【解説】オペレーション業務とは？具体例と上手な進め方を紹介！
社内の業務効率化には、設定された業務フローやマニュアルに従って仕事を進める「オペレーション業務」が重要なカギとなります。
オペレーション業務が上手く回ると、ミスが減ったり、業務品質が向上したりするだけでなく、最終的には顧客満足度や競争力のアップまで期待できるのです。
しかし、「自社のオペレーション業務の運用方法がわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「オペレーション業務」の解説や具体例、上手く進めるためのコツをご紹介します。
- 「オペレーション業務」の基本知識を得たい
- オぺレーションマニュアルの作成方法を探している
- 自社のオペレーション業務を改善したい
という方はこの記事を参考にすると、「オペレーション業務とは何か」だけでなく、社内の業務フロー全体の効率化や生産性を向上させる方法も分かります。
目次
オペレーション業務とは
「オペレーション業務」とは、業務フローに沿って進める活動や業務のことを指します。
オペレーション業務がスムーズに進むと、企業の生産性向上や業務効率化につながります。ただし、オペレーション業務の意味は一義的ではなく、業種ごとに若干異なる場合もあるのです。
そのため、次項では業種別に代表的な例を紹介します。
オペレーション業務の具体例
下記の例が、業種別の代表的なオペレーション業務とされているものです。
- ホテル
- 飲食
- 銀行
- 建設
- 工場
- IT業界
チェックイン・チェックアウト業務、宿泊予約対応、電話対応
厨房の作業手順、清掃手順、オーダー・会計の手順、注文管理
金融市場でのトレーディング業務、送金事務
機械の操作・運転
生産ラインでの作業工程、機械の操作
システムの運用、保守、管理
上記のように、オペレーション業務が指すものは従事する仕事ごとに変わりますが、マニュアルや業務フローに従う一連の作業が「オペレーション業務」だと言えます。
オペレーション業務を改善するコツ2選
以下では、オペレーション業務の改善に役立つコツ2選をご紹介します。自社のオペレーションが上手く回らない場合は必見です。
ITツールを活用する
1つ目のコツは「ITツールの活用」です。
オペレーション業務では、業務の具体的な内容や担当者、業務の変更点など、社員全員に伝達すべき情報が多くあります。そのため、日々の情報共有は、業務をスムーズに進めるうえで欠かせないのです。
情報共有には、紙などのアナログな方法だと現場ですぐに確認できないうえ、管理に手間がかかるというデメリットがあります。そのため、ITツールを使って、業務に関する情報を共有し、円滑化することが重要なのです。
マニュアルを作成する
2つ目のコツは、「マニュアルの作成」です。
適切なマニュアルを作成することで、社員全員の作業クオリティを一定にできるうえ、教育コストも抑えられます。
ただし、誰が見ても分かりやすいマニュアルでなければ社内で使われず、上手く管理できなければ運用は続きません。そのため、次項では本当に活用できるマニュアル作り方のポイントを紹介します。
オペレーション業務に役立つマニュアルの作り方
以下では、活用されるマニュアル作り方を紹介します。マニュアル作りに失敗しないように、ポイントを押さえて作成に取りかかりましょう。
（1）業務内容を整理する
まずは、すべてのタスクやフローを洗い出して、業務内容を整理することから始めます。
業務一つひとつの作業を全て書き出し、「やるべき作業」「やらなくてよい作業」に分類します。無駄な作業はマニュアルからもカットし、必要な作業の工程だけを記載しましょう。
また、洗い出した作業を業務フロー図に整理すれば、さらに見やすいマニュアルを作成できます。業務フロー図とは、業務全体の流れを図式化した資料のことで、一目で業務の流れを把握しやすくなります。
（2）注意点を洗い出す
次に、各業務における注意点を洗い出して記載しましょう。
業務を正確に進めるために注意すべき点を記載し、誰が対応しても同じ質で業務ができるようにします。
この際、業務を進めるうえで最低限必要な情報に絞り、注意点が多すぎることのないようにしましょう。
（3）利用シーンを明確にする
次に、「マニュアルは誰に向けたもので、何の目的があるのか」を明確にし、必要な情報を付け足しましょう。
たとえば、マニュアルが主に活用されるのは、作業手順をチェックするときだけでなく、イレギュラーな事態を解消する方法を探している場面も多いです。そのため、マニュアルにはトラブルの事例や困ったときの対応、FAQなども残しておきましょう。
（4）読み手を意識した表現で作成する
次に、活用されるマニュアルにするために、利用者に分かりやすい表現になっているかを確認しましょう。
マニュアルの内容は「誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように実施するのか」を明確にし、誰が見てもわかる内容にする必要があります。文字のフォントを大きくしたり、行間の幅に余裕を持たせたりするのも、わかりやすいマニュアルを作るポイントです。
ただし、文字だけのマニュアルは読む気がなくなるので、図解や写真などを適度に使って視覚的に見やすくしましょう。また、写真にテキストを書き込めば、伝えるのが難しい業務手順も、簡単に理解できるようになります。
（5）定期的に改善する
最後に、マニュアルは一度作成したら終わりではなく、定期的に見直す必要があります。
マニュアルの改善点や記載してほしい新たな情報などを、実際に作業する社員にヒアリングをしましょう。そして、改善を繰り返し、常に使いやすい状態にアップデートしておくことで、作業の質を高く保つことができます。
【必見】オペレーション業務の改善におすすめのツール
以下では、オペレーション業務の改善におすすめのツールをご紹介します。
自社のオペレーション業務が上手く回らない場合には、「情報共有ツール」を導入しましょう。オペレーション業務の進め方を記載したマニュアルや伝達事項を効率的に共有できるので、業務の円滑化に役立ちます。
したがって、「業務に関するあらゆる情報をまとめて社内に共有できるツール」がおすすめです。ただし、情報量の多いマニュアルなどから、必要な情報を探し出すには時間と手間がかかるので「欲しい情報がすぐに見つけられるか」も重視しましょう。
結論、オペレーション業務の運用にはマニュアル作成や業務情報の共有で、オペレーション業務を効率化させるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」では、テキストだけでなく画像やファイル添付で、誰でもわかりやすいマニュアルを作れます。また、高精度の「検索機能」で欲しい情報が簡単に見つかるので、業務中に不明点が出てもすぐに解消できます。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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オペレーション業務の具体例と進め方まとめ
これまで、オペレーション業務の具体例や、進め方のコツ、マニュアルの活用方法を中心にご紹介しました。
とくに、オペレーション業務の運用に必須となるマニュアルの活用には、作成から運用まで一気通貫して対応できるITツールを使いましょう。面倒な紙のマニュアル作成や管理といった問題を解消し、効率的に運用できます。
ただし、いくらわかりやすいマニュアルを作成しても、日々の業務の中で社員からの細かな質問や不明点は必ず発生します。そこで、オペレーションに関する疑問点を解消する機能があり、効率的に業務改善できるツールを導入しましょう。
結論、オペレーション業務のマニュアル作成・管理には、わかりやすいマニュアルの作成から、疑問点の解消まで簡単にできるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、自社のオペレーション業務を効率化しましょう。
