SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法とは
SharePointは、Microsoftが提供する情報共有ツールです。チーム・プロジェクトごとにポータルサイトを作成すれば、ファイルや画像などを共有できるため、スムーズな情報共有や連携作業をするときに便利です。
しかし、なかには「SharePointでファイル共有する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法を中心にご紹介します。
- SharePointでスピーディなファイル共有を実現したい
- SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法を知りたい
- ファイルを安全かつ円滑に共有できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、SharePointでファイル共有する方法を把握しつつ、より簡単に目的のファイルを見つけられる方法も分かります。
目次
ここでは、SharePointでファイル共有するための設定方法についてご紹介します。
SharePointでファイル共有するには、OneDriveと連携してデータを同期する必要があります。具体的な手順は以下の通りです。
- ファイル共有したいサイトを開き、【ドキュメント】＞【同期】をクリックする
- 【Microsoft OneDrive を開く】をクリックして、OneDriveにサインインする
- 同期したいフォルダを選択して【OK】をクリックする
以上の操作で、OneDrive内に保存したファイルを、SharePointで共有できます。
ここでは、SharePointで内部ユーザーとファイル共有する2つの方法をご紹介します。サイトのメンバー同士であれば、以下のいずれかの方法でファイル共有が可能です。
（1）ファイルをドラッグ＆ドロップする
1つ目に、ファイルをドラッグ＆ドロップする方法です。具体的な手順は以下の通りです。
- サイトを開いて【ドキュメント】をクリックし、共有したいファイルを選択する
- 「ファイルをここにドラッグします」と表示されたエリアに、選択したファイルをドラッグ＆ドロップする
（2）ファイルをアップロードする
2つ目に、ファイルをアップロードする方法です。具体的な手順は以下の通りです。
- サァイル共有したいサイトを開き【ドキュメント】＞【アップロード】をクリックする
- 共有するファイル形式を「ファイル」「フォルダー」「テンプレート」から選択する
- 共有したいファイルを選択し、【開く】または【アップロード】をクリックする
ここでは、SharePointで外部ユーザーとファイル共有する2つの方法をご紹介します。SharePointで管理しているファイルを、社外のメンバーと共有したい方は必見です。
（1）招待メールを送信する
1つ目に、招待メールで共有リンクを送信して、特定のメンバーとファイル共有する方法です。
具体的な手順は以下の通りです。
- ファイル共有したいサイトを開き【ドキュメント】をクリックする
- 共有したいファイルの左にある丸いアイコンを選択し、画面上部の【共有】をクリックする
- 共有タブが表示されるので【リンクを持つすべてのユーザーが編集できる】をクリックする
- リンク設定画面より、アクセス権を付与するユーザー範囲を選択して【適用】をクリックする
- 「名前、グループ、またはメール」フィールドに、共有するユーザーのメールアドレスまたは氏名を入力して【送信】をクリックする
（2）”リンクのコピー”を使う
2つ目に、多数のメンバーとファイル共有する使い方であれば、リンクのコピーを使って共有する方法が便利です。
具体的な手順は以下の通りです。
- ファイル共有したいサイトを開き【ドキュメント】をクリックする
- 共有したいファイルの左にある丸いアイコンを選択し、画面上部の【共有】をクリックする
- 共有タブが表示されるので、【リンクをコピー】＞【リンクを持つすべてのユーザーが編集できる】をクリックする
- リンク設定画面が表示されるので、アクセス権を付与するユーザー範囲を選択して【適用】をクリックする
- 【リンクのコピー】＞【コピー】をクリックする
- コピーしたリンクをメール、メッセージ、または投稿で貼り付けて送信する
SharePointでファイル共有後、アクセス権の設定を変更したい場合は、以下の方法で設定しましょう。
まず、設定したいファイルを選択し、【情報】をクリックします。次に、詳細タブが表示されるので、【アクセスの管理】をクリックして、以下のいずれかの操作を実行します。
- ファイル共有を停止する場合
- アクセス許可を変更する場合
【共有の停止】をクリックする。
【共有の停止】をクリックして、アクセス許可を変更したいユーザーを選択し、編集と投稿を許可する「サイトのメンバー」、または読み取り専用の「サイト閲覧者」を選択する。
以上の操作で、アクセス権の設定は完了です。
以下では、SharePointにおけるファイル共有で得られるメリットを解説します。
（1）複数人で同時編集できる
1つ目のメリットは、複数のユーザーで同時編集できる点です。
ファイルを共有するときに「編集を許可する」に設定すれば、共有相手に編集権限を付与できます。その結果、共有ファイルをブラウザ上でも複数ユーザーが同時に開いて編集することが可能になるのです。
また、変更内容はリアルタイムでほかのユーザーに反映されるため、認識の齟齬を防ぎつつ、作業効率が向上します。
（2）バージョン管理できる
2つ目は、ファイルのバージョン管理がしやすい点です。
SharePointではドキュメントのバージョン管理機能により、ファイル内容の変更履歴を保存できます。そのため、「誤って情報を消してしまった」といった場合でも、すぐにバージョン履歴から復元可能です。
加えて、ファイル自体を削除してしまっても、SharePointが自動でバックアップを保存しているので安心して利用できます。
SharePointで社内の情報を共有するデメリットとして「検索性が低い」点が挙げられます。実際に、SharePointのユーザーからは、以下のような声がみられます。
検索性の使い勝手があまり良くありません。グループウェアの掲示板で単語検索をしてもかなり幅広な検索結果となるので、目当てのものを探すのに時間が掛かります」という声が寄せられています。（参考：ITトレンド）
このように、検索性が低いと、必要な情報へアクセスするのに時間がかかり面倒です。そのため、社内の情報を円滑に管理するには、「蓄積したファイルの中から、欲しい情報に即アクセスできるツール」を導入すべきです。
以下では、SharePointより簡単に目的のファイルを見つけられるツールをご紹介します。
SharePointでファイル共有すると、「共同編集できる」「バージョン管理ができる」というメリットがあります。一方、デメリットとして、ファイルの拡張子によって、共有に管理者の許可を得る手間がかかってしまう点が挙げられます。
また、「検索の使い勝手が良くない」という口コミもあり、共有したファイルの中から目的のファイルを見つけづらいことも欠点です。そのため、ファイル管理を効率化するには、「検索機能が使いやすいツール」を導入しましょう。
結論、自社のファイル共有には、“平均0.2秒”の高速スピード検索によって、目的のファイルをすぐに探し出せる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にはファイルを直接添付して共有できるうえ、生成AIによる「ファイル要約」でわかりやすくナレッジとしてまとめられます。また、「超高精度検索」によって、ファイルの中身まで検索できるので、必要なファイルに即アクセスが可能です。
欲しいファイルに直感的にアクセスできる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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＜ナレカンのファイルプレビュー機能＞
以下では、ファイル内容のチェックに便利な「プレビュー機能」を紹介します。
上記のように、ナレカンの「記事」は、あらゆる画像やファイルを添付してメンバーに共有可能です。また、添付したファイルは「プレビュー機能」により、わざわざ開かなくても中身が閲覧できる状態で保管されます。
加えて、プレビュー状態のファイルの中身を”独立した検索機能”で検索することも可能です。この独立した「ファイル内検索」を使えば、アクセス範囲が限定されるため、より精度の高い検索結果を得られます。
これまで、SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法を中心にご紹介しました。
SharePointでは、ファイルをサイトに「ドラッグ＆ドロップ」または「アップロード」すると、内部ユーザーとファイル共有が可能です。また、外部ユーザーと共有するには、招待メールを送信するか、共有リンクのコピーをメールなどに貼り付けて送信します。
しかし、SharePointは検索性が低く、過去に共有されたファイルが、どこに保存されているのか分からなくなりやすいです。そこで、「高精度かつシンプルな検索機能が備わっているツール」でファイル共有すれば、目的のファイルへ手間をかけずにたどり着けます。
したがって、自社のファイル共有には、ファイルをはじめとしたあらゆる情報をまとめておけるうえ、欲しい情報を直感的に検索できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイルを円滑に共有・管理しましょう。
