ナレッジマネジメント
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近年、AI技術の発展によって企業でもAI技術を取り入れたシステムやツールの活用が広がっています。AIにはさまざまな種類があり、多様な業務をこなします。 たとえば、「強いAIと弱いAI」という言葉を耳にしたことがあるかもしれません。しかし、「強いAIと弱いAIが具体的に何か分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、強いAIと弱いAIの定義や具体例を中心に紹介します。 強いAIと弱いAIの定義や特徴を理解したい 強いAIや弱いAIが活用されているシステムを具体的に知りたい AIの分類を把握して自社に最適なツールを導入したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、強いAIや弱いAIについての理解だけでなく、自社の業務効率化に役立つツールまで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 AIの分類1.1 「強いAI」と「弱いAI」とは1.2 「汎用型AI」と「特化型AI」とは2 【2045年問題】強いAIとシンギュラリティ3 弱いAIが活用されている具体例6選4 弱いAIが活用されているITツール4.1 AIによる検索機能が備わった情報共有ツール「ナレカン」4.2 ナレカンで社内資料を共有・検索した例5 強いAIと弱いAIの定義や具体例まとめ AIの分類 以下では、AIの分類についてわかりやすく解説します。AIの種類について理解した上で、AIが活用されたツールを導入しましょう。 「強いAI」と「弱いAI」とは 強いAIと弱いAIの違いは、人間と同じ心や意識を持つか否かです。 強いAIとは、総合的な判断や意識を持ち、柔軟な思考によって自律的に問題を解決できるAIを指します。現時点では実用化されていませんが、フィクションで登場する「ドラえもん」が強いAIに相当します。 一方、弱いAIとは、人間のような柔軟な思考力と判断力を持たず、あるルールに従って機械的に問題を解決するAIです。たとえば、画像生成やChatGPTといった技術に活用されています。 つまり、強いAIは現時点ではフィクションであり、企業で業務の自動化に利用されているのはすべて弱いAIに分類されます。 「汎用型AI」と「特化型AI」とは 汎用型AIと特化型AIの違いは、複数の種類のタスクに対応できるか否かです。 汎用型AIとは、知性をもって、さまざまなタスクに柔軟に対応できるAIを指します。現時点では、実用化されていませんが、汎用型AIが一般化すると、多くの仕事がAIに取って代わられるとされています。 特化型AIとは、特定のタスクを処理するのに適したAIです。たとえば、”データ分析による市場予測”や”ユーザーとの自然な対話””テキストの自動生成”といった専門分野に特化している点が特徴です。 汎用型AIの研究も進んでいますが、現時点で実用化しているAIはすべて特化型AIです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【2045年問題】強いAIとシンギュラリティ 人間と同じような知性を持ったふるまいをする「強いAI」はまだ実現していません。しかし、2045年には、AIの能力が人間の能力を超える「シンギュラリティ」が到来すると言われています。 そして、シンギュラリティの到来により生じる予測不可能な影響を、2045年問題と言います。たとえば、一部の仕事がAIに代替されて特定の職業が消滅するなどの雇用の変化が挙げられます。 2045年問題に備え、AIの正しい知識を身につけたり、AIが苦手とするコミュニケーション力を上げたりすることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 弱いAIが活用されている具体例6選 ここでは、弱いAIが活用されている具体例についてご紹介します。 囲碁や将棋のAI 囲碁や将棋に特化したAIは、世界的プレイヤーに次々と勝利してAI技術の進歩を証明しました。 自動運転技術 AIセンサーが歩行者や障害物を認識して安全な自動車走行をサポートする技術です。 Siriなどの音声認識技術 AIを活用した音声認識技術は、人の話し言葉を認識する自然言語処理によって音声でアプリの起動や処理の実行ができます。 画像や文章の生成AI技術 生成して欲しい文字を打ち込むだけで、画像が生成できたり、文字やファイル情報を要約したりするAI技術です。 チャット形式での検索技術 自然言語の処理能力が高く、チャット形式で検索がかけられます。検索スキルに依存せず、情報に簡単にアクセスできます。 このように、弱いAIはさまざまな分野で活用されています。生活だけでなくビジネスにおいても、業務効率化に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 弱いAIが活用されているITツール 以下では、弱いAIが活用されているITツールを紹介します。 強いAIは実現するか不明ですが、弱いAIは企業で幅広く活用されており、業務を効率化しています。とくに、社内で「情報が簡単に見つからない」という課題を抱えている場合は、口語形式での検索ができるAIが搭載された検索ツールが役立ちます。 また、社内資料をファイルやテキストデータ、画像などさまざまな形式で管理している場合、すべてを横断検索して必要な情報を提示してくれる高精度の検索機能が求められます。そのため、添付ファイル内検索や画像内検索にも対応しているツールを導入しましょう。 結論、社内の業務効率化に適しているのは、AIによる高精度の検索機能で必要な資料に迅速にアクセスできる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に添付した資料は、AIによる「自然言語検索」によってチャット形式で検索可能です。さらに、資料の内容は「ファイル要約機能」によってAIが自動で記事に書き起こすのでファイルを開かずに中身を把握できます。 AIによる検索機能が備わった情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで社内資料を共有・検索した例 ここでは、ナレカンで社内資料を共有・検索した例をご説明します。 自動要約による資料作成の簡略化 ナレカンの「ファイル要約機能」を活用することで、ファイル内容を文字で残せます。そのため、ファイルの内容を都度開いて確認する手間を省けます。 検索性の向上 ナレカンの「自然言語検索機能」を活用することで、検索スキルに依存せず、誰もが目的の情報に簡単にアクセスできます。 このように、ナレカンには弱いAIを活用した機能が備わっており、より業務を効率化するのに役立つのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 強いAIと弱いAIの定義や具体例まとめ ここまで、強いAIと弱いAIの定義や具体例をご紹介しました。 強いAIは人間のような知性を備えたAIで、実現するかは不明です。一方、弱いAIは、自然言語での検索に活用されており、情報の検索性向上に役立っています。 そのため、目的の社内情報に簡単にアクセスできないという課題を抱えている場合は、自然言語で検索をかけられるAIが搭載されたツールを導入しましょう。また、ファイルの要約機能が備わったツールであれば、ファイルの中身を開いて確認する手間を省けます。 結論、自社が導入するべきツールは高精度の検索機能で必要な資料に迅速にアクセスできるうえ、ファイル資料の内容をAIが自動でまとめてくれる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、自社の業務効率化を実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

表計算ツールの「Googleスプレッドシート」には共有機能があります。メールやリンクで共有すれば、ほかのメンバーと共同編集できるようになり、作業効率が上がるのです。 しかし、「Googleスプレッドシートの共有方法が分からない」「もっと簡単に共有できるようになりたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Googleスプレッドシートの簡単な共有方法やトラブルの解消法を中心にご紹介します。 スプレッドシートを共有する方法を画像付きで確認したい スプレッドシートの共有がうまくいかないときがある 誰でも簡単に情報を共有できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、Googleスプレッドシートの共有方法が分かるほか、共有時に起こりがちなトラブルにも対処できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 【画像付き】Googleスプレッドシートを共有する方法1.1 （1）メールで共有する1.2 （2）リンク化してLINEで共有する1.3 （3）共有を解除する2 【画像付き】スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法2.1 （1）メールで共有する2.2 （2）リンク化してLINEで共有する2.3 （3）共有を解除する3 【必見】最も簡単にスプレッドシートを共有する方法3.1 社内情報をワンクリックで共有し適切に管理できるツール「ナレカン」4 Googleスプレッドシートでよくある3つのトラブルと対処法4.1 トラブル1｜共有されたシートを編集できない4.2 トラブル2｜シートを共有できない4.3 トラブル3｜共有されたファイルが見つからない5 Googleスプレッドシートでよくある質問5.1 Q1.スプレッドシートは無料で共有できますか？5.2 Q2.スプレッドシートをアカウントが無い人でも見れるようにするには？5.3 Q3.Excelファイルをスプレッドシートで編集するには？6 Googleスプレッドシートの共有方法まとめ 【画像付き】Googleスプレッドシートを共有する方法 ここでは、Googleスプレッドシートの共有方法を解説します。以下を参考に、メールやLINEで手間なく各シートを共有しましょう。 （1）メールで共有する 以下は、メールでGoogleスプレッドシートを共有する手順です。 はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の［共有］をクリックします。 ［ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加］の項目に、共有したいメンバーのメールアドレスを入力し、プルダウンメニューに候補が表示されたら、該当のアドレスをクリックします。 「編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」の3つから、当該メンバーの権限を選びます。共同編集したいときは［編集者］を、意図せず編集されることを防ぎたいときは［閲覧者］を選びましょう。 伝えることがあればメッセージ欄に載せましょう。なお、［通知］のチェックを外すと当該メンバーにはメールが届かなくなります。 ［送信］をクリックすれば、共有完了です。 以上の手順で、スプレッドシートをメールで共有できます。ただし、都度、権限設定をしなければならず、工数がかかる点に注意しましょう。 （2）リンク化してLINEで共有する LINEなどのチャットツールでスプレッドシートを共有したい場合は、以下のようにリンクを使って共有しましょう。 共有したいファイルを開き、画面右上の［共有］をクリックします。 ［制限付き］をクリックして、プルダウンメニューを開きます。 プルダウンメニューにある［リンクを知っている全員］を選択します。このステップを踏まないと、リンクを共有してもほかのメンバーがスプレッドシートを閲覧できないので注意しましょう。 ［閲覧者］をクリックして、プルダウンメニューを開きます。 「編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」から権限を選びます。デフォルトは「閲覧者」になっているので、編集権限を与えたいときは必ず変更しましょう。 ［リンクをコピー］をクリックして、共有リンクを取得します。本リンクをチャットなどで送信すれば、ほかのメンバーがスプレッドシートにアクセスできるようになります。 ただし、LINEなどのチャットでリンクを共有すると、他のメッセージで流れてしまい、確認漏れが起こりやすいです。したがって、スプレッドシートは、情報が流れずに蓄積される「ナレカン」「ナレカン」のような情報管理ツールで共有しましょう。 （3）共有を解除する 一度共有したスプレッドシートでも、アクセス権限を設定すれば共有を解除できます。Googleスプレッドシートの共有の解除方法は「メール共有」と「リンク共有」で異なり、それぞれ以下の手順の通りです。 ＜メールで共有したとき＞ 画面右上の［共有］をクリックします。 「共有を解除したいユーザー」の右側に表示されているプルダウンメニューを開きます。 プルダウンメニューの一番下にある［アクセス権を解除］をクリックします。 最後に［保存］をクリックします。この手順を踏まないと、変更が反映されないので注意しましょう。 ＜リンクで共有したとき＞ 画面右上の［共有］をクリックします。 ［リンクを知っている全員］＞［制限付き］をクリックします。 右下の［保存］をクリックして、変更を反映します。 Googleスプレッドシートでは、上記の手順を踏まないとリンク共有を解除できないので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【画像付き】スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法 ここでは、スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法を解説します。PC版と操作が異なるので、以下を参考にしてスマホでもスムーズに共有できるようにしましょう。 （1）メールで共有する はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックし、 [共有とエクスポート] を選択します。 メニューバーから [共有] をクリックし、 [ユーザーまたはグループを追加] に共有先のメールアドレスを入力しましょう。 共有先を入力したら、アクセス権限を設定します。 何か伝言があれば [メッセージを追加] に書き込み、右下の [送信アイコン] をクリックすれば共有完了です。 以上の操作で、スマホからメール経由でGoogleスプレッドシートを共有できます。 （2）リンク化してLINEで共有する 共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックして、 [共有とエクスポート] を選択します。 メニューバーから [アクセス管理] をクリックし、［一般的なアクセス］＞ [リンクを知っている全員] を選択しましょう。 「共有とエクスポート」の画面に戻り、 [リンクをコピー] をクリックしてLINEやチャットで送信すれば共有完了です。 以上の操作で、スマホからGoogleスプレッドシートのURLを共有できます。ただし、そもそもスマホではスプレッドシートを閲覧しづらいため「必要な情報をすぐに見つけられない」という根本的な部分に、課題を感じている方は少なくありません。 そこで、スマホからでもストレスなく情報を書き込めて、閲覧できる「ナレカン」「ナレカン」のような情報管理ツールを利用するのもおすすめです。 （3）共有を解除する スマホのGoogleスプレッドシートの共有の解除方法も、「メール共有」と「リンク共有」で異なります。それぞれの手順は以下の通りです。 ＜メールで共有したとき＞ 画面右上の［・・・］から［共有とエクスポート］を開きます。 メニューバー上の［共有］を開き、［アクセス管理］をクリックしましょう。 共有を解除したいユーザーのプルダウンメニューを開き、［削除］をクリックしましょう。 このように、アクセス権があるユーザーから削除すれば、共有は解除されます。 ＜リンクで共有したとき＞ 画面右上の［・・・］から［共有とエクスポート］を開きます。 メニューバーから［アクセス管理］を開き、［一般的なアクセス］をクリックしましょう。 ［制限付き］をクリックすれば、共有の解除は完了です。 このように、アクセスを制限付きにすることで、共有は解除されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】最も簡単にスプレッドシートを共有する方法 以下では、スプレッドシートを社内で簡単に共有できるツールをご紹介します。 スプレッドシートは関数や数値の管理に特化しており、さらに社内メンバーと共同編集できる点が便利です。しかし、なかには「共有するのに手間がかかる」「共有しても、リンクが流れてしまう」などのストレスがあります。 また、共有するファイルの数が増えると、どのファイルに何の情報が書かれているのかが一目でわからず、欲しい情報に即アクセスできません。そのため、常に中身を可視化した状態で保管できて、超高精度の検索機能を備えたツールを使いましょう。 結論、社内のあらゆる情報を共有するには、あらゆる情報を一元管理でき、必要な情報へすぐにたどり着けるツール「ナレカン」「ナレカン」が必須なのです。 ナレカンにスプレッドシートを添付すれば、任意のメンバーに簡単に共有できるため、共有の手間を省けます。また、AIによる「ファイル内検索」を活用すれば、開かずとも、該当のファイルを見つけることができます。 社内情報をワンクリックで共有し適切に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Googleスプレッドシートでよくある3つのトラブルと対処法 ここでは、Googleスプレッドシートで起こりがちな3つのトラブルと対処法をご紹介します。以下を参考に、Googleスプレッドシート共有時のストレスを解消しましょう。 トラブル1｜共有されたシートを編集できない Googleスプレッドシートで起こりがちな問題のひとつに「共有されたシートを編集できないこと」があります。 リンクで共有するケースでは、共有相手の権限はデフォルトで「閲覧者」になっています。そのため、権限を変更しないまま共有すると、所有者以外はシートを編集できず、混乱が生まれてしまうのです。 したがって、シートを共同編集したいときは、下の画像のようにアクセス権限を必ず「編集者」に変更しましょう。 トラブル2｜シートを共有できない Googleスプレッドシートを共有できない場合、ブラウザに問題がある場合があります。 ブラウザに問題があるかチェックするときは、Chromeからシークレットモードでログインできるか確認しましょう。ブラウザの画面右上の [︙] アイコンから [新しいシークレットウインドウ] を開くか、 [Ctrl+Shift+n] のショートカットキーを使います。 シークレットモードでログインできれば、ブラウザに原因がある可能性が高いです。別のブラウザで試したり、拡張機能を一時停止したりしましょう。 トラブル3｜共有されたファイルが見つからない Googleスプレッドシートの共有でありがちなトラブルに「共有されたファイルが見つからない」事態も挙げられます。 GoogleスプレッドシートをメールやLINEで共有する場合、他の話題で流れてしまい、共有されたファイルが見つからないトラブルにつながります。また、ファイル管理が煩雑になりやすく、目的のスプレッドシートの保管場所が分からなくなるのです。 上記のようなトラブルを避けるためにも、Googleスプレッドシートの共有には「ナレカン」「ナレカン」のような「情報を散在させずに一元化し、高精度で検索できるツール」を使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Googleスプレッドシートでよくある質問 ここでは、Googleスプレッドシートの共有でよくある質問を3つご紹介します。以下を参考に、Googleスプレッドシートの使い方をマスターしましょう。 Q1.スプレッドシートは無料で共有できますか？ スプレッドシートは無料で共有できます。また、Gmailアドレスだけでなく、リンクからも共有できるので、共有相手はGoogleアカウントを持っていなくてもファイルを無料で閲覧可能です。 このように、スプレッドシートはほかのツールと比べてコストをかけずに情報共有できる点が便利です。 Q2.スプレッドシートをアカウントが無い人でも見れるようにするには？ スプレッドシートをアカウントが無い人でも見れるようにするには以下の手順を踏みましょう。 シート右上の「共有」をクリックします。 「一般的なアクセス」を「リンクを知っている全員」に変更します。 「リンクをコピー」からURLをコピーし、該当メンバーに共有しましょう。 この手順を踏まなければ「アクセス権が必要です」と表示され、編集者以外は閲覧できません。 Q3.Excelファイルをスプレッドシートで編集するには？ Googleスプレッドシートを活用すると、Excelファイルをそのまま編集できます。手順は以下の通りです。 GoogleドライブにExcelファイルを保存し、Googleドライブの画面から開きたいExcelファイルをダブルクリックします。 Excelファイルを開ければ、そのままスプレッドシート上で編集できます。 以上の手順で、Excelファイルをスプレッドシート上で編集しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Googleスプレッドシートの共有方法まとめ これまで、Googleスプレッドシートの共有方法やトラブルへの対処法を中心にご紹介しました。 Googleスプレッドシートは簡単に共有できるうえ、共同編集も可能です。しかし、スプレッドシートは、数値の管理に特化したツールなので、テキスト情報の管理には向いていません。 加えて、ファイルの内容を一目で把握できないので、ファイル数が増加すれば必要な情報にすぐたどり着けなくなります。そのため、わずかな操作でファイルの内容を把握できて、高性能の検索機能を備えたツールを導入しましょう。 結論、スプレッドシートを手間なく共有するには、あらゆる社内情報を一元管理し、超高精度検索で求める情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは、既存データの移行支援も実施しているため、導入のハードルも低いのが特徴です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、スプレッドシートのスムーズな共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【初心者必見】Googleスプレッドシートとは？使い方やExcelとの違いも解説

近年、働き方改革の影響により、AIを利用して仕事の能率を上げたいと考える企業が増えています。AIの導入にあたり、AIを直接端末機器に搭載するか、クラウド上で扱うかという問題もでてきます。 一方で「そもそもクラウドAIが何かわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、クラウドAIのメリットやデメリット、エッジAIとの違いを中心にご紹介します。 クラウドAIと何か、エッジAIと比較して説明してほしい クラウドAIのメリットやデメリットを見て導入を検討したい 社内情報の管理に使えるクラウドAIが搭載されたツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、クラウドAIの概要だけでなく、クラウドAIが搭載された自社に最適なツールまでわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 クラウドAIとは1.1 「クラウドAI」と「エッジAI」の違い1.2 クラウドAIの活用例2 クラウドAI活用のメリット2.1 （1）大規模で高度な処理にも対応できる2.2 （2）コスト面の負担が少ない2.3 （3）クラウド上の既存データを利用できる3 クラウドAI活用のデメリット3.1 （1）クラウドと端末間でタイムラグが生じる3.2 （2）エッジAIに比べて安全性が低い4 【比較】クラウドAIサービス3選5 【必見】クラウドAIを利用して顧客情報や業務マニュアルを管理する方法5.1 大企業が導入可能な厳格なセキュリティ基準で保護されているアプリ「ナレカン」6 クラウドAIの概要やメリット、デメリットまとめ クラウドAIとは ここでは、「クラウドAI」の意味やクラウドAIの活用例をご紹介します。クラウドAIの導入を検討する前に意味を正確に押さえましょう。 「クラウドAI」と「エッジAI」の違い クラウドAIとエッジAIの違いは、AIがデータを分析する場所です。 クラウドAIは、クラウド上でデータの学習から分析まで完結するAI処理のことです。一方で、エッジAIでは、それぞれの端末機器（エッジデバイス）で集められたデータを分析し、分析したデータを一部クラウド上に保存することがあります。 また、クラウドAIはエッジAIと異なり、クラウド上の膨大なデータを利用できるため処理能力の面では優れています。しかし、クラウドへの通信コストやリアルタイム性が重視される場合ではエッジAIの方が適しています。 以上のように、クラウドAIとエッジAIはデータを処理する場所で違っており、それぞれメリットとデメリットがあります。そのため、両方を組み合わせて利用されることも多いです。 クラウドAIの活用例 以下は、クラウドAIの3つの活用例です。 不良品の検知 製造業の現場で、AIに商品の正しい形や色を学習させることで、不良品や異物混入に素早く気づくことができます。そのため、集中力の低下によって見落としが生じてしまいやすい人間の目視での判断よりもスピードと正確性ともに信頼できます。 農作物の栽培管理 クラウドAIに農作物の栽培に適している温度や湿度、日照条件などを学習させることで、農作物に最適な条件を導き出すことが可能です。結果として、農業の知識を持たない人でも農作物の栽培ができるようになり人手不足解消にもつながります。 広告の最適化 ユーザーの閲覧履歴や行動をクラウドAIが学習して分析することで、ユーザーに最適化された広告を表示できます。ターゲット層を絞った広告の表示により、広告の効果が最大限発揮されます。 このように、クラウドAIは日常のさまざまな分野に取り入れられています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クラウドAI活用のメリット 以下では、クラウドAIを活用するメリットをご紹介します。メリットを把握して、自社のニーズに合っているか確認しましょう。 （1）大規模で高度な処理にも対応できる 1つ目のメリットは、大規模で高度な処理にも対応できることです。 クラウドAIは、インターネット上にある大容量のサーバーにデータを蓄積し分析するため、大規模で高度な情報の処理にも対応することができます。一方で、端末内に搭載されたAIだとサーバーの容量も小さく、情報量の大きい複雑なデータの分析が困難です。 以上のように、高度な処理能力が必要な作業ではクラウドAIが適していると言えます。 （2）コスト面の負担が少ない 2つ目のメリットは、コスト面の負担が少ないことです。 クラウドAIは、自社サーバーや端末を必要とせず、クラウド上だけでデータの学習から分析まで実行できます。そのため、高性能なサーバーや端末を購入する費用や保守費用などのコストがほとんどかかりません。 このように、コスト面でのハードルの低さはクラウドAIの特徴です。 （3）クラウド上の既存データを利用できる 3つ目のメリットは、クラウド上の既存データを利用できることです。 クラウド上には、すでに情報の学習が済んでいるAIが多く存在します。そのため、新しくAIを使用する場合であっても、一からデータを準備して学習するといった労力を割く必要がありません。 したがって、クラウドAIの導入から運用まで比較的短期間で実施できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クラウドAI活用のデメリット ここでは、クラウドAIを活用するデメリットをご紹介します。以下のデメリットがあることも踏まえた上で、クラウドAIを導入するかの決断を下すことが大切です。 （1）クラウドと端末間でタイムラグが生じる 1つ目のデメリットとして、クラウドと端末間でタイムラグが生じることがあります。 クラウドAIはクラウドと端末間でインターネットを介してデータを送受信しているため、処理に遅延が生じることがあります。そのため、リアルタイムで瞬時に判断が必要な場合においてはクラウドAIの使用を避けるべきです。 しかし、近年ではクラウドAIに5G回線を活用する動きがあり、今後タイムラグが解消されていくことが見込まれます。 （2）エッジAIに比べて安全性が低い 2つ目のデメリットに、エッジAIに比べて安全性が低いということが挙げられます。 エッジAIの場合、データは自社端末に保管され、導き出された結果のみがクラウド上に送られます。対してクラウドAIはデータから結果まで全てがインターネットを介してクラウドに送られるため、エッジAIに比べて情報漏洩のリスクが高まります。 そのため、社内の機密情報を取り扱うときは、クラウドAIのセキュリティレベルを必ず確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【比較】クラウドAIサービス3選 以下の表は代表的なクラウドAIサービスであるAWS、Google Cloud、Microsoft Azureの3つをまとめたものです。 AWS（Amazon Web Services） Google Cloud Microsoft Azure 特徴 Amazonが提供する自社の在庫管理システムを発展させたクラウドAIサービス Google社が収集した膨大なデータが活用できるクラウドAIサービス Microsoft社が提供するOffice製品との互換性が強いクラウドAIサービス 利用に向いている人 自社に合ったサービスを自由に構築したい人 膨大なデータの分析やAIの機械学習を活用したい人 普段からMicrosoft製品を利用している人 セキュリティ対策 【○】 【○】 【○】 公式サイト 「AWS」の詳細はこちら 「Google Cloud」の詳細はこちら 「Microsoft Azure」の詳細はこちら 以上のように、クラウドAIサービスの中でもそれぞれの特徴は異なるので、自社で必要な要素を持つクラウドAIを吟味しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】クラウドAIを利用して顧客情報や業務マニュアルを管理する方法 以下ではクラウドAIを利用して顧客情報や業務マニュアルを管理する方法についてご紹介します。 クラウドAIはインターネット上でサービスを提供するため、複雑なデータの処理や膨大な既存データの活用ができるなどのメリットがあります。そのため、顧客情報や業務マニュアルの管理にクラウドAIを利用すると業務効率の上昇につながります。 とくに、ChatGPTのように自然な言葉で質問しても、顧客情報や業務マニュアルが見つかるクラウドAIが搭載されているツールなら検索がしやすいです。また、情報セキュリティの観点から高い安全性が保障されているか確認しましょう。 結論、自社が導入すべきは、情報セキュリティの国際認証規格を取得するほどの高い安全性を持ち、高精度なAI検索ができるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、超高性能なAI検索で上司に質問するように顧客情報や業務マニュアルを探せます。また、ナレカンに保存された情報は世界最高レベルの国内データセンターで管理するため、大企業でも安全して利用できます。 大企業が導入可能な厳格なセキュリティ基準で保護されているアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クラウドAIの概要やメリット、デメリットまとめ これまで、クラウドAIの概要やメリット、デメリットを中心にご紹介しました。 クラウドAIは、クラウド上でAIがデータの学習から分析までを実行するため、膨大な蓄積データによって高い情報処理能力を持ちます。また、AWSを代表とする世界的なクラウドAIサービスは非常に強固なセキュリティ対策を実施しており安全性も高いです。 そのため、クラウドAIは顧客情報や業務マニュアルの管理に活用することにも適していると言えます。こうした社内情報の管理にクラウドAIが搭載されたツールを選ぶときは、セキュリティの観点から情報の安全性が保たれるかを軸にするべきです。 結論、自社が導入すべきはAWSを利用して構築した安全性の高いAI検索を備えているツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、安全な社内情報の管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

今日では、多くの情報をオンライン上で管理する「クラウドストレージ」を使う企業が増えています。また、代表的なサービスとして「Dropbox（ドロップボックス）」があり、ファイルの安全な管理に役立ちます。 しかし、「Dropboxの利用を検討しているが、どのような使い方ができるかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、初心者向けとしてDropboxの使い方や注意点、口コミ・評判まで網羅的にご紹介します。 Dropboxを実際に導入する前に、注意点やユーザーの評価を知りたい 使い方を把握したうえで、Dropboxを自社に導入するか検討したい Dropboxよりも簡単にファイルを管理・共有できるツールを探してる という方はこの記事を参考にすると、Dropboxの正しい使い方が分かり、ファイルを効率的に管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 Dropbox（ドロップボックス）とは1.1 「Dropbox」と「他のクラウドストレージ」の違い1.2 Dropboxの危険性とは2 【準備編】Dropbox(ドロップボックス)の登録方法2.1 登録1｜アカウントを作成する2.2 登録2｜ダウンロードする2.3 登録3｜起動する3 【導入編】Dropbox(ドロップボックス)のログイン方法4 【基本編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方4.1 使い方1｜ファイルをアップロードする4.2 使い方2｜ファイルを復元する4.3 使い方3｜ファイルを共有する5 【応用編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方5.1 使い方1｜Dropboxにファイルを同期する5.2 使い方2｜Microsoftツールを操作する5.3 使い方3｜2段階認証を有効にする5.4 使い方4｜容量を増やす6 【何が出来る？】Dropboxの機能6.1 Dropboxの基本機能6.2 Dropboxの便利機能7 【2024年秋アプデ】Dropboxの新機能7.1 AIによる横断検索ツール7.2 安全なファイル共有8 Dropbox(ドロップボックス)の欠点8.1 （1）ファイルの更新が面倒8.2 （2）ファイルへのアクセス性が悪い8.3 （3）ファイル以外の情報を管理できない9 【必見】Dropboxの欠点を解消する情報管理ツール9.1 大手企業でも安心して導入・運用できるツール「ナレカン」10 Dropboxを導入する際に注意するべき点11 Dropboxを安全に使うためのポイント12 Dropbox(ドロップボックス)の料金プラン12.1 Dropboxの無料版の制限12.2 Dropboxの有料プランを比較13 Dropbox(ドロップボックス)の口コミ・評判13.1 Dropboxの良い口コミ・評判13.2 Dropboxの改善点に関する口コミ・評判14 Dropbox(ドロップボックス)の使い方や注意点まとめ Dropbox（ドロップボックス）とは 以下では、Dropbox(ドロップボックス)の概要を解説します。まずは、他のツールとの違いなどを確認しましょう。 「Dropbox」と「他のクラウドストレージ」の違い 引用：Dropboxの公式サイト Dropbox（ドロップボックス）は、ファイルを安全・簡単に共有できるクラウドストレージです。 Dropbox（ドロップボックス）の特筆すべき点は、複数デバイスでのファイルの共有に便利な点です。データの同期が速いため、PCやスマートフォンなど個人のデバイス間でファイルをストレスなく共有できます。 「ASCII」の調査結果では、他のクラウドストレージと異なり、Dropboxの利用目的の1位は「複数のデバイスでフォルダを同期して、どこからでも作業できるようにするため」となっています。 ＜Q：現在お仕事に利用されているクラウドストレージについて、おもな利用目的を教えてください。（複数回答可）＞ ※Dropbox以外のユーザー向け設問 ＜Q：仕事上でのDropboxの主な利用目的を教えてください。（複数回答可）＞ 引用：Dropbox×ASCII｜調査でわかった、Dropboxユーザーと他のクラウドストレージユーザーの違い ・Dropboxの公式サイトはこちら ・Apple Storeからダウンロードはこちら ・Google Playからダウンロードはこちら Dropboxの危険性とは Dropboxは、データの暗号化や2段階認証などの厳重なセキュリティ機能を備えていますが、過去に情報流出の事故が発生しています。 2012年にDropboxのアカウント情報が流出し、6,800万件超のアカウント情報が盗まれる事件が起きました。本件に対して同社はユーザーへのパスワード変更を求め、「既にパスワードのリセットを徹底しており、不正アクセスの形跡はない」と主張しています。 また、ユーザー個人が心がけるだけでは、情報漏えいを完全に防ぐのは難しいのが実情です。そのため、データ漏洩の可能性を1％でも減らすために、サービス自体のセキュリティ性が高く、操作ミスが起こりづらいツールを選択することが重要なのです。 たとえば、クラウドストレージのなかでも国際セキュリティ規定の「ISO27001・ISO27017」を取得しており、誰でも簡単に使えるシンプルな「ナレカン」「ナレカン」のようなツールであれば安心して使えるのでおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【準備編】Dropbox(ドロップボックス)の登録方法 ここでは、Dropboxを使い始める事前準備として「アカウント作成」「ダウンロード」「起動」の3段階に分けて解説します。Dropboxを使い始める前に、必ず必要な操作です。 登録1｜アカウントを作成する はじめに、Dropboxの無料アカウントを作成しましょう。 公式サイトの［登録］をクリックするとアカウント作成画面が表示されます。登録にはGoogleアカウントかAppleID、任意のメールアドレスが必要です。 すると、下図のようにプランを選択する画面になります。無料プランを利用する場合は［2GB Dropbox Basicプランを継続する］を選びましょう。 案内の通りにメールでの認証をおこなうと、Dropbox無料プランへの登録は完了です。続いてデスクトップアプリのダウンロード画面になります。 登録2｜ダウンロードする プランを選択してメールアドレスの認証を済ませると、下図のようにアプリのダウンロードを促されます。そこで、［Dropbox アプリをダウンロード］をクリックしましょう。 以上の操作で、アプリのダウンロードが始まります。 登録3｜起動する アプリをダウンロードしたら、以下のような画面になるので［次へ］をクリックします。 完了画面が出たのち、ファイルの同期方法を選択する画面になります。今回は無料プランを選んでいるので、［ローカル］を選択して［Basicで続行］をクリックしましょう。 以上の操作で、起動と設定が完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【導入編】Dropbox(ドロップボックス)のログイン方法 はじめに、Dropboxのログイン画面にアクセスします。Google・Apple・メールアドレスから登録した内容を選択して入力します。 次に、［パスワード］を入力します。このとき、二段階の認証が必要な場合があるため、その際はメールアドレスに送られてくるコードを確認しましょう。 上記のような画面になったら［ログイン完了］です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【基本編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方 ここでは、Dropboxをはじめて導入する方向けに、基本的な使い方である以下の3点をご紹介します。 ファイルのアップロード ファイルの復元 ファイルの共有 Dropboxの使い方が分からない方はもちろん、具体的にどのような機能があるのか知りたい方も必見です。 使い方1｜ファイルをアップロードする ファイルをアップロードするには、ファイルをドラッグ＆ドロップでDropbox内に追加するか、青色の［アップロード］をクリックします。 上図のようにファイルが追加されれば完了です。 使い方2｜ファイルを復元する Dropboxの無料プランでは、過去30日に削除したファイルを復元できます。 復元するときは、下図のように画面左側の［削除したファイル］をクリックして該当のファイルを選択します。 上図のように確認画面が表示されるため、［復元］をクリックすれば完了です。 使い方3｜ファイルを共有する ファイルは、リンクまたはメールアドレスで共有できます。 共有したいファイルにカーソルを合わせると下図のようになるので、オレンジの［リンクをコピー］か青の[共有マーク]をクリックすれば完了です。 共有マークをクリックすると上図のように表示されるので、相手のメールアドレスや権限を入力・選択して［フォルダを共有］をクリックすれば完了です。 以上の操作でファイル共有が完了し、上図のようにアクセスできるユーザー数の表示が増えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【応用編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方 ここでは、Dropboxの応用的な使い方である以下の4つをご紹介します。 PCに同期するファイルを選択する Microsoftツールを操作する 2段階認証を有効にする 容量を増やす より快適に操作したい方、情報漏洩の危険性を減らしたい方は必見です。 使い方1｜Dropboxにファイルを同期する Dropboxをダウンロードして任意のファイルを移動させると、Dropboxと使用端末の双方にファイルが保管されます。ファイルが自動で同期されることで、片方でおこなった編集が双方に反映されるのです。 具体的な方法としては、下図のように端末に保存されたファイルを、左側の［Dropbox］にドラッグ＆ドロップします。 ＜Windows版＞ ＜Mac版＞ ［Dropbox］内にファイルが移動されていれば同期完了です。「緑のチェックマーク」と「更新日（日付時刻）」から、最新の状態に自動更新されているか確認できます。 ＜Windows版＞ ＜Mac版＞ 使い方2｜Microsoftツールを操作する Webブラウザーを使った場合のみですが、「Office 365のライセンス」を持っていなくてもオンライン上でMicrosoftツールを編集できます。 ※企業向けプランのBusinessでは「企業向けMicrosoftアカウント」が必要です。 方法としては、下図のように［＋作成］を押し、［ドキュメント］にカーソルを合わせるとWordファイルを編集できます。（「プレゼンテーション」ではPowerPoint、「スプレッドシート」ではExcelを編集できます。） 編集したWordファイルは、Dropboxに自動保存されます。 使い方3｜2段階認証を有効にする セキュリティを強化するために、2段階認証を有効にできます。 はじめに、各自のアイコンをタップして［設定］を開きましょう。 次に、［セキュリティ］を選択して2段階認証をオンにすれば完了です。 使い方4｜容量を増やす Dropboxの容量を増やす方法には、有料プランへのアップグレードのほかにも「友達の紹介」があります。 以下のように設定画面から紹介画面に移行すると、紹介リンクをコピーできます。 以上の操作で、紹介した相手がアプリをインストールするごとに、紹介者は500MBを受け取れます（最大16GBまで）。また、登録者にも500MB付与されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【何が出来る？】Dropboxの機能 以下では、Dropboxの機能を解説します。自社の求める機能を備えているか事前に確認しましょう。 Dropboxの基本機能 Dropboxには、おもに以下の機能が備わっています。 機能 内容 フォルダの共有機能 リンクを発行するだけで、アカウントを持っていない相手にもフォルダを共有できます。 パスワード保護 リンクを共有した相手が、パスワードがなければファイルを開けないように設定できます。 ファイル権限 ファイルを共有するメンバーを制限でき、情報漏洩の防止に役立ちます。 通知機能 新しくフォルダが作成されたりタスクが更新されたりしたときに通知を受け取れます。 オフライン同期機能 インターネットに接続していなくてもファイルにアクセスできます。 以上の機能により、ファイルを効率よく安全に閲覧・共有できるのです。 Dropboxの便利機能 Dropboxは「外部ツールとの連携」や「拡張機能の利用」によって、幅広い業務に役立ちます。 たとえば、連携できるツールにはMicrosoft 365、Slack、HubSpotなどがあり、Dropboxを介してのファイルの同時編集や、Dropboxからのファイルの取り込みができるようになります。 また、以下のような公式の拡張機能を使うことも可能です。（表は左右にスクロールできます） 拡張機能 内容 Dropbox Backup 自動でファイルのバックアップを取る機能です。PC故障などの不測の事態や、新PCへのデータ移行に役立ちます。 Dropbox Sign 法的拘束力のある署名をファイル内に組み込んで、送信や依頼、追跡ができます。 Dropbox DocSend ファイルを安全に共有したり、ファイルの閲覧状況を分析したりできる機能です。共有済みファイルの内容の自動修正や、送付したファイルの「どこが一番読まれたのか」をデータにして分析することで、商談などに活かせます。 Dropbox Capture 画面録画の内容やGIFをファイルに挿入する機能です。手順書を文字情報だけでなく画面録画や動画付きの資料を共有することで無駄な会議を減らすことができます。 Dropbox Replay 外部ツールと連携して、動画編集などのクリエイティブな作業をワークフロー化できます。共同作業者からのフィードバックを見やすく表示するなど、複数人で作業をする際に便利な機能です。 以上のように、「Dropboxの拡張機能」を使えば、さまざまな場面で業務効率化を図れます。ただし、Dropboxは非常に多機能なので、ITに詳しくない社員が使いこなすのが難しい点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【2024年秋アプデ】Dropboxの新機能 以下では、2024年にDropboxのアップデートで追加された機能の一部をご紹介します。新たに追加された機能をしっかりと把握しておきましょう。 参考：【2024年秋のリリース】Dropbox の新機能 AIによる横断検索ツール AIによって複数のアプリを横断的に検索できるツール「Dropbox Dash for Business」の提供が開始されました。 このツールはチームで利用しているさまざまなアプリやツールをシームレスに繋げ、全ての情報を１か所にまとめてくれます。また、権限がある人のみに情報が表示されるように、強力なコンテンツアクセス制御機能が搭載されています。 ※現在、ウェブおよびデスクトップの英語版が米国で利用可能です。2025年初頭に他の市場でも提供が開始される見込みです。 安全なファイル共有 エンドツーエンドの暗号化によって、機密情報を安全に管理できます。 フォルダメンバーのみが暗号化キーにアクセス可能で、Dropboxを含むそれ以外の人はアクセスできません。また、暗号化されたフォルダへのアクセスが有効になっている社外のチームとも、対象のフォルダを容易かつ安全に共有できます。 そのため、機密データが全面的に保護され、意図したユーザーのみがアクセスできる状況となるため、チームの安心につながります。 ※Dropbox Business Plus、Advanced、Enterprise プランを利用するチーム向けの機能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropbox(ドロップボックス)の欠点 以下では、Dropboxの欠点を3つご紹介します。場合によっては使い勝手が悪いと感じる恐れもあるので、あらかじめ確認しておきましょう。 （1）ファイルの更新が面倒 まずは、ファイルの更新が面倒な点に注意すべきです。 Dropboxに格納するデータは、すべてファイル形式でなければなりません。たとえば、10人以上で共有しているファイルがあった場合、頻繁に更新や再アップロードがされて「誰がどこを更新したか分からない」となる恐れがあります。 そのため、情報を更新するたびにファイル化する手間がかかってしまうのです。 （2）ファイルへのアクセス性が悪い 次に、ファイルへのアクセス性が悪いこともDropboxの課題です。 Dropboxは多くのファイルを格納できますが、ファイルが増えれば必要なファイルを探し出すのに時間がかかります。とくに、Dropboxはファイル内の全文検索が可能ですが、指定した1つのファイル内のみしか検索対象にしないため、大量のファイルから情報を見つけるのは困難です。 したがって、Dropboxから欲しいファイルを見つけるのに手間がかかり、ストレスになる恐れがあります。 （3）ファイル以外の情報を管理できない 最後に、ファイル以外の情報を管理できない点にも注意が必要です。 ExcelやWordのファイルを格納する場合、数が増えるとファイル名から中身を把握するのが難しくなります。また、ExcelやWordのファイルはスマホで開きにくいため、ファイルの編集はPCでおこなう必要があるのです。 以下は、Dropboxと、情報共有によく使われる「ノート型ツール」との比較です。ファイルを開いて内容を確認する必要がなく、スマホからでも編集できる「ノート型ツール」と比べて、Dropboxはファイルの更新や管理に難があることがわかります。 このように、ファイルへスムーズにアクセスできなければ、効率的に仕事が進まない原因にもなります。しかし、あらゆる情報をノート形式で簡単に残せる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールであれば、逐一ファイルを開かずに簡単に内容の確認・管理が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】Dropboxの欠点を解消する情報管理ツール 以下では、Dropboxの欠点を解消する方法をご紹介します。 Dropboxは大容量のファイルも簡単に共有できる一方、フォルダ整理やファイルの検索に手間がかかるデメリットもあります。また、社内で共有するファイルには、業務に関するノウハウやナレッジが多く含まれているため、即アクセスできないと業務に生かせません。 そのため、「フォルダ整理の手間を削減できる」かつ「必要な情報をすぐに探し出せる」ツールを導入しましょう。また、フォルダごとにアクセス権限を細かく設定できると、社内の機密ファイルの管理も安心です。 したがって、自社のファイル管理・共有には自社に最適なフォルダ設計の支援が受けられるうえ、高度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンに添付したファイルは、高精度の検索機能によってファイル内検索できるほか、「要約機能」でファイルを開かずに内容の概要が掴めます。また、フォルダ設計やセットアップなどの支援も充実しているので、自社のフォルダ整理の課題が解消されます。 大手企業でも安心して導入・運用できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを利用したファイル管理方法 ファイル要約機能 ファイルを添付するだけで、AIが自動で要約を作成します。ファイルを開かなくても、内容や重要なポイントが分かるようになります。 ファイル内検索 ファイル内の情報まで検索することが可能です。そのため、必要な情報がどのファイルに書かれているのかすぐに知ることが出来ます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropboxを導入する際に注意するべき点 Dropboxを導入する際に注意するべき点は、データ移行に時間がかかることです。 すでにクラウドストレージを利用している状況から、すべてのデータをDropboxに移行しようとすると時間と手間がかかります。大企業であれば、クラウドストレージに蓄積されている情報量も膨大なので、多くの時間が必要となります。 しかし、「ナレカン」「ナレカン」のように、「既存データの移行作業」をサポートする体制が整っているツールであれば、導入時の担当者の負担が軽減されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropboxを安全に使うためのポイント Dropboxはクラウド上にデータを保存するサービスであるため、サイバー攻撃のリスクも考慮する必要があります。以下のセキュリティ対策を実施して、情報漏えいを防ぎましょう。 二段階認証 パスワードだけでなく、認証コードによる追加の保護を設けると、不正アクセスを防げます。 パスワードの変更 使いまわしを避け、定期的に変更すれば、パスワード流出のリスクを低減できます。 共有範囲の制限 ファイルの共有リンクをパスワード保護や有効期限付きにするなど、アクセスを必要最低限に抑えます。 これらの対策を実践すれば、Dropboxを安心して利用できます。また、国際規格認定のセキュリティを備えた「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを活用すると、さらに安全なファイル管理が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropbox(ドロップボックス)の料金プラン ここでは、Dropboxの料金やプランについて解説します。個人利用とビジネス利用ともに複数のプランがあるので、自社に合ったプランを選定しましょう。 Dropboxの無料版の制限 Dropboxには「Dropbox Basic」と呼ばれる無料プランが用意されています。無料プランの制限は以下の通りです。 ストレージ容量は2GBまで ユーザー数は1人まで 共有リンクや共有フォルダのアクセス権限管理は不可 最大3台までのデバイスをリンクできる 以上の特徴から、無料プランは個人向けのプランだと言えます。そのため、ビジネス利用をするには有料プランの契約が必須です。 参照：Dropbox 有料版 [Pro / Business] 徹底比較｜最適プランが一目瞭然 Dropboxの有料プランを比較 Dropboxには、無料プランのほかに「個人向けの有料プラン」「チーム向けの有料プラン」「企業向けの有料プラン」があります。 比較をしやすいように、プランごとの特徴を下記の表にまとめています。 ＜Dropboxの個人向けプラン表＞ ※左右にスクロールできます。 プラン Plus Essentials 料金 （月払い） ¥1,500/月 ¥2,400/月 データ容量 2TB（2,000GB） 3TB（3,000GB） 特徴 ・50GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・30日以内に削除されたファイルの復元 ・100GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・180日以内に削除されたファイルの復元 ・無制限の署名依頼 ・送信とトラッキング 上記プラン以外にProfessionalプランが存在します。しかし、同価格であるEssentialsプランに比べて機能が少なく、電子署名リクエスト、ビデオツール、送信/追跡機能などの機能が備わっていないため注意しましょう。 参照：Dropbox｜豊富な料金プランから選択しよう 参照：Dropbox｜Essentials について ＜Dropboxのチーム・企業向けプラン表＞ プラン Business Business Plus Enterprise 料金 （月払い） ¥1,800/ユーザー/月 ¥2,880/ユーザー/月 要問い合わせ データ容量 チーム全体で9TB（9,000GB）※必要に応じて容量の追加可能 チーム全体で15TB（15,000GB）※必要に応じて容量の追加可能 要問い合わせ 特徴 ・ユーザー数3人以上 ・100GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・180 日以内に削除されたファイルの復元が可能 ・ファイルエンゲージメントの追跡 ・署名依頼の件数が無制限 ・PDF 編集 ・動画の録画、レビュー、編集 ・管理者の設定 ・共有されたコンテンツの把握 ・ユーザー数3人以上 ・250GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・1年以内に削除されたファイルの復元が可能 ・ファイルエンゲージメントの追跡 ・署名依頼の件数が無制限 ・PDF編集 ・動画の録画、レビュー、編集 ・管理者役割の階層化の設定 ・不審なアクティビティのアラート ・コンプライアンスのトラッキング ・クラス最高のセキュリティ ・ソリューションとの連携 ・専任のエキスパートによるサポート ・ビジネスに合わせてカスタマイズ可能 上記以外にはDropbox Standardプランと、Dropbox Advancedプランが存在します。Standardプランは同価格のBusinessプランに比べてストレージが少なく5TBまで、Advancedプランは同価格のBusiness Plusプランと比較して機能が少ないため注意が必要です。 参照1：Dropbox｜Business について 参照2：Dropbox｜Business Plus について 参照3：Dropbox｜Enterprise とは？ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropbox(ドロップボックス)の口コミ・評判 以下では、Dropboxを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入検討時は生の声も参考にしましょう。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。 Dropboxの良い口コミ・評判 以下はDropboxの良い口コミ・評判です。「複数端末で共有できるのが便利」といった口コミ・評判が見られます。 非公開ユーザー、投稿日：2025年01月20日 Microsoft Office OnlineやGoogle Workspaceとの連携を利用して編集が可能な点は非常にありがたいです。クラウド上にあるからこそ柔軟に場所を選ばずに利用ができます。また、同期速度が非常に速い点も良いです。 非公開ユーザー、投稿日：2024年10月16日 今までは会社のサーバーに資料等を保存しており、現場でもPCを用いて資料を確認していたが、本ソフトの導入により、iPhoneから確認できるようになった。 非公開ユーザー、投稿日：2024年10月08日 クラウドに大容量のファイルを保存できるため、オンプレミスの管理や制限をなくすことができます。 公開ユーザー、投稿日：2024年07月23日 UIは直感的につかえるので、クラウドソフト系が苦手な方でも利用できます また、共有もできますので、プライベートだけでなく、ビジネスシーンでも利用できます Dropboxの改善点に関する口コミ・評判 次に、Dropboxの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。「無料版だと容量が少ない」「セキュリティ面でもう少し」と回答する口コミ・評判が見られます。 非公開ユーザー、投稿日：2025年01月01日 フォルダーごとの権限管理が煩雑で、UIの改善が期待される。 非公開ユーザー、投稿日：2024年10月16日 メールにある本ソフトの保存場所からリンクして飛ぶときにエラーなのか飛べないバグが発生している時があるため、改善してもらいたい。 公開ユーザー、投稿日：2024年07月23日 ファイル共有する際にパスワードなどのセキュリティをつけれるとまた活用シーンは増えるのかなっと思います 公開ユーザー、投稿日：2024年7月14日 basicユーザーは容量の制限が多くなく、共有できるデータは軽く少なく、不要なものは削除しなければ容量オーバーしてしまうためもう少し容量が多いといいなと思います。 非公開ユーザー、投稿日：2024年07月09日 ・書類の何処が訂正になったか目印がでるとわかりやすい。 ・データ容量が重くなるとパソコンが重たくなる。 以上の口コミから、Dropboxは「操作面」や「セキュリティ面」に改善点が多いことが分かります。 ツールはあらゆる状況で快適に使えなければ定着しません。そこで、直感的な操作で情報を残せる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールであれば、面倒なファイル管理からすぐに脱却できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropbox(ドロップボックス)の使い方や注意点まとめ ここまで、初心者の方向けにDropboxの使い方や注意点、料金を中心にご紹介しました。 Dropboxは、ファイルを一元管理できるクラウドストレージで、リンクでファイルを共有したり、ほかのツールと同期したりする使い方もできます。しかし、あくまでも”ファイルでの情報管理”なので、目的の情報へすぐにアクセスしづらいデメリットがあります。 そこで、ファイルの中身を可視化して保管できるITツールを導入しましょう。また、検索機能の充実しているツールであれば、欲しい情報へよりすばやくアクセスできます。 結論、自社のファイル管理・共有には、超高精度の検索機能を備え、社内に散在するファイルを一元管理できるツール『ナレカン』一択です。ナレカンでは、すぐに使い始められるようにセットアップ支援をしているので、乗り換えを検討している企業にも最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、Dropboxよりも効率的な情報管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 Dropboxでファイル共有できない？共同編集の方法まで徹底解説！ 【初心者向け】Dropbox Paperは使いづらい？使い方や料金を徹底解説 Dropboxの代替はこれ！無料でも使える類似サービス3選を紹介 【初心者向け】Dropbox（ドロップボックス）のデータ移行方法とは？ Dropboxアプリのダウンロード方法とは？同期・共有手順も解説 Dropbox Dashとは？概要や基本的な使い方まとめ

近年はDX化にともなって、オンライン上で情報共有する企業が増えています。とくに、WordやPDF、画像、音声といったあらゆる情報を保存、共有できる「Dropbox（ドロップボックス）」に注目が集まっているのです。 一方、「Dropboxの用途が個人のファイル管理に留まっており、組織での円滑な情報共有に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「Dropboxの共有方法、共同編集の方法」を中心にご紹介します。 社内の書類管理のためにDropboxの利用を検討している ブラウザやアプリ別でDropboxの共有方法を知りたい 簡単にデータを共有・管理できるアプリがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、Dropboxでの共有方法から注意点まで網羅的に理解でき、情報共有の効率化に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 Dropboxでは何を共有できる？2 ＜共有向け＞Dropboxのファイルを共有する方法2.1 操作方法➀｜ブラウザ版2.2 操作方法➁｜デスクトップアプリ版2.3 操作方法➂｜モバイルアプリ版3 ＜共同編集向け＞Dropboxで共有フォルダを作る方法4 【参加方法】Dropboxで共有フォルダに参加するには5 【解除方法】Dropboxで共有を解除するには5.1 特定のメンバーを削除する方法5.2 各メンバーとの共有を解除する方法6 ＜解決＞Dropboxの共有に関するよくある質問7 【注意点】Dropboxで情報共有するデメリットとは？7.1 あらゆる情報を簡単に共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」8 Dropboxの共有方法や共同編集の方法まとめ Dropboxでは何を共有できる？ 引用：Dropboxのホームページの画面 Dropboxでは、 WordやPDFのようなファイルはもちろん、画像や音声、動画といったあらゆる情報を共有できます。 共有方法は複数あり、ブラウザやアプリなどの利用環境によって手順が異なります。また、Dropboxで共有したデータは「フォルダ」や「ファイル」で整理可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜共有向け＞Dropboxのファイルを共有する方法 以下では、Dropboxのファイルを共有する方法を画像付きで解説します。メールやリンクを使った共有方法について、ブラウザ版 / デスクトップアプリ版 / モバイルアプリ版に分けて解説しているので必見です。 操作方法➀｜ブラウザ版 （1）はじめに、Dropboxのログイン画面を開いてログインします。 （2）次に、共有したいファイルにカーソルを合わせましょう。今回は「議事録」というファイルを共有します。 （3）その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。 （4）下のような画面になるので、メールアドレスを入力したり、リンクをコピーしてチャットで送信したりすれば共有完了です。共有するとファイルへアクセスできるユーザー数の表示が増えます。 操作方法➁｜デスクトップアプリ版 デスクトップアプリを持っていない場合は、Dropbox（デスクトップアプリ）のダウンロード画面からダウンロードします。 （1）はじめに、Dropboxのアプリを開くと下のような画面になります。 （2）次に、共有したいファイルやフォルダを右クリックして [ Dropboxリンクをコピー ] を選択しましょう。 （3）コピーしたリンクをメールやチャットで相手に送信すれば共有完了です。 操作方法➂｜モバイルアプリ版 モバイルアプリを持っていない場合は、Dropbox（モバイルアプリ）のダウンロード画面からダウンロードします。 （1）はじめに、Dropboxのアプリの画面下から [ ファイル ] を選択し、共有したいファイルやフォルダの [ … ] をクリックしましょう。 （2）次に、上のような画面になるので [ 共有 ] ＞ [ リンクを共有 ] を選択します。 （3）下の画像のようにリンクがコピーされていたら完了です。そのままメールやSNSでの共有も可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜共同編集向け＞Dropboxで共有フォルダを作る方法 以下では、ブラウザ版Dropboxで共有フォルダを作成する方法を画像付きで解説します。 （1）はじめに、 Dropboxへログインして [ すべてのファイル ] を開きます。 （2）次に、 [ 作成 ] ＞ [ 共有フォルダ ] をクリックしましょう。 （3）続けて、 [ 新規フォルダを作成し共有する ] を選択し [ 次へ ] をクリックします。 （4）その後、 フォルダ名を入力して[ 作成 ] をクリックします。 （5）最後に、メールやリンクでメンバーへ共有すれば完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【参加方法】Dropboxで共有フォルダに参加するには 以下では、Dropboxでメールから招待された共有フォルダに参加する方法を解説します。 はじめに、[ すべてのファイル ]を開いた状態で、サイドバーの [ 共有済み ] をクリックして開きます。 次に、招待されているが参加していないフォルダである、[ このフォルダに参加していません ]という表示のあるフォルダをダブルクリックします。 招待されたフォルダへの参加完了です。以下のように2アカウントでフォルダを共有できています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【解除方法】Dropboxで共有を解除するには 以下では、Dropboxで共有を解除する方法をご紹介します。 「特定のメンバーのみを削除する方法」と「各メンバー（全員）との共有を解除する方法」のどちらも画像付きで解説しているので必見です。 特定のメンバーを削除する方法 （1）はじめに、共有を解除したいファイルやフォルダにカーソルを合わせます。 （2）その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。 （3）次に、下のような画面になるので [ アクセスできるユーザー ] を選択します。 （4）共有を解除したいメンバーにカーソルを合わせて [ 編集可能 ] ＞ [ 削除 ] をクリックします。 （5）上の画面で [ 削除 ] をクリックすれば完了です。 各メンバーとの共有を解除する方法 （1）はじめに、共有を解除したいファイルやフォルダにカーソルを合わせます。 （2）その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。 （3）次に、下のような画面になるので [ 歯車アイコン ] をクリックします。 （4）続いて、 [ フォルダ共有を解除 ] をクリックします。 （5）下の画面で [ 共有を解除 ] をクリックすれば完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜解決＞Dropboxの共有に関するよくある質問 以下では、Dropboxの共有に関するよくある質問と回答をご紹介します。とくに、Dropboxによるファイル共有の安全性に不安や疑問がある担当者の方は必見です。 質問1｜Dropboxの共有リンクは誰でも送れる？ Dropboxの共有リンクは、相手のDropboxアカウントの有無にかかわらず誰にでも送れます。リンクはメール以外にもTwitterなどのSNSでも送信できます。 質問2｜Dropboxのファイルは誰かに見られる？ Dropboxに保存しているファイルはすべて非公開なので、基本的には誰かに見られることはありません。ただし、ファイルのリンクを共有したり、共有フォルダを作成したりすると、共有されたユーザーもファイルを閲覧できるようになります。 質問3｜Dropboxのフォルダと共有フォルダの違いは？ Dropboxのチームフォルダでは、管理者がチーム内のすべてのフォルダを管理、閲覧できます。一方、共有フォルダには共有されたメンバーのみがアクセス可能という特徴があります。 以上のように、Dropboxは基本的には非公開な一方で、リンクを知っていれば誰でもアクセスできるため、情報漏洩につながるリスクがあります。 また、チームフォルダや共有フォルダなど、独自の概念が多いため、ITに慣れていなければ使いこなせない可能性があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【注意点】Dropboxで情報共有するデメリットとは？ 以下では、Dropboxで情報共有するデメリットを解説します。 Dropboxのデメリットは、「ファイルを作って共有するのが面倒な点」と「必要なファイルをすぐに見つけられない点」です。たとえば、書類をメンバーへ共有するには「Wordにテキストを打ち込む→保存する→Dropboxにアップロードする→リンクやメールで共有する」と工数がかかります。 また、データの数が増えると、どのフォルダに何のファイルを管理しているかを特定するのが困難です。そのため、目的の情報がすぐに取り出せるツールの導入を検討しましょう。 結論、Dropboxのデメリットを解消するツールは、あらゆる書類を作成から共有まで一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは「記事」に情報を直接書き込めば、社員にリアルタイムで共有可能なほか、共有したいファイルを添付すれば、AIが自動で内容を要約して記事にしてくれます。また、”ヒット率100％”の「超高精度検索機能」があるため、必要な情報をすぐに取り出すことができるのです。 あらゆる情報を簡単に共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンなら作成したフォルダ共有が3STEPで完了！＞ 以下では、ナレカンでフォルダ共有をする方法を解説します。 はじめに、共有したいフォルダを開いた状態で、（1） [ 参加者の変更 ］をクリックします。 フォルダ編集画面に遷移したら、以下のように、（2）共有したいメンバーを選び、（3）保存を押すだけでフォルダ共有が完了します。 以上のように、ナレカンではフォルダ共有が3STEPで完了するうえ、招待されたメンバーは特別な操作をすることなくフォルダに参加できます。また、メンバーごとの編集権限に関してもワンクリックで変更可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropboxの共有方法や共同編集の方法まとめ これまで、Dropboxの共有方法や共同編集の方法を中心に解説しました。 Dropboxの基本的な使い方には「ファイルやフォルダを保存して、リンクやメールで共有する」「共有フォルダを作ってメンバーと共同編集する」などが挙げられます。 一方、ファイル数が増えると管理が煩雑になり、ファイルの整理や情報共有に手間がかかって面倒です。そのため、スピード感が重視されるビジネスでは、すぐに目的の情報にアクセスできることが求められます。 したがって、ファイル管理を効率化するには、あらゆるデータを一元管理し、必要な情報をすぐに見つけて共有できる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、社内の情報共有を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【2025年最新】Dropboxとは？使い方や危険性・評判も解説！

近年、AIを活用して「業務の効率化」や「生産性の向上」に取り組む企業が増加しています。とくに「AI要約ツール」は、時間のかかる資料の読み込みや、要約が苦手な人の助けになる自動化ツールとして注目を集めているのです。 しかし、「AIを活用して要約作業を効率化したいが、自社に適したツールがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、厳選したおすすめのAI要約ツール3選を中心にご紹介します。 AIを活用して要約作業を効率化したい AIを用いた要約ツールを探している 社内のあらゆる資料を要約してナレッジ化したい という方はこの記事を参考にすると、おすすめのAI要約ツールや選定ポイントがわかり、社内の業務効率化に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 AI要約とは？1.1 AIで要約するメリット2 ＜目的別＞おすすめのAI要約ツール3選！2.1 【ナレカン】資料の要約と情報蓄積がかなうツール2.2 【Chat GPT】長文の要約ができる会話形式のツール2.3 【HIX Summarizer】記事や動画の要約ができるツール3 ＜比較表＞おすすめのAI要約ツール一覧4 AI要約ツール導入時に注意すべきポイント4.1 （1）自社の目的に合っているか4.2 （2）セキュリティ対策は十分であるか4.3 （3）要約の内容を共有・蓄積できるか5 おすすめのAI要約ツールまとめ AI要約とは？ AI要約とは、AIの自然言語処理技術を活用して、文章やファイル、動画などを自動で要約する機能です。 ビジネスの現場では、報告書や会議資料、議事録などの作成において膨大な情報を扱う必要があります。必要な情報の要点を把握し、わかりやすくまとめるには多くの時間を要しますが、AI要約を利用すれば情報収集や資料作成の効率が向上するのです。 また、AIを活用した社内資料の要約により、社員間のスムーズな情報共有が可能になります。膨大な資料やレポートの要点を短時間で把握できるため、業務全体の連携強化や知見の共有が容易になるのです。 AIで要約するメリット 以下では、要約作業にAIを用いるメリットについて解説します。「要約ツールの導入を検討しているが、具体的な効果がわからない」という方は必見です。 作業効率が向上する AI要約を活用すれば、膨大な情報を短時間で要約できるため、作業時間を大幅に短縮できます。長文や複雑な内容の資料でも、迅速に要点をつかむことができ、効率的に業務を進められるのです。 大量に情報収集できる AI要約を使うことで、論文や記事など1つ1つの情報を短時間で理解できるようになります。そのため、情報収集にかかる時間が短縮され、同じ時間で従来よりも多くの情報を取得できるのです。 要点を伝えやすくなる AI要約を活用すれば、長文を簡潔にまとめ、要点を的確に伝えられます。文章作成が苦手な社員でも、冗長な部分を省いて相手に分かりやすく要点を伝えることができ、社員間の効果的なコミュニケーションが実現するのです。 以上のように、AI要約を活用することでさまざまなメリットが得られます。ただし、AI要約ツールには複数の種類が存在するため、自社の導入目的に応じたツールを選ぶことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜目的別＞おすすめのAI要約ツール3選！ 以下では、おすすめのAI要約ツール3選を目的別にご紹介します。 AI要約ツールを活用すれば、業務の効率化や社員間の円滑なコミュニケーションが可能になります。しかし、要約した内容や元ファイルを素早く社内で共有・蓄積しておかないと、後から見返すのが難しく、ナレッジとして活用されないまま放置されてしまうのです。 そこで、「要約内容をナレッジとして共有・蓄積できるツール」を導入しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」であれば、膨大な情報が存在する大企業でも必要な情報をすぐに探し出せるので、効率的に業務を進められます。 結論、自社が導入すべきは、AIがファイル要約とナレッジ化を自動で実施し、高精度の検索機能で目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、資料を添付するだけでAIが「要約」と「重要ポイント」を自動で抽出します。要約内容は「記事」として共有・蓄積できるうえ、ヒット率100％の超高精度検索で必要な情報を瞬時に検索可能です。 【ナレカン】資料の要約と情報蓄積がかなうツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Chat GPT】長文の要約ができる会話形式のツール ＜Chat GPTの特徴＞ OpenAI社が開発した生成AI ChatGPTは、OpenAI社が独自に開発した言語モデルを利用した、対話型のAIチャットツールです。文章の要約だけでなく、アイデアの提案や画像作成などにも柔軟に対応してくれるため、あらゆるシーンで活用できます。 ChatGPT APIとして活用できる 「ChatGPT API」とは、ChatGPTとほかのプログラムやソフトウェアを連携させる仕組みです。以前、ChatGPTはブラウザからしか利用できませんでしたが、ChatGPT APIの登場によって他のサービスやアプリと組み合わせた利用が可能になったのです。 ＜Chat GPTの機能・使用感＞ 条件を変えながら要約できる ChatGPTでは、「500字の文章で」「です・ます調で」など、条件に応じた要約文を作成できます。対話を重ねることで、要約文をブラッシュアップし、より理想に近い形に仕上げることが可能です。 あらゆる形式の情報を要約可能 Web記事のURLを張り付けたり、PDFやPowerPoint等のファイルを添付したりすることで、文章だけでなくさまざまな形式の情報を要約可能です。そのため、複雑な資料の内容を短時間で把握したいときや、効率よく情報収集を進めたい時に役立ちます。 ＜Chat GPTの注意点＞ 文字数制限がある ChatGPTでは、入力できる文字数に制限があり、日本語では約10,000文字（1万6千トークン）までになります。そのため、長文を要約する場合は、複数回に分けてテキストを入力しなければならない点に注意です。 間違った回答を出すことがある 利用するユーザーからは、「どうしても正確性は100%とは言えず、まったく合っていない回答を出してくることがあります。無料版を使っているのも関係があるのかもしれませんが、間違った回答を出すこともあるという前提で使う必要があると思います。」という声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜Chat GPTの料金体系＞ 無料版：＄0 Plus：＄20/月 Team：＄30/月 Enterprise：要問い合わせ ※2025年1月からは、それぞれのプランで10%値上げすることが決まっています。 Chat GPTの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【HIX Summarizer】記事や動画の要約ができるツール ＜HIX Summarizerの特徴＞ ワンクリックで要約できるツール HIX Summarizerは、文章をはじめファイルやWebページ、YouTube動画などあらゆる情報形式に対応している要約ツールです。ワンクリックで要約を作成してくれるため、効率よく情報をまとめられます。 多言語対応している HIX Summarizerでは、日本語や英語をはじめ30以上の言語に対応しています。そのため、内容が複雑な外国語の文章でも、短時間で理解することが可能です。 ＜HIX Summarizerの機能・使用感＞ 動画要約機能 HIX Summarizerでは、YouTube動画のURLを貼るだけで内容を要約してくれる点が特徴です。そのため、動画を視聴せずとも重要なポイントを理解できるのです。 要約形式を選択できる 要約の際に「段落形式」と「箇条書き形式」のどちらかを選択できます。そのため、報告書など読み手に分かりやすく内容を伝えたい時は「段落形式」、議事録やプレゼン資料など情報を簡潔に整理したい時は「箇条書き形式」というように、状況に応じた使い分けが可能です。 ＜HIX Summarizerの注意点＞ 無料版では制限がある 無料版で要約できるのは10,000語までになります。そのため、ビジネスで利用する場合は有料プランの契約が必須です。 画面は英語での表示 基本的に画面は英語表示になっています。そのため、使いづらいと感じる社員が出てくる恐れがある点に注意しましょう。 ＜HIX Summarizerの料金体系＞ Free：¥0 HIX Writer 基本：¥1,945/月 HIX Writer プロ：¥2,993/月 HIX Writer 無制限：¥10,479/月 HIX Summarizerの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜比較表＞おすすめのAI要約ツール一覧 こちらは、おすすめのAI要約ツール3選の比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 【ChatGPT】 【HIX Summarizer】 特徴 資料の要約と情報蓄積がかなうツール 長文の要約ができる会話形式のツール 記事や動画の要約ができるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプル シンプル PC・スマホ対応 【〇】 【〇】 【〇】 ファイル添付 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 文字数制限がある 画面は英語での表示 料金 ・無料トライアルあり ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは＄20/月～ ・無料プランあり ・有料プランは¥1,945/月～ 公式サイト 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「ChatGPT」の詳細はこちら 「HIX Summarizer」の詳細はこちら 上記のように、ツールによって特徴やプランは異なります。そのため、自社の使用目的やコストを踏まえたうえで慎重に検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ AI要約ツール導入時に注意すべきポイント 以下では、AI要約ツールの導入時に注意すべきポイントについて解説します。“種類が多くどれを選んだらよいかわからない”という方は参考にしましょう。 （1）自社の目的に合っているか ポイント1つ目は、自社の目的に合っているかです。 AI要約ツールを選ぶときには、自社の目的や利用シーンに適しているかを確認することが重要です。たとえば、論文などの長文の要約が必要な場合には、文章全体の構成を理解し的確に要点を抽出できるツールが適しています。 一方で、プレゼン資料や動画の内容を要約したい場合には、多様な形式のデータを処理でき、視覚情報や音声からも要点を取り出せるツールが役立ちます。したがって、ツールの導入目的を明確にしたうえで、実現できるツールを選択しましょう。 （2）セキュリティ対策は十分であるか ポイント2つ目は、セキュリティ対策は十分であるかです。 AI要約ツールでは、社内外の膨大な量の情報を扱います。中には重要な社内の機密情報も含まれるため、情報漏えいが起こらないよう十分なセキュリティ対策が必要です。 したがって、データの暗号化やアクセス制御、国際規格認証の取得など、十分なセキュリティ対策が講じられたツールを導入し、安全に情報を取り扱いましょう。 （3）要約の内容を共有・蓄積できるか 選定ポイント3つ目は、要約の内容を共有・蓄積できるかです。 AI要約ツールを利用しても、その内容を社内に共有して蓄積できる環境が整っていなければ、情報は放置されてしまいます。共有する場所がなければ、情報が活用されないうえに、過去の要約内容を見返したくてもどこに保存したのかわからず手間がかかるのです。 したがって、文章や資料の要約だけでなく、その内容をナレッジとして共有・蓄積できる機能の備わったツールを導入しましょう。たとえば「ナレカン」「ナレカン」のようなツールであれば、要約内容を「記事」として社内で共有・蓄積できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ おすすめのAI要約ツールまとめ これまで、おすすめのAI要約ツールを中心にご紹介しました。 AI要約ツールを活用することで、短時間で大量の情報を入手でき、分かりやすい要約文を効率的に作成できます。しかし、要約した内容を適切に共有・管理しなければ、情報は活用されないまま放置されてしまうのです。 したがって、「要約内容をナレッジとして共有・蓄積できるツール」を導入すべきです。とくに、「高精度の検索機能」が備わっていれば、膨大な社内情報から必要な情報にすぐにアクセスできます。 結論、自社で導入すべきなのは、要約した内容を「記事」として共有・蓄積でき、高精度の検索機能で必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、要約業務の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

近年、デジタル化の影響で、議事録やマニュアル作成に「ITツール」を利用する企業が増えています。なかでも注目されているのが、ファイル共有サービスのDropboxと連携した「Dropbox Paper（ドロップボックス ペーパー）」です。 一方、Dropbox Paperの導入を検討しているものの「使い方や料金が分からない」「ユーザーの評判を見て判断したい」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「Dropbox Paperの使い方や料金、評判、デメリット」を網羅的にご紹介します。 Dropbox Paperの具体的な使用感や料金を確認したい Dropbox Paperの口コミも参考にして、自社への導入を検討したい マニュアルをデジタル化して、組織で共有できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、Dropbox Paperの具体的な使い方やメリット・デメリットが分かり、自社の業務に合うかを判断できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 Dropbox Paperとは？1.1 「Dropbox Paper」と「Dropbox」との違い1.2 Dropbox Paperの基本機能1.3 Dropbox Paperの活用法2 Dropbox Paperの使い方2.1 使い方1｜ログイン / 新規登録する2.2 使い方2｜テキストを編集する2.3 使い方3｜画像を挿入する2.4 使い方4｜Dropboxからファイルを挿入する2.5 使い方5｜表を挿入する2.6 使い方6｜テンプレートを活用する3 Dropbox Paperの料金プラン一覧4 Dropbox Paperの評判4.1 Dropbox Paperの良い口コミ・評判4.2 Dropbox Paperの改善点に関する口コミ・評判5 【使いづらい？】Dropbox Paperのデメリット5.1 （1）保存先がDropboxに限定される5.2 （2）あらゆる要素が混在してしまう5.3 （3）操作に慣れるまで時間がかかる6 Dropbox Paperのデメリットを解消する方法6.1 散在したナレッジを一元管理できる「ナレカン」7 Dropbox Paperの使い方や料金、デメリットまとめ Dropbox Paperとは？ 以下では、Dropbox Paperの概要を解説します。まずは、ツールの特徴と具体的な機能、活用法を確認しましょう。 「Dropbox Paper」と「Dropbox」との違い 引用：【Dropbox公式サイト】Dropbox Paper Dropbox Paperとは、ファイル管理ツールのDropboxユーザーが無料で使える機能で、主に「ドキュメント作成」や「チームでの共同作業」に利用されます。 Dropbox Paperのドキュメントには、文字や画像、表だけでなく「タスク管理バー」や「スケジュールのタイムライン」、「Dropbox内にある他のファイル」も挿入して編集できます。また、編集内容はリアルタイムに反映されて、Dropbox内に自動保存されます。 このように、Dropboxがファイル共有ツールであるのに対し、Dropbox Paperは、「タスクやスケジュールなどの、プロジェクト管理に必要な要素」を簡単に貼り付けて1枚のドキュメントにまとめられる高機能のツールです。 ・Dropbox Paperのログインページはこちら ・Apple Storeからダウンロードはこちら ・Google Play ストアからダウンロードはこちら Dropbox Paperの基本機能 以下では、Dropbox Paperの機能を一覧でご紹介します。基本的な機能を把握して、自社のどの業務に活用できるか確認しましょう。（※表はスマホで左右にスクロール可能） ＜機能＞ ＜特徴＞ テキスト入力 テキストを入力して、Webページのように縦長のドキュメントを作れます。また、入力した文字はハイライト（背景色を付けること）や太字で強調できます。 画像の挿入 ドキュメントには1列に3枚まで画像を挿入できます。 Dropboxファイルの挿入 Dropboxに保存しているファイルをドキュメントに挿入できます。ファイルのプレビューが表示されて、クリックすると詳細を見られます。 表の挿入 簡単な表を挿入し、行や列を自由にカスタムできます。ただし、エクセルのような表計算機能は搭載されていません。 ToDoリスト チェックボックスでToDoリストを作成できます。また、メンバーのメンションや締め切りの設定も可能です。 タイムライン タイムライン機能では、ドキュメント内にガントチャートを作成し、作業名と期日を見える化できます。完了したものにチェックをつけることで進捗管理に役立ちます。 共同編集 ドキュメントの編集内容はリアルタイムに反映・共有されます。リモートワーク時などに共同編集できるワークスペースとして便利です。 以上のように、Dropbox Paperではドキュメントを作成できるのはもちろん、ドキュメント内でタスクや進捗を管理する機能が豊富に搭載されているのです。 Dropbox Paperの活用法 Dropbox Paperの活用法の一例は以下の通りです。 テキストや表、画像を使った分かりやすいマニュアル作成に役立てる ToDoリストを使ってタスク管理をする ガントチャート機能を使ってプロジェクトの進捗管理をする 以上のように、Dropbox Paperはさまざまな場面で活用できるツールです。ただし、仕事に役立てるにはすべての機能を正しく使いこなせることが前提となるので、非IT企業で導入する場合は教育コストがかかる点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropbox Paperの使い方 以下では、Dropbox Paperの使い方を画像付きで解説します。ログインからテキストの編集、表の作成まで詳しく解説しているので、担当者の方は必見です。 使い方1｜ログイン / 新規登録する Dropbox Paperを利用するには、Dropboxアカウントが必要です。アカウントを持っている場合は、ログイン画面からログインしましょう。 アカウントを持っていない場合は、以下の手順でDropboxに新規登録します。 （1）アカウント作成画面を開き、メールアドレスを入力します。 （2）続いて、上のような画面になるので、名前を入力してパスワードを設定します。以上でDropboxへの登録は完了です。 （3）Dropboxへの登録が完了してログインすると、下のような画面が表示されます。 使い方2｜テキストを編集する （1）はじめに、Dropboxにログインしたら、画面の左側から [ すべてのファイル ] をクリックします。 （2）次に、 [ 作成 ] ＞ [ ドキュメント ] ＞ [ Dropbox Paper ] を選択すると、Dropbox Paperが開くので自由に入力しましょう。 （3）下の画像は、白紙のDropbox Paperから議事録を作成した例です。 また、下図のように、選択した範囲の文字は太字にしたりハイライトをつけたりして強調できます。 使い方3｜画像を挿入する （1）はじめに、画面下から [ 画像を挿入 ] をクリックします。 （2）次に、PC上のファイルが開くので、挿入したい画像を選択して [ 開く ] をクリックしましょう。 上の画像のように、選んだ画像がドキュメントへ反映されていれば完了です。 使い方4｜Dropboxからファイルを挿入する （1）はじめに、画面下から [ Dropboxファイルを挿入 ] をクリックします。 （2）次に、Dropbox上のファイルが開くので、挿入したいものを選んで[ 選択 ] をクリックしましょう。 上の画像のように、選んだファイルがドキュメントへ反映されていれば完了です。 使い方5｜表を挿入する 表を挿入するには、画面下から [ 表を挿入 ] をクリックしましょう。 上の画像のように、デフォルトでは2×2の表が挿入されます。そのため、行や列を増やしたり、文字を書き込んだりしてカスタマイズしましょう。 使い方6｜テンプレートを活用する ここでは、Dropbox Paperでテンプレートを活用する方法を解説します。 ①既存のテンプレートを活用する （1）Dropbox Paperには、23もの豊富なテンプレートが備わっています。テンプレートを活用するには、Dropbox Paperにログインして呼び出したいテンプレートを選択します。 （2）選択したテンプレートを呼び出すには、 [ テンプレートを使用する ]をクリックしましょう。 （3）下の画像のように、新規ドキュメントにテンプレートが呼び出されます。テンプレートを活用すれば、項目を埋めていくだけで文書が完成します。 ②オリジナルのテンプレートを登録する （1）Dropbox Paperでは、オリジナルのテンプレートを登録できます。はじめに、下の画像のようにテンプレート化したい内容をドキュメントに入力し、［ … ］を開きます。 （2）次に、［ テンプレートにする ］をクリックしましょう。 （3）下の画像のようになっていれば、テンプレートの登録が完了しています。このように、Dropbox Paperでは、自社独自のテンプレートを登録でき、共有することで組織全体での活用も可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropbox Paperの料金プラン一覧 Dropboxの料金プランは、以下で機能と価格が比較できます。 ※以下は、月払いの料金です。 Basic Plus (個人向け) Essentials (プロフェッショナル向け) 価格（月払い） 0円 ￥1,500 ￥2,400 容量 2GB 2,000GB 3,000GB リンクできる デバイス数 3台まで 制限なし 制限なし ファイルの復元とバージョン履歴 × 30日 180日 閲覧者の 履歴の確認 × × 〇 編集中ファイルのロック × × 〇 Business (チーム向け) Business Plus (企業向け) Enterprise 価格（月払い） ￥1,800/ユーザー ￥2,880/ユーザー 要問い合わせ 容量 チーム全体で9,000GBから開始 チーム全体で15,000GBから開始 必要な分を購入 ファイルの復元とバージョン履歴 180 日 1年 1年 管理コンソール 〇 〇 〇 閲覧者の 履歴の確認 〇 〇 〇 専任のカスタマーサクセスマネージャー × × 〇 以上のように、Dropboxの無料プランの容量は2GBまでとなっており、ビジネス向きとは言えません。したがって、企業でDropbox Paperを使うには、複数人での利用が前提となるBusiness・Business Plus・Enterpriseいずれかの有料プランが望ましいと言えます。 参照：Dropboxの料金体系 参照：Dropboxの無料アカウント 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropbox Paperの評判 ここでは、Dropbox Paperを実際に運用したユーザーの声を紹介します。良い口コミと改善点に関する口コミを両方ご紹介するので、導入前の判断材料として活用しましょう。 ※こちらで紹介する口コミ・評判は、ITトレンドより引用しております。 Dropbox Paperの良い口コミ・評判 以下では、Dropbox Paperの良い口コミや評判をご紹介します。 非公開ユーザー、投稿日：2023年03月28日 シンプルなUI、反映の速さ、共同作業時のメッセージ機能が豊富なので役割を決めてタスク管理にも便利。 必要に応じて通知機能のカスタマイズもでき、表やファイル挿入はもちろん、Dropboxに保存したデータの埋め込みも便利です。 非公開ユーザー、投稿日：2023年03月18日 複数人での同時編集がリアルタイムで行え、コメントやタスクの追加も簡単に行えるため、チームでのプロジェクト管理や共同作業に大変便利です。 非公開ユーザー、投稿日：2023年02月15日 リモートワークのため、同期や上司との情報共有は必須なのですが、dropboxpaperで共有されたものを、複製して自分用にメモ等追加して使用してます。 仕事内容的に画像を簡単に追加できる点が非常に助かってます。 非公開ユーザー、投稿日：2023年01月11日 端的に言うと自由度が高いメモを共有して使えます。しかもDropboxアカウントがあれば無料で使えます。Dropboxでデータ共有しているなら使用すべきです。 以上のように、Dropbox Paperはドキュメントの共有に役立っています。また、評価されるポイントとして挙げられるのは「簡単にメモをリアルタイムで共有できる」「共同作業に向いている」などです。 Dropbox Paperの改善点に関する口コミ・評判 以下では、Dropbox Paperの改善点に関する口コミや評判をご紹介します。 非公開ユーザー、投稿日：2023年03月28日 PaperがDropboxのフォルダに振り分けられたこと。 Paperの権限とDropboxのフォルダ権限は分けて管理したい。 非公開ユーザー、投稿日：2022年03月18日 チーム全体でのタスクの進捗管理ができる機能があれば便利です。さらに、外部アプリケーションとの連携機能があれば、より生産性を高めることができると思います。 非公開ユーザー、投稿日：2022年06月06日 見出しの設定が2までしかないのでもう少しあると嬉しい（できれば4まであってほしい）。 背景色機能もあるとより見やすくなるのでこの機能も希望したい。 非公開ユーザー、投稿日：2022年06月04日 ドロップボックスのアカウントが必要になります。また、操作方法やツールが多いので、簡便化してほしい希望はあります。 以上のように、Dropbox Paperでは主に機能性に関する改善の声があります。機能性に不満があると「せっかく導入したのに誰も使わない」という事態になりかねないので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【使いづらい？】Dropbox Paperのデメリット 以下では、Dropbox Paperのデメリットを解説します。ツールを導入する前に、必ず確認しましょう。 （1）保存先がDropboxに限定される Dropbox Paperの1つ目のデメリットは、ドキュメントの保存先がDropboxに限定される点です。Dropbox Paperで作成したドキュメントは、Dropbox内に自動保存されます。 Dropboxをチームで使うとフォルダを作りすぎてしまうケースが多く、必要なドキュメントの保管場所が分からなくなりがちです。そのため、ルールを決めてDropbox内を整理していないと、保存されたドキュメントを探し出せないという問題が起こりかねません。 一方、ドキュメントを整理するための「フォルダ機能」や、目的の情報にすぐたどり着ける「検索機能」が備わった「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを活用すれば、必要なドキュメントが見つからないというストレスを解消できます。 （2）あらゆる要素が混在してしまう Dropbox Paperの2つ目のデメリットは、1枚のドキュメントの中にあらゆる情報が混在してしまう点です。 Dropbox Paperのドキュメントには、プロジェクト管理に便利な要素を多く盛り込むことができます。一方で、「議事録」「タスク一覧」「全員のスケジュール」などの情報を1枚のドキュメントに入れすぎると、重要な情報が埋もれてしまいます。 以上のように、1つのドキュメント内に記載できる情報量が多いため、論点や検討内容などの重要な情報を見落としてしまう可能性があるのです。 （3）操作に慣れるまで時間がかかる Dropbox Paperの3つ目のデメリットは、操作に慣れるまで時間がかかることです。 Dropbox Paperは、海外製ツールのため、翻訳がうまく機能しない部分においては直感的に操作しづらいです。また、非常に多機能なため「使われない機能がある」「ITが苦手な社員は使いこなせない」という問題が生じるリスクがあります。 このように、Dropbox Paperは覚えるべき機能が多いため、ITに詳しくない社員がツールを使いこなすのに苦労します。その結果、教育のコストがかかったり、せっかく導入したのに社内に浸透しなかったりするのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropbox Paperのデメリットを解消する方法 以下では、Dropbox Paperのデメリットを解消する方法をご紹介します。 Dropbox Paperは複数人での共同作業に便利ですが、保存先がDropboxに限定されるなど、ツールを跨がなければならず面倒です。加えて、Dropboxは、ファイル内検索ができないため、大量のファイルを扱う大企業では、情報を確認するのに手間がかかります。 したがって、ドキュメントの作成・管理を一元化でき、検索性に優れたツールを使いましょう。ただし、大企業のようにITリテラシーにばらつきのある場合、操作が複雑なツールは浸透しないので「シンプルに使えること」が大前提です。 結論、Dropbox Paperのデメリットを解消する唯一のツールは、社内に散在する情報を一元管理でき、高度な検索機能で情報に即アクセスできる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像やファイルなどあらゆる情報を添付できるほか、記事は部署ごとの「フォルダ」に振り分けられるため、簡単に整理できます。また、生成AIを活用した「自然語検索」や「ファイル要約」が可能なうえ、ITに詳しくなくてもすぐに使いこなせます。 散在したナレッジを一元管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropbox Paperの使い方や料金、デメリットまとめ これまで、Dropbox Paperの使い方や料金、デメリットを中心にご紹介しました。 Dropbox Paperはテキストや画像、表を含むドキュメントを作成できるツールです。ただし、デメリットとして「操作性に難がある」「保存先がDropboxに限定される」という点が挙げられます。 とくに、社内のITリテラシーにばらつきがある企業では、Dropbox Paperを導入しても「使いこなせず結局定着しなかった」という事態になりかねません。そのため、誰でも簡単に使えて、全ての情報を一元管理できるツールを選びましょう。 たとえば、今回ご紹介した「ナレカン」は、ITスキルが低くても社内のドキュメントを「一元管理（まとめておける）」して「超高精度検索（見つけられる）」できるナレッジ管理ツールです。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、ドキュメントの作成や共有を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【2025年最新】Dropboxとは？使い方や危険性・評判も解説！

近年、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する動きからAI技術が搭載されたツールを導入する企業の数が増加しています。AIは人間よりも素早く膨大なデータを分析・解析するため、仕事の作業効率を向上させる上で大きな役割を果たしています。 しかし、「AIを使った業務効率化ツールを導入したいが、自社に最適なツールがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、AIが搭載された業務効率化におすすめのツール3選を中心にご紹介します。 企業や個人で使えるAIが搭載された業務効率化ツールを探している 業務効率化ツールの選定ポイントを参考に選びたい ツールを導入して仕事のパフォーマンスを向上させたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適な業務効率化ツールを見つけられるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 業務効率化ツールとは1.1 業務効率化ツールの重要性1.2 AIが活用された業務効率化ツールの種類2 【文書管理に便利】生成AIが搭載された業務効率化におすすめのツール3選2.1 【ナレカン】一元化したあらゆる情報に即アクセスできるツール2.2 【Notion AI】Chat GPTの連携や文書作成・共有まで完結するツール2.3 【Microsoft 365 Copilot】Microsoft 365アプリを自動化するツール3 【無料あり】業務効率化におすすめのツールの比較表4 業務効率化ツールの選定ポイント5 おすすめの業務効率化ツール3選まとめ 業務効率化ツールとは ここでは、業務効率化ツールの重要性や種類についてご説明します。「そもそも業務効率化ツールはなぜ必要なのか」や「どんな種類があるのか」を確認したい方は必見です。 業務効率化ツールの重要性 業務効率化ツールは、企業において非効率な時間やコストを削減し、生産性を大きく向上させるために重要です。 たとえば、紙で文書の作成や管理をしていた場合、紙代や印刷代といった無駄なコストがかかるだけでなく、共有する場合に印刷したりメールで送ったりする手間がかかります。しかし、ツールを使えば、これらのコストや時間の無駄をなくせるのです。 結果、会社としてもヒト、モノ、カネといった資源を効率的に割り当てられるため、生産性の大幅な改善が見込めます。また、従業員も仕事の負担が軽減されるだけでなく、ストレスなく業務に集中できるようになります。 AIが活用された業務効率化ツールの種類 以下の表はAIが活用された業務効率化ツールの種類をまとめたものです。 種類 内容 チャット ChatGPTのように、生成AIは話し言葉で入力しても自然な人間の言葉で返答することができます。顧客からの質問や問い合わせに対する迅速な対応などに使用されます。 文章作成 内容を入力するだけでレポートやメールなどを作成することが可能です。議事録やメールの形式的な文面を考える時間を削減できます。 画像・動画生成 作りたい画像をテキストベースで入力するとAIが自動で画像を生成します。また、テキストや画像をもとに動画を作り出すAIも登場しています。 自動翻訳 テキストだけなく、写真やリアルタイムの音声までも翻訳することが可能です。国際的な会話ややり取りであってもスムーズにできます。 以上のようにAIが活用された業務効率化ツールには様々な種類があります。どの業務フローを改善させたいかによって必要なツールが変わってくるため、ツール選びのときには自社の用途に合っているのかを必ずチェックしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【文書管理に便利】生成AIが搭載された業務効率化におすすめのツール3選 以下では生成AIが搭載された業務効率化におすすめのツール3選をご紹介します。 業務効率化ツールには、チャットや文書・画像生成など様々な種類があり、仕事のパフォーマンスを向上させるために多くの企業で導入が進んでいます。その中でもChatGPTの登場を境に”生成AI”が検索ツールに搭載されたものが飛躍的に増加しています。 生成AIは、人間のような自然な会話が可能です。そのため、検索ツールで生成AIを活用すれば、個人の検索スキルによらず、話し言葉やあいまい検索で情報にアクセスできるので業務効率化につながります。 結論、自社が導入すべきは、“上司に質問するように探せる”生成AIを活用した検索ができるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンには、”平均0.2秒”で”100％のヒット率”を誇る「キーワード検索」とChat GPTのような「自然言語検索」があるので情報が見つからないストレスを解消できます。また、ファイル要約機能によって、AIが既存のファイルの要点を自動抽出します。 【ナレカン】一元化したあらゆる情報に即アクセスできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Notion AI】Chat GPTの連携や文書作成・共有まで完結するツール Notion AIの特徴 オールインワンなので一つのツールで完結する Notionで、文書の生成から画像の分析やチャットまでこなすことができ、他のGoogleアプリやSlackとの連携も可能です。 生成AIが幅広く業務をサポートしてくれる 生成AIはテキストの翻訳や要約、文書の編集など幅広い業務を実行できます。 Notion AIの機能・使用感 検索機能 様々なページに散らばった情報であっても、瞬時にAIが最適な情報が載っているページを検出します。 チャット機能 チャットでNotion AIの使い方や不明点を質問すると生成AIが最適な答えを与えてくれます。 Notion AIの注意点 多機能すぎて使いこなすのに時間がかかる Notionはオーツインワンツールであるため多くの機能を備えており、導入直後は使いづらさを感じる恐れがあります。 AIの精度に課題がある 利用しているユーザーからは「質問に対する回答の精度が、ChatGPT等のメジャーサービスに比べてまだまだ不便さを感じるのは事実。」という声があります。（参考：Itreview） Notion AIの料金体系 Notion AIの利用料金は、ビジネスプランおよびエンタープライズプランの料金に含まれています。 また、フリープランおよびプラスプランでも、追加料金なしで一部機能を利用可能です。 Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Microsoft 365 Copilot】Microsoft 365アプリを自動化するツール Microsoft 365 Copilotの特徴 素早い情報収集が可能 Copilotにトピックやドキュメントについて質問すると簡潔に答えてくれるため、素早く現状の把握ができます。 データの安全性が高い 入力されたデータは高いセキュリティで保護されているため、情報漏洩の心配がありません。 Microsoft 365 Copilotの機能・使用感 （画像引用：Microsoft 365 Copilot 働き方を改革） プレゼンテーションのアドバイスが得られる PowerPointで作成したプレゼンテーションをより説得力のあるものにするために、Copilotでアドバイスを求めることができます。 迅速な文書要約が可能 迅速な文書要約ができるため、ブレインストーミングに費やす時間を増やせます。 Microsoft 365 Copilotの注意点 試用版がない Microsoft 365 Copilotの試用版がないため、事前に使用感を試すことができません。 WEB版が使いづらい 利用しているユーザーからは「WEB版が使いづらい点があり、改善してほしい。」という声があります。（参考：ITreview） Microsoft 365 Copilotの料金体系 ※Microsoft 365 Copilotを利用するためには、前提となるプランに加入した上で別途以下の料金がかかります。 Microsoft 365 Copilot：4,497円/ユーザー/月 Microsoft 365 Copilotの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】業務効率化におすすめのツールの比較表 以下は、業務効率化におすすめのツール3選の比較表です。それぞれの特徴や注意点などを比較してツール選びの参考にしましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Notion AI Microsoft 365 Copilot 特徴 一元化したあらゆる情報に即アクセスできるツール Chat GPTの連携や文書作成・共有まで完結するツール Microsoft 365アプリを自動化するツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） 多機能 多機能 AI検索 【〇】 【〇】 【〇】 AIファイル要約 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 AIの精度に課題がある 試用版がない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・ビジネスプランおよびエンタープライズプランの料金に含まれる ・無料プランなし ・有料プランは4,497円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Notion AI」の詳細はこちら 「Microsoft 365 Copilot」の詳細はこちら このように、生成AIが搭載された業務効率化ツールの中でも機能は様々です。その中から自社に最適なツールを選ぶことが、より仕事を効率的に進めていく上で重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務効率化ツールの選定ポイント 以下は、業務効率化ツールの選定ポイント3つです。 機能に過不足はないか 自社で抱える解決したい課題に対して、効果的な機能を持つツールかどうかを見極めることは大切です。有名だからといった理由で安易に多機能なツールを導入してしまうと全ての機能を使いこなせず、費用対効果が下がってしまう恐れがあります。 誰でも簡単に使えるか 誰でも使いやすいツールを選びましょう。会社の中でもITリテラシーは人それぞれ異なり、機能が多すぎて複雑なツールでは使いこなせずに業務に支障をきたし、導入したツールが形骸化する恐れがあるのです。 サポート体制は整っているか 業務効率化ツールを導入しても、一から初期設定をするとなると担当者の負担が大きく、運用に時間がかかります。そこで、「ナレカン」「ナレカン」のように初期導入支援や既存データの移行支援などの手厚いサポート体制があるツールにしましょう。 以上の3点を満たした業務効率化ツールを選べば、ツール導入のメリットを最大限得ることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ おすすめの業務効率化ツール3選まとめ ここまで、生成AIが搭載されたおすすめの業務効率化ツール3選と選定ポイントを中心にご紹介しました。 業務効率化ツールは、無駄を削減し、会社全体の生産性を向上させるために必要不可欠です。特に、近年ツールに生成AIが搭載されるようになり、文章の作成や検索に至るまであらゆるところの手間を削減することが可能になりました。 しかし、AI機能が追加されたことでツールの多機能化が進み、ITに詳しくない人たちの中で使いづらいという意見もしばしば見られます。そこで、高度なAI技術が搭載されていながらも社内で運用しやすいかを軸にツール選択をしましょう。 結論、自社が導入すべきは、AIによるファイル要約機能と話し言葉での検索機能を備えつつ、社内の業務ノウハウをナレッジとして管理できて、導入・運用支援の手厚い「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、仕事のパフォーマンス向上を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 生成AIとは？使い方や注意点、おすすめのアプリも紹介！ Languiseとは？使い方や料金、評判まで紹介 exaBaseとは？製品の機能や活用事例、料金体系を紹介！ 【わかりやすい】RPAとは？意味とメリットを簡単に解説！ 【比較】おすすめのRPAツール3選！選び方のポイントも解説

Dropbox（ドロップボックス）は、クラウド上で情報管理する「オンラインストレージ」の代表的なサービスで、多くのユーザーに利用されています。 しかし、利用者の中には、「Dropboxを使った情報管理に不便さを感じている」と、ツールの代替を検討している方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Dropboxの代わりに無料でも使える類似サービスを中心にご紹介します。 Dropboxの代替先を探している Dropboxの類似ツールを比較し、導入を検討したい 最も簡単にファイルを管理・共有できるツールを使いたい という方はこの記事を参考にすると、Dropboxのデメリットを解消する代替ツールが見つかり、ファイル管理・共有を効率化できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 Dropboxの概要2 Dropboxの問題点3 【無料あり】Dropboxの代わりになる類似サービス3選3.1 Google Drive3.2 MEGA3.3 InfiniCLOUD4 ＜比較表＞Dropboxのおすすめ代替アプリ一覧5 【注意】オンラインストレージを使い続けるデメリット6 【代替先はこれ】面倒なファイル管理から解放されるアプリ6.1 欲しい情報にすぐにアクセスできるアプリ「ナレカン」6.2 ファイル移行も簡単！ナレカンの便利な要約機能7 Dropboxの代わりになるオンラインストレージまとめ Dropboxの概要 Dropboxは、アメリカのDropbox Inc.が提供するオンラインストレージです。 Dropboxには、「Basic」「Plus」「Essentials」「Business」「Business Plus」「Enterprise」の6つのプランがあります。プランごとに料金や搭載されている機能は異なり、それぞれのプランの違いは以下の通りです。 Basic Plus Essentials Business Business Plus 料金（月額） 無料 1,500円/月 2,400円/月 1,800円/ユーザー/月 2,880円/ユーザー/月 利用人数 1人 1人 1人 3人～ 3人～ ストレージ容量 2GB 2,000GB 3,000GB チーム全体で9,000GB～ チーム全体で15,000GB～ その他の特徴 パソコンのファイルを自動的にバックアップ 最大3台までのデバイスをリンク Dropbox Passwordsでログイン情報を管理 リンクできるデバイス数は無制限 最大50GBまでファイル転送可能 30日以内に削除されたファイルの復元が可能 PDF の編集、署名の取得が可能 リンクできるデバイス数は無制限 最大100GBまでファイル転送可能 180日以内に削除されたファイルの復元が可能 PDF の編集、署名の取得が可能 共有ファイルへのブランド設定が可能 ファイルのパスワード保護が可能 リンクできるデバイス数は無制限 最大100GBまでファイル転送可能 180日以内に削除されたファイルの復元が可能 PDF の編集、署名の取得が可能 共有ファイルへのブランド設定が可能 ファイルのパスワード保護が可能 チームフォルダが利用可能 管理者によるファイル アクセス権限の付与が可能 リンクできるデバイス数は無制限 最大250GBまでファイル転送可能 1年以内に削除されたファイルの復元が可能 PDF の編集、署名の取得が可能 共有ファイルへのブランド設定が可能 ファイルのパスワード保護が可能 チームフォルダが利用可能 管理者によるファイル アクセス権限の付与が可能 独自の暗号化キーでファイル保護を強化 コンプライアンスのトラッキング 不審なアクティビティをアラート シングルサインオンが可能 なお、「Enterprise」は導入先企業の業務に合わせて内容をカスタマイズすることができるプランであり、利用するには問合せが必要です。 参照：Dropboxプランを探す 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropboxの問題点 Dropboxの主な問題点として、以下の2点が挙げられます。 無料プランの容量が小さい 無料プランの場合、利用できるストレージ容量は「2GB」までに制限されます。また、有料プランも「1,500円/月（月払い）～」と比較的高価な価格帯であるため、ほかのツールへの乗り換えを検討するユーザーは少なくありません。 動作が重い場合がある 実際に利用するユーザーからは、「容量が増えるとパソコンが重くなる」「ファイル検索の動作が重い」といった声も見受けられます。（参考：ITreview） 以上の理由から、Dropboxの利用にストレスを感じている方は、別ツールへの移行を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】Dropboxの代わりになる類似サービス3選 以下では、Dropboxの代替におすすめのオンラインストレージを3つご紹介します。それぞれの特徴と注意点を確認し、自社に合ったサービスを探しましょう。 Google Drive ＜Google Driveの特徴＞ 無料で15GBまで利用できる Googleアカウントを保持していれば、無料で「15GB」まで利用可能です。 他のGoogleアプリと連携できる ドキュメントやスプレッドシートなどの他のGoogleアプリと連携して、ほかのユーザーとリアルタイムで共同編集できます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 検索機能が充実している ファイルの「種類」「最終更新日時」「作成者」などの項目ごとに絞り込んで検索できるので、目的のファイルを見つけやすいです。 重要なファイルを目立たせられる ファイルに「スター」をつけて強調できます。スターが付いたファイルのみを表示することも可能なので、よく使うファイルや重要なファイルへすばやくアクセスしたいときに便利です。 ＜Google Driveの注意点＞ 容量が別のGoogleツールと合算される 1つのGoogleアカウントでの使用容量は、Google Driveだけでなく、GmailとGoogleフォトで使用している容量も合算されます。そのため、すぐに容量制限に達してしまう恐れがあります。 検索の精度が高くない 実際のユーザーからは、「大量のファイル・フォルダを管理しているので、目的のファイルを探すのに時間がかかることがあります。もう少し検索の精度が上がったら..と何度思ったことか。」という意見がありました。（参考：ITreview） Google Driveの料金体系 個人向け：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ MEGA ＜MEGAの特徴＞ 無料で20GBまで利用できる 無料で利用できるストレージは「20GB」で、オンラインストレージのなかでも比較的大きい容量です。 非ユーザーともファイル共有できる MEGAのアカウントを持たない非ユーザーにも簡単にファイルを共有できます。 ＜MEGAの機能・使用感＞ ファイルを見分けやすい ファイルの一覧を見たときに文字だけでなく、画像も一緒に表示されるので、一目でファイルの内容を判別しやすいです。 チームメンバーを招待してチャットができる 一対一でやりとりする個別チャットのほか、グループチャットを作成して、複数人でやりとりすることが可能です。そのため、社内のコミュ二ケーションツールとしても活用できます。 ＜MEGAの注意点＞ パスワードを忘れるとデータが失われる場合がある MEGAでは、パスワードでファイルのアクセスを制限するので、パスワードを忘れてしまった場合ファイルを閲覧できなくなる恐れがあります。 ファイルを読み込むのに時間がかかる ユーザーからは「ファイルをダウンロードするときやアップロードするときに時間がかかりすぎる」という意見があります。（参考：ITreview） ＜MEGAの料金体系＞ MEGAは全プランユーロで請求があるため注意が必要です。（※まお、円の価格帯は、2025年1月現在のレート換算です。） 個人利用 無料プラン：0円 Pro I：€9.99（約1,640円）/月 Pro II：€19.99（約3,281円）/月 Pro III：€29.99（約4,923円）/月 ビジネス利用（3ユーザー～） ビジネス：€15.00（約2,462円）/月～ MEGAの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ InfiniCLOUD ＜InfiniCLOUDの特徴＞ 無料で20GBまで利用できる 新規アカウントを作成することで、「20GB」まで無料で利用できます。 紹介ボーナスがある InfiniCLOUDをほかのユーザーに紹介すると、紹介をした側と紹介を受けた側の両者にボーナス容量がプレゼントされます。 ＜InfiniCLOUDの機能・使用感＞ ファイルの情報を一目で把握できる ファイル名や形式、サイズ、更新日を一覧で確認できるので、目的のファイルを見つけやすいです。 並べ替えが可能 「サイズ」「種類」などをクリックすると、瞬時に並べ替えられるので、ファイルを整理したいときに便利です。 ＜InfiniCLOUDの注意点＞ セキュリティに懸念が残る InfiniCLOUDでは、ユーザーごとのアクセス権限設定が出来ず、「合言葉」で閲覧制限を付ける仕様となっています。そのため、合言葉さえ分かれば、誰でも簡単にアクセスできてしまうのです。 口コミを参考にできない 2022年の9月以降、ITreviewの口コミは更新されていないため、利用するユーザーの声を参考にできません。そのため、自社で使用感を確かめたうえで、長期的に利用するか判断しましょう。 ＜InfiniCLOUDの料金体系＞ 無料アカウント：0円 有料アカウント（300GB）：880円/月 有料アカウント（3TB）：1,320円/月 有料アカウント（10TB）：4,400円/月 InfiniCLOUDの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜比較表＞Dropboxのおすすめ代替アプリ一覧 以下の表は、Dropboxの代替先として使えるオンラインストレージ一覧です。（※左右にスクロール可） Google Drive MEGA InfiniCLOUD 特徴 他のGoogleアプリと連携できる 非ユーザーともファイル共有できる 紹介ボーナスがある 無料版の容量 15GB ※他のGoogleツールと合算 20GB 20GB ユーザーごとの アクセス権限設定 【〇】 【〇】 【×】 チャット機能 【×】 【〇】 【×】 注意点 検索の精度が高くない パスワードを忘れるとデータが失われる恐れがある セキュリティに懸念が残る 料金 ・無料プランあり ・有料プランは950円/月～（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは€9.99（約1,640円）/月～ ・無料プランあり ・有料プランは880円/月～ 公式サイト 「Google Drive」の詳細はこちら 「MEGA」の詳細はこちら 「InfiniCLOUD」の詳細はこちら このように、ツールによって特徴は異なりますが、ビジネスで利用する場合には「セキュリティの高さ」を重視すべきです。したがって、”フォルダ”ごとに細かくアクセス制限をかけられる「ナレカン」「ナレカン」のような情報管理ツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【注意】オンラインストレージを使い続けるデメリット オンラインストレージを使えば、大量のデータを残すことができます。しかし、なかには「ファイル形式でしか情報を残せない」「情報へのアクセス性が低い」ものもあるので、使い続けていくうえでストレスを感じる場合があります。 実際に、DropboxやGoogle Driveなどのオンラインストレージでは、ExcelやWord、PowerPointなどのファイル形式しか情報を管理できません。 そのため、ファイルが増えるにつれて「似た名前のファイルが多く、一つひとつファイルを開いて中身を確認しなければならない」といった面倒も起きやすいです。 以上のことから、今日ではオンラインストレージではなく、”ノート形式”で情報管理できるツールを導入する企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【代替先はこれ】面倒なファイル管理から解放されるアプリ 以下では、面倒なファイル管理から解放されるアプリをご紹介します。 Dropboxをはじめとしたオンラインストレージは、ファイル管理に特化しているため、ファイル以外の情報は残せません。また、そもそもファイル形式での情報管理は、「似た名前のファイルが乱立する」「情報を探すのに時間がかかる」といった欠点があります。 そこで、「ファイルだけでなく、あらゆる情報を簡単に確認・管理できるノート形式のアプリ」を導入しましょう。なかでも、業務に関する情報をシーンに応じてまとめることができ、検索の機能が充実したサービスを選べば、見たいデータがすぐに探し出せます。 結論、ファイルの管理に最適なのは、ノート形式であらゆる情報を残せて、多階層の”フォルダ”で見やすく整理できる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、ファイルに加えて画像やテキストも記載できるので、自社に合った形で情報を蓄積できます。また、”Google検索”のようにキーワードで情報を探せるほか、添付ファイル内まで検索されるので、わざわざファイルを開いて中身を確認する手間を省けます。 欲しい情報にすぐにアクセスできるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ファイル移行も簡単！ナレカンの便利な要約機能 ナレカンの「ファイル要約機能」を使うと、任意のファイルをアップロードするだけで、AIが内容を自動で要約します。 上記画像のように、ファイルの「要約」と「重要ポイント」がAIによって自動で抽出されます。そのため、ファイルの内容をすぐに把握でき、一つひとつファイルを開いて確認する手間が無くなるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Dropboxの代わりになるオンラインストレージまとめ これまで、Dropboxの問題点や、代替アプリを中心にご紹介しました。 Dropboxは「無料版の容量が小さい」「動作が重い」といった欠点があり、ツールの乗り換えを検討する方は少なくありません。そもそもファイル形式の情報管理は、「ファイルが見つからない/更新が面倒」などのストレスにつながりやすいので注意しましょう。 そのため、Dropboxの代替には、シーンに応じて画像・ファイルを格納したり、テキストで情報をまとめたりできるツールを選びましょう。ただし、ファイル管理のストレスを解消するためには、検索性が優れていることが大前提です。 結論、Dropboxの代替に最適なのは、ファイルの中身まで検索できるほどの超高精度の検索機能を備えたツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは、既存データの移行支援もしているので、Dropboxから乗り換えるときの負担も最小限に抑えられます。 ぜひ、ファイルを含めたあらゆる情報を管理できる「ナレカン」「ナレカン」を導入して、煩雑なファイル管理から脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【2025年最新】Dropboxとは？使い方や危険性・評判も解説！

AI-OCRを使うと、紙書類を電子化するときの作業効率が格段に上がります。AIを活用することで、従来のOCRよりも精度が大幅に向上したこともあり、近年AI-OCRの導入を検討する企業も増えてきました。 しかし、「AI-OCRとは具体的にどのようなものかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、AI-OCRとOCRとの違いや価格体系、導入メリットを中心にご紹介します。 AI-OCRと通常のOCRとの違いを知りたい AI-OCRのメリットを把握して、自社に導入するか決めたい 読み取った画像をあとから簡単に検索できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、AI OCRの概要や活用方法がわかり、電子化した書類を適切に管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 AI-OCRとOCRとの違い2 AI-OCRツールの価格体系3 AI-OCRを使うメリット3.1 書類の入力業務を効率化できる3.2 書類をデータとして保管できる4 使えない？AI-OCRの利用が適さない場合とは4.1 （1）書類の記載形式が決まっていない場合4.2 （2）導入したツールを即日使いこなしたい場合5 添付した画像をOCRで検索できるツール5.1 高精度のAI検索機能で必要な情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」6 AI-OCRの価格体系やメリットまとめ AI-OCRとOCRとの違い AI-OCRは、AIのディープラーニングによって従来のOCRよりも精度が高いことが大きな違いです。 そもそも、OCRとは「Optical Character Recognition（光学的文字認識）」の略で、印刷した文字や手書きの文字をカメラで読み取ってテキストデータに変換する技術のことです。 従来のOCRでは、似た文字の区別や手書きの文字の読み取り精度に課題がありましたが、AIを活用によって文字単体だけでなく文脈を把握したり、手書き文字の筆跡パターンを学習したりできるようになり、識字率が向上しました。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ AI-OCRツールの価格体系 AI-OCRツールには、多くの場合、初期費用と利用料金が発生します。 利用料金はプランによって異なりますが、OCRで読み取る書類の枚数や項目数で決まる場合がほとんどです。また、多くのプランで、読み取る書類のレイアウトが決まっている定型書類か、レイアウトが決まっていない非定型書類かによっても料金が変わります。 そのため、自社で扱う書類の種類に合わせて利用するツールやプランを検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ AI-OCRを使うメリット 以下では、AI-OCRを使うメリットを解説します。AI-OCRが役立つ具体的な場面を把握して、導入のときの参考にしましょう。 書類の入力業務を効率化できる AI-OCRを使うメリットの1つ目は、書類の入力作業を効率化できることです。 大量の請求書や申込書など、入力フォームが決まっている書類の処理は、AI-OCRで作業時間が大幅に短縮できます。また、人的ミスも減らせるので、トラブル防止につながるのです。 一方で、AI-OCRの精度も100%ではありません。そのため、AI-OCRを導入したとしても、人の目による確認作業は必須です。 書類をデータとして保管できる AI-OCRを使うメリットの2つ目は、書類をデータとして保管できることです。 紙の書類で情報を管理していると、あとで内容を振り返りたい場合、探すのに時間がかかります。一方、書類を電子化すれば情報を検索しやすく、データを社内にナレッジとして蓄積できるのです。 ただし、情報の検索精度はツールによって異なるため、「ナレカン」「ナレカン」のような検索性に優れたツールで情報を管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 使えない？AI-OCRの利用が適さない場合とは 以下では、AI-OCRの利用が適さない場合をご紹介します。以下に当てはまる場合は、自社でのAI-OCRの導入は慎重に検討しましょう。 （1）書類の記載形式が決まっていない場合 AI-OCRの利用が適さない場合の1つ目は、AI-OCRで読み取りたい書類のレイアウトが決まっていない場合です。 AI-OCRは同じ形式の書類を大量に読み取るのは得意ですが、体裁が決まっていなかったりレイアウトが複雑だったりすると、読み取りの精度が落ちてしまいます。たとえば、マニュアルや説明書などの内容によって形式が変わる書類だと、AI-OCRで効率的に処理できません。 そのため、レイアウトが決まっていない紙書類をツールで共有・管理する場合は、AI-OCRツールではなくOCR検索に対応したナレッジ管理ツールを活用しましょう。 （2）導入したツールを即日使いこなしたい場合 AI-OCRの利用が適さない場合の2つ目は、導入したツールを即日使いこなしたい場合です。 AI-OCRは高度な技術なので、処理操作に慣れるのに時間がかかることが予想されます。そのため、社員がツールを使いこなせるようになるまで、一時的に生産性が低下する恐れがあるのです。 また、使い方のサポートがなければ導入したツールが社内に浸透せず、放置されるリスクもあります。したがって、新しいツールを利用する場合は、即日使いこなせるほど操作性の簡単なものや手厚い導入・運用支援サポートがあるサービスを選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 添付した画像をOCRで検索できるツール 以下では、添付した画像をOCRで検索できるツールをご紹介します。 レイアウトが決まっている大量の書類を電子化するならAI-OCRが作業の効率化に役立ちます。しかし、読み取って電子化したデータは、必要なときに欲しい情報をすぐに確認できる状態で管理しなくてはなりません。 そこで、誰が検索しても同じ結果が得られるように、あいまい検索に対応した検索性の高いツールを活用しましょう。とくに、AIによるチャット形式での検索ができれば、検索したいキーワードを一字一句正確に入力しなくても、思い通りの情報にたどり着けます。 結論、電子化した書類やマニュアルなどのナレッジを管理するなら、高精度のAI検索機能で必要な情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に記載した内容はもちろん、添付ファイルや画像の中身もナレカンAIが横断検索するので、保管した情報から確実に欲しい情報を見つけられます。また、AI検索では”上司に話しかけるように”口語で検索できるので、情報を簡単に探せるのです。 高精度のAI検索機能で必要な情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ AI-OCRの価格体系やメリットまとめ これまで、AI-OCRの概要や価格体系、導入メリットを中心にご紹介しました。 AI-OCRでは、大量の紙書類をテキストデータに変換することができます。一方で、書類のフォーマットが決まっていなければ、読み取り精度が落ちてしまいます。 また、電子化した書類はナレッジとして社内に蓄積して、必要なときに振り返れる状態で管理しておくべきです。そこで、AIを活用して、添付ファイル内や画像内の検索ができると、個人の検索スキルに依存せず欲しい情報に必ずたどり着けます。 したがって、社内のマニュアルや説明書を電子化して管理するなら、“ヒット率100%”の正確さと”平均0.2秒”のスピードを兼ね備えたAI検索を利用可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、社内の書類を”ナレッジ（情報資産）”として管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説