Zoomで議事録を自動作成する方法とは？共有に役立つアプリも紹介
今日では、Zoomによるオンラインでの会議が普及しており、議事録も手書きではなくアプリで作成する企業が増えています。
しかし、Zoom会議の議事録を作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Zoom会議の議事録を自動作成する方法や文字起こしアプリ3選を中心にご紹介します。
- Zoomの文字起こし機能を理解して、議事録の作成に活かしたい
- Zoom会議の議事録作成に便利なアプリを比較検討したい
- 誰でも簡単に議事録を作成・管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な議事録作成アプリが分かり、Zoom会議の内容を効率よく記録できるようになります。
目次
Zoom会議の議事録を自動作成する方法とは
ここでは、Zoom会議の議事録を作成するのに、おすすめの方法を3つご紹介します。オンラインでの議事録作成における負担を、すぐに解消したい方は必見です。
（1）Zoomのオーディオ文字起こし機能
1つ目は、Zoomの「オーディオ文字起こし機能」を利用する方法です。
オーディオ文字起こし機能では、発言内容をそのままテキスト化できるため、議事録作成の手間が大幅に削減されます。また、オプションを利用すると、テキストを字幕のようにビデオへ反映できるため「誰が発言したか」も分かりやすいです。
ただし、音声の質や専門用語の多さによっては、後で修正が必要になる場合もあります。
（2）Zoom のミーティング要約機能
2つ目は、Zoomの「ミーティング要約機能」を利用する方法です。
ミーティング要約機能では、AIが会議の内容を自動で要約するため、会議の重要なポイントだけを抽出し、効率的に振り返りが可能になります。詳細な内容を一から確認する時間がないときや、要点を押さえた報告が必要な場合に非常に有効です。
ただし、有料アカウントでしか利用できないため、使いたい場合は有料会員にアップグレードしましょう。
（3）議事録自動作成ツール
3つ目は、議事録自動作成ツールを利用する方法です。
議事録自動作成ツールは、AIの音声認識を活用して、オンライン会議での発言をテキスト化するツールです。機能の種類はツールによってさまざまですが、外国語へ翻訳できるものもあります。
また、AIを活用しているため利用回数が増えるほどに学習が進み、精度が向上するのが特徴です。とはいえ、議事録は社内に残す情報資産なので、誤りがないかを確認して修正する作業は欠かせません。
【どうやって書き起こす？】Zoomでの議事録作成方法を解説
ここからは、Zoomでの文字起こし機能・要約機能を解説します。以下の手順を参考にすれば、簡単に発言を書き起こせます。
フルトランスクリプト機能を使って文字起こしする
- zoomの公式サイトからアカウントにログイン後、「設定」→「ミーティング」→「ミーティング内（詳細）」の順番にクリックします
- 「自動字幕」「完全な文字起こし」「字幕の保存」の設定を有効にします
- 会議中、画面下部に表示される「字幕を表示」をクリックして、字幕言語を設定します
「字幕がオンになっています」と表示されれば、発言が書き起こされます。
Zoom AI Companion機能を使って文字起こしする
- アカウントにログイン後、「Account Settings」→「AI Companion」をクリックします
- 「Meeting Summary with AI Companion」の設定を有効にします
以上の手順で、AI Companionを利用した議事録が作成できるようになります。会議中にリアルタイムで要約が作成されるため、聞き逃してしまったり途中参加した場合も会議内容に追いつけるのです。
ChatGPTで議事録を自動作成する
議事録を作成するにあたって、ChatGPTを使う方法もあります。以下ではその手順です。
- 音声データを保存する
- ChatGPTで音声データをテキスト化する
- テキストを議事録の形にまとめる
Zoomの録音機能を使って、会議の音声データを保存します。
保存した音声データをChatGPTに入力し、会議内容をテキスト化するよう依頼します。
ChatGPTにテキスト化された文章を「議事録の形にまとめて」「決定事項を要約して」と依頼し、議事録を作成しましょう。
ただし、ChatGPTは、会議内容を誤って解釈する可能性があるので、正しい内容になっているか確認する必要があります。
【注意】Zoomを使った議事録作成の問題点
Zoomの文字起こし機能や要約機能は便利であるものの、議事録を作成するにあたっては、以下のような問題に注意しなければなりません。
- 正確性が保証されない
- プライバシーやセキュリティ面を配慮する必要がある
- セキュリティの情弱性に関する報告がされる
AIが会議の内容を自動的に処理するため、複雑な議題や専門的な内容を正確に把握できず、誤った要約が作成される場合があります。文字起こしの精度が下がり、あとで手作業の修正が必要な可能性がある点に注意が必要です。
録音や文字起こしを行う際は、参加者全員の同意が必要です。確認を怠ると信頼関係に影響を与えるリスクがあるので、慎重な対応が求められます。
Zoomでは、たびたびセキュリティの情弱性に関する報告があり、24年11月にも、情報漏えいを防ぐために早急なアップデートが推奨されています。議事録では、機密情報を扱うケースもあるため、安全面に関して懸念が残ります。
以上のように、Zoomの文字起こし機能や要約機能は便利ですが、完全に信頼するにはまだ課題が多く、最終的には人による確認・修正が不可欠です。また、プライバシーやセキュリティの配慮も重要になります。
＜無料あり＞Zoom会議の議事録作成・管理に役立つアプリ3選
以下では、Zoom会議の議事録作成・管理に役立つアプリ3選をご紹介します。
議事録を作成する際には、「議事録の検索機能に優れたアプリ」を利用しましょう。なぜなら、見なぜなら、議事録は作成しただけで終わりではなく、次のToDoに向けてやるべきことを確認しなければならないからです。
そこで、「会議の資料のファイル内まで検索できるか」に注意してツールを検討しましょう。また、議事録は社内の機密情報も扱うため、「セキュリティ対策が万全である」ことも最低条件です。
結論、Zoom会議の議事録を作成・管理するには、社内の情報を安全に管理でき、検索性にも優れたツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られているうえ、「超高精度の検索機能」で任意の議事録に即座にアクセスできます。そのため、議事録を作成してからも、検索ストレスのない安全な議事録管理が実現するのです。
【ナレカン】議事録を振り返りやすく作成・管理できるアプリ
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで作った議事録の作成例＞
ナレカンでは、紙のノートに書くような感覚で情報を書き込めるうえ、ExcelやWordなどのファイルをそのまま添付できるため、見やすい議事録が簡単に作れます。また、添付したファイルはプレビューで確認できるため、他のツールとの併用にもおすすめです。
さらに、ナレカンに蓄積した情報は、ファイルや画像内まで検索できる「キーワード検索」やAIを使って上司に質問するように検索できる「自然言語検索」で、すぐにアクセスできます。
【Stock】ミーティングのメモを簡単に作成・共有できるアプリ
Stockは、操作がとてもシンプルなため、非IT企業における65歳以上の社員でも導入即日で使いこなせるアプリです。
「Stock」では「ノート」に記載した議事録を、リアルタイムで任意のメンバーへ共有できます。また、ノートは「フォルダ」に分けて整理できるので、どこに保管したか分からなくなる事態を防ぎ、目的の議事録をすぐに探し出せる点が特徴です。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Sloos】発言者ごとに文字起こしできるアプリ
＜Sloosの特徴＞
- 無料で使える
- 発言者ごとの音声認識ができる
完全無料で提供されているため、利用のハードルが低いサービスだと言えます。
10秒程度の音声を登録するだけで、発言者ごとの音声認識ができます。そのため、複数人での会議でもメンバーごとに文字起こしができます。
＜Sloosの代表的な機能＞
- リアルタイムテキスト編集
- 個人ごとの辞書モデル
リアルタイムでの音声の文字起こしと同時に、テキストの編集もできます。そのため、同じ発音で意味が異なる言葉もその場で修正できるのです。
喋り方の癖やテキスト編集履歴などから、個人ごとの辞書モデルを作成し、音声認識の精度を高めます。そのため、見直しの際に話者を修正する頻度が減るのです。
＜Sloosの注意点＞
- 音声データを保存できない
- 文字起こし機能が不十分
録音した音声データを保存するには、別のツールが必要です。
ユーザーからは「句読点がつかず、タイムラグがあると文節ごと無くなる」という声も寄せられています。（参考：X）
＜Sloosの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
＜比較表＞ Zoom会議の議事録作成・管理に役立つアプリ
以下では、Zoom会議の議事録作成・管理に役立つアプリの比較表をご紹介します。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Sloos | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
議事録を振り返りやすく作成・管理できるアプリ |
ミーティングのメモを簡単に作成・共有できるアプリ |
発言者ごとに文字起こしできるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
音声データを保存できない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・全ての機能を無料で使用可能 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Sloos」の詳細はこちら |
上記のように、アプリによってそれぞれ特徴が異なっていたり、料金が高額なアプリもあったりするため、自社の目的や予算に合ったものを選びましょう。
議事録の自動作成・文字起こしアプリの選び方
ここでは、議事録の自動作成・文字起こしアプリの選び方をご紹介します。ツールの知名度や機能の豊富さだけでは「自社に合ったアプリか」は分からないので、以下の4点を比較して選びましょう。
（1）精度の高さ
はじめに、議事録の自動作成・文字起こしアプリは、精度の高さを比較すべきです。
たとえば、有料と無料ではAIの音声認識の精度はもちろん、処理する速さも異なることがあります。また、利用するデバイスや場所（同じ空間にほかの参加者がいるか）も、音声認識の精度に関わる場合があるので注意しましょう。
音声認識の精度が低ければ、結局人の手で修正する手間がかかるため、自社が求める水準に達しているかを判断しなければなりません。
（2）費用対効果
2つ目のポイントは、アプリの費用対効果が高いことです。
アプリの料金は、人数や音声データの容量によって異なるので注意が必要です。たとえば、オンライン会議を月に一度しか実施しないチームで「月に100時間まで議事録を収録できるアプリ」を導入すると、余分な料金コストがかかってしまいます。
そのため、参加者や会議時間などの条件を洗い出したうえで、自社の予算に見合ったアプリを選びましょう。
（3）セキュリティ対策
3つ目のポイントは、アプリのセキュリティ対策です。
オンライン会議の音声は社外秘のデータです。とくに、モバイル対応のアプリの場合は、個人のデバイスに会社の情報を保存してしまう可能性があるので注意しましょう。
また、データのバックアップが不十分な場合、重要な情報を失うリスクが高まります。したがって、アプリを選ぶときは、自社のセキュリティポリシーに合致するかを必ず確認すべきです。
（4）シンプルな操作性
最後に、アプリがシンプルな操作性であることも重要です。
AIによる音声認識やレコーディング機能は便利な一方、機能を詰め込みすぎたアプリは使いづらいケースも多いです。反対に、議事録の作成に特化していても、作成した議事録をチームで共有したり、保管したりする機能が不十分なケースもあり得ます。
したがって、必要な機能が何かを明確にしたうえで、アプリの利用を始めましょう。また、メールを使える方であれば簡単に使いこなせる「ナレカン」のようなアプリであれば、ほかのアプリと併用しても使い方が混乱する心配がありません。
議事録自動作成ツールを使う注意点
議事録自動作成ツールを使うときには、以下の点に注意が必要です。
- 議事録の管理は別のツールを使わなければならない
- 会議中の雑音や雑談が入らないようにする
- 最後は人の目で確認する必要がある
議事録の「作成」に特化したツールは「管理」「共有」に適した機能に乏しいことがあります。そのため、情報管理ツールを併用するべきです。
議事録自動作成ツールを使うときは、会議の音声をもとにするため、会議内容から離れた会話をすると議事録の内容も離れてしまう恐れがあります。
自動作成ツールによって抽出された内容と、会議で重視された内容が異なる可能性があるため、会議の参加者が確認してから共有するようにしましょう。
以上の注意点から、議事録の運用は議事録自動作成ツールで完結させるのではなく、人の目による確認をしたうえで、情報管理ツールを活用して管理しましょう。
【必見】議事録を業務で運用するコツ
議事録を業務で運用するためには以下のコツを押さえましょう。
- 体裁や共有ルールを決める
- タスクに落とし込む
- 共有して振り返る習慣をつける
議事録の体裁や共有ルールを明確に定めることで、情報の一貫性が保たれるうえ、振り返りやすく議事録を管理できます。具体的には、フォーマットや記載項目を統一し、誰がいつどのように共有するかを決めておくことが重要です。
議事録に記載された内容を具体的なタスクに落とし込むことで、実行可能なアクションへとつなげられます。各発言者の責任や期限を明確にし、議事録に会議後やるべきことを記載することで、業務の進捗管理がしやすくなるのです。
会議後に全員で議事録を確認し、進捗状況を話し合うことで、意見交換が促進され、次回の会議に向けた準備もスムーズになります。
以上の3点を押さえることで、議事録を単なる記録にとどめず、実践的な業務資源として活用できるようになります。たとえば、テンプレートを利用して簡単に情報を蓄積できる「ナレカン」のようなアプリで、議事録をまとめる方法が有効です。
Zoom会議で議事録を作る方法まとめ
ここまで、Zoom会議で議事録を作成する方法や、おすすめのアプリ3選を中心にご紹介しました。
議事録を効率的に作成するには、「議事録の自動作成や文字起こしツール」が役立ちます。また、ツールを選ぶときは、音声認識の精度や費用対効果を考慮して、自社にマッチしているかを判断しなければなりません。
一方、「作って終わりの議事録」では意味がないため、次の会議に備えて社員に共有したり、必要なときにすばやくアクセスしたりできるようにしましょう。そこで、「議事録の作成から共有が一か所で完結するアプリ」が必要になるのです。
したがって、自社の議事録管理には、議事録をはじめとした情報を一元管理でき、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能なアプリ「ナレカン」が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、zoom会議の悩みを解消しましょう。
