近道です。 そこで、多くの情報を扱う中堅～大企業では、「ナレカン」のような、あらゆる社内情報を残せる”記事（ノート）”を備えた「社内ポータル」ツールを選びましょう。記事はフォルダごとに整理できるので、内容や種類で分類しながら資料や連絡事項を残せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社内ポータル】社内ナレッジ共有におすすめのツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめの社内ナレッジ共有ツール3点をご紹介します。 Excelでの情報共有は「使い慣れており導入コストがかからない」というメリットがあります。一方で、運用面においては「メールで共有するのが面倒」「都度ファイルを開いて確認する手間がかかる」というデメリットがあるのです。 したがって、Excelのデメリットを解消するには、「簡単にナレッジ共有でき、管理まで完結するツール」が必要です。とくに、管理する情報に即アクセスできるツールを選べば必要な情報を素早く共有できます。 結論、導入すべきナレッジ共有ツールは、社内のあらゆる情報を一元管理し、全社員が欲しい情報へ簡単に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンには「ヒット率100％」の超高精度検索があるため、Excelのように都度ファイルを開かなくてもすぐに目的の情報にアクセスできます。また、「記事」に社内の情報を書き込むことで、簡単に社員間でノウハウを共有可能です。 （1）【ナレカン】ノウハウの一元管理に最適なツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール Stockは、ノート形式で社内情報をストックできるツールです。 「Stock」を使うことで、「ノート」にファイルをはじめ社内のあらゆる情報を残しながら、メンバーとの情報ごとのやり取りや、タスク管理ができます。たとえば、ノートに残した議事録に紐づけて、「メンバーのタスク作成」や「議事録の内容に対するやり取り」が可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （3）【Evernote】アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ ＜Evernoteの特徴＞ タスク管理ができる 個々のノートに紐づいたToDoを作成できるので、ツール上でタスクを確かめられるのが特徴です。 外部ツールと連携できる たとえば、Googleカレンダーと連携すればスケジュール管理ができます。ただし、外部ツールとの連携には有料プランへの加入が必要です。 ＜Evernoteの機能・使用感＞ テンプレートを使える あらかじめ用意されているテンプレートや、自作のテンプレートを使ってノートを書き始められます。そのため、議事録など「定期的に作成するノート」を1から作成する手間がかかりません。 ＜Evernoteの注意点＞ 高機能なため使いこなすのが難しい 高機能なツールのため、使いこなせるまでに時間がかかる傾向があります。 機能が削除された 2023年10月に「ワークチャット機能」が削除されるなど、今まで使えていた機能が削除されるケースが見られます。 アプリ版は動作が重くなる 利用しているユーザーからは「アプリ版の動作がデスクトップ版に比べて重く、編集に時間が掛かる」という声があります。（引用：ITトレンド） ＜Evernoteの料金体系＞ FREE：0円 PERSONAL：1,100円/月（月払い） PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い） EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い） Evernoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット】フロー情報のやり取りにおすすめのツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめのチャットツール3点をご紹介します。チャット形式のツールを検討している方は必見です。 （1）【Slack】チームの連絡に適したチャットアプリ ＜Slackの特徴＞ 知名度が高い 世界中に利用ユーザーがおり、知名度が高いビジネスチャットツールです。 チャンネルごとにメッセージを送れる 部署やプロジェクトごとにチャンネルをつくり、チャンネルごとにメッセージを送れます。複数のチャンネルを一つのアプリで管理できるので、情報共有の場が分散しないのが特徴です。 ＜Slackの機能・使用感＞ Slack Canvas チャンネル内に、「Slack Canvas」というメモを貼ることができます。個人のやることリスト、メンバーとのメモの共有、プロジェクトの状況整理を行うのに便利です。 Slack AI Slack AIがSlack内を検索して、自然言語での質問に回答してくれます。また、チャンネルやスレッドの要約機能があるので、情報収集がスムーズです。 ＜Slackの注意点＞ フリープランに制限がある フリープランで閲覧できるメッセージ数は直近90日間分に制限されています。そのため、半年以上前のやりとりやプロジェクトの振り返りなどが難しいです。 重要なメッセージを見逃しかねない チャットが更新されるたびに古いメッセージが流れてしまうので、重要なメッセージを見逃しかねません。 検索機能が使いづらい 利用しているユーザーからは「検索機能が少し使いづらくファイルがすぐに取り出せない等あるため、各チャネルごとにシェアしたファイルはファイルタブを作るなどして過去のファイルが管理しやすいインターフェースがあると助かる。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：0円 プロ：1,050 円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Webex】あらゆる端末でWeb会議できるツール ＜Webexの特徴＞ 社外の人ともやりとりできる メールアドレスを追加するだけで社外の人とやりとりできます。 メッセージ機能 Web会議ツールですが、個別やグループ別に使えるメッセージ機能が搭載されているので、気軽に情報共有できるのが特徴です。 ＜Webexの機能・使用感＞ 「チーム」の登録ができる Web会議をおこなう「スペース」を、プロジェクトや部署ごとに「チーム」で括って整理できます。そのため、「スペース」が増えても見やすく整理できるのです。 ＜Webexの注意点＞ チームによっては費用対効果が小さくなる 有料版の料金は1ライセンスにつき1,700円～なので、高度な機能が必要ないチームでは費用対効果が小さくなる可能性があります。 会議主催権限が制限される 利用しているユーザーからは「Webexの会議主催権限が限定される点はネガとなっています。誰でも即座に会議主催が出来るシステムが安価に契約出来ると良い」という声があります。（引用：ITreview） ＜Webexの料金体系＞ Webex Free：0円 Webex Starter：1,700円/ユーザー/月（月払い） Webex Business：2,700円/ユーザー/月（月払い） Webex Enterprise：要問い合わせ webexの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （3）【Microsoft Teams】ビデオ会議ができるコラボレーションツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ 会議のチャットや共有ファイルを一元化できる Web会議中のチャットや共有した資料を一か所に集約できるため、情報が分散しないという特徴があります。 無料で始められる 無料プランがあり、5GB/ユーザーのストレージを利用できます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ Web会議をスケジューリングできる カレンダーから、先の日程のWeb会議をスケジューリングして、参加者に予定を共有できます。一方で、「共有リンクから参加」「カレンダーから参加」など、会議への参加方法が複数あり、使い方はやや複雑に感じます。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ 機能を使いこなせない可能性がある Microsoft Teamsには、Web会議機能をはじめとした多くの機能が搭載されています。したがって、とくにITツールに慣れていない社員にとっては使いこなすのが難しいです。 初期設定が難しい 利用しているユーザーからは「ログインして本格的に使用するためにはマイクロソフトアカウントと紐付けが必要であったり、初期設定が分かりにくいことがある。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ 以下は、Microsoft Teamsの一般法人向けプランの料金体系です。Teams以外のMicrosoft製品も利用したい場合は、Microsoft 365 Businessのいずれかのプランを選びましょう。 Microsoft Teams (無料)：0円 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月 Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ファイル共有】ファイル管理におすすめの情報共有ツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめのファイル共有ツール2点をご紹介します。ファイル共有形式のツールを検討している方は必見です。 （1）【Dropbox】大容量ファイルを一元管理できるツール ＜Dropboxの特徴＞ ファイル管理に特化したツール Dropboxは、ファイル管理に特化したツールであり、大容量ファイル共有や共同編集機能を備えています。 無料から始められる 無料のプランからでも、2GBのストレージにファイルを保存して共有できます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ ドラッグ&ドロップの使用 ドラッグ&ドロップで、Dropboxにファイルを保存したり、ファイルの移動をしたりできます。直観的に操作可能なため、ITに慣れていない方でも使いやすいです。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランの制限がある Dropboxの無料プランでは、2GBのストレージしか利用できないので、長期的に利用するためには有料化が必要です。 動作が重くなる 利用しているユーザーからは「データ容量が重くなるとパソコンが重たくなる」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Bacic：0円 Plus：1,500円/月 Essentials：2,400円/月 Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問合せ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Google Drive】Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ ＜Google Driveの特徴＞ 簡単に始められる Googleアカウントを持っていれば、簡単に始められます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 共有機能 共有したいファイルの右側の「⋮」の共有から、アクセス権限を設定しながら、共有リンクを発行できます。Google Driveで管理している会議資料を、社外のメンバーにも共有可能なのです。 PC以外のデバイス対応 スマホやタブレットからでも操作可能です。そのため、会議の移動中でも、資料を確認できるといったメリットがあります。 ＜Google Driveの注意点＞ アクセス権限の付与がやりづらい 利用しているユーザーからは「アクセス権の付与のやり方が分かりにくいので、アクセス権というメニューがあるといい」という声があります。（参考：ITreview） 費用が必要以上にかさむ恐れがある 利用しているユーザーからは「同期が簡単にできる反面、休日や外出先から自身のスマートデバイスで確認・作業した際、意図しないデータまで同期され動作が遅くなったり、パケット代が嵩んでしまうケースがあった」という声があります。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。 個人向け（料金なし）：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞社内の情報共有におすすめのツール・アプリ 以下は、今回ご紹介したおすすめツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます） ＜社内ポータル＞ ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Evernote 特徴 ノウハウの一元管理に最適なツール 非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 機能がシンプルなので、Markdown記法には対応していない 高機能なため使いこなすのが難しい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,100円/月（月払い）～ 公式サイト 「Stock」の詳細はこちら 「ナレカン」の詳細はこちら 「Evernote」の詳細はこちら ＜チャット＞ Slack Webex Microsoft Teams 特徴 チームの連絡に適したチャットアプリ あらゆる端末でWeb会議できるツール ビデオ会議ができるコラボレーションツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 フリープランでは、メッセージの履歴が過去90日間分しか残らない チームによっては費用対効果が小さくなる 機能を使いこなせない可能性がある 料金 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは1,700円/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは599円/ユーザー/月～ 公式サイト 「Slack」の詳細はこちら 「webex」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら ＜ファイル共有＞ Dropbox Google Drive 特徴 大容量ファイルを一元管理できるツール Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】※ファイルにコメントを残す 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 検索機能 【〇】 【〇】 注意点 無料プランはストレージの制限がある 費用が必要以上にかさむ恐れがある 料金 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/月（月払い）～ 公式サイト 「Dropbox」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 以上のように、どの機能を重視するかによって注意すべき点も異なるので、自社に適したツール選びが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱Excel！情報共有ツールの選定ポイント2選 以下では、情報共有ツールの2つの選定ポイントを解説します。ポイントを押さえたツールを導入して、自社での円滑な情報共有を実現しましょう。 （1）誰でも簡単に使いこなせるか 大前提として、誰でも使いこなせるツールである必要があります。 高機能な情報共有ツールでも、メンバーが使いこなせなければ形骸化してしまいます。たとえば、エンジニアレベルの知識が必要なツールは、開発メンバー以外の利用が困難です。 したがって、全社で利用する場合は、「必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。 （2）必要な情報がすぐに見つかるか 情報共有ツールを選ぶときは、目的の情報にすぐにアクセスできるか確認しましょう。 アクセス性の悪いツールで情報共有をすると、あとから見直したいときに「どこにあるのかわからない」という状況に陥ります。そのため、必要な情報がすぐに見つからず、無駄な手間がかかってしまうのです。 このように、情報へのアクセス性の悪さは、作業効率の低下に直結します。したがって、情報を分かりやすく整理できるうえ、検索性に優れたツールが必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Excel管理から脱却した企業事例 以下では、情報共有ツールを使って業務効率化に成功した会計事務所の事例をご紹介します。 Stock導入以前、こちらの会計事務所は「社員のタスク」と「クライアント（150～200社）との打ち合わせ議事録」の管理方法に課題を抱えていました。 たとえば、タスクはExcelで管理していたものの、複数人で競合編集してトラブルになりかけていたのです。また、打ち合わせ議事録はワードで作成していましたが、ファイルを探し、開き、確認するという手間によって情報へすぐアクセスできない状況でした。 そこで情報共有ツールのStockを導入したところ、議事録などの「ノート」にタスクを紐づけられるうえに、わずかな操作で情報へアクセスできるため問題が解消されました。 以上のように、「Stock」を導入することで、情報共有やタスク管理の手間が省けて業務効率が改善したのです。 会計事務所の業務効率化事例はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱Excelができる情報共有ツールまとめ ここまで、おすすめの情報共有ツールや選び方を中心に解説しました。 Excelによる情報共有では手間がかかったり、ファイル管理が煩雑化してしまったりするリスクがあります。そのため、企業の情報共有においてはITツールが必須です。 ただし、多くの情報を管理する場合、新しくツールを導入しても必要な情報をすぐに見つけられなければ、共有がスムーズにできません。そのため、確実に情報を管理でき、検索性に優れたツールを選ぶことが大切です。 結論、自社が導入すべきなのは、社内の情報を一元管理しつつ、全社員が欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の円滑な情報共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ8選 【仕事の効率化】ビジネスマンが使うべきおすすめのアプリTOP9 【無料あり】目的別！おすすめの情報管理ツール7選を比較 【最新版】無料あり！おすすめ社内情報共有ツールランキングTOP8 【おすすめ5選】クラウド在庫管理システムとは？選び方も解説 【比較表あり】オンプレミス型とは？クラウド型との違いも解説

社内動向や社員紹介などを発信する社内報は、会社に対する理解が深まるだけでなく、社員同士の会話の糸口となります。そのため、リモートワークが普及している今日でも、社員の帰属意識を高める効果が期待できるのです。 また、社内報の作成にテンプレートを活用すると、文章やレイアウトを最初から考える手間なく簡単に体裁を整えることが可能です。 しかし、豊富な種類があるため「自社の社内報に最適なテンプレートがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内報で使えるテンプレート6選を中心にご紹介します。 無料で使える社内報のテンプレートを探している 見やすい社内報を作成したい 社内報の共有に最適な方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、社内報を効果的に作成・共有・管理する方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内報とは？概要や運用目的2 【無料】Word・パワーポイントで使える社内報のテンプレート6選2.1 【Word】お知らせのテンプレート2.2 【Word】新聞形式のテンプレート2.3 【パワーポイント】社内向けの報告書のテンプレート2.4 【パワーポイント】社員紹介に使えるポスター形式のテンプレート2.5 【パワーポイント】イベント紹介に使えるおしゃれなテンプレート2.6 【パワーポイント】動画やポスター等の形式に対応したテンプレート3 【重要】Word・パワーポイントで社内報を作るときの注意点4 Web上で社内報を作成するメリットとは5 【必見】社内報を最も簡単に作成・共有できる方法とは5.1 社内報などを簡単に全体アナウンスできるツール「ナレカン」5.2 簡単に使える！「社内お知らせ（ポータル）」の活用方法6 【初心者向け】社内報のレイアウトのコツ3選6.1 （1）目線の動きを意識する6.2 （2）余白を作る6.3 （3）整列させる7 社内報のデザインのコツ4選7.1 （1）キャッチを作る7.2 （2）リードを記載する7.3 （3）小見出しを記載する7.4 （4）写真を添付する8 【作り方】社内報の作成・管理のポイントとは8.1 ポイント1｜1テーマを1記事にまとめる8.2 ポイント2｜タイトルを必ず付ける8.3 ポイント3｜テンプレートを使用する9 社内報のテンプレートまとめ 社内報とは？概要や運用目的 社内報とは、社内の動向を社員向けに発信するコンテンツを指します。社内報を運用する目的として、主に以下の4つがあります。 経営理念やビジョンの理解促進および浸透 社員同士の仲間意識・帰属意識の向上 社内コミュニケーションの促進 社内の情報共有 従来は紙媒体での発行が一般的でしたが、近年ではアプリやサイトといったWeb媒体での発信を選ぶ企業も増えています。Web上での発信は、紙媒体に比べて「共有に手間がかからない」「印刷コストの削減」といった利点があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】Word・パワーポイントで使える社内報のテンプレート6選 ここでは、Word・パワーポイントで使える社内報の無料テンプレートをご紹介します。以下のテンプレートを活用すると、誰でも簡単に社内報を作成できます。 【Word】お知らせのテンプレート こちらは、業務連絡に使えるお知らせのテンプレートです。 儀礼的な部分はすべて省略されており、上から「前付け部」「日付・宛名・発信者」「タイトル」「本文」「別記」で構成されたシンプルなテンプレートです。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード|お知らせのテンプレートの詳細はこちら 【Word】新聞形式のテンプレート こちらは、新聞形式の社内報が作れるテンプレートです。 実際の新聞のように「記事の見出し・本文」「画像」を組み合わせられます。また、Wordのアニメーション機能や動画にも対応しているため、紙に印刷したい場合とデジタルで作成したい場合のいずれにも適した社内報テンプレートです。 Microsoft.com|新聞形式のテンプレート詳細はこちら 【パワーポイント】社内向けの報告書のテンプレート こちらは、日経ビジネス電子版と日本マイクロソフト株式会社が共同企画して制作した、社内向けの報告書のテンプレートです。 資料作りのポイント解説が付いており、この解説を参考にすると、「What」「Why」「How」の3つのポイントを踏まえた報告書を作成できます。 Microsoft.com|社内向けの報告書のテンプレート詳細はこちら 【パワーポイント】社員紹介に使えるポスター形式のテンプレート こちらは、写真と文章を差し替えるだけで社員紹介に使えるテンプレートとなっており、写真を差し替える方法についての説明も付いてます。記載内容は以下の通りです。 基本情報 業務内容 自己PR 理念 趣味・特技 PRコメント・メッセージ Microsoft.com|社員紹介に使えるポスター形式のテンプレート詳細はこちら 【パワーポイント】イベント紹介に使えるおしゃれなテンプレート こちらは、社内外でイベント紹介をするのに活用できるおしゃれなテンプレートです。 無料の会員登録をすることで、すべてのテンプレートをダウンロードできます。製造業や建築業・飲食店など業界ごとに「社内報以外の用途でのテンプレート」が充実しているのが特徴です。 パワポン|イベント紹介に使えるおしゃれなテンプレート詳細はこちら 【パワーポイント】動画やポスター等の形式に対応したテンプレート こちらは、ビジュアルツールCanvaにログインすることで利用できる、動画やポスター等の形式に対応したテンプレートです。 操作性に優れているため、デザイン性の高い社内報を簡単に作成できる点がメリットです。ただし、有料のテンプレートも存在するので注意しましょう。 Canva|動画やポスター等の形式に対応したテンプレート詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【重要】Word・パワーポイントで社内報を作るときの注意点 Word・パワーポイントで社内報を作ると、テンプレートを活用できて便利です。一方で、以下の点に注意する必要があります。 社内報の閲覧に手間がかかる Word・パワーポイントで社内報を作ると、ファイルを開くのに5秒ほどかかるのがストレスになり、データを配布しても読まれない可能性があります。 ファイル管理が面倒 Wordやパワーポイントのファイルで社内報を発信していると、情報を公開する期間と非公開にする期間を把握して、管理しなければなりません。また、検索機能に乏しく、必要なときに欲しい情報が素早く見つけられない点もデメリットです。 このように、Word・パワーポイントで社内報を作ると、閲覧やファイル管理に余計な手間がかかります。そこで、ITツールを使って、社内報の作成・共有・管理を一元化すれば、継続的に社内報を運用できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Web上で社内報を作成するメリットとは 一方、Web上で社内報を作成すると「見やすいコンテンツが簡単に作成できる」「作成した社内報を即共有できる」などのメリットがあります。詳細は、以下のとおりです。 見やすくコンテンツを作成できる Web社内報は、文字や画像のほか、関連するWebページのリンクや動画を挿入できるので、紙面に載せきれない内容もキレイに載せられます。また、レイアウトも変更しやすいので、見やすいコンテンツに改良していきやすいです。 リアルタイムで共有できる 紙の社内報では「印刷・配布のコストがかかる」「情報を公開・非公開にするのにタイムラグが生じる」などのデメリットがあります。一方で、Web社内報であれば、全社員にリアルタイムで情報をアナウンスできるのです。 以上のように、視認性・効率性のいずれにおいても、Web上の社内報の方が利点が大きいと言えるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内報を最も簡単に作成・共有できる方法とは 以下では、社内報を簡単に作成・管理できる方法をご紹介します。 短時間で見やすい社内報を作成するには、テンプレートを利用して文章やレイアウトを考える時間を削減するのが有効です。また、テンプレートを活用することで、誰でも同じフォーマットで社内報を作成できます。 しかし、Wordやパワーポイントのテンプレートでは共有する手間がかかるほか、ファイル管理が煩雑になりがちというデメリットがあります。そのため、社内報は作成だけでなく共有・管理が同時に完結するITツールで作成するべきです。 結論、社内報の運用に最適なのは、見やすい社内報を簡単に作成でき、すぐに全体にアナウンスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、オリジナルのテンプレートを簡単に設定できるため、社内報を作成する負担軽減につながります。また、「社内お知らせ（ポータル）機能」を活用すれば、掲示板のように情報を一斉周知することが可能なので、共有の手間がかかりません。 社内報などを簡単に全体アナウンスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 簡単に使える！「社内お知らせ（ポータル）」の活用方法 ナレカンの「社内お知らせ（ポータル）機能」を活用すれば、テンプレートがなくても、効率的に社内報を運用できるようになります。 以下のように、ナレカンで作成した社内報はPCからはもちろん、スマホ画面からも見やすいのが特徴です。 ▼PC画面からみた社内報 ▼スマホ画面からみた社内報 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初心者向け】社内報のレイアウトのコツ3選 以下では、社内報のレイアウトのコツを3つ紹介します。とくに、「見やすい社内報を作るために何に気を付けるべきか分からない」という初心者の方は必見です。 （1）目線の動きを意識する まずは、読み手が社内報を読んだときに、スムーズに目線を移動できるレイアウトを心がけましょう。 載せる文章が縦書きか横書きかによって、読みやすいレイアウトは異なります。たとえば、縦書きの場合は目線が右から左へ流れるため、下記の通り「N」のように読めるレイアウトを作りましょう。 一方、横書きの場合は目線が上から下へ流れるため、「Z」または「F」のように読めるレイアウトにしましょう。 このように、目線の動きに合ったレイアウトにすると文章が読みやすくなり、読み手となる従業員も書いてある内容を認識しやすくなります。 （2）余白を作る 次に、社内報には適切な余白を作りましょう。 紙面や画面いっぱいに文字や画像が詰まっていると、視認性が悪くなり結果として読みにくい社内報となってしまいます。そのため、右側の画像のように行間や画像同士の余白を持たせましょう。 また、余白があると目立たせたい情報を際立たせることにもつながります。 （3）整列させる 最後に、社内報に載せる情報は紙面上で整列させましょう。 たとえば、「画像の位置」や「文章の書き出しや終わりの位置」が揃っていないと、まとまりがないように見えてしまいます。そこで、文頭や画像の位置を揃えて整列（グルーピング）すれば、視覚的にも情報が整理されます。 情報を整列させることで、ひと目で見やすい紙面づくりを意識するのが社内報を作るポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内報のデザインのコツ4選 以下では、社内報のデザインのコツを4つ紹介します。レイアウトだけでなく、デザインにも注意して作成することで、より見やすい社内報に仕上げることができます。 （1）キャッチを作る まずは、読み手の目に留まるようなキャッチを作成しましょう。 社内報はページをめくる形で読まれるため、目を引く印象的なキャッチを作る必要があります。たとえば、「新入社員紹介」など単なる事実を書くだけではインパクトに欠けます。代わりに「これでまるわかり！未来のリーダーたちを紹介！」など、読み手の興味を引くキャッチを作りましょう。 このように、読み手の目を引くキャッチを作ることで記事のポイントが一目で伝わり、印象に残りやすくなります。 （2）リードを記載する 次に、読み手の続きを読む意欲を高めるために、リードを記載しましょう。 リードには、記事の制作意図や何が記載されているか、読むことでどうなるのか、といった内容を記載します。細かく書きすぎると本文を読む必要性が薄れてしまうので、要点をおさえた簡潔な文章を心がけましょう。 また、フォントや色を活用して視覚的にも際立たせると、読み手の注意を引くことができます。 （3）小見出しを記載する 次に、リードと合わせて小見出しも記載しましょう。 1ページの記事には、3〜5つの小見出しが目安です。多忙な従業員は、本文まで読まないと内容が分からない場合、記事を読む意欲が薄れてしまいます。そのため、小見出しを読むだけでも大まかな内容がわかるよう記載します。 このように、リードと小見出しだけで、自分にとって本文まで読むべき内容か判断できるよう工夫しましょう。 （4）写真を添付する 最後に、社内報には写真を添付しましょう。 写真を追加することで複雑な内容でも理解してもらいやすくなり、周知効果も高まります。また、写真を見るついでにキャプションにも目がいきやすいため、写真にはキャプションを付けて効果的にメッセージを伝えましょう。 この時、ノート形式でテキストと写真を一緒に記録しておける「ナレカン」のようなツールを使えば、写真付きのわかりやすい社内報を簡単に作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作り方】社内報の作成・管理のポイントとは 最後に、社内報の作成・管理のコツを3点紹介します。デザインだけでなく、書き方や管理のコツもおさえておきましょう。 ポイント1｜1テーマを1記事にまとめる 1点目は、1テーマを1記事にまとめることです。 1記事に多くの情報を記載してしまうと、伝えたい情報を従業員に理解してもらえなくなる恐れがあります。1回で多くの情報をおさえるのは難しいため、社内報の内容の抜け漏れや混乱を招いてしまうのです。 従業員に理解してもらいたい情報は「1テーマ1記事」にまとめると、従業員がストレスなく理解でき、スムーズな情報共有につながります。 ポイント2｜タイトルを必ず付ける 2点目は、タイトルを必ず付けることです。 タイトルを付けることで、従業員は即座に”社内報が伝えたい情報”を理解できます。忙しい従業員だと、本文をじっくり読まない恐れもあるので「従業員がおさえるべき情報」をタイトルとして記載することが重要です。 その際、タイトルの文字を大きくしたりマークを付けたりして、タイトルと本文が混在しないように注意しましょう。 ポイント3｜テンプレートを使用する 3点目は、テンプレートを使用することです。 テンプレートは、体裁の整った社内報を作成するのに役立ちます。テンプレートの項目を入力するだけで、誰でも簡単に見やすいマニュアルを作成でき、業務効率化にもつながるのです。 ただし、要件によってテンプレートは異なるので、適切に管理しておかなければ、必要なときにすぐに活用できません。一方、お知らせ機能のほか、あらゆる情報を一元管理できる機能を兼ね備えた「ナレカン」であれば、情報が分散する煩わしさを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内報のテンプレートまとめ これまで、社内報のテンプレートを中心にご紹介しました。 Excelやパワーポイントのテンプレートを活用すると、社内報を作成する工数を削減して、スムーズに運用できます。しかし、共有・管理を他のツールで行う手間がかかります。 一方、テンプレートを用いたファイルの作成だけでなく、共有・管理・通知の機能を備えたITツールであれば、一つのツールで見やすい社内報を作成でできるうえに、公開と同時に社内報の更新を周知させることができます。 したがって、社内報の作成・共有には、見やすい社内報を簡単に作成でき、すぐに全体にアナウンスできるツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは超高精度の「キーワード検索」によって、欲しい情報へすぐにアクセスできるのも特徴です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、効率的な社内報の作成・運用を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【完全無料あり】ビジネスに最適なおすすめの掲示板アプリ8選を紹介！