【すぐ解決】デジタル化についていけない？原因とリスクを解説
近年、日本の企業全体で「デジタル化」が進んでいます。デジタル化には「社員の業務負担を軽減できる」といったメリットがあります。
しかし、デジタル化を進めても一部の社員には浸透せず、結果として失敗に終わるケースもあります。そのため、「どのようにデジタル化を進めたらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、デジタル化についていけない人がいる理由と進めるときのポイントを中心に解説します。
- デジタル化についていけない人がいる理由を把握したい
- デジタル化を進めるポイントを押さえたい
- 誰も取り残さずに社内のデジタル化を進められるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、デジタル化についていけない理由が分かり、自社のデジタル化をスムーズに進められます。
目次
デジタル化についていけない人がいる理由3選
ここでは、デジタル化についていけない人がいる理由を紹介します。以下の3つを参考に、どの部分に引っ掛かりがあるか把握しましょう。
（1）デジタル用語が難しい
デジタル化についていけない理由として、デジタル用語が難しい点が挙げられます。
デジタル用語のなかには外国語が由来のものも多く、馴染みのない用語をすぐに理解するのは難しいのが現状です。
また、文化庁が発表した平成29年度 国語に関する世論調査では「カタカナ語の意味が分からずに困ることがあるか」という質問に対して「ある」と答えた割合は83.5%となっており、カタカナに対して苦手意識を持つ方は非常に多いことが分かります。
このように、カタカナに苦手意識を持つ人が多いために、カタカナが使われやすい「デジタル用語」は馴染みづらくなっているのです。
（2）慣れたやり方が大きく変わってしまう
慣れたやり方が大きく変わってしまうのも、ついていけない理由の一つです。
たとえば、デジタル化の代表例として「紙の議事録をPCに変更する」ことがあります。PCによって議事録は管理しやすくなりますが、紙での記入に慣れた社員にとって、PCの業務は負担になります。
とくに、キーボード操作に慣れていない社員は、大きなストレスになる可能性もあるのです。このように、デジタル化していくと今までの業務プロセスが変更になり、アナログでの情報管理に慣れた社員にとっては負担になっている場合が多いです。
（3）電子機器を使いこなすのに時間がかかる
電子機器を使いこなすのに時間がかかるのも、ついていけない理由の一つです。
電子機器を使いこなすには、使い方を十分に理解する必要があります。また、操作を覚えたあとは、使いこなせる段階になるまで経験を積む必要があり、時間がかかるのです。
しかし、社員のなかにはデジタルに慣れておらず、PCの操作に苦手意識を持つ人も多くなっています。そのため、自社がスムーズにデジタル化を進めていくには「ナレカン」のような、誰もが使えるシンプルなツールを選ぶことも重要です。
デジタル化が遅れるとどうなる？3つのリスクを解説
ここでは、デジタル化が遅れると発生する3つのリスクを解説します。まだデジタル化に対応できていない企業は必見です。
（1）「2025年の壁」に対応できない
デジタル化が遅れるリスクの1つ目は、「2025年の壁」に対応できないことです。
「2025年の壁」とは、経済産業省が発表したDXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～の中で提示された言葉です。2025年までにDXが進まないと、最大12兆円の経済損失を引き起こす可能性があると指摘されています。
つまり、IT化が進まない企業は危機的状況にあるため、デジタル化やIT人材の育成に取り組む必要があるのです。
（2）BCP対策が不十分になる
2つ目のリスクとして、BCP対策が不十分になることが挙げられます。
BCP対策とは、「Business Continuity Plan」の略称で、企業が自然災害・サイバー攻撃・システムダウンといった緊急事態時の被害を最小限に抑え、事業継続を実現するための対策のことを指します。
契約書や見積書などのあらゆる社内情報を紙で管理していると、災害が起きた際に業務が止まってしまい、取引先にも大きな損害を与えかねません。したがって、災害の多い日本においてBCP対策は必須です。
そこで、「ナレカン」のような高水準のセキュリティで社内情報を保護するITツールを使用すると、自然災害はもちろん、サイバー攻撃の被害にも遭いにくいです。
（3）業務のスピードが遅くなる
発生するリスクの3つ目は、業務スピードの遅れです。
アナログな手法で業務を進めていると、本来デジタル化によって効率化できる工程に時間を要します。たとえば、データの手入力や紙に印刷して手渡しで共有するなどの事例です。
一つ一つの業務にかかる時間は短くとも、1週間、1か月と長い期間で考えると多くの時間を要しています。したがって、デジタル化が進む企業と業務スピードに大きな差が生じ、市場での競争にも乗り遅れてしまう恐れがあるのです。
【これ一択】社内のデジタル化を始めるのに最適なツール
以下では、社内のデジタル化を始めるのに最適なツールをご紹介します。
デジタル化に遅れると、「2025年の壁」やBCP対策に対応できず、企業全体に大きな損失を引き起こすリスクがあります。また、業務スピードの遅れから、市場での競争に敗れる恐れもあるのです。
しかし、急に全ての業務をデジタル化すると社員に負担がかかり、かえって業務が滞ってしまいます。そのため、まずは「ストレスフリーで欲しい情報に即アクセスできるツール」を導入し、業務ノウハウやナレッジをデジタル化して共有することから始めましょう。
結論、社内のデジタル化に最適なのは、超高精度な検索機能によって目的の情報に即アクセス可能で、社内に散在するナレッジを一元化できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にタイトル・本文をテキストベースで記載するだけで、誰でも簡単にナレッジ化できるほか、既存のデータファイルもそのまま移行可能です。また、生成AIによる「自然言語検索」で、社員の検索スキルによらず、素早く情報に辿り着けます。
誰も取り残さずにデジタル化を進められる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
デジタル化を無理なく進める4つのポイント
ここでは、デジタル化を進めるポイントをご紹介します。以下を参考に、失敗のないデジタル化を目指しましょう。
（1）講習会を実施する
デジタル化を進めるポイントの1つ目は、講習会の実施です。
デジタル化が進まない要因として、カタカナへの苦手意識があります。それを取り除くには、社内でデジタル語の講習会を実施して、専門用語を社内に浸透させましょう。
デジタル用語の理解が深まれば、デジタル化のメリットを具体的にイメージできるようになり、デジタルへの関心が高まります。このように、全社でデジタル化に取り組む環境を整えるために、講習会で社員の理解を深める必要があります。
（2）少しずつデジタル化していく
デジタル化を進めるポイントの2つ目は、少しずつデジタル化することです。
「デジタル化」を進めるとき、社員は新たな業務を覚える必要があります。とくに、ITに詳しくない社員が多い場合、急にデジタル化を進めると社員に大きな負担がかかって「デジタル化」の計画自体が頓挫してしまうので、少しずつ進めるのがベストです。
たとえば、「一部の業務」に限定してデジタル化を進めることで、失敗なく実現できます。
（3）誰もが使いやすいITツールを導入する
デジタル化を進めるポイントの3つ目は、誰もが使いやすいITツールの導入です。
ITツールを導入すれば、対面の会議を開かずにツール上で情報共有や意見交換が可能です。結果、毎日実施していた会議を週1回にして、空いた時間をそのほかの業務に充てることができます。
一方、IT企業向けの多機能なツールでは、ITに苦手意識がある社員は使いこなせず、結果としてツールが活用されないといった事態に陥りかねません。
そのため、「ナレカン」のように使い方がシンプルで定着までが早いITツールを導入して、失敗なくデジタル化を進めていきましょう。
（4）サポートが手厚いITツールを導入する
デジタル化を進めるポイントの4つ目は、サポートが手厚いITツールの導入です。
使い方を社員に説明したり、データ移行や初期セットアップを支援したりするといったサポートが手厚いツールを選ぶと、「即使える状態」にしてくれます。また、問い合わせ対応が迅速なツールは、利用中にトラブルが起きても業務が滞る心配がありません。
したがって、デジタル化を無理なく進めるには”誰もが使いやすい”うえに”サポートが手厚い”ITツールを導入しましょう。
デジタル化についていけない人がいる理由まとめ
ここまで、デジタル化についていけない人がいる理由や生じるリスク、デジタル化のポイントを解説しました。
デジタル化が遅れると「BCP対策が不十分になる」「業務スピードが遅くなる」リスクが発生します。つまり、緊急時に事業を継続できなくなったり、デジタル化が進んでいる企業との間に差が生まれて、市場での競争に乗り遅れたりしてしまう恐れがあるのです。
ただし、急に全ての業務をデジタル化すると、社員に大きな負担がかかり、デジタル化についていけない社員が発生する恐れがあります。そのため、業務ごとにデジタル化を進めたり、誰もが使いやすくサポートが手厚いITツールを導入することが大切です。
結論、自社のデジタル化に最適なのは、社内に散在するナレッジを簡単に一元管理できる、直感的な操作性の「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」で情報を管理して、社内のデジタル化をスムーズに進めましょう。
