【解説】長時間労働の原因は？知っておくべき4つの解決策
2019年4月から順次施行されている「働き方改革関連法」により、多くの企業が長時間労働の解消に取り組んでいます。長時間労働の解消は、企業のトップから現場の一般職員まで、すべての社員が取り組まなければならない重要な課題です。
しかしながら、「長時間労働の解消に取り組んでいるが、思うように効果が出ない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、長時間労働の原因と具体的な解決方法を中心にご紹介します。
- 長時間労働に陥る原因を教えてほしい
- 長時間労働の原因を解消したいが方法が分からない
- 業務の効率化に最適なツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、長時間労働を解消し、より良い働き方を実現することができます。
目次
長時間労働の基準とは
最初に、長時間労働の定義を確認します。時間外労働について36（サブロク）協定で定められている基準は以下の通りです。
- 残業時間の上限は原則月45時間、年360時間
- 臨時的な特別の事情がある場合でも月100時間未満、複数月の平均80時間以内
- 月45時間を超えることができるのは、年に6ヶ月まで
以上のように、残業時間の上限は1日2時間程度、特別の事情がある場合も1日4時間程度となっています。そのため、この上限ギリギリの状態は、長時間労働と言えます。
過重労働に起因する問題3選
次に、長時間労働の問題点を確認します。長時間労働は以下のような悪影響を及ぼします。
従業員の健康障害
1つ目の問題点は、従業員の健康障害です。
たとえば、長時間労働による疲労の蓄積で、過労死のリスクが高まります。また、精神の疲労は自殺や精神障害の原因にもなります。
このように、長時間労働は、従業員の肉体や精神を疲弊させます。それによって引き起こされる健康障害は命に関わる深刻な問題です。
離職率の増加
2つ目の問題点は、離職率の増加です。
長時間労働は従業員の不満を高め、離職の原因となります。そして離職者が出ると、人員不足により在職メンバーの業務負荷が増え、さらなる残業が発生します。
このように、長時間労働は従業員の離職につながるだけではありません。離職による人員不足により、さらなる長時間労働が引き起こされるという悪循環を生み出してしまうのです。
生産性の低下
3つ目の問題点は、仕事における生産性の低下です。
長時間労働により、従業員は疲労状態や睡眠不足になり、仕事の生産性が低下します。生産性が低下した状態では業務に余計な時間がかかり、従業員の生産性は低く残業代などのコストが嵩むという悪循環に陥ります。
以上のように、長時間労働による生産性の低下は、企業にとって深刻な不利益となるのです。
長時間労働の原因4選
以下では長時間労働を生み出す原因を、4つに絞って紹介します。長時間労働の解決に取り組みたい人は必ず確認しましょう。
（1）企業風土や人事制度
1つ目の長時間労働の原因は、企業風土や人事制度です。
社内の雰囲気として残業が良しとされていたり、残業した方が上司からの心象が良くなったり、と感じることが不要な残業につながります。また、上司が残業しているので部下が帰りづらく感じ、なんとなく残業をしてしまうケースもあるのです。
さらに、労働時間が長いことがそのまま評価につながってしまう、などの人事制度の問題点もあります。
このように、社内の空気感や評価制度が生産性の低い残業を生み、長時間労働につながるのです。
（2）業務過多や人手不足
2つ目の長時間労働の原因は、業務過多や人員不足です。
業務量に対して適切な人員配置がされていないと、従業員は業務過多となり、残業をしなければ仕事を終えられなくなります。業務過多や残業が多いことへの不満は離職につながりやすく、さらに人員不足にとなるという悪循環を生みます。
以上のように、人手不足によって個人が抱える業務が過多になると、結果的に長時間労働の負のサイクルが起こってしまうのです。
（3）マネジメント不足
3つ目の長時間労働の原因は、マネジメント不足です。
管理職は部下の状況を把握し、適切な量の仕事を与え、サポートをする必要があります。
しかし、管理職のマネジメントが上手くいっていないと、組織全体の長時間労働にもつながってしまいます。
（4）デジタル化の遅れ
4つ目の長時間労働の原因は、デジタル化の遅れです。
たとえば、紙ベースでの情報管理や情報共有などは、長時間労働の大きな原因になっています。また、取引先が未だにFAXでのやり取りを指定するなど外部的な要因によりデジタル化が進まない場合もあります。
このように、デジタル化が思うように進まない結果、従業員がどれだけ努力しても残業が減らないという状況に陥ってしまっています。
時間労働の対策・改善方法4選
以下では、長時間労働の具体的な解決策を4つ紹介します。長時間労働を解消するために、すぐに確認しましょう。
（1）有休取得を推進
1つ目の長時間労働の解決策は、企業が有休取得を推進することです。
有休は、ただ制度があるだけでは不十分です。企業が推進して、現場レベルで浸透されているかを確認する必要があります。
このように、企業が積極的な有休取得を推進し、浸透させることは、月・年単位の労働時間の削減につながるのです。
（2）フレックス制やノー残業デーの活用
2つ目の長時間労働の解決策は、フレックス制やノー残業デーの活用です。
例えば、勤務時間を調整する「フレックス制度」を導入すれば、仕事が少ない日には早めに退社して、仕事が多い日に回す働き方ができます。また、特定の曜日は残業をしない「ノー残業デー」を定めるのも効果的です。
このように、勤務時間を有効に使って残業時間を減らすために、働き方を改善することは長時間労働の解消に有効です。
（3）マネジメント教育
3つ目の長時間労働の解決策は、マネジメント教育を実施することです。
管理職が部下の業務量を適切に管理できていないと、組織全体が長時間労働に陥ります。そのため、管理職が部下の労働時間と業務量を適切に管理できるように、管理職にマネジメント教育を実施することが必要です。
このように、管理職のマネジメントの質を上げることが、組織全体の長時間労働の解消につながります。
（4）デジタルツールの導入
4つ目の長時間労働の解決策は、デジタルツールの導入です。
紙媒体での業務は、情報管理に多大な人的・時間的コストがかかり、どうしても非効率的になってしまいます。そこで、デジタルツールを導入すれば、情報管理が円滑になり業務の効率化が可能になります。
このように、デジタルツールの導入は長時間労働の是正のためには不可欠です。
業務の効率化に貢献するおすすめツール
以下では、長時間労働の問題を解決するために、業務の効率化に貢献するおすすめツールをご紹介します。
長時間労働を解決するために重要なのは、デジタルツールを導入し、業務の効率化を推進することです。たとえば、社内に散在する情報を一元化し、瞬時に活用できる環境を構築できれば、「情報を探す時間」が大幅に削減されます。
その結果、業務過多を解消でき、従業員のモチベーション維持にも役立ちます。ただし、新たなツールの導入には、初期セットアップに時間がかかってしまうため、「導入支援が充実しているツール」を選定しましょう。
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ナレカンは、社内に散在する情報を一元的に管理し、誰でも簡単に情報を探し出せる機能が備わっており、業務の効率化に大きく貢献します。また導入時の手厚い「サポート体制」も整備されているので安心です。
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長時間労働の原因まとめ
これまで、長時間労働の原因、解決策を中心にご紹介しました。
長時間労働を解消するためには、従業員がタスク管理を徹底し、効率よく短時間で仕事をこなすことが必要です。そのため、業務効率化には、「社内の情報を一元管理できる」デジタルツールの導入が不可欠です。
ただし、新しくデジタルツールなどを導入する場合、既存のシステムからの移行に多くの手間や時間がかかってしまうため注意が必要です。
結論、自社が導入すべきなのは、社内の情報を誰でも瞬時に管理・共有でき、手厚い導入サポートも整った「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、長時間労働の悩みを解消しましょう。
