Dropboxでファイル共有できない？共同編集の方法まで徹底解説！
近年はDX化にともなって、オンライン上で情報共有する企業が増えています。とくに、WordやPDF、画像、音声といったあらゆる情報を保存、共有できる「Dropbox（ドロップボックス）」に注目が集まっているのです。
一方、「Dropboxの用途が個人のファイル管理に留まっており、組織での円滑な情報共有に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「Dropboxの共有方法、共同編集の方法」を中心にご紹介します。
- 社内の書類管理のためにDropboxの利用を検討している
- ブラウザやアプリ別でDropboxの共有方法を知りたい
- 簡単にデータを共有・管理できるアプリがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、Dropboxでの共有方法から注意点まで網羅的に理解でき、情報共有の効率化に役立てられます。
目次
Dropboxでは何を共有できる？
Dropboxでは、 WordやPDFのようなファイルはもちろん、画像や音声、動画といったあらゆる情報を共有できます。
共有方法は複数あり、ブラウザやアプリなどの利用環境によって手順が異なります。また、Dropboxで共有したデータは「フォルダ」や「ファイル」で整理可能です。
＜共有向け＞Dropboxのファイルを共有する方法
以下では、Dropboxのファイルを共有する方法を画像付きで解説します。メールやリンクを使った共有方法について、ブラウザ版 / デスクトップアプリ版 / モバイルアプリ版に分けて解説しているので必見です。
操作方法➀｜ブラウザ版
（1）はじめに、Dropboxのログイン画面を開いてログインします。
（2）次に、共有したいファイルにカーソルを合わせましょう。今回は「議事録」というファイルを共有します。
（3）その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。
（4）下のような画面になるので、メールアドレスを入力したり、リンクをコピーしてチャットで送信したりすれば共有完了です。共有するとファイルへアクセスできるユーザー数の表示が増えます。
操作方法➁｜デスクトップアプリ版
デスクトップアプリを持っていない場合は、Dropbox（デスクトップアプリ）のダウンロード画面からダウンロードします。
（1）はじめに、Dropboxのアプリを開くと下のような画面になります。
（2）次に、共有したいファイルやフォルダを右クリックして [ Dropboxリンクをコピー ] を選択しましょう。
（3）コピーしたリンクをメールやチャットで相手に送信すれば共有完了です。
操作方法➂｜モバイルアプリ版
モバイルアプリを持っていない場合は、Dropbox（モバイルアプリ）のダウンロード画面からダウンロードします。
（1）はじめに、Dropboxのアプリの画面下から [ ファイル ] を選択し、共有したいファイルやフォルダの [ … ] をクリックしましょう。
（2）次に、上のような画面になるので [ 共有 ] ＞ [ リンクを共有 ] を選択します。
（3）下の画像のようにリンクがコピーされていたら完了です。そのままメールやSNSでの共有も可能です。
＜共同編集向け＞Dropboxで共有フォルダを作る方法
以下では、ブラウザ版Dropboxで共有フォルダを作成する方法を画像付きで解説します。
（1）はじめに、 Dropboxへログインして [ すべてのファイル ] を開きます。
（2）次に、 [ 作成 ] ＞ [ 共有フォルダ ] をクリックしましょう。
（3）続けて、 [ 新規フォルダを作成し共有する ] を選択し [ 次へ ] をクリックします。
（4）その後、 フォルダ名を入力して[ 作成 ] をクリックします。
（5）最後に、メールやリンクでメンバーへ共有すれば完了です。
【参加方法】Dropboxで共有フォルダに参加するには
以下では、Dropboxでメールから招待された共有フォルダに参加する方法を解説します。
はじめに、[ すべてのファイル ]を開いた状態で、サイドバーの [ 共有済み ] をクリックして開きます。
次に、招待されているが参加していないフォルダである、[ このフォルダに参加していません ]という表示のあるフォルダをダブルクリックします。
招待されたフォルダへの参加完了です。以下のように2アカウントでフォルダを共有できています。
【解除方法】Dropboxで共有を解除するには
以下では、Dropboxで共有を解除する方法をご紹介します。
「特定のメンバーのみを削除する方法」と「各メンバー（全員）との共有を解除する方法」のどちらも画像付きで解説しているので必見です。
特定のメンバーを削除する方法
（1）はじめに、共有を解除したいファイルやフォルダにカーソルを合わせます。
（2）その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。
（3）次に、下のような画面になるので [ アクセスできるユーザー ] を選択します。
（4）共有を解除したいメンバーにカーソルを合わせて [ 編集可能 ] ＞ [ 削除 ] をクリックします。
（5）上の画面で [ 削除 ] をクリックすれば完了です。
各メンバーとの共有を解除する方法
（1）はじめに、共有を解除したいファイルやフォルダにカーソルを合わせます。
（2）その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。
（3）次に、下のような画面になるので [ 歯車アイコン ] をクリックします。
（4）続いて、 [ フォルダ共有を解除 ] をクリックします。
（5）下の画面で [ 共有を解除 ] をクリックすれば完了です。
＜解決＞Dropboxの共有に関するよくある質問
以下では、Dropboxの共有に関するよくある質問と回答をご紹介します。とくに、Dropboxによるファイル共有の安全性に不安や疑問がある担当者の方は必見です。
- 質問1｜Dropboxの共有リンクは誰でも送れる？
- 質問2｜Dropboxのファイルは誰かに見られる？
- 質問3｜Dropboxのフォルダと共有フォルダの違いは？
Dropboxの共有リンクは、相手のDropboxアカウントの有無にかかわらず誰にでも送れます。リンクはメール以外にもTwitterなどのSNSでも送信できます。
Dropboxに保存しているファイルはすべて非公開なので、基本的には誰かに見られることはありません。ただし、ファイルのリンクを共有したり、共有フォルダを作成したりすると、共有されたユーザーもファイルを閲覧できるようになります。
Dropboxのチームフォルダでは、管理者がチーム内のすべてのフォルダを管理、閲覧できます。一方、共有フォルダには共有されたメンバーのみがアクセス可能という特徴があります。
以上のように、Dropboxは基本的には非公開な一方で、リンクを知っていれば誰でもアクセスできるため、情報漏洩につながるリスクがあります。
また、チームフォルダや共有フォルダなど、独自の概念が多いため、ITに慣れていなければ使いこなせない可能性があるのです。
【注意点】Dropboxで情報共有するデメリットとは？
以下では、Dropboxで情報共有するデメリットを解説します。
Dropboxのデメリットは、「ファイルを作って共有するのが面倒な点」と「必要なファイルをすぐに見つけられない点」です。たとえば、書類をメンバーへ共有するには「Wordにテキストを打ち込む→保存する→Dropboxにアップロードする→リンクやメールで共有する」と工数がかかります。
また、データの数が増えると、どのフォルダに何のファイルを管理しているかを特定するのが困難です。そのため、目的の情報がすぐに取り出せるツールの導入を検討しましょう。
結論、Dropboxのデメリットを解消するツールは、あらゆる書類を作成から共有まで一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンは「記事」に情報を直接書き込めば、社員にリアルタイムで共有可能なほか、共有したいファイルを添付すれば、AIが自動で内容を要約して記事にしてくれます。また、”ヒット率100％”の「超高精度検索機能」があるため、必要な情報をすぐに取り出すことができるのです。
あらゆる情報を簡単に共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンなら作成したフォルダ共有が3STEPで完了！＞
以下では、ナレカンでフォルダ共有をする方法を解説します。
はじめに、共有したいフォルダを開いた状態で、（1） [ 参加者の変更 ］をクリックします。
フォルダ編集画面に遷移したら、以下のように、（2）共有したいメンバーを選び、（3）保存を押すだけでフォルダ共有が完了します。
以上のように、ナレカンではフォルダ共有が3STEPで完了するうえ、招待されたメンバーは特別な操作をすることなくフォルダに参加できます。また、メンバーごとの編集権限に関してもワンクリックで変更可能です。
Dropboxの共有方法や共同編集の方法まとめ
これまで、Dropboxの共有方法や共同編集の方法を中心に解説しました。
Dropboxの基本的な使い方には「ファイルやフォルダを保存して、リンクやメールで共有する」「共有フォルダを作ってメンバーと共同編集する」などが挙げられます。
一方、ファイル数が増えると管理が煩雑になり、ファイルの整理や情報共有に手間がかかって面倒です。そのため、スピード感が重視されるビジネスでは、すぐに目的の情報にアクセスできることが求められます。
したがって、ファイル管理を効率化するには、あらゆるデータを一元管理し、必要な情報をすぐに見つけて共有できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、社内の情報共有を効率化しましょう。
