BYODとは？メリットやデメリット・注意すべきポイントも解説！
近年、情報通信技術の進化に伴い、スマートフォンなどの私物端末を業務に利用する「BYOD」が注目を集めています。BYODでは時間や場所を制限されずに業務を進められるため、テレワーク体制の整備にも有効です。
しかし、BYODのリスクに対するイメージが先行してしまい、具体的なメリットや注意点が分からず、導入に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、BYODのメリットやデメリット・導入時の注意点を中心に解説します。
- メリットやデメリットを把握しつつ今すぐBYODを導入したい
- BYODの導入で注意すべきポイントを押さえてリスクを回避したい
- BYODの導入に役立つツールを探している
という方は本記事を参考にすると、BYODを正しく理解して「継続的に運用できる仕組み」を構築できます。
目次
BYODの概要
以下では、BYODの概要について説明します。似た用語との違いも解説するので、BYODについてよく理解していない方は必見です。
BYODとは
BYODとは、「Bring Your Own Device」の略称です。社員が所有するスマートフォン・パソコン・タブレットの私物端末を職場に持ち込み、業務で利用する仕組みを指します。
そして、今日BYODの普及が進んでいる背景として以下の理由が挙げられます。
- モバイル端末の高性能化
- クラウドサービスの普及
- テレワークの推進
BYODを導入すると、社員が使い慣れた端末を使うので業務効率を向上できる一方で、情報漏えいや公私混同などのリスクも発生します。そのため、運用体制を整備してリスクに備える必要があるのです。
CYOD、BYAD、COBO、COPEとの違い
BYODによく似た言葉にCYOD、BYAD、COBO、COPEがあります。これらの意味は以下の通りです。
| 元となっている言葉 | 意味 | |
|---|---|---|
| BYOD | Bring Your Own Device | 従業員が自分の私物デバイスを業務に利用する運用形態 |
| CYOD | Choose Your Own Device | 企業が用意した選択肢の中から従業員が好きな端末を選び、業務利用する運用形態 |
| BYAD | Bring Your Assigned Device | 企業や学校が指定したデバイスを個人が購入し、業務や学習に使用する運用形態 |
| COBO | Corporate Owned, Business Only | 会社が支給した端末を業務専用とし、私的利用を一切認めない運用形態 |
| COPE | Corporate Owned, Personally Enabled | 会社が支給した業務用端末を、一定の条件下で私的利用も認める運用形態 |
以上のように、BYODには、従業員が個人の自由な端末を選択し利用できるという利点があります。そのため、新たに操作方法を覚えたり、私用と業務用で端末を分けたりする手間が不要になるのです。
BYODのメリットとは
ここでは、BYODのメリットを3つ解説します。BYODの導入は以下のように、企業だけでなく社員にもメリットをもたらすのです。
業務効率の向上
BYODを導入すると、時間や場所を問わず業務を進められるため業務効率が向上します。
また、スマートフォンなどの情報機器は機種によって操作方法が異なるため、使い慣れた端末を利用しなければ生産性が低下します。そのため、普段から使用している私物端末を利用すれば、操作に関する確認や問い合わせが減少し、本来の業務に集中して取り組めるのです。
さらに、複数の端末を持ち歩く必要がなくなるため、端末管理の負担が軽減されます。在宅勤務などの多様な働き方が実現し、従業員満足度を向上できる点がポイントです。
コスト削減
BYODでは、端末に対する初期費用や維持費などのコストを削減できます。
また、ハードウェアの一元化によって、ソフトウェアのライセンス料や保守費用を軽減できます。これにより、IT部門の管理負担も軽減され、運用の効率化が図れます。
企業の規模が大きいほど業務用端末のコストは増大します。しかし、BYODの導入をすれば外出が多い一部の社員だけでなく、全社員に対する端末の普及が可能となるのです。
シャドーIT対策
BYODは、無許可の私物端末を業務に使用するシャドーITを抑制します。
シャドーITとは、自社の管理部門が認識していないデバイスやサービスを無断で利用することです。この場合、会社の管理が行き届かず、従業員の行動次第では、情報漏えいのリスクがあるため、注意が必要です。
一方、シャドーITではなく、BYODとして私用端末に関するルールをあらかじめ整備し、端末を適切に管理しておけば、情報漏えいのリスクを最小限に留められるのです。
BYODのデメリットとは
以下では、BYODのデメリットについて解説します。発生が想定される問題を把握していなければ、適切な運用ルールの策定は不可能なので、下記の内容は全社へ浸透させておく必要があります。
セキュリティリスクの増大
BYODでは端末の使用場所やネットワークが広範囲になるため、セキュリティリスクが増大します。例として、以下のリスクが挙げられます。
- 端末の紛失・盗難による情報漏えい
- 不正アクセスによる情報窃取
- ウイルス感染
- 個人による情報の持ち出し
適切な対策を講じなければ、企業の機密情報が流出する可能性があります。とくに、スマートフォンは常時持ち歩くため、紛失・盗難による情報漏えいのリスクが高いです。
そこで、セキュリティリスクを軽減するためには、運用ルールの策定・周知を徹底しなければなりません。
労働管理の複雑化
BYODでは私物端末の使用により公私混同が起こりやすく、労働管理が複雑化します。
時間や場所を制限されずに働けるため、仕事とプライベートの境界が曖昧になりやすく、長時間労働や業務時間外の労働が発生しやすいです。そのため、社員の負担が増大し、結果として業務の生産性が低下する恐れがあります。
また、BYODの導入時に端末管理のアプリケーションをインストールする場合があります。そのため、プライバシーの侵害が起きないように、企業は社員の個人情報を適切に保護する必要があるのです。
教育コストの発生
BYODでは、端末の運用ルールを徹底させるための教育コストが発生します。
情報漏えいのリスクを軽減するには、危機管理に関する教育をしたりルールを徹底させたりする必要があります。ルールが社内に浸透して正常に機能していなければ、適切なセキュリティ対策や労働管理はできません。
また、セキュリティリスクや公私混同を防止するために、BYODの運用制度が複雑化する場合があります。そのため、定期的に研修を実施してルールの社内周知を徹底し、BYODの体制を定着させることが重要です。
BYODの導入で注意すべきポイントとは
以下では、BYODの導入で注意すべきポイントを解説します。以下の注意点を把握して対策を講じれば、情報漏えいのセキュリティリスクを最小限に抑えてBYODを導入できます。
MDMの導入
BYODのセキュリティ対策には、MDM(Mobile Device Management)というモバイル端末管理ができるシステムを導入することが一般的です。
たとえば、MDMのリモートロック機能を利用すると端末の紛失・盗難が発生した場合でも、遠隔操作によって「所在確認」「端末ロック」「データ削除」などが可能となり、情報漏えいのリスクを軽減できます。また、アプリケーション管理によって、企業のセキュリティポリシーにしたがって端末の管理も可能です。
一方で、MDMを導入する場合は「個人情報の閲覧禁止」などの運用ルールを策定する必要があります。さらに、セキュリティ対策アプリを併用すれば、強固なセキュリティ体制の整備が可能です。
ガイドラインの共有
BYODにおける運用面での対策には、ガイドラインの共有が重要です。共有すべきガイドラインの項目としては、以下の内容が挙げられます。
- 保護すべき情報の範囲
- 業務における端末の利用範囲
- フリーWi-Fiの使用可否
ガイドラインの作成が完了したら、明確化された運用ルールを社内に共有して遵守を徹底します。また、共有したガイドラインは「情報」として、時間や場所を問わずに振り返りができるようにしておく必要があります。
ほかにもたとえば、「ナレカン」のように強固なセキュリティ下で運用ができる「情報共有ツール」をはじめから利用することも効果的です。
BYODでも安心して活用できる情報共有ツールとは
以下では、BYODでも安心して活用できる情報共有ツールをご紹介します。
私物端末を業務に利用するBYODの導入には、社内の情報を安全に管理・共有する体制づくりが不可欠です。そこで、「高いセキュリティ性能を備えたツール」を使うと、強固なセキュリティで企業や社員の情報が保護され、BYODでも安心して業務を遂行できます。
また、業務時間の中でも、調べものに割く時間が占める割合は大きいので、「検索機能が充実しているか」もツール選定時には考慮しましょう。とくに、高度な検索機能を利用すれば、大幅な業務効率の向上が期待でき、BYODの成功に貢献します。
そのため、BYODでも安全な情報共有を実施するには、超高精度の検索機能を備えていて、高いセキュリティ基準で情報が守られるナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。
ナレカンは、「AI検索機能」ですぐに目的の情報が見つけられるうえ、入力されたデータはAI学習に利用されません。そのため、外部に重要な情報が漏れることなく、業務効率化が可能になり、BYODの利点を最大化できるのです。
BYODのセキュリティ不安を解消できるツール「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
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BYODのメリットやデメリット・注意すべきポイントまとめ
ここまで、BYODのメリットやデメリット・注意すべきポイントを中心に解説しました。
BYODでは、コスト削減やシャドーIT対策が可能なだけでなく、業務遂行における効率や自由度も上げられます。一方で、セキュリティリスクの増大や運営制度の複雑化などのデメリットもあるため、MDMやガイドラインを活用した対策が欠かせません。
また、情報漏えいのリスクが発生するBYODでは、安心して情報を共有できる体制づくりが必要です。そこで、「ITツール」を使うと、社内情報を安全に共有して保護しつつ、セキュリティリスクを最小限に抑えてBYODを運用できます。
結論、BYODを導入するなら、高いセキュリティ水準で、社内の情報を共有できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使ってBYODを導入しましょう。
