ナレッジマネジメント
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PCには大容量のデータを保存できますが、外出先では確認しづらいため、不便に感じる方も少なくありません。そのため、PCに保存したファイルを「アプリ」内で共有して、時間や場所を問わずにスマホからも見られる状態にする必要があります。 しかし、「ファイル共有アプリは種類が多く、どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、スマホとPCで簡単にファイル共有できるアプリを中心にご紹介します。 スマホやPCでファイルを共有する方法を知りたい ファイル共有におすすめのアプリを比較検討したい 共有したファイルを後からすぐに探し出せるアプリを探している という方はこの記事を参考にすると、「スマホ」と「PC」の両方から簡単に情報を共有する方法が分かり、時間や場所を問わず資料へアクセスできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 スマホからスマホでファイル共有する方法1.1 iPhone同士でのファイル転送方法1.2 Android同士でのファイル転送方法2 スマホからパソコン・種別の異なるスマホへのファイル転送方法3 スマホ同士/スマホとPCでファイル共有するときの注意点4 【知らなきゃ損】ファイル共有にはアプリがおすすめな理由5 ＜無料あり＞スマホ・PC間のファイル共有におすすめのアプリ5選5.1 【ナレカン】マルチデバイス対応でファイルをすぐに確認できるアプリ5.2 【Stock】誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ5.3 【Google Drive】ファイルの共同編集ができるソフト5.4 【Dropbox】ファイルを一か所にまとめられるソフト5.5 【Send Anywhere】リンクで無制限に共有できるデータ転送アプリ6 デバイス間のファイル共有に活躍するアプリの比較表7 ファイル共有アプリの選定ポイント8 スマホとPCでファイル共有をする2つの活用例8.1 （1）外出先で資料を閲覧する8.2 （2）スマホで撮った写真を共有する9 スマホとPCでファイル共有するアプリ5選まとめ スマホからスマホでファイル共有する方法 以下では、同じ機種のスマホ同士でのファイル共有方法を解説します。iPhoneとAndroidバージョンをそれぞれご紹介するので、ファイル共有方法が分からない方は必見です。 iPhone同士でのファイル転送方法 ファイル共有する端末がiPhone同士の場合、以下の方法が挙げられます。 AirDropで共有 1. 共有する端末どちらも「Wi-FiとBluetoothを有効」に設定されていることを確認し、「AirDropの受信設定を『連絡先のみ』または『すべての人』」に設定します。 2. iPhoneの「ファイル」から共有したいデータを長押しして、共有マークをタップします。 3. 共有の中から「AirDrop」を選択します。 4. 送信したいユーザーが登録しているデバイス名が表示されるので、タップすれば共有が完了です。ただし、『すべての人』のデバイス名が表示されるので、送り間違いのないように注意しましょう。 iCloud Driveで共有 1. iCloud.comからiCloud Driveを開き、共有したいファイルの[…]を選びます。 2. 「コピーを送信する」を選択すると、iCloudメールが開かれるので宛先のアドレスを入力して送付しましょう。 iPhoneの「メモ」で共有 1. iPhoneのメモを開き、メモの画面下にある添付マークのアイコンをタップ→「ファイルを添付」を選びます。 2. 共有したいものを選び、メモ上に添付します。 3. 画面右上の共有アイコンをタップし、共有するアプリを選んで送信しましょう。 Android同士でのファイル転送方法 ファイル共有する端末がAndroid同士の場合、Quick Share（旧Nearby Share）というデータ共有アプリを利用します。 参考・画像引用：Android Magazine｜Quick Share（旧ニアバイシェア）の使い方 Quick Shareを利用するためには、送信者・受信者ともに共有範囲を設定する必要があります。設定を変更する手段は以下の通りです。 画面を上から下にスワイプしてクイック設定を呼び出します。 もう一度下にスワイプしてすべてのクイック設定を表示し、Quick Shareをタップします。 「共有を許可するユーザー」をタップして、共有する範囲を選択できたら完了です。 Quick Shareの共有範囲の設定が完了したら、”Googleフォト”や”Files by Google”といったアプリ内のファイルを任意のメンバーに共有できるようになります。ここでは、「Files by Google」からのファイル転送方法をご紹介します。 1.Files by Googleのアプリストアからアプリをダウンロードします。 2.アプリからファイルを選択し、右のその他アイコン[︙] をタップします。 3.[共有 ＞ Quick Share]をクリックします。 4.【送信側】送信先の候補から、ファイルを送りたいデバイスをタップします。 【受信側】デバイスの画面ロックを解除しておきます（画面ロックがかかっていると相手のデバイスに付近のデバイスとして表示されません） 5.【受信側】送信元のデバイス名と受信するファイルが表示されるので、内容を確認して[承認する]をタップしたら完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホからパソコン・種別の異なるスマホへのファイル転送方法 ここでは、「スマホからパソコン」や「iPhone Android間」などの、異なるデバイスでのファイル共有をご紹介します。それぞれのメリット・デメリットも記載しているので、参考にしてください。（表は左右にスクロールできます） ＜概要＞ ＜メリット＞ ＜デメリット＞ クラウドストレージで共有 「Google Drive」や「Dropbox」などのクラウドストレージに、ExcelやWordのファイルをアップロードして共有します。 ・データのバックアップとしても使える。 ・クラウドストレージ内でメッセージを送る機能がないと、アップロード先のURLを別途メールやチャットで共有する手間がかかる。 URLで共有 「Send Anywhere」などのデータ転送アプリを使って、URLやQRコードを読み取ることでファイルを共有する方法です。 ・社外のメンバーともファイルを共有しやすい。 ・ファイルを共有するために、都度URLやQRコードを発行する必要がある。 ノート（記事）形式で共有 「ナレカン」や「Stock」のように、ノートにファイルを添付する形式で社内情報を共有します。 ・添付したファイルに関する補足情報をノートに追記できるので、ファイルを都度開かずとも内容が分かる。 ・「Markdown記法」などの特殊な記法が必要なツールを選ぶと、使いづらい可能性がある。 ファイルを使うデメリットには「ファイルを開かないとどんな内容か分からない」ことが挙げられます。したがって、ファイルと詳細情報を一緒に記録できる、「ノート（記事）形式で共有する方法」が最もファイル管理しやすい方法と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホ同士/スマホとPCでファイル共有するときの注意点 異なるデバイス間のファイル共有には注意しなければならない点があります。とくに、無料で使えるアプリでファイルを共有する場合は、以下の2つに注意して利用しましょう。 セキュリティリスクがある デバイスがウイルスを持っていたり、有害アプリをダウンロードしたりしていないかを事前に確認すべきです。 データのバックアップが必要 ファイルデータを誤って削除してしまったときに備えて、バックアップを取っておく必要があります。 このように、「ビジネス」「個人」利用を問わず、デバイスのセキュリティ対策とファイルのバックアップは必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【知らなきゃ損】ファイル共有にはアプリがおすすめな理由 ビジネスにおいて、ファイルを共有するケースは頻繁にあるので、効率的でなければなりません。また、ファイルは共有して終わりではなく、その後も活用していくことが大前提となるため、以下の理由からアプリの利用がおすすめです。 ファイルを共有しやすい アプリを活用すれば、特定の場所にファイルをアップロードするだけで、任意の相手がいつでも該当ファイルにアクセスできる体制をつくれます。そのため、メールやチャットのように、ほかのメッセージで埋もれたり、メンバーが増えるたびに再送する手間を解消できるのです。 ファイルを見つけやすい WordやExcelのようなファイル形式のデータは、増えていくに連れて管理が煩雑になりがちです。一方、アプリにはファイルをタグ付けして分類したり、ファイル内まで絞り込める検索機能が備わっていたりするので、欲しい情報がすぐに見つかります。 上記に加えて、たとえば「AIにより、ファイルの概要を自動で要約する機能」が備わった「ナレカン」のようなファイル共有アプリを選ぶと、ファイルのデメリットである「開かないと内容が分からない」事態も解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞スマホ・PC間のファイル共有におすすめのアプリ5選 以下では、スマホ・PC間でファイルを共有するためのアプリを5つご紹介します。 アプリを使って異なるデバイス間でファイルが共有できても、目的のファイルが見つかりにくいと業務のスピードを落とす原因になります。そのため、ファイル共有アプリを導入する場合、「共有だけでなく情報の管理・検索が簡単なサービス」を選びましょう。 また、機密情報を守る観点から高セキュリティであることも重視すべきです。外部への情報漏えい対策があることに加え、社内向けに情報へのアクセス権を設定できるアプリを選べば安心して導入できます。 結論、ストレスなくファイルを共有するには、複数の異なるデバイスから同時にアクセスでき、国際基準のセキュリティを満たしたツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンには「平均0.2秒」「ヒット率100%」の超高精度な検索機能が備わっているので、見たいファイルを簡単に探せます。また、大企業が導入可能な厳格なセキュリティ基準で保護されているため、安心して社内情報の共有ができます。 【ナレカン】マルチデバイス対応でファイルをすぐに確認できるアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ Stockは、ノート形式で社内の情報をストックできるツールです。 「Stock」の「ノート」には、直感的にテキストやファイルを残せるほか、ノートに紐づく「メッセージ」によって、メンバーとのやりとりまで一元化できます。加えて、1フォルダ内であれば人数制限なしで招待できる「1フォルダゲスト」機能を使えば、社外とのファイル共有も円滑になります。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】ファイルの共同編集ができるソフト ＜Google Driveの特徴＞ あらゆるデバイスから利用できる Googleアカウントを作成すれば、iPhoneやAndroidなどのスマホや、パソコン、タブレット端末から利用できます。 共同編集ができる 編集の権限を与えれば、リアルタイムでファイルの共同編集が可能になります。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ アプリと連携してファイルを作成できる Googleドライブ上では、「ドキュメント」や「スプレッドシート」などのアプリと連携してファイルを作成して、そのまま保存できます。 検索機能でファイルを探し出せる ファイルの題名やファイル内の文章から、ファイルを検索できます。また、「検索チップ」機能を使えば、ファイル形式やフォルダ、最終更新日から絞り込み検索も可能です。 ＜Google Driveの注意点＞ 情報が見つけにくい ユーザーの口コミでは「ファイルの格納で、ホームとマイドライブがありますが、すっきりしたツリー構造になっていないので、よく検索をしなくてはいけない状況になる」という意見があります。（参考：ITreview） アクセス権限に注意する 共有リンクを知っているだけでアクセスできるのは便利ですが、適切に管理しないと情報漏えいにつながるリスクがあります。 有料プランはほかのツールも含めたプランの契約が前提になる Google Driveは、Googleのあらゆるサービスが集約された「Google Workspace」に含まれます。容量を増やすために有料プランを契約するときには「Google Workspace」として契約が必要なので、ファイル共有機能だけを求めている場合は注意が必要です。 ＜Google Driveの料金体系＞ 以下は「Google Workspace」の料金体系です。 個人向け：無料 Business Starter：950円/ユーザー/月 Business Standard：1,900円/ユーザー/月 Business Plus：3,000円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】ファイルを一か所にまとめられるソフト ＜Dropboxの特徴＞ グループで共有する スマホとPCでファイルを共有するだけでなく、グループを作成すれば複数人でのファイル共有もできます。 メンバー全員に変更が反映される 複数人で共有したファイルの「編集・名称変更・移動」があった場合、全員のデバイスに同期されます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 便利な「ファイルリクエスト」機能 「ファイルリクエスト」機能を使えば、Dropboxのアカウントを所有していないユーザーからもファイルを収集できます。共有設定をしていない社外メンバーとのやりとりに便利な機能です。 ファイルの種類によっては使いづらい Dropboxはスマホからも操作可能ですが、ExcelやWordファイルはスマホで編集がしづらい可能性があります。 ＜Dropboxの注意点＞ ファイル形式以外残せない Dropboxに保存できるのは、ExcelやWordなどのファイル形式のデータのみです。そのため、ファイル形式特有の「ファイルが入り乱れやすい」「ファイルを開くのに5秒かかる」というデメリットを解消できません。 使いこなすのが難しい フォルダ構造や整理のルールを設けなければ、「メンバーが勝手に階層を増やしてしまう」といった、管理上のトラブルになる恐れもあります。 無料プランでは保存容量が少ない 無料プランでは2GBまでしか保存できません。ユーザーの口コミでは、「不要なものは削除しなければ容量オーバーしてしまうためもう少し容量が多いといいなと思います。」といった声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：無料 Plus（個人向け）：1,500円/月 Essentials（個人向け）：2,400円/月 Business：1,800円/ユーザー/月 Business Plus：2,880円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Send Anywhere】リンクで無制限に共有できるデータ転送アプリ ＜Send Anywhereの特徴＞ 簡単にデバイス間のファイル交換ができる 送信デバイスから発行された6桁のキーを入力するか、QRコードを読み取ることで、スマホ・PC間のファイル交換が可能になります。 会員登録不要で利用できる スマホではアプリのインストールだけで利用でき、パソコンはインストール不要でブラウザから利用できます。 ＜Send Anywhereの機能・使用感＞ 無制限のファイル転送 無料プランの場合、一度に転送できる最大容量は10GBまでですが、分けてファイルを転送すれば無制限となります。 パスワードを設定できる 送信するファイルにパスワードを設定できます。QRコードの管理には細心の注意を払う必要がありますが、パスワードによって情報漏れのリスクを軽減できるのです。 ＜Send Anywhereの注意点＞ ストレージ機能はない Send Anywhereは「ファイルの送受信」ができるツールですが、クラウドストレージの機能は備えていません。マニュアルなどの社内情報を1か所に蓄積するのには不向きと言えます。 無料プランはダウンロード期間が48時間 無料プランの場合、ファイルのダウンロード期限は48時間に設定されています。あとからファイルをダウンロードする可能性がある場合には注意が必要です。 転送に失敗する可能性がある ユーザーの口コミでは、「近頃、転送失敗率が異常に多い」といった声が寄せられています。（参考：Google Play） ＜Send Anywhereの料金体系＞ Free：無料 Lite：$5.99/ユーザー/月 Standard：$9.99/ユーザー/月 Send Anywhereの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デバイス間のファイル共有に活躍するアプリの比較表 以下は、本記事でご紹介したアプリ5選の比較表です。以下の表を活用して、自社での運用に最も適したアプリを選定しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Google Drive Dropbox Send Anywhere 特徴 マルチデバイス対応のシンプルな情報管理アプリ 誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ ファイルの共同編集ができるソフト ファイルを一か所にまとめられるソフト リンクで無制限に共有できるアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 国際規格認証のセキュリティ 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 社内情報のストック 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 アクセス権限に注意する必要がある 無料プランでは保存容量が少ない ストレージ機能はない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランは500円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは$5.99/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Send Anywhere」の詳細はこちら 以上のように、PC・スマホ間でファイル共有する方法はさまざまです。ただし、アプリを導入するときは、機能性や注意点はもちろん、どのデバイスからでもストレスなくファイルを閲覧できるか注意して確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有アプリの選定ポイント 社内でファイル共有アプリを導入するなら、以下のポイントを踏まえて選定しましょう。 誰でも簡単に使えるか 多機能なツールは便利な反面、操作が複雑で使いこなせない社員が出てくる可能性があります。そのため、社員全員が使いやすいツールかを必ず確認しましょう。 検索機能が充実しているか ExcelやWordのファイル形式の場合、ファイルを開かなければ、どのような情報が書き込まれているのか把握できません。一方、ファイル内にまで検索をかけられる高度な「検索機能」を備えたアプリであれば、情報を探す手間を解消できるのです。 セキュリティ対策が万全か セキュリティが万全でないツールでは社内情報が外部に漏洩してしまう恐れがあります。たとえば、国際規格のセキュリティ認証のなかでも「ISO27001」を取得している、高セキュアなツールを選びましょう。 以上のことから、ツールの導入を検討するのであれば、上記のポイントを網羅している「ナレカン」のようなアプリを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホとPCでファイル共有をする2つの活用例 以下では、スマホ・PC間でファイル共有をする活用例をご紹介します。単にデータを保存するだけではなく、具体的な活用方法を把握しておくことで、導入後の運用イメージが湧きます。 （1）外出先で資料を閲覧する スマホとPCでファイル共有をすると、外出先でも簡単に資料をチェックできます。 たとえば、PCで作成した商談に関する資料を、事前にスマホやタブレットに共有しておけば、PCが開けない移動中でも見直しや編集が可能です。以下は、「ナレカン」で作成された資料を、PCとスマホそれぞれで表示した画面になります。 ＜PCで表示した場合＞ ＜スマホで表示した場合＞ 以上のように、シンプルなUIのアプリを使って情報を共有すれば、外出先からでもストレスなく情報を確認できます。結果、移動時間や業務のすきま時間を有効活用できるのです。 （2）スマホで撮った写真を共有する PDFやドキュメントファイルだけでなく、スマホで撮影した写真も共有できます。 アプリを使った写真の共有は、リアルタイムで情報を共有をするときにメリットを得られます。たとえば、現場の写真を事務所と共有したいときに、わざわざメールに添付して送る必要がなくなるのです。 このように、社内でスムーズに写真を共有できる点は「言語化しづらい情報を、視覚的に報告したい」という場面で重宝されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホとPCでファイル共有するアプリ5選まとめ ここまで、スマホとPCでファイル共有するアプリ5選を中心にご紹介しました。 前提として、ファイルは「内容を確かめるために都度開く手間がかかる」デメリットがあります。そこで、ファイルの中身についての概要を書き留められるアプリを活用すれば、ファイルを開かずに内容を把握できて便利です。 ただし、社内情報を扱う以上、アプリを選定するときにはセキュリティが十分かを必ず確認しましょう。とくに、国際基準を満たした高セキュアなアプリであれば、大企業でも安心です。 結論、スマホとPCでファイル共有するには、国際基準のセキュリティでデータが保護されるうえ、ファイルを含むあらゆる情報を共有できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で、快適にファイル管理ができる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

労働人口の減少やキャリア観の変化を背景に、どの業界でも人材を確保するのが難しくなってきています。それに伴い、社員一人ひとりのスキルやパフォーマンスを向上させるための「人材開発」の重要性が年々増しています。 一方で、「人材開発を成功させるために、何をすれば良いか分からない」「優秀な人材が育たない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、人材開発の概要や成功させるためのポイントを中心にご紹介します。 効果的な人材開発を実践して企業成長につなげたい 全社にフォロー体制がまわる仕組みを整えたい ノウハウを蓄積できるツールを使って社員の業務レベルを上げたい という方はこの記事を参考にすると、人材開発のポイントを押さえられ、効果を実感できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 人材開発（HRD）とは？1.1 人材育成との違い1.2 人材開発が重要視される背景2 人材開発の主な手法4選3 【具体例】人材開発に必要なスキルとは？4 人材開発を成功に導く3つのポイント4.1 （1）経営課題の解消と紐づける4.2 （2）主体的なキャリア形成を促す4.3 （3）スキルアップをサポートする5 【おすすめ】ナレッジ共有で社員の業務レベルを向上させるツール5.1 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」6 人材開発の概要とポイントまとめ 人材開発（HRD）とは？ はじめに、人材開発の概要を解説します。まずは、人材開発の基本を理解しましょう。 人材育成との違い 「人材開発」と「人材育成」は似た意味の言葉ですが、以下のような違いがあります。 人材開発 人材育成 目的 既存のスキルを最大限伸ばす 業務遂行にあたり不足スキルを身につける 教育の単位 社員一人ひとり 「新卒社員」「採用担当」などの属性ごと 方法 個人の目的に合った手法 「新人研修」などの制度化されたやり方 人材開発と人材育成には上記のような違いがありますが、「社員の能力を上げて、企業の成長につなげる」というゴールは共通です。ただし、人材開発とは「個々の社員に適した方法で、スキルアップを目指す」教育であるため、より高い能力の向上が期待できます。 人材開発が重要視される背景 人材開発が重要視される背景には、社会の変化があります。 具体的には、労働人口の減少が挙げられます。労働人口の減少により、社員一人ひとりに対して、従来よりも高い能力が求められるようになったのです。 また、企業は従来、終身雇用を前提として、社員に長期間かけて一律のスキルを身につけさせていました。しかし、キャリア観の変化で終身雇用の前提が崩れたので、社員それぞれのスキルをスピーディに磨く必要性が生まれたのです。 以上のような社会の変化により、企業は「従来、時間をかけて一律でおこなっていた人材教育」を見直さざるを得なくなりました。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人材開発の主な手法4選 人材開発の主な方法には、以下の4つがあります。 OJT（On the Job Training） 現場で業務をしながら、上司や先輩社員から指導を受ける方法です。教えられたことを即業務に活かせるという利点があります。 Off-JT（Off the Job Training） 現場以外の場所でおこなわれる集合研修です。主に人材育成向きの手法ですが、外部講師による専門性の高いセミナー実施など、人材開発にも役立てられます。 自己啓発 読書や資格取得など、勤務時間外に社員が自発的にスキルアップを図ることです。書籍代や資格取得費用の補助により、自己啓発を促せます。 タフアサインメント 社員にハードルの高い課題を与えて、急速な成長を目指す方法です。例えば、リーダー職に任命して、マネジメントに携わらせることなどが挙げられます。 このように、人材開発には大きく分けて4つの方法があります。伸ばしたいスキルやレベルに合わせて、適切な方法を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【具体例】人材開発に必要なスキルとは？ 以下では、人材開発に必要なスキルを解説します。人材開発を実施する前に把握しておきましょう。 進捗・計画を管理する力 設定された目標を達成するためには、社員の進捗状況を都度把握して計画に遅れが生じないようにする必要があります。 コミュニケーション力 業務を円滑に進めるためには、相手に要望をわかりやすく伝える必要があります。また、日頃から部下とコミュニケーションをとり信頼関係を構築することも重要です。 指導力 指導力をつければ、取りかかるタスクが明確になり、部下の目標達成を促せるうえにモチベーション向上にもつなげられます。 論理的思考 論理的思考を意識すれば、現状の課題点を正確に把握し、どのように対策すべきかの見通しがつけやすくなるため社員の業務レベルの向上につながります。 以上のように、人材のレベルを上げるためには計画的な行動や部下との信頼関係が不可欠です。そのため、まずは指導する側のスキルアップも図る必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人材開発を成功に導く3つのポイント 以下では、人材開発を成功させるための3つのポイントを紹介します。人材開発の効果を上げたい方は、必ず確認しましょう。 （1）経営課題の解消と紐づける 1つ目のポイントは、「人材開発」と「経営課題の解消」を紐づけることです。 努力してスキルアップしても、そのスキルを仕事のなかで活かす機会がなければ、人材開発の効果は薄くなり、社員のモチベーションも上がりません。 つまり、企業の経営課題の解消や業績向上に必要なスキルを伸ばして、「業務に役立てる機会」をつくる必要があるのです。 （2）主体的なキャリア形成を促す 2つ目は、社員の主体的なキャリア形成を促すことです。 一律の教育でスキルを補う「人材育成」とは違い、「人材開発」では社員一人ひとりが、スキルアップの目的と方法を自発的に考える必要があります。そのため、キャリア形成についても受身にならず、スキルアップの目的として主体的に形成するべきなのです。 結論、人材開発においては、企業が社員に対して複数のキャリアの選択肢を提示して、目標に向けた自発的なスキルアップを促すことが理想だと言えます。 （3）スキルアップをサポートする 3つ目は、社員のスキルアップをサポートすることです。 「人材開発」は「人材育成」とは違い、制度化された方法がありません。そのため、社員それぞれが異なる方法でスキルアップするには、事前にさまざまなノウハウをナレッジとして社内に残す必要があります。 ナレッジがあれば、社員は今後の対応や業務へのアプローチ方法を時間を問わず学べます。そこで、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを活用して社員の自己解決を促しつつ、適宜上司との面談などでフィードバックするとさらに効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】ナレッジ共有で社員の業務レベルを向上させるツール 以下では、人材開発の「計画」や「ナレッジ管理」に便利なツールをご紹介します。 人材開発を成功させるために最も重要なのは、社員のスキルアップをサポートして、成長を促すことです。そのためには、各社員の頭の中やPCの中に属人化しているノウハウを共有し、全体の業務レベルの向上を図る必要があります。 ただし、Excelで情報共有すると、必要な時に「情報が見つからない」という問題が起こります。そのため、目的の情報をすぐに探し出せる、検索性に優れたツールを選定すべきです。 結論、自社が導入すべきなのは、全社単位でナレッジを共有・管理できるうえ、過去の情報資料にも即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に、テキストや画像を使ってナレッジをまとめられるうえ、テンプレートを登録しておけば体裁を統一できます。また、「ヒット率100%」の検索機能によって、記事上はもちろん画像内の情報まで探し出せるので、必要なナレッジが確実に見つかります。 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人材開発の概要とポイントまとめ これまで、人材開発の概要や具体的な手法、人材開発を成功させるためのポイントを中心にご紹介しました。 人材開発を成功させるには、社員それぞれのスキルアップのためにノウハウを共有し、振り返れる体制を整える 必要があります。しかし、Excelでの管理は始めやすい一方、ファイル数が増えると過去のナレッジを探し出すてまがかかります。 そこで、誰でも簡単にノウハウをまとめられる「ナレッジ管理ツール」を導入しましょう。そして、なかでも、検索性に優れたツールを選定し、「確認したいときに見つからない」といった状態を脱却しましょう。 結論、自社に導入すべきなのは、誰でも簡単にノウハウを蓄積でき、欲しい情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、人材開発成功による企業成長を目指しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 管理職必見｜求められるマネジメント能力とは？伸ばすための方法を解説

問い合わせ管理では、表をあらかじめ作成することで対応履歴の管理・共有が簡単にできるので、多くの企業が「Googleスプレッドシート」を活用しています。 一方、スプレッドシートは担当者が適宜編集して運用する必要があるため、問い合わせ管理の効果的な方法や問題点を事前に把握しておきたい方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、スプレッドシートで問い合わせ管理をする方法やメリット・デメリットを中心に解説します。 スプレッドシートで問い合わせ管理をする方法を知りたい 自社に最適な問い合わせ管理のテンプレートを見つけたい スプレッドシートのデメリットを解消するツールを探している という方は本記事を参考にすると、スプレッドシートで問い合わせ管理をする方法や問題点も把握でき、問い合わせ管理がスムーズになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Googleスプレッドシートで問い合わせ管理する方法とは1.1 （1）項目を入力する1.2 （2）データの入力規則を利用する1.3 （3）関係者に共有する2 問い合わせ管理に使えるスプレッドシートのテンプレート2.1 Desknet’s DB｜問い合わせ管理表のテンプレート2.2 Microsoft｜顧客管理表のテンプレート2.3 業務用テンプレート｜問い合わせ内容を一覧で管理するテンプレート2.4 エクセルカードHARI｜職種別の顧客管理表テンプレート2.5 [文書]テンプレートの無料ダウンロード3 Googleスプレッドシートで問い合わせ管理をするメリット3.1 （1）無料で使える3.2 （2）複数人で同時に編集できる4 Googleスプレッドシートで問い合わせ管理をするデメリット4.1 （1）作業負担が大きくミスが発生する4.2 （2）メンバー間でのコミュニケーションがとれない4.3 （3）情報漏洩のリスクがある5 【必見】スプレッドシートのデメリットを解消するツール5.1 最も簡単に問い合わせを管理するツール「ナレカン」6 問い合わせ管理におけるスプレッドシートの使い方やメリット・デメリットまとめ Googleスプレッドシートで問い合わせ管理する方法とは 以下では、スプレッドシートで問い合わせ管理する方法について解説します。スプレッドシートの特徴や機能に対する理解を深めることで、適切な問い合わせ管理ができるようになります。 （1）項目を入力する まず、問い合わせ管理に必要な項目を入力しましょう。問い合わせ内容の基本的な項目として、以下が挙げられます。 登録日：実際に問い合わせが来た日時 登録者：問い合わせをした人の情報（氏名・電話番号・企業名など） 問い合わせ内容：問い合わせの詳細 対応状況：ステータスごとに一目でわかるようにする（対応中・完了など） 担当者：問い合わせに対応している担当者 回答：問い合わせに対する回答 とくに、問い合わせに対する回答として、やりとりの履歴も合わせて蓄積しておくと、事実確認がしやすくなります。その結果、担当者が代わった場合も引き継ぎがスムーズになります。 また、項目を固定するとスクロールしても常に表示されるようになり、情報量が増えても認識しやすくなります。項目を固定する場合は、メニューから「表示＞固定＞1行」の順で選択します。 （2）データの入力規則を利用する 同じデータを繰り返し入力する場合は、入力規則機能を使うのがおすすめです。項目をあらかじめ設定すれば、入力の手間が省けてミスも防ぎやすくなります。 入力規則を設定する手順は、入力規則を設定したい行を選択し、メニューから「データ＞データの入力規則」を選択します。今回は「対応状況」のD列を選択します。 次に「条件」で「リストを直接指定」を選択します。下図の赤枠に、設定したいテキストを入力しましょう。今回は対応状況の欄なので「完了,未対応」としました。 「保存」をクリックすれば、入力規則の設定は完了です。 （3）関係者に共有する 基本的な設定が完了したら、情報に応じて閲覧・編集できる人を制限するために、共有範囲を設定して関係者に共有します。 共有の範囲を設定するには、右上に表示されている「共有」をクリックします。特定のユーザー間で共有したい場合は、「ユーザーやグループを追加」の箇所に共有したい相手のメールアドレスを入力しましょう。 共有したい相手が多い場合は、「一般的なアクセス」の項目で「制限付き」から「リンクを知っている全員」に変更します。「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」から共有の範囲を選択して、どのような権限を与えるか設定しましょう。 以上の設定で、スプレッドシートで問い合わせ管理をする準備は完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 問い合わせ管理に使えるスプレッドシートのテンプレート スプレッドシートの問い合わせ管理は、テンプレートを使うことで体裁を整える必要がなくなります。そこで以下では、問い合わせ管理表として使えるテンプレートを5種類紹介します。 Desknet’s DB｜問い合わせ管理表のテンプレート こちらのテンプレートでは、集計機能によって月別の問い合わせ数や担当者別の対応数を集計・分析できます。 また、メール通知設定を利用して問い合わせや回答をリアルタイムで把握できます。 Desknet’s DBの詳細はこちら Microsoft｜顧客管理表のテンプレート こちらはMicrosoft社の公式テンプレートです。 顧客管理表のテンプレートには会社名や担当者名、連絡先といった基本的な項目が設定されており、問い合わせ内容や対応状況などの必要な項目を追加すれば問い合わせ管理表としても活用できます。また、フィルタ機能を利用した検索や表の色変更が可能です。 Microsoftの詳細はこちら 業務用テンプレート｜問い合わせ内容を一覧で管理するテンプレート こちらの表では、問い合わせの内容を一覧表にして管理できます。情報を共有するときや後から振り返るときに役立ちます。 編集して、自社に必要な項目を追加することもできます。 業務用テンプレートの詳細はこちら エクセルカードHARI｜職種別の顧客管理表テンプレート こちらは、表形式ではなくデータ形式に整理されています。企業の職種別にテンプレートがあり、自社の目的に合わせて選択できます。 操作方法が丁寧に説明されているため、初心者でも安心して利用できます。また、よくある質問がサイトにまとめられており、チャットサポートもあるので、不明な点がある場合は参考にしましょう。 エクセルカードHARIの詳細はこちら [文書]テンプレートの無料ダウンロード こちらでは、ビジネス文書や手紙、はがきなどのフォーマットが掲載されています。多様な様式のテンプレートがあり、さまざまな場面で利用できます。 取引先台帳や得意先台帳のテンプレートには会社名や担当者名、連絡先といった基本的な項目が設定されており、必要に応じて項目を追加・削除すれば問い合わせ管理表としても利用できます。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートで問い合わせ管理をするメリット ここでは、Googleスプレッドシートで問い合わせを管理するメリットを解説します。メリットを把握したうえで、Googleスプレッドシートを活用しましょう。 （1）無料で使える GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントさえあれば、無料で利用できる点がメリットです。 そのため、社内で導入する際に費用がかかりません。金銭的コストがかからないことで、使い始めるのに心理的ハードルが低いという副次的な効果も得ることができます。 ただし、管理する問い合わせの量が増えてくると、どのシートに記載したかわからなくなり、欲しい情報を検索するのに手間がかかる恐れがあるので、注意しましょう。 （2）複数人で同時に編集できる Googleスプレッドシートは、複数人で同時に編集できる点もメリットです。 Excelなどのファイルとは違い、Googleスプレッドシートはクラウド上にデータを保存しているので、情報がリアルタイムに更新されます。そのため、わざわざファイルをメールに添付して共有する必要がありません。 したがって、リモートワークで会社外で問い合わせ管理する場合にも情報共有がスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートで問い合わせ管理をするデメリット ここでは、Googleスプレッドシートで問い合わせ管理をするデメリットを解説します。以下のデメリットを理解したうえで運用をしなければ、営業活動において悪影響を及ぼす可能性があるので注意しましょう。 （1）作業負担が大きくミスが発生する スプレッドシートはExcelと同じく、最初の体裁を整える段階で作業負荷が高いのでミスが発生しやすいです。 スプレッドシートは自由度が高い一方で、自社の用途に合わせて作成・運用しなければなりません。そのため、スプレッドシートの知識がある担当者が必要なのです。 一方、運用する社員も使い方を覚えなければならず、不慣れなうちは入力を間違えたり編集した箇所を削除したりする可能性があります。また、使用しながら改善を繰り返し最適化するので仕組み構築のハードルが高いことも問題になりやすいです。 さらに、スマートフォンのアプリではテンプレートが使えません。マルチデバイスに対応していないことで操作に手間取るのは、ビジネススピードの妨げになり、効率的ではありません。 （2）メンバー間でのコミュニケーションがとれない スプレッドシートにはメッセージ機能がついていないので、別のツールを用意して意思疎通を図る必要があります。 しかし、問い合わせ管理表とメッセージで異なるツールを使うので、管理表の情報と齟齬が生じたり連絡が行き違ったりしてしまいます。また、チャット形式の場合はやりとりするメッセージが増えると、情報が流れてしまう点に注意が必要です。 そこで、1つのツールで的確にコミュニケーションを取りつつ問い合わせ内容も適切に管理できるものを選びましょう。たとえば、「ナレカン」のようなツールで管理すれば、「情報管理」と「情報共有」を同じツールにまとめられます。 （3）情報漏洩のリスクがある 情報漏洩のリスクにも注意する必要があります。 とくに、データはメールやUSBメモリで簡単に社外へ持ち出せます。また、アクセス権限は設定できるものの、共有相手を間違えると情報漏洩につながりかねません。 そこで、「データの暗号化」や「問い合わせ情報は全てシステムサーバー上で厳格に管理される仕組み」が整ったツールを導入すれば、外部からの不正アクセスを防げるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】スプレッドシートのデメリットを解消するツール 以下では、Googleスプレッドシートのデメリットを解消できるツールをご紹介します。 スプレッドシートは自由度が高い反面、直感的に使えなかったり、メッセージのやりとりに別のツールを使う必要があるという問題を抱えています。とくに、大企業では大量の問い合わせを管理するので、対応状況や過去の問い合わせを素早く確認できると便利です。 そのため、「操作しやすいこと」「必要な情報がすぐに見つかること」を条件に、従来のスプレッドシートから脱却しましょう。ただし、顧客情報であることから、強固なセキュリティ下で情報を共有できることが前提です。 結論、スプレッドシートの代替に使うべきは、あらゆる情報を蓄積でき、情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に問い合わせ内容とその対応履歴をまとめれば、AIを活用した「自然言語検索（ゆらぎ検索対応）」によって目当ての情報が即座に見つかります。また、国際セキュリティ規格の「ISO27001」も獲得しており、安全性も抜群です。 最も簡単に問い合わせを管理するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンで問い合わせ管理をした例＞ 以下は、ナレカンで実際に問い合わせ管理をした例です。 ナレカンでは、1つの「記事」に1つの問い合わせを記録することで問い合わせの内容をナレッジ化して社内に蓄積できます。また、下図のように記事に問い合わせに関する「コメント」を紐づけてやりとりすることも可能です。 さらに、多階層の「フォルダ」で部署ごとに情報を整理できるので、問い合わせ管理以外の社内情報もすべてナレカンで一元管理ができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 問い合わせ管理におけるスプレッドシートの使い方やメリット・デメリットまとめ ここまで、問い合わせ管理におけるスプレッドシートの使い方やメリット・デメリットを中心に解説しました。 スプレッドシートは自社の用途に合わせて自由にカスタマイズできる一方、運用の初期段階で作業負担が大きく、コミュニケーションも取りにくい課題を抱えています。また、情報漏洩の観点からも、最適とは言えません。 そこで、システムを活用して安全かつスムーズに問い合わせ管理・情報共有しましょう。また、一か所に集約して蓄積した情報は「FAQ」に横展開できるメリットがあります。 結論、スプレッドシートに代わる問い合わせ管理システムは、“使いやすさ”と”検索のしやすさ”を兼ね備えた「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは、専属担当者による手厚いサポートも受けながら、自社に最適の運用設計を構築できます。 ぜひ「ナレカン」で情報共有を効率化し、問い合わせ管理を円滑にしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントとは

仕事でファイルを共有する場面は多いものの、複数のファイルをメールに添付すると容量が不足して送れないことがあります。何度もメールを送るのは面倒なうえに、関連するファイルがばらばらになり不便です。 そこで注目されているのが、大容量のファイルをスムーズに送れる「ファイル転送サービス」です。しかし、ファイル転送サービスは種類が多すぎて、どれが良いか分からず悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの法人向けファイル転送サービス7選を中心に解説します。 安全に使える法人向けファイル転送サービスを比較検討したい ファイル転送サービスをランキング形式で検討したい 簡単にファイル転送できるツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なファイル転送サービスが分かり、ファイルを含む情報共有を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル転送サービスとは1.1 ファイル転送サービスにおける有料版と無料版の違い1.2 ファイル転送サービスのメリット2 ファイル転送サービスの比較ポイント4選2.1 （1）安全性は高いか2.2 （2）容量の制限があるか2.3 （3）転送速度が速いか2.4 （4）誰でも簡単に使いこなせるか3 無料あり！おすすめの法人向けファイル転送サービスTOP73.1 1位【ナレカン】最も簡単に使いこなせるファイル転送サービス3.2 2位【Stock】中小企業向けのファイル転送サービス3.3 3位【GigaFile便】無料で使えるファイル受け渡しサービス3.4 4位【データ便】高セキュリティなデータ転送ができるサービス3.5 5位【Filemail】メールとしてもファイル転送ができるサービス3.6 6位【GigaCC】法人間のファイル共有に最適なサービス3.7 7位【Smooth File】海外利用もできるファイル転送サービス4 ＜比較表＞おすすめの法人向けファイル転送サービス一覧5 ファイル転送サービスの3つの注意点5.1 （1）セキュリティレベルがサービスに依存する5.2 （2）運用体制の整備が必要になる5.3 （3）受け手のセキュリティによっては使えない6 おすすめの法人向けファイル転送サービスまとめ ファイル転送サービスとは ファイル転送サービスとは、メールよりも大容量のファイルを送れるサービスです。クラウド上に転送したいファイルをアップロードすることで、受け手は共有URLからアクセスしてファイルをダウンロードできます。 そこで以下では、ファイル転送サービスにおける有料版・無料版の違いやメリットをご紹介します。はじめてサービスを導入する方は必見です。 ファイル転送サービスにおける有料版と無料版の違い ファイル転送サービスの有料版と無料版では、主に以下の違いがあります。 有料版 コストがかかるが一定基準のセキュリティが備わっている。 電話やチャットなどを通じて、充実したサポートが受けられる。 無料版 すぐに利用できるが情報漏えいのリスクや広告による操作性の悪さがある。 サポートは基本的なものに限定されている場合が多い。 ビジネスシーンでは、一定基準のセキュリティが備わっているサービスを使わなければ情報漏えいのリスクが伴います。そのため、自社のセキュリティポリシーを確認して、適切なサービスを導入することが求められるのです。 ファイル転送サービスのメリット ファイル転送サービスのメリットには、主に以下の2つが挙げられます。 ＜大容量ファイルを簡単に送受信できる＞ メールで複数ファイルや容量の多いファイルを送る場合には、小分けにする手間がかかり、USBの場合は相手に直接渡す必要があるため非効率です。 一方、ファイル転送サービスを使うと一度に大量のファイルを受け渡しできるうえに、オンライン上ですべて完結するので、直接やりとりする手間が省けます。 ＜導入・運用コストを減らせる＞ ファイル共有サービスを自社で開発したり外注したりすると、多額の費用がかかるうえに、サービスをすぐに使いはじめられるとは限りません。さらに、定期的なアップデートが必要なため、常に運用コストが発生します。 しかし、クラウド型のファイル転送サービスは、月額料金を払えばすぐに使いはじめられるものがほとんどです。さらに、サーバーのメンテナンスもサービスの提供会社が実施するため、導入・運用コストともに最小限に抑えられるのです。 ＜十分なセキュリティ体制のもとでファイルをやりとりできる＞ ビジネスシーンでは、顧客の個人情報や機密事項を扱うため、高い安全性が必須です。有料の法人向けのファイル転送サービスには、安心して利用するためのセキュリティ機能が備わっているケースが多くあります。 たとえば、「SSL暗号化」「送信先の制限機能」などの機能です。また、「ナレカン」のように国際規格の厳重なセキュリティが備わっているものが適しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル転送サービスの比較ポイント4選 以下では、ファイル転送サービスの比較ポイントを4つご紹介します。以下のポイントを踏まえ、自社にとって費用対効果の高いサービスを選びましょう。 （1）安全性は高いか はじめに、安全性の高さが重要です。 ファイル転送サービスはURLを使ってファイルを共有するので、不特定多数の人からアクセスされるリスクがあります。そこで、「通信内容が暗号化されているか」「アクセスを特定の人だけに制限できるか」などを比較すると、安全性の高さが分かります。 したがって、ファイルを安全な状態で転送するためにも、強固なセキュリティ機能があることを確かめましょう。 （2）容量の制限があるか 次に、「送受信できる容量に制限があるか」も比較すべきポイントです。 とくに、無料のサービスは一度に送信できる容量が小さく「結果的にメールのようにファイルを分割して送る状況」になりかねないので、注意して比較しましょう。 したがって、自社でやりとりしたいファイルが問題なく送受信できる容量が備わっているかを確かめると、プランと料金を絞り込みやすくなります。 （3）転送速度が速いか 転送速度の速さも、ファイル転送サービスを選ぶうえで重視するべきポイントです。 ファイルの転送速度は、業務のスピードに直結します。ファイルのアップロードのたびに時間がかかっていては、業務の遅延に繋がってしまうのです。 そのため、導入前にアップロード速度などの性能を評価して、自社の求める基準を満たしているか必ず確認しましょう。 （4）誰でも簡単に使いこなせるか 最後に、誰でも簡単に使えるほどシンプルかを確認しましょう。 ITに詳しくないメンバーが多い場合は、多機能なファイル共有サービスでは使いこなせなかったり、社内に浸透しなかったりする可能性あります。 したがって、直感的な操作で簡単に使える「ナレカン」のように、必要な機能が過不足なく備わったサービスが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり！おすすめの法人向けファイル転送サービスTOP7 以下では、おすすめの法人向けファイル転送サービス7選を、「安全性」「使いやすさ」の2つを基準にランキング形式で紹介します。 ファイル転送サービスを選ぶ際は、「安全性」「使いやすさ」の2つを重視しましょう。とくに、社内の機密情報を扱うことを考慮すると、安全に情報共有できるかは最も重視すべきポイントです。 ただし、どれだけ安全なツールを選んでも、「共有したファイルが見つからない」「保管に手間がかかる」と正しくファイルを管理できません。したがって、「ファイル共有と管理いずれも簡単かつ安全にできるツール」を選ぶべきです。 結論、自社で導入すべきサービスは、国際セキュリティ認証を取得しており、任意のメンバーに簡単に情報共有できる「ナレカン」一択です。 ナレカンはファイル添付で簡単にファイル共有できるうえ、多階層の「フォルダ」で見やすく整理可能です。また、ファイル内の文言まで対象にした、ヒット率100%の「検索機能」も備わっているので、目的のファイルや情報を確実に探し出せます。 1位【ナレカン】最も簡単に使いこなせるファイル転送サービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位【Stock】中小企業向けのファイル転送サービス Stockはナレカンと同じく、安全にファイルを共有できるツールです。 「Stock」は、個人・グループ間のDM機能やタスク機能も備えており、中小企業であれば、ファイル共有以外にも様々な場面で役立つツールです。そのため、目的ごとにいくつもツールを導入する必要がなく、業務上のやり取りがStockひとつで完結するのです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位【GigaFile便】無料で使えるファイル受け渡しサービス ＜GigaFile便の特徴＞ 無料で使える 1ファイル300GBまでのファイルを、無料で転送できます。 スマホアプリがある iOSアプリがリリースされているので、スマホからも操作できるのが特徴です。 ＜GigaFile便の機能・使用感＞ ファイルを簡単に送受信できる ホーム画面からファイルを選択してアップロードしたあと、表示されたURLを任意のメールアドレスへ添付すればファイルを送信できます。受け手側はURLにアクセスしてダウンロードするだけなので、ファイルのやりとりが簡単です。 受け取り確認機能 「受け取り確認機能」によって、先方がファイルをダウンロードすると送り手に通知が届きます。そのため、受け手は逐一連絡をする必要がありません。 ＜GigaFile便の注意点＞ 広告が多い アップロード画面やダウンロード画面に広告が多く、実際に操作するボタンなどが分かりづらい恐れがあります。 ＜GigaFile便の料金体系＞ 無料で利用できます。 GigaFile便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位【データ便】高セキュリティなデータ転送ができるサービス ＜データ便の特徴＞ 会員登録せずに使いはじめられる 会員登録せずにファイルのやりとりができます。ただし、会員登録なしの場合、アップロードできる容量は1回あたり2GBまでに制限されています。 ドラッグ＆ドロップで操作できる ドラッグ＆ドロップの操作だけで、送信するファイルを選択できます。 ＜データ便の機能・使用感＞ セキュリティ便 「セキュリティ便」は、受信者が「ダウンロード申請」をして、送信者が許可すればファイルをダウンロードできる仕組みです。そのため、セキュリティ便を利用すれば、ファイルのやりとりの安全性向上につながります。 通知機能 ダウンロードやアップロードの完了通知を設定できるので、連絡の手間を省きたい場合に効果的です。 ＜データ便の注意点＞ データの受け取りに制限がある データの受信機能があるのはビジネスプランのみとなっており、無料プランではデータの送信しかできません。 ＜データ便の料金体系＞ 参考：データ便の料金ページ ライトプラン：0円 フリープラン：0円 ビジネスプラン（送信のみ）：330円/ユーザー/月 ビジネスプラン（送受信）：550円/ユーザー/月 データ便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5位【Filemail】メールとしてもファイル転送ができるサービス ＜Filemailの特徴＞ ファイルを複数の方法で転送できる ファイルはメールに添付するだけでなく、リンクを作成して共有することもできます。そのため、場合によって使い分けられるのが特徴です。 モバイルアプリがある モバイルアプリがリリースされているので、スマホからも大容量のファイルをやりとりできます。 ＜Filemailの機能・使用感＞ 共有ファイルを追跡できる 送受信されたファイルを記録できるので「誰が、いつ、どこでファイルをダウンロードしたか」がすぐに分かります。 フォルダも共有できる ファイル単体はもちろんフォルダでも共有できるため、一度に多くの関連資料を送れるメリットがあります。 ＜Filemailの注意点＞ 日本語化されていない箇所がある 日本語化されているのはページの一部のみなので「英語で使い方がよくわからない」と感じるユーザーもいます。（参考：App Storeプレビュー） ＜Filemailの料金体系＞ 無料プラン：$0 PRO：$12/月（月払い） BUSINESS：$18/ユーザー/月（月払い） ENTERPRISE：$48/ユーザー/月（月払い） Filemailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6位【GigaCC】法人間のファイル共有に最適なサービス ＜GigaCCの特徴＞ グローバルに対応している 「GigaCC ASP」には、海外の拠点や取引先ともファイルをやりとりできる”グローバルゲートウェイ機能”をオプションで付けられます。 多言語対応 管理者の画面は日本語、英語、中国語に対応しており、グローバルな現場で活用できます。 ＜GigaCCの機能・使用感＞ アカウント・アクセス権管理 CSVによって、一括でアカウントを登録したりアクセス権を設定したりできます。そのため、管理者の作業工数を大きく減らせるのです。 高度なセキュリティ機能 一度の認証で複数のサービスを利用できる「シングルサインオン（SSL）」や、パスワードの2段階認証などの高度なセキュリティが備わっています。したがって、法人間で重要データをやりとりする場合も安心です。 ＜GigaCCの注意点＞ 初期費用がかかる いずれのプランでも初期費用が5万円以上かかるため注意が必要です。一部のユーザーからも「もう少し安いと良い」との声があります。（参考：ITreview） ＜GigaCCの料金体系＞ ※GigaCCは「GigaCC ASP」「OKURN」「SHARERN」の3プランがあり、すべてのプランで初期費用50,000円が発生します。各プランの詳細は以下の通りです。 ＜参考＞ ・GigaCC ASPの料金ページ ・OKURNの料金ページ ・SHARERNの料金ページ GigaCC ASP（スモールスタートが可能） STANDARDプラン：12,000円/10ユーザー/月～ ADVANCEDプラン：12,000円/10ユーザー/月～+機能追加費25,000円 PREMIUMプラン：12,000円/10ユーザー/月～ OKURN PLAN1：24,500円/10ユーザー/月 PLAN2：48,800円/50ユーザー/月 PLAN3：69,800円/100ユーザー/月 SHARERN PLAN1：85,000円/100ユーザー/月 PLAN2：120,000円/150ユーザー/月 PLAN3：170,000円/300ユーザー/月 GigaCCの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 7位【Smooth File】海外利用もできるファイル転送サービス ＜Smooth Fileの特徴＞ ユーザー数無制限 アカウント数による課金制ではなく、容量に応じて料金プランが設定されているため、規模の大きい企業でも導入しやすいです。 多言語に対応している 日本語、英語、中国語、韓国語、ベトナム語と多言語に対応しているのが特徴です。 ＜Smooth Fileの機能・使用感＞ ダッシュボード機能 最新ファイルや転送したファイルの受信数などが、ダッシュボード形式で一覧表示されます。ユーザーの利用状況を把握したい場合に便利です。 上長承認機能 ファイルを共有・転送するにあたり、上長の承認を得る機能です。部下が誤ったファイルを転送してしまうリスクを防げます。 ＜Smooth Fileの注意点＞ ファイルが専用のメールアドレスで送信されてしまう 一部のユーザーからは「ファイル送信メールの送信元アドレスが専用のアドレスとなってしまうため、受け手の状況によっては迷惑メール扱いになり受け取れないというケースが何度かありました。」との声もあがっています。（参考：ITreview） ＜Smooth Fileの料金体系＞ 料金は以下の表の通りです。（左右にスクロール可） 参考：Smooth Fileの料金ページ 100GBプラン 500GBプラン 1TBプラン 2TBプラン 3TBプラン 5TBプラン 10TBプラン 30TBプラン 初期費用 55,000円 55,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 月額費用 27,500円/月 33,000円/月 55,000円/月 82,500円/月 99,000円/月 137,500円/月 198,000円/月 280,500円/月 Smooth Fileの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめの法人向けファイル転送サービス一覧 以下は、おすすめの法人向けファイル転送サービス7選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 GigaFile便 データ便 Filemail GigaCC Smooth File 特徴 最も簡単に使いこなせる 中小企業向けでシンプル 登録不要で大容量のデータ転送ができる 高セキュリティなデータ転送ができる メールとしてもファイル転送ができる 企業間のファイル共有に最適 海外利用もできるファイル転送サービス 安全性 【〇】※国際セキュリティ資格を取得 【〇】※国際セキュリティ資格を取得 【〇】※ダウンロードパスワードの設定が可能 【〇】※情報セキュリティ認証を取得 【〇】※ファイルメールで送信されるファイルは暗号化される 【〇】※「DR対応」や「証跡管理」などのセキュリティあり 【〇】※情報開示認定制度にて認定を取得 使いやすさ 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※シンプルで簡単 【×】※多機能 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※多機能 広告の表示 【×】 【×】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 スマホアプリ 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 シンプルさに特化しているので、ファイルのアップロード/ダウンロード通知機能はない 広告が多い データの送受信ができるのは有料プランのみ 日本語化されていない部分がある 利用コストが比較的高額 画面設計が分かりづらい 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料 ・無料プランあり ・有料プランは330円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは$12～/月（月払い） ・無料プランなし ・12,000円～/10ユーザー/月 ・無料プランなし ・27,500円～/月 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「GigaFile便」の詳細はこちら 「データ便」の詳細はこちら 「Filemail」の詳細はこちら 「GigaCC」の詳細はこちら 「Smooth File」の詳細はこちら このように、ファイル転送サービスはそれぞれ特徴が異なるうえ、なかには高額だったり操作が複雑だったりするケースもあります。したがって、導入した費用対効果やITリテラシーを考慮したうえで選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル転送サービスの3つの注意点 ここでは、ファイル転送サービスの注意点を3つ解説します。以下の点を把握しないままサービスを導入すると、トラブルを招く恐れもあるので必ず押さえましょう。 （1）セキュリティレベルがサービスに依存する ファイル転送サービスのセキュリティレベルは、サービスの開発元に依存します。 開発元が設定したセキュリティレベルで運営されるため、必ずしも自社のセキュリティレベルにマッチするとは限りません。したがって、導入候補のサービスが、自社のセキュリティポリシーに沿っているかを確認することが重要です。 また、プランによってセキュリティ機能の充実度が変わるサービスもあるので、同じサービスでもプラン内容を比較して検討しましょう。 （2）運用体制の整備が必要になる 現場の理解を得て社内にサービスを浸透させるには、運用体制の整備が必須です。 これまでファイルの転送方法がばらついていたチームでは、サービスの導入そのものが現場の混乱を招きかねません。したがって、「ファイル共有手順のマニュアルを作成する」「サービスの利用目的を周知する」など、社員の理解を深める対策をすべきなのです。 また、そもそも”誰にとっても使いやすいサービス”を導入すれば、操作面での混乱を防げます。そこで、非IT企業の社員でも直感的に使いこなせる、「ナレカン」のようなサービスを活用しましょう。 （3）受け手のセキュリティによっては使えない ファイル転送サービスを導入しても、受け手のセキュリティレベルによって利用できない場合があります。 サイバー攻撃が多様化している昨今、セキュリティ対策として「外部からのメールに記載されたリンクへのアクセス」や「外部サービスで共有されたファイルの開封」を禁止している企業もあります。 ファイルの共有先でアクセスに制限が設けられている場合、アップロードしたファイルを相手がダウンロードできなくなってしまうのです。したがって、社外とファイルを共有したい場合は、共有相手がデータを受け取れる環境か確かめましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの法人向けファイル転送サービスまとめ これまで、おすすめの法人向けファイル転送サービスTOP7や、比較ポイントを中心にご紹介しました。 ファイル転送サービスは「セキュリティ」「操作性」「容量」を比較することが大切です。この3点を押さえたサービスであれば、情報漏えいのリスクを防ぎつつ、メールよりも効率的にファイルのやりとりができます。 なかでも、「操作性」は社内への浸透しやすさに直結するポイントです。簡単に情報を共有でき、誰でも必要なときに目的の情報を探し出せるサービスでなければ定着しません。 したがって、自社に最適なサービスは、直感的にファイルの共有・管理ができ、誰でも簡単に必要な情報を探せる「ナレカン」一択です。さらに、ナレカンは国際水準のセキュリティを備えており、あらゆる情報を確実に守れます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、安全でスムーズなファイル転送を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

人事部門が担う業務は多岐にわたりますが、そのうちのひとつが「人材管理」です。最近では、人事部門のリソース不足に加え、リモートワークや時差出勤などで働き方が多様化により、さらに業務負担は高くなりました。 そのため、人材管理システムは業務効率化を図るには必要不可欠と言えます。しかし、「どのような人材管理システムを使えばいいかわからない」と導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、人材管理システムの選定ポイントとタイプ別におすすめのツールをご紹介します。 人材管理システムの機能や種類、メリットを知りたい タイプ別に比較し、自社の企業規模に最適なシステムを見つけたい 誰でも利用できるほど操作が簡単なシステムを探している という方はこの記事を参考にすると、人材管理システムの選定ポイントを押さえつつ適切なツールが選べるようになるので、メンバー内で迅速な情報共有が実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 人材管理システムとは1.1 人材管理システム導入のメリット1.2 人材管理システムの種類と機能2 人材管理システムの選定ポイント3選2.1 （1）企業規模に合っているか2.2 （2）セキュリティ対策は万全か2.3 （3）欲しい情報にアクセスしやすいか3 情報ストック型｜おすすめ人材管理システムランキングTOP33.1 1位【ナレカン】大企業の人材管理のストレスを解消するアプリ3.2 2位【Stock】中小企業でも簡単に人材情報を管理できるツール3.3 3位【SmartHR】情報を集約・蓄積・活用できるアプリ4 【比較表】情報ストック型人材管理システムTOP35 人事評価型｜おすすめ人材管理システムランキングTOP45.1 1位【ヒトマワリ】従業員情報を一元管理できるツール5.2 2位【あしたのクラウド】人材評価の運用を一元化するツール5.3 3位【ジンジャー人事労務】時系列に人材情報を管理できるシステム5.4 4位【スマカン】戦略人事に適したタレントマネジメントシステム6 【比較表】人事評価型人材管理システムTOP47 人材管理システム導入のポイントとおすすめツールまとめ 人材管理システムとは 人材管理システムとは、組織内の人材に関する情報を管理するシステムを指します。 社員の雇用状況、スキル、評価、給与といった基本的な情報の管理はもちろん、採用プロセスや人事異動、休暇申請など人事業務に関わるあらゆる情報を管理できます。 また、人材管理システムに従業員一人ひとりの情報を管理しておけば、個人のスキルを伸ばしたりエンゲージメントを向上させたりするのに、必要な対策を講じやすくなります。 以上のように、人材管理システムの活用により、社員の情報が迅速かつ正確に把握できるので、コスト削減に繋げられるのです。 人材管理システム導入のメリット 人材管理システムを導入することで、以下のようなメリットを得られます。 人事業務の効率化 従業員の勤務状況の把握や人事評価、各種保険の加入手続きなど、人事部門が請け負う多くの業務を自動化できます。また、従来の手入力のように入力ミスが発生する心配もないため、効率的な人事業務を実現できるのです。 生産性の向上 各従業員の能力や上長からの評価を正確に記録することができます。結果、従業員の特性に応じた部署配属が可能となり、生産性の向上が期待できます。 以上が、人材管理システムを導入することで得られるメリットの一例です。ただし、人材管理システムにはいくつかの種類があり、それぞれ搭載されている機能が異なるため、自社に適したシステムを見極めることが重要です。 人材管理システムの種類と機能 人材管理システムは、大きく分けると以下の4種類です。それぞれの機能を把握してツールを選定しなければ、解決したい課題が解消できないだけでなく、かかった時間的・金銭的コストも無駄になるので注意が必要です。 勤務管理システム 従業員の出退勤や残業時間、休暇の申請・承認などの勤務状況をリアルタイムで可視化し、管理するシステムのことです。タイムカードや手書きでの打刻による入力ミスを防ぎ、正しい勤務状況から給与を計算できるので、テレワーク環境にも最適です。 人事評価システム 従業員一人ひとりの業績や能力、目標達成などを定量的に評価できる機能が搭載されたシステムです。人事評価をもとに昇給や昇進、人事配置を決定していくため、正確かつ公平な運用が求められます。 採用管理システム 採用管理システムは、採用プロセスを一元管理するシステムのことです。採用管理システムによって、応募者情報の把握、面接スケジュール調整、採用候補者とのやりとりを効率よく実行できるため、より多くの人材との対話に時間を割けます。 労務管理システム 労務管理システムは、入社・退社の手続きや雇用契約・社会保険や雇用保険の資格取得書類の作成、年末調整の手続きまで管理できるシステムのことです。労務に関する専門知識が十分にない人でも、複雑な業務を実行できます。 ただし、上記のシステムは専門性が高く、操作が複雑なものが多いので、慣れるまで使いこなすのが難しいです。一方で、汎用性の高い「情報ストックツール」なら、人材情報をはじめとする社内のあらゆる情報を最も簡単に管理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人材管理システムの選定ポイント3選 ここでは、人材管理システムを導入するときの選定ポイントを解説します。社員の情報管理が徹底できている企業は、以下の注意点を押さえられています。 （1）企業規模に合っているか 1つ目は、システムが企業の規模に合っているかどうかです。企業の規模によって、抱えている課題は異なるので、ツールを導入するときは以下のポイントに着目しましょう。 大企業 大企業は従業員数が多いため、勤務管理や人事評価等、人材管理に必要な情報を適切に管理できなければなりません。また、すでに従業員の情報が社内に点在しているケースも多く、情報を一元化する必要があるのです。 したがって、自社に最適な状態で利用していくための「運用方法の提案」や「既存データの移行支援」が実施されてるサービスが備わっているかに注目するのがおすすめです。 中小企業 中小企業では、ITに不慣れな方が多い傾向にあるため、多機能なツールでは操作が難しくそのうち放置されてしまいます。したがって、「誰でも簡単に使えるか」を注視しましょう。 以上のように、企業の規模によってシステムの検討すべきポイントは異なるため、システムを導入する際は、自社の規模を考慮した上で選定しましょう。 （2）セキュリティ対策は万全か 2つ目は、セキュリティ対策が万全かどうかです。 人材管理では、個人情報や給与データといった重要な情報を取り扱います。これらの情報が社外に漏洩してしまうと、会社の信用低下に繋がってしまうほか、漏洩した情報を悪用したトラブルに発展する危険性があります。 そのため、人材管理は高セキュアなシステムで行う必要があるのです。たとえば、フォルダに対して細かくアクセス権限を設定できる「ナレカン」のようなシステムだと、不正アクセスによる情報漏えいを未然に防ぐことができます。 （3）欲しい情報にアクセスしやすいか 3つ目は、欲しい情報にアクセスしやすいかです。 特に従業員数が多い大企業では、何千、何万人もの従業員の情報を管理することになります。そのため、情報の管理が煩雑な状態では、目当ての情報にたどり着くまでに膨大な時間がかかってしまうのです。 情報へのアクセス性を高めるためには、データを階層的に管理することができる「フォルダ機能」や、キーワードを入力することで該当するデータを抽出することができる「検索機能」が備わったシステムを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報ストック型｜おすすめ人材管理システムランキングTOP3 以下では、情報ストック型の人材管理におすすめのシステム3選を紹介します。 社員情報の中には、個人的な情報から給与に関わる情報までが含まれているので、確実に管理できなければなりません。とくに、大企業では扱う情報が多いので、必要な情報にすぐアクセスできるような体制を整えておく必要があります。 したがって、情報を確実かつ安全に管理するためにデータは一元管理しましょう。ただし、単純に情報を一元化するだけでは煩雑化してしまうので「社員ごとに情報を整理でき、記載内容をすぐに確認できる」ことが大前提です。 結論、社員情報の管理・共有を効率化するには、あらゆる人材情報をナレッジ化し、最もシンプルに管理できるシステム「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」は一人ひとりのあらゆる情報を蓄積できるほか、多階層の「フォルダ」にまとめられるので、膨大な量の情報でも管理が簡単です。また、AIを活用した「自然言語検索」により、目当ての情報を即座に見つけられます。 1位【ナレカン】大企業の人材管理のストレスを解消するアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位【Stock】中小企業でも簡単に人材情報を管理できるツール Stockは、あらゆる情報を残した「ノート」に、業務に関わる「タスク」や「メッセージ」を紐付けられる情報共有ツールです。 また、人材管理に関する情報は、2階層の「フォルダ」でシンプルに管理できるので、ITに不慣れな方が多い企業では、「Stock」の利用が適しています。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位【SmartHR】情報を集約・蓄積・活用できるアプリ SmartHRの特徴 人事・労務管理、人材マネジメントの両側面に役立つ機能が搭載 入社手続きをはじめ、年末調整や雇用契約などのあらゆる労務手続きを管理しつつ、評価プロセスをデータで透明化できるので、納得のいく人事評価に繋がります。 SmartHRの機能・使用感 入社手続きのペーパーレス化 「雇用契約」「個人情報収集」などの入社手続きをペーパーレス化できます。入社人数の多い新卒採用の際などに、業務効率化の高い効果を見込めます。 Web給与明細 給与・賞与明細・源泉徴収票をSmartHR上で配布できます。ペーパーレス化だけではなく、配布時のミス防止にもなります。 SmartHRの注意点 チャットサポートの利用に制限がある HPのチャットサポートによる使い方や機能説明は、管理者のみ使用可能なので、確認事項があった際は管理者を仲介する手間がかかります。 大企業で利用する場合の想定が弱い ユーザーの口コミでは「弊社は６社の管理を本社人事課で行っていますが、例えば給与明細の登録などは、各会社ごとに切り替えて登録する必要がありますので、同じことを６回繰り返します。」などの声が寄せられています。（参照：ITreview） SmartHRの料金体系 HRストラテジープラン：要問い合わせ 人事・労務エッセンシャルプラン：要問い合わせ タレントマネジメントプラン：要問い合わせ ほかにも、無料で使えるプランや労務管理のみできるプランの用意もあるので、詳細はＨＰを確認しましょう。 SmartHRの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】情報ストック型人材管理システムTOP3 以下は、情報ストック型人材管理システムTOP3の比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 SmartHR 特徴 人材情報をナレッジ化できるクラウド型アプリ 無料から使える！非IT企業でも簡単に情報管理できるツール 情報を集約・蓄積・活用できるアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 フォルダ機能 【〇】 【〇】 【×】 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 注意点 5名以上での利用が前提 (ツールの注意点を記載) 大企業で利用する場合の想定が弱い 料金 ・無料 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは要問い合わせ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「SmartHR」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人事評価型｜おすすめ人材管理システムランキングTOP4 以下では、人事評価型の人材管理システムTOP4をご紹介します。人事評価に特化したシステムを導入して業務に役立てたい方は必見です。 1位【ヒトマワリ】従業員情報を一元管理できるツール ヒトマワリの特徴 採用管理機能の搭載 流入経路ごとの応募数や入社までの選考状況を一目で把握できます。 グラフを用いた可視化 有給取得率や昇格率、残業時間、男女ごとの離職率などをグラフで可視化できます。 ヒトマワリの機能・使用感 組織シミュレーション機能 社員の顔写真・基本情報付きの組織図を作成します。これにより、人事異動の計画を立てやすくなります。 BI機能 人材構成分析や給与分析など社内の様々な項目での分析ができます。この機能により、昇給や採用活動の検討を効率化できます。 ヒトマワリの注意点 導入後のセットアップに時間がかかる可能性あり 専属のカスタマーサクセスマネージャーがフォローアップを実施するため、運用開始までに1週間~1ヶ月ほどかかる場合があります。 外部サービスとの連携が不十分 ユーザーの口コミでは「可視化したグラフを外部サービスと連携してシームレスに利用できる仕組みがあるといい」などの声が寄せられています。（参照：ITreview） ヒトマワリの料金体系 スタートプラン：20,000円（税抜き）/月～ スタンダードプラン：60,000円（税抜き）/月～ ヒトマワリの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位【あしたのクラウド】人材評価の運用を一元化するツール あしたのクラウドの特徴 人事評価業務を一元管理 目標設定から面談・査定・評価まで全ての流れの管理が可能です。 人事評価制度構築支援 人事評価のプロによる万全なサポート体制が特徴で、全国4,000社以上の導入実績がある、人事評価に関する制度の構築・運用のノウハウを活かした支援を受けられます。 あしたのクラウドの機能・使用感 AI機能 蓄積したビッグデータを活用することで、AIが目標添削や評価者モニタリングを実施し、人事評価の課題を解決します。 給与シミュレーション機能 給与シュミレーション機能では、評価と給与の適切な調整が行えたり、人件費の変動が予測できたりします。 あしたのクラウドの注意点 各機能の詳細は要問い合わせ HP記載の情報だけでは機能性の詳細まで把握できないので、資料のダウンロードもしくは問い合わせが必要です。 UIが見にくい ユーザーの口コミでは「勝手にスクロールされるが、スクロール位置が適正でないため見たい箇所にまた移動しないといけない」などの声が寄せられています。（参照：ITreview） あしたのクラウドの料金体系 料金プランについては、問い合わせが必要です。 あしたのクラウドの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位【ジンジャー人事労務】時系列に人材情報を管理できるシステム ジンジャー人事労務の特徴 社内の人事情報をリアルタイムで可視化 ジンジャー人事労務に集約されたデータはリアルタイムでグラフ化することができます。対象グループや日時を選択することで、目的の情報にアクセスできるので業務効率化が期待できます。 人事管理・年末調整のペーパーレス化 労務手続きをペーパーレスにすることで、書類を探したり紛失したりするリスクをなくせます。 ジンジャー人事労務の機能・使用感 ダッシュボード 集約した人事情報は自動で集計され、グラフ化されます。社内の人員構成や人件費の比率をすぐに確認できるので、採用活動に役立てられます。 ロール管理 社員ごとに編集や閲覧などの権限・操作範囲を設定できるため、情報漏えいのリスクを減らせます。 ジンジャー人事労務の注意点 有料オプションあり 月額費用＋利用する機能によっては有料オプションになるため、注意が必要です。 入力項目に分かりづらい箇所がある ユーザーの口コミでは「入力項目の名称で分かりづらい箇所があった。」などの声が寄せられています。（参照：ITreview） ジンジャー人事労務の料金体系 初期費用＋月額料金300円～/利用者数/月払い ジンジャー人事労務の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位【スマカン】戦略人事に適したタレントマネジメントシステム スマカンの特徴 機能のカスタマイズ 様々な機能を自社の課題に合わせて、最適な形でカスタマイズできます。 使いやすいインターフェース ITに詳しくない社員でも、簡単に評価シート・人材データベースの作成が可能です。 スマカンの機能・使用感 ダッシュボード機能 登録したデータや数値はグラフとして表示できます。データのダウンロードもできるため、資料作成等にも役立てられます。 データ分析・タレント分析 人材情報を多様な方法で分析できるため、人材の個性が明白になります。 スマカンの注意点 別途コミュニケーションツールが必要 システム上にコミュニケーションツールがないので、別のツールが必要になります。 目標管理の設定が難しい ユーザーの口コミでは「目標管理の設定が、少し難しいと感じました。途中で目標の変更があった場合に以前の目標もデータとして残しておくことができるように改善してほしいです。」などの声が寄せられています。（参照：ITreview） スマカンの料金体系 ベーシックプラン:50,000円/月～ オプション料金等、要問い合わせ スマカンの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】人事評価型人材管理システムTOP4 以下は、人事評価型人材管理システムTOP4の比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。 ヒトマワリ あしたのクラウド ジンジャー人事労務 スマカン 特徴 従業員情報を一元管理できるツール 使いやすいクラウド・評価制度を実現できるツール 従業員のコンディションを可視化できるシステム 戦略人事に適したタレントマネジメントシステム シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 分析機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 メッセージ機能 【×】 【×】 【×】 【×】 注意点 外部サービスとの連携が不十分 UIが見にくい 入力項目に分かりづらい箇所がある 目標管理の設定が難しい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは60,000円（税抜き）/月～ ・料金プランは要問い合わせ ・無料プランなし ・有料プランは、初期費用＋月額料金300円～/利用者数/月払い ・無料プランなし ・有料プランは50,000円/月～ 公式サイト 「ヒトマワリ」の詳細はこちら 「あしたのクラウド」の詳細はこちら 「ジンジャー人事労務」の詳細はこちら 「スマカン」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人材管理システム導入のポイントとおすすめツールまとめ ここまで、人材管理システムの種類・選定ポイントとおすすめのツールを紹介しました。 人材管理システムは機能ごとに種類をわけると「勤務管理システム」「人事評価システム」「採用管理システム」「労務管理システム」の4つあります。自社の課題にあった種類を選びつつ、操作性や安全性、情報を漏れなく管理できるシステムを選びましょう。 ただし、機能が多い情報ツールは便利な反面、操作が複雑になりがちです。一方、人材情報をはじめとする、あらゆる情報を簡単に管理できるツールであれば、業務のスピードやクオリティに差が生じるリスクをなくせるのです。 したがって、自社が導入すべきは、大企業のように管理すべき情報量が多くてもストレスなく使えるツール「ナレカン」一択です。ナレカンでは、専属担当者による「運用方法の提案」や「既存データの移行支援」などのサポート体制も充実しています。 ぜひ「ナレカン」を導入して、人材情報の管理を確実かつシンプルに実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 管理職必見｜求められるマネジメント能力とは？伸ばすための方法を解説

社内外からの問い合わせを適切に管理しなければ、”対応漏れ”や”重複対応”などの人的ミスにつながります。そのため、すべての業務を手動で対応するのではなく、問い合わせ管理ツールを活用して負担を軽減すべきです。 しかし、問い合わせ管理ツールは種類が豊富なので「どのツールが自社にマッチするかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、種類別のおすすめの問い合わせ管理ツール7選や、選定ポイントを中心にご紹介します。 問い合わせ管理が属人化して、対応遅れや重複対応が起こっている 迅速な顧客対応のために、過去の問い合わせを見返せる管理ツールを探している 選定ポイントや口コミをもとに自社に最適なツールを見つけたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な問い合わせ管理ツールを選べるうえに、顧客情報の一元管理が実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 問い合わせ管理ツールとは2 問い合わせ管理ツールを導入するメリット2.1 （1）顧客情報を一元管理できる2.2 （2）対応漏れや重複対応を防ぐ2.3 （3）担当者の負担を軽減する2.4 （4）対応の属人化を予防する2.5 （5）ナレッジとして蓄積できる3 失敗しない！問い合わせ管理ツールの5つの選定ポイント3.1 （1）コストが見合っているか3.2 （2）対応履歴を残せるか3.3 （3）情報へのアクセス性が良いか3.4 （4）誰でも簡単に使えるか3.5 （5）サポート体制が充実しているか4 顧客データの一括管理におすすめのツール3選4.1 【ナレカン】顧客情報をナレッジとして活用できるツール4.2 【Stock】問い合わせを一か所にまとめて管理できるツール4.3 【Microsoft365（旧office 365）】Microsoft発の多機能なツール5 複数チャネルからのお問い合わせ管理ツール2選5.1 【Zendesk for service】チケット制の問い合わせ管理ツール5.2 【Freshdesk】多機能なカスタマーサポートツール6 メールでのお問い合わせ管理ツール・システム2選6.1 【メールワイズ】メール対応を一元化するツール6.2 【mi-Mail】対応ミスを防ぐメール共有システム7 【すぐわかる】問い合わせ管理におすすめのツール比較表8 ＜非IT企業必見＞問い合わせ管理ツールを使いこなすには8.1 テンプレートを活用する8.2 フォルダを使い分ける8.3 自社に合った運用をする9 おすすめの問い合わせ管理ツール・システムまとめ 問い合わせ管理ツールとは 問い合わせ管理ツールは社内外からの問い合わせを一元管理して、迅速・正確に対応するツールです。主に以下のような機能が備わっています。 ＜機能＞ ＜効果＞ 一元管理機能 メールや電話など、複数チャネルからの問い合わせを集約して一元管理します。 ステータス管理機能 個別の対応状況と担当者を記録して、対応漏れや二重対応を予防します。 テンプレート機能 頻出する問い合わせへの回答を保存します。 顧客管理機能 対応が必要な顧客の情報や、過去の対応履歴を検索します。 分析機能 問い合わせに対する対応状況をグラフ化して、改善に活用できます。 ツールによって搭載される機能は異なりますが、以上のような機能を活用すると、従来の管理方法で発生するトラブルも解決可能になります。具体的には、以下のトラブルの解消が見込めます。 過去の問い合わせを見返すのに時間がかかる 担当者間で重複対応や返信漏れが発生している 対応の質を統一できていない 問い合わせ管理ツールに「問い合わせ内容」や「対応履歴」を蓄積すれば、自社のナレッジやノウハウになると同時に、質の高い顧客対応へとつなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 問い合わせ管理ツールを導入するメリット ここでは、問い合わせ管理ツールを導入するメリットを5つご紹介します。下記のメリットを把握すればツールに対する理解が深まり、全社へ浸透するツールを選べます。 （1）顧客情報を一元管理できる ツールを導入すると、顧客情報を一元管理できます。 問い合わせ管理ツールで顧客情報を一元管理すると、検索機能により必要な情報をすぐに見つけられます。その結果、過去の対応履歴へ素早くアクセスでき、担当者が変わっても高品質な顧客対応が実現するのです。 このように、問い合わせ管理ツールを顧客情報の管理に活用すると、過去の対応履歴を参考にして顧客のニーズに沿ったサービスを提供できます。 （2）対応漏れや重複対応を防ぐ 管理ツールを導入すると、問い合わせへの対応漏れや重複対応などの人的ミスも抑えられます。 問い合わせ対応の進捗状況やスケジュールが社内で十分に共有されていなければ、対応ミスが発生しかねません。そこで、ツールを活用すれば問い合わせごとのステータスが可視化されるため、適切に対応できるようになります。 また、問い合わせ管理ツールには、担当者名も記録するので、作業配分が可視化されます。したがって、担当者ごとの作業量のばらつきを抑え、作業の効率化に貢献するのです。 （3）担当者の負担を軽減する 問い合わせ管理ツールの導入は、担当者の負担軽減に役立ちます。 従来のようにエクセルで問い合わせ内容や対応状況を管理する方法では、データの出入力作業の手間が担当者の大きな負担となっていました。しかし、問い合わせ管理ツールでは問い合わせ情報や対応方法を素早く確認でき、データ管理の負担を軽減します。 さらに、リアルタイムで情報を共有できる問い合わせ管理ツールを導入すれば、複数人で分担して同時に作業ができるため、業務の効率化にも役立ちます。 なかでも、精度の高い検索機能によって欲しい顧客情報をすぐに確認でき、リアルタイムで情報が共有される「ナレカン」のような管理ツールの利用がおすすめです。 （4）対応の属人化を予防する 問い合わせ管理ツールは、対応の属人化予防に役立つ点も重要です。 ツールには、担当者ごとの対応履歴が残るので、優れた対応をする従業員のやり方を真似ることが可能になります。また、担当者が不在のときも、履歴をもとにほかのメンバーが代わりに対応できるのです。 そのため、問い合わせ管理ツールを活用すると対応の属人化を予防して、社内全体で顧客対応の質を向上できるのです。 （5）ナレッジとして蓄積できる 問い合わせ管理ツールは、顧客の問い合わせ情報をナレッジとして蓄積していくこともできます。 問い合わせ管理ツールを使いこなすと、過去の顧客からの問い合わせに関する情報が蓄積されるので、「よくあるお問い合わせ内容と回答マニュアル」を作成できます。そのため、迅速な対応をするのに役立ちます。 このように、問い合わせ管理ツールを導入することで社内ナレッジを蓄積でき、さらなる顧客満足度の向上につながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しない！問い合わせ管理ツールの5つの選定ポイント ここでは、問い合わせ管理ツールを選ぶ5つのポイントをご紹介します。下記の選定ポイントを把握しておけば、「運用できないツールを導入してしまう」という失敗を防止できるので、確実に押さえておきましょう。 （1）コストが見合っているか 一つ目に、自社がかけられるコストに見合っているかをチェックしましょう。 問い合わせ管理ツールは、インターネット経由で利用するクラウド型が多く、利用料金は毎月支払うことになります。顧客情報をストックしていくためには、長期的な運用が前提になるので、自社で運用できる範囲内にコストを抑えるべきです。 また、一般的に多機能なツールは機能が多い分だけ金銭的コストはもちろん、教育コストもかかるので、費用対効果が釣り合わなくなる可能性があります。そのため、企業規模に合わせて、無理のない範囲で運用できるツールを選定することが大切です。 （2）対応履歴を残せるか 二つ目に、対応履歴を残せるかを確認しましょう。 問い合わせに関するやり取りは、問い合わせ管理とは別にメールやチャットツールを使って対応を検討するのが一般的でした。しかし、従来の方法では問い合わせとやりとりが分散するため、確認に時間がかかるだけでなく、対応ミスも起こっていたのです。 そのため、問い合わせ管理ツールには、転送された問い合わせごとに担当者と連絡がとれる「メッセージ」機能が必須です。メッセージ機能により対応履歴を残せれば、無駄なトラブルを防ぐのに役立ちます。 （3）情報へのアクセス性が良いか 三つ目に、情報へのアクセス性が良いかも確認しましょう。 問い合わせ内容をツール上に一元化しても、あとから情報を探すのに時間がかかっては意味がありません。そのため、「問い合わせの内容やステータスごとに分類できるフォルダ」や「超高精度の検索機能」を備えている管理ツールがおすすめです。 たとえば、「ナレカン」ではカテゴリー別に情報を分類して蓄積できるうえ、生成AIを使用した「自然言語検索」でストレスなく情報にたどり着けます。つまり、問い合わせに抜け漏れを起こさないよう、確実に目的の情報へアクセスできる仕組みが整うのです。 （4）誰でも簡単に使えるか 四つ目に、問い合わせ管理ツールは誰でも簡単に使えることが前提です。 使いこなすのが難しい多機能ツールは、導入後も社内に浸透しない可能性が大きく、余計な教育コストもかかります。また、直感的に使えなければ、社員が「スムーズな業務進行ができないことによるストレス」を抱えてしまうのです。 そのため、ITに詳しくなくても簡単に使いこなせて、必要な機能に過不足がない問い合わせ管理ツールが最適です。 （5）サポート体制が充実しているか 最後に、サポート体制が充実しているかをチェックしましょう。 問い合わせ管理ツールを導入するときは、最適なフォルダ構造の設定が大切ですが、非常に労力がかかります。また、ツールを使用していれば必ず疑問点が生じてきますが、対応サポートが遅いとその分業務にも遅れが生じてしまいます。 そのため、専属担当者による「初期セットアップ」や「運用ルールの設計」を支援してくれるツールが良いです。加えて、機能に関する質問や問い合わせにも1営業日以内の回答してくれるサポートがあれば安心してツールの利用ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 顧客データの一括管理におすすめのツール3選 以下では、顧客データの一括管理におすすめのツールを3選ご紹介します。 顧客データを一括で管理すると、情報が入り乱れる恐れがあるので「整理しやすい情報構造」「使いやすい検索機能」を軸にツールを選ぶのがおすすめです。また、「問い合わせごとに社員間で情報を共有できる機能」があると、情報が分散する心配がありません。 ただし、ツールをメインで使うのは現場のメンバーになります。そのため、複雑なツールでは、社員が使いこなせず、問い合わせに関するミスを減らせなくなってしまいます。 結論として、導入すべき問い合わせ管理ツールは、超高精度の「キーワード検索」や「コメント機能」が備わっていて、大企業でも全社員が使いこなせる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」に問い合わせメールを自動転送できるうえ、記事に紐づけて「コメント」を送り合えるので、ほかの情報と混ざることなく対応履歴を残せます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」によりストレスなく目的の情報にアクセスできるのです。 【ナレカン】顧客情報をナレッジとして活用できるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】問い合わせを一か所にまとめて管理できるツール 「Stock」は、”問い合わせ内容”や”顧客データ”を一元管理できる機能に加えて、「タスク管理機能」も備えたツールです。 Stockの「ノート」には、問い合わせの記録を紙のノートに書くように簡単な操作で記載して、顧客ごとにフォルダを分けて整理できます。また、Stockには”担当者・期限”を割り当てて「タスク」を設定できるので、問い合わせに対するタスク漏れを防げます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Microsoft365（旧office 365）】Microsoft発の多機能なツール ＜Microsoft365の特徴＞ 問い合わせ管理ツールが充実している Teams、Planner、To Doなど、ツールの併用により効率的でスムーズな問い合わせ管理が可能です。 問い合わせ対応を自動化できる「チャットボット」がある チャットボットを活用すれば、自動で問い合わせ対応してくれるため、人件費をはじめとした対応コストの削減に繋がります。 ＜Microsoft365の機能・使用感＞ 共同作業ができる リアルタイムで共同編集が可能なので、チームでの問い合わせ管理に貢献します。 常に最新バージョンにアップデートされる 常に最新バージョンにアップデートされるので、新しい機能を利用したい場面で役立ちます。 ＜Microsoft365の注意点＞ 多機能なので扱うにはITリテラシーが必要 問い合わせ管理ツールとしてはもちろん、ツール利用そのものが初めてのメンバーには、複雑に感じる可能性があるため注意しましょう。 ファイルが煩雑になりやすい ユーザーの口コミでは「自動でバックアップを取る仕様にしているが、ファイルの場所やフォルダが非常にごちゃごちゃしてしまい見づらい。」という声も挙がっています。（引用：ITreview） ＜Microsoft365の料金体系＞ 以下は一般法人向けの料金プランです。 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い） Apps for Business：1,483円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い） Business Plemium：3,958円/ユーザー/月（月払い） Microsoft365の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 複数チャネルからのお問い合わせ管理ツール2選 以下では、複数チャネルからのお問い合わせ管理ツール2選をご紹介します。メールだけでなく、WebサイトやLINEなどの様々なチャネルで問い合わせを受け付けている方は必見です。 【Zendesk for service】チケット制の問い合わせ管理ツール ＜Zendesk for serviceの特徴＞ 問い合わせをチケット管理 任意のチャネルから来た問い合わせを自動でチケット化して、優先度や対応時間をモニタリングします。 AIによる自動的な解決 AIを活用すると、問い合わせを自動で迅速に解決できます。 ＜Zendesk for serviceの機能・使用感＞ 複数チャネルで対応を進められる チャネルをまたいで対応したいケースでは、Webサイトにメッセージングを追加すれば「WhatsApp」「Facebook」などのソーシャルチャネルを活用できます。 情報を有効活用できる 顧客に関するデータを把握して問い合わせ対応を改善したい場面であれば、レポーティング機能が使いやすいです。 ＜Zendesk for serviceの注意点＞ 一人当たり月額費用が比較的高額 Zendesk for serviceはヘルプセンターの構築やAIボットの導入などの充実した機能を備えている一方、運用コストが他ツールと比較して高額になる可能性があります。 画像やファイルが表示しづらい ユーザーの口コミでは「記事を作成する際に任意の位置に画像が貼りにくかったり、ファイルを表示しにくい部分がある」という声も挙がっています。（引用：ITreview） ＜Zendesk for serviceの料金体系＞ Zendeskには問い合わせ管理ツールの「Zendesk for service」のほかに、営業支援ツールの「Zendesk for sales」があるので、混同しないように注意しましょう。 Basicプランは以下の通りです。 Support Team：$19/ユーザー/月 Support Professional：$55/ユーザー/月 Support Enterprise：$115/ユーザー/月 Zendesk Suiteプラン Suite Team：$55/ユーザー/月 Suite Growth：$89/ユーザー/月 Suite Professional：$115/ユーザー/月 Suite Enterprise：要問い合わせ Zendesk for serviceの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Freshdesk】多機能なカスタマーサポートツール ＜Freshdeskの特徴＞ 複数チャネルからの問い合わせを自動管理 対応者の重複検知によって、複数の担当者が同じチケットに対応してしまう事態を避けられます。 顧客ごとに問い合わせ管理できる 顧客ごとにチケットを紐づけられるため、顧客情報に素早くアクセス可能です。 ＜Freshdeskの機能・使用感＞ ダッシュボードで対応状況を可視化できる 対応状況を迅速に把握したいケースでは、必要な情報がまとまっているダッシュボードが便利です。 優先度の高い顧客を分析できる 上位顧客のレポートを作成できるので、優先順位をつけながら、適切な問い合わせ管理に役立てられます。 ＜Freshdeskの注意点＞ 海外ベンダーゆえに日本語サポートが不十分 日本語での手厚いサポートはあまり期待できないので注意しましょう。 日本語化されていない部分がある ユーザーの口コミでは「一部日本語化されていない部分が残っているので、日本語対応を進めてほしい」という声も挙がっています。（引用：ITreview） ＜Freshdeskの料金体系＞ Support Deskの価格は以下の通りです。 Free：$0 Growth：$18/エージェント/月（月払い） Pro：$59/エージェント/月（月払い） Enterprise：$95/エージェント/月（月払い） Freshdeskの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールでのお問い合わせ管理ツール・システム2選 以下では、メールでのお問い合わせ管理ツール・システム2選をご紹介します。メールで問い合わせを受け付けているが、多くのメールが来て抜け漏れが不安な方は必見です。 【メールワイズ】メール対応を一元化するツール ＜メールワイズの特徴＞ 担当者の負担軽減 メールのステータス管理や絞り込みができます。さらに、フォルダの振り分けや処理状況、担当者などの自動設定も可能です。 メール送信を簡略化 アドレス帳に登録されている顧客や任意の宛先へのメールを一斉送信できます。また、テンプレートを活用すれば入力する項目を減らせます。 ＜メールワイズの機能・使用感＞ 対応状況を共有できる メール1通ごとに「担当者」「処理状況」を設定・共有できるので、返信漏れを防止しながらチームでの問い合わせ管理に貢献します。 履歴を確認できる 顧客情報に紐づいているメール・電話の履歴を一覧表示できるので、過去の対応内容を把握したい場面で便利です。 ＜メールワイズの注意点＞ メールからの問い合わせに関してのみ対応 メールでの問い合わせにしか対応していないため、複数の問い合わせチャネルを一元化したい場合には不向きです。 リアルタイムで更新されない ユーザーの口コミでは「リアルタイムで更新されないのが少し不便と感じます。」という声もあり、対応が遅れる危険があります。（引用：ITreview） 価格改定が実施された 2024年10月より価格改定が実施されました。そのため、予算をオーバーしないか確認したうえで導入しましょう。（参考：クラウドサービスの価格改定に関するご案内） ＜メールワイズの料金体系＞ スタンダードコース：600円/ユーザー/月（最低契約人数5人〜） プレミアムコース：1,800円/ユーザー/月（最低契約人数5人〜） メールワイズの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【mi-Mail】対応ミスを防ぐメール共有システム ＜mi-Mailの特徴＞ 顧客からのメールを案件単位で管理 案件単位でメールを管理して、全体の流れを把握しながら顧客対応ができます。 重複対応を防止 メールの返信作業をしようとすると、自動的に担当者として割り当てられ、担当者が決まったメールをほかの人は返信できません。 ＜mi-Mailの機能・使用感＞ 担当者に自動で振り分けられる 「対応している案件の関連メール」や「特定のキーワードを含むメール」を自動で担当者に振り分けられるので、迅速な対応に役立ちます。 操作・コメント履歴を残せる 引き継ぎや担当者不在時でも滞りなく問い合わせ対応を進めたい場面では、メールごとに残せる操作・コメント履歴が便利です。 ＜mi-Mailの注意点＞ 運用費用が高額 クラウド型のプランでも月額9,800円以上かかるため、少人数のチームが導入するのは厳しい可能性があります。 ＜mi-Mailの料金体系＞ クラウド/Saasプランは以下の通りです。パッケージプランは問い合わせが必要です。 スタンダード：初期費用24,800円＋月額費用9,800円～ 仮想サーバー(専用サーバー)：初期費用50,000円＋月額費用66,800円～ mi-Mailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【すぐわかる】問い合わせ管理におすすめのツール比較表 以下では、問い合わせ管理におすすめのツールを比較表で紹介します。 【比較表①】顧客データの一括管理ツール ナレカン Stock Microsoft 365（旧office 365） 特徴 顧客情報をナレッジとして活用できるツール 問い合わせを一か所にまとめて管理できるツール Microsoft発の多機能なツール 社員間メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 機能がシンプルなので、チャットボットは備わっていない 多機能なので扱うにはITリテラシーが必要 料金 ・無料 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランは500円/ユーザー/月〜 ・無料プランなし ・有料プランは899円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Microsoft365」の詳細はこちら 【比較表②】複数チャネルでのお問い合わせ管理ツール Zendesk for service Freshdesk 特徴 チケット制の問い合わせ管理ツール 多機能なカスタマーサポートツール 社員間メッセージ機能 【〇】 【〇】 フォルダ管理 【×】 【〇】 注意点 一人当たり月額費用が比較的高額 海外ベンダーゆえに日本語サポートが不十分 料金 ・無料プランあり ・有料プランは$19/エージェント/月～ ・無料プランなし ・有料プランは$18/ユーザー/月～ 公式サイト 「Zendesk for service」の詳細はこちら 「Freshdesk」の詳細はこちら 【比較表③】メールでのお問い合わせ管理ツール・システム メールワイズ mi-Mail 特徴 メール対応を一元化するツール 対応ミスを防ぐメール共有システム 社員間メッセージ機能 【〇】 【×】 フォルダ管理 【〇】 【〇】 注意点 メールからの問い合わせに関してのみ対応 運用費用が高額 料金 ・無料プランなし ・有料プランは500円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランなし ・有料プランは初期費用24,800円＋月額費用9,800円～ 公式サイト 「メールワイズ」の詳細はこちら 「mi-Mail」の詳細はこちら このように、問い合わせ管理ツールといっても何を重要視するかで導入すべきツールも変わってきます。そのため、自社に必要な機能はなにかよく考えてから導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜非IT企業必見＞問い合わせ管理ツールを使いこなすには 問い合わせ管理ツールは導入だけではなく、その後の運用も大切になります。そこで、以下では押さえておくべき導入後のコツを3点紹介します。 テンプレートを活用する テンプレートを活用して、問い合わせ対応の質を均一化させましょう。 問い合わせの中には「初期設定方法」のように、同じような問い合わせが多く存在します。しかし、問い合わせがある度に返信内容をはじめから作成したり、人によって対応が異なったりすれば、顧客対応のクオリティにムラが発生してしまうのです。 そこで、問い合わせ管理ツール導入後にはテンプレートを活用しましょう。よくある質問への回答を簡単に呼び出せるので「時間短縮」や「クオリティの標準化」を両立して顧客対応できるようになります。 フォルダを使い分ける 問い合わせの要件に合わせてフォルダを使い分けて、対応履歴を正しく残しましょう。 問い合わせを適切に振り分けなければ、大量の問い合わせが来た場合に、対応漏れのリスクが上がってしまいます。そこでたとえば「問い合わせ対応」のフォルダ配下に「顧客ごとのフォルダ」を作成し、案件ごとに管理すると対応ミスを減らせます。 ただし、大量のフォルダを作成したり、無駄に階層を深くしたりすると、逆に情報へのアクセス性が下がります。そのため、自社に適したフォルダ階層で、シンプルに情報管理できるツールを選ぶ企業も多いのです。 自社に合った運用をする 問い合わせに素早く対応するために、自社に合った運用をする点も必須です。 問い合わせ管理ツールを導入すると、社内メンバーが正しく運用できるように教育しなければなりません。そこで、導入予定のツールを、「どのように運用するかのフォロー」まで対応しているサービスを選択すると安心です。 とくに、問い合わせ管理には緊急性が求められる内容もあるため、ツールが原因で対応遅れが起こらないよう体制を整えましょう。たとえば「手厚い導入支援」と「通常1営業日以内での対応サポート」がある「ナレカン」であれば、安心して運用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの問い合わせ管理ツール・システムまとめ これまで、おすすめの問い合わせ管理ツールや選定ポイントをご紹介しました。 お問い合わせ業務の手動対応は、抜け漏れや重複対応の原因になるので早急に脱却しなければなりません。そこで、顧客情報を一元管理して、迅速な顧客対応を実現するためにツール導入は必須です。 また、円滑な問い合わせ管理には、メンバーと連絡がとれる「メッセージ機能」も管理ツールに必要です。一方で、サポート体制が充実していないツールでは、導入時の担当者の負担が大きいうえ、正しい操作法がわからず、使われなくなる可能性もあります。 結論、導入すべきツールは、問い合わせの機能に過不足がなく、大企業でも全社員が使いこなせる「ナレカン」一択です。とくにナレカンは、専属スタッフが「初期セットアップ」や「運用ルールの設計」を支援するので、担当者の負担を最小限に抑えられます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、問い合わせ管理における対応漏れや重複対応をなくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントとは

近年、日本の労働力人口の減少に対応するために、社員個々のスキルを高める「人材開発」の必要性が高まっています。その中で、注目を集めているのが、社員のスキルレベルをまとめた「スキルマップ」です。 しかし、スキルマップの導入を検討しているが「具体的な運用イメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、スキルマップを作成する目的・手順を中心にご紹介します。 スキルマップを作成する目的を把握したい 具体的なスキルマップの作り方を知り、自社の取り組みに役立てたい 目的のスキルマップに即アクセスできる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、スキルマップの作成手順を把握しつつ、円滑に運用できる方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 スキルマップとは2 意味ない？スキルマップを作成する3つの目的とは2.1 （1）社員のスキルを可視化する2.2 （2）効果的に人材育成する2.3 （3）社員のモチベーションを向上させる3 スキルマップの作成手順とは3.1 手順1｜スキルマップを作成する目的を明確にする3.2 手順2｜スキルマップの項目を設定する3.3 手順3｜スキルの評価基準を設定する4 目的のスキルマップに即アクセスできる方法4.1 誰でも簡単にスキルマップを作成・管理できる「ナレカン」5 スキルマップを作成する目的・手順まとめ スキルマップとは 「スキルマップ」とは、“業務に必要なスキル”と、“社員がどのレベルのスキルを持っているか”を一覧にまとめた表を指します。 従来、スキルマップは、製造業の多くの企業が導入していました。国際的な品質マネジメントの規格である「ISO 9001」を満たすために、スキルマップを使ってスキル管理に取り組んでいたのです。 一方、近年では、専門性が高いIT業界や建設業界においても、スキルマップの導入が進んでいます。また、今後はサービス業においても、高品質なサービスを提供するために、スキルマップを活用する企業が増加すると言われています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 意味ない？スキルマップを作成する3つの目的とは ここでは、スキルマップを作成する3つの目的についてご紹介します。以下の内容を把握し、目的意識を持ってスキルマップを作成すれば、モチベーションを高めながら取り組みを進められます。 （1）社員のスキルを可視化する 1つ目の目的は、社員のスキルを可視化する点です。 スキルマップによって、社員個々のスキルを可視化して正しく把握すれば、公正な人事評価・人材配置に役立てられます。 実際に、厚生労働省が実施した調査によると、職業能力評価の活用方法（複数回答）として、以下の2つの内容が最も多く回答されており、多くの企業が「評価の判断」や「配置の適正化」に能力評価を活用していることが分かります。 人事考課(賞与、給与、昇格・降格、異動・配置転換等)の判断基準（85.8%） 人材配置の適正化（56.8%） 参考：厚生労働省「令和5年度 能力開発基本調査 調査結果の概要」 スキルマップでは、社員のスキルを数値によって客観的に把握できるので、評価や配置に対する納得感を高められるのです。 （2）効果的に人材育成する 2つ目の目的として、効果的に人材育成する点が挙げられます。 スキルマップを作成すると、「組織の中で誰が、どのようなスキルを持っているのか」や「スキルごとの達成状況」が分かります。そのため、不足しているスキルを把握して、的確に人材育成を進められるのです。 したがって、スキルマップは、社員個々に不足しているスキルを可視化しつつ、組織全体に不足しているスキルまで把握できる点が特徴です。 （3）社員のモチベーションを向上させる 3つ目に、社員のモチベーションを向上させる点も、スキルマップを作成する目的のひとつです。 スキルマップによって、社員は「どのようなスキルを身に付ける必要があるのか」が明瞭になります。したがって、成長意欲やモチベーションを高めながら、日々の業務に取り組めるようになるのです。 ただし、以上のようにモチベーションの向上につなげるには、作成したスキルマップを、都度社員と共有する点が重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スキルマップの作成手順とは ここでは、スキルマップの作成手順についてご紹介します。厚生労働省が提供しているテンプレートも紹介しているので、担当者の方は必見です。 手順1｜スキルマップを作成する目的を明確にする まず、スキルマップを作成する目的を明確にします。 スキルマップを作成する目的によって、設定する評価項目は異なります。例として、以下の内容が挙げられます。 人事評価に役立てたい場合 現時点での業務の遂行能力を中心に、評価項目を設定する 人材育成に役立てたい場合 将来を見据えて、個々の適性や必要なスキルを中心に、評価項目を設定する スキルマップの作成には工数がかかるので、管理者や社員個々との協力が欠かせません。そのため、作成する目的を明確にし、関係者間で共有しましょう。 手順2｜スキルマップの項目を設定する 次に、スキルマップの項目を設定します。 対象となる業務や職種ごとに、必要なスキルを洗い出し、項目として設定しましょう。とくに、業務項目から作業項目に分類すると、分かりやすい表を作成できます。 また、手間をかけずに項目を設定したい場合は、以下のようなテンプレートを活用することも手法のひとつです。 ＜厚生労働省が提供しているスキルマップのテンプレート＞ こちらは、厚生労働省が提供している、スキルマップ（職業能力評価シート）のExcelテンプレートです。 業種や職種、キャリアごとに多様なテンプレートが用意されています。また、自己評価欄と上司評価欄があるので、認識のずれを確認しながら、評価を進められる点が特徴です。 厚生労働省が提供しているスキルマップのテンプレートはこちら 手順3｜スキルの評価基準を設定する 最後に、スキルの評価基準を設定します。 階層が細かすぎると、評価が難しく、管理が煩雑になりやすいです。そのため、以下のように、レベル1からレベル4までの4段階で評価すると、達成度が分かりやすくなります。 レベル1｜常に周囲の助けが必要なレベル レベル2｜一部助けが必要だが、ほぼ一人で業務を遂行できるレベル レベル3｜完全に一人で業務を遂行できるレベル レベル4｜ほかのメンバーの教育ができるレベル このように、評価基準を数値で設定すれば、部署全体の平均点を算出するなど、より高度な分析が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目的のスキルマップに即アクセスできる方法 以下では、目的のスキルマップに即アクセスできる方法をご紹介します。 Excelでスキルマップを作成していると、共有するのにメールに貼り付けて送信する手間がかかるうえ、閲覧するたびにファイルを開く必要があり、管理が煩雑になりやすいです。そこで、ITツールを使って、スキルマップの作成・共有を一か所で完結しましょう。 また、どの社員にどんなスキルがあるか評価するには、社員のスキルに関する情報を頻繁に収集・更新しておく必要があります。そのため、「スキルマップ」と「スキル情報」をまとめて管理しつつ、欲しい情報に即アクセスできるツールを選ぶと便利です。 したがって、スキルマップの作成・共有には、「スキルマップ」や「スキルに関する情報」といったあらゆる情報ををまとめておけるうえ、誰でも直感的に検索できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」にテキストを書き込むだけでスキルマップを作成・共有しつつ、一度作成した形式を「テンプレート」に登録すれば、わずかな操作で呼び起せます。また、超高精度の「キーワード検索」によって、必要な情報を誰でも確実に見つけられるのです。 誰でも簡単にスキルマップを作成・管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スキルマップを作成する目的・手順まとめ これまで、スキルマップを作成する目的・手順を中心にご紹介しました。 スキルマップを作成するには、スキルを洗い出したり、上司から部下のスキルについてヒアリングしたりする手間がかかります。ただし、スキルマップの作成を各部署に任せていると、書き手によって形式や評価基準がばらつく恐れがあります。 そこで、スキルマップの作成・管理を一か所で円滑に進められるITツールが必須です。また、一度作成して終わりではなく、定期的に更新しなければならないので、過去に作成したスキルマップを簡単に振り返れると便利です。 結論、自社が導入すべきは、テキストを書き込むだけでスキルマップを作成・共有できるうえ、超高精度の検索機能によって欲しい情報へすぐにたどり着ける『ナレカン』一択です。ナレカンは「テンプレート」機能も備わっており、形式を全社で統一できます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、スキルマップをスムーズに運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 管理職必見｜求められるマネジメント能力とは？伸ばすための方法を解説

多くの情報を扱う仕事の場において、大容量ファイルのアップロード作業や受け渡し作業は必須です。しかし、メールでは複数回に分けて送信する手間がかかるため、一度にファイルを受け渡しできる「ファイル転送サービス」を利用する企業もあります。 とはいえ、「大容量ファイルのアップロード・管理の方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、大容量ファイルの「アップロード」や「受け渡し」に役立つサービス7選を中心に紹介します。 大容量ファイルのアップロードに役立つサービスを比較検討したい Google Drive/iCloudにファイルアップロードする方法を知りたい 大容量ファイルを安全かつ簡単に一元管理したい という担当者の方は本記事を参考にすると、ファイル転送・アップロードサービスの比較ポイントが分かり、自社に合うサービスを選べます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルアップロードとは2 ファイル転送サービスにおける無料・有料の3つの違い2.1 （1）セキュリティレベル2.2 （2）ファイル共有のスピード2.3 （3）サポートの有無3 大容量ファイルのアップロード/送信/転送に使えるサービス7選3.1 【ナレカン】大容量データを安全かつ簡単に管理・共有できるサービス3.2 【Stock】ファイル・画像・動画などを簡単に共有できるサービス3.3 【データ便】ダウンロード通知機能があるファイル送信サービス3.4 【ギガファイル便】1ファイル300GBまで送受信できるアップローダー3.5 【Google Drive】Gmailに動画を添付・送信できるアプリ3.6 【Dropbox】外部サービスとも連携しやすいファイル共有サービス3.7 【OneDrive】Microsoftアカウントでファイルを転送できるサービス4 【比較表】 大容量ファイルのアップロード・受け渡しに使えるサービス5 ファイル転送サービスの選定ポイント5選とは5.1 （1）受け渡しがスムーズか5.2 （2）安全性が高いか5.3 （3）容量が十分にあるか5.4 （4）スマホからでも使えるか5.5 （5）誰でも簡単に使えるか6 スマホでファイルアップロードするやり方6.1 Google Driveにファイルアップロードする6.2 iCloud Driveにファイルアップロードする7 ファイルのアップロード・受け渡しに役立つサービスまとめ ファイルアップロードとは 「ファイルアップロード」とは、ネットワークを介して、手元のスマホやPCからデータや情報をオンライン上に送信することを意味します。 ファイルを共有する際、メールに添付するとファイルの容量が大きくて送れないことがありますが、「ファイル転送サービス」などを利用してファイルをインターネット上にアップしておくと、画像や動画などの大容量ファイルをスピーディに共有できるのです。 ファイルの共有者は、サービスへファイルをアップロード後、発行されたURL・パスワードをメールに添付して受信者へ共有します。受信者は、添付されたURLからサービスへアクセスすればダウンロードできるので、大容量のファイルでも受け渡しが簡単です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル転送サービスにおける無料・有料の3つの違い ファイル共有サービスを選ぶときに悩むのが「無料と有料のいずれを選ぶべきか」です。そこで以下では、ファイル転送サービスを比較する際に、費用以外で重要になる3つの違いを紹介します。 （1）セキュリティレベル 無料サービスと有料サービスの一番大きな違いは、セキュリティレベルです。 有料サービスでは、アップロードしたファイルにアクセス制限をかけられることが多いですが、ほとんどの無料サービスでは制限をかけられません。また、無料サービスはファイル送信履歴を確かめられないものも多く、情報漏えいの対策が乏しいです。 したがって、「情報漏洩リスクの削減」を考慮すると、セキュリティの高い有料サービスが求められるのです。 （2）ファイル共有のスピード 無料サービスに比べ、有料サービスの方が共有時のストレスがありません。 無料サービスでは一度に転送できる容量が制限されてしまうため、大容量のデータを転送する場合には、メールのように分割しなければなりません。日々利用するツールでこのような手間が発生すれば、業務効率が低下する可能性があります。 また、多くの無料サービスには広告が頻繁に表示されるため、無駄な「ページ遷移」や「読み込み」が起こり、ストレスを感じてしまいます。一方、有料サービスは広告が表示されないことはもちろん、使いやすい設計なので、ファイル共有もスムーズです。 （3）サポートの有無 無料サービスと有料サービスでは、サポートにも違いが生じます。 基本的に、無料サービスでは運用に関するサポートを受けられません。そのため、不明点があっても自身で解決しなければならず、専門知識が豊富なメンバーが必要です。 一方、有料サービスでは、不明点があればすぐにメールや電話でカスタマーセンターに問い合わせができます。さらに、サービスによっては利用方法の講習会などが開催されており、利用時の教育コストを削減できるメリットもあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量ファイルのアップロード/送信/転送に使えるサービス7選 以下では、大容量ファイルの受け渡しに役立つファイル転送サービスのおすすめ7選をご紹介します。 社内でファイルを転送して共有する場合、社外秘のデータが含まれることがあるため、強固なセキュリティが求められます。たとえば、国際セキュリティ資格を取得しているサービスであれば、大企業も安心して利用可能です。 また、大容量ファイルの受け渡しでは「簡単かつ素早くファイルを共有できるか」も重要なポイントです。しかし、共有するだけでなくファイルを正しく管理しなければ、どこに何の情報があるのかわからず、共有した情報が活用されません。 結論、自社に導入すべきなのは、国際基準の強固なセキュリティを備え、メールを使える社員なら簡単にファイルを共有・検索できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には簡単にファイル添付できるほか、AIが中身を解析し「ファイル要約」「重要ポイント」を記事化して、ファイルの中身をナレッジとして活用できます。また、情報の暗号化やフォルダごとの閲覧・編集権限の設定で安全に情報を管理可能です。 【ナレカン】大容量データを安全かつ簡単に管理・共有できるサービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】ファイル・画像・動画などを簡単に共有できるサービス Stockはナレカンと同じく、ファイルや写真、動画などあらゆる情報を簡単に共有して、いつでも振り返れる情報共有ツールです。 「Stock」の「ノート」に添付した画像は直接編集できるため、編集するたびに共有しなおす手間がかかりません。また、ノートには「タスク」と「メッセージ」を紐づけられるので、共有した資料に関するタスク管理やメッセージのやり取りも可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【データ便】ダウンロード通知機能があるファイル送信サービス ＜データ便の特徴＞ ダウンロード期限を設定できる データの保管期間の設定が可能です。たとえば、無料プランの場合、最短「1時間」から最長「7日」までが、ダウンロード期限となります ダウンロードパスワード機能 パスワードを設定して、ファイルをダウンロードする受信者に入力させれば、情報漏えいのリスクを抑えられます。 ＜データ便の機能・使用感＞ ダウンロード完了通知を設定できる 受信者がファイルをダウンロードしたら、通知が届くように設定が可能です。そのため、相手にデータを見たか確認する手間をなくせます。 広告の表示頻度が高い 広告の表示回数が多いため、人によってストレスを感じる恐れがあります。 ＜データ便の注意点＞ データの保管期間に制限がある 無料プランでは、データの保管期間が最長7日に限定されます。そのため、期間内にダウンロードできなかった場合は再度共有しなおす必要があります。 エラーが生じる場合がある ……またデータ便の不具合…………たった8メガがいつまで経ってもアップロードされない……エラーになる……申し訳ないけど、普通にメール添付してお送りさせてもらおう…… — ごもじもじ／寺本悠子 (@gomogimogi) May 14, 2024 ＜データ便の料金体系＞ ライトプラン（会員登録不要）：0円（1回につき2GBまで） フリープラン（要会員登録）：0円（1回につき5GBまで） ビジネスプラン（送信のみ）：330円/ユーザー/月 ビジネスプラン（送受信）：550円/ユーザー/月 データ便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ギガファイル便】1ファイル300GBまで送受信できるアップローダー ＜ギガファイル便の特徴＞ 無料プランの保存期間が長い アップロードしたファイルの保存期間を3日〜最大100日まで柔軟に設定できます。 容量に制限はない アップロードできるファイル容量は無制限です。ただし、1ファイルの容量は300GBまでとなる点に注意しましょう。 ＜ギガファイル便の機能・使用感＞ ダウンロード通知を受け取れる ファイルをアップロードした後に自身のメールアドレスを入力すると、相手がファイルをダウンロードした際にメールで通知を受け取れます。そのため、通知がない場合に催促すれば、ファイルを期限内にダウンロードしてもらえます。 ＜ギガファイル便の注意点＞ サイトから直接メール送付はできない ギガファイル便のサイトから直接相手にURLを送ることはできません。URLをコピー&ペーストして、メールアプリを使って送付する必要があります。 速度が遅い 納品するのにギガファイル便の アップロードの遅さにハラハラする( ՞⌓°⎞ — taco. @ビジネス広告系動画編集者 (@taco20029715) June 6, 2023 詐欺広告が表示されることがある ユーザーからは「詐欺広告のアナウンスがほしいです。操作ボタンみたいになっている詐欺広告は剥がせないのでしょうか？」という声があります。（参考：App Store） ＜ギガファイル便の料金体系＞ 無料で利用できます。 ギガファイル便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Gmailに動画を添付・送信できるアプリ ＜Google Driveの特徴＞ Googleのサービスとの連携 「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」などで作成した資料をスムーズに保存、共有できます。 保存容量が大きい 15GBまで無料で利用でき、ほかのサービスに比べて容量が大きいのが特徴です。ビジネス向けの有料プランも用意されています。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ WordやExcelをダウンロードせず編集できる WordやExcelなどMicrosoftアプリで作成したファイルをアップロードすると、ダウンロードせずに直接編集できます。Google Driveをチームで利用していれば、URLを介さずにファイルの共有や共同編集ができるのです。 Gmailに動画を添付・送信できる Gmailで【ドライブを使用してファイルを挿入】のアイコンをクリックすると、Google Driveに保存した動画を添付・送信できます。そのため、文字や画像だけでは伝わらない情報まで伝えられる点がメリットです。 ＜Google Driveの注意点＞ ファイル管理に手間がかかる Google Driveでは、すべての情報をファイルで管理するため、扱う情報が多いと目的のファイルを見つけるのに手間がかかります。また、ファイルを「最終更新」「最終更新（自分）」「最終閲覧（自分）」の順番でしか並び替えられない点も不便です。 検索機能の精度が低い 利用しているユーザーからは「ドライブ内を検索する際に、PDFやデータの中の文字まで拾ってヒットさせてくれるので助かってはいますが、もう少しその精度が上がるといいなと思います。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用できますが、保存容量は1人あたり15GBまでに制限されています。それ以上の容量を利用する場合はGoogle Workspaceの契約（有料化）が必要です。 個人向け：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】外部サービスとも連携しやすいファイル共有サービス ＜Dropboxの特徴＞ 大容量ファイルの共有 ファイルのリンクを取得して送信するだけで、大容量のファイルを共有できるので、圧縮したり複数に分割してメールで送ったりする手間を省けます。 マルチデバイスに対応 Dropboxは、PCだけでなくiPhoneやAndroidにも対応しているので、さまざまなデバイスから操作できるのが特徴です。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ ツール内から直接メール送信できる アップロードしたファイルを共有する際に、メールアドレスや登録された氏名を入力するとリンクが記載されたメールを直接送れます。そのため、社外のメンバーとファイル共有する際に、メールアプリを開いてURLを貼る必要がありません。 ファイルリクエスト機能 ファイルリクエスト機能を使って依頼すれば、Dropboxのアカウントを所有していない相手からもファイルを受け取ることができます。Dropbox上でメッセージとファイルのやり取りが完結するため、複数の取引先をもつ企業に便利な機能です。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランには容量制限がある 無料プランでは2GBまでしか利用できません。そのため、ビジネスで大容量のファイルを受け渡しするには有料プランを契約する必要があります。 動作が重い 利用しているユーザーからは「ファイル検索の動作が少し重い」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：0円 Plus：1,500円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Essentials：2,400円/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoftアカウントでファイルを転送できるサービス ＜OneDriveの特徴＞ Microsoft社製のアプリ Microsoftアカウントを持っていれば、無料ですぐに利用できるため、利用者の多いツールです。 マルチデバイス対応 OneDriveにはスマートフォン版アプリがあるので、外出先などPCがない場面でもファイルを共有・確認できます。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ 他のMicrosoftツールを使える OneDrive内からWordやExcelファイルを新規作成できます。作成したファイルは自動でOneDriveに保存されるため、アップロードの手間がかかりません。 ＜OneDriveの注意点＞ 目的のファイルを見つけづらい OneDriveでは、情報をすべてファイル形式で保存する必要があるうえ、検索機能ではタイトルのみしか検索できません。そのため、必要な情報を見つけるのに手間がかかり、管理方法を工夫する必要がある点に注意です。 同期に失敗することが多い 利用しているユーザーからは「ファイルの同期失敗が、やはり多いです。3年前から使っていますが、いまでも安定していない印象を持っています。」という声があります。（参考：ITreview） ＜OneDriveの料金体系＞ 「OneDrive for Business」以降の有料プランは、他のMicrosoftアプリも含めた、Microsoft 365の料金体系です。 無料プラン：0円 OneDrive for Business ：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】 大容量ファイルのアップロード・受け渡しに使えるサービス 以下は、紹介したファイル転送サービスの比較表です。料金プランや注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 データ便 ギガファイル便 特徴 大容量データを安全かつ簡単に管理・共有できるサービス ファイル・画像・動画などあらゆる情報を共有できるサービス ダウンロード通知機能があるファイル送信サービス 1ファイル300GBまでの大容量データを受け渡しできるアップローダー シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） シンプル シンプル 「ISO27001」の取得の有無 【〇】 【〇】 【×】 【×】 画像・動画共有 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※1ファイル300GBまで メッセージ機能 【〇】※投稿に対するコメントが可能 【〇】 【×】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 機能がシンプルなので、電子署名には対応していない 無料プランはデータの保管期間が最長7日 サイトから直接メール送付はできない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは330円/ユーザー/月～ ・無料 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「データ便」の詳細はこちら 「ギガファイル便」の詳細はこちら Google Drive Dropbox OneDrive 特徴 Gmailに動画を添付・送信できるアプリ 外部サービスとも連携しやすいファイル共有サービス Microsoftアカウントでファイルをアップロードできるサービス シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 「ISO27001」取得の有無 【〇】 【〇】 【〇】 画像・動画共有 【〇】 【〇】 【〇】 メッセージ機能 【〇】※Google chatを使用した場合のみ 【〇】※ファイルへのコメント 【〇】※Teamsを使用した場合のみ 注意点 ファイル管理に手間がかかる 無料プランには容量制限がある 目的のファイルを見つけづらい 料金 ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは749円/ユーザー/月～ 公式サイト 「 Google Drive」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら ビジネスでアップロードしたファイルは、厳格なセキュリティ基準の下で確実に管理する必要があります。また、高精度の検索機能が備わっているサービスであれば、目的のファイルをすぐに見つけることができ、業務をスムーズに進められるのです。 そのため、ファイル転送サービスを導入するときは、“情報セキュリティに関する国際規格の「ISO27001」を取得しているうえ、簡単かつ素早くファイルを検索できるサービス”を導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル転送サービスの選定ポイント5選とは ここでは、ファイル転送サービスを選ぶときに注意すべきポイントを解説します。以下のポイントを押さえられていないままサービスを使い始めると、思わぬトラブルにつながる可能性もあるので注意しましょう。 （1）受け渡しがスムーズか 1つめのポイントは、受け渡しがスムーズにできるサービスであることです。 スピーディーな情報共有が求められる仕事の場では、アップロードのたびに保存期間を気にしたり、パスワードを設定したりする手間は省くべきです。また、アップロードしたファイルのやり取りにメール等を併用する場合、余計な工程が発生してしまいます。 以上のことから、一つのファイルのやりとりに複数の工程をかけることなく、スムーズにファイルを受け取り合えるサービスを使いましょう。 （2）安全性が高いか 2つめのポイントは、強固な安全性のサービスであるかです。 とくに、無料のサービスは費用がかからない分、セキュリティ機能が搭載されていない場合が多いので注意すべきです。また、社内のみで共有する情報だとしても、社員の誰もがアクセスできる状態は好ましくありません。 したがって、「通信が暗号化されているか」「閲覧・編集の権限を特定のメンバーのみに制限できるか」などのセキュリティを確認しましょう。 （3）容量が十分にあるか 3つめに、容量が十分にあるか確認しましょう。 サービスやプランによっては、何度もアップロードできるが、一度に利用できる容量は制限されるケースがあります。その場合、データを複数回に分けなければならず、作業が滞る原因となりかねないのです。 また、容量を超えている場合には、アップロードされるまでに時間がかかります。したがって、業務で扱うデータ容量に応じたサービスを選びましょう。 （4）スマホからでも使えるか 4つめのポイントは、スマホからでも使えるかという点です。 PC上でファイルをダウンロードした場合、PC本体にデータが保存されます。すると、スマホからでは確認できないので、再度ダウンロードする手間が発生してしまうのです。 そのため、必要なファイルをすぐに確認できず、重要な情報が漏れてしまうケースも少なくありません。一方、マルチデバイス対応の「ナレカン」のようなツールであれば、時間や場所を問わずファイルを閲覧できます。 （5）誰でも簡単に使えるか 5つめのポイントには、誰でも簡単に使えることです。 たとえば、多機能でさまざまな用途に活用できるサービスでも「機能を使いこなすのが難しい」「操作が複雑で覚えられない」と、利用される機会が減ってしまいます。その結果、社員はアップロードするのが面倒になり、管理が属人化していくのです。 そのため、ITに詳しくなくても直感的にファイルのアップロード・ダウンロードが可能なシンプルなサービスを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホでファイルアップロードするやり方 以下では、スマホでファイルアップロードするやり方をご紹介します。スマホからデータを送りたいときの参考にしましょう。 Google Driveにファイルアップロードする Google Driveでは、以下の手順でファイルをアップロードできます。 まず、Google Driveのアプリを開いて、画面右下の【追加（＋）】をタップします。 次に、【ファイルをアップロード】をタップします。 最後に、アップロードしたいファイルをタップして完了です。 iCloud Driveにファイルアップロードする ここでは、iPhoneでWordファイルをアップロードする方法をご紹介します。iCloud Driveにファイルをアップロードする手順は以下の通りです。 まず、Wordファイルを開いて、画面右上の【ファイル（・・・）】をタップします。 次に、【コピーを送信】をタップします。 そして、【“ファイル”に保存】をタップします。 iCloud Driveのフォルダを選択し、画面右上の【保存】をタップして完了です。 以上の操作で、スマホからファイルアップロードできます。 ただし、Google DriveやiCloud Driveでは、ファイル数が増えると目的のデータを見つけづらくなったり、アップロードしたファイルをどこに保存したのか分からなくなったりする恐れがあるので、注意が必要です。 そのため、ファイルをストレスなく管理するには、「ナレカン」のように“スマホでも円滑にファイルアップロードできるうえ、精度の高い検索機能が備わっているサービス”を導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルのアップロード・受け渡しに役立つサービスまとめ ここまで、大容量ファイルのアップロードに役立つおすすめのファイル転送サービスや、サービスの選び方を解説しました。 多数のサービスから最適なものを選ぶには「容量が大きい」「セキュリティが高い」「操作性が良い」といったポイントを満たしているかを確認しましょう。 また、アップロードしたファイルが適切に管理されていなければ、必要な時にすぐに見つけられないため「フォルダ機能や高精度の検索機能が備わっているか」も重要です。 結論、社内外の情報共有には、国際基準のセキュリティを備え、シンプルな操作性で簡単にファイルの共有・管理・検索ができる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を使って、自社での情報共有を効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

プロジェクトは定められたスケジュール内で確実に達成しなければならないなか、予算内でプロジェクトの成果を最大化させる「コストマネジメント」のスキルも必須で求められます。 一方、コストマネジメントのできる人材が少なく、しばしばプロジェクトに想定以上のコストがかかり、円滑に進まず悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、コストマネジメントを失敗しないための注意点や手順をご紹介します。 コストマネジメントを強化し、利益の最大化を図りたい コストマネジメントを実施したいが、何から始めればいいのか分からない 継続してコストマネジメントできる環境を整えたい という方はこの記事を参考にすると、コストマネジメントの注意点を把握しつつ、プロジェクトの効率化もできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 コストマネジメントとは1.1 コストマネジメントの目的1.2 コストマネジメントとコスト削減の違い2 コストマネジメントを実施するにあたっての2つの注意点2.1 （1）マネジメントを継続的に実施できること2.2 （2）定性的な情報の可視化3 4ステップ！PMBOKのコストマネジメントの手順3.1 ステップ1. コストマネジメントの計画を立てる3.2 ステップ2. コストの見積もりを算出する3.3 ステップ3. プロジェクトの全体の予算を設定する3.4 ステップ4. コストコントロールで管理する4 コストマネジメントにおすすめのITツール4.1 あらゆる情報をすべて管理できるツール「ナレカン」5 失敗しないコストマネジメントの手順のまとめ コストマネジメントとは コストマネジメントとは、プロジェクト管理に必要となる知識を体系化した「PMBOK（Project Management Body of Knowledge）」の一領域を占めており、プロジェクトの遂行には不可欠な要素です。 そこで、まずは、コストマネジメントを実施していくうえで、コストマネジメントをする目的や、”コスト削減”といった混同しがちなワードとの違いを理解しましょう。 コストマネジメントの目的 コストマネジメントの目的は、承認された予算内でプロジェクトを完了させることです。 そのためには、必要となるコストの見積もりや予算の設定はもちろん、進行中は予算内に収まるように調整するといった活動が求められます。とくに、大規模な計画では、人件費や材料費にも膨大なコストがかかるため、適切に管理し利益に繋げる必要があるのです。 適切なコストマネジメントができていない状態では、万が一に※スコープクリープが生じた場合に対処しきれず、プロジェクト全体が赤字となりかねないのです。 ※スコープクリープ：当初定められていた要件が、徐々に拡大していく事象のこと。 コストマネジメントとコスト削減の違い 混同されがちな「コストマネジメント」と「コスト削減」の違いは明確です。 「コストマネジメント」では、無駄なコストが嵩まないような枠組みに沿って遂行していく一方、「コスト削減」は利益を最大化するために、費用を抑える取り組みになります。 そして、企業がコスト削減を検討する場合は、以下3つのコストを見直しましょう。 【分類】 【対策】 オフィスコスト 社内で使う印刷用紙代や、印刷に係るインク代などの消耗品が該当するため、ペーパーレス化や印刷回数の削減が効果的です。そのほか、運送や清掃など、外部業者との契約内容の見直しも大切です。 エネルギーコスト 水道やガス、電気代などは、年間で支出される金額も大きいため、日々の節約が大切です。たとえば、白熱電球からLED証明への交換することで、長期的にみたときに大幅な消費電力を大幅に抑えられます。 オペレーション コスト オペレーションコストは「変動費」「固定費」に分類できます。前者であればオフィスの賃貸を見直したり、後者であれば原材料の仕入れ先を見直したりすることで、コスト削減につながります。 コスト削減では、短期的かつ単発的な対策になるため、中長期的な取り組みであるコストマネジメントとは、似て異なるものであることを理解しておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コストマネジメントを実施するにあたっての2つの注意点 ここでは、コストマネジメントを実施するにあたっての注意点を2つご紹介します。以下のポイントを抑えなければ円滑なマネジメントが実施できず、頓挫してしまうので注意が必要です。 （1）マネジメントを継続的に実施できること 前提として、コストマネジメントのプロセスが継続的に実施可能である必要があります。 コストマネジメントの枠組みを作成するときは、必ずプロセスを明示しなければなりません。「どのようにマネジメントをしてコストを最適化していくか」の筋道が不透明では場当たり的な対応になるので、効果的なマネジメントが実現できなくなるからです。 また、マネジメントする労力が大きすぎると、ストレスが増え、プロジェクトの進行に割くべきリソースを無駄に消費してしまいます。したがって、コストマネジメントの枠組みを作成する際は、シンプルに継続して実施できるようにすることが大切です。 （2）定性的な情報の可視化 また、コストマネジメントでは、チームの定性的な情報を可視化すべき点にも注意が必要です。 数値で表されるコストの方が削減しやすいため、定量的な情報のみに着目されるケースが少なくありません。しかし、メンバーの業務プロセスや貢献度など定性的な情報に留意しなければ、モチベーションが低下しプロジェクトの進行にも悪影響が出てしまうのです。 したがって、適切にコストマネジメントをするには定性的な情報を可視化したうえで、評価の検討材料になるように適切に管理しなければなりません。 そこで、扱う情報が多いチームは「ナレカン」のようなツールを活用して、情報管理を効率化する傾向があることも今日のトレンドです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ！PMBOKのコストマネジメントの手順 PMBOKにおけるコストマネジメントでは、以下の4ステップに沿って実施されます。プロジェクトの遂行に向けて、現実的な予算の設定と、超過させないためにコントロールしたい方は必見です。 ステップ1. コストマネジメントの計画を立てる まずは、プロジェクトを通したコストを計画し、管理するための方針や手順を定めた計画書を作成します。コストマネジメントの計画書には以下の項目を記載しましょう。 コスト見積もりの有効桁数 プロジェクトの範囲に応じた見積もり精度を定めます。 コストの測定単位 労働日数や稼働時間など、測定の単位を定義します。 組織の手続きとのリンク 組織の手続きとマネジメント計画と紐づけます。具体的に歯、スケジュールに変更があった場合の対応や、年末年始を跨ぐ場合にはどのように進めるかなどを擦り合わせます。 コントロールしきい値 コントロールしきい値とは、スケジュールと実際のパフォーマンスを監視し、コントロールするための値です。つまり、「ここの値を越えたら何かしらの対策を講じる」というような線引きになります。 パフォーマンス測定の規則 何をもって目標を達成したと判断するのかを定めます。パフォーマンスを測定するにあたっては、EVM法（Earned Value Management）が有効です。 報告形式 報告する頻度や書式を決定します。ExcelやWordなどが挙げられますが、ファイルが煩雑化しやすく更新が面倒なため、昨今では「ナレカン」ITツールが重宝されています。 計画書は評価に関わる認識齟齬を無くしたり、効率的なコストマネジメントを継続したりするためにも計画書の作成は欠かせません。また、以降のほかのプロジェクトを見据えて、作成した計画書はノウハウとして蓄積させましょう。 ステップ2. コストの見積もりを算出する コストマネジメントの方針や手順が定まったら、プロジェクトの遂行に必要なコストを定量的に見積もります。プロジェクト開始前は情報が少なく、コスト見積もりの精度が低くなりがちなため、以下のような既存の手法を用いてコストを算出するのがおすすめです。 類推見積もり法 過去に実施済みの類似のプロジェクトで発生したコストを参考に、相対的に見積もる手法です。 パラメトリック見積もり法 プロジェクトに関連する過去の情報と、ほかの変数の統計的関係を用いて見積もる手法です。 ボトムアップ見積もり法 プロジェクトを通して求められるタスクや工程から見積もった工数を積み上げ、全体の工数を見積もる手法です。 一方、コストの算出を効率化する目的で業務委託する場合もありますが、費用がかさんでしまうので資料を内製化しておく必要があります。 ステップ3. プロジェクトの全体の予算を設定する 次に、見積もったコストを概算してプロジェクト全体の予算を算出します。 コスト見積もりを基にスケジュールの時系列に沿って予算配分し、プロジェクトの進行中に参照できる予算の基準である「コストベースライン」を作成します。ベースラインを設けることで、予期せぬトラブルが生じても、余裕をもって対処できるようになります。 コストベースラインはプロジェクトの進行中に変更不可能なので、不足することのないように余裕を持たせて設定するのが望ましいです。 ステップ4. コストコントロールで管理する コストコントロールは作成したコストベースラインと費用の実績をチェックし、コストを管理するプロセスです。 プロジェクトの進行中にベースラインとの乖離が生じたとき、ベースラインの変更に働きかける要因を適切に分析したうえで、具体的な対処が求められます。予算がベースラインを大幅に超過した場合は、コスト削減の対策を速やかに進めなくてはなりません。 コストコントロールが正確であれば、コスト超過が予想される場合でも許容範囲内に収められるように、コストマネジメントができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コストマネジメントにおすすめのITツール 以下では、コストマネジメントの効率化におすすめのITツールをご紹介します。 コストマネジメントを実施するときは、計画書はもちろん見積りの背景などのあらゆる情報を一元化することで、無駄な工数を削減できます。しかし、Excelなどのファイル形式では、情報が散乱しやすいうえに、どこに情報があるのかが瞬時に把握できず不便です。 そこで、マネジメントの計画段階から「ナレッジ管理ツール」を用いて、マネジメントに関わる情報を残しましょう。ただし、結局のところ「検索性」が悪いツールでは、Excelなどの不便さを解消できないので、注意が必要です。 したがって、シンプルなコストマネジメントには、テキストや資料を含むあらゆる情報を一元化でき、超高精度の検索機能が備わったツール「ナレカン」一択です。 ナレカンを使って計画書を作成すれば、マネジメントに必要な情報や資料をすべて残せるうえ、任意のメンバーとの共有も容易です。また、ナレカンの検索機能では、テキストはもちろん、ファイルや画像内の文章も探し出せるので、必要な情報を見つけるのに一切の手間がかかりません。 あらゆる情報をすべて管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しないコストマネジメントの手順のまとめ これまで、コストマネジメントの注意点や手順を中心にご紹介しました。 コストマネジメントを成功させるには「継続的に実施できること」と「定性的な情報の可視化」に注意しながら、正しい手順に沿って実施する必要があります。ただし、資料の内製化や情報の一元管理ができなければ、効果的なマネジメントは実現しません。 アナログな情報管理では管理が煩雑になるため、ITツールの導入が求められます。とくに、昨今はさまざまな情報で溢れているので、必要な情報に確実にたどり着ける「検索機能」が不可欠です。 そこで、コストマネジメントを含む情報管理には、社内のあらゆる情報を一元化でき、必要なタイミングで即アクセスできるツール「ナレカン」がす。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、効果的なコストマネジメントを実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 管理職必見｜求められるマネジメント能力とは？伸ばすための方法を解説

ビジネスでは、問い合わせや業務連絡の手段として「電話」を利用するシーンが度々見られます。しかし、電話の内容は多岐にわたるため、一つひとつ丁寧な受け答えをしていると、膨大な労力と時間がかかってしまうのです。 そのため、なかには「電話対応に時間をとられてしまい、本来の仕事が進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「電話対応が多い原因」と「無駄な電話対応をなくす方法」を中心に解説します。 ひっきりなしに電話が鳴るので、仕事に集中できず困っている 電話対応が多すぎるので、組織規模で対策を講じたい 疑問点があったときに、自己解決できる仕組みを整えたい という方は本記事を参考にすると、仕事で無駄な電話が多くなってしまう原因が分かるほか、電話対応にかかるリソースを軽減できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 電話が多いと感じる原因は？1.1 【特徴1】話の内容がまとまっていない1.2 【特徴2】次々に話題が増えていく1.3 【特徴3】話が脱全して雑談が多い2 電話が多すぎることのよる3つのデメリット2.1 （1）仕事に集中できない2.2 （2）情報共有に適さない場面もある2.3 （3）後から振り返れない3 これで解決！無駄な電話を減らす対処法3.1 【対策1】組織の電話対応の体制を見直す3.2 【対策2】問い合わせ内容を”ナレッジ化”する4 無駄解消！ひっきりなしの電話対応を改善するツール4.1 社内情報をナレッジ化して即アクセスできるツール「ナレカン」5 無駄な電話が多い原因と解決策まとめ 電話が多いと感じる原因は？ 電話が多いと感じる理由として「電話のつながる回数が多い」ことはもちろん、「1つ一つの電話対応が長い」ことも原因だと言えます。たとえば、以下のような電話は、対応時間が長くなりがちです。 【特徴1】話の内容がまとまっていない 1つ目の特徴は、話の内容がまとまっていないことです。 なかには、自身で要点をまとめるまえに「とりあえず」で電話をかけてくる人も少なくありません。そのため、発信者は同じ話を繰り返したり、言っていることが矛盾したりしてしまい、電話の担当者は内容を理解するのに苦労することになります。 反対に、電話で質問を受けた側が、回答をすぐに用意できず、”保留状態”にして待たせるケースも多いです。以上のように、電話をかける側/受ける側で、話しの内容がまとまっていたりすぐに回答できなかったりすると、電話時間が長くなってしまいます。 【特徴2】次々に話題が増えていく 2つ目の特徴は、話題が増えていってしまうケースです。 なかには、”電話がなかなかつながらない”という現場もあるため、電話がつながったときには「あれも・これも」と、話題が追加されていきがちです。そのため、担当者は、電話を切ることができず、1つの対応時間が長くなってしまいます。 また、同時に複数の話題があがると、最初に聞いた内容を忘れてしまい、同じ話を繰り返す手間が生じることも少なくありません。その結果、長話しになってしまうのです。 【特徴3】話が脱全して雑談が多い 3つ目の特徴は、話が脱全して雑談が多い場合です。 電話は連絡手段であると同時に、コミュニケーション手段ともなり得るため、近況報告などは信頼関係を築くのに有効です。そのため、仕事に関する話から逸れてしまい、雑談によって電話時間が長引くことがあるのです。 ただし、雑談が多すぎれば、ほかの業務に支障をきたすだけでなく、周囲のメンバーの迷惑にもなるので注意しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 電話が多すぎることのよる3つのデメリット ここでは、無駄な電話がもたらす3つのデメリットについて解説します。頻繁に電話がかかってくる・かける必要がある状況では、以下のデメリットが常に発生しています。 （1）仕事に集中できない 電話に対応している間は業務を中断させられるため、集中力が妨げられます。 勤務中に電話がかかってくると、対応するためにタスクを中断しなければなりません。そして、会議の途中に電話がかかってきた場合は場所を移動したり、折り返しの電話をしたりする手間も発生します。 また、電話は相手の都合に関わらず、即時対応を求める傾向が高い特徴があります。メールやチャットとは異なり対応する側がタイミングを選べないので、相手の行動を制限してしまうのです。 （2）情報共有に適さない場面もある 電話でのコミュニケーションは、情報共有に適さない場面もあります。 たとえば、電話では図表や資料を共有して参照できないため、発信者と受信側で意図や内容に齟齬が生まれる可能性もあります。また、機密情報や個人情報に関する内容を電話でするのは、情報漏えいの原因ともなり、セキュリティの観点から望ましくありません。 このように、電話は伝えたい情報によっては適さない場面もあるのです。また、電波の状況によって通話品質が悪くなってしまう点も注意しましょう。 （3）後から振り返れない 電話は情報が残らず、後から振り返れない点もデメリットです。 チームメンバーと電話で共有した情報をメモしなければ、記録として残らないので、後から「電話内容を忘れてしまった」ときに振り返れません。また、責任の所在が曖昧になりやすく、「言った・言わない」のトラブルに発展してしまう可能性もあります。 さらに、電話内容を共有する体制が整っていなければ情報の属人化が発生します。万が一、担当者によって言っている内容が異なれば、全体の業務の質に差が出てしまうので注意しなければなりません。 そこで、情報を確実に蓄積しつつ、必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」のようなツールを活用すると、電話の「後から振り返れない」問題を解決できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ これで解決！無駄な電話を減らす対処法 以下では、無駄な電話をせずに情報共有する方法を解説します。「電話が多くてストレスになっている」という方は、以下を参考にスムーズな情報共有を実践しましょう。 【対策1】組織の電話対応の体制を見直す まず、組織の電話対応の体制を見直しましょう。 社内からの電話が多いという場合には「電話は緊急性の高い連絡をするときに使う」という認識が統一されていない可能性があります。そのため、緊急性や重要性の低い要件でも電話がかかってきてしまい、結果、電話対応者の負担となってしまうのです。 そもそもの電話の本数を減らせれば、過度なリソースを割かずとも、電話対応が回るようになります。したがって、社内マガジンや掲示板を活用し、社内における連絡手段について周知しましょう。 【対策2】問い合わせ内容を”ナレッジ化”する 次に、頻度の高い問い合わせ内容は”ナレッジ”として蓄積し、自力で解決できる体制を整えましょう。 電話での問い合わせが減らない場合、「知りたい情報がどこにも載っていない」ことが挙げられます。そのため、よくある質問などは、FAQとしてあらかじめ記載しておき、自力で解決できる体制を整えておくのが有効です。 たとえば、社内向けFAQの作成には、テキストや画像を使って情報をまとめられるだけでなく、不明点を社内メンバーに質問し、回答をそのままナレッジ化できる「ナレカン」のようなツールが役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無駄解消！ひっきりなしの電話対応を改善するツール 以下では、ひっきりなしの電話対応を改善するのに役立つツールをご紹介します。 すぐに連絡を取れるのが電話のメリットですが、対応時間が長引きやすく「仕事に集中できない」といった弊害も生じています。そのため、そもそもの電話本数を減らせるように、組織の体制を改善していくことが必須です。 たとえば、FAQを作成することで、自力で問題を解決できるようになれば、”電話をかける側/受ける側”双方の負担軽減につながります。ただし、Excelやスプレットシートは、情報が煩雑化しやすく検索性に乏しいため「ナレッジ蓄積に特化したツール」を使いましょう。 結論、電話が多いという悩みの解決には、あらゆる情報を一元化でき、超高精度の検索機能で欲しい情報を即見つけられるツール「ナレカン」が必須です。 ナレカンでは、不明点を社内メンバーに質問し、そのままナレッジとして全体に共有できるので、電話で同じ質問が繰り返される負担を減らせます。また、「ナレカンAI」がすべてのナレッジを横断して、最も適切な回答を返すので、欲しい情報がすぐ見つかります。 社内情報をナレッジ化して即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無駄な電話が多い原因と解決策まとめ ここまで、無駄な電話が多い原因と解決策を中心に解説しました。 電話は気軽に利用できる一方、無駄なやりとりが生じやすいため、緊急性の高い要件以外は電話での連絡をさけるのが望ましいです。ただし、なかには、”知りたい情報がどこからも得られず、やむを得ず電話をかけている”というケースも起こり得ます。 そのため、電話の本数を減らしつつ、電話をかける側/受ける側の負担を軽減するためにも、FAQなどを作成して「自力で課題を解決できる体制」をつくるべきです。ただし、結局のところ、検索性に乏しければ、”電話での問い合わせ”になるので注意しましょう。 結論、自社が導入すべきは、あらゆる情報を”ナレッジ”として蓄積でき、超高精度の検索機能で必要なナレッジにすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報共有を効率化し、無駄な電話が多いストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントとは