ナレッジマネジメント
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多くの企業では、KPT法による振り返りを実施することで、次のアクションにつなげています。しかし、ただ実施するだけでは「継続すべき点」や「改善点」を十分に抽出できません。 とはいえ、「KPT法を成功させるための仕組みを整えたいが、具体的な策が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、KPTの作成手順や無料で使えるテンプレートを中心にご紹介します。 KPTで何を書くべきかわからない ExcelやPowerPointで使えるKPTのテンプレートを活用したい KPTの内容を簡単に振り返れる環境を整えたい という方はこの記事を参考にすると、KPT法を成功させるコツが分かり、プロジェクトの計画や振り返りがスムーズにできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 KPT法（KPT分析）とは1.1 KPTの意味1.2 KPTの目的1.3 KPTとYWTの違い2 何を書くべき？KPTの作成方法3 KPT法を成功させる3つのコツ3.1 （1）意見を交わしやすい環境を作る3.2 （2）すぐに振り返れるようにする3.3 （3）テンプレートを活用する4 無料で使えるKPTのテンプレート3選4.1 PowerPoint｜企画書・提案書テンプレート4.2 PowerPoint｜シンプルなデザインのKPTテンプレート4.3 Excel｜ビジネス振り返りシート5 KPT法を活用するときの欠点とは6 【振り返りが簡単】KPTの管理に役立つ情報管理ツール6.1 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」6.2 ナレカンを使った管理例7 KPTの作成手順や成功のコツまとめ KPT法（KPT分析）とは ここでは、KPTの意味や目的について解説します。KPT法と似たフレームワークである「YWT」との違いも把握して、適切にKPTを実施できるようにしましょう。 KPTの意味 KPTとは「Keep＝継続すること」「Problem＝改善すること」「Try＝新たに挑戦すること」の頭文字をとった言葉です。 KPT法には上記の3つの要素から、プロジェクトの振り返りや今後の指針を決定する役割があります。また、KPT法は結果だけでなく、過程や仕事の進め方にも焦点を当てるため、プロジェクトの全体を詳細に分析できるのが特徴です。 以上のように、KPTには、業務を振り返りつつ、今後のプロジェクトを効率よく進められるようになるという利点があります。 KPTの目的 KPTを行う目的は、プロジェクトの状況を客観的に把握し、改善するべき点を明確にすることです。 KPTでは「Keep」と「Problem」を洗い出し、プロジェクトの現状・課題を把握していきます。そして、「Try」で課題に対する解決策を検討することで、改善するべき点を明確にするのです。 また、KPTは定期的な開催が望ましいです。KPTを定期的に業務の一環として実施することで、”前回行った解決策が効果的であったか”を振り返れるため、プロジェクトの継続的な改善が期待できます。 KPTとYWTの違い YWTとは「Y=やったこと」「W=わかったこと」「T=次にやること」の頭文字をとった言葉です。YWTは振り返り・内省の考え方で、考案したのは日本能率協会コンサルティング（JMAC）です。 YWT法の目的は自律的な人の成長を目指すことで、人を主体とした振り返りです。業務の振り返りだけでは、進捗ばかり注目されて個性が埋没する恐れがあるため、一人ひとりの内省を通し、次のアクションに活かすための行動が求められます。 したがって、プロジェクトについての振り返り・分析がKPT法で、個人の成長についての振り返り・分析がYWT法であり、振り返りの主体が異なると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 何を書くべき？KPTの作成方法 KPTの作成手順は以下の通りです。 フレームワークを用意する 「Keep」「Problem」「Try」の3要素に区切ったフレームワークを用意します。フレームワークを書き出すときは、紙やホワイトボード、PowerPoint、ITツールなど、自社に適したものを選びましょう。 「Keep」欄に上手くいった点を書き出す プロジェクトを進めるうえで上手くいった点や、継続したい点を書き出します。Keepに書き出した内容は、次のプロジェクトでも引き続き実施しましょう。 「Problem」欄に課題を書いて分析する 課題に感じた点や見直したい点を書き出して、なぜそのような結果になったのか分析します。さらに、課題に対して各個人が考えた内容もまとめましょう。 「Try」欄に対策を書き出す 「Keep」と「Problem」で出た意見を参考にして、今後の対策や挑戦したいことを書き出しましょう。「Try」で出た施策案については、期限や実行者、施策方法まで具体的に決めておくと、実行まで円滑に進みます。 対策を実行し、振り返りをする 「Try」で決定した対策を実行し、再度振り返りを実施しましょう。次のアクションにつなげられるように、何度も振り返りを実施することが大切です。 以上のように、KPTは「プロジェクトの良い点や悪い点を洗い出して、解決策を練り、実行して、振り返りをする」という手順を繰り返して進めていきます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ KPT法を成功させる3つのコツ ここでは、KPT法を成功させるコツを3つご紹介します。ただKPT法を取り入れただけでは課題解決は期待できないため、以下のポイントに注意して取り組みましょう。 （1）意見を交わしやすい環境を作る KPT法では対話を基本として、メンバー間で多くの意見を交わしながら進めましょう。 KPT法では重大な問題点や効果的な対策を見逃さないために、どのような意見でも受け止める姿勢と意見を発言しやすい環境が大切です。また、グループを複数に分けたり、進行役を決めたりすると個人の意見を取り入れやすくなります。 このように、KPT法を円滑に進めるうえでは、「活発な意見交換ができる環境作り」が欠かせません。 （2）すぐに振り返れるようにする KPTの内容はその都度保管して、振り返られるようにすると便利です。 以前の会議内容を保管しておくと、過去の問題点や改善方法を簡単に見直せるので、改善策を考えるときの参考になります。また、新しいメンバーが加入したときに、これまでの経緯を説明しやすくなるのです。 そのため、KPTの内容はいつでもすぐに見返せるように、会議ごとに整理して保管しましょう。 （3）テンプレートを活用する KPT法を効率よく進めるためにテンプレートを活用しましょう。 KPT法では話し合う内容は毎回異なるものの、必要となる項目は同じです。そこで、あらかじめテンプレートを用意しておくと、フォーマットに沿って会議を進められます。 しかし、テンプレートを活用しても、紙やPowerPointでは情報の更新や共有に時間がかかり不便です。一方、テキストベースで情報を記載するだけで、リアルタイムで社内に共有できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを使えば、KPTをスムーズに作成・管理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 無料で使えるKPTのテンプレート3選 ここでは、無料で使えるKPTのテンプレートを3つご紹介します。KPTの書き方が分からない方は、ダウンロードして活用しましょう。 PowerPoint｜企画書・提案書テンプレート こちらは、「企画書・提案書テンプレートの作り方」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。 「Keep」「Problem」「Try」が分かりやすく区別されており、直観的に使えるのが特徴です。実際に会議で使用するときは、付箋やマーカーペンで項目ごとに色分けをすると、さらに見やすくなります。 企画書・提案書テンプレートの作り方の詳細はこちら PowerPoint｜シンプルなデザインのKPTテンプレート こちらは、「Dolly Blog」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。 こちらも、「Keep」「Problem」「Try」を整理するのに役立ちます。シンプルなデザインなので、簡潔なKPTを作成できるのが特徴です。 Dolly Blogの詳細はこちら Excel｜ビジネス振り返りシート こちらは、「楽しもう Office」が提供する、ExcelのKPTテンプレートです。 フォーマットに沿って数値や文章を入力するだけで、上半期の振り返りができます。また、ガントチャート形式で予定表も作れるので、KPT法による振り返りだけでなく、次期プロジェクトのスケジュールも立てたい方におすすめです。 楽しもう Officeの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ KPT法を活用するときの欠点とは KPT法の欠点とは、一回の実施で成果が出せないところです。 KPT法は、実施してすぐに成果を実感できるものではなく、継続的な実施が必要です。たとえば、継続してKPT法を実施するときに、過去に実施したKPT法の内容と比較してP（Problem）を書き出せば、精度が上がり効果が高まっていきます。 そのため、KPT法による振り返りは一回きりで終わりにするのではなく、継続して実施することが大切なのです。したがって、「ナレカン」「ナレカン」のように必要な情報にすぐアクセスできるツールを導入し、振り返りやすい仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【振り返りが簡単】KPTの管理に役立つ情報管理ツール 以下では、KPTの管理に役立つ情報管理ツールをご紹介します。 プロジェクトごとのKPT法を活用した振り返りは、業務改善をするうえで欠かせません。ただし、KPT法は継続的な実施が求められるため、すぐに過去のKPTを振り返ることができるように管理しておく必要があります。 そこで、作成したKPTは「検索性に優れたツール」で管理しましょう。高度な検索機能が備わったツールであれば、面倒なファイル管理をすることなく、目的の情報にすぐにアクセスできます。 結論、自社で導入すべきなのは、目的の情報に即アクセスできる高い検索性を持ち、作成したKPTをナレッジとして一元管理できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは「超高精度の検索機能」を備えているため、欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、作成したKPTをいつでも簡単に振り返ることのできる環境が整えられるのです。 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った管理例 ナレカンでは、以下のように、画像内検索やファイル内検索によって、目的のKPTに即座にアクセスすることができます。 このように、ナレカンを使えば、作成したKPTをすぐに取り出せるナレッジとして管理できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ KPTの作成手順や成功のコツまとめ これまで、KPT法の手順や成功のコツを中心にご紹介しました。 KPT法でプロジェクトの振り返りをするとき、テンプレートを活用すれば、フォーマットに沿ってスムーズに内容を書き出せます。しかし、紙やExcel・PowerPointで記録すると、保管場所が分かりづらくなり、振り返りに手間がかかってしまうのです。 そこで、ITツールを導入すれば、KPTの作成から管理・振り返りまでを効率化できます。ただし、ファイルサーバーのように検索性が低いツールでは欲しい情報がすぐに見つからず、運用にストレスが溜まるため注意しましょう。 したがって、KPT法のテンプレートや会議内容の保管には、欲しい情報に即アクセスでき、KPTをナレッジとして一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。また、ナレカンのAIを用いた「自然言語検索」は、ゆらぎ表記にも対応しているので、誰でも簡単に情報を探し出せます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、KPTを効果的に運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

ファイル共有に使えるメールソフトとして「Gmail」や「Outlook」があります。ただし、メールでファイル共有すると、誤送信が生じたり、どれが最新のファイルなのか分からなくなったりする恐れがあるので注意が必要です。 なかには、メールでのファイル共有をはじめとした「情報共有の非効率さ」に疑問を感じ、社内で解決したいと考える担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「メールを使ったファイル共有の方法」と「メールよりも効率的な情報共有の方法」を中心に紹介します。 各メール・オンラインストレージのファイル共有方法を知りたい メールでファイル共有するのは手間なので改善したい メールよりもファイルの共有に最適な方法を教えてほしい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、メールよりも効率よくファイル共有する方法が分かり、全社における情報共有の仕組みを見直せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 Gmail/Googleドライブを使ったファイル共有の3つの方法1.1 （1）Gmail｜メールにファイルを添付する1.2 （2）Gmail｜Googleドライブへアップロードして共有する1.3 （3）Googleドライブ｜リンクをメールに添付する（url化）2 Outlook/OneDriveを使ったファイル共有の3つの方法2.1 （1）Outlook｜メールにファイルを添付する2.2 （2）Outlook｜OneDriveへアップロードして共有する2.3 （3）OneDrive｜リンクをメールに添付する（url化）3 【問題あり】メールでのファイル共有が非効率な4つの理由3.1 （1）社内のサーバーが圧迫される3.2 （2）情報漏えいのリスクが高まる3.3 （3）最新の情報へアクセスしづらい3.4 （4）共有に時間がかかる4 メール以外のファイル共有の方法おすすめ3選5 【これで解決】複数ファイルを共有するのにおすすめの方法5.1 社内のファイル共有のストレスを解消するツール「ナレカン」6 メールでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ Gmail/Googleドライブを使ったファイル共有の3つの方法 以下では、GmailとGoogleドライブを使ったファイルの共有方法を紹介します。「基本的な方法」から「Googleドライブを活用した共有方法」までを解説しているので、ファイル共有の目的に合わせて、適切な方法を選択しましょう。 （1）Gmail｜メールにファイルを添付する まず、メールの作成画面にて、クリップマークの［ファイルを添付］をクリックします。 ファイル選択画面に移るので、添付したいファイルを選択しましょう。［開く］をクリックすれば、ファイルがメールに添付されます。 上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Gmailで共有できるファイルのサイズは、最大25MBと限られています。そのため、ファイルが25MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。 （2）Gmail｜Googleドライブへアップロードして共有する はじめに、メールの作成画面にて、Googleドライブマークの［ドライブを使用してファイルを挿入］をクリックします。 Googleドライブに移るので、［アップロード］＞［デバイスのファイルを選択］をクリックし、添付したいファイルを選択します。［アップロード］をクリックすれば、自動的にファイルのリンクをメールに挿入できます。 このように、Googleドライブへファイルをアップロードして共有する場合は、GoogleドライブとGmailにまたがって操作しなければなりません。ITに不慣れな方は作業に時間がかかる恐れもあるので、ほかのツールの導入を検討しましょう。 （3）Googleドライブ｜リンクをメールに添付する（url化） まず、Googleドライブの作成画面にて、共有したいファイルの右側にある「⁝」をクリックします。 そして、［共有］＞［リンクをコピー］をクリックして、Gmailにペーストすれば、ファイルのリンクを添付できます。ただし、結局のところメールによる共有は、ほかのメールに埋もれて見落とすリスクがある点に注意しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Outlook/OneDriveを使ったファイル共有の3つの方法 以下では、Outlook・OneDriveを使ったファイルの共有方法を3つ紹介します。「基本的な方法」から「OneDriveを活用した共有方法」までを解説しているので、社内でどの方法を確立すべきかの判断も可能です。 （1）Outlook｜メールにファイルを添付する まず、メールの作成画面にて、［挿入］＞［ファイルの添付］をクリックします。 すると、ダイアログボックスが表示されるので、共有したいファイルを選択すれば、ファイルがメールに添付されます。 上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Outlookで共有できるファイルのサイズは、最大20MBと限られています。そのため、ファイルが20MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。 （2）Outlook｜OneDriveへアップロードして共有する まず、先ほどの「メールにファイルを添付する」方法と同様に、挿入で共有したいファイルを添付します。 次に、［∨］＞［アップロード］＞［OneDrive］を順にクリックします。 すると、OneDriveにファイルがアップロードされて共有完了です。アップロードしたファイルは、OneDriveの［電子メールの添付ファイル］に保存されています。 （3）OneDrive｜リンクをメールに添付する（url化） まずは、共有したいファイルを選択して［共有］を選択します。 ［リンクのコピー］をクリックすると、共有リンクがコピーされます。そして、Outlookにペーストすることで、リンクを添付可能です。 また、メールアドレスとメッセージを入力して［送信］をクリックすれば、OneDriveから直接メールを送ることもできます。ただし、ビジネスメールとしては無機質であるため、身内以外の宛先にこの方法で送信しないように注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【問題あり】メールでのファイル共有が非効率な4つの理由 ここでは、メールでのファイル共有が非効率な理由を４つ解説します。以下の内容に当てはまっているなかで、実際の運用に支障が出ているのであればすぐにでも運用を見直すべきです。 （1）社内のサーバーが圧迫される まず、社内のサーバーが圧迫されてしまうという点です。 仕事において多数の人とファイル共有をする際、メールに添付したファイルは宛先のぶんだけ複製されるため、社内に同じファイルが複数存在してしまいます。 これによって、ファイルサーバーやメールサーバーの容量が圧迫され、操作が重くなる原因にもなります。さらに、メールサーバーの上限が超えてしまうと、メールを受け取れなくなってしまう可能性があるので注意が必要です。 そのため、昨今では多くの企業がクラウドサービスを導入しています。クラウドサービスのサーバーは、サービスを提供している事業者が管理してくれるため、メールのように社内のサーバーを圧迫する事態は起こりません。 （2）情報漏えいのリスクが高まる 多くの人にメールでファイルを送ることで、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。 たとえば、メールにおけるトラブルでは「社内と社外を誤って送信してしまった」という情報漏えいのケースが挙げられます。そして、「ファイルの数」「メールの宛先」が多いほど、誤送信を起こすリスクは高まってしまうのです。 メールは確実に送信したという証拠を残せる一方で、一度送信したメールは取り消しができません。そのため、情報共有の手段について「社内は別のツール、社外はメールを使う」というように、棲み分けをしておくのが対処法です。 （3）最新の情報へアクセスしづらい メールでのファイル共有を重ねると、ファイルの新旧が分かりづらくなり、情報の管理が難しくなってしまいます。 たとえば、メールで共有されたExcel・Wordのデータを元にチームで編集したファイルを別途保存すると、同じ名前のファイルがふたつ生成されます。仮に「最新版」のように名前を変更していても、編集の頻度が高い場合は都度名前を変更しなければなりません。 また、ファイルの新旧がタイトルで分からない場合は、中身を逐一開いて最新のものかを確認する手間も発生してしまいます。したがって、不必要なファイルの更新や共有をなくしたり、作成した「日付」をタイトルに必ず含めたりするなどの対策が必要です。 （4）共有に時間がかかる メールでのファイル共有には時間がかかってしまう点も無視できません。 メールに大容量のファイルを添付して送ると、ネットワークへの負荷が増加しファイル共有がスムーズにできないうえ、正しく送信完了されないケースもあります。また、共有された大容量のファイルをダウンロードするのにも時間がかかってしまうのです。 このように、ファイルの容量によって共有スピードに差異がある「メールでの情報共有」は、ビジネススピードの阻害に直結します。したがって、「ナレカン」「ナレカン」のようなストレスなくファイル共有できるシンプルなツールで、情報共有を効率化すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メール以外のファイル共有の方法おすすめ3選 ここでは、メール以外のファイル共有の方法を3つ紹介します。メールよりも気軽に送れるものが多いですが、セキュリティが甘いケースもあるため注意して、自社の業務フローに適切なツールを見つけましょう。 ファイル転送サービス ファイル転送サービスは、メールに添付できない大容量のファイルを転送可能なツールです。無料から使えるツールが多い一方で、適切なセキュリティが備わっていない場合がある点に注意しなければなりません。 チャットツール チャットツールはメールよりも気軽に情報共有できるツールです。ただし、さまざまな話題が同じチャット内でやりとりされるため、必要な情報が流れてすぐに見つけられないというデメリットがあります。 情報共有ツール【最もおすすめ】 情報共有ツールは社内の情報管理から共有までを一元化できるツールです。チャットツールに比べ必要な情報を見つけやすく、ファイル転送サービスに比べて高度なセキュリティが備わっています。 ビジネスでは「情報へのアクセス性」や「高度なセキュリティ」を満たしたツールが求められます。たとえば、必要な情報へアクセスしやすく、国際的なセキュリティ基準を満たしたノート型ツールの「ナレカン」「ナレカン」であれば、ビジネスでの情報共有もスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【これで解決】複数ファイルを共有するのにおすすめの方法 以下では、複数ファイルを共有するのにおすすめのツールを紹介します。 メールを共有する手段として「ファイル本体を添付する」「リンクを共有する」方法が挙げられます。しかし、結局のところ、メールではやりとりが埋もれたり、見落としたりしてしまいます。 そのため、メールのように送信・受信の手間がかかるものではなく、リアルタイムで情報を共有できる方法が望ましいです。ただし、目当てのファイルが見つからなければ意味がないので、検索性に優れているかを軸に選びましょう。 結論、ファイルをはじめとした情報の共有には、データの容量に左右されることなく共有でき、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事（ノート）」に記載したテキストとファイルは、任意のメンバーへすぐに共有可能です。また、超高精度の「検索機能」でファイル内までキーワード検索できるほか、生成AIを活用した「ファイル要約機能」で要点整理もスムーズに行えます。 社内のファイル共有のストレスを解消するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ ここまで、メールを使ったファイルの共有方法や、非効率な理由4選を中心に紹介しました。メールでのファイル共有が非効率な理由は以下の4つです。 社内のサーバーが圧迫される 誤送信によって情報漏洩する恐れがある ファイル名が類似するので、目当てのファイルを判別しづらい 共有するのに時間がかかる このように、誤送信やファイルの新旧が分かりづらくなる事態を避けるため、社内で明確なルールを決めておきましょう。ただし、ファイルによる管理そのものがビジネススピードを阻害しているので、解決には「情報共有ツール」が必須です。 ただし、導入するツールが複雑では社内に浸透しません。したがって、ストレスなくファイル共有するには、メールを使える方であれば迷わず使いこなせる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で、メールにおけるファイル共有のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

営業活動において、メールは取引先との連絡に欠かせない手段です。そのため、、個人や大企業までさまざまな規模のユーザーが、ビジネス用途に「クラウドメールサービス」を利用するようになりました。 しかし、なかには「クラウドメールに多くの種類があり、どのサービスが良いのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選を中心にご紹介します。 自社に適したクラウドメールサービスを見つけたい クラウドメールサービスの選定ポイントを知りたい クラウドメールサービスのデメリットを解消する方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドメールサービスが分かり、メール管理を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 クラウドメールサービスとは1.1 個人向け（無料）と法人向け（有料）の違い1.2 クラウドメールサービスのメリット1.3 クラウドメールサービスのデメリット2 法人向けクラウドメールサービスの選定ポイント3選2.1 （1）セキュリティが高いこと2.2 （2）自社に適した機能があること2.3 （3）サポート体制が整っていること3 無料あり！法人利用におすすめのクラウドメール7選3.1 【Gmail】無料で使える大容量クラウドメールサービス3.2 【Yahoo!メール】サブメールアドレスが登録できるサービス3.3 【Zoho Mail】顧客管理ができるクラウドメール3.4 【Customers Mail Cloud】 通知メールを大量送信できるサービス3.5 【Exchange Online】Microsoftが提供する法人向けサービス3.6 【Active!mail】インターフェイスが優れたサービス3.7 【blast mail】法人向け！メルマガ配信できるサービス4 ＜比較表＞法人利用におすすめのクラウドメールサービス一覧5 クラウドメールサービスと併用すべきツール2選5.1 【ナレカン】目当てのメールに即アクセスできるサービス5.2 【Stock】最も簡単にメールを管理できるサービス6 おすすめのクラウドメールサービス7選まとめ クラウドメールサービスとは クラウドメールサービスとは、メールサーバーやストレージをインターネット上で提供するサービスを指します。 クラウドメールサービスの登場前は、サーバーにPCにソフトをインストールして使うオンプレミス型メールが一般的でした。しかし、オンプレミス型の場合、自社でサーバーを運用する必要があり、高額な導入コストやメンテナンス作業の手間がかかっていたのです。 一方、クラウドメールはWebブラウザやアプリからクラウドサーバーにアクセスして、やりとりをします。そのため、自社にサーバーを設置する必要がありません。 以上のように、クラウドメールであれば、コストがかからず無駄な作業も省けることから、現在では多くの企業で使われているのです。 個人向け（無料）と法人向け（有料）の違い クラウドメールには、個人利用向け（無料）のものと法人利用向け（有料）の2種類のサービスがあります。それぞれのサービスには、以下のような違いがあります。 ストレージ容量 個人向けのクラウドメールサービスの多くは、メールボックスの容量や、送受信できるメールのサイズに制限が設けられています。対して、法人向けのサービスには大容量のものが多いです。 独自ドメイン 個人向けのクラウドメールサービスの中には、メールアドレスのドメイン（＠○○○.com）を変更できないものがあります。対して法人向けのサービスでは、ドメイン名を自社専用のものに変更することが可能です。 ユーザー管理 法人向けのクラウドメールサービスには、従業員のアカウントを一括管理するための機能が備わっています。そのため、複数名のアカウントを束ねる必要がある法人での利用に適していると言えます。 以上が、個人利用向けと法人利用向けのクラウドメールサービスの違いです。法人で利用するときは、複数人での利用に最適化されたサービスを選択しましょう。 クラウドメールサービスのメリット クラウドメールサービスのメリットは以下の3点です。 インターネット環境があればすぐに使える Webブラウザやアプリに対応しているため、インターネットに接続されていれば、PCやスマホなどの端末を問わずどこでも使えます。 低コストで簡単に導入できる クラウドメールサービスは、自社にサーバーを設置したり、端末にソフトウェアをインストールしたりする必要がありません。そのため、導入コストを抑えられます。 大容量のメールボックスを使える 受信メールはベンダーが保有する大規模なサーバーに蓄積されるので、容量を気にせずメール管理ができます。 このように、クラウドメールサービスには、端末を問わずに使えたり、低コストで大量のメール管理ができたりするメリットがあります。 クラウドメールサービスのデメリット クラウドメールサービスは便利な一方、以下のデメリットもあるので注意が必要です。 用途によってはコストが多くかかる 有料サービスの場合は、チームの人数や利用する機能によって、料金が高額になるケースも多いです。 セキュリティリスクがある 無料プランの場合、セキュリティ機能が不十分なサービスもあります。また、ログイン情報を知っていれば、外部のメンバーでもアクセスできてしまう点もリスクです。 情報が埋もれてしまう 受信トレイに大量のメールが溜まっていれば、ほかのメールに埋もれて目的の情報が見つけづらくなることもあります。 上記のうち、とくに「情報が埋もれてしまう」は、顧客対応の遅れにつながる恐れもあり、無視できません。そこで、「ナレカン」「ナレカン」のような情報共有サービスを併用して、社内で対応状況を可視化できるようにしておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 法人向けクラウドメールサービスの選定ポイント3選 ここでは、クラウドメールサービスの選定ポイントを3つ解説します。以下のポイントを押さえなければ、上手く使いこなせない恐れもあるため注意しましょう。 （1）セキュリティが高いこと はじめに、クラウドメールサービスの選定ポイントとして、セキュリティの高さが挙げられます。 仮に、セキュリティ機能が不十分なサービスであれば、メールに残した社外秘情報や顧客情報が流出する恐れがあります。情報漏えいが起これば企業としての信頼を損ねるうえ、損害賠償などの重大な問題に発展しかねません。 そのため、サービスを選定するときは、必ずセキュリティ対策機能を確認しましょう。とくに、「個人向け」のクラウドメールサービスは、ビジネス活動におけるセキュリティ対策が不十分なことが多いので注意が必要です。 （2）自社に適した機能があること 次に、自社に適した機能があるか確認することも重要です。 機能が乏しいクラウドメールサービスを利用すると、別のツールで補う手間がかかってしまいます。そのため、ストレスなく運用するには「独自ドメイン設定」「自動メール振り分け」などの自社で必要な機能を確認すべきです。 ただし、多機能なサービスを利用しても、ITが苦手なメンバーは使いこなせません。とくに、非IT企業では「必要な機能に過不足のないサービス」を選びましょう。 （3）サポート体制が整っていること 最後に、運用のサポート体制が整っていることも確認すべきです。 クラウドメールサービスの導入後は、操作や運用の方法を相談できるサポート窓口があると、安心してクラウドメールを利用できます。そして、常に迅速なサポートを受けられれば、トラブルがあっても業務が長時間ストップしません。 したがって、「1営業日以内に問い合わせ対応がある」「電話やメールで質問できる」など、サポート体制が充実していることも必須条件にしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 無料あり！法人利用におすすめのクラウドメール7選 以下では、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選をご紹介します。各ツールの特徴を把握して、自社に導入するツールの選定に役立てましょう。 【Gmail】無料で使える大容量クラウドメールサービス Gmailの特徴 オフラインでも使える オフラインGmailを利用すれば、インターネットに接続されていなくてもメールの閲覧や作成ができます。 強固なセキュリティ Gmailは迷惑メール、フィッシング、不正ソフトウェアの99.9％以上をブロックする強固なセキュリティソフトが備わっています。 Gmailの機能・使用感 チャンネルの使い分けができる Gmailだけでなく、ChatやMeetでのビデオ会議など、複数のチャンネルを使い分けられます。要件の緊急性や重要性によって、メールやチャットを使い分ければ、作業をスムーズに進められるので便利です。 独自ドメイン ビジネス向けGmailはメールアドレスのドメイン（〇〇@gmail.com）を変えられるので、独自ドメインを作成できます。 Gmailの注意点 無料版のストレージ制限 Gmailの無料プランは15GBのストレージ制限があり、法人として利用するには容量が不足する恐れがあります。 フィルタの設定が複雑 一部のユーザーからは「メールのフィルタ設定を細かくできる反面、設定の仕方がやや複雑に感じます。どのような条件でフィルタをかけたいか、あらかじめ理解しておく必要があります。」との声もあります。（参考：ITreview） Gmailの料金体系 Gmailは無料でも利用できますが、有料版（Google Workspace）を契約することで、AIを使って情報を検索したり、要約したりできるようになります。なお、料金プランは以下の通りです。 無料版：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Gmailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Yahoo!メール】サブメールアドレスが登録できるサービス Yahoo!メールの特徴 基本無料で使える Yahoo!メールは全機能を無料で利用できます。 充実した機能 メール作成やフォルダ分けはもちろん、転送や通知設定の機能も充実しています。 Yahoo!メールの機能・使用感 Yahoo!カレンダーと紐づけられる メールとYahoo!カレンダーが紐づいているため、案件の依頼メールが届いたタイミングでタスク設定できるので、対応漏れ防止に役立ちます。 複数のアドレスを作れる 無料でも、最大10個までのサブアドレスを作れます。また、IDを変更せずとも、メールアドレスは自由に変更が可能です。 Yahoo!メールの注意点 セキュリティ強化に追加費用がかかる 基本機能は無料で使えますが、セキュリティを強化するには追加の月額費用がかかります。 迷惑メールが多い 利用しているユーザーからは、「かなり多くのフィッシング詐欺のメールがメインフォルダに届くようになりました。」との声があります。（参考：App Storeプレビュー） Yahoo!メールの料金体系 基本機能は無料で利用できます。 Yahoo!メールの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Zoho Mail】顧客管理ができるクラウドメール Zoho Mailの特徴 アジャイル機能 自動でメールを指定場所に振り分けるアジャイル機能を使うと、受信トレイを簡単に整理できます。 スピーディな顧客対応ができる 顧客データベースと連携する機能があり、見込み客を管理しつつ、スピーディな顧客対応ができます。 Zoho Mailの機能・使用感 ユーザーを一覧表示できる 管理者であれば、組織アカウント内のユーザーを一覧で見られます。 ダッシュボード 「ダッシュボード」では、メールの合計やストレージ容量など、アカウントのリアルタイムな状況を確認できます。 Zoho Mailの注意点 無料プランは最大5人まで 6人以上で使うには、有料プランに加入する必要があります。 エラーの内容を特定できない 『Zoho Mailのメアド名称に「-」ハイフンを使うとエラーになるが、エラーメッセージの表示がただエラーと表示されるので、理解できない。他にも時々発生するエラーの原因が具体的に分からない』との声もあります。（参考：ITreview） Zoho Mailの料金体系 参考：Zohoメールの料金ページ 無料プラン：0円 MAIL LITE（5GB）：120円/ユーザー/月（年払い） MAIL LITE（10GB）：150円/ユーザー/月（年払い） MAIL PREMIUM：480円/ユーザー/月（年払い） WORKPLACE：360円～/ユーザー/月（年払い） Zoho Mailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Customers Mail Cloud】 通知メールを大量送信できるサービス Customers Mail Cloudの特徴 DKIM / TLS暗号化で安全にメールを送信 送信ドメイン認証とメール送信を暗号化しているので、なりすましやメール内容の改ざんを検知します。 Webhook（ウェブフック）によって受信メールや送信エラーを通知 Webhook（ウェブフック）で、受信メールや送信エラーが発生した場合、リアルタイムに通知されます。 Customers Mail Cloudの機能 メールが届かない原因を解析する 携帯キャリアのエラー応答をデータベース化しているので、メールが相手に届かない原因を把握可能です。 配信状況をレポート化する 送信ログの検索や送信状況のグラフ表示機能によって、メールの配信状況を管理者が確認するのに役立ちます。 Customers Mail Cloudの注意点 送信ログには保管期間がある 配信ログは40日間しか保管されないので、期間を超えたログは確認できなくなります。 ユーザーアカウントの登録数に上限がある ユーザーアカウントの登録数はAPIユーザー含めて10ユーザーまでの上限があります。上限を超えて登録する場合は別途料金がかかるので、注意が必要です。 Customers Mail Cloudの料金体系 参考：Customers Mail Cloudの料金ページ Pro：要問い合わせ Standard：要問い合わせ Standardプランは、2021年9月30日(木)に新規販売を終了しています。 Customers Mail Cloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Exchange Online】Microsoftが提供する法人向けサービス Exchange Onlineの特徴 Outlookとの統合 同じくMicrosoftが提供する「Outlook」と統合されているため、Outlookユーザーであれば使い慣れた画面で操作できます。 年中無休のサポート Exchange Onlineは24時間365日、電話による問い合わせを受け付けています。 Exchange Onlineの機能 優先受信トレイ 「優先受信トレイ」では、重要なメールから先に見られるため、スムーズな顧客対応にもつながります。 予定表 「予定表」では、各々のスケジュール管理はもちろん、メールから自動的に情報を取り出すこともできます。 Exchange Onlineの注意点 Microsoftアプリの活用方法 ほかのMicrosoftアプリを活用するには、Microsoft 365 Business Standardプランに加入する必要があります。 検索機能の精度が低い 「数か月に１回程度の頻度で、メールの送受信がしにくい。障害発生しても原因が何か、いつごろ復旧するか不明なので、その辺りの情報開示を分かりやすく提供して欲しい」というユーザーもいます。（参考：ITreview） Exchange Onlineの料金体系 参考：Exchange Onlineの料金ページ Exchange Online（プラン1）：599円/ユーザー/月（年払い） Exchange Online（プラン2）：1,199円/ユーザー/月（年払い） Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い） Exchange Onlineの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Active!mail】インターフェイスが優れたサービス Active!mailの特徴 検索性が充実している メールボックス内のフォルダを”ツール”上に表示できるので、案件ごとに整理しやすいです。また、選択したフォルダから「送信、宛先、ヘッダ全体/本文、日付」で絞り込んで検索できます。 多言語対応 日、英、中、韓の4か国語に言語を切り替えられるので、海外企業とのメールやりとりにも役立ちます。 Active!mailの機能 メールのソート機能 受信したメールは「件名」「重要度」「日時」「送信者」「サイズ」でソートできるので、目的の情報を探しやすいです。 迷惑メールフィルター 迷惑メールのパターンを学習してデータとして蓄積できるため、都度、手作業で処理する必要がありません。 Active!mailの注意点 オプション価格がかかる 「添付ファイル画像化機能」「ファイル管理拡張機能」などに追加費用がかかります。 アドレス帳に登録しづらい 会社名と氏名を同時にアドレス帳へ登録できず、不便に感じているユーザーもいます。（参考：ITreview） Active!mailの料金体系 参考：Active!mailの料金ページ ベースライセンス（100ユーザー）：300,000円/年 ベースライセンス（500ユーザー）：1,188,000円/年 ベースライセンス（1,000ユーザー）：1,428,000円/年 ベースライセンス（3,000ユーザー）：2,028,000円/年 Active!mailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【blast mail】法人向け！メルマガ配信できるサービス blast mailの特徴 HTMLメールが作成できる デザインやHTMLの知識がなくても、簡単にHTMLメールが作成できます。 DKIM署名で迷惑メール判定されるのを防ぐ DKIM署名によって正しい発行元メールサーバから送信されたメールであると証明できるので、迷惑メール扱いされるのを防ぎます。 blast mailの機能・使用感 用途別にテンプレートがある アパレル、不動産、BtoB企業向けなど利用用途に合わせてテンプレートを選択できるので、HTMLメールのデザインを考える手間が省け、素早くHTMLメールを作成するのに役立ちます。 ターゲット配信機能がある 顧客をニーズごとにグループ分けして、配信対象を選択できるので、顧客に合わせた最適なコンテンツのメールを配信するのに便利です。 blast mailの注意点 スマホから操作する際は機能に制限がある スマホにも対応していますが、一部の機能に制限があり、テキストメールしか作成できない点に注意が必要です。 メール作成UIが使いにくい 利用しているユーザーからは「HTMLメールの作成のUIが少し使いにくい。テキストの編集などプレビュー画面で直接修正できるようにしてほしい。」という声があります。（参考：ITreview） blast mailの料金体系 参考：blast mailの料金ページ Lightプラン：初期費用10,000円＋4,000円/月 Standardプラン：初期費用10,000円＋8,000円/月〜 Proプラン：初期費用50,000円＋30,000円/月〜 blast mailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜比較表＞法人利用におすすめのクラウドメールサービス一覧 こちらは、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選の比較表です。（左右にスクロール可） Gmail Yahoo!メール Zoho Mail Customers Mail Cloud Exchange Online Active!mail blast mail 特徴 無料で使える大容量クラウドメールサービス サブメールアドレスが登録できるサービス 顧客管理ができるクラウドメール 通知メールを大量送信できるサービス Microsoftアプリと連携できる インターフェイスが優れたサービス メルマガ配信できるサービス シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 スマホアプリがある 【◯】 【◯】 【◯】 【×】 【◯】 【×】 【×】 ISMS認証※ 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【×】 注意点 無料版ではストレージ制限が15GBまで セキュリティを強化するには追加費用がかかる 無料で使えるのは5人まで ユーザーアカウントの登録数は10ユーザーまで 検索機能の精度が不十分 アドレス帳には会社名と氏名を同時登録できない スマホから操作する際は機能に制限がある 料金 ・無料プランあり ・有料プラン：950円～/ユーザー/月 ・無料 ・無料プランあり ・有料プラン：120円/ユーザー/月 ・無料プランなし ・有料プラン：要問い合わせ ・無料プランなし ・有料プラン：599円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：300,000円/年～ ・無料プランなし ・有料プラン：4000円/月 公式サイト 「Gmail」の詳細はこちら 「Yahoo!メール」の詳細はこちら 「Zoho Mail」の詳細はこちら 「Customers Mail Cloud」の詳細はこちら 「Exchange Online」の詳細はこちら 「Active!mail」の詳細はこちら 「blast mail」の詳細はこちら ※ISMS認証とは、国際基準を満たしたセキュリティであることを認証するもの 上記のように、クラウドメールサービスによって、機能性や料金はさまざまです。そのため、”長期的に運用できるか”を軸にサービスを選定するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クラウドメールサービスと併用すべきツール2選 以下では、クラウドメールサービスと併用すべきツール2選をご紹介します。 法人でクラウドサービスを利用する場合、セキュリティ性はもちろん、「情報が埋もれる」等のデメリットに注意しなければなりません。また、顧客への目妻が配信の内容や、返信内容は社内でナレッジとして蓄積・共有しておくことも重要です。 したがって、クラウドメール上の情報を、一か所で管理できるサービスの併用が必須になるのです。ただし、単純に管理するだけでは目当ての情報を見つけられないため「情報の検索性」も忘れてはいけません。 結論、法人がクラウドメールサービスと併用するべきツールは社内のあらゆる情報をナレッジとして蓄積し、かつ即アクセスできる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にクラウドメール上のやりとりを自動で転送し、テーマごとに「フォルダ」を分けて保管できるので、メールを見落とす事態を解消します。また、高精度の「キーワード検索」やAIを活用した「自然言語検索」により、ほしい情報が即見つけられるのです。 【ナレカン】目当てのメールに即アクセスできるサービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Stock】最も簡単にメールを管理できるサービス クラウドメールサービスには、大量のメールが届くため、顧客からの問い合わせが埋もれてしまい、対応が遅滞する恐れがあります。 そこで、「Stock」を併用すると、顧客からの問い合わせメールをStockに転送でき、自動的に「ノート」に保存してくれるので、対応の必要なメールを見逃しません。また、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるシンプルなツールです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ おすすめのクラウドメールサービス7選まとめ これまで、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選を中心にご紹介しました。 クラウドメールサービスを選定するときは、セキュリティ対策やサポート体制の充実度に加え、自社に適した機能を備えていることが重要です。ときに、多機能だと使いこなせない可能性が高いので「機能に過不足のないサービス」を選びましょう。 また、クラウドメールを営業活動に利用するには、顧客情報を含むメール履歴を正しく管理する必要があります。メールを見落とすと対応漏れも起こりかねないため、”情報共有ツール”を活用し、チームにメールの情報を連携すると効果的です。 結論、メール上のやりとりを”ナレッジ”として蓄積でき、欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」の導入が必須なのです。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、円滑なメール管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 問い合わせ管理とは？おすすめのシステム5選も紹介 【徹底解説】複数人でGmailやOutlookのメールを共有する方法とは？ 【例文あり】メールを見落としたときのお詫び文とは？要因や対策も紹介 【解決策あり】顧客の対応履歴を残す重要性と残せない原因とは？ メールが大量で処理しきれない？！原因と効率的にメール管理する方法とは 【即解決！】添付ファイルがメールで送れないときの3つの対処法 【例文あり】ビジネスで使えるお礼メールの書き方とマナーを解説 【初心者向け】Outlook（アウトルック）メールの基本的な使い方解説！ 【即解決】OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法とは？ 【解決法あり】ビジネスで「言った言わない」はなぜ起こる？原因を解説　 【注意】メール一斉送信に関わる3つのマナーと4つのリスクとは 【例文あり】メールを誤送信した時の対処法とは？原因や予防法も解説 おすすめのメールセキュリティシステム5選！選定ポイントや注意点も紹介 【すぐわかる】脱PPAPとは？改善方法や代替ツールも解説 【効率化】面倒なメールチェックの負担を減らす方法を解説 ビジネスメールのデメリットとは？解消するおすすめのツールも解説 【対処法あり】メールが届かない原因とは？受信・送信別で解説！ 【メール配信】オンプレミス型とクラウド型の違いとは 二次クレームとは？発生する原因や二次対応の方法も解説！

KPIを設定すると、やるべきタスクや業務プロセスが明確になり、作業に取り組みやすくなります。また、設定したKPIを定期的に見直せば、進捗を正確に把握でき、目標達成に向けて着実にプロジェクトを進められるのです。 しかし、「エクセルを使ってKPI管理したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、KPI管理で使えるおすすめのエクセルテンプレートや管理表の作り方を中心にご紹介します。 エクセルでKPI管理する表の作り方が分からない KPI管理に使えるテンプレートを探している KPI管理を成功に導くポイントが知りたい という方は本記事を参考にすると、KPIを簡単に管理できる方法が分かり、事業目標達成に向けて業務をスムーズに進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 KPI管理とは2 KPI管理表の作り方とは2.1 ステップ1｜KGI、KSFを設定する2.2 ステップ2｜KPIを記入する2.3 ステップ3｜タスクを洗い出す3 無料で使える！KPIのエクセルテンプレート5選3.1 （1）簡単にKPIツリーを作成できるフォーマット3.2 （2）人員配置も管理できるプロジェクトKPIツリー3.3 （3）営業・インサイドセールスのKPIテンプレート3.4 （4）採用活動のKPI進捗管理シート3.5 （5）売上目標管理表テンプレート4 【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール4.1 最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」4.2 ナレカンでのKPI管理イメージ4.3 ＜営業向け＞ナレカンですぐに使えるKPI策定テンプレート5 KPI管理の必要性とは5.1 （1）進捗を把握するため5.2 （2）ビジネス環境に対応するため5.3 （3）生産性向上のため6 KPI管理の必要性とテンプレート5選まとめ KPI管理とは KPIは企業戦略における「プロセス」や「中間目標」のことで、KGIやKSFと合わせて使われる指標です。KPI・KGI・KSFはそれぞれ以下の特徴があります。 KPI（重要業績評価指数） KPIは、企業戦略における目標実現までのプロセス(中間目標)を、定量的に測定する指標です。KPI管理では、成果を生み出すことよりも、成果を出すまでのプロセスにフォーカスしています。 KGI（重要目標達成指標） KPIが中間目標を示すのに対し、KGIは最終目標の指標を指します。一般的には、売上高、収益性、市場シェア、顧客満足度、製品品質が挙げられます。 KSF（重要成功要因） KSFは、最終目標を達成するために必要な要素を指します。たとえば、売上高をKGIとした場合、KSFとして優れた店舗配置、生産性の高い人員配置、効率的な在庫管理、良好な顧客サービスなどが挙げられます。 以上を踏まえると、KPI、KGI、KSFの3者の関係は下記画像のように示せます。 このように、KPIはKSFをより具体的に定量化した指標で、KGIを達成するための中間目標を指します。そして、KPIを管理することで、業務の進捗を定量的に把握し、目標達成につなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ KPI管理表の作り方とは ここでは、KPI管理表の作り方を3ステップで解説します。以下を参考にすると、画像のようなKPI管理表を簡単に作れるので必見です。 ステップ1｜KGI、KSFを設定する まず、以下のようにKGIとKSFを設定します。 KGIを設定して最終目標を決定したら、その達成要因となるKSFを洗い出しましょう。たとえば、「利益を20%増やす」をKGIとすると、KSFには「コスト削減」「売り上げの増加」「技術の向上」などが挙げられます。 また、KSFを決めるうえでは、自社の内部環境と外部環境の観点から現状を把握する「SWOT分析」を使うと効果的です。 ステップ2｜KPIを記入する 次に、KPIを設定して書き出しましょう。 KGIとKSFを設定したら、達成のために必要なプロセスであるKPIを決定します。たとえば、「コスト削減」という目標であれば「オフィスを移転する」「人件費を3%下げる」「材料費を10%下げる」などが挙げられます。 KPIは数量的な指標なので、KGIやKSFよりも詳細に示すことが必要です。 ステップ3｜タスクを洗い出す 最後に、KPI達成のために必要なタスクを洗い出します。 設定したKPIを達成するため、具体的にやるべきことを確認しましょう。たとえば、「オフィスを移転する」というKPIの達成には、「現在のオフィス費用の把握」「移転先の決定」「移転費用の計算」などが挙げられます。 タスクを洗いだしたら担当者を割り振ります。その後は、業務に関わるメンバー間の定期的な進捗共有が必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 無料で使える！KPIのエクセルテンプレート5選 以下では、KPIのエクセルテンプレート5選を紹介します。テンプレートを使うと一から表を作成する手間が無くなるうえ、フォーマットを社内で統一できます。 （1）簡単にKPIツリーを作成できるフォーマット こちらは、KPIツリーのフォーマットです。 KGI、KSF、KPIの関係が階層的に示されており、常に全体像を把握しながらタスクに取り組めます。細かい管理を始める前に、ざっくりと目標を整理する用途で活用しましょう。 kaizen penguinの「KPIツリーのフォーマット」 はこちら （2）人員配置も管理できるプロジェクトKPIツリー こちらは、人員配置も管理できるKPIツリーのテンプレートです。 各KGI、KSF、KPIにおいて、担当者や部署、重要度を記入できるため、”誰が””いつ”実行するかを共有するのに役立ちます。また、使い方や記入例があるので、参考にしながらプロジェクトKPIツリーを作成できます。 econoshift.comの「実用的なKPIツリーのフォーマット」 はこちら （3）営業・インサイドセールスのKPIテンプレート こちらは、営業・インサイドセールスのKPI管理に使えるテンプレートです。 「週ごとの比較」と「月の合計」をひと目で確認できるので、どの週に大幅な変化があったのかすぐに把握できます。自社のセールスフローに合わせて、項目を編集して使いましょう。 SAIRUの「営業・インサイドセールスのテンプレート」はこちら （4）採用活動のKPI進捗管理シート こちらは、採用活動のKPI管理に使えるテンプレートです。 「応募」から「入社」までの各段階における人数を記入できます。「採用単価」「採用コスト」の記入欄もあり、採用活動に特化しています。 HRクリップの「採用活動のKPI管理シートのテンプレート」はこちら （5）売上目標管理表テンプレート こちらは、売上目標のKPI管理に使えるテンプレートです。 テンプレートに数値を入力するだけで、毎日の目標達成率をグラフ化して管理できます。成果を目に見える形で保管できるので、モチベーションの維持にもつながります。 楽しもうOfficeの「売上目標管理表テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール 以下では、誰でも簡単にKPI管理できるツールを紹介します。 これまでに紹介したエクセルのテンプレートを使えば、KPI管理表を簡単に作成できます。しかし、KPIやKPI達成のために取り組む業務の進捗がすぐに分かる仕組みが整っていなければ、KPI管理表をつくっても形骸化してしまいます。 そのため、KPI達成までのプロセスを正しく管理するには、『リード数や売上などの数値を記録したエクセル』と、『業務の進捗』をひとつのITツールに集約すべきなのです。また、成果を得るまでの過程は重要なノウハウなので、蓄積しておく必要があります。 したがって、組織内のノウハウを簡単に活用するために「検索性に優れたツール」を選択するべきなのです。結論、エクセルと併用するべきツールは、高精度の検索機能を備え、KPIや業務プロセスに関する情報を一元管理できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、エクセルで作成したKPI管理表をそのまま添付したり、テキストでKPIの詳細を記載できます。また、ファイル内も対象にしたヒット率100%の「キーワード検索」で情報をすばやく探し出せるので、KPIの状況確認もスムーズです。 最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンでのKPI管理イメージ 上記のように、エクセルと「ナレカン」「ナレカン」を併用すると、組織のKPI管理がより円滑になります。たとえば、会議で決定したKPIやKSFは、ナレカンにテキストベースで残しておけば、任意の社員へ簡単に共有できるのです。 さらに、ナレカンはファイル内の文言まで対象にした「キーワード検索」や、上司に質問するようにAI検索する「自然言語検索」で情報を絞りこみます。 ＜営業向け＞ナレカンですぐに使えるKPI策定テンプレート 以下では、ナレカンでそのまま使える、KPIの決定に便利なテンプレートをご紹介します。このテンプレートを用いると、KPIを策定するための経営会議の議事録が作成可能です。 企業認知拡大プロジェクト　経営会議 日時：2025年2月3日（月）　16時30分から17時30分 場所：会議室A 参加者：営業企画部　大道課長、田中係長、長谷川　/ 広報部　高橋、山田 KGI：年間新規顧客100件獲得 KSF設定 　（1）Facebookアカウントの開設と投稿 　　・無料で実施できる 　　・利用者の年齢層が他のSNSよりも高く、既存顧客と属性が似ている 　（2）オンラインセミナーの開催 　　・定期的に開催することで、企業認知度の高まりが期待できる 　　・過去の実施時のナレッジがある KPI設定 　（1）Facebookアカウントのフォロワー1,000人 　　・開設から3ヶ月で上記目標を達成する。 　（2）セミナーからのリードを20件獲得 　　・半期で2回のセミナーを開催する。 次回の議題：上記で決定したKSFである（1）（2）についてチームを組み、担当者やタスクを決定する このように、KGIをもとに、KSF＞KPIと目標を細分化していきましょう。また、ナレカンに、KPI管理に必要な「議事録」や「日報」専用のテンプレートを登録すれば、「KPIに関係する情報を簡単に記録できる点」が大きな特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ KPI管理の必要性とは ここでは、KPI管理の必要性について解説します。KGIの達成や正しいKSFの抽出ができている企業は、以下の必要性がメンバー間で浸透しています。 （1）進捗を把握するため 1つ目は、KPI管理は、日々の進捗を把握するためです。 企業にとって「成果」を出すことは重要である一方、成果に至るまでの「プロセス」を軽視すると、イレギュラーなトラブルに対応できません。また、プロセスを残さなければ、良かった点や反省点を振り返れず、次の営業活動へ活かせないのです。 そこで、KPIを管理すれば、進捗を定期的に把握できるため、作業に遅れが生じた場合でもすぐに対応可能です。さらに、プロセスが情報として残るので、KSFの抽出も容易になります。 （2）ビジネス環境に対応するため 2つ目は、KPI管理によって、複雑化したビジネス環境に柔軟に対処できることが挙げられます。 経営戦略を立てたあとも、日々ビジネス環境は変化します。情勢に対応できないKPIを設定したままではKGIが未達成になるうえに、現場メンバーのモチベーション低下にも繋がってしまうので、KPIは適宜見直さなければなりません。 ただし、一度設定したKPIを安易に変更すると、現場メンバーの業務効率が悪くなり、マネジメント側の管理も工数がかかります。したがって、運用のなかで「1ヶ月に1度」など、期間を決めてKPIの見直しを検討しましょう。 （3）生産性向上のため 3つ目に、KPI管理によって、社員の負担を軽減し生産性の向上を図れます。 KPI管理によってプロセスを可視化できれば、業務の無駄を見つけて解消しやすくなるので、結果として負担軽減に繋がります。加えて、早期に人材配置の転換などの対処もできるようになり、生産性の向上を図れるのです。 また、KPI管理ではメンバーの1時間あたりで出せる成果を指す「人時生産性」や、企業の資本で生み出せる成果を指す「資本生産性」など、自社の業態に合わせて指標を細かく設定することもポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ KPI管理の必要性とテンプレート5選まとめ これまで、KPI管理の必要性とテンプレート5選を中心にご紹介しました。 KPI管理をすると、進捗を定期的に把握でき、着実に目標を達成できます。また、テンプレートを活用すればフォーマットを統一できるので「メンバーによって管理方法が異なり、認識にばらつきが生じる」事態を防げるのです。 一方、KPIのように事業戦略にも活用する情報は「ナレッジ」として確実に管理し、いつでも振り返れる状態でなければなりません。そのため、大量の情報から欲しい情報をすぐに取り出せる「ナレッジ管理ツール」をエクセルと併用して使うべきです。 ただし、検索スキルは人によってばらつきがあるため、誰もが必要な情報にたどり着ける検索性に優れたツールが求められます。したがって、自社のKPI管理には、誰でも社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、適切にKPI管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ナレッジとは？ノウハウとの違いやナレッジマネジメントの重要性を解説 【無料テンプレートあり】KPT分析とは？作成手順や成功のコツも解説 売上管理の目的と管理する3つのコツとは？おすすめのツールも紹介 【成功事例付き】販売戦略の代表的な手法やフレームワークを紹介 【必見】見える化によって業務効率化に成功した事例6選 ホワイトボードで見える化するメリットとデメリットとは？ ビジネスで見える化する3つのデメリットとは？メリットも解説 PDCAが見える化するメリットとは？課題や上手く回すコツも解説 定性評価のやり方とは？項目・具体例・取り組むときの注意点も解説！ 【徹底解説】KPT法とは？振り返りの進め方やコツも紹介

重要な業務のひとつである「ファイル管理」について、検索性の向上を目的に紙媒体での管理からデータでの管理に取り組む企業が増えています。ただし、ファイルをデータとして管理するには、ネットワーク上で管理システムを構築しなければなりません。 とくに、ファイル共有サーバーの導入を検討しているが「具体的な運用イメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル共有サーバーの役割と共有フォルダ・NASとの違いについて解説します。 ファイル共有サーバーのメリット・デメリットを把握したい レンタルするファイル共有サーバーの選定ポイントを知りたい ファイル共有サーバーより安全なファイル管理の方法を探している という方は今回の記事を参考にすると、ファイル共有サーバーの役割が分かり、自社に最適なファイル共有システムを導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ファイル共有サーバーとは1.1 ファイル共有サーバーの基礎知識1.2 クラウドと社内ネットワークのどちらに設置すべきか1.3 ファイル共有フォルダとの違い1.4 FTPサーバーとの違い1.5 NASとの違い1.6 ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表2 ファイル共有サーバーを構築するメリットとは2.1 （1）ファイルへのアクセス性の向上2.2 （2）容量を気にせずに利用できる3 ファイル共有サーバーを構築するデメリットとは3.1 （1）コストがかかる3.2 （2）セキュリティ面にリスクが生じる4 ファイル共有サーバーの選定ポイント5 ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法5.1 最も簡単に社内のファイルを共有できるITツール「ナレカン」6 ファイル共有サーバーの概要まとめ ファイル共有サーバーとは 以下ではファイル共有サーバーの基礎知識や、共有フォルダ・NASとの違いについて説明します。違いを理解して、適切なファイル共有方法を決定しましょう。 ファイル共有サーバーの基礎知識 ファイル共有サーバーとは、ネットワーク上での「画像やファイルの管理・共有」に利用するサーバーのことです。 具体的には、LAN（Local Area Network）や共有ネットワーク上で認識されているパソコンで、サーバー上のデータを利用できる仕組みを指します。たとえば、ファイル共有サーバー上にデータが保管されていれば、アクセスするだけでデータが見られるので、データの所持者から共有を受ける手間が不要になります。 したがって、複数人で仕事を進める際に、ファイル共有サーバーを通じてデータをやりとりすれば業務が滞ることなく進められます。 クラウドと社内ネットワークのどちらに設置すべきか もしファイル共有サーバーの設置場所をクラウドにするか社内ネットワークにするか迷ったときは、以下の比較表を参考に、設置コスト（金銭的・人的開発コスト）を軸にして検討しましょう。 このように、クラウドと社内ネットワークのそれぞれにメリットとデメリットがあります。しかし、今日では「運用・保守・教育に係る合計のコストを抑えられるクラウドサービス」が、多忙なビジネスにおいて適していると言えます。 ファイル共有フォルダとの違い 次に、「ファイル共有フォルダ」とファイル共有サーバーの違いを説明します。 ファイル共有フォルダとは、「同じネットワーク上のパソコン同士で特定のフォルダを利用できる仕組み」を指し、ファイル共有のための機器やサービスを追加購入なしで運用できる点が特徴です。共有するデータが少ない企業では、共有フォルダを利用すると低コストでファイル管理が可能になります。 しかし、ファイル共有フォルダでの管理は、「共有フォルダがあるすべてのパソコンに影響がある」デメリットがあります。たとえば、共有フォルダの入ったパソコンがオフラインになっていればアクセスできなくなり、必要なときにファイルを確認できないリスクがあるのです。 したがって、常に安定した環境でファイルを管理するためには、特定のパソコンに依存しないファイル共有サーバーの導入がおすすめです。 FTPサーバーとの違い ファイル共有サーバーとFTPサーバーの違いは、セキュリティや目的にあります。 FTPサーバーとは、FTPというプロトコル（送受信の手順）によりファイルの送受信をするサーバーです。FTPサーバーとクライアントとの通信では、パスワードが暗号化されないため、セキュリティに不安が残ります。 また、FTPサーバーを利用する目的としては、主に「ファイルの転送」が挙げられます。 NASとの違い NASとは、ネットワークハードディスクと呼ばれ、ネットワーク（LAN）上に接続できるハードディスクを指します。 NASはWi-Fiなどのネットワーク経由で複数の機器に接続でき、複数人でのファイル共有に適しています。無線LANを通じて通信するため、接続する機器はパソコン・スマートフォンを問わず外出先からでも確認が可能です。 一方、NASを利用する注意点として、以下の4点が挙げられます。 データ破損の可能性 ハードディスクが物理的に壊れると、データも破損してしまう BCP対策（災害時も事業が継続できる対策）が必要 オフィス内にデータの保管場所を持ち、会社のBCP対策が弱ければ業務停止の可能性がある 管理者工数が発生 RAIDと呼ばれる「複数の保存場所を組み合わせひとつに見せるような設定や表示方法」が必要で、RAIDを独自で理解するかサポートが手厚いNASを選ぶ必要がある ユーザー管理が困難 「特定のフォルダに権限を付与すると、自動的にその下層フォルダにも権限が付与されてしまう」といった仕様があり、細かな設定が難しい このように、NASはファイル共有サーバーと比べて、業務上起こりうるリスクへの対策を取りづらいという違いがあります。 ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表 以下は、ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表です。 ファイル共有の方法 特徴 注意点 ファイル共有サーバー クラウドに設置する 契約後すぐにファイルサーバーが利用できる セキュリティ対策の見極めが必要になる 社内ネットワークに設置する セキュリティ対策が自社で立てられる 保守費用や人的リソースが必要になる ファイル共有フォルダ ファイル共有のための機器やサービスを追加購入なしで運用できる 共有フォルダがあるすべてのパソコンに影響がある FTPサーバー ファイルの転送を目的に利用される セキュリティに不安が残る NAS Wi-Fiなどのネットワーク経由で複数の機器に接続できる 業務上起こりうるリスクへの対策を取りづらい このように、ファイル共有には数多くの方法があるので、自社に合ったサービスを見極めるのは困難です。そこで、ファイル共有サーバーの代わりに、簡単で安全にファイル共有できる「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを使うことも手段のひとつです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル共有サーバーを構築するメリットとは 以下では、ファイル共有サーバーを構築するメリットについて解説します。導入時に稟議が求められるケースでは、担当者やチームメンバーが得られるメリットを正しく認識し説明できる必要があります。 （1）ファイルへのアクセス性の向上 ファイル共有サーバーを構築する最大のメリットは、ファイルへのアクセス性向上です。 個人のパソコン内にあるデータは、メールやUSBを利用して相手に共有する必要がありますが、手間がかかり日々の負担になってしまいます。しかし、ファイル共有サーバーを利用すると、サーバー内に保存されたデータが随時更新されれば、メンバーがすぐに最新情報へアクセスできるようになるのです。 したがって、ファイル共有サーバーを利用すれば、ファイルを都度共有する手間や二重更新のリスクが解消されます。 （2）容量を気にせずに利用できる パソコンの容量を気にせずファイル共有できる点も大きなメリットです。 日常業務で発生するファイルは膨大な量になるので、パソコンのハードディスク内で全てを管理すれば容量不足になり、1台のパソコンでは保存しきれなくなってしまいます。一方、ファイル共有サーバーでは、ハードディスク保管時のような容量不足が発生しづらくなります。 また、ファイル共有サーバーは容量を簡単に拡張でき、ほかのパソコンにデータを移し替える必要もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル共有サーバーを構築するデメリットとは メリットがある一方で、ファイルサーバーの構築にはデメリットもあります。以下では、デメリットの原因と改善法も合わせて解説しているので、導入時にあらかじめ把握しておくことが重要です。 （1）コストがかかる ファイル共有サーバーの1番のデメリットは、コストがかかる点です。 とくに、自社でゼロから立ち上げる場合、開発には多額の金銭コストと人件費が発生します。さらに、サーバーの完了後もサーバーが安定して稼働しているかの確認や、アップデートなどの保守業務も発生します。 したがって、コスト削減の観点からも、オンラインストレージなどのクラウドサービスの導入を前向きに検討すべきです。 （2）セキュリティ面にリスクが生じる ファイル共有サーバーを利用すると、ファイルを1台のパソコン上に保管する場合に比べて、セキュリティ面でのリスクが生じる可能性があります。 たとえば、ファイル共有サーバーをレンタルサーバーで構築すると、インターネット経由でデータのアップロード・ダウンロードが行われることからサイバー攻撃のリスクがあります。また、従業員の不正なデータ持ち出しによる情報漏洩や、保管されていたデータに潜むマルウェアによる全社的なウイルス感染の恐れもあるのです。 このようなセキュリティ面での問題を未然に防ぐためにも、ファイル共有サーバー導入時には、どのようなセキュリティ対策があるのかをあらかじめ把握しておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル共有サーバーの選定ポイント ここからは、ファイル共有サーバーを選定するときのポイントを紹介します。以下の3つは特に意識してサーバーを選択しましょう。 サポート体制 サーバーを利用する中で生じた疑問に対して、迅速なサポートがなければ、業務が一時的に止まってしまいます。また、初期セットアップや既存データの移行などのサポート体制が充実しているツールであれば、導入時の手間を省けるのです。 セキュリティ 大量の顧客・社員の個人情報を扱うため、十分なセキュリティ体制が整ったものでなければなりません。具体的には、「ナレカン」「ナレカン」のような国際規格認証を取得しているツールであれば安心です。 操作のしやすさ 全社員にとって使いやすいサーバーにしましょう。シンプルな操作性でなければ、使いこなせない社員が出てきて、社内に浸透しません。 上記のポイントをおさえたうえで、自社に適したファイル共有サーバーを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法 以下では、ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法を紹介します。 ファイル共有サーバーを利用するとファイルへのアクセス性の向上や容量の問題を解決できる利点があります。一方、ビジネス利用のファイル共有サーバーは仕組みや利用方法が多様なので、選び方を間違えると運用の過剰な料金コストやセキュリティのリスクが発生します。 そこで、ファイル共有サーバーの代わりにITツールを利用すると、セキュリティリスクを抑えながら低コストで運用できます。ただし、ツールに情報を保管しても検索しづらいと、目的のファイルを探すのに手間がかかり、ファイル管理の負担解消にはなりません。 したがって、ITに詳しくない社員でも思い通りに検索できるサービスを選びましょう。結論、ストレスのないファイル管理を実現するには、社内のファイルを安全にまとめておけるうえ、使いやすい検索機能が備わった「ナレカン」「ナレカン」が必須です。 ナレカンの「記事」では、国際基準のセキュリティで保護しながら、テキスト・画像・ファイルなどのあらゆる情報を保存・共有できます。 また、高度な「キーワード検索」によって、添付ファイルの中身まで検索でき、欲しい情報に即アクセスできるのです。 最も簡単に社内のファイルを共有できるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル共有サーバーの概要まとめ これまで、ファイル共有サーバーの概要やメリット・デメリットをご紹介しました。 ファイル共有サーバーを使うと安定した環境でファイル共有が可能になり、LAN経由で接続してオフィス外からも利用できます。ただし、コスト面やセキュリティリスクの懸念があるため、ファイル共有サーバーの選び方には注意が必要です。 また、ストレスなくファイル共有をするには、ファイル共有サーバーの代わりにITツールを利用すると、低コストかつセキュリティを満たした状態で運用できます。しかし、目的のファイルにアクセスしづらいツールでは、うまく運用できず社内に定着しません。 そこで、大容量のファイルをだれでも簡単に共有・閲覧できるシンプルな情報共有ツール「ナレカン」を利用すれば、専門的な知識を持たない現場社員でも簡単にファイル共有できるのです。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、ストレスのないファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

昨今では「従業員の最低5日以上の有給取得」の義務化に伴って、有給管理表の作成・運用が不可欠となっています。そこで、Excelを用いれば、関数を使って有給日数を自動計算したり、テンプレートを活用したりして管理表を簡単に作成できるのです。 しかし、「Excelを使った有給管理表の作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelでの有給管理表の作り方や無料テンプレート4選を中心にご紹介します。 Excelを用いた有給管理表の作り方を知りたい 有給管理に使用できる無料のテンプレートを比較したい 有給の管理におすすめのツールを導入したい という方はこの記事を参考にすると、有給管理表の作り方だけでなく、有給管理業務を効率化する方法まで見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 【わかりやすい】有給休暇管理表（有給管理簿）とは2 有給管理表に記載するべき項目3 Excel｜自動計算できる有給管理表の作り方2選3.1 （1）関数を活用する3.2 （2）マクロを作成する4 【無料】自動計算できる有給管理表のExcelテンプレート4選4.1 個人別の有給休暇管理表4.2 自動計算で有給休暇の日数が付与される管理簿4.3 月ごとの取得状況を確認できる有給管理表4.4 時間休に対応した有給休暇管理簿5 【必見】有給管理におすすめのツールとは5.1 社内のあらゆる情報を見やすく管理できる「ナレカン」5.2 簡単！ナレカンで有給管理表を整理する例6 年5日の年次有給休暇とは6.1 年5日の年次有給休暇の概要6.2 年5日の年次有給休暇の条件6.3 違反した場合に科される罰則7 Excelで有給管理をするデメリットとは8 有給管理表のExcelテンプレートや関数まとめ 【わかりやすい】有給休暇管理表（有給管理簿）とは 有給休暇管理表（有給管理簿）とは、従業員の年次有給休暇を正確に管理するための帳簿です。 また、労働基準法では、従業員ごとの有給管理簿の作成と、3年間の保存義務が定められています。そのため、有給管理表を正しく運用すれば、社内の有給取得状況を把握できるだけでなく「労働基準法の遵守」や「労務管理業務の効率化」にもつながるのです。 以上のことから、有給管理表の作成・保管は、企業にとって不可欠な業務です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 有給管理表に記載するべき項目 有給管理表には、以下の3つの項目を記載する必要があります。 ＜項目＞ ＜内容＞ 基準日 従業員の有給休暇を付与する権利が発生する日です。労働基準法では、基準日から1年以内に5日の年次有給休暇の取得が義務付けられています。 日数 従業員が基準日から1年間で取得した有給の日数です。 時季 従業員が有給を取得した日付です。 以上の基本項目に加え、前年度からの「繰越日数」や「残日数」を記載すれば、より分かりやすい有給管理表を作れます。また、Excelで作成する場合、”関数”や”マクロ”を使うと、取得日数を自動計算して有給管理を効率化できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Excel｜自動計算できる有給管理表の作り方2選 以下では、Excelで自動計算できる有給管理表を作る方法を解説します。「社員の有給取得状況を効率よく管理したい」という方は必見です。 （1）関数を活用する 自動計算できる有給管理表をExcelで作成するには「関数」が便利です。 関数を使うと、従業員の勤続年月や有給取得日数を自動で計算できます。以下では、有給管理に便利な関数を3つご紹介します。 DATEDIF関数 DATEDIF関数を使うと、以下の式で入社年月からの勤続月数を自動で求められます。 =DATEDIF(入社開始日,現在の日付,単位”月”) 単位の欄には期間の年数・月数・日数のうち計算したいものを入れます。年数の場合は”Y”、月数の場合は”M”、日数の場合は”D”です。 有給休暇の取得日数は、社員の継続勤務期間によって定まります。そこで、上記の式を使うと、社員の勤務月数が自動で計算され、有給休暇の付与数が簡単に分かるのです。 IF関数 IF関数を使うと、勤続月数に基づいて有給の付与数を計算できます。 IF関数とは、入力した任意の判定式の真偽に合わせて、出力するデータを指定する関数です。たとえば、以下の式を使うと、勤続月数に基づいて、法律で定められた有給付与数を求められます。 =IF(“勤続月数が出力されたセル”=6,”勤続月数が出力されたセル”=18,”勤続月数が出力されたセル” ※有給休暇は勤続6ヶ月で10日の付与、勤続18ヶ月（1年6ヶ月）で11日の付与と付与日数が決まっている。 このように、IF関数の中にIF関数を入れることで、ひとつの式で簡単に有給の付与数を自動計算できるのです。 参考：厚生労働省｜年次年次有給休暇の付与日数は法律で決まっています OR関数 有給の付与月かをIF関数で判別するときには、OR関数を使います。 有給には時効がありますが、先に付与された方から消化されていきます。そのため、有給付与月とそうでない月とでは処理が異なり、以下の関数で付与月か否かの判別が必要なのです。 =IF(OR(条件）” ● ”” – ”） 画像のOR関数では、「勤務月数のうち、80%以上であれば有給が付与される」という条件下で有給が付与されるかどうかを判断しています。 使い方としては、IF関数の中にOR関数を埋め込み、いずれかの条件を満たしている場合は「●」、そうでない場合は「-」を表示するようにして判別しましょう。 （2）マクロを作成する マクロを使うと、有給管理で繰り返すルーティーン作業を自動化できます。 Excelのマクロ機能とは、自動化したい操作をあらかじめ設定しておくことで、簡単に実行させられる機能です。たとえば、従業員の名前を入力するだけで有給の付与数を確認したり、取得率を計算したりするように設定できます。 実際のマクロ作成方法 1.まず、開発者のタブから「マクロの記録」を選択しマクロの名前や詳細がある場合は記入します。 2.次にマクロに記録したい内容をExcelに打ち込んでいきます。入力が完了したら、左上の「記録終了」をクリックします。 3.左上の「マクロ」のタブから記録したマクロを選択し「実行」すると、反映されます。 ただし、自動計算で表を作っても、正しく管理しなければ参照したいデータが見つからず非効率です。したがって、Excelで有給管理表を作成したら、「ナレカン」「ナレカン」のように検索機能が優れたITツールで保管しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料】自動計算できる有給管理表のExcelテンプレート4選 以下では、Excelで使える有給管理表のテンプレート4選をご紹介します。テンプレートを使うと、表を作成する手間なく簡単に運用に乗せられるため、必見です。 個人別の有給休暇管理表 こちらは、Microsoft社が提供する「有給休暇管理表」のテンプレートです。 有給休暇の取得日や日数を従業員ごとに管理できます。また、取得日を入力すると、残日数が自動計算される機能が付いているので、有給休暇のスケジュールを立てやすいです。 Microsoftのテンプレートはこちら 自動計算で有給休暇の日数が付与される管理簿 こちらは、Office Hackが提供する「有給管理簿」のテンプレートです。 全従業員の有給休暇の取得日や残日数を一覧で管理できます。前年繰越日数は手入力する必要がありますが、時効による消滅などは自動で反映される点が便利です。 Office Hackのテンプレートはこちら 月ごとの取得状況を確認できる有給管理表 こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する「有給管理表」のテンプレートです。 全従業員の有給の消化状況を月ごとに確認できます。また、前年度の繰り越し分と今年度の付与日数、各月ごとの消化日数を入力すれば、残日数が自動計算される仕組みです。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードのテンプレートはこちら 時間休に対応した有給休暇管理簿 こちらは、エクセルテンプレートuconnectが提供する「年次有給休暇管理表」テンプレートです。 社員1人につき1シートを使って有給休暇を管理します。有給の取得日だけでなく、申請日や時間休の取得時間なども詳細に管理できる点が特徴です。 エクセルテンプレートuconnectのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】有給管理におすすめのツールとは 以下では、有給管理におすすめのツールについてご紹介します。 Excelでは自動計算できる有給管理表を作成できますが、ファイルが増えるにつれ管理が煩雑になりやすく、必要なファイルがすぐに見つけられません。 そこで、「社内の情報を一元的に管理でき、充実した検索機能で必要な情報がすぐに探せるツール」を使用しましょう。また、有給管理表の作り方などのマニュアルと一緒に管理することで、よりわかりやすく管理できます。 結論、自社の有給管理に最適なのは、ファイルの添付・バージョン管理ができ、充実した検索機能があるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、有給管理表に関するマニュアルに直接ファイルを添付できるため、有給管理表と一緒に管理ができます。また、「添付ファイル内検索」によりファイルの中身まで検索することが可能なのです。 社内のあらゆる情報を見やすく管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 簡単！ナレカンで有給管理表を整理する例 ナレカンの「記事」に、有給管理ファイルとともにテキスト情報を残しておけば、ファイルを開かずとも中身を把握できます。また、フォルダ機能を備えているため、画像のように「総務部」＞「有給管理」といった階層管理も可能です。 また、ナレカンの検索機能では添付したファイル内まで検索できます。 検索キーワードが含まれる添付ファイルには「ファイル内に検索ワードがあります」と表示されるので、目的のファイルにすぐにたどり着けるのが特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 年5日の年次有給休暇とは ここでは、「年5日の年次有給休暇」についての概要や条件をご紹介します。マネジメント層の方は必見です。 年5日の年次有給休暇の概要 2019年4月施行の働き方改革関連法により、企業は「年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して、年5日の有給休暇を確実に取得させること」が義務づけられました。 そのため、使用者は有給付与の「基準日」「日数」「時季」を明記した有給管理簿を作成して、従業員の有給取得状況を正確に把握しなければなりません。 また、作成した有給管理表は「有給休暇を与えた期間」と「期間満了後3年間」の保存義務があるため注意しましょう。 参考：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署｜年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説 年5日の年次有給休暇の条件 年5日の年次有給休暇の条件は「年次有給休暇が10日以上付与されていること」です。なお、使用者は以下の2点を満たす労働者に対して、10日の年次有給休暇を与える必要があります。 雇入れの日から6ヶ月継続勤務 全労働日の8割以上の出勤 上記を満たした労働者には、原則として10日以上の年次有給休暇が付与され、年5日の年次有給休暇を確実に取得させる義務が生じるのです。 また、パートタイム労働者など、所定労働日数が少ない労働者に対しては、労働日数に応じて比例付与されます。比例付与の対象となるの以下に当てはまる労働者です。 所定労働時間が周30時間未満 週所定労働日数が4日以下または年間の所定労働日数が216日以下 以上の条件に当てはまっている労働者には適切に年次有給休暇を付与する必要があります。 画像の引用及び参考：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署｜年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説 違反した場合に科される罰則 以下は、違反内容ごとに課せられる罰則を示した表です。（※左右にスクロール可） ＜違反条項＞ ＜違反内容＞ ＜罰則規定＞ ＜罰則内容＞ 労働基準法第39条第7項 年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合 労働基準法第120条 30万円以下の罰金 労働基準法第89条 使用者による時季指定を行う場合において、就業規則に記載していない場合 労働基準法第120条 30万円以下の罰金 労働基準法第39条（第7項を除く） 労働者の請求する時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合 労働基準法第119条 6か月以下の懲役または30万円以下の罰金 このように、違反を犯した場合、罰金あるいは懲役などの罰則が科されるので、全社員が確実に有給休暇を取得できるような管理体制を整えましょう。 引用：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署｜年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Excelで有給管理をするデメリットとは Excelは元々パソコンに備わっていることが多く使い始めるのが簡単な一方で、Excelで有給管理をする際にはデメリットもあります。主に以下の2点が挙げられます。 管理が乱雑になりミスが起きやすい 有給管理表を新しく作成するたびにファイルが増えるため、管理が乱雑になりやすく、必要な管理表を探すのにも時間がかかってしまいます。そのため、必要なファイルを誤って削除してしまうといったトラブルが発生する原因にもなるのです。 ファイルを共有する際に別のツールを使用する必要がある Excelは、ファイルを作成・保存することはできますが、共有するためには別のツールを使う必要があります。別ツールではファイル添付に手間を要し、情報が増えていくと共有されたファイルを見落としてしまう可能性もあります。 しかし、有給管理表は保存期間が原則として定められているので、確実に保管する必要があります。そこで、Excelで有給管理表を作成した後は、”フォルダ”で見やすく整理できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールで管理すれば、Excelのデメリットを解消できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 有給管理表のExcelテンプレートや関数まとめ これまで、有給管理表のExcelテンプレートや作り方を中心にご紹介しました。 従業員へ年5日の年次有給休暇を確実に取得させるために、有給管理表は必ず作成しなければなりません。また、有給管理表は3年間の保存義務が定められているので、作成後は確実に管理する必要があります。 しかし、Excelのファイル管理の場合、似た名前のファイルが乱立することで誤削除・誤送信といったトラブルを引き起こし、必要な情報を探す手間もかかります。したがって、有給管理表を作成した後は、「情報を見やすく整理できるツール」で管理しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、ファイルの添付・バージョン管理ができ、添付したファイルの中身まで検索することができるツールナレカン一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、有給管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 管理職必見｜求められるマネジメント能力とは？伸ばすための方法を解説

PCには大容量のデータを保存できますが、外出先では確認しづらいため、不便に感じる方も少なくありません。そのため、PCに保存したファイルを「アプリ」内で共有して、時間や場所を問わずにスマホからも見られる状態にする必要があります。 しかし、「ファイル共有アプリは種類が多く、どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、スマホとPCで簡単にファイル共有できるアプリを中心にご紹介します。 スマホやPCでファイルを共有する方法を知りたい ファイル共有におすすめのアプリを比較検討したい 共有したファイルを後からすぐに探し出せるアプリを探している という方はこの記事を参考にすると、「スマホ」と「PC」の両方から簡単に情報を共有する方法が分かり、時間や場所を問わず資料へアクセスできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 スマホからスマホでファイル共有する方法1.1 iPhone同士でのファイル転送方法1.2 Android同士でのファイル転送方法2 スマホからパソコン・種別の異なるスマホへのファイル転送方法3 スマホ同士/スマホとPCでファイル共有するときの注意点4 【知らなきゃ損】ファイル共有にはアプリがおすすめな理由5 ＜無料あり＞スマホ・PC間のファイル共有におすすめのアプリ5選5.1 【ナレカン】マルチデバイス対応でファイルをすぐに確認できるアプリ5.2 【Stock】誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ5.3 【Google Drive】ファイルの共同編集ができるソフト5.4 【Dropbox】ファイルを一か所にまとめられるソフト5.5 【Send Anywhere】リンクで無制限に共有できるデータ転送アプリ6 デバイス間のファイル共有に活躍するアプリの比較表7 ファイル共有アプリの選定ポイント8 スマホとPCでファイル共有をする2つの活用例8.1 （1）外出先で資料を閲覧する8.2 （2）スマホで撮った写真を共有する9 スマホとPCでファイル共有するアプリ5選まとめ スマホからスマホでファイル共有する方法 以下では、同じ機種のスマホ同士でのファイル共有方法を解説します。iPhoneとAndroidバージョンをそれぞれご紹介するので、ファイル共有方法が分からない方は必見です。 iPhone同士でのファイル転送方法 ファイル共有する端末がiPhone同士の場合、以下の方法が挙げられます。 AirDropで共有 1. 共有する端末どちらも「Wi-FiとBluetoothを有効」に設定されていることを確認し、「AirDropの受信設定を『連絡先のみ』または『すべての人』」に設定します。 2. iPhoneの「ファイル」から共有したいデータを長押しして、共有マークをタップします。 3. 共有の中から「AirDrop」を選択します。 4. 送信したいユーザーが登録しているデバイス名が表示されるので、タップすれば共有が完了です。ただし、『すべての人』のデバイス名が表示されるので、送り間違いのないように注意しましょう。 iCloud Driveで共有 1. iCloud.comからiCloud Driveを開き、共有したいファイルの[…]を選びます。 2. 「コピーを送信する」を選択すると、iCloudメールが開かれるので宛先のアドレスを入力して送付しましょう。 iPhoneの「メモ」で共有 1. iPhoneのメモを開き、メモの画面下にある添付マークのアイコンをタップ→「ファイルを添付」を選びます。 2. 共有したいものを選び、メモ上に添付します。 3. 画面右上の共有アイコンをタップし、共有するアプリを選んで送信しましょう。 Android同士でのファイル転送方法 ファイル共有する端末がAndroid同士の場合、Quick Share（旧Nearby Share）というデータ共有アプリを利用します。 参考・画像引用：Android Magazine｜Quick Share（旧ニアバイシェア）の使い方 Quick Shareを利用するためには、送信者・受信者ともに共有範囲を設定する必要があります。設定を変更する手段は以下の通りです。 画面を上から下にスワイプしてクイック設定を呼び出します。 もう一度下にスワイプしてすべてのクイック設定を表示し、Quick Shareをタップします。 「共有を許可するユーザー」をタップして、共有する範囲を選択できたら完了です。 Quick Shareの共有範囲の設定が完了したら、”Googleフォト”や”Files by Google”といったアプリ内のファイルを任意のメンバーに共有できるようになります。ここでは、「Files by Google」からのファイル転送方法をご紹介します。 1.Files by Googleのアプリストアからアプリをダウンロードします。 2.アプリからファイルを選択し、右のその他アイコン[︙] をタップします。 3.[共有 ＞ Quick Share]をクリックします。 4.【送信側】送信先の候補から、ファイルを送りたいデバイスをタップします。 【受信側】デバイスの画面ロックを解除しておきます（画面ロックがかかっていると相手のデバイスに付近のデバイスとして表示されません） 5.【受信側】送信元のデバイス名と受信するファイルが表示されるので、内容を確認して[承認する]をタップしたら完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ スマホからパソコン・種別の異なるスマホへのファイル転送方法 ここでは、「スマホからパソコン」や「iPhone Android間」などの、異なるデバイスでのファイル共有をご紹介します。それぞれのメリット・デメリットも記載しているので、参考にしてください。（表は左右にスクロールできます） ＜概要＞ ＜メリット＞ ＜デメリット＞ クラウドストレージで共有 「Google Drive」や「Dropbox」などのクラウドストレージに、ExcelやWordのファイルをアップロードして共有します。 ・データのバックアップとしても使える。 ・クラウドストレージ内でメッセージを送る機能がないと、アップロード先のURLを別途メールやチャットで共有する手間がかかる。 URLで共有 「Send Anywhere」などのデータ転送アプリを使って、URLやQRコードを読み取ることでファイルを共有する方法です。 ・社外のメンバーともファイルを共有しやすい。 ・ファイルを共有するために、都度URLやQRコードを発行する必要がある。 ノート（記事）形式で共有 「ナレカン」「ナレカン」や「Stock」のように、ノートにファイルを添付する形式で社内情報を共有します。 ・添付したファイルに関する補足情報をノートに追記できるので、ファイルを都度開かずとも内容が分かる。 ・「Markdown記法」などの特殊な記法が必要なツールを選ぶと、使いづらい可能性がある。 ファイルを使うデメリットには「ファイルを開かないとどんな内容か分からない」ことが挙げられます。したがって、ファイルと詳細情報を一緒に記録できる、「ノート（記事）形式で共有する方法」が最もファイル管理しやすい方法と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ スマホ同士/スマホとPCでファイル共有するときの注意点 異なるデバイス間のファイル共有には注意しなければならない点があります。とくに、無料で使えるアプリでファイルを共有する場合は、以下の2つに注意して利用しましょう。 セキュリティリスクがある デバイスがウイルスを持っていたり、有害アプリをダウンロードしたりしていないかを事前に確認すべきです。 データのバックアップが必要 ファイルデータを誤って削除してしまったときに備えて、バックアップを取っておく必要があります。 このように、「ビジネス」「個人」利用を問わず、デバイスのセキュリティ対策とファイルのバックアップは必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【知らなきゃ損】ファイル共有にはアプリがおすすめな理由 ビジネスにおいて、ファイルを共有するケースは頻繁にあるので、効率的でなければなりません。また、ファイルは共有して終わりではなく、その後も活用していくことが大前提となるため、以下の理由からアプリの利用がおすすめです。 ファイルを共有しやすい アプリを活用すれば、特定の場所にファイルをアップロードするだけで、任意の相手がいつでも該当ファイルにアクセスできる体制をつくれます。そのため、メールやチャットのように、ほかのメッセージで埋もれたり、メンバーが増えるたびに再送する手間を解消できるのです。 ファイルを見つけやすい WordやExcelのようなファイル形式のデータは、増えていくに連れて管理が煩雑になりがちです。一方、アプリにはファイルをタグ付けして分類したり、ファイル内まで絞り込める検索機能が備わっていたりするので、欲しい情報がすぐに見つかります。 上記に加えて、たとえば「AIにより、ファイルの概要を自動で要約する機能」が備わった「ナレカン」「ナレカン」のようなファイル共有アプリを選ぶと、ファイルのデメリットである「開かないと内容が分からない」事態も解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜無料あり＞スマホ・PC間のファイル共有におすすめのアプリ5選 以下では、スマホ・PC間でファイルを共有するためのアプリを5つご紹介します。 アプリを使って異なるデバイス間でファイルが共有できても、目的のファイルが見つかりにくいと業務のスピードを落とす原因になります。そのため、ファイル共有アプリを導入する場合、「共有だけでなく情報の管理・検索が簡単なサービス」を選びましょう。 また、機密情報を守る観点から高セキュリティであることも重視すべきです。外部への情報漏えい対策があることに加え、社内向けに情報へのアクセス権を設定できるアプリを選べば安心して導入できます。 結論、ストレスなくファイルを共有するには、複数の異なるデバイスから同時にアクセスでき、国際基準のセキュリティを満たしたツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンには「平均0.2秒」「ヒット率100%」の超高精度な検索機能が備わっているので、見たいファイルを簡単に探せます。また、大企業が導入可能な厳格なセキュリティ基準で保護されているため、安心して社内情報の共有ができます。 【ナレカン】マルチデバイス対応でファイルをすぐに確認できるアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Stock】誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ Stockは、ノート形式で社内の情報をストックできるツールです。 「Stock」の「ノート」には、直感的にテキストやファイルを残せるほか、ノートに紐づく「メッセージ」によって、メンバーとのやりとりまで一元化できます。加えて、1フォルダ内であれば人数制限なしで招待できる「1フォルダゲスト」機能を使えば、社外とのファイル共有も円滑になります。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Google Drive】ファイルの共同編集ができるソフト ＜Google Driveの特徴＞ あらゆるデバイスから利用できる Googleアカウントを作成すれば、iPhoneやAndroidなどのスマホや、パソコン、タブレット端末から利用できます。 共同編集ができる 編集の権限を与えれば、リアルタイムでファイルの共同編集が可能になります。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ アプリと連携してファイルを作成できる Googleドライブ上では、「ドキュメント」や「スプレッドシート」などのアプリと連携してファイルを作成して、そのまま保存できます。 検索機能でファイルを探し出せる ファイルの題名やファイル内の文章から、ファイルを検索できます。また、「検索チップ」機能を使えば、ファイル形式やフォルダ、最終更新日から絞り込み検索も可能です。 ＜Google Driveの注意点＞ 情報が見つけにくい ユーザーの口コミでは「ファイルの格納で、ホームとマイドライブがありますが、すっきりしたツリー構造になっていないので、よく検索をしなくてはいけない状況になる」という意見があります。（参考：ITreview） アクセス権限に注意する 共有リンクを知っているだけでアクセスできるのは便利ですが、適切に管理しないと情報漏えいにつながるリスクがあります。 有料プランはほかのツールも含めたプランの契約が前提になる Google Driveは、Googleのあらゆるサービスが集約された「Google Workspace」に含まれます。容量を増やすために有料プランを契約するときには「Google Workspace」として契約が必要なので、ファイル共有機能だけを求めている場合は注意が必要です。 ＜Google Driveの料金体系＞ 以下は「Google Workspace」の料金体系です。 個人向け：無料 Business Starter：950円/ユーザー/月 Business Standard：1,900円/ユーザー/月 Business Plus：3,000円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Dropbox】ファイルを一か所にまとめられるソフト ＜Dropboxの特徴＞ グループで共有する スマホとPCでファイルを共有するだけでなく、グループを作成すれば複数人でのファイル共有もできます。 メンバー全員に変更が反映される 複数人で共有したファイルの「編集・名称変更・移動」があった場合、全員のデバイスに同期されます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 便利な「ファイルリクエスト」機能 「ファイルリクエスト」機能を使えば、Dropboxのアカウントを所有していないユーザーからもファイルを収集できます。共有設定をしていない社外メンバーとのやりとりに便利な機能です。 ファイルの種類によっては使いづらい Dropboxはスマホからも操作可能ですが、ExcelやWordファイルはスマホで編集がしづらい可能性があります。 ＜Dropboxの注意点＞ ファイル形式以外残せない Dropboxに保存できるのは、ExcelやWordなどのファイル形式のデータのみです。そのため、ファイル形式特有の「ファイルが入り乱れやすい」「ファイルを開くのに5秒かかる」というデメリットを解消できません。 使いこなすのが難しい フォルダ構造や整理のルールを設けなければ、「メンバーが勝手に階層を増やしてしまう」といった、管理上のトラブルになる恐れもあります。 無料プランでは保存容量が少ない 無料プランでは2GBまでしか保存できません。ユーザーの口コミでは、「不要なものは削除しなければ容量オーバーしてしまうためもう少し容量が多いといいなと思います。」といった声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：無料 Plus（個人向け）：1,500円/月 Essentials（個人向け）：2,400円/月 Business：1,800円/ユーザー/月 Business Plus：2,880円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Send Anywhere】リンクで無制限に共有できるデータ転送アプリ ＜Send Anywhereの特徴＞ 簡単にデバイス間のファイル交換ができる 送信デバイスから発行された6桁のキーを入力するか、QRコードを読み取ることで、スマホ・PC間のファイル交換が可能になります。 会員登録不要で利用できる スマホではアプリのインストールだけで利用でき、パソコンはインストール不要でブラウザから利用できます。 ＜Send Anywhereの機能・使用感＞ 無制限のファイル転送 無料プランの場合、一度に転送できる最大容量は10GBまでですが、分けてファイルを転送すれば無制限となります。 パスワードを設定できる 送信するファイルにパスワードを設定できます。QRコードの管理には細心の注意を払う必要がありますが、パスワードによって情報漏れのリスクを軽減できるのです。 ＜Send Anywhereの注意点＞ ストレージ機能はない Send Anywhereは「ファイルの送受信」ができるツールですが、クラウドストレージの機能は備えていません。マニュアルなどの社内情報を1か所に蓄積するのには不向きと言えます。 無料プランはダウンロード期間が48時間 無料プランの場合、ファイルのダウンロード期限は48時間に設定されています。あとからファイルをダウンロードする可能性がある場合には注意が必要です。 転送に失敗する可能性がある ユーザーの口コミでは、「近頃、転送失敗率が異常に多い」といった声が寄せられています。（参考：Google Play） ＜Send Anywhereの料金体系＞ Free：無料 Lite：$5.99/ユーザー/月 Standard：$9.99/ユーザー/月 Send Anywhereの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ デバイス間のファイル共有に活躍するアプリの比較表 以下は、本記事でご紹介したアプリ5選の比較表です。以下の表を活用して、自社での運用に最も適したアプリを選定しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Google Drive Dropbox Send Anywhere 特徴 マルチデバイス対応のシンプルな情報管理アプリ 誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ ファイルの共同編集ができるソフト ファイルを一か所にまとめられるソフト リンクで無制限に共有できるアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 国際規格認証のセキュリティ 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 社内情報のストック 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 アクセス権限に注意する必要がある 無料プランでは保存容量が少ない ストレージ機能はない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランは500円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは$5.99/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Send Anywhere」の詳細はこちら 以上のように、PC・スマホ間でファイル共有する方法はさまざまです。ただし、アプリを導入するときは、機能性や注意点はもちろん、どのデバイスからでもストレスなくファイルを閲覧できるか注意して確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル共有アプリの選定ポイント 社内でファイル共有アプリを導入するなら、以下のポイントを踏まえて選定しましょう。 誰でも簡単に使えるか 多機能なツールは便利な反面、操作が複雑で使いこなせない社員が出てくる可能性があります。そのため、社員全員が使いやすいツールかを必ず確認しましょう。 検索機能が充実しているか ExcelやWordのファイル形式の場合、ファイルを開かなければ、どのような情報が書き込まれているのか把握できません。一方、ファイル内にまで検索をかけられる高度な「検索機能」を備えたアプリであれば、情報を探す手間を解消できるのです。 セキュリティ対策が万全か セキュリティが万全でないツールでは社内情報が外部に漏洩してしまう恐れがあります。たとえば、国際規格のセキュリティ認証のなかでも「ISO27001」を取得している、高セキュアなツールを選びましょう。 以上のことから、ツールの導入を検討するのであれば、上記のポイントを網羅している「ナレカン」「ナレカン」のようなアプリを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ スマホとPCでファイル共有をする2つの活用例 以下では、スマホ・PC間でファイル共有をする活用例をご紹介します。単にデータを保存するだけではなく、具体的な活用方法を把握しておくことで、導入後の運用イメージが湧きます。 （1）外出先で資料を閲覧する スマホとPCでファイル共有をすると、外出先でも簡単に資料をチェックできます。 たとえば、PCで作成した商談に関する資料を、事前にスマホやタブレットに共有しておけば、PCが開けない移動中でも見直しや編集が可能です。以下は、「ナレカン」「ナレカン」で作成された資料を、PCとスマホそれぞれで表示した画面になります。 ＜PCで表示した場合＞ ＜スマホで表示した場合＞ 以上のように、シンプルなUIのアプリを使って情報を共有すれば、外出先からでもストレスなく情報を確認できます。結果、移動時間や業務のすきま時間を有効活用できるのです。 （2）スマホで撮った写真を共有する PDFやドキュメントファイルだけでなく、スマホで撮影した写真も共有できます。 アプリを使った写真の共有は、リアルタイムで情報を共有をするときにメリットを得られます。たとえば、現場の写真を事務所と共有したいときに、わざわざメールに添付して送る必要がなくなるのです。 このように、社内でスムーズに写真を共有できる点は「言語化しづらい情報を、視覚的に報告したい」という場面で重宝されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ スマホとPCでファイル共有するアプリ5選まとめ ここまで、スマホとPCでファイル共有するアプリ5選を中心にご紹介しました。 前提として、ファイルは「内容を確かめるために都度開く手間がかかる」デメリットがあります。そこで、ファイルの中身についての概要を書き留められるアプリを活用すれば、ファイルを開かずに内容を把握できて便利です。 ただし、社内情報を扱う以上、アプリを選定するときにはセキュリティが十分かを必ず確認しましょう。とくに、国際基準を満たした高セキュアなアプリであれば、大企業でも安心です。 結論、スマホとPCでファイル共有するには、国際基準のセキュリティでデータが保護されるうえ、ファイルを含むあらゆる情報を共有できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で、快適にファイル管理ができる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

労働人口の減少やキャリア観の変化を背景に、どの業界でも人材を確保するのが難しくなってきています。それに伴い、社員一人ひとりのスキルやパフォーマンスを向上させるための「人材開発」の重要性が年々増しています。 一方で、「人材開発を成功させるために、何をすれば良いか分からない」「優秀な人材が育たない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、人材開発の概要や成功させるためのポイントを中心にご紹介します。 効果的な人材開発を実践して企業成長につなげたい 全社にフォロー体制がまわる仕組みを整えたい ノウハウを蓄積できるツールを使って社員の業務レベルを上げたい という方はこの記事を参考にすると、人材開発のポイントを押さえられ、効果を実感できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 人材開発（HRD）とは？1.1 人材育成との違い1.2 人材開発が重要視される背景2 人材開発の主な手法4選3 【具体例】人材開発に必要なスキルとは？4 人材開発を成功に導く3つのポイント4.1 （1）経営課題の解消と紐づける4.2 （2）主体的なキャリア形成を促す4.3 （3）スキルアップをサポートする5 【おすすめ】ナレッジ共有で社員の業務レベルを向上させるツール5.1 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」6 人材開発の概要とポイントまとめ 人材開発（HRD）とは？ はじめに、人材開発の概要を解説します。まずは、人材開発の基本を理解しましょう。 人材育成との違い 「人材開発」と「人材育成」は似た意味の言葉ですが、以下のような違いがあります。 人材開発 人材育成 目的 既存のスキルを最大限伸ばす 業務遂行にあたり不足スキルを身につける 教育の単位 社員一人ひとり 「新卒社員」「採用担当」などの属性ごと 方法 個人の目的に合った手法 「新人研修」などの制度化されたやり方 人材開発と人材育成には上記のような違いがありますが、「社員の能力を上げて、企業の成長につなげる」というゴールは共通です。ただし、人材開発とは「個々の社員に適した方法で、スキルアップを目指す」教育であるため、より高い能力の向上が期待できます。 人材開発が重要視される背景 人材開発が重要視される背景には、社会の変化があります。 具体的には、労働人口の減少が挙げられます。労働人口の減少により、社員一人ひとりに対して、従来よりも高い能力が求められるようになったのです。 また、企業は従来、終身雇用を前提として、社員に長期間かけて一律のスキルを身につけさせていました。しかし、キャリア観の変化で終身雇用の前提が崩れたので、社員それぞれのスキルをスピーディに磨く必要性が生まれたのです。 以上のような社会の変化により、企業は「従来、時間をかけて一律でおこなっていた人材教育」を見直さざるを得なくなりました。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 人材開発の主な手法4選 人材開発の主な方法には、以下の4つがあります。 OJT（On the Job Training） 現場で業務をしながら、上司や先輩社員から指導を受ける方法です。教えられたことを即業務に活かせるという利点があります。 Off-JT（Off the Job Training） 現場以外の場所でおこなわれる集合研修です。主に人材育成向きの手法ですが、外部講師による専門性の高いセミナー実施など、人材開発にも役立てられます。 自己啓発 読書や資格取得など、勤務時間外に社員が自発的にスキルアップを図ることです。書籍代や資格取得費用の補助により、自己啓発を促せます。 タフアサインメント 社員にハードルの高い課題を与えて、急速な成長を目指す方法です。例えば、リーダー職に任命して、マネジメントに携わらせることなどが挙げられます。 このように、人材開発には大きく分けて4つの方法があります。伸ばしたいスキルやレベルに合わせて、適切な方法を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【具体例】人材開発に必要なスキルとは？ 以下では、人材開発に必要なスキルを解説します。人材開発を実施する前に把握しておきましょう。 進捗・計画を管理する力 設定された目標を達成するためには、社員の進捗状況を都度把握して計画に遅れが生じないようにする必要があります。 コミュニケーション力 業務を円滑に進めるためには、相手に要望をわかりやすく伝える必要があります。また、日頃から部下とコミュニケーションをとり信頼関係を構築することも重要です。 指導力 指導力をつければ、取りかかるタスクが明確になり、部下の目標達成を促せるうえにモチベーション向上にもつなげられます。 論理的思考 論理的思考を意識すれば、現状の課題点を正確に把握し、どのように対策すべきかの見通しがつけやすくなるため社員の業務レベルの向上につながります。 以上のように、人材のレベルを上げるためには計画的な行動や部下との信頼関係が不可欠です。そのため、まずは指導する側のスキルアップも図る必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 人材開発を成功に導く3つのポイント 以下では、人材開発を成功させるための3つのポイントを紹介します。人材開発の効果を上げたい方は、必ず確認しましょう。 （1）経営課題の解消と紐づける 1つ目のポイントは、「人材開発」と「経営課題の解消」を紐づけることです。 努力してスキルアップしても、そのスキルを仕事のなかで活かす機会がなければ、人材開発の効果は薄くなり、社員のモチベーションも上がりません。 つまり、企業の経営課題の解消や業績向上に必要なスキルを伸ばして、「業務に役立てる機会」をつくる必要があるのです。 （2）主体的なキャリア形成を促す 2つ目は、社員の主体的なキャリア形成を促すことです。 一律の教育でスキルを補う「人材育成」とは違い、「人材開発」では社員一人ひとりが、スキルアップの目的と方法を自発的に考える必要があります。そのため、キャリア形成についても受身にならず、スキルアップの目的として主体的に形成するべきなのです。 結論、人材開発においては、企業が社員に対して複数のキャリアの選択肢を提示して、目標に向けた自発的なスキルアップを促すことが理想だと言えます。 （3）スキルアップをサポートする 3つ目は、社員のスキルアップをサポートすることです。 「人材開発」は「人材育成」とは違い、制度化された方法がありません。そのため、社員それぞれが異なる方法でスキルアップするには、事前にさまざまなノウハウをナレッジとして社内に残す必要があります。 ナレッジがあれば、社員は今後の対応や業務へのアプローチ方法を時間を問わず学べます。そこで、「ナレカン」「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを活用して社員の自己解決を促しつつ、適宜上司との面談などでフィードバックするとさらに効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【おすすめ】ナレッジ共有で社員の業務レベルを向上させるツール 以下では、人材開発の「計画」や「ナレッジ管理」に便利なツールをご紹介します。 人材開発を成功させるために最も重要なのは、社員のスキルアップをサポートして、成長を促すことです。そのためには、各社員の頭の中やPCの中に属人化しているノウハウを共有し、全体の業務レベルの向上を図る必要があります。 ただし、Excelで情報共有すると、必要な時に「情報が見つからない」という問題が起こります。そのため、目的の情報をすぐに探し出せる、検索性に優れたツールを選定すべきです。 結論、自社が導入すべきなのは、全社単位でナレッジを共有・管理できるうえ、過去の情報資料にも即アクセス可能な「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に、テキストや画像を使ってナレッジをまとめられるうえ、テンプレートを登録しておけば体裁を統一できます。また、「ヒット率100%」の検索機能によって、記事上はもちろん画像内の情報まで探し出せるので、必要なナレッジが確実に見つかります。 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 人材開発の概要とポイントまとめ これまで、人材開発の概要や具体的な手法、人材開発を成功させるためのポイントを中心にご紹介しました。 人材開発を成功させるには、社員それぞれのスキルアップのためにノウハウを共有し、振り返れる体制を整える 必要があります。しかし、Excelでの管理は始めやすい一方、ファイル数が増えると過去のナレッジを探し出すてまがかかります。 そこで、誰でも簡単にノウハウをまとめられる「ナレッジ管理ツール」を導入しましょう。そして、なかでも、検索性に優れたツールを選定し、「確認したいときに見つからない」といった状態を脱却しましょう。 結論、自社に導入すべきなのは、誰でも簡単にノウハウを蓄積でき、欲しい情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、人材開発成功による企業成長を目指しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 管理職必見｜求められるマネジメント能力とは？伸ばすための方法を解説

問い合わせ管理をする手段として、多くの企業が「Googleスプレッドシート」を活用しています。スプレットシートには、簡単に書き込めるうえ複数人に即共有できるので、対応履歴の管理・共有に役立ちます、 一方、スプレッドシートを活用するにあたって、「問い合わせ管理の効果的な方法や問題点を事前に把握しておきたい」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、スプレッドシートで問い合わせ管理をする方法やメリット・デメリットを中心に解説します。 スプレッドシートで問い合わせを管理する具体的な手順を知りたい 問い合わせ管理に便利な無料のテンプレートを探している 問い合わせ管理にスプレッドシートが最適なのか検討したい という方は本記事を参考にすると、スプレッドシートで問い合わせ管理をする方法や問題点も把握でき、最適な管理管理が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 Googleスプレッドシートで問い合わせ管理する方法とは1.1 （1）項目を入力する1.2 （2）データの入力規則を利用する1.3 （3）関係者に共有する2 Googleスプレッドシートの利用が向いている/不向きな企業3 問い合わせ管理に使えるスプレッドシートのテンプレート3.1 Desknet’s DB｜問い合わせ管理表のテンプレート3.2 Microsoft｜顧客管理表のテンプレート3.3 業務用テンプレート｜問い合わせ内容を一覧で管理するテンプレート3.4 エクセルカードHARI｜職種別の顧客管理表テンプレート3.5 [文書]テンプレートの無料ダウンロード4 Googleスプレッドシートで問い合わせ管理をするメリット4.1 （1）無料で使える4.2 （2）複数人で同時に編集できる5 Googleスプレッドシートで問い合わせ管理をするデメリット5.1 （1）体裁を整えるのが煩わしい5.2 （2）メンバー間で確認をとりづらい5.3 （3）情報の更新に気づきづらい5.4 （4）情報漏洩のリスクがある6 【必見】スプレッドシートのデメリットを解消するツール6.1 最も簡単に問い合わせを管理するツール「ナレカン」7 問い合わせを管理するときのポイント8 問い合わせ管理におけるスプレッドシートの使い方やメリット・デメリットまとめ Googleスプレッドシートで問い合わせ管理する方法とは 以下では、スプレッドシートで問い合わせ管理する方法について解説します。スプレッドシートの特徴や機能に対する理解を深めることで、適切な問い合わせ管理ができるようになります。 （1）項目を入力する まず、問い合わせ管理に必要な項目を入力します。スプレットシートは「セル」と呼ばれるマスに情報を書き込んでいく形式になるので、冒頭に以下の基本的な項目を設置しましょう。 登録日：実際に問い合わせが来た日時 登録者：問い合わせをした人の情報（氏名・電話番号・企業名など） 問い合わせ内容：問い合わせの詳細 対応状況：ステータスごとに一目でわかるようにする（対応中・完了など） 担当者：問い合わせに対応している担当者 回答：問い合わせに対する回答 問い合わせに対する回答として、やりとりの履歴も合わせて記録しておくと、事実確認がしやすくなります。その結果、担当者が代わった場合も引き継ぎがスムーズになります。 また、項目を固定するとスクロールしても常に表示されるようになり、情報量が増えても認識しやすくなります。項目を固定する場合は、メニューから「表示＞固定＞1行」の順で選択します。 （2）データの入力規則を利用する 同じデータを繰り返し入力する場合は、入力規則機能を使うのがおすすめです。項目をあらかじめ設定すれば、入力の手間が省けてミスも防ぎやすくなります。 入力規則を設定する手順は、入力規則を設定したい行を選択し、メニューから「データ＞データの入力規則」を選択します。今回は「対応状況」のD列を選択します。 次に「条件」で「リストを直接指定」を選択します。下図の赤枠に、設定したいテキストを入力しましょう。今回は対応状況の欄なので「完了,未対応」としました。 「保存」をクリックすれば、入力規則の設定は完了です。 （3）関係者に共有する 基本的な設定が完了したら、情報に応じて閲覧・編集できる人を制限するために、共有範囲を設定して関係者に共有します。 共有の範囲を設定するには、右上に表示されている「共有」をクリックします。特定のユーザー間で共有したい場合は、「ユーザーやグループを追加」の箇所に共有したい相手のメールアドレスを入力しましょう。 共有したい相手が多い場合は、「一般的なアクセス」の項目で「制限付き」から「リンクを知っている全員」に変更します。「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」から共有の範囲を選択して、どのような権限を与えるか設定しましょう。 以上の設定で、スプレッドシートで問い合わせ管理をする準備は完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Googleスプレッドシートの利用が向いている/不向きな企業 スプレッドシートは、シンプルで使いやすく導入コストがかからないため、顧客の数や管理している情報が少ない場合には、「問い合わせ管理」の運用が可能です。 一方、扱う情報が多くなると、動作が遅くなる点や、一度の情報検索で別のシート内の情報も検索できないなどの課題が生じてきます。また、1つの「セル」内に情報を書き込みすぎると、読みづらくなってしまうので簡潔にまとめることが重要です。 したがって、「顧客数や管理する情報量が多い企業」や「細かな対応履歴なども残しておきたい企業」の場合は、スプレットシートは不向きな点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 問い合わせ管理に使えるスプレッドシートのテンプレート スプレッドシートの問い合わせ管理は、テンプレートを使うことで体裁を整える必要がなくなります。そこで以下では、問い合わせ管理表として使えるテンプレートを5種類紹介します。 Desknet’s DB｜問い合わせ管理表のテンプレート こちらのテンプレートでは、集計機能によって月別の問い合わせ数や担当者別の対応数を集計・分析できます。 また、メール通知設定を利用して問い合わせや回答をリアルタイムで把握できます。 Desknet’s DBの詳細はこちら Microsoft｜顧客管理表のテンプレート こちらはMicrosoft社の公式テンプレートです。 会社名や担当者名、連絡先といった基本的な項目が設定されており、問い合わせ内容や対応状況などの項目を追加すれば、問い合わせ管理表としても活用できます。また、フィルタ機能を利用した検索や表の色変更が可能です。 Microsoftの詳細はこちら 業務用テンプレート｜問い合わせ内容を一覧で管理するテンプレート こちらの表では、問い合わせの内容を一覧表にして管理できます。情報を共有するときや後から振り返るときに役立ちます。 編集して、自社に必要な項目を追加することもできます。 業務用テンプレートの詳細はこちら エクセルカードHARI｜職種別の顧客管理表テンプレート こちらは、表形式ではなくデータ形式に整理されています。企業の職種別にテンプレートがあり、自社の目的に合わせて選択できます。 操作方法が丁寧に説明されているため、初心者でも安心して利用できます。また、よくある質問がサイトにまとめられており、チャットサポートもあるので、不明な点がある場合は参考にしましょう。 エクセルカードHARIの詳細はこちら [文書]テンプレートの無料ダウンロード こちらでは、シンプルな形式であるため、さまざまな場面で利用できます。 会社名や担当者名、連絡先といった基本的な項目が設定されており、必要に応じて項目を追加・削除すれば問い合わせ管理表としても利用できます。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Googleスプレッドシートで問い合わせ管理をするメリット ここでは、Googleスプレッドシートで問い合わせを管理するメリットを解説します。メリットを把握したうえで、Googleスプレッドシートを活用しましょう。 （1）無料で使える GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントさえあれば、無料で利用できる点がメリットです。 そのため、社内で導入する際に費用がかかりません。金銭的コストがかからないことで、使い始めるのに「心理的ハードルが低い」という副次的な効果も得られます。 ただし、管理する問い合わせの量が増えてくると、どのシートに記載したかわからなくなり、欲しい情報を検索するのに手間がかかる恐れがあるので、注意しましょう。 （2）複数人で同時に編集できる Googleスプレッドシートは、複数人で同時に編集できる点もメリットです。 Excelなどのファイルとは違い、Googleスプレッドシートはクラウド上にデータを保存しているので、情報がリアルタイムに更新されます。そのため、「保存が完了するまで閲覧・更新を待つ」などのストレスがありません。 したがって、リモートワークで会社外で問い合わせ管理する場合にも情報共有がスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Googleスプレッドシートで問い合わせ管理をするデメリット ここでは、Googleスプレッドシートで問い合わせ管理をするデメリットを解説します。以下のデメリットを理解したうえで運用をしなければ、問い合わせ対応に影響を及ぼす可能性があるので注意しましょう。 （1）体裁を整えるのが煩わしい 問い合わせをスプレッドシートで管理していると、下記の画像のように文章が埋もれてしまうため、一目で情報を確認するのが難しくなります。 テキストをすべて表示させるには、いちいちレイアウトを調整する手間が必要で煩わしいです。そのため、情報量が多い問い合わせをスプレッドシートで管理するには適切ではないと言えます。 （2）メンバー間で確認をとりづらい スプレッドシートにはメッセージ機能がついていないので、別のツールを用意して意思疎通を図る必要があります。 しかし、問い合わせ管理表とメッセージで異なるツールを使うので、管理表の情報と齟齬が生じたり連絡が行き違ったりしてしまいます。また、チャット形式の場合はやりとりするメッセージが増えると、情報が流れてしまう点に注意が必要です。 そこで、1つのツールで的確にコミュニケーションを取りつつ問い合わせ内容も適切に管理できるものを選びましょう。「情報管理」と「情報共有」を同一のツールで対応すれば、問い合わせ管理の業務もスムーズになります。 （3）情報の更新に気づきづらい スプレッドシートのデメリットとして、情報の更新に気づきづらい点も挙げられます。 スプレッドシートには情報の更新を通知機能で知らせる機能はありますが、わざわざ設定するのが面倒だと言えます。また、設定したとしても、更新される度にメールで届いてしまうため、メールボックスが煩雑になってしまいます。 そのため、誰かが新しく問い合わせ内容を作成したり、更新したりした場合には、「ホーム画面」から直感的に分かる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを使うのがおすすめです。 （4）情報漏洩のリスクがある 情報漏洩のリスクにも注意する必要があります。 とくに、データはメールやUSBメモリで簡単に社外へ持ち出せます。また、アクセス権限は設定できるものの、共有相手を間違えると情報漏洩につながりかねません。 そこで、「データの暗号化」や「問い合わせ情報は全てシステムサーバー上で厳格に管理される仕組み」が整ったツールを導入すれば、外部からの不正アクセスを防げるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】スプレッドシートのデメリットを解消するツール 以下では、Googleスプレッドシートのデメリットを解消できるツールをご紹介します。 スプレッドシートは自由度が高い反面、直感的に使えなかったり、メッセージのやりとりに別のツールを使う必要があるという問題を抱えています。とくに、大企業では大量の問い合わせを管理するので、対応状況や過去の問い合わせを素早く確認できなければなりません。 そのため、テキストでの書き込みはもちろん、画像なども集約できるITツールを活用し、従来のスプレッドシートから脱却しましょう。ただし、業務で頻繁に利用していくものになるので「操作しやすいこと」「必要な情報がすぐに見つかること」が大前提です。 結論、スプレッドシートの代替に使うべきは、あらゆる情報を蓄積でき、情報に即アクセスできる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に問い合わせ内容とその対応履歴をまとめれば、AIを活用した「自然言語検索（ゆらぎ検索対応）」によって目当ての情報が即座に見つかります。また、公開する情報やメンバー権限も管理できるので、セキュリティ面でも安心して使えます。 最も簡単に問い合わせを管理するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンで問い合わせ管理をした例＞ 以下は、ナレカンで実際に問い合わせ管理をした例です。 ナレカンでは、1つの「記事」に1つの問い合わせを記録することで問い合わせの内容をナレッジ化して社内に蓄積できます。また、下図のように記事に問い合わせに関する「コメント」を紐づけてやりとりすることも可能です。 さらに、多階層の「フォルダ」で部署ごとに情報を整理できるので、問い合わせ管理以外の社内情報もすべてナレカンで一元管理ができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 問い合わせを管理するときのポイント 問い合わせ管理のポイントとして、「対応状況の可視化」「対応内容の振り分け」などが挙げられます。 問い合わせのステータスを「未対応・対応中・対応完了」などと明らかにすることで、対応状況をチーム内で共有でき、対応漏れの防止につながります。また、社員一人ひとりが対応する問い合わせをある程度決めておけば、スムーズな対応で業務が効率的に進みます。 また、問い合わせの対応マニュアルの整備やノウハウの蓄積・共有を行っていれば、自分の担当ではない分野の問い合わせにも対応が可能になるため、自社の問い合わせ管理に取り入れましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 問い合わせ管理におけるスプレッドシートの使い方やメリット・デメリットまとめ ここまで、問い合わせ管理におけるスプレッドシートの使い方やメリット・デメリットを中心に解説しました。 スプレッドシートは自社の用途に合わせて自由にカスタマイズできる一方、運用の初期段階で作業負担が大きく、コミュニケーションも取りにくい課題を抱えています。また、情報漏洩の観点からも、最適とは言えません。 そこで、システムを活用して安全かつスムーズに問い合わせ管理・情報共有しましょう。また、一か所に集約して蓄積した情報は、お同じような問い合わせがあったときに応用できるメリットがあります。 結論、スプレッドシートに代わる問い合わせ管理システムは、“使いやすさ”と”検索のしやすさ”を兼ね備えた「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは、専属担当者による手厚いサポートも受けながら、自社に最適の運用設計を構築できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で情報共有を効率化し、問い合わせ管理を円滑にしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントとは

仕事でファイルを共有する場面は多いものの、複数のファイルをメールに添付すると容量が不足して送れないことがあります。何度もメールを送るのは面倒なうえに、関連するファイルがばらばらになり不便です。 そこで注目されているのが、大容量のファイルをスムーズに送れる「ファイル転送サービス」です。しかし、ファイル転送サービスは種類が多すぎて、どれが良いか分からず悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの法人向けファイル転送サービス7選を中心に解説します。 安全に使える法人向けファイル転送サービスを比較検討したい ファイル転送サービスをランキング形式で検討したい 簡単にファイル転送できるツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なファイル転送サービスが分かり、ファイルを含む情報共有を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ファイル転送サービスとは1.1 ファイル転送サービスにおける有料版と無料版の違い1.2 ファイル転送サービスのメリット2 ファイル転送サービスの比較ポイント4選2.1 （1）安全性は高いか2.2 （2）容量の制限があるか2.3 （3）転送速度が速いか2.4 （4）誰でも簡単に使いこなせるか3 無料あり！おすすめの法人向けファイル転送サービスTOP73.1 1位【ナレカン】最も簡単に使いこなせるファイル転送サービス3.2 2位【Stock】中小企業向けのファイル転送サービス3.3 3位【GigaFile便】無料で使えるファイル受け渡しサービス3.4 4位【データ便】高セキュリティなデータ転送ができるサービス3.5 5位【Filemail】メールとしてもファイル転送ができるサービス3.6 6位【GigaCC】法人間のファイル共有に最適なサービス3.7 7位【Smooth File】海外利用もできるファイル転送サービス4 ＜比較表＞おすすめの法人向けファイル転送サービス一覧5 ファイル転送サービスの3つの注意点5.1 （1）セキュリティレベルがサービスに依存する5.2 （2）運用体制の整備が必要になる5.3 （3）受け手のセキュリティによっては使えない6 おすすめの法人向けファイル転送サービスまとめ ファイル転送サービスとは ファイル転送サービスとは、メールよりも大容量のファイルを送れるサービスです。クラウド上に転送したいファイルをアップロードすることで、受け手は共有URLからアクセスしてファイルをダウンロードできます。 そこで以下では、ファイル転送サービスにおける有料版・無料版の違いやメリットをご紹介します。はじめてサービスを導入する方は必見です。 ファイル転送サービスにおける有料版と無料版の違い ファイル転送サービスの有料版と無料版では、主に以下の違いがあります。 有料版 コストがかかるが一定基準のセキュリティが備わっている。 電話やチャットなどを通じて、充実したサポートが受けられる。 無料版 すぐに利用できるが情報漏えいのリスクや広告による操作性の悪さがある。 サポートは基本的なものに限定されている場合が多い。 ビジネスシーンでは、一定基準のセキュリティが備わっているサービスを使わなければ情報漏えいのリスクが伴います。そのため、自社のセキュリティポリシーを確認して、適切なサービスを導入することが求められるのです。 ファイル転送サービスのメリット ファイル転送サービスのメリットには、主に以下の2つが挙げられます。 ＜大容量ファイルを簡単に送受信できる＞ メールで複数ファイルや容量の多いファイルを送る場合には、小分けにする手間がかかり、USBの場合は相手に直接渡す必要があるため非効率です。 一方、ファイル転送サービスを使うと一度に大量のファイルを受け渡しできるうえに、オンライン上ですべて完結するので、直接やりとりする手間が省けます。 ＜導入・運用コストを減らせる＞ ファイル共有サービスを自社で開発したり外注したりすると、多額の費用がかかるうえに、サービスをすぐに使いはじめられるとは限りません。さらに、定期的なアップデートが必要なため、常に運用コストが発生します。 しかし、クラウド型のファイル転送サービスは、月額料金を払えばすぐに使いはじめられるものがほとんどです。さらに、サーバーのメンテナンスもサービスの提供会社が実施するため、導入・運用コストともに最小限に抑えられるのです。 ＜十分なセキュリティ体制のもとでファイルをやりとりできる＞ ビジネスシーンでは、顧客の個人情報や機密事項を扱うため、高い安全性が必須です。有料の法人向けのファイル転送サービスには、安心して利用するためのセキュリティ機能が備わっているケースが多くあります。 たとえば、「SSL暗号化」「送信先の制限機能」などの機能です。また、「ナレカン」「ナレカン」のように国際規格の厳重なセキュリティが備わっているものが適しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル転送サービスの比較ポイント4選 以下では、ファイル転送サービスの比較ポイントを4つご紹介します。以下のポイントを踏まえ、自社にとって費用対効果の高いサービスを選びましょう。 （1）安全性は高いか はじめに、安全性の高さが重要です。 ファイル転送サービスはURLを使ってファイルを共有するので、不特定多数の人からアクセスされるリスクがあります。そこで、「通信内容が暗号化されているか」「アクセスを特定の人だけに制限できるか」などを比較すると、安全性の高さが分かります。 したがって、ファイルを安全な状態で転送するためにも、強固なセキュリティ機能があることを確かめましょう。 （2）容量の制限があるか 次に、「送受信できる容量に制限があるか」も比較すべきポイントです。 とくに、無料のサービスは一度に送信できる容量が小さく「結果的にメールのようにファイルを分割して送る状況」になりかねないので、注意して比較しましょう。 したがって、自社でやりとりしたいファイルが問題なく送受信できる容量が備わっているかを確かめると、プランと料金を絞り込みやすくなります。 （3）転送速度が速いか 転送速度の速さも、ファイル転送サービスを選ぶうえで重視するべきポイントです。 ファイルの転送速度は、業務のスピードに直結します。ファイルのアップロードのたびに時間がかかっていては、業務の遅延に繋がってしまうのです。 そのため、導入前にアップロード速度などの性能を評価して、自社の求める基準を満たしているか必ず確認しましょう。 （4）誰でも簡単に使いこなせるか 最後に、誰でも簡単に使えるほどシンプルかを確認しましょう。 ITに詳しくないメンバーが多い場合は、多機能なファイル共有サービスでは使いこなせなかったり、社内に浸透しなかったりする可能性あります。 したがって、直感的な操作で簡単に使える「ナレカン」「ナレカン」のように、必要な機能が過不足なく備わったサービスが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 無料あり！おすすめの法人向けファイル転送サービスTOP7 以下では、おすすめの法人向けファイル転送サービス7選を、「安全性」「使いやすさ」の2つを基準にランキング形式で紹介します。 ファイル転送サービスを選ぶ際は、「安全性」「使いやすさ」の2つを重視しましょう。とくに、社内の機密情報を扱うことを考慮すると、安全に情報共有できるかは最も重視すべきポイントです。 ただし、どれだけ安全なツールを選んでも、「共有したファイルが見つからない」「保管に手間がかかる」と正しくファイルを管理できません。したがって、「ファイル共有と管理いずれも簡単かつ安全にできるツール」を選ぶべきです。 結論、自社で導入すべきサービスは、国際セキュリティ認証を取得しており、任意のメンバーに簡単に情報共有できる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンはファイル添付で簡単にファイル共有できるうえ、多階層の「フォルダ」で見やすく整理可能です。また、ファイル内の文言まで対象にした、ヒット率100%の「検索機能」も備わっているので、目的のファイルや情報を確実に探し出せます。 1位【ナレカン】最も簡単に使いこなせるファイル転送サービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 2位【Stock】中小企業向けのファイル転送サービス Stockはナレカンと同じく、安全にファイルを共有できるツールです。 「Stock」は、個人・グループ間のDM機能やタスク機能も備えており、中小企業であれば、ファイル共有以外にも様々な場面で役立つツールです。そのため、目的ごとにいくつもツールを導入する必要がなく、業務上のやり取りがStockひとつで完結するのです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 3位【GigaFile便】無料で使えるファイル受け渡しサービス ＜GigaFile便の特徴＞ 無料で使える 1ファイル300GBまでのファイルを、無料で転送できます。 スマホアプリがある iOSアプリがリリースされているので、スマホからも操作できるのが特徴です。 ＜GigaFile便の機能・使用感＞ ファイルを簡単に送受信できる ホーム画面からファイルを選択してアップロードしたあと、表示されたURLを任意のメールアドレスへ添付すればファイルを送信できます。受け手側はURLにアクセスしてダウンロードするだけなので、ファイルのやりとりが簡単です。 受け取り確認機能 「受け取り確認機能」によって、先方がファイルをダウンロードすると送り手に通知が届きます。そのため、受け手は逐一連絡をする必要がありません。 ＜GigaFile便の注意点＞ 広告が多い アップロード画面やダウンロード画面に広告が多く、実際に操作するボタンなどが分かりづらい恐れがあります。 ＜GigaFile便の料金体系＞ 無料で利用できます。 GigaFile便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 4位【データ便】高セキュリティなデータ転送ができるサービス ＜データ便の特徴＞ 会員登録せずに使いはじめられる 会員登録せずにファイルのやりとりができます。ただし、会員登録なしの場合、アップロードできる容量は1回あたり2GBまでに制限されています。 ドラッグ＆ドロップで操作できる ドラッグ＆ドロップの操作だけで、送信するファイルを選択できます。 ＜データ便の機能・使用感＞ セキュリティ便 「セキュリティ便」は、受信者が「ダウンロード申請」をして、送信者が許可すればファイルをダウンロードできる仕組みです。そのため、セキュリティ便を利用すれば、ファイルのやりとりの安全性向上につながります。 通知機能 ダウンロードやアップロードの完了通知を設定できるので、連絡の手間を省きたい場合に効果的です。 ＜データ便の注意点＞ データの受け取りに制限がある データの受信機能があるのはビジネスプランのみとなっており、無料プランではデータの送信しかできません。 ＜データ便の料金体系＞ 参考：データ便の料金ページ ライトプラン：0円 フリープラン：0円 ビジネスプラン（送信のみ）：330円/ユーザー/月 ビジネスプラン（送受信）：550円/ユーザー/月 データ便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 5位【Filemail】メールとしてもファイル転送ができるサービス ＜Filemailの特徴＞ ファイルを複数の方法で転送できる ファイルはメールに添付するだけでなく、リンクを作成して共有することもできます。そのため、場合によって使い分けられるのが特徴です。 モバイルアプリがある モバイルアプリがリリースされているので、スマホからも大容量のファイルをやりとりできます。 ＜Filemailの機能・使用感＞ 共有ファイルを追跡できる 送受信されたファイルを記録できるので「誰が、いつ、どこでファイルをダウンロードしたか」がすぐに分かります。 フォルダも共有できる ファイル単体はもちろんフォルダでも共有できるため、一度に多くの関連資料を送れるメリットがあります。 ＜Filemailの注意点＞ 日本語化されていない箇所がある 日本語化されているのはページの一部のみなので「英語で使い方がよくわからない」と感じるユーザーもいます。（参考：App Storeプレビュー） ＜Filemailの料金体系＞ 無料プラン：$0 PRO：$12/月（月払い） BUSINESS：$18/ユーザー/月（月払い） ENTERPRISE：$48/ユーザー/月（月払い） Filemailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 6位【GigaCC】法人間のファイル共有に最適なサービス ＜GigaCCの特徴＞ グローバルに対応している 「GigaCC ASP」には、海外の拠点や取引先ともファイルをやりとりできる”グローバルゲートウェイ機能”をオプションで付けられます。 多言語対応 管理者の画面は日本語、英語、中国語に対応しており、グローバルな現場で活用できます。 ＜GigaCCの機能・使用感＞ アカウント・アクセス権管理 CSVによって、一括でアカウントを登録したりアクセス権を設定したりできます。そのため、管理者の作業工数を大きく減らせるのです。 高度なセキュリティ機能 一度の認証で複数のサービスを利用できる「シングルサインオン（SSL）」や、パスワードの2段階認証などの高度なセキュリティが備わっています。したがって、法人間で重要データをやりとりする場合も安心です。 ＜GigaCCの注意点＞ 初期費用がかかる いずれのプランでも初期費用が5万円以上かかるため注意が必要です。一部のユーザーからも「もう少し安いと良い」との声があります。（参考：ITreview） ＜GigaCCの料金体系＞ ※GigaCCは「GigaCC ASP」「OKURN」「SHARERN」の3プランがあり、すべてのプランで初期費用50,000円が発生します。各プランの詳細は以下の通りです。 ＜参考＞ ・GigaCC ASPの料金ページ ・OKURNの料金ページ ・SHARERNの料金ページ GigaCC ASP（スモールスタートが可能） STANDARDプラン：12,000円/10ユーザー/月～ ADVANCEDプラン：12,000円/10ユーザー/月～+機能追加費25,000円 PREMIUMプラン：12,000円/10ユーザー/月～ OKURN PLAN1：24,500円/10ユーザー/月 PLAN2：48,800円/50ユーザー/月 PLAN3：69,800円/100ユーザー/月 SHARERN PLAN1：85,000円/100ユーザー/月 PLAN2：120,000円/150ユーザー/月 PLAN3：170,000円/300ユーザー/月 GigaCCの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 7位【Smooth File】海外利用もできるファイル転送サービス ＜Smooth Fileの特徴＞ ユーザー数無制限 アカウント数による課金制ではなく、容量に応じて料金プランが設定されているため、規模の大きい企業でも導入しやすいです。 多言語に対応している 日本語、英語、中国語、韓国語、ベトナム語と多言語に対応しているのが特徴です。 ＜Smooth Fileの機能・使用感＞ ダッシュボード機能 最新ファイルや転送したファイルの受信数などが、ダッシュボード形式で一覧表示されます。ユーザーの利用状況を把握したい場合に便利です。 上長承認機能 ファイルを共有・転送するにあたり、上長の承認を得る機能です。部下が誤ったファイルを転送してしまうリスクを防げます。 ＜Smooth Fileの注意点＞ ファイルが専用のメールアドレスで送信されてしまう 一部のユーザーからは「ファイル送信メールの送信元アドレスが専用のアドレスとなってしまうため、受け手の状況によっては迷惑メール扱いになり受け取れないというケースが何度かありました。」との声もあがっています。（参考：ITreview） ＜Smooth Fileの料金体系＞ 料金は以下の表の通りです。（左右にスクロール可） 参考：Smooth Fileの料金ページ 100GBプラン 500GBプラン 1TBプラン 2TBプラン 3TBプラン 5TBプラン 10TBプラン 30TBプラン 初期費用 55,000円 55,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 月額費用 27,500円/月 33,000円/月 55,000円/月 82,500円/月 99,000円/月 137,500円/月 198,000円/月 280,500円/月 Smooth Fileの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜比較表＞おすすめの法人向けファイル転送サービス一覧 以下は、おすすめの法人向けファイル転送サービス7選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 GigaFile便 データ便 Filemail GigaCC Smooth File 特徴 最も簡単に使いこなせる 中小企業向けでシンプル 登録不要で大容量のデータ転送ができる 高セキュリティなデータ転送ができる メールとしてもファイル転送ができる 企業間のファイル共有に最適 海外利用もできるファイル転送サービス 安全性 【〇】※国際セキュリティ資格を取得 【〇】※国際セキュリティ資格を取得 【〇】※ダウンロードパスワードの設定が可能 【〇】※情報セキュリティ認証を取得 【〇】※ファイルメールで送信されるファイルは暗号化される 【〇】※「DR対応」や「証跡管理」などのセキュリティあり 【〇】※情報開示認定制度にて認定を取得 使いやすさ 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※シンプルで簡単 【×】※多機能 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※多機能 広告の表示 【×】 【×】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 スマホアプリ 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 シンプルさに特化しているので、ファイルのアップロード/ダウンロード通知機能はない 広告が多い データの送受信ができるのは有料プランのみ 日本語化されていない部分がある 利用コストが比較的高額 画面設計が分かりづらい 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料 ・無料プランあり ・有料プランは330円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは$12～/月（月払い） ・無料プランなし ・12,000円～/10ユーザー/月 ・無料プランなし ・27,500円～/月 公式サイト 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「GigaFile便」の詳細はこちら 「データ便」の詳細はこちら 「Filemail」の詳細はこちら 「GigaCC」の詳細はこちら 「Smooth File」の詳細はこちら このように、ファイル転送サービスはそれぞれ特徴が異なるうえ、なかには高額だったり操作が複雑だったりするケースもあります。したがって、導入した費用対効果やITリテラシーを考慮したうえで選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル転送サービスの3つの注意点 ここでは、ファイル転送サービスの注意点を3つ解説します。以下の点を把握しないままサービスを導入すると、トラブルを招く恐れもあるので必ず押さえましょう。 （1）セキュリティレベルがサービスに依存する ファイル転送サービスのセキュリティレベルは、サービスの開発元に依存します。 開発元が設定したセキュリティレベルで運営されるため、必ずしも自社のセキュリティレベルにマッチするとは限りません。したがって、導入候補のサービスが、自社のセキュリティポリシーに沿っているかを確認することが重要です。 また、プランによってセキュリティ機能の充実度が変わるサービスもあるので、同じサービスでもプラン内容を比較して検討しましょう。 （2）運用体制の整備が必要になる 現場の理解を得て社内にサービスを浸透させるには、運用体制の整備が必須です。 これまでファイルの転送方法がばらついていたチームでは、サービスの導入そのものが現場の混乱を招きかねません。したがって、「ファイル共有手順のマニュアルを作成する」「サービスの利用目的を周知する」など、社員の理解を深める対策をすべきなのです。 また、そもそも”誰にとっても使いやすいサービス”を導入すれば、操作面での混乱を防げます。そこで、非IT企業の社員でも直感的に使いこなせる、「ナレカン」「ナレカン」のようなサービスを活用しましょう。 （3）受け手のセキュリティによっては使えない ファイル転送サービスを導入しても、受け手のセキュリティレベルによって利用できない場合があります。 サイバー攻撃が多様化している昨今、セキュリティ対策として「外部からのメールに記載されたリンクへのアクセス」や「外部サービスで共有されたファイルの開封」を禁止している企業もあります。 ファイルの共有先でアクセスに制限が設けられている場合、アップロードしたファイルを相手がダウンロードできなくなってしまうのです。したがって、社外とファイルを共有したい場合は、共有相手がデータを受け取れる環境か確かめましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ おすすめの法人向けファイル転送サービスまとめ これまで、おすすめの法人向けファイル転送サービスTOP7や、比較ポイントを中心にご紹介しました。 ファイル転送サービスは「セキュリティ」「操作性」「容量」を比較することが大切です。この3点を押さえたサービスであれば、情報漏えいのリスクを防ぎつつ、メールよりも効率的にファイルのやりとりができます。 なかでも、「操作性」は社内への浸透しやすさに直結するポイントです。簡単に情報を共有でき、誰でも必要なときに目的の情報を探し出せるサービスでなければ定着しません。 したがって、自社に最適なサービスは、直感的にファイルの共有・管理ができ、誰でも簡単に必要な情報を探せる「ナレカン」一択です。さらに、ナレカンは国際水準のセキュリティを備えており、あらゆる情報を確実に守れます。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、安全でスムーズなファイル転送を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介