ナレッジマネジメント
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パソコン内のデータ整理が手つかずになっていると、次第にファイルが煩雑化して必要な情報にたどり着けなくなるうえ、保存容量を埋めてしまいます。そのため、日ごろからファイルは整理して、使いやすい状態にしておかなければなりません。 しかし、「パソコンでファイルを上手く整理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パソコンでファイルを整理する方法やコツを中心にご紹介します。 パソコンのファイル整理が上手くできず悩んでいる ファイル・フォルダを上手く整理するコツを把握して活用したい パソコンのファイル整理が簡単にできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、初心者の方でも簡単にファイル整理できる方法が分かり、すぐに情報が見つからないストレスを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 パソコンのファイル整理をする重要性とは2 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法2.1 フォルダ編2.2 デスクトップ編3 パソコンのファイルを上手く整理する4つのコツ3.1 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める3.2 （2）フォルダマップを作成する3.3 （3）データを整理してから移動させる3.4 （4）適切な保存場所で保管する4 【必見】仕事におけるファイル整理に最適なツール4.1 最も簡単にファイルを見やすく整理できるツール「ナレカン」4.2 【見本】ナレカンでファイル整理する方法5 ファイルが整理された状態を保つポイント6 比較表｜パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選7 パソコンのファイル整理のやり方まとめ パソコンのファイル整理をする重要性とは パソコンのファイル整理は、業務を円滑に進めるうえで重要です。 仕事で使うパソコン内が整頓されていないと、以下のような業務リスクを引き起こす可能性が高まります。 業務で必要なファイルが見つからない 不要なファイルを削除しないまま放置すると、ファイル量が増えてしまい、必要な情報を探すのに時間がかかります。 誤ったファイルを共有する ファイルのバージョン管理が煩雑になったり、似た名前のファイルが乱立したりして、誤ったファイルを共有してしまう恐れがあります。 パソコンの動作が重くなる ファイル量が増えて、パソコン本体の容量を占めると動作が重くなります。操作性が落ちればすばやく作業を進められず、業務を効率的に進められません。 このように、ファイルの整理不足は業務が円滑に進まない要因となります。したがって、整理方法を把握して、日ごろからファイルを正しく管理することが不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法 以下では、Windowsパソコンのファイル整理方法をご紹介します。「ファイル整理ができず、目的のファイルを探すのに時間がかかる」という方は必見です。 フォルダ編 パソコン内のフォルダでファイルを整理するときは、以下の手順を踏みましょう。 ファイル名を統一を統一する ここでは、「ファイルの内容_日付」といったようにファイル名を付けます。 フォルダを作成する フォルダは以下のように階層分けすると便利です。 ファイルを移動する 最後に、作成したフォルダのテーマに沿ってファイルを移動します。 以上のステップで、ファイルをフォルダで分類して見やすく整理できます。 デスクトップ編 パソコン内のデスクトップでファイルを整理するときは、以下の点を意識しましょう。 デスクトップにはファイルを置きすぎない デスクトップには、必要最低限のファイルのみ置くようにしましょう。 複数のファイルをデスクトップ上で管理すると、視覚的に煩雑になり目的の情報を探しづらくなります。また、デスクトップのアイコンが多いと動作が重くなる恐れもあり、業務効率が下がる原因となるのです。 そのため、デスクトップのファイルは定期的に整理しましょう。「アイコンを置くのは2列まで」などの保管ルールを定めると、不要なファイルに気づきやすくなります。 ショートカットを活用する ショートカットを活用すれば、必要な情報へすぐにアクセスできます。 ショートカットとは、設定した画面にワンクリックで飛べるように設定することです。Windows11では、該当のファイルを右クリックして、 [その他のオプションを確認] → [ショートカットの作成] でショートカットアイコンを作れます。 ただし、ショートカットを作成しすぎるとアイコンが増えて管理が煩雑になるため、ショートカットは毎日の業務で使うファイルにのみ設定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイルを上手く整理する4つのコツ 以下では、パソコンのファイルを上手く整理する4つのコツをご紹介します。以下を参考に、煩雑なファイル管理から脱却しましょう。 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める まずは、ファイルやフォルダに名前を付けるときのルールを決めます。 ファイル名が統一されていないと、「検索をかけてもヒットしない」「同じ内容のファイルが複数ある」といった事態になりかねません。そのため、事前に「20220831_ナレカン第一工業_v1」のように日付でファイル名を記載する、などのルールを決めておくと検索しやすいです。 また、Windowsパソコンのエクスプローラーを活用する場合は、ファイル名が「辞書順」で並ぶことも考慮してファイル名を決めましょう。 （2）フォルダマップを作成する ファイル・フォルダ名のルールを決めたら、フォルダマップを作成します。 フォルダマップとは、フォルダ名やフォルダ内に保管されているファイルの一覧のことです。通常、フォルダは階層化して作成するため、必要なファイルを探し出すのにいくつもフォルダを開く手間がかかります。 しかし、フォルダマップを作成しておけば、どのフォルダに何のファイルが保管されているのか一目でわかるのです。 ▼2階層でファイル管理する図 また、フォルダを作成するうえでは、階層を深くし過ぎると目的のファイルに到達するまでに時間がかかります。そのため、2～3階層ほどで作成することが重要です。 （3）データを整理してから移動させる フォルダマップを作成したら、データを整理してから移動させます。 不要なデータは削除し、ファイル名も決めたルールに合わせて変更します。その後にデータを移動させることで、目的のファイルを探しやすくなるうえ、余計なフォルダが増える心配もありません。 このように、データを整理してから移動することで、不要なデータや無駄なフォルダが残り、ファイル全体が使いづらくなるのを防ぎます。 （4）適切な保存場所で保管する 整理したファイルは適切な保存場所で保管しましょう。 たとえば、複数人の業務に必要なファイルを個人で管理していると、ほかのメンバーが必要な情報を閲覧できなくなってしまいます。その結果、業務が滞る原因となるのです。 そのため、マルチデバイスに対応したクラウド型のITツールを使って、適切な保存場所で管理しましょう。中でも、「フォルダ設計」サポートがある「ナレカン」であれば、ファイルの内容に応じた適切な保存場所に保管でき、必要な情報へすぐにアクセスできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事におけるファイル整理に最適なツール 以下では、仕事におけるファイル整理に最適なツールをご紹介します。 パソコンで上手くファイル整理するには、ファイルやフォルダ名のルールを決めたり、階層を制限したりすることが重要です。しかし、ファイルサーバーでファイルを保管していると、中身がわからず社内メンバーから放置される恐れがあります。 そこで、「ファイルの中身が見える状態で保管できるツール」を導入すれば、ファイルを開かなくても内容が把握できます。ただし、フォルダや優れた検索機能がなければ、目的のファイルをすぐに見つけられません。 結論、ファイル整理に最適なツールは、あらゆる情報を取り出しやすく整理できるうえ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンではあらゆる形式のファイルを「多階層フォルダ」で保管できるうえ、フォルダごとにアクセス可能なメンバーを設定できます。また、添付ファイルを常時プレビュー状態にでき、超高精度の検索機能も備わっているので、欲しい情報がすぐに見つかります。 最も簡単にファイルを見やすく整理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンでファイル整理する方法 以下は、ナレカンでファイル整理をした見本です。 ナレカンでは、事前に作成する「多階層のフォルダ」ごとに記事を蓄積できるため、情報が混ざる心配がありません。また、上記の画像のように「タグ機能」を使えば、記事をテーマ別に分類できるうえ、タグで対象を絞って検索をかけられます。 加えて、「記事」に添付したファイルは、以下のようにプレビュー状態で閲覧できるため、都度中身を開く手間がかかりません。添付したファイル内も検索がかけられるので、ナレカンで社内情報を一元管理すれば、あらゆる情報が素早く取り出せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルが整理された状態を保つポイント ファイルが整理された状態を保つポイントは以下の通りです。 定期的にバックアップ・削除をする ファイル整理後もファイルは増えていくため、定期的にバックアップや削除をしなければファイル管理が煩雑になります。 そこで、メンテナンスの頻度を社内で決め実践すると、新しいファイルと古いファイルが混在せず、ファイルを常に最新状態に保てます。 ファイル整理のルールをマニュアル化し共有する 社内で決めたファイル整理のルールは、マニュアル化し全員に共有しましょう。また、社員が確認するときに手間がかかってはルールが浸透しないため、必要なときにすぐにアクセスできる仕組みを整えることが重要です。 以上の2つのポイントを実践し、ファイル整理後も常にファイル・フォルダが見やすく整理された状態を保てるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 比較表｜パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選 以下は、パソコン内で煩雑化するファイル整理に役立つおすすめのソフト4選の比較表です。上手に活用して、煩雑になりがちなファイルを適切に管理しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Notion Dropbox 特徴 最も簡単に社内情報を管理・共有できるソフト PCに不慣れな方でも簡単に使いこなせる情報共有ソフト 情報の記録方法を使い分けられるドキュメント管理ソフト ファイルを安全・簡単に共有できるクラウドストレージソフト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 ExcelやWordと同様にファイル管理なので、デメリットを解消できない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは2,000円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら ただし、せっかくソフトを導入しても、社員に馴染まなければ意味がありません。そのため、適切にファイル管理ができるかはもちろん、「誰でも簡単に使いこなせるか」を軸に選定することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイル整理のやり方まとめ これまで、パソコンのファイル整理方法を中心にご紹介しました。 ビジネスにおいて、パソコンのファイル整理は業務を円滑に進めるうえで重要です。パソコン内のファイルを常に最新に保ち、必要な情報を素早く見つけるには、日ごろから「適切なファイルの命名」「不要なデータの削除」を実践することが重要です。 しかし、パソコン本体でのファイル管理は、情報が増えるにつれ煩雑になり、次第に放置されてしまいます。そこで、「誰でも簡単に使えるクラウド型ITツール」でファイルを保管すれば、面倒な設定なしで情報管理できるうえ、パソコンの容量も重くなりません。 したがって、ファイル管理には、誰でも簡単にファイル整理でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル整理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

カスタマーサポートやインサイドセールスなどの複数人でメールを管理する部門において、メールを共有するための仕組みは必須です。個人ではなく複数人で受信したメールを共有すれば、対応の属人化を防げます。 しかし、「メールを共有する仕組みをつくるのに、どうすればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介します。 部署内でメールを共有できていないことでトラブルが起きている Gmailやoutlookに届いたメールを共有する手順を教えてほしい メールに含まれる情報が、部署内で確実に共有されるようにしたい という方はこの記事を参考にすると、Gmailやoutlookでメール共有する方法がわかるほか、複数人でメールを共有するのに最適な環境を整備できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 メール共有とは2 メールを共有するメリット2点2.1 （1）対応漏れを防止できる2.2 （2）やりとりの履歴が社内に残る3 メール共有が求められる仕事とは3.1 カスタマーサポート3.2 インサイドセールス4 メールの共有方法5 ＜Gmail＞での共有方法5.1 （1）メールアカウントを共有する5.2 （2）共同トレイを有効にする5.3 （3）メールを委任する5.4 （4）チームアドレスを作成する6 ＜Outlook＞での共有方法7 【必見】メール共有を効率化するおすすめのアプリ7.1 メールの内容を簡単に社内へ共有できる「ナレカン」8 【注意】メール共有システムの選定ポイント8.1 （1）マルチデバイス対応か8.2 （2）テーマごとに管理できるか8.3 （3）情報共有しやすいか9 メール共有のメリットや共有方法まとめ メール共有とは メール共有とは、複数人で同じメールを共有することです。共有する手段としては「個人宛てに届いたメールを手動で転送する方法」と「複数人で一つのアドレスを共有する方法」があります。 企業でのお問い合わせは、一つのメールアドレスに集中する傾向にあり、そのすべてに返信する必要があります。しかし、担当者が他の業務で忙しかったり不在だったりして対応が遅れると、クライアントとのトラブルに発展してしまいます。 そのため、受信したメールを複数人が共有できる環境を整えることで、迅速な対応ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールを共有するメリット2点 ここでは、メールを共有して得られるメリットを2点ご紹介します。自社でメールを共有する仕組みが整っていないと業務が停滞する恐れがあるので、以下のメリットを踏まえて対策を検討しましょう。 （1）対応漏れを防止できる メールの共有は、対応漏れの防止にもつながります。 メールのやりとりが属人化している場合、万が一に担当者が不在になったとき、対応が遅れてトラブルに発展しかねません。そこで、メールを適切に共有すれば、ほかのメンバーがフォローしやすくなるだけでなく、二重対応などのミスを防げるのです。 さらに、対応ミスが起きた場合も、共有しているメールから原因や責任の所在を調べやすくなります。 （2）やりとりの履歴が社内に残る メールを共有すると、やりとりの履歴が社内に残る点がメリットです。 メール履歴が残れば、担当者以外の社員もメール対応の情報をさかのぼれるので、同じような問い合わせがあったときにほかのメンバーが参考にできます。また、自身が担当でない問い合わせに関する進捗を把握できるので、安心して自身の業務に取り組めます。 以上のように、メールを共有することで、社員全体の顧客対応スキルの均一化にも効果的なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール共有が求められる仕事とは ここでは、メールを共有すべき人の特徴を2つご紹介します。以下に当てはまる場合は、業務をスムーズに進めるためにメール共有を取り入れましょう。 カスタマーサポート カスタマーサポートのように、複数人で問い合わせ対応に取り組む人は、メール共有を活用しましょう。 顧客満足度を高めるうえで、スピーディーな問い合わせ対応は重要です。しかし、複数人で対応する場合は、連絡を重複させないために「問い合わせ管理」の方法を工夫する必要があります。 そこで、メールを共有すると、ほかの人が既に対応しているかを確かめられるので、業務の円滑化につながるのです。 インサイドセールス インサイドセールスのように、メンバーの進捗を把握したい人も、メール共有の利用が便利です。 インサイドセールスでは、潜在顧客への適切なアプローチが求められます。そのため、どのようなアプローチによって、成功/失敗したのかを記録しておき、今後に向けて改善していく必要があるのです。 そこで、顧客とのメールのやりとりを共有していくことで、第三者目線でのレビューがもらえたりチーム全体のトークスクリプトの見直しにつながったりするのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールの共有方法 メールを共有するには、以下の4つの方法があります。 CCによる共有（メール転送） 1つ目は、CCによる共有（メール転送）です。CCとは、「念のため確認して欲しい受信者」にもメールを送信する機能です。ただし、原則としてCCは1人とされているので、簡易的な情報共有の場合のみ、この方法を活用しましょう。 メーリングリストの活用 2つ目は、メーリングリストの活用です。メーリングリスト宛てにメールを送信すれば、リストに入っているメンバー全員にメールを一斉送信できます。ただし、その後誰が対応したかは判別できないので、二重対応の恐れがあるのです。 Webメールの利用 3つ目は、Webメールの利用です。Webメールは、Gmailの「共同トレイ」や、Outlookの「共有メールボックス」といった、ブラウザ上でメールを共有できるサービスです。ただし、使い方が複雑で、情報を整理しきれない恐れがあります。 ツールの導入 4つ目は、ツールの導入です。受信したメールの情報を自動転送したり、コピー&ペーストしたりして、任意のメンバーに共有できます。送信者ごとに分けて、メール情報を管理できる点がメリットです。 LINEでメールを共有する 5つ目は、LINEでメールを共有するやり方です。メールアプリで受信したメールをLINEに転送することができます。しかし、LINEで共有すると、他の情報と混ざって流れてしまう可能性があるため注意しましょう。 以上の方法でメール情報を共有できますが、「cc」「メーリングリスト」「Webメール」「LINE共有」には、それぞれデメリットもあるのです。 したがって、メール情報をフォルダで整理できる「ツールの導入」が最適です。たとえば、「ナレカン」のような、メール情報の共有・管理に過不足なく機能が備わっているツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Gmail＞での共有方法 ここでは、Gmailでのメール共有方法を紹介します。以下の手順に沿って対応すると、簡単にメールを共有可能です。 （1）メールアカウントを共有する 複数のユーザーが「ユーザー名」と「パスワード」を共有して同じアカウントを使用することで、メールを共有できます。 ただし、Googleアカウントは1人のユーザーによる使用が目的とされています。そのため、本人確認または質問が表示され、質問に答えられない場合は、アカウントが使用できなくなってしまう場合があるのです。 以上から、複数人でのアカウント共有はビジネスでは不向きな可能性があるので、注意が必要です。 参考：Google Workspace 管理者ヘルプ｜ユーザー間でアカウントを共有しない （2）共同トレイを有効にする 共同トレイは、代表メールアドレスを複数名で使い、対応を担当者に振り分けたり、複数メンバーでメールを共有したりする場合に便利です。 操作方法は、大きく「共同トレイ機能を有効にする」「メールを共有する」の2ステップに分かれます。 ＜共同トレイ機能を有効にする＞ まず、Google グループにログインします。 [グループ設定]タブをクリックします。 「追加の Google グループ機能を有効にする」の[共同トレイ]にチェックを入れて、[変更を保存]を押します。 ＜メールを共有する＞ 共有したいメールを選択します。 [他のユーザーに割り当てる]をクリックします。 割り当てたいメンバーのアドレス・名前を入力します。 参考：Google Workspace ラーニングセンター｜グループを共同トレイとして使用する （3）メールを委任する Gmailでメール委任をするには、共通メールアドレスを作成して、以下の方法でアクセス権限をメンバーに付与します。 Gmailを開き、右上の歯車アイコンから[すべての設定を表示]をクリックします。 [アカウント]タブをクリックします。 用途に合わせて[他のメールアドレスを追加]もしくは、[メールアカウントを追加する]をクリックします。 共有したいアドレス・アカウントを入力して、[次へ]を押します。 相手のユーザー名やパスワードを入力します。 相手がアクセスを許可します。 Gmailは組織的に利用すると、最大1000人までメールを共有できます。ただし、追加するメールアドレスのドメインはgmail.comでなければ対応できません。 参考：Gmail ヘルプ｜メールを委任する、メールで共同作業する （4）チームアドレスを作成する メールを共有する方法として、部署やチームで専用アドレスを作成するのも有効です。 ます、こちらの「Google グループ」にログインします。 次に、画面上部にある[+グループを作成する]ボタンをクリックします。 以下の画面が表示されるので、それぞれに情報を入力します。 [グループを作成する]を押せば、アドレスの作成は完了です。 最後に、共有したいユーザーを招待しましょう。 ただし、グループアドレスを作成できるのは、ユーザーの権限が「管理者」以上になる点に注意しましょう。 参考：Gmail ヘルプ｜メールを委任する、メールで共同作業する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Outlook＞での共有方法 Outlookでは「共有メールボックス」を作成し、共有するユーザーを追加します。ユーザーの追加方法は以下の通りです。 管理者アカウントでログインします。 管理センターで[チームとグループ]をクリックして、「共有メールボックス」ページへ移動します。 [+共有メールボックスを追加]をクリックします。 メールボックスの名前を入力して、[変更を保存]をクリックします。 [次のステップ][このメールボックスにメンバーを追加する]をクリックします。 [メンバーの追加]をクリックして、共有するメンバーにチェックをつけます。 [閉じる]をクリックします。 Outlookでメールを共有すると、全体のタスクや予定表なども閲覧できるようになります。しかし、Outlookでは一人がメールを開封すると全員のデバイスで既読となるので、対応漏れに注意が必要です。 参考：グループを作成し、グループ設定を選択する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】メール共有を効率化するおすすめのアプリ 以下では、複数人でメール共有するのに最適の方法を紹介します。 Gmailやoutlookに届いたメールのやりとりは設定さえすれば、複数人と共有することができます。しかし、共有した後に、担当者を割り振ったりや対応方法を確認したりするのにやりとりが溜まっていくため、必要な情報が埋もれるリスクが高いです。 また、メール内の文面は検索しづらく、必要な情報をすぐに振り返るのは困難です。そのため、複数人でメールを共有しつつ管理まで徹底するために、情報共有に特化したITツールを活用しましょう。 結論、メールを複数人で共有するには、「メール転送機能」を備えており、かつ「超高精度の検索機能」を備えたツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、設定したアドレスからのメールを自動転送できるうえ、記事に紐づく「コメント」で細かなやりとりをすれば、メンバー間の情報共有が円滑になります。また、平均0.2秒の高速検索によって、過去のメールの内容も簡単に振り返れるので、社内ナレッジとして活用できます。 メールの内容を簡単に社内へ共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】メール共有システムの選定ポイント メール共有を円滑に進めるには、以下の2つのポイントに注意してシステムの導入を検討しましょう。 （1）マルチデバイス対応か まず、メール共有システムを選ぶうえで、「マルチデバイスに対応しているか」は重要な要素になります。 複数のデバイスからアクセスできれば、「スマホで下書きしたメールをPCで送信する」「外出先でパソコンが開けなくてもメールが確認できる」といったメリットが得られます。とくに、オフィスと現場を行き来することが多い方には最適です。 以上のことから、複数のデバイスに対応している共有システムを使えば、メール内容をいつでも把握できるので業務効率化につながるのです。 （2）テーマごとに管理できるか 次に、共有したメールを、テーマごとに管理できるかも重要なポイントです。 共有されたメールは適切に管理していかなければ、ほかのメールに埋もれて見落すことになりかねません。その結果、「対応依頼に気づけなかった」「自分だけ情報を把握できていなかった」という状態を招き、ほかのメンバーからの信頼を失ってしまいます。 そのため、メールを確認したら、すぐに受信トレイを振り分けて、メールの見落としを防ぎましょう。ただし、1通1通手作業で対応していくのは面倒なため、あらかじめ指定フォルダに振り分けられる「ナレカン」のようなツールを活用するのがおすすめです。 （3）情報共有しやすいか 最後に、情報共有のしやすさも考慮して選びましょう。 たとえば、問い合わせメールの場合、「誰が対応していくのか」「どのように対応していくのか」をチーム内で決めていく必要があります。このとき、メール上でのやりとりがかさむと、元となるメールの内容を振り返りづらくなってしまいます。 また、メールでは、チャットのようなテンポの速いやりとりをしていくのが難しいです。そのため、GmailやOutlookでメールを共有する手段ではなく、直接情報を書き込んだりメッセージ機能が備わったリしたITツールの導入を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール共有のメリットや共有方法まとめ これまで、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介しました。 メールを共有すると、やりとりの履歴が残るので「属人化の防止」や「対応ミスの予防」につながります。しかし、GmailやOutlookなどで共有すると、操作手順が多くメールや対応履歴の管理が煩雑になりがちです。 そこで、「メールだけでなく対応履歴もすべて残せるITツール」の活用が求められます。ただし、目的のメールをすぐに確認できるように検索性に優れたツールを導入すべきです。 結論、社内の情報管理・共有には、わずかな工数でメールを共有できるうえ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的なメール共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

売上目標の達成度や売上推移を管理すると、売上が上下する要因が明確になります。そのため、売上低迷に対する解決策や改善点が見つけやすくなり、今後の売上アップにつながるのです。 しかし、「自社に適した売上管理の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、売上管理に必要な項目やコツ、おすすめのツールを中心にご紹介します。 売上管理の方法を知り、自社の売上向上につなげたい 自社の売上管理が上手くできていない 簡単に売上を管理できるツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、売上管理のコツやおすすめツールが分かり、自社に合った管理方法が見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 売上管理とは1.1 売上管理の目的1.2 売上管理の項目2 売上管理するときの3つのコツとは2.1 （1）入力方法を統一する2.2 （2）過去の売上管理と比較する2.3 （3）ツールを利用する3 売上管理に使用されるツールと注意点とは3.1 Excelで売上管理表を作る3.2 会計ソフトで売上を管理する3.3 SFA/CRMで売上を分析する4 【必見】売上管理に最もおすすめのツール4.1 誰でも簡単に売上管理を実現できる「ナレカン」5 売上管理アプリの選定ポイント3選5.1 業種・業態に適しているか5.2 事業規模と合っているか5.3 簡単に使えるか6 売上管理のコツやおすすめのツールまとめ 売上管理とは 売上管理とは、企業の売上情報をまとめて記録し、分析する作業を指します。以下では、売上管理の目的と項目を解説します。 売上管理の目的 売上管理は、売上情報を把握し、売上向上に役立てることを目的としています。 売上情報を記録し続けると、日次・月次・年次の売上推移が見える化します。その結果、売上が下がる月や季節の傾向が明確になり、改善策が見つかりやすくなるのです。 また、売上管理をすると、企業が月や年単位で立てる売上目標の達成率が分かります。そのため、既存の売上目標が適切であるかを簡単に判断でき、目標数値の見直しにも役立つのです。 このように、売上管理は業務内容や売上目標の改善点を洗い出し、企業の売上アップに貢献するのです。 売上管理の項目 売上管理をするときには、以下の項目を確認しましょう。 売上高 売上目標の達成率 前月/前年比 仕入れ原価 売上高や目標達成率はもちろん、前月/前年比を記録すると、現在の施策が有効か判断できます。また、仕入れ原価を記録して、粗利を確認するのも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理するときの3つのコツとは ここでは、売上管理をするときの3つのコツを紹介します。売上アップを実現するには、以下のコツを把握して適切に売上を管理する必要があります。 （1）入力方法を統一する 売上管理のコツのひとつは、入力方法を統一することです。 入力方法が異なると、データの比較がしづらくなり、過去の売上との比較が困難になります。そのため、売上管理をするときには、テンプレートの活用や入力ルールの策定を通して、入力方法を統一する必要があるのです。 たとえば、テンプレートを使うと、書式作成の手間が省けるうえに入力方法も統一されます。また、入力すべき情報が簡単に分かるので、入力作業の属人化も防げます。 （2）過去の売上管理と比較する 売上アップを実現するには、過去の売上管理と定期的に比較する必要があります。 たとえば、「先月と今月で売上に差が出た要因」や「過去の施策が失敗した原因」は、過去の情報と比較することで明確になります。比較を通して、今後の売上向上に必要な要素がわかるようになるのです。 ただし、時間の経過とともに増加する売上情報は、管理に手間がかかって面倒です。そのため、誰でも簡単に情報を管理できる「ナレカン」のようなツールで、面倒な作業を省く方法がおすすめです。 （3）ツールを利用する ツールを利用すると、売上情報のスムーズな管理・共有が実現します。 目標達成を共有してメンバーのモチベーションを高めたり、社内全体で業務を改善したりするためにも、売上情報の共有は必須といえます。 しかし、紙の場合、売上情報を記録するごとに書類が増え続けるので、欲しい情報をすぐに見つけることができません。また、メンバーへの共有にほかの連絡手段を介する必要があるので、手間がかかります。 そこで、情報共有ツールを使えば、記載した売上管理の内容をスムーズに共有することができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理に使用されるツールと注意点とは ここでは、売上管理に使用されるツールと注意点を紹介します。自社に最適なツールを選ぶには、以下の注意点を考慮してそれぞれを比較検討しましょう。 Excelで売上管理表を作る 簡単に始められる方法として、Excelでの売上管理表作成が挙げられます。 関数を使って面倒な計算を省きながら、表形式で見やすい管理表を作ることができます。また、導入入コストがかからないため、手軽に始められる点がメリットです。 ただし、ファイルの管理・共有に手間がかかる点に注意しなければなりません。売上管理は日々の売上情報を記録するので、ファイル数が膨大になり、管理が困難になるのです。 会計ソフトで売上を管理する 会計ソフトも売上管理の一般的な方法です。 会計ソフトを使えば、入力や計算のミスを防止しながら管理できます。また、多くのソフトはグラフやレポートを自動的に作成する機能も備えており、効率的な売上管理が実現します。 ただし、利用料金がかかるうえ、機能を使いこなすためには十分な教育が必須です。そのため、会計ソフトを使いこなせるメンバーが限定され、入力作業が属人化するケースも考えられます。 SFA/CRMで売上を分析する CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）も売上管理によく使用されます。 CRMやSFAを使うと、売上情報を顧客の個人情報や購入履歴とまとめて管理できます。そのため、売上情報のより詳細な分析が可能になるのです。 ただし、売上管理以外の機能も充実している分、利用料金が比較的高価だと言えます。さらに、多機能なツールでは操作が難しく、社員が使いこなせないリスクもあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】売上管理に最もおすすめのツール 以下では、誰でも簡単に売上管理ができるツールをご紹介します。 自社に適した売上管理の方法が分からない場合には、「情報管理ツールの導入」がおすすめです。Excelや会計ソフト等のツールは、売上管理や分析に便利である一方で、社内への情報共有や連絡には別のツールが必須となり面倒です。 そのため、売上の管理をしながら、情報を社内に共有できるツールを導入しましょう。売上管理からわかる売上向上の要因や改善策を共有すれば、社員のモチベーションを高めたり、社内全体の業務改善にもつながるのです。 したがって、売上管理には、社内の売上管理から得た情報を簡単に社内に共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「記事」に売上などのあらゆる情報を保存し、リアルタイムで社員に共有可能です。また、「ファイル内検索機能」でファイルの中身まで情報を検索できるので、Excelで管理した売上情報も、必要なときにすぐに見つけられます。 誰でも簡単に売上管理を実現できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理アプリの選定ポイント3選 以下では、売上管理アプリの選定ポイント3選をご紹介します。ポイントを抑えて自社に最適なアプリを導入しましょう。 業種・業態に適しているか 1つ目の選定ポイントは「業種・業態に適しているか」です。 業種や業態によって、売上管理の際に必要な機能や適した管理方法は異なります。たとえば、サービス業ではPOSシステムとの連携機能、製造業では在庫管理などの機能があると便利です。 したがって、自社の売上管理に必要な機能が過不足なく揃っているかを確認したうえで選定しましょう。 事業規模と合っているか 2つ目の選定ポイントは「事業規模と合っているか」です。 管理する事業の規模や利用頻度によって、最適なアプリは異なります。たとえば、小規模事業の場合は、Excelでの管理で十分な場合がある一方で、大規模事業の場合は専用のアプリでなければ最適な管理ができない場合もあります。 そのため、自社の事業規模を考慮したうえで選定しましょう。 簡単に使えるか 3つ目の選定ポイントは「簡単に使えるか」です。 多機能なツールは、使いこなせると業務効率化に役立つ一方で、慣れるまでに教育コストがかかったり、特定の社員しか使いこなせなくなったりする恐れがあります。 したがって、社員全員が簡単に使えるツールを選び、教育コストを削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理のコツやおすすめのツールまとめ これまで、売上管理のコツやおすすめのツールを中心にご紹介しました。 売上管理は、社内の売上向上に必須の業務です。そして、管理で得た情報を業務に活かすには、売上情報を単に記録するだけでなく、社内に共有して業務改善につなげることが重要です。 しかし、紙やExcelでは共有に手間がかかるうえ、CRMなどは多機能なので操作が難しく、社内に浸透しません。そこで、「誰でも簡単に情報の共有・確認ができるツール」が必須なのです。 結論、売上管理にはスムーズな売上情報の管理・共有を実現するツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、売上管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ファイル共有を効率化するには、フォルダ管理のやり方が適切でなければなりません。そこで「共有フォルダに関する社内ルール」が決められていると、管理しやすくなります。 しかし、どのようなルールを定めれば「フォルダが煩雑にならないか」「ファイル共有が効率化するか」わからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、共有フォルダ・ファイルの整理で策定すべきルールを中心に解説します。 共有フォルダがぐちゃぐちゃな状態で構成されている 共有フォルダを整理するためのルールを定義したい 社内のファイル管理に適した環境をつくりたい という担当者の方は本記事を参考にすると、効果的なフォルダ共有のルールを理解しながら、円滑なファイル管理を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 企業のフォルダ管理における課題点1.1 （1）フォルダ名がバラバラで情報を探せない1.2 （2）階層が深すぎて業務効率が低下する1.3 （3）情報が更新されず陳腐化してしまう2 共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット2.1 （1）ファイルの煩雑化を防ぐ2.2 （2）容量を削減できる2.3 （3）情報の安全性を高める3 ファイル活用に直結！共有フォルダの整理に必須な5つの運用ルール3.1 （1）フォルダは2~3階層で管理する3.2 （2）フォルダ名に連番をつける3.3 （3）保有期限を定めて管理する3.4 （4）アクセス権限を設定する3.5 （5）バックアップの保存場所を決める4 Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット4.1 （1）確認するのに工数がかかる4.2 （2）目的の情報を見つけづらい5 【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法5.1 社内のあらゆる情報を記事形式で管理・共有できる「ナレカン」5.2 画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例6 会社でファイルサーバーを運用するときのルール6.1 （1）定期的にファイルサーバーを確認する6.2 （2）運用マニュアルを作成する6.3 （3）状況に応じてルールを変える7 ルールだけじゃだめ？適切な共有フォルダの整理の進め方とは8 共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ 企業のフォルダ管理における課題点 昨今の情報社会では、年々増えていくフォルダの管理に苦戦を強いられている企業も少なくありません。そのため、今一度自社が直面している課題を振り返っておきましょう。 （1）フォルダ名がバラバラで情報を探せない 正しい運用ルールでフォルダを構成できていない環境下では、当該ファイルをすぐに探すことができません。 たとえば、以下のように定例会議に関するフォルダの名前が統一されていない場合、検索機能を使っても定例会議のフォルダ全てを探すことができなくなってしまいます。 その結果、認識の食い違いが生じたり、迅速な対応ができなかったりして、業務に支障をきたしてしまうのです。よって、視覚的に分かりやすい情報構造で、ファイル共有できる環境を整えることが必要です。 （2）階層が深すぎて業務効率が低下する フォルダの階層が深すぎて、該当のフォルダが見つからないことは企業にとって大きな課題となります。 人間が直感的に把握できる階層は3階層程度であり、フォルダが階層化されすぎていると必要な情報がどこにあるのかがわかりません。また、ファイル名のルールも決まっていなければ検索でも情報が見つけづらくなります。 よってフォルダの階層化ルールを作成し、メンバー全員が必要な情報に即アクセスできるようにしましょう。 （3）情報が更新されず陳腐化してしまう 情報の陳腐化もフォルダ管理で抱える問題の一つです。 社内では多くのフォルダが保存されるため、情報が更新されず古い情報が残ったり、似た情報が多く保存されたりする恐れがあります。よって、どれが正しいものかわからなくなったり情報を精査するのに時間を要したりするなどのトラブルが発生しかねません。 したがって、常に正確で新しい情報が社内に共有されるような環境を作ることが重要です。たとえば、「ナレカン」ならAIは類似したり陳腐化したりする情報を自動検知できるので、メンバーが混乱せずに常に確実でフレッシュなデータを利用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット 以下では、共有フォルダを構成するにあたって、運用ルールをつくるメリットを3つ紹介します。「運用ルール」が全社に浸透していれば、以下のメリットが得られるので必見です。 （1）ファイルの煩雑化を防ぐ 1つ目に、フォルダ共有のルールをつくることでファイルの煩雑化を防げます。 たとえば、ファイルの保存先（フォルダ）を個人の判断で決めてしまうと、ほかのメンバーも似たようなフォルダをつくってしまい、ファイルが分散してしまいます。また、むやみやたらにフォルダが作られて、構造がぐちゃぐちゃになるケースも少なくありません。 そこで、「カテゴリ別にフォルダを階層化する」「特定のメンバーのみフォルダを作成する」などのルールがあれば、ファイルが分散する事態を防げるのです。 （2）容量を削減できる 2つ目に、ファイル共有のルールをつくることで、不要なファイルの取り扱いが明確になるので、容量を節約できます。 使わないファイルをフォルダから削除せずに放置しておくと、容量を圧迫してしまいます。ほかにも、古いファイルがあることにより最新のファイルが分からなくなってしまったり、PC動作が重くなってしまったりする原因になるのです。 そのため、「一定期間使用していない古いファイルは削除する」「古いバージョンのファイルはアーカイブ」するなどのルールを設けて、ファイルへとアクセスしやすい環境をつくりましょう。 （3）情報の安全性を高める 3つ目に、共有フォルダのルールがあることで、情報の安全性も高められます。 たとえば、フォルダごとにアクセス権限を設定して、特定の管理者のみにアクセス権限を与えれば「誤って重要なファイルを削除してしまう」「不正にダウンロードされる」などのトラブルを防げるのです。 ただし、権限の設定に工数がかかると「権限を付与するだけ」でも負担になってしまいます。そこで、わずかな操作で「管理者」がメンバーの閲覧権を自由に設定でき、編集・削除を制限できる「ナレカン」のようなツールがあれば、全社でスムーズに運用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル活用に直結！共有フォルダの整理に必須な5つの運用ルール 以下では、共有フォルダ・ファイルの整理に必須の4つの「運用ルール」を紹介します。すべてのルールを一度にそのまま反映させるのではなく、自社の運用に合わせてアレンジしながら運用しましょう。 （1）フォルダは2~3階層で管理する 1つ目の運用ルールは、フォルダを整理するには「どこに何の情報が保存されているか」を明確にルール化する必要があります。 社内で共有フォルダを作成する場合、部署や担当者ごとに階層で分けることで、見やすく整理できます。また、一般的には以下の図のような2～3階層までが良いとされているものの、自社の情報量に合わせて階層構造を決めていくことが大切です。 しかし、「階層を深くしすぎて、かえってアクセス性が悪くなってしまった」というケースも少なくありません。そのため、専属担当者が運用構造の提案をしてくれる「ナレカン」を導入して、適切な階層ルールを定めるのがおすすめです。 （2）フォルダ名に連番をつける 2つ目の運用ルールは、フォルダ名を付けるときは、連番をつけましょう。 たとえば、「01-プロジェクト案」「02-費用」などのようにするとフォルダが連番順に並ぶので、同種の情報にまとまりをつくれます。番号順に並べるポイントは、1桁の番号でも「0」始まりにして2桁で表すことです。 以上のように、冒頭に、半角数字を用いることで「昇順・降順」の並び替えも容易にできるので、フォルダ内が更新された場合でも、見やすい情報構造を保てるのです。 （3）保有期限を定めて管理する 3つ目の運用ルールは、保有期限を定めて管理することです。 どのツールにもストレージ容量が存在するため、ファイルを無制限に保管するのは困難です。一定数アクセスされないようなフォルダが残っていると、容量を圧迫したり、必要なファイルを埋もれさせてしまったりとデメリットがあります。 そのため、終了したプロジェクトなどの情報は、アーカイブ（目立たない場所へ移動させる機能）を利用する方法が有効です。アーカイブは、削除とは異なり保管場所を移すだけなので、あとから見返すことができるのです。 （4）アクセス権限を設定する 4つ目の運用ルールとして、ファイルやフォルダのアクセス権限の設定は欠かせません。 企業で取り扱うファイルやフォルダには機密情報も含まれるので、セキュリティが低下しないように注意して保管する必要があります。一方、セキュリティに関するルールを徹底しておけば、非関係者による情報漏えいや文書改ざんのリスク低減に寄与します。 さらに、閲覧可能なフォルダを制限しておくと、社外への情報共有でも共有するフォルダを限定公開できることから、アクセス権限の設定はビジネスにおいては必須です。 （5）バックアップの保存場所を決める 5つ目の運用ルールは、バックアップの保存場所を定めておくことです。 バックアップが取れていなければ、万が一に自然災害などが起きた場合に、すべての「情報資産」が消滅してしまいます。また、バックアップファイルの保存先はサーバー自体やクラウド上などさまざまなため、メンバー間で統一されていなければ復元に時間を要してしまいます。 そのため、どこに保存するかを含めて、あらかじめルールとして決めておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット ここでは、Excel・Wordといったファイル形式で情報を管理するデメリットを解説します。情報管理にファイル形式を使用している方は要注意です。 （1）確認するのに工数がかかる ファイル形式での情報管理は、中身を確認するのに工数がかかるというデメリットがあります。 ファイルで情報を管理している場合、中身を確認するためにいちいち開く手間がかかるため、業務を進めるなかでストレスを感じやすいです。加えて、ファイルに情報を残しても、すぐに振り返ったり更新したりできないため、情報が陳腐化してしまうのです。 このように、ファイル形式で情報を管理するやり方は、業務効率を大幅に下げてしまう可能性があるため注意しましょう。 （2）目的の情報を見つけづらい 目的の情報を見つけづらい点もデメリットです。 ExcelやWordなどのファイル形式は、タイトルで検索できても、中身まではわかりません。そのため、名前・ナンバリングのつけ方のルールを策定しても「目的の情報がどこに書かれているのか見つからない」という課題は解消できないのです。 ただし、検索性の優れたITツールを活用することで、情報が見つからない課題は解決できます。たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」では、ファイル内はもちろん、画像内のテキストにまでキーワードを絞って探すことが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法 以下では、共有フォルダの作成・管理に最適な方法を解説します。 社内でファイルを共有するルールがないと、情報を探すのに時間がかかってしまい効率的に業務をこなすのが困難になります。そのため、情報の保管場所と保管方法を統一し、ナレッジをまとめることができるツールが必要です。 しかし、ファイルの数が多くなってしまうビジネスシーンでは、高精度な検索機能があるツールでないと、膨大な情報の中から必要な情報を取り出せません。よって、ファイルを含むあらゆる情報を一元管理でき、すばやく情報を検索できるツールを導入すべきです。 結論、自社が導入すべきは、瞬時に情報を探し出し、気軽に確認できる情報管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」形式で情報を管理できるうえ、多階層に整理できる「フォルダ」ごとにアクセス権をコントロールして情報を管理可能です。また、超高精度の検索機能では「ファイル名」で絞り込みも可能なので、必要な情報にサクサクたどり着けます。 社内のあらゆる情報を記事形式で管理・共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例 親フォルダを作成するときに、冒頭に番号を振ると整理しやすいです。 親フォルダの配下には、子・孫フォルダというように自由に階層を設計できます。 各フォルダ内には「記事形式」で情報を蓄積できるので、ファイルを開く手間がありません。 このように、「ナレカン」は多階層でのフォルダ管理が可能なため、ファイルを簡単に整理できるほか、目的の情報へスムーズにアクセスが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会社でファイルサーバーを運用するときのルール フォルダを整理するためには、ルールの策定だけでなく、ファイルサーバーが正しく運用できるところまで考える必要があります。したがって、以下で説明するファイルサーバーの運用ルールも併せて押さえましょう。 （1）定期的にファイルサーバーを確認する まずは、定期的にファイルサーバーを確認しましょう。 具体的には、フォルダ構成や容量、アクセス権の付与状況などを確認します。たとえば、実際に運用しているとアクセス権が必要な社員に付与されていなかったり、退職した社員にアクセス権が残っていたりすることもあるのです。 したがって、定期的にチェックしてその項目も洗い出しておくと、運用がスムーズになります。 （2）運用マニュアルを作成する 次に、策定したルールをまとめた運用マニュアルを作成しましょう。 あらゆるファイルが社内に点在している場合、社員一人ひとりがファイル管理のルールを徹底しなければ、最終的に誰かが整理することになりかねません。さらに、完璧なルールを設けても守られなければ意味がないので、社内に浸透する形で残しておくべきです。 そこで、ファイル管理のルールは口頭ではなく、いつでも確認できるようにマニュアル化しましょう。たとえば、マニュアルの作成・管理・共有を一元化できる「ナレカン」であれば、策定したルールを社内に周知させられます。 （3）状況に応じてルールを変える 最後に、ファイル管理のルールは実際の業務に合わせて適宜更新しましょう。 策定した管理ルールに従って運用すると「ファイル管理が面倒になった」など、逆に業務効率が下がるということもあります。その場合は、「どのような点に不便さを感じるのか」などを現場でヒアリングして、すぐに管理ルールを更新するのがおすすめです。 一方で、更新前の管理ルールも残しておく必要があるため、ファイルをコピーして古い管理ルールを別途保存しましょう。ファイルが増えて管理が煩雑になるのを回避したい場合は、編集履歴から過去のバージョンをすべて確認できるITツールの導入がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ルールだけじゃだめ？適切な共有フォルダの整理の進め方とは 散乱しているファイルを共有フォルダに分類し整理していくには以下の手順が必要です。これからファイル整理を進めようとしている方は下記の流れに従って実行しましょう。 現状を把握する どのようなファイルやフォルダが存在するかを確認します。また、関係者にヒアリングをして重要なファイルと不要なファイルも把握しておきます。 ファイルの分類ルールを策定する 「プロジェクト別」や「部署別」といったようにどのようなカテゴリーで分類するかを決定します。ファイルの命名ルールや保存期間、アクセス権限等についても話し合いましょう。 ファイルをフォルダ別に分類する 決められたルールに沿ってファイルをフォルダに移動してきます。重複しているファイルは削除したり、古いファイルはアーカイブに移したりなどします。 従業員へ周知させる 整理後のフォルダの構成やファイルに関するルールを社内で共有します。ここで周知を徹底しなければ、再び整理する手間がかかってしまうので注意しましょう。 定期的な見直しを実施する 定期的にフォルダを見直し、適切に運用されているかチェックしましょう。もし課題や問題点が見つかった場合は適宜改善を重ねていきましょう。 以上のように、ルールを策定しても、ルールが社内で浸透しなかったり、ツールの使い勝手が悪かったりなどの問題が生じることがあります。そのため、「ナレカン」　のような作成から共有まで完結する誰でも使いやすいツールかを重視しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ ここまで、共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールを中心に説明しました。 共有フォルダやファイル管理のルールを策定すれば「目的の情報を見つけやすくなる」「無駄な容量を削減できる」「セキュリティの問題を抑えられる」といったメリットがあります。したがって、名称ルールや保管ルールを設ける必要があるのです。 しかし、ルールが決められていたとしても、WordやExcelでは、管理が煩雑化してしまう可能性もあるのです。そこで、「専属担当者によるフォルダの設計支援があり、検索性が高いツール」を使えば、ストレスのないフォルダ管理が実現します。 結論、ファイル管理には、多階層の「フォルダ」と超高精度の「検索機能」で目的の情報に即アクセスできるナレッジ管理ツール『ナレカン』が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、効率的なフォルダ管理・ファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介

多くの企業では、KPT法による振り返りを実施することで、次のアクションにつなげています。しかし、ただ実施するだけでは「継続すべき点」や「改善点」を十分に抽出できません。 とはいえ、「KPT法を成功させるための仕組みを整えたいが、具体的な策が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、KPTの作成手順や無料で使えるテンプレートを中心にご紹介します。 KPTの意味や目的・作成方法を知りたい KPTをテンプレートやフォーマットを使用して作成したい KPTを業務に活用しやすくする管理方法を探している という方はこの記事を参考にすると、KPT法を成功させるコツが分かり、プロジェクトの計画や振り返りがスムーズにできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 KPT法（KPT分析）とは1.1 KPTの意味1.2 KPTの目的1.3 KPTとYWTの違い2 【KPTシート画像付き】KPTの作成方法3 KPT法を成功させる4つのコツ3.1 （1）意見を交わしやすい環境を作る3.2 （2）すぐに見返せるようにする3.3 （3）テンプレートを活用する3.4 （4）KPT実施による効果を振り返る4 無料で使えるKPTのテンプレート3選4.1 PowerPoint｜企画書・提案書テンプレート4.2 PowerPoint｜シンプルなデザインのKPTテンプレート4.3 Excel｜プロジェクトを振り返れるテンプレート5 KPT法を活用するときの欠点とは5.1 改善点のみを重要視してしまう5.2 同調する心理が生まれやすい5.3 効果が速効性ではない6 【振り返りが簡単】KPTの管理に役立つ情報管理ツール6.1 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」6.2 ナレカンを使った管理例7 KPTの作成手順や成功のコツまとめ KPT法（KPT分析）とは ここでは、KPTの意味や目的について解説します。KPT法と似たフレームワークである「YWT」との違いも把握して、適切にKPTを実施できるようにしましょう。 KPTの意味 KPTとは「Keep＝継続すること」「Problem＝改善すること」「Try＝新たに挑戦すること」の頭文字をとった言葉です。 KPT法には上記の3つの要素から、プロジェクトの振り返りや今後の指針を決定する役割があります。また、KPT法は結果だけでなく、過程や仕事の進め方にも焦点を当てるため、プロジェクトの全体を詳細に分析できるのが特徴です。 以上のように、KPTには業務を振り返りつつ、今後のプロジェクトを効率よく進められるようになる利点があります。 KPTの目的 KPTを実施する目的は、プロジェクトの状況を客観的に把握し、改善するべき点を明確にすることです。 KPTでは「Keep」と「Problem」を洗い出し、プロジェクトの現状・課題を把握します。そして、改善すべき解題に対しては、「Try」で具体的な解決策の検討・実施し、プロジェクトを改善していきます。 また、KPTは定期的な開催が望ましいです。KPTを定期的に業務の一環として実施することで、”前回検討した解決策が効果的であったか”を振り返れるため、プロジェクトの継続的な改善が期待できます。 KPTとYWTの違い YWTとは、日本能率協会コンサルティング（JMAC）が考案した内省の考え方で、「Y=やったこと」「W=わかったこと」「T=次にやること」の頭文字をとった言葉です。 YWT法の目的は自律的な人の成長を目指すことで、人を主体とした振り返りです。業務を中心とした振り返りだけでは、個性が埋没する恐れがあるため、一人ひとりの内省を通し、次のアクションに活かすための行動が求められます。 したがって、“KPT法”がプロジェクトについての振り返り・分析となる一方、”YWT法”は個人の成長についての振り返り・分析であり、両者は振り返りの主体が異なると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【KPTシート画像付き】KPTの作成方法 KPTの作成手順は以下の通りです。 フレームワークを用意する 「Keep」「Problem」「Try」の3要素に区切ったフレームワークを用意します。フレームワークを書き出すときは、紙やホワイトボード、PowerPoint、ITツールなど、自社に適したものを選びましょう。 「Keep」欄に上手くいった点を書き出す プロジェクトを進めるうえで上手くいった点や、継続したい点を書き出します。Keepに書き出した内容は、次のプロジェクトでも引き続き実施しましょう。 「Problem」欄に課題を書いて分析する 課題に感じた点や見直したい点を書き出して、なぜそのような結果になったのか分析します。さらに、課題に対して各個人が考えた内容もまとめましょう。 「Try」欄に対策を書き出す 「Keep」と「Problem」で出た意見を参考にして、今後の対策や挑戦したいことを書き出しましょう。「Try」で出た施策案については、期限や実行者、施策方法まで具体的に決めておくと、実行まで円滑に進みます。 対策を実行し、振り返りをする 「Try」で決定した対策を実行し、再度振り返りを実施しましょう。次のアクションにつなげられるように、何度も振り返りを実施することが大切です。 以上のように、KPTでは「プロジェクトの良い点や悪い点を洗い出して、解決策を練り、実行して、振り返りをする」という手順を繰り返して進めていきます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPT法を成功させる4つのコツ ここでは、KPT法を成功させるコツを4つご紹介します。ただKPT法を取り入れただけでは課題解決は期待できないため、以下のポイントに注意して取り組みましょう。 （1）意見を交わしやすい環境を作る KPT法を実施するときは、対話を基本とし、メンバー間で多くの意見を交わしながら進めましょう。 KPT法では重大な問題点や効果的な対策を見逃さないために、どのような意見でも受け止める姿勢と意見を発言しやすい環境が大切です。たとえば、グループを複数に分けたり、進行役を決めたりすると個人の意見を取り入れやすくなります。 このように、KPT法を円滑に進めるうえでは「活発な意見交換ができる環境作り」が欠かせません。 （2）すぐに見返せるようにする KPTの内容はその都度保管して、見返せるようにすると便利です。 以前の会議内容を保管しておくと、過去の問題点や改善方法を簡単に見直せるので、改善策を考えるときの参考になります。また、新しいメンバーが加入したときに、これまでの経緯を説明しやすくなるのです。 そのため、KPTの内容はいつでもすぐに見返せるように、会議ごとに整理して保管しましょう。 （3）テンプレートを活用する KPT法を効率よく進めるためにテンプレートを活用しましょう。 KPT法では話し合う内容は毎回異なるものの、必要となる項目は同じです。そこで、あらかじめテンプレートを用意しておくと、フォーマットに沿って会議を進められます。 しかし、テンプレートを活用しても、紙やPowerPointでは情報の更新や共有に時間がかかり不便です。一方、記載した情報がリアルタイムで社内に共有できる「ナレカン」のようなツールを使えば、KPTをスムーズに作成・管理できます。 （4）KPT実施による効果を振り返る KPT法を成功させるために、KPT実施による効果を振り返りましょう。 KPT法は、良かったこと・改善点・対策を話し合い、次に活かすものです。kPT法に基づいて話し合いをして終わりにするのではなく、一度話し合われた内容が実際に実行できたのかまで振り返ると、KPT法の効果が正しく発揮されます。 振り返りやすくするためにも「〇〇プロジェクトについて」など議題を幅広く取るのではなく、テーマを細分化して話し合うと、詳細部分まで振り返れるので効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料で使えるKPTのテンプレート3選 ここでは、無料で使えるKPTのテンプレートを3つご紹介します。KPTの書き方が分からない方は、ダウンロードして活用しましょう。 PowerPoint｜企画書・提案書テンプレート こちらは、「企画書・提案書テンプレートの作り方」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。 「Keep」「Problem」「Try」が分かりやすく区別されており、直観的に使えるのが特徴です。実際に会議で使用するときは、付箋やマーカーペンで項目ごとに色分けをすると、さらに見やすくなります。 企画書・提案書テンプレートの作り方の詳細はこちら PowerPoint｜シンプルなデザインのKPTテンプレート こちらは、「Dolly Blog」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。 こちらも、「Keep」「Problem」「Try」を整理するのに役立ちます。シンプルなデザインなので、簡潔なKPTを作成できるのが特徴です。 Dolly Blogの詳細はこちら Excel｜プロジェクトを振り返れるテンプレート こちらは、「楽しもう Office」が提供する、ExcelのKPTテンプレートです。 フォーマットに沿って数値や文章を入力するだけで、上半期の振り返りができます。また、ガントチャート形式で予定表も作れるので、KPT法による振り返りだけでなく、次期プロジェクトのスケジュールも立てたい方におすすめです。 楽しもう Officeの詳細はこちら テンプレートを活用するとKPT分析を簡単にできますが、作成する度に項目や内容を自社にあわせて書き換える手間がかかります。そこで、一度作成したものをテンプレート化できる「ナレカン」のようなツールを使うと、作成に手間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPT法を活用するときの欠点とは 以下では、KPT法を活用するときの欠点を3つ紹介します。その欠点をどのように補えばいいかも記載しているので参考にしましょう。 改善点のみを重要視してしまう 欠点の1つ目として、改善点のみを重要視してしまう点が挙げられます。 KPT法は、改善点だけでなく良かった点も振り返るためのものです。しかし、実際に振り返るときには事業やプロジェクトの改善点や次回以降の対策が重要視されがちで、良かった点・継続したい点が軽視されてしまう場合があります。 良かった点を継続し、その上で改善策を講じることでより良い事業・プロジェクトを実施できます。振り返りと改善策の考案・実施を分けて考えるようにしましょう。 同調する心理が生まれやすい 欠点の2つ目として、同調する心理が生まれやすい点が挙げられます。 事業やプロジェクトの振り返りでKPT法を用いるとき、他の会議参加者の意見に同調してしまったり、多数派の意見を優先するあまり自分の考えや思いを言い出せないことがあります。これでは、見解に偏りが出てしまい、KPT法を最大限に活かせません。 そのため、会議に進行役（ファシリテーター）を設けましょう。会議に参加している人から平等に意見を引き出せれば、広い視野で振り返りをでき、KPT法を活性化させられます。また、参加者の視点を変えられるような質問を投げかけるのも有効です。 効果が速効性ではない 欠点の3つ目として、効果がすぐに表れない点があります。 KPT法は、実施してすぐに成果を実感できるものではなく、継続的な実施が必要です。たとえば、継続してKPT法を実施するときに、過去に実施したKPT法の内容と比較してP（Problem）を書き出せば、精度が上がり効果が高まっていきます。 したがって、KPT法による振り返りは一回きりで終わりにするのではなく、継続して実施することが大切なのです。したがって、「ナレカン」のように必要な情報にすぐアクセスできるツールを導入し、振り返りやすい仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【振り返りが簡単】KPTの管理に役立つ情報管理ツール 以下では、KPTの管理に役立つ情報管理ツールをご紹介します。 プロジェクトごとのKPT法を活用した振り返りは、業務改善をするうえで欠かせません。ただし、KPT法は継続的な実施が求められるため、すぐに過去のKPTを振り返ることができるように管理しておく必要があります。 そこで、作成したKPTは「検索性に優れたツール」で管理しましょう。高度な検索機能が備わったツールであれば、面倒なファイル管理をすることなく、目的の情報にすぐにアクセスできます。 結論、自社で導入すべきは、目的の情報に即アクセスできる高い検索性を持ち、作成したKPTをナレッジとして一元管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「記事」に、KPTを管理しているファイルを添付でき、テキストも用いて自由にまとめられます。また「添付内ファイル検索」や「プレビュー機能」で、ファイルを開封しなくても必要な情報をすぐに見つけられるのです。 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った管理例 ナレカンでは、以下のように、画像内検索やファイル内検索によって、目的のKPTに即座にアクセスすることができます。 このように、ナレカンを使えば、作成したKPTをすぐに取り出せるナレッジとして管理できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPTの作成手順や成功のコツまとめ これまで、KPT法の手順や成功のコツを中心にご紹介しました。 KPT法でプロジェクトの振り返りをするとき、テンプレートを活用すれば、フォーマットに沿ってスムーズに内容を書き出せます。しかし、紙やExcel・PowerPointで記録すると、保管場所が分かりづらくなり、振り返りに手間がかかってしまうのです。 そこで、「ファイル管理ができて振り返りがしやすいITツール」を導入してKPTの作成から管理・振り返りまでを効率化しましょう。ただし検索性が低いと欲しい情報がすぐに見つからないため、充実した検索機能があるツールを選ぶべきです。 したがって、KPT法のテンプレートや会議内容の保管には、超高精度な検索機能で欲しい情報に即アクセスでき、KPTをナレッジとして一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、KPTを効果的に運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ファイル共有に使えるメールソフトとして「Gmail」や「Outlook」があります。ただし、メールでファイル共有すると、誤送信が生じたり、どれが最新のファイルなのか分からなくなったりする恐れがあるので注意が必要です。 なかには、メールでのファイル共有をはじめとした「情報共有の非効率さ」に疑問を感じ、社内で解決したいと考える担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「メールを使ったファイル共有の方法」と「メールよりも効率的な情報共有の方法」を中心に紹介します。 OutlookやGmailでファイルを共有したい メールでファイルを共有するデメリットを知りたい メール以外のファイル共有ツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすれば、メールよりも効率よくファイル共有する方法が分かり、全社における情報共有の仕組みを見直せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Gmail/Googleドライブを使ったファイル共有の3つの方法1.1 （1）Gmail｜メールにファイルを添付する1.2 （2）Gmail｜Googleドライブへアップロードして共有する1.3 （3）Googleドライブ｜リンクをメールに添付する（url化）2 Outlook/OneDriveを使ったファイル共有の3つの方法2.1 （1）Outlook｜メールにファイルを添付する2.2 （2）Outlook｜OneDriveへアップロードして共有する2.3 （3）OneDrive｜リンクをメールに添付する（url化）3 【問題あり】メールでのファイル共有が非効率な5つの理由3.1 （1）社内のサーバーが圧迫される3.2 （2）情報漏えいのリスクが高まる3.3 （3）最新の情報へアクセスしづらい3.4 （4）共有に時間がかかる3.5 （5）セキュリティ上のリスクがある4 【これで解決】複数ファイルを共有するのにおすすめの方法4.1 社内のファイル共有のストレスを解消するツール「ナレカン」5 【よくある疑問を解消】ファイルのメール共有で起こるトラブルの対処法5.1 「添付ファイルのサイズがサーバーで許容されている最大サイズを超えています。」と表示される5.2 共有リンクが開けない5.3 写真/動画ファイルをメールで共有する方法がわからない6 【比較表あり】メール以外のファイル共有の方法おすすめ3選7 メールでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ Gmail/Googleドライブを使ったファイル共有の3つの方法 以下では、GmailとGoogleドライブを使ったファイルの共有方法を紹介します。「基本的な方法」から「Googleドライブを活用した共有方法」までを解説しているので、ファイル共有の目的に合わせて、適切な方法を選択しましょう。 （1）Gmail｜メールにファイルを添付する まず、メールの作成画面にて、クリップマークの［ファイルを添付］をクリックします。 ファイル選択画面に移るので、添付したいファイルを選択しましょう。［開く］をクリックすれば、ファイルがメールに添付されます。 上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Gmailで共有できるファイルのサイズは、最大25MBと限られています。そのため、ファイルが25MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。 （2）Gmail｜Googleドライブへアップロードして共有する はじめに、メールの作成画面にて、Googleドライブマークの［ドライブを使用してファイルを挿入］をクリックします。 Googleドライブに移るので、［アップロード］＞［デバイスのファイルを選択］をクリックし、添付したいファイルを選択します。［アップロード］をクリックすれば、自動的にファイルのリンクをメールに挿入できます。 このように、Googleドライブへファイルをアップロードして共有する場合は、GoogleドライブとGmailにまたがって操作しなければなりません。ITに不慣れな方は作業に時間がかかる恐れもあるので、ほかのツールの導入を検討しましょう。 （3）Googleドライブ｜リンクをメールに添付する（url化） まず、Googleドライブの作成画面にて、共有したいファイルの右側にある「⁝」をクリックします。 そして、［共有］＞［リンクを取得］をクリックして、Gmailにペーストすれば、ファイルのリンクを添付できます。ただし、結局のところメールによる共有は、ほかのメールに埋もれて見落とすリスクがある点に注意しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlook/OneDriveを使ったファイル共有の3つの方法 以下では、Outlook・OneDriveを使ったファイルの共有方法を3つ紹介します。「基本的な方法」から「OneDriveを活用した共有方法」までを解説しているので、社内でどの方法を確立すべきかの判断も可能です。 （1）Outlook｜メールにファイルを添付する まず、メールの作成画面にて、［挿入］＞［添付ファイル］をクリックします。 すると、ダイアログボックスが表示されるので、共有したいファイルを選択すれば、ファイルがメールに添付されます。 上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Outlookで共有できるファイルのサイズは、最大20MBと限られています。そのため、ファイルが20MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。 （2）Outlook｜OneDriveへアップロードして共有する まず、先ほどの「メールにファイルを添付する」方法と同様に、挿入で共有したいファイルを添付します。 次に、［∨］＞［アップロード］＞［OneDrive］を順にクリックします。 すると、OneDriveにファイルがアップロードされて共有完了です。アップロードしたファイルは、OneDriveの［電子メールの添付ファイル］に保存されています。 （3）OneDrive｜リンクをメールに添付する（url化） まずは、共有したいファイルを選択して［共有］を選択します。 ［リンクのコピー］をクリックすると、共有リンクがコピーされます。そして、Outlookにペーストすることで、リンクを添付可能です。 また、メールアドレスとメッセージを入力して［送信］をクリックすれば、OneDriveから直接メールを送ることもできます。ただし、ビジネスメールとしては無機質であるため、身内以外の宛先にこの方法で送信しないように注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【問題あり】メールでのファイル共有が非効率な5つの理由 ここでは、メールでのファイル共有が非効率な理由を5つ解説します。以下の内容に当てはまっているなかで、実際の運用に支障が出ているのであればすぐにでも運用を見直すべきです。 （1）社内のサーバーが圧迫される まず、社内のサーバーが圧迫されてしまうという点です。 仕事において多数の人とファイル共有をする際、メールに添付したファイルは宛先のぶんだけ複製されるため、社内に同じファイルが複数存在してしまいます。 これによって、ファイルサーバーやメールサーバーの容量が圧迫され、操作が重くなる原因にもなります。さらに、メールサーバーの上限が超えてしまうと、メールを受け取れなくなってしまう可能性があるので注意が必要です。 そのため、昨今では多くの企業がクラウドサービスを導入しています。クラウドサービスのサーバーは、サービスを提供している事業者が管理してくれるため、メールのように社内のサーバーを圧迫する事態は起こりません。 （2）情報漏えいのリスクが高まる 多くの人にメールでファイルを送ることで、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。 たとえば、メールにおけるトラブルでは「社内と社外を誤って送信してしまった」という情報漏えいのケースが挙げられます。そして、「ファイルの数」「メールの宛先」が多いほど、誤送信を起こすリスクは高まってしまうのです。 メールは確実に送信したという証拠を残せる一方で、一度送信したメールは取り消しができません。そのため、情報共有の手段について「社内は別のツール、社外はメールを使う」というように、棲み分けをしておくのが対処法です。 （3）最新の情報へアクセスしづらい メールでのファイル共有を重ねると、ファイルの新旧が分かりづらくなり、情報の管理が難しくなってしまいます。 たとえば、メールで共有されたExcel・Wordのデータを元にチームで編集したファイルを別途保存すると、同じ名前のファイルがふたつ生成されます。仮に「最新版」のように名前を変更していても、編集の頻度が高い場合は都度名前を変更しなければなりません。 また、ファイルの新旧がタイトルで分からない場合は、中身を逐一開いて最新のものかを確認する手間も発生してしまいます。したがって、不必要なファイルの更新や共有をなくしたり、作成した「日付」をタイトルに必ず含めたりするなどの対策が必要です。 （4）共有に時間がかかる メールでのファイル共有には時間がかかってしまう点も無視できません。 メールに大容量のファイルを添付して送ると、ネットワークへの負荷が増加しファイル共有がスムーズにできないうえ、正しく送信完了されないケースもあります。また、共有された大容量のファイルをダウンロードするのにも時間がかかってしまうのです。 このように、ファイルの容量によって共有スピードに差異がある「メールでの情報共有」は、ビジネススピードが阻害されます。したがって、「ナレカン」のようなストレスなくファイル共有できるシンプルなツールで、情報共有を効率化すべきです。 （5）セキュリティ上のリスクがある ファイルをメールで送信するときのセキュリティ対策として利用されるPPAPには、リスクがあります。 PPAPとはパスワード付きのファイルを送信してから、別のメールでパスワードを送信する方法のことを指します。 しかしパスワードがあるZIPファイルはウイルスチェックができなかったり、アカウントが乗っ取り等の被害に遭うとファイルもパスワードも漏えいしてしまったりする恐れがあります。 PPAPを使ったメールでのファイル共有は、情報漏えいのリスクがあるため高セキュアなツールを利用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】複数ファイルを共有するのにおすすめの方法 以下では、複数ファイルを共有するのにおすすめのツールを紹介します。 メールでファイル共有するには、「ファイルをメールに添付する」「ファイルのリンクを共有する」などの方法があります。しかし、メールで共有すると情報が埋もれたり、見落としたりする恐れがあります。 そのため、確実に情報共有するには、あとから振り返りやすい方法を選ぶことが重要です。とくに、いちいちファイルを開かなくても内容を閲覧できるツールなら、確認漏れを減らせます。 結論、ファイルの共有には、、ファイルを直接添付してプレビューを確認でき、AIによるファイルの内容要約も可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンで共有したファイルは、プレビュー機能によってファイルを開くことなく中身を確認できるため、メールよりもスムーズに情報共有できます。また、AIがファイルの内容を自動要約する機能があるので「欲しい情報が記載されたファイルがどれか」すぐに見つけられます。 社内のファイル共有のストレスを解消するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【よくある疑問を解消】ファイルのメール共有で起こるトラブルの対処法 「添付ファイルのサイズがサーバーで許容されている最大サイズを超えています。」と表示される 「添付ファイルのサイズがサーバーで許容されている最大サイズを超えています。」というメッセージが表示された場合、ファイルを圧縮して容量を小さくしたり、クラウドストレージを利用したりすることで解決できます。 ファイルサイズはZIP形式で圧縮することで小さくできます。右クリック→[圧縮]を選択した上で添付しましょう。 クラウドストレージの場合はクラウドにファイルをアップロードし、リンクをメールで送信すると共有できます。 以上の要領でファイルサイズを調整するか、リンクを送信すればファイルを共有できるようになります。 共有リンクが開けない クラウドストレージを利用してリンクでファイルが共有されたリンクが開けない場合、リンクの有効期限切れや閲覧の権限設定を誤っている可能性が考えられます。 たとえば、GoogleDriveやOneDriveではリンクの有効期限を送信者が設定できるため、期限を過ぎるとアクセスができなくなります。また、共有者に閲覧の権限を付与していないとリンクをクリックしても開くことができません。 よって、ファイルを送信するときは期限や権限の設定に注意し、開けない場合は送信者の設定を確認してみましょう。 写真/動画ファイルをメールで共有する方法がわからない 写真や動画ファイルをメールで共有する方法はファイルの添付と異なるため注意が必要です。 Gmailの場合 Gmailの場合はまず以下のようにメニューから写真のアイコンをクリックします。 次に写真や動画をアップロードする方法を選択します。 最後にファイルを選択し、アップロードすれば以下のように写真や画像を添付してメールで共有できます。 Outlookの場合 Outlookの場合、まずメール作成画面から[ピクチャ]をクリックします。 選択するとファイルを選択する画面になるため、任意の画像や動画ファイルを選択しアップロードします。 アップロードに成功すると以下のように本文に画像や動画が添付されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表あり】メール以外のファイル共有の方法おすすめ3選 情報共有ツール【最もおすすめ】 チャットツール ファイル転送サービス 特徴 社内の情報管理から共有までを一元化できるツール メールよりも気軽に情報共有できるツール メールに添付できない大容量のファイルを転送可能なツール メリット ・必要な情報を見つけやすく共有もスムーズ 　　 ・セキュリティ面でのリスクが小さい ・リアルタイムに情報共有が可能 ・一度に多くの情報を共有し、保存できる デメリット ・ツールによっては有料 ・必要な情報が流れてしまい見つけられない ・セキュリティ面でのリスクが大きい   情報共有ツールは社内の情報管理から共有までを一元化できるツールです。チャットツールに比べ必要な情報を見つけやすく、ファイル転送サービスに比べて高度なセキュリティが備わっています。 ビジネスでは「情報へのアクセス性」や「高度なセキュリティ」を満たしたツールが求められます。たとえば、必要な情報へアクセスしやすく、国際的なセキュリティ基準を満たしたノート型ツールの「ナレカン」であれば、ビジネスでの情報共有もスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ ここまで、メールを使ったファイルの共有方法や、非効率な理由4選を中心に紹介しました。メールでのファイル共有が非効率な理由は以下の4つです。 社内のサーバーが圧迫される 誤送信によって情報漏洩する恐れがある ファイル名が類似するので、目当てのファイルを判別しづらい 共有するのに時間がかかる このように、誤送信やファイルの新旧が分かりづらくなる事態を避けるため、社内で明確なルールを決めておきましょう。ただし、ファイルによる管理そのものがビジネススピードを阻害しているので、解決には「情報共有ツール」が必須です。 ただし、導入するツールが複雑では社内に浸透しません。したがって、ストレスなくファイル共有するには、メールを使える方であれば迷わず使いこなせる「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で、メールにおけるファイル共有のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介

営業活動において、メールは取引先との連絡に欠かせない手段です。そのため、個人や大企業までさまざまな規模のユーザーが、ビジネス用途に「クラウドメールサービス」を利用しています。 しかし、なかには「クラウドメールに多くの種類があり、どのサービスが良いのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選を中心にご紹介します。 クラウドメールの注意点やツールの選定ポイントを知りたい 複数のクラウドメールサービスを比較して導入可否を検討したい 社内のメールを簡単に管理・共有できる仕組みを作りたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドメールサービスが分かり、メール管理を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 クラウドメールサービスとは1.1 個人向け（無料）と法人向け（有料）の違い1.2 クラウドメールサービスのメリット2 無料あり！法人利用におすすめのクラウドメール7選2.1 【Gmail】無料で使える大容量クラウドメールサービス2.2 【Yahoo!メール】サブメールアドレスが登録できるサービス2.3 【Zoho Mail】顧客管理ができるクラウドメール2.4 【Customers Mail Cloud】 通知メールを大量送信できるサービス2.5 【Outlook】Microsoftツールと連携がしやすいクラウドサービス2.6 【Exchange Online】Microsoftが提供する法人向けサービス2.7 【Active!mail】インターフェイスが優れたサービス3 ＜比較表＞法人利用におすすめのクラウドメールサービス一覧4 クラウドメールサービスを利用する注意点5 ＜これで課題解決＞クラウドメールサービスと併用すべきツール5.1 【ナレカン】重要なメールが埋もれず一元管理できるサービス6 法人向けクラウドメールサービスの選定ポイント3選6.1 （1）セキュリティが高いこと6.2 （2）自社に適した機能があること6.3 （3）PC/スマホで使いやすいか7 おすすめのクラウドメールサービス7選まとめ クラウドメールサービスとは クラウドメールサービスとは、メールサーバーやストレージをインターネット上で提供するサービスを指します。クラウドメールは、オンプレミス型とは異なり自社サーバーを必要としないため、低コストで導入・運用可能です。 そこで、以下ではクラウドメールサービスの価格による違いやメリットをご紹介します。 個人向け（無料）と法人向け（有料）の違い クラウドメールには、個人利用向けと法人利用向けの2種類のサービスがあります。一般的に、個人向けは無料で使えますが、法人向けはセキュリティや機能性が重視されるので有料になることが多いです。 個人向け（無料）と法人向け（有料）では、以下のような違いがあります。 個人利用向け（無料） 法人利用向け（有料） ストレージ容量 メールボックスの容量や送受信できるメールサイズに制限がある。 メールボックスの容量や送受信できるメールサイズが大容量。 独自ドメイン メールアドレスのドメイン（＠○○○.com）を変更できないものがある。 ドメイン名を自社専用のものに変更できる。 ユーザー管理 個人アカウントの管理のみ可能な場合が多い。 従業員のアカウントを一括管理するための機能が備わっている。 上記から、法人で利用するときは「ストレージは大容量か」「独自ドメインを作れるか」「ユーザー管理できるか」を確認し、複数人利用に最適化されたサービスを選択しましょう。 クラウドメールサービスのメリット クラウドメールサービスのメリットは以下の3点です。 インターネット環境があればすぐに使える Webブラウザやアプリに対応しているため、インターネットに接続されていれば、PCやスマホなどの端末を問わずどこでも使えます。 低コストで簡単に導入できる クラウドメールサービスは、自社にサーバーを設置したり、端末にソフトウェアをインストールしたりする必要がありません。そのため、導入コストを抑えられます。 大容量のメールボックスを使える 受信メールはベンダーが保有する大規模なサーバーに蓄積されるので、状況に応じて容量を増やして大量のメールを管理できます。 このように、クラウドメールサービスには、端末を問わずに使えたり、低コストで大量のメール管理ができたりするメリットがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり！法人利用におすすめのクラウドメール7選 以下では、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選をご紹介します。各ツールの特徴を把握して、自社に導入するツールの選定に役立てましょう。 【Gmail】無料で使える大容量クラウドメールサービス Gmailの特徴 オフラインでも使える オフラインGmailを利用すれば、インターネットに接続されていなくてもメールの閲覧や作成ができます。 強固なセキュリティ Gmailは迷惑メール、フィッシング、不正ソフトウェアの99.9％以上をブロックする強固なセキュリティソフトが備わっています。 Gmailの機能・使用感 チャンネルの使い分けができる Gmailだけでなく、ChatやMeetでのビデオ会議など、複数のチャンネルを使い分けられます。要件の緊急性や重要性によって、連絡手段を使い分ければ、作業をスムーズに進められるので便利です。 独自ドメイン ビジネス向けGmailはメールアドレスのドメイン（〇〇@gmail.com）を変えられるので、独自ドメインを作成できます。 Gmailの注意点 無料版のストレージ制限 Gmailの無料プランは15GBのストレージ制限があり、法人として利用するには容量が不足する恐れがあります。 検索機能が使いづらい 一部のユーザーからは「添付ファイル内の内容や特定期間＋件名＋宛先など複合条件での検索精度がもう少し上がると良いかなと思います。」との声もあります。（参考：ITreview） Gmailの料金体系 Gmailは無料でも利用できますが、有料版（Google Workspace）を契約することで、AIを使って情報を検索したり、要約したりできるようになります。なお、料金プランは以下の通りです。 無料版：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：要問い合わせ Gmailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Yahoo!メール】サブメールアドレスが登録できるサービス Yahoo!メールの特徴 充実した機能 メール作成やフォルダ分けはもちろん、転送や通知設定の機能も充実しています。 メールアドレスの変更・追加ができる IDはそのままでメールアドレスを変更したり、マイネームアドレスを作成したり可能です。 Yahoo!メールの機能・使用感 Yahoo!カレンダーと紐づけられる メールとYahoo!カレンダーが紐づいているため、案件の依頼メールが届いたタイミングでタスク設定できるので、対応漏れ防止に役立ちます。 複数のアドレスを作れる 無料でも、最大10個までのサブアドレスを作れます。また、IDを変更せずとも、メールアドレスは自由に変更が可能です。 Yahoo!メールの注意点 セキュリティ強化に追加費用がかかる 基本機能は無料で使えますが、セキュリティを強化するには月額費用がかかります。また、マイネームアドレスの作成にも追加費用がかかる点に注意が必要です。 なりすまし・迷惑メールが多い 利用しているユーザーからは「広告メールや迷惑メールが毎日のように届きます。（中略）広告メールを全て配信停止しても毎日のように届くのでとても不快です。」との声があります。（参考：Google Play） Yahoo!メールの料金体系 基本機能は無料で利用できます。 Yahoo!メールの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Zoho Mail】顧客管理ができるクラウドメール Zoho Mailの特徴 アジャイル機能 自動的にメールを振り分けて整理したり、曖昧な情報も検索で見つけられたりするアジャイル機能を使うと、受信トレイの整理・検索が簡単です。 スピーディな顧客対応ができる 顧客データベースと連携する機能があり、見込み客を管理しつつ、スピーディな顧客対応ができます。 Zoho Mailの機能・使用感 ユーザーを一覧表示できる 管理者であれば、組織アカウント内のユーザーを一覧で見られます。また、各ユーザーをクリックするとユーザーの詳細な情報まで確認可能です。 ダッシュボード 「ダッシュボード」では、メールの合計やストレージ容量など、アカウントのリアルタイムな状況を確認できます。 Zoho Mailの注意点 無料プランは最大5人まで 6人以上で使うには、有料プランに加入する必要があります。 メール設定をどこからするかわかりづらい ユーザーからは、「メール振り分け設定やどこで設定するのかが分からない方（慣れない為に）が多くいましたので、振り分け設定をアイコン化してしまってもいいかもしれません。」との声もあります。（参考：ITreview） Zoho Mailの料金体系 参考：Zohoメールの料金ページ 無料プラン：0円 MAIL LITE（5GB）：120円/ユーザー/月（年払い） MAIL LITE（10GB）：150円/ユーザー/月（年払い） MAIL PREMIUM：480円/ユーザー/月（年払い） WORKPLACE：360円～/ユーザー/月（年払い） Zoho Mailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Customers Mail Cloud】 通知メールを大量送信できるサービス Customers Mail Cloudの特徴 DKIM / TLS暗号化で安全にメールを送信 送信ドメイン認証とメール送信を暗号化しているので、なりすましやメール内容の改ざんを検知します。 Webhook（ウェブフック）によって受信メールや送信エラーを通知 Webhook（ウェブフック）で、受信メールや送信エラーが発生した場合、リアルタイムに通知されます。 Customers Mail Cloudの機能 メールが届かない原因を解析する 携帯キャリアのエラー応答をデータベース化しているので、メールが相手に届かない原因を把握可能です。 配信状況をレポート化する 送信ログの検索や送信状況のグラフ表示機能によって、メールの配信状況を管理者が確認するのに役立ちます。 Customers Mail Cloudの注意点 送信ログには保管期間がある 配信ログは40日間しか残らないので、期間を超えたログは確認できなくなります。 ユーザーアカウントの登録数に上限がある 「Standard」プランのアカウントの登録数は「APIユーザー含めて10ユーザーまで」と上限があります。10ユーザー以上の場合は「Pro」プランの契約が必須です。 Customers Mail Cloudの料金体系 参考：Customers Mail Cloudの料金ページ 各プラン詳細はお問い合わせが必要です。 Business：BtoB向けのメール配信プラン Enterprise：BtoC向けのメール配信プラン OEM：事業者が自社サービスにCMCをメール配信基盤として組み込めるプラン Domain Protection：DMARCレポート分析・可視化ツールを利用できるプラン ※ただし、メール配信は利用不可 Pro：メール送信性能、セキュリティ、信頼性等の要件に応じた占有型のメール配信システム Customers Mail Cloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Outlook】Microsoftツールと連携がしやすいクラウドサービス Outlookの特徴 必要な情報が一つに集約される メールや予定表、連絡先、ToDOリストなどといった必要な情報が、一つの画面に集約されるため情報の確認がしやすいです。 他のMicrosoftツールと連携ができる WordやPowerPoint、ExcelをOneDriveファイルに紐付けられます。 Outlookの機能・使用感 チェック機能 文章を自動で校正する機能があります。自分で気づかない誤字にも気づけるため、失礼のないメールを作成できて便利です。 メールをタグで分類できる 各メールの内容に合わせて、タグを使って分類できます。メールのプレビューでもどのタグに分類したメールか確認でき、視認性が高いと言えます。 Outlookの注意点 細かいチェック機能はプレミアムプランでないと使えない 簡潔な表現や正式な用法といった細かなチェック機能はプレミアムプランでないと使用できない点に注意が必要です。 検索機能が不十分 一部ユーザーの中には、「メール検索機能も強化してほしいです。過去のやり取りを探す際、キーワードだけでは絞り込みが難しいことがあり、送信者や添付ファイルの有無など、複数条件で簡単に検索できるようになると非常に便利です。」という声もあります。（参考：ITreview） Outlookの料金体系 参考：Outlookの料金ページ 無料版：0円 Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月 Outlookの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Exchange Online】Microsoftが提供する法人向けサービス Exchange Onlineの特徴 Outlookとの統合 同じくMicrosoftが提供する「Outlook」と統合されているため、Outlookユーザーであれば使い慣れた画面で操作できます。 年中無休のサポート Exchange Onlineは24時間365日、電話による問い合わせを受け付けています。 Exchange Onlineの機能 優先受信トレイ 「優先受信トレイ」では、重要なメールから先に見られるため、スムーズな顧客対応につながります。 予定表 「予定表」では、各々のスケジュール管理はもちろん、メールから自動的に情報を取り出せます。 Exchange Onlineの注意点 Microsoftアプリの活用方法 ほかのMicrosoftアプリを活用するには、Microsoft 365 Business Standardプランに加入する必要があります。 移行作業が難しい 「移行作業が最大の難関でした。（管理者的には） どんな進め方をすればスムーズに移行できるかの具体的手順がマイクロソフトのナレッジには皆無なので、なんとかしてほしいですね、、」というユーザーもいます。（参考：ITreview） Exchange Onlineの料金体系 参考：Exchange Onlineの料金ページ Exchange Online（プラン1）：599円/ユーザー/月（年払い） Exchange Online（プラン2）：1,199円/ユーザー/月（年払い） Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い） Microsoft 365 Business Standard (Teams なし)：1,392円/ユーザー/月（年払い） Exchange Onlineの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Active!mail】インターフェイスが優れたサービス Active!mailの特徴 検索性が充実している メールボックス内のフォルダを”ツール”上に表示できるので、案件ごとに整理しやすいです。また、選択したフォルダから「送信、宛先、ヘッダ全体/本文、日付」で絞り込んで検索できます。 多言語対応 日、英、中、韓の4か国語に言語を切り替えられるので、海外企業とのメールやりとりにも役立ちます。 Active!mailの機能 メールのソート機能 受信したメールは「件名」「重要度」「日時」「送信者」「サイズ」でソートできるので、目的の情報を探しやすいです。 迷惑メールフィルター 迷惑メールのパターンを学習してデータとして蓄積できるため、都度、手作業で処理する必要がありません。 Active!mailの注意点 オプション費用がかかる 添付ファイル画像化機能、ファイル管理拡張機能などに追加費用がかかります。 アクセスできなくなることがある 一部のユーザーからは「数か月に一度、短時間アクセスできないことがある。その現象がより少なくなるよう改善してほしい。」との声が挙がっています。（参考：ITreview） Active!mailの料金体系 参考：Active!mailの料金ページ ベースライセンス（100ユーザー）：300,000円/年 ベースライセンス（500ユーザー）：1,188,000円/年 ベースライセンス（1,000ユーザー）：1,428,000円/年 ベースライセンス（3,000ユーザー）：2,028,000円/年 Active!mailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞法人利用におすすめのクラウドメールサービス一覧 こちらは、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選の比較表です。（左右にスクロール可） Gmail Yahoo!メール Zoho Mail Customers Mail Cloud Outlook Exchange Online Active!mail 特徴 無料で使える大容量クラウドメールサービス サブメールアドレスが登録できるサービス 顧客管理ができるクラウドメール 通知メールを大量送信できるサービス Microsoftツールと連携がしやすいクラウドサービス Microsoftが提供する法人向けサービス インターフェイスが優れたサービス シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 スマホアプリがある 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【×】 ISMS認証※ 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 注意点 無料版ではストレージ制限が15GBまで セキュリティを強化するには追加費用がかかる 無料で使えるのは5人まで ユーザーアカウントの登録数は10ユーザーまで 検索機能が不十分 移行作業が難しい オプション費用がかかる 料金 ・無料プランあり ・有料プラン：950円～/ユーザー/月 ・無料 ・無料プランあり ・有料プラン：120円/ユーザー/月 ・無料プランなし ・有料プラン：要問い合わせ ・無料プランあり ・有料プラン：1,079円/月 ・無料プランなし ・有料プラン：599円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：300,000円/年～ 公式サイト 「Gmail」の詳細はこちら 「Yahoo!メール」の詳細はこちら 「Zoho Mail」の詳細はこちら 「Customers Mail Cloud」の詳細はこちら 「Outlook」の詳細はこちら 「Exchange Online」の詳細はこちら 「Active!mail」の詳細はこちら ※国際基準を満たしたセキュリティであることを認証するもの 上記のように、クラウドメールサービスによって、機能性や料金はさまざまです。そのため、”長期的に運用できるか”を軸にサービスを選定するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドメールサービスを利用する注意点 クラウドメールサービスは便利な一方、以下のデメリットもあるので注意が必要です。 用途によってはコストが多くかかる 有料サービスの場合は、チームの人数や利用する機能によって、料金が高額になるケースも多いです。そのため、しっかり予算を確保しなければなりません。 セキュリティリスクがある 無料プランの場合、セキュリティ機能が不十分なサービスもあります。また、ログイン情報を知っていれば、外部のメンバーでもアクセスできてしまう点もリスクです。 情報が埋もれてしまう 受信トレイに大量のメールが溜まっていれば、ほかのメールに埋もれて目的の情報を振り返りづらかったり、見落としが生じたりする恐れがあります。 上記のうち、とくに「情報が埋もれてしまう」は、顧客対応の遅れにつながる恐れもあり無視できません。そこで、「ナレカン」のような情報共有サービスを併用して、社内で対応状況を可視化できるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜これで課題解決＞クラウドメールサービスと併用すべきツール 以下では、クラウドメールサービスと併用すべきツールをご紹介します。 クラウドメールサービスを利用すれば大量のメールを管理できる一方、複数の案件が混ざったり、重要なメールが埋もれたりするデメリットが生じます。とくに、従業員数の多い企業ではメールの受信頻度も多いため、情報を振り返るのに時間がかかってしまいます。 そのため、「案件ごとにメールを整理できるツール」を併用して情報を一元管理すべきです。また、直感的に検索できる機能があれば、アクセス性がスムーズになり、目的の情報が取り出しやすくなります。 結論、法人がクラウドメールサービスと併用するべきツールは、社内のあらゆる情報を見つけやすく一元管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にクラウドメール上のやりとりを自動で転送し、テーマごとに「フォルダ」を分けて保管できるので、不要なメールが混ざる心配がありません。また、超高精度な検索機能により、社内用語も検索にヒットするため、確認したいメールをすぐに振り返れます。 【ナレカン】重要なメールが埋もれず一元管理できるサービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンでメール管理する例＞ ここでは、「ナレカン」でメールなどの社内情報を管理する例をご紹介します。 ナレカンでは、メールを「フォルダ」で案件ごとに整理できるうえ、ホーム画面で未読状況を青字でわかりやすく示してくれます。既読を付けたら自動的にホーム画面から削除されるため、「情報が埋もれてどれを確認したかわからない」という課題を解決します。 また、上図のような「自然言語検索」を使えば、質問が会話形式で簡単なため、検索スキルを問わず疑問を解消できます。回答は、引用元の記事リンクも合わせて提示してくれるため、欲しい情報を探しやすいです。 コールセンターでのナレカンの導入事例 久原本家グループ・お客様コミュニケーション室では、各ブランド商品などの情報がメールで共有されていました。しかし、下記2点において課題がありました。 情報共有における課題 社内メールをスタッフへ共有するのに、管理者側の時間と労力がかかっていました。 検索性における課題 更新頻度の高い情報を『エクセル』や『スプレッドシート』で管理することが、スタッフにとって大きな負荷となっていました。 そこで、上記の課題を解決するために、複数のツールを検討したところ、“ITが苦手でも安心して使えるシンプルさが決め手となり、ナレカンの導入に至りました。現在は、「メール転送機能」の活用によって、情報を共有する手間を大幅に削減できています。 また、AIを活用した「自然言語検索」や類語も一括検索できる「チーム辞書機能」、ダウンロードしなくても画像やファイルを確認できる「プレビュー機能」などにより、情報にたどりつくまでの時間が短縮したのです。 参考：ナレッジマネジメントお役立ちガイド＞ユーザーインタビュー＞コールセンターでナレカンを導入し、情報共有が格段にスムーズになりました 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 法人向けクラウドメールサービスの選定ポイント3選 ここでは、クラウドメールサービスの選定ポイントを3つ解説します。以下のポイントを押さえなければ、上手く使いこなせない恐れもあるため注意しましょう。 （1）セキュリティが高いこと はじめに、クラウドメールサービスの選定ポイントとして、セキュリティの高さが挙げられます。 仮に、セキュリティ機能が不十分なサービスであれば、メールに残した社外秘情報や顧客情報が流出する恐れがあります。情報漏えいが起これば企業としての信頼を損なううえ、損害賠償などの重大な問題に発展しかねません。 そのため、サービスを選定するときは、必ずセキュリティ対策機能を確認しましょう。 （2）自社に適した機能があること 次に、自社に適した機能があるか確認することも重要です。 機能が乏しいクラウドメールサービスを利用すると、別のツールで補う手間がかかってしまいます。そのため、ストレスなく運用するには「独自ドメイン設定」「自動メール振り分け」などの自社で必要な機能を確認すべきです。 ただし、多機能なサービスを利用しても、ITが苦手なメンバーは使いこなせません。とくに、非IT企業では「必要な機能に過不足のないサービス」を選びましょう。 （3）PC/スマホで使いやすいか 最後に、PCとスマホのどちらからも使いやすいサービスを選定しましょう。 とくに、スマホに対応していないクラウドメールサービスは、外出先からメールの受送信を確認することが困難です。その結果、メールの返信が遅れ、全体の情報共有スピードの低下につながりかねません。 したがって、PC・スマホ・タブレットなどのマルチデバイスに対応したサービスを活用すべきです。ただし、デバイスによってUIが複雑だと使い勝手が悪いため、画面の大きさにかかわらず操作しやすいかも確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのクラウドメールサービス7選まとめ これまで、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選を中心にご紹介しました。 クラウドメールサービスを選定するときは、セキュリティ対策が万全なうえ、自社に適した機能を備えていることが重要です。ただし、クラウドメールサービスのみでは、重要な案件が埋もれたり、未対応のまま流れてしまったりする恐れがあります。 とくに、大規模な企業の場合、更新される情報量が多いため、必要な情報にすぐにアクセスできる環境でなければ非効率的な働き方になってしまいます。そのため、「テーマごとにメールを整理でき、わずかな工数で必要な情報にアクセスできるツール」を併用しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、メールのやり取りを自動転送によって「フォルダ」で整理でき、高精度検索で必要な情報をすぐに振り返れるツール『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、円滑なメール管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 問い合わせ管理とは？おすすめのシステム5選も紹介 Gmail/Outlookを共有するには？複数人との情報共有に最適な方法を紹介 【例文あり】メールを見落としたときのお詫び文とは？要因や対策も紹介 【解決策あり】顧客の対応履歴を残す重要性と残せない原因とは？ メールが大量で処理しきれない？！原因と効率的にメール管理する方法とは 【即解決！】添付ファイルがメールで送れないときの原因と対処法 【例文あり】ビジネスで使えるお礼メールの書き方とマナーを解説 【初心者向け】Outlook（アウトルック）メールの基本的な使い方解説！ 【即解決】OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法とは？ 【解決法あり】ビジネスで「言った言わない」はなぜ起こる？原因を解説　 【注意】メール一斉送信に関わる3つのマナーと4つのリスクとは 【例文あり】メールを誤送信した時の対処法とは？原因や予防法も解説 おすすめのメールセキュリティシステム5選！選定ポイントや注意点も紹介 【すぐわかる】脱PPAPとは？改善方法や代替ツールも解説 【効率化】面倒なメールチェックの負担を減らす方法を解説 ビジネスメールのデメリットとは？解消するおすすめのツールも解説 【対処法あり】メールが届かない原因とは？受信・送信別で解説！ 【メール配信】オンプレミス型とクラウド型の違いとは 二次クレームとは？発生する原因や二次対応の方法も解説！

KPIを設定すると、やるべきタスクや業務プロセスが明確になり、作業に取り組みやすくなります。また、設定したKPIを定期的に見直せば、進捗を正確に把握でき、目標達成に向けて着実にプロジェクトを進められるのです。 しかし、「エクセルを使ってKPI管理したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、KPI管理で使えるおすすめのエクセルテンプレートや管理表の作り方を中心にご紹介します。 KPI管理表の作り方を知りたい KPI管理に便利なエクセルのテンプレートを探している エクセルよりも簡単にKPI管理ができるツールを探している という方は本記事を参考にすると、KPIを簡単に管理できる方法が分かり、事業目標達成に向けて業務をスムーズに進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 KPI管理とは2 KPI管理の必要性とは2.1 （1）進捗を把握するため2.2 （2）社会環境・市場ニーズの変化に対応するため2.3 （3）生産性向上のため3 KPI管理表の作り方とは3.1 ステップ1｜KGI、KSFを設定する3.2 ステップ2｜KPIを記入する3.3 ステップ3｜タスクを洗い出す4 無料で使える！KPIのエクセルテンプレート5選4.1 （1）簡単にKPIツリーを作成できるフォーマット4.2 （2）人員配置も管理できるKPIツリーのテンプレート4.3 （3）営業・インサイドセールスのKPIテンプレート4.4 （4）採用活動のKPI進捗管理シートのテンプレート4.5 （5）売上目標管理表テンプレート5 【スプレッドシート対応】KPI管理ダッシュボードのテンプレート6 【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール6.1 最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」6.2 ナレカンでKPI管理をする方法7 KPI管理のコツ8 エクセルでKPI管理するメリット・デメリット8.1 メリット8.2 デメリット9 KPI管理の必要性とテンプレート6選まとめ KPI管理とは KPIは企業戦略における「プロセス」や「中間目標」のことで、KGIやKSFと合わせて使われる指標です。KPI・KGI・KSFはそれぞれ以下の特徴があります。 KPI（重要業績評価指数） KPIは、企業戦略における目標実現までのプロセス(中間目標)を、定量的に測定する指標です。KPI管理では、成果を生み出すことよりも、成果を出すまでのプロセスにフォーカスしています。 KGI（重要目標達成指標） KPIが中間目標を示すのに対し、KGIは最終目標の指標を指します。一般的には、売上高、収益性、市場シェア、顧客満足度、製品品質が挙げられます。 KSF（重要成功要因） KSFは、最終目標を達成するために必要な要素を指します。たとえば、売上高をKGIとした場合、KSFとして優れた店舗配置、生産性の高い人員配置、効率的な在庫管理、良好な顧客サービスなどが挙げられます。 以上を踏まえると、KPI、KGI、KSFの3者の関係は下記画像のように示せます。 このように、KPIはKSFをより具体的に定量化した指標で、KGIを達成するための中間目標を指します。そして、KPIを管理することで、業務の進捗を定量的に把握し、目標達成につなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理の必要性とは 以下では、KPI管理の必要性について解説します。KGIの達成や正しいKSFの抽出ができている企業は、以下の必要性がメンバー間で浸透しています。 （1）進捗を把握するため 1つ目は、KPI管理によって、日々の進捗を把握するためです。 企業にとって「成果」を出すことは重要である一方、成果に至るまでの「プロセス」を軽視すると、イレギュラーなトラブルに対応できません。また、プロセスを残さなければ、良かった点や反省点を振り返れず、次の営業活動へ活かせないのです。 そこで、KPIを管理すれば、進捗を定期的に把握できるため、作業に遅れが生じた場合でもすぐに対応可能です。さらに、プロセスが情報として残るので、KSFの抽出も容易になります。 （2）社会環境・市場ニーズの変化に対応するため 2つ目は、社会環境・市場ニーズの変化に対応するためです。 経営戦略を立てたあとも、自社を取り巻く社会環境・市場ニーズは日々変化していき、消費者の価値観や行動傾向に大きな影響をもたらします。そのため、企業の目標達成のためには、自社を取り巻く外的環境の変化に気づき、柔軟に対応する必要があります。 そこで、KPI管理を実施し、定期的なKPIの見直しをすれば、業界内での自社の立ち位置や市場ニーズを把握しやすくなり、目標達成までのプロセスを適切に構築できるのです。 （3）生産性向上のため 3つ目は、生産性向上のためです。 KPI管理によってプロセスを可視化できれば、業務の無駄を見つけて解消しやすくなるので、結果として負担軽減に繋がります。加えて、早期に人材配置の転換などの対処もできるようになり、生産性の向上を図れるのです。 また、KPI管理ではメンバーの1時間あたりで出せる成果を指す「人時生産性」や、企業の資本で生み出せる成果を指す「資本生産性」など、自社の業態に合わせて指標を細かく設定することもポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理表の作り方とは 以下では、KPI管理表の作り方を3ステップで解説します。以下を参考にすると、画像のようなKPI管理表を簡単に作れるので必見です。 ステップ1｜KGI、KSFを設定する まず、KGIとKSFを設定します。 KGIを設定して最終目標を決定したら、その達成要因となるKSFを洗い出しましょう。たとえば、「利益を20%増やす」をKGIとすると、KSFには「コスト削減」「売り上げの増加」「技術の向上」などが挙げられます。 また、KSFを決めるうえでは、自社の内部環境と外部環境の観点から現状を把握する「SWOT分析」を使うと効果的です。 ステップ2｜KPIを記入する 次に、KPIを設定して書き出しましょう。 KGIとKSFを設定したら、達成のために必要なプロセスであるKPIを決定します。たとえば、「コスト削減」という目標であれば「オフィスを移転する」「人件費を3%下げる」「材料費を10%下げる」などが挙げられます。 KPIは数量的な指標なので、KGIやKSFよりも詳細に示すことが必要です。 ステップ3｜タスクを洗い出す 最後に、KPI達成のために必要なタスクを洗い出します。 設定したKPIを達成するため、具体的にやるべきことを確認しましょう。たとえば、「オフィスを移転する」というKPIの達成には、「現在のオフィス費用の把握」「移転先の決定」「移転費用の計算」などが挙げられます。 タスクを洗いだしたら担当者を割り振ります。そのあとは、業務に関わるメンバー間の定期的な進捗共有が必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料で使える！KPIのエクセルテンプレート5選 以下では、KPIのエクセルテンプレート5選をご紹介します。テンプレートを使うと一から表を作成する手間が無くなるうえ、フォーマットを社内で統一できるため必見です。 （1）簡単にKPIツリーを作成できるフォーマット こちらは、簡単にKPIツリーを作成できるフォーマットです。 KGI、KSF、KPIの関係が階層的に示されており、常に全体像を把握しながらタスクに取り組めます。細かい管理を始める前に、ざっくりと目標を整理する用途で活用しましょう。 kaizen penguin｜簡単にKPIツリーを作成できるフォーマットはこちら （2）人員配置も管理できるKPIツリーのテンプレート こちらは、人員配置も管理できるKPIツリーのテンプレートです。 各KGI、KSF、KPIにおいて、担当者や部署、重要度を記入できるため、「誰が・何を・いつ実行するか」を共有するのに役立ちます。また、使い方や記入例があるので、参考にしながらプロジェクトKPIツリーを作成できます。 econoshift.com｜人員配置も管理できるKPIツリーのテンプレートはこちら （3）営業・インサイドセールスのKPIテンプレート こちらは、営業・インサイドセールスのKPI管理に使えるテンプレートです。 「週ごとの比較」と「月の合計」をひと目で確認できるので、どの週に大幅な変化があったのかすぐに把握できます。自社のセールスフローに合わせて、項目を編集して使いましょう。 SAIRU｜営業・インサイドセールスのKPIテンプレートはこちら （4）採用活動のKPI進捗管理シートのテンプレート こちらは、採用活動のKPI管理に使えるテンプレートです。 「応募」から「入社」までの各段階における人数を記入できます。また、「採用単価」「採用コスト」の記入欄もあるため、採用活動におけるKPIを具体的に管理したい場合に便利です。 HRクリップ｜採用活動のKPI進捗管理シートのテンプレートはこちら （5）売上目標管理表テンプレート こちらは、売上目標のKPI管理に使えるテンプレートです。 テンプレートに数値を入力するだけで、毎日の売り上げ目標達成率をグラフ化して管理できます。成果を目に見える形で保管できるので、モチベーションの維持にもつながります。 楽しもうOffice｜売上目標管理表テンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【スプレッドシート対応】KPI管理ダッシュボードのテンプレート こちらは、スプレッドシートに対応している、KPI管理ダッシュボードのテンプレートです。 「予算や収益」から「利益率、負債対自己資本比率」に至るまで包括的で、視覚的に分かりやすく管理できます。そのため、プロジェクトと組織全体の財政状況から目標実現には何をするべきなのか戦略を立てやすいです。 smartsheet｜スプレッドシート形式のKPIダッシュボードのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール 以下では、誰でも簡単にKPI管理できるツールをご紹介します。 これまでに紹介したエクセルのテンプレートを使えば、KPI管理表を簡単に作成できます。しかし、KPIやKPI達成のために取り組む業務の内容がすぐに確認できなければ、業務がスムーズに進まず、設定したKPIを達成しないまま終わってしまいます。 そこで、リード数や売上などの数値から業務の進捗までを1つのITツールに集約すれば、KPIを手間なく管理できるうえ、必要なときに即アクセス可能です。また、成果を得るまでの過程は重要なノウハウなので、社内で蓄積して次の業務に活かせる状態にしておくと便利です。 結論、KPI管理を適切に実施するには、高精度の検索機能を備え、KPIや業務プロセスに関する情報を一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、エクセルで作成したKPI管理表をそのまま添付したり、テキストでKPIの詳細を記載できます。また、ファイル内も対象にしたヒット率100%の「キーワード検索」で情報をすばやく探し出せるので、KPIの状況確認もスムーズです。 最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンでKPI管理をする方法 「記事」にファイルを添付する エクセルのファイルを「ナレカン」の「記事」に添付しておけば、自社のKPIに関する情報を一箇所で管理できます。また、会議で決定したKPIやKSFをナレカンにテキストベースで残しておけば、任意の社員へ簡単に共有できるので便利です。 検索機能を使う ナレカンには、ファイル内の文言まで対象にした「キーワード検索」や、上司に質問するようにAI検索をして目的の情報を見つける「自然言語検索」などの機能があるため、KPI管理表などの社内のあらゆる情報が蓄積されても、目的の情報にすぐにたどり着けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理のコツ KPI管理のコツは以下の通りです。 KPIは“行動でコントロールできる指標”を選ぶ 設定したKPIが売り上げや利益などの最終目標に近すぎると、現場で改善が難しいため達成できず、最終目標達成までのプロセスが総崩れする可能性があります。そのため、KPIは行動でコントロールできる指標を選ぶことが重要です。 KPIをKGI（最終目標）と必ずセットで設計する KPIとKGIが対応していないと、KPIを達成しても最終目標に全く貢献しない可能性があります。そこで、「このKPIを伸ばすことで、どのKGIにどう貢献するのか？」を明確にすると、最終目標達成までのプロセスの方向性がぶれません。 KPIの数は少なく・重要なものだけに絞る KPIの数が多すぎると、どの目標が重要なのかが分からなくなり、結果として全て中途半端になってしまいます。そのため、KPIの数は多くても5つまでにし、最終目標に直接関連する重要なものだけに絞る必要があります。 以上3つのコツを踏まえ、自社の最終目標達成のために効果的なKPI管理をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルでKPI管理するメリット・デメリット 以下では、エクセルでKPI管理するメリットとデメリットをそれぞれご紹介します。 メリット エクセルでKPI管理するメリットとして「新たな導入費用がかからない」「数式・関数を利用できる」が挙げられます。 新たな導入費用がかからない KPI管理の専用ツールを導入すると、初期費用や維持費が発生し費用がかさみます。しかし、多くの企業では、すでに業務にエクセルを活用しているので、導入コストだけでなく教育コストも抑えることができます。 数式・関数を利用できる エクセルは表計算ソフトであるため、数式や関数を入力すれば自動で計算してくれます。また、エクセルで使用できるテンプレートも多くあるため、エクセルの使用に抵抗がある人でも気軽にKPI管理を始められます。 このように、KPI管理に身近な存在であるエクセルを使用するのは、コストの面や心理的な面からも最適な選択と言えます。 デメリット エクセルでKPI管理をするデメリットとして「データ量が多くなると重くなり扱いにくい」「メンテナンスが必要で、属人化しやすい」という2点が挙げられます。 データ量が多くなると重くなり扱いにくい エクセルのデータベースに多くの情報が蓄積された状態で関数などを利用すると、処理動作に時間がかかることがあります。 メンテナンスが必要で、属人化しやすい KPI管理に数式や関数、マクロを設定すると、その環境を構築した担当者に管理表が属人化されやすくメンテナンスが大変です。そのため、異動や退職などで引き継ぎが必要な場合に、後任者が苦労します。 しかし、これらのデメリットは、「ナレカン」のような情報共有ツールを使用すれば補えます。たとえば、KPI管理の仕組みを構築した社員が、使い方やマニュアルをノウハウとして共有していれば、他の社員でもスムーズにその管理表を使い始められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理の必要性とテンプレート6選まとめ これまで、KPI管理の必要性とテンプレート6選を中心にご紹介しました。 KPI管理をすると、進捗を定期的に把握でき、着実に目標を達成できます。また、テンプレートを活用すればフォーマットを統一できるので「メンバーによって管理方法が異なり、認識にばらつきが生じる」事態を防げるのです。 一方、KPIのように事業戦略にも活用する情報は「ナレッジ」として確実に管理し、いつでも振り返れる状態でなければなりません。そのため、大量の情報から欲しい情報をすぐに取り出せる「ナレッジ管理ツール」をエクセルと併用して使うべきです。 ただし、検索スキルは人によってばらつきがあるため、誰もが必要な情報にたどり着ける検索性に優れたツールが求められます。したがって、自社のKPI管理には、誰でも社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、適切にKPI管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジとは？ノウハウとの違いや社内のナレッジ運用の重要性を解説 【無料テンプレートあり】KPT分析とは？作成方法や成功のコツも解説 売上管理の目的と管理する3つのコツとは？おすすめのツールも紹介 【成功事例付き】販売戦略の代表的な手法やフレームワークを紹介 【必見】見える化によって業務効率化に成功した事例6選 ホワイトボードで見える化するメリットとデメリットとは？ ビジネスで見える化する3つのデメリットとは？メリットも解説 PDCAが見える化するメリットとは？課題や上手く回すコツも解説 定性評価のやり方とは？項目・具体例・取り組むときの注意点も解説！ 【徹底解説】KPT法とは？振り返りの進め方やコツも紹介

重要な業務のひとつである「ファイル管理」について、検索性の向上を目的に紙媒体での管理からデータでの管理に取り組む企業が増えています。ただし、ファイルをデータとして管理するには、ネットワーク上で管理システムを構築しなければなりません。 とくに、ファイル共有サーバーの導入を検討しているが「具体的な運用イメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル共有サーバーの役割と共有フォルダ・NASとの違いについて解説します。 ファイル共有サーバーのメリット・デメリットを把握したい レンタルするファイル共有サーバーの選定ポイントを知りたい ファイル共有サーバーより安全なファイル管理の方法を探している という方は今回の記事を参考にすると、ファイル共有サーバーの役割が分かり、自社に最適なファイル共有システムを導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル共有サーバーとは1.1 ファイル共有サーバーの基礎知識1.2 クラウドと社内ネットワークのどちらに設置すべきか1.3 ファイル共有フォルダとの違い1.4 FTPサーバーとの違い1.5 NASとの違い1.6 ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表2 ファイル共有サーバーを構築するメリットとは2.1 （1）ファイルへのアクセス性の向上2.2 （2）容量を気にせずに利用できる3 ファイル共有サーバーを構築するデメリットとは3.1 （1）コストがかかる3.2 （2）セキュリティ面にリスクが生じる4 ファイル共有サーバーの選定ポイント5 ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法5.1 最も簡単に社内のファイルを共有できるITツール「ナレカン」6 ファイル共有サーバーの概要まとめ ファイル共有サーバーとは 以下ではファイル共有サーバーの基礎知識や、共有フォルダ・NASとの違いについて説明します。違いを理解して、適切なファイル共有方法を決定しましょう。 ファイル共有サーバーの基礎知識 ファイル共有サーバーとは、ネットワーク上での「画像やファイルの管理・共有」に利用するサーバーのことです。 具体的には、LAN（Local Area Network）や共有ネットワーク上で認識されているパソコンで、サーバー上のデータを利用できる仕組みを指します。たとえば、ファイル共有サーバー上にデータが保管されていれば、アクセスするだけでデータが見られるので、データの所持者から共有を受ける手間が不要になります。 したがって、複数人で仕事を進める際に、ファイル共有サーバーを通じてデータをやりとりすれば業務が滞ることなく進められます。 クラウドと社内ネットワークのどちらに設置すべきか もしファイル共有サーバーの設置場所をクラウドにするか社内ネットワークにするか迷ったときは、以下の比較表を参考に、設置コスト（金銭的・人的開発コスト）を軸にして検討しましょう。 このように、クラウドと社内ネットワークのそれぞれにメリットとデメリットがあります。しかし、今日では「運用・保守・教育に係る合計のコストを抑えられるクラウドサービス」が、多忙なビジネスにおいて適していると言えます。 ファイル共有フォルダとの違い 次に、「ファイル共有フォルダ」とファイル共有サーバーの違いを説明します。 ファイル共有フォルダとは、「同じネットワーク上のパソコン同士で特定のフォルダを利用できる仕組み」を指し、ファイル共有のための機器やサービスを追加購入なしで運用できる点が特徴です。共有するデータが少ない企業では、共有フォルダを利用すると低コストでファイル管理が可能になります。 しかし、ファイル共有フォルダでの管理は、「共有フォルダがあるすべてのパソコンに影響がある」デメリットがあります。たとえば、共有フォルダの入ったパソコンがオフラインになっていればアクセスできなくなり、必要なときにファイルを確認できないリスクがあるのです。 したがって、常に安定した環境でファイルを管理するためには、特定のパソコンに依存しないファイル共有サーバーの導入がおすすめです。 FTPサーバーとの違い ファイル共有サーバーとFTPサーバーの違いは、セキュリティや目的にあります。 FTPサーバーとは、FTPというプロトコル（送受信の手順）によりファイルの送受信をするサーバーです。FTPサーバーとクライアントとの通信では、パスワードが暗号化されないため、セキュリティに不安が残ります。 また、FTPサーバーを利用する目的としては、主に「ファイルの転送」が挙げられます。 NASとの違い NASとは、ネットワークハードディスクと呼ばれ、ネットワーク（LAN）上に接続できるハードディスクを指します。 NASはWi-Fiなどのネットワーク経由で複数の機器に接続でき、複数人でのファイル共有に適しています。無線LANを通じて通信するため、接続する機器はパソコン・スマートフォンを問わず外出先からでも確認が可能です。 一方、NASを利用する注意点として、以下の4点が挙げられます。 データ破損の可能性 ハードディスクが物理的に壊れると、データも破損してしまう BCP対策（災害時も事業が継続できる対策）が必要 オフィス内にデータの保管場所を持ち、会社のBCP対策が弱ければ業務停止の可能性がある 管理者工数が発生 RAIDと呼ばれる「複数の保存場所を組み合わせひとつに見せるような設定や表示方法」が必要で、RAIDを独自で理解するかサポートが手厚いNASを選ぶ必要がある ユーザー管理が困難 「特定のフォルダに権限を付与すると、自動的にその下層フォルダにも権限が付与されてしまう」といった仕様があり、細かな設定が難しい このように、NASはファイル共有サーバーと比べて、業務上起こりうるリスクへの対策を取りづらいという違いがあります。 ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表 以下は、ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表です。 ファイル共有の方法 特徴 注意点 ファイル共有サーバー クラウドに設置する 契約後すぐにファイルサーバーが利用できる セキュリティ対策の見極めが必要になる 社内ネットワークに設置する セキュリティ対策が自社で立てられる 保守費用や人的リソースが必要になる ファイル共有フォルダ ファイル共有のための機器やサービスを追加購入なしで運用できる 共有フォルダがあるすべてのパソコンに影響がある FTPサーバー ファイルの転送を目的に利用される セキュリティに不安が残る NAS Wi-Fiなどのネットワーク経由で複数の機器に接続できる 業務上起こりうるリスクへの対策を取りづらい このように、ファイル共有には数多くの方法があるので、自社に合ったサービスを見極めるのは困難です。そこで、ファイル共有サーバーの代わりに、簡単で安全にファイル共有できる「ナレカン」のようなITツールを使うことも手段のひとつです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーを構築するメリットとは 以下では、ファイル共有サーバーを構築するメリットについて解説します。導入時に稟議が求められるケースでは、担当者やチームメンバーが得られるメリットを正しく認識し説明できる必要があります。 （1）ファイルへのアクセス性の向上 ファイル共有サーバーを構築する最大のメリットは、ファイルへのアクセス性向上です。 個人のパソコン内にあるデータは、メールやUSBを利用して相手に共有する必要がありますが、手間がかかり日々の負担になってしまいます。しかし、ファイル共有サーバーを利用すると、サーバー内に保存されたデータが随時更新されれば、メンバーがすぐに最新情報へアクセスできるようになるのです。 したがって、ファイル共有サーバーを利用すれば、ファイルを都度共有する手間や二重更新のリスクが解消されます。 （2）容量を気にせずに利用できる パソコンの容量を気にせずファイル共有できる点も大きなメリットです。 日常業務で発生するファイルは膨大な量になるので、パソコンのハードディスク内で全てを管理すれば容量不足になり、1台のパソコンでは保存しきれなくなってしまいます。一方、ファイル共有サーバーでは、ハードディスク保管時のような容量不足が発生しづらくなります。 また、ファイル共有サーバーは容量を簡単に拡張でき、ほかのパソコンにデータを移し替える必要もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーを構築するデメリットとは メリットがある一方で、ファイルサーバーの構築にはデメリットもあります。以下では、デメリットの原因と改善法も合わせて解説しているので、導入時にあらかじめ把握しておくことが重要です。 （1）コストがかかる ファイル共有サーバーの1番のデメリットは、コストがかかる点です。 とくに、自社でゼロから立ち上げる場合、開発には多額の金銭コストと人件費が発生します。さらに、サーバーの完了後もサーバーが安定して稼働しているかの確認や、アップデートなどの保守業務も発生します。 したがって、コスト削減の観点からも、オンラインストレージなどのクラウドサービスの導入を前向きに検討すべきです。 （2）セキュリティ面にリスクが生じる ファイル共有サーバーを利用すると、ファイルを1台のパソコン上に保管する場合に比べて、セキュリティ面でのリスクが生じる可能性があります。 たとえば、ファイル共有サーバーをレンタルサーバーで構築すると、インターネット経由でデータのアップロード・ダウンロードが行われることからサイバー攻撃のリスクがあります。また、従業員の不正なデータ持ち出しによる情報漏洩や、保管されていたデータに潜むマルウェアによる全社的なウイルス感染の恐れもあるのです。 このようなセキュリティ面での問題を未然に防ぐためにも、ファイル共有サーバー導入時には、どのようなセキュリティ対策があるのかをあらかじめ把握しておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーの選定ポイント ここからは、ファイル共有サーバーを選定するときのポイントを紹介します。以下の3つは特に意識してサーバーを選択しましょう。 サポート体制 サーバーを利用する中で生じた疑問に対して、迅速なサポートがなければ、業務が一時的に止まってしまいます。また、初期セットアップや既存データの移行などのサポート体制が充実しているツールであれば、導入時の手間を省けるのです。 セキュリティ 大量の顧客・社員の個人情報を扱うため、十分なセキュリティ体制が整ったものでなければなりません。具体的には、「ナレカン」のような国際規格認証を取得しているツールであれば安心です。 操作のしやすさ 全社員にとって使いやすいサーバーにしましょう。シンプルな操作性でなければ、使いこなせない社員が出てきて、社内に浸透しません。 上記のポイントをおさえたうえで、自社に適したファイル共有サーバーを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法 以下では、ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法を紹介します。 ファイル共有サーバーを利用するとファイルへのアクセス性の向上や容量の問題を解決できる利点があります。一方、ビジネス利用のファイル共有サーバーは仕組みや利用方法が多様なので、選び方を間違えると運用の過剰な料金コストやセキュリティのリスクが発生します。 そこで、ファイル共有サーバーの代わりにITツールを利用すると、セキュリティリスクを抑えながら低コストで運用できます。ただし、ツールに情報を保管しても検索しづらいと、目的のファイルを探すのに手間がかかり、ファイル管理の負担解消にはなりません。 したがって、ITに詳しくない社員でも思い通りに検索できるサービスを選びましょう。結論、ストレスのないファイル管理を実現するには、社内のファイルを安全にまとめておけるうえ、使いやすい検索機能が備わった「ナレカン」が必須です。 ナレカンの「記事」では、国際基準のセキュリティで保護しながら、テキスト・画像・ファイルなどのあらゆる情報を保存・共有できます。 また、高度な「キーワード検索」によって、添付ファイルの中身まで検索でき、欲しい情報に即アクセスできるのです。 最も簡単に社内のファイルを共有できるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーの概要まとめ これまで、ファイル共有サーバーの概要やメリット・デメリットをご紹介しました。 ファイル共有サーバーを使うと安定した環境でファイル共有が可能になり、LAN経由で接続してオフィス外からも利用できます。ただし、コスト面やセキュリティリスクの懸念があるため、ファイル共有サーバーの選び方には注意が必要です。 また、ストレスなくファイル共有をするには、ファイル共有サーバーの代わりにITツールを利用すると、低コストかつセキュリティを満たした状態で運用できます。しかし、目的のファイルにアクセスしづらいツールでは、うまく運用できず社内に定着しません。 そこで、大容量のファイルをだれでも簡単に共有・閲覧できるシンプルな情報共有ツール「ナレカン」を利用すれば、専門的な知識を持たない現場社員でも簡単にファイル共有できるのです。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスのないファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介

昨今では「従業員の最低5日以上の有給取得」の義務化に伴って、有給管理表の作成・運用が不可欠となっています。そこで、Excelを用いれば、関数を使って有給日数を自動計算したり、テンプレートを活用したりして管理表を簡単に作成できるのです。 しかし、「Excelを使った有給管理表の作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelでの有給管理表の作り方や無料テンプレート4選を中心にご紹介します。 Excelの自動計算機能を使って有給休暇の管理表を作りたい 有給休暇管理表のテンプレートを入手したい 有給管理に適したツールを探している という方はこの記事を参考にすると、有給管理表の作り方だけでなく、有給管理業務を効率化する方法まで見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【わかりやすい】有給休暇管理表（有給管理簿）とは2 有給管理表に記載するべき項目3 Excel｜自動計算できる有給管理表の作り方2選3.1 【基本編】関数を活用した作成方法3.2 【応用編】マクロを作成する4 【無料】自動計算できる有給管理表のExcelテンプレート4選4.1 個人別の有給休暇管理表4.2 自動計算で有給休暇の日数が付与される管理簿4.3 月ごとの取得状況を確認できる有給管理表4.4 時間休に対応した有給休暇管理簿5 【必見】有給管理におすすめのツールとは5.1 社内のあらゆる情報を見やすく管理できる「ナレカン」5.2 簡単！ナレカンで有給管理表を整理する例6 年5日の年次有給休暇の取得義務とは6.1 年5日の年次有給休暇の概要6.2 年5日の年次有給休暇の条件6.3 違反した場合に科される罰則7 Excelで有給管理をするデメリットとは8 有給管理表のExcelテンプレートや関数まとめ 【わかりやすい】有給休暇管理表（有給管理簿）とは 有給休暇管理表（有給管理簿）とは、従業員の年次有給休暇を正確に管理するための帳簿です。 また、労働基準法では、従業員ごとの有給管理簿の作成と、3年間の保存義務が定められています。そのため、有給管理表を正しく運用すれば、社内の有給取得状況を把握できるだけでなく「労働基準法の遵守」や「労務管理業務の効率化」にもつながるのです。 以上のことから、有給管理表の作成・保管は、企業にとって不可欠な業務です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 有給管理表に記載するべき項目 有給管理表には、以下の3つの項目を記載する必要があります。 ＜項目＞ ＜内容＞ 基準日 従業員の有給休暇を付与する権利が発生する日です。労働基準法では、基準日から1年以内に5日の年次有給休暇の取得が義務付けられています。 日数 従業員が基準日から1年間で取得した有給の日数です。 時季 従業員が有給を取得した日付です。 以上の基本項目に加え、前年度からの「繰越日数」や「残日数」を記載すれば、より分かりやすい有給管理表を作れます。また、Excelで作成する場合、”関数”や”マクロ”を使うと、取得日数を自動計算して有給管理を効率化できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel｜自動計算できる有給管理表の作り方2選 以下では、Excelで自動計算できる有給管理表を作る方法を解説します。「社員の有給取得状況を効率よく管理したい」という方は必見です。 【基本編】関数を活用した作成方法 Excelで関数を使えば、最低限の機能を抑えつつ、簡単に有休管理表が作成できます。 まず関数の入力に入る前に、社員の名前や社員番号、入社日などを入力しましょう。 DATEDIF関数を使って勤続年数を計算する DATEDIF関数を使うと、以下の式で入社年月からの勤続月数を自動で求められます。 =DATEDIF(入社開始日,現在の日付,単位”年”) 単位の欄には期間の年数・月数・日数のうち計算したいものを入れます。年数の場合は”Y”、月数の場合は”M”、日数の場合は”D”です。 有給休暇の取得日数は、社員の継続勤務期間によって定まります。そこで、上記の式を使うと、社員の勤務月数が自動で計算され、有給休暇の付与数が簡単に分かるのです。 IFS関数を使って、有給の付与数を計算する IFS関数を使うと、勤続月数に基づいて有給の付与数を計算できます。 IFS関数とは、入力した任意の判定式の真偽に合わせて、出力するデータを指定する関数です。たとえば、以下の式を使うと、勤続年数に基づいて、有給付与数を求められます。 =IFS(AND(“勤続年数が入力されたセル”>=0.5″勤続年数が入力されたセル”=1.5,”勤続年数が入力されたセル” 有給休暇は、入社から原則6ヶ月経過時に法定で最低10日付与され、その後は最初の付与日から1年ごとに、勤続年数に応じて増加します。 そのため、IFS関数の中にIFS関数を入れることで、ひとつの式で簡単に有給の付与数を自動計算できるのです。 参考：厚生労働省｜年次有給休暇の付与日数は法律で決まっています 関数を他のセルにコピーする 1つのセルで関数を入力し、計算ができたら、ドラッグしてコピーしましょう。 セルの左下をクリックすると十字が表示されるので、任意の場所までドラッグしましょう。 ドラッグすると、下のセルにも関数式がコピーされるため自動で計算ができます。 必要事項を埋めれば、以下の画像のように有給管理表が完成します。 【応用編】マクロを作成する マクロを使うと、有給管理で繰り返すルーティーン作業を自動化できます。 Excelのマクロ機能とは、自動化したい操作をあらかじめ設定しておくことで、簡単に実行させられる機能です。たとえば、従業員の名前を入力するだけで有給の付与数を確認したり、取得率を計算したりするように設定できます。 実際のマクロ作成方法 1.まず、開発者のタブから「マクロの記録」を選択しマクロの名前や詳細がある場合は記入します。 2.次にマクロに記録したい内容をExcelに打ち込んでいきます。入力が完了したら、左上の「記録終了」をクリックします。 3.左上の「マクロ」のタブから記録したマクロを選択し「実行」すると、反映されます。 ただし、自動計算で表を作っても、正しく管理しなければ参照したいデータが見つからず非効率です。したがって、Excelで有給管理表を作成したら、「ナレカン」のように検索機能が優れたITツールで保管しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】自動計算できる有給管理表のExcelテンプレート4選 以下では、Excelで使える有給管理表のテンプレート4選をご紹介します。テンプレートを使うと、表を作成する手間なく簡単に運用に乗せられるため、必見です。 個人別の有給休暇管理表 こちらは、Microsoft社が提供する「有給休暇管理表」のテンプレートです。 有給休暇の取得日や日数を従業員ごとに管理できます。また、取得日を入力すると、残日数が自動計算される機能が付いているので、有給休暇のスケジュールを立てやすいです。 Microsoftのテンプレートはこちら 自動計算で有給休暇の日数が付与される管理簿 こちらは、Office Hackが提供する「有給管理簿」のテンプレートです。 全従業員の有給休暇の取得日や残日数を一覧で管理できます。前年繰越日数は手入力する必要がありますが、時効による消滅などは自動で反映される点が便利です。 Office Hackのテンプレートはこちら 月ごとの取得状況を確認できる有給管理表 こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する「有給管理表」のテンプレートです。 全従業員の有給の消化状況を月ごとに確認できます。また、前年度の繰り越し分と今年度の付与日数、各月ごとの消化日数を入力すれば、残日数が自動計算される仕組みです。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードのテンプレートはこちら 時間休に対応した有給休暇管理簿 こちらは、エクセルテンプレートuconnectが提供する「年次有給休暇管理表」テンプレートです。 社員1人につき1シートを使って有給休暇を管理します。有給の取得日だけでなく、申請日や時間休の取得時間なども詳細に管理できる点が特徴です。 エクセルテンプレートuconnectのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】有給管理におすすめのツールとは 以下では、有給管理におすすめのツールについてご紹介します。 有給の申請方法やルールは、すべての社員が正しく理解していることが重要です。しかし、特別休暇や産休・育休、有給の時間単位取得など、制度が複雑化するなかで、最新ルールを周知・確認しやすくする環境が求められています。 よって、社内の有給ルールや申請手順は、情報が陳腐化しない検索機能に優れたツールで一元管理しましょう。また、マニュアルやFAQと一緒に運用すれば、メンバーからの問い合わせ対応もスムーズになります。 結論、自社の有給管理に最適なのは、社内の情報を常に新鮮に保ち、検索機能が充実しているツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、AIが長期間使われていない情報を検出できるため、社内情報のメンテナンスの手間が削減されます。また、検索機能に優れているので、ファイル数が多くなっても、すぐに必要な情報を取り出せるのです。 社内のあらゆる情報を見やすく管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 簡単！ナレカンで有給管理表を整理する例 ナレカンの「記事」に、有給管理ファイルとともにテキスト情報を残しておけば、ファイルを開かずとも中身を把握できます。また、フォルダ機能を備えているため、画像のように「総務部」＞「有給管理」といった階層管理も可能です。 また、ナレカンの検索機能では添付したファイル内まで検索できます。 検索キーワードが含まれる添付ファイルには「ファイル内に検索ワードがあります」と表示されるので、目的のファイルにすぐにたどり着けるのが特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 年5日の年次有給休暇の取得義務とは ここでは、「年5日の年次有給休暇」についての概要や条件をご紹介します。マネジメント層の方は必見です。 年5日の年次有給休暇の概要 2019年4月施行の働き方改革関連法により、企業は「年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して、年5日の有給休暇を確実に取得させること」が義務づけられました。 そのため、使用者は有給付与の「基準日」「日数」「時季」を明記した有給管理簿を作成して、従業員の有給取得状況を正確に把握しなければなりません。 また、作成した有給管理表は「有給休暇を与えた期間」と「期間満了後3年間」の保存義務があるため注意しましょう。 参考：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署｜年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説 年5日の年次有給休暇の条件 年5日の年次有給休暇の条件は「年次有給休暇が10日以上付与されていること」です。なお、使用者は以下の2点を満たす労働者に対して、10日の年次有給休暇を与える必要があります。 雇入れの日から6ヶ月継続勤務 全労働日の8割以上の出勤 上記を満たした労働者には、原則として10日以上の年次有給休暇が付与され、年5日の年次有給休暇を確実に取得させる義務が生じるのです。 また、パートタイム労働者など、所定労働日数が少ない労働者に対しては、労働日数に応じて比例付与されます。比例付与の対象となるの以下に当てはまる労働者です。 所定労働時間が周30時間未満 週所定労働日数が4日以下または年間の所定労働日数が216日以下 以上の条件に当てはまっている労働者には適切に年次有給休暇を付与する必要があります。 画像の引用及び参考：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署｜年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説 違反した場合に科される罰則 以下は、違反内容ごとに課せられる罰則を示した表です。（※左右にスクロール可） ＜違反条項＞ ＜違反内容＞ ＜罰則規定＞ ＜罰則内容＞ 労働基準法第39条第7項 年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合 労働基準法第120条 30万円以下の罰金 労働基準法第89条 使用者による時季指定を行う場合において、就業規則に記載していない場合 労働基準法第120条 30万円以下の罰金 労働基準法第39条（第7項を除く） 労働者の請求する時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合 労働基準法第119条 6か月以下の懲役または30万円以下の罰金 このように、違反を犯した場合、罰金あるいは懲役などの罰則が科されるので、全社員が確実に有給休暇を取得できるような管理体制を整えましょう。 引用：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署｜年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで有給管理をするデメリットとは Excelは元々パソコンに備わっていることが多く使い始めるのが簡単な一方で、Excelで有給管理をするときにはデメリットもあります。主に以下の2点が挙げられます。 管理が乱雑になりミスが起きやすい 有給管理表を新しく作成するたびにファイルが増えるため、管理が乱雑になりやすく、必要な管理表を探すのにも時間がかかってしまいます。そのため、必要なファイルを誤って削除してしまうといったトラブルが発生する原因にもなるのです。 ファイルを共有するときに別のツールを使用する必要がある Excelは、ファイルを作成・保存することはできますが、共有するためには別のツールを使う必要があります。別ツールではファイル添付に手間を要し、情報が増えていくと共有されたファイルを見落としてしまう可能性もあります。 しかし、有給管理表は保存期間が原則として定められているので、確実に保管する必要があります。そこで、Excelで有給管理表を作成した後は、”フォルダ”で見やすく整理できる「ナレカン」のようなツールで管理すれば、Excelのデメリットを解消できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 有給管理表のExcelテンプレートや関数まとめ これまで、有給管理表のExcelテンプレートや作り方を中心にご紹介しました。 従業員へ年5日の年次有給休暇を確実に取得させるために、有給管理表は必ず作成しなければなりません。また、有給管理表は3年間の保存義務が定められているので、作成後は確実に管理する必要があります。 しかし、Excelのファイル管理の場合、似た名前のファイルが乱立することで誤削除・誤送信といったトラブルを引き起こし、必要な情報を探す手間もかかります。したがって、有給管理表を作成した後は、「情報を見やすく整理できるツール」で管理しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、ファイルの添付・バージョン管理ができ、添付したファイルの中身まで検索することができるツールナレカン一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、有給管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 管理職必見｜求められるマネジメント能力とは？伸ばすための方法を解説