【新人・若手部下の指導】議事録の苦手を克服する4つのポイントとは？
会議の議事録は、参加できなかったメンバーに決定事項を共有したり、あとから振り返ったときに会議の要点を把握したりするのに役立ちます。しかし、議事録の作成は、新人や若手が担当することが多いため、上手くまとめられていないケースも少なくありません。
そのため「部下が議事録に苦手意識を持っている」「新人が作成した議事録に抜け漏れが多く、担当者に聞き直す手間が発生している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録の苦手を克服する4つのポイントを中心に解説します。
- 議事録が苦手な原因を知りたい
- 議事録を上手く書ける人の特徴を参考にしたい
- 議事録の作成から管理までできるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、議事録の苦手意識を取り除くための効果的な指導のヒントを得られます。
目次
議事録の概要
以下では議事録の概要について紹介します。「議事録の必要性を説明できない」「議事録を誰に任せるべきか悩んでいる」という方は必見です。
議事録の目的
議事録の書き方を指導するときは、はじめに「そもそもなぜ議事録を書くべきか」を説明しなければなりません。以下では議事録の目的を3つ解説します。
- 決定事項を記録するため
- 次回までにやるべきことを記録するため
- 引き継ぎ時にも役立てるため
決定事項を残しておけば、業務で必要なときにいつでも振り返れます。また、議事録を全員に共有すると、メンバーの認識のズレが生じなくなるのです。
当日の内容だけでなく、次の会議までのタスクと期限を記録、共有する目的もあります。プロジェクトを進めるうえで重要なスケジュール管理に役立つのです。
議事録は、業務担当者の変更があった際に、業務内容・進捗状況を確認するのに役立ちます。また、口頭での伝え忘れといったトラブルも防げるのです。
以上のように議事録は、決定事項やタスクを可視化するために作成されます。新入社員には議事録の目的を正確に伝えて、必要な内容を抜け漏れなく記録させましょう。
議事録に関する疑問点
議事録に関するよくある疑問点について2つ解説します。
- 議事録は誰の役割か？
- 議事録のだめな例は？
議事録作成は若手社員が担うのが一般的です。議事録作成を通じて、会議の内容や発言者の意見・考え方を理解することを目的としています。
「会議に参加していないメンバーが理解できない」「結論に至ったプロセスや結論が不明瞭」な議事録は避けましょう。以下では、議事録のだめな例と改善例について紹介します。
| ＜だめな例＞ | ＜改善例＞ |
|---|---|
|
「課長」「係長」と書く |
「山田課長」「佐藤係長」のように具体的に書く |
|
会議の内容・数字の表記が曖昧 |
不明点は作成時に調べる |
|
結論のみを記載する |
どのような議論で、誰のどの発言によって結論に至ったのかを書く |
以上のように議事録は「誰が読んでも理解可能か」「情報量が多すぎず、結論が簡単にまとめられているか」「議論中の発言内容を漏れなく記入しているか」に注意して作成しましょう。
議事録を書く際に必要なスキル
議事録を書く際に必要なスキルは、大きく分けて以下の3つあります。議事録を上手に書きたい方は必見です。
- 文章力
- 構造化力
- コミュニケーション能力
会議の内容を正確に記録するために欠かせない能力です。「要点をまとめる」、「必要以上に接続詞やこそあど言葉を使わないようにする」と分かりやすい議事録が作成できます。
会議全体の内容を、同じ話題・カテゴリごとでまとめたり、内容を整理したりすることです。構造化を上手く進めるには、専門用語の知識があると、会議の内容の理解が深まり、議事録を作成しやすくなります。
会議の内容に対する不明点を他の担当者に質問するために必須です。あとから見返したときに分かりやすい内容となるよう、適宜内容を深掘りして認識の相違を防ぎましょう。
議事録の担当者は、以上の能力に加えて会議に対しての当事者意識も必要です。当事者意識が高まれば内容理解が深まり、議事録のスムーズな作成に繋がります。
なぜ？議事録が苦手な理由
以下では、新入社員や若手社員が議事録に苦手意識を持つ4つの理由を解説します。苦手意識を克服するために、まずは原因を特定しましょう。
事前準備を怠っている
1つ目の議事録が苦手な理由は、事前準備を怠っていることです。
良い議事録を作成するには事前の準備が重要になります。具体例として会議前に議題の確認や議事録の構成を練る作業があげられます。
また、過去の議事録を読んで予習しておくことも、議論のスムーズな理解に役立つのです。このように、会議前の準備を万全にし、議事録の作成に対する苦手意識を解消しましょう。
会議の内容を理解できない
議事録が苦手な2つ目の原因は、会議の内容を正しく理解できていないことです。
たとえば、「会議で話し合っている内容が分からない」「決定事項が何か分からない」というケースが挙げられます。内容が理解できないまま会議が進むので、ますます議事録が追いつかなくなってしまうのです。
そのため、焦りから抜け漏れが起こらないように、議題に関する最低限の知識を前もって勉強したり、会議で決まった内容を確認する機会を設けたりするのがおすすめです。
議事録の書き方が分からない
議事録が苦手な3つ目の原因は、議事録の書き方を理解していないことです。
会議の内容は分かっていても、「どのように議事録へ書き起こせば良いのか分からない」というケースがあります。また、「内容を上手くまとめられない」という理由で苦手意識を持つ新入社員も少なくありません。
以上のように、議事録の書き方が分からない場合は「ナレカン」のようなテンプレート機能があるツールで、あらかじめ書式を統一するのがおすすめです。書くべき内容が明確になるので、新入社員の「何を書けば良いか分からない」という事態を防げます。
議事録のメモが追い付かない
議事録が苦手な4つ目の原因は、議論のスピードに追い付けないことです。
議事録が苦手な社員は「次々と議論が進んでいくので、重要な話を聞き逃した」というケースが多いです。参加者の発言をすべて記録しようとすると、メモすべき重要な内容を聞き逃してしまうのです。
以上のように議事録のメモが追い付いていない場合は、抜け漏れがないように5W1H（When,Where,Who,What,Why,How）を重点的にとらえるようにしましょう。
【必見】議事録の作成が早い人・上手い人の特徴4選
以下では、質の高い議事録を効率的に作成するためのポイントをご紹介します。苦手意識を克服するために、ポイントを押さえた指導を実施しましょう。
【準備のポイント】議事録の構成・項目をあらかじめ把握する
会議前の準備段階では、議事録の構成をあらかじめ決めておきましょう。
具体的には、基本項目の「会議名、開催日時、開催場所、参加者、目的、決定事項」に加え、必要に応じて以下の項目も取り入れながら全体の構成を組み立てます。
- 発言内容や会議の経過
- 保留事項
- 補足資料
- 関連するタスクと期限
- 次回予定
以上の項目をテンプレートとして保存しておけば、毎回構成を考えて記入する手間を省けるので効率的です。
【会議のポイント】発言者の「結論」と「理由」に注目する
会議中にメモを取るときは、発言の「結論」と「理由」に注目しましょう。
参加者の発言をすべて記録しようとすると、メモが追いつかずに重要な点を聞き逃しかねません。また、あとから見返したときに情報量が多く、内容が分かりづらくなってしまいます。
一方、結論と理由に分けて簡潔にメモすれば、あとから見たときに一目で分かるようになります。たとえば、結論の近くに理由をメモしておけば、議事録に書き起こすときに迷わないのでストレスがありません。
【作成のポイント】文字起こしツールを活用する
議事録を作成するにあたり「文字起こしツール」を活用する企業が増えています。
具体的な背景には、AIの活用によって「話者別認識機能」「要約機能」などの機能の精度が高まったことで、議事録を作成する手間の大幅なカットが挙げられます。そのため実際に、以下の文字起こしツールが注目を集めているのです。
| Notta | toruno | RIMO voice | |
|---|---|---|---|
| 特徴・機能 |
・リアルタイムでの文字起こし
・WAVやMP3などの音声ファイルの文字起こし
・重要部分のタグ付け |
・音声の文字起こし
・録音や画面キャプチャ
・会議名・会議内の発言の検索 |
・ZoomやTeams、Google Meetとの連携
・雑音や意味のない発声の自動除去 |
| 話者識別機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 要約機能 |
【〇】 |
【〇】※toruno ビジネス AI要約プランの契約必須 |
【〇】 |
| 翻訳機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】（β版をリリース） |
| 単語登録機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
料金 |
・無料プランあり
・プレミアムプラン：1,980円/アカウント/月
・ビジネスプラン：4,180円/アカウント/月
・エンタープライズプラン：要相談 |
・無料プランあり
・torunoパーソナル：基本料金1,650円/月＋従量料金2.2円/分（税込）
・torunoビジネス：基本料金9,000円/月～＋従量料金～300円/分（税抜） |
・無料プランなし
・文字起こしプラン：1,650円/月
・プロプラン：4,950円/月
・法人プランは要問い合せ |
| 公式サイト |
「Notta」の詳細はこちら |
「toruno」の詳細はこちら |
「RIMO」の詳細はこちら |
以上のように、文字起こしツールによって機能性や使い勝手が異なるので、自社に最適なツールを選びましょう。
【共有のポイント】情報共有ツールにまとめる
会議の内容は「テキスト化して終わり」ではなく、その後の業務に活かせなければなりません。そこで、情報共有ツールを使って議事録を作成・管理・共有を一元化すれば、以下のメリットが得られます。
- スムーズな作成
- リアルタイムでの共有
- フォルダ管理
あらかじめ作っておいたフォーマットをわずかな操作で呼び起こし、項目を埋めるだけで議事録を作成可能な「テンプレート機能」を備えたツールもあります。そのため、議事録の必要な項目の抜け漏れ防止や体裁の整った議事録作成に効果的です。
作成した議事録をリアルタイムでメンバーに共有する機能が備わっているツールを使えば、議事録をメールや他のチャットツールを使わずに共有可能です。また、会議に必要な資料もまとめて共有可能なので、情報が分散する煩わしさがありません。
作成した議事録をフォルダで管理すると、会議の頻度が多くても、入り乱れることなく管理できます。なかでも、フォルダ単位でアクセス権を設定可能なツールであれば、情報漏えいのリスクも軽減されるのです。
そのため、昨今では「ナレカン」のような議事録の作成・共有・蓄積に必要な機能が備わったツールを、多くの企業が導入しているのです。
＜テンプレート＞議事録に書くべき内容とは？
以下は、例文付きの議事録テンプレートです。コピー＆ペーストして活用できます。
・会議名：（例）営業拡大プロジェクト キックオフミーティング
・開催日時：（例）2022年9月5日(月)
・開催場所：（例）本社会議室C
・参加者：（例）営業部 大道部長、佐藤、鈴木
・目的：
（例）来期の売上を1.5倍にするための施策を立案する
・決定事項
（例）新規取引先の進捗確認を実施。チームで重点目標の設置。
・保留事項
（例）既存取引先に関する調査
・次回の会議内容
（例）9/9(金)：進捗確認、チーム目標の共有
・タスクと期限
（例）佐藤：進捗確認すべき取引先のリストアップ
必要な情報を漏れなく記載させるために、あらかじめ上記のようなテンプレートを用意して社員に配布しましょう。
【苦手克服】議事録を最も簡単に作成できるツール
以下では、議事録の苦手意識を解消する方法を紹介します。
議事録は、その後の業務で必須となるため、誰でも簡単に作成・管理可能なようにしなければなりません。自社にあった形で議事録のテンプレートを作成し使用することで、議事録作成にかかる時間が短縮されます。
したがって、「議事録を直感的な操作で作成でき、テンプレート化まで可能なツール」を使用しましょう。また、作成した議事録をすぐに見つけられるように充実した検索機能も必須です。
結論、議事録の作成・管理に最適なのは直感的な操作で簡単に議事録を作成・テンプレート化でき、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、簡単に議事録の内容がまとめられるうえ、項目をテンプレート化すれば都度体裁を整える時間を短縮可能です。また、「添付ファイル内検索」「画像検索」により、議事録と一緒に保管した会議資料の内容もすぐに見つけられます。
議事録のメモ・作成・管理までサポートする「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【番外編】ChatGPTで議事録を作るコツ
ChatGPTで議事録を作成する際には、プロンプト（AIに対してユーザが出す指示・質問）を工夫することが重要です。以下ではプロンプトを出す際のコツについてご紹介します。
- 指示を具体的・明確にする
- 一度の指示のみではなく何度か修正する
- 指示の内容を見直す
議事録の目的や文字数・文語を明記します。また質問や指示の背景や、どの立場・職業で作成するのかまで共有すると、より正確な議事録が完成するのです。
一度の指示で希望通りの議事録になるとは限りません。作成された議事録に目を通し、不足している内容の情報や指示を新たに追加するようにしましょう。
何度か指示を出しても希望通りの議事録にならない場合があります。自分が出した指示が抽象的でないか、複雑すぎていないかを確認し、よりシンプルな文章の作成を心がけましょう。
ChatGPTを使って議事録を作成する際には、指示の内容によって完成する議事録に大きな差が生じます。シンプルな指示を複数回にわたって提示すると、議事録により反映されやすくなるのです。
議事録の苦手を克服する方法まとめ
ここまで、質の高い議事録を効率的に作成するポイントを中心にご紹介しました。
議事録には参加していないメンバーにも伝わるように、会議の要点を過不足なく記載しましょう。ただ、新入社員や苦手意識を持つ社員でも簡単に作成できるように、自社でテンプレートを作っておくのがおすすめです。
したがって、「議事録作成の操作が簡単でテンプレート化まで可能なツール」を導入しましょう。また、業務で議事録を使用する際にすぐに見つけられるような検索機能も必要です。
結論、議事録の作成・管理に最適なのは直感的な操作で簡単に議事録を作成・テンプレート化し、超高精度な「添付ファイル内検索」「画像検索」があるツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、議事録への苦手意識を取り除く仕組みをつくりましょう。
