【無料】Word/Excelの議事録テンプレート6選！見やすい書き方も紹介
議事録を作成すると、会議の議題や決定事項を正確に共有できるほか、社内のノウハウとして今後の業務にも役立ちます。また、テンプレートを活用すれば、手間をかけることなく簡単に議事録を書けるのです。
しかし、「議事録の見やすい書き方が分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、すぐに使える議事録のテンプレートや見やすい書き方を中心にご紹介します。
- テンプレート・フォーマットを活用して、簡単に議事録を作成したい
- 見やすい議事録の書き方やポイントを確認したい
- 議事録の作成・共有・管理を一元的にできるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい議事録の作り方が分かるだけでなく、ビジネス向きの管理方法も見つかります。
目次
【無料】見やすい議事録フォーマット・テンプレート6選
以下では、無料で使えるWord・Excelの議事録テンプレート6選をご紹介します。テンプレートを使うと、一から記載する手間が無くなり、スムーズに議事録を書けるのです。
Word｜シンプルな議事録のテンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、シンプルな議事録のテンプレートです。
「議題」「議論の過程」「結果」などの基本項目が記載されており、さまざまな場面で汎用的に使えます。また、「結果」と「保留事項」の記入欄が分かれているので、会議の決定事項と次回に持ち越す内容を整理できます。
Word｜議題をまとめられる議事録のひな形
こちらは、「Microsoft」が提供する、議題をまとめられる議事録のひな形です。
会議の議題を包括的にまとめるのに最適なテンプレートとなっています。会議の全体像を一目で確認できるので、円滑に議論を進められるのです。
Word｜株主総会の議事録フォーマット
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、株主総会の議事録フォーマットです。
株主総会向けに特化したテンプレートです。議案の例文が記載されているので、初心者の方でも「何をどのように書けばいいのか」が分かります。
Word｜おしゃれなミーティング議事録テンプレート
こちらは、「Microsoft」が提供する、デザイン性の高い議事録のテンプレートです。
フォントの色や背景が設定されているため、見やすくおしゃれなミーティング議事録が作れます。また、項目を自社の用途に合わせて変更できるので、様々な会議の議事録に利用可能です。
Excel｜打ち合わせの議事録フォーマット
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、打ち合わせの議事録テンプレートです。
打ち合わせの要点を箇条書きで記載できる、表形式の議事録となっています。ただし、「決定事項」「次回のタスク」などの記入欄はないので、適宜項目を追加しましょう。
Excel｜総会で使える議案書のテンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、総会で使える議案書のテンプレートです。
定期総会議案書のひとつとして、1年間で実施した事業をまとめられます。時系列に沿って記載できるので、内容を理解しやすいです。
【必見】Word・Excelでの議事録管理が抱える課題とは
以下では、Word・Excelでの議事録管理が抱える課題をご紹介します。
議事録は、社員の知識やノウハウも記載される重要な情報資産なので、作成後は適切に管理しなければなりません。しかし、WordやExcelの場合、似た名前のファイルが乱立して目的のファイルが見つけづらかったり、都度ファイルを開く手間がかかったりしてしまいます。
そこで、「情報が更新と同時に共有されるツール」を導入して、ファイル管理の手間を最小限にしましょう。また、議事録は会議の度に増えていくので、目的の情報を素早く見つけるには「検索機能が充実している」ことも重視すべきです。
結論、議事録の作成・共有に最適なのは、超高精度の検索機能を備えた、ノート型情報管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、テキストだけでなく画像・ファイルを格納できるうえに、登録した「テンプレート」を呼び起こせば、手間をかけることなく議事録を作成できます。また、「ヒット率100%」の超高精度検索によって、目的の情報へ即アクセス可能です。
最も簡単に議事録を作成・共有・管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンの機能
- テンプレート機能
ナレカンでは、以下のようにテンプレートを登録できます。登録した「テンプレート」を呼び起こせば、議事録の作成にかかる手間を大幅に削減可能です。
- 自然言語検索機能
ナレカンには、“上司に質問するように探せる”生成AIを活用した「自然言語検索機能」があります。ナレカン内の記事をすべて横断して、最も適切な回答を返してくれるため、目的の議事録をすぐに見つけられるのです。
また上のように、ナレカンのAIは生成した情報の根拠となる記事を添付してくれるため、情報の正確性が高いといえます。
＜見本あり＞簡単解説！分かりやすい議事録の作り方は？
ここでは、議事録に書くべき項目や、見やすい例文をご紹介します。「議事録の書き方が分からない」という方は、以下を参考にしましょう。
議事録の基本項目
議事録に書くべき内容として、以下の項目が挙げられます。
| ＜項目＞ | ＜概要＞ |
|---|---|
| 会議名 |
会議の「タイトル」や「目的」を記載します。 |
| 日時・場所 |
会議の「開催日時」や「開催場所」を記載します。 |
| 参加者 |
会議に参加したメンバーの「部署」や「名前」を記載します。 |
| 議題 |
会議で議論した項目を記載します。 |
| 決定事項 |
会議を通して決定した項目を記載します。 |
| 今後のタスク |
会議で決定した「タスク」や「担当者」、「期限」を記載します。 |
| 参考資料 |
会議で配布された「資料」を添付します。 |
上記の項目を記載することで、会議の概要を正確に共有できます。また、テンプレートを簡単に自作できる「ナレカン」ようなツールを使えば、自社に合った項目で議事録を作れるのです。
見やすい議事録のサンプル
以下は、見やすい議事録の作成例です。
23/6/29木 企業認知拡大プロジェクト キックオフミーティング
＜概要＞
・会議名；企業認知拡大プロジェクト キックオフミーティング
・開始/終了日時と場所：24/8/29木 13：00～14：00＠本社会議室A
・参加者：渡辺、石原、小橋、大道
＜議題＞
・企業認知拡大プロジェクトの施策
→現在、既存顧客からの満足度・再受注率ともに高いが、新規顧客獲得数が伸び悩んでいるために売り上げが停滞している。前回のブレインストーミングをもとに施策を決定し、具体的な施策に落としたい。
＜決定事項＞
1. Instagramアカウントの開設と運用
・無料で使えて、工数も少ない
・高級感のあるWebページを制作しているので、写真で視覚的に訴求するInstagramと相性が良さそう
・大道がInstagramで1,000人のフォロワーを獲得しており、知見がある
2. オンラインセミナーの開催
・定期的に実施することで、企業認知度が一気に高くなる可能性がある
・既存顧客のなかに、共催できそうな顧客が複数いる
＜補足事項＞
・なし
＜次回の課題＞
上記の決定事項について、今週中にチームを発足する
上記のように、読み手が内容を把握しやすくなるよう、基本項目を設けたうえで数字や箇条書きを使いましょう。また、下図のように参考資料をプレビューで参照できるツールで管理すれば、会議に関する情報の共有が一つのツールで完結します。
議事録の目的
議事録を作成する目的として、以下の2つが挙げられます。
- 会議の概要を共有する
- 今後の会議をスムーズに進める
議論の「過程」や「決定事項」を議事録に記載すると、会議に参加していないメンバーでも会議の全容を把握できます。また、会議の要点を見返せるため、参加したメンバーの認識のズレも防げるのです。
議事録を作成しておけば、過去の会議の内容を簡単に振り返れるようになり、同じ議論を繰り返したり、欠席者に向けて再度説明したりする手間を省けます。
議事録を作成するときは、上記の目的を踏まえて、意味のある議事録にすることを意識しましょう。
読みづらい！議事録でダメな例と改善策
ここでは、ダメな議事録の例と改善策をご紹介します。
- 会議参加者しか内容を把握できない
- 結論に至る過程が不明確
議事録は「会議の内容を残す」だけでなく、「会議に参加していない人への情報共有」という重要な目的があります。そのため、略称には注釈をつけて説明するなど、会議に参加していない人もスムーズに理解できるよう意識しましょう。
議事録に結論が記載されていても、そこに至るまでのプロセスが明確でなければ、読み手にとって納得感のある議事録になりません。そのため、誰が提案し、どのような議論がおこなわれ、誰の判断で結論となったのか、明確に記載すべきです。
このように、議事録を作成するときは読み手の視点に立つことを必ず意識しましょう。
見やすい議事録を書くためのポイント
ここでは、議事録を書くときの4つのポイントをご紹介します。見やすい議事録を作成するために、以下のポイントを確実に押さえましょう。
（1）事前準備をする
議事録作成の事前準備をしておくと、会議中にスムーズにメモを取れます。
“日時”や”参加者”のような事前に分かる情報を会議前に記入しておけば、「議論のスピードが速くてメモが追い付かない」といった状況を防げます。また、議論の展開を予想して、議事録の構成を決めておくことも効果的です。
以上のように、単純にフォーマットを用意するだけでなく「記入できるところを埋めておく」「議論の流れを予測してメモの準備をする」などの備えをしておきましょう。
（2）要点を中心にメモをとる
会議中はすべてを書き起こそうとせずに、要点をメモするようにしましょう。
「完璧なメモを取ること」「一言一句書き起こすこと」に固執すると、メモを取ること自体が目的化してしまい、会議の要点を掴めません。そのため、会議中は要点を中心とした、簡潔なメモをとるように意識することが重要です。
また、太字や下線で文字を装飾すると、視覚的に分かりやすい議事録になります。
（3）5W1Hを意識する
議事録の作成時に5W1Hを意識すると、情報の抜け漏れを防げます。5W1Hとは、以下の6項目です。
- Who：誰が
- What：何を
- Why：なぜ
- When：いつ
- Where：どこで
- How：どのように
- 山田が提案書類を作成中、3/5までに提出。
- 伊藤が休暇のため、3/10に顧客面談を変更。株式会社〇〇第3会議室。
このように、5W1Hを意識した文章にすることで、必要な情報を正確に伝えられます。
（4）共有・管理しやすいツールを使う
議事録の作成だけでなく、共有・管理がしやすいツールを使うこともポイントです。
議事録は、作成して終わりではなく、メンバーに共有したり振り返ったりする必要があります。しかし、WordやExcelでは、共有のたびにメールやチャットに添付する手間がかかるほか、ファイル数が増えて管理が煩雑になりやすいです。
一方、社内のあらゆる情報を集約して、”即アクセス”できる「ナレカン」のように検索性に優れたツールであれば、共有や振り返りもスムーズです。
Word/Excelの議事録テンプレート・雛形まとめ
ここまで、議事録の書き方や、作成におすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
テンプレートを活用すれば、効率よく議事録を作成できるうえ、「作成者によって内容が違う」といった問題を解消できます。ただし、WordやExcelで作成する場合、作成後の共有・管理に手間がかかってしまいます。
そこで、「自作のテンプレートを使って議事録の作成と蓄積を一元化できる情報共有ツール」を活用しましょう。また、過去の議事録を見返しやすく管理するためには、「検索機能が優れているか」にも注意して検討すべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、探している情報に即アクセスでき、議事録を簡単に作成・共有・管理できるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、議事録の作成・共有・管理を効率化しましょう。
