ナレッジマネジメント
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社内各所から頻繁に問い合わせがある質問に対して、担当者がその都度対処するのは非効率だと言えます。そのため、何度も繰り返される質問に対しては、あらかじめ「FAQ」形式で回答リストを作成しておくと便利です。 一方で、社内FAQを設置したいものの、「どのようにFAQを作成・管理すれば良いか具体的な方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内FAQの作り方や、作成に役立つツールをご紹介します。 社内FAQの作り方を知りたい 利用事例や注意点を把握して、最大限社内FAQを活用したい 社内FAQを作成するのに最適なツールを探している という担当者の方がこの記事を参考にすれば、社内に浸透するFAQの作成手順が分かり、FAQを用いた仕事の効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内FAQとは1.1 社内FAQの基礎知識1.2 FAQとQ＆Aの違い2 【4ステップ】見やすい社内FAQの作り方2.1 ステップ1｜よくある質問を収集する2.2 ステップ2｜質問に対する回答を追加する2.3 ステップ3｜運用ルールを統一する2.4 ステップ4｜定期的に更新する3 社内FAQを作る3つのメリット3.1 （1）担当者の負担を削減できる3.2 （2）社員の自己解決を促せる3.3 （3）社内のノウハウが蓄積できる4 社内FAQ作成するときの注意点5 【必見】社内FAQの運用を最適化するITツール5.1 大企業でも使える！社内FAQの運用に最適のツール「ナレカン」5.2 【画像付き】社内FAQの作成例6 社内FAQの実際の成功事例6.1 事例1｜サッポロホールディングス株式会社6.2 事例2｜さくらインターネット株式会社6.3 事例3｜株式会社工進7 【無料あり】社内FAQの作成に利用できるツール7.1 Googleスプレッドシート7.2 Microsoft Teams7.3 SharePoint8 【無料テンプレート】Excelで社内FAQを作る方法2選8.1 （1）自作する方法8.2 （2）テンプレートを使う方法9 社内FAQをITツール以外で管理するデメリット3選9.1 （1）情報が蓄積されない9.2 （2）情報のアップデートがされない9.3 （3）情報を探す手間がかかる10 社内FAQの作り方やメリットまとめ 社内FAQとは ここでは「社内FAQ」の基礎知識について解説します。社内FAQについて理解を深め、メンバーと「FAQを作成する意義」の認識を統一させておきましょう。 社内FAQの基礎知識 FAQとは、Frequently Asked Questionsの略称であり「よくある質問」の意味で使われる言葉です。 一般的に社外FAQには「顧客やユーザーからの質問」と「企業側の回答」がセットで掲載されています。企業側はよく寄せられる質問のアンサーをまとめておくと、顧客の商品理解が深まり、サービスへの付加価値として期待できます。 反対に、社内FAQは、社内各所から担当の部署へ寄せられる質問に対するアンサーを、全社で共有したものを指します。したがって、何度も同じ質問に答える必要がなくなり、質疑応答を担当するバックオフィスの負担が削減されるのです。 このように、FAQでも社内外と対象ユーザーが異なると作成目的も変わるため、「誰に向けて」作成するFAQなのかはじめに明確化することが重要です。 FAQとQ＆Aの違い FAQと混同されやすい用語にQ＆Aが挙げられますが、両者には以下の明確な違いがあります。 FAQ：実際に寄せられた質問と回答 Q&A：事前に予測された質問と回答 とくに、FAQは実際に生じた問題の解決方法であるため、よりスピード感をもった回答の提供が求められる特徴があります。 また、Q＆Aの体裁で「顧客・ユーザー側の情報ニーズ」と「企業側の供給情報」をマッチさせ、コンテンツ化したものを社内ではFAQとして扱う企業も多いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】見やすい社内FAQの作り方 ここからは、実際に社内FAQを作成する手順を解説します。以下を参考にすると、全社に浸透する社内FAQを作成できます。 ステップ1｜よくある質問を収集する 社内FAQを作成する最初のステップは、社内でよくある質問を収集することです。 どのような問題が社内各所で発生しているのかを把握したうえで、寄せられる質問をまとめます。具体的には、各部署で頻繁に寄せられる問い合わせをヒアリングし、実際のやりとりの記録を集める必要があります。 メールやチャット、Webフォームに問い合わせのデータが残っていればそのまま活用できます。ただし、口頭でのやりとりが多い場合には、録音するなどして収集しましょう。 ステップ2｜質問に対する回答を追加する 次に、収集した情報を整理し、質問に応じた回答を追加します。 リスト化した質問から、とくに問い合わせの頻度が高いものを抽出し、”緊急性”や”優先度”の高いものから並べ替えてFAQを作成しましょう。このとき、問い合わせのカテゴリごとに「タグ」や「フォルダ」を分けると、社員が必要な情報にたどり着きやすいです。 さらに、参考になる資料のURLを回答と一緒に掲載すれば、より一層社員が活用しやすい社内FAQになります。 ステップ3｜運用ルールを統一する 次に、全社でのFAQの運用ルールを統一しましょう。 たとえば、若手社員や中途社員には十分に専門用語が浸透していないケースも少なくありません。そのため、メンバーの経験値を考慮せずに社内FAQを作成すれば、理解度に個人差が出てしまう恐れがあります。 そのため、専門的な知識がない社員が見ても分かるような言葉遣いでの運用を心がけましょう。また、注釈をつけて用語の解説を添付するルールがあると、経歴の有無を問わず、全社員が理解できるFAQになります。 ステップ4｜定期的に更新する FAQが完成した後は、内容を定期的に更新することでFAQのクオリティが高まります。 一度FAQを公開した後でも、仕様が変わったり機能が追加されたりするので、定期的に情報を更新することで、充実した社内FAQを用意できます。また、「検索されているが十分な回答を用意できていない」質問には、回答を補足したり、新規回答を追加したりします。 とくに、ある特定の部門に対して充実したFAQができれば、他部署が参考にするモデルケースにもなることも「FAQの対応範囲を広げること」のポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQを作る3つのメリット 次に、社内FAQを作成する3つのメリットをご紹介します。社内FAQは社内各所からの質問対応だけでなく、社内全体の生産性向上にも貢献するため、以下のメリットを押さえておきましょう。 （1）担当者の負担を削減できる 社内FAQの最大のメリットは、担当者の負担を減らせる点です。 たとえば、社内FAQを用意していなければ、バックオフィスに類似した質問が数多く寄せられ、担当者が個別に対応しなければなりません。社内から同じ質問が繰り返し来ているにも関わらず、その都度回答するのは非効率と言えます。 一方、社内FAQを整備すれば、社内情報が一元化されるだけでなく、担当者が質問対応に追われる事態を防げます。結果、問い合わせに対応する労力が減り、ほかの業務に集中できるのです。 （2）社員の自己解決を促せる よくある質問に対しての回答が分かることで社員の自己解決を促せるのもメリットのひとつです。 社内で頻発する質問に対して、社内FAQを作成しておくと「困ったときはFAQを見ればすぐに解決する」という認識が社内に浸透します。そのため、各メンバーが個人で調べて解決する動きが促進されます。 さらに、顧客からの問い合わせにも担当者を介さずに答えられるため、スピーディーな顧客対応が可能です。また、社内FAQは質問に対する回答を標準化する役目も担っており、業務クオリティの均一化にも貢献します。 （3）社内のノウハウが蓄積できる 社内FAQが浸透すれば、属人化していたノウハウを効率的に蓄積できます。 「ベテラン社員のノウハウ」を時間や場所を問わずに確かめられる環境によって、業務に役立つだけでなく質問の手間も省けます。また、あらかじめ業務内容や社内ルールをFAQで形式化することで、教育コストを大幅に減らせます。 このように、社内FAQにはノウハウが蓄積されるため、業務効率の改善や教育コスト削減が見込まれるのです。そこで、簡単に社内の情報を蓄積・管理できる「ナレカン」のようなITツールを導入すると、ノウハウの収集がスムーズになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQ作成するときの注意点 社内FAQを作成するときには、以下の点に注意しましょう。 質問に対して過不足なく回答できているか 質問に対して、回答が短すぎたり、長すぎたりしていないか注意する必要があります。回答に過不足があれば、さらに質問が生じ、逆に手間が増えるといった状況になりかねません。 検索にヒットしやすい言い回しを使う 社内FAQを導入したにもかかわらず、検索でヒットしなければ活用されません。そのため、難しい言い回しは避け、よく検索される言葉を入れるようにしましょう。 社内FAQの存在を周知させる 社内でFAQがあることが認知されていなければ、そもそも活用されません。はじめに全社に社内FAQの存在や使い方を説明し、積極的な利用を促しましょう。 以上の3点に注意して社内FAQを活用し、社員の自己解決を促すことがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内FAQの運用を最適化するITツール 以下では、大企業でも使えるおすすめの社内FAQ作成ツールをご紹介します。 社内FAQの運用には、Excelやスプレットシートがありますが、欲しい情報を見つけづらく、管理が煩雑になりやすいので不向きです。一方、「社内メンバー間で簡単に質疑応答ができ、フォルダで徹底管理できるツール」を使えば、社内FAQの運用が活性化します。 しかし、ITツールで管理していても、情報を整理しにくかったり検索機能が優れていなかったりすると使い勝手が悪く、結果的に使用されなくなる可能性もあります。そこで、「高度な検索機能を備え、テーマごとに情報を分類できるツール」を選びましょう。 結論、自社が導入すべきツールは、生成AIを活用した超高精度の自然語検索によりストレスなく情報共有ができるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの質問機能は、知恵袋のような感覚で気軽に質問・回答ができ、他のメンバーにも共有できるので、自己解決を促す社内FAQが作れます。また、多階層の「フォルダ」で社内FAQを整理しつつ「自然言語検索」を活用すれば求める情報に即アクセスできます。 大企業でも使える！社内FAQの運用に最適のツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【画像付き】社内FAQの作成例 「ナレカン」の「質問機能」を使えば、気軽に質問を投稿できるほか、特定のメンバーや部署に回答をリクエストすることも可能です。 また、複数回答を紐づけられるほか、回答者に対して「お礼メッセージ」も送れるので、社内のコミュニケーションの活性化にも貢献します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQの実際の成功事例 以下では、実際にFAQに成功した事例を3つご紹介します。どの事例も導入前に抱えていた課題を解消した取り組みのため、自社の課題解決の参考になります。 事例1｜サッポロホールディングス株式会社 引用：サッポロホールディングス株式会社の公式HP サッポロホールディングス株式会社では、業務時間の3～4割が問い合わせ対応に充てられており、社内の問い合わせの多さが課題でした。また、業務の属人化によってナレッジが継承されないことが危惧されていました。 そこで、問い合わせ内容を可視化し、同一部署内で混在しているFAQの優先順位を設定しました。その後、社内FAQツールを用いて整理・格納したのです。 結果、問い合わせ対応の殺到が予想された「Windows 10入れ替えプロジェクト」ではコール数は1,431件に留まり、一方のFAQサイトには3カ月間で16万件のアクセスがあるなど、問い合わせの対応方法の変更の成果があらわれました。 現在では、チャット問い合わせの利用数は週に100件以上、回答率60%のFAQシステムが維持できており、回答を得た人のアンケート結果では8割以上が『参考になった』と回答しています。 ※参考：業務の1/3は問い合わせ対応という間接部門の悩み――、社内FAQとAIチャットボットで解決したサッポロの取り組みを見る 事例2｜さくらインターネット株式会社 引用：さくらインターネット株式会社の公式HP さくらインターネット株式会社では「バックオフィスの申請情報の掲載場所が複数ある点」や「情報の更新日の記録がなく新旧の情報が入り混じっていたこと」による問い合わせ回数の増加が課題でした。 そのため、問い合わせ対応のヒアリングを経て社内FAQを導入し、およそ2か月かけて既存の社内wikiからの書き換え作業を実行しました。現在のFAQ作成者は46人で、全員が他の業務との兼任をしています。 そして、社内FAQツール導入の結果、利用者による問題の自己解決率が20%から70%へと増加しました。また、管理本部社員の70%が「問い合わせ対応が削減した」と実感しており、社内FAQによって問い合わせ負担の課題が解決されたのです。 ※参考：約600名の社員向けFAQサイトを構築 管理本部の対応工数削減 事例3｜株式会社工進 引用：株式会社工進のトップページ 株式会社工進のコールセンターでは、ナレッジ共有ができていないため、個々の担当者の属人的なナレッジや情報をもとに業務を進めていました。そこで、問い合わせ効率を改善する施策として、社内FAQツールが導入されました。 ツールには、商品情報や修理ナレッジなど属人化していた情報や、紙ベースの情報を集約しました。結果、営業だけでなく事務やコールセンター、修理センターのスタッフが他部署のナレッジを自身の業務に生かせるようになったのです。 また、社内FAQの導入によりナレッジ共有の仕組みが整ったため、コールセンターでは「回答の標準化」が可能になりました。さらに、各営業所でも社内FAQを利用した顧客対応により、前年比でコール数が半減する効果も出ています。 ※参考：カスタマーサポートと社内情報共有の両面でフル活用　「わかりやすい」にこだわった自己解決のツールで受電数50%減を実現！ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】社内FAQの作成に利用できるツール ここでは、社内FAQを作成するときに利用できるを3つご紹介します。無料で使えるツールもあるため、導入を検討している方は必見です。 Googleスプレッドシート 引用および参考：Googleスプレッドシートのトップページ Googleスプレッドシートは社内FAQを整理するのに活用できます。 Excelのような使用感で表形式でまとまったFAQを作成可能です。また、Googleアカウントを使えば、無料で利用できることも特徴です。 しかし、スプレッドシートは管理が煩雑になる可能性があるため、「ナレカン」のようなFAQの作成に加えて管理や共有も簡単にできるツールを導入しましょう。 Microsoft Teams 引用および参考：Microsoft Teamsのトップページ Microsoft Teamsでも社内FAQを作成可能です。 Microsoft Teamsでは掲示板形式とチャットボット形式の2種類の方法でFAQを作成できます。質問と回答が蓄積されることで社内のナレッジとして活用されるようになる点がメリットです。 しかし、FAQを作成するときに専門知識を必要とする場合があるため、IT人材がいない企業では導入のハードルが高いと言えます。 SharePoint 引用および参考：Share Pointのトップページ SharePointは社内ポータルを作成するのに役立つツールですが、FAQ作成にも利用できます。 リストにカテゴリーや質問・回答事項、更新日などを追加し、FAQを記載していけば簡単に作成できます。プログラミングの知識がなくても操作できるため、メンバーみんなで運用できます。 しかし、検索機能でキーワードがヒットしないこともあるため、「ナレカン」のような高精度な検索機能を備えたツールの導入を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料テンプレート】Excelで社内FAQを作る方法2選 Excelを使った社内FAQの作り方を2つ紹介します。自社の運用体制に合わせて最適な方法を選択しましょう。 （1）自作する方法 まずは、Excelで社内FAQを自作するときの手順を解説します。 はじめに、「新規ファイル」の[挿入]をクリックし、[テーブル]を選択します。 つぎに、表にしたいセルの範囲を選択します。 つづいて、挿入した表にFAQの必要項目を入力します。 最後に、罫線を挿入してセルを区切ったり、表のセルの幅を整えたりして見やすく体裁を整えましょう。 完成イメージは以下の通りです。リンクを追加したり問い合わせ先を示したりするなど、丁寧な説明を心がけましょう。 以上の手順を踏むと、Excelで見やすいFAQを作成できます。また、社内FAQを作成するときは、事前に社員から質問や課題をヒアリングし、必要な情報を集めてから解決方法をまとめるようにしましょう。 （2）テンプレートを使う方法 以下で紹介するのは、質問とその答えが記入できるシンプルなExcelのテンプレートです。テンプレートを使えばフォーマットを統一できるほか、表の作成時間を短縮できます。 上記のテンプレートは簡素で見やすい一方、情報を分類する機能はありません。そのため、大企業のように利用人数が多い社内FAQには、「ナレカン」のように「フォルダ」で分類でき、さらに高度な検索機能で即アクセスできるツールを導入すべきです。 Excelフリーソフト館のテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQをITツール以外で管理するデメリット3選 ここでは、社内FAQの失敗例について解説します。下記の要点を押さえずに社内FAQの導入を進めても浸透しないため、あらかじめ確認しておきましょう。 （1）情報が蓄積されない 情報が蓄積されていないと、欲しい情報が得られず業務に活かせません。 社内でFAQを確認する体制が浸透しても、社内FAQに求めている答えがなければ意味がありません。そこで、充実した社内FAQにするためには不足なく社内情報を網羅する必要があるのです。 そのため、あらゆる情報を直感的に作成・共有できるツールで、情報を書き込むハードルを下げましょう。たとえば、質問を簡単に投稿して回答を得られる「質問機能」やフォルダごとにノウハウを共有できる「記事」を備えた「ナレカン」はおすすめです。 （2）情報のアップデートがされない 情報がアップデートされず、社内FAQが形骸化してしまった失敗事例もあります。 たとえば、Excelのスプレッドシートで社内FAQを作成しても、アクセス性の悪さやセルの大きさからこまめな更新には不向きです。そのため、「今見ている情報が最新のものではない」といった可能性があるので注意しましょう。 したがって、情報のアップデートが後回しになり、最新の情報が確認できないといったデメリットがあるため、社内FAQが形骸化しやすいと言えます。 （3）情報を探す手間がかかる 社内FAQで必要な情報をすぐに調べられず、担当者に確認する手間が発生する場合もあります。 欲しい回答がすぐに取り出せる体制が整っていないと、業務効率が悪くなってしまいます。つまり、必要な情報へ素早くアクセスでき、即座に疑問が解消されるFAQにしなければなりません。 そのため、情報へのアクセス性を高めるには、「シンプルな情報構造」で常に見やすく情報が整理されている必要があります。加えて、「高度な検索機能」を兼ね備えたツールを使ってサクサク検索できれば、ストレスなく作業を進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQの作り方やメリットまとめ ここまで、社内FAQの作り方やメリット、導入事例を中心にご紹介しました。 社内FAQは「バックオフィス業務の負担軽減」と「各社員の自己解決の促進」のために不可欠であるものの、全社に浸透しなければ意味がありません。一方で、教育コストがかからないExcelやスプレットシートでは、情報へのアクセスが悪く、社内FAQが形骸化してしまいます。 したがって、社内FAQは情報共有に優れた、ITツールで管理することが重要です。ただし、ITリテラシーの高くない社員でも使いこなせる、シンプルなツールでなければ全社に浸透しなくなります。 結論、社内FAQとして有用なのは、知恵袋のような感覚で社内FAQを作成でき、管理まで一元化できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で社内の問い合わせを効率化し、社内情報を一元管理しながらFAQを整備しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【コールセンター向け】受電メモの取り方やマニュアルの作成例を紹介 コールセンター業務を効率化する！おすすめFAQシステム6選を比較 【コールセンター】呼損率とは？計算式と呼量削減の方法も解説！ 問い合わせ管理とは？おすすめのシステム5選も紹介 クレーム対応のポイントとは？上手い人が実践している手順も解説！ コールセンターにおけるエスカレーションとは？課題や効率化方法も紹介！ 【対策あり】コールセンターのストレスが多い理由とは？ 【効率化】コールセンターの電話対応の時間を削減する方法や事例を紹介 コールセンターのマニュアルにツールは必須？記載すべき内容とポイントも紹介 コールセンターのマネジメントとは？管理者の仕事内容やスキルも解説

昨今の情報化社会では、ファイル共有にもオンラインストレージが導入されるようになりました。また、単純にファイルを蓄積するだけでなく、カテゴリごとに分類したり素早く検索できたりするサービスであれば、業務をより効率的に進められるようになります。 そして、上記のような、効率性を重視する企業の注目が集めているツールに「Zoho WorkDrive（ゾーホ ワークドライブ）」が挙げられます。しかし、実際のところ「Zoho WorkDriveがどのようなツールか分からない」という方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判を中心にご紹介します。 Zoho WorkDriveは何ができるツールか知りたい Zoho WorkDriveの特徴や料金・評判を把握したい サポート体制が充実したファイル管理ツールを導入したい という方はこの記事を参考にすると、Zoho WorkDriveについて正しく理解でき、自社にとって最適なツールかどうかを検討できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Zoho WorkDriveとは1.1 Zoho WorkDriveの特徴1.2 Zoho WorkDriveの機能1.3 Zoho WorkDriveと他のファイル管理ツールとの違い2 Zoho WorkDriveの使い方2.1 ファイルのアップロード2.2 ファイルの共有2.3 ファイルのダウンロード3 Zoho WorkDriveの料金プラン比較表4 Zoho WorkDriveの口コミ・評判5 Zoho WorkDriveを利用するときの2つの注意点5.1 （1）操作が直感的ではない5.2 （2）ファイルを開くまで中身を確認できない6 Zoho WorkDriveのデメリットをカバーするおすすめのツール6.1 社内情報を分かりやすく管理し、瞬時に取り出せるツール「ナレカン」7 Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判のまとめ Zoho WorkDriveとは ここでは、Zoho WorkDriveの特徴や機能をご紹介します。他のファイル管理ツールとの違いも紹介しているため、Zoho WorkDriveで何ができるかを具体的に把握できます。 Zoho WorkDriveの特徴 引用：Zoho WorkDriveのトップページ Zoho WorkDriveは、Zoho社（旧AdventNet）が提供するオンラインファイル管理プラットフォームです。 Zoho WorkDriveのほかにも、Zoho CRM（顧客管理システム）やZoho Connect（グループウェア）など、45以上のサービスを展開しています。 Zoho WorkDriveにはファイルの保存だけでなく、チームメンバーのグループ作成や権限設定などの機能も搭載されています。そのため、データ管理のほかに、チームで活用される仕組みをつくりたいというユーザーにおすすめのツールです。 Zoho WorkDriveの機能 以下は、Zoho WorkDriveの主な機能です。 チームフォルダー ドキュメントをチームフォルダーに追加することで、チームのメンバーがドキュメントをすぐに使用できます Officeエディター ドキュメントの作成、編集、レビュー、公開をすべてオンライン上で共同作業できます スマート検索 ファイル名だけでなく、テキストのキーワードや画像コンテンツから検索できます データテンプレート データテンプレートを使用することで、データを分類、整理し、実行可能なビジネスにつなげられます ファイルの収集 どのフォルダーにもファイルを保存でき、チームがすぐにアクセスできるようになります Zoho WorkDrive API 広範なAPIによって、Zohoのほかのアプリケーションや外部ツールと統合できます 引用：Zoho WorkDrive＞機能＞すべての機能 上記のように、Zoho WorkDriveは、チームの共同作業を円滑に進めるための機能が多く備わっています。 Zoho WorkDriveと他のファイル管理ツールとの違い Zoho WorkDriveはさまざまな部門や業界に適応したファイル管理ツールで、チームの共同作業を便利にします。 特に他のファイル管理ツールと異なるのが、コラボレーション機能やコミュニケーション機能を利用することで、蓄積されたデータを柔軟に活用できる点です。この機能を使うことで、個人・チーム間でファイルや情報を簡単に共有でき、連携しやすくなります。 さらに、ファイルにコメントを付けたり、メンバーの作業をレビューしたりできるため、チームで協力し合いながらプロジェクトを進められます。 ・Zoho WorkDriveの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveの使い方 以下では、Zoho WorkDriveを利用してファイル共有するときの基本操作を解説します。 Zoho WorkDriveのファイル共有では「ファイルのアップロード」「ファイルの共有」「ファイルのダウンロード」の3つのステップが必要になります。 ファイルのアップロード 1.Zoho WorkDriveにログインします。 2.「＋新規」をクリックして、アップロードしたいファイルを選択するとアップロードができます。※画面上にファイルをドラッグアンドドロップしてもアップロード可能です。 ファイルの共有 1.共有したいファイルの上にカーソルを乗せ、タイトルの横に表示されているチェックボックスをクリックします。 2.上部に表示されている「共有ボタン」の横にある「▼」をクリックし「メンバーの追加」または「新しい外部の共有リンク」をクリックします。 ※今回は、Zoho WorkDriveのアカウントを持たないユーザーへ共有するため、「新しい外部の共有リンク」に進みます。 3.リンク名を入力し、パスワードなどの設定後「作成」をクリックします。 4.発行されたリンクをコピーして共有すれば、ファイル共有が完了します。 ファイルのダウンロード 1.共有されたリンクにアクセスします。 2.共有されたファイルの閲覧が可能です。右上にある「ダウンロード」ボタンをクリックすれば、ファイルのダウンロードができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveの料金プラン比較表 Zoho WorkDriveは、利用規模に合わせた3つのプランを提供しており、以下はそれぞれの特徴をまとめた表です。 ※スマホでは表を右にスクロールできます。 スターター チーム ビジネス 月額費用 360円/ユーザー 720円/ユーザー 1,320円/ユーザー 最少契約ユーザー数 3ユーザー 3ユーザー 3ユーザー ストレージ 1TB 3TB 5TB ファイルの アップロード上限 10GB 50GB 250GB 追加ストレージ容量（11人～） 100GB 300GB 500GB 引用：zoho WorkDrive：料金 ただし、ビジネスプランに関しては、1ユーザーあたりの料金設定が高いため、導入するときは予算をオーバーしないように気を付けましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveの口コミ・評判 ここでは、Zoho WorkDriveを実際に利用するユーザーからの口コミや評判をご紹介します。ただし、口コミ数が少ないため、使用感を知りたい方はトライアルを試すのがおすすめです。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewとITトレンドより引用しております。 非公開ユーザー　投稿日時：2020年08月28日 WorkDriveに保存している共有ファイルをMeetingで画面共有できるので、チームとの共同作業をシームレスに行うことができています。 ITreview 非公開ユーザー　投稿日時：2024年01月05日 気軽に投稿が出来、コメントやリアクションを簡単にできます。 Facebookを使っていれば、不明点なく簡単に楽しく使えるコミュニケーションプラットフォームかと思います。 ITトレンド 上記のように、実際に利用しているユーザーからは、「チームでの共同作業がしやすい」「簡単に楽しく使える」など評価の声が挙がっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveを利用するときの2つの注意点 以下では、Zoho WorkDriveを利用するときの注意点を解説します。Zoho WorkDriveをメインのオンラインストレージとして利用するときは、以下の点に注意しましょう。 （1）操作が直感的ではない Zoho WorkDriveは操作が直感的ではないため、ITに慣れていない社員が多い企業は注意が必要です。 アップロードなどはドラッグアンドドロップで簡単にできる一方、共有機能などは方法が多数用意されているだけに「どの手順を進めれば共有できるか」が直感的に理解しにくいです。そのため、社員が利用時に混乱しないよう導入時には十分な指導が必要です。 一方、「ナレカン」のようなツールであれば、専属担当者が”運用方法の設計”や”使い方の説明”をしてくれるため、導入担当者の教育コストを大幅に削減できます。 （2）ファイルを開くまで中身を確認できない Zoho WorkDriveでは、ファイルを開くまで中身を確認できない点にも気を付けましょう。 Zoho WorkDriveのフォルダーでは、ファイルのタイトルと作成日時しか表示されません。そのため、ファイルの概要を視覚的に把握できず「ファイル数が増えるほど管理が煩雑化する」「都度ファイルを開く手間がかかる」などの問題に発展する可能性があるのです。 したがって、テーマごとに階層管理をして、見やすくデータを管理できるツールを導入すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveのデメリットをカバーするおすすめのツール 以下では、Zoho WorkDriveのデメリットをカバーするおすすめのツールをご紹介します。 Zoho WorkDriveは、ファイル管理だけでなく、OCR機能など高度な検索機能を備えているのが特徴です。一方で、テーマごとに階層管理しづらく、「ファイルを開くまで中身を把握できない」など、使いづらさを感じる人も少なくありません。 とくに、昨今の情報化社会では、多くのデータを扱うため「視覚的に分かりやすい状態でデータ管理できるか」が重視されるポイントになっています。したがって、「あらゆる情報をストレスなく管理でき、欲しい情報を簡単に探し出せるツール」を選択しましょう。 結論、自社が導入すべきは、わずかな工数でファイルを管理でき、超高精度の検索機能が備わったツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは「記事」にファイルを添付して管理できるうえ、「ファイル内検索」によって欲しい情報を確実に取り出せます。また、生成AIを活用すれば、添付ファイルの概要を記事に抽出することも可能なので、内容を理解するのに時間もかかりません。 社内情報を分かりやすく管理し、瞬時に取り出せるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまで、Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判について解説しました。 Zoho WorkDriveを導入すると、効率的なファイル共有・活用が実現する一方、操作には教育の手間がかかってしまいます。教育に時間がかかるツールは、スムーズに社内に浸透せず、ツールが放置される事態になりかねません。 効率化を目的に導入したツールが、逆に業務を圧迫する事態は避けなければならないため「ビジネススピードを落とさず業務を円滑に進められるツール」が必要なのです。 したがって、自社のファイル管理には、サポート体制が充実しており、社内にスムーズに浸透するファイル管理ツール「ナレカン」が最適です。また、ナレカンは既存データの移行支援も実施しているので、運用体制がスムーズに整えられます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

オンラインストレージは、メール添付よりも大容量のファイルを共有したり、同じファイルを複数人に一斉に共有したりできる点がメリットです。たとえば、代表的なオンラインストレージに「Xserver Drive（エックスサーバードライブ）」があります。 しかし、なかには「Xserver Driveの詳細が分からず、導入に踏み切れない」という方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、Xserver Driveの機能や料金プラン・評判を網羅的に解説します。 Xserver driveの使い方や他ツールとの違いを知りたい Xserver driveの料金や評判を見て導入を検討したい 安全かつ円滑にファイル共有できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Xserver Driveの概要が分かるうえ、自社にとって最適なツールか検討できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Xserver Drive（エックスサーバードライブ）とは1.1 Xserver Driveとほかのクラウドストレージツールとの違い1.2 Xserver Driveの機能1.3 【2024年4月】Xserver Driveの最新機能2 【比較表】Xserver Driveの料金プランごとの違い3 Xserver Driveの使い方3.1 【始め方】Xserver Driveにログインする3.2 【基本編】Xserver Driveでファイルを共有する3.3 【応用編】Xserver Driveの便利機能を活用する4 Xserver Driveの口コミ・評判4.1 Xserver Driveの良い口コミ・評判4.2 Xserver Driveの改善点に関する口コミ・評判5 【必見】最もストレスなくファイルを共有する方法とは5.1 最も簡単に大切な情報を共有・管理できる情報共有ツール「ナレカン」6 Xserver Driveを利用する注意点6.1 （1）定額プランでは契約日数の縛りがある6.2 （2）口コミ数が少ない6.3 （3）サポートの質が低い6.4 （4）連携機能が少ない7 Xserver Driveの使い方や料金プラン・評判のまとめ Xserver Drive（エックスサーバードライブ）とは はじめに、Xserver Drive（エックスサーバードライブ）の特徴や機能を紹介します。まずは、ツールの概要を押さえましょう。 Xserver Driveとほかのクラウドストレージツールとの違い 引用：Xserver Driveのトップページ Xserver Driveとは、レンタルサーバーで有名なエックスサーバー株式会社が提供するオンラインストレージです。 共有機能や権限管理、監査機能を利用すれば遠隔でも安全にファイル共有が可能となり、テレワーク中のファイル共有手段にも適しています。また、URLリンクを使った共有に加え「アカウントを持たないユーザーとの共有」「パスワード設定」「有効期限の設定」までできるのが特徴です。 したがって、ほかのオンラインストレージと比較し、社内だけでなく第三者とのファイル共有にも安心して使うことができるのです。 ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら ・デスクトップアプリのダウンロードはこちら Xserver Driveの機能 以下では、Xserver Driveの持つ機能について解説します。Xserver Driveでは、おもに「ファイル共有」「ファイル管理」「バックアップ機能」の3つの機能が利用できます。 ファイル共有機能 ファイル共有機能では、メールでは送信できない大容量のファイルを共有できます。 Xserver Driveを利用しているユーザーとは共有フォルダで共有可能なうえ、URLリンクによるファイル共有にも対応しているため、社外ユーザーとの共有時にもストレスがかかりません。さらに、モバイルアプリを利用すれば、パソコン以外の端末からもスムーズに利用できます。 このように、ファイル共有機能では、大容量のファイルを現場のメンバーや営業先のメンバーと簡単に共有可能なので、効率的な情報共有を実現できます。 ファイル管理・監査機能 Xserver Driveには、ファイルの不正利用などに対する管理・監査機能が備わっています。 とくに、テレワークでは、オフィス勤務と異なり周りの目がないため、不正利用などのリスクが高まります。しかし、Xserver Driveには、ユーザーのファイル利用履歴や動向を把握するための監査ログ・アクティビティによって、情報漏えいを未然に防げるのです。 また、無料プランを含む全プランで権限やグループを設定できる点も特徴のひとつです。 バックアップ機能 Xserver Driveには、万が一に備えたバックアップ機能が搭載されています。 Xserver Driveにアップロードされているすべてのファイルおよびフォルダデータは、サービス側によって毎日自動でバックアップされています。さらに、ユーザーはバックアップされているデータから、ファイル単体、またはフォルダ単位で復元が可能で、管理画面から簡単な操作で実行できます。 この機能により、ユーザーが誤ってファイルを削除・変更した場合や、データ障害時などに備えることができるのです。 【2024年4月】Xserver Driveの最新機能 Xserver Driveの追加機能について解説します。Xserver Driveでは、2024年以降、以下の機能がアップデートされました。 パスワードの文字数の上限を緩和 アカウントセキュリティ強化の一環として、パスワードを最大45文字まで入力できるようになりました。 ログイン認証機能 異なるIPアドレスや端末からログインをした場合に、登録メールアドレスでの認証が必要となり、安全性が高まりました。登録メールアドレス宛に送信される認証コードを入力することで、ログインが可能です。 ユーザー・グループ管理機能 従来、ユーザーやグループの管理をするには、”ストレージ管理パネル”にログインする必要がありましたが、サーバーパネルからも管理が可能になりました。また、ユーザー・グループ情報をCSVファイルで一括登録・更新できるようにもなりました。 Xserver ユーザーコミュニティ ユーザー同士で質問・回答することでXserver Driveの利用上の疑問を解消するサポートコミュニティが整備されました。そのため、不明な点を気軽に確認できます。 Xserver Driveの追加機能によって、セキュリティーが強化されたうえ、複数ユーザーの管理の手間を省けるようになったのです。 参考1：セキュリティ強化を目的とした各種パスワードの文字数上限緩和のお知らせ 参考2：【4月22日実施】セキュリティ強化を目的としたログイン認証導入のお知らせ 参考3：ユーザー追加や更新が簡単便利に！ サーバーパネルに「ユーザー管理」「グループ管理」機能を追加 参考4：ユーザー同士で気軽に質問・回答できる！「Xserver ユーザーコミュニティ」の提供を開始 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】Xserver Driveの料金プランごとの違い Xserver Driveでは、利用容量ごとに5つのプランが用意されています。3か月契約する場合の料金と、詳細をまとめたものが以下となります。最短でも3カ月からの契約となる点に注意が必要です。（表は右にスクロールできます。） フリープラン スモールビジネス ビジネス ビジネスプラス エンタープライズ (専用) 利用料金 無料 3,960円/3ヶ月～ 7,920円/3ヶ月～ 15,840円/3ヶ月～ 92,400円/3ヶ月～ 初期費用 無料 11,000円 11,000円 11,000円 110,000円 利用可能容量 ・HDDの場合：選択不可 ・SSDの場合：2GB ・HDDの場合：1TB ・SSDの場合：500GB ・HDDの場合：2TB ・SSDの場合：1TB ・HDDの場合：4TB ・SSDの場合：2TB ・HDDの場合：選択不可 ・SSDの場合：5TB 無料お試し期間 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 スマホ対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 ユーザー数 1名 無制限 無制限 無制限 無制限 なお、有料プランでは、プランに関わらずユーザー数無制限で利用できる点が人気の理由のひとつだといえます。ただし、ストレージにHDD・SSDのいずれを選ぶかによって容量は変わるため、必要な容量に合わせてプランを選択しましょう。 参考：Xserver Drive｜料金シミュレーター 参考：Xserver Drive｜機能一覧 ユーザー数無制限の定額プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Xserver Driveの使い方 以下では、Xserver Driveの使い方を解説します。Xserver Driveの基礎から応用的な操作を解説するので、Xserver Driveが自社に合うかを判断する際の参考にしましょう。 【始め方】Xserver Driveにログインする はじめに、Xserver Driveのログイン方法を解説します。 まず、管理者から送られてくるログイン用のURLから、管理者が設定した”ユーザー名”と”パスワード”でログインします。 次に、パスワード変更をしましょう。右上の[設定]をクリックした後、[セキュリティー]を押します。そして、「現在のパスワード」と「新しいパスワード」を入力すると設定完了です。 画像引用（以下含む）:Xserver Drive｜ユーザーマニュアル 【基本編】Xserver Driveでファイルを共有する 次に、Xserver Driveの基本操作である、ファイル共有の方法を解説します。 ＜ファイルのアップロード方法＞ はじめに、ファイルのアップロード方法を解説します。まず、画面上部にある[＋]のボタンをクリックします。 次に、[ファイルのアップロード]をします。ダイアログボックスが開くので、共有したいファイルを選択すると共有完了です。 ＜ファイルのダウンロード方法＞ 次に、ファイルのダウンロード方法を解説します。ダウンロードしたいファイルの右側にあるメニューアイコンから[ダウンロード]をクリックすると、ダウンロードできます。 【応用編】Xserver Driveの便利機能を活用する 最後に、Xserver Driveでファイルを活用する方法を解説します。 ＜コメントを残す方法＞ まず、コメントを残したいファイルの右側にあるメニューアイコンから[詳細]をクリックします。 詳細画面で[コメント]をクリックすると、コメントの入力フォームが表示されます。 ＜タグをつける方法＞ コメントと同様に、タグをつけたいファイルの右側にあるメニューアイコンから[詳細]をクリックします。 次に、詳細画面で[タグ]をクリックし、入力フォームに直接入力するか、一覧からタグを選択して追加します。さらに、[編集]をクリックすると、タグを編集可能です。 ＜共有ファイルの一覧を見る方法＞ 左側の項目[共有]をクリックすることで、共有中のファイルを一覧で確認できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Xserver Driveの口コミ・評判 以下では、Xserver Driveの口コミ・評判をご紹介します。実際に利用するユーザーの感想を確認したい方は必見です。 ※ご紹介する口コミは、ITreview・Apple Storeより引用しています。 Xserver Driveの良い口コミ・評判 以下では、Xserver Driveの良い口コミや評判をご紹介します。ユーザーからは「ユーザー数無制限」「シンプルな操作感」が良いとの声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2024年09月26日） ユーザーを無制限に作成し、権限の割り付けなどが簡単にできるので用途は幅広い。DropboxやGoogleDriveよりも手軽に始められる法人向けオンラインストレージ。 非公開ユーザー（投稿日：2023年06月23日） Xserverを契約しておりフリープランが利用できる。しかも無料なのに2GBも使用できる。更にユーザー数無制限。特にユーザー数無制限というのは大変ありがたい。 他社クラウドサービスだと大体が3名あたりから別途料金になるのに無制限に利用できるため、そこまで大きいファイルは使用しないが大人数での利用というシチュエーションではこれ以上ないサービス。 非公開ユーザー（投稿日：2022年10月19日） 優れている点・好きな機能 ・フリープランでも2GBの共有ができ必要十分 ・登録したユーザーIDとPWで共有ドライブが利用可能 ・有料ブランで大容量のデータ共有が可能(500GBから4TB) Xserver Driveの改善点に関する口コミ・評判 以下では、Xserver Driveの改善点に関する口コミや評判をご紹介します。ユーザーからは「サポートの質が低い」「ユーザーごとの使用量制限ができない」との声が挙がっています。 jduevfj（投稿日：2024年3月27日） アップデートしたらアプリ単体でファイル共有できなくなった。もしかしたら見逃しているだけかもしれないが分かりにくいことには変わりないのでただの改悪に変わりはない。 非公開ユーザー（投稿日：2023年06月23日） 一応電話サポートはありますがお問合せフォームに誘導されるのみでした。電話でもある程度対応していただけると助かります 非公開ユーザー（投稿日：2022年10月19日） 欲しい機能・分かりづらい点 ・ユーザーごとの使用量制限ができると良い ・一定期間すると自動消去する機能があると良い 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最もストレスなくファイルを共有する方法とは 以下では、ストレスなくファイルを共有する方法をご紹介します。 Xserver Driveは安全なファイル共有に役立つ一方、フォルダ整理や検索の側面から長期的な情報管理には不向きです。とくに、情報を業務で活用するには、格納するだけでなく、最新の状態に保ち、すぐにアクセスできる体制が必要です。 そこで、「情報を確実に蓄積・共有し、アクセスしやすく管理できる情報共有ツール」を導入しましょう。また、すべての社員が使いこなせるように、「シンプルな操作性か」にも注意して検討するべきです。 そのため、ビジネスにおけるファイル共有には、あらゆる情報を蓄積でき、蓄積した情報に簡単にアクセスできる「ナレカン」を使いましょう。 ナレカンの「記事」では、ファイル・画像を添付するだけで任意のメンバーに共有でき、「フォルダ」ごとに管理可能です。また、「断捨離機能」で古い情報を自動検出できるうえ、超高精度な検索機能でファイル内も検索できるため、欲しい情報がすぐ見つかります。 最も簡単に大切な情報を共有・管理できる情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの活用術＞ フォルダ単位で”権限設定” ナレカンでは、フォルダ単位で「閲覧権限」「編集権限」を付与できるのが特徴です。そのため、記事に書いた内容が不正改ざんされるリスクを軽減します。また、編集履歴が15分単位で更新されるので、記事の更新者も把握できます。 記事に紐づく”コメント機能” ナレカンには、記事に紐づいたコメント機能があり、内容ごとに変更事項の連絡や質疑応答を残せます。そのため、「チャットの情報が入り乱れる」「情報がバラバラに管理されている」といった問題を解消可能です。 ファイルや画像内を含む”検索機能” ナレカンのキーワード検索は、ファイルや画像内の文字を含みます。そのため、ExcelやWordのファイルをナレカンで管理・共有すれば、ファイルへのアクセスが簡単になるのです。また、ファイルを開かず、プレビューで内容を確認できる点も便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Xserver Driveを利用する注意点 以下では、Xserver Driveを利用するときの注意点を解説します。Xserver Driveを利用する際は、以下の点に気をつけましょう。 （1）定額プランでは契約日数の縛りがある Xserver Driveには、契約日数の縛りがある点に注意が必要です。 Xserver Driveでは、初回契約時は最短でも3ヵ月の契約が必要となります。そのため、1ヶ月契約で使い始めたい場合には注意が必要です。 フリープランが用意されているので、不要な料金コストを抑えたい場合は、無料の範囲内で自社に合っているのかを十分検討したうえで、有料プランを検討しましょう。 （2）口コミ数が少ない Xserver Driveでは、過去に口コミの投稿はあるものの、直近の評判は少ないです。 そのため、「口コミを参考に、Xserver Driveの導入を検討したい」と考えている方は、評判ではなく、実際の使用感から判断しなければなりません。ただし、ビジネス向けプランのお試し期間は「10日間」と、比較的短い点に注意しましょう。 また、担当者の独断で決めるのではなく、実際に使うメンバーの意見を取り入れたうえで、自社への導入を決めることが大切です。 （3）サポートの質が低い Xserver Driveは、サポートの質が低い点にも注意が必要です。 利用しているユーザーからは、「サーバーに問題があり、すべての機能を停止したとメールがあり、具体的な復旧へのサポートはメールでのみという会社方針です。一週間、そのメールでサポート担当とやり取りしましたが、堂々巡りを繰り返すだけで、全く解決しません。基本メールは１日一回の返信のみ。」という声があります。（引用：みん評） ほかにも、多くのユーザーがXserver Driveのサポートが低いと感じており、トラブルが起きても、スピーディーに解決できない可能性があります。ツールの費用対効果をより大きくするには、サポートの手厚いツールを選びましょう。 （4）連携機能が少ない Xserver Driveは、ほかのクラウドサービスと比較して、外部アプリケーションとの連携機能が限定的であるという点に注意が必要です。 特に、SlackやNotionといったビジネスツールとのAPI連携が不足しており、ファイルの変更やコメントを外部ツールに自動で通知・反映させることができません。そのため、業務効率化を図る上で別途手動での連携作業やファイル移動の手間がかかるのです。 したがって、ファイルを多用するチームやプロジェクトでは、他のクラウドストレージの利用も検討することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Xserver Driveの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまで、Xserver Driveの使い方や料金プラン・評判を解説しました。 Xserver Driveを利用するとスムーズなファイル共有が実現しますが、口コミにもあるように「サポートの質が低い点」がネックとなる可能性があります。また、管理機能や検索性が乏しいことが懸念されるため、かえって業務効率が落ちてしまうのです。 したがって、重要なデータを管理するためのツールを探すときには、共有機能と管理機能のいずれも備えたツールを導入しましょう。また、操作方法が複雑だと、メンバーが上手く使いこなせず社内に浸透しないので、シンプルなツールを導入する必要もあります。 そこで、自社の情報管理には、必要な情報に即アクセスでき、使い方もシンプルなツール「ナレカン」が最適です。また、ナレカンは、国際セキュリティ資格（ISO27001, ISO27017）を取得しており、万全のセキュリティ体制を構築しています。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、自社のファイル共有・管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

業務の流れやツールの使い方などが記載された「マニュアル」は、あらゆる業務を一定のクオリティでこなすために必須です。マニュアルを作成・運用すれば業務効率化や生産性の向上はもちろん、従業員にかかる教育コストも減らせます。 一方、「マニュアルが形骸化しており、従業員のもつ独自のノウハウで現場が回っている」という企業も多いのではないでしょうか。このように社内業務が属人的な状況では、人材の入れ替わりなどが起こるたびにチーム全体の生産性が下がるリスクがあります。 そこで今回は、マニュアルの意味やメリット・デメリット、作成方法を中心にご紹介します。 マニュアルの意味や種類が知りたい マニュアルの作り方・手順を参考にして自社で取り入れたい マニュアルを運用して、業務を効率化したい という担当者の方はこの記事を参考にすることで、マニュアルに対する理解が深まるだけでなく、作成、管理するうえで注意すべき点も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルとは1.1 マニュアルの意味1.2 マニュアルの種類1.3 手順書との違い1.4 他の説明書との違い2 企業でマニュアル作成が必要な理由3 マニュアル運用が上手くいく企業の特徴4 【必見】マニュアル運用をスムーズにするツール4.1 マニュアル管理が圧倒的に簡単にできるナレッジ管理ツール「ナレカン」5 マニュアルを作成するメリット6 マニュアルを作成するデメリット7 マニュアルの作り方・手順とは7.1 ステップ1｜マニュアルの大枠を決める7.2 ステップ2｜マニュアルの構成を決める7.3 ステップ3｜マニュアルを作成する7.4 ステップ4｜マニュアルを仮運用・修正する8 マニュアルのテンプレート9 マニュアルの作成・運用のポイント5選9.1 （1）5W1Hを意識する9.2 （2）視覚的に分かりやすくする9.3 （3）読み手の立場になって作成する9.4 （4）マニュアル管理の担当者を設置する9.5 （5）定期的にアップデートする10 マニュアルの意味・デメリット・作成方法まとめ マニュアルとは マニュアルにはいくつかの種類や類語もあります。所属する業界や業種で呼称や意味が異なるため、利用目的や利用シーンで使い分けましょう。 マニュアルの意味 以下は、辞書に記載されているマニュアルの定義です。 マニュアル【manual】 （1）機械・道具・アプリケーションなどの使用説明書。取扱説明書。手引き書。 （2）作業の手順などを体系的にまとめた冊子の類。 引用：デジタル大辞泉 広義に捉えると、「マニュアル」と「手順書」は同じような意味合いになります。しかし、実際には、マニュアルは”ある業務全体の運用方針をまとめたもの”である一方、手順書は”ある業務の作業手順を具体的にまとめたもの”と分けられるのです。 また「マニュアル化」は、仕事の手順やノウハウをまとめた紙や電子データを作成することを指し仕事をやりやすくするために必要です。マニュアルを作成する際には、本来の意図から逸れていないかを確かめるために定義に立ち返りましょう。 マニュアルの種類 マニュアルは大きく分けて2種類に分類できます。 業務マニュアル 特定の業務や、仕事のノウハウを伝えるために作成されます。業務を引き継ぐ際に役立ちます。 操作マニュアル 社内で使われているシステムの操作方法を伝えるために作成されます。新人でも円滑にシステムを利用するために必須です。 ただし、上記はそれぞれ「知識やノウハウを身につけるために共有される」という点で共通しています。 手順書との違い 「マニュアル」と「手順書」には、同様に業務を進めるための方法等が記載されていますが、両者には以下のような違いがあります。 マニュアル：業務全体に関する大きい規模感 手順書：個人でも完結する小さい作業 マニュアルと手順書の違いは「取り扱う作業の大きさ」です。マニュアルは業務の方針やフロー、ノウハウなどが記載されていますが、手順書はある業務の手順や工程を詳細に記しています。 他の説明書との違い 以下は、マニュアル以外の説明書の概要を説明します。それぞれの違いについて確認しましょう。 内容 手引き書 ・仕事のやり方（テクニック・コツ・ノウハウ・要点など）が記載された指導書 ・マニュアルよりも抽象的で案内書・入門書とも言われる ユーザーガイド ・製品やサービスの使用方法を、テキストとイラストで分かりやすく解説している資料 ・マニュアルよりも専門性が低い ガイドブック ・特定の場所・イベントの紹介・案内・説明などを目的とした図書 ・マニュアルと違って手順ではなく、目的や指針を示すもの ハンドブック ・ある特定の分野で必要な情報や重要事項が最低限まとまっている資料 ・基本情報が記載 取扱説明書 ・機械やシステムの説明・操作方法が記載された説明書 ・対象者は使用する全ての人（マニュアルは業務担当者） 以上のように、マニュアルから派生したさまざまな文書が存在するので、利用目的や利用シーンによって使い分けましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企業でマニュアル作成が必要な理由 企業でマニュアルが必要な理由として以下の2点が挙げられます。 教育・指導係の負担を軽減するため マニュアルを作成すると、新入社員や新たな業務担当者は、業務の全ての工程を教育・指導係に質問しなくても確認できます。また教える人によってやり方が違うといったこともなくなり、業務方法が統一されるのです。 評価をつけやすくするため マニュアルにより業務方法が統一されると、各社員の業務に対する能力・スキルがわかりやすくなります。そのため、より公平な評価がつけられるのです。 このように、マニュアルは新入社員や教育・指導・評価を担当する上司といった業務に関わる全ての人に必要なものだと言えます。各企業・業務に最適なマニュアル作成をするようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル運用が上手くいく企業の特徴 マニュアルの運用に成功する企業には、以下の3つの特徴があります。 暗黙知を形式知に変えている 業務上のノウハウは「言語化されている形式知」と「言語化するのが難しい暗黙知」の2つです。マニュアル運用が上手い企業では、暗黙知を極力減らして形式知にする動きが活発にあります。 管理が簡単な仕組みがある マニュアルを簡単に管理できる仕組みも必要です。紙のマニュアルは修正版と差し替えるのが手間であり、メールやチャットではファイルを共有してもメッセージなどで流れてしまう恐れがあります。 定期的にマニュアルを更新している 実務とマニュアルが一致していないと現場が混乱するため、定期的な更新が必要です。そのため、更新作業が負担にならないシンプルな仕組みを用意しましょう。 マニュアルの運用が上手な企業には、以上の共通する特徴があります。とくに、マニュアルの管理と更新は具体的に対策すべきであり、目当てのマニュアルにサクサクたどり着ける「ナレカン」のようなツールが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】マニュアル運用をスムーズにするツール 以下では、マニュアル運用をスムーズにするおすすめのツールをご紹介します。 紙のマニュアル作成は、必要な情報を探すのに手間がかかり、管理もしづらく紛失する恐れもあります。しかしITツールを使えば、検索機能を使用して簡単に情報が見つかるほか、一元管理もしやすくなります。 ただし、複雑なツールは社員が使いこなせず、情報を載せても形骸化してしまいます。そのため、「ITスキルに関係なく使える、簡単にマニュアル作成・管理・検索ができるツール」を導入しましょう。 結論、マニュアル運用に最適なのは、直感的な操作でマニュアルを作成・管理でき、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、画像・ファイルの格納やテキストを用いてマニュアルを作成可能なのはもちろん、シンプルな操作性なので情報の確認・更新のハードルも低くなります。また「添付ファイル・画像内検索」により、マニュアルの必要な情報をすぐに探せるのです。 マニュアル管理が圧倒的に簡単にできるナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを作成するメリット マニュアルを適切に作成・運用すれば、以下のメリットが得られます。 業務品質が維持される 従業員によって手順が違うと、製品やサービス自体の品質にも影響があるので避けなければなりません。マニュアルには業務の品質が一定となるように手順が記されているため、誰が作業をしても同じ質やスピードで仕事ができます。 業務に割く時間を減らす 詳細に作業手順が記されているため「どうすれば良いか分からず迷う」「上司にやり方を聞く」などのムダな時間がなくなります。また、新入社員に直接仕事を教える必要が減り、教育コストの削減にもなるのです。 業務の属人化を防ぐ 担当者が不在の場合でも、ほかのメンバーが代わりに業務を進められるようになります。業務に関する情報が属人化すると、担当者に何かあった際に作業が遅延したり、中断したりしなければならない恐れがあるのです。 引継ぎがしやすくする 退職や異動で引き継ぎが上手くいかないと、業務全体に影響が出る可能性もあります。一方、事前にマニュアルを作成しておけば、次の担当者へスムーズに引き継ぎができます。 マニュアルには以上の4つメリットがあるため、これまで運用してこなかったチームは早急に準備を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを作成するデメリット メリットがある一方で、マニュアルを活用するデメリットも存在します。以下ではマニュアルがもたらすデメリットをご紹介します。 モチベーションが低下する マニュアルがあると、あらかじめ決められた業務以外をやる必要性を感じづらくなります。また、マニュアルに頼りすぎると状況に応じて対応方法を自分で検討するのが難しくなるのです。 マニュアルの作成に時間がかかる マニュアルの作成は業務内容の整理や構成の立案、運用チェックなどやるべき工数が多く、時間がかかります。作成時間を短縮するためには「小さな業務範囲からはじめる」「簡単に作成できるツールを使う」などで対策しましょう。 マニュアルの管理が面倒 紙のマニュアルは更新のたびに印刷しなおさなければならず、ファイルで管理するとアクセスするのが面倒で次第に使われなくなります。そのため、頻繁に確認・更新をするマニュアルは、とにかく簡単な方法で管理するのが最適です。 以上のように、マニュアルにはメリットばかりではなく適切に対策すべきデメリットもあります。デメリットも考慮した上で、マニュアルを作成するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの作り方・手順とは マニュアルの作成には正しい手順があります。社内で積極的に活用されるマニュアルを作成するためにも、以下の手順を参考にしましょう。 ステップ1｜マニュアルの大枠を決める はじめに、マニュアルの大枠を決めます。 ここでの「大枠を決める」とは「何を、どこまで書くのか」を決めることです。マニュアルといっても、業務の端から端まですべてを記載するわけではありません。「作業内容」や「作業範囲」を絞って記載していきましょう。 作業内容や範囲を絞るとマニュアルの目的が明確になり、スムーズに作成できるようになります。 ステップ2｜マニュアルの構成を決める 次に、マニュアルの構成を考えます。 構成とは作業フローの骨格であり、作成する前にあらかじめ構成を定めておけば、全体の流れに一貫性のあるマニュアルになるのです。 ここでの構成はマニュアルの目次になります。たとえば、下図のようなイメージです。 目次を決めておけば全体を俯瞰しながら作成できます。 ステップ3｜マニュアルを作成する 次に、見出しごとに作業手順を記載しましょう。 従業員の立場になって、可能な限り詳細に記載します。言葉で説明しづらい内容は、図や写真で視覚的に伝えるのが効果的です。また必要に応じて業務担当者への聞き取りといった調査を行うようにしましょう。 また、マニュアルを作成しなければならない業務が多い場合、「テンプレート」を使用すると、マニュアル作成にかかる時間を短縮できます。 ステップ4｜マニュアルを仮運用・修正する 最後に、マニュアルを運用する前に一部のメンバーを対象に仮運用をしましょう。 マニュアル作成者の主観が入り込んでしまい、メンバーにとって使いづらいマニュアルになっている可能性があるためです。社内で活用されるマニュアルにするためにも、客観的な意見をもらい、必要に応じて修正していきましょう。 このようなPDCAサイクルを回すとマニュアルが洗練されていき、誰が仕事をしても一定の質とスピードが担保されるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルのテンプレート 以下では、マニュアル作成に有効なテンプレートを紹介します。 こちらは、Canvaでマニュアル作成時に使用できるテンプレートです。 1ページ目に題名、2ページ目に手順とシンプルな構成なため、幅広い職種・業務で使用可能です。ページの追加・複製にも対応しており、完成後はPDFやppt形式でダウンロードできます。 Canvaのマニュアルのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの作成・運用のポイント5選 マニュアルの作成手順が分かったところで、次はマニュアル作成や運用のコツを確認しましょう。 （1）5W1Hを意識する マニュアルの内容を具体的にするためにも、5W1Hの「いつ・誰が・どこで・何を・なぜ・どのように」を埋めるようにマニュアルをつくりましょう。 内容が具体的であればあるほど、はじめて業務を担当するメンバーでも作業イメージが湧きやすくなります。しかし、具体的に記載しようとすると、冗長な文章になってしまいがちなので注意が必要です。 そのため、使いやすいマニュアルにするためにも、5W1Hを使って「読み手がすぐに理解できるように簡潔に書く」ことを意識するのが大切です。 （2）視覚的に分かりやすくする マニュアルに、写真や動画、図、フローチャートなどを活用すると見やすくなります。 文字以外の表現も利用すると視覚的に見やすくなります。さらに、「強調したい部分は赤字にする」「文字の大きさを変える」などの工夫を凝らせば、重要なポイントがすぐに分かるので親切です。 以上のような視覚に訴えかける工夫は必要ですが、あまりにもデザインに凝りすぎてはいけません。余計な情報が増えるとかえって内容が頭に入ってこないためです。誰が見ても分かりやすいシンプルなデザインにしましょう。 （3）読み手の立場になって作成する マニュアルは、読み手を意識することが重要です。 ここで言う「読み手を意識する」とは、「難しい用語を使わないこと」を指します。専門用語が多いとマニュアルを読んでも分からず「業務手順の共有」という目的を達成できません。 そのため、プレゼン資料やレポートを書くのと同様に、誰が読んでも同じように解釈できるマニュアルにするべきです。どうしても避けられない専門用語がある場合には、注釈や解説を載せましょう。 （4）マニュアル管理の担当者を設置する 次に、マニュアルが社内で利用されているかを把握しましょう。 具体的には、マニュアル管理の担当者を設けて、定期的に運用されているかチェックします。また、担当者を筆頭に「マニュアルの重要性」を正しく発信していくと、マニュアルが形骸化するのを避けられます。 以上のように、マニュアルが社内で活用されていない事態を防ぐためにも管理担当者を決めましょう。 （5）定期的にアップデートする 最後に、マニュアルと実務が乖離しないように定期的に更新しましょう。 具体的には、「マニュアルの作業手順が少し違う」「この手順を追加してほしい」などの要望が出てくることがあります。マニュアルは、最も作業効率を高める手順として、現場で運用されるので迅速に対応しなければなりません。 ただし、すべての意見がメールやチャットで届くと、どのマニュアルに対する意見なのか混乱してしまいます。そこで、マニュアルを作成した「記事」に紐づけて、「コメント」を残せる「ナレカン」のようなアプリを利用すれば、要望に合わせて適切に更新できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの意味・デメリット・作成方法まとめ これまで、マニュアルの意味やメリット・デメリット、作成方法を中心にご紹介しました。 マニュアルは企業活動において、生産性向上や業務効率化が図れる重要な要素のひとつです。しかし、紙でマニュアルを作成すると、情報の検索に時間がかかり、紛失する恐れがあります。 したがって、「必要な情報がすぐに探せて簡単に管理可能なツール」を導入しましょう。また複雑なツールは全社員が使いこなせず、形骸化してしまうため、誰でも簡単に操作できるツールであるべきです。 結論、マニュアルの運用に最適なのは、直感的な操作でマニュアル作成・更新が簡単で、マニュアルに添付したファイルや画像からも情報をすぐ探せるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でマニュアルを正しく管理し、現場の生産性向上を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事例あり】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方を紹介 会社にマニュアルがないのはやばい？問題点や作成するメリットを解説！ 仕事を仕組み化する重要性とは？やり方やおすすめのツールも解説 マニュアル(説明書)を読まない人がいる理由とは？対策も解説 【見本あり】見やすいマニュアルの作成ポイントや運用ルールを紹介 業務マニュアルの作り方を解説！テンプレートや例も紹介 OJTマニュアルの作成方法とは？新人教育向けのポイントも解説 【飲食店・小売店向け】アルバイトの業務を効率化するマニュアルの作成方法 【ビジネス向け】レギュレーションとは？ルールとの違いも解説

ビジネスでは、顧客や社員から頻繁に問い合わせがあるため、都度対応しなければならず、担当者にとって多大な負担となっています。そのため、よくある質問には「FAQシステム」を導入して、回答を事前に用意することが有効です。 しかし、「システムごとに特徴や機能が異なるので、どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのFAQシステム7選や比較ポイントを中心に解説します。 問い合わせ対応の負担を減らすため、FAQシステムを使いたい おすすめのFAQシステムを比較・検討したい FAQを活かして、ベテラン社員の持つナレッジを蓄積したい という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったFAQシステムが分かり、問い合わせ業務を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 FAQシステムとは1.1 FAQの種類1.2 チャットボットとの違い1.3 QAとの違い2 FAQシステムの基本機能3 FAQシステムを導入する3つのメリット3.1 （1）問い合わせ対応が効率化する3.2 （2）顧客満足度が向上する3.3 （3）情報の属人化を防げる4 FAQシステムの比較ポイント4選4.1 （1）自社の課題を解決できるか4.2 （2）情報を探しやすいか4.3 （3）サポート体制が充実しているか4.4 （4）FAQをナレッジとして活用できるか5 ＜徹底比較＞おすすめのFAQシステムランキングTOP75.1 1位【ナレカン】社内FAQをナレッジとして蓄積できるシステム5.2 2位【Stock】FAQを最も簡単に運用できるシステム5.3 3位【Zendesk】カスタマーサポートを効率化するシステム5.4 4位【kintone】FAQ以外の機能も充実したシステム5.5 5位【Salesforce Service Cloud】豊富なツールと連携できるシステム5.6 6位【PKSHA FAQ】問い合わせの手間を省けるシステム5.7 7位【FastAnswer2】目的の情報をすぐに見つけられるシステム6 ＜一目で分かる＞おすすめのFAQシステム一覧表7 FAQシステム7選の比較まとめ FAQシステムとは FAQシステムとは、よくある質問（FAQ）と回答をまとめて、質問者の自己解決を促すシステムです。社外向けであれば、カスタマーサポートやヘルプデスク業務、社内であれば総務部などで重宝されています。 そこで以下では、FAQの種類とチャットボット・QAとの違いを解説します。FAQシステムにはどのような特徴があるかを確かめましょう。 FAQの種類 FAQには、大きく以下の3種類があります。 社内対象FAQ 業務中に疑問点や不明点があった場合、社員が自己解決できるFAQです。さらに、社内にノウハウも蓄積できるので、属人化も防げるメリットがあります。 社外対象FAQ 企業の公式サイトにある「よくある質問」のように、顧客からの質問に対する回答をまとめたFAQです。質問頻度の高い内容を集約することで、顧客側は疑問点の早期解決、企業側はオペレーターの負担軽減ができます。 コールセンター対象FAQ コールセンターなどのオペレーターが参照するFAQです。オペレーターごとの対応の差がなくなり、顧客対応の質を均一にできます。 このように、FAQは種類によって対象が異なるので、システムを導入するときは「自社の業務形態にあっているか」をチェックしましょう。 チャットボットとの違い FAQシステムとチャットボットの違いは、質問への回答方法です。 FAQシステムでは、ユーザーが疑問点を検索して解決に導きます。つまり、ユーザーが知りたい回答が、あらかじめシステム上に用意されていなければなりません。 一方、チャットボットでは、会話形式で疑問点を洗い出しながらユーザーの解決へと導くため、あとから回答を提示します。このように、FAQとチャットボットは「ユーザーの疑問点に対する回答方法の違い」で区別されるのです。 QAとの違い FAQとQAの違いは、質問の頻度が限定されるかどうかです。 QAとFAQは、どちらとも「質問と回答」という形式なのは同じです。しかし、FAQは「Frequently Asked Questions」の略であるように、頻繫に尋ねられる質問である一方で、QAは質問の頻度を限定しません。 つまり、FAQはQAよりも顧客からのニーズが高い重要な質問であるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQシステムの基本機能 FAQシステムには、主に以下3つの機能が備わっています。 検索機能 キーワードを入力する「サジェスト検索」や話し言葉を入力する「自然文検索」、ユーザーがFAQのカテゴリを選択する「カテゴリ検索」などがあります。こうした検索機能により、ユーザーは問い合わせの工数を減らせるのです。 管理機能 顧客の個人情報や対応履歴、購買データなどを管理します。こうした情報はナレッジとして蓄積されるため、引き継ぎのときにも役立ちます。 分析機能 ユーザーが検索に利用したキーワードや、よく読まれたFAQを数値として可視化します。その結果、FAQや製品・サービスそのものの改善にもつなげられるのです。 上記の3機能が備わるシステムであれば、業務の手間を省きながら高品質なFAQを用意できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQシステムを導入する3つのメリット ここでは、FAQシステムのメリットを3つご紹介します。以下のメリットを得るには、システムの正しい運用が前提となる点に注意が必要です。 （1）問い合わせ対応が効率化する FAQシステムを活用すると、問い合わせ対応が効率化します。 頻繁に寄せられる質問への回答を事前に準備すれば、顧客による自己解決ができます。その結果、コール数や問い合わせフォームへの入力数はもちろん、担当者が個別の問い合わせ対応に割く時間も減らせるのです。 担当者が問い合わせ業務以外を兼任している場合は、問い合わせ対応だけでなく業務全体の効率化にもつながります。 （2）顧客満足度が向上する FAQシステムの導入により、顧客満足度の向上も見込めます。 FAQシステムがなければ、顧客はコールセンターや専用のフォームを通して質問しなければなりません。このような方法では、伝える手間がかかるうえに、場合によっては待ち時間が発生する恐れもあります。 そこで、FAQシステムを使えば、潜在的な問題点を洗い出し、疑問に対する適切な回答を用意できるのです。ユーザーは必要以上のステップを踏まずに問題が解決するため、結果として顧客満足度も向上します。 （3）情報の属人化を防げる 社内FAQシステムの場合は、情報の属人化を防げるメリットもあります。 社内の情報を一箇所にまとめると、重要な顧客データへすぐにたどりつけて便利です。また、業務で使える知識やスキルをナレッジとして蓄積することにより、新人への引き継ぎもスムーズに進みます。 ただし、FAQシステムで情報の属人化を防ぐには「誰かの頭/PCのなか」にある情報を簡単に集約できなければ、頓挫してしまいます。そのため、テキストの入力はもちろん、添付したファイルの内容を要約・抽出できる「ナレカン」のようなシステムが便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQシステムの比較ポイント4選 ここでは、FAQシステムの比較のポイントを4つ解説します。自社に最適なシステムを導入するには、以下の点を押さえなければなりません。 （1）自社の課題を解決できるか 一つ目の比較ポイントは、自社の課題を解決できることです。 たとえば、社外向けにFAQを作成したい場合は、FAQページと問い合わせフォームを作成できる機能が必須です。一方、社内向けのFAQでは、業務上で新たな疑問が生じたときに、気軽に質問でき、回答をセットで社内共有できる機能があれば、同じ質問が繰り返される事態を回避できます。 以上のように、自社の抱える課題によって必要な機能は変わるため、課題を明確にしたうえで、必要な機能に過不足のないシステムを選びましょう。 （2）情報を探しやすいか 2つ目のポイントは、情報を探しやすいことです。 利用者にとって便利なFAQシステムか判断する要素として、「適切な回答に短時間でたどりつけるかどうか」が挙げられます。そこで、高度な検索機能が備わっていれば利用者は便利と感じられるのです。 また、社内FAQにおいても、情報へのアクセス性の良さは業務時間の短縮につながるメリットがあります。このように、検索機能は社外・社内にかかわらず、FAQシステムに必須の機能だと言えるのです。 （3）サポート体制が充実しているか 3つ目のポイントは、サポート体制が充実していることです。 FAQシステムは、中長期的な継続が必要となるサービスです。そのため、社内のノウハウをFAQ上に移行するときや、トラブル時の対応などのサポート体制が充実しているかどうかは、選定するときの重要なポイントです。 とくに、サービスを使い始めるときの初期導入支援をしているシステムであれば、導入担当者の負担を最小限に抑えて運用を開始できるため便利です。 （4）FAQをナレッジとして活用できるか 4つ目のポイントは、FAQを社内ナレッジとして活用できることです。 FAQのデータは会社にとって貴重なノウハウ・ナレッジであるため、確実に蓄積しておかなければなりません。また、その時々によって、サービス内容が変更したり、プロジェクトの方針が変わるケースもあるため、定期的にメンテナンスしていくことが大切です。 したがって、必要な情報源をすぐに見つけ出し、情報の編集がすぐにできる「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。また、ナレカンであれば、編集権限を設定できるので、むやみやたらに情報が書き換えられる心配もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜徹底比較＞おすすめのFAQシステムランキングTOP7 以下では、おすすめのFAQシステム7選をランキング形式でご紹介します。 FAQシステムを導入すれば「問い合わせ対応の効率化」や「顧客満足度の向上」が期待できます。さらに、社内でFAQデータを蓄積しつつ定期的にメンテナンスを図ることで、業務で使える”ナレッジ”として活用でき、業務の属人化も防げるのです。 ただし、検索機能が不十分なツールであると、社員の疑問をすぐに解消できず、結局は誰かに質問する手間がかかるので注意しましょう。したがって、「検索機能に優れており、自発的な解決を促せる社内FAQシステム」でなければなりません。 結論、自社で導入すべきFAQシステムは、社内FAQをナレッジとして蓄積でき、必要な情報に即アクセスできるシステム「ナレカン」一択です。 ナレカンの「質問機能」では、業務上の不明点を社内メンバーに質問し、回答とまとめてナレッジとして蓄積できるため、常に活用されるFAQを構築できます。また、“上司に質問するように探せる”生成AIを活用した「自然言語検索機能」で、知りたい情報が確実に見つかります。 1位【ナレカン】社内FAQをナレッジとして蓄積できるシステム 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位【Stock】FAQを最も簡単に運用できるシステム Stockは、最も簡単にFAQを運用できるシステムです。 「Stock」では、「ノート」に記載したFAQは、質問の種類ごとに「フォルダ」を分けられるので、情報が入り乱れません。また、強力な「検索機能」によって、キーワードを入力すればすぐに目的のノートやフォルダを見つけられます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位【Zendesk】カスタマーサポートを効率化するシステム ＜Zendeskの特徴＞ 顧客の希望するチャネルに対応 メール、SNS、電話など、さまざまなチャネルを通してサポートを提供できるため、FAQ以外の形を望む顧客にも対応できます。 迅速な通知 顧客からの返信はすぐに担当者へ通知されるため、課題解決もスムーズです。 ＜Zendeskの機能＞ メッセージング 「メッセージング」では、顧客とメッセージのやりとりができます。また、ボットによってサポートが自動化されるので、スムーズな顧客対応が実現します。 チケット管理 メールや電話、チャットといった、あらゆるチャネルから寄せられた問い合わせも、自動でチケット化されて管理できます。 ＜Zendeskの注意点＞ 無料プランの利用に制限がある 無料プランを利用するには「はじめてZendeskを導入する」「従業員数が50人未満で、外部から資金調達を受けている」の条件を満たしていなければなりません。（参考：Zendesk｜スタートアップ支援プログラム） 構築が複雑 ユーザーからは「構築が複雑、UIが見ずらい。最初の構築の時点で複雑にしてしまうと後戻りができない。」との声もあります。（参考：ITreview） ＜Zendeskの料金体系＞ 参考：Zendeskの料金ページ メールでの問い合わせ管理には、以下の「Bacicプラン」がおすすめです。 Support Team：$19/ユーザー/月（月払い） Support Professionai：$55/ユーザー/月（月払い） Support Enterprise：$115/ユーザー/月（月払い） メール・チャット・電話など、さまざまなチャネルからの問い合わせを一元管理したい場合は、以下の「Zendesk Suiteプラン」を選択しましょう。 Suite Team：$55/ユーザー/月（月払い） Suite Growth：$89/ユーザー/月（月払い） Suite Professional：$115/ユーザー/月（月払い） Suite Enterprise：要問い合わせ Zendeskの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位【kintone】FAQ以外の機能も充実したシステム ＜kintoneの特徴＞ あらゆる情報を一元管理できる kintoneでは、Excelやメールなどの煩雑になりがちな情報も、すべて一か所にまとめられます。 アプリをカスタマイズできる kintone上のアプリは、自社で使いやすいように機能をカスタマイズできます。 ＜kintoneの機能＞ アプリ 仕事の数だけ業務システムを追加できる「アプリ」を利用できます。FAQには、顧客情報を一元化する「顧客リストアプリ」や、クレームの状況・件数を可視化する「クレーム管理アプリ」などが役立ちます。 スペース 「スペース」とは、プロジェクトやタスクごとのやりとりを集約できる「場」のことです。問い合わせ対応に関するナレッジの蓄積に役立ちます。 ＜kintoneの注意点＞ 高度なセキュリティは別途費用がかかる 接続できる端末の制限など、社外からのアクセスに対する高度なセキュリティは、オプション料金が発生します。 使いこなすのが難しい 「入り方が分からなかったり、そもそもはじめ方が分からない人が多く見られます。数に限りがあるので使える人はどんどん使えるようになり、使えていない人はどんどん使えなくなる格差が出ます。」というユーザーもいます。（参考：ITreview） ＜kintoneの料金体系＞ 参考：kintoneの料金ページ ライトコース：1,000円/ユーザー/月 スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月 ワイドコース：3,000円/ユーザー/月 kintoneの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5位【Salesforce Service Cloud】豊富なツールと連携できるシステム ＜Salesforce Service Cloudの特徴＞ 他のツールと連携できる たとえば、ビジネスチャットツールの「Slack」と連携すれば、問い合わせ内容をチームで共有したり、顧客とリアルタイムでコミュニケーションしたりできます。 ワークフローの自動化 メール返信やタスク割り当てなどの、手間のかかる業務を自動化できます。 ＜Salesforce Service Cloudの機能＞ エージェントの自動割り当て 万が一顧客対応で問題があったときでも、AIによって最適なエージェントが自動で割り当てられ、素早い解決を促します。 分析機能 顧客対応のデータをもとに、問題の原因や詳細、対処法などを分析できます。そのため、顧客満足度の向上にもつながります。 ＜Salesforce Service Cloudの注意点＞ すべての機能は使いこなせない 一部のユーザーからは「本当に何でもできるツールのため、逆に情報量が多く、営業担当も細かい機能については把握していない」との声もあります。（引用：ITreview） ＜Salesforce Service Cloudの料金体系＞ 参考：Salesforce Service Cloudの料金ページ Essentials：3,000円/ユーザー/月（年払い） Professional：9,600円/ユーザー/月（年払い） Enterprise：19,800円/ユーザー/月（年払い） Unlimited：39,600円/ユーザー/月（年払い） Einstein 1 Service：60,000円/ユーザー/月（年払い） Salesforce Service Cloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6位【PKSHA FAQ】問い合わせの手間を省けるシステム ＜PKSHA FAQの特徴＞ 日本語に強い検索エンジンの搭載 約7万語種類の概念知識と1,200万語の言語辞書を含んだ、日本語に強い「言語理解エンジン」が搭載されています。 充実したサポート体制 基礎実習や個別相談、セミナーなど、システムを使いこなすためのサポートが充実しています。 ＜PKSHA FAQの機能＞ 連携機能 対話エンジンの「PKSHA Chatbot」と連携すれば、問い合わせに対して高品質な回答が自動でできます。 FAQの重要度設定 FAQの重要度を独自に設定することで、検索結果の表示をコントロールできます。 ＜PKSHA FAQの注意点＞ 検索の精度が高くない 一部のユーザーからは「検索の精度があまり高くないのか、知りたいことにダイレクトに辿り着けない。」との声があります。（参考：ITreview） ＜PKSHA FAQの料金体系＞ 詳細は要問い合わせ PKSHA FAQの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 7位【FastAnswer2】目的の情報をすぐに見つけられるシステム ＜FastAnswer2の特徴＞ 外部用と内部用を分類できる 「よくある質問」などの”外部公開用FAQ”と、オペレーターが顧客対応するときに使う”内部公開用FAQ”の両方を蓄積できます。 検索性が高い FAQや文書など、顧客対応に必要な情報を簡単に検索できるので、スムーズな回答が可能です。 ＜FastAnswer2の機能＞ WebAPI機能 WebAPI機能によって、外部システムにFastAnswer2の検索機能を組み込んだり、両者を横断的に検索したりできます。 レポート分析機能 「レポート分接機能」では、FAQナレッジの参照回数や、検索ログなどを分析できます。そのため、FAQの品質向上にもつながるのです。 ＜FastAnswer2の注意点＞ メンテナンスに手間がかかる なかには「社内で、数多いFAQのメンテナンスに手間を要している」というユーザーもいます。長期的に活用していくうえでは、メンテナンスコストは重視すべきポイントなので注意しましょう。（参考：ITreview） ＜FastAnswer2の料金体系＞ 詳細は要問い合わせ FastAnswer2の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜一目で分かる＞おすすめのFAQシステム一覧表 こちらは、おすすめのFAQシステム7選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Zendesk kintone Salesforce Service Cloud PKSHA FAQ FastAnswer2 シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 特徴 社内FAQをナレッジとして蓄積できるシステム FAQを最も簡単に運用できる カスタマーサポートを効率化 FAQ以外の機能も充実 豊富なツールと連携できる 問い合わせの手間を省ける 目的の情報をすぐに見つけられる 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 チームによっては無料プランが利用できない 高度なセキュリティはオプション費用がかかる 情報量が多く、機能を使いこなせない 検索の精度が高くない メンテナンスに手間がかかる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり（条件付き） ・有料プランは$15～/ユーザー/月（月払い） ・無料プランなし ・1,000円～/ユーザー/月 ・無料プランなし ・3,000円～/ユーザー/月（年払い） ・無料プランなし ・詳細は要問い合わせ ・無料プランなし ・詳細は要問い合わせ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Zendesk」の詳細はこちら 「kintone」の詳細はこちら 「Salesforce Service Cloud」の詳細はこちら 「PKSHA FAQ」の詳細はこちら 「FastAnswer2」の詳細はこちら 上記のように、FAQシステムは無料で利用できないケースも多いので、自社の予算を考慮したうえで選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQシステム7選の比較まとめ これまで、おすすめのFAQシステム7選や比較ポイントを中心に解説しました。 FAQシステムがあれば、問い合わせの工数が減ったり、顧客対応の質が向上したりとユーザー・従業員双方にメリットがあります。そして、システムを比較するときは「自社の課題を解決できるか」や「検索機能が優れているか」が重要なのです。 加えて、FAQデータは”貴重なナレッジ”として活用できるため、FAQデータを蓄積し、メンテナンスコストもかからないシステムであれば、業務が属人化する事態も防げます。 結論、FAQの活用に最適なのは、社内FAQをナレッジとして蓄積でき、必要な情報に即アクセスできるシステム「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、問い合わせ対応にかかる負担を軽減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントとは

SharePointは、Microsoftが提供する情報共有ツールです。チーム・プロジェクトごとにポータルサイトを作成すれば、ファイルや画像などを共有できるため、スムーズな情報共有や連携作業をするときに便利です。 しかし、なかには「SharePointでファイル共有する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法を中心にご紹介します。 SharePointでスピーディなファイル共有を実現したい SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法を知りたい ファイルを安全かつ円滑に共有できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、SharePointでファイル共有する方法を把握しつつ、より簡単に目的のファイルを見つけられる方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 SharePointでファイル共有するための設定方法2 SharePointで「内部ユーザー」とファイル共有する2つの方法2.1 （1）ファイルをドラッグ＆ドロップする2.2 （2）ファイルをアップロードする3 SharePointで「外部ユーザー」とファイル共有する2つの方法3.1 （1）招待メールを送信する3.2 （2）”リンクのコピー”を使う4 SharePointで共有したファイルのアクセス権を設定する方法5 SharePointでファイル共有するメリット2選5.1 （1）複数人で同時編集できる5.2 （2）バージョン管理できる6 【注意】SharePointで社内情報を共有するデメリット7 SharePointより簡単に目的のファイルを見つけられるツール7.1 欲しいファイルに直感的にアクセスできる「ナレカン」8 SharePointでファイル共有する方法まとめ SharePointでファイル共有するための設定方法 ここでは、SharePointでファイル共有するための設定方法についてご紹介します。 SharePointでファイル共有するには、OneDriveと連携してデータを同期する必要があります。具体的な手順は以下の通りです。 ファイル共有したいサイトを開き、【ドキュメント】＞【同期】をクリックする　 【Microsoft OneDrive を開く】をクリックして、OneDriveにサインインする　 同期したいフォルダを選択して【OK】をクリックする　 以上の操作で、OneDrive内に保存したファイルを、SharePointで共有できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで「内部ユーザー」とファイル共有する2つの方法 ここでは、SharePointで内部ユーザーとファイル共有する2つの方法をご紹介します。サイトのメンバー同士であれば、以下のいずれかの方法でファイル共有が可能です。 （1）ファイルをドラッグ＆ドロップする 1つ目に、ファイルをドラッグ＆ドロップする方法です。具体的な手順は以下の通りです。 サイトを開いて【ドキュメント】をクリックし、共有したいファイルを選択する 「ファイルをここにドラッグします」と表示されたエリアに、選択したファイルをドラッグ＆ドロップする （2）ファイルをアップロードする 2つ目に、ファイルをアップロードする方法です。具体的な手順は以下の通りです。 サァイル共有したいサイトを開き【ドキュメント】＞【アップロード】をクリックする 共有するファイル形式を「ファイル」「フォルダー」「テンプレート」から選択する 共有したいファイルを選択し、【開く】または【アップロード】をクリックする 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで「外部ユーザー」とファイル共有する2つの方法 ここでは、SharePointで外部ユーザーとファイル共有する2つの方法をご紹介します。SharePointで管理しているファイルを、社外のメンバーと共有したい方は必見です。 （1）招待メールを送信する 1つ目に、招待メールで共有リンクを送信して、特定のメンバーとファイル共有する方法です。 具体的な手順は以下の通りです。 ファイル共有したいサイトを開き【ドキュメント】をクリックする 共有したいファイルの左にある丸いアイコンを選択し、画面上部の【共有】をクリックする 共有タブが表示されるので【リンクを持つすべてのユーザーが編集できる】をクリックする リンク設定画面より、アクセス権を付与するユーザー範囲を選択して【適用】をクリックする 「名前、グループ、またはメール」フィールドに、共有するユーザーのメールアドレスまたは氏名を入力して【送信】をクリックする （2）”リンクのコピー”を使う 2つ目に、多数のメンバーとファイル共有する使い方であれば、リンクのコピーを使って共有する方法が便利です。 具体的な手順は以下の通りです。 ファイル共有したいサイトを開き【ドキュメント】をクリックする 共有したいファイルの左にある丸いアイコンを選択し、画面上部の【共有】をクリックする 共有タブが表示されるので、【リンクをコピー】＞【リンクを持つすべてのユーザーが編集できる】をクリックする リンク設定画面が表示されるので、アクセス権を付与するユーザー範囲を選択して【適用】をクリックする 【リンクのコピー】＞【コピー】をクリックする コピーしたリンクをメール、メッセージ、または投稿で貼り付けて送信する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで共有したファイルのアクセス権を設定する方法 SharePointでファイル共有後、アクセス権の設定を変更したい場合は、以下の方法で設定しましょう。 まず、設定したいファイルを選択し、【情報】をクリックします。次に、詳細タブが表示されるので、【アクセスの管理】をクリックして、以下のいずれかの操作を実行します。 ファイル共有を停止する場合 【共有の停止】をクリックする。 アクセス許可を変更する場合 【共有の停止】をクリックして、アクセス許可を変更したいユーザーを選択し、編集と投稿を許可する「サイトのメンバー」、または読み取り専用の「サイト閲覧者」を選択する。 以上の操作で、アクセス権の設定は完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointでファイル共有するメリット2選 以下では、SharePointにおけるファイル共有で得られるメリットを解説します。 （1）複数人で同時編集できる 1つ目のメリットは、複数のユーザーで同時編集できる点です。 ファイルを共有するときに「編集を許可する」に設定すれば、共有相手に編集権限を付与できます。その結果、共有ファイルをブラウザ上でも複数ユーザーが同時に開いて編集することが可能になるのです。 また、変更内容はリアルタイムでほかのユーザーに反映されるため、認識の齟齬を防ぎつつ、作業効率が向上します。 （2）バージョン管理できる 2つ目は、ファイルのバージョン管理がしやすい点です。 SharePointではドキュメントのバージョン管理機能により、ファイル内容の変更履歴を保存できます。そのため、「誤って情報を消してしまった」といった場合でも、すぐにバージョン履歴から復元可能です。 加えて、ファイル自体を削除してしまっても、SharePointが自動でバックアップを保存しているので安心して利用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】SharePointで社内情報を共有するデメリット SharePointで社内の情報を共有するデメリットとして「検索性が低い」点が挙げられます。実際に、SharePointのユーザーからは、以下のような声がみられます。 検索性の使い勝手があまり良くありません。グループウェアの掲示板で単語検索をしてもかなり幅広な検索結果となるので、目当てのものを探すのに時間が掛かります」という声が寄せられています。（参考：ITトレンド） このように、検索性が低いと、必要な情報へアクセスするのに時間がかかり面倒です。そのため、社内の情報を円滑に管理するには、「蓄積したファイルの中から、欲しい情報に即アクセスできるツール」を導入すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointより簡単に目的のファイルを見つけられるツール 以下では、SharePointより簡単に目的のファイルを見つけられるツールをご紹介します。 SharePointでファイル共有すると、「共同編集できる」「バージョン管理ができる」というメリットがあります。一方、デメリットとして、ファイルの拡張子によって、共有に管理者の許可を得る手間がかかってしまう点が挙げられます。 また、「検索の使い勝手が良くない」という口コミもあり、共有したファイルの中から目的のファイルを見つけづらいことも欠点です。そのため、ファイル管理を効率化するには、「検索機能が使いやすいツール」を導入しましょう。 結論、自社のファイル共有には、“平均0.2秒”の高速スピード検索によって、目的のファイルをすぐに探し出せる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはファイルを直接添付して共有できるうえ、生成AIによる「ファイル要約」でわかりやすくナレッジとしてまとめられます。また、「超高精度検索」によって、ファイルの中身まで検索できるので、必要なファイルに即アクセスが可能です。 欲しいファイルに直感的にアクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンのファイルプレビュー機能＞ 以下では、ファイル内容のチェックに便利な「プレビュー機能」を紹介します。 上記のように、ナレカンの「記事」は、あらゆる画像やファイルを添付してメンバーに共有可能です。また、添付したファイルは「プレビュー機能」により、わざわざ開かなくても中身が閲覧できる状態で保管されます。 加えて、プレビュー状態のファイルの中身を”独立した検索機能”で検索することも可能です。この独立した「ファイル内検索」を使えば、アクセス範囲が限定されるため、より精度の高い検索結果を得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointでファイル共有する方法まとめ これまで、SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法を中心にご紹介しました。 SharePointでは、ファイルをサイトに「ドラッグ＆ドロップ」または「アップロード」すると、内部ユーザーとファイル共有が可能です。また、外部ユーザーと共有するには、招待メールを送信するか、共有リンクのコピーをメールなどに貼り付けて送信します。 しかし、SharePointは検索性が低く、過去に共有されたファイルが、どこに保存されているのか分からなくなりやすいです。そこで、「高精度かつシンプルな検索機能が備わっているツール」でファイル共有すれば、目的のファイルへ手間をかけずにたどり着けます。 したがって、自社のファイル共有には、ファイルをはじめとしたあらゆる情報をまとめておけるうえ、欲しい情報を直感的に検索できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイルを円滑に共有・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 SharePointで検索してもヒットしない？検索機能の使い方を紹介

近年、ITツールを使って、社内に散在するファイルをまとめて管理する企業が増加しています。なかでも注目を集めているのが、Microsoftが提供する情報共有ツール「SharePoint」です。 しかし、SharePointを使ってファイル共有している人のなかには「目的のファイルを上手く検索できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、SharePointでファイル検索する方法・ヒットしないときの対処法を中心にご紹介します。 SharePointでファイル検索する基本的なやり方が知りたい SharePointのファイル検索でヒットしないときの対処法がわからない SharePointよりも素早くファイルにアクセスできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、SharePointの検索機能の使い方を把握できるうえ、より簡単にファイル検索できる方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 SharePointとは？OneDriveとの違い2 SharePointでファイル検索する方法とは2.1 全文検索・キーワード検索2.2 フォルダのみの検索3 SharePointの検索範囲とは4 SharePointのファイル検索でヒットしないときの対処法とは4.1 （1）ファイルの言語設定を変更する4.2 （2）効果的なクエリを作成する4.3 （3）「高度な検索」を使って検索する5 【必見】SharePointよりスムーズにファイル検索できるツール5.1 目的のファイルに即アクセスできる「ナレカン」6 【番外編】検索ボックスを埋め込むには？手順を解説7 SharePointの口コミ・評判7.1 SharePointの良い口コミ・評判7.2 SharePointの改善点に関する口コミ・評判8 SharePointでの検索方法まとめ SharePointとは？OneDriveとの違い 引用：SharePointのトップページ SharePointとは、Microsoft社が提供する情報共有と管理のためのクラウドベース型のプラットフォームです。たとえば、部署内のマニュアルや資料の保存・管理をするのに活用されます。 一方、OneDriveもファイルの保存場所として活用されますが、SharePointとの大きな違いは、「個人用」である点です。SharePointは資料の共有がスムーズで、編集や閲覧の権限を細かく設定できるため、「チーム用」の情報共有スペースとして利用するのに適しています。 そのため、個人のファイルやメモを保存しておきたいときは「OneDrive」を、チーム用のファイルや文書を保存・共有する場合は「SharePoint」を活用して上手に使い分けましょう。 SharePointの公式サイトはこちら AppStoreからのダウンロードはこちら Google Playからのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointでファイル検索する方法とは SharePointは「全文検索」と「キーワード検索」のいずれにも対応しているため、必要な情報を探しやすいです。 そこで、以下では、SharePointの検索機能の使い方を解説します。 全文検索・キーワード検索 全文検索とは、ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索して必要な情報を見つけられる手段です。ファイルの全文検索するときは、「検索ボックス」にフレーズを入力すれば検索を横断的にかけられます。 キーワード検索をする方法は、SharePointの画面上部にある検索窓に探したいキーワードを入力し、Enterキーを押せば、検索結果が表示されます。より詳しく絞り込みたい場合は、フィルター機能を使って作成日・作成者などで範囲を限定可能です。 ただし、SharePointは検索機能に特化したツールではないので、検索しても目的のファイルがヒットしないケースも多いです。 フォルダのみの検索 SharePoint内に作成したフォルダは検索してもヒットしづらく、不便に感じる方も多いはずです。実際、フォルダを検索するときは、検索エンジンが英語を言語に指定してしまうため、日本語で登録したフォルダ名にアクセスするのが困難です。 そこで、具体的なやり方としては、「ContentType=フォルダー」という検索キーワードを指定すると、日本語でも簡単に目的のフォルダを絞り込めます。 たとえば、「営業管理」という名前のフォルダを探すときは、「営業管理*ContentType=フォルダー」と入力するとヒットしやすくなるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointの検索範囲とは SharePointの検索範囲は、検索する場所によって異なります。 検索範囲は、検索ボックスに表示されている文言からも把握可能です。具体的には、以下の4つの検索範囲があります。 検索場所 検索範囲 検索ボックスに表示される文言 SharePoint スタートページ SharePoint全体 SharePoint内を検索 ハブサイトのホームページ ハブサイトおよびハブに接続されたサイト群全体 サイト全体を検索 単一のサイト 単一のサイト内 このサイトの検索 サイト内のコンテンツ （リスト/ライブラリ） リスト内/ライブラリ内 このリスト/このライブラリ Share Pointは検索方法によって検索する対象範囲が異なるため、欲しい情報がヒットしない場合があります。そのため、誰もが情報を検索しやすいように、すべてのファイルや添付書類を横断検索してくれる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointのファイル検索でヒットしないときの対処法とは ここでは、SharePointのファイル検索でヒットしないときの対処法を3つご紹介します。「絞り込み検索」や「完全一致検索」の方法も紹介しているので、SharePointで上手く検索できず困っている方は必見です。 （1）ファイルの言語設定を変更する 1つ目に、ファイルの言語設定を変更する方法です。 SharePointでは、ファイル名が日本語として認識されておらず、日本語検索でヒットしない場合があります。そのため、ファイルが日本語として認識されるように、以下の3つの手順で、アップロードするファイルの言語設定を変更しましょう。 ＜手順1｜サイト列に日本語を追加する＞ サイトを開き、画面右上の[歯車マーク]＞[サイト情報]＞[すべてのサイト設定を表示]をクリックする サイトの設定画面が表示されるので、「Web デザイナー ギャラリー」の[サイト列]＞[作成]をクリックする 「列名」に「search_language」と入力し、「この列の情報の種類」から「1行テキスト」を選択する 既定値に「テキスト」を選択し、ブランクに「ja」と入力して[OK]をクリックする ＜手順2｜追加したサイト列を、ライブラリの索引として設定する＞ サイトを開き、画面右上の[歯車マーク]＞[サイト コンテンツ]をクリックする サイトのコンテンツ一覧が表示されるので、設定したいドキュメント ライブラリを選択する 画面右上の[歯車マーク]＞[ライブラリの設定]＞[その他のライブラリ設定]をクリックする ライブラリの設定画面が表示されるので、[サイト内の既存の列から追加]をクリックする 「利用可能なサイト列」に「search_language」を選択し、[追加]＞[OK]をクリックする サイトのコンテンツ一覧に戻るので、ファイルを選択し、[三点リーダー]＞[詳細]をクリックして、「search_language」列に「ja」と入力する 画面右上の[歯車マーク]＞[ライブラリの設定]＞[その他のライブラリ設定]＞[詳細設定]をクリックする 詳細設定画面が表示されるので[ドキュメント ライブラリ インデックスの再作成]をクリックする ポップアップが表示されるので[ドキュメント ライブラリ インデックスの再作成]をクリックする 詳細設定画面に戻るので[OK]をクリックする ＜手順3｜索引に設定したサイト列を、ファイルの属性として割り当てる＞ サイトのコンテンツ一覧に戻るので、画面右上の[歯車マーク]＞[サイト情報]＞[すべてのサイトの設定を表示]をクリックする サイトの設定画面が表示されるので、「サイト コレクションの管理」から[検索スキーマ]をクリックする [クロールされたプロパティ]をクリックし、「クロールされたプロパティ」に「search_language」と入力して、[緑の矢印]をクリックする 「プロパティ名」に検出結果が表示されたら、[管理プロパティ]をクリックし、「管理プロパティ」に「language」と入力して、[緑の矢印]をクリックする 画面下部の「プロパティ名」に表示された[language]をクリックする 「language」の詳細画面が表示されるので、画面下部の[マッピングの追加]をクリックする 　「クロールされたプロパティ名の検索」に「search_language」と入力して[検索]をクリックする 「クロールされたプロパティ名の選択」にマッピングが表示されるので、選択して[OK]をクリックする 「language」の詳細画面に戻るので、画面右下の[OK]をクリックする 以上の操作で、アップロードするファイルが日本語として認識されるようになります。 （2）効果的なクエリを作成する 2つ目に、効果的なクエリ（検索キーワード）を作成する方法です。例として、以下の内容が挙げられます。 title検索 キーワードの頭に「title:」を加えて「title:マニュアル」というように入力すると、ファイル名で絞り込み検索が可能です。 完全一致検索 ダブルクォーテーションを使って「“商談の議事録”」というように入力すると、キーワードと完全に一致したファイルを検索できます。 （3）「高度な検索」を使って検索する 3つ目に、「高度な検索」を使って検索する方法があります。 検索結果ページから「高度な検索」を使うと、より具体的なクエリで検索できます。「高度な検索」を活用する手順は以下の通りです。 まず、検索結果ページの検索ボックスの横にある[高度な検索]をクリックします。高度な検索ページが表示されるので、目的に合わせて以下の操作を実行しましょう。 特定の語句を含む結果を表示/除外する 「次の条件のドキュメントを検索」にて、以下の4つの内容で、結果に表示/除外したい語句を入力できます。 すべての語句を含む 完全に一致するフレーズを含む いずれかの語句を含む いずれの語句も含まない 検索結果を言語で絞り込む 「対象言語」にて、以下の4つの言語から、絞り込みたい言語を選択できます。 フランス語 ドイツ語 日本語 スペイン語 検索結果を文書の書式で絞り込む 「結果の種類」にて、以下の4つの書式から、絞り込みたい書式を選択できます。 ドキュメント Word 文書 Excel ドキュメント PowerPoint プレゼンテーション 作成者名やファイル名で検索する 「プロパティの場所」の「プロパティを選択してください」から検索したい属性をクリックし、具体的な内容を入力すると、作成者やファイル名といった属性で検索できます。 以上の操作で、より高度な検索が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】SharePointよりスムーズにファイル検索できるツール 以下では、SharePointよりスムーズにファイル検索できる方ツールをご紹介します。 SharePointは「キーワード検索」「全文検索」のいずれの方法にも対応しています。ただし、検索する場所によって検索範囲が異なるうえ、検索でヒットしないケースも多いので、社員が欲しい情報を見つけられず、マニュアルなどのナレッジが放置される恐れがあります。 とくに、大企業の場合、社員によってITリテラシーに差がでるため、個人の検索スキル関係なしに必要な情報を探しだせるかが重要です。したがって、ファイル共有には「検索機能がシンプルで使いやすいツール」を使うべきです。 結論、自社が導入すべきは、シンプルかつ高度な検索機能が備わっており、誰でも思い通りにファイル検索できる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にファイルを添付するだけで、任意のメンバーへ瞬時に共有可能です。また、ファイル内まで検索できる「キーワード検索」や会話形式で情報を探し出せる「自然言語検索」が備わっているので、誰でも簡単にファイルを見つけられます。 目的のファイルに即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンの「自然言語検索」とは こちらは、生成AIを活用した「自然言語検索」を使用したシーンです。 以上のように、上司に質問するような感覚で情報を探すことができ、生成AIがすべてのナレッジを横断して最適な回答を提示します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】検索ボックスを埋め込むには？手順を解説 SharePointの検索ボックスを埋め込むには、”検索ボックスWebパーツ”を追加する必要があります。そこで、以下では検索結果ページに検索ボックスWebパーツを追加する手順とWebパーツの編集方法を解説します。 この手順をするユーザーアカウントが編集者グループのメンバーであることを確認します。 検索結果ページで[設定]をクリックし、[ページの編集]をクリックすると、検索結果ページが編集モードで開きます。 [Webパーツの追加]をクリックします。 リボンの下にある[カテゴリ]で[検索]をクリックします。 リボンの[パーツ]グループで、[検索ボックス]をクリックします。 [追加]をクリックします。 以上の手順に従えば、検索ボックスWebパーツを追加できます。さらに、以下は追加した検索ボックスWebパーツのプロパティを編集する手順になります。 この手順をするユーザーアカウントが編集者グループのメンバーであることを確認します。 検索結果ページで[設定]をクリックし、[ページの編集]をクリックします。検索結果ページが編集モードで開きます。 検索ボックスWebパーツで、Webパーツのタイトルの右側にマウスポインターを移動して矢印をクリックし、メニューの [Webパーツの編集]をクリックします。 ページの右上にあるリボンの下に[検索ボックスWebパーツ]ツールウィンドウが開きます。 引用：Microsoft｜検索ボックス Web パーツの構成について 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointの口コミ・評判 以下ではSharePointの口コミ・評判をご紹介します。SharePointの良い口コミ、改善点に関する口コミの両方を把握して、使用感を参考にしたい方は必見です。 SharePointの良い口コミ・評判 SharePointの良い口コミ・評判は以下の通りです。ユーザーからは、「ファイルサーバーのように利用できる」「複数人で編集するのに便利」といった声が寄せられています。 非公開ユーザー　投稿日：2025年10月3日 他のmicrosoft系のアプリケーションと連携して、社内のファイル共有が出来る環境として利用しています。チャット系アプリのグループにファイル添付をした場合に、同じグループ内に保存してもらえるので、後々確認が必要になった時にわかりやすくなっていて良いと思います。 引用：ITreview 非公開ユーザー　投稿日：2025年9月29日 複雑な操作なく、直感的な操作で見やすいウェブサイトを構築して公開することができます。目的に応じて、テンプレートの中から選択して簡易的に構築することも、一からこだわってデザインすることも可能です。またTeamsを利用している場合はTeamsと連携させて、バックグラウンドでSharepointをファイルサーバーのように利用することができます。特にSharepointを意識せずにファイル管理ができる点をメリットに感じています。 引用：ITreview 非公開ユーザー　投稿日：2025年9月26日 主に社内全体の連絡事項を記載するものとして利用しています。誰が書いた記事か、閲覧回数などが見れ、保存もできるので便利です。共同編集機能もあるので一度に複数人で編集も可能です。 引用：ITreview SharePointの改善点に関する口コミ・評判 SharePointの改善点に関する口コミ・評判は以下の通りです。ユーザーからは「ファイルの削除がほかのアプリと連携できない」「目的のファイルを見つけにくい」といった声が寄せられています。 非公開ユーザー　投稿日：2025年10月3日 グループ内の容量圧迫になった際に、こちらのアプリケーションからファイルを削除しないと容量が開かないことがある点が少し不便だと感じました。基本チャットアプリでやり取りしていてそのような状況になった場合に、こちらも起動する手間があるため、ファイルの完全削除も連携できるようにしてもらえると助かります。 引用：ITreview 非公開ユーザー　投稿日：2025年9月29日 一つのサイトの中に多くのフォルダを格納している場合、途中でスクロールが固定されてしまい全てのフォルダを表示できないことがあります。構成を変えてある程度分散させることで回避可能ですが、きちんと表示できるようになるとよいです。 引用：ITreview 非公開ユーザー　投稿日：2025年9月1日 web版とアプリ版ともに最近使用したファイルが表示されますがこれが便利なようでそうでもないように思います。目的のファイルが見つけにくいので不要なファイルは削除できる機能があれば便利だと思います。 引用：ITreview 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointでの検索方法まとめ これまで、SharePointでファイル検索する方法・ヒットしないときの対処法を中心にご紹介しました。SharePointで目的のファイルがヒットしないときの対処法として、以下の3つの方法があります。 ファイルが日本語として認識されるように設定を変更する 効果的なキーワードで検索する 高度な検索条件を設定する ただし、SharePointは検索機能に特化したツールではないうえ、これらの対処法は操作が複雑で使いづらいです。そこで、「直感的に目的のファイルにアクセスできるツール」を選び、すぐに必要な情報が探せる仕組みを整えましょう。 したがって、自社のファイル管理には、充実した検索機能と使いやすさで目的の情報に即ヒットする「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイルを円滑に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法とは

社内の重要事項を決定する場で、「稟議」が業務です。ただし、紙の稟議書では非効率な面もあるため、電子化によって申請から決裁までの稟議フローを効率化する企業が増加傾向にあります。 一方、社内にアナログな稟議が根強く残っており「電子化への動きがなかなか進まない」という現状に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、稟議の電子化によるメリットと注意点を中心に解説していきます。 まだ稟議を紙ベースで実施しており不便を感じている 稟議を電子化しようか迷っているためメリット・デメリットを知りたい 稟議フローを効率化し、円滑な意思決定ができるツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、稟議を電子化するメリットと注意点を理解し、自社に役立つヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 稟議書とは2 稟議フローは無駄が多い？効率化すべき理由3 稟議書の電子化による3つのメリット3.1 ワークフローが可視化される3.2 管理の負担を削減できる3.3 改ざんや漏洩のリスクの回避4 稟議書の電子化で注意すべき3つのデメリット4.1 社内に浸透しない4.2 稟議フローの見直しが必要になる4.3 稟議の情報が社内に散在する恐れがある5 【担当者必見】社内の稟議フローの効率化におすすめの方法とは5.1 最も簡単に社内稟議書を電子化できるツール「ナレカン」6 稟議書を電子化するメリットとデメリットまとめ 稟議書とは 稟議書とは、組織内で承認が必要な事例をまとめた書類であり、企業では契約が発生したときや費用がかかるプロジェクトの承認を上司から得るときに必要です。 たとえば、新入社員を採用するときは「採用稟議」、契約を締結するときは「契約稟議」を作成し、承認を得るプロセスを踏みます。 以上のように、稟議書は企業の方針を進めるうえで重要ですが、一方で作成に時間や管理コストがかかるので、業務効率化のために稟議書を電子化する企業も多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議フローは無駄が多い？効率化すべき理由 紙媒体による稟議フローを効率化すべき理由として以下の理由が挙げられます。 承認者の不在で稟議が進まない 稟議書の申請時に、承認者がオフィスに不在の場合は稟議が中断されてしまいます。また、稟議の度に逐一帰社しなければならず、効率が悪いです。 無駄な金銭コストが発生する 紙や印刷代、ファイリングに無駄な金銭コストが発生します。稟議書を紙で作成する企業では、年間で見ると多くのコストがかかってしまうのです。 管理や検索に時間がかかる 稟議書は適切に保管しなければならない書類です。しかし、紙では保管スペースをとり、ファイリングする手間や紛失したりするリスクが伴います。 そこで、稟議を電子化すると、場所を選ばず申請から決裁が完了するうえ、管理費用の削減と管理の簡素化に大きく貢献します。さらに、社内における稟議フローをスムーズに進められるので、結果として迅速な意思決定が可能になるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書の電子化による3つのメリット ここでは、稟議書を電子化するメリットを具体的に解説します。稟議の電子化に成功した組織は、以下のメリットによって時間・管理コストの無駄を軽減しているのです。 ワークフローが可視化される 稟議書の電子化によって、社内のワークフローが可視化されるようになります。 申請から決裁までの一連の流れが見える化され、稟議書が現時点でどこまで回付されているかを各メンバーが確認できるようになります。そのため、確認工数が大幅に軽減され、申請者の「稟議書の返答を待つ」ストレスが発生しません。 また、承認者目線ではタスク管理を簡素化でき、いつまでにどの稟議を完了させれば良いかが一目で分かるようになります。このように、アナログな稟議で発生していた“承認漏れ”も防ぐことができるのです。 管理の負担を削減できる 稟議書の電子化に成功すると、アナログな管理では生じる負担の削減が期待できます。 たとえば、紙の稟議書では”物理的な管理スペース”や”目当ての書類を見つけるのにかかる時間”といった無駄が発生するうえ、テレワークにも対応できません。一方、稟議書を電子化していると、稟議書の作成～管理までをシステム内で完結するので、無駄な管理コストがなくなります。 このように、ペーパーレス化だけでなく、稟議書に関する情報共有もシステムで簡単にできるため、紙媒体で発生する負担を削減できるのです。 改ざんや漏洩のリスクの回避 稟議書を電子化すると情報改ざんや漏洩のリスクを回避できます。 紙媒体でのやり取りは、書類が紛失したり、後から改ざんされたりする恐れがあります。しかし、電子化することで、編集履歴によって誰がいつ編集したかわかったり、編集・閲覧制限をかけられたりするので、稟議のような重要な書類の扱いも安全です。 したがって、稟議書の電子化は情報の紛失や改ざん、漏洩の防止につながるのです。とくに、情報セキュリティの国際規格認証を取得している「ナレカン」であれば、大企業でも安心して稟議フローシステムとして導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書の電子化で注意すべき3つのデメリット ここでは、稟議書を電子化するにあたって、注意すねき3つのデメリットを解説します。業務を効率化する稟議書の電子化ですが、以下のような落とし穴もあるため注意が必要です。 社内に浸透しない デメリットの1つ目は、稟議書の電子化が社内に浸透しなければ意味がない点です。 選んだツールが導入後に社内に浸透しなければ、稟議書の電子化は進みません。そのため、ツールの導入をする前に目的を明確化し、導入後の継続的な評価と改善が必須です。 また、社内にツールを浸透させるためには、ITツールの導入がゴールではなく手段であることを各メンバーが理解する必要もあるのです。 稟議フローの見直しが必要になる デメリットの2つ目は、ツール導入と同時に、稟議フローや社内ルールの見直しが必要な点です。 稟議では、承認から決裁までの間に何人もの承認者を挟む場合、電子化してもどこかの工程で手続きがストップしてしまう可能性が否めません。そのため、ツールを導入するタイミングで稟議フローを見直し、無駄な工数は省くことが大切です。 したがって、ツールを導入するときは、稟議フローや社内ルールを見直して効率的に業務を進められるようにしましょう。 稟議の情報が社内に散在する恐れがある デメリットの3つ目は、多機能なツールを導入すると情報が散在しやすい点です。 多機能なツールを選んで稟議フローを細分化すると、起案者の稟議書作成から決裁まで多くのプロセスを踏む必要があります。稟議書は、決裁後も保管し活用することもあるため、稟議で発生するさまざまな情報を整理しつつ管理しなければなりません。 そこで、稟議に関わる情報を簡単に共有し、管理できるツールを選びましょう。たとえば、「ナレカン」のようなツールであれば、あらゆる稟議書の作成・共有・管理が一か所で完結できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】社内の稟議フローの効率化におすすめの方法とは 以下では、稟議フローを効率化する方法をご紹介します。 アナログな稟議には「承認者の不在で稟議が中断する」「改ざんや紛失のリスクがある」といった課題があるため、稟議フローを最適化させるには電子化が大前提です。 しかし、稟議書を電子化しても運用体制が整っていなければ、意思決定の判断基準がぶれてしまったり、円滑な手続きができなかったりしてしまいます。そのため、「社内の稟議書を一元管理し、適切に申請・承認できるツール」を選ぶべきです。 結論、稟議情報を簡単に電子化するには、社内の稟議書を作成から共有までを一か所で完結でき、申請・承認フロー体制も整備できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、厳格な権限設定のもと稟議書の作成～管理までを一元化できるので、情報の改ざんや紛失のリスクがありません。また、「承認フロー機能」によって、わずかな操作で稟議を申請でき、承認者の適切な判断のもと円滑に意思決定を進められます。 最も簡単に社内稟議書を電子化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書を電子化するメリットとデメリットまとめ ここまで、稟議を電子化するメリットと注意点について解説しました。 “稟議の電子化”はアナログな稟議と比較すると、申請者・承認者にかかる業務負荷を低減し、申請から決裁まで一連の稟議フローを高速化させるため、稟議業務を効率化できるのがメリットです。 一方、稟議書の電子化を推進しても運用体制が整っていなければ、社内に電子化した稟議フローが浸透せず、使われなくなってしまう恐れがあります。 したがって、最小工数で稟議の電子化を達成するなら、社内の稟議書を作成して、簡単に申請・承認フローも運用できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、稟議フローの効率化を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介

社内のノウハウは、適切に共有していなければ「属人化」してしまい、逆に管理できていれば自社の貴重な「情報資産」になります。そこで、”ナレッジ”として管理するために「Confluence（コンフルエンス）」などの情報管理ツールが利用されているのです。 しかし、なかには、Confluence導入を検討しているものの「使い方や費用が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Confluence（コンフルエンス）の使い方や機能、口コミを網羅的に紹介します。 Confluenceの機能・使い方を知りたい Confluenceのユーザーの口コミを参考にして導入可否を検討したい ファイルや情報の管理をスムーズにできるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、Confluenceが自社にマッチしているかを判断できるうえ、社内情報を適切に管理する方法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Confluence（コンフルエンス）とは1.1 （1）Confluenceと「ほかの社内wikiツール」の違い1.2 （2）Confluenceで何ができる？1.3 （3）機能一覧1.4 （4）基本画面2 【無料あり】Confluenceの価格3 Confluenceは使いにくい？理由とは4 【これで解決】Confluenceよりも円滑に情報管理できるツール4.1 あらゆる情報を簡単にナレッジ化できるツール「ナレカン」5 Confluenceを始めるための2ステップ5.1 ステップ1｜アカウント登録とログインをする5.2 ステップ2｜チームメンバーを招待する6 Confluenceの基本的な使い方6.1 使い方1｜スペースを作成する6.2 使い方2｜ページを作成する6.3 使い方3｜ページを検索する6.4 使い方4｜ページ内リンクで紐づける6.5 使い方5｜エクセルを埋め込む7 Confluenceの口コミ・評判7.1 良い口コミ・評判7.2 改善点に関する口コミ・評判8 Confluenceの脆弱性とは9 Confluenceの活用事例9.1 システム障害9.2 社内ポータルを作成する9.3 ワークフローを作成する10 Confluence（コンフルエンス）の使い方・機能・口コミまとめ Confluence（コンフルエンス）とは 以下では、Confluenceの概要や機能、料金等を詳しく解説します。「どのように自社で運用するのか」「課題は解消されるのか」をイメージしながら確認しましょう。 （1）Confluenceと「ほかの社内wikiツール」の違い 引用：Confluenceサービスサイト ConfluenceはオーストラリアのAtlassian（アトラシアン）社が提供する、チームのナレッジを一元管理できるツールです。 Confluenceは、社内wikiとしてチームの情報を管理できるのはもちろん「マニュアル」や「議事録」などをドキュメント形式で残せます。また、ドキュメントにコメントする機能も備わっているので、社内でのコミュニケーションの促進に効果があります。 Confluenceと他のツールとの違いは、連携ツールの豊富さです。Confluenceは、同社が提供するJira（ジラ）やTrello（トレロ）をはじめとした製品と親和性が高いうえに、SlackやGoogleドライブ、Boxなどの外部ツールとも連携できます。 ・Confluenceのサービスサイト ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Play ストアからのダウンロードはこちら ConfluenceとJira（ジラ）との違いとは 引用：Jira Softwareサービスサイト Jiraは、Confluenceと同一の会社がサービスを提供しており、デザインや操作性が似ています。 ただし、ConfluenceとJira（ジラ）は、特化している機能に違いがあります。具体的には、Confluenceがプロジェクトの「情報管理」に特化しているのに対し、Jiraは「タスク管理」の機能が豊富に備わっているのです。 ConfluenceとJiraは連携できるため、両方導入すれば、不足する機能を補い合えます。しかし、連携することでより多機能になり、使いこなすためには専門的な知識も必要になる点に注意が必要です。 とくに、ITにあまり詳しくない企業の場合は、ツールに高い運用コストを支払い続けても、従業員が使いこなせなければ費用対効果は下がってしまいます。したがって、導入を検討するときには「社員全員が使える操作性か」を確認しましょう。 （2）Confluenceで何ができる？ Confluenceの機能を使ってできることは以下の2つです。 ナレッジベースの構築 Confluenceでは「スペース（作業場所）」に「ページ」や「ブログ」を作成して情報を蓄積していきます。 「ページ」は階層構造で管理できるので、以下のコンテンツの作成に向いています。 よくある質問集（FAQ） マニュアル 議事録 社内ポータルサイト 一方、「ブログ」は投稿日で管理されるため、更新頻度の高い日報などをまとめるのに役立つのです。また、ページとブログには複数のテンプレートが公開されているため、一から作成する手間はかかりません。 以上のようにConfluenceを上手く活用すれば、社内情報やノウハウを体系的にまとめるナレッジベースをつくれるのです。 リアルタイムでの情報共有 Confluenceはインターネット上で情報管理するクラウドツールなので、「ページ」や「ブログ」に対して外出先からコメントをつけたり、自宅から仕事の情報を確認したりできます。 さらに、複数人で同時編集もできるので、ほかのメンバーの作業が完了するまで待機する必要がありません。また、同時編集した場合、後に「保存」をクリックしたユーザーに、ページの競合部分が表示され、上書き保存の有無を選択する仕様になっています。 以上のようにConfluenceを利用すれば、リモートワークでも円滑な情報共有ができるうえ、個人の作業も捗るのです。 （3）機能一覧 Confluenceには、ナレッジベースの構築や情報共有を促進させる以下の機能が備わっています。 【機能】 【特徴】 いいね！ メンバーが作成したページにリアクションできる機能です。 テーブル ページに表を作成できる機能です。 見出し 分かりやすい文章構造をつくるための機能です。 リスト 任意のページのタスクを、見やすいリスト形式で表示できる機能です。 メンション ページやコメントに注意を促したり、タスクを割り当てたりする機能です。 テンプレート すでにあるフォーマットを利用して作成の手間を省く機能です。 ウォッチ機能 特定のページを編集すると、メンバーに通知される機能です。 ステータスマクロ 作業進捗を一目で判断できる機能です。色付きなので直感的に操作可能です。 スラッシュコマンド スラッシュ（/）を入力してあらゆる機能を挿入できる機能です。 マクロ ページに機能を追加したり、動的コンテンツを組み込んだりできる機能です。 変更履歴 変更箇所を比較したり、過去のバージョンを復元したりできる機能です。 ツールと連携 タスク管理が可能なJIRAやTrelloなどのツールと連携できる機能です。 AI機能 ページの要約や回答の検索を自動で行ってくれる機能です。 参考：Confluenceサービスサイト – Confluence Data Center および Server のサポート このように、Confluenceには豊富な機能が備わっていて、自社に合わせたカスタマイズも可能です。しかし、特定の機能を使うには、マークアップ構文などの専門知識が必要な場合もあるので注意しましょう。 一方、ナレッジ管理に特化した「ナレカン」は、専属の担当者による「最適な運用設計の提案」や「従業員に向けての説明会」を受けられるので、ITに不安のある企業にもおすすめです。 （4）基本画面 Confluenceの基本画面は下図の通りです。 Confluenceでは「スペース」という作業場所に、情報をストックする「ページ」を保存します。以上がConfluenceの基本的な構造です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】Confluenceの価格 ここではConfluenceの価格と機能を比較表でご紹介します。（左右にスクロール可） Free Standard Premium Enterprise 利用料金 (1ユーザーあたり) 無料 744円/月 1,432円/月 要問い合わせ ストレージ容量 2GB 250GB 無制限 無制限 利用に適したチーム・企業 小規模チーム 成長途中のチーム 高度なコンテンツ管理をする企業 大企業・グローバル企業 最大利用人数 10ユーザー 150,000ユーザー 150,000ユーザー 150,000ユーザー サイト上限 1 1 1 最大150 AI機能 × × 〇 〇 ページとスペースの権限 × ◯ ◯ ◯ 匿名のアクセス × ◯ ◯ ◯ 管理者インサイト × × ◯ ◯ IP許可リスト × × ◯ ◯ サポート コミュニティサポート 現地営業時間内でのサポート 年中無休のPremiumサポート 年中無休のEnterpriseサポート アップタイムSLAの保証 × × 99.9% 99.95% ユーザー単位の一元化されたライセンス × × × ○ 価格は利用ユーザー数によって変化します。そのため、具体的な料金を確かめたい場合は料金ページで利用するユーザー数を入力しましょう。 無料版の人数制限は10人までとなっており、11人以上で利用する場合は、有料プランへの加入が求められます。 参考：Confluenceサービスサイト – プランと価格を比較する ＜【サポート終了】Confluence Server（コンフルエンスサーバー）とは＞ Confluenceには、クラウド版とオンプレミス型がありました。 しかし、Atlassian（アトラシアン）社は、オンプレミス型のConfluence Serverのサポートを2024年3月15日（PT）に終了しています。つまり、サポートが終了したインスタンス（仮想サーバー）のサポートは実施されなくなっています。 上記に伴い、従来オンプレミス型を利用していたユーザーの多くは、クラウド型に移行しています。ただし、オンプレミス型とクラウド型では機能やユーザー管理などに異なる点があるため、移行するときは注意しましょう。 参考1：アトラシアン サポート終了 (EOL) ポリシー 参考2：Server 製品のサポート終了迫る: Atlassian Cloud でセキュアな未来を ＜【最新リリース情報】2025年10月にリリースされた機能＞ 2025年10月にリリースされたConfluenceの機能は以下のとおりです。 サイト内で最も頻繁に使用されているマクロを検索・整理する機能 この機能により、使用頻度が低いアプリの特定、クラウド移行の計画、およびパフォーマンスの問題のトラブルシューティングが簡単になりました。 サービスアカウントで統合と自動化を管理する機能 自動化されたプロセスや外部との統合を安全・効率的に管理するサービスアカウントにより、権限の完全な制御性を維持しながら、動作を実行できるようになりました。 OAuth 2.0 でアプリリンクを安全に接続する OAuth 2.0 は業界標準の認証プロトコルであるため、外部アプリとの連携を信頼性の高い環境で接続できるようになりました。 そのほかにも、セキュリティに関する機能が複数アップグレードされました。このように、複数の機能が定期的にリリースされています。 参考：Confluence 10.1 リリース ノート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceは使いにくい？理由とは Confluenceは便利なツールですが、使いにくいという意見もあります。理由としては、以下の2点が挙げられます。 最初は使いづらい 「独自UIがかなり導入ハードルをあげています。ウェブやスマートフォンアプリのUIに慣れてしまっているユーザに取っては、最初は使いづらいと感じるはずです。」といった声があります。（引用：ITreview） ファイルのプレビューができない 「エクセルやパワポなどファイルをページ内に貼り付けて、ページ内でプレビューできる機能が欲しい。」といった声があります。引用：ITreview） 以上の理由から、Confluenceは使いにくいと感じる場合があるのです。そのため、とくにファイルの扱いやすさを重視するなら、簡単にファイルを格納でき、検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられる「ナレカン」のようなツールを選ぶとストレスがありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】Confluenceよりも円滑に情報管理できるツール 以下では、Confluenceよりも円滑に情報管理できるツールをご紹介します。 Confluenceは、さまざまな他ツールとの連携が可能で、自社に合わせたカスタマイズ性の高いツールです。しかし機能が多いと社内のメンバーが使いこなせない可能性があるため、全員が簡単に使えるツールを導入する必要があります。 また「ファイルがプレビューできない」というユーザーの意見もあり、社内にある膨大な情報を確認するには不便です。業務を効率化し、所要時間を削減するには、ファイルをすぐ閲覧できたり、ファイル内まで検索できる機能を備えていることが必須です。 そのため社内情報は、誰でも直感的に使いこなせて、ファイルもしやすいツールで管理するべきです。結論、自社の情報管理には、シンプルな操作性を備え、ファイルプレビュー機能ですぐ情報を確認できるほか、検索機能に優れているツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、ITツールに精通していなくても容易に使いこなせるシンプルなツールです。また情報を蓄積する「記事」上でファイルを管理すれば、プレビュー機能ですぐに内容を確認できるうえ、高精度な検索機能によってファイル内の情報まで検索可能です。 あらゆる情報を簡単にナレッジ化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceを始めるための2ステップ Confluenceの使い方を解説する前に、Confluenceを利用するために必要な2つの手順をご紹介します。 ステップ1｜アカウント登録とログインをする はじめに、Confluenceを利用するためにアカウント登録とログインをしましょう。 まずは、Confluenceのサービスサイトを開いて、画面右上の[サインイン]をクリックします。 次に、[アカウントを作成する]をクリックし、Googleアカウントもしくはメールアドレスでサインアップ（新規登録）をし、アカウント登録をします。 最後に、[Confluence Free を入手する]または[無料で入手する]をクリックし、Googleアカウントもしくはメールアドレスでログインすれば完了です。 ステップ2｜チームメンバーを招待する 最後に、ほかのメンバーをConfluenceに招待しましょう。セットアップ終了後にメンバーを招待する場合には以下の手順に従います。 画面右上の[歯車マーク]をクリックする 画面左側の[ユーザー管理]を選択する 以上の操作で、ユーザーを招待するための設定画面が表示されます。招待したいメンバーのメールアドレスを入力して、招待メールを送信しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceの基本的な使い方 Confluenceには多種多様な機能が搭載されていますが、それらを使いこなすためにまずは基本的な使い方をマスターしましょう。そこで以下では、Confluenceの基本的な使い方をご紹介します。 使い方1｜スペースを作成する Confluenceで情報管理するためには、作業場所となる「スペース」を作成する必要があります。 まず、画面上部の[スペース]をクリックし、[スペースを作成]をクリックします。 スペースのテンプレートを選択し、名前を作成すれば完了です。 使い方2｜ページを作成する スペース上にページを作成して情報管理できるようにしましょう。ページの作成は、画面左側の[+]をクリックするだけです。 上図のような新規ページが表示されるので、タイトルや内容を記載しましょう。また、1つのページの階層下に子ページや孫ページをつくれるので、関連する情報をページツリー（体系的な構造）で整理できます。 使い方3｜ページを検索する 目的のページをすぐに探し出せるように検索をしましょう。キーワード検索よりも高度な検索をするためには、以下の手順に従います。 検索欄をクリックする 表示される[高度な検索]を選択する 以上の操作で、上記のように投稿者や最終更新日、ラベルなどでページを絞り込み検索できます。 使い方4｜ページ内リンクで紐づける Confluenceでは、ページ内にほかのConfluence・Jiraのページをリンクとして埋め込めます。 まず、リンクを追加するページの編集画面を開き、メニューバーのリンクマークをクリックします。 次に、追加するリンク先を検索または貼り付けます。リンク先は履歴から選択することも可能です。 上記の画面のようにリンクが追加されたら設定は完了です。 使い方5｜エクセルを埋め込む エクセルを埋め込んで表示させるやり方は以下のとおりです。 まず、追加したいファイルをアップロードします。 右上の＋ボタンを押して、「excel」と検索し、出てきたExcelのアイコンをクリックします。 「保存」をクリックします。 エクセルの表が埋め込まれているのを確認したら終了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceの口コミ・評判 以下ではConfluenceを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入前にはユーザーの声も参考にしましょう。 ※こちらの口コミ・評判は ITreview ＞ Confluence より引用しています。 良い口コミ・評判 はじめに、Confluenceの良い口コミと評判を紹介します。利用ユーザーからは「テンプレートが豊富」「誰でも利用できる」という声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2025年9月11日） アップデートも頻繁に行われており使いやすくなってきている。 非公開ユーザー（投稿日：2025年7月15日） 豊富なテンプレートや構造化されたページ管理、Jiraなど他ツールとの連携性は、ドキュメントを体系的に整備していくには非常に便利 非公開ユーザー（投稿日：2025年3月19日） 文章の社内共有に優れているのはもちろんですが、コメント機能もついているのでわざわざコミュニケーションツールに移動する必要もなく作業を進めることができます。 改善点に関する口コミ・評判 次に、Confluenceの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「操作性が悪い」という意見のほか、使い勝手にやや不便を感じている声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2025年9月11日） 意外と困っているのが、ショートカットキーを使って書式なしでテキストを貼り付けることができないことです。 右クリックで貼り付けようとすると、段落がずれて貼り付け位置がおかしくなることがあります。 非公開ユーザー（投稿日：2025年3月19日） 表の一部を更新すると、行または列が一括で色が変わる、などのツールはないため、変更したいセルを選択して作業するが、Webベースなためか余計なところが選択されたりと操作性が今ひとつ使いにくいためセルが選択できる、など操作性をあげてほしい。 中谷 伊吹（投稿日：2025年3月19日） Confluenceのエディタは機能豊富ですが、初めて使う人には分かりづらい面があります。UIの簡素化やガイド付きチュートリアルなど、よりスムーズに操作を覚えられる工夫を期待したいです。 動作や使い勝手に問題があると、ツールの利用が社員のストレスになり、次第に放置されてしまう恐れもあります。そのため、全社で情報共有を徹底するには「ナレカン」のように「動作が軽く、簡単に見やすく情報をまとめられるツール」が最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceの脆弱性とは 2024年1月16日、Atlassian社はConfluenceにおける28件の脆弱性を報告し、セキュリティアドバイザリを公開しました。 また、脆弱性を標的とした攻撃も確認されており、ユーザーには、脆弱性が修正された最新バージョンにアップデートするように呼びかけています。 Confluenceでは、過去にも「脆弱性」や「脆弱性を標的とした攻撃」が報告されています。このような攻撃を受けると、社内の重要な情報が漏洩する恐れがあるので注意しなければなりません。 そのため、ツールを使って情報管理する場合は「セキュリティ対策が万全かどうか」を必ず確認しましょう。国際セキュリティ資格を保有する「ナレカン」のようなツールであれば、安心して社内情報を管理できます。 参考：セキュリティ情報 – 2024 年 1 月 16 日-アトラシアンのサポート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceの活用事例 以下は、Confluenceの活用事例です。具体的な活用シーンを把握して、より効果的に利用しましょう。 システム障害 従来はシステム障害が発生したとき、電話やメールで状況を確認してから報告するという流れがあり、伝達に時間がかかっていました。 しかし、Confluenceの導入により、1箇所のページにリアルタイムで情報を集約でき、取りまとめの負担を軽減できるようになったのです。また、更新通知により状況をすぐに把握し、エラー内容を関係者へ一斉通知できるので、迅速な処置が可能となりました。 このように、Confluenceや連携されたチャットツールを活用することで、トラブルが生じても簡単に情報を整理し対応できるのです。 参考：アトラシアン製品「Confluence」の導入・活用事例 社内ポータルを作成する Confluenceでは社内ポータル（社内の情報やナレッジが保存される場所のこと）を作成できます。 社内で情報が一元管理できていないと、必要なときに情報を取り出せず不便です。Confluenceを使って、社内ポータルを作成すれば、社員が情報の管理や共有をしやすくなり、業務の効率化につながります。 以下はConfluenceで公開されているテンプレートです。人事部であれば、このように採用業務に関する情報をポータル上で一元管理できます。 ただし、上記のように情報を適切に整理するにはノウハウが必須となるため、導入担当者の負担が大きいと言えます。一方、「ナレカン」であれば、初期導入や運用の支援など、手厚いサポートが受けられるので安心して情報管理を始められます。 ワークフローを作成する ワークフローとは、一連の業務や手続きの流れのことを指します。Confluenceではワークフロー図を作成して、視覚的にわかりやすくワークフローを説明できます。 Confluenceにはホワイトボード機能があります。ホワイトボードには自由に線や図形を追加できます。 以下は、Confluenceが提供しているテンプレートを使って作成したワークフロー図です。メンバーの誰が見ても、業務の流れを把握しやすい環境を整えられます。 ワークフロー図を作成して、メンバー全員に情報をわかりやすく共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluence（コンフルエンス）の使い方・機能・口コミまとめ ここまで、Confluenceの使い方や機能、口コミを中心にご紹介しました。 Confluenceは、社内のナレッジの蓄積と共有ができるツールですが、なかには「使い勝手にストレスを感じている」という声も見られます。そのため、「有名な企業が入れている」という理由ではなく、自社に定着するツールを選定しましょう。 また、ナレッジ管理ツールを選定するにあたって、とくに重視すべきポイントは「必要な情報が確実に見つかる”検索精度”」と「機密情報を安心して集約できる”セキュリティ体制”」です。2つを満たしたツールを導入すれば、ストレスなく全社利用できます。 結論、自社のナレッジ管理に使用すべきは、ファイルの中身まで検索にヒットする超高精度の検索機能があり、厳重なセキュリティ体制で情報を管できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、簡単に社内のナレッジが共有できる環境を整備しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

ITを活用してプロジェクト管理すると、業務効率の向上や正確なスケジュール管理ができるなど、多くのメリットがあります。とくに、Microsoft社が提供する「Microsoft Project」は、多くの企業に導入されているプロジェクト管理システムです。 一方、「同システムの導入を検討しているが自社に適しているのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Microsoft Projectの使い方や料金、評判を網羅的にご紹介します。 Microsoft Projectの機能や使い方を知りたい 実際のMicrosoft Projectのユーザーの評判から導入可否を検討したい プロジェクト管理・タスク管理を円滑化するためのツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Microsoft Projectの概要を把握しつつ、自社への導入の可否を判断できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Microsoft Project（マイクロソフトプロジェクト）とは1.1 「Microsoft Project」と「Microsoft Planner」の違い1.2 Microsoft Projectは廃止？Microsoft Plannerへの統合の概要1.3 Microsoft ProjectからMicrosoft Plannerへの移行による変更点1.4 Microsoft ProjectとPlannerの統合で知っておくべきこと1.5 Microsoft Projectの機能一覧2 Microsoft Projectの使い方2.1 使い方1｜タスク管理2.2 使い方2｜進捗状況の可視化2.3 使い方3｜進捗状況の分析3 Microsoft Projectの料金プラン一覧3.1 クラウド版3.2 オンプレミス版4 Microsoft Projectは使いにくい？！導入前の注意点5 【必見】Microsoft Projectと併用すべきツールとは5.1 あらゆる社内情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」6 Microsoft Projectの口コミ・評判6.1 Microsoft Projectの良い口コミ・評判6.2 Microsoft Projectの改善点に関する口コミ・評判7 Microsoft Projectのよくある質問7.1 Q1. 無償版はある？7.2 Q2. Microsoft Project試用版の詳細とは？7.3 Q3. リソース管理できる？7.4 Q4. Microsoft Plannerの料金に変更はある？7.5 Q5. Microsoft Project Onlineとは？8 プロジェクト管理ツールの導入を成功させるコツ9 Microsoft Projectの使い方や料金・評判まとめ Microsoft Project（マイクロソフトプロジェクト）とは Microsoft Projectは現在Microsoft Plannerに統合されました。以下では、Microsoft Projectについてや、統合された後のMicrosoft Plannerとの違いについて説明します。導入を検討している方は必見です。 「Microsoft Project」と「Microsoft Planner」の違い 引用：Microsoft Projectの公式サイト Microsoft Projectとは、Microsoft社が提供する、プロジェクトにおけるチームのスケジュールやタスクを管理できるサービスで、ガントチャートやロードマップなど、プロジェクト管理に役立つ機能が幅広く搭載されている点が特徴です。 Microsoft Projectは「Project for the web」と「Project Online」の2種類に分けられていました。Project for the webは直感的な操作性を備えた中小規模向けツールで、Project Onlineは大規模・複雑なプロジェクト管理やリソース計画に対応していました。 Microsoft ProjectとMicrosoft Plannerの違いとして、Microsoft Projectはより複雑なプロジェクト向けでである一方で、Microsoft Plannerはチームのタスク管理向けであるということが挙げられます。 また、Microsoft Plannerの方が分かりやすいユーザーインターフェイスを使用しており、より多くの人が使いやすいものになっています。 参考：Microsoft｜PlannerとProjectの違いを知りたいです。 Microsoft Projectは廃止？Microsoft Plannerへの統合の概要 「Microsoft Project」は、作業管理を合理化する目的で「Microsoft Planner」に統合されました。「Project for the web」はすでに廃止されPlannerに機能が引き継がれており、「Project Online」は2026年9月30日に正式廃止予定です。 「Project for the web」は、直感的な操作でタスク管理やガントチャート作成ができる中小規模向けツールでした。現在はPlannerに統合され、Teams上から同様の機能を利用できるようになっています。 「Project Online」は2026年9月末まで従来どおり利用可能ですが、廃止後はサービス提供が終了します。そのため、PlannerやProject Server Subscription Edition、Dynamics 365 Project Operationsなどへの移行が推奨されています。 参考：Microsoft｜Microsoft Plannerについてよく寄せられる質問 参考：Microsoft｜Microsoft Project Online が廃止されます Microsoft ProjectからMicrosoft Plannerへの移行による変更点 Microsoft Plannerの変更点は以下の通りです。 Project Power App の名前は “Planner Power App” に変更され、Project で開くボタンは、Plannerで開くボタンに置き換えられる Project for the webでロードマップを表示または作成するためのアクセス権がなくなる ※Plannerにはロードマップ機能の代わりに使用できるポートフォリオ機能が含まれるようになる。またロードマップ データはデータベースで引き続き使用可能 Projectの Microsoft 365 管理センター設定が、Planner ページに移行される 以上の機能は「Project for the web」がPlannerに統合されるのに合わせ、2025年4月下旬から2025年9月の間にPlannerに追加され、現在はすでに利用可能です。 参考：Microsoft｜Microsoft Plannerについてよく寄せられる質問 Microsoft ProjectとPlannerの統合で知っておくべきこと Microsoft ProjectからMicrosoft Plannerへの統合について知っておくべきことは以下の通りです。 移行していないユーザーがProject for the webやWebのロードマップを起動すると、Plannerを開くためのリダイレクトページが表示されることがある Teamsの[プロジェクト]タブと[ロードマップ]タブアプリは使用できなくなる。既存のタブも開けなくなるため、Plannerタブを再度ピン留めするよう通知される ユーザーは、Project for the webで作成された既存のプロジェクトにPlannerから直接アクセスでき、これまでと同様の操作が可能になる 参考：Microsoft｜Microsoft Plannerについてよく寄せられる質問 Microsoft Projectの機能一覧 Microsoft Projectは主に下記5つの機能で構成されています。 ＜機能＞ ＜詳細＞ ガントチャート プロジェクトの全体像を可視化したグラフを、データ入力で簡単に作れます。 対話型ダッシュボード Microsoftのサービスである「Power BI」と連携すれば、対話型のダッシュボードを作れます。 ロードマップ チームでプロジェクトを進めるときの指標になる「ロードマップ」を簡単に作れます。 他ツールとの連携 他のOfficeツールとシームレスに連携できます。たとえば、Microsoft Projectで作成したガントチャートをExcelファイルに貼り付けるなどの使い方が可能です。 共同編集 プロジェクトのスケジュールやタスクリストを、外部の関係者やチームメンバーと同時編集できます。 以上のように、Microsoft Projectは、プロジェクト管理に便利な機能を幅広く搭載しています。しかし、多機能ゆえに、ITに詳しくなければ使いこなせない恐れがあるので注意しましょう。 一方、シンプルなUI（デザイン）で直感的に使いこなせる「ナレカン」のようなツールであれば、ITスキル関係なくプロジェクトの情報を残せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Projectの使い方 Microsoft Projectには、プロジェクト管理に役立つ機能が備わっています。以下では、Microsoft Projectの代表的な使い方について解説します。 使い方1｜タスク管理 引用：Microsoft Project公式サイト Microsoft Projectには、タスク管理の機能が豊富に搭載されています。 たとえば、「誰が担当しているか」「何日かかるか」「いつから開始するか」「いつまでに完了するか」が、タスクごとに一覧でチェックできます。メンバーのタスク状況が一目で把握できるので、チームマネジメントで重宝するツールです。 もちろん、日付はスケジュール形式で選択可能なので、わざわざ手入力する必要はありません。以上のように、仕事のタスク管理に役立つ機能を簡単に使えるのが、Microsoft Projectの特徴です。 使い方2｜進捗状況の可視化 引用：プロジェクト マネジメント｜Microsoft Project Microsoft Projectでは、ガントチャートの作成によってプロジェクトを効果的に計画できます。 ガントチャートを作成すれば、プロジェクトの全体像を可視化できるので、メンバーのプロジェクトに対する理解度の向上が見込めます。さらに、各メンバーに進捗を入力させればタスクごとの期限が明確になり、正確なプロジェクト管理が可能となるのです。 また、工数管理や予想日程も明確なため、遅延やトラブルが発生したときには迅速な対処が可能となります。以上のように、ガントチャートの作成でプロジェクトの進捗を簡単に確認できるのが、Microsoft Projectを使うメリットだと言えます。 使い方3｜進捗状況の分析 引用：プロジェクト マネジメント｜Microsoft Project Microsoft Projectでは、分析レポートを作成し、メンバーの進捗状況や働き状況を円グラフや棒グラフで確認することができます。 分析レポートによって、プロジェクトメンバー全員のタスク量が可視化されるため、一人に業務が集中してしまう状況を防ぎます。また、タスクの進捗が遅れているメンバーが分かるので、タスクを調整してプロジェクトを予定通りに進行させられます。 したがって、プロジェクト管理において、メンバーの仕事管理を容易にする分析レポートがある点がMicrosoft Projectならではの特徴と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Projectの料金プラン一覧 Microsoft Projectのライセンスは、クラウド版/オンプレミス版いずれかで購入できます。以下では、各料金プランを一覧表形式で紹介します。 クラウド版 Microsoft Projectクラウド版の料金プランは以下です。（左右にスクロール可） Planner Plan 1 （旧Project Plan 1） Planner and Project Plan 3 （旧Project Plan 3） Planner and Project Plan 5 （旧Project Plan 5） 料金 1,499円/ユーザー/月 4,497円/ユーザー/月 8,245円/ユーザー/月 Project ホーム 〇 〇 〇 グリッド ビュー 〇 〇 〇 ボード ビュー 〇 〇 〇 タイムライン(ガント)ビュー 〇 〇 〇 共同編集 〇 〇 〇 プロジェクトのスケジュール管理 〇 〇 〇 レポート 〇※ただし、Power BIとの連携が必要 〇 〇 ロードマップ 読み取り専用アクセス 〇 〇 リソース管理 － 〇 〇 デスクトップ クライアント － 〇 (最大5台のWindowsPC) 〇 (最大5台のWindowsPC) ポートフォリオ管理 － － 〇 Copilot in Planner (AI機能) － 〇 〇 含まれるアプリ ・Microsoft TeamsのPlannerアプリ ・Planner Webアプリ ・Project Online Essentials ・Microsoft TeamsのPlannerアプリ ・Planner Webアプリ ・Project Online ・Project Online デスクトップ クライアント ・Microsoft TeamsのPlannerアプリ ・Planner Webアプリ ・Project Online ・Project Online デスクトップ クライアント たとえば、Project Plan 5であれば、各プロジェクトを比較したリソース配分が可能になるので、リソース管理を最適化したい企業に役立ちます。 また、クラウド版では「Microsoft単体で契約する」「Microsoft 365 プランに追加する形で契約する」いずれも可能です。 オンプレミス版 Microsoft Projectオンプレミス版の料金プランは以下です。（左右にスクロール可） Project Standard 2024 Project Professional 2024 Project Server 料金 120,780円 （買い切り型） 201,490円　（買い切り型） 詳細は要問合せ タスク、レポートの管理 〇 〇 〇 リソース管理 × 〇 〇 Projectデスクトップアプリのインストール 〇 〇 〇 タイムシートの提出 × 〇 × 参考：Microsoft Project｜プロジェクト管理のソリューションとコストを比較 以上の表をもとに、「自社のプロジェクト管理に必要な機能は揃っているか」「料金は見合っているか」を考慮しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Projectは使いにくい？！導入前の注意点 以下では、Microsoft Projectを利用するときの注意点を解説します。事前に注意点を押さえると、自社に適しているか否かをより正確に判断できます。 料金コストが高い 多機能なツールなので、ユーザー1人あたりの料金コストが比較的高く、導入に踏み切れないという企業も少なくありません。また、使わない機能があれば費用対効果が低くなってしまいます。 初心者が使いこなすのは難しい Microsoft Projectは機能が豊富にあるため、直感的な操作で使いこなすのは困難です。たとえば、プロジェクト管理方法においてもロードマップやガントチャートなど複数の選択肢が存在し、初心者には使用ハードルが高いと言えます。 以上のことから、Microsoft Projectを導入するときには、多機能ゆえに生じるデメリットに気をつけなければなりません。したがって、導入前には「十分な費用対効果が得られるか」「誰でも簡単に使えるか」を検討する必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Microsoft Projectと併用すべきツールとは 以下では、Microsoft Projectと併用すべきツールをご紹介します。 Microsoft Projectには便利な機能が多数ありますが、文書管理機能は不十分で、情報共有には他のツールを併用する必要があります。そこで「充実した検索機能を備えたツール」を使えば、膨大な情報の中から必要な資料をすぐに取り出せ、業務効率が向上します。 また、Microsoft ProjectやMicrosoft Plannerは多機能すぎて使いこなすのが難しい場合があります。そのため「社内文書を直感的に一元管理できるツール」を導入することで、社員全員が確実に理解できる体制を作れます。 結論、プロジェクト管理を成功に導くには、シンプルな操作性で社内情報を一元管理でき、充実した検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、操作性がシンプルで情報更新が簡単なため、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで管理可能です。また「画像内検索」や「添付ファイル内検索」により、プロジェクトに必要な情報や資料をすぐに見つけられます。 あらゆる社内情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Projectの口コミ・評判 ここでは、Microsoft Projectを実際に導入したユーザーの口コミ・評判を紹介します。 以下を確認しておけば、導入後の運用イメージを具体的に持てるようになります。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判は、ITトレンドより引用しております。 Microsoft Projectの良い口コミ・評判 ここでは、Microsoft Projectの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは、「プロジェクトの進捗を把握しやすい」「プロジェクトに関する業務を一元化できる」との声が寄せられています。 非公開ユーザー、投稿日：2024/7/14 担当しているそれぞれのお客様に対して、どこまで製品の説明が進んでいるのか、打ち合わせは予定通りに進んでいるかなど、工数管理が明瞭になる点が良いと思います。 非公開ユーザー、投稿日：2024/04/10 IT業界でWBSといえばこれ！ガントチャート、稲妻線、リソース管理などの基本的な機能は当然だが、EVMもこれ１つで実現可能。タスクの切り口だけではなく、要員の切り口での見方ができるため平準化の把握も可能。 担当者ごとに進捗が滞っているタスクがないか、期日遅れがないか確認できる。 非公開ユーザー、投稿日：2023/12/26 大日程を引く、進捗を見る、計画変更をする、などが容易にできます。 今全体日程のどこなのか、自分のプロジェクトがクリティカルパスになっていないか、というのが直感的にわかります。 Microsoft Projectの改善点に関する口コミ・評判 ここからは、Microsoft Projectの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。 ユーザーからは「機能が多く使いこなせない」「料金が高い」との声が寄せられています。 非公開ユーザー、投稿日：2024/07/14 Microsoft Projectには機能が多く、使いこなせていない機能も多々あるように感じるので、分かりやすいマニュアルのようなものを、公式に発行してもらえれば嬉しいです。 非公開ユーザー、投稿日：2024/4/10 ライセンスが高い！他のMicrosoft Officeシリーズと同様にフリーのビューアーソフトがあると、管理者だけでなく、末端のメンバーが参照者として使用できてよい。 非公開ユーザー、投稿日：2023/12/26 お値段が高いこと。それに尽きます。機能は十分ですが、フリー版と比べて、この機能にこの値段は出せるのか？と考えると躊躇します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Projectのよくある質問 ここでは、 Microsoft Projectのよくある質問とその回答を紹介します。以下を読んで、Microsoft Projectに関する疑問を解消しましょう。 Q1. 無償版はある？ Microsoft Projectでは、無償版はありません。 無償版とは、無期限でかつ無料で使えるシステムのことです。Microsoft Projectは無償版がない代わりに、無償試用期間の1ヵ月間で導入前に使い勝手を確認できます。 Q2. Microsoft Project試用版の詳細とは？ 試用版では「Project Plan 1、Project Plan 3、Project Plan 5」のうち、選択したプランの機能を試せます。 試用期間が終了すると、該当するサブスクリプション料金が請求されます。ただし、サブスクリプションはいつでもキャンセルが可能なので、キャンセルが完了するとそれ以降請求されることはありません。 Q3. リソース管理できる？ Microsoft Projectでは、リソースの使用率を管理できます。そのため、ボトルネックを早い段階で吸い上げ、必要となるリソースを予測し、プロジェクトを成功に導きます。 Q4. Microsoft Plannerの料金に変更はある？ Microsoft PlannerはMicrosoft Projectの購入方法および価格帯と同じであるため、変更はありません。 Q5. Microsoft Project Onlineとは？ Microsoft Project Onlineは、プロジェクト ポートフォリオを管理するためのサービスです。進行中のプロジェクトが経営に与える影響を管理し、プロジェクトが失敗するリスク回避に貢献します。 なお、上記はMicrosoft Projectに含まれるサービスであるものの、契約プランによって使用できるProject Onlineの機能に差があるので注意しましょう。 参考：Microsoft Project Online サービスの説明｜Microsoft 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ プロジェクト管理ツールの導入を成功させるコツ Microsoft Projectをはじめとしたプロジェクト管理ツールの導入を成功させるには、まず「導入するハードル」と「運用し続けるハードル」をなくす必要があります。具体的には、以下の通りです。 自社に合った運用方法を明確にする ツールの試用版を利用したとしても、自社に合った運用ができていなければ、結局導入を見送ることになってしまいます。そのため、導入する前に「どのような使い方ができるのか」などの運用設計を専任スタッフに相談しましょう。 サンプルを用意しておく 運用設定が明確になった場合、「使い方が分かるサンプル」を作成しておきましょう。記載例を用意しておけば、ツールを使用するイメージが掴めるので、ほかのメンバーが使用するハードルの低下が期待できます。 ガントチャートを使用しない プロジェクト管理の方法として、一般的に「ガントチャート」が挙げられます。しかし、実際にはガントチャートを作成して終わりになってしまい、最後まで運用されないケースも少なくないのです。 以上3点を参考にし、自社への導入を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Projectの使い方や料金・評判まとめ ここまで、Microsoft Projectの機能や使い方、料金プラン・口コミに加えてMicrosoft Plannerの概要についてもご紹介しました。 Microsoft ProjectやPlannerは、プロジェクト管理に役立つ豊富な機能と、Office製品との連携により多くの企業で利用されています。一方、どちらも多機能で、初心者が直感的な操作をしづらいというデメリットもあります。 またプロジェクトを進める上では情報を一元的に管理し、必要な時にすぐ探せるようにするべきです。したがって「簡単に操作ができて情報の一元管理・検索がスムーズなツール」を使用しましょう。 結論、プロジェクト運営に使うべき情報管理ツールはシンプルな操作性で情報更新まで簡単にでき、超高精度な「画像内検索」や「添付ファイル内検索」があるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、プロジェクトを成功させ続けましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選