【事例あり】DX化を成功させるには？マインドセットも解説
企業を取り巻く環境の変化に対応するための施策として「DX化」という言葉をよく耳にするようになりました。また、「デジタル化」「IT化」「IoT」などの言葉もここ数年で大きく普及しています。
しかし、「なぜDX化が注目されているのか分からない」「DX化に興味はあるが具体的なイメージがわかない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、DX化の初めの一歩や成功事例を中心に紹介します。
- 経営層からDX化の推進を指示されたが、何から始めるべきか分からない担当者
- 現場のITリテラシーが低く、ツール導入後の失敗をおそれている現場リーダー
- ITツールが「道具の置き換え」に留まっており、業務変革に繋がっていない経営者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、DX化の進め方やマインドセットが分かるほか、社内の情報が埋もれない仕組みを作る方法まで把握できます。
目次
なぜ日本企業のDXは「ツールを入れただけ」で終わるのか？
日本企業のDXがツールの導入だけで終わってしまうのは、ツールを社内に浸透させる仕組みがないからです。
多くの日本企業では、今までトラブルがなかったからという理由で、従来のワークフローをそのままツールに持ち込もうとします。その結果、新しいツールの中で古い手順を再現しようとして逆に手間が増えてしまっているのです。
また、経営層がツールの運用を現場に丸投げすると、チームリーダーは他の業務との兼ね合いでツールをチーム内に上手く定着させられません。その結果、ツールは放置されて誰からも使われなくなってしまうのです。
DX化の初めの一歩
以下では、DX化の初めの一歩を踏み出すための3つの方法を紹介します。経営層からDX化の推進を抽象的に指示され、何から手をつければいいか途方に暮れているDX担当者は必見です。
現場の隠れた不満を可視化する
1つ目は、現場の隠れた不満を可視化することです。
現場の人間は、今の面倒な作業を「仕事だから仕方ない」と諦めてしまいがちです。毎日10分かけているデータのコピペのような無駄なルーティンを特定することが必要です。
そのため、業務の流れを書き出し、どの工程で時間がかかるか、ため息が出るかをヒアリングするのがおすすめです。
電話・対面での社内問い合わせをやめる
2つ目は、電話・対面での社内問い合わせをやめることです。
一度電話で作業を中断されると、元の集中状態に戻るまでに時間がかかってしまいます。また、電話は一時的なやり取りであり、話した内容は問い合わせた人にしか伝わらず、同じ問い合わせが何度も来てしまう要因になります。
そのため、業務に関する不明点を匿名で質問できる「社内知恵袋」機能を備えた「ナレカン」のようなツールを導入し、回答内容をあとから誰でも確認できる状態にするべきです。
1つの作業だけデジタルに変えてみる
3つ目は、1つの作業だけデジタルに変えてみることです。
最初から全社のシステムを変えると、社員の混乱を招きます。そのため、「会議室の予約」などの全員が関わる小さなことからデジタル化しましょう。
そして、「これに変えたら残業時間が〇時間減った」と成果を数値化すれば、社内での支持を得られます。
【成功の鍵】社内ナレッジの「見つからない」をゼロにする方法
以下では、社内のDX化を成功させる方法を紹介します。
DXの遅れや情報の属人化を放置すると、ベテラン社員の退職と共に貴重なノウハウが永遠に失われるリスクがあります。また、非効率な業務フローが常態化することで、若手社員の離職率を高め、採用コストばかりが膨らみかねません。
フォルダ分けやエクセルでの管理を徹底しようとしても、結局「どこに何があるか」は作成した本人にしか分からず、形骸化します。ルールを厳格にするほど現場の入力負担が増え、本来集中すべきクリエイティブな業務時間が削られてしまうのです。
そこで、個人の記憶に頼るのではなく、「ITツールにナレッジを蓄積させる仕組み」へのシフトが、DX成功への最短ルートです。ツールを導入すれば、瞬時に必要な情報を閲覧でき、組織全体の生産性が劇的に向上します。
なかでも「ナレカン」は、メールが使える人なら誰でも直感的に操作できる究極のシンプルさが特徴です。高精度の検索機能と、情報を簡単に整理できる設計により、ITが苦手な現場でも「見つからない」をゼロにし、組織の知恵を資産に変えることができます。
情報が埋もれない仕組みが作れるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【必見】DX化に成功した2つの事例
以下では、DX化に成功した2社の事例を紹介します。DX化に向けたツールを選ぶポイントにもなるので、担当者の方は必見です。
事例1：株式会社いちやまマート
株式会社いちやまマートでは、バイヤーと各店舗間の情報伝達や過去事例のノウハウ共有に「ナレカン」を活用しています。
当社では、長年利用していたサービスの終了に伴い、複数のツールを比較して納得できるツールを導入したいと考えていました。しかし、複数のツールをトライアルしたものの、画面を見ただけですぐに操作できるような製品には出会えませんでした。
そうした中ナレカンに出会い、実際に触ってみると、マニュアルを読まなくても迷わず使い始めることができました。また、社員からの反応も良かったため、ナレカンなら業務に浸透すると確信して導入を決めました。
ナレカン導入後は、情報を検索できるようになったことで、店舗側で自己解決できるケースが増えました。また、AI要約機能を活用すれば、該当ファイルをアップロードするだけで伝えたい内容がしっかりまとまるため、作業時間が約半分以下に縮まりました。
事例2：古河電気工業（株） 平塚事業所 総務課
古河電気工業の平塚事業所総務課では、社内規定や過去事例、業務資料の共有に「ナレカン」を活用しています。
当社では、従業員からの問い合わせの回答に必要な情報がTeams、メール、共有フォルダなどに散在していて、探すのに時間がかかっていました。また、複数ある拠点間でイレギュラー事例を共有できておらず、それぞれでゼロから判断を検討する非効率さがありました。
そこで、2024年の4月にDXを活用したナレッジ共有基盤の構築を目標として掲げ、「FAQ的にナレッジを検索できる」「誰でも使いやすいUI」という条件で13社を比較検討した結果、ナレカンが最もフィットしていると感じ導入を決定しました。
その結果、情報を検索する時間が大幅に短縮されたことに加えて、「ナレッジ登録→検索→活用→新たなナレッジを登録」という、ナレッジ活用のサイクルが定着しました。今では、新入社員やキャリア採用の社員でも迷いなく対応できるようになっています。
DX化を成功させるためのマインドセット
以下では、DX化を成功させるためのマインドセットを2つ紹介します。
100点を目指さない
1つ目は、100点を目指さないことです。
現在、IT技術が絶え間なく発展しているため、完璧な計画を立てていると、その間に現場の状況が変わるおそれがあります。また、100点を目指すと少しのミスも失敗とみなされ、新たなことを始めるハードルが上がってしまうのです。
そのため、「まず何かやってみて、不都合が出たらその場ですぐに変える」といった考え方を組織に浸透させることが重要なのです。
ITスキルより対話力を重視する
2つ目は、ITスキルより対話力を重視することです。
IT化が主流となっている現代でも、プログラミングができることより、現場の人が何に困っていてどうなりたいかを深く理解する力の方が重要であることに変わりはありません。
そのため、「DX化が進んだら自分の仕事が奪われる」とおそれる人に対しては、コミュニケーション力の重要性を伝えて不安を取り除くことが大切です。
DX化を成功させる方法まとめ
ここまで、DX化を成功させる方法やDXを現場に浸透させた事例を紹介しました。
DX化を進めるには、まず、「現場の隠れた不満を可視化する」「電話・対面での社内問い合わせをやめる」「1つの作業だけデジタルに変えてみる」といったアプローチをかけましょう。
また、企業でDX化を実行するときには、何よりも「情報管理」を最適化することで、さまざまなメリットを得られるようになります。ただし、ITスキルが高くない社員でも、スムーズに情報を管理・確認できるツールでなければ、DX化は頓挫してしまいます。
したがって、DX化を推進するには自社にあった形で情報を整理でき、超高精度の検索機能で情報にアクセスできるツール「ナレカン」が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のDX化を実現させましょう。
