【必見】マニュアル改訂の目的とは？改訂履歴の書き方も解説！
マニュアルを定期的に改訂しなければ、情報が古くなって形骸化したり、現在の業務に対応できずミスを引き起こしたりしてさまざまなトラブルにつながります。そのため、マニュアル改訂は企業にとって欠かせない業務のひとつです。
しかし、「マニュアル改訂の方法が分からない」「改訂に手間がかかり面倒だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアル改訂の手順やタイミング、改訂履歴の書き方を中心にご紹介します。
- マニュアル改訂の目的や重要性について確認したい
- マニュアル改訂の手順が知りたい
- 業務の変更に合わせてすぐにマニュアルを改訂し、履歴を確実に残したい
という方はこの記事を参考にすると、マニュアル改訂の手順を理解できるだけでなく、簡単にマニュアルを管理できる方法も見つかります。
目次
マニュアル改訂とは
ここでは、マニュアル改訂の概要を解説します。意義のあるマニュアル改訂を実施するには、以下を参考にして改訂の目的や意味を把握しなければなりません。
マニュアル改訂の目的
マニュアル改訂の目的とは、業務の変更点を反映させることです。
改訂のタイミングとしては、「作業ルールの変更や更新」「新しい機器の導入」などがあります。業務の変更があったときにマニュアルが改訂されなければ、以前の手順で作業を進める従業員が出てしまい、トラブルや作業ミスのもとになってしまうのです。
また、マニュアルが最新の状態でなければ、新入社員の教育や業務の引き継ぎの際に手間がかかります。したがって、現場における問題の発生を未然に防ぎ、誰もがスムーズに業務を進めるためにマニュアル改訂が必須なのです。
改訂と改定の違い
以下では、「改訂」と「改定」の違いを説明します。両者の違いが曖昧になっている場合は、把握しておきましょう。
- 改訂
- 改定
書籍・資料の表記を変更して分かりやすくすることを指します。たとえば、最新機器の仕様に合わせてマニュアルの内容を変更したり、説明の言い回しを変えたりするときに「改訂」を使います。
既存ルールを定め直すことを指します。具体的には、製品・サービスの既存価格を見直して新たな価格を定めるときに「改定」を使います。
すなわち、既存マニュアルの内容を改善する場合は「改訂」が正しいのです。ただし、法改正や作業ルールの変更に合わせて新たに項目を定める場合は、「改定」が使われるケースもあります。
【画像あり】改訂履歴の書き方
改訂履歴は、下図(3)のように「版数」「発行日」「改訂内容」を表形式で記載するのが一般的です。また、改訂箇所が多い場合は以下の順番で作成します。例文も記載されているので参考にしましょう。
- 表紙に版数を記入する
- 表紙の次に、改訂の背景や経緯をまとめた「改訂序文」を挿入する
- 改訂序文の次に、版数・発行日・改訂内容を記載した表を挿入する
- 本文中の改訂箇所には、改訂の理由を「改訂注」として挿入する
- 巻末には、改訂注をまとめたものとして「改訂索引」を挿入する
以上のように、改訂内容の粒度に応じて改訂履歴の書き方を変えると、読み手に伝わりやすくなります。
マニュアル改訂の3つの重要性とは
以下では、マニュアル改訂の重要性を3つ解説します。以下のポイントは、担当者だけでなく現場の従業員にも共有しましょう。
（1）業務ミスやトラブルを防ぐ
1つ目は、業務ミスやトラブルを防ぐためです。
マニュアルの改訂をしなければ、業務の変更点や追加点に対応できなくなり、正しい手順や方法が示せなくなります。たとえば、新しい機器が導入されたにもかかわらず古いマニュアルで作業していては、新しい機器を破損させることなどが懸念されるのです。
したがって、古いマニュアルで業務を進める社員がミスやトラブルを起こすのを防ぐために、業務の変更に応じてマニュアルを改訂し、周知する必要があります。
（2）業務の属人化を防ぐ
2つ目は、業務の属人化を防ぐためです。
業務内容やルールの変更に伴うマニュアル改訂を行わないと、「役に立たないマニュアル」になり、形骸化するリスクがあります。その結果、従業員はマニュアルを参照せず、各々のやり方で業務を進めるようになってしまうのです。
したがって、業務ノウハウの属人化を防ぐためにも、マニュアルは社内の「ナレッジ」として一元管理し、必要に応じて改訂を実施しましょう。
（3）教育や引き継ぎの手間を省く
3つ目は、教育や引き継ぎの手間を省くためです。
マニュアルが改訂されておらず最新の状態ではない場合、新人教育や業務の引き継ぎの際に口頭で説明したり、新たに資料を作成したりする手間がかかります。その結果、人によって説明内容にばらつきが出てしまい、正しい情報が伝わらない可能性があるのです。
したがって、教育や引き継ぎの手間を省いて正しく情報伝達するためにも、マニュアルは常に最新の状態にしておきましょう。たとえば、スマホからも操作できるのようなツールであれば、現場からも簡単にマニュアルを更新できて便利です。
マニュアル改訂のタイミング
以下では、マニュアル改訂をするべき2つのタイミングを解説します。「いつマニュアル改訂をやるべきか」と悩む担当者の方は必見です。
定期的な見直し
現場の業務では、業務改善による小さな手順の変更や削除がつきものであるため、定期的に全てのマニュアルを見直しましょう。
小さな修正のための定期的な見直しは、四半期や半年ごと、最低でも一年に一回が理想です。とはいえ、小さな変更点のためにマニュアルを印刷し直したり、社内メンバーにマニュアルを配り直したりするのは手間がかかります。
そこで、定期的にマニュアルを見直すには、更新・共有の手間がかからないITツールの活用しましょう。たとえば、マニュアルを書いた「記事」に「コメント」ができるなら、現場からの改善点や質問を適宜受けられるので、定期的なマニュアルの更新に役立ちます。
ルールや業務内容の変更が発生
ルールや業務内容の重大な変更があった場合は、即座にマニュアルを改訂し、社内に周知しましょう。
なぜなら、変更があったときにマニュアルが改訂・周知されないと、古い手順で作業を進める人が出てしまい、トラブルにつながるからです。また「法改正やルール変更があった時にしっかり対応している」ことを示すために、改訂履歴を残しておくことも重要です。
したがって、従業員が常に最新の情報を確認できる体制を整えたうえで、マニュアル改訂と履歴の管理・周知も徹底しましょう。
3ステップ｜マニュアル改訂の手順
ここでは、マニュアル改訂の手順を3ステップで解説します。活用されるマニュアルにするために、以下の手順で改訂しましょう。
ステップ1｜改訂箇所を洗い出す
まずは、マニュアルのなかで改訂すべき箇所を洗い出しましょう。
マニュアル管理担当者が書き出すほか、現場の担当者の声も重視しましょう。具体的には、マニュアルの改善したい箇所についてアンケートをとったり、業務の変更点がないかを調査したりすることが挙げられます。
このように、現場の声を重視して改訂箇所を特定することで、実務に沿ったマニュアルを作れるのです。
ステップ2｜改訂履歴を作成する
調査によって洗い出された箇所を改訂したら、次は改訂履歴を作成しましょう。
改訂履歴の作成とは、「改訂の内容や背景、経緯などの改訂に関わる情報を記録すること」です。改訂履歴を残すと、従業員が改訂された箇所を見つけやすくなるほか、誤って古いマニュアルを読んでしまう事態を防げます。
ただし、冗長な文章は読みづらいため、表形式で示すのが一般的です。
ステップ3｜改訂を社内へ周知する
最後に、改訂したマニュアルを運用する時は、社内へ周知しましょう。
マニュアルが改訂されたことが周知されないと、現場での認識齟齬が生じ「古い手順で業務を進める人」と「新しい手順で進める人」が出るなど、作業のクオリティに差が出てしまうリスクがあります。
したがって、改訂したマニュアルをすぐに社内へ共有できる体制を整えましょう。たとえば、マニュアルの変更内容がリアルタイムで反映されるのようなツールであれば、改訂する度にメールやチャットツールでマニュアルを共有する手間が省けます。
【担当者必見】最も簡単にマニュアル改訂できるツール
以下では、最も簡単にマニュアル改訂できるツールをご紹介します。
マニュアル改訂においては、トラブルや業務の属人化を防ぐためにも「改訂を周知する」「改訂履歴を残す」ことが重要です。しかし、紙やWordで改訂する場合、共有の際に印刷したりメールを併用したりする手間がかかるため、周知が難しいリスクがあります。
そこで、「マニュアルの変更内容をすぐに共有できるツール」を使えば、マニュアルを手間なく周知・管理できる環境を整えられます。また、作成したマニュアルに誰もが即アクセスできるように、検索性の優れたツールを選びましょう。
結論、導入すべきなのは、マニュアルの改訂履歴が自動で残り、生成AIによる自然言語検索で誰でもマニュアルの内容にアクセスできるナレッジ管理ツール一択です。
ナレカンの「記事」で作成したマニュアルは、リアルタイムで任意のメンバーへ共有できるうえ、「編集履歴」が自動で残るため改訂履歴を作成する必要がありません。また、超高精度の「キーワード検索」やAIを活用した「自然言語検索」によって、目的のマニュアルをすぐに探し出せます。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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【見本】ナレカンでのマニュアル改訂
以下は、ナレカンでマニュアルを作成・改訂した見本です。
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さらに、ナレカンには「編集履歴」機能があり、上記のように編集箇所と編集内容を参照できます。そのため、過去のマニュアルと比較して内容を確認しやすいのが特徴です。
マニュアル改訂の目的・手順・書き方まとめ
ここまで、マニュアル改訂の目的や手順、書き方を中心にご紹介しました。
マニュアル改訂は、古い情報による業務トラブルや、業務の属人化を防ぐうえで必須です。また、改訂履歴を作成したり、現場からのフィードバックを受けてマニュアルを定期的に改善したりすれば、現場で活用されるマニュアルを作れます。
しかし、Wordや紙のマニュアルの場合、更新と共有に手間がかかるので、せっかく改訂を行っても従業員に最新の情報が共有されない可能性があります。そのため、マニュアルには、改訂内容がすぐに共有される「ITツール」が欠かせません。
結論、マニュアルの改訂がすぐに共有できて編集履歴が残るうえ、超高精度の検索機能も備わった「ナレカン」を導入すれば、最新で正確な情報をすぐに確認できる環境が整います。
ぜひを導入して、マニュアル改訂の負担を軽減しましょう。
