【業務改善】残業が減らない理由4選！残業を削減するアイデアも紹介！
残業時間が長い現状は、企業にとって好ましい状況とは言えません。慢性的な残業はコスト面のムダが発生するうえ、労働災害など深刻な事態の契機となりかねません。
しかし、残業時間削減の取り組みだけでは、業務が終わらずサービス残業などが発生するなど根本的な環境改善とはなりません。そのため、「残業削減に働きかけてはいるものの、うまくいかない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、残業時間が減らない理由と残業時間を削減するために役立つ手法を中心にご紹介します。
- 残業時間を減らし、社員のストレス軽減と人件費削減を目指したい
- 残業時間が減らない原因を理解して、効果的な対策を実施したい
- 残業削減に向けた業務改善に役立つツールを導入したい
という担当者の方は本記事を参考にすると、残業時間が増えてしまう理由を適切に把握しながら、残業時間の削減に向けた業務改善を促進できるようになります。
目次
社員の残業が減らない理由4選
まずはじめに、残業時間が減らない4つの理由について解説します。自社の残業時間が減らない原因を把握し、課題ごとに適切なアプローチを実践しましょう。
定時に帰宅しづらい雰囲気がある
残業が減らない理由として、定時で帰宅しづらい雰囲気がある点が挙げられます。
自身の業務は終了していても、他の社員が残業している姿を目にすると「帰宅しづらい」という、心理的なプレッシャーがメンバーに発生してしまいます。背景として、タスク量がメンバーによって異なるので、メンバーの退社時間に差があることが挙げられます。
そのため、「上司から部下に帰宅するように声かけする」「タスク管理を適切におこない、稼働時間のばらつきをなくす」などの対策をとり、帰宅に対するプレッシャーがかからない職場環境を構築しなければなりません。
仕事が属人化している
残業時間が減らない二つ目の理由に、仕事の属人化が進んでいるケースがあります。
仕事の属人化とは、ある業務が特定の社員しかできなかったり、知識やノウハウが特定の社員に集中したりしている状態を指します。この状態では、特定の個人が会社を休むと作業が滞り、業務をスムーズに完了できないといったデメリットがあるのです。
また、仕事が属人化した状態では、業務担当者に疑問が生じるたびに、ベテランへと質問しなければなりません。質問される側も時間を要するので、本来の業務に時間を割けなくなり、双方の作業効率が落ちることで残業につながってしまうのです。
業務の分担が適切にされていない
業務時間が伸びる三つ目の理由は、各社員に適した業務分担ができていないからです。
優秀な社員にだけ業務が集まり、膨大な仕事を抱え込んでいる状況では、定時までに業務が終わらず残業によって対処せざるを得ません。しかし、社員それぞれの能力にあった業務を適切に分配できれば、各メンバーの業務負荷を平準化できます。
そこで、例としてスキルシートを作成すると、社員の能力が正確に把握できます。加えて、ノウハウがまとめられたマニュアルを作成することで、どの社員が担当したとしても業務の質やスピードを標準化でき、チームで分担しやすくなるのです。
コミュニケーション不足
残業時間を削減できない最後の理由は、社員間のコミュニケーション不足です。
社員間のコミュニケーションが不足すると、各社員の業務の進捗状況が不明瞭となり、チームでの連携がとりづらくなります。結果的に情報共有がおこなわれないことで作業効率が低下し、残業時間の増加につながってしまうのです。
また、社員同士連携が取れなければ、各々の認識に差異があっても気づかずにミスを誘発するケースもあります。したがって、社員同士が積極的なコミュニケーションをとれる環境の整備が、残業時間の削減のために重要だと言えます。
業務改善によって得られる残業削減のメリットとは
ここでは、業務改善によって得られる残業削減のメリットについて解説します。業界業種問わず得られる効果となるため、社員の労働時間が増加傾向にある職場は早急に改善しましょう
効果1. 離職率を下げられる
残業時間の削減は、社員の離職率低下に貢献します。
残業時間の削減は社員の精神的・肉体的負担を軽減でき、社員の心身の健康につながります。RECRUIT AGENTの調査によると、社員が転職する理由の第一位に「労働時間・環境が不満だった」という項目がランクインしており、データからも、労働時間や職場環境の改善が重要な項目であることがわかります。
人材の雇用には時間的にも金銭的にも多くのコストがかかるため、頻繁な社員の入れ替わりは企業にとって負担となります。職場環境を改善する業務改善を実施し、残業時間の削減に成功すれば離職率の低下にもつながるのです。
効果2. 社員のモチベーション向上
残業時間を削減する効果の二つ目は、社員の業務に対するモチベーション向上です。
残業時間が多ければ、翌日に疲労が持ち越されるため集中力は低下してしまい、作業効率が下がる悪循環が生まれかねません。実際に、人間が休憩なしで発揮できる集中力は90分が限界といわれており、稼働時間が長くなるほどパフォーマンスが落ちてしまいます。
反対に、残業時間が減っていけば、社員はパフォーマンスの最大化を図れるようになり、結果としてモチベーションの向上につながるのです。
効果3. 人件費削減
残業時間の削減は、人件費の削減にも貢献します。
人件費は企業経営における支出割合の高い項目なうえ、残業には通常給与に加えて上乗せした賃金を払わなければならず、無視できない人件費となります。そのため、業務改善を実施し、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を徹底的に省くことが求められます。
たとえば、必要以上に時間がかかっている定型業務をITツールによって自動化する、などの対策が挙げられます。
効果4. 業務効率化の実現
残業時間を削減すると、業務効率化の効果も得られます。
規定の稼働時間でタスクを終わらせられれば、残業が横行している状況よりも、同じ時間で多くの業務へ着手できるようになります。着手できる業務が増える分、チーム全体としての業務スピードも早まるメリットもあるのです。
また、メンバーとしても、一つのタスクあたりにかかる時間への意識が強まり、「対応業務に時間がかかってしまった場合の原因究明」を促すというメリットがあります。
残業時間を削減する業務改善へのアイデア・取り組みとは
残業時間削減のためには、自社の業務形態に合わせた対策が求められます。そこで以下では、残業時間削減に有効な業務改善のアイデア・取り組みを解説します。
（1）残業を事前申請にする
まずは、残業時に「事前申請をする仕組み」を取り入れるアイデアが挙げられます。
管理者は「誰がどれほど残業するのか」がわかるようになるので、残業の多いメンバーを把握でき、過度な残業を防止できます。また、残業代も申請分のみ支給すれば良くなるため、金銭的コスト面でのメリットもあります。
ただし、申請フローと承認フローが複雑であると「残業申請をするのが面倒」と感じてしまい、隠れ残業につながる可能性があるので注意しましょう。
（2）ノー残業デーを決める
「ノー残業デー」の導入も、残業を助長する雰囲気の打破に有効です。
「ノー残業デー」とは定時で仕事を終え、社員全体で残業しない日を会社側が設定する取り組みを指します。ただし、ノー残業デーは一時的な導入だけでなく、長期に渡って運用を行う必要があります。
たとえば、あらかじめ徹底した周知をおこない、当日は社内の消灯時間を早めることも有効です。導入した取り組みが形骸化しないように、全社で施策を推進する必要があります。
（3）情報共有を活発にする
積極的なチーム内での情報共有は社員間の連携を強化するため、残業時間削減につながります。
チーム内での情報共有が不足していては社員間でのサポートができず、結果として残業へとつながりかねません。また、情報共有不足により業務全体の遅延を招いてしまうと、ミスを誘発し余剰な業務を増加させる可能性もあるのです。
とくに、テレワークでは直接話す機会が減少するので、より意識的に情報共有を行う必要があります。
（4）業務マニュアルを作成・共有する
業務マニュアルの作成・共有も、残業削減のための取り組みとして考えられます。
業務マニュアルを作成して手順などを共有すれば、特定の人に業務が集中してしまう「属人化」を防げます。業務を分散できる上に、業務の引き継ぎにかかる時間も削減できるので、効率が大幅に改善し、結果として残業時間の削減にもつながるのです。
さらに、ITツールを用いれば、業務マニュアルの作成・共有が簡単にできます。
（5）ITツールを導入して業務効率を上げる
全社で、ITツールを導入して業務改善を図れば、残業削減に直結します。
たとえば、社内で情報が散乱している場合、情報を「探す」手間が生じてしまい、円滑な業務を妨げる原因となりかねません。一方、社内のデータはITツールに一元管理しておけば、部署やチームの垣根を超えた情報共有が可能になり、情報を探すムダをなくせます。
このように、情報を一元管理しながら共有までスムーズにできる環境を整備すると、伝達スピードの向上や認識齟齬の防止にもつながります。なかでも、AIを活用した「自然言語検索」や「要約機能」が可能な「ナレカン」であれば、社内のナレッジに即アクセスできます。
残業時間の削減に成功した事例4選
以下では、残業削減への取り組みを成功させた事例を紹介します。取り組みを検討する前に、すでに成功している他社事例を参考にすると、自社での取り組みのイメージができるのでおすすめです。
ロジスティードケミカル株式会社
ロジスティードケミカル株式会社（旧：日立ネクストファイン株式会社）は、貨物運送取扱事業や倉庫業を展開する企業です。
同社では、特定の営業所が月曜日に残業が発生しがちであるという課題がありました。そこで、あえて月曜日を「ノー残業デー」として設定し、毎日の朝礼でも繰り返しメンバーへ伝達する手法を取りました。
結果として、月曜日における残業時間の削減に成功したことはもちろん「残業するのではなく、効率的に業務を進めてタスクを終わらせる」考えが根付き、ほかの曜日の残業も少なくすることに成功できたのです。
参考：時間外労働削減の好事例集
株式会社クレストコンサルティング
株式会社クレストコンサルティングは、保険の販売や投資信託の販売を手掛ける企業です。
同社はすでに既存のツールを利用していましたが、カスタマイズできるメンバーが1名しかおらず、稟議や申請も紙で行っていたことで非効率さを感じていました。そこでクラウドツールの「desknet’s NEO」を導入しました。
結果として、在宅勤務や時短勤務をはじめとした柔軟な働き方の選択肢が増え、残業時間が従来の3分の1になったのです。ほかにも、やむを得ない事情で辞めざるを得ないメンバーでも、長く働き続けられる環境に整備できた点もポイントです。
株式会社クオレ
株式会社クオレは、保険調剤薬局事業や訪問介護事業などを手掛ける企業です。
同社は、有給の取得が半日もしくは全日でしか管理ができず、用事が終わっても出社できなかったり現場の人員不足で業務が難しくなったりすることに課題を感じていました。そこで、勤怠管理システムである「Touch On Time」を導入し、時間単位で有給申請が管理できる環境を構築しました。
結果として、柔軟なシフト調整ができるようになったうえに、経理メンバーに毎月発生していた残業時間を削減することに成功したのです。
株式会社LIVEUP
株式会社LIVEUPは、映像制作事業を主に展開している企業です。
同社は従来のコミュニケーションの手法として「チャットツール」を使っていましたが、共有した情報がすべて流れていってしまい、同時並行する案件の管理がしにくい点に課題を感じていました。そこで、情報共有・管理を簡単に効率化する「Stock」を導入しました。
結果として、チャットツールで流れてしまっていた情報はすべて管理できるようになり、進行業務の作業負荷も「5分の1」にまで削減することに成功したのです。
【これで解決】残業時間の削減に役立つツール
以下では、業務効率を大幅に改善するツールを紹介します。
業務効率を改善するには、「社内ナレッジに誰でもすぐにアクセスできること」が重要です。社内ナレッジへのアクセスが簡単になれば、スムーズな業務の引き継ぎが可能になるので業務の属人化を防げたり、新人でも疑問点を自力で解消できるのです。
そこで、ITツールを導入して社内ナレッジを一元管理しましょう。ただし、膨大な社内ナレッジの中から必要な情報を探すのに時間がかかってしまっては逆効果となるため、高精度の検索機能が備わったものを選びましょう。
結論、自社が導入すべきは、社内ナレッジを一元管理でき、超高精度の検索機能で見つけられるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、画像・ファイルを含むあらゆる社内ナレッジを集約できるほか、AIを活用した「自然言語検索機能」が、すべてのナレッジを横断して最適な回答を提示します。そのため、効率的な情報共有が実現でき、業務改善につながるのです。
業務効率を大幅に改善するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
残業が減らない理由・残業時間を削減する取り組みまとめ
これまで、残業が減らない理由から業務改善の取り組みまで紹介しました。
残業が減らない原因としては、タスク管理の不備やコミュニケーション不足などがありました。業務改善による残業時間の削減は、企業と社員双方にメリットがあるので、早急に取り組むべきです。
残業削減のためには、業務効率の改善が求められますが、中でも重要なのが「社内ナレッジに誰でもすぐにアクセスできること」です。社内ナレッジへのアクセスが簡単になれば、スムーズな業務の引き継ぎや効率的な新人教育が可能になり、業務効率が大幅に向上します。
すなわち、残業削減には、社内ナレッジを一元管理でき、超高精度の検索機能で見つけられるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って社内間での情報共有を効率化させつつ、無駄な残業時間を削減しましょう。
