先祖返りが起こる原因と対策とは？情報管理におすすめのツールも紹介
現代のビジネス環境において「Windows」や「Mac」「Chrome」などPCは、仕事をするうえで欠かせない存在となっています。しかし、稀に、PCで作業を進めていると「先祖返り」と呼ばれる事象が起きてしまうため、事前対策を施しておくことが大切です。
とはいえ、「先祖返りがどのようなものか分からないので、対策の施しようがない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、先祖返りが起こる原因と対策を中心に解説します。
- ビジネスにおいて先祖返りする状況と原因を知りたい
- 先祖返りしないための対策を押さえたい
- 社内の情報を適切かつ安全に管理したい
という方はこの記事を参考にすると、先祖返りしてしまう原因や対策が分かるだけでなく、社内の情報をしっかりと管理する方法を見つけられます。
目次
【ビジネス向け】先祖返りとは
ここでは、ビジネスで使われる先祖返りの意味とデグレードとの違いをご説明します。そもそも先祖返りがどういうものかわからないという方は以下を参考にしましょう。
先祖返りの意味
ビジネスにおける「先祖返り」とは、変更を加えたのにも関わらず、データやファイルが何らかの原因によって、変更前の状態に戻ってしまう事象です。
まるで時間が昔に戻ってしまったかのように感じられることから「先祖返り」と名付けられました。別名リグレッションとも呼ばれます。
先祖返りしてしまうと、データの修正が消えてしまうため、仕事が二度手間になるなど効率性を損ないます。そこで、事前の対策で先祖返りを未然防止することが、業務の効率を高めるために重要なことなのです。
先祖返りとデグレードの違い
先祖返りとデグレードは、変更前と比べた変更後のデータの状態において使い分けがされます。
デグレードとは、プログラムや資料を修正したときに、修正前と比べて品質が劣ってしまうことを指します。つまり、先祖返りが「以前の状態に戻ること」を意味するのに対して、デグレードは「以前よりも悪い状態になること」を示すのです。
このように、データの状態によって先祖返りとデグレードが区別できます。両者を混同してしまわないように注意しましょう。
ビジネスにおける先祖返りの事例3選
以下では、ビジネスにおける先祖返りの事例を3選紹介します。「先祖返りがどのような事象なのか、イメージが掴めていない」という方は必見です。
（1）不具合の復活
1つ目のパターンとして、不具合が復活することが挙げられます。
たとえば、プログラムの修正後、動作の確認作業まで完了したのにもかかわらず、いざ本番環境でトライすると不具合が復活しているというケースが該当します。
以上のように、修正したはずの不具合が復活してしまうと、当初予定していた作業時間やコストを再度割かなければなりません。その結果、リリースするまでの期間を延長するなど、副次的な影響が起きてしまうのです。
（2）テキストや画像の不備
2つ目のパターンに、テキストや画像の不備が挙げられます。
テキストや画像など、編集したはずの内容が最新データとして反映されないまま、ある一定の時点に戻ることがあります。不備のある状態で、別の編集を加えたり、上書き保存したりすると「どこまで編集できているのか分からない」混乱を招くのです。
以上のような「先祖返り」が起こると、不備のあった箇所を確認したり、再度修正をしたりと、余計手間がかかってしまうので注意しましょう。
（3）機能が操作できなくなる
3つ目の事例として、機能が操作できなくなることがあります。
従来、使えていた機能が突然操作できなくなってしまう事象も「先祖返り」のケースの一つです。具体的には、A機能のバグを解消したら、今度はB機能に不具合が起きてしまったなどの事例が挙げられます。
このように、以前は正しく操作できていた機能が何らかの原因によって使えなくなると、ほかの作業の遅れにつながりかねないのです。
先祖返りが起こる3つの原因とは
先祖返りが起こる原因として、以下の3つが懸念されます。先祖返りが起こる原因には人為的ミスが多いので、以下の要素を確実に押さえたうえで改善に努めましょう。
（1）複数人で編集作業をする
1つ目の原因として、先祖返りは複数人で編集作業をするときに起こりやすいと言えます。
ひとつのデータに複数人がアクセスできる状態では、上書き保存するタイミングが被ることがあり得ます。同時に編集すると、あるメンバーが編集したはずのデータは反映されることなく、別のメンバーが編集した内容のみ最新版として更新されてしまうのです。
以上のように、複数人が同じデータにアクセスできる環境は共有するうえでは便利であるものの、先祖返りが起こる可能性が高いことを念頭に置いておきましょう。
（2）誤ってデータを編集する
2つ目に、誤ってデータを編集してしまうことも先祖返りの原因です。
ファイル名だけでは「どれが最新版なのか、誰が編集しているのか」を把握するのが困難だと言えます。そのため、どのファイルが最新版か分からず、過去のデータの編集作業を進めてしまうなどのミスが起きてしまうのです。
とくに、ExcelやWordでは、似たようなファイル名の乱立で管理が煩雑化しやすく、以上のような問題が起こりがちです。そこでファイルを視覚的に整理できて、更新されたファイルが一目が分かる「ナレカン」のようなツールで管理するのがおすすめです。
（3）不具合の検証が不十分である
3つ目の原因には、不具合の検証が不十分であるということが考えられます。
あるシステムに変更を加えることで、今までは問題なく使えていた機能が使えなくなってしまうということが先祖返りの例としてあります。そこで、システムを更新したときに他で不具合が生じていないかの検証をする回帰テストを実施する必要があるのです。
しかし、回帰テストをせずに、不具合に気づかないままシステムを利用し、結果先祖返りしてしまうというケースも散見されます。
先祖返りを起こさない対策とは
以下では、先祖返りを起こさないための対策について解説します。先祖返りは、人為的なミスによって起こるケースが多いため、以下の対策を確実に押さえておき、事前対策に備えましょう。
（1）ファイル名にルールを設ける
1つ目に、ファイル名にルールを設けることが対策として有効です。
一般的には、ファイルを開くにあたって「ファイル名」をヒントにどのようなデータかを判断します。そのため、ファイル名に直近の更新日付や編集作業の担当者名を記載しておけば、むやみやたらに情報が更新される事態を防げるのです。
したがって、ファイルを開かずとも更新の必要性の有無が分かるようにファイル名のルールを設定すべきです。また、ファイルにアクセスする可能性のあるすべての人に対して、ルールを周知するのを忘れないようにしましょう。
（2）不要なファイルをアップしない
2つ目に、不要なファイルをアップしないというのも対策の一つです。
不要なファイル（下書きファイル、旧ファイルなど）が同じフォルダ内に格納されていると、どのファイルが最新なのか混乱する原因になりかねません。結果、誤って別のファイルに更新を加えてしまうリスクも高まります。
そのため、共有する必要があるファイル以外の不要なデータは、別の場所に保管しておくか削除するかが望ましいです。したがって、こまめにファイル整理を実行するようにしましょう。
（3）編集履歴が残るツールを使う
先祖返りの対策に、編集履歴が残るツールの利用も挙げられます。
もし先祖返りしてしまったとしても、編集履歴が残っていればデータの復元ができます。また、複数人で共同編集していた場合でも、「最後に誰が編集したのか」「自身の編集は反映されているか」を確認することが可能なのです。
このように、編集履歴が残るツールであれば、先祖返りなどのトラブルが起こっても慌てずに対処できます。とくに、データの更新者と更新日時がしっかりと残り、復元も可能な「ナレカン」のようなツールであれば、先祖返りを恐れる必要はありません。
（4）個人が先祖返りを意識する
一人ひとりが先祖返りを意識するというのも大きな効果のある対策です。
先祖返りが生じる多くの原因は、人為的ミスによるものです。そのため、普段からファイルのバージョン管理や不具合がないかの回帰テストを実施するなど注意していれば、先祖返りを起こすリスクは大幅に減ります。
一方で、先祖返りを意識していなければ、どんな対策を取ったとしてもちょっとした注意力の欠如から過ちを繰り返してしまいます。したがって、先祖返りが起こりうることを念頭にし、常に対策を徹底するようにしましょう。
【これで解決】先祖返りの防止に最適な情報管理ツール
以下では、先祖返りの防止に最適な情報管理ツールを紹介します。
ビジネスにおける先祖返りは、「古いデータを更新してしまう」などの人為的なミスが多く、ExcelやWordでの煩雑な管理によるものが多いです。しかし、先祖返りによって顧客情報などの重要なデータが消えてしまうと会社の信用を失うリスクがあるのです。
そこで、「データを適切に管理し、編集履歴が常にバックアップされるツール」を導入すれば、ExcelやWordのように似た名前のファイルが乱立して混乱する心配はありません。ただし、いざ不具合が生じたときにすぐに対応してくれるかも確認しておくと安心です。
結論、自社が情報管理に活用すべきなのは、データが適切かつ安全に管理でき、サポート体制がしっかりしたツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」は、編集履歴から最新のデータかどうかを確認できるうえ、誤って書き換えてしまった場合も元に戻すことが可能です。また、充実したサポート体制により、機能の不具合や利用に関する問い合わせには、遅くとも1営業日以内に返信できます。
充実したサポートのもとデータを安全に管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
先祖返りの原因と対策方法まとめ
ここまで、先祖返りの原因と対策方法を中心に紹介しました。
ビジネスにおける「先祖返り」とは、プログラムに不具合が起き、データなどが元の状態に戻ってしまうことを指します。とくに、情報を扱うシーンで先祖返りが起こると、情報の更新が二度手間になるだけでなく、会社の信用の低下も引き起こしかねません。
しかし、先祖返りによるトラブルは人為的ミスによって引き起こされることが多いので、情報管理の仕組みを整える必要があります。たとえば、ミスの起こりやすいExcelやWordなどのファイル上での情報管理から脱却して、情報共有ツールを使うのが有効です。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を適切かつ安全に管理できるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、先祖返りの起きない情報管理の仕組みを整えましょう。
