【すぐ解決】デジタル化についていけない？原因とリスクを解説
近年、日本の企業全体で「デジタル化」が進んでいます。デジタル化には「生産性が向上する」「社員の業務負担を軽減できる」といったメリットがあります。
しかし、デジタル化を進めても全社に浸透せず、結果として失敗に終わるケースもあります。そのため、「どのようにデジタル化を進めたらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、デジタル化についていけない人がいる理由と進めるときのポイントを中心に解説します。
- デジタル化についていけない人がいる理由を把握したい
- デジタル化が遅れるリスクや進めるポイントを押さえたい
- ITに詳しくない社員を取り残さずに社内のデジタル化を進めたい
という方はこの記事を参考にすると、デジタル化についていけない理由が分かり、自社のデジタル化をスムーズに進められます。
目次
デジタル化についていけない人がいる理由3選
ここでは、デジタル化についていけない人がいる理由をご紹介します。以下の3つを参考に、どの部分に引っ掛かりがあるかを把握しましょう。
（1）デジタル用語が難しい
デジタル化についていけない理由として、デジタル用語が難しい点が挙げられます。
デジタル用語のなかには外国語が由来のものも多く、馴染みのない用語をすぐに理解するのは難しいのが現状です。
また、文化庁が発表した令和4年度 国語に関する世論調査では「アルファベットの略語の意味が分からず困ることがあるか」という質問に対して「ある」と答えた割合は85.1%となっており、外国語由来の言葉に対して苦手意識を持つ方が多いことが分かります。
このように、アルファベットの略語に苦手意識を持つ人が多いため、「SNS」や「DX」といったアルファベットの略語がよく使われる「デジタル用語」は馴染みづらいと言えるのです。
（2）慣れたやり方が大きく変わってしまう
慣れたやり方が大きく変わってしまうのも、ついていけない理由の一つです。
たとえば、デジタル化の代表例として「紙で記録していた議事録をPCでの管理に変更する」ことがあります。PCによって議事録は管理しやすくなりますが、紙での記入に慣れた社員にとって、PCの業務は負担になります。
とくに、キーボード操作に慣れていない社員は、大きなストレスになる可能性もあるのです。このように、デジタル化していくと今までの業務プロセスが変更され、アナログでの情報管理に慣れた社員にとっては、負担になっている場合が多いです。
（3）電子機器を使いこなすのに時間がかかる
電子機器を使いこなすのに時間がかかるのも、ついていけない理由の一つです。
電子機器を使いこなすには、使い方や機能を十分に理解する必要があります。また、基本操作を覚えても、使いこなせる段階になるまで経験を積む必要があるため、時間がかかってしまうのです。
また、メンバーによっては、そもそもの基本操作を覚えるのにも時間を要するケースも少なくありません。そのため、自社がスムーズにデジタル化を進めていくには「ナレカン」のような、誰もが使えるシンプルなツールを選ぶことも重要です。
デジタル化が遅れるとどうなる？3つのリスクを解説
ここでは、デジタル化が遅れると発生する3つのリスクを解説します。まだデジタル化に対応できていない企業は必見です。
（1）業務のスピードが遅くなる
発生するリスクの1つ目は、業務スピードの遅れです。
アナログな手法で業務を進めていると、本来デジタル化によって効率化できる工程に時間を要します。例として、「データの手入力」や「紙に印刷して手渡しで共有する」などが挙げられ、データ管理や意思決定のプロセスが複雑化してしまう原因となっています。
一つ一つの業務にかかる時間は短くとも、1週間、1か月と長い期間で考えると多くの時間を要しています。したがって、デジタル化が進む企業と業務スピードに大きな差が生じ、生産性低下につながっているのです。
（2）市場での競争力が低下する
発生するリスクの2つ目は、市場での競争力が低下する恐れがあることです。
近年の市場では、AI・デジタル技術を活用したイノベーションが競争優位性を確立する傾向にあります。しかし、デジタル化の推進が遅れてしまうと、先進的な技術を活用して顧客に付加価値を提供している企業と比較して、競争力を大きく損なう恐れがあるのです。
このように、「業務効率化」と「顧客の体験価値の向上」という2つの観点から、迅速にデジタル化を進める必要があります。
（3）BCP対策が不十分になる
3つ目のリスクとして、BCP対策が不十分になることが挙げられます。
BCP対策とは、「Business Continuity Plan」の略称で、企業が自然災害・サイバー攻撃・システムダウンといった緊急事態時の被害を最小限に抑え、事業継続を実現するための対策のことを指します。
契約書や見積書などのあらゆる社内情報を紙で管理していると、災害が起きたときに業務が止まってしまい、取引先にも大きな損害を与えかねません。したがって、災害の多い日本においてBCP対策は必須です。
そこで、高水準のセキュリティで社内情報を保護する「ナレカン」のようなツールを使用すれば、自然災害はもちろん、サイバー攻撃などの被害も最小限に抑えられます。
【これ一択】社内のデジタル化を始めるのに最適なツール
以下では、社内のデジタル化を始めるのに最適なツールをご紹介します。
デジタル化に遅れると、業務のスピードが遅くなったり、BCP対策に対応できなかったりしてしまい、企業全体に大きな損失を引き起こすリスクがあります。また、業務スピードの遅れから、市場での競争に敗れる恐れもあるのです。
しかし、急に全ての業務をデジタル化すると社員の負荷となり、かえって業務が滞ってしまいます。そのため、まずは「ストレスフリーで欲しい情報に即アクセスできるツール」を導入し、業務ノウハウやナレッジをデジタル化して共有することから始めましょう。
結論、社内のデジタル化に最適なのは、誰もが簡単に目的の情報へ即アクセスでき、社内に散在するナレッジを一元化可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にタイトル・本文をテキストベースで記載するだけで、誰でも簡単にナレッジ化できるほか、既存ファイルもそのまま移行可能です。また、社内ナレッジを”Google検索”するように探せるため、社員の検索スキルによらず、素早く情報に辿り着けます。
誰も取り残さずにデジタル化を進められるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
デジタル化を無理なく進める4つのポイント
ここでは、デジタル化を進めるポイントをご紹介します。以下を参考に、失敗のないデジタル化を目指しましょう。
（1）講習会を実施する
デジタル化を進めるポイントの1つ目は、講習会の実施です。
デジタル化が進まない要因として、カタカナやアルファベットの略語への苦手意識があります。それを取り除くには、社内でデジタル語の講習会を実施して、専門用語を社内に浸透させましょう。
デジタル用語の理解が深まれば、デジタル化のメリットを具体的にイメージできるようになり、デジタルへの関心が高まります。このように、全社でデジタル化に取り組む環境を整えるために、講習会で社員の理解を深める必要があります。
（2）少しずつデジタル化していく
デジタル化を進めるポイントの2つ目は、少しずつデジタル化することです。
「デジタル化」を進めるとき、社員は新たな業務を覚える必要があります。とくに、ITに詳しくない社員が多い場合、急にデジタル化を進めると社員に大きな負担がかかって「デジタル化」の計画自体が頓挫してしまうので、少しずつ進めるのがベストです。
たとえば、「一部の業務」に限定してデジタル化を進めるなど、自社に最適な方法でデジタル化を推進することで、失敗なく実現できます。
（3）誰もが使いやすいITツールを導入する
デジタル化を進めるポイントの3つ目は、誰もが使いやすいITツールの導入です。
ITツールを導入すれば、対面の会議を開かずにツール上で情報共有や意見交換が可能です。結果、毎日実施していた会議を減らし、空いた時間をそのほかの業務に充てることができます。
ただし、IT企業向けの多機能なツールでは、ITに苦手意識がある社員は使いこなせず、結果としてツールが活用されないといった事態に陥りかねません。
そのため、「ナレカン」のような「使い方がシンプルで即社内に定着するITツール」を導入して、失敗なくデジタル化を進めていきましょう。
（4）サポートが手厚いITツールを選ぶ
デジタル化を進めるポイントの4つ目は、サポートが手厚いITツールを選ぶことです。
使い方を社員に説明したり、データ移行や初期セットアップを支援したりするといったサポートが手厚いツールを選ぶと、「即使える状態」にしてくれます。また、問い合わせ対応が迅速なツールは、利用中にトラブルが起きても業務が滞る心配がありません。
したがって、デジタル化を無理なく進めるには”誰もが使いやすい”うえに”サポートが手厚い”ITツールを導入しましょう。
デジタル化についていけない人がいる理由まとめ
ここまで、デジタル化についていけない人がいる理由や生じるリスク、デジタル化のポイントを解説しました。
デジタル化が遅れると「業務スピードが遅くなる」「BCP対策が不十分になる」リスクが発生します。つまり、緊急時に事業を継続できなくなったり、デジタル化が進んでいる企業との間に差が生まれて、市場での競争に乗り遅れたりしてしまう恐れがあるのです。
ただし、急に全ての業務をデジタル化すると、社員に大きな負担がかかり、デジタル化についていけない社員が発生する恐れがあります。そのため、業務ごとにデジタル化を進めたり、誰もが使いやすくサポートが手厚いITツールを導入したりすることが大切です。
結論、自社のデジタル化に最適なのは、誰もが簡単に使えて、社内に散在するナレッジを一元管理するためのサポート体制が整った「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報を管理して、社内のデジタル化をスムーズに進めましょう。
