社内のナレッジ蓄積・共有におすすめのツール9選を比較
業務を通して得た「ナレッジ（知識）」は、社内で共有しなければ属人化してしまいます。また、このような状態を放置すると社員の退職や異動と同時にナレッジが流出し、業務の質やスピードが低下する恐れがあるのです。
そこで、ナレッジを社内に蓄積できるツールがあれば、より確実にナレッジの属人化を防げます。とはいえ、「ほかの業務もあり、ツールの選定に時間をかけられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジを蓄積・共有できるおすすめツール9選や選び方を中心にご紹介します。
- 社内のナレッジが散在しており、欲しい情報へすぐにアクセスできない
- ナレッジを蓄積する場所・ツールを探している
- 蓄積されたナレッジを活かして、業務の質の底上げを図りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なナレッジ蓄積・共有ツールが見つかり、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えられます。
目次
ナレッジ蓄積ツールとは？
まず、企業がナレッジを蓄積・共有すべき理由とナレッジ管理ツールの概要について解説します。「ナレッジ」についてまだ深く理解していないという方は必見です。
企業がナレッジを蓄積・共有すべき理由
ビジネスにおける「ナレッジ」とは、”会社のために有益な情報””言葉や文字で伝えられる知識”などのことです。類似する言葉に「ノウハウ」がありますが、これは主に研修などといった”経験から身に着けた知識”を指すときに使われます。
ナレッジを蓄積・共有することで、質の高い業務を実現できます。一方で、ナレッジ共有が不足していると、特定の社員に依存した「業務の属人化」が起こり、その従業員がいない場合に、作業に時間を要したり、ミスが発生したりする可能性が高まるのです。
そこで、ナレッジの活用に成功している企業は”ナレッジ管理ツール”を使って、ナレッジの蓄積・共有をおこなっているのです。
ナレッジ管理ツールの概要
ナレッジ管理ツールとは、個々人が持つ業務に関する「ナレッジ」を、一元化するためのツールを指します。
昨今では、「口頭やメール、Excelを使ってナレッジを共有しても蓄積されない」「検索しても見つからない」という状況に課題感を持つ企業が増えています。そこで、情報のストックに適した”ナレッジ蓄積ツール”を導入する動きが加速しているのです。
したがって、ナレッジ蓄積ツールを使って、属人化しがちなナレッジを企業の持続的な成長に活かしましょう。
ナレッジ蓄積・共有ツールの選び方3選
以下では、ナレッジ蓄積・共有ツールの選び方を3つ解説します。「ツールを導入したのに、上手く運用できていない」というトラブルを避けるためにも、担当者の方は、以下3つのポイントを押さえましょう。
（1）あらゆる情報を蓄積できるか
1つめに、あらゆる情報を蓄積できるか確認しましょう。
ツールの運用が上手くいかない原因として、ナレッジを蓄積する段階で躓いてしまうケースがあります。とくに、属人化しているナレッジは、各メンバーの頭やPCの中、もしくはメールの中に埋もれているため「簡単に蓄積できること」が重要です。
そこで、自身の持つナレッジをノート感覚で書き込んだり、メールやチャット上のやりとりを転送したりできるツールであれば、ナレッジを蓄積する負担を軽減できるのです。
（2）情報をすぐに見つけられるか
2つめに、誰でも簡単に、情報を検索できるかを重視しましょう。
ナレッジを蓄積できたとしても、メンバーが欲しい情報にたどり着けなければ、結局は意味がありません。とくに、大企業では管理する情報量が多いうえに、メンバーによって検索スキルに差があるため「簡単に情報を見つけられるか」がポイントになるのです。
たとえば、「超高精度な検索機能」はもちろん、「シンプルな情報構造」がベースにある「ナレカン」のようなツールであれば、ITに不慣れな方でもストレスなく情報を探し出せます。
（3）サポート体制が充実しているか
3つめに、サポート体制が充実しているかどうかを押さえましょう。
ツールは、導入して終わりではなく、社内に定着させなければなりません。仮に、担当者の力だけで社内に定着させようとすると、膨大な労力がかかるうえ、十分に機能を使いこなせない恐れがあります。
そのため、ツールを選定するときは、導入に向けたサポートだけでなく、導入後も定期的にサポートを受けられるツールであることが望ましいのです。
AIが搭載されたナレッジ蓄積・共有ツール7選
以下では、AIが搭載されたおすすめのナレッジ蓄積・共有ツール7選をご紹介します。
ナレッジ蓄積ツールの目的は、ナレッジを一か所で管理し、欲しい情報にすぐにアクセスできる仕組みをつくることです。しかし、社内情報を一元管理しても、情報の検索性に乏しいと目的の情報を探すのに手間や時間がかかってしまいます。
そのため、ナレッジ蓄積ツールを選ぶときは、「簡単に素早く情報を探せること」を前提としましょう。特にAIが搭載されたツールは情報の検索機能に優れていて、情報を探すのを最適化できるのが強みです。
結論、自社のナレッジの蓄積には、あらゆる情報を蓄積でき、超高精度の検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、自由に情報を書き込める「記事」と、知恵袋のように情報を残せる「質問」を使い分けられるので、社内のナレッジをスムーズに蓄積できます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」では、会話形式でナレッジを探せるので、新人でも必要な情報が見つけられます。
【ナレカン】社内のナレッジ管理が成功するツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Microsoft Teams】大企業向けのナレッジ管理ツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- ファイルを共同編集できる
- 無料で始められる
クラウドストレージ内では、ファイルを共有したり、ドキュメントのリンクを送信したりしてナレッジを共有できます。また、ファイルの共同編集も可能なので、メンバーと協力してマニュアルを作れるのです。
無料プランでもチャットやミーティング機能が使えて、かつ1人あたり5GBの容量を利用できます。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- チャット機能
- 会議やチャットを効率化できるAI機能
チャット機能でメンバーとリアルタイムでコミュニケーションを取れるので、ナレッジを共有するときにメールや他のチャットツールを使う手間が省けます。
AIによる会議の要約やライブ翻訳、チャットの自動整理などが可能で、会議をスムーズに進めるのに役立ちます。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- ナレッジが流れやすい
- PC上での通知が分かりづらい
Microsoft Teamsには「通話機能」が備わっているほか、生成AIによって通話内容はメモに残ります。ただし、結局はメモは流れていってしまうので、情報を振り返るのに苦労する恐れがあります。
利用しているユーザーからは「PC上での通知がどうしてもわかりづらい・気づきづらい。通知の画面表示時間を長めに設定変更したが、それでも見逃しがち。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams：無料
- Microsoft Teams Essentials：719円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月
- Microsoft Teams Enterprise：787円/ユーザー/月（大企業向け）
- Microsoft 365 F3：1,119円/ユーザー/月（大企業向け）
【Slack】チャットでナレッジのやりとりができるツール
＜Slackの特徴＞
- チャンネルで共有できる
- チャット機能がある
部署やカテゴリごとにチャンネルを作成すれば、ナレッジを分類しながらチームで共有できます。
個人間やチームで使えるチャット上でのやりとりをベースに、情報を蓄積していきます。また、社内・社外問わずメンバーを招待できるので、スムーズなやりとりが可能です。
＜Slackの機能・使用感＞
- クリップ機能
- AIを活用した要約機能
音声や動画を直接メッセージに添付できる「クリップ機能」を使えば、テキストで伝えづらいナレッジも簡単に共有でき、便利です。
AIがチャンネル内の会話を要約し、要点やキーワードを抽出するため、過去のやり取りを素早く把握するのに役立ちます。
＜Slackの注意点＞
- 情報が流れる
- 無料プランでは履歴の閲覧制限がある
チャットが送信されるたびに古いメッセージが流れるため、ナレッジが埋もれてしまい蓄積されない可能性があります。
無料プランでも使えますが、直近90日間に共有されたメッセージやファイル以外は閲覧できなくなってしまいます。加えて、1年以上経過したメッセージは、自動で削除されてしまうため、長期的な運用には不向きだと言えます。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：無料
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【Dojo】マニュアル作成を効率化するツール
＜Dojoの特徴＞
- 誰でも簡単にマニュアルを作成できる
- システムの教育コストを削減できる
作成したいマニュアル名・マニュアルの概要を入力すれば、AIがマニュアルを自動作成してくれるため、一からマニュアルを作成する手間が省けます。
実際の操作画面に直接操作ガイドが表示されるので、初心者でも説明なしで使えて、教育コストを削減できます。
＜Dojoの機能・使用感＞
- キャプチャ取得機能
- 動画マニュアル作成機能
マニュアルや手順書を作成したいアプリケーションを選択して操作すると、キャプチャが自動的に保存されます。また、「〇〇をクリックする」などの操作内容も自動で文章化されるので、テキストを入力する手間を省けるのです。
動く素材やテンプレートを組み合わせて、動画マニュアルを自動で作成でき、視覚的に見やすいマニュアルを作れます。
＜Dojoの注意点＞
- 情報が分散する
- 直感的に操作できるようにしてほしい
マニュアル化するまでもない細かなコツや知識などは、別の場所で管理しなければなりません。結果として、情報が社内のあらゆる場所に分散する可能性があります。
ユーザーからは「もっと直感的に操作できれば、Dojoを利用するためのマニュアルをDojoでつくる、といった作業が不要になる」という声があります。そのため、無料トライアルで使用感を確認したうえで、導入を検討しましょう。（参考：ITreview）
＜Dojoの料金体系＞
料金の詳細については、資料のダウンロードが必要になります。
【kintone】自社向けにカスタマイズできるツール
＜kintoneの特徴＞
- 業務に合わせてさまざまなアプリを選択できる
- セキュリティ機能がある
さまざまな種類のアプリがあり、用途に合わせたものを選択できます。たとえば、ナレッジ蓄積であれば「社内ポータル」や、情報がまとまる「スペース」などがおすすめです。
「IPアドレス制限」や「2段階認証」、「有料の接続端末制限」など、社内の情報資産を守るためのセキュリティ機能が搭載されています。
＜kintoneの機能・使用感＞
- コミュニケーション機能
- アプリ生成AI機能
スレッドで話題ごとに分けてメンバーとコミュニケーションが取れるので、メールやチャットツールのように話題が入り乱れる事態を防げます。
AIとのチャットを通じて、生成AIがアプリの必要事項を理解し、適切な提案をします。そのため、これまでにアプリを作成した経験が少なくても希望に沿ったアプリを作成できます。
＜kintoneの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
- デザインの自由度が低い
100以上のアプリから自社に適したものを選択・作成する必要があり、ITツールに詳しくなければ使いこなすのが難しい恐れがあります。
利用しているユーザーからは「もうちょっと見た目のデザインなどを自由に変えられるようにしてほしい。シンプルさが売りではあるけれどももうちょっとこうしたいというところが結構あります。」との声があります。（参考：ITreview）
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：1,000円/ユーザー/月
- スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月
- ワイドコース：3,000円/ユーザー/月
【Confluence】エンジニア向けのナレッジ共有ツール
＜Confluenceの特徴＞
- 見やすくナレッジを蓄積できる
- Jira（ソフトウェア開発ツール）と連携できる
ドキュメントに加え、デザイン性の高いホワイトボードを使って情報を残せます。
Jiraを導入している企業であれば、JiraとConfluenceを連携させてプロジェクト管理とナレッジ管理を同時進行できます。
＜Confluenceの機能・使用感＞
- テンプレート機能
- AI機能で作業効率を向上できる
幅広い場面で使える豊富なテンプレートが用意されているので、マニュアルの体裁を統一して、見やすくナレッジを蓄積できます。
たとえば、ページやブログなどのコンテンツをAIが自動で要約し、重要なポイントを抽出してくれます。更新された内容や変更点もまとめてくれるので、作業を滞りなく進められます。
＜Confluenceの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
- ファイルの判別がしづらい
自由度が高い分ページの種類や階層が複雑なので、ITに不慣れな従業員は使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「ページ上の添付ファイルを消してもストレージ上からは消えず、基本機能ではページにリンクされていないファイルが判別しづらい。」との声があります。（参考：ITreview）
＜Confluenceの料金体系＞
＊「Standard」と「Premium」は、ユーザー数が30名の場合の料金です。
- Free：無料
- Standard：840円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：1,610円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Qast】個人の知識や経験を引き出せるナレッジプラットフォーム
＜Qastの特徴＞
- ナレッジの集約・循環を実現する機能が豊富に揃っている
- シンプルな画面設計
社内の疑問は「Q＆A」として、自ら発信するナレッジは 「wiki」として確実に蓄積できます。また、Qastに蓄積されたナレッジの中から知りたいことを質問するだけでAIが回答を自動生成するため、業務に必要な情報をすぐに取得可能です。
シンプルで分かりやすい画面設計が特徴で、誰でも直感的に操作ができます。
＜Qastの機能・使用感＞
画像引用：Qast公式｜主要機能－Q＆A
- Q＆A
- AIナレッジインタビュー
メンバーが投稿した疑問に対して解答する形で、回答がナレッジとして蓄積・共有されます。また、匿名での質問も可能で、心理的安全性にも配慮しています。
AIの質問に答えるだけで音声の情報を自動で構造化し、ナレッジとして変換されます。テキスト化する必要がないため、個人のノウハウを気軽に残せる点が便利です。
＜Qastの注意点＞
- 高度なセキュリティは上位プランへの加入が必要
- 検索がヒットしにくい可能性がある
ユーザーのアクセスログの取得といったセキュリティ対策をする場合、上位プランに登録しなければなりません。
利用しているユーザーからは「情報を絞り込むには詳細検索が必要で、ひと手間かかる」との声があります。（参考：ITreview）
＜Qastの料金体系＞
初期導入費用＋月額費用がかかります。料金の詳細は問い合わせが必要です。
初心者向けのシンプルなナレッジ蓄積・共有ツール2選
以下では、初心者向けのシンプルなナレッジ蓄積・共有ツール2選をご紹介します。いずれも必要な機能が過不足なく備わっていいるので、ITツールに詳しくない方でも使いこなせるのがポイントです。
【Stock】無料で使えるナレッジ・タスク管理ツール
「Stock」は、個人・チームで使えるシンプルなナレッジ管理ツールです。
Stockの「ノート」には直感的に情報を書き込めるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有でき、簡単に社内の情報を一元化できます。また、ノートには「タスク」や「メッセージ」を紐づけられるので、情報を共有して終わりではなく、次の業務に活かせます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【iQube】グループウェアとしても使えるツール
＜iQubeの特徴＞
- ノウハウの蓄積に特化したグループウェア
- マルチデバイスに対応している
社内Wikiやファイル管理といったノウハウの蓄積に便利な機能に加え、タイムカードやアンケート機能などの高度な機能も豊富に備えています。
PCに加えてスマホやタブレット端末にも対応しているので、現場や営業先でも手軽にナレッジを確認できます。
＜iQubeの機能・使用感＞
- 社内Wiki機能
- スケジュール機能
社内Wiki機能を使って、ナレッジやノウハウをフォルダで見やすく管理できます。また、フォルダごとに権限を設定可能なので、部署やチーム単位で共有できるのです。
メンバーの予定を一覧で確認できる「スケジュール機能」を搭載しているので、日程調節がスムーズにできます。
＜iQubeの注意点＞
- 他ツールとの連携が乏しい
- ワークフロー機能が不十分
他のツールやシステムとの連携が難しいことやカスタマイズ性が低いのがデメリットとして挙げられます。
利用しているユーザーからは「ワークフローは全く使い物にならない。単に申請を出せる程度。」という声があります。（参考：ITreview）
＜iQubeの料金体系＞
- 1か月無料プランあり
- スタンダードプラン：440円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムプラン：770円/ユーザー/月（月払い）
一目で分かる！ナレッジの蓄積・共有ツール比較表
以下は、AIが搭載されたナレッジ蓄積・共有ツール7選の比較表です。（左右にスクロールできます）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Microsoft Teams | Slack | Dojo | kintone | Confluence | Qast | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
質問と投稿でナレッジを簡単に蓄積できるツール |
リモートワークに役立つMicrosoft365ツール |
チャットでナレッジのやりとりができるツール |
マニュアル作成を効率化するツール |
自社向けにカスタマイズできるツール |
エンジニア向けのナレッジ共有ツール |
個人の知識や経験を引き出せるナレッジプラットフォーム |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【×】※チャネルごとに管理可能 |
【×】※チャンネルごとに管理可能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※スペースごとに管理可能 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
ナレッジ蓄積以外の機能が多い |
情報が流れやすい |
情報が分散しやすい |
デザインの自由度が低い |
使いこなすのが難しい |
高度なセキュリティは上位プランへの加入が必要 |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは719円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月～（月払い） |
・要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは1,000円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは840円/ユーザー/月～（月払い）＊ユーザー数が30名の場合 |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Dojo」の詳細はこちら |
「kintone」の詳細はこちら |
「Confluence」の詳細はこちら |
「Qast」の詳細はこちら |
以下は、初心者向けシンプルなナレッジ蓄積・共有ツール2選の比較表です。
| Stock【おすすめ】 | iQube | |
|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単にナレッジを蓄積できるツール |
グループウェアとしても使えるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
他ツールとの連携が乏しい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり（最長1カ月間限定）
・有料プランは440円/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「iQube」の詳細はこちら |
万が一、「複数のツールがあって決めかねている」という場合でも、ITリテラシーの低い環境でもスムーズに使いこなせるかを軸にすれば、自社に合ったツールが選べます。
ITツールでナレッジを蓄積するメリット3選
以下では、ナレッジ蓄積ツールを利用するメリットを3つ解説します。これまで紙やWord、Excelでナレッジを蓄積していた方は必見です。
（1）ナレッジの形式を統一しやすい
1つ目のメリットは、ナレッジの形式を自社で統一しやすいことです。
たとえば、紙にはテキストベースでしか情報が残せず、Excelなどは「セル」の体裁を整えるのに一苦労です。一方、ITツールであれば、テキストや画像のほか、ファイルも一元化できるため、自社に合った形式でナレッジを統一していくことができます。
以上のように、自由度の高いナレッジ蓄積ツールを使えば、見やすい状態でナレッジを作成できます。
（2）簡単に共有できる
2つ目のメリットは、ナレッジの共有に手間がかからないことです。
紙やExcel、Wordでナレッジを作成すると、ファイリングしたり、メールに添付して共有したりする必要があり面倒です。また、ナレッジの記載場所が決まっていないと情報が分散しやすいデメリットもあります。
一方で、ナレッジ蓄積ツールを利用すれば、ひとつのツール上でナレッジの蓄積から共有まで完結します。そのため今日では、更新した情報を任意のメンバーにリアルタイムで共有できる「ナレカン」のようなツールを使って、ナレッジを共有する企業も多いのです。
（3）セキュリティ対策が強固
3つ目のメリットは、セキュリティ機能が万全であることです。
「情報の暗号化」や「国際規格認証」などのセキュリティが担保されているツールであれば、不正アクセスやウイルス感染を防げます。そのため、個人情報や会社の機密データが漏えいするリスクも解消されるのです。
したがって、ナレッジは社内の重要な情報を含むので、強固なセキュリティを備えたツールが必須です。
これで上手くいく！社内でナレッジの蓄積を促す5つの方法
以下では、ナレッジの蓄積・共有を促す方法を5つ解説します。「ナレッジが正しく活用される仕組み」を作るためにも、以下の方法を必ず実践しましょう。
（1）運用ルールを整える
まずは、ナレッジの運用ルールを整えましょう。
ナレッジの運用ルールを具体化させておかなければ、社員はどのような知識を蓄積すべきか分からなくなり、結果としてナレッジの蓄積・共有が進みません。また、従業員がナレッジの重要性を理解できず、属人化が解消されない事態が懸念されます。
したがって、「効率的に作業を進めるためのナレッジを共有する」「定期的にナレッジの重要性を認知させる」など、ルールを定めたうえでナレッジの蓄積を求めましょう。
（2）投稿のハードルを下げる
次に、「投稿のハードル」を下げて、ナレッジの蓄積を進めましょう。
ナレッジを共有できる環境が整っても「投稿のハードル」が高ければナレッジの蓄積は進みません。そのため、「どこに・どの情報を残せば良いのか」を明確にし、メンバーがナレッジを投稿しやすい環境をつくることが重要です。
たとえば、はじめのうちは少数のチームでナレッジを蓄積し、ナレッジが蓄積されてきた段階で徐々に人数を増やしていくと、投稿しやすい環境をつくれます。
（3）ナレッジを定期的に更新する
ナレッジが投稿されたら、定期的に更新することを仕組み化しましょう。
情報の更新を怠れば、古すぎて使えないナレッジになる恐れがあります。その結果、ナレッジを蓄積する意義が失われ、ナレッジを残す文化が定着しません。
したがって、ナレッジの信憑性を高めるために、定期的にナレッジを確認し、最新の情報にアップデートする必要があるのです。
（4）従業員への評価を見える化する
ナレッジの蓄積・共有に関する評価を可視化させることが重要です。
たとえば、「ナレッジ蓄積に貢献した分の評価基準」や「共有したナレッジを使って得た成果」を共有し、従業員が自他のパフォーマンスを評価できるようにします。社内のドキュメントやITツールを活用し、評価や実績を可視化するのです。
したがって、「誰がナレッジを積極的に投稿しているか」や「どのナレッジが実際に活用されているか」を一目で把握できる「ナレカン」のようなツールが、人事評価にも活用できて便利です。
（5）操作が簡単なツールを使う
最後に、長期的な運用サイクルが見込めるツールを使うべきです。
「便利そうだから」と多機能なツールを選ぶと、操作が複雑で社員が正しく使いこなせない恐れがあります。また、使わない機能ばかりで、余計に金銭的なコストがかかってしまえば、ツールの乗り換えを検討しなければなりません。
したがって、長期的に運用を続けていくためにも、全社員が使えるようなシンプルなツールを使いましょう。
ナレッジを蓄積・共有できるツールまとめ
ここまで、ナレッジ蓄積ツール9選や選び方を中心にご紹介しました。
ナレッジ蓄積ツールは、社内の全部署で使うので、ITツールを使い慣れていない社員もスムーズに使えることが重要です。また、記載や投稿が簡単なツールなら、ナレッジを共有するハードルが下がり、企業の成長に欠かせないナレッジがどんどん蓄積されます。
さらに、既にExcelや紙で保管しているナレッジをITツールに移行して見やすく整理できるツールであれば、一からナレッジを蓄積する手間を解消できるのです。
結論、自社が導入すべきは、「記事」「質問」形式でナレッジを蓄積でき、AIを活用した「自然言語検索」で必要な情報に即アクセスできるツール『ナレカン』一択です。また、ナレカンであれば、専属担当者による徹底されたサポートが受けられます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のナレッジを簡単に蓄積・共有する仕組みを整えましょう。
