定型業務とは？非定型業務との違いや効率化のポイントも解説
働き方改革が進み、業務の効率化は多くの企業において必須で求められます。とくに、「定型業務」は繰り返し発生するので、効率化を進めるべきポイントのひとつです。
しかし、定型業務を管理するポイントがわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、定型業務の概要と非定型業務との違いを中心にご紹介します。
- 定型業務と非定型業務・定常業務の違いを教えてほしい
- 定型業務の効率化を図りたい
- 定型業務の効率化に最適なツールを知りたい
という方は本記事を参考にすると、定型業務のメリットと管理のポイントがわかります。
目次
定型業務とは
定型業務とは、手順が定まっている業務を指します。
具体的には、「プロセスが明確に定められており、繰り返し発生する業務」のことです。例えば、入退社手続きや伝票の作成などのように、定型業務は単純作業であることも多く見られます。
業務フローを覚えれば、定型業務は誰でもできるようになります。一方、企業にとって欠かせない作業であり完全になくなることはないため、抜け漏れが起こらないように適切に管理しましょう。
定型業務と非定型業務・定常業務の違い
定型業務と非定型業務・定常業務の違いは、以下です。
- 非定型業務
- 定常業務
非定型業務は業務フローが定まっておらず、都度対応が異なる業務を指します。具体的には、クレーム・問い合わせへの対応業務などが該当します。
定常業務は毎日、毎週、毎月など、発生するタイミングが明確である業務を指します。具体的には、日報作成、経費精算などの業務が該当します。
非定型業務は経験・知識や臨機応変さが必要であるため、特定の手順が定まっていないという違いがあります。一方、定常業務は、特定の手順が定められるという点では定型業務と同じですが、発生タイミングが明確であるという違いがあります。
業務を定型化するメリット3選
以下では、業務を定型化するメリットを3つ解説します。業務の効率化に成功している企業では、すでに業務の定型化が進んでいます。
(1)時間の予測が立てやすい
まず、時間の予測が立てやすいことがメリットとして挙げられます。
業務を定型化し、同じ手順で進めると作業における所要時間がわかります。そのため、上司は部下に対して、次の仕事を適切なタイミングで割り振りやすくなるのです。
また、安定した時間で作業が完了すれば、業務量に変化が起きづらいと言えます。したがって、管理者層が進捗状況を確認する手間がかからない点でも定型化は有効です。
(2)業務の質の均一化
次に、業務の質の均一化もメリットとして挙げられます。
業務の進め方が決まっているので、マニュアルなどを作成すれば、人による仕事の質にバラつきがなくなります。ミスの多いポイントをマニュアルに記載しておけば、ミスも減り高い質を維持できるのです。
また、誰でも対応できる仕組みが生まれるので、属人化の防止にもなります。したがって、業務を定型化し、社員ごとに仕事の質が異なる状況を避けましょう。
(3)コスト削減
最後に、コスト削減もメリットとして挙げられます。
繰り返し同じ作業を繰り返すため、ミスが減り、確認作業に必要な人員･時間を削減できます。また、作業手順が決まっているので対応漏れがないか振り返りやすく、よりミスが減るのです。
とくに、定型化した業務をマニュアル化すれば、社員が自身の目で手順を確認できるので、教育する社員の負担も減らせます。
定型業務を効率化するポイント3選
ここからは、定型業務を適切に管理するポイントを解説します。以下3つのポイントを押さえないと、定型業務は円滑に進みません。
ポイント1｜作業手順をマニュアル化する
まずは、作業手順をマニュアル化しましょう。
作業手順がマニュアル化されていれば、業務の質は社員一人ひとりの経験・能力に依存しません。そのため、担当者が退職や休職をしたとしても、業務の質は一定に保たれます。
また、マニュアルという基準があれば、教育者による教育内容の違いが生まれません。加えて、基本事項を網羅しているマニュアルがあれば、教育する側・される側のレクチャーにかかる時間が短縮できます。
ポイント2｜関係者に定型業務の流れを共有する
次に、関係者への定型業務の流れの共有もポイントのひとつです。
マニュアル化した定型業務の手順を関係者に共有すれば、各メンバーの状況が把握できるので、業務でのすれ違いがなくなります。仮に定型業務のなかで問題が生じたとしても、全体の流れがわかっているので現状把握に時間がかからず、解決が速くなります。
しかし、マニュアルが紙だと複数人で同時に確認できず、Excelなどのファイルではデータのバージョン管理が煩雑です。そのため、「ナレカン」のように全社で共有しやすく、常に情報がフレッシュで活用しやすいツールを利用しましょう。
ポイント3｜作業をタスク化する
定型業務を適切に管理するには、作業のタスク化も重要です。
作業はタスク化して、期日までに漏れなく対応できているか確認するべきです。抜け漏れや重複がなくなれば、リカバリーにかかる無駄な時間の短縮に繋がります。
タスク化するときは、余裕をもったスケジュールであることと細分化への意識が重要です。そして、タスク化した作業は誰かひとりでなく、組織全体で管理しましょう。
定型業務の効率化に最適なおすすめツール
以下では、定型業務の効率化に最適なおすすめツールをご紹介します。
業務を定型化するためには、マニュアルが必須です。そして、定型業務を滞りなく進めるには、社内でマニュアルの管理・共有を適切に実施する必要があります。
そこで、情報共有ツールを導入し、円滑にマニュアルを管理・共有できる環境を構築しましょう。ただし、管理している情報を必要なときにすぐに活用できなければ、マニュアルを作成しても宝の持ち腐れになってしまうので、注意が必要です。
結論、定型業務の効率化には、社内の情報が一元管理でき、高度な検索機能が備わったツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンは「記事」機能によって、社内メンバーのパソコンに保管されているマニュアルやノウハウを瞬時に共有できます。また、AIを活用した超高精度の検索機能で社内のあらゆる情報を即アクセスできる状態で管理することが可能です。
最も簡単に社内の情報共有・管理ができるツール「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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定型業務の概要と非定型業務との違いまとめ
これまで、定型業務の概要と非定型業務との違いを中心に解説しました。
定型業務は業務フローの定められた繰り返し発生する業務です。問い合わせへの対応といった非定型業務は、定型業務と異なり状況に応じて柔軟な対応が求められるので、知見の共有が必要です。
とくに、定型業務では「関係者への作業手順の共有」が重要であるため、円滑に情報を共有できるツールを利用しましょう。ただし、「欲しい情報がすぐに見つけられるツール」でなければ、共有された情報を探すために時間も手間もかかってしまいます。
したがって、自社で導入すべきなのは社内の情報を円滑に共有でき、瞬時に検索できる機能が備わったツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、定型業務の効率化を実現しましょう。
