マニュアル(説明書)を読まない人がいる理由とは？対策も解説
マニュアルを読めば円滑に業務を進めたり、初歩的なミスを減らしたりできるにも関わらず、なかにはマニュアルを読まない人がいます。マニュアルを読まずに作業を進めればミスが起こるのは明らかなので、早急に対処しなければなりません。
しかし、「マニュアルを読まない人がいるが、どのように対処したらいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを読まない人がいる3つの理由とその解決策を中心にご紹介します。
- なぜマニュアルを読まないのか分からず困っている
- マニュアル作成のコツを知りたい
- 作成したマニュアルの共有を簡単に行い、社内に浸透させたい
という方は、この記事を参考にすると「読まれるマニュアル」にするためのポイントが分かるので、業務の質やスピードを改善できる可能性が高まります。
目次
マニュアルを読まない・読まずに聞いてくる人がいる3つの理由とは
次に、「業務マニュアルが整備されているにも関わらず、読まない人がいる」3つの理由を解説します。マニュアルを読まない理由を把握して、それぞれに合わせた対処法を取りましょう。
（1）内容が分かりづらく頭に入らない
マニュアルを読まない1つ目の理由は、「マニュアルが分かりづらいため」です。
たとえば、業務が忙しいときにマニュアルが必要になっても、「文章が冗長で分かりにくいマニュアル」ではすぐに必要な情報を確認できません。また「図や表がなく作業をイメージできないマニュアル」では、そもそも読みたいと思えないのです。
分かりづらいマニュアルは読むこと自体が負担となるため、結果として、読まない選択をする社員がでてくると言えます。
（2）何でも人に聞いてしまう
マニュアルを読まない2つ目の原因として、何でも人に聞いてしまうケースがあります。
どこに保存されているのか分からない管理方法では、マニュアルを探すのに時間がかかってしまいます。その結果、「マニュアルを探すより人に聞いた方が早い」となり読まない人がでてくるのです。
そのため、まずはマニュアルを見やすく整備して、人に聞かなくても業務を進められるようにしましょう。「ナレカン」ような社内FAQを作成して自分で業務の疑問点解消が可能なツールを使用すると、同じ質問を繰り返されなくなります。
（3）目的の情報が見つからない
3つ目のマニュアルを読まない理由は、目的の情報が見つからないことです。
たとえば、紙媒体のマニュアルではキーワード検索ができないため、目的の情報を見つけるには、1ページずつ目を通す必要があります。そのため、必要な情報を見つけるまでに時間がかかり、探している間にマニュアルを読むのが面倒だと感じてしまうのです。
そのため、マニュアルを読まれるようにするには「すぐに情報を見つけ出せるマニュアルの管理方法」に切り替えることが有効です。たとえば、昨今では、検索機能に優れたITツールを活用し、マニュアルを管理する企業が増えています。
【形骸化対策】 「マニュアルが読まれない」問題を解消する方法
以下では、「マニュアルが読まれない」問題を解消する方法を紹介します。
マニュアルが読まれない原因として、内容の分かりづらさだけでなく「必要な情報を探すのに手間がかかること」が挙げられます。また必要な情報をすぐに見つけられないと、担当者に質問が殺到するため、担当者の負担も大きくなるのです。
したがって、「欲しい情報が簡単に見つかる検索機能があるツール」を導入しましょう。また、担当者に直接質問をしなくても、不明点が解消されるようにすれば、負担が軽減されるほか、業務にかける時間も短縮できます。
結論、マニュアルの管理・共有に最適なのは、直感的な操作と超高精度な検索機能で必要な情報をすぐに見つけられ、不明点をそのまままとめて、共有できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、「添付ファイル内検索」「画像検索」があるのでマニュアルや添付した資料の中身まで簡単に検索できます。さらに、「社内版知恵袋（質問機能）」で社内FAQが作れるので、社員が不明点を解消しやすく担当者の負担軽減にもつながるのです。
誰でも簡単に欲しい情報を見つけ出せる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った「マニュアル」の作成＞
以下は、ナレカンで接客マニュアルを作成した例になります。
ナレカンでは、直接テキストを書き込めるだけでなく、マーカーや下線などを引いたり画像やファイル添付したりして、視覚的に見やすいマニュアルを作成できるのが特徴です。
- マニュアル作成機能
- マニュアル共有機能
- マニュアル検索機能
ナレカンの質問機能では、特定の部署やメンバーに質問の回答をリクエストし、その回答を”ナレッジ”として蓄積できます。
ナレカンには、コメント機能が備わっているので、ほかのツールを使ってやりとりする面倒が生じません。また、マニュアルを作成した「記事」ごとにコメントを紐づけられるので、話題が混在したり流れたりする煩わしさもなくなります。
「自然言語検索」では、上司に尋ねるように質問すれば、ナレカンAIが、蓄積された「記事」を横断し最適な回答を生成してくれます。また、参照した「記事」のURLも表示されるので、より詳しい内容を知りたいときに便利です。
マニュアルが活用されない職場はどうなる？作成のメリット
まず前提として、マニュアルを作成するメリットを確認しましょう。以下の3つの理由から、企業では必ずマニュアル整備をすべきなのです。
- 業務品質の均一化
- 教育コストの削減
- 属人化の防止
マニュアルを参照すれば、誰もが同じ手順で業務を進められるため、個々人の経験やスキルによる業務品質の差が小さくなります。「同じ業務でも、社員によってやり方が違う」といった状況がなくなり、品質が均一になるのです。
マニュアルがあれば、新人社員は任意のタイミングで自由に業務内容について学習できます。業務の予習・復習も行えるため、研修やOJT教育で同じことを繰り返し指導する手間を省けるなど、マニュアルは新人教育に役立ちます。
マニュアルの作成により「特定の社員しかできない業務」がなくなれば、当該社員の急な離職や休職によって業務が停滞するリスクがなくなります。また、情報の属人化を防ぐためにも、マニュアルは必要なのです。
このように、業務の品質を上げ、教育や引き継ぎを効率化するためにマニュアル整備は必須です。マニュアルを作成できていない企業は早急に対応しましょう。
マニュアルを無駄にしないための4つのコツ
ここでは、無駄にならないマニュアルにするための4つの対策をご紹介します。以下の対策をもとに、読まれない原因である「分かりづらさ」や「アクセス性の悪さ」といった課題を取り除きましょう。
（1）構成や内容を分かりやすくする
まずは、構成や内容を分かりやすくするための工夫が必要です。
たとえば、要点を箇条書きにしたり図や画像を使ったりすれば、重要なポイントを一目で把握できるので、マニュアル自体が見やすくなります。ただし、PowerPointを使用する場合、閲覧時にファイル開封の手間がかかる点に注意しましょう。
また、ドロップ＆ドラッグで画像を貼り付けられ、さらにそのまま画像の編集まで可能なツールがあれば、マニュアルの更新・編集も簡単です。
（2）見やすい状態で管理する
次に、見やすい状態で管理することも大切です。
マニュアルを作成しても、保存場所が分からない状態では誰もマニュアルを確認しなくなります。とくに、社内サーバーで管理すると「ファイルの保管場所」が分からなくなり、チャットではほかのメッセージによって流れてしまうので、確認が面倒です。
そのため、情報を見やすく整理してストックできる「ノート型ツール」を使ってマニュアルを管理しましょう。
（3）既存マニュアルを有効活用する
既存マニュアルを有効活用するのもひとつの手段です。
欲しい情報をすぐに得られないマニュアルでは、スムーズに業務を進めることができません。そのため、WordやExcelでマニュアルを作成していたとしても、一つずつファイルを開いて目当ての情報を見つけていくのは面倒なため、放置されてしまうのです。
そこで、「ナレカン」のようなツールにファイルを貼り付けて、既存マニュアルを運用していきましょう。具体的にはナレカンの「ファイル内検索機能」やAIを活用した「ファイル要約機能」を使うと、逐一ファイルを開く手間を省けます。
（4）マニュアルを定期的に改善する
最後に、マニュアルの改善点を洗い出し、定期的に改善を重ねるようにしましょう。
業務内容の変更に伴い、マニュアルも逐一更新が必要です。また社員がマニュアルに記載されたノウハウを習得しているかどうかの確認を定期的に行うと、マニュアルの改善点が可視化されます。
このように、社員の理解度からマニュアルの分かりやすさを図ることで、より分かりやすいマニュアルの作成に繋がるのです。社員の理解度に応じたマニュアルであれば、「読まれない」といったケースもなくなります。
業務マニュアルのテンプレート
こちらは、Canvaが提供する業務マニュアルのテンプレートです。
テンプレートは全12ページで構成されており、必要に応じて特定のページの複製も可能です。また、図形の配置やテキスト・画像など多様なカスタマイズにも対応しており、作成したマニュアルはパワーポイント形式でダウンロードできます。
【分かりづらい？】マニュアル作成のNG例
以下では、マニュアル作成のNG例について説明します。マニュアル作成を担当する方は必見です。
画像・動画に頼りすぎている
1つ目のNG例として、「画像・動画に頼りすぎている」事例が挙げられます。
視覚的に分かりやすくするために画像や動画を使用することはNGではありません。しかし、ただ貼り付けてあるだけで画像・動画が何を示しているのかといった説明がないと、マニュアルの要点が分からなくなってしまうのです。
またテキストでの説明が不十分だと、画像が上手く読み込めないといったトラブルが発生した際に、マニュアルが機能しなくなる恐れもあります。画像・動画の使用は要点を明確にしテキストでの説明と併用するようにしましょう。
専門用語の説明がない
2つ目のNG例として、「専門用語の説明がない」事例が挙げられます。
新入社員や業務経験が浅い社員は、専門用語が多用されたマニュアルを読んでも意味が分からず業務内容の理解が深まりません。マニュアルに専門用語の説明がなければ、直接質問する必要が生じ、担当者の負担も増大します。
したがって、専門用語の多用は避けるべきなのです。また、専門用語を使用してマニュアルを作成する場合は、注釈や補足を付け足して「専門用語が何を指しているのか」といったことも併せて明記しましょう。
仕事マニュアルを読まない人がいる理由と対策まとめ
ここまで、マニュアルを読まない人がいる理由と対策を中心にご紹介しました。
マニュアルの確認・必要な情報の検索に手間がかかると、マニュアルを読むのを面倒だと感じ読まれなくなってしまいます。また、マニュアルが機能していないと、担当者に質問が殺到して負担も増大するため、業務に支障をきたす場合もあるのです。
したがって、「欲しい情報が簡単に見つかる充実した検索機能があるツール」を導入しましょう。また、質問機能で担当者に直接聞かなくても不明点が解消されれば、担当者の負担軽減にも繋がります。
結論、マニュアルの管理・共有に最適なのは、添付した資料からも検索できる超高精度な検索機能があり、社内FAQも作れるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でマニュアルを管理・共有して、マニュアルが読まれる環境をつくりましょう。
