SharePointでのナレッジ管理方法！口コミや注意点も紹介
SharePointは、「サイト」を作成して、メンバー同士で情報やファイルを共有できる情報共有ツールです。また、SharePointでは、サイトをナレッジデータベースとして活用し、社内のナレッジをまとめて管理する使い方も可能です。
しかし、SharePointでナレッジ管理したいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、SharePointでナレッジ管理する方法を中心にご紹介します。
- SharePointの使い方を知ってナレッジを管理したい
- SharePointを使うメリット・デメリットを知りたい
- SharePointよりも簡単に使えるナレッジ管理ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、SharePointを使ったナレッジデータベースの作り方を把握しつつ、自社に合ったナレッジ管理の方法を選定できるようになります。
目次
ここでは、SharePointでナレッジデータベースを構築する方法をご紹介します。具体的な作成手順を紹介しているので、以下の内容を把握すると、すぐにナレッジ管理を始められます。
手順1｜チームサイトを作成する
まず、ナレッジデータベースとして活用するチームサイトを作成します。具体的な手順は以下の通りです。
- ホーム画面を開き、画面左の【＋サイトの作成】をクリックする
- 「チームサイト」を選択する
- 「サイト名」「サイトの説明」を入力して言語を選択する
- グループメンバーに追加したいメンバーのメールアドレスを入力して【終了】をクリックする
手順2｜サブサイトを作成する
次に、第二階層となるサブサイトを作成します。具体的な手順は以下の通りです。
- 作成したチームサイトを開き、画面左の【サイト コンテンツ】＞【＋新しい】＞【サブサイト】をクリックする
- サブサイトの「タイトル」「説明」「URL」を入力して言語を選択する
- 「テンプレートの選択」「ユーザーの権限」「ナビゲーション」「ナビゲーションの継承」などの詳細情報を設定して【作成】をクリックする
以上の操作で、ナレッジデータベースを構築できます。各サイトにナレッジを蓄積し、ナレッジ管理に活用しましょう。
ここでは、SharePointでテンプレートを利用する方法をご紹介します。テンプレートを利用すれば、フォーマットが整った見やすいデータベースを作成できるため、活用しましょう。
- [サイトの作成]をクリックする
- サイトの種類を選択する
- テンプレートを選択する
- [テンプレートを使用する]をクリックする
SharePointのトップ画面を開いたら、[サイトの作成]をクリックします。
次に、サイトを選択する画面が表示されるため、用途に応じて選択しましょう。
サイトの種類を選択すると、テンプレートを選べるようになります。自分が作りたいデータベースに沿ったものを設定しましょう。
最後に、[テンプレートを使用する]をクリックして、サイト名などを設定すればテンプレートを利用できます。
SharePoint内に入っているテンプレートはもちろん、組織でテンプレートを作成して保存することもできるので、活用してみましょう。
ここでは、SharePointでナレッジ管理するメリットをご紹介します。実際にSharePointを利用しているユーザーの口コミも紹介しているので、担当者の方は必見です。
（1）ほかのMicrosoft製品と連携できる
1つ目は、ほかのMicrosoft製品と連携できる点です。
SharePointは、Microsoftが提供するツールなので、ほかのMicrosoft製品とスムーズに連携できます。例として、Excelで作成したファイルを、SharePointのリストで出力する使い方が可能です。
実際に、ユーザーからは「OneDriveへショートカットを追加するなど、他のマイクロソフト製品と連携を図りながら、ファイルはSharePointで一元管理ができる」（参考：ITreview）という声が寄せられています。
（2）テンプレートが豊富
2つ目は、テンプレートが豊富に用意されている点です。
SharePointでは、サイトの作成に使えるテンプレートが豊富に用意されています。テンプレートを活用すれば、手間をかけずに体裁を整えられて便利です。
実際に、ユーザーからは「標準のテンプレートが用意されているので、一から作成する必要はなく、組織やプロジェクトの運営・管理に必要な情報共有サイトを容易に作成できる」（引用：ITreview）という声が寄せられています。
ここでは、SharePointでナレッジ管理するデメリットをご紹介します。以下の内容を押さえて、SharePointを使ったナレッジ管理の実施可否を慎重に判断しましょう。
（1）設定が難しい
1つ目は、設定が難しい点です。
SharePointは、特有の設定方法を理解するのが難しいです。そのため、ユーザーからは「構築段階でどうしたらよいのか戸惑ってしまいました」（引用：ITreview）「作成においては一定のトレーニングが必要である」（参考：ITreview）という声があります。
ツール導入の初期段階でつまづくと、取り組みが失敗しやすいです。そのため、ナレッジ管理を円滑に進めるには、「初期導入から運用までサポートが手厚いツール」を選ぶことがポイントです。
たとえば、ナレッジ管理に特化したツールの「ナレカン」であれば、専属担当者がメンバーへの説明会を実施したり、機能に関する質問に対応したりするので、安心して導入できます。
（2）使いこなせない恐れがある
2つ目は、使いこなせない恐れがある点です。
SharePointでナレッジ管理するには、“リスト”や“サイト”といった特有の概念を理解しなければなりません。しかし、ユーザーからは「リスト、サイトの概念がわかりにくいように感じます」（参考：ITreview）という声が寄せられています。
ほかにも、ユーザーからは「プロジェクト毎にテンプレートをカスタマイズしたい場合もあるが、専門的な知識がないと難しい」（参考：ITreview）という声もあります。このように、テンプレートを自社の用途に合わせて編集しづらい点にも注意が必要です。
（3）検索しづらい
3つ目は、検索しづらい点です。
SharePointは、検索する場所によって検索範囲が異なるので、検索しても目的の情報がヒットしない場合があります。また、ユーザーからは「リストが一定数を超えると、一部単語が検索できなくなる」（引用：ITreview）という声も寄せられています。
目的の情報へすぐにたどり着けないと、蓄積したナレッジをスムーズに業務へ役立てられません。したがって、検索しづらい点がSharePointでナレッジ管理するデメリットと言えます。
以下では、SharePointの口コミや評判をご紹介します。実際のユーザーの意見を参考にして、導入の可否を判断しましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しています。
SharePointの良い口コミ・評判は以下の通りです。
非公開ユーザー 投稿日：2025年9月18日ファイルを共有したり共同編集することができるので便利。
非公開ユーザー 投稿日：2025年9月11日Microsoftアカウントがあれば見れるのでいつどこでも資料の確認が出来る様になった。
非公開ユーザー 投稿日：2025年9月1日全社員向けの掲示板としてだけでなく全社共有のドキュメントの保管場所としても使えます。今までバラバラな所にあった書式や規定などの保管場所の一元化ができました。
上記のように、共同編集に便利である点や情報を一元管理できることが評価されています。
SharePointの改善点に関する口コミ・評判は以下の通りです。
非公開ユーザー 投稿日：2025年9月18日たまに編集の反映が遅い時やタイムラグがある。
非公開ユーザー 投稿日：2025年9月11日種類ごとにデスクトップ上にフォルダを作成するがやり方を間違うとちゃんと反映出来なかったり思っていたのと違うリンクに飛んだりするのでもっと直感的に作れると良い。
非公開ユーザー 投稿日：2025年9月1日目的のファイルが見つけにくいので不要なファイルは削除できる機能があれば便利だと思います。
上記のように、作業のタイムラグや、ファイルの見つけづらさが課題になっています。
以下では、SharePointより簡単にナレッジ管理する方法をご紹介します。
SharePointは多機能で、デザインの自由性が高い一方で、操作方法が難しいため、従業員が使いこなせない可能性があります。社内で利用するときはシンプルな操作性でメンバーの利用が定着するツールを選択しましょう。
また、SharePointは検索性の不便さに課題がありますが、社内のナレッジは必要なときに取り出せるような環境に保存することが重要です。業務効率化のために検索機能に優れたツールを使用しましょう。
結論、自社がナレッジ管理に使うべきツールは、使いこなすのが簡単で、超高精度な検索機能を搭載した「ナレカン」一択です。
ナレカンは操作がシンプルで、ITに不慣れであっても利用可能なため導入のハードルが低いです。また、ファイル内まで検索できたり、上司に話しかけるように検索できる自然言語検索機能を備えていたりと、充実の検索機能で情報へのアクセス性を高められます。
検索機能がシンプルで使いやすい「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレッジマネジメントの4つの手法とは？
ここでは、ナレッジマネジメントの4つの手法をご紹介します。以下を押さえて、自社のナレッジをさらに業務に活用しましょう。
ナレッジマネジメントには、「ベストプラクティス共有型」「専門知識共有型」「顧客知識共有型」「知的資本集約型」の4つの手法があります。
- ベストプラクティス共有型
- 専門知識共有型
- 顧客知識共有型
- 知的資本集約型
ベストプラクティス共有型とは、業務上で培われたノウハウや成功事例など、組織全体に共有する手法のことです。この手法を使えば、効果的に業務を進められたり所要時間を短縮できたりするなど、事例を次に活かすことができるようになります。
専門知識共有型とは、業務に関わる専門知識をまとめて共有する手法のことです。専門知識を共有することで、教育の手間を省くことが可能になります。
顧客知識共有型は、顧客の情報や商談などの対応履歴などを共有する手法です。営業の場合はとくに、顧客の情報を把握し、他のメンバーでも対応できるような環境を整えることが重要なため、ナレッジマネジメントにおいて欠かせません。
知的資本集約型は、自社にあるナレッジやノウハウを集約することで、新しい付加価値を生み、収益に繋げる手法を指します。新しいビジネスアイディアを発見できるため、社内でフルに活用しましょう。
以上の4つの手法の特徴を押さえて、社内で適切にナレッジを管理しましょう。
これまで、SharePointでナレッジ管理する方法を中心にご紹介しました。
SharePointでチームサイトを作成し、サイト内にサブサイトを階層化させれば、ナレッジデータベースを構築できます。ただし、SharePointは操作方法が独特で、ナレッジデータベースの構築や利用が難しいうえ、検索しづらい点もデメリットです。
とくに、検索機能が使いづらいツールでは、必要なナレッジを探すのに時間がかかり面倒です。そこで、「誰でも思い通りに検索できて、欲しいナレッジに即アクセスできるツール」を導入しましょう。
したがって、ナレッジ管理には、社内に散在する情報をナレッジとしてまとめて管理しつつ、“ヒット率100%”の超高精度な検索ができる「ナレカン」が最適です。ナレカンは、初期導入支援が手厚いので、ナレカンをすぐ使える状態にセットアップ可能です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、全社でナレッジ管理に取り組みましょう。
