【SharePoint】簡単！社内ポータルサイトの作り方や事例を徹底解説
昨今、組織内の情報共有を活性化する手段として「社内ポータル」を整備する企業が増えています。とくに、Microsoft社が提供する「SharePoint」は、デザイン性の高い社内ポータルを簡単に作成できるので注目されているのです。
しかし、なかには「SharePointを利用したいが、社内ポータルサイトを作成するのが難しそう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、SharePointを使った社内ポータルサイトの作り方や導入事例を中心に解説します。
- SharePointを使った社内ポータルサイトの作り方を画像付きで知りたい
- 自社に適したSharePointの活用方法をイメージしたい
- 簡単に社内お知らせをアナウンスできるITツールがあれば活用したい
という方はこの記事を参考にすれば、SharePointを使って、社内ポータルサイトを作成する方法が分かるほか、自社に最適なITツールが見つかります。
目次
- 1 SharePoint（シェアポイント）とは？
- 2 SharePointで社内ポータルサイトを作るメリット
- 3 SharePointで社内ポータルを作るための基本機能
- 4 【画像つき】SharePointで社内ポータルを作成する方法
- 5 SharePointで社内ポータルサイトを作成するときのポイント4つ
- 6 SharePointの活用方法3選
- 7 SharePointで構築した社内ポータルサイトの活用事例
- 8 【注意】SharePointで社内ポータルサイトをつくるデメリット
- 9 【必見】SharePointより簡単に社内ポータルをつくれるツール
- 10 SharePointを活用した社内ポータルサイトの作り方まとめ
はじめに、SharePointの特徴やできること、類似サービスであるOneDriveとの違いを解説します。SharePointの特徴を押さえ、自社に最適かどうか検討しましょう。
SharePointとは、Microsoft社が提供する社内メンバーとの”ファイル共有”や”情報共有”に使えるポータルサイトを構築できるサービスです。SharePointの特徴は以下の4つが挙げられます。
- 自由な社内ポータルサイトの構築
- マルチデバイス対応
- ドキュメントの管理
- ワークフローの管理
SharePointは目的に応じて自由にカスタマイズできます。たとえば、チームで完結するファイル共有には「チームサイト」、全社向けには掲示板のように使える「コミュニケーションサイト」と、利用用途に合わせて展開できます。
SharePointで作成したデータは、クラウド（インターネット上の管理場所）へ保存され、社外のネットワークからもアクセスできます。したがって、時間や場所・デバイスを問わず必要な情報が手に入るのです。
作成・保存したドキュメントファイルをSharePoint上に保存できます。チーム全体で共有されるので、円滑なファイル管理が可能なうえ、ファイルのバージョン履歴が自動的に管理されるので、データの復元も可能です。
煩雑な業務フローを自動化することで、申請者と承認者双方の手間や負担を軽減します。たとえば、「特定のユーザーが文書を作成したら、メンバーにメールが自動送信される」という条件を設定すると、共有の手間を省けるのです。
このように、SharePointは社内ポータルの運用を効率化するさまざまな特徴があります。
SharePointは運用次第であらゆる業務に使えるツールですが、基本的には以下のようなことができます。
| ＜機能＞ | ＜概要＞ |
|---|---|
| 情報共有と共同編集 |
あらゆる情報をクラウド（インターネット上の管理場所）で保存するので、リアルタイムで情報共有と共同編集ができます。そのため、場所を問わずにアクセスでき、テレワークにも十分に対応可能です。 |
| グループの作成 |
グループを作成して、ファイルにアクセスできるメンバーを制限できます。逆に、アクセス権を設定さえすれば、社外の人とも情報を共有できます。 |
| ファイルの一括検索 |
全文検索機能がついているので、ファイルの中身を開くことなく検索をかけることができ、情報へのアクセスがスピーディーになります。 |
|
アンケートの 作成・集計 |
SharePointではアンケートの作成機能があります。解答の字数制限や選択肢の設定も可能です。 |
| Microsoft製品との連携 |
SharePoint上でWordやExcelのファイルを編集したり、Outlookのスケジュールと連携させたりできるので、Microsoft社の製品を多用している会社に向いています。 |
このように、SharePointはグループの作成によりアクセスできるメンバーを制限したり、アンケートを作成したりすることも可能です。
Microsoft社が提供する類似サービスにOneDriveがありますが、以下の表の通り、機能が一部SharePointとは異なります。
| SharePoint | OneDrive | |
|---|---|---|
| 主な役割 |
・ポータルサイトの構築
・書類の保管、ドキュメントの共有
・業務プロセスの自動化 |
・ファイル管理 |
| 社内ポータルサイトの作成 |
できる |
できない |
| 検索機能 |
【〇】
全文検索機能で、ファイル内の情報を一括検索できる |
【△】
ファイル名に書かれているワードのみヒットする |
このように、SharePointとOneDriveではメインの機能が異なるので、自社の課題に合わせてツールを選びましょう。
SharePoint Onlineには、以下の3つの料金プランがあります。
- SharePoint (プラン 1)：749円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
Microsoft 365 のプランでは、いずれも1ヶ月の無料使用期間が設けられているため、全社で使う前にスモールチーム(最大25人まで)で試用版を運用するなどして導入を検討しましょう。
以下では、SharePointで社内ポータルを作成する3つのメリットを解説します。
- Office製品と連携ができる
- コメント機能やいいね機能を搭載
- スマホでも閲覧できる
Teamsと連携させると、Teamsでのチーム作成に連動して自動的にSharePoint Onlineサイトが作成されます。作成されたサイトをコンテンツの格納場所として活用すれば、ファイルの保管先を探す手間が省けます。
SharePointには、コメントといいね機能が搭載されており、メールに比べて気軽にコミュニケーションがとれます。また、誰がコメントやいいねをしたのかも表示されるため、一方通行な情報共有ではなくなり、社員同士の連携強化にもつながります。
SharePointはあらゆるデバイスでコンテンツが利用できるので、頻繁にパソコンを使わない企業にも浸透しやすい特徴があります。
このように、SharePointは、Microsoft製品と馴染みのある企業にとって、使いやすいです。しかし、格納した情報が見つからない恐れがあるので、散在する社内情報の一元化には「ナレカン」のようなシンプルなツールの方が適しているのです。
以下の表は、SharePointに備わっている社内ポータルを作るための機能をまとめたものです。
| ＜機能＞ | ＜概要＞ |
|---|---|
| サイトコレクション |
SharePointで作られた複数のサイトをまとめたグループのことです。サイトコレクションごとにアクセス権限を分けて設定することができます。 |
| サイト |
各サイトコレクション内にあるワークスペースやWebページを指します。SharePointのチームサイトでは、ドキュメント共有やタスク管理ができます。 |
| ライブラリ |
SharePoint上のファイルの保管場所を意味します。クラウド上にファイルをアップロードすると他のメンバーも見られるため、共同作業が可能になります。 |
| リスト |
SharePoint上のデータをExcelのような表で管理できるデータベース機能のことです。データの閲覧や共同編集の他、バージョン管理などさまざまな機能が備わっています。 |
| ページ |
ポータルサイトのユーザーが閲覧できるWebページを指します。プログラミングの知識がなくても、テキストや画像、動画等を組み合わせることでWebページの作成が可能です。 |
以上の機能を使うことで、SharePointを社内ポータルとして活用できます。これからSharePointの導入を考えている方は、それぞれの単語の意味を理解した上で、どのように活用していくかを決めましょう。
以下では、SharePointを使った社内ポータルサイトの作り方を解説します。手順を押さえて自社に最適な社内ポータルサイトをつくりましょう。
ステップ1｜サイトを作成する
はじめに、以下の手順に沿って、社内ポータルの基盤を作成しましょう。
- SharePointのアプリの[サイトの作成]をクリックする
- [コミュニケーションサイト]もしくは[チームサイト]のどちらかをクリックする
- サイトの作成に必要な情報を入力する
- プライバシー設定をする
- [所有者の追加]から共有先のメールアドレスを追加する
以上の操作で、社内ポータルを作成する準備は完了です。
ステップ2｜ページを追加する
次に、作成するコンテンツを選びましょう。以下では、新規ページを追加するための手順を紹介します。
- [新規]をクリックする
- 表示される選択肢から[ページ]を選ぶ
- ページのタイトルを入力する
以上の操作で、新しいページがコンテンツとして追加できました。
ステップ3｜ナビゲーションを設定する
画面右上の[編集]からは、リンク追加や名前・アドレスの変更ができます。
また、ナビゲーションのスタイルや色も変えられるので、利用ユーザーがサイトやページへすぐにアクセスできるように、ナビゲーションを適切にカスタマイズしましょう。
ここからは、社内ポータルサイトをSharePointで作成する4つのポイントを紹介します。以下を実践すれば、より利便性の高い社内ポータルを作成できます。
（1）ファイルのダウンロードを制御する
1つ目のポイントは、ダウンロードの制御機能を活用することです。
SharePointにはダウンロードの制御機能があります。たとえば、特定のメンバーのみにデータのダウンロードを許可したい場合、ファイルのダウンロードが可能なメンバーを個別設定することができます。
このように、制御機能を使えば、情報流出のリスクが軽減し、安全に社内ポータルを運用できるようになるのです。
（2）デザインが決められた無料のテンプレートを活用する
2つ目のポイントとして、デザインが決められた無料のテンプレートを活用することが挙げられます。
SharePointには、用途に応じたテンプレートが用意されており、テンプレートを活用すれば手間なく社内ポータルを作れます。そのため、初めて社内ポータルを作る方でも決められたフォーマットに沿ってテキストや画像を追加していくだけで簡単に作成できます。
このように、SharePointに備わったテンプレートを活用すれば、社内ポータルの作成を効率化できるのです。
（3）OneDriveに同期する
3つ目に、OneDriveをすでに活用している場合は、SharePointとの同期も有効です。
OneDriveとSharePointを同期すれば、OneDriveで作成・編集したファイルがすぐにSharePointへ反映されます。結果として、編集後のファイルを都度コピーして保存する手間が省けるので、スムーズに業務を進められるのです。
一方、作成・編集だけでなく削除も同期の対象になるため、誤操作でOneDriveのファイルを削除しないように注意しましょう。
（4）マニュアルを整備する
4つ目に、マニュアルを整備することも運用のポイントとなります。
SharePointは多機能なツールなので、部署によってITリテラシーに差がある場合には、全社に浸透しない可能性があります。したがって、基本的な操作手順をまとめたマニュアルを整備して、SharePointが社内で広く利用されるようにしましょう。
また、社内にITの苦手なメンバーがいる場合には「簡単に社内情報を集約できるツール」を使うことも手法のひとつです。たとえば、社内に散らばる情報を一元化して高精度で検索できる「ナレカン」であれば、操作手順を教育する必要がありません。
以下では、SharePointの活用方法を3つ説明します。以下を例にとって、導入前に具体的な活用方法を決めましょう。
- ファイル共有
- ファイル以外の情報共有
- サイト
SharePoint内のライブラリの中にアップロードされたファイルは、共有権限を与えられた人の中で共有されます。Microsoftのアカウントを持っている人ならば社内外で他者とファイルを共有できるため、ファイル共有ツールとして使えるのです。
例えば、「更新日」や「更新者」、「更新内容」などの更新履歴といった情報も共有が可能です。また、更新履歴を「リスト」にデータの表として保管できるため、ファイル以外の情報の共有にも便利です。
多様なテキストやメディア、コンテンツを挿入しながらWebページの作成ができます。そのため、業務ガイドやマニュアル、社内のお知らせサイト、社内ポータルサイトなどのあらゆる使い道のサイトを作れるのです。
以上で紹介した以外にもSharePointにはさまざまな活用方法があります。そのため、SharePointの導入目的が明確でないと、社員が使い道に迷ってしまう可能性があるので、導入時には必ず導入目的の周知に努めましょう。
ITサポートサービスなどを提供する浅間商事株式会社では、ファイルサーバーでファイル管理をしていましたが、金銭的コストや人的コストに課題がありました。そこで、従来のファイルサーバーからSharePointへの移行を決定したのです。
現在は、全社共通のサイトに、チームやプロジェクト単位で権限を付与したライブラリを作成し、随時ファイルを追加する運用に変更しています。
その結果、コスト削減が実現したうえに、SharePointのほかの機能を活用することで、業務効率が向上しました。
ただし、浅間商事のように”ITに使い慣れている企業”でない場合、一からポータルサイトを構築・運用するのは困難な可能性もある点に注意しましょう。
SharePointは、多くの企業に利用されているサービスですが「有名だから」という理由で導入してしまうと、トラブルに発展しかねません。そのため、担当者の方は以下のデメリットを確認しておきましょう。
- 教育コストがかかる
- 検索機能の精度が低い
- 保守・運用のためにIT人材が必要になる
SharePointでは、管理者が作成したサイト上にページを用意し、コンテンツを配置することで情報共有をします。つまり、情報共有のために自社独自の使い方を「全メンバーに教育する必要がある」のです。
SharePointでは、しばしば検索結果がヒットしないことがあります。しかし、社内ポータルサイトで欲しい情報やファイルがなかなか見つからないと、ストレスが溜まるうえ、業務も滞ってしまうリスクがあるのです。
一般的なWebサイトに必要な”HTML”を知らなくても使える一方、大幅にカスタマイズすると保守・運用を続けられなくなります。たとえば、担当者の異動や退職のタイミングで、管理ができなくなってしまうケースがあります。
このように、SharePointは教育コストやIT人材不足、検索性の問題などを抱えています。そこで、高度な検索機能を備え、ITリテラシーの有無を問わず誰でも使いやすい「ナレカン」のようなツールなら、SharePointのデメリットが解消されます。
以下では、ITに不慣れな方でもわずかな操作で社内ポータルサイトを作成できるツールをご紹介します。
SharePointで社内ポータル作成サイトを運用するためには、従業員に使い方を知らせる教育コストがかかってしまいます。また、自由に機能やコンテンツを追加できるため、複雑化しやすく、情報が見つけにくくなる恐れもあります。
そこで、「誰でも簡単に使えて検索性に優れているツール」を導入すれば、低い教育コストでITスキルを問わずにスムーズに情報にアクセスできます。また、社内ポータルが普及しやすくなり、情報共有スピードも格段に上がります。
結論、社内ポータルサイト作成には、高い検索性を誇り、社内ポータル機能も備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンに残した情報は、超高精度の検索機能によって検索スキルの有無を問わず必要な情報に即アクセスできます。また、「社内お知らせ」モードを活用すると、社内報などの全体アナウンスも可能なので、社内ポータルとしても活用可能です。
社内報などの全体アナウンスに最適なツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った「社内ポータル」の作成例
ここでは、実際に「ナレカン」を使った「社内ポータル」の作成例をご紹介します。以下は、ナレカンで作成した「社内お知らせ」が一覧表示されている画面です。
「2025年1月の健康診断のお知らせ」の[詳細を表示]を押すと以下のように表示されます。
このように、ナレカンの「社内お知らせ」機能を使うと社内ポータルが作れます。また、ナレカンの「社内ポータル」は全メンバー向けの情報発信が前提なので、SharePointのように公開するメンバーを一人ずつ設定する手間がかかりません。
これまで、SharePointで社内ポータルサイトをつくる方法や運用のメリット、デメリットを中心に解説しました。
SharePointは、多機能で自由度が高いがゆえに、導入方法や操作が難しい点がデメリットです。また、多くの情報を一元管理できる一方、目的の情報がすぐに見つからないことがあります。
とくに、情報共有で使用する場合、必要な情報がすぐに見つからないと迅速な対応ができません。そのため、「ITリテラシーの有無によらず誰でも使いこなせて検索性に優れたツール」を導入すべきなのです。
したがって、自社での社内ポータル運用には、誰でも簡単に使えて、目的の情報に即アクセスできる『ナレカン』が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を社内ポータルとして活用し、自社のナレッジ管理におけるストレスを解消しましょう。
