【新人・若手部下の指導】議事録の苦手を克服する4つのポイントとは？
会議の議事録は、参加できなかったメンバーに決定事項を共有したり、あとから振り返ったときに会議の要点を把握したりするのに役立ちます。しかし、議事録の作成は、新人や若手が担当することが多いため、上手くまとめられていないケースも少なくありません。
そのため「部下が議事録に苦手意識を持っている」「新人が作成した議事録に抜け漏れが多く、担当者に聞き直す手間が発生している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録の苦手を克服する4つのポイントを中心に解説します。
- 議事録の作成に苦手意識がある新人・部下をサポートしたい
- 議事録の作成が早い人・上手い人の特徴を教えてほしい
- 議事録の作成だけでなく、管理まで一元化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、議事録の苦手意識を取り除くための効果的な指導のヒントを得られます。
目次
議事録の概要
はじめに、議事録の概要について紹介します。議事録は、会議の重要な情報をテキストで残すのに必要な記録です。
議事録の概要を押さえることで、「議事録の必要性を説明できない」「議事録を誰に任せるべきか悩んでいる」という問題の解決につながります。
議事録の目的
議事録の書き方を指導するときは、はじめに「そもそもなぜ議事録を書くべきか」を説明しなければなりません。以下では議事録の目的を2つ解説します。
- 決定事項を記録するため
- 次回までにやるべきことを記録するため
決定事項を残しておけば、業務で必要なときにいつでも振り返れます。また、議事録を全員に共有することで、メンバーの認識のズレを防ぐ役割も果たすのです。
当日の内容だけでなく、次の会議までのタスクと期限を記録、共有する目的もあります。プロジェクトを進めるうえで重要なスケジュール管理に役立つのです。
以上のように議事録は、決定事項やタスクを可視化するために作成されます。新入社員には議事録の目的を正確に伝えて、必要な内容を抜け漏れなく記録させましょう。
議事録に関する疑問点
議事録に関するよくある疑問点について2つ解説します。
- 議事録は誰の役割か？
- 議事録のだめな例は？
議事録作成は若手社員が担うのが一般的です。議事録作成を通じて、会議の内容や発言者の意見・考え方を理解することを目的としています。
“会議に参加していないメンバーが理解できない””結論に至ったプロセスや結論が不明瞭”な議事録は避けましょう。以下では、議事録のだめな例と改善例について紹介します。
| ＜だめな例＞ | ＜改善例＞ |
|---|---|
|
「課長」「係長」と書く |
「山田課長」「佐藤係長」のように具体的に書く |
|
一言一句残す |
結論を簡略に表す |
|
結論だけ残す |
どのような議論で、誰のどの発言によって結論に至ったのかを書く |
以上のように議事録は「誰が読んでも理解できるか」「情報量が多すぎず、結論が簡単にまとめられているか」「議論中の発言内容を漏れなく記入できてるか」に注意して作成しましょう。
なぜ？議事録が苦手な理由
以下では、新入社員や若手社員が議事録に苦手意識を持つ4つの理由を解説します。苦手意識を克服するために、まずは原因を特定しましょう。
事前準備を怠っている
1つ目の議事録が苦手な理由は、事前準備を怠っていることです。
良い議事録を作成するには事前の準備が重要になります。例えば、会議前に議題を確認したり、議事録の構成を作ったりすることがあげられます。
また、過去の議事録を読んで予習しておくことも、議論のスムーズな理解に役立つのです。このように、会議前に準備しておくことで、議事録の作成に対する苦手意識を解消しましょう。
会議の内容を理解できない
議事録が苦手な2つ目の原因は、会議の内容を正しく理解できていないことです。
たとえば、「会議で話し合っている内容が分からない」「決定事項が何か分からない」というケースが挙げられます。内容が理解できないまま会議が進むので、ますます議事録が追いつかなくなってしまうのです。
そのため、焦りから抜け漏れが起こらないように、議題に関する最低限の知識を前もって勉強したり、会議で決まったことを確認する機会を設けたりするのがおすすめです。
議事録の書き方が分からない
議事録が苦手な3つ目の原因は、議事録の書き方を理解できていないことです。
会議の内容は分かっていても、「どのように議事録へ書き起こせば良いのか分からない」というケースがあります。また、「内容を上手くまとめられない」という理由で苦手意識を持つ新入社員も少なくありません。
以上のように、議事録の書き方が分からない場合は「ナレカン」のようなテンプレート機能があるツールで、あらかじめ書式を統一するのがおすすめです。書くべきことが明確になるので、新入社員の「何を書けば良いか分からない」という事態を防げます。
議事録のメモが追い付かない
議事録が苦手な4つ目の原因は、議論のスピードに追い付けないことです。
議事録が苦手な社員は「次々と議論が進んでいくので、重要な話を聞き逃した」というケースが多いです。参加者の発言をすべて記録しようとすると、メモすべき重要な内容を聞き逃してしまうのです。
以上のように議事録のメモが追い付いていない場合は、抜け漏れがないように5W1H（When,Where,Who,What,Why,How）を重点的にとらえることを意識させましょう。
【必見】議事録の作成が早い人・上手い人の特徴4選
以下では、質の高い議事録を効率的に作成するためのポイントをご紹介します。苦手意識を克服するために、ポイントを押さえた指導を実施しましょう。
【準備のポイント】議事録の構成・項目をあらかじめ把握する
会議前の準備段階では、議事録の構成をあらかじめ決めておきましょう。
具体的には、基本項目の「会議名、開催日時、開催場所、参加者、目的、決定事項」に加え、必要に応じて以下の項目も取り入れながら全体の構成を組み立てます。
- 発言内容や会議の経過
- 保留事項
- 補足資料
- 関連するタスクと期限
- 次回予定
以上の項目をテンプレートとして保存しておけば、毎回構成を考えて記入する手間を省けるので効率的です。
【会議のポイント】発言者の「結論」と「理由」に注目する
会議中にメモを取るときは、発言の「結論」と「理由」に注目しましょう。
参加者の発言をすべて記録することを目的にしてしまうと、メモが追いつかずに重要な点を聞き逃しかねません。また、あとから見返したときに情報量が多く、内容が分かりづらくなってしまいます。
一方、結論と理由に分けて簡潔にメモすれば、あとから見たときに一目で分かるようになります。たとえば、結論の近くに理由をメモしておけば、議事録に書き起こすときに迷わないのでストレスがありません。
【作成のポイント】文字起こしツールを活用する
議事録を作成するにあたり「文字起こしツール」を活用する企業が増えています。
具体的な背景には、AIの活用によって「話者別認識機能」「要約機能」などの機能の精度が高まったことで、議事録を作成する手間の大幅なカットが挙げられます。そのため実際に、以下の文字起こしツールが注目を集めているのです。
| Notta | toruno | RIMO voice | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
リアルタイムでの文字起こしや、WAVやMP3などの音声ファイルの文字起こしも可能です。また、重要な部分にタグ付けしたり、メモを取ったりもできます。 |
音声の文字起こしのほか、録音や画面キャプチャもできます。また、会議名で検索したり、会議内の発言かた検索したりでき、情報を振り替えるのに便利です。 |
ZoomやTeams、Google Meetとの連携が可能なため、オンライン会議の議事録作成にも最適です。また、雑音や意味のない発声を自動除去でき、手作業で編集する手間を省けます。 |
| 話者識別機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 要約機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 翻訳機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】（β版をリリース） |
| 単語登録機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
料金 |
・無料プランあり
・プレミアムプラン：1,317円/アカウント/月
・ビジネスプラン：2,508円/アカウント/月
・エンタープライズプラン：要相談 |
・無料プランあり
・torunoパーソナル：基本料金1,650円/月＋従量料金2.2円/分
・torunoビジネス：基本料金9,000円/月～＋従量料金～300円/分 |
・要問い合せ |
| 公式サイト |
「Notta」の詳細はこちら |
「toruno」の詳細はこちら |
「RIMO」の詳細はこちら |
以上のように、文字起こしツールによって機能性や使い勝手が異なるので、自社に最適なツールを選びましょう。
【共有のポイント】情報共有ツールにまとめる
会議の内容は「テキスト化して終わり」ではなく、その後の業務に活かせなければなりません。そこで、情報共有ツールを使って議事録を作成・管理・共有を一元化すれば、以下のメリットが得られます。
- スムーズに作成
- リアルタイムでの共有
- フォルダ管理
あらかじめ作っておいたフォーマットをわずかな操作で呼び起こし、項目を埋めるだけで議事録を作成可能な「テンプレート機能」を備えたツールもあります。そのため、議事録の必要な項目の抜け漏れ防止や体裁の整った議事録作成に効果的です。
作成した議事録をリアルタイムでメンバーに共有する機能が備わっているツールを使えば、議事録をメールや他のチャットツールを使わずに共有できます。また、会議に必要な資料もまとめて共有できるので、情報が分散する煩わしさがありません。
作成した議事録をフォルダで管理できるので、会議の頻度が多くても、入り乱れることなく管理できます。なかでも、フォルダ単位でアクセス権を設定できるツールであれば、情報漏えいのリスクも軽減できるのです。
そのため、昨今では「ナレカン」のような議事録の作成・共有・蓄積に必要な機能が備わったツールを、多くの企業が導入しているのです。
＜テンプレート＞議事録に書くべき内容とは？
以下は、例文付きの議事録テンプレートです。コピー＆ペーストして活用できます。
・会議名：（例）営業拡大プロジェクト キックオフミーティング
・開催日時：（例）2022年9月5日(月)
・開催場所：（例）本社会議室C
・参加者：（例）営業部 大道部長、佐藤、鈴木
・目的：
（例）来期の売上を1.5倍にするための施策を立案する
・決定事項
（例）新規取引先の進捗確認を実施。チームで重点目標の設置。
・保留事項
（例）既存取引先に関する調査
・次回の会議内容
（例）9/9(金)：進捗確認、チーム目標の共有
・タスクと期限
（例）佐藤：進捗確認すべき取引先のリストアップ
必要な情報を漏れなく記載させるために、あらかじめ上記のようなテンプレートを用意して社員に配布しましょう。
【苦手克服】議事録を最も簡単に作成できるツール
以下では、議事録の苦手意識を解消する方法を紹介します。
議事録に苦手意識を持つ理由には「メモが追い付かず、後続する内容にまで耳を傾けられない」「書き方が分からない」ことが挙げられます。そのため、新入社員も含めて苦手意識のあるメンバーでも、簡単に議事録を作成・共有できるような仕組みを整えましょう。
具体的には「文字起こしツール」を使って会議の内容を記録しつつ「情報共有ツール」で議事録を作成・共有するなど、使い分けがおすすめです。また、テンプレート機能を備えた情報共有ツールであれば、項目を埋めるだけで体裁の整った議事録をつくれます。
結論、議事録に対する苦手意識の克服には、オリジナルのテンプレートを作成でき、大企業でも全社員が使いこなせる「ナレカン」が必須です。
ナレカンの「テンプレート」に議事録フォーマットを登録しておけば、わずかな操作で呼び起こせるので、分かりやすい議事録が簡単につくれます。また、AIを活用した「自然言語検索（ゆらぎ表記にも対応）」を利用すれば、目当ての情報をすぐに確認できます。
議事録のメモ・作成・管理までサポートする「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
議事録の苦手を克服する方法まとめ
ここまで、質の高い議事録を効率的に作成するポイントを中心にご紹介しました。
議事録には参加していないメンバーにも伝わるように、会議の要点を過不足なく記載しましょう。ただ、新入社員や苦手意識を持つ社員は「議事録にどの情報が必要か分からない」というケースが多いので、自社でテンプレートを作っておくのがおすすめです。
また、議事録はあとから見返すことが多いので、”いつでも簡単にアクセスできるか”も重要です。したがって、「文字起こしツール」と「情報管理ツール」を使い分けて、その後の業務に活かせる議事録をつくりましょう。
たとえば、今回ご紹介した『ナレカン』は「テンプレート」で議事録を簡単に作れるうえ、共有や管理の機能が備わったノート型ツールです。
ぜひ「ナレカン」を導入して、議事録への苦手意識を取り除く仕組みをつくりましょう。
