【例文あり】議事録とは？分かりやすい書き方の特徴や目的も解説！
会議や定例会で必ず作成される資料として「議事録」があります。議事録は、会議を振り返ったり欠席のメンバーへ情報を共有したりするときに不可欠な資料です。
しかし、書記として議事録を作成したいが「どう書けば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録の分かりやすい書き方や目的を中心にご紹介します。
- 議事録を作成する目的を知りたい
- 分かりやすい議事録の書き方を自社で導入したい
- 議事録の共有・管理までスムーズに行いたい
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい議事録が書けるようになるほか、議事録を簡単に共有する方法も分かります。
目次
議事録とは
議事録とは、会議の内容を記録するための文書を指します。
議事録があれば「どのような意見が交わされて、最終的に何が決まったのか」の事実確認がとれます。さらに、チームメンバーに会議の内容を共有する目的もあるので、抜け漏れなく記載しなければなりません。
このように、会議の決定事項を確実に記録・共有するうえで、議事録は必須です。また、議事録には会社の重要な決定事項が記載されているので、ナレッジとして確実に保管しましょう。
議事録を書く3つの目的
ここでは、議事録を書く3つの目的をご紹介します。議事録の作成には、会社の経営判断にもつながる重要な役割があるので必見です。
目的1｜会議の備忘録を残す
1つ目に、議事録の目的として、会議の備忘録を残すことが挙げられます。
議事録を記載すれば、業務進捗をはじめとした事実確認がとれます。そのため、口頭でのやりとりにありがちな「言った・言わない」のトラブルを防げるのです。
したがって、あとから正確な情報を振り返れるように、議事録は項目の抜け漏れがないように記載しなければなりません。
目的2｜会議の決定事項を共有する
2つ目に、会議の決定事項を共有することも、議事録の目的です。
会議によっては、責任者や主要メンバーなど、一部の関係者のみで開催されるケースもあります。このような場合に、議事録を作成すれば、会議に参加していないメンバーにも決定事項を伝えられるのです。
そのため、社内メンバー全員が「どのような議論があったのか」を把握できるように、共有するときは要点を明確にしましょう。
目的3｜社内メンバーの認識をすり合わせる
3つ目に、社内メンバーの認識をすり合わせる目的もあります。
たとえば、会議の場で共有した情報が、正確に相手へ伝わっていないと認識のズレが生じてしまいます。認識がずれていると、その後の業務に支障をきたす場合もあるのです。
そこで、会議後の議事録の共有をルール化しておけば、全員が正しい情報を参照できるので、議論に関する認識齟齬を防げます。
分かりやすい議事録の書き方
ここでは、分かりやすい議事録の書き方をご紹介します。議事録を作成するにあたり、押さえるべき点を知りたい方は必見です。
（1）事前準備を徹底する
議事録を書く1つ目のルールは、事前準備を徹底することです。
日時や場所、参加者、会議内容などの情報は、会議の前に分かっているケースが大半です。そのため、このような項目をあらかじめ設定しておくと、会議中に慌てて構成を考える必要がありません。
また、過去の議事録から「どのような項目があるのか」を確認するのも、事前準備として取り入れましょう。
（2）要点を箇条書きにする
2つ目に、議事録では、要点を箇条書きにすることが大切です。
会議の内容をそのまま議事録へ羅列しただけでは、メリハリがなく、情報が相手へ伝わりづらくなってしまいます。しかし、要点を箇条書きにすれば、重要事項が明確になり、全体の内容もスムーズに理解できるのです。
加えて、箇条書きであれば情報を少なく絞れるので、議事録の作成に無駄な時間がかかりません。
（3）冗長な表現を避ける
3つ目に、相手に分かりやすくするには、冗長な表現を避け、簡潔に記載しましょう。
議事録で冗長な文章が多ければ、内容を理解するのに時間がかかり、読むだけでもストレスになってしまいます。その結果、「議事録を見たが、会議でどのような決定があったか分からなかった」ともなりかねません。
したがって、議事録では平易な文章を心がけ、内容の過不足がないように記載すべきなのです。たとえば、敬語の「です・ます調」ではなく「だ・である調」を使ったり「一文に一要素」を意識したりすることが有効です。
（4）5W2Hを意識する
4つ目に、5W2Hを明確に記載することも重要です。具体的には、以下の要素を指します。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
- How Much（いくらで）
上記のフレームワークを押さえれば、文章が曖昧になるのを防いだり、記載漏れがないかを確かめたりするのに役立ちます。
（5）迅速に共有する
5つ目に、会議内容の振り返りに役立てるためにも、迅速な共有が求められます。
議事録の共有に時間がかかると、一部の社員が会議内容を把握できない状態になり、業務の遅れにつながってしまいます。そのため、議事録は遅くとも翌営業日までに仕上げて共有するのが望ましいです。
ただし、スピードを意識するあまり内容に不備があっては意味がありません。したがって、一度議事録を作成したら添削を受けて、精度の高い状態で共有しましょう。
（6）フォーマットを統一する
6つ目に、議事録のフォーマットを社内で統一することも効果的です。
議事録の作り方が属人化している場合、情報が抜け漏れる恐れがあります。しかし、フォーマットがあれば記録すべき項目が明確になるため、全員が正確に情報を残せるようになるのです。
また、社内でフォーマットが統一されていれば、各々で構成を考える必要がないので、作成時間の短縮にもつながります。
（7）ITツールを活用する
7つ目に、分かりやすい議事録を書くうえでは、ITツールも欠かせません。
紙で議事録を作成している場合、修正が重なって見づらくなるケースも多いです。一方、ITツールを活用すれば、クリック操作だけで議事録の記載や修正ができるので、常に分かりやすい状態に保てます。
ただし、ツールの機能が多機能すぎると、ITが苦手なメンバーが使いこなせません。そのため、操作がシンプル・簡単な「ナレカン」のようなツールを導入して、ツールが形骸化しないようにしましょう。
（8）資料も添付する
8つ目に、会議で共有された資料の添付も重要です。
議事録に資料を添付すると、会議で決定された企画・施策がどのようなデータをもとにしていたか、といったことが振り返りやすくなるのです。また会議に出席していない人が、会議の内容を理解するのにも役立ちます。
以上のように、出席者もそうでない人も会議の内容について共通認識を持てるよう、資料共有まで行うようにしましょう。
【必見】議事録を最も簡単に作成・共有・確認できるITツール
以下では、議事録を最も簡単に作成・共有・確認できるITツールをご紹介します。
会議の内容は、後から振り返れるように議事録としてまとめて社員に共有するべきです。しかしWordやExcelは、内容を確認するのに都度ファイルを開かなければならないうえ、他のファイルに埋もれて見つからなくなりがちです。
そこで、「誰でも簡単に議事録を作成・共有可能なツール」を導入しましょう。また、作成した議事録をツール上でそのまま共有できると、情報を探す際に逐一ファイルを開封する手間もかかりません。
結論、議事録の作成・共有・確認に最適なのは、直感的な操作で直接記事に書き込んで簡単に議事録を作成でき、超高精度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、作成した議事録をファイル形式にする必要がなく、直接記載～共有まで一元的に行えるほか、一度作成した議事録はテンプレート化できるため、議事録の作成にかかる時間が短縮されます。また、社内用語も「超高精度な検索機能」でヒットするため、後から振り返る際に必要な情報をすぐに見つけられるのです。
社内の議事録をナレッジ化して見やすく管理するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【例文あり】ナレカンでそのまま使える議事録の書き方見本
以下では、すぐに使える議事録のフォーマット例をご紹介します。
- ＜会議名/開始・終了日時/開催場所＞
- ＜参加者＞
- ＜会議の目的＞
- ＜決定事項＞
- ＜補足事項＞
- ＜次回の議題＞
- ＜参考資料＞
20〇〇年〇月〇日16時〜17時〇〇株式会社第3会議室
〇〇株式会社：〜部長、〜課長、〜係長、〜様/自社：△△、□□
製品〇〇に関する原材料の高騰における価格調整および決定
協力会社T社との意思決定も反映させたうえで詳細レンジを確定させる
T社の資材調達責任者が出張により〇月〇日まで不在
最終的な価格調整にあたっての懸念点解消
価格高騰の推移レポートと価格レンジの傾向
上記の例をコピー＆ペーストして、短時間で議事録を作成しましょう。
議事録の書き方に関するQ&A
以下では、議事録の書き方に関するよくある質問と回答をご紹介します。とくに、議事録の書き方に不安がある担当者の方は必見です。
- 質問1｜議事録の上手な取り方は？
- 質問2｜議事録は誰が書くべきか？
会議の内容の全てをメモするのではなく、重要な部分のみをメモすると、要点がまとまった議事録になります。具体的には、「会議内容を事前に把握する」「日時や数値は確実に記載する」「略語や記号を使う」と効率よくメモがとれます。
一般的には役職の低い社員や若手社員に任される場合が多いです。しかし年齢・役職にとらわれず情報整理能力が高い社員が作成すると、分かりやすい議事録となり、会議内容の認識の齟齬がなくなります。
以上のように、議事録の書き方や作成者の設定を工夫すると、時間をかけずに分かりやすい議事録を作成できるのです。
議事録のダメな例
議事録を作成する際に、無意識のうちに「ダメな議事録」になってしまっている場合があります。以下の表で自分が作成した議事録が「ダメな例」に当てはまっていないか確認しましょう。
| ダメな例 | 理由 |
|---|---|
・専門用語の多用あるいは補足説明がない |
新入社員や業務経験が浅い社員から理解を得るのに時間がかかるため |
・意見と事実が混合して記載されている |
結論が分かりづらく、認識の違いが生まれやすくなるため |
・作成・共有に時間をかけている |
会議の記憶が曖昧になり、会議の内容の定着・振り返りが不十分になるため |
作成した議事録を有効活用するためにも、ダメな例に当てはまっていないか、再度確認することが必要です。また十分な確認作業を行うと、上記の例以外にも、誤字脱字や情報の不備など基本的なミスも防げます。
メモが追い付かない？議事録作成が上手い人/早い人の特徴3選
ここでは、議事録作成が上手い人/早い人の特徴を3つご紹介します。会議での発言内容をすべて書き残すのは難しいものの、以下を押さえると、議事録の作成がスムーズになります。
（1）記号を使う
1つ目の特徴は、文章とともに記号を使うことです。
たとえば、因果関係には「→」、不明点には「？」、決定事項には「☆」などの記号をつける方法が挙げられます。このような工夫をすれば、要点・流れが見やすく伝わりやすい議事録になるのです。
ただし、記号に補足説明をつけなければ、人によっては「何を意味する記号なのか」が分からないため注意しましょう。
（2）テンプレートを活用する
2つ目の特徴として、テンプレートの活用が挙げられます。
重要な項目があらかじめ記載されたテンプレートを活用すれば、構成をいちいちゼロから考える手間がいりません。そのため、議事録作成者は発言に集中してメモがとれるうえに、フォーマットに沿って項目を埋めるだけで抜け漏れのない議事録を作成できます。
そこで、テンプレートをすぐに呼び出せるITツールがあると便利です。
（3）議事録を作成しやすいツールを活用する
3つ目の特徴は、議事録を作成しやすいITツールを活用することです。
手書きで議事録を作成すると、記載や修正に多大な時間がかかってしまいます。一方、記事形式で議事録を残せる「ITツール」であれば、修正に手間がかからず、テンプレートを瞬時に呼び出す使い方もできるのです。
ただし、「何となく便利そうだから」と多機能なITツールを選ぶと、ITが苦手なメンバーは使いこなせない可能性が高いです。したがって、メールを使える方ならば誰でも使えるほど簡単な「ナレカン」のようなツールで議事録を作成しましょう。
【無料で使える】議事録のフォーマット・テンプレート3選
ここでは、議事録作成にそのまま使えるサンプルを3つご紹介します。以下のサンプルを使って、短時間で議事録を完成させましょう。
（1）進捗共有会議に使える議事録
こちらは、進捗共有会議に使える議事録のサンプルです。
Wordでダウンロードでき、「対応中の案件」「新規案件」など、案件の進捗共有に即した項目が記載されています。また、シンプルな構成ゆえに、会議内容を自由に書けるのも特徴です。
（2）シンプルな会議議事録
こちらは、シンプルな会議議事録サンプルです。
Wordでダウンロードでき、一般的な会議や部門内会議などで使えるテンプレートです。会議内容を決定事項と分けてシンプルにまとめられるほか、次回予定を記載する欄があるので、定例会議などにも適しています。
（3）議事録・会議報告書
こちらは、議事録・会議報告書のサンプルです。
「要望」「処置内容」「担当者」「完了日」などの項目があり、開発に特化した構成になっています。
議事録は、WordとExcelのどっちでまとめるべきか？
議事録をWordとExcelのどちらをを用いてをまとめるべきかは、目的に合わせてどちらを使うか選択することが重要です。具体的な使い分けについては以下の表を参考にしましょう。
| Word | Excel |
|---|---|
・文章メインで会議の流れなどをまとめるとき |
・数値やデータをまとめて表に活用したいとき |
・レイアウトやデザインを細かく調整したいとき |
・表計算や関数を利用したいとき |
以上のように、会議の内容や目的に合わせて使い分けると、分かりやすい議事録となるのです。また、各ツールの機能を使いこなすと、議事録作成が効率的になります。
一方、WordやExcelだと体裁を整えるのに時間がかかる場合があります。そこで、簡単に情報を残せて目次も自動で作成可能な「ナレカン」のようなツールを使うと、議事録作成に手間がかかりません。
議事録の書き方や目的まとめ
ここまで、議事録の分かりやすい書き方や目的を中心にご紹介しました。
議事録の作成・共有は会議内容の定着や振り返りのために、迅速に行うべきです。しかし、ファイル形式では内容を確認するのに都度ファイルを開かなければならず、ファイルを共有する手間もかかります。
そこで、「直接議事録の情報を記録・共有できるツール」を導入すると、素早い情報共有につながります。また、充実した検索機能があると、後から議事録を振り返る際にも情報を探す手間が省けるため、便利です。
結論、議事録の作成・共有・確認に最適なのは、シンプルな操作性で記事の作成共有まで一元的にでき、超高精度な検索機能で社内用語まで検索にヒットするツール「ナレカン」が一択です。
無料の導入支援も受けられるので、「ナレカン」を導入して、議事録の作成と管理を効率化しましょう。
