見やすい議事録の書き方とは？Word/Excelの無料テンプレートも紹介！
議事録を作成すると、会議の議題や決定事項を正確に共有できるほか、社内のノウハウとして今後の業務にも役立ちます。また、テンプレートを活用すれば、手間をかけることなく簡単に議事録を書けるのです。
しかし、「議事録の書き方が分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、すぐに使える議事録のテンプレートや書き方を中心にご紹介します。
- 見やすい議事録の書き方やポイントを確認したい
- テンプレートを活用して、簡単に議事録を作成したい
- 議事録の作成から管理までを効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい議事録の作り方が分かるだけでなく、ビジネス向きの管理方法も見つかります。
目次
議事録の目的
議事録を作成する目的として、以下の2つが挙げられます。
- 会議の概要を共有する
- 今後の会議をスムーズに進める
議論の「過程」や「決定事項」を議事録に記載すると、会議に参加していないメンバーでも会議の全容を把握できます。また、会議の要点を見返せるため、参加したメンバーの認識のズレも防げるのです。
議事録を作成しておけば、過去の会議の内容を簡単に振り返れるようになり、同じ議論を繰り返したり、欠席者に向けて再度説明したりする手間を省けます。
議事録を作成するときは、上記の目的を踏まえて、意味のある議事録にすることを意識しましょう。
【無料】見やすい議事録フォーマット・テンプレート6選
以下では、無料で使えるWord・Excelの議事録テンプレート6選を紹介します。テンプレートを使うと、一から記載する手間が無くなり、スムーズに議事録を書けるのです。
Word｜シンプルな議事録のテンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、シンプルな議事録のテンプレートです。
「議題」「議論の過程」「結果」などの基本項目が記載されており、さまざまな場面で汎用的に使えます。また、「結果」と「保留事項」の記入欄が分かれているので、会議の決定事項と次回に持ち越す内容を整理できます。
「Word｜シンプルな議事録のテンプレート」の詳細はこちら
Word｜議題をまとめられる議事録のひな形
こちらは、Microsoftが提供する、議題をまとめられる議事録のひな形です。
会議の議題を包括的にまとめるのに最適なテンプレートとなっています。会議の全体像を一目で確認できるので、円滑に議論を進められるのです。
「Word｜議題をまとめられる議事録のひな形」の詳細はこちら
Word｜株主総会の議事録フォーマット
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、株主総会の議事録フォーマットです。
株主総会向けに特化したテンプレートです。議案の例文が記載されているので、初心者の方でも「何をどのように書くのか」が分かります。
「Word｜株主総会の議事録フォーマット」の詳細はこちら
Word｜おしゃれなミーティング議事録テンプレート
こちらは、Microsoftが提供する、デザイン性の高い議事録のテンプレートです。
フォントの色や背景が設定されているため、見やすくおしゃれなミーティング議事録を作れます。また、項目を自社の用途に合わせて変更できるので、様々な会議の議事録に利用可能です。
「Word｜おしゃれなミーティング議事録テンプレート」の詳細はこちら
Excel｜打ち合わせの議事録テンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、打ち合わせの議事録テンプレートです。
打ち合わせの要点を箇条書きで記載できる、表形式の議事録となっています。ただし、「決定事項」「次回のタスク」などの記入欄はないので、適宜項目を追加しましょう。
「Excel｜打ち合わせの議事録テンプレート」の詳細はこちら
Excel｜総会で使える議案書のテンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、総会で使える議案書のテンプレートです。
自治会などの定期総会議案書のひとつとして、1年間で実施した事業をまとめられます。時系列に沿って記載できるので、内容を理解しやすいです。
「Excel｜総会で使える議案書のテンプレート」の詳細はこちら
＜見本あり＞議事録の書き方を簡単解説
ここでは、議事録に書くべき項目や、見やすい例文を紹介します。「議事録の書き方が分からない」という方は、以下を参考にしましょう。
議事録の基本項目
議事録に書くべき内容として、以下の項目が挙げられます。
| ＜項目＞ | ＜概要＞ |
|---|---|
| 会議名 |
会議の「タイトル」や「目的」を記載します。 |
| 日時・場所 |
会議の「開催日時」や「開催場所」を記載します。 |
| 参加者 |
会議に参加したメンバーの「部署」や「名前」を記載します。 |
| 議題 |
会議で議論した項目を記載します。 |
| 決定事項 |
会議を通して決定した項目を記載します。 |
| 今後のタスク |
会議で決定した「タスク」や「担当者」、「期限」を記載します。 |
| 参考資料 |
会議で配布された「資料」を添付します。 |
上記の項目を記載することで、会議の概要を正確に共有できます。また、テンプレートを簡単に自作できる「ナレカン」ようなツールを使えば、自社に合った項目で議事録を作れるのです。
見やすい議事録の例文
以下は、見やすい議事録の作成例です。
23/6/29木 企業認知拡大プロジェクト キックオフミーティング
＜概要＞
・会議名；企業認知拡大プロジェクト キックオフミーティング
・開始/終了日時：24/8/29木 13：00～14：00
・開催場所：本社会議室A
＜参加者＞
渡辺、石原、小橋、大道
＜議題＞
・企業認知拡大プロジェクトについて
→現在、既存顧客からの満足度・再受注率ともに高いが、新規顧客獲得数が伸び悩んでいるために売り上げが停滞している。前回のブレインストーミングをもとに施策を決定し、具体的な施策に落としたい。
＜決定事項＞
1. Instagramアカウントの開設と運用
・無料で使えて、工数も少ない
・高級感のあるWebページを制作しているので、写真で視覚的に訴求するInstagramと相性が良さそう
・大道がInstagramで1,000人のフォロワーを獲得しており、知見がある
2. オンラインセミナーの開催
・定期的に実施することで、企業認知度が一気に高くなる可能性がある
・既存顧客のなかに、共催できそうな顧客が複数いる
＜補足事項＞
・スケジュールは添付のエクセルを参照
＜次回の課題＞
上記の決定事項について、今週中にチームを発足する
上記のように、基本項目を設けたうえで数字や箇条書きを使うと、内容が構造化されて、読み手が内容を把握しやすくなります。
【必見】最も簡単に議事録を作成・共有・管理できるツール
以下では、最も簡単に議事録を作成・共有・管理できるツールをご紹介します。
議事録は、社員の知識やノウハウも記載される重要な情報資産なので、作成後は適切に管理しなければなりません。しかし、WordやExcelの場合、似た名前のファイルが乱立したり、ファイルを都度開く手間がかかったりして、探すのに手間がかかりがちです。
そこで、「ノート形式で情報を残せるツール」を使うと、”開く”手間なしで簡単に見たい議事録を探し出せます。また、議事録は会議の度に増えていくので、目的の情報を素早く見つけるには「検索機能が充実している」ことも重視しましょう。
結論、議事録の作成に最適なのは、超高精度の検索機能を備えた、ノート型情報管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事(ノート)」には、「テンプレート」で簡単に議事録を作成できるうえ、任意のメンバーへ瞬時に共有されます。また、多階層の「フォルダ」や、超高精度の「検索機能」があるので、見たい情報へ”即アクセス”できるのです。
テンプレートでスムーズに議事録を作れる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンの機能
- テンプレート機能
ナレカンには「テンプレート機能」があり、わずかな操作であらかじめ登録しておいたテンプレートを呼び出せます。自社に合ったテンプレートを自作すれば、議事録の書式を社内で統一できるのです。
- コメント機能
記事ごとに設けられた「コメント機能」を使うと、”会議中に生じた確認事項”や”後から生まれた疑問点”に関するやりとりが一か所で完結します。コメントには、スタンプで簡単にリアクションできるので、社内コミュニケーションも活性化されるのです。
見やすい議事録を書くためのポイント
ここでは、議事録を書くときの4つのポイントを紹介します。見やすい議事録を作成するために、以下のポイントを確実に押さえましょう。
（1）事前準備をする
議事録作成の事前準備をしておくと、会議中にスムーズにメモを取れます。
“日時”や”参加者”のような事前に分かる情報を会議前に記入しておくと、「議論のスピードが速くてメモが追い付かない」といった状況を防げます。また、議論の展開を予想して、議事録の構成を決めておくことも効果的です。
以上のように、単純にフォーマットを用意するだけでなく「記入できるところを埋めておく」「議論の流れを予測してメモの準備をする」などの備えをしておきましょう。
（2）要点を中心にメモをとる
会議中はすべてを書き起こそうとせずに、要点をメモするようにしましょう。
「完璧なメモを取ること」「一言一句書き起こすこと」に固執すると、メモを取ること自体が目的化してしまい、会議の要点を掴めません。そのため、会議中は要点を中心とした、簡潔なメモをとるように意識することが重要です。
また、太字や下線で文字を装飾すると、視覚的に分かりやすい議事録になります。
（3）5W1Hを意識する
議事録の作成時に5W1Hを意識すると、情報の抜け漏れを防げます。5W1Hとは、以下の6項目です。
- Who：誰が
- What：何を
- Why：なぜ
- When：いつ
- Where：どこで
- How：どのように
- 山田が提案書類を作成中、3/5までに提出。
- 伊藤が休暇のため、3/10に顧客面談を変更。株式会社〇〇第3会議室。
このように、5W1Hを意識した文章にすることで、必要な情報を正確に伝えられます。
（4）共有・管理しやすいツールを使う
議事録の作成だけでなく、共有・管理がしやすいツールを使うこともポイントです。
議事録は、作成して終わりではなく、メンバーに共有したり振り返ったりする必要があります。しかし、WordやExcelでは、共有の度にメールやチャットに添付する手間がかかるほか、ファイル数が増えて管理が煩雑になりやすいです。
一方、社内のあらゆる情報を集約して、”即アクセス”できる「ナレカン」のようなツールであれば、共有や振り返りもスムーズです。
Word/Excelの議事録テンプレート・雛形まとめ
ここまで、議事録の書き方や、作成におすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
テンプレートを活用すれば、効率よく議事録を作成できるうえ、「作成者によって内容が違う」といった問題を解消できます。ただし、WordやExcelで作成する場合、作成後の共有・管理に手間がかかるので注意しましょう。
とくに、議事録には、社内の”機密情報”や社員の”ノウハウ”も記載するので、適切に管理しなければなりません。したがって、議事録はWordやExcelではなく、「ノート形式で情報を管理できるツール」で作成しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、議事録を簡単に作成・共有・管理できるノート型ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、議事録の作成・共有・管理を効率化しましょう。
