Googleサイト｜社内ポータルの作り方と活用事例を解説！
近年、社内情報を発信できる「社内ポータル」を導入する企業が増えています。とくに、Googleが提供する「Googleサイト」は、コストをかけずに社内ポータルを作成できるため、多くの企業に注目されているのです。
一方、「Googleサイトで社内ポータルを作る方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Googleサイトで社内ポータルを作成する方法を中心に解説します。
- Googleサイトで社内ポータルを作る方法を画像付きで確認したい
- Googleサイトで作成できる社内ポータルのサンプルを知りたい
- Googleサイトよりも簡単に社内ポータルを作成できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Googleサイトの使い方が分かり、自社に最適な社内ポータルを運用できるようになります。
目次
社内ポータルとは
社内ポータルとは「社内のさまざまな情報にアクセスできる”入口”となるサイト」です。
企業は顧客や財務、人事などの膨大な情報を取り扱うため、適切に管理する必要があります。そこで、社内ポータルを作成して、自社の情報をオンライン上で一元管理することで、情報へのアクセス性を高めているのです。
また、具体的な社内ポータルの機能としては「社内Wiki」や「社内掲示板」などが挙げられます。このように、社内ポータルには、社内情報の一元化やナレッジの共有に役立つ機能が集約されているのです。
Googleサイトとは
画像引用：Googleサイト
Googleサイトとは、Google社が提供する、無料のホームページ作成ツールです。以下では、Googleサイトを使ってできることや活用事例を解説します。
Googleサイトでできること
Googleサイトでは、プログラミングの知識なしで簡単にウェブサイトを作れます。活用方法として、以下の3つが代表的です。
- 社内掲示板
- ナレッジスペース
- プロジェクト管理
Googleサイトで、社内のイベントやお知らせを記載した「社内掲示板」を作れば、全社員へ一斉に情報を発信できます。また、Googleアプリと連携可能なので、カレンダーやドキュメントの情報を共有する手段としても使えるのです。
Googleサイトは、業務に必要なマニュアルやノウハウを集約した「ナレッジスペース」としても活用できます。ナレッジが見える化することで、業務の属人化防止に貢献するのです。
プロジェクトの概要やスケジュール、進捗などの最新情報をまとめることで「プロジェクト管理」ができます。Googleサイトは共同編集可能なので、プロジェクトメンバー全員で管理できる点がメリットです。
以上のように、Googleサイトを上手く活用すると、社内情報のスムーズな共有・管理が実現します。
Googleサイトの活用事例
以下では、Googleサイトを活用してホームページを作成した事例をご紹介します。以下は、金属加工や溶接、塗装事業を展開する「株式会社ヒラノ」のホームページです。
こちらのサイトには動画も埋め込まれており、内容が視覚的に分かりやすくなっています。Googleサイトの提供元であるGoogle社は、動画投稿サイト「YouTube」も運営しているので、動画との親和性が高いのが特徴です。
【画像付き】Googleサイトを使った社内ポータルの作り方
ここでは、Googleサイトでの社内ポータルの作り方を解説します。以下の手順を押さえて、社内ポータルをスムーズに作成しましょう。
ステップ1｜Googleサイトにログインする
はじめに、Googleサイトにアクセスします。または、Googleアカウントでログインして、アプリ一覧から「Googleサイト」を選択します。
Googleアカウントでログインしなければ、Googleサイトは開かないので、注意しましょう。
ステップ2｜テンプレートを選択する
次に、[テンプレートギャラリー]をクリックして、目的に合ったテンプレートを選択しましょう。
適切なテンプレートがなかった場合は、画面左上の [＋] をクリックして、空白の状態から社内ポータルを作ります。
ステップ3｜デザインを選択する
作成画面を開き、デザインを変更したい場合は、画面右側の [テーマ] をクリックして、下のデザイン例から適切なものを選択します。
以上の操作で、Googleサイト全体のデザインを設定できます。
ステップ4｜ページを作成する
デザインを設定したら、ページを作成していきます。
1.トップページのタイトルと、サイト名を入力しましょう。
2.ページタブから画面右下の [＋] にカーソルを当てて、[新しいページ] をクリックします。
3.新しいページの名前を入力して、[完了] を選択します。
4.ページに情報を書き込むときは、[挿入] タブを開きます。「テキストボックス」から文字を入力したり、「コンテンツブロック」から画像を挿入したりできます。
以上の操作で、社内情報をページに記載して、社内ポータルを作成できます。
ステップ5｜Googleアプリと連携する
Googleアプリと連携すると、Googleサイト内に動画を挿入したり、マップを表示したりする使い方ができます。
Googleアプリと連携するには、セクションの [+] または画面右側の [挿入] をクリックして、連携したいコンテンツを選択します。
連携したいツールを選ぶと、以下のようにサイト内にサムネイルが表示されます。
以上の操作で、簡単にGoogleサイトにほかのGoogleアプリの情報を埋め込めます。
ステップ6｜サイトを公開する
社内ポータルの作成が完了したら、社員に公開します。
1.画面右上にある [公開] をクリックしましょう。
2.ウェブアドレスに任意のタイトルを入力して、[公開] をクリックしましょう。また、公開範囲に制限をかけたい場合は、青文字の [管理] から設定できます。
以上の操作で、社内ポータルが社員に共有されます。
Googleサイトで社内ポータルを作るデメリット
以下では、Googleサイトの欠点を解説します。以下を把握しておかなければ、Googleサイトで社内ポータルを長期的に運用できなくなるので注意しましょう。
（1）ページごとの細かな権限設定ができない
1つ目のデメリットは、ページごとに閲覧権限を付与できない点です。
Googleサイトでは閲覧制限をかけられますが「サイトごと」のみで、ページごとに細かく制限はできません。そのため、「このページの情報には特定のメンバーのみアクセスできるようにしたい」といった場合には、別のサイトを作成しなくてはならないのです。
その結果、社内に複数のポータルサイトができてしまい、サイトそのものの管理が煩雑化する恐れがあります。したがって、多くの情報を扱う大企業では、サイト単位ではなく、フォルダやページごとに閲覧権限を付与できるツールを導入しましょう。
（2）サイト内検索機能が乏しい
2つ目のデメリットは、サイト内検索機能が乏しいことです。
Googleサイトは、デフォルトでページの右上に検索ボタンがありますが、見づらいうえサイト内に連携したスプレッドシートやファイル内までは検索対象になりません。そのため、社員が欲しい情報を見つけ出せない恐れがあるのです。
したがって、社内ポータルを作成しても情報が検索しづらく、放置される可能性が高いです。そこで、社内情報をまとめるなら、ヒット率100%の検索機能が備わった「ナレカン」のようなツールを使いましょう。
（3）ページの階層設計が難しい
3つ目のデメリットは、ページの階層設計が難しいことです。
Googleサイトでは、任意のページの下部にサブページを追加して、情報を5階層まで階層化できます。ただし、各部署が自由に情報を投稿していくと、階層が深くなりすぎて何の情報がどこにあるかわからなくなるのです。
とはいえ、大企業での情報管理には、ある程度の階層化は必要となり、サイト作成時の階層設計が、社員に活用されるか肝となります。
そのため、社内情報の構造化に自信がない場合は、ツール導入時に”自社に合ったフォルダ設計”をサポートしてくれるツールを検討しましょう。
Googleサイトのデメリットを解消できるおすすめのツール
以下では、社内ポータルを簡単に作成・管理できるおすすめのツールをご紹介します。
Googleサイトを使えば、社内の情報発信やナレッジの蓄積に便利なポータルサイトを作成できます。ただし、サイト内検索機能はテキストのみが対象なので連携したファイル内までは検索できず、社員が欲しい情報を見つけられない恐れがあるのです。
また、Googleサイトでは「ページごとの細かな閲覧権限の設定」ができないため、多くの社員を抱える大企業には不向きです。したがって、社内ポータルを運用するときは「情報を適切に共有・管理できるか」を重視しましょう。
結論、社内ポータルに利用すべきツールは、情報公開する範囲を適切にコントロールでき、高度な検索機能で必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、ファイルの中身まで検索にかけることができるため、社内ポータル内の見たいファイル情報を簡単に探せます。また、アクセス権を柔軟に設定できるので、安心して社内情報を残せます。
社内ポータルを簡単に作成・管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンで作成した社内ポータル例
ナレカンでは、以下のような社内ポータルを作成することができます。
全社員向けの共有事項を常に確認できるように表示させられるうえ、関連資料をまとめて管理可能な点が特徴です。また、高精度な検索機能により、社内ポータルに添付したファイルの中身にも検索をかけられるので、欲しい情報が簡単に見つかります。
社内ポータルに関するよくある質問
以下は、社内ポータルに関するよくある質問です。
- 質問1｜社内ポータルに必要とされる機能は何ですか？
- 質問2｜社内ポータルサイトの運用のコツは何ですか？
- 質問3｜Googleサイトの欠点は何ですか？
社内ポータルに必要な機能としては、「社内Wiki」や「ナレッジの蓄積」、「コミュニケーション」が挙げられます。多くの機能を集約することで、情報が一元化されて、社員間でスムーズに連携できるようになるのです。
社内ポータルサイトの運用のコツは、社員が必要な社内情報に即アクセスできるように設計することです。そのためには、情報を整理しておくことはもちろん、”100%ヒットする”超高精度の検索機能を備えた社内ポータルツールの利用が役立ちます。
Googleサイトの欠点のひとつに「細かな権限設定ができないこと」が挙げられます。一方、「ナレカン」では、メンバー権限を柔軟に設定できるので、必要に応じて公開範囲を使い分けられます。
上記を参考に、社内ポータルに関する疑問を解消して、運用を円滑に進めましょう。
Googleサイトで社内ポータルを作る方法まとめ
ここまで、Googleサイトで社内ポータルをつくる方法やGoogleサイトの欠点を中心に解説しました。
Googleサイトを使うと、社内ポータルを作成して、企業の情報を一元化できます。しかし、Googleサイトには「閲覧制限をページごとにかけられない」や「検索機能が乏しい」といった問題があるため、社内ポータルを上手く運用できないリスクが高いです。
そこで、「社内報などの全社向けにアナウンスすべき情報」と「マニュアルなど一部のメンバーにのみ公開すべき情報」というように、シーンに応じて公開範囲を柔軟に使い分けられるツールを使いましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、社内ポータルに必要な機能に過不足がなく、情報へのアクセス権を設定できる「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは、ExcelやWordなどの既存データの移行作業も支援しているので、一からデータを作成せずに済みます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内情報を一元管理しましょう。
