ナレッジマネジメント
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2023年11月1日から、Microsoft社が提供するAIサービスの「Copilot for Microsoft 365(コパイロット)」がリリースされ、現在多くの企業で利用されています。同サービスは日本語にも対応しており、無料プランでも利用することができます。 しかし、実際には「Copilot for Microsoft 365で何ができるようになるのか、今更聞けない」と思っている方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Copilot for Microsoft 365の概要と使い方を初心者向けに解説します。 Copilotの使い方を分かりやすく教えてほしい Copilotの無料版と有料版の違いがわからない 社内の業務を効率化するツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Copilot for Microsoft 365の使い方が分かるだけでなく、注意点についても見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 【2024年11月更新】Copilot for Microsoft 365とは1.1 Copilotの概要1.2 Copilotは無料で使える？有料版との違いとは1.3 Copilot Proの概要1.4 Team Copilotの概要1.5 Copilot Autofixの概要2 Copilot for Microsoft 365の使い方2.1 （1）質問を投げかける2.2 （2）Wordで草案を作成する2.3 （3）Excelで数値データを予測する2.4 （4）PowerPointでプレゼン資料を作成する2.5 （5）Outlookでメールを要約する2.6 （6）Teamsでの会議内容を要約する2.7 （7）画像を生成する3 Copilot for Microsoft 365の注意点4 【解決】AIを利用した社内情報の整理におすすめのツール4.1 社内の情報を最も簡単に一元管理できるツール「ナレカン」5 Copilot for Microsoft 365で何ができる？5.1 データを生成する5.2 情報を検索する6 【事前に確認】 Copilot for Microsoft 365を導入するには7 Copilot for Microsoft 365の使い方まとめ 【2024年11月更新】Copilot for Microsoft 365とは 以下では、Copilot for Microsoft 365（コパイロット）の概要や最新情報を解説します。Copilot for Microsoft 365について網羅的に知りたい方は必見です。 Copilotの概要 引用：Microsoft Copilotのトップページ Copilot for Microsoft 365とは、ビジネスパーソンをサポートする「AI（人工知能）」です。2023年3月16日に「Copilot for Microsoft 365(コパイロット)」をリリースすると発表があり、2023年11月1日より正式版がリリースしました。 ほかのAIツールと比較して、Copilot for Microsoft 365は、ExcelやWordといったビジネスで日常的に利用されるアプリと連携して使える点が特徴です。また、Microsoftの万全なセキュリティ体制に基づいている点も、ビジネスシーンに最適です。 Copilotは無料で使える？有料版との違いとは Copilotは無料のMicrosoftアカウントでも利用できますが、無料版はMicrosoft製品との連携機能や画像生成機能が制限されます。Copilotの法人向け有料プランは、以下の通りです。 Microsoft Copilot Studio：29,985円/25,000メッセージ/月 Microsoft 365 Copilot：4,497円/ユーザー/月（年間契約） 上記に加えて、エンジニア向けのプランとして「Github Copilot」も提供しています。 また、Microsoft Copilot for Microsoft 365の料金は、Microsoft 365の各プランの利用料金に加えて別途発生します。Microsoft Copilot for Microsoft 365が利用できる法人プランの一部は以下の通りです。 Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard Microsoft 365 Business Premium Microsoft 365 E3 Microsoft 365 E5 参考：一般法人向けMicrosoft 365の料金ページ Copilot Proの概要 引用および参考：Copilot Proのトップページ Copilot Proとは、有料プランで利用できる「より高性能なCopilot for Microsoft 365」のことです。 Copilot Proは、無料版のCopilotと比べてピーク時でも優先的にアクセスができる点が特徴です。また、無料版よりも1日当たりにAI画像生成に関するやりとりが多くできるメリットもあります。 Team Copilotの概要 現地時間の2024年5月21日には、新機能として「Team Copilot」が発表されました。 Team Copilotでは、より多くのビジネス向け機能が追加されることから「個人ではなく、チームでの活用」が期待できます。具体的には、以下の3つの役割を担います。 会議の進行 会議のアジェンダを管理し、メンバーが共同執筆できるノートを作成する。 チームの補佐 チャット内の情報を明確にし、未解決の問題を拾えるように立ち回る。 プロジェクトマネージャー メンバーにタスクを割り当てたり、期日をリマインドしたりする。 ただし、実際にリリースされるのは2024年後半と期間が空き、かつ「Copilot for Microsoft 365ユーザーが対象」となる点を押さえておきましょう。 引用および参考：Microsoft｜新しいMicrosoft Copilotのエージェント機能がビジネス価値を引き出す Copilot Autofixの概要 現地時間の2024年8月14日には、「Copilot Autofix」機能の提供を開始しました。 「Copilot Autofix」とは、コードの脆弱性を発見し、修正コードを提案する機能です。 GitHubでは、Copilot Autofixを用いると、ある修正を手作業で修正するよりも3倍速く修正でき、別の脆弱性の修正においては7倍の早さで修正できると発表しています。 引用および参考：ASCII | 脆弱性のあるコードを手作業より3倍速く修復、GitHub「Copilot Autofix」一般提供開始 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Copilot for Microsoft 365の使い方 以下では、Copilot for Microsoft 365を統合した「Microsoft 365アプリ」の使い方や、画像生成の方法を解説します。具体的に「どのような業務で使えるのか」をイメージできるので必見です。 （1）質問を投げかける 質問を投げかけると、簡単な回答やアドバイスを得られます。 （2）Wordで草案を作成する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in Word） Copilot for Microsoft 365を統合して、Wordで草案を作成できます。 Wordでは「この文書と数値データから、新企画の提案書を作って」とCopilotに指示して、草案を作成させる使い方ができます。また、書類の要約、書き直しも可能です。 （3）Excelで数値データを予測する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in Excel） Copilot for Microsoft 365を統合して、Excelで数値データを予測することが可能です。 Excelでは表やグラフを自動作成するだけでなく、それぞれのデータの解説を出力させることもできます。また、売上などの数値データの変化をもとに、その後の影響を予測させる使い方も可能です。 （4）PowerPointでプレゼン資料を作成する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in PowerPoint） Copilot for Microsoft 365を統合して、PowerPointでプレゼン資料を作成できます。 プレゼン内容とスライドの枚数を指示すれば、適切なデザインのプレゼン資料を作成できるのです。さらに細かい修正もCopilotとチャットすることで、即座に修正してもらう使い方も可能です。 （5）Outlookでメールを要約する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in Outlook） Copilot for Microsoft 365を統合して、Outlookでメールの内容を要約できます。 Outlookでは、作成したいメールの概要を簡単に指示することで、メール本文をCopilotに作成してもらう使い方ができます。また、メールの要約、返信内容の提案にも対応しているので便利です。 Copilotはスマートフォンでも利用できるので、スマホでメールを確認するときにも役立ちます。 （6）Teamsでの会議内容を要約する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in Teams） Copilot for Microsoft 365を統合して、Teamsでの会議内容を要約できます。 Teamsでは、CopilotがWeb会議の論点をまとめられるため、議事録作成に役立ちます。また、大切な論点や意見の一致なども認識できる性能がある点も、単純な文字起こしツールとは異なると言えます。 （7）画像を生成する Copilot for Microsoft 365では、画像生成が可能です。 プロンプト（ユーザーが入力する指示・質問）として、「〜の画像を作って」のように指示を出すと、簡単に画像を生成できます。細かな指示や修正を繰り返すことで、思い通りの画像を作成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Copilot for Microsoft 365の注意点 Copilot for Microsoft 365の利用を検討するときには、以下の点に注意が必要です。 AIによる完全な自動化は困難 Microsoft社は「AIにより職場での居場所がなくなるのではないか」という質問に対し「AIは職場で人間の代わりになるものではありません」と回答しています。 AIがコンテンツの下書きに役立つと前置きしたうえで、AIの作成したコンテンツは人の目で確認することが重要だとMicrosoft社は考えています。したがって、AI機能が備わったCopilot for Microsoft 365によるコンテンツ作成の完全な自動化は、今後も実現が難しいと言えます。 Microsoftの上位プランの契約が前提 Copilot for Microsoft 365が利用可能なプランには、下位プランは含まれていません。また、無料プランでは生成できる画像の量や質問への返答速度に制限があるため、ストレスなく使うにはMicrosoftの上位プランの契約が前提となります。 作成したファイルの適切な管理が必要 WordやExcel、PowerPointのようなファイルは適切に管理しなければ、関係者に共有するときや最新のファイルを確かめるときに混乱を招きます。そのため、作成したコンテンツは正しく整理することが求められます。 とくに、日ごろからWordやExcelの管理に悩んでいる方は、データファイルを簡単に整理・共有できるITツールを使う方法がおすすめです。たとえば、「ナレカン」「ナレカン」のようにシンプルな操作性のツールだと導入後すぐに運用できます。 参考：よく寄せられる質問: AI、Copilot for Microsoft 365、Microsoft Designer 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【解決】AIを利用した社内情報の整理におすすめのツール 以下では、AIを利用した社内情報の整理におすすめのツールをご紹介します。 Copilot for Microsoft 365を上手く活用すれば「企画書を一から作成する必要がなくなる」といった、業務効率の改善が期待できます。ただし、Copilotで作ったファイルは「管理」も徹底しなければ、あとから探し出せなくなってしまいます。 また、Copilotの質問機能を利用すれば、業務に役立つ回答やアドバイスを得ることもできます。一方で、質問内容は蓄積しておかなければ社内全体に共有されないので、人によってノウハウが偏る恐れがあるのです。 したがって、情報を正しく管理するには、Copilotと情報管理ツールを併用しましょう。結論、選ぶべき情報管理ツールは、社内に散在する情報を一元化し、蓄積した情報をAI検索できる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「ファイル要約機能」を使うと、AIが全自動で内容を解析し、”ファイルの要約”と”重要ポイント”を抽出できるため、ファイルを開かずに中身を把握できます。また、「記事」には業務に関する情報をテキストや画像・表で蓄積できるので、ノウハウ共有にも最適です。 社内の情報を最も簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの検索機能とは＞ ナレカンは、あらゆる情報を蓄積するデータベースの役割を果たします。そのため、検索性に優れており、欲しい情報をすぐに見つけられるのが特徴です。 たとえば、以下で紹介する「ファイル内検索」も優れた検索機能のひとつです。該当するキーワードがファイル内に記載されている場合、上記のように見つけることができるのです。 また、ナレカンの「自然言語検索」では、上司に質問するように質問内容を入力するだけで、簡単に必要な情報を探し出せます。以下の画像のように「ナレカンAI」が、添付ファイルも含むすべての社内のナレッジを横断して、最適な回答を示します。 このように、「ナレカン」では社内の蓄積された情報から、必要な情報をすぐに見つけ出すことができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Copilot for Microsoft 365で何ができる？ 以下ではCopilot for Microsoft 365を使ってできることを解説します。主に、「データの生成」と「情報の検索」において、Copilotを使って業務の効率化を実現できるようになりました。 データを生成する Copilot for Microsoft 365では、ExcelやPowerPointと連携して、図や表の作成まで実現できるようになります。 ChatGPTは、ある質問を投げかけたり、「〇〇というワードを入れて、物語を生成して」と指示したりすると、それらに文章で応答する仕組みでした。一方、Copilotでは、簡単な指示を出すだけでプレゼン資料を作成したり、メールの返信を提案したりできます。 そのため、従来時間と手間がかかっていた作業を大幅に短縮できるようになるのです。ただし、ほかのMicrosoft製品と連携して利用するには、上位プランの有料契約が必要になるので注意しましょう。 情報を検索する Copilot for Microsoft 365は「Windows」や「Microsoft Edge」でも利用でき、質問を投げかければ、役立つ情報を要約してくれます。具体的には、以下の手順で使えます。 まず、検索画面の上部に「Copilot」ボタンが表示されるので、クリックします。 次に、画面下のメッセージボックスが表示されるので、質問を投げかけましょう。たとえば「株式会社Stockが提供するナレカンとは？」と送ると、ネット上のニュースを元に回答をまとめ、参考元のニュース記事を表示します。 生成された回答は「創造的に」「バランスよく」「厳密に」とテキストの文体を選択できる点が特徴です。また、BingでCopilotを利用した場合、質問や回答をWordやPowerPoint、text形式にエクスポートして、ナレッジとして蓄積することも可能です。 参考：無料のCopilot（Web版） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【事前に確認】 Copilot for Microsoft 365を導入するには Copilot for Microsoft 365を導入するにあたり、以下の点を押さえておきましょう。 技術要件を満たす Copilotを使用する場合は「Microsoft 365 E3もしくはE5」のライセンスと「※Azure Active Directory アカウント」を保有している必要があります。 ※クラウドサービス利用時の認証問題を解消すべく、Microsoftが提供するサービスの1つ。認証情報を一括管理することで、セキュリティレベルの低下を防ぎます。 Microsoft 365 アプリを設定する Microsoft 365 アプリの”最新チャネル”または”月次エンタープライズチャネル”に設定します。これにより、プログラムが更新された際は、常に最新のバージョンを取得できます。 ライセンスを割り当てる Copilotのライセンス管理は、「Microsoft 365 管理センター」より[Billing (課金情報)] > [Licenses (ライセンス)]の手順で設定できます。 加えて、Copilotを利用するにあたり、ユーザーのカレンダーやメール・チャット・ドキュメントなどの情報が取得されることになる点は、あらかじめ理解しておきましょう。 参考：Microsoft Copilot for Microsoft 365の準備方法 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Copilot for Microsoft 365の使い方まとめ ここまで、Copilot for Microsoft 365の概要や使い方、おすすめの情報管理ツールを中心にご紹介しました。 Copilot for Microsoft 365はAI機能により資料作成や文章の作成に役立ちます。しかし、Copilotで作成したファイルは正しく管理していなければ必要なときにすぐに見つけられません。 そこで、Copilotと「情報を一元管理できるツール」を併用しましょう。とくに、検索機能に優れたサービスを選べば、多くの情報を蓄積しても目的の内容がすぐに見つかります。 結論、社内の情報管理には、あらゆる社内情報を蓄積・管理し、AIを使って簡単に検索できるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、ファイルやデータを探しやすい環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Microsoft 365 Copilotとは？最新機能のTeam Copilotの役割を解説

優れたAI技術を搭載しているとして注目されていた「Microsoft 365 Copilot」の提供が、2023年11月1日より開始されました。Copilot（コパイロット）を活用すれば、WordやExcel、PowerPointなどが、さらに便利に使えると期待されています。 また、2024年5月22日には、最新機能として「Team Copilot」が発表されました。一方で「Microsoft 365 Copilotについて詳しく知らず、導入すべきかわからない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Microsoft 365 Copilotの最新情報や知っておくべきことを網羅的にご紹介します。 Microsoft Copilotでできることや料金について把握したい Microsoft Copilotの概要を押さえて自社に適しているか判断したい ExcelやWordの作成・管理業務の負担を減らせるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Microsoft 365 Copilotで何ができるのかだけでなく、どのように活用すれば良いのかまで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 最新情報あり！Microsoft 365 Copilotとは？1.1 Microsoft 365 Copilotの日本語版はいつから使える？1.2 Microsoft 365 Copilotの特徴とは？1.3 Microsoft 365 CopilotとほかのAIツールとの違いとは？1.4 Microsoft 365 Copilotの月額料金は？無料版はある？1.5 Microsoft 365 Copilotをアンインストールする方法は？1.6 GitHub Copilotとの違いとは？2 【最新機能】Team Copilotで何ができる？3つの役割とは2.1 （1）会議の進行役2.2 （2）チームの補助役2.3 （3）プロジェクトのマネジャー3 Microsoft 365 Copilotの機能・使い方4 【知らなきゃ損】Microsoft 365 Copilotとの併用に最適なツール4.1 Copilotで作ったファイルを簡単に整理・検索できるツール「ナレカン」5 Microsoft 365 Copilotを使うときの注意点とは6 Microsoft 365 Copilotの機能や料金まとめ 最新情報あり！Microsoft 365 Copilotとは？ 引用：Microsoft Copilotのトップページ 以下では、Microsoft 365 Copilotの特徴や料金、リリース日などをご紹介します。分かりやすく、網羅的にまとめているので必見です。 以下でご紹介する内容は、Microsoft 365 Blogを参照しています。 Microsoft 365 Copilotの日本語版はいつから使える？ 2023年11月1日より「Microsoft 365 Copilot」が正式にリリースされました。 9月26日に実施された大型アップデートでは、OSがWindowsのものでしか「Copilot（コパイロット）」は利用できませんでした。しかし、2023年11月からBing（検索エンジン）やEdge（Webブラウザ）などのMicrosoft製品でも利用可能になったのです。 正式リリース後、Copilotは日本語での利用にも対応しています。 Microsoft 365 Copilotの特徴とは？ 引用：Microsoft News Center 「Microsoft 365 Copilot」とは、従来のMicrosoft 365アプリにOpenAI社のGPT-4をベースにした大規模言語モデルを搭載した、AI（人工知能）サービスのことです。 自動的にスライドやメールを作成したり、書類やデータを整理してくれたりと、さまざまなことが可能です。また、Copilotには「副操縦士」という意味があり、”次世代AIが副操縦士のように、人々の仕事をサポートする役割”としてつくられました。 そして、最大の特徴はMicrosoft製品との親和性が高いことにあります。たとえば、短い指示を出すだけで体裁の整った企画書をWordで作成したり、イメージを伝えるだけで美しいプレゼン資料がPowerPointでつくれたりと、これまで以上に仕事が効率化します。 Microsoft 365 CopilotとほかのAIツールとの違いとは？ Microsoft 365 Copilotは、「企業で利用されることが前提として開発された」点でほかのAIツールとは異なります。 Copilotは、企業で幅広く使われているMicrosoft 365に含まれるため、セキュリティやコンプライアンスを守る対策が実施されています。具体的には「二段階認証／情報漏えい対策／プライバシー保護」などがあり、企業でも安心して使える仕組みを整えているのです。 したがって、AIツールの活用によるセキュリティの問題が気になる方は、Microsoft 365 Copilotの利用が適していると言えます。 Microsoft 365 Copilotの月額料金は？無料版はある？ Microsoft 365 Copilotを利用する場合、各プランの利用料金に加えて、1ユーザーにごとに月額料金が発生します。 具体的な月額料金の詳細は以下の通りです。（表は左右にスクロール可） Copilot（無料版） Microsoft Copilot Pro Microsoft Copilot for Microsoft 365 料金 0円 3,200円/ユーザー/月 4,497円/ユーザー/月 特徴 ・知りたい情報を質問形式でやりとりできる ・AI画像の生成・編集 （やりとりは1日15回まで） ・利用者数が多い場合の優先アクセスに対応 ・AI画像の生成・編集 （やりとりは1日100回まで） ・Copilotよりも素早いパフォーマンス ・WordやExcel・TeamsなどのMicrosoft 365製品との連携が可能 ・データ分析などの高度なAI機能が使えるdiv ・高セキュリティ 契約プランによって利用できる機能や特徴が異なるので、自社に必要な機能とコストを検討したうえで、最適なプランを選択しましょう。 参考1：Microsoft｜Copilot Proの紹介ページ 参考2：Microsoft｜Microsoft Copilot for Microsoft 365の紹介ページ 参考3：一般法人向けMicrosoft 365の料金ページ Microsoft 365 Copilotをアンインストールする方法は？ Windows11を「バージョン23H2」に更新すると、Copilotが自動でインストールされ、Windows上でプレビュー版のCopilotが利用できます。 Windows11からMicrosoft 365 Copilotをアンインストールするには、Windowsターミナルを管理者権限で起動し、以下のコマンドを実行します。 :reg add “HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Windows\WindowsCopilot” /v “TurnOffWindowsCopilot” /t REG_DWORD /d 1 /f なお、Windows上でCopilotを非表示にするには、タスクバーの何も表示されていない箇所を右クリックし、「タスクバーの設定」を開きます。 設定画面からCopilotの項目についている[オン]をクリックして、オフに設定すると検索バーからCopilotが非表示になります。 参考：Windows 11、バージョン 23H2 の更新履歴 GitHub Copilotとの違いとは？ AI機能を搭載するツールのひとつに「GitHub Copilot（ギットハブ コパイロット）」があります。以下は、GitHub CopilotとMicrosoft 365 Copilotの特徴です。 GitHub Copilot 「コーディング（プログラムを書くこと）」を自動化する、エンジニア向けのツールです。コードの生成のほかに、ドキュメント作成やバグ修正、コード説明といったコーディングに必要な機能が豊富に備わっています。 Microsoft 365 Copilot 「オフィス業務全般」を自動化する、一般ユーザー向けのツールです。 このように、GitHub Copilotは用途がプログラミングに特化しています。一方、Microsoft 365 Copilotは、普段から使う機会が多いWordやExcelに組み込めるため、今後多くの業界で活用されていくと予測できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【最新機能】Team Copilotで何ができる？3つの役割とは 2024年5月23日には、最新機能として『Team Copilot』が発表されました。公式サイトによれば「Team Copilotは、プロジェクトメンバーの一員のような役割を果たす」と言われており、以下の役割が期待できます。 ただし、Team Copilotは「Microsoft Copilot for Microsoft 365ライセンスを持っていること」が大前提となり、2024年後半に利用できるようになる点に注意しましょう。 参考：新しい Microsoft Copilot のエージェント機能がビジネス価値を引き出す （1）会議の進行役 まず、会議の進行役としての役割が期待できます。 たとえば、同社のアプリである「Microsoft Teams」や「Microsoft Loop」「Microsoft Planner」などを使った会議では、会議のアジェンダの管理する役割を担います。 また、Team Copilotが”会議に参加しているメンバーが共同でメモを取れるノート”の作成も対応するため、会議前の下準備を省けます。以上のように、Team Copilotが会議の進行役となることで、メンバー全員が共有認識を持って会議を進めていけるのです。 （2）チームの補助役 次に、チームの補助役として活躍します。 具体的には、チャット内でのやりとりのうち、特に重要な情報を強調してくれるようになります。加えて、過去のやりとりのなかから未解決の問題をピックアップし、対処するよう促す役割も果たすのです。 以上のように、Team Copilotがチームの補助役としてメンバーをサポートするため、プロジェクトリーダーの負担の軽減が期待できます。 （3）プロジェクトのマネジャー 最後に、プロジェクトのマネジャーとしての活躍が期待できます。 プロジェクトリーダーは、日々メンバーのタスクを管理したり、必要に応じてタスクをアサインしたりする必要があります。しかし、時としてこれらの作業は、プロジェクトリーダーにとって大きな負担となっているのです。 そこで、Team Copilotを使えば、プロジェクトリーダーの代わりにタスクをアサインしたり、期限を管理したりしてくれます。さらに、チームメンバーの意見が必要な場合には、通知をすることで業務が円滑に進むよう促してくれるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Microsoft 365 Copilotの機能・使い方 以下は、Microsoft 365 Copilotの主要な機能と使い方です。 AIでの質問回答 Copilotに質問すると、会話形式で回答を得られます。回答内容は「より創造的に」「よりバランスよく」「より厳密に」の項目の中から、会話のスタイルを指定できる点が特徴です。 Copilot in Windows Windows上で利用できるCopilot（プレビュー版）で、Microsoftアカウントに紐づけて利用できます。質問機能をはじめ、質問の回答をPDFやWordにエクスポートできる「ノートブック機能」も備わっています。 Word 作成したいことをCopilotに指示をするだけで、適切に見出しの大きさなどが調整された綺麗な文書が完成します。また、既存のファイルの修正や文章の言い換えも可能です。 Excel 売上データをまとめるだけでなく、各項目のサマリを表示してその後の成長シナリオも出力できます。さらに、データの強調表示やフィルタリングによって、重要な箇所に素早く対応することができるのです。 PowerPoint プレゼン内容やページ数を入力するだけで、関連データや画像などを参照して、自動的に見やすいプレゼン資料を作成します。また、PDFファイルを読み取ってスライドを作成することも可能です。 Outlook 相手に伝えたいことを指示するだけで、適切な返信メッセージを提案してくれます。文章量もわずかなクリックで調整することができるので便利です。 Teams 会議の決定事項やタスクをまとめた議事録を自動で作成します。さらに、会議前のアジェンダを、チャットからまとめることも可能です。 このほかにも、以下のようにAI機能で画像を作成することもできます。 参考：Microsoft Copilotのトップページ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【知らなきゃ損】Microsoft 365 Copilotとの併用に最適なツール 以下では、Microsoft 365 Copilotと併用するのにおすすめのツールを紹介します。 Microsoft 365 Copilotを上手く活用すれば、AI機能でより素早い文書作成が可能になります。しかし、WordやExcel、PowerPointのファイルは管理が煩雑になりやすく、「ファイル名からは中身を判断しづらい」といったデメリットが挙げられるのです。 とくに大企業では扱う情報量が多いため、どこに何の情報があるのか分からず、目的のファイルを探すのに時間がかかってしまいます。そこで、”管理機能”と”検索機能”が優れたツールを併用すれば、目的のファイルをすぐに見つけられ業務効率化が期待できるのです。 結論、Microsoft 365 Copilotと併用すべきなのは、社内のあらゆる情報を簡単に整理でき、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に残した情報は「フォルダ」で分類できるほか、ファイルの内容をAIが記事化する機能があるため、すぐに中身を確認できます。また、AIによる「自然言語検索」や「添付ファイル内検索」などの検索機能で、必要な情報が簡単に見つかるのです。 Copilotで作ったファイルを簡単に整理・検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Microsoft 365 Copilotを使うときの注意点とは Microsoft 365 Copilot（AI機能）を使えば、あらゆる企業の業務改善に役立つことが期待できます。ただし、導入するにあたって以下の点に注意しなければなりません。 予算を検討したうえで購入する Copilotは便利である一方、1ユーザーあたりの料金は高額です。そのため、「何人分のライセンスを購入するか」「どのくらいの期間利用するか」など、予算を考慮したうえで購入しましょう。 Copilot（AI機能）に頼りきりにならない Copilotは優れた機能ではあるものの、「100%正確な情報」であるとは言い切れません。そのため、Copilotを使って作成した資料などは、一度人の目を通して「誤った情報」や「不適切な内容」になっていないか確認することが大切です。 以上の注意点を押えたうえで、導入や運用を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Microsoft 365 Copilotの機能や料金まとめ これまで、Microsoft 365 Copilotの機能や料金、併用におすすめのツールを中心にご紹介しました。 Microsoft 365 Copilotを上手く活用すれば、WordやExcel、PowerPointで一から資料を作成する必要がなくなります。ただし、ファイル管理が煩雑になりやすく、「大切な情報が見つからない」事態になりかねません。 したがって、「資料をはじめとするあらゆる社内情報を一元管理できるツール」を導入して、目的の情報をあとから探しやすい環境を整えましょう。とくに、「検索性に優れたツール」であれば、手間なく必要な情報にたどり着けます。 結論、Copilotと併用すべきなのは、あらゆる情報を簡単に管理でき、高精度の検索機能ですぐに見つけ出せる「ナレカン」一択です。ナレカンでは「フォルダ設計」「既存データの移行支援」など手厚いサポートも充実しているので、導入時の負担を抑えられます。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、Microsoft 365 Copilotで作成したファイルを見やすく整理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 生成AIとは？使い方や注意点、おすすめのアプリも紹介！ Copilot for Microsoft 365(コパイロット)の使い方や注意点を解説！

社内の業務効率化には、設定された業務フローやマニュアルに従って仕事を進める「オペレーション業務」が重要なカギとなります。 オペレーション業務が上手く回ると、ミスが減ったり、業務品質が向上したりするだけでなく、最終的には顧客満足度や競争力のアップまで期待できるのです。 しかし、「自社のオペレーション業務の運用方法がわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「オペレーション業務」の解説や具体例、上手く進めるためのコツをご紹介します。 「オペレーション業務」の基本知識を得たい オぺレーションマニュアルの作成方法を探している 自社のオペレーション業務を改善したい という方はこの記事を参考にすると、「オペレーション業務とは何か」だけでなく、社内の業務フロー全体の効率化や生産性を向上させる方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 オペレーション業務とは2 オペレーション業務の具体例3 オペレーション業務を改善するコツ2選3.1 ITツールを活用する3.2 マニュアルを作成する4 オペレーション業務に役立つマニュアルの作り方4.1 （1）業務内容を整理する4.2 （2）注意点を洗い出す4.3 （3）利用シーンを明確にする4.4 （4）読み手を意識した表現で作成する4.5 （5）定期的に改善する5 【必見】オペレーション業務の改善におすすめのツール5.1 マニュアルの作成から管理まで可能なツール「ナレカン」6 オペレーション業務の具体例と進め方まとめ オペレーション業務とは 「オペレーション業務」とは、業務フローに沿って進める活動や業務のことを指します。 オペレーション業務がスムーズに進むと、企業の生産性向上や業務効率化につながります。ただし、オペレーション業務の意味は一義的ではなく、業種ごとに若干異なる場合もあるのです。 そのため、次項では業種別に代表的な例を紹介します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オペレーション業務の具体例 下記の例が、業種別の代表的なオペレーション業務とされているものです。 ホテル チェックイン・チェックアウト業務、宿泊予約対応、電話対応 飲食 厨房の作業手順、清掃手順、オーダー・会計の手順、注文管理 銀行 金融市場でのトレーディング業務、送金事務 建設 機械の操作・運転 工場 生産ラインでの作業工程、機械の操作 IT業界 システムの運用、保守、管理 上記のように、オペレーション業務が指すものは従事する仕事ごとに変わりますが、マニュアルや業務フローに従う一連の作業が「オペレーション業務」だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オペレーション業務を改善するコツ2選 以下では、オペレーション業務の改善に役立つコツ2選をご紹介します。自社のオペレーションが上手く回らない場合は必見です。 ITツールを活用する 1つ目のコツは「ITツールの活用」です。 オペレーション業務では、業務の具体的な内容や担当者、業務の変更点など、社員全員に伝達すべき情報が多くあります。そのため、日々の情報共有は、業務をスムーズに進めるうえで欠かせないのです。 情報共有には、紙などのアナログな方法だと現場ですぐに確認できないうえ、管理に手間がかかるというデメリットがあります。そのため、ITツールを使って、業務に関する情報を共有し、円滑化することが重要なのです。 マニュアルを作成する 2つ目のコツは、「マニュアルの作成」です。 適切なマニュアルを作成することで、社員全員の作業クオリティを一定にできるうえ、教育コストも抑えられます。 ただし、誰が見ても分かりやすいマニュアルでなければ社内で使われず、上手く管理できなければ運用は続きません。そのため、次項では本当に活用できるマニュアル作り方のポイントを紹介します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オペレーション業務に役立つマニュアルの作り方 以下では、活用されるマニュアル作り方を紹介します。マニュアル作りに失敗しないように、ポイントを押さえて作成に取りかかりましょう。 （1）業務内容を整理する まずは、すべてのタスクやフローを洗い出して、業務内容を整理することから始めます。 業務一つひとつの作業を全て書き出し、「やるべき作業」「やらなくてよい作業」に分類します。無駄な作業はマニュアルからもカットし、必要な作業の工程だけを記載しましょう。 また、洗い出した作業を業務フロー図に整理すれば、さらに見やすいマニュアルを作成できます。業務フロー図とは、業務全体の流れを図式化した資料のことで、一目で業務の流れを把握しやすくなります。 （2）注意点を洗い出す 次に、各業務における注意点を洗い出して記載しましょう。 業務を正確に進めるために注意すべき点を記載し、誰が対応しても同じ質で業務ができるようにします。 この際、業務を進めるうえで最低限必要な情報に絞り、注意点が多すぎることのないようにしましょう。 （3）利用シーンを明確にする 次に、「マニュアルは誰に向けたもので、何の目的があるのか」を明確にし、必要な情報を付け足しましょう。 たとえば、マニュアルが主に活用されるのは、作業手順をチェックするときだけでなく、イレギュラーな事態を解消する方法を探している場面も多いです。そのため、マニュアルにはトラブルの事例や困ったときの対応、FAQなども残しておきましょう。 （4）読み手を意識した表現で作成する 次に、活用されるマニュアルにするために、利用者に分かりやすい表現になっているかを確認しましょう。 マニュアルの内容は「誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように実施するのか」を明確にし、誰が見てもわかる内容にする必要があります。文字のフォントを大きくしたり、行間の幅に余裕を持たせたりするのも、わかりやすいマニュアルを作るポイントです。 ただし、文字だけのマニュアルは読む気がなくなるので、図解や写真などを適度に使って視覚的に見やすくしましょう。また、写真にテキストを書き込めば、伝えるのが難しい業務手順も、簡単に理解できるようになります。 （5）定期的に改善する 最後に、マニュアルは一度作成したら終わりではなく、定期的に見直す必要があります。 マニュアルの改善点や記載してほしい新たな情報などを、実際に作業する社員にヒアリングをしましょう。そして、改善を繰り返し、常に使いやすい状態にアップデートしておくことで、作業の質を高く保つことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】オペレーション業務の改善におすすめのツール 以下では、オペレーション業務の改善におすすめのツールをご紹介します。 自社のオペレーション業務が上手く回らない場合には、「情報共有ツール」を導入しましょう。オペレーション業務の進め方を記載したマニュアルや伝達事項を効率的に共有できるので、業務の円滑化に役立ちます。 したがって、「業務に関するあらゆる情報をまとめて社内に共有できるツール」がおすすめです。ただし、情報量の多いマニュアルなどから、必要な情報を探し出すには時間と手間がかかるので「欲しい情報がすぐに見つけられるか」も重視しましょう。 結論、オペレーション業務の運用にはマニュアル作成や業務情報の共有で、オペレーション業務を効率化させるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、テキストだけでなく画像やファイル添付で、誰でもわかりやすいマニュアルを作れます。また、高精度の「検索機能」で欲しい情報が簡単に見つかるので、業務中に不明点が出てもすぐに解消できます。 マニュアルの作成から管理まで可能なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オペレーション業務の具体例と進め方まとめ これまで、オペレーション業務の具体例や、進め方のコツ、マニュアルの活用方法を中心にご紹介しました。 とくに、オペレーション業務の運用に必須となるマニュアルの活用には、作成から運用まで一気通貫して対応できるITツールを使いましょう。面倒な紙のマニュアル作成や管理といった問題を解消し、効率的に運用できます。 ただし、いくらわかりやすいマニュアルを作成しても、日々の業務の中で社員からの細かな質問や不明点は必ず発生します。そこで、オペレーションに関する疑問点を解消する機能があり、効率的に業務改善できるツールを導入しましょう。 結論、オペレーション業務のマニュアル作成・管理には、わかりやすいマニュアルの作成から、疑問点の解消まで簡単にできるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、自社のオペレーション業務を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

業務を通して得た「ナレッジ（知識）」は、社内で共有しなければ属人化してしまいます。このような状態を放置すると、退職や異動と同時にナレッジが流出し、業務の質やスピードが低下する恐れがあるのです。 そこで、ナレッジを社内に蓄積できるツールがあれば、より確実にナレッジの属人化を防げます。とはいえ、「ほかの業務もあり、ツールの選定に時間をかけられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ナレッジを蓄積・共有できるおすすめツール8選や選び方を中心にご紹介します。 社内のナレッジが散在しており、欲しい情報へすぐにアクセスできない ナレッジを蓄積する場所・ツールを探している 蓄積されたナレッジを活かして、業務の質の底上げを図りたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なナレッジ蓄積・共有ツールが見つかり、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ナレッジ蓄積ツールとは？2 ナレッジ蓄積・共有ツールの選び方3選2.1 （1）あらゆる情報を蓄積できるか2.2 （2）情報をすぐに見つけられるか2.3 （3）サポート体制が充実しているか3 AIが搭載されたナレッジ蓄積・共有ツール6選3.1 【ナレカン】社内のナレッジ管理が成功するツール3.2 【Microsoft Teams】大企業向けのナレッジ管理ツール3.3 【Slack】チャットでナレッジのやりとりができるツール3.4 【Dojo】マニュアル作成を効率化するツール3.5 【kintone】自社向けにカスタマイズできるツール3.6 【Confluence】エンジニア向けのナレッジ共有ツール4 初心者向けのシンプルなナレッジ蓄積・共有ツール2選4.1 【Stock】無料で使えるナレッジ・タスク管理ツール4.2 【iQube】グループウェアとしても使えるツール5 一目で分かる！ナレッジの蓄積・共有ツール比較表6 企業がナレッジを「蓄積すべき理由」と「放置するリスク」6.1 ナレッジの蓄積・共有が必要な5つの理由6.2 ナレッジ共有不足による問題とリスク7 ITツールでナレッジ蓄積するメリット3選7.1 （1）ナレッジの形式を統一しやすい7.2 （2）簡単に共有できる7.3 （3）セキュリティ対策が強固8 これで上手くいく！社内でナレッジの蓄積を促す5つの方法8.1 （1）運用ルールを整える8.2 （2）投稿のハードルを下げる8.3 （3）ナレッジを定期的に更新する8.4 （4）従業員への評価を見える化する8.5 （5）操作が簡単なツールを使う9 ナレッジを蓄積・共有できるツールまとめ ナレッジ蓄積ツールとは？ ナレッジ蓄積ツールとは、個々人が持つ業務に関する「ナレッジ」を、一元化するためのツールを指します。 ビジネスにおける「ナレッジ」とは、”会社のために有益な情報””言葉や文字で伝えられる知識”などのことです。類似する言葉に「ノウハウ」がありますが、これは主に研修などといった”経験から身に着けた知識”を指すときに使われます。 昨今では、「口頭やメール、Excelを使ってナレッジを共有しても、蓄積されていかない」という状況に課題感を持つ企業が増えています。そこで、情報のストックに適した”ナレッジ蓄積ツール”を導入する動きが加速しているのです。 したがって、ナレッジ蓄積ツールを使って、属人化しがちなナレッジを企業の持続的な成長に活かしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ナレッジ蓄積・共有ツールの選び方3選 以下では、ナレッジ蓄積・共有ツールの選び方を3つ解説します。「ツールを導入したのに、上手く運用できていない」というトラブルを避けるためにも、担当者の方は、以下3つのポイントを押さえましょう。 （1）あらゆる情報を蓄積できるか 1つめに、あらゆる情報を蓄積できるか確認しましょう。 ツールの運用が上手くいかない原因として、ナレッジを蓄積する段階で躓いてしまうケースがあります。とくに、属人化しているナレッジは、各メンバーの頭やPCの中、もしくはメールの中に埋もれているため「簡単に蓄積できること」が重要です。 そこで、自身の持つナレッジをノート感覚で書き込んだり、メールやチャット上のやりとりを転送したりできるツールであれば、ナレッジを蓄積する負担を軽減できるのです。 （2）情報をすぐに見つけられるか 2つめに、誰でも簡単に、情報を検索できるかを重視しましょう。 ナレッジを蓄積できたとしても、メンバーが欲しい情報にたどり着けなければ、結局は意味がありません。とくに、大企業では、管理する情報量が多いうえ、メンバーによって検索スキルに差があるため「簡単に情報を見つけられるか」がポイントになるのです。 たとえば、「超高精度な検索機能」はもちろん、「シンプルな情報構造」がベースにある「ナレカン」「ナレカン」であれば、ITに不慣れな方でもストレスなく情報を探し出せます。 （3）サポート体制が充実しているか 3つめに、サポート体制が充実しているかどうかを押さえましょう。 ツールは、導入して終わりではなく、社内に定着させなければなりません。仮に、担当者の力だけで社内に定着させようとすると、膨大な労力がかかるうえ、十分に機能を使いこなせない恐れがあります。 そのため、ツールを選定するときは、導入に向けたサポートだけでなく、導入後も定期的にサポートを受けられるツールであることが望ましいのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ AIが搭載されたナレッジ蓄積・共有ツール6選 以下では、AIが搭載されたおすすめのナレッジ蓄積・共有ツールを6選ご紹介します。 ナレッジ蓄積ツールの目的は、ナレッジを一か所で管理し、欲しい情報にすぐにアクセスできる仕組みをつくることです。しかし、社内情報を一元管理しても、情報の検索性に乏しいと目的の情報を探すのに手間や時間がかかってしまいます。 そのため、ナレッジ蓄積ツールを選ぶときは、「簡単に素早く情報を探せること」を前提としましょう。特にAIが搭載されたツールは情報の検索機能に優れていて、情報を探すのを最適化できるのが強みです。 結論、自社のナレッジの蓄積には、あらゆる情報を蓄積でき、超高精度の検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、自由に情報を書き込める「記事」と、質問・回答形式で情報を残せる「質問」を使い分けられるので、社内のナレッジをスムーズに蓄積できます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」では、会話形式でナレッジを探せるので、新人でも必要な情報が見つけられます。 【ナレカン】社内のナレッジ管理が成功するツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Microsoft Teams】大企業向けのナレッジ管理ツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ ファイルを共同編集できる クラウドストレージ内では、ファイルを共有したり、ドキュメントのリンクを送信したりしてナレッジを共有できます。また、ファイルの共同編集も可能なので、メンバーと協力してマニュアルを作れるのです。 無料で始められる 無料プランでもチャットやミーティング機能が使えて、かつ1人あたり5GBの容量を利用できます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ チャット機能 チャット機能でメンバーとリアルタイムでコミュニケーションを取れるので、ナレッジを共有する際にメールや他のチャットツールを使う手間が省けます。 会議やチャットを効率化できるAI機能 AIによる会議の要約やライブ翻訳、チャットの自動整理などが可能で、会議をスムーズに進めるのに役立ちます。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ ナレッジ蓄積以外の機能が多い Microsoft Teamsの主な機能はオンラインミーティングや通話です。そのため、ITツールに詳しくなければ、「どの機能で何をすれば良いのか」が分からずに使いこなせない可能性があります。 重要な情報を見逃してしまう 利用しているユーザーからは「チャットとチャネルの使い分けがしづらい。また、通知が多くなりすぎて、重要な情報を見逃す・埋もれることがある。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ Microsoft Teams：無料 Microsoft Teams Essentials：719円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月 Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Slack】チャットでナレッジのやりとりができるツール ＜Slackの特徴＞ チャンネルで共有できる 部署やカテゴリごとにチャンネルを作成すれば、ナレッジを分類しながらチームで共有できます。 チャット機能がある 個人間やチームで使えるチャット上でのやりとりをベースに、情報を蓄積していきます。また、社内・社外問わずメンバーを招待できるので、スムーズなやりとりが可能です。 ＜Slackの機能・使用感＞ クリップ機能 音声や動画を直接メッセージに添付できる「クリップ機能」を使えば、テキストで伝えづらいナレッジも簡単に共有できます。 AIを活用した要約機能 AIがチャンネル内の会話を要約し、要点やキーワードを抽出するため、過去のやり取りを素早く把握するのに便利です。 ＜Slackの注意点＞ 情報が流れる チャットが送信されるたびに古いメッセージが流れるため、ナレッジが埋もれてしまい蓄積されない可能性があります。 無料プランでは履歴の閲覧制限がある 無料プランでも使えますが、直近90日間に共有されたメッセージやファイル以外は閲覧できなくなってしまいます。加えて、1年以上経過したメッセージは、自動で削除されてしまうため、長期的な運用には不向きだと言えます。 ＜Slackの料金体系＞ フリー：無料 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Dojo】マニュアル作成を効率化するツール ＜Dojoの特徴＞ 誰でもマニュアル作成が簡単にできる 作成したいマニュアル名・マニュアルの概要を入力すれば、AIがマニュアルを自動作成してくれるため、一からマニュアルを作成する手間が省けます。 システムの教育コストを削減できる 実際の操作画面に直接操作ガイドが表示されるので、初心者でも説明なしで使えて、教育コストを削減できます。 ＜Dojoの機能・使用感＞ キャプチャ取得機能 マニュアルや手順書を作成したいアプリケーションを選択して操作すると、キャプチャが自動的に保存されます。また、「〇〇をクリックする」などの操作内容も自動で文章化されるので、テキストを入力する手間を省けるのです。 動画マニュアル作成機能 動く素材やテンプレートを組み合わせて、動画マニュアルを自動で作成でき、視覚的に見やすいマニュアルを作れます。 ＜Dojoの注意点＞ 情報が分散する マニュアル化するまでもない細かなコツや知識などは、別の場所で管理しなければなりません。結果として、情報が社内のあらゆる場所に分散する可能性があります。 直感的に操作できるようにしてほしい ユーザーからは「もっと直感的に操作できれば、Dojoを利用するためのマニュアルをDojoでつくる、といった作業が不要になる」という声があります。そのため、無料トライアルで使用感を確認したうえで、導入を検討しましょう。（参考：ITreview） ＜Dojoの料金体系＞ 料金の詳細については、資料のダウンロードが必要になります。 Dojoの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【kintone】自社向けにカスタマイズできるツール ＜kintoneの特徴＞ 業務に合わせてさまざまなアプリを選択できる さまざまな種類のアプリがあり、用途に合わせたものを選択できます。たとえば、ナレッジ蓄積であれば「社内ポータル」や、情報がまとまる「スペース」などがおすすめです。 セキュリティ機能がある 「IPアドレス制限」や「2段階認証」、「有料の接続端末制限」など、社内の情報資産を守るためのセキュリティ機能が搭載されています。 ＜kintoneの機能・使用感＞ コミュニケーション機能 スレッドで話題ごとに分けてメンバーとコミュニケーションが取れるので、メールやチャットツールのように話題が入り乱れる事態を防げます。 アプリ生成AI機能 AIとのチャットを通じて、生成AIがアプリの必要事項を理解し、適切な提案をしてくれるため、これまでにアプリを作成した経験が少なくても希望に沿ったアプリを作成できます。 ＜kintoneの注意点＞ 使いこなすのが難しい 100以上のアプリから自社に適したものを選択・作成する必要があり、ITツールに詳しくなければ使いこなすのが難しい恐れがあります。 機能に限界が感じられる 利用しているユーザーからは「標準機能でグラフを簡単に作成することができるが、設定する項目に限界があり、高度なグラフを作成するには、有償プラグインの導入が必要。」との声があります。（参考：ITreview） ＜kintoneの料金体系＞ ライトコース：1,000円/ユーザー/月 スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月 ワイドコース：3,000円/ユーザー/月 kintoneの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Confluence】エンジニア向けのナレッジ共有ツール ＜Confluenceの特徴＞ 見やすくナレッジを蓄積できる ドキュメントに加え、デザイン性の高いホワイトボードを使って情報を残せます。 Jira（ソフトウェア開発ツール）と連携できる Jiraを導入している企業であれば、JiraとConfluenceを連携させてプロジェクト管理とナレッジ管理を同時進行できます。 ＜Confluenceの機能・使用感＞ テンプレート機能 幅広い場面で使える豊富なテンプレートが用意されているので、マニュアルの体裁を統一して、見やすくナレッジを蓄積できます。 AI機能で作業効率を向上できる たとえば、ページやブログなどのコンテンツをAIが自動で要約し、重要なポイントを抽出してくれます。更新された内容や変更点もまとめてくれるので、作業を滞りなく進められます。 ＜Confluenceの注意点＞ 使いこなすのが難しい 自由度が高い分ページの種類や階層が複雑なので、ITに不慣れな従業員は使いこなせない可能性があります。 ツール上では添付した資料が簡単に見れない 利用しているユーザーからは「エクセルやパワポなどファイルをページ内に貼り付けて、ページ内でプレビューできる機能が欲しい。」との声があります。（参考：ITreview） ＜Confluenceの料金体系＞ Free：無料 Standard：～840円/ユーザー/月（月払い） Premium：～1,610円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Confluenceの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 初心者向けのシンプルなナレッジ蓄積・共有ツール2選 以下では、初心者向けのシンプルなナレッジ蓄積・共有ツール2選をご紹介します。いずれも必要な機能が過不足なく備わっていいるので、ITツールに詳しくない方でも使いこなせるのがポイントです。 【Stock】無料で使えるナレッジ・タスク管理ツール 「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるナレッジ管理ツールです。 Stockの「ノート」には直感的に情報を書き込めるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有でき、簡単に社内の情報を一元化できます。また、ノートには「タスク」や「メッセージ」を紐づけられるので、情報を共有して終わりではなく、次の業務に活かせます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【iQube】グループウェアとしても使えるツール ＜iQubeの特徴＞ ノウハウの蓄積に特化したグループウェア 社内Wikiやファイル管理といったノウハウの蓄積に便利な機能に加え、タイムカードやアンケート機能などの高度な機能も豊富に備えています。 マルチデバイスに対応している PCに加えてスマホやタブレット端末にも対応しているので、現場や営業先でも手軽にナレッジを確認できます。 ＜iQubeの機能・使用感＞ 社内Wiki機能 社内Wiki機能を使って、ナレッジやノウハウをフォルダで見やすく管理できます。また、フォルダごとに権限を設定可能なので、部署やチーム単位で共有できるのです。 スケジュール機能 メンバーの予定を一覧で確認できる「スケジュール機能」を搭載しているので、日程調節がスムーズにできます。 ＜iQubeの注意点＞ 他ツールとの連携が乏しい 他のツールやシステムとの連携が難しいことやカスタマイズ性が低いのがデメリットとして挙げられます。 ワークフロー機能が不十分 利用しているユーザーからは「ワークフローは全く使い物にならない。単に申請を出せる程度。」という声があります。（参考：ITreview） ＜iQubeの料金体系＞ 1か月無料プランあり スタンダードプラン：440円/ユーザー/月（月払い） プレミアムプラン：770円/ユーザー/月（月払い） iQubeの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 一目で分かる！ナレッジの蓄積・共有ツール比較表 以下は、AIが搭載されたナレッジ蓄積・共有ツール6選の比較表です。（左右にスクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Microsoft Teams Slack Dojo kintone Confluence 特徴 質問と投稿でナレッジを簡単に蓄積できるツール リモートワークに役立つMicrosoft365ツール チャットでナレッジのやりとりができるツール マニュアル作成を効率化するツール 自社向けにカスタマイズできるツール エンジニア向けのナレッジ共有ツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 フォルダ管理 【〇】 【×】※チャネルごとに管理可能 【×】※チャンネルごとに管理可能 【〇】 【〇】 【×】※スペースごとに管理可能 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 ナレッジ蓄積以外の機能が多い 情報が流れやすい 情報が分散しやすい 検索機能が乏しい 使いこなすのが難しい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは719円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）～ ・要問い合わせ ・無料プランなし ・有料プランは1,000円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは～840円/ユーザー/月（月払い） 公式サイト 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Dojo」の詳細はこちら 「kintone」の詳細はこちら 「Confluence」の詳細はこちら 以下は、初心者向けシンプルなナレッジ蓄積・共有ツール2選の比較表です。 Stock【おすすめ】 iQube 特徴 最も簡単にナレッジを蓄積できるツール グループウェアとしても使えるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（中小規模の企業向け） シンプルで簡単 メッセージ機能 【〇】 【〇】 フォルダ管理 【〇】 【〇】 注意点 5名以上での利用が前提 他ツールとの連携が乏しい 料金 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり（最長1カ月間限定） ・有料プランは440円/ユーザー/月（月払い）～ 公式サイト 「Stock」の詳細はこちら 「iQube」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 企業がナレッジを「蓄積すべき理由」と「放置するリスク」 ここでは、「企業がナレッジを蓄積・共有すべき理由」と「ナレッジの共有を放置するリスク」について紹介します。ナレッジを蓄積、共有しないと生じてしまう問題を理解して、自社の情報共有を促進させましょう。 ナレッジの蓄積・共有が必要な5つの理由 ナレッジの蓄積・共有が必要な理由としては、以下の5つがあります。 質の高い業務を実現する せっかく得たノウハウを個人で抱えていては、全社的にクオリティの高い業務を実現することができません。したがって、個人のノウハウ・ナレッジは社内で共有する必要があります。 問題の解決を効率化する 問題が起こった際に経緯や解決方法をナレッジとして残しておけば、その後同じ問題が起こった際に参考にできます。 質問対応の時間を減らす 業務で躓きそうな点をマニュアルやwikiとしてまとめておけば、部下やメンバーからの質問に都度回答する手間を省けます。 教育の質を均一化する 社員教育の方法をナレッジとして書き留めておくと、誰が教育を担当しても新人育成を成功に導けます。 顧客問い合わせ業務を円滑化する よくある問い合わせをナレッジにしておけば、都度調べたり他の部署に確認したりする工数を省けるので、顧客対応を円滑化できます。 このように、ナレッジを蓄積すべき業務は多岐に渡り、事務から接客までほぼすべての業務でナレッジ共有が必要と言えます。そこで、ナレッジの活用に成功している企業は、「ナレカン」「ナレカン」のような”社内の誰もが簡単に使えるツール”を使って、ナレッジ蓄積・共有をしているのです。 ナレッジ共有不足による問題とリスク ナレッジ共有が不足している企業が抱える大きな問題の1つとして、「業務の属人化」が挙げられます。 特定の社員しか業務の進捗や進め方を把握していない「属人化」が起こると、その従業員がいない場合に、作業に時間を要したり、ミスが発生したりする可能性が高まるのです。 業務がうまく進まなければ顧客からクレームが寄せられたり、信用を失ったりといった悪影響を及ぼします。このような問題とリスクを防ぐためにも、ナレッジ共有は重要だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ITツールでナレッジ蓄積するメリット3選 以下では、ナレッジ蓄積ツールを利用するメリットを3つ解説します。これまで紙やWord、Excelでナレッジを蓄積していた方は必見です。 （1）ナレッジの形式を統一しやすい 1つ目のメリットは、ナレッジの形式を自社で統一しやすいことです。 たとえば、紙にはテキストベースでしか情報が残せず、Excelなどは「セル」の体裁を整えるのに一苦労です。一方、ITツールであれば、テキストや画像のほか、ファイルも一元化できるため、自社に合った形式でナレッジを統一していくことができます。 以上のように、自由度の高いナレッジ蓄積ツールを使えば、見やすい状態でナレッジを作成できます。 （2）簡単に共有できる 2つ目のメリットは、ナレッジの共有に手間がかからないことです。 紙やExcel、Wordでナレッジを作成すると、ファイリングしたり、メールに添付して共有したりする必要があり面倒です。また、ナレッジの記載場所が決まっていないと情報が分散しやすいデメリットもあります。 一方で、ナレッジ蓄積ツールを利用すれば、ひとつのツール上でナレッジの蓄積から共有までできるのです。そのため、今日では、更新した情報を任意のメンバーにリアルタイムで共有できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを使って、ナレッジを共有する企業も多いのです。 （3）セキュリティ対策が強固 3つ目のメリットは、セキュリティ機能が万全であることです。 「情報の暗号化」や「国際規格認証」などのセキュリティが担保されているツールであれば、不正アクセスやウイルス感染を防げます。そのため、個人情報や会社の機密データが漏えいするリスクも解消されるのです。 したがって、ナレッジは社内の重要な情報を含むので、強固なセキュリティを備えたツールが必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ これで上手くいく！社内でナレッジの蓄積を促す5つの方法 以下では、ナレッジの蓄積・共有を促す方法を5つ解説します。「ナレッジが正しく活用される仕組み」を作るためにも、以下の方法を必ず実践しましょう。 （1）運用ルールを整える まずは、ナレッジの運用ルールを整えましょう。 ナレッジの運用ルールを具体化させておかなければ、社員はどのような知識を蓄積すべきか分からなくなり、結果としてナレッジの蓄積・共有が進みません。また、従業員がナレッジの重要性を理解できず、属人化が解消されない事態が懸念されます。 したがって、「効率的に作業を進めるためのナレッジを共有する」「定期的にナレッジの重要性を認知させる」など、ルールを定めたうえでナレッジの蓄積を求めましょう。 （2）投稿のハードルを下げる 次に、「投稿のハードル」を下げて、ナレッジの蓄積を進めましょう。 ナレッジを共有できる環境が整っても「投稿のハードル」が高ければナレッジの蓄積は進みません。そのため、「どこに・どの情報を残せば良いのか」を明確にし、メンバーがナレッジを投稿しやすい環境をつくることが重要です。 たとえば、はじめのうちは少数のチームでナレッジを蓄積し、ナレッジが蓄積されてきた段階で徐々に人数を増やしていくと、投稿しやすい環境をつくれます。 （3）ナレッジを定期的に更新する ナレッジが投稿されたら、定期的に更新することを仕組み化しましょう。 情報の更新を怠れば、古すぎて使えないナレッジになる恐れがあります。その結果、ナレッジを蓄積する意義が失われ、ナレッジを残す文化が定着しません。 したがって、ナレッジの信憑性を高めるために、定期的にナレッジを確認し、最新の情報にアップデートする必要があるのです。 （4）従業員への評価を見える化する ナレッジの蓄積・共有に関する評価を可視化させることが重要です。 たとえば、「ナレッジ蓄積に貢献した分の評価基準」や「共有したナレッジを使って得た成果」を共有し、従業員が自他のパフォーマンスを評価できるようにします。社内のドキュメントやITツールを活用し、評価や実績を可視化するのです。 したがって、「誰がナレッジを積極的に投稿しているか」や「どのナレッジが実際に活用されているか」を一目で把握できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールが、人事評価にも活用できて便利です。 （5）操作が簡単なツールを使う 最後に、長期的な運用サイクルが見込めるツールを使うべきです。 「便利そうだから」と多機能なツールを選ぶと、操作が複雑で社員が正しく使いこなせない恐れがあります。また、使わない機能ばかりで、余計に金銭的なコストがかかってしまえば、ツールの乗り換えを検討しなければなりません。 したがって、長期的に運用を続けていくためにも、全社員が使えるようなシンプルなツールを使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ナレッジを蓄積・共有できるツールまとめ ここまで、ナレッジ蓄積ツール8選や選び方を中心に紹介しました。 ナレッジ蓄積ツールは、社内の全部署で使うので、ITツールを使い慣れていない社員もスムーズに使えることが重要です。また、記載や投稿が簡単なツールなら、ナレッジを共有するハードルが下がり、企業の成長に欠かせないナレッジがどんどん蓄積されます。 さらに、既にExcelや紙で保管しているナレッジをITツールに移行して見やすく整理できるツールであれば、一からナレッジを蓄積する手間を解消できるのです。 結論、自社が導入すべきは、「記事」「質問」形式でナレッジを蓄積でき、AIを活用した「自然言語検索」で即アクセスできるツール『ナレカン』一択です。また、ナレカンには「要約機能」「重複判定機能」など、生成AIを活用した便利機能が多数備わっています。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、社内のナレッジを簡単に蓄積する仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内のナレッジ蓄積に効果的な方法3選！おすすめツールも紹介

顧客の情報を扱ったり、社外と重要なやりとりをしたりする企業においては、機密情報が漏えいしてしまうリスクがあります。そのため、「ファイルの暗号化」は情報の流出のリスクを減らす手段として有効です。 しかし、なかには「ファイルを暗号化したいがやり方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイルの暗号化のやり方や情報管理におすすめのツールを中心にご紹介します。 社内の機密情報が記載されたファイルを安全に管理したい ファイルを暗号化して、外部からの不正アクセスを防ぎたい 社内の情報を安全に管理できる高セキュアなツールを導入したい という方はこの記事を参考にすると、ファイルの暗号化の方法が分かるだけでなく、社内情報を高セキュアな環境で管理できる方法まで見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ファイルの暗号化とは2 ファイルを暗号化するメリットとは2.1 （1）情報漏えいを防ぐ2.2 （2）ウイルス対策になる2.3 （3）社外からの信頼を得られる3 【セキュリティ対策】ファイルを暗号化する方法3選3.1 （1）WindowsのEFS・IRM機能を利用する3.2 （2）Zipファイルにパスワードをつける3.3 （3）ファイル暗号化ソフトを利用する4 ファイルを暗号化するときの4つの注意点とは4.1 （1）暗号化・復号化に手間がかかる4.2 （2）パスワードを忘れると復元ができない4.3 （3）PCのパフォーマンスが落ちるリスクがある4.4 （4）パスワード・ファイルの管理が煩雑になる5 【必見】煩雑なファイル管理を解消する高セキュアなツール5.1 情報漏えいのリスク回避に最適なツール「ナレカン」6 【番外編】ファイルの暗号化を解除する方法7 ファイル暗号化の方法と情報管理におすすめのツールまとめ ファイルの暗号化とは ファイルの暗号化とは、第三者に知られたくないデータやファイルにパスワードを与えて特殊な形式にし、他人が解読できないようにすることです。 ビジネスにおいては、機密情報を管理・共有しなければならない場面が多くあります。しかし、適切に情報を扱えていない場合、PCの紛失やウイルス感染、メールの誤送信などによって情報漏えいのリスクがあるのです。 そこで、ファイルを暗号化することで、自社や取引先、顧客の機密情報の漏えいを防ぎ、「自社の信用」「社員の安全」を守ることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイルを暗号化するメリットとは 以下では、ファイルを暗号化するメリットについて解説していきます。ファイルの暗号化を考えている方は必見です。 （1）情報漏えいを防ぐ ファイルを暗号化すると、パスワードを知っている人しかその情報にアクセスできないため、情報漏えいを防ぐことができます。 一方、暗号化されていないファイルは、誰でも閲覧し、編集することができます。そのため、第三者にパソコンが渡ってしまうと、機密情報であっても簡単に閲覧できてしまうのです。 また、万が一暗号化されていないファイルでメールを誤送信してしまうと、受信したユーザーはデータを閲覧できてしまいます。したがって、パソコン紛失や誤操作による情報漏えいのリスクを防ぐために、ファイルの暗号化は有効です。 （2）ウイルス対策になる 2つ目のメリットは、ウイルス感染を防げる点です。 ファイル暗号化すれば、パソコンがウイルス感染やサイバー攻撃を受けてもデータ流出を防げます。なぜなら、パソコン内のファイルが盗まれたり、外部に流出してしまったりした場合でも、暗号キーを持っていないユーザーにはファイルが閲覧できないためです。 以上のように、ファイル暗号化をしておくことで悪意あるユーザーの被害を受けず企業の機密情報が守られます。 （3）社外からの信頼を得られる ファイルを暗号化することで、社外からの信頼を得られるというメリットがあります。 メールの誤送信や漏の可能性の高い企業は信頼を得られず、取引が破綻しかねません。取引先や顧客と情報の受け渡しをするときに、適切なセキュリティ対策が施されていれば、社外へ自社のセキュリティ基準の高さをアピールできます。 したがって、ファイルの暗号化といったセキュリティ対策をすることで社外からの信頼を得ることができ、円満な取引ができるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【セキュリティ対策】ファイルを暗号化する方法3選 以下では、ファイルを暗号化する方法について解説していきます。自社のセキュリティ対策としてファイル暗号化を取り入れたい方は必見です。 （1）WindowsのEFS・IRM機能を利用する 1つ目は、Windowsの暗号化機能を使う方法です。Windowsには、EFSとIRMという2つの機能ファイル暗号化機能があります。 EFS機能 Windowsに標準搭載されている保護機能です。簡単な操作で暗号化できるため、扱いやすさに優れています。また、ユーザーは、パスワードなしで元のデータを閲覧できないことが大きな特徴です。 IRM機能 Office製品に対して設定できる保護機能です。ファイルを共有するときに、ユーザーごとにアクセス許可レベルを設定できます。WordやExcelでデータをやり取りする場合は、IRM機能を活用しましょう。 （2）Zipファイルにパスワードをつける 2つ目に、ファイルをZip形式に圧縮し、パスワードをつけて暗号化する方法です。 この方法は、手軽に利用できるため多くの企業に取り入れられていますが、セキュリティ強度が低く、解読のリスクが高いと言われています。 そのため、重要なファイルはより強度の高い方式で保存する必要があり、セキュリティ対策として万全とは言えないため注意が必要です。 （3）ファイル暗号化ソフトを利用する 3つ目に、ファイル暗号化のソフトやツールを導入する方法です。 無料で使えるツールは暗号化の強度が低いこともある一方で、有料の製品は暗号化の強度が高く、メールの誤送信を防ぐ機能がついているなど高機能なものもあります。 そのため、ソフトを導入するときには、暗号化したいファイルの特性や製品の特徴を考慮しながら選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイルを暗号化するときの4つの注意点とは 以下では、ファイルを暗号化するときの注意点について解説していきます。ファイルの暗号化をしたい方は押さえておきましょう。 （1）暗号化・復号化に手間がかかる まずは、暗号化と復号化に手間がかかることです。 平文であればファイルを開けばすぐに読める一方で、ファイルを暗号化する場合、暗号化と復号化の両方に「パスワードを考えて入力する」「パスワードを確認して入力する」という手間がかかります。 以上のように、ファイルの数が増えるたびに小さな手間に多くの時間を使ってしまい、結果的に生産性を低下させてしまうのです。 （2）パスワードを忘れると復元ができない 次に、パスワードを忘れると復元ができないことです。 暗号化したファイルのパスワードを忘れるとデータの復元が難しいと言えます。そのため、専門の業者に復元を依頼しなければならなかったり、依頼したとしても暗号の種類によっては一部破損したりしている可能性も高いのです。 しかし、パスワードを安易なものにすると解読される危険性があるため、複雑なものにする必要があります。そのため、複合化できないという事態にならないよう、パスワードは厳重に管理しましょう。 （3）PCのパフォーマンスが落ちるリスクがある ファイルを暗号化するツールやソフトを導入することで、PCのパフォーマンスが落ちてしまうというリスクもあります。 暗号化処理に時間がかかると、他の作業にも影響がおよび、生産性の低下を招いてしまうのです。そのため、PCのパフォーマンスを維持するためにも、処理スピードが早く、PCへの負担が少ないツールを使いましょう。 たとえば、ファイルのセキュリティ保護のためのツールには、対象ファイルの大きさや容量に対応したツールを選ぶことが大切です。 （4）パスワード・ファイルの管理が煩雑になる 最後に、ファイルの暗号化には、パスワード・ファイルの管理が煩雑になるといった注意点があります。 ファイルの暗号化に必要なパスワードが増えると、その分管理が煩雑になりがちです。せっかくファイルを暗号化して機密情報を守っていても、パスワードの管理がずさんでは、情報漏えいにつながりかねません。 そのため、「ナレカン」「ナレカン」のような、あらかじめ強固なセキュリティ体制が施されたツール上で、ファイルを始めとする情報の管理・共有をする方法も検討するのもおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】煩雑なファイル管理を解消する高セキュアなツール 以下では、煩雑なファイル管理を解消する高セキュアなツールを紹介します。 ファイルの暗号化は、社内の機密情報を管理するうえで、情報漏えいを防いだり、社外からの信頼を得たりするメリットがあります。そのため、社内情報の保護のためのパスワード設定なども重要です。 しかし、パスワード・ファイル管理は煩雑になりがちなため、一度失くしてしまうと復元に時間がかかったり、誰も確認できなくなったりしてしまいます。そこで、高いセキュリティ水準をもったツール上で、ファイル管理をすれば情報漏えいのリスクをなくせます。 結論、社内の機密情報の管理に最適なツールは、国際セキュリティ資格を取得しており、ファイルの閲覧権限も設定できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、記事に画像やファイルを添付して情報を蓄積・管理できるうえ、フォルダのアクセス権も自由に設定可能なので、情報がむやみに露出する恐れもありません。また、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られるため、大企業でも安全に運用可能です。 情報漏えいのリスク回避に最適なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【番外編】ファイルの暗号化を解除する方法 以下は、Windows10でのファイル暗号化を解除する方法になります。 データを暗号化した時のユーザーアカウントでWindowsにサインインします。 暗号化を解除したいデータアイコンを右クリックします。 表示された右クリックメニューから、[ファイルの所有権]＞[個人用]を選択します。 以上の手順を踏まえると、暗号化を解除できます。また、Windows11Proの場合は、最初に[その他のオプションを確認]を選択することで、従来の右クリックメニューが表示されるので、手順3の操作をすれば解除可能です。 参照：マウスコンピューターHOME＞アフターサポートトップ＞FAQ・検索 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル暗号化の方法と情報管理におすすめのツールまとめ これまで、ファイル暗号化の方法や情報管理におすすめのツールを中心にご紹介しました。 社内の機密情報を管理するときは、ファイルを暗号化することで情報漏えいを防ぐことができます。ただし、多くの企業が利用するZip形式に短縮する方法はセキュリティ水準が低いと言われているため注意が必要です。 また、暗号化されたファイルが膨大な量になると、管理が煩雑になりがちです。そのため、定期的な管理が行き届くように、全社員が簡単に運用できる操作性でありつつ、高いセキュリティ基準を保持した情報管理ツールを導入しましょう。 結論、自社で活用すべきなのは、社内の機密情報を高度なセキュリティ基準のもと、任意のメンバーのみファイルを共有・管理できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、社内のファイルを安全に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

ビジネスでは、業務で得たノウハウや知識などのナレッジを社内に発信して、ほかの社員が確認できるようにすることが重要です。さらに、ツールを使えばよりスムーズにナレッジを共有できるので、属人化の解消や教育コストの削減などの効果を得られます。 しかし、ナレッジ共有ツールは多岐に渡るため「どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのナレッジ共有ツール9選や選び方を中心にご紹介します。 種類別にナレッジ共有ツールの特徴を知りたい 選定ポイントとともに自社に合うナレッジ共有ツールか判断したい 社内でナレッジやノウハウの蓄積・共有を促す方法を確認したい という方はこの記事を参考にすると、自社のナレッジ共有に最適なツールが分かり、業務の負担を解消できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ナレッジ共有ツールとは1.1 ナレッジ共有ツールの目的1.2 ナレッジ共有ツールの機能2 ナレッジ共有ツールの導入メリット4選2.1 （1）ナレッジの属人化を防ぎやすくなる2.2 （2）業務時間を短縮できる2.3 （3）教育コストを削減できる2.4 （4）ノウハウを気軽に記載できる3 社内の積極的なナレッジ蓄積・共有を促す方法4 無料あり！圧倒的に使いやすいナレッジ共有ツール2選4.1 【ナレカン】100人以上規模の大企業に適したナレッジ管理ツール4.2 【Stock】最も簡単にナレッジをシェアできるツール5 チャット型のナレッジ共有ツール3選5.1 【Slack】チームのコミュニケーションを整理できるツール5.2 【Chatwork】中小企業向けのビジネスチャットツール5.3 【Microsoft Teams】リモートワークに役立つMicrosoft365ツール6 ファイル管理型のナレッジ共有ツール2選6.1 【Google Drive】さまざまなファイルを集約できるツール6.2 【Dropbox】個人からでも使えるファイル共有ツール7 多機能なナレッジ共有ツール2選7.1 【Notion】オールインワンの社内情報共有ツール7.2 【Qiita Team】情報を手軽に共有できるツール8 ＜比較表＞おすすめの社内ナレッジ共有ツールの一覧9 ナレッジ共有ツールの選定ポイント4選9.1 （1）テンプレート機能が備わっているか9.2 （2）マルチデバイスに対応しているか9.3 （3）セキュリティが優れているか9.4 （5）社内全員にとって使いやすいか10 ナレッジ共有が課題になりやすい理由11 おすすめの社内ナレッジ共有ツールまとめ ナレッジ共有ツールとは はじめにナレッジ共有ツールの概要について説明します。ナレッジ共有ツールを検討する前に基本事項を確認しましょう。 ナレッジ共有ツールの目的 ナレッジ共有ツールとは、ナレッジを社内全体で確認・共有できるツールです。 スムーズに業務を進めるには、日ごろからナレッジ（知識や知見）を共有して有益な情報を社内に残すことが大切です。しかし、紙やWord、Excelでは複数人での管理が難しく、ナレッジの管理が属人化してしまいます。 そこで、ナレッジの蓄積・共有を一元化する「ナレッジ共有ツール」を使えば、社員全員がすぐに目的の情報を確かめられます。業務に関する知識が浸透していれば、結果として業務効率化にもつながるのです。 ナレッジ共有ツールの機能 ナレッジ共有ツールの機能一覧は以下の通りです。自社のナレッジ共有を活性化するうえで最適なものを判断しましょう。 ドキュメント管理機能 社内文書の作成・保存・共有をすることができる機能です。会議資料の制作から共有までがツール上で完結します。 ファイル共有機能 ファイルをメンバー間でアップロードして、ダウンロードすることができる機能です。サービスによっては容量が大きいファイルの共有にも対応しているので、ツール上でファイルを一元管理可能になります。 掲示板やメッセージ機能 メンバーにメッセージや報告を送り合える機能です。サービスによっては共有先のメンバーを限定できるので情報漏洩を防げます。 Q&A機能 社内メンバー間でよくある質問事項を一元化する機能です。簡単に編集可能でナレッジを更新しやすく、新入社員への質問対応の業務負担の軽減や属人化を防げます。 以上の機能によって、ナレッジ共有ツールによって業務をスムーズに行うことが可能になったり、社内ナレッジを共有して属人化を防いだりすることができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ナレッジ共有ツールの導入メリット4選 以下では、ナレッジ共有ツールのメリットを4つ解説します。これまでアナログな手法でナレッジを共有していた担当者の方は必見です。 （1）ナレッジの属人化を防ぎやすくなる はじめに、ツールにはナレッジの属人化を防ぎやすくするメリットがあります。 紙やExcelでは管理が煩雑になりやすく「目的の情報がどこにあるか分からなくなる事態」も起きがちです。このようにナレッジが属人化すると、異動や退職とともに有益なノウハウも流出し、業務の穴を埋めるまでに時間がかかってしまいます。 しかし、ツールを使えば一人ひとりのナレッジが一カ所に集約されます。そのため、社員全員がすぐにナレッジへアクセスできるようになるのです。 （2）業務時間を短縮できる 次に、業務時間を短縮できることもメリットです。 たとえば、問い合わせ業務の場合、過去の問い合わせと対応履歴をツールにまとめておけば瞬時にすべきことが分かります。そのため、逐一担当者に質問する必要がなくなり、業務のスピードを上げられるのです。 また、多くのツールには「検索機能」が備わっており、蓄積するナレッジが増えても必要な情報をスムーズに探し出せます。 （3）教育コストを削減できる 次に、ツールを使えば教育にかかる時間的なコストも削減できます。 ナレッジには業務の進め方やポイントが記載されており、新入社員向けのマニュアルとしても使えます。そのため、上司は部下に付きっきりで教える必要がなくなり、上司が忙しくても部下はマニュアルを見て対処できるようになります。 とくに、「ITに詳しくない人でもすぐに使いこなせるツール」であれば、操作を教える時間もかからないので、別の業務への労力も増やせます。 （4）ノウハウを気軽に記載できる 最後に、ツールを使えばノウハウを気軽に記載できます。 ナレッジ共有ツールを導入するとノウハウを書く場所が確保できるので、社員が持つ知識を共有しやすくなります。さらに、ツールであれば紙と比べて社内情報を簡単に更新しやすい点もメリットです。 したがって、「〇〇な状況の時に××の対応をしたらお客様が納得された」といったノウハウの共有方法に困っている場合は、ツールを導入すると気軽に記録できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内の積極的なナレッジ蓄積・共有を促す方法 以下では、社内のナレッジ蓄積・共有を促す方法を3つ解説します。 ナレッジの蓄積・共有に積極的な人を評価する 社内のナレッジ共有を促すには、評価制度を整えておくことが重要です。そのためには、「誰が積極的にナレッジを共有しているか」が把握できるようにしておきましょう。 本当に使われるナレッジだけを集める ナレッジを蓄積しても、誰にも使われなければ意味がありません。また、不要な情報が多ければ検索もしづらくなるので、各ナレッジの利用状況が一目でわかるようにしておくと便利です。 検索性に優れたツールを使う 必要なナレッジに誰もが即アクセスできるように、検索機能が充実したツールを導入しましょう。たとえば、AIによる「自然言語検索」に対応していると、会話をするように検索できます。 社内の積極的なナレッジ蓄積・共有を促すポイントを押さえ、自然にナレッジが共有される仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 無料あり！圧倒的に使いやすいナレッジ共有ツール2選 以下では、圧倒的に使いやすいナレッジ共有ツール2選をご紹介します。 ナレッジをツールで管理することで、社内の情報を一元化し、ノウハウの属人化を防止できます。そして、ツールを選ぶ際には「誰もが目的の情報をすぐに探し出せる」ように、高精度の検索機能が備わっているツールが最適です。 とくに、検索の操作方法が複雑だったりキーワードを入力しても欲しい情報がヒットしなかったりすると、業務が遅滞します。そのため、ナレッジの共有は、社内メンバーの検索スキルに依存せず、誰もが必要な情報にすぐたどり着けるツールを導入しましょう。 結論、ナレッジ共有に最適なツールは、誰でも社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に書き残したナレッジは、”ヒット率100%”の「キーワード検索」によって簡単に確認可能です。また、生成AIを活用した「自然言語検索」によって、ツール内の情報を検索できるので、「検索しても欲しい情報が見つからない」というストレスから解放されます。 【ナレカン】100人以上規模の大企業に適したナレッジ管理ツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ＜【画像付き】ナレッジ共有の例＞ 以下では、実際に「ナレカン」「ナレカン」を使用してナレッジ共有のやり方を解説します。ITに不慣れな方でも簡単にナレッジが共有できるので、参考にしてみてください。 1．はじめに、部署ごとのフォルダを作成していきます。（赤枠） 2．作成した部署フォルダの中にさらにフォルダを追加していきます。（黄枠） 3．ステップ2で作成したフォルダ内に記事（ナレッジ）を蓄積していきます。記事には、テキストだけでなく、動画やファイルも添付できます。 ナレカンの場合、記事に「コメント」を紐づけられるので、メールやチャットなどを仲介することなく、メンバーとやりとりできるのが特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Stock】最も簡単にナレッジをシェアできるツール 「Stock」は、無料から使えて、非IT企業の方におすすめのノート型のナレッジ共有ツールです。 Stockの「ノート」にナレッジを記載すれば、情報を流さずに蓄積できます。さらに、ノートには「メッセージ」が紐づいているので円滑なやりとりが図れるほか、「フォルダ」を使えばカテゴリごとにナレッジを振り分けられます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ チャット型のナレッジ共有ツール3選 以下では、チャット型のナレッジ共有ツール3選をご紹介します。円滑なコミュニケーションを重視している方におすすめです。 【Slack】チームのコミュニケーションを整理できるツール ＜Slackの特徴＞ ナレッジを分類できる 「チャンネル」機能を使って部署やプロジェクトごとにチャンネルとメンバーを設定すれば、ナレッジを分類できます。 セキュリティ機能 すべてのデータは暗号化されるほか、機密性の高い情報やナレッジを「プライベートチャンネル」で管理すれば閲覧制限を設けられます。 ＜Slackの機能・使用感＞ 気軽なやりとりができる メッセージごとにリアクションを送れるため、逐一テキストで返信する手間が省けて、スピーディなやりとりができます。 チャンネルの管理がしやすい 管理者であれば、チャンネルのメンバー数やプロジェクト名を一覧で見られます。 ＜Slackの注意点＞ メッセージを見逃しやすい 「スレッド表示が流れてしまい、うっかり既読にしてしまい、見逃すことが発生しがちなので、使い方のせいかもしれませんが、気になります。もしかしたら使い慣れると問題とは感じない点かもしれません。」というユーザーもいます。（引用：ITreview） 検索機能が不十分に感じる可能性がある 「テキスト検索のレスポンスが遅い」というユーザーもいます。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：無料 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ （参考: Slackの料金体系） Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Chatwork】中小企業向けのビジネスチャットツール ＜Chatworkの特徴＞ マイチャット機能 自分だけが見られる「マイチャット機能」があり、送信したいナレッジの下書きや業務中に得た知識のメモなどに役立ちます。 通知機能 デスクトップ通知・メール通知・プッシュ通知などさまざまな通知方法によって、ナレッジの見逃しを防止できます。 ＜Chatworkの機能・使用感＞ メッセージとタスクを紐づけられる メッセージをタスク設定できるほか、具体的な日時や担当者も決められます。 タスクのステータスが分かりやすい 「未完了タスク」「完了タスク」「期限切れ」など、ステータスごとにタスクが表示されるため、分かりやすいです。 ＜Chatworkの注意点＞ フリープランはメッセージの閲覧制限がある フリープランは「直近40日以内」のメッセージしか閲覧できません。そのため、ビジネスで利用するなら有料プランが前提となります。 過去のメッセージやファイルを見つけづらい 一部のユーザーからは「過去のメッセージやファイルの検索機能がもう少し洗練されているとさらに良いと感じます」との声もあります。（引用：ITreview） ＜Chatworkの料金体系＞ フリー：無料 ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い） エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い） （参考: Chatworkの料金体系） Chatworkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Microsoft Teams】リモートワークに役立つMicrosoft365ツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ 資料を一か所にまとめられる 会議中に送信されたファイルやチャットのやりとりはそのまま残るので、重要なナレッジやノウハウをまとめて保存できます。 翻訳機能がある 翻訳機能が搭載されているため、国籍の違うメンバーがいるチームでもナレッジ共有が円滑に進みます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ チャット形式のやりとり チャットではテキストだけでなく、画像やファイルも添付できるため、一度に多くの情報を伝えられます。 メンバーを簡単に招待できる 「Teamsに招待」をクリックすると、TeamsのURLが自動でコピーされて、任意のアドレスへ送信できます。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ 無料版は個人向け 無料版は、ビデオ通話が1:1でしかできず、時間も30分までの制限があるので、法人利用する場合は有料化が前提です。 うまく検索できない 一部のユーザーからは「チャットやチャネル内の情報を検索する際に、うまく検索できないことが多い」との声もあります。（引用：ITreview） 投稿（スレッド）を探しづらい 一部のユーザーからは「投稿（スレッド）が多くなってくると、どのチームのどこに該当の投稿（スレッド）があるのかを探しにしくくなることがあります」との声もあります。（引用：ITreview） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ Microsoft Teams：0円 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月 （参考: Microsoft Teamsの料金体系） Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル管理型のナレッジ共有ツール2選 以下では、ファイル管理型のナレッジ共有ツール2選をご紹介します。目的のファイルへすぐにアクセスしたい方におすすめです。 【Google Drive】さまざまなファイルを集約できるツール ＜Google Driveの特徴＞ ナレッジのファイルを集約できる PDFファイルやドキュメントファイル、動画ファイルなどさまざまなファイルを集約して管理できます。 マルチデバイスに対応している マルチデバイスに対応しており、移動中や営業先でも簡単にナレッジを探せます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ ファイルの絞り込みができる ファイルの作成者や更新日時で絞り込み検索ができるので、目的のファイルへスムーズにたどり着けます。 ファイルを誤削除するリスクを防げる ファイルを「ゴミ箱」へ移動しても、30日間保存されるため、誤って削除してしまうリスクを防げます。 ＜Google Driveの注意点＞ ファイルを探すのに時間がかかる 「必要なファイルを探すのに少し時間がかかることがあります。ドライブ内のレイアウトはリストタイプを使用していますが、マウスオーバーしたときにファイル内容が見れたりするといいと思います」というユーザーの声もあります。（引用：ITreview） 検索性が悪い 「ファイルのフォルダ移動の際に、検索の使い勝手が悪く移動したいフォルダがすぐに見つかりにくいため、文字で検索やフォルダツリーのようなものがあると良い。」というユーザーの声もあります。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 以下では、ビジネス利用向けのサブスクリプションプラン「Google Workspace」の料金体系を紹介します。 個人向け：0円 Business Starter： 950円/ユーザー/月 Business Standard：1,900円/ユーザー/月 Business Plus：3,000円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ （参考: Google Driveの料金体系） Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Dropbox】個人からでも使えるファイル共有ツール ＜Dropboxの特徴＞ ファイルの更新状況が分かる オンラインファイルを編集した日時や編集者が記録されるようになっています。 フォルダ権限の管理ができる フォルダを共有する相手には、編集権限または読み取り専用権限のどちらかを付与できるため、セキュリティ面も安心です。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 一度に多くのファイルを残せる 無料プランでも、ファイルをアップロードしたりDropbox内で作成したりして、多くの情報を残せます。 ファイルをリンクで共有できる リンクをコピーすればファイルを共有でき、大量の数値が書かれたExcelや会議のドキュメント資料を簡単にメンバーに共有することが可能です。 ＜Dropboxの注意点＞ ファイル形式でしか情報を残せない DropBoxには、ExcelやWordなどファイル形式でしか情報を残せません。そのため、ExcelやWordにありがちな「ファイルを開くのに時間がかかる」という悩みを解消できないので注意しましょう。 データ書類の訂正箇所がわからない ユーザーの中には、「書類の何処が訂正になったか目印がでるとわかりやすい。」との声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系（ビジネス向けプラン）＞ Basic：0円 Plus（個人向け）：1,500円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い Essentials：2,400円/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ （参考: Dropboxの料金体系） Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 多機能なナレッジ共有ツール2選 以下では、多機能なナレッジ共有ツール2選をご紹介します。ITに詳しいチームにおすすめです。 【Notion】オールインワンの社内情報共有ツール ＜Notionの特徴＞ 自社に必要なシステムに近づけられる カスタマイズ性が高いため、自社が必要とするシステムを自由に作成できます。 チーム間の連携ができる チームスペースをメンバーで共有することができます。複数人で編集することが可能なのでプロジェクト遂行に適しています。 ＜Notionの機能・使用感＞ 資料作成を自在にできる フォルダ管理機能・検索機能・ドラック＆ドロップ機能・リンク付け機能が搭載されており、直観的に資料を作成・編集・保管を行うことができます。 優れたプロジェクト管理機能 プロジェクトの対応期限やステータス・参考資料などの情報を表形式で視覚化できます。また、編集したときにほかのメンバーへ通知を飛ばす機能も備わっています。 ＜Notionの注意点＞ 大量のデータを扱うと重くなる 「大量のデータを扱うときに動作が重くなることがあるので、表示のレスポンスがもう少し改善されるとよいと思います」というユーザーの声もあります。（引用：ITreview） データや表の単量管理は難しい 実際に利用しているユーザーの中には、「企業として導入した際に、すんなり使いこなせる方もいれば慣れるのに時間がかかる社員もいるかと思うのでテンプレートの充実化やマニュアルなどをデフォルトで置いてあると初心者でも設計しやすいのかなと感じました。」との声もあります。（引用：ITreview） ＜Notionの料金体系＞ フリー：0円 プラス：¥2,000/ユーザー/月 ビジネス：¥3,000/ユーザー/月 エンタープライズ：要問合せ （参考: Notionの料金体系） Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Qiita Team】情報を手軽に共有できるツール ＜Qiita Teamの特徴＞ セキュリティ体制が万全 IPアドレスによるアクセス制限や2段階認証など、プランによっては不正なアクセスを防ぐための高度セキュリティ体制がとられており、安心して利用できます。 コミュニケーションがスムーズ 記事ごとにコメント欄でやりとりしたり、文書を読んでほしい人に通知を送信したりできるため、コミュニケーションがスムーズになります。 ＜Qiita Teamの機能＞ 豊富なテンプレート 日報や議事録をはじめ、業務に役立つ豊富なテンプレートが標準搭載されています。 コメント機能 コメント機能を利用すれば、ナレッジに関する議論や指摘がスムーズにできます。 ＜Qiita Teamの注意点＞ 共同編集が難しい場合がある ユーザーの中には、「共同編集時にほかの人と編集画面が異なっている場合がある」という声がありました。（参考：ITreview） ＜Qiita Teamの料金体系＞（左右にスクロール可） プラン Personal Micro Small Medium Large Extra ユーザー数（上限） 1人まで 3人まで 7人まで 10人まで 17人まで 17人以上（IPアドレス制限あり） 料金 500円/月 1,520円/月 4,900円/月 7,050円/月 15,300円/月 15,300円～/月 （参考: Qiita Teamの料金体系） Qiita Teamの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜比較表＞おすすめの社内ナレッジ共有ツールの一覧 以下は、ナレッジ共有ツールの一覧表です。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Slack Chatwork Microsoft Teams Google Drive Dropbox Notion Qiita Team 特徴 100人以上の規模の企業もストレスなく使える 最も簡単にナレッジを共有できる 円滑なコミュニケーションができる チャットとタスク管理が同時にできる リモートワークにも対応できる さまざまな形式のファイルを残せる 個人プランでも多くのファイルを保存できる 自社に必要なシステムに近づけられる 高度なセキュリティでナレッジを守れる シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 スマホ・タブレットでも使える 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 過去の会話を探すのに苦労する場合がある ビジネスで利用する場合、有料プランへの加入が前提となる 投稿を探しづらい ファイルを探すのに時間がかかる データを誰でも編集出来てしまう 多機能で手間がかかる 共同編集が難しい場合がある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円～/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは840円～/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは599円～/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは950円～/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円～/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは$10～/ユーザー/月 ・無料プランなし ・有料プランは500円～/ユーザー/月 公式サイト 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Chatwork」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「Qiita Team」の詳細はこちら ツールによって料金や機能が異なるため、自社に必要な機能を見極め費用対効果の高いツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ナレッジ共有ツールの選定ポイント4選 ここでは、ナレッジ共有ツールの選定ポイントを4つご紹介します。自社に最適なナレッジ共有ツールを使うためにも、以下の点を押さえましょう。 （1）テンプレート機能が備わっているか まずは、ツールの選定ポイントとして、テンプレート機能の有無を確認すべきです。 テンプレートがなければ、ツールを使ってもナレッジの作成や修正に時間がかかります。とくに、新しいツールを導入する際は使い方に慣れるまでに時間が必要なので、すぐに活用できるテンプレートがあらかじめ用意されていると便利です。 したがって、ナレッジ作成の負担を軽減するだけでなく、内容の質を保つためにも、テンプレート機能が備わっているツールを選びましょう。 （2）マルチデバイスに対応しているか 次に、マルチデバイスに対応しているかを確認しましょう。 スマートフォン対応のツールであれば、移動中や営業先でも使えて便利です。また、すべての社員が簡単にナレッジを確認できるため、社内活用も促しやすくなるのです。 ただし、なかにはスマートフォンの小さな画面では操作しづらいツールもあるので、操作方法やUI（デザイン）が使用端末によって大きく変わるツールかどうか確認しておきましょう。 （3）セキュリティが優れているか 次に、セキュリティが優れているかを確認しましょう。 ナレッジには企業の機密情報も多く含まれます。万が一、ナレッジが漏えいした場合には大きな損害を被りかねないので、ナレッジを管理するツールはセキュリティに細心の注意を払うべきです。 セキュリティを図る基準としては、国際セキュリティ資格の「ISO27001」の取得有無を確認するのがおすすめです。厳格なセキュリティ基準を満たすかどうかを示す指標になるため、必ずチェックしましょう。 （5）社内全員にとって使いやすいか 最後に、ツールは社員全員にとって使いやすいこともポイントです。 とくに、検索機能は誰もが欲しい情報に必ずたどり着けるように、検索スキルに依存せず使えるかを重視しましょう。社員全員が思い通りに使えるツールなら、情報の検索に時間がかかって業務が遅滞することもなくなります。 なかでも、超高精度の「キーワード検索」とAIによる「自然言語検索」を備えた「ナレカン」「ナレカン」は、誰もが必要な情報に即アクセスできるので、ナレッジ共有がスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ナレッジ共有が課題になりやすい理由 ナレッジ共有が課題になりやすい理由は以下の2つです。 ナレッジ共有を評価する制度がない ナレッジを共有しても、評価されない環境では、わざわざ時間をかけて自分の知識を共有しようとはなりません。そのため、「ナレカン」「ナレカン」のように、社内のナレッジ貢献に積極的なメンバーを評価できる”利用状況レポート”機能の備わったツールを導入するべきです。 ナレッジ共有までのハードルが高い ナレッジを共有する場合、公開する文章の構成や書き方、公開する手段など、悩む点が多く手間もかかります。そのため、わずかな手順でナレッジを公開できるツールを導入して、簡単にナレッジを共有できるようにしましょう。 上記の2つを意識すれば、社内のナレッジ共有がより活発になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ おすすめの社内ナレッジ共有ツールまとめ ここまで、おすすめの社内ナレッジ共有ツール9選や選び方を中心に解説しました。 ナレッジ共有ツールを選定するときは、操作のしやすさやセキュリティの厳格さだけでなく「必要なナレッジに即アクセスできるか」を基準にしなければなりません。検索性に優れたツールは、ナレッジの共有・活用が円滑です。 ただし、ファイルサーバーに保管するとファイルの中身が見えず、いちいち開いて確認する手間がかかります。また、どこに何が書いてあるのかがわからず、結局のところナレッジは放置されてしまうのです。 したがって、超高精度の検索機能で思い通りに情報を確認できるうえ、散在しがちな社内のナレッジを一元管理可能なツール『ナレカン』が最適なのです。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で簡単にナレッジを蓄積・共有できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内のナレッジ蓄積に効果的な方法3選！おすすめツールも紹介

業界・職種問わず、マニュアルやビジネス文書を作成する機会は多くあります。そして、文書を作成するにあたっては「Word」が、ビジネス文書を作成するときに役立つソフトウェアとして、多くのビジネスパーソンに利用されています。 しかし、なかには「Wordは簡単に資料を作成できるものの、共有するのに時間がかかる」と感じる方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Wordを上手く共有できない原因と解決策を中心に解説します。 Wordで共有・共同編集できない原因がわからない ビジネスでWordを使うのが適しているかを確認したい Wordよりもスムーズに情報を管理・共有できる方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、Wordを上手く共有できない原因とその解決方法が分かるだけでなく、より簡単かつ正確に情報を共有できる手段を見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 Wordを共有・編集する方法1.1 共有機能を使うパターン1.2 リンクから共有するパターン2 Wordを共有・共同編集できない原因4選2.1 （1）Wordのバージョンが古い2.2 （2）ファイルが最終版になっている2.3 （3）ファイルにマクロが含まれている2.4 （4）インターネットに接続できていない3 ビジネスにWordを使う5つのデメリットとは3.1 （1）共有するのが面倒である3.2 （2）管理が煩雑化しやすい3.3 （3）目的のファイルを探すのに時間がかかる3.4 （4）編集内容の確認に手間がかかる3.5 （5）情報が限定される4 Wordよりも簡単に情報を管理・共有できるツール4.1 社内情報を一元管理し即共有できるツール「ナレカン」5 Wordが共有できない原因と解決策まとめ Wordを共有・編集する方法 ここでは、Wordを共有・同時編集する設定方法をご紹介します。ファイルを共有する方法は、以下の2パターンに分けられます。 共有機能を使うパターン まず、ファイル編集画面の右上に表示されている【共有ボタン】をクリックします。すると、以下の画面が表示されるので、送信先の名前もしくはメールアドレスを入力して、【送信】ボタンを押せば完了です。 ただし、単純に共有するだけでは、相手は「閲覧のみできる状態」のままで編集はできません。そのため、画面の下部に共有した相手が表示されるので、ステータスを「編集可能」に変更しましょう。 リンクから共有するパターン リンクを取得してから共有したい場合は、上記画面の【リンクのコピー】をクリックします。取得したリンクをメールやチャットに貼り付ければ、任意のメンバーのみがアクセスできるようになります。 デフォルトで編集可能な状態になっているので、編集権限を解除したい場合は「リンクを知っている人は誰でも編集できます」をクリックし、以下の画面より「編集を許可します」のチェックを外しましょう。 また、リンクの有効期限や、ファイルのパスワードを設定することで、情報の安全性を高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Wordを共有・共同編集できない原因4選 以下では、Wordを共有・共同編集できない原因4選を解説します。「必要な設定が完了しているのに共有できない」という場合は、以下の内容を確認しましょう。 （1）Wordのバージョンが古い 1つ目の原因は、Wordのバージョンが古いパターンです。 Wordのバージョンが「.97」や「2003」の場合、ファイル形式が「.doc」（2003年以前の古いタイプ）になるため、2007年以降の新しいファイル形式である「.docx」を正常に開けないことがあります。 万が一、古いバージョンを利用しているという方は、ファイル形式を手打ちで「.doc」に書き換えることで解決が見込めます。 （2）ファイルが最終版になっている 2つ目の原因として、ファイルが最終版になっている可能性があります。 「ファイルの最終版」とは、文章の作成が完了した状態のことです。そのため、文書が編集できないように保護されており、変更ができないようになっています。 そのため、ファイルを更新するには、最終版の設定を解除、もしくは共有先の閲覧モードから、編集できるように設定する必要があります。 （3）ファイルにマクロが含まれている 3つ目の原因には、ファイルにマクロが含まれていることが挙げられます。 共有機能でWordを共有すると、通常ブラウザでファイルは開かれます。しかし、マクロが含まれる文書は、ブラウザで開けるように設定されておりません。 したがって、マクロを含むファイルを共有する場合は、Wordの共有機能ではなくメールで共有しましょう。 （4）インターネットに接続できていない 4つ目の原因として、インターネットに接続できていない場合があります。 Wordの共有機能は、クラウドサービス（OneDrive）を利用することで、共有できる仕組みになっています。そのため、インターネット接続がされていないと、OneDriveを使うことができず、Wordの共有もできないのです。 そのため、Wordが共有できないときは、一度Wifi環境を確かめましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ビジネスにWordを使う5つのデメリットとは 以下では、ビジネス文書やマニュアルの作成・共有にWordを使用するデメリットを解説します。ビジネスパーソンに幅広く利用されているWordですが、以下のデメリットを解消しなければ、業務の効率化を図れません。 （1）共有するのが面倒である 1つ目に、Wordは共有するのが面倒だと言えます。 Wordには共有機能が搭載されていますが、ファイルごとに共有・編集のアクセス権を設定しなければならない点が面倒だと言えます。また、メールで共有すると、ほかのやりとりに埋もれてしまい、ファイルが送られたことに気づけない恐れがあるのです。 以上のように、Wordは情報を共有するうえで「スピードさ」と「確実さ」において、ネックになってしまうのです。 （2）管理が煩雑化しやすい 2つ目に、Wordのファイルでの管理は、煩雑化しやすいと言えます。 Wordは、案件ごとにファイルを作成していくため、次第にファイルの数が増えてしまいます。そして、ファイルの数が膨大になった結果、題名から内容を識別することが難しくなり、管理が煩雑化してしまうのです。 以上のように、Wordでデータ管理をしてしまうと、必要な情報がどこにあるか分からなくなってしまう事態を招いてしまうため、ビジネスには不向きなのです。 （3）目的のファイルを探すのに時間がかかる 3つ目に、Wordでは目的のファイルを探すのに時間がかかってしまいます。 Wordは”ファイル形式”なので、情報を確認するのに、都度ファイルを開いて確認する手間がかかります。しかし、業務を効率的に遂行するためには、欲しい情報がすぐに見つかる体制を整えなければなりません。 そのため、昨今では、Wordの代替として「欲しい情報へすぐにアクセスできるITツール」を活用する企業が増えています。たとえば、社内情報を”記事形式”で残していける「ナレカン」「ナレカン」を使えば、欲しい情報に「平均0.2秒」でたどり着けるようになります。 （4）編集内容の確認に手間がかかる 4つ目に、Wordでは編集した内容の確認に手間がかかることが挙げられます。 Wordは、マニュアルやビジネス文書の作成などに活用されることが多く、その時々で内容を修正していくことも少なくありません。そのため、より良い文書を作成するためには、変更した箇所をすぐに把握できなければ不便です。 しかし、Wordの場合、編集履歴を比較することはできるものの、いくつかの操作を挟まなければならないため面倒だと言えます。 （5）情報が限定される 5つ目に、Wordでのデータ管理は、情報が限定されてしまいます。 Wordでの文書作成は、テキストベースであるため、ファイルや画像を共有するには別途送付する手間がかかってしまいます。以上のように、Wordは文書作成に特化されたツールであるため、ビジネスにおいては汎用性が低いソフトと言えるのです。 そのため、自社で使うべきツールは、テキストだけでなく、ファイルや画像もスムーズに格納できるものを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Wordよりも簡単に情報を管理・共有できるツール 以下では、Wordよりも簡単に情報を管理・共有できるツールを紹介します。 Wordは、ビジネス文書の作成などに多く用いられますが、”スムーズな情報共有”という観点では不便だと言えます。また、Wordのファイル管理は煩雑化しやすく、目的の情報を探すのに時間がかかってしまうのです。 一方、情報の共有・管理に特化したITツールを使えば、Wordで起こり得るデメリットをすべて解消することが可能です。とくに、検索機能に優れているITツールであれば、必要な情報を簡単に見つけられるため、社員も活用しやすいです。 結論、自社が導入すべきなのは、マニュアルやビジネス文書を簡単に書き残すことができ、リアルタイムで共有できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキスト・画像・ファイルなどあらゆる方法で情報をまとめられるうえ、任意のメンバーに即共有可能です。また、「ヒット率100%」の超高精度の検索機能によって、欲しい情報がすぐに見つかります。 社内情報を一元管理し即共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Wordが共有できない原因と解決策まとめ ここまで、Wordが共有できない原因と解決策を中心に紹介しました。 Wordは、テキストを残せるソフトウェアとして重宝されています。しかし、データを編集・共有するには、共有機能のアクセス権を設定したり、メールを併用したりしなければならず面倒です。 また、「ファイル管理が煩雑化しやすい」「目的のファイルを探すのに時間がかかる」といったデメリットも生じます。そこで、情報の共有・管理に特化したITツールを導入して、Wordを使うことで生じるデメリットを解消しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、社内情報を一元管理し即共有できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、Wordで感じている「共有の手間」を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

近年では、画像内の文字を認識してデータ化する「OCR」技術を活用する企業が増えてきています。とくに、GoogleドライブやGoogle CloudのOCR機能は、その手軽さや精度の高さから注目を集めているのです。 しかし、「GoogleでのOCR機能の使い方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、GoogleドライブとGoogle CloudのOCR機能の使い方を中心にご紹介します。 GoogleドライブとGoogle CloudのOCR機能の違いを知りたい Googleドライブ、CloudそれぞれのOCR機能の使い方を把握したい Googleよりも高精度なOCRを探している という方はこの記事を参考にすると、GoogleのOCR機能の使い方だけでなく、高精度のOCRを活用した効率的な社内情報の管理法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 OCRとは2 GoogleドライブのOCR機能とは3 Google CloudのOCR機能とは4 ＜比較＞GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方4.1 GoogleドライブでOCRを使う方法4.2 Google CloudでOCRを使う方法5 【必見】高精度のOCR検索で社内の情報管理を効率化する方法5.1 高精度のOCR検索で必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』6 GoogleのOCR機能を利用する際の注意点7 GoogleでのOCR機能の使い方まとめ OCRとは OCR（光学文字認識）とは、「Optical Character Reader」の略で、画像内の文字を読み取り電子テキストに変換する技術を指します。 OCRを利用することで、紙の書類やPDFファイルなどに書かれた文字をデータ化し、PCやスマホのフォルダ内で管理できるようになります。具体的には、文書管理や紙書類のデジタル化、データ入力など、幅広い分野で活用可能です。 このように、OCRの導入によって従来人間が担当していた文字の入力業務が自動化され、業務負担の軽減や効率化が期待できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ GoogleドライブのOCR機能とは GoogleドライブのOCR機能とは、Googleドキュメントで使われるOCR機能です。Googleドライブは、Google Workspaceの一部として提供される一連のビジネス向けツールです。 GoogleドライブのOCR機能はシンプルで、Googleドキュメントと連携することで、アップロードした画像やPDFファイルから文字を認識してドキュメント形式に変換できます。また、Googleのアカウントがあれば誰でも無料で利用可能です。 このように、GoogleドライブのOCR機能はシンプルな機能性と手軽さが特徴であり、個人や小規模のチームでの利用に向いています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Google CloudのOCR機能とは Google Cloudは、データ分析やAI機能を活用できるGoogleのクラウドプラットフォームで、OCR機能も利用できます。 Google Cloudでは、Document AIという高度なOCRツールを提供しており、文書のレイアウトや構造まで認識することで、より複雑な処理に対応可能です。また、利用状況に応じて料金が発生する点において、Googleドライブとは異なります。 このように、Google CloudのOCR機能は高精度の文字認識機能が特徴であり、大量の文書処理が必要な大企業での利用に向いています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜比較＞GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方 以下では、GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方をご紹介します。画像付きで解説しているので、「具体的な使用イメージができない」「使い方がわからない」という方は必見です。 GoogleドライブでOCRを使う方法 以下では、GoogleドライブでOCRを使う方法をご紹介します。 ①Google ドライブにアクセスし、ファイルをアップロードする まず、Googleアカウントにログインし、Googleドライブを開きます。 開いたら、【＋新規】をクリックし、文字起こししたい画像またはPDFファイルをアップロードします。 ➁アップロードしたファイルをGoogleドキュメントで開く アップロードしたファイルの【⋮】をクリックします。 表示される項目の【アプリで開く】から【Googleドキュメント】を選択します。 しばらく待つと、Googleドキュメントでテキストに書き起こされたファイルが表示されます。 以上の操作で、画像やPDFファイルの文字起こしは完了です。テキストは自由に編集し、ドキュメントとしてGoogleドライブ上に保存できます。 Google CloudでOCRを使う方法 ここでは、Google CloudでOCRを使う方法をご紹介します。以下は、デモ画面での操作方法です。 ①Document AIのサイトにアクセスする まず、以下のリンクからDocument AIのサイトにアクセスします。 Document AIの公式サイト ➁デモ画面を開き、ファイルをアップロードする サイトにアクセスしたら、左側にある項目から【デモ】を選択し、文字起こししたい画像またはPDFファイルをアップロードします。 しばらく待つと画面が切り替わるので、【OCR】をクリックします。すると、書き起こされたテキストが表示されます。 以上の操作で、画像やPDFファイルの文字起こしは完了です。 ＜表形式の画像やファイルの場合＞ Google CloudのOCRでは、表形式の画像やファイルにも対応しています。 通常通りファイルをアップロードし、【TABLES】をクリックします。 すると、画像のように表形式のままテキスト化されます。 ＜手書き画像の場合＞ Google CloudのOCRでは、手書き画像も問題なく文字起こしできます。 通常通りファイルをアップロードし、【OCR】をクリックします。 すると、画像のように手書きの文字がテキスト化されます。 以上のように、Google CloudのOCRのOCR機能では、高度な文字認識技術を活用して様々な用途で利用可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】高精度のOCR検索で社内の情報管理を効率化する方法 以下では、高精度のOCR検索で社内の情報管理を効率化する方法をご紹介します。 GoogleドライブやGoogle CloudのOCR機能を使えば、PDFファイルや紙の資料を簡単にデータ化できます。ただし、データ化しただけではファイルがPC内で散在してしまい、必要な情報をすぐに見つけられません。 そこで、「OCR検索に対応したツール」を導入すれば、画像を添付するだけで検索が可能になるため、そもそもデータ化の手間が省けます。加えて、「ファイル内検索」にも対応しているツールであれば、ファイル形式問わず必要な情報を即座に見つけられるのです。 結論、自社が導入すべきなのは、画像やファイルを添付するだけで社内情報を横断検索できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」に直接画像を貼り付けたり、画像やファイルを添付したりしてデータを保管できます。また、「OCR機能」によって、記事上の画像内はもちろん、添付ファイル・画像内のテキスト文章まで検索対象になるため、効率的な情報管理が実現します。 高精度のOCR検索で必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ GoogleのOCR機能を利用する際の注意点 以下では、GoogleのOCR機能を利用する際の注意点をご紹介します。 容量に制限がある 無料版のGoogleドライブは15GBの容量制限があり、Google Cloudでは使用容量に応じた料金が発生します。そのため、大容量を必要とする企業では、コストが高くなる点に注意が必要です。 画像処理の精度は完璧ではない 無料で利用できるGoogleドライブのOCR機能では、表のレイアウトが保持されなかったり、手書き文字の認識精度が低かったりする場合があります。そのため、最終的には人の手による確認が必要な点に注意しましょう。 セキュリティのリスクがある Googleのサービスはクラウド上で利用できる利便性がある一方、セキュリティ対策がGoogleに依存しやすいというリスクもあります。万が一、情報漏洩が起きると深刻な問題につながりかねないため、セキュリティ対策を徹底する必要があります。 このように、GoogleでのOCR機能にはいくつかのデメリットやリスクがあります。そのため、導入を検討する際は、費用対効果や安全性を十分に考慮して慎重に判断することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ GoogleでのOCR機能の使い方まとめ これまで、GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方を中心にご紹介しました。 Google社が提供するOCR機能を利用すれば、紙の文書やPDFファイルをデータ化でき、業務負担の軽減や効率化につながります。ただし、データ化した情報を適切に管理しなければ、PC内で散在してしまい必要な情報を探すのに手間がかかるのです。 そこで、「OCR検索ができるツール」を導入すれば、そもそもデータ化の必要なく社内の情報を横断検索できます。また、添付したファイル・画像の中身まで検索対象になっていれば、図解したマニュアルや社内資料の検索も簡単です。 結論、自社が導入すべきなのは、高精度の検索機能でデータ化の必要なく必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、効率的な情報管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

社内Wikiとは、業務に役立つ情報を集積して、誰もが活用できる社内用Wikipediaです。そのため、同じ質問に何回も答えなければいけないという事態をなくすのに役立ちます。 とはいえ、「社内wikiを作成してナレッジ共有したいが、具体的な方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内Wikiの作り方やポイントを中心にご紹介します。 社内Wikiを作る場合のポイントを押さえたい 社内Wikiの失敗例を知り、自社で導入するときの参考にしたい 社内Wikiの運用を成功させるのに役立つツールを探している という方はこの記事を参考にすると、活用される社内Wikiの作り方が分かり、運用に失敗しません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 社内Wikiとは？1.1 社内Wikiを活用するメリット1.2 社内Wikiが失敗する原因2 社内Wikiを運用するポイント2.1 （1）優れた検索性を活用する2.2 （2）社内Wikiを活用している社内メンバーを適切に評価する2.3 （3）専用ツールを導入する3 社内Wikiの運用に最適なツール3.1 社内のナレッジのを一元管理できるツール「ナレカン」4 失敗しない社内Wikiの作り方やナレッジ管理のポイントまとめ 社内Wikiとは？ 社内Wikiのメリットや失敗する原因について解説します。社内Wikiを失敗させないための参考にしましょう。 社内Wikiを活用するメリット 社内Wikiを活用するメリットは、業務を効率化できることです。 社内Wikiを活用することで、社内Wikiを見れば、問題が解決されるといった環境を作れます。そのため、同じ質問に繰り返し答える手間が省けます。 また、スムーズな問題解決につながるので、問題に悩む時間が無くなります。このように、業務の無駄を減らし、重要な仕事に効率よく取り組めるようになるのです。 社内Wikiが失敗する原因 ここでは、社内Wikiが失敗する原因を3つご紹介します。 更新頻度の低下 更新頻度が低下してしまうと、古い社内方針に沿った情報が多くなってしまいます。信頼性が低い社内Wikiとなり、次第に使われなくなってしまう恐れがあるのです。 過剰な権限制限 過剰な権限制限をしてしまうと、社内Wikiの情報が検索しても閲覧できず、業務に活かせません。そのため、社内Wikiが形骸化してしまうのです。 欲しい情報が見つからない 検索精度が低ければ、社内Wikiのどこに情報があるのかがすぐにわからず、次第に社内Wikiが形骸化してしまいます。 したがって、失敗しない社内Wikiを運用するためには、誰もが簡単に作成・更新できる環境を整えることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内Wikiを運用するポイント ここでは、社内Wikiを運用する場合のポイントについて説明します。効果的な社内Wikiを運用するために以下の3つのポイントを押さえましょう。 （1）優れた検索性を活用する 社内Wikiを運用する場合のポイントの1つ目は、優れた検索性を活用することです。 社内Wikiの情報に簡単にアクセスできる状態でないと、せっかく残した社内Wikiの情報が活用されなくなってしまいます。そのため、目的の情報に簡単にアクセスできるツールの選択が大切です。 そこで、”超高精度な複数キーワード検索”や”AIを活用した自然言語での検索”の機能を備えた「ナレカン」「ナレカン」を導入することで、失敗しない社内Wiki運用が実現できます。 （2）社内Wikiを活用している社内メンバーを適切に評価する 社内Wikiを運用する場合のポイントの2つ目は、社内Wikiを活用している社内メンバーを適切に評価することです。 ただ社内Wikiツールを導入しただけでは、社内に浸透しづらいです。そこで、社内Wikiツールにマニュアルやノウハウを多く共有していたり、社内Wikiの情報を閲覧して業務に活かしている社内メンバーは積極的に評価しましょう。 また、社内Wiki内のどの情報がどのくらい活用されているかを一目で把握できるようにしておくことで、社内で本当に必要とされている情報を見極めることが簡単になります。このように、社内Wikiが活用されるような環境を整えることが重要です。 （3）専用ツールを導入する 社内Wikiを運用する場合のポイントの3つ目は、専用ツールを導入することです。 多くのツールで社内ナレッジを管理していると、情報が散在し、目的の情報がどこにあるか分からなくなってしまいます。そのため、社内ナレッジを管理するための専用ツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内Wikiの運用に最適なツール 以下では、社内Wikiの運用に最適なツールをご紹介します。 社内wikiを作成すると、社内のマニュアルやノウハウを共有できて、業務の無駄を減らせます。しかし、多くのツールを利用してしまうと、社内に情報が散在し、ナレッジを十分に活用できません。 そこで、「社内メンバーのノウハウを一元管理できる専用のITツール」を導入しましょう。ただし、社内Wikiが活用し続けられるためには、簡単に目的の情報にアクセスできるツールを選定する必要があります。 結論、社内Wikiの運用には、誰でも簡単にノウハウを管理でき、高精度の検索機能で目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、テキストベースでノウハウを書き出すだけで、すばやく共有できます。また、高精度な「キーワード検索」やAIを活用した「自然言語検索」などの機能で欲しい情報をすぐに見つけられる点が特徴です。 社内のナレッジのを一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 失敗しない社内Wikiの作り方やナレッジ管理のポイントまとめ これまで、社内Wikiの作り方やポイントを中心に解説してきました。 失敗しない社内Wikiを運用するためには、誰もが簡単に作成できる環境を整えることが重要です。また、目的の情報に簡単にアクセスできるように、検索性に優れたツールが必要です。 したがって、社内Wikiの運用には、「誰でも蓄積したナレッジを超高精度検索可能なITツール」の利用が最適です。とくにAIによる「自然言語検索」なら、検索スキルに依存せずに誰でも目的の情報へ即アクセスできます。 結論、社内Wiki運用に利用すべきなのは、テキストベースでノウハウを残し、口語で欲しい情報に簡単にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、社内Wikiを効率よく運用できる体制をつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内のナレッジ蓄積に効果的な方法3選！おすすめツールも紹介

OCR（光学文字認識機能）とは、手書き文字や印刷された書類を、カメラやスキャナーから読み込み、データ化するAI技術のことです。たとえば、契約書やビジネス文書などをデータ化すれば、管理の煩わしさを軽減しつつ情報へのアクセス性を高められます。 しかし、「手書き書類をデータ化する方法が分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、手書き文字・書類をデータ化する方法を中心にご紹介します。 手書き書類をデータ化（OCR）する方法を知りたい 紙ベースの契約書が山積みで管理に困っている データ化した書類を見やすく管理したい という方はこの記事を参考にすると、手書きの文字や書類をデータ化する最善策が分かるだけでなく、適切に管理できる仕組みまで整えることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 手書き文字・書類をデータ化するメリットとは1.1 （1）データの品質が良くなる1.2 （2）コストを削減できる1.3 （3）検索性が上がる2 【無料あり】手書き文字・書類をデータ化する方法5選2.1 （1）データを手入力する2.2 （2）専門業者に依頼する2.3 （3）iPhoneを使う2.4 （4）OCRアプリを導入する2.5 （5）Googleドキュメントを使う3 【必見】データ化した書類の管理におすすめのツール3.1 誰でも簡単にデータの管理・共有ができるツール「ナレカン」4 書類をデジタル化するときの注意点5 手書き文字・書類をデータ化するメリットと方法まとめ 手書き文字・書類をデータ化するメリットとは はじめに、手書き文字・書類をデータ化するメリットを紹介します。「紙ベースの書類が多くて、管理に困っている」という方は必見です。 （1）データの品質が良くなる 1つ目のメリットは、データの品質が良くなることです。 紙の資料の場合、長期間保存していると経年劣化などの影響により用紙が汚れたり、文字がかすんで読みづらくなったりします。さらに、手書き文字の場合、文字の癖が強く、書いた本人にしか内容を理解できないケースも起こり得るのです。 一方、書類をデータ化すれば、保存期間や作成者を問わず、常に読みやすい状態を保てます。以上のように、書類をデータ化すれば、情報の品質維持につながるのです。 （2）コストを削減できる 2つ目のメリットに、コストを削減できることがあります。 書類の作成には、用紙・インクの費用や複合機のリース費用がかかります。また、大量の書類がオフィスに収まりきらない場合、外部倉庫も必要になり、賃料がかかります。 紙ベースの書類の作成・管理には多くの費用がかかり続けるため、データ化してコストを削減しましょう。 （3）検索性が上がる 3つ目のメリットとして、検索性が上がることが挙げられます。 紙で管理している場合、保管場所を厳格に決めておかなくては必要な資料がどこにあるのか分からなくなりがちです。そもそも、適切に管理していたとしても、膨大な資料のなかから該当の書類を探し出すのは一苦労です。 そこで、資料はデータ化して保管しましょう。とはいえ、書類をデータ化したとしても、PC内でフォルダ管理するだけでは、結局どこに何のファイルがあるのかわからなくなるので注意が必要です。 したがって、データ化した資料を管理するならITツールの導入がおすすめです。たとえば、テキストだけでなく、写真やPDFを添付できる「ナレカン」「ナレカン」の「記事」を使えば、情報を適切に管理しつつ素早くアクセスできる仕組みを整えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】手書き文字・書類をデータ化する方法5選 以下では、手書き文字・書類をデータ化する方法を紹介します。データ化する方法を把握したうえで、自社に最適な方法を選択しましょう。 （1）データを手入力する 1つ目の方法は、データを手入力することです。 短い文章をデータ化するのであれば、直接キーボードで入力する方法が最も簡単です。また、文字を書き写しながら文章を微調整したいという場合も、手入力が向いています。 ただし、人的作業のため時間がかかるだけでなく、入力ミスが起こりやすいと言えます。そのため、長文や転記する資料の枚数が多いシーンでは、効率が悪いので避けましょう。 （2）専門業者に依頼する 2つ目の方法として、専門業者に依頼しましょう。 業者に依頼すれば、膨大な量の書類があっても、品質を保ちつつ納期に間に合うようにデータに写せます。また、自社で書類をデータ化するための作業時間を確保せずに済むので、コア業務に専念できるメリットがあるのです。 とはいえ、専門業者に依頼する分、費用が高くなる点には注意が必要です。そのため、事前にデータ化すべき資料の分別や、ほかの手段と比較したうえで検討を進めましょう。 （3）iPhoneを使う 3つ目の手段として、スマホからでもデータ化できます。 たとえば、iphoneを使う場合は、iPhoneに入っている「メモアプリ」から新規メモを開きます。 次に、画面下側にカメラアイコンが表示されるのでタップし、表示される選択肢の中から[テキストをスキャン]を選びます。 カメラでデータ化したい書類を読み込み、[入力]をタップすると、メモに書類の内容が反映されます。 しかし、手書きのテキストの場合はデータ化した際、元の文章の再現性に欠けます。そのため、シーンに応じて活用するようにしましょう。 （4）OCRアプリを導入する 4つ目の方法は、OCRアプリを導入することです。 OCRアプリを使うと、申込書や契約書などの情報を効率よくデータ化できます。以下は、ビジネスで使えるおすすめOCRアプリ5選の比較表です。 ナレカン【おすすめ】 Tegaki DEEPREAD AI よみと～る SmartRead LINE WORKS OCR 特徴 ・ヒット率100％の超高精度の検索機能 ・ファイル内や画像内のテキスト情報も検索可 ・AIを活用した「自然言語検索」も搭載 ・手書き文字の認識率が99.2% ・手各種申込書や注文書などデータ化できる ・総認識枚数5.6億以上の実績がある ・強固なセキュリティで安全性が高い ・くせ字や手書き訂正でも読み取れる ・PDF、JPEG、PNG、TIFFのファイル形式に対応 ・スキャンした書類をタイプごとに仕分けできる ・手書き文字や活字の認識率が99.2% ・LINE株式会社が提供するOCRアプリ ・初期費用がかからないので導入しやすい ・横書きや湾曲文字にも対応 料金 無料プランなし 有料プランは資料をダウンロードして確認 料金体系については、要問合せ クラウド型：初期費用無料｜月額5万円～ オンプレミス型：初期費用300万円｜月額40万円～ 準オンプレミス型：初期費用300万円｜月額40万円～ プラン1：33,000円/契約/月 プラン2：11万円/契約/月 プラン3：22万円/契約/月 トライアル料金については、HPにて確認 スモール：36万円/契約/年 スタンダード：96万円/契約/年 エンタープライズ：240万円/契約/年 オンプレミス型については、要問合せ LINE WORKS OCR API ・無料あり ・有料プラン：3,300円/月～ LINE WORKS OCR Reader ・有料プラン：55,000円/月～ 特化型OCR ・有料プラン：55,000円/月～ HP 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Tegaki」の詳細はこちら 「DEEPREAD」の詳細はこちら 「AI よみと～る」の詳細はこちら 「SmartRead」の詳細はこちら 「LINE WORKS OCR」の詳細はこちら 比較表を参考に、用途に合わせてアプリを選択しましょう。ただし、業務で使用するのであれば「OCR検索」の精度はもちろん、画像外の情報もストレスなく見つけ出せるかを確認すべきです。 （5）Googleドキュメントを使う Googleドキュメントを使うと、画像やPDF書類をテキストデータに書き起こすことができます。 まず、Googleドライブにテキストデータ化したい書類をアップロードします。そして[⋮]をクリックして、[アプリで開く]から[Googleドキュメント]を選択しましょう。 すると、画像の文字がテキストに書き起こされ、編集も可能になります。 このようにGoogleドキュメントを使うと、紙の書類を簡単にデータ化できます。 ただし、書類をデータ化して終わりではなく、情報として適切に管理しなければ、必要なときにすぐに見つけることができません。そのため、OCRアプリを導入するときは、管理方法にも注目しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】データ化した書類の管理におすすめのツール 以下では、データ化した書類の管理におすすめのツールを紹介します。 OCR検索機能のついたアプリを使えば、紙の資料を撮影するだけで、そのままデータとして管理できます。しかし、データ化した書類をPC内のフォルダで管理するだけでは、ファイルが入り乱れてどこに目的の情報があるか見つけられません。 そのため、「書類や写真などをカテゴリごとに整理できるか」「必要な情報が直ぐにヒットするか」を軸にアプリを選定しましょう。たたし、「スマホで撮影した書類データを併せて管理したい」という場合は、マルチデバイス対応であることが大前提です。 したがって、自社が導入すべきは、PC・スマホのいずれにも対応しており、高精度の検索機能で必要なデータへすぐにアクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは情報を、直接書き込んだり写真にして貼り付けたりして管理できるほか、カテゴリごとに「フォルダ」を整理していけます。また、超高精度な検索機能によって、ファイルや画像内のテキスト文章まで探せるので、必要な情報がすぐに見つかります。 誰でも簡単にデータの管理・共有ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの使用例＞ 以下は、紙に手書きしたデータを、ナレカンを使って管理・検索する方法です。驚くほど精度が高いため、担当者の方は必見です。 まず、該当の「フォルダ」を選択し「記事」を作成します。[新規作成]をタップすると、自由に記事に書き込めるようになるので、データを添付してみましょう。 データを添付したら、検索窓の部分に「キーワード」を入力します。このとき、下部にある[添付画像内も検索]にチェックをいれましょう。 上記のように、該当する記事がヒットし、かつ該当の画像が黄色で囲われます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 書類をデジタル化するときの注意点 書類をデジタル化するときの注意点は、利用するITツールのセキュリティ体制です。 個人情報や社内の機密事項を管理することになるため、安心して情報を保管できるツールを選択するべきです。また、会社ごとのセキュリティーポリシーを満たすツールかどうかも確認しましょう。 「ナレカン」「ナレカン」のように国際セキュリティ資格である「ISO27017」を取得しているツールであれば、大企業でも安心して導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 手書き文字・書類をデータ化するメリットと方法まとめ ここまで、手書き文字・書類をデータ化するメリットと方法を中心に紹介しました。 従来、紙ベースで管理していた書類をデータ化すれば、経年劣化による悪影響を防ぎつつ、膨大な量の書類整理の負担を軽減できます。そこで、手書き文字などの書類のデータ化には、OCRアプリを活用するのがおすすめです。 しかし、単純にデータを格納していくだけでは、煩雑化していき、結局は欲しい情報が見つからなくなってしまいます。そのため、あらゆる情報を適切に管理でき、超高精度の検索機能が備わったツールを使って、データ化した書類を管理するべきなのです。 したがって、書類の管理には、多階層の「フォルダ」で情報を整理でき、ヒット率100%の「検索機能」が備わったツール『ナレカン』が必須です。また、ナレカンでは、Excelなどのファイルを、記事に抽出できるので、ファイルデータの管理にも重宝できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、データ化した情報を適切に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！