なぜ長時間労働はなくならない？原因や問題を徹底解説！解決策も紹介
2019年4月から順次施行されている「働き方改革関連法」により、多くの企業が長時間労働の解消に取り組んでいます。長時間労働の解消は、企業のトップから現場の一般職員まで、すべての社員が取り組まなければならない重要な課題です。
しかしながら、「長時間労働の解消に取り組んでいるが、思うように効果が出ない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、長時間労働の原因と具体的な解決方法を中心にご紹介します。
- 長時間労働が解消されない原因を知りたい
- 自社で取り入れるべき長時間労働の解決策を把握したい
- 業務知識を社内で共有し、メンバーの残業を減らせるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、長時間労働の対策として自社で何をすべきか判断できるようになります。
目次
長時間労働の基準とは
時間外労働について36（サブロク）協定で定められている基準は以下の通りです。
- 残業時間の上限は原則月45時間、年360時間
- 臨時的な特別の事情がある場合でも月100時間未満、複数月の平均80時間以内
- 月45時間を超えることができるのは、年に6ヶ月まで
以上のように、残業時間の上限は1日2時間程度、特別の事情がある場合も1日4時間程度となっています。そのため、この上限ギリギリの状態は、長時間労働と言えます。
なぜ長時間労働は解消されないのか？
長時間労働が解消されない理由は、単に業務量が多いからではなく、組織構造や業務設計そのものに課題があり、抜本的な改善が進みにくいためです。
たとえば、優秀な人材に業務が集中する「個人努力に依存した組織構造」では業務が属人化し、「その人が対応しなければ進まない」状態が常態化します。また、実際には業務量そのものよりも、無駄な承認フローや重複作業といった非効率な業務設計が、長時間労働を招いているケースも多いです。
しかし、これらを改善するには、役割分担や承認フロー、評価制度など組織全体の仕組みを見直す必要があり、多大な労力を要します。そのため、表面的に業務量を減らしても構造的な問題が残り、結果として長時間労働の根本的な解決にはつながらないのです。
長時間労働が引き起こす3つの重大な問題
以下では、長時間労働が引き起こす3つの重大な問題をご紹介します。長時間労働による悪影響を具体的に把握したい方は必見です。
従業員の健康障害
1つ目の問題点は、従業員の健康障害です。
長時間労働による疲労の蓄積は、肉体的な健康障害を招くだけでなく、精神の疲労により自殺や精神障害を招く可能性があります。さらに、長時間労働による疲弊やストレスは、企業や仕事に対する愛着や貢献意欲を失わせ、社員個人と組織が一体となって成長し合う「エンゲージメント」を低下させます。
つまり、長時間労働は従業員の健康を脅かすだけでなく、生産性や組織力の低下を招くという点で、企業にとっても大きな損失となるのです。
離職率の増加
2つ目の問題点は、離職率の増加です。
長時間労働は従業員の不満を高めるため、離職率が増加します。こうした状態では、人員不足により在職メンバーの業務負荷が増えるため、早急に人材を増やす必要がありますが、採用してもすぐに辞めてしまっては、無駄に採用コストがかかります。
つまり、長時間労働は単に離職率が増加するだけでなく、離職による人員不足により、さらなる長時間労働が引き起こされたり、採用コストが悪化したりするのです。
組織の持続性リスク
3つ目の問題は、組織の持続性リスクが高くなることです。
長時間労働が続くと、従業員の疲労や判断力の低下により業務効率が悪化し、残業代などのコストが増大します。さらに、疲弊による離職や人材確保の難化を招き、組織の活力や競争力が低下します。
このように、長時間労働は一時的な生産性の問題にとどまらず、企業の成長や安定的な運営を脅かす、組織の持続性そのものに関わる重大なリスクとなるのです。
長時間労働の原因4タイプ
以下では長時間労働の原因4タイプをご紹介します。「長時間労働の解決に向けてまずは原因を把握したい」という方は必見です。
（1）企業風土や評価制度
1つ目の長時間労働の原因タイプは、企業風土や評価制度です。
残業を良しとしている企業風土や、残業をした方が評価される評価制度では、従業員は残業をせざるを得ません。結果、全社で残業が習慣化してしまい、長時間労働が当たり前になります。
つまり、評価制度が成果ではなく“滞在時間”に依存している限り、長時間労働は構造的に生まれ続けるのです。
（2）業務過多や人手不足の構造
2つ目の長時間労働の原因は、業務過多や人員不足の構造です。
業務量に対して人員が不足していると、従業員一人あたりの負担が増え、残業が常態化します。さらに、業務過多への不満は離職を招き、より一層の人員不足を引き起こす悪循環に陥ります。
また、属人化が進むと業務が一部の人に集中し、長時間労働を助長します。このように、業務過多や人手不足による業務偏在は、長時間労働の負のサイクルを生み出す要因となるのです。
（3）マネジメント不足による優先順位の混乱
3つ目の長時間労働の原因は、マネジメント不足です。
管理職による業務の指示が曖昧だったり、チームの進捗管理が不十分だったりすると、従業員は業務の優先順位を正しく把握できません。結果、期限が近くなってから対応するため残業が発生し、長時間労働を引き起こしてしまいます。
つまり、マネジメント不足は業務の停滞や手戻りを招き、結果として不要な残業を生み出す要因となるのです。
（4）情報共有・デジタル化の遅れ
4つ目の長時間労働の原因は、情報共有・デジタル化の遅れです。
紙での情報管理は、目的の情報を探す手間や確認時に資料を往復する必要があり、同じ作業の繰り返しが発生します。また、こうした情報管理では、リアルタイムでの情報共有が進まず、社内の情報共有が活発になりません。
結果、確認や修正に時間がかかり、意思決定も遅れます。情報を探す・待つといった“非生産的な時間”が積み重なり、本来不要な残業が発生します。このように、情報共有やデジタル化の遅れは、業務効率を低下させ、長時間労働を招くのです。
長時間労働に対する4つの解決策・改善方法
以下では、長時間労働に対する4つの解決策・改善方法をご紹介します。以下を参照し、自社の長時間労働の解消に役立てましょう。
（1）制度面の見直し
1つ目の解決策は、制度を「形だけ」にせず、実効性のある運用へ見直すことです。
たとえば、「有給休暇の取得率に目標を設けて管理職の評価項目に組み込む」「取得状況を定期的に可視化する」など、組織として取得を後押しする仕組みが必要です。また、単に制度を整えるだけでなく、現場で実際に活用されているかを継続的に確認しましょう。
このように、制度を実効性のある形で運用することで、月・年単位の総労働時間の削減につながります。
（2）働き方制度の柔軟化
2つ目の解決策は、働き方制度を柔軟化させることです。
フレックスタイム制や時差出勤制度を導入すれば、業務量に応じて勤務時間を調整できます。また、ノー残業デーを設けることで、組織全体に「定時で帰る日」という共通認識を持たせることが可能です。
このように、時間の使い方を柔軟に設計することで、不要な残業の抑制が期待できます。
（3）マネジメント教育で質を上げる
3つ目の解決策は、管理職のマネジメント能力を高めることです。
具体的には、業務の優先順位付け、適切な業務配分、進捗管理の方法などを体系的に学ぶ研修を実施します。合わせて、部下の労働時間を把握し、業務過多を早期に察知する仕組みも必要です。
こうした施策によって管理職のマネジメントの質を高めることで、従業員が適切に業務を進められるようになり、無駄な残業を防げます。
（4）情報共有・業務管理の仕組みを整える
4つ目の解決策は、情報共有・業務管理の仕組みを整え、デジタル化することです。
タスク管理ツールや情報共有システムを活用すれば、業務の進捗や担当者を可視化でき、属人化の防止や無駄な確認作業の削減につながります。紙やメール中心の運用を見直すことで、情報検索や承認にかかる時間も短縮できます。
たとえば、「ナレカン」のようなツールであれば、記事形式で社内の情報を一元管理しつつ、高度な検索機能で目的の情報に即アクセスできるので、業務をスムーズに進められます。
属人化した業務知識を共有して残業を減らすツール
以下では、属人化した業務知識を共有して残業を減らすツールをご紹介します。
社内に情報が散在したままでは、「探す・確認する」といった非効率な時間が積み重なり、残業が常態化します。また、適切に情報共有がされていないと、業務知識が一部の従業員に偏り、業務の属人化を助長してしまいます。
そのため、社内での情報共有が重要ですが、口頭共有やメール管理といった従来の方法では、情報の分散や属人化を防ぐことは困難です。また、手作業での整理には限界があり、リアルタイムでの情報活用や効率的な検索は実現できません。
そこで、社内情報を一元管理できるデジタルツールを導入すれば、必要な情報にすぐアクセスでき、業務効率を大幅に向上できます。
とくに、「誰でも簡単に使えること」と「導入支援が充実していること」がツール選定の重要なポイントです。
なかでも「ナレカン」は、社内に散在するあらゆる情報を一元管理し、誰でも簡単に検索・活用できる機能を備えています。さらに、移行データの支援をはじめとした導入時の手厚いサポート体制も整っているため、多くの企業に選ばれているのです。
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長時間労働の原因と解決策まとめ
これまで、長時間労働の原因、解決策を中心にご紹介しました。
長時間労働の原因はいくつかありますが、なかでも情報共有・情報管理の仕組みが整っておらず、社内情報が散在していることが大きな原因です。こうした状態では、従業員は目的の情報を探すのに無駄な時間を使い、業務時間内に業務を終えられません。
そのため、社内の情報を一元化し、すぐに確認できる仕組みを整える必要があります。しかし、新しくデジタルツールを導入する場合、既存のシステムからの移行に多くの手間や時間がかかってしまうため注意が必要です。
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