業務命令とは？業務指示との違いや正しく伝えるポイントも解説
企業において組織を率いる立場になると、業務を円滑に進めるために部下に対して指示をする「業務命令」の場面が多く訪れます。
一方、業務命令を出す際に、認識齟齬が発生しトラブルになりかけたことに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務命令の概要と正しく伝えるポイントを中心にご紹介します。
- 業務命令について理解を深めたい
- 業務命令で押さえるべきポイントを理解し活用したい
- 的確な指示で部下や組織の業務効率を向上させたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、業務命令で気をつけるべきポイントを理解しながら、部下への指示を的確に行うヒントを得られます。
目次
業務命令とは
「業務命令」とは業務遂行を目的に、使用者が労働者に発する命令のことです。
ここでの「使用者」は企業の経営陣やチームリーダーを指しており、社内の経営陣(役職者)は「業務命令権」を有しています。
この業務命令が効力を持つのは、企業と労働者の間に「労働契約法」によって雇用関係が結ばれているからです。この労働契約法によって労働者が業務命令を受けることに同意されているので、従業員は基本的に受けた業務命令を拒否できません。
一方、使用者が発する業務命令にも認められない場合があります。それは、「合理性のある命令か」という点です。労働者にとって不合理な命令だったり、人権を侵害したりするような命令の場合は「違法」のため、その限りではありません。
業務命令と業務指示の違いとは
業務命令と業務指示の明確な違いは、「権利があるかないか」という点です。
業務命令は使用者が命令をする権利を有していますが、業務指示は命令する権利がありません。たとえば、部長や課長などの役職に就いていない先輩社員や同僚が出すのは「業務指示」に該当します。
一方、経営陣の指示すべてが業務命令ではありません。たとえば、業務命令に該当するものとして、残業・配置転換・出向（在籍、転籍）・出張などが挙げられます。
業務命令で気をつけるべきポイント3選
ここでは、業務命令で気をつけるべきポイント3選を解説します。企業の担当者は、従業員との間で認識齟齬が発生させないために、以下を必ず押さえておきましょう。
(1)業務の目的を伝える
業務命令を出す際は、業務の目的を的確に伝えるようにしましょう。
指示を出すとき、業務内容や期限を伝えるだけでなく「何のためにやるか」を伝えなければなりません。上司から業務内容や期限だけを伝えられた仕事は、受動的になりやすく、タスクだけを完了させるだけの形式的な業務となってしまいます。
業務の目的や背景を伝えれば、ゴールにむけて解決策を主体的に考え実行できるようになります。また、仕事のモチベーションを向上させ、業務の生産性にも貢献します。
部下に対して正しく指示の目的を伝えれば、納得感を持って業務を進められるのです。
(2)情報を過不足なく伝える
情報を過不足なく伝えることも、業務命令を出す際に気をつけたいポイントです。
部下に向けて命令する際に「これくらいわかるだろう」という先入観から抽象的に情報共有すると、上司と部下間での経験値の違いから認識齟齬が発生します。
命令の内容が不足していれば、部下は指示に対して何をすればいいのか分からなくなってしまいます。一方で、具体的すぎると、部下の行動を制限してしまう要因になるため注意しましょう。
したがって、業務命令では部下の経験値を考慮した「過不足ない情報共有」をすると、適切なコミュニケーションが図れるので、士気向上に繋がります。
(3)報告をルール化する
業務命令で気を付けるべきポイントの最後は報告のルール化です。
職場では、上司が部下に対して業務上の指示をする場面が多いですが、命令に対してのレスポンスがないと「業務理解が追い付いているのか」「タスクは完了したのか」が分からなくなってしまいます。
そこで、報告をルール化すると、部下の進捗把握やアドバイスが可能になり、的確なマネジメントがしやすくなるのです。また、上司が報告に対して必ずフィードバックする環境では、部下の報告作業も形式的なものから能動的なコミュニケーションへと発展していることもポイントです。
業務命令を行う代表的な2つの方法
ここでは、業務命令を行うための代表的な2つの方法について解説します。以下を参考に状況にあわせた業務命令を行いましょう。
アナログな共有方法
業務命令でよく使われる方法が、口頭や書面を活用したアナログな共有方法です。
口頭はテキストよりもスピーディに情報共有できたり直接顔を合わせられたりすることから、認識のズレが発生しにくい点が特徴です。また、書面では定量的な数値を記載できるので、誰でも客観的に見られる点で優れています。
ただし、口頭は内容を記録として残せないため、後日、当事者間で「言った言わない」問題が発生してしまう可能性があります。また、書面はかさばることで管理がしにくく、紛失したときの情報漏えいのリスクを考慮すると最適とは言えません。
アナログな手法は非IT企業における一般的な共有手法ですが、共有から管理までの作業工数に無駄があり、注意しなければかえって認識齟齬を招く原因になってしまうのです。
デジタルな共有方法
テレワークの導入企業が増加した背景からも、デジタルな共有方法が今日では主流です。
業務命令のデジタル化は、ITツールを活用して場所やタイミングを選ばない情報共有を実現します。わざわざオフィスに出社しなくても任意のメンバー同士で業務指示を共有できるため、仕事のスピード感向上にも貢献します。
そして、口頭や書面の課題である「情報の蓄積」も可能です。ツール上にまとめて管理すれば、後から簡単に振り返れるアクセス面に優れるだけでなく、紙媒体で発生しがちな「かさばるストレス」や「物理的なスペースの必要性」もありません。
このように、デジタルな業務命令の共有方法が根付くと、メンバーの認識齟齬や情報共有不足が発生しないことで、業務効率の向上が見込めるのです。
【非IT企業向け】業務命令が「残る」おすすめのツール
以下では、非IT企業向けに業務上の命令が正しく「残る」ツールをご紹介します。
業務命令は、デジタル形式で共有・記録しておくべきです。なぜなら、口頭では認識の齟齬が生まれやすく、アナログな文書では後から内容を確認しづらいためです。
そこで、ITツールを用いて、業務命令を伝達することで、命令内容を残しておきましょう。ITツールであれば、命令内容が明確に残るので、トラブル防止にもなるのです。
しかし、多機能すぎるITツールでは、使用者も労働者も確認できません。したがって、自社に導入すべきは、誰にとっても使いやすく、業務命令の記録が確実に残るツール「ナレカン」一択です。
ナレカンには、紙のノートのように簡単に情報を蓄積できるだけではなく、任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、「フォルダ」でアクセス権を細かく設定可能なので、機密情報の共有にも適しています。
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業務命令でよくある質問
以下では、業務命令でよくある質問を紹介します。疑問に感じやすい点であるため、あらかじめ押さえておきましょう。
会社の命令はどこまで守るべき？
会社の命令は、契約で定められた範囲内で守る必要があります。
労働契約に基づく労働指揮権には、たとえば、「残業命令」「配置転換」などが含まれ、会社は労働者に対して行使できるのです。
業務命令が無効となる場合もありますが、合理性が認められるものは従わなければなりません。
業務命令は拒否できる？
原則として、業務命令は拒否できません。
しかし、正当な理由があれば、拒否することができます。たとえば、「偽造・虚偽報告などのコンプライアンス違反に当たる命令」「不当な長期間の研修などの嫌がらせに当たる命令」が該当します。
上記の命令を含め、業務命令が合理性を欠く場合は、拒否できるのです。
業務命令のポイントや手法まとめ
ここまで、業務命令のポイントや手法を中心に解説してきました。
部下への命令では、目的を明確にしたうえで、過不足のない情報共有が求められます。そして、命令後は報告をルール化することで、マネジメントしやすくなるのです。
ただし、アナログな情報共有では命令の抜け漏れはもちろん、言った言わないの問題も発生します。そこで、ツールを用いて、過不足なく正確に情報共有でき、認識齟齬が発生しないような環境を構築することが重要です。
一方、複雑なツールでは、アナログな共有方法が根付いた組織にストレスを発生させ、業務命令が的確に伝わりません。したがって、誰でも使えるほどシンプルな情報共有ツール「ナレカン」を使って、命令をはじめとした情報が埋もれないように管理すべきです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でデジタルな共有方法に刷新し、業務命令を的確に行いましょう。
