ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

業務管理をすれば、各作業にかかる時間を正しく見積もれたり、タスクの進捗が可視化されたりします。そのため、仕事を効率よく進めるうえで必須のプロセスです。 一方で、「スムーズに業務管理を進めたいが、管理すべき内容や適切な進め方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務管理の項目や進め方、おすすめのツールを中心に解説します。 業務管理をするにあたり、対象となる仕事内容や進め方が分からない 業務管理を効率よく進め、リソースをより多く確保したい 誰でもスムーズに業務管理できる環境を整えたい という方はこの記事を参考にすると、業務管理を適切に進められるようになるほか、自社に最適なツールも見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 業務管理とは2 業務管理の対象となる5つの仕事内容2.1 （1）時間管理2.2 （2）タスク管理2.3 （3）勤怠管理2.4 （4）顧客管理2.5 （5）経営管理3 3ステップ！業務管理の効率的な進め方3.1 ステップ1｜評価基準を数値化する3.2 ステップ2｜PDCAサイクルを回す3.3 ステップ3｜ITツールを活用する4 業務管理のよくある課題と解消法4.1 あらゆる情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」5 業務管理におすすめのITツール8選5.1 （1）会計管理ツール5.2 （2）販売管理ツール5.3 （3）生産管理ツール5.4 （4）人事管理ツール5.5 （5）勤怠管理ツール5.6 （6）営業管理ツール5.7 （7）顧客管理ツール5.8 （8）クラウド管理ツール6 業務管理の内容・進め方・ツールまとめ 業務管理とは 業務管理とは、自社の経営資源を管理しながら業務を効率的に進めることです。 企業では、人事や経理、顧客管理などさまざまな業務が互いに影響し合っています。そのため、業務管理では単にタスクをこなすだけでなく、「いかに各タスクにかける時間を削減するか」「不要な作業は何か」を見極める必要があるのです。 以上のような点を意識すれば各作業により多くのリソースを割けるようになるので、結果として自社の利益アップにもつなげられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務管理の対象となる5つの仕事内容 以下では、業務管理の対象となる5つの仕事内容を解説します。自社の利益を生むためにも、5つすべてを適切に管理しなければなりません。 （1）時間管理 まず、業務管理の対象として時間管理が挙げられます。 時間管理では、個人のタスクからプロジェクト全体にかかる時間までを管理します。そのため、仮にずさんな時間管理がされていれば、進捗の遅れを招くだけでなく、最悪の場合、納期に間に合わなくなる恐れもあるのです。 したがって、常に「スケジュール通りに進められているか」をチェックしながらの時間管理が求められます。さらに、無駄な残業を減らすことは、従業員のワークライフバランスの向上やコストの削減にもつながるのです。 （2）タスク管理 次に、タスク管理も業務管理の対象です。 事業やプロジェクトは、大小さまざまなタスクで構成されています。そこで、タスク管理を徹底すれば各メンバーの進捗が一目で分かるので、仮にタスクが遅れている場合も迅速な対応ができるのです。 したがって、プロジェクトを確実に遂行するためにも、適切なタスク管理をして進捗状況を可視化しましょう。 （3）勤怠管理 次に、勤怠管理も対象項目の一つです。 勤怠管理では「誰がいつ出勤したのか」「稼働時間はどれほどか」といったデータを正確に記録します。加えて、勤務時間に応じた給与計算も抜け漏れなくすべきです。 また、特定の従業員に時間外労働の偏りが見られたり、有休消化率が低かったりする場合は、早急に環境整備をしましょう。 （4）顧客管理 顧客管理も、業務管理において対象となります。 顧客管理では「いつ、誰と、どのような商談をしたか」「どのような製品・サービスを購入したか」といった情報を記録・管理します。これらのデータをもとに顧客に最適なアプローチをすれば、継続的な取り引きや信頼関係の構築にもつなげられるのです。 また、顧客の個人情報を扱うケースもあるため、セキュリティは必ず万全にしなければなりません。 （5）経営管理 最後に、経営管理も必須の項目です。 経営管理では、売り上げや利益はもちろん、戦略立案や組織運営まで幅広い領域を管理します。そのため、企業全体の動向や仕組みに関する詳しい知識が求められるのです。 万が一、経営管理が不十分であれば、自社にとって大きな損失を招く恐れがあります。そのため、従業員のノウハウを蓄積するなどして、引き継ぎのあともミスがないようにすべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 3ステップ！業務管理の効率的な進め方 以下では、業務管理の効率的な進め方を3ステップでご紹介します。これまで業務管理がスムーズにできていなかった方は必見です。 ステップ1｜評価基準を数値化する まずは、業務管理のステップとして評価基準の数値化が挙げられます。 評価基準が明確でなければ、「業務管理の進捗度合いや効果が適切か」を判断できません。また、基準が曖昧であれば担当者ごとに評価が異なって正しい分析ができないので、必ず具体的な数値を設けるべきです。 したがって、課題に対して効果的な施策を講じるためにも、評価基準は定量的に判断できるようにしましょう。 ステップ2｜PDCAサイクルを回す 次に、PDCAサイクルを回して実際に業務管理をします。 PDCAサイクルとは、「Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）」のサイクルを回して、継続的に業務を改善することです。PDCAサイクルを意識して業務管理をすれば、作業のミスや抜け漏れも防ぎやすくなります。 以上のように、業務管理は一度取り組んで終わりではないので、改善を繰り返しながらより高いクオリティを目指していくべきなのです。 ステップ3｜ITツールを活用する 最後に、ITツールを活用すれば業務管理をより効率化できます。 紙やWord・Excelといった手法で業務管理をしていると、管理場所が分かりづらかったり、共有がすぐにできなかったりといった点で面倒です。そこで、業務内容がすべて1か所に集約されるITツールを導入すれば、目的の情報を瞬時に探し出して共有できます。 とくに、「平均0.2秒」の高速スピード検索が可能な「ナレカン」「ナレカン」のように検索性に優れたツールなら、情報量が増えてもスピーディに業務管理を進められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務管理のよくある課題と解消法 ここでは、業務管理のよくある課題と解消法を解説します。 紙やWord、Excelで業務を管理していると、情報が散在して確認に手間がかかったり、過去の履歴が追いづらくなったりと、業務の属人化やミスの原因になりやすいです。とくに、複数人で同じ情報を扱う場合、共有の手間や更新漏れによる混乱も生じがちです。 そこで、すべての業務情報を分かりやすく一元管理できる「クラウド管理ツール」を使いましょう。なかでも検索性に優れたツールであれば、売上データや顧客対応履歴といった情報を瞬時に検索でき、スムーズに業務管理を進められます。 結論、自社の業務管理には、あらゆる情報を簡単に一元管理でき、高精度な検索機能で必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、業務マニュアルや顧客情報、経営データなどを、テキストやファイル形式で「記事」として蓄積可能です。さらに、ヒット率100％の「キーワード検索」によって目的の情報にすばやくアクセスでき、業務管理のPDCAサイクルを効率よく回せます。 あらゆる情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務管理におすすめのITツール8選 以下では、業務管理におすすめのITツール8選をご紹介します。自社の課題に応じて適切なツールを選定しましょう。 （1）会計管理ツール 会計管理ツールを使えば、各種帳票の作成やキャッシュフローの管理のような会計処理を効率化できます。 会計管理ツールでは、キーワードを入力するだけで過去の情報を探し出せるので、紙の管理でありがちな「過去の情報を振り返るのに資料を探す手間がかかる」といった課題を軽減できます。 ただし、財務会計に関わる法改正に伴って、システム改修コストがかかる場合もあるため注意しましょう。 （2）販売管理ツール 販売管理ツールを使えば、商品受注後の出荷や請求などのフロー管理を効率化でき、ツールによっては在庫管理の機能を持つものもあります。 販売管理ツールを利用すると、企業の売上や利益などの経営指標が可視化されます。そのため、販売の管理工数を減らすための施策も講じやすくなるのです。 しかし、オンプレミス型（自社に設置して運用する形態）の場合は、数百～数千万円のコストがかかってしまうため、慎重に導入を検討しましょう。 （3）生産管理ツール 生産管理ツールでは、製品の品質やコスト、納期といった情報を一元管理できます。 営業管理ツールや販売管理ツールと連携すれば、生産から販売までの全体像も掴みやすくなります。また、仮に在庫の過不足があっても迅速な対応ができるのです。 一方で、生産管理ツールはあくまでも「生産に関わる情報」しか管理できません。そのため、複数のツールを横断する手間をかけたくない場合は注意すべきです。 （4）人事管理ツール 人事管理ツールでは、従業員の氏名や年齢、給与といった情報を集約できます。 人事管理ツールを使えば、各人の担当部署や給与が変わったときの情報更新がスムーズになります。また、手作業では面倒な人事労務手続きも簡略化されるのです。 ただし、従業員の個人情報を扱う以上、情報漏えいを防ぐためにも、必ずセキュリティ対策ソフトを活用したり厳重なアクセス制限をしたりすべきです。 （5）勤怠管理ツール 勤怠管理ツールでは、社員の出退勤に関する情報管理ができます。 勤怠管理ツールを使えば「誰が、いつ、どのくらいの時間働いたか」が一目で分かります。また、各人の給与計算にかかる工数も大きく削減できるのです。 ただし、勤怠管理ツールは比較的導入コストのかかるものが多いほか、導入時にはデータ集計や操作のしやすさといった点も考慮しなければならないに注意しましょう。 （6）営業管理ツール 営業管理ツールでは、受注前における営業活動の管理を効率化できます。 営業管理ツールには、営業日報の作成やToDoリスト、訪問計画といった営業活動に役立つ機能が多く搭載されています。また、なかには地図上に顧客情報を表示する「マップ機能」が備わっているものもあるのです。 ただし、営業活動では必ずしも社内にいるわけではないので、PCやスマホ、タブレットといったデバイスを問わずに利用できるものを選びましょう。 （7）顧客管理ツール 顧客管理ツールでは、顧客情報を一元化しながらユーザーとの関係構築ができます。 顧客管理ツールを使うと、顧客からの問い合わせ履歴や商品の購入履歴が蓄積されるので、”今後どのようなアプローチをすべきか”も分析しやすくなります。顧客のニーズや現状を把握できれば、その後の継続的な取り引きにもつながるのです。 ただし、顧客管理ツールは多機能で操作が複雑なものが多いため、ITリテラシーが低いと使いこなせない恐れがある点に注意しなければなりません。 （8）クラウド管理ツール クラウド管理ツールでは、あらゆる業務の情報を一か所に集約して管理でき、共有もツール内で完結します。 クラウド管理ツールを使うと、情報の一元化によってツールを併用する手間が省けるのはもちろん、メッセージやコメント機能によって円滑なコミュニケーションが図れます。そのため、ほかのツールよりも業務管理にかかる工数を大きく減らせるのです。 なかでも、ITに詳しくない社員でも直感的に操作できるシンプルな設計の「ナレカン」「ナレカン」であれば、業務管理に必要な機能が過不足なく備わっており、導入後すぐに運用を始められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務管理の内容・進め方・ツールまとめ ここまで、業務管理の内容や進め方、おすすめのツールを中心に解説しました。 業務管理では、業務にかかる時間はもちろん、勤怠情報や顧客データといった多岐にわたる情報を扱います。そのため、業務管理を効率よく進めるには、あらゆる業務情報を一元的に管理・共有できる”クラウド管理ツール”が欠かせません。 ただし、ツールの検索性が低いと必要な情報を探すのに時間がかかり、業務効率が低下するだけでなく、属人化やミスの原因にもなります。そのため、ツールの選定時には「検索性の高さ」が重要なポイントです。 結論、自社の業務管理には、社内の情報を一元管理でき、優れた検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、スムーズな業務管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】業務効率化の手法・アイデア5選とおすすめのツールを紹介！

社内ポータルは、社内のあらゆる情報を一元化し、情報共有を容易にします。今日では、多くの企業が社内ポータルを導入しており、社内ポータルによって業務効率化に成功した企業も少なくありません。 企業の規模や、求める品質によって社内ポータルの費用は異なりますが、相場がわからず、予算設計に苦悩している方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、社内ポータルにかかる作成方法別の費用や作成時の注意点を中心にご紹介します。 社内ポータル作成にかかる費用を知り、自社に合った規模で作成したい 社内ポータルを作成するうえで、押さえておくべきポイントを把握したい 業務効率化に役立つ社内ポータルを作成できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、それぞれの企業に見合った費用で、実用的な社内ポータルを作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 社内ポータルとは1.1 社内ポータルの概要1.2 社内ポータルが注目される背景2 社内ポータルの費用とは2.1 一から環境を構築する場合の費用感2.2 クラウドサービスを使う場合の費用感3 社内ポータルにかかる費用の比較表4 社内ポータルの費用対効果を左右するポイント4.1 長期的な費用の削減になるか4.2 業務時間の短縮ができるか4.3 ツールが社内に浸透するか5 【非IT企業でも使える】安価に社内ポータルを設置できるツール5.1 社内のナレッジを一元管理できるITツール「ナレカン」6 社内ポータルの費用やポイントまとめ 社内ポータルとは 以下では、社内ポータルの概要や社内ポータルが注目されている背景について解説します。社内ポータルについてまだよく理解できていない方は必見です。 社内ポータルの概要 社内ポータルとは、企業が社員に向けて発信する、あらゆる情報への「入口（ポータル）」となるサイトのことです。 社内ポータルサイトは、GoogleやYahoo!などといった、誰でもアクセス可能なポータルサイトとは異なり、アクセス権は社員に限定されます。社内ポータルとして代表的な機能は以下の通りです。 社内wiki ワークフロー申請 コミュニケーション・ツール スケジュール管理 勤怠管理 プロジェクト管理 このように、社内ポータルは社内におけるあらゆる情報を一元に管理し、共有するサポートをする役割を持つので、業務効率化に貢献するのです。 社内ポータルが注目される背景 近年、社内ポータルが注目されるようになったのには、以下のような背景があります。 情報の一元管理と業務効率化 マニュアルやFAQなどの社内情報を集約することで、情報検索にかかる手間や時間が削減されるため、業務効率化の目的で社内ポータルを整備する企業が増えてきています。 リモートワークや多様な働き方への対応 インターネット環境があればどこからでもアクセスできるという社内ポータルの特性が、地理的な制約を超えた情報アクセスを必要とするリモートワークや在宅勤務に合致しています。 ペーパーレス化・コスト削減 環境負荷の低減や、持続可能な経営の気運が高まっていることから、資料や申請書類をデジタル化し、社内ポータルで管理・共有するニーズが高まっています。 情報の伝達漏れ防止 社内ポータルを利用すると、全社員が共通の情報源にアクセスできるようになるため、社内お知らせなどの重要な情報の伝達漏れを防げるという利点があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内ポータルの費用とは 以下では、社内ポータルの作成方法別の費用相場を紹介します。 社内ポータルにかかる費用は、作成費用と運用費用の二つに分かれます。それぞれの費用は、社内ポータルの作成方法やサイトの規模、求める品質によって大きく異なるのです。 一から環境を構築する場合の費用感 一から作成する「オンプレミス型」で環境を構築する場合「初期費用としてのサーバ本体」「内装の作成費用」「運用費用」の三つに分けられ、各相場は以下の通りです。 サーバ本体 企業やサイトの規模等によって異なりますが、10万～30万円程度が相場です。なお、ハイスペックなモデルを複数台設置する場合、数百万円に及ぶこともあります。 作成費用 小規模であれば20万円～40万円、中規模であれば50万円～70万円、大規模となると100万円以上が相場となっています。 運用費用 細かなメンテナンスを含む運用費用が、別途月1万円～10万円程度かかります。 このように、オンプレミス型の作成方法では、作成・運用費用ともに高額になりがちです。ただし、会社ごとに最も合った社内ポータルを一から作成できるメリットもあるため、金銭的なリソースが潤沢な企業にとっては有効な作成方法と言えます。 クラウドサービスを使う場合の費用感 クラウドサービスを利用する場合、必要なのはサービス利用にかかる運用費用のみです。 オンプレミス型とは異なり、各ベンダーが提供するサービスを活用するので、サーバ本体や、環境構築などの費用はかかりません。各サービスごとに料金体系は異なりますが、利用者一人当たりにつき、月数百円から数千円程度が相場です。 また、ツールによっては契約人数が多いとボリュームディスカウントが適応され、一人当たりのコストが割り引かれる場合があります。 以上のように、作成費用がかからず、運用費用のみで作成できることから、今日ではクラウドサービスを利用した社内ポータルの作成が多くの企業のトレンドとなっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内ポータルにかかる費用の比較表 ここでは、社内ポータルにかかる費用と特徴を、一から環境構築する場合と、クラウドサービスを利用する場合に分けて比較します。 一から環境構築する場合 クラウドサービスを使う場合 特徴 ・作成に専門知識を必要とする ・自由に内装をカスタマイズできる ・比較的容易に作成できる ・トラブル発生時にサービス提供者からのサポートを受けられる 料金 ・サーバ本体の費用：10万円～30万円ほど ・作成費用：20万円～100万円以上 ・運用費用：1万円/月～10万円/月ほど ・作成費用：既成のため、作成費用はかからない ・運用費用：サービスの利用料金として、一人当たり月数百円～数千円ほど 以上の比較表をもとに、各企業に合った費用を比較検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内ポータルの費用対効果を左右するポイント ここでは、社内ポータルの費用対効果を左右するポイントをご紹介します。社内ポータルの作成は、手間と費用がかかるので、以下の内容を理解してから取り組みましょう。 長期的な費用の削減になるか 社内ポータルサイトの作成は、長期的な視点でコストを判断する必要があります。 社内ポータルサイトにかかるコストは、作成時の金銭的コストだけではありません。作成後の運用費用や利用における教育コストなど、あらゆるコストがかかります。 とくに、作成費用が少なくても運営が難しい社内ポータルでは、長期的には教育コストが膨大となる場合もあります。作成費用という短期的なコストが重視されがちですが、長期的な目線でコストの削減になるかを検討する必要があるのです。 業務時間の短縮ができるか 業務時間の短縮も、社内ポータル作成の目的の一つです。 ポータル上で、マニュアルを一元化したり、報告書のテンプレートを共有すれば、業務時間を短縮可能です。一方で、情報が適切に管理されていないと、どこにあるか分からず、欲しい情報を探すのに時間がかかり、かえって非効率となってしまう可能性もあります。 そのため、社内ポータルの作成が業務時間の短縮に貢献するかを見極める必要があります。たとえば、「ナレカン」「ナレカン」のようなツールだと、超高精度の検索機能で情報を即座に取り出せるため、業務時間を短縮できます。 ツールが社内に浸透するか 社内ポータルサイトは、作成した後の運用も重要です。 運用が複雑で手間がかかると、更新が後回しになり、使われなくなってしまうリスクがあります。とくに非IT企業では、現場のITリテラシーに合わないツールを導入してしまうと、誰にも使われず、費用だけがかかってしまうという事態になりかねません。 そのため、社内ポータルを効果的に活用するには、運用のしやすさを重視し、誰でも簡単に扱える仕組みにする必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【非IT企業でも使える】安価に社内ポータルを設置できるツール 以下では、非IT企業でも使える、社内ポータルの設置が簡単に実現するツールをご紹介します。 社内ポータルは、社内の情報共有を効率化するうえで欠かせない仕組みですが、オンプレミス型は初期構築や運用に高い専門性とコストが求められるため、非IT企業にはハードルが高いといえます。そこで有用なのが、クラウド型のツールです。 とくに、ナレッジ管理ツールなら、お知らせ掲示板としての利用だけでなく、マニュアルや社内資料の一元管理もできます。ただし、情報を一元化しても、検索機能が不十分だと必要な情報にすぐたどり着けません。 そのため、高精度な検索機能で、情報にすぐたどり着けるツールを選びましょう。結論、社内ポータルの作成には、社内のあらゆる情報を一元化できて、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンには、社内wikiなどあらゆる情報を誰でも簡単に蓄積できるうえ、「AI検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、社内ポータルを安価に設置することが可能で、業務効率化も実現できるのです。 社内のナレッジを一元管理できるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンで社内ポータルを作成した例＞ ナレカンでは、以下のような社内ポータルを作成することができます。 このように、全社で共有したいお知らせを常時ナレカンに表示させられるので、情報の共有漏れが減らせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内ポータルの費用やポイントまとめ これまで、社内ポータルの作成方法別の費用や、ポイントを紹介しました。 社内のあらゆる情報を一元管理する社内ポータルは、オンプレミス型と、クラウドサービスを用いた方法の二つの作成方法があります。しかし、オンプレミス型では高度な知識や多額の費用が必要とされることから、クラウドサービスを用いた作成がおすすめです。 また、社内ポータルの作成時には、継続可能性や費用対効果を重視し、長期的な視点で判断する必要があります。非IT企業が多機能なクラウドサービスを導入してしまうと、金銭・教育コストが大きくなった結果放置されるので、業務効率化を実現できません。 したがって、効果的な社内ポータルの作成には、社内のナレッジを一元管理し、誰でも簡単に情報にアクセスできる仕組みを整えられるツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、社内ポータルを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

業務を効率化すれば、コストを削減したりリソースを確保したりできるだけでなく社員のパフォーマンス向上にもつながります。そのため、今日では多くの企業が業務効率化に向けた取り組みを実施しているのです。 とはいえ「業務効率化をするにあたって具体的に何をすれば良いのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務効率化の手法・アイデアとおすすめのツールを中心にご紹介します。 業務効率化をしたいが、ノウハウがなく何をすべきか分からない すぐに実践できる業務効率化の手法・アイデアを知りたい 誰でも簡単に業務を効率化できる仕組みをつくりたい という方はこの記事を参考にすると、業務効率化の正しい手法が分かり、仕事の負担を大幅に軽減できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 業務効率化とは2 業務効率化のメリット3 業務効率化の手法・アイデア5選3.1 アイデア1｜週1で「全業務の棚卸しタイム」を設ける3.2 アイデア2｜業務マニュアルを“1ページだけ”つくる3.3 アイデア3｜報告だけの会議はやめてチャット報告に切り替える3.4 アイデア4｜「よくある質問（FAQ）」を1つのファイルに集約する3.5 アイデア5｜ITツールの使い方のルールを決める4 業務効率化に役立つツール例5 【担当者必見】業務効率化に最適なツール5.1 確実に業務効率化を実現できるツール「ナレカン」6 業務効率化の手法・アイデアまとめ 業務効率化とは 業務効率化とは、業務におけるムダ・ムリ・ムラを見つけて削減することです。 少ないリソースでより高い成果を狙う生産性向上とは異なり、業務効率化は不要な部分を削ってこれまでと同じ成果を出すのが目的です。さらに、コストの削減や従業員のパフォーマンスアップといったメリットも得られます。 具体的な手法としては、社外へのアウトソージングや業務の自動化、PCにおけるショートカットキーの活用などが挙げられます。このように、些細なことでも無駄を省けばチーム全体の余裕が生まれ、より円滑にプロジェクトを回せるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務効率化のメリット 業務効率化を実現できると、以下のようなメリットがあります。 生産性が向上する 業務効率化により業務の無駄が減るため、必要なところに多くのリソースを投入できるようになります。また、業務フローも明確になるため、迷うことがなくなり、生産性向上につながります。 コストを削減できる デジタル化が進むと、紙媒体の資料を保管するスペースや印刷にかかるコストがなくなります。また、不必要な業務もなくなるため、人件費も削減できるのです。 顧客満足度が向上する 業務効率化によって、顧客対応のスピードも向上します。また、業務フローの見直しによって、ミスやトラブルを予防することも可能になるため、顧客満足度の向上につながります。 新しい取り組みを促進できる 業務の効率化によって生まれた時間は、新規事業の検討や業務改善の取り組みに充てることができます。そのため、会社の発展やさらなる効率化が進み、好循環が生じます。 以上が、業務効率化によって生じるメリットです。そのため、まだ業務効率化に取り組めていない方は、対策を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務効率化の手法・アイデア5選 以下では、業務効率化の手法・アイデアを5つご紹介します。自社でも実施できそうなアイデアは積極的に取り入れていきましょう。 アイデア1｜週1で「全業務の棚卸しタイム」を設ける 1つ目のアイデアは、週に1回「全業務の棚卸しタイム」を設けることです。 やみくもに業務をしていると「期限直前まで重要なタスクが終わらない」となる恐れがあります。そのため、緊急性・重要性から判断して業務に優先順位を付けるべきです。 そこで、週に1回、10分程度の短い時間で「今やってる仕事が本当に必要か」を検討する時間をつくると、優先順位づけを習慣化できるため、業務の抜け漏れを防げます。 アイデア2｜業務マニュアルを“1ページだけ”つくる 2つ目のアイデアは、業務マニュアルを“1ページだけ”つくることです。 業務マニュアルがあると、新入社員でも業務を迷わず遂行できるため便利ですが、すべての業務マニュアルを一度に作成するのは大変です。そのため、対応頻度の高い定型業務からまずは1ページだけ作成すると、マニュアル作成のハードルを下げることができます。 また、マニュアル作成は、業務フローを見直すいい機会になるので、無駄な業務の削減にもつながります。 アイデア3｜報告だけの会議はやめてチャット報告に切り替える 3つ目のアイデアは、報告だけの会議はやめてチャット報告に切り替えることです。 報告だけの会議は、発展的な意見やアイデアが生まれにくく、開催する意味が薄くなっている場合があります。そこで、報告だけの生産性の低い会議は取りやめて、重要でない報告はチャットを利用すると、業務の無駄を省くことができます。 しかし、チャットでの報告には、情報が流れてしまって見つからなくなると言ったデメリットもあるので、情報共有には「ナレカン」「ナレカン」のような社内のナレッジを蓄積できるツールを利用すると便利です。 アイデア4｜「よくある質問（FAQ）」を1つのファイルに集約する 4つ目のアイデアは、「よくある質問（FAQ）」を1つのファイルに集約することです。 よくある質問を1つのファイルに集約すると、業務の不明点を同僚や上司に質問する手間と時間が省けるため、業務効率化につながります。また、分からないことがあったらまずはFAQファイルを参照するという仕組みも構築できるのです。 また、上司側も似通った質問に対応する回数を減らすことができるため、組織全体での業務効率化も期待できます。 アイデア5｜ITツールの使い方のルールを決める 5つ目のアイデアは、ITツールの使い方のルールを決めることです。 ITツールの導入によって多くの業務を効率化できますが、運用方法があいまいなままだと担当者ごとにやり方がばらつき、かえって生産性が低下する恐れがあります。そのため、ツールの運用方法の統一が必要です。 たとえば、ファイルの命名規則を決めて全員がそれに従うようにしたり、共通のテンプレートを用意して文書のフォーマットを統一したりすることなどが考えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務効率化に役立つツール例 ここでは業務効率化に役立つツール例をご紹介します。具体的なツール・効果は以下の通りです。 ツール名 効果 ドキュメント管理ツール 個人・チーム問わずあらゆるメモを残せます。 タスク管理ツール チーム全員のタスク進捗が一目で分かります。 顧客管理ツール 顧客データを入力するだけでグラフ作成や分析ができます。 RPA 業務プロセスをロボットによって自動化できます。 ナレッジ管理ツール 社内情報や属人化しがちなノウハウを管理・共有できます。 上記のツールのうち、すべての情報を1か所に集約できる”ナレッジ管理ツール”を使うと、過去の成功事例や個人の業務ノウハウを全社で再活用可能です。とくに、検索機能に優れた「ナレカン」「ナレカン」であれば、必要な情報にすぐたどり着けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【担当者必見】業務効率化に最適なツール 以下では、業務効率化に最適なツールをご紹介します。 社内で情報を検索しづらいと、社内チャットをスクロールして資料リンクを探したり、引き継ぎ資料が見つからずに作成し直すたりする手間が生じます。とくに、社内の情報がチャット・メール・PCに散らばっていると、調べものだけで業務時間が圧迫されます。 そこで、「情報へのアクセス性の良いツール」に社内情報を一元化すると、情報を探す時間が削減され、業務効率化が実現できます。ただし、多機能で複雑なツールを選定しまうと、教育コストがかかりかえって非効率になりかねません。 そのため、「誰でも欲しい情報に一発でアクセスできるツール」が求められるのです。結論、自社の業務効率化には、超高精度の検索機能で誰でも必要な情報を即座に取り出せるナレッジ管理ツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、メールを使える方なら誰でも使いこなせる操作性を備えているうえ、「AI検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、全社員が確実に情報を見つけられるのです。 確実に業務効率化を実現できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務効率化の手法・アイデアまとめ ここまで、業務効率化の手法・アイデアを中心に解説しました。 業務効率化には、作業に優先順位を付けたり業務マニュアルを作成したりすることが効果的です。また、ツールを導入する場合は、運用ルールを明確にする必要があります。 ITツールは多くの機能を備えているため、多方面から業務効率化に貢献します。ただし、多機能すぎると、教育コストがかかりかえって非効率になりかねないので「誰でも説明なしで使えるツール」を選定すべきです。 つまり、業務効率化には、メールを使える方なら誰でも使えて、超高精度の検索機能で業務効率化に貢献するツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、業務効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【2025年最新】働き方改革とは？概要や現状・アイデアを紹介！ 【必見】業務効率化の成功事例5選！役立つアイデアも紹介 【必見】業務管理とは？内容や進め方、おすすめのツールを紹介！ 【必見】生産性向上の成功事例3選！方法や注意点も解説 人時生産性とは？計算方法や改善方法を解説 労働生産性とは？計算式や上げる方法もわかりやすく解説！ 【すぐ分かる】業務改革の進め方とは？メリットも解説！ ワークライフバランスとは？推進するメリットと課題も解説 ワークライフバランスに必要な取り組み5選！企業事例も紹介 ワークライフバランスが進まない理由や課題とは？改善策も解説！ ワークライフバランスはなぜ必要？注目される背景を解説

社内外からの問い合わせに対応するヘルプデスクは、円滑な運営や顧客満足度を向上させるため、膨大な数の問い合わせを迅速に解決する必要があります。 また、ヘルプデスクの効率化には適切な問い合わせ管理が必須ですが、日々の業務に追われて管理する時間をとれない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ヘルプデスクの問い合わせ管理における課題の解決方法や最適なツールを中心に解説します。 問い合わせの解決に時間がかかり、対応遅れが発生している 問い合わせ管理を効率化してヘルプデスクの業務を改善したい ヘルプデスクの問い合わせ管理に最適なITツールを知りたい という方は本記事を参考にすると、問い合わせ内容を適切に管理しながら、ヘルプデスクの業務を円滑にこなせるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ヘルプデスクとは1.1 ヘルプデスクの役割1.2 ヘルプデスクの負担が大きい理由2 ヘルプデスクで発生しがちな課題とは2.1 （1）対応に時間がかかる2.2 （2）情報が散在している2.3 （3）属人化してしまう3 ヘルプデスクの課題を解決する方法とは3.1 （1）対応範囲の明確化3.2 （2）マニュアルの共有3.3 （3）社内FAQの整備4 ヘルプデスクにツールを導入すべき理由とは4.1 情報管理・共有の工数を削減できる4.2 問い合わせ対応を効率化できる5 ヘルプデスクツールを比較するポイントとは5.1 使いやすさ5.2 情報へのアクセス性6 ヘルプデスクの問い合わせ管理に最適なツール6.1 ヘルプデスクの負担を軽減するツール「ナレカン」7 ヘルプデスクの問い合わせ管理まとめ ヘルプデスクとは ここでは、ヘルプデスクの役割や負担が大きい理由を解説します。以下のポイントについて担当者はもちろん、社員全員が把握しておく必要があります。 ヘルプデスクの役割 ヘルプデスクの役割は、社内外の問い合わせに対応して、解決・サポートすることです。 社外であれば「製品やサービスに対するユーザーの要望」に対応し、社内であれば、「各種申請方法の説明」や「社内システムのトラブル解決」などの対応が業務にあたります。 多くの質問に対応する「ヘルプデスク」は、企業の悩みを解決してサポートする潤滑油であり、企業の運営に欠かせない存在なのです。 ヘルプデスクの負担が大きい理由 ヘルプデスクの負担が大きい理由として挙げられるのは、個別対応が求められる点です。 たとえば、頻繁に寄せられる質問には「FAQ（よくある質問と回答）」を設置して、個別に解決してもらう方法があります。一方、製品・サービスの性質やトラブルの解決のために、個別に対応しなければならない問い合わせ内容も多いのです。 また、ヘルプデスクとして対応できる人数には限りがあります。少ない人数で組織を回さなければならず「個別対応が必要な質問が多く寄せられ、キャパシティを超える」ことで負担が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ヘルプデスクで発生しがちな課題とは 以下では、ヘルプデスクで発生しがちな課題について解説します。まずは、自社で発生している課題の原因を把握しましょう。 （1）対応に時間がかかる ヘルプデスクでは、問い合わせ対応に時間がかかってしまうケースがあります。その主な要因として、以下の3つが挙げられます。 対応漏れや二重対応が発生している 対応状況が見える化されていないと、複数の担当者が同じ内容に対応してしまう「二重対応」や、誰も対応していない「対応漏れ」が発生してしまいます。そのため、組織内での情報共有が必要です。 同じ質問が何度も繰り返されている 過去に対応した質問に対して、その都度個別に回答していると、時間がかかり非効率です。そのため、FAQを設置して、社員が自己解決できる環境を整備しましょう。 リソースの分配が適切でない 製品・サービスによっては、特定の時期に問い合わせが集中する場合があります。人員が十分でないと対応の遅れにつながるので、事前に必要なリソースを見積もっておきましょう。 このように、対応に時間がかかっている原因を分解すると、どこに課題があるのかが明確になります。 （2）情報が散在している ヘルプデスクでは、情報が散在していることが課題となっている場合があります。 情報が散在していると、問い合わせ対応に必要な情報が見つかりづらく、確認や調査に時間がかかってしまいます。また、参照すべき資料が複数の場所に分かれていることで、誤った情報をもとに対応してしまうリスクも高まります。 このような状況を改善するためには、ナレッジを一元的に管理し、誰もが必要な情報にすぐアクセスできる環境を整備することが重要です。情報の更新履歴や信頼性が明確なナレッジベースを活用することで、対応スピードと正確性の向上が期待できます。 （3）属人化してしまう 業務が属人化してしまうこともヘルプデスクで発生しがちな課題です。 特定の対応やノウハウが一部の担当者に属人化していると、担当者が不在の場合に業務が滞ったり、対応の質が落ちたりする恐れがあります。また、新入社員がスムーズに対応業務を引き継げず、教育に時間がかかるという問題も生じます。 属人化を防ぐためには、業務フローをナレッジとしてマニュアル化し、誰でも参照・再利用できるようにしておくことが重要です。また、定期的な情報の見直しと更新を実施し、常に最新の知識を共有することも欠かせません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ヘルプデスクの課題を解決する方法とは ここでは、ヘルプデスクの課題を解決する方法について解説します。以下の課題解決策は担当者だけでなく、現場との協力が不可欠なので注意しましょう。 （1）対応範囲の明確化 ヘルプデスクは、対応範囲が広く兼務量が多いため負担が大きい傾向にあります。そのため、対応範囲の明確化が重要です。 対応範囲を明確にすれば、ヘルプデスクが対応する業務と社員が自己解決する業務を区別できます。また、社員自身が身につけるべき知識を明らかになり、必要な知識を共有や習得も見込めます。 さらに、対応範囲が明確であれば、知識や業務量を標準化できるため、担当者の属人化を防止しながら教育工数も減らせるのです。 （2）マニュアルの共有 マニュアルの共有もヘルプデスクの課題を解決するうえで欠かせません。 マニュアルを整備することで、社員は自分で業務上の疑問や不明点を解消できるようになります。その結果、ヘルプデスクに寄せられる問い合わせの数が減り、対応負担を軽減することが可能です。 ただし、マニュアルは一度作成したら終わりではなく、常に最新の情報に更新し続ける必要があります。そこで、「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを活用すると、編集履歴を確認できるため、常に最新の情報を把握しやすくなります。 （3）社内FAQの整備 社内FAQの整備も、ヘルプデスクの負担軽減に貢献します。 業務フローに関するマニュアルを中心に、よくある質問と回答をまとめた「社内FAQ」は、必要な情報をすぐに見つけやすい点が特徴です。社員がわからないことをまず社内FAQで解決できれば、ヘルプデスクへの問い合わせ件数を減らすことができます。 ただし、社内FAQを作成しただけでは十分とは言えません。アクセスしやすい場所に設置したり、問い合わせ時に積極的に案内したりして、社員にその存在を周知することも重要です。 さらに、社内FAQは定期的に見直してアップデートする必要があります。利用状況を把握しながら、新しい質問や回答を追加し、常に最新の情報に対応できるようにブラッシュアップしていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ヘルプデスクにツールを導入すべき理由とは 結論として、ヘルプデスクの問い合わせ管理にはITツールの導入が必須であり、問い合わせ管理の効率化を実現している企業も多くあります。 そこで以下では、ツールの導入が必要な理由として、ヘルプデスクにツールを活用するメリットを解説します。 情報管理・共有の工数を削減できる ヘルプデスクにツールを導入することで、社内情報の共有・管理にかかる工数を削減できるようになります。 情報の共有や一元管理が可能なツールを活用すれば、過去の問い合わせデータを種類別に蓄積できるため、複雑になりがちな情報管理も効率的にできます。また、蓄積されたノウハウを活用することで、経験の浅い社員でも業務範囲を広げることが可能です。 さらに、情報を一元管理することで対応状況が一目で把握でき、社員の作業状況もリアルタイムで確認できます。加えて、蓄積された問い合わせデータを集計・分析し、マニュアルの更新や人員配置の最適化に役立てることもできます。 問い合わせ対応を効率化できる 情報管理ツールによって、問い合わせ対応全般を効率化することも可能です。 よくある質問や対応事例がナレッジとして蓄積されているため、社員が自分で疑問を解決しやすくなります。これにより、ヘルプデスクへの問い合わせ件数を減らし、対応業務の負担軽減につながります。 また、対応履歴や進捗状況が一元管理されていることで、対応の抜け漏れを防ぎ、誰でもスムーズにフォローできる体制が整います。そのため、担当者が不在の場合でも適切に対応が引き継がれ、全体の対応品質が安定するのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ヘルプデスクツールを比較するポイントとは ツールを選ぶときは、「自社に合っているか」を見極める必要があります。以下では、ツール選定時に重視すべきポイントを紹介するので、検討中のツールが2つのポイントを満たしているか確認しましょう。 使いやすさ ツールの選定では「使いやすさ」が重要です。ポイントとして、以下を必ず確認しましょう。 誰でも使えるシンプルな機能性か ツールの導入が簡単にできるか 異なるチャネルからの問い合わせが一目で把握できるか ヘルプデスクツールは、多くのメンバーが日常的に利用するサービスです。そのため、使いやすいツールを導入し、継続的な利用することで効果を最大限に発揮できるのです。 情報へのアクセス性 「情報へのアクセス性」もツール選定時には考慮すべきポイントです。 ヘルプデスクの業務には、問い合わせ対応のために必要な情報を迅速に検索・参照することも含まれます。そのため、情報へのアクセス性が高いツールを導入すれば、検索にかかる時間や手間を大幅に削減できます。 その結果、対応スピードが向上し、ヘルプデスクの負担軽減につながります。たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」「ナレカン」のようなツールは、情報へのアクセス性が高いので、ヘルプデスク業務がスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ヘルプデスクの問い合わせ管理に最適なツール 以下では、ヘルプデスクの問い合わせ管理に最適なツールをご紹介します。 ヘルプデスクは、社内外からの問い合わせに個別に対応する必要があり、負担が大きくなりやすいです。とくに、対応方法を共有せずに属人対応が続くと、対応漏れや品質のばらつき、ナレッジの蓄積不足といった課題が発生します。 そこで、過去の対応履歴やQ&Aをナレッジとして蓄積し、誰でも簡単に検索・再利用できる「ナレッジ管理ツール」の導入が効果的です。ただし、ナレッジが蓄積されても「情報が見つけづらい」「更新されない」状態では使われません。 結論、ヘルプデスクの問い合わせ管理には、社内のナレッジを蓄積し、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンには、マニュアルやよくある問合せを蓄積できるうえ、「AI検索機能」で上司に質問するように欲しい情報を即座に取り出すことができます。そのため、問い合わせにも迅速に対応できるようになり、ヘルプデスクの負担を軽減できるのです。 ヘルプデスクの負担を軽減するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ヘルプデスクの問い合わせ管理まとめ ここまで、ヘルプデスクの問い合わせ管理について、課題の解決方法や最適なツールを中心に解説しました。 膨大な問い合わせに対応するヘルプデスクでは、問い合わせ状況を正確に把握しつつ臨機応変に対処する必要があります。また、マニュアルの活用や問い合わせを一元管理し、ヘルプデスクの業務負担を軽減することも急務の課題です。 そして、ヘルプデスクにおける業務改善の具体策には、対応範囲の明確化やマニュアル・社内FAQの整備が挙げられます。そのためには、アナログな管理から脱却し、情報管理・共有の工数を削減する「情報管理・共有ツール」が求められるのです。 結論、ヘルプデスクの問い合わせ管理には、社内wikiやFAQなどの社内のナレッジを一元管理できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、ヘルプデスクの問い合わせ管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントとは

リスクを管理して損失の回避・低減を図るリスクマネジメントは、健全な企業経営には不可欠なプロセスです。社会情勢の変化が激しい現代では、リスクマネジメントによる危機管理の重要性が高まっています。 しかし、「適切なリスクマネジメントを図りたいが、具体的な方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、リスクマネジメントの対応方法やプロセスを中心に解説します。 健全な企業経営に求められるリスクマネジメントを社内に浸透させたい リスクの種類や適切なリスクマネジメントの方法が知りたい 具体的な手順を把握して、今すぐリスクマネジメントを実践したい という方は本記事を参考にすると、リスクの種類や対応方法のタイプを把握したうえで、効果的なリスクマネジメントを実践できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 リスクマネジメントとは2 リスクの種類とは2.1 損失のみを考慮するリスク2.2 利益と損失を考慮すべきリスク3 リスクマネジメントのタイプとは3.1 リスクコントロール3.2 リスクファイナンシング4 リスクマネジメントの4つのプロセス4.1 （1）リスクの特定4.2 （2）リスクの分析・評価4.3 （3）対策の実施4.4 （4）対策のモニタリング・改善5 【必見】企業のリスクマネジメントの効率化に最適なツール5.1 情報の一元管理でリスクマネジメントに貢献する「ナレカン」6 リスクマネジメントの対応方法やプロセスまとめ リスクマネジメントとは リスクマネジメントとは、企業や組織が直面するさまざまなリスクを把握し、適切に管理することで、損失の発生や影響を最小限に抑えるための取り組みです。 ビジネスにおいては、企業価値の維持・向上にむけて、あらゆるリスクとその影響を特定・分析し、適切な対応策を講じることが求められます。また、状況によっては、リスクを負うことで利益が得られるケースもあるのです。 しかし、リスク管理が不十分だと、企業の信頼を失ったり深刻な損害につながったりする可能性もあります。そのため、あらかじめリスクを想定し、継続的にマネジメントしていくことが重要です 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ リスクの種類とは 以下では、リスクの種類について解説します。性質の違いを把握して、リスクごとに適切な対応をとりましょう。 損失のみを考慮するリスク 損失のみを考慮するリスクとは、自然災害などの偶然的事故や、人為的ミスによって生じるリスクです。例としては、以下の内容が挙げられます。 財産の損失 社員の傷害による人的損失 賠償責任 事業の中断による収益減少 リスクマネジメントでは、このような事態の発生を防止して損害を抑制する必要があります。また、損害のみのリスクは統計的に予測できるため、リスクマネジメントがしやすい傾向にあります。 利益と損失を考慮すべきリスク 利益と損失を考慮すべきリスクとは、政治的・経済的要因による経営環境の変化に伴って生じるリスクです。たとえば、以下の内容が挙げられます。 規制改正 景気・為替・金利の変動 消費者の嗜好・動向の変化 新商品開発 このように、状況によってプラスにもマイナスにもなり得るので、マイナス面への対策を検討することが重要です。また、今日はグローバル化による政治的・経済的要因から生じるリスクもあるため、利益と損失の双方を考慮し損失を最小限に抑える必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ リスクマネジメントのタイプとは ここでは、リスクマネジメントにおける2つのタイプについて解説します。以下2つのマネジメント手法を適切に実施しなければ、誤った経営判断をしたり、想像以上のネガティブな影響が出たりしてしまうので注意が必要です。 リスクコントロール リスクコントロールとは、損失の発生を防止したり、規模を抑えたりする対応方法です。 具体的な手段としては、「リスクの回避・低減」があります。リスクの発生原因を特定して発生確率や想定被害額を定量化すれば、あらかじめ想定されるリスクの把握・コントロールが可能です。 ただし、リスクコントロールを実施するとリスクの発生を抑制できる一方で、経営判断や事業展開がしづらくなる可能性があります。そのため、丁寧な分析や総合的な経営判断が求められるのです。 リスクファイナンシング リスクファイナンシングとは、損失を金銭的に補填する対応方法です。 具体的な手段としては、「リスクの移転・受容」があり、金銭的なリスクを定量化して被害に備えます。保険や委託によってリスクを第三者に移転したり、コストに見合った効果が得られない場合にリスクを容認したりする方法が挙げられます。 しかし、リスクファイナンシングを実施すると大胆な経営判断や事業展開が可能になる一方で、企業の負担するコストが増大するリスクもあるのです。そのため、対応方法を臨機応変に判断しつつ、全体のコストを最小限に抑制することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ リスクマネジメントの4つのプロセス 以下では、リスクマネジメントのプロセスについて解説します。リスクマネジメントに関わる担当者は、慎重かつスピーディに、適切な手順に沿ってリスクを対処しなければなりません。 （1）リスクの特定 まず、想定されるリスクを列挙して特定します。 たとえば、リスク管理シートでのリストアップや、ブレーンストーミングの活用が有効です。また、リスク管理部門だけでなく各部門からもリスクを抽出すれば、網羅的に把握できるようにます。 リスクの特定では、想定されるリスクを全て洗い出す点がポイントです。個人の主観では「問題ない」と考慮されるリスクであっても放置せず、先入観を払拭して抽出する必要があります。 （2）リスクの分析・評価 次に、抽出したリスクの分析・評価をします。 分析では、リスクの「発生確率」と「損害の影響度」を算定します。また、分析結果を表にまとめてリスクマップを作成すれば、リスクを体系的に把握できるだけでなく、重要度を可視化できます。 そして、リスクを評価して対応の優先順位を定めます。人命や企業の信頼に関わる定量化が困難なリスクについても、慎重に影響度を評価し、リスク同士を相対的に比較する必要があるのです。 （3）対策の実施 リスクの評価が完了したら、具体的な対策を策定・実施します。 リスク対応では、成長のための投資が求められる場合もあります。そのため、リスク回避のみに集中するのではなく、利益の最大化を追求して対策を実施しなければなりません。 また、全てのプロセスにおいて利害関係者との協働が不可欠です。担当部署や複数拠点が多くコミュニケーションがとりづらい場合でも、「ナレカン」「ナレカン」などの情報共有ツールを用いて積極的に情報共有を図り、価値基準を明確にしておく必要があるのです。 （4）対策のモニタリング・改善 対策を実施したら、モニタリングと改善をします。 モニタリングでは、リスクマネジメントに対する効果や運営状況を評価して、対策の有効性を確認します。リスクの内容や評価は都度変わるので、定期的に改善点を抽出・修正しつつ、より効率的な対策を検討する必要があるのです。 さらに、改善点をまとめたガイドラインやマニュアルを整備・共有すれば、効果的な対策を継続して実施できます。このように、対策の標準化によって組織全体でのリスク管理体制を確立させておくと、リスクマネジメントの社内浸透が促進されるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】企業のリスクマネジメントの効率化に最適なツール 以下では、リスクマネジメントの効率化に最適なツールをご紹介します。 リスクマネジメントを効率化するには、対策実施後の適切なモニタリングと改善が不可欠です。また、リスクマネジメントのガイドラインを作成・共有すれば、組織全体で体系的に取り組む基盤を整えることができます。 そこで、「情報管理ツール」を使うと、リスクへの対応経緯やナレッジを安全に蓄積しながら、効果的な対策の検討が可能です。ただし、検索性が低いツールでは、必要な情報がすぐに見つからず、結局は特定の担当者に依存してしまう恐れがあります。 したがって、検索性に優れており、リスクマネジメントに関する情報を一元管理できる情報管理ツール「ナレカン」「ナレカン」を使うべきです。 ナレカンでは、リスクマネジメントのガイドラインや対応経緯を「記事」として簡単に蓄積・共有できます。さらに、高精度の検索機能により、必要な情報をすぐに参照できるため、疑問点の解決や緊急時の迅速な対応にも役立つのです。 情報の一元管理でリスクマネジメントに貢献する「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ リスクマネジメントの対応方法やプロセスまとめ ここまで、リスクマネジメントの対応方法やプロセスを中心に解説しました。 リスクマネジメントでは、リスクの発生要因によって利益や損失が異なるため、臨機応変な対応が求められます。そして、対策を実施した後はモニタリングと改善に取り組み、経緯を蓄積しておくことで、より効果的な対策を検討して損失のリスクを回避できます。 そこで、「ITツール」を使ってリスクマネジメントに関する情報をノウハウとして蓄積し、全社で活用できる仕組みを整えましょう。ただし、情報へのアクセス性が悪いと、活用されないまま属人化が進み、持続的なリスクマネジメントの実現が困難になります。 したがって、高精度の検索機能で必要な情報に即アクセスできる情報管理ツール「ナレカン」を導入すべきです。 無料の導入支援も受けられるので、ので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で情報の管理・共有を効率化し、リスクマネジメントを全社で促進しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

近年、OA化を進める企業が増えてきています。OA化には「業務にかかる時間を短縮できる」「社員にかかる業務負担を軽減できる」などのメリットがあります。 しかし、OA化に取り組んでも一部の社員にしか浸透せず、結果として失敗に終わるケースも多くなっています。そのため、「自社の業務をOA化したいが、デジタルが苦手な社員も多いので進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、OA化の概要とついていけない理由を中心に解説します。 社会のOA化の風潮に出遅れている自覚がある OA化についていけない社員へどう対応すべきかわからない 失敗なくOA化を進めて、社員の業務負担を軽減したい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、OA化の概要だけでなく、OA化を成功させるために必要なことまでわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 OA化とは1.1 職場のOA化とは1.2 IT化とOA化の違い1.3 FA化とOA化の違い2 OA化のメリット3 OA化のデメリット4 OA化についていけない3つの理由4.1 （1）デジタル用語が難しい4.2 （2）初期設定の負担が重い4.3 （3）ツールの使い方を理解できない5 社内のOA化を実現するツール5.1 充実したサポートで誰でも使えるツール「ナレカン」6 OA化についていけない理由まとめ OA化とは ここでは、OA化の意味や混同されやすい用語との違いを解説します。「OA化は聞いたことがあるが、具体的に何を指すのか」までは分からない方は必見です。 職場のOA化とは OA化はOffice Automationの略称であり「事務などのオフィスの定型業務を自動化すること」を指します。 OA化の具体例には、元々は紙で管理していた契約書をデジタルデータにしたり、契約書の作成業務を自動化したりすることが挙げられます。こうした書類管理や作成といった事務的な業務の工数を減らし、効率化を進めることがOA化の目的です。 このように、OA化とは事務作業をデジタル化・自動化することを意味します。そのため、OA化すると業務の効率性と生産性の飛躍的な向上が期待できるのです。 IT化とOA化の違い IT化とOA化の違いは、業務効率化する範囲です。 まず、IT化はInfornation Technologyの略称で「情報技術（IT）を活用して、業務やビジネスプロセスを改善・変革すること」を指します。そのため、業務効率化される範囲が、企業や業界全体と広範囲にわたります。 一方で、OA化は「オフィスの業務を自動化・効率化すること」であり、業務効率化されるのは対象となるオフィス内のみです。このように、IT化とOA化では実行の規模が異なるため、使い分けには注意しましょう。 FA化とOA化の違い FA化とOA化は、業務が効率化される業務が異なります。 FA化とはFactory Automationの略称で、「工場での作業を自動化すること」を意味します。たとえば、かつては目視で実施されていた不良品の見極めをAIによって自動化することなどが挙げられます。 一方で、OA化は「オフィスの事務作業を自動化すること」を指します。そのため、両者は自動化する対象が「工場での作業」か「オフィスでの事務作業」かで区別が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ OA化のメリット ここでは、OA化のメリットを解説します。OA化に成功した企業は、以下の3つのメリットを常に受けながら業務を進めています。 業務がスムーズに完了する OA化で事務的な業務を自動化できるので、業務時間を短縮できます。結果として、他の重要な業務に時間を充てられるようになり、円滑に業務を進められます。 時間や場所を問わず業務を進められる OA化が実現すれば、オンライン上で仕事を進められます。そのため、インターネット環境さえあれば業務を進められるようになり、移動時間や隙間時間を有効活用できます。 人手不足を解消できる OA化によって一部の定型業務を自動化できます。結果、各業務に必要な人数を絞れるようになり、少ない人数でも仕事を回せるようになるのです。 OA化が実現すれば、上記の3つのメリットが得られます。そのため、「社員の業務負担の軽減」や「人手不足の解消」を目指している企業は、早急にOA化に取り組むべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ OA化のデメリット OA化のデメリットには以下の2点があります。OA化する前にどういう懸念事項があるか確認しておくべきです。 従来の業務プロセスを一新する必要がある 業務を自動化するには新たなツールを導入する必要があるため、業務プロセスが大幅に変更されます。そのため、ITに不慣れな社員がいる職場では心理的な抵抗や、新たな業務プロセスに慣れるまで一時的な生産性の低下が生じる可能性があります。 社内に定着できない恐れがある ツールを導入しても社内に定着しないというリスクがあります。たとえば、機能が複雑すぎるツールを選んだ場合、従業員は使いこなせず元の業務プロセスに逆戻りしてしまうことがあります。 以上のように、OA化のためにツールを導入したとしても、多機能で使いづらいものでは業務効率がかえって悪化してしまいます。そのため、ITスキルの有無に関係なく、誰でも簡単に使いやすい「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを導入するのも効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ OA化についていけない3つの理由 ここでは、社員がOA化についていけない3つの理由を紹介します。以下を参考に、OA化の波に乗り遅れないための必要なポイントを理解しましょう。 （1）デジタル用語が難しい OA化についていけない理由のひとつとして、デジタル用語が難しい点があります。 文化庁が公表した平成29年度 国語に関する世論調査によると「カタカナの意味が分からずに困ることがある」と答えた割合は83.5%を占めています。このことからカタカナが苦手な人は非常に多いことが分かります。 しかし、ツールに出てくるデジタル用語のほとんどは、カタカナやアルファベットの頭文字なのです。そこで、OA化に取り組むときは、事前に「デジタル用語の講習会」を開くなどして、主要な語句を社内に周知させたうえで進めることが大切です。 （2）初期設定の負担が重い OA化についていけない理由には、初期設定の負担の重さも関係しています。 OA化のために紙媒体の書類を全てツールで管理するには、データを移動する作業が必要になります。データの移行には多くの人の協力が求められるものの、通常業務がある中でツールの整備に時間を割ける社員はなかなかいません。 結果、ツールの運用が見送られ、「OA化についていけない」と感じてしまうのです。そこで、既存データの移行や初期設定を代行してくれる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを選び、円滑な導入を目指しましょう。 （3）ツールの使い方を理解できない 社員がツールの使い方を理解できない点も、OA化についていけない理由の一つです。 OA化を成功させるには、社員全員が業務効率化のためのツールをしっかりと使いこなせなければ意味がありません。一人でもツールを使いこなせない人がいると、進捗に差が生まれ誰かしらフォローにまわるなどの手間が発生してしまうためです。 そこで、全員がツールを使いこなせるように、使い方をレクチャーする必要があります。しかし、都度レクチャーすると膨大なコストがかかるため、あまり説明せずとも簡単に使いこなせるツールを最初から選ぶのも一つの手です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内のOA化を実現するツール 以下では、社内のOA化を実現するツールを紹介します。 社内でOA化すると、従来の業務プロセスが劇的に変化するため、ITに詳しくない社員はむしろ業務の効率を大幅に落としてしまいます。結果、OA化のためのツールも次第に社内で使われなくなり、無駄なコストになりうるのです。 そこで、社内のOA化のためには、「全社員がすぐに使えるような支援が揃っているツール」を選びましょう。とくに、自社で必要なフォルダの設計やメンバーの登録などを代行してくれるサービスがあると、導入がスムーズになります。 結論、自社のOA化に必要なのは、充実したサポート体制のもと全社員が使いやすいよう設定できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、初期導入支援の「フォルダ設計」や「社員登録」「テンプレート登録」などの代行により、全社でツールを使いやすいようにカスタマイズできます。また、既存データの移行支援も担うので、担当者の負担や運用コストを下げられます。 充実したサポートで誰でも使えるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ OA化についていけない理由まとめ ここまで、OA化の概要やついていけない理由を紹介しました。 OA化には「業務にかかる時間を短縮できる」などの多くのメリットがあります。一方で、「デジタル用語の難しさ」「初期設定の負担の重さ」「ツール理解の低さ」が原因でOA化についていけないと感じる社員も多数います。 しかし、社員一人でもOA化に適応できていないと、全体としての効率は上がりません。そこで、ITスキルの有無を問わず、使い方を直感的に理解できて、初期設定の負担もかからないツールの導入が望ましいです。 結論、自社が導入すべきツールは、誰でも簡単に使えて、充実したサポートのもと初期導入支援をしてくれるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で社内文書をデジタル化して、OA化を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【業務効率化に必須】IT化とは何か？メリットや進め方、施策を紹介

昨今では、仕事と生活の調和を図る「ワークライフバランス」が業界・業種を問わず浸透しています。しかし、ワークライフバランスは全社で進めなければ、失敗の原因にもなってしまうのです。 とはいえ、なかには「自社のワークライフバランスの改善に取り組みたいが、具体的な方法がわからない」と悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、ワークライフバランスが進まない理由や改善策を中心に解説します。 自社のワークライフバランスの取り組みが思うように進まない ワークライフバランスの課題をどのように解決すべきか知りたい ワークライフバランスの課題をすぐに解決する方法を探している というの方は本記事を参考にすると、ワークライフバランスの課題に対する改善策が分かり、施策をスムーズに浸透させられるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ワークライフバランスとは1.1 日本におけるワークライフバランスの現状1.2 ワークライフバランスを改善するメリット2 ワークライフバランスが進まない理由・課題2.1 課題1｜導入方法が分かりづらい2.2 課題2｜経営陣の理解が求められる2.3 課題3｜生産性低下のリスクがある2.4 課題4｜導入にコストがかかる3 即実践！ワークライフバランスの課題解決策3選3.1 （1）経営陣の意識改革をする3.2 （2）既存の業務を見直す3.3 （3）ITツールを活用する4 【これで安心】ワークライフバランスの課題解決に最適なツール4.1 社内情報を一元管理して効率化を実現する「ナレカン」5 ワークライフバランスの課題や改善策まとめ ワークライフバランスとは ここでは、日本におけるワークライフバランスの現状と改善のメリットを解説します。自社のワークライフバランスを改善する場合の参考にしましょう。 日本におけるワークライフバランスの現状 2018年の内閣府による調査では、ワークライフバランスを「経営方針等には掲げていないが、経営課題としている企業」は6割弱としています。また、「経営方針等に掲げている企業」は2割強であり、8割強の企業がワークライフバランスを進めているのです。 一方、個人のワークライフバランスに関する調査では「個人と企業では優先したい制度にギャップがある」と答えた人が、男女ともに5割前後を占めていました。 このように、調査結果から、ワークライフバランスに取り組む企業自体は多いことが分かります。しかし、従業員の希望に沿った施策に取り組む会社は少なく、企業と従業員には認識のズレがあるのが現状です。 参考：内閣府ホームページ　企業等における仕事と生活の調和に関する調査研究報告書 ワークライフバランスを改善するメリット ワークライフバランスを改善することで、以下のようなメリットを得られます。 人材の定着率向上 従業員のライフスタイルに合った働き方を実現できれば、育児や介護などを理由とした退職を防止できます。また、プライベートの充実によって仕事への満足度も高まり、定着率の向上につながるのです。 生産性向上 ワークライフバランスの改善により、従業員の企業への満足度が高まります。その結果、仕事へのモチベーションも高まり、ポジティブな雰囲気が社内に広がることで、生産力の向上が期待できるのです。 企業のイメージアップ ワークライフバランスへの積極的な取り組みは、社外から「働きやすい企業」「従業員を大切にする企業」として評価されやすくなります。その結果、信頼性やブランドイメージが高まり、採用活動にも良い影響をもたらすのです。 以上のように、ワークライフバランスを改善することで、従業員の満足度と企業の競争力の双方を高めることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークライフバランスが進まない理由・課題 ここでは、ワークライフバランスが進まない理由および課題を3つ解説します。以下の課題を解決しなければ、ワークライフバランスの十分な効果は得られません。 課題1｜導入方法が分かりづらい まず、ワークライフバランスの課題として、導入方法の分かりづらさが挙げられます。 そもそも日本企業には、労働時間や働き方を柔軟に変える文化が根づいていないケースも多いです。そのため、実際にテレワークやフレックスタイムなどを導入しようとしても、詳しい方法が分からず、最終的に頓挫してしまうのです。 また、企業や部署によって状況も異なるので「どの施策が最適なのか」で悩む担当者もいます。そのため、まずは自社や部署が抱える課題を洗い出すことが大切です。 課題2｜経営陣の理解が求められる 次に、経営陣の理解が求められることも、ワークライフバランスの課題です。 たとえば、労働時間の長さだけを評価したり、育休や産休の日数に上限があったりする社風では、ワークライフバランスが浸透しづらくなってしまいます。このような状況では、従業員が施策の案を出しても、受け入れられない場合が多いです。 したがって、まずは経営陣がワークライフバランスのメリットを理解し、取り組みがしやすい風土をつくる必要があります。 課題3｜生産性低下のリスクがある 次に、現状のワークライフバランスでは、生産性低下のリスクがあります。 ワークライフバランスの施策としては、時短勤務や定時退社など、労働時間を減らす取り組みが挙げられます。しかし、業務量は変わらず労働時間だけが短くなれば、未完了の仕事が蓄積され、企業の生産性が下がる恐れもあるのです。 その結果、従業員が隠れ残業をしたり、仕事を持ち帰ったりする可能性もゼロではありません。したがって、施策の導入前に無駄な業務を省いておかなければ、ワークライフバランスの実現は難しくなります。 課題4｜導入にコストがかかる 最後に、導入にコストがかかることも、ワークライフバランスにありがちな課題です。 ワークライフバランスを進めるにあたっては、既存の業務体制を大きく変える必要があります。そのうえ、社内調査をしたり、新しい制度を説明したりしなければならず、人件費もかさんでしまうのです。 このように、制度の導入には多大なコストがかかるので、ワークライフバランスへ取り組めない企業も多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 即実践！ワークライフバランスの課題解決策3選 ここでは、ワークライフバランスの課題解決策3選をご紹介します。以下を実践すれば、ワークライフバランスの成功へ一気に近づきます。 （1）経営陣の意識改革をする まずは、経営陣の意識改革に取り組むべきです。 ワークライフバランスを実現するには、経営陣の理解が不可欠です。そのため、まずはワークライフバランスの推進によって得られる具体的なメリットを共有しましょう。 また、「能動的にワークライフバランスへ取り組む姿勢」が経営陣にあると、社内への浸透スピードも早くなります。このように、経営陣の意識改革をすることで、従業員が制度を利用しやすい仕組みをつくれるのです。 （2）既存の業務を見直す 次に、既存の業務を見直すことも、ワークライフバランスの実現につながります。 たとえば、時短勤務制度やフレックスタイム制を導入しても、業務量が変わらなければ結局残業しなければなりません。そのため、「無駄な業務はないか」「もっと効率化できないか」といった視点で、既存の業務を見直しましょう。 具体的には、管理が煩雑になりがちな紙の書類を電子化したり、定型業務を外注したりするのが効果的です。このような取り組みをすれば、無駄な作業時間が減り、プライベートの時間も確保しやすくなります。 （3）ITツールを活用する 最後に、ワークライフバランスの成功には、ITツールの活用が最も有効です。 情報の蓄積から共有までスムーズにできる「ITツール」があれば、紙やExcelと異なり、目的の書類が埋もれづらくなります。また、ツール内でメッセージやコメントのやり取りが可能なため、メールや他のツールを併用する手間も省け、業務効率が向上するのです。 ただし、多機能すぎるツールは導入や従業員への教育に時間がかかり、定着しない恐れがあります。そのため、ITに詳しくない方でも即日で使いこなせる「ナレカン」「ナレカン」のような、シンプルで直感的に操作できるツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【これで安心】ワークライフバランスの課題解決に最適なツール 以下では、ワークライフバランスの課題解決に最適なツールをご紹介します。 ワークライフバランスの大きな課題は、「制度を整えても業務量が変わらず、結局残業が発生すること」です。そこで、まずは業務で必ず扱う“情報“の管理を「ITツール」で効率化することが求められます。 たとえば、業務マニュアルを整備したり、必要な情報へスムーズにアクセスできる環境を整えることで、作業時間を大幅に削減可能です。しかし、検索性の低いツールではかえって非効率になりかねないため、「検索性の高さ」を重視してツールを選びましょう。 結論、ワークライフバランスの改善には、業務に関する情報を一元管理でき、高精度の検索機能で業務効率化を実現する「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、社内のあらゆる情報を「記事」として蓄積・共有可能です。また、強力な検索機能によって必要な情報へすぐにアクセスできるため、煩雑な情報管理から脱却し、効率的にワークライフバランスの改善に取り組めます。 社内情報を一元管理して効率化を実現する「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークライフバランスの課題や改善策まとめ ここまで、ワークライフバランスの課題や改善策を中心に解説しました。 現状のワークライフバランスが進まない背景には、導入方法が分かりづらかったり、かえって生産性が低下しやすかったりする課題があります。そのため、制度を利用しやすい風土づくりはもちろん、既存業務の効率化に取り組むべきなのです。 そこで、すべての情報を一か所にまとめられる”ITツール”を使えば、情報管理や共有の手間を省き、作業効率を大幅に向上させられます。ただし、検索性の低いツールでは必要な情報を探すのに時間がかかるため、選定時には「検索性の高さ」を重視すべきです。 結論、ワークライフバランスの課題解決に最適なのは、社内情報を一元管理でき、優れた検索機能で必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」でワークライフバランスの課題を解消し、施策を確実に浸透させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】業務効率化の手法・アイデア5選とおすすめのツールを紹介！

残業時間が長い現状は、企業にとって好ましい状況とは言えません。慢性的な残業はコスト面のムダが発生するうえ、労働災害など深刻な事態の契機となりかねません。 しかし、残業時間削減の取り組みだけでは、業務が終わらずサービス残業などが発生するなど根本的な環境改善とはなりません。そのため、「残業削減に働きかけてはいるものの、うまくいかない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、残業時間が減らない理由と残業時間を削減するために役立つ手法を中心にご紹介します。 残業時間を減らし、社員のストレス軽減と人件費削減を目指したい 残業時間が減らない原因を理解して、効果的な対策を実施したい 残業削減に向けた業務改善に役立つツールを導入したい という担当者の方は本記事を参考にすると、残業時間が増えてしまう理由を適切に把握しながら、残業時間の削減に向けた業務改善を促進できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 社員の残業が減らない理由4選1.1 定時に帰宅しづらい雰囲気がある1.2 仕事が属人化している1.3 業務の分担が適切にされていない1.4 コミュニケーション不足2 業務改善によって得られる残業削減のメリットとは2.1 効果1. 離職率を下げられる2.2 効果2. 社員のモチベーション向上2.3 効果3. 人件費削減2.4 効果4. 業務効率化の実現3 残業時間を削減する業務改善へのアイデア・取り組みとは3.1 （1）残業を事前申請にする3.2 （2）ノー残業デーを決める3.3 （3）情報共有を活発にする3.4 （4）業務マニュアルを作成・共有する3.5 （5）ITツールを導入して業務効率を上げる4 残業時間の削減に成功した事例4選4.1 ロジスティードケミカル株式会社4.2 株式会社クレストコンサルティング4.3 株式会社クオレ4.4 株式会社LIVEUP5 【これで解決】残業時間の削減に役立つツール5.1 業務効率を大幅に改善するツール「ナレカン」6 残業が減らない理由・残業時間を削減する取り組みまとめ 社員の残業が減らない理由4選 まずはじめに、残業時間が減らない4つの理由について解説します。自社の残業時間が減らない原因を把握し、課題ごとに適切なアプローチを実践しましょう。 定時に帰宅しづらい雰囲気がある 残業が減らない理由として、定時で帰宅しづらい雰囲気がある点が挙げられます。 自身の業務は終了していても、他の社員が残業している姿を目にすると「帰宅しづらい」という、心理的なプレッシャーがメンバーに発生してしまいます。背景として、タスク量がメンバーによって異なるので、メンバーの退社時間に差があることが挙げられます。 そのため、「上司から部下に帰宅するように声かけする」「タスク管理を適切におこない、稼働時間のばらつきをなくす」などの対策をとり、帰宅に対するプレッシャーがかからない職場環境を構築しなければなりません。 仕事が属人化している 残業時間が減らない二つ目の理由に、仕事の属人化が進んでいるケースがあります。 仕事の属人化とは、ある業務が特定の社員しかできなかったり、知識やノウハウが特定の社員に集中したりしている状態を指します。この状態では、特定の個人が会社を休むと作業が滞り、業務をスムーズに完了できないといったデメリットがあるのです。 また、仕事が属人化した状態では、業務担当者に疑問が生じるたびに、ベテランへと質問しなければなりません。質問される側も時間を要するので、本来の業務に時間を割けなくなり、双方の作業効率が落ちることで残業につながってしまうのです。 業務の分担が適切にされていない 業務時間が伸びる三つ目の理由は、各社員に適した業務分担ができていないからです。 優秀な社員にだけ業務が集まり、膨大な仕事を抱え込んでいる状況では、定時までに業務が終わらず残業によって対処せざるを得ません。しかし、社員それぞれの能力にあった業務を適切に分配できれば、各メンバーの業務負荷を平準化できます。 そこで、例としてスキルシートを作成すると、社員の能力が正確に把握できます。加えて、ノウハウがまとめられたマニュアルを作成することで、どの社員が担当したとしても業務の質やスピードを標準化でき、チームで分担しやすくなるのです。 コミュニケーション不足 残業時間を削減できない最後の理由は、社員間のコミュニケーション不足です。 社員間のコミュニケーションが不足すると、各社員の業務の進捗状況が不明瞭となり、チームでの連携がとりづらくなります。結果的に情報共有がおこなわれないことで作業効率が低下し、残業時間の増加につながってしまうのです。 また、社員同士連携が取れなければ、各々の認識に差異があっても気づかずにミスを誘発するケースもあります。したがって、社員同士が積極的なコミュニケーションをとれる環境の整備が、残業時間の削減のために重要だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務改善によって得られる残業削減のメリットとは ここでは、業務改善によって得られる残業削減のメリットについて解説します。業界業種問わず得られる効果となるため、社員の労働時間が増加傾向にある職場は早急に改善しましょう 効果1. 離職率を下げられる 残業時間の削減は、社員の離職率低下に貢献します。 残業時間の削減は社員の精神的・肉体的負担を軽減でき、社員の心身の健康につながります。RECRUIT AGENTの調査によると、社員が転職する理由の第一位に「労働時間・環境が不満だった」という項目がランクインしており、データからも、労働時間や職場環境の改善が重要な項目であることがわかります。 人材の雇用には時間的にも金銭的にも多くのコストがかかるため、頻繁な社員の入れ替わりは企業にとって負担となります。職場環境を改善する業務改善を実施し、残業時間の削減に成功すれば離職率の低下にもつながるのです。 参考：転職のきっかけランキング｜RECRUIT AGENT 効果2. 社員のモチベーション向上 残業時間を削減する効果の二つ目は、社員の業務に対するモチベーション向上です。 残業時間が多ければ、翌日に疲労が持ち越されるため集中力は低下してしまい、作業効率が下がる悪循環が生まれかねません。実際に、人間が休憩なしで発揮できる集中力は90分が限界といわれており、稼働時間が長くなるほどパフォーマンスが落ちてしまいます。 反対に、残業時間が減っていけば、社員はパフォーマンスの最大化を図れるようになり、結果としてモチベーションの向上につながるのです。 効果3. 人件費削減 残業時間の削減は、人件費の削減にも貢献します。 人件費は企業経営における支出割合の高い項目なうえ、残業には通常給与に加えて上乗せした賃金を払わなければならず、無視できない人件費となります。そのため、業務改善を実施し、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を徹底的に省くことが求められます。 たとえば、必要以上に時間がかかっている定型業務をITツールによって自動化する、などの対策が挙げられます。 効果4. 業務効率化の実現 残業時間を削減すると、業務効率化の効果も得られます。 規定の稼働時間でタスクを終わらせられれば、残業が横行している状況よりも、同じ時間で多くの業務へ着手できるようになります。着手できる業務が増える分、チーム全体としての業務スピードも早まるメリットもあるのです。 また、メンバーとしても、一つのタスクあたりにかかる時間への意識が強まり、「対応業務に時間がかかってしまった場合の原因究明」を促すというメリットがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 残業時間を削減する業務改善へのアイデア・取り組みとは 残業時間削減のためには、自社の業務形態に合わせた対策が求められます。そこで以下では、残業時間削減に有効な業務改善のアイデア・取り組みを解説します。 （1）残業を事前申請にする まずは、残業時に「事前申請をする仕組み」を取り入れるアイデアが挙げられます。 管理者は「誰がどれほど残業するのか」がわかるようになるので、残業の多いメンバーを把握でき、過度な残業を防止できます。また、残業代も申請分のみ支給すれば良くなるため、金銭的コスト面でのメリットもあります。 ただし、申請フローと承認フローが複雑であると「残業申請をするのが面倒」と感じてしまい、隠れ残業につながる可能性があるので注意しましょう。 （2）ノー残業デーを決める 「ノー残業デー」の導入も、残業を助長する雰囲気の打破に有効です。 「ノー残業デー」とは定時で仕事を終え、社員全体で残業しない日を会社側が設定する取り組みを指します。ただし、ノー残業デーは一時的な導入だけでなく、長期に渡って運用を行う必要があります。 たとえば、あらかじめ徹底した周知をおこない、当日は社内の消灯時間を早めることも有効です。導入した取り組みが形骸化しないように、全社で施策を推進する必要があります。 （3）情報共有を活発にする 積極的なチーム内での情報共有は社員間の連携を強化するため、残業時間削減につながります。 チーム内での情報共有が不足していては社員間でのサポートができず、結果として残業へとつながりかねません。また、情報共有不足により業務全体の遅延を招いてしまうと、ミスを誘発し余剰な業務を増加させる可能性もあるのです。 とくに、テレワークでは直接話す機会が減少するので、より意識的に情報共有を行う必要があります。 （4）業務マニュアルを作成・共有する 業務マニュアルの作成・共有も、残業削減のための取り組みとして考えられます。 業務マニュアルを作成して手順などを共有すれば、特定の人に業務が集中してしまう「属人化」を防げます。業務を分散できる上に、業務の引き継ぎにかかる時間も削減できるので、効率が大幅に改善し、結果として残業時間の削減にもつながるのです。 さらに、ITツールを用いれば、業務マニュアルの作成・共有が簡単にできます。 （5）ITツールを導入して業務効率を上げる 全社で、ITツールを導入して業務改善を図れば、残業削減に直結します。 たとえば、社内で情報が散乱している場合、情報を「探す」手間が生じてしまい、円滑な業務を妨げる原因となりかねません。一方、社内のデータはITツールに一元管理しておけば、部署やチームの垣根を超えた情報共有が可能になり、情報を探すムダをなくせます。 このように、情報を一元管理しながら共有までスムーズにできる環境を整備すると、伝達スピードの向上や認識齟齬の防止にもつながります。なかでも、AIを活用した「自然言語検索」や「要約機能」が可能な「ナレカン」「ナレカン」であれば、社内のナレッジに即アクセスできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 残業時間の削減に成功した事例4選 以下では、残業削減への取り組みを成功させた事例を紹介します。取り組みを検討する前に、すでに成功している他社事例を参考にすると、自社での取り組みのイメージができるのでおすすめです。 ロジスティードケミカル株式会社 引用：ロジスティードケミカル株式会社トップページ ロジスティードケミカル株式会社（旧：日立ネクストファイン株式会社）は、貨物運送取扱事業や倉庫業を展開する企業です。 同社では、特定の営業所が月曜日に残業が発生しがちであるという課題がありました。そこで、あえて月曜日を「ノー残業デー」として設定し、毎日の朝礼でも繰り返しメンバーへ伝達する手法を取りました。 結果として、月曜日における残業時間の削減に成功したことはもちろん「残業するのではなく、効率的に業務を進めてタスクを終わらせる」考えが根付き、ほかの曜日の残業も少なくすることに成功できたのです。 参考：時間外労働削減の好事例集 株式会社クレストコンサルティング 引用：株式会社クレストコンサルティングトップページ 株式会社クレストコンサルティングは、保険の販売や投資信託の販売を手掛ける企業です。 同社はすでに既存のツールを利用していましたが、カスタマイズできるメンバーが1名しかおらず、稟議や申請も紙で行っていたことで非効率さを感じていました。そこでクラウドツールの「desknet’s NEO」を導入しました。 結果として、在宅勤務や時短勤務をはじめとした柔軟な働き方の選択肢が増え、残業時間が従来の3分の1になったのです。ほかにも、やむを得ない事情で辞めざるを得ないメンバーでも、長く働き続けられる環境に整備できた点もポイントです。 参考：株式会社クレストコンサルティング様の導入事例 株式会社クオレ 引用：株式会社クオレトップページ 株式会社クオレは、保険調剤薬局事業や訪問介護事業などを手掛ける企業です。 同社は、有給の取得が半日もしくは全日でしか管理ができず、用事が終わっても出社できなかったり現場の人員不足で業務が難しくなったりすることに課題を感じていました。そこで、勤怠管理システムである「Touch On Time」を導入し、時間単位で有給申請が管理できる環境を構築しました。 結果として、柔軟なシフト調整ができるようになったうえに、経理メンバーに毎月発生していた残業時間を削減することに成功したのです。 参考：コロナ禍でのICT活用による生産性向上・勤務環境改善と価値ある会社に向けて 株式会社LIVEUP 引用：株式会社LIVEUPトップページ 株式会社LIVEUPは、映像制作事業を主に展開している企業です。 同社は従来のコミュニケーションの手法として「チャットツール」を使っていましたが、共有した情報がすべて流れていってしまい、同時並行する案件の管理がしにくい点に課題を感じていました。そこで、情報共有・管理を簡単に効率化する「Stock」を導入しました。 結果として、チャットツールで流れてしまっていた情報はすべて管理できるようになり、進行業務の作業負荷も「5分の1」にまで削減することに成功したのです。 参考：「Stockの導入で、これまでの業務負荷が一気に『5分の1以下』に削減されました！」 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【これで解決】残業時間の削減に役立つツール 以下では、業務効率を大幅に改善するツールを紹介します。 業務効率を改善するには、「社内ナレッジに誰でもすぐにアクセスできること」が重要です。社内ナレッジへのアクセスが簡単になれば、スムーズな業務の引き継ぎが可能になるので業務の属人化を防げたり、新人でも疑問点を自力で解消できるのです。 そこで、ITツールを導入して社内ナレッジを一元管理しましょう。ただし、膨大な社内ナレッジの中から必要な情報を探すのに時間がかかってしまっては逆効果となるため、高精度の検索機能が備わったものを選びましょう。 結論、自社が導入すべきは、社内ナレッジを一元管理でき、超高精度の検索機能で見つけられるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像・ファイルを含むあらゆる社内ナレッジを集約できるほか、AIを活用した「自然言語検索機能」が、すべてのナレッジを横断して最適な回答を提示します。そのため、効率的な情報共有が実現でき、業務改善につながるのです。 業務効率を大幅に改善するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 残業が減らない理由・残業時間を削減する取り組みまとめ これまで、残業が減らない理由から業務改善の取り組みまで紹介しました。 残業が減らない原因としては、タスク管理の不備やコミュニケーション不足などがありました。業務改善による残業時間の削減は、企業と社員双方にメリットがあるので、早急に取り組むべきです。 残業削減のためには、業務効率の改善が求められますが、中でも重要なのが「社内ナレッジに誰でもすぐにアクセスできること」です。社内ナレッジへのアクセスが簡単になれば、スムーズな業務の引き継ぎや効率的な新人教育が可能になり、業務効率が大幅に向上します。 すなわち、残業削減には、社内ナレッジを一元管理でき、超高精度の検索機能で見つけられるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って社内間での情報共有を効率化させつつ、無駄な残業時間を削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

ビジネスでは世論やデータ、顧客などのあらゆる情報が必要となるので、「情報収集」が会社への利益に貢献します。 一方、情報収集が上手くいっていない職場では、必要な情報の不足によって競合からの遅れや業務効率化の改善ができないといった悪影響が発生します。そして実際に、情報収集能力が向上しない現場に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、情報収集で押さえるべき3つのやり方を中心に解説していきます。 情報収集が苦手でストレスを感じている 効果的な情報収集のポイントを抑えたい 情報の管理や共有に役立つツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ビジネスにおける情報収集のポイントを理解できるので、素早い情報収集や情報の活用が可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 情報収集とは2 ビジネスにおける情報収集の重要性とは2.1 業務を円滑に進めるための準備ができる2.2 情報の整理ができる2.3 必要な情報を取捨選択できる3 情報収集に使えるおすすめの媒体とは4 【鉄則】情報収集における効果的なやり方3選4.1 幅広い媒体にアンテナを張っておく4.2 客観的事実と主観的意見を区別する4.3 収集した情報を社内メンバーに共有する5 【便利】収集した情報の共有に最適なツール5.1 収集した情報を社内で簡単に管理・共有できるツール「ナレカン」6 情報収集が上手い人の特徴7 情報収集の重要性とやり方まとめ 情報収集とは 情報収集とは、「特定の目的に基づいて必要な情報を集めること」を意味します。 ビジネスにおいては、業務を円滑に進めるために必要に応じて情報収集を行います。したがって、プライベートとは異なり、素早く正確に情報収集するのが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ビジネスにおける情報収集の重要性とは ここでは、ビジネスにおける情報収集の重要性を3つ紹介します。ビジネススピードが速く競争力の高い組織は以下のポイントがすべて押さえられており、チーム全員に重要性が浸透しているのです。 業務を円滑に進めるための準備ができる 情報収集は業務を進める上で必須の「準備」になります。 担当する業務の下調べやクライアントの情報、市場の動きなどを事前に調べて把握しておくことで、営業活動やプロジェクトの方向性が検討できます。 とくに、クライアントワークなどの相手とのコミュニケーションが必須の業務では、相手が求めている情報をいかに提供できるかが重要です。そこで、事前の情報収集で顧客や市場のニーズを予測できれば、営業活動を円滑に進めながら対応力の向上も見込めます。 情報の整理ができる 情報収集が的確にされていれば、集めた情報を整理しやすくなり方向性の正誤の判断がしやすくなります。 さまざまな情報が飽和している現代では、正しい情報の選別が難しくなっています。収集が不十分で情報量が足りなければ、情報量の絶対数が少なくなるため、取捨選択が正確にできません。また、ビジネスにおけるアイデアも情報量の少なさから創造しづらくなってしまうのです。 一方、収集した情報は整理して蓄積しておくと、すぐに活用できるので便利です。後から同じ情報収集を行う手間を省けるだけでなく、情報へのアクセス性も高まり、「情報を探す」無駄な時間を削減できます。 必要な情報を取捨選択できる 業務を進める上で情報の取捨選択は非常に重要です。 収集した情報が正しいかの判断も重要な一方、収集した情報を共有する場合は、正確な情報を取捨選択し要点をまとめてから共有しなければなりません。正しい情報を共有しても情報が羅列されただけの状態ではメンバーは理解しづらいため、要点をまとめて必要な情報だけを抽出する必要があるのです。 しかし、情報収集が正しく行われれば複数人で情報の取捨選択ができ、情報が「過不足なく」チームに共有されます。このように、正確な情報を取捨選択しなければならないので、単に情報を集めさえすれば良いわけではないことがわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 情報収集に使えるおすすめの媒体とは 情報収集で使えるおすすめの媒体は、以下のものが挙げられます。 インターネット パソコンやスマートフォン、タブレットを使用すれば誰でも簡単に情報取集ができるため、情報収集の入り口ともいえます。公共機関が発表しているデータにもアクセスできるため利便性が高いです。 マスメディア 新聞・雑誌・ラジオ・テレビなどのマス媒体も情報収集の際に役立ちます。ターゲットが明確かつ信頼性に長けている情報が掲載されているため、情報の精度を高められるといったメリットもあります。 SNS デバイスをインターネットにつなげば、簡単にSNSの情報を収集できるうえ、誰でも発信可能ため情報量は抜群と言えます。しかし、主観的な意見による情報も多いため、情報の信頼性という点ではほかの媒体に劣ります。 書籍 書籍は特定の分野の情報収集には非常に適しています。論文やデータによって裏付けられた精度の高い情報のため、信頼できる情報源と言えます。しかし、古い書籍は現状とは異なり参考にならないケースもあるので注意が必要です。 AI AIを活用すると、情報を自動で集め、整理や分析を行ってくれるので、情報収集にかかる時間を大幅に削減できます。ただし、情報源が曖昧で信憑性に欠ける場合もあるため、使用には注意が必要です。 媒体によってメリット・デメリットが異なるため、情報収集の際は、情報の種類によって適した媒体を活用するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【鉄則】情報収集における効果的なやり方3選 ここからは、情報収集で必ず押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。以下のポイントを踏まえながら情報収集を行うと、正確かつ不足ない情報収集が可能になります。 幅広い媒体にアンテナを張っておく 情報収集では個人やチームで常にアンテナを張り、幅広い情報媒体を観察しましょう。 たとえば、インターネットでの情報だけを頼りに収集を行うと、新聞やテレビなどのマス媒体やポスター、チラシなどのセールスプロモーション媒体から情報を得るのが難しくなります。また、ひとつの媒体に固執すると視野を狭めるほか、誤った情報を活用する原因にもなってしまうのです。 しかし、さまざまな媒体から情報収集をすれば多面的な視点で捉えられるほか、情報の絶対数が増えるので必要な情報の取捨選択もしやすくなります。 客観的事実と主観的意見を区別する 客観的な事実と主観的な意見の区別も情報収集では重要になります。 客観的な事実は裏付けされた正確な情報であり、業務を進めるうえで必須の情報になります。一方、クライアントとの交流などで感じた主観的な意見は、営業での対応やニーズを知る上で貴重な情報になります。 ただし、主観的な意見は客観的な情報を参考に発生する情報として重要なものの、エビデンス（証拠）としては具体性に欠けるので棲み分けが必要な点に注意しましょう。 収集した情報を社内メンバーに共有する 収集した情報は必ずチームへ共有するようにしましょう。 収集した情報の共有が行われないと、情報収集自体が目的になってしまい「業務を効率的に進める」という本来の目的を達成できません。とはいえ、収集した情報をチームで共有するための環境がなければ正しく共有されません。 そこで、情報共有を活発に行い、業務効率を最大化させているチームは「情報共有ツール」を活用しているのです。なかでも、「ナレカン」「ナレカン」を使えば、共有にかかる手間と時間を大幅に削減できるうえ、情報の確認も簡単です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【便利】収集した情報の共有に最適なツール 以下では、収集した情報の共有に最適なツールを紹介します。 ビジネスにおいて、情報収集は業務を円滑に進めるうえで非常に大切です。一方、収集した情報は適切に管理しないと、情報の属人化につながったり、意図したタイミングで必要な情報を見つけずらくなってしまいます。 そこで、「情報の管理や共有に役立つITツール」を導入すれば、収集した情報が散らばらないうえ、社内への共有に役立ちます。ただし、情報を単に蓄積しただけでは、目当ての情報を見つけるのに余計な手間と時間がかかるので「検索性に優れている」ツールを選ぶようにしましょう。 結論、収集した情報の管理には社内の情報を一元管理でき、その情報に即アクセスできるITツール「「ナレカン」「ナレカン」」一択です。 ナレカンは画像やファイルを含むあらゆる情報を簡単に記録できるうえ、複数キーワードで探したい情報を素早く思い通りに検索できる機能が備わっています。そのため、収集した情報が膨大であっても、情報が散らばらず、管理もしやすいです。 収集した情報を社内で簡単に管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 情報収集が上手い人の特徴 情報収集が上手い人の特徴として、以下の3つが挙げられます 複数の情報源を活用している 情報収集が上手い人は、インターネット上の記事だけでなく、動画や音声、SNSなどから幅広く情報を得ています。ただし、SNSのような媒体は、個人で自由に情報を発信できてしまうため、情報の信憑性や根拠を十分に確かめる必要があります。 情報をアウトプットする 情報を集めるだけでなく、アウトプットするのも情報収集を上手く進める上で大切です。必要な情報を取捨選択したり、分かりやすく整理できるため、他の人に集めた情報を共有するときにも役立ちます。 情報収集が習慣化している 情報収集が習慣化していることも、情報収集が上手い人に見られる特徴として挙げられます。情報にアンテナを張って日々の生活を送ることで、自然と時代の流れを理解でき、今現在のニーズに合った施策を行えます。 上記を参考にして、日々の業務をスムーズに進められるよう工夫しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 情報収集の重要性とやり方まとめ ここまで、情報収集の重要性と収集のやり方を中心に解説してきました。 業務を進めるうえで情報収集は重要な準備であり、収集した情報を十分に活用するには、正しく情報を整理する必要があります。また、さまざまな情報が飛び交う現代社会では、情報の正確性や信憑性を確かめることが重要です。 一方、情報は収集するだけでなく、他の社内メンバーへと共有しなければ活用されません。情報共有が過不足なく行われている職場では、業務の方向性が統一され、社員同士の連携が促進されるため、ストレスなく業務を進められます。 また、過去に共有された情報をすぐに探せないと余計な手間が生じてしまうので、ツール選びには注意が必要です。結論、情報の蓄積や管理だけでなく、目的の情報へすぐアクセスできるツール「ナレカン」を使いましょう。 無料の導入支援も受けられるので、、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で収集した情報を正しく管理し、情報共有を活発化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

人事データには、社員それぞれの個人情報やスキルのほかにも、過去の人事評価・昇給の履歴などが含まれます。そのため、適切な仕組みで管理しなければなりません。 しかし、「人事データの管理体制が煩雑で、必要な情報が見つからないことがある」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、人事データの一元管理におけるメリットや注意点を中心にご紹介します。 人事データが散らばっていて管理がしずらい 人事データを一元管理するメリットや注意点を知りたい データを一元管理するのに最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、人事データの一元管理によってデータの分散を防ぎながら、各人材の詳細情報も明確に把握できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 人事データの一元管理とは2 一元管理すべき人材情報3 人事管理と労務管理の違い4 人事データを一元管理するメリット4.1 （1）情報が更新しやすい4.2 （2）必要な情報がすぐに見つかる5 【必見】最も効率よく人事データを一元管理できるツール5.1 社内の情報管理を最適化するツール「ナレカン」6 人事データを一元管理するときの注意点6.1 セキュリティを万全にする6.2 情報管理ツールを使う7 人事データを一元管理するメリットや注意点まとめ 人事データの一元管理とは 人事データの一元管理とは、自社で働く社員の情報を一箇所に集約して管理する仕組みを指します。社員の基本情報や職歴、スキル、評価といった人事に関するあらゆる情報を一元管理できるのです。 仮に、人事データが一元化されていなければ、人事異動や評価などの業務が滞ります。さらに、給与計算や労務手続きに変更があったときには、いたるところに保存されているデータを集めるのに時間がかかってしまうのです。 このように、「社員の負担を増加させる非効率な状態」を解消するために、人事データの一元管理が不可欠だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 一元管理すべき人材情報 一元管理すべき人材情報として、「氏名や住所、生年月日などの基本的な従業員情報」や「保有スキルや資格」などが挙げられます。 特に、保有スキルや資格の情報は、業務成果に直結するため重要です。社員一人ひとりを最適な部署へ配属するには、これらのデータが貴重な情報資源となるからです。 適材適所に従業員を配置し、効果的に業務を進めてもらうためにも、人材情報は一括管理すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 人事管理と労務管理の違い 人事管理と労務管理は、管理の対象とその目的が異なります。 人事管理が「人材の育成や評価、配置のように個々人に重点を置き、パフォーマンスの向上を目指す」のに対し、労務管理は「労働環境の整備や社会保険や福利厚生の手続きなど会社組織に焦点を当て、円滑な業務運営と法令順守をする」ことを目的とします。 適切な人事・労務管理を実現するためにも、それぞれの業務内容を明確に区別し、適切に運用することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 人事データを一元管理するメリット ここでは、人事データを一元管理するメリットをご紹介します。情報管理が担当者ごとに属人化してしまっている企業は必見です。 （1）情報が更新しやすい 一元管理のメリットのひとつとして、情報の更新がしやすい点が挙げられます。 複数の場所に散らばっていた情報を一か所に集約し、一括で管理することで情報の重複を防げます。また、情報の更新が必要なときも、記載場所をあちこち探さなくて済むので、情報を反映しやすいのです。 したがって、たとえば「複数の人事データファイルがあり、どの情報を更新すればよいか分からない」といった悩みを解消できるので、社内情報を一元管理するのは大切です。 （2）必要な情報がすぐに見つかる 人事データを一元管理すれば、必要な情報がすぐに見つかります。 仮に、人事データがいたる場所で管理されていると、わざわざ担当者に確認しなければならず面倒です。しかし、人事データを一元管理すれば「ここにすべての情報が保存されている」ということが分かるので、余計な連絡の手間がなくなります。 ただし、紙やExcelで管理すると、データが増えるに従って入り乱れてしまい、欲しい情報がすぐに見つかりません。そのため、今日ではすべてのデータを整理できる「ナレカン」「ナレカン」のような情報管理ツールを使う企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】最も効率よく人事データを一元管理できるツール 以下では、人事データの一元管理におすすめのツールを紹介します。 人事データを一元管理していないと、情報が更新しづらかったり、それぞれのデータ管理者に確認をとらなければならないため面倒です。しかし、紙文書やExcelなどでデータを一元化しても、情報を探すのに時間がかかってしまいます。 そこで、「人事データの管理に役立つITツール」を導入すれば、人事データを一か所に集約できます。ただし、情報を集めただけでは目的のデータを見つけるのに苦労し、不必要な労力を割いてしまいます。 結論、人事データの管理には社内の情報を一元管理でき、情報の検索性にも優れたITツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンには、画像やファイル、テキストを用い自社に合った形で情報を蓄積できるうえ、ヒット率100％の高精度な情報検索が可能です。また、厳格なセキュリティ基準を設けているため、人事データのような個人情報を保護するのに相応しいツールとなっています。 社内の情報管理を最適化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 人事データを一元管理するときの注意点 ここでは、人事データを一元管理するときの注意点について説明します。人事データには個人情報が含まれており、単純に一元管理できれば良いわけでないので、以下を押さえておくべきです。 セキュリティを万全にする 人事データを一元管理する場合、セキュリティが万全かを確認しなければなりません。 人事データには、社員の住所や電話番号、メールアドレスなどの個人情報が含まれています。そのため、外部からの不正アクセスで流出してしまうと、重大な問題になるのです。 また、社内メンバーであれば誰でも閲覧できるのはセキュアではないので、アクセス権限を設定できる仕組みがより安全だと言えます。 以上のことから、あらゆるリスクを防止するためには、セキュリティが万全な方法で管理しなければならないのです。 情報管理ツールを使う 次に、人事データの一元管理には、情報管理ツールが不可欠です。 人事データの一元管理をはじめるときには、「すべての情報をまとめられるか」にばかりに気をとられてしまいがちですが、目的は「人事データを一元管理して、業務の負担を軽減する」であるため、注意が必要です。 そのため、一元管理できることもちろんですが「どこに、何の情報が保存されているか」がすぐに把握できて、欲しい情報がすぐに見つかる環境を整えなければなりません。そのため、紙やExcelではなく「ナレカン」「ナレカン」のような情報管理ツールが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 人事データを一元管理するメリットや注意点まとめ これまで、人事データを一元管理するメリットや注意点を中心にご紹介しました。 人事データを一元管理しないと情報が重複してしまうので、人事データは一か所で管理が必要です。そこで、人事データをはじめとした、あらゆる情報を一か所にまとめられるツールが求められます。 ただし、情報を集約しただけでは、必要な情報を見つけるのに無駄な労力を要してしまいます。そのため、「検索機能も充実した情報管理ツール」を選びましょう。 結論、人材データの管理には、情報の一元管理だけでなく、目的の情報も探しやすい情報管理ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使い、人事データの煩雑な管理体制から脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 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