オフィス改革とは？目的やアイデア、事例を徹底解説
近年、働き方改革やDX化の浸透にあわせて、働く環境の見直しが急務となっています。そのなかでも注目されているのが、オフィスのレイアウトや働き方を整備する「オフィス改革」です。
しかし、「どのようにオフィス改革を進めれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オフィス改革の進め方・アイデアを中心にご紹介します。
- オフィス改革の具体的なアイデアを把握して、自社の取り組みに役立てたい
- 他社の事例を知り、オフィス改革を成功させるヒントを得たい
- オフィス改革に役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、オフィス改革の目的・アイデアが分かり、自社の取り組みをスムーズに進められます。
目次
オフィス改革とは
「オフィス改革」とは、オフィスのレイアウトや設備を整え、働く環境を見直す取り組みを指します。
オフィス改革を通して働きやすい職場環境を整えると、社員が円滑に業務を進めながら、高いパフォーマンスを発揮できるようになるので、業務効率が向上するのです。
実際に、株式会社ワーク・ライフバランスの「企業の働き方改革に関する実態調査2022年版」によると「働き方改革がうまくいっている」と回答した企業の6割以上が「オフィスの改修や在宅勤務制度、通勤手当など勤務環境の改善」に取り組んでいます。
したがって、オフィス改革は働き方改革を進めるうえで重要な役割を担っているのです。
オフィス改革が必要な企業の特徴
オフィス改革は、コミュニケーション不足に課題を感じている企業に有効です。
たとえば、リモートと出社のハイブリッド環境で、情報共有がうまくいっていなかったり、雑談や相談がしづらい雰囲気があったりする場合は、オープンスペースの設計や共有エリアを整備して会話を促進する設備を整えましょう。
このように、社員の声を反映した「働きたくなる」オフィスづくりをすることで、コミュニケーションを促進し、社員の満足度向上が期待できるのです。
オフィス改革の3つの効果とは
ここでは、オフィス改革の3つの効果について解説します。オフィス改革をすべき理由として、オフィス改革では「コミュニケーションの活性化」や「企業理念の浸透」を実現できる点が挙げられます。
（1）コミュニケーションが活性化する
1つ目は、オフィスのレイアウトや座席の配置を見直すことで、コミュニケーションが活性化する点です。
たとえば、フリーアドレス制やオープンスペースの導入により、部署を越えた交流や、業務以外の雑談も生まれやすくなり、チームワークの向上や新しいアイデアの創出にもつながります。
実際に『月刊総務』の「オフィスについての調査」によると、8割以上の担当者が「オフィスづくりにコミュニケーションを重視している」と回答しており、多くの企業が社内コミュニケーションの活性化に力を入れています。
したがって、オフィス改革によって、社員同士が自然に会話しやすい環境づくりを目指しましょう。
（2）企業理念が浸透する
2つ目は、企業理念が浸透する点です。
オフィスデザインに企業のロゴ、スローガン、ビジョンなどを視覚的に反映させることで、社員が日常的に企業理念を意識しやすくなります。また、フレキシブルな働き方や自主性を尊重したオフィス設計にすることで、企業の価値観を体現する空間がつくれます。
このように、オフィス改革を通して企業理念を浸透させれば、社員のモチベーションや帰属意識の向上につなげられるのです。
（3）メンタルヘルス対策に取り組める
3つ目は、メンタルヘルス対策に取り組める点です。
オフィス改革によって、リフレッシュスペースや個室ブース、静かな作業エリアなどを設けることで、社員が自分の状態に合わせて環境を選べるようになります。そのため、ストレス軽減や集中力向上が期待でき、メンタルヘルスの向上につながるのです。
また、心身の健康を意識した空間設計は、社員満足度や定着率の向上も期待できます。
オフィス改革の4つの進め方・アイデアとは
ここでは、オフィス改革の4つの進め方・アイデアについて解説します。取り組み内容を具体的に説明しているので、担当者の方は必見です。
（1）フリーアドレスの導入
1つ目は、フリーアドレスの導入です。
「フリーアドレス」とは、オフィス内に指定された個人のデスクを持たず、自由に作業スペースを選んで働くワークスタイルを指します。
また、コクヨの「フリーアドレスの採用実態とそれぞれのワークスタイルの満足度」では、フリーアドレスの利点として、フリーアドレス経験者が以下のように回答しています。
- 気分によって働く場所を変えられる
- 周りを気にせず自分のペースで仕事可能
- 空いている席で打合せができる
このように、オフィス改革においてフリーアドレスを導入すると、社員が好きな場所で働けるので、仕事へのモチベーション向上につなげられます。
（2）ペーパーレス化
2つ目は、ペーパーレス化です。
「ペーパーレス化」とは、書類を電子化して、データとして保存・活用する取り組みを指します。ペーパーレス化では、書類を印刷・管理するコストを削減したり、申請から承認までの時間を短縮したりできるのです。
したがって、ペーパーレス化に取り組んで、紙媒体をデータ化することも、オフィス改革のアイデアのひとつです。
（3）ラウンジスペースの設置
3つ目は、ラウンジスペースの設置です。
オフィス改革にて、ラウンジスペースを設けると、社員が飲食をしながら休憩してリフレッシュできます。また、居合わせた社員とやりとりできるので、社内コミュニケーションの促進にもつながります。
実際に、『月刊総務』の「オフィスについての調査」によると、7割以上の担当者が「ラウンジ・社食」に注目しており、多くの企業が、コミュニケーションを活性化させるラウンジスペースを重視していることが分かります。
（4）ミーティングスペースの設置
4つ目は、ミーティングスペースの設置です。
ミーティングスペースを設置すれば、気軽に話し合いができるので、打ち合わせの機会を逃しません。また、「アイデア出し」「意見交換」「情報共有」などを積極的に進められるようになり、よりスピーディーに課題解決に取り組めます。
このように、オフィス改革のアイデアのひとつとして、ミーティングスペースの設置が挙げられます。
オフィス改革の注意点とは
ここでは、オフィス改革の注意点について解説します。オフィス改革を成功させるには、以下の3点に注意する必要があります。
（1）社員の声を十分に反映する必要がある
1つ目は、社員の声を十分に反映する必要がある点です。
オフィス改革を一方的に進めてしまうと、現場とのズレが生まれやすく、かえって業務効率が下がるリスクがあります。たとえば、フリーアドレス制は、コミュニケーションを活性化させられる一方で、固定席の撤廃に社員がストレスを感じたり、業務への集中力が低下したりする可能性があります。
そのため、定期的なヒアリングやアンケートを実施して、社員の不満や希望を把握したうえで長期的に取り組むことがポイントです。
（2）マネジメントを見直す必要がある
2つ目は、マネジメントを見直す必要がある点です。
オフィス改革に取り組み、組織体制や社内環境が変化すると、従来のマネジメント手法では上手く管理できなくなる可能性があります。具体的には、見直すべき項目として、以下の内容が挙げられます。
- 勤務管理
- 座席管理
- 情報共有体制
- 人事評価制度
- 人事育成制度
したがって、管理者層は意見交換会などを実施して、マネジメントを見直す必要があるのです。
（3）情報管理方法を見直す必要がある
3つ目は、情報管理方法を見直す必要がある点です。
社内環境の変化に合わせて、情報管理のルールやセキュリティ対策を見直さなければなりません。例として、ペーパーレス化に取り組む場合は、書類を電子化したり、インターネット環境を整えたりする必要があります。
このように、定期的に情報管理方法を見直して、情報漏えいなどのセキュリティリスクを解消しましょう。
オフィス改革に成功した事例3選
ここでは、オフィス改革に成功した事例3選について解説します。以下の事例を把握して、オフィス改革のイメージを明確化しましょう。
（1）株式会社ニッコーインテック
株式会社ニッコーインテックでは、自動車業界の変革により、工場の生産量が増加し、社員が増加するなかで、情報共有の重要性が高まっていました。また、社内のコミュニケーションを活性化したいと考え、最新情報を効果的に伝える方法を探していました。
そこで、デジタルサイネージ（ディスプレイなどを使って情報を発信するシステムのこと）を導入し、最新情報を手軽に確認できる環境を整えました。そして、職場の安全に関する情報・業務連絡・自動車業界の最新動向など、多様なコンテンツを配信しました。
その結果、すべての社員が、常にタイムリーな情報を確認できるようになりました。また、効果的な情報展開・共有によって、部門を超えたコミュニケーションを促進しつつ、働きやすい職場環境を整えられました。
（2）国土交通省航空局安全部
引用：国土交通省航空局安全部
国土交通省航空局安全部では、フレックスタイム制やテレワークが浸透するなかで、オフィス環境のあり方も変革する必要がありました。
そこで、職員にヒアリングしてみると「デスクが密集しているため、席幅が狭い」「会議室の数が少なく、打合せを設定するのも一苦労する」などの課題がありました。
そこで、フリーアドレス制を導入し、デスク間の十分な幅を確保して圧迫感を解消し、打合せスペースの大幅な増加を導入しました。その結果、オフィス環境への満足度がオフィス改革前と比較して飛躍的に上がったのです。
（3）株式会社ヒューマンウェア
株式会社ヒューマンウェアでは、社員と売上の急増によって管理本部の業務量が大幅に増え、メンバーが相次いで離職してしまう課題がありました。また、人事情報が「紙」「Excel」「給与システム」に点在し、どれが正確な情報なのか分かりませんでした。
そこで、会計ソフトを導入し、信頼性が高い人事データベースを構築して、人事労務業務を全社的にペーパーレス化しました。また、別途回収している入社手続き書類は、ソフト内でチェックリストを作成し、回収状況を共有しました。
その結果、人事労務業務における作業工数を削減し、管理本部でもテレワークが可能になりました。また、書類が紛失するリスクを解消し、抜け漏れなく回収できるようになりました。
オフィス改革を成功させるポイント
以下では、オフィス改革を成功させるポイントを解説します。
オフィス改革を成功に導くためには、情報の属人化を防ぎ、フリーアドレス制やリモートワークなど場所にとらわれない業務体制を支援する必要があります。そのため、まずは社内の情報共有を徹底し、ナレッジを全社で共有しましょう。
とくに、ITツールで過去のノウハウや業務マニュアルを一元管理すれば、社内ナレッジが無駄にならず、積極的に活用されます。ただし、思い通りに情報を検索できるように検索機能の優れたツールを導入する点が重要です。
したがって、オフィス改革を成功させるには、社内のナレッジ共有を促進して属人化されがちな情報を“会社の資産”として再活用できるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンに保管した情報は、高精度の検索機能で必要な情報をすぐに取り出せるので、業務が見える化します。そのため、社員がどこでも同じように働ける環境づくりに直結するのです。
オフィスの情報共有を促進させるツール「ナレカン」
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オフィス改革の進め方・アイデアまとめ
これまで、オフィス改革の進め方・アイデアを中心にご紹介しました。
オフィス改革は、社内コミュニケーションやメンバーの働きやすさ向上に課題を感じている企業に最適です。オフィスの空間づくりや、フリーアドレス制の導入によって、部署間の垣根を超えた交流が生まれやすくなり、アイデアの共有やチーム連携が活性化します。
また、事例からも分かるように、レイアウトや働き方の変更だけでなく、IT環境の整備も欠かせません。そこで、「業務ノウハウを社内に共有・活用できるナレッジ管理ツール」があると便利です。
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