メールが大量で処理しきれない？！原因と効率的にメール管理する方法とは
仕事では日々大量のメールが届きます。メールは気軽な連絡手段ですが次から次に蓄積していくため、確認方法を工夫しなければ処理しきれなくなってしまいます。
そのため、取引先や社内からの問い合わせ内容で大量にメールが溜まっていき「メール処理だけで一日の大半が終わってしまう」という状況に困ってる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、大量のメールを処理できない原因と、解決策についてご紹介します。
- 届くメール量が多すぎて、処理が追い付かず困っている
- 量に来るメールを効率的に処理する方法を教えてほしい
- メールの見落としを防ぎ、確実に対処できる仕組みをつくりたい
という方は今回の記事を参考にすると、大量のメール処理を効率化する方法がわかり、ストレスのない情報管理が実現できます。
目次
仕事におけるメールの利用状況と課題
昨今では、仕事上さまざまな手段でコミュニケーションがとれますが、今もなお、多くの企業でメールを使ったやりとりがされています。しかし、実際のところメールを使ったやりとりは、非効率的な要素が多いと言えるのです。
たとえば、一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した「ビジネスメール実態調査2024年」によると、以下の調査結果が明らかになっています。
- 1日の平均送信数は12.27通、受信数は47.83通
- メールを1通読むのにかかる平均時間は1分27秒
- メールを通書くのにかかる平均時間は5分57秒
- 68.36%の人がメールの返信に遅れてしまうことがある
仕事のメールには、顧客からだけでなく社内からの問い合わせも多く届くので「メールを確認する作業」に時間がかかると、ほかの業務への着手が遅くなってしまいます。そのため、大量のメールを効率よく捌いていくための仕組みが必要となるのです。
【重要】メールの処理に時間がかかってしまう3つの原因
以下では、メールの処理が上手くできていない3つの原因を説明します。メールが大量にあり処理しきれなくなる背景には、メール管理の方法が不適切なケースがあるため、原因を理解し管理方法を見直しましょう。
（1）メールが来た順に対応している
まずは、メールを”届いた順番”で対応しているケースが挙げられます。
大量のメールの中には「迷惑メール」や「営業メール」も含まれているケースが多いので、届いた順番にすべて確認していると時間がかかってしまいます。たとえ、一通の確認時間を短くしても、小さな積み重ねが結果として膨大な時間となってしまうのです。
したがって、確認時間を短縮させるには、メールは緊急性や重要性で分類したうえで対応しましょう。たとえば、メールの題名に「〇〇締め切り」というようなキーワードが含まれている場合、緊急性が高いと判断できます。
（2）不要なメールを制限していない
次に、不要なメールに制限を設けなければ、受信ボックスが乱雑になってしまいます。
仕事では、情報収集するのにやむを得ずメールアドレスを登録する機会がしばしばあるため、それが原因で不要なメールが届くようになりがちです。また、迷惑メールを放置していると、誤ってメールを開きウイルスに感染したり、フィッシング詐欺の被害にあったりする危険性も高まります。
そのため、不要なメールは面倒だからと言って放置せず、受信拒否設定するなどの対策を講じましょう。
（3）情報共有がメールに集中している
情報の共有方法がメールに集中していると、メールの受信数が増え大量のメールを処理する必要が出てきます。
たとえば、社内情報をメールで共有していると、社内外の連絡がすべてメールに集中します。とくに、CcやBcc・メーリングリストに自身のアドレスが含まれているとメールがたまりやすくなり、重要度の高いメールに気づきづらくなってしまうのです。
したがって、情報共有として送られてきたメールは、返信が必要なメールとの区別が必要です。また、メール業務を効率的に捌くには、「ナレカン」のような情報共有ツールを活用して、情報の共有方法をメール以外の手段に切り替えることが有効です。
【すぐできる】大量のメールを効率よく管理する方法
ここでは、大量のメール管理の負担をなくす、かつすぐに実践できる方法を紹介します。メール対応に時間がかかっている方は、日々の管理方法から改善しなければなりません。
対策1. こまめにメールを確認する
1つ目の対策として、こまめにメールを確認する習慣をつけましょう。
メールは終日届くため、一度にまとめて大量のメールを捌こうとすると、確認が大雑把になったり重要な問い合わせへの対応が遅れたりしがちです。一方、適宜メールを確認していけば、見落としを防げるほか1回あたりの確認作業が短く済むので、ほかの業務への影響も最小限に抑えられます。
ただし、とくに一番負荷が大きいのは「朝一のメール確認」です。就業時間～翌日の出勤時間の間もメールは届くので、可能な限り、当日のメールは当日中に内容を確認しておき、翌日すぐに作業に取りかかれる状態にしておくことが望ましいです。
対策2. 要件ごとにメールを分類する
2つ目の対策は、ひと目で対応の方向が確認できるように、メールを種類ごとに分類していきましょう。
具体的な方法としては、フォルダ分けやフィルターの設定が有効です。たとえばフォルダに「社内連絡」「〇〇社」と命名して作成すれば、すべての受信メールがひとつのメールボックスに溜まることがありません。
また、メルマガや宣伝メールといった返信が不要なメールは、フィルター設定を行えば自動的に整理できます。このように、メールを分類化し整理しておけば、確認時間の短縮につながるのです。
対策3. 対応が遅れるときは再通知を設定する
3つ目の対策として、対応が漏れる場合には再通知機能を設定しましょう。
仕事のスケジュール上、打ち合わせ予定があり即時対応が難しいという状況も起こり得ます。そこで、重要なメールには、決まった時間にアラートされるように再通知を設定しておくことで、見落としの心配をせずに打ち合わせへ臨めます。
ただし、返信をしないことで、相手に不都合がある場合には「〇〇のため、返信が遅れます。」というように連絡しておくのも一つの手です。
対策4. 優先順位を設定する
4つ目の対策は、一瞬で優先順位をは判別できるように設定をしておきましょう。
重要度が高いメールには、「スター」や「フラグ」といった目印を設定することが可能です。具体的には、件名横にマークが入るので、ほかのメールと差別化できるうえ、重要度の高いメールは一覧でまとめて確認できるようになります。
そのため、要件ごにフォルダを振り分けたのち、とくに大切なメールには重要度を設定し、ほかのメールと混じらないように管理しておきましょう。
対策5. ITツール上に転送する
5つ目の対策として、ITツール上にメールを転送して管理していくやり方も有効です。
大量に届くメールのなかには、社員間のやりとりも含まれているケースも少なくありません。そこで、メンバーに連絡すべきことはメール以外のツールを利用することで、受信数が限定され、大量のメールを処理する負担を軽減できるのです。
ただし、連絡手段として別途チャットを利用した場合、情報が散在してしまうだけでなく、メッセージが流れるというデメリットが伴うため注意しましょう。
たとえば、”メール内容”とメールに関する”やりとり”を一元化できる「ナレカン」のようなアプリを導入すれば、情報が煩雑化する心配を一気に解消できるのです。
チーム間で情報を簡単に共有できる最もおすすめのツール
以下では、チーム間で情報を簡単に共有できる最適なツールを紹介します。
届くメールの量が多いと、確認作業に時間がかかるだけでなく、重要なメールを見落として対応が漏れてしまうことが懸念されます。加えて、なかには個人宛てに届くメールもあるため、仕事をするうえでは「情報の属人化」にも注意しなければなりません。
したがって、チーム全体でメールの見落としや対応漏れを防ぐためにも「メールをはじめとするあらゆる情報を一箇所で管理できる環境」をつくりましょう。ただし、情報を集約できるだけでなく、後から振り返れるように「検索性」に優れていることが大前提です。
結論、大量に届くメール管理を効率化するには、メールを含むあらゆる情報を一元化でき、超高精の検索機能が備わった「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、GmailやOutlookのメール内容を「記事」上に自動転送できるうえ、記事には情報を追加したりコメントしたりも可能なので、チーム内で状況を把握しやすい環境をつくれます。また、超高精度の検索機能が備わっているので、該当のメールが見つからないストレスもありません。
メールを含むあらゆる情報を一元化できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.narekan.info/document-request
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使ったメール管理とは
ナレカンでは、以下のように「記事」上にメール内容を転送しつつ、記事に紐づけて「コメント」できるのが特徴です。
チャットのような感覚でやりとりできるので、情報が混ざったり、返信までに時間がかかったりするストレスも軽減できます。また、具体的な運用方法については、ナレカンの専属担当者がサポートしていくので、まずは無料相談を受けてみるのがおすすめです。
【Outlook・Gmail】大量のメールを送信する方法
ここでは、Outlook・Gmailで大量のメールを送信する方法を説明します。メールサービスによってやり方が異なるので、自社のメールサービスの手順を以下で確認しましょう。
Outlookでのやり方
Outlookでメールを大量送信するには「グループ機能」を活用するのがおすすめです。対象の宛先を「グループ」としてあらかじめ設定しておくことで、個別に宛先を設定する負担をなくせます。
- Outlook for Windows を開きます。
- [ホーム] ＞ [新しい電子メール] の順に選択します。
- 次に、”グループ名”と入力します。
- [連絡先グループ] ＞ [メンバーの追加]の順に設定し、いずれかオプションを選びましょう。オプションは「Outlook の連絡先から」「アドレス帳から」「電子メールの新しい連絡先」から選択できます。
- 最後に[保存して閉じる] を押せば、グループ作成が完了です。
Gmailでのやり方
Gmailで大量送信するには、以下の手順で進めましょう。
- Gmail を開きます。
- 左上にある [作成] を開きます。
- [To] にグループ名を入力します。 入力中にリストが表示されたら、リストからグループを選択します。
- [To] に連絡先のリストが表示されます。
大量のメールをストレスなく管理する対処法のまとめ
これまで、大量のメールをストレスなく管理する対処法をご紹介してきました。
大量のメールを管理するときは「こまめにメールを確認する」「優先順位をつけておく」こことがポイントです。また、情報共有の方法がメールに集中している場合は、情報共有手段をITツールに切り替えることで、重要な連絡を拾えるようになります。
ただし、なかには個人宛てに届くメールもあるため、情報が属人化しないように管理しておくことが大切です。そのため、社内メンバー複数人がメール内容を確認しやすい環境をつくりましょう。
したがって、自社のメール管理には。普段使用するメールを完全自動で内容を転送して、任意のメンバーと共有できる「ナレカン」が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、重要なメールを効率よく捌ける仕組みをつくりましょう。
