【無料】Word/Excelの議事録フォーマット7選！書き方のコツも紹介！
会議やミーティングを実施するときに、議事録を作成しておけば、不参加だったメンバーに共有できるうえ、備忘録として後から振り返るのにも役立ちます。そのため、ビジネスにおいて、議事録の作成を求められるシーンは多いです。
一方で、「議事録の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録の書き方のコツやWord/Excelフォーマットを紹介します。
- コツや必要項目をもとに見やすい議事録を作成したい
- 無料のテンプレートを釣って議事録の作成時間を短縮したい
- 議事録をとっても業務に活かしきれていない状態を改善したい
という方はこの記事を参考にすると、見やすい議事録のフォーマットが見つかるだけでなく、作成後の共有・管理を効率化する方法も分かります。
目次
議事録を作成する目的とは
議事録を作成する主な目的として、以下の3点が挙げられます。
- 会議の内容を共有するため
- 認識を統一するため
- 備忘録として残すため
議事録を作成すると、会議に参加していないメンバーへ「議論の内容」や「決定事項」を共有できます。議事録には会議の概要が簡潔にまとめられているので、口頭よりも正確に会議の内容を伝えられるのです。
議事録があれば、「会議でどのような課題が挙がったか」「次回までのタスクは何か」が明確になり、参加者間の認識を統一できます。また、口頭の情報共有で起きがちな、「言った・言わない」のトラブル防止にもつながるのです。
議事録を作成すれば、備忘録として後から振り返りやすくなります。また、議事録に記載された社員の知識やノウハウは、今後の業務に活用できる情報資産となるので、適切に管理する必要があるのです。
このように、議事録を作成すると、口頭よりも正確に会議の内容を共有できるうえ、今後の業務にも役立たられます。したがって、会議や打ち合わせを実施するときは、議事録を忘れずに作成しましょう。
議事録のメモが追いつかない！素早く書くための事前準備
以下の事前準備をしておくと、議事録を素早く作成できるようになります。
- 文字起こしアプリをインストールする
- 議事録のフォーマットを用意する
文字起こしアプリを使うと、議論の内容が自動でテキスト化されて議事録をスムーズに作成できます。また、「議論が早すぎてメモが取れない」といった場合でも、文字起こしの内容が残るので、後から簡単に見返すことが可能です。
フォーマットを用意しておけば、体裁を整える手間がなくなり、スムーズにメモを取れます。さらに、書くべき内容が明確になるため、必要情報の抜け漏れも防止できるのです。
以上を準備しておくと、初心者の方でも円滑に議事録を作れます。とくに、社内で共通のフォーマットがあれば、議事録の体裁を統一できて記載内容もばらつきません。
議事録に記載するべき項目
以下の項目を入れると、必要な情報がそろった議事録を作成することができます。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 会議の基本情報 | 日時、開催場所、参加者、欠席者、議長、書記 |
| 議題 | 会議で話す項目、アジェンダ |
| 議論の内容 | 会議内容の要約、決定に至るまでの経緯、賛成意見や反対意見 |
| 決定事項 | 会議で決まったこと |
| アクションプラン | 誰が何をいつまでに実行するのか |
| 次回の会議 | 次会議の日時、議題 |
| その他 | 添付資料、参考資料、注意事項 |
以上の項目は、議事録に必須の項目です。そのため、会議の内容に応じて、必要な情報は適宜追加するようにしましょう。
無料｜見やすいWord/Excelのフォーマット・テンプレート7選
ここでは、Word・Excelの議事録フォーマットを7つ紹介します。以下のフォーマットを活用すると、基本項目を押さえた議事録をすぐに作成できます。
【Word】シンプルな議事録フォーマット
ビジネス文書形式のシンプルな議事録です。
議事の経過や結果を示す欄があるので、内容を過不足なく伝えられます。
【Word】表形式の議事録フォーマット
議題ごとに内容や決定事項をまとめられる表形式のフォーマットです。
表の幅は字数によって広げられるので、情報量が多かったり複数の議題があったりする場合に便利です。
【Word】社外向け議事録に使えるフォーマット
会議の概要を大まかに記載できるフォーマットです。
社外向けとしても使えるうえ、自由にカスタマイズ可能なので、用途に合わせて適宜項目を追加できます。
【Word】打ち合わせメモに便利な議事録フォーマット
打ち合わせ中にメモもできるフォーマットです。
本フォーマットを印刷しておけば、手書きでメモができます。また、打ち合わせ内容を記録する表の「行の高さ」「罫線の種類」は、自由にカスタマイズ可能です。
【Word】定時・臨時で使える株主総会議事録
定時・臨時いずれの株主総会にも使えるフォーマットです。
「出席者」「議長」「議事録作成者」といった『会社法施行規則 第72条』で法定されている株主総会議事録の記載事項を、抜け漏れなく記入できます。
【Excel】自由に書き込める議事録フォーマット
情報量や書き方の自由度が高いフォーマットです。
枠が広く確保されているうえ、「日時」「議題」などの基本項目のほかに「次回予定」も漏れなく記載できます。
【Excel】議事と宿題を記入できる議事録フォーマット
宿題の欄があるため、次回までのタスクを記載できるフォーマットです。
そのため、「誰が何をいつまでにやるか」が明確になります。加えて、会議で配布した参考資料を添付すれば、分かりやすい議事録を作成できます。
議事録作成にはWord・Excelのどちらがいい？
議事録作成にWord・Excelのどちらが適しているかは場面によって異なるため、使い分けが必要です。
Wordは、白紙のシートにメモ書きのように書けるので、文章中心で詳細に記載する議事録を作成したいときに便利です。一方、Excelはセルで枠が区切られているため、数値の記入や箇条書きをするのに適しています。
ただし、WordとExcelはいずれも「共有に別途ツールが必要」「ファイルが増えると管理が面倒」などのデメリットがあります。とくに、議事録は企業の”機密情報”や社員の”ノウハウ”が記載されるので、「作成後も適切に共有・管理できるツール」を選ぶべきです。
最も簡単に議事録を作成・管理できるツール
以下では、Word/Excelよりも簡単に議事録を作成・管理できるツールを紹介します。
見やすい議事録を手軽に作成したい人は「テンプレート機能を備えたツール」を導入しましょう。テンプレート機能を使えば、予め設定した議事録のフォーマットをWordやExcelよりも素早く呼び出せて、体裁の整った議事録を作成できます。
しかし、議事録にはその後のTodoも記載するので、会議後にも見返す点も考慮しなくてはいけません。そこで、あとから振り返るときにも必要な情報にすぐにアクセスできるように、「検索機能が充実しているツール」を選ぶことが大切です。
結論、議事録の作成・管理に最適なのは、テンプレート機能を備えているうえ、超高精度の検索が可能なノート型情報共有ツール一択です。
ナレカンは、予め作成したフォーマットを瞬時に呼び出せるうえ、ヒット率100％の「超高精度検索」によって欲しい情報を即座に取り出すことができます。そのため、議事録の作成・管理がひとつのツールで完結するのです。
Excelより簡単！見やすい議事録の作成・管理に最適な「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
即実践！議事録の書き方のコツとは
以下では、見やすい議事録を作成するコツを3つ紹介します。読み手に正確に情報を伝えるためにも、以下の項目を意識しましょう。
コツ1｜5W2Hを意識する
1つ目のコツは、「5W2H」を意識することです。5W2Hとは、以下の7項目を指します。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
- How much（どのくらい）
上記を意識することで、冗長な文章を避けられるため、要点を正確に読み手に伝えられます。また、議事録に記載すべき内容が明確になり、作成者側もスムーズに議事録を書けるようになるのです。
さらに、文章だけでは表現が難しい場合は、記号や図を活用することで視覚的に分かりやすい議事録になります。
コツ2｜事実と所感を区別する
2つ目のコツは、事実と所感を区別して書くことです。
客観的な事実と主観的な所感が混在すると、内容が分かりづらくなるうえ、読み手に誤解を与えてしまう恐れがあります。たとえば、「～と思われる」「～くらい」といった曖昧な表現は避けましょう。
したがって、事実ベースで必要事項を書いてから、最後に「所感」の項目を別で設けておくと情報が混在しません。ただし、議事録の目的によっては所感が必要ない場合もあるため、項目は適宜追加していく方法をとるべきです。
コツ3｜社内で共通のフォーマットを使う
3つ目のコツは、社内で共有のフォーマットを使うことです。
議事録の作成者によって項目が違ったり、情報量にばらつきがあったりすると、読み手の混乱を招く恐れがあります。そこで、社内で共通のフォーマットを用意しておけば、議事録の書式を統一でき、後から振り返るときも見やすいです。
たとえば、テンプレートを自作できるを使えば、自社に合ったテンプレートを作成して、数クリックで呼び起こせます。
【徹底比較】議事録のダメな例/良い例
ここでは、議事録のダメな例とよい例を紹介します。適切な情報共有のためにも事前に確認しておきましょう。
＜ダメな議事録の例＞
上記の議事録には「敬語が混ざっている」「打合せ内容の各発信者が明記されていない」「数字などの客観性に欠ける」などの改善点があります。そこで、改善点をもとに議事録を作成すると以下のようになります。
＜良い議事録の例＞
議事録は、あとから読み返すことを前提に作成すべき文書です。したがって、フォーマットや文末を整えたり、誰の発言かがわかる書き方を心がけましょう。
見やすい議事録を作れるフォーマットやコツまとめ
ここまで、見やすい議事録を作れるフォーマットやコツを中心に紹介しました。
事前に項目をフォーマット化しておけば、議事録の書式を統一できるうえ、「認識のズレ」や「情報の抜け漏れ」を防げます。また、見やすい議事録にするためには、5W2Hを意識したり、箇条書きで簡潔にまとめたりすることも重要です。
ただし、WordやExcelのフォーマットで議事録を作成すると、「メールで共有する手間がかかる」「増えた議事録ファイルの管理が面倒になる」などのデメリットがあります。そのため、”議事録の作成から管理までの負担を解消するツール”が必須なのです。
結論、議事録の作成に最適なのは、議事録の作成・共有・管理を一元化するノート型ツール「ナレカン」一択です。ナレカンでは、独自の社内用語を「辞書登録」すること、議事録を作成するときに起こりがちな”表記揺れ”も考慮して、情報を振り返れます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひを使って、議事録の悩みを解消しましょう。
