【例文あり】議事録とは？分かりやすい書き方のコツや目的も解説！
会議や定例会で必ず作成される資料として「議事録」があります。議事録は、会議を振り返ったり欠席のメンバーへ情報を共有したりするときに不可欠な資料です。
しかし、書記として議事録を作成したいが「どう書けば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録の分かりやすい書き方や目的を中心にご紹介します。
- 議事録の作り方・見本例を知り、自社の議事録作成に役立てたい
- ミーティングでの議事録の作成スピードを上げるコツを知りたい
- 議事録を最も簡単に作成・確認できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい議事録が書けるようになるほか、議事録を簡単に共有する方法も分かります。
目次
議事録とは
議事録とは、会議の内容を記録するための文書を指します。
議事録があれば「どのような意見が交わされて、最終的に何が決まったのか」の事実確認がとれます。さらに、チームメンバーに会議の内容を共有する目的もあるので、抜け漏れなく記載しなければなりません。
このように、会議の決定事項を確実に記録・共有するうえで、議事録は必須です。また、議事録には会社の重要な決定事項が記載されているので、ナレッジとして確実に保管しましょう。
議事録を書く3つの目的
ここでは、議事録を書く3つの目的をご紹介します。議事録の作成には、会社の経営判断にもつながる重要な役割があるので必見です。
目的1｜会議の備忘録を残す
1つ目に、議事録の目的として、会議の備忘録を残すことが挙げられます。
議事録を記載すれば、業務進捗をはじめとした事実確認がとれます。そのため、口頭でのやりとりにありがちな「言った・言わない」のトラブルを防げるのです。
したがって、あとから正確な情報を振り返れるように、議事録は項目の抜け漏れがないように記載しなければなりません。
目的2｜会議の決定事項を共有する
2つ目に、会議の決定事項を共有することも、議事録の目的です。
会議によっては、責任者や主要メンバーなど、一部の関係者のみで開催されるケースもあります。このような場合に、議事録を作成すれば、会議に参加していないメンバーにも決定事項を伝えられるのです。
そのため、社内メンバー全員が「どのような議論があったのか」を把握できるように、共有するときは要点を明確にしましょう。
目的3｜社内メンバーの認識をすり合わせる
3つ目に、社内メンバーの認識をすり合わせる目的もあります。
たとえば、「会議の場で共有した情報が、正確に相手へ伝わっていなかったケース」もあります。このように認識のズレがあると、意思決定もスムーズにできません。
そこで、「会議のあとには必ず議事録を共有すること」をルール化しておけば、全員が正しい情報を参照できるので、議論に関する認識齟齬を防げます。
分かりやすい議事録の作り方
ここでは、分かりやすい議事録の作り方をご紹介します。議事録を作成するにあたり、押さえるべき点を知りたい方は必見です。
（1）事前準備を徹底する
議事録を書く1つ目のルールは、事前準備を徹底することです。
日時や場所、参加者、会議内容などの情報は、会議の前に分かっているケースが大半です。そのため、このような項目をあらかじめ設定しておくと、会議中に慌てて構成を考える必要がありません。
また、過去の議事録から「どのような項目があるのか」を確認するのも、事前準備として取り入れましょう。
（2）要点を箇条書きにする
2つ目に、議事録では、要点を箇条書きにすることが大切です。
会議の内容をそのまま議事録へ羅列しただけでは、メリハリがなく、情報が相手へ伝わりづらくなってしまいます。しかし、要点を箇条書きにすれば、重要事項が明確になり、全体の内容もスムーズに理解できるのです。
加えて、箇条書きであれば情報を少なく絞れるので、議事録の作成に無駄な時間がかかることもありません。
（3）冗長な表現を避ける
3つ目に、相手に分かりやすくするには、冗長な表現を避け、簡潔に記載しましょう。
議事録で冗長な文章が多ければ、内容を理解するのに時間がかかり、読むだけでもストレスになってしまいます。その結果、「議事録を見たが、会議でどのような決定があったか分からなかった」ともなりかねません。
したがって、議事録では平易な文章を心がけ、内容の過不足がないように記載すべきなのです。たとえば、敬語の「です・ます調」はなく「だ・である調」を使ったり「一文に一要素」を意識したりすることが有効です。
（4）5W2Hを意識する
4つ目に、5W2Hを意識して記載することも重要です。具体的には、以下の要素を指します。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
- How Much（いくらで）
上記のフレームワークを押さえれば、文章が曖昧になるのを防いだり、記載漏れがないかを確かめたりするのに役立ちます。
（5）迅速に共有する
5つ目に、議事録を「欠席者への情報共有」の用途で使う場合、迅速な共有が求められます。
議事録の共有に時間がかかると、一部の社員が会議内容を把握できない状態になり、業務の遅れにつながってしまいます。そのため、議事録は遅くとも翌営業日までに仕上げて共有するのが望ましいです。
ただし、スピードを意識するあまり内容に不備があっては意味がありません。したがって、一度議事録を作成したら添削を受けて、精度の高い状態で共有しましょう。
（6）フォーマットを統一する
6つ目に、議事録のフォーマットを社内で統一することも効果的です。
議事録の作り方が属人化している場合、情報が抜け漏れる恐れがあります。しかし、フォーマットがあれば記録すべき項目が明確になるため、全員が正確に情報を残せるようになるのです。
また、社内でフォーマットが統一されていれば、各々で構成を考える必要がないので、作成時間の短縮にもつながります。
（7）ITツールを活用する
7つ目に、分かりやすい議事録を書くうえでは、ITツールも欠かせません。
紙で議事録を作成している場合、修正が重なって見づらくなるケースも多いです。一方、ITツールを活用すれば、クリック操作だけで議事録の記載や修正ができるので、常に分かりやすい状態に保てます。
ただし、高機能で使いづらいツールを導入しては、ITが苦手なメンバーが使いこなせないリスクがあります。そのため、とくにさまざまなITリテラシーのメンバーをもつ大企業では、「必要な機能に過不足がなくシンプルか」を軸にツールを選びましょう。
たとえば、メールを使える方ならば誰でも使えるほどシンプルなツールの「ナレカン」であれば、議事録の作成負担を完全に取り除けます。
【必見】議事録を最も簡単に作成・確認できるITツール
以下では、議事録を最も簡単に作成・確認できるITツールをご紹介します。
議事録をWordやExcelで管理している場合、共有にも毎回メールに添付する手間がかかり不便です。とくに、大企業では議事録を共有する頻度や相手が多いので、いちいちファイルを開いて確認していては余計な手間がかかります。
そこで、議事録の作成から共有までを一か所で完結できる「ナレッジ管理ツール」を使えば、議事録を円滑に管理できます。ただし、検索しづらいツールでは、過去に作成した議事録を振り返るのに時間がかかるので「誰でも思い通りに検索できるツール」を選びましょう。
結論、自社で導入すべきなのは、議事録の作成・共有をまとめて管理できるうえ、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にテキストを書き込むだけで議事録を作成・共有しつつ、作成したフォーマットを「テンプレート」に登録すればすぐに呼び出せます。また、超高精度の「キーワード検索」によって、複数キーワードで検索し、目的の議事録をすぐに探し出せるのです。
社内の議事録をナレッジ化して見やすく管理するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【例文あり】ナレカンでそのまま使える議事録の書き方見本
以下では、すぐに使える議事録のフォーマット例をご紹介します。
- ＜会議名/開始・終了日時/開催場所＞
- ＜参加者＞
- ＜会議の目的＞
- ＜決定事項＞
- ＜補足事項＞
- ＜次回の議題＞
- ＜参考資料＞
20〇〇年〇月〇日16時〜17時〇〇株式会社第3会議室
〇〇株式会社：〜部長、〜課長、〜係長、〜様/自社：△△、□□
製品〇〇に関する原材料の高騰における価格調整および決定
協力会社T社との意思決定も反映させたうえで詳細レンジを確定させる
T社の資材調達責任者が出張により〇月〇日まで不在
最終的な価格調整にあたっての懸念点解消
価格高騰の推移レポートと価格レンジの傾向
上記の例をコピー＆ペーストして、短時間で議事録を作成しましょう。
議事録の書き方に関するQ&A
以下では、議事録の書き方に関するよくある質問と回答をご紹介します。とくに、議事録の書き方に不安がある担当者の方は必見です。
- 質問1｜議事録の上手な取り方は？
- 質問2｜議事録は誰が書くべきか？
- 質問3｜議事録のダメな例は？
事前に会議の内容を確認しておき、重要な項目を意識して全てをメモしようとしないことが大切です。具体的には、日時や数値は確実に記載するほか、略語や記号を上手く使うことで効率よくメモがとれます。
議事録を書くべき人の明確な決まりはありません。ただし、一般的には役職の低い社員や若手社員に任されることが多いです。とはいえ、情報整理能力が高い議事録作成者は、組織の共通理解に貢献する重要な役割を果たします。
議事録のダメな例として、作成と共有が遅い場合があります。作成が遅いと、会議が進むにつれて要点を聞き漏らしてしまいます。また、共有が遅いと関係者の記憶が曖昧になってしまい振り返りが十分にできません。
以上のように、議事録の作成と共有が遅くなると社内で共通認識が十分にとれずに会議の効果を最大化できなくなる一方で、議事録の作成が上手い人は要点をスピーディにまとめられるのです。
メモが追い付かない？議事録作成が上手い人のコツ3選
ここでは、議事録作成が上手い人のコツを3つご紹介します。会議での発言内容をすべて書き残すのは難しいものの、以下を押さえることでスピーディに作成できます。
（1）記号を使う
1つ目のコツは、文章とともに記号を使うことです。
たとえば、因果関係には「→」、不明点には「？」、決定事項には「☆」などの記号をつける方法が挙げられます。このような工夫をすれば、わざわざ議論内容を文字にしなくても、伝わりやすい議事録にできるのです。
ただし、記号に補足説明をつけなければ、人によっては「何を意味する記号なのか」が分からないため注意しましょう。
（2）テンプレートを活用する
2つ目のコツとして、テンプレートの活用が挙げられます。
重要な項目があらかじめ記載されたテンプレートを活用すれば、構成をいちいちゼロから考える手間がいりません。そのため、議事録作成者は発言に集中してメモがとれるうえに、フォーマットに沿って項目を埋めるだけで抜け漏れのない議事録を作成できます。
そこで、テンプレートをすぐに呼び出せるITツールがあると便利です。
（3）議事録を作成しやすいツールを活用する
3つ目のコツは、議事録を作成しやすいITツールを活用することです。
手書きで議事録を作成すると、記載や修正に多大な時間がかかってしまいます。一方、記事形式で議事録を残せる「ITツール」であれば、修正に手間がかからず、テンプレートを瞬時に呼び出す使い方もできるのです。
ただし、「何となく便利そうだから」と多機能なITツールを選ぶと、ITが苦手なメンバーは使いこなせない可能性が高いです。したがって、メールを使える方ならば誰でも使えるほど簡単な「ナレカン」のようなツールで議事録を作成しましょう。
【無料で使える】議事録のサンプル3選
ここでは、議事録作成にそのまま使えるサンプルを3つご紹介します。以下のサンプルを使って、短時間で議事録を完成させましょう。
（1）進捗共有会議に使える議事録
こちらは、進捗共有会議に使える議事録のサンプルです。
Wordでダウンロードでき、「対応中の案件」「新規案件」など、案件の進捗共有に即した項目が記載されています。また、シンプルな構成ゆえに、会議内容を自由に書けるのも特徴です。
（2）シンプルな会議議事録
こちらは、シンプルな会議議事録サンプルです。
Wordでダウンロードでき、一般的な会議や部門内会議などで使えるテンプレートです。会議内容を決定事項と分けてシンプルにまとめられるほか、次回予定を記載する欄があるので、定例会議などにも適しています。
（3）議事録・会議報告書
こちらは、議事録・会議報告書のサンプルです。
「要望」「処置内容」「担当者」「完了日」などの項目があり、開発に特化した構成になっています。
議事録の書き方や目的まとめ
ここまで、議事録の分かりやすい書き方や目的を中心にご紹介しました。
議事録は会議での決定事項を残すうえで必須の資料です。そのため、要点を箇条書きにしたりフォーマットを使ったりしながら、迅速かつ正確に作成しなければなりません。
しかし、紙やファイル形式で議事録を管理していると、見づらくなったりメールに添付する手間がかかったりするデメリットがあります。一方、記事形式で議事録を残せる”ナレッジ管理ツール”を使えば、分かりやすい議事録を短時間で作成・共有できるのです。
ただし、必要な情報を見つけるのに手間がかかるツールでは面倒です。したがって、自社の議事録作成には、ヒット率100%の超高精度な検索によって、過去の議事録を簡単に振り返れるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、議事録の作成と管理を効率化しましょう。
