社内のナレッジ蓄積・共有におすすめのツール8選を比較
業務を通して得た「ナレッジ（知識）」は、個人から引き出して社内に蓄積・共有しなければ属人化してしまいます。このような状態を放置すると、退職や異動と同時にナレッジが流出し、業務の質やスピードが低下する恐れがあるのです。
そこで、ナレッジを社内に蓄積できるツールがあれば、より確実にナレッジの属人化を防げます。とはいえ、「ほかの業務もあり、ツールの選定に時間をかけられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジを蓄積・共有できるおすすめツール8選や選び方を中心にご紹介します。
- 社内のナレッジが分散しており、欲しい情報がすぐに見つからない
- 自社に適切なナレッジ蓄積ツールを知りたい
- ナレッジ共有ツールを導入して、業務を円滑に進めたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なナレッジ蓄積・共有ツールが見つかり、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えられます。
目次
ナレッジ蓄積ツールとは？
ナレッジ蓄積ツールとは、個々人が持つ業務に関する「ナレッジ」を、一元化するためのツールを指します。
ビジネスにおける「ナレッジ」とは、”会社のために有益な情報””言葉や文字で伝えられる知識”などのことです。類似する言葉に「ノウハウ」がありますが、これは主に研修などといった”経験から身に着けた知識”を指すときに使われます。
昨今では、「口頭やメール、Excelを使ってナレッジを共有しても、蓄積されていかない」という状況に課題感を持つ企業が増えています。そこで、情報のストックに適した”ナレッジ蓄積ツール”を導入する動きが加速しているのです。
したがって、ナレッジ蓄積ツールを使って、属人化しがちなナレッジを企業の持続的な成長に活かしましょう。
ナレッジ蓄積・共有ツールの選び方3選
以下では、ナレッジ蓄積・共有ツールの選び方を3つ解説します。「ツールを導入したのに、上手く運用できていない」というトラブルを避けるためにも、担当者の方は、以下3つのポイントを押さえましょう。
（1）あらゆる情報を蓄積できるか
1つめに、あらゆる情報を蓄積できるか確認しましょう。
ツールの運用が上手くいかない原因として、ナレッジを蓄積する段階で躓いてしまうケースがあります。とくに、属人化しているナレッジは、各メンバーの頭やPCの中、もしくはメールの中に埋もれているため「簡単に蓄積できること」が重要です。
そこで、自身の持つナレッジをノート感覚で書き込んだり、メールやチャット上のやりとりを転送したりできるツールであれば、ナレッジを蓄積する負担を軽減できるのです。
（2）情報をすぐに見つけられるか
2つめに、誰でも簡単に、情報を検索できるかを重視しましょう。
ナレッジを蓄積できたとしても、メンバーが欲しい情報にたどり着けなければ、結局は意味がありません。とくに、大企業では、管理する情報量が多いうえ、メンバーによって検索スキルに差があるため「簡単に情報を見つけられるか」がポイントになるのです。
たとえば、「超高精度な検索機能」はもちろん、「シンプルな情報構造」がベースにある「ナレカン」であれば、ITに不慣れな方でもストレスなく情報を探し出せます。
（3）サポート体制が充実しているか
3つめに、サポート体制が充実しているかどうかを押さえましょう。
ツールは、導入して終わりではなく、社内に定着させなければなりません。仮に、担当者の力だけで社内に定着させようとすると、膨大な労力がかかるうえ、十分に機能を使いこなせない恐れがあります。
そのため、ツールを選定するときは、導入に向けたサポートだけでなく、導入後も定期的にサポートを受けられるツールであることが望ましいのです。
どちらがベスト!?ナレッジ管理ツールの種類
ナレッジ管理ツールの種類は、大きく分けて以下の2つです。
- シンプルなナレッジ蓄積・共有ツール
- 多機能なナレッジ蓄積・共有ツール
機能が「ナレッジ・情報管理」に特化しており、使い方を覚えやすいツールです。ナレッジ蓄積ツールは複数の部署で使われ、利用者のITに関する知識にはばらつきがあるので、シンプルなツールを選ぶメリットは大きいと言えます。
「スケジュール管理」「ワークフロー（業務の流れの電子化）」などの機能も備えた、多機能なナレッジ蓄積ツールです。1つのツールで多くの業務をカバーできますが、使い方が複雑で次第に使われなくなる可能性もあります。
このように、ナレッジ蓄積・共有ツールには「シンプル」「多機能」の2種類があり、それぞれにメリットがあります。ただし、ナレッジ蓄積ツールは全社で使うものなので、誰でも使いやすい「シンプル」なツールが適しているのです。
シンプルなナレッジ蓄積・共有ツール5選
以下では、おすすめのシンプルなナレッジ蓄積・共有ツールを5選ご紹介します。
ナレッジ蓄積ツールの目的は、ナレッジを一か所で管理し、欲しい情報にすぐにアクセスできる仕組みをつくることです。しかし、多機能ツールでは、デジタルが苦手な社員は使いこなせず形骸化していくため、結局は「情報の分散」が起こってしまいます。
そのため、ナレッジ蓄積ツールを選ぶときは、「全社員が簡単に使えること」を前提としましょう。簡単に使えるツールを選べば、投稿や質問のハードルが下がり、ナレッジの共有が活発になります。
結論、自社のナレッジの蓄積には、ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、メールを使える方なら迷わず使える「記事」にナレッジを書き込みつつ、他のメンバーのナレッジを「質問」して聞き出すことも可能です。さらに、生成AIを活用した「ファイル要約」「自然言語検索」機能が、社内のナレッジを動かします。
【ナレカン】社内のナレッジ管理が成功するツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】無料で使えるナレッジ・タスク管理ツール
「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるナレッジ管理ツールです。
Stockの「ノート」に記載したナレッジは、任意のメンバーにリアルタイムで共有でき、簡単に社内の情報を一元化できます。また、無料で使えるフリープランや30日間の無料トライアル期間があるため、料金コストをかけずに使用感を試せます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Microsoft Teams】大企業向けのナレッジ管理ツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- ファイルを共同編集できる
- 無料で始められる
クラウドストレージ内では、ファイルを共有したり、ドキュメントのリンクを送信したりしてナレッジを共有できます。また、ファイルの共同編集も可能なので、メンバーと協力してマニュアルを作れるのです。
無料プランでもチャットやミーティング機能が使えて、かつ1人あたり5GBの容量を利用できます。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- チャット機能
- Wiki機能
チャット機能でメンバーとリアルタイムでコミュニケーションを取れるので、ナレッジを共有する際にメールや他のチャットツールを使う手間が省けます。
メンバー同士の情報共有の場となるチャネルには、Wiki機能があるため、ナレッジの蓄積に便利です。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- ナレッジ蓄積以外の機能が多い
- 検索機能がうまく使えない
Microsoft Teamsの主な機能はオンラインミーティングや通話です。そのため、ITツールに詳しくなければ、「どの機能で何をすれば良いのか」が分からずに使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「チャットやチャネル内の情報を検索する際に、うまく検索できないことが多い。詳細条件を追加する等、検索機能を強化してほしい。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams：無料
- Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月
【Slack】チャットでナレッジのやりとりができるツール
＜Slackの特徴＞
- チャンネルで共有できる
- チャット機能がある
部署やカテゴリごとにチャンネルを作成すれば、ナレッジを分類しながらチームで共有できます。
個人間やチームで使えるチャット上でのやりとりをベースに、情報を蓄積していきます。また、社内・社外問わずメンバーを招待できるので、スムーズなやりとりが可能です。
＜Slackの機能・使用感＞
- クリップ機能
- 検索機能
音声や動画を直接メッセージに添付できる「クリップ機能」を使えば、テキストで伝えづらいナレッジも簡単に共有できます。
クリックで選択できるフィルター機能を使えば、メッセージやファイル、チャンネルを絞り込んで検索できるので、過去に共有されたナレッジをすぐに見つけられます。
＜Slackの注意点＞
- 情報が流れる
- 無料プランでは履歴の閲覧制限がある
チャットが送信されるたびに古いメッセージが流れるため、ナレッジが埋もれてしまい蓄積されない可能性があります。
無料プランでも使えますが、直近90日間に共有されたメッセージやファイル以外は閲覧できなくなってしまいます。加えて、1年以上経過したメッセージは、自動で削除されてしまうため、長期的な運用には不向きだと言えます。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：無料
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【Dojo】マニュアル作成を効率化するツール
＜Dojoの特徴＞
- 誰でも紙や動画でマニュアルを作成できる
- システムの教育コストを削減できる
テンプレートが豊富に用意されており、手順通りに進めるだけで、誰でも高品質な「印刷する紙のマニュアル」や「動画のマニュアル」をスムーズに作成できます。
実際の操作画面に直接操作ガイドが表示されるので、初心者でも説明なしで使えて、教育コストを削減できます。
＜Dojoの機能・使用感＞
- キャプチャ取得機能
- 動画マニュアル作成機能
マニュアルや手順書を作成したいアプリケーションを選択して操作すると、キャプチャが自動的に保存されます。また、「〇〇をクリックする」などの操作内容も自動で文章化されるので、テキストを入力する手間を省けるのです。
動く素材やテンプレートを組み合わせて、動画マニュアルを自動で作成でき、視覚的に見やすいマニュアルを作れます。
＜Dojoの注意点＞
- 情報が分散する
- 直感的に操作できるようにしてほしい
マニュアル化するまでもない細かなコツや知識などは、別の場所で管理しなければなりません。結果として、情報が社内のあらゆる場所に分散する可能性があります。
ユーザーからは「もっと直感的に操作できれば、Dojoを利用するためのマニュアルをDojoでつくる、といった作業が不要になる」という声があります。そのため、無料トライアルで使用感を確認したうえで、導入を検討しましょう。（参考：ITreview）
＜Dojoの料金体系＞
料金の詳細については、お問い合わせください。
多機能なナレッジ蓄積・共有ツール3選
以下では、多機能なナレッジ蓄積・共有ツール3選をご紹介します。いずれも豊富な機能が備わっているため、ITツールに詳しくない方でも使えるか注視しましょう。
【iQube】グループウェアとしても使えるツール
＜iQubeの特徴＞
- ノウハウの蓄積に特化したグループウェア
- マルチデバイスに対応している
社内Wikiやファイル管理といったノウハウの蓄積に便利な機能に加え、タイムカードやアンケート機能などの高度な機能も豊富に備えています。
PCに加えてスマホやタブレット端末にも対応しているので、現場や営業先でも手軽にナレッジを確認できます。
＜iQubeの機能・使用感＞
- 社内Wiki機能
- スケジュール機能
社内Wiki機能を使って、ナレッジやノウハウをフォルダで見やすく管理できます。また、フォルダごとに権限を設定可能なので、部署やチーム単位で共有できるのです。
メンバーの予定を一覧で確認できる「スケジュール機能」を搭載しているので、日程調節がスムーズにできます。
＜iQubeの注意点＞
- 多機能なツールである
- ワークフロー機能が不十分
ナレッジ蓄積のための「社内wiki」以外にも「スケジュール」「ToDoリスト」「レポート」など複数の機能があるので、情報の格納場所が分散し、かえって混乱を招く可能性もあります。
利用しているユーザーからは「ワークフローは全く使い物にならない。単に申請を出せる程度。」という声があります。（参考：ITreview）
＜iQubeの料金体系＞
- 1か月無料プランあり
- スタンダードプラン：440円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムプラン：770円/ユーザー/月（月払い）
【kintone】自社向けにカスタマイズできるツール
＜kintoneの特徴＞
- 業務に合わせてさまざまなアプリを選択できる
- セキュリティ機能がある
さまざまな種類のアプリがあり、用途に合わせたものを選択できます。たとえば、ナレッジ蓄積であれば「社内ポータル」や、情報がまとまる「スペース」などがおすすめです。
「IPアドレス制限」や「2段階認証」、「有料の接続端末制限」など、社内の情報資産を守るためのセキュリティ機能が搭載されています。
＜kintoneの機能・使用感＞
- アプリ機能
- コミュニケーション機能
アプリとは、自社の業務に合わせてカスタマイズして作れる、kintone内の「業務システム」です。アプリにはテキストやファイルを使ってデータを蓄積でき、統一したフォーマットで情報を管理できます。
スレッドで話題ごとに分けてメンバーとコミュニケーションが取れるので、メールやチャットツールのように話題が入り乱れる事態を防げます。
＜kintoneの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
- 検索機能が弱い場合がある
100以上のアプリから自社に適したものを選択・作成する必要があり、ITツールに詳しくなければ使いこなすのが難しい恐れがあります。
利用しているユーザーからは「類似検索が弱いため、例えば企業名などのアルファベッドの大文字小文字が一字一句合わないと検索に出てこないときがある。」との声があります。（引用：ITreview）
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：1,000円/ユーザー/月
- スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月
- ワイドコース：3,000円/ユーザー/月
【Confluence】エンジニア向けのナレッジ共有ツール
＜Confluenceの特徴＞
- 見やすくナレッジを蓄積できる
- Jira（ソフトウェア開発ツール）と連携できる
ドキュメントに加え、デザイン性の高いホワイトボードを使って情報を残せます。
Jiraを導入している企業であれば、JiraとConfluenceを連携させてプロジェクト管理とナレッジ管理を同時進行できます。
＜Confluenceの機能・使用感＞
- テンプレート機能
- リアクション機能
幅広い場面で使える豊富なテンプレートが用意されているので、マニュアルの体裁を統一して、見やすくナレッジを蓄積できます。
コンテンツに対してコメントやいいね!で反応できるので、メンバー間で共通認識を持って作業を進められます。
＜Confluenceの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
- フリーズしてしまうことがある
自由度が高い分ページの種類や階層が複雑なので、ITに不慣れな従業員は使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「特定のページの特定の個所の記載を修正しようとした場合フリーズしてしまうことがある。ブラウザを変えてもダメなので、ブラウザ側の問題ではなくConfluenceそのものの問題と想定されてるので改善をしてほしい。」との声があります。（参考：ITreview）
＜Confluenceの料金体系＞
- Free：無料
- Standard：～840円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：～1,610円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
一目で分かる！ナレッジの蓄積・共有ツール比較表
以下は、シンプルなナレッジ蓄積・共有ツール5選の比較表です。（左右にスクロールできます）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Microsoft Teams | Slack | Dojo | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
質問と投稿でナレッジを簡単に蓄積できるツール |
最も簡単にナレッジを蓄積できるツール |
リモートワークに役立つMicrosoft365ツール |
チャットでナレッジのやりとりができるツール |
マニュアル作成を効率化するツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※チャネルごとに管理可能 |
【×】※チャンネルごとに管理可能 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
ナレッジ蓄積以外の機能が多い |
情報が流れやすい |
情報が分散しやすい |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは599円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）～ |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Dojo」の詳細はこちら |
以下は、多機能なナレッジ蓄積・共有ツール3選の比較表です。
| iQube | kintone | Confluence | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
グループウェアとしても使えるツール |
自社向けにカスタマイズできるツール |
エンジニア向けのナレッジ共有ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※スペースごとに管理可能 |
| 注意点 |
他ツールとの連携が乏しい |
検索機能が乏しい |
使いこなすのが難しい |
| 料金 |
・無料プランあり（最長1カ月間限定）
・有料プランは440円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは1,000円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは～840円/ユーザー/月（月払い） |
| 公式サイト |
「iQube」の詳細はこちら |
「kintone」の詳細はこちら |
「Confluence」の詳細はこちら |
ナレッジの蓄積・共有が必要な理由
ナレッジの蓄積・共有が必要な理由としては、以下の5つがあります。
- 質の高い業務を実現する
- 問題の解決を効率化する
- 質問対応の時間を減らす
- 教育の質を均一化する
- 顧客問い合わせ業務を円滑化する
せっかく得たノウハウを個人で抱えていては、全社的にクオリティの高い業務を実現することができません。したがって、個人のノウハウ・ナレッジは社内で共有する必要があります。
問題が起こった際に経緯や解決方法をナレッジとして残しておけば、その後同じ問題が起こった際に参考にできます。
業務で躓きそうな点をマニュアルやwikiとしてまとめておけば、部下やメンバーからの質問に都度回答する手間を省けます。
社員教育の方法をナレッジとして書き留めておくと、誰が教育を担当しても新人育成を成功に導けます。
よくある問い合わせをナレッジにしておけば、都度調べたり他の部署に確認する手間なく、顧客対応を円滑化できます。
このように、ナレッジを蓄積すべき業務は多岐に渡り、事務から接客までほぼすべての業務でナレッジ共有が必要と言えます。そこで、ナレッジの活用に成功している企業は、「ナレカン」のような”社内の誰もが簡単に使えるツール”を使って、ナレッジ蓄積・共有をしているのです。
ナレッジ共有不足の企業が抱える問題とリスク
ナレッジ共有が不足している企業が抱える大きな問題の1つとして、「業務の属人化」が挙げられます。
特定の社員しか業務の進捗や進め方を把握していない「属人化」が起こると、その従業員がいない場合に、作業に時間を要したり、ミスが発生したりする可能性が高まるのです。
業務がうまく進まなければ顧客からクレームが寄せられたり、信用を失ったりといった悪影響を及ぼします。このような問題とリスクを防ぐためにも、ナレッジ共有は重要だと言えます。
ITツールでナレッジ蓄積するメリット3選
以下では、ナレッジ蓄積ツールを利用するメリットを3つ解説します。これまで紙やWord、Excelでナレッジを蓄積していた方は必見です。
（1）ナレッジの形式を統一しやすい
1つ目のメリットは、ナレッジの形式を統一しやすいことです。
たとえば、「テンプレート機能」付きのナレッジ蓄積ツールであれば、フォーマットが備わっているので、真っ白なシートに1から記載せずに済みます。また、形式も統一されるので記載方法がばらつく心配もありません。
以上のように、テンプレート機能が搭載されているナレッジ蓄積ツールを使えば、誰でも形式の整ったナレッジを作成できます。
（2）簡単に共有できる
2つ目のメリットは、ナレッジの共有に手間がかからないことです。
紙やExcel、Wordでナレッジを作成すると、ファイリングしたり、メールに添付して共有したりする必要があり面倒です。また、ナレッジの記載場所が決まっていないと情報が分散しやすいデメリットもあります。
一方で、ナレッジ蓄積ツールを利用すれば、ひとつのツール上でナレッジの蓄積から共有までできるのです。そのため、今日では、更新した情報を任意のメンバーにリアルタイムで共有できる「ナレカン」のようなツールを使って、ナレッジを共有する企業も多いのです。
（3）セキュリティ対策が強固
3つ目のメリットは、セキュリティ機能が万全であることです。
「情報の暗号化」や「国際規格認証」などのセキュリティが担保されているツールであれば、不正アクセスやウイルス感染を防げます。そのため、個人情報や会社の機密データが漏えいするリスクも解消されるのです。
したがって、ナレッジは社内の重要な情報を含むので、強固なセキュリティを備えたツールが必須です。
社内でナレッジの蓄積を促す5つの方法
以下では、ナレッジの蓄積・共有を促す方法を5つ解説します。「ナレッジが正しく活用される仕組み」を作るためにも、以下の方法を必ず実践しましょう。
（1）運用ルールを整える
まずは、ナレッジの運用ルールを整えましょう。
ナレッジの運用ルールを具体化させておかなければ、社員はどのような知識を蓄積すべきか分からなくなり、結果としてナレッジの蓄積・共有が進みません。また、従業員がナレッジの重要性を理解できず、属人化が解消されない事態が懸念されます。
したがって、「効率的に作業を進めるためのナレッジを共有する」「定期的にナレッジの重要性を認知させる」など、ルールを定めたうえでナレッジの蓄積を求めましょう。
（2）投稿のハードルを下げる
次に、「投稿のハードル」を下げて、ナレッジの蓄積を進めましょう。
ナレッジを共有できる環境が整っても「投稿のハードル」が高ければナレッジの蓄積は進みません。そのため、「どこに・どの情報を残せば良いのか」を明確にし、メンバーがナレッジを投稿しやすい環境をつくることが重要です。
たとえば、はじめのうちは少数のチームでナレッジを蓄積し、ナレッジが蓄積されてきた段階で徐々に人数を増やしていくと、投稿しやすい環境をつくれます。
（3）ナレッジを定期的に更新する
ナレッジが投稿されたら、定期的に更新することを仕組み化しましょう。
情報の更新を怠れば、古すぎて使えないナレッジになる恐れがあります。その結果、ナレッジを蓄積する意義が失われ、ナレッジを残す文化が定着しません。
したがって、ナレッジの信憑性を高めるために、定期的にナレッジを確認し、最新の情報にアップデートする必要があるのです。
（4）従業員への評価を見える化する
ナレッジの蓄積・共有に関する評価を可視化させることが重要です。
たとえば、「ナレッジ蓄積に貢献した分の評価基準」や「共有したナレッジを使って得た成果」を共有し、従業員が自他のパフォーマンスを評価できるようにします。社内のドキュメントやITツールを活用し、評価や実績を可視化するのです。
したがって、「誰がナレッジを積極的に投稿しているか」や「どのナレッジが実際に活用されているか」を一目で把握できる「ナレカン」のようなツールが、人事評価にも活用できて便利です。
（5）操作が簡単なツールを使う
最後に、操作が簡単なナレッジ蓄積ツールを使うべきです。
「便利そうだから」と多機能なツールを選ぶと、操作が複雑で社員が正しく使いこなせない恐れがあります。また、使わない機能ばかりで、余計に金銭的なコストがかかってしまえば、ツールの乗り換えを検討しなければなりません。
したがって、長期的に運用を続けていくためにも、全社員が使えるようなシンプルなツールを使いましょう。とくに、「メールを使える方であれば迷わず使いこなせるほどシンプルなツール」であれば、確実に定着するのでおすすめです。
ナレッジを蓄積・共有できるツールまとめ
ここまで、ナレッジ蓄積ツール8選や選び方を中心に紹介しました。
ナレッジ蓄積ツールは、社内の全部署で使うので、ITツールを使い慣れていない社員もスムーズに使えることが重要です。また、記載や投稿が簡単なツールなら、ナレッジを共有するハードルが下がり、企業の成長に欠かせないナレッジがどんどん蓄積されます。
さらに、既にExcelや紙で保管しているナレッジをITツールに移行して見やすく整理できるツールであれば、一からナレッジを蓄積する手間を解消できるのです。
結論、自社が導入すべきは、メールが使える方なら迷わずにナレッジを蓄積でき、”現行のマニュアルの移行サポート”もあるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のナレッジを簡単に蓄積する仕組みを整えましょう。
