ナレッジマネジメント
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新入社員が業務で成果を出すためには、上司から正しい知識を学び、経験を積むことが重要です。そのため、企業では一般的にOJT（On the Job Training）と呼ばれる教育方法が実施されます。 しかし、「OJTにおけるマニュアルの作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、OJTマニュアルの作成方法や新人教育向けの作り方のコツを中心に、指導者・学習者両方の観点から解説します。 OJTの定義があいまいで、どのように教育していくべきか分からない マニュアルを作成してOJTの実施方法を社内で統一させたい OJTマニュアルを簡単に作成・運用できる方法を知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、効果の高いOJTを実施するためのマニュアルの作り方が分かり、新人教育に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OJTとは？わかりやすく解説！1.1 OJTの目的1.2 OJTのマニュアルを作成する重要性1.3 OJTのメリット・デメリット1.4 OJTの期間2 OJTマニュアルの基本項目2.1 （1）指導者用マニュアル2.2 （2）学習者用マニュアル3 OJTマニュアルの作り方3.1 （1）基本項目を設定する3.2 （2）情報を整理する3.3 （3）内容を記載し共有する4 新人教育向けOJTマニュアルの作り方のコツ4.1 指導者用マニュアルのコツ4.2 学習者用マニュアルのコツ5 【必見】OJTマニュアルの作成・管理・共有をするためには？5.1 OJTに必要な資料を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」5.2 【見本】ナレカンのテンプレートで作成したOJTマニュアル6 OJTでマニュアル以外に必要なこと6.1 （1）学習者に心構えを伝える6.2 （2）理解度の確認手段を用意する7 OJTマニュアルの作成方法まとめ OJTとは？わかりやすく解説！ 以下では、OJTの目的やメリットについてわかりやすく解説します。指導者側が目的を把握しないままOJTを進めると、指導内容の過不足が生じやすくなるため、ここで押さえましょう。 OJTの目的 OJT（On The Job Training）の目的は、業務に必要な知識や技術を身につけることです。 上司と実務を通して学習するため、OJTの終了後には現場で即戦力として働くことが想定されています。一方、似た言葉のOFF-JT（Off The Job Trainig）の意味は「セミナーや研修などの座学を通した人材育成」です。 また、OJTは学習者の教育だけでなく、指導者が業務への理解を深めたり本来の業務と同時進行でスキルを身に付けたりする機会にもなります。このように、OJTは学習者だけでなく、指導者の知識と経験を深める目的で実施されるのです。 OJTのマニュアルを作成する重要性 OJTのマニュアル作成が重要な理由として、おもに以下が挙げられます。 教育を標準化できる 教育指導者によって、伝える内容がバラバラだと、新入社員の業務理解度に差が生じます。そのため、OJTマニュアルを作成し教育内容や順序を統一することで、均一な教育が可能になるのです。 指導者の負担を軽減できる OJTは、教育指導者が通常業務と並行して新人と1対1で実施するため、肉体的にも精神的にも大きな負荷がかかります。そこで、基本的な内容をマニュアルに記載することで、口頭で教える部分を減らせるため、教育を効率的におこなえます。 新入社員の不安を解消できる 新入社員のなかには、担当社員にわからないことを質問するのを躊躇してしまう人が多くいます。そこで、マニュアルを作成し「自己解決できる仕組み」を作ることで、着実に知識・スキルを習得できます。 このように、OJTのマニュアルの作成は、新入社員と教育指導者双方の業務効率化に役立つのです。 OJTのメリット・デメリット OJTを実施する場合、メリットを得られる反面、デメリットもでてきます。そのため、自社にとってどちらを考慮すべきかを検討し、OJTの導入可否を判断しましょう。 OJTのメリット 即戦力の人材を低コストで育成できる 実戦形式の教育によって、学習者は実務に即したスキルを身に付けられます。また、企業内部の人材が指導者なので、外部講師による研修などのコストはかかりません。 指導者の教育力を向上できる 学習者だけでなく、指導者の教育力向上も期待できます。ただし、指導者になる社員の時間的なコストが発生するため、マニュアルを作成して新人教育を簡略化することが必須です。 OJTのデメリット 指導者の負担が大きい OJTによる新人教育は、基本マンツーマンで実施されるため、指導者は常に一人の新人の業務に気を配らなければなりません。したがって、指導者が教育と普段の業務を掛け持ちすると負担が増え、通常業務を圧迫する恐れがあるのです。 教育の質が偏る 指導者の教育スキルによって新人の理解に差が出ることも問題です。マンツーマンの指導なので、新人の教育レベルは担当指導者の教育スキルに依存してしまいます。 上記のデメリットを解消するためには、OJTのマニュアルを作成し、指導者の負担を軽減し教育の標準化を促すことが大切です。 OJTの期間 OJTの平均的な期間は3ヶ月〜1年間です。しかし、OJTの期間設定について国や行政から明確に定められているわけではないため、あくまで目安としましょう。 OJTの期間を長くすると、「時間をかけて段階的に教育できる」「強みを集中的に伸ばせる」といったメリットがあります。一方、期間を短くすると、「早期から業務に携われる」「帰属意識が生まれモチベーションが高まる」という強みがあります。 このように、OJTを実施する期間によって得られるメリットが異なるほか、OJTに必要な期間は業界や業種によっても異なります。そのため、自社でよく検討して最適な期間を設定する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OJTマニュアルの基本項目 以下では、OJTマニュアルの基本項目について解説します。OJTマニュアルには、大きく分けて「指導者用マニュアル」と「学習者用マニュアル」の2種類があります。 （1）指導者用マニュアル 指導者用マニュアルには、OJTの全体像や指導全般に関する情報を記載します。 指導者用マニュアルの項目例は表の通りです。OJT指導の経験がない人でも、迷いや悩みがなく進行できるように、指導方針や実施計画を示しておきましょう。 項目 詳細 目的 OJTは学習者だけでなく、指導者にとっても知識と経験を深める目的で実施されます。 指導者の役割 ただ業務内容を説明するだけでなく、学習者が即戦力となるよう、適切に指導することが求められます。 実施計画 実施期間内に目標を達成できるよう、各段階で途中目標も設定しましょう。 フィードバック方法 OJT終了後に学習者が即戦力となるためには、適切に褒めたりコーチングしたりすることが必要です。 注意事項 ハラスメントとなる行為をあらかじめ把握しておきましょう。 以上のように、指導者ごとに指導方針や実施状況にばらつきが生じるのを防ぐために、組織内で指導者の役割を統一しておくことが大切です。 （2）学習者用マニュアル 学習者用マニュアルは、”全体マニュアル”と”業務マニュアル”の2つに分けられます。 学習者用マニュアルの項目例は以下の通りです。部署や業務によって必要な項目は異なるため、適宜内容を追加・削除して使いやすくしましょう。 ＜全体マニュアル＞ 項目 詳細 企業理念 企業のミッションを共通認識にしましょう。 ビジネスマナー マナーだけでなく、仕事で必要な「報連相」といったコミュニケーションについても指導しましょう。 業界用語・知識 OJTを始める前に事前に基礎知識を身につけられると、OJTの効率が上がります。 ＜業務マニュアル＞ 項目 詳細 業務手順 部署や業務に合わせて手順を示します。いきなり高い目標を設定しすぎると、粗いスキルしか身に付かなかったりモチベーションを維持しづらかったりするので注意しましょう。 必要なツール 自社で情報共有に使用しているツールや、業務で使用する専門ツールの使い方を記載しましょう。 よくある質問 学習者から聞かれる質問をまとめておくと、学習者の悩みや疑問点を解決しやすくなります。 以上のように、全体マニュアルでは業務の全体像を、業務マニュアルでは実務を進めるうえでのポイントを理解できるように適切な項目を設定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OJTマニュアルの作り方 以下では、OJTマニュアルの作り方を3つの手順に分けて解説します。以下の手順を踏むと、効果的な教育に役立つマニュアルを作成できます。 （1）基本項目を設定する まずは、OJTマニュアルの基本項目を設定しましょう。 たとえば、学習者用マニュアルであれば「企業理念」「ビジネスマナー」「業界用語・知識」などが基本項目となります。 指導者用マニュアルは「指導者に求めること」を、学習者用マニュアルは「業務の全体像とポイント」を押さえられるような項目を設定しましょう。 （2）情報を整理する 次に、設定した項目ごとにOJTマニュアルに取り入れるべき情報を整理します。 たとえば、「ビジネスマナー」という項目では「身だしなみ」「敬語」「お辞儀」などが取り入れるべき情報です。このように、設定した項目に必要な情報を書き出します。 情報が整理されていなければ読みづらくなるうえに、担当者によって指導方法が変わってしまうため、教育の質が落ちてしまう恐れがあります。したがって、必要な情報を過不足なく記載しましょう。 （3）内容を記載し共有する 最後に、詳細を記載して指導者・学習者へ共有しましょう。 OJTマニュアルの共有方法は、マニュアルの作成手段によって異なります。たとえば、紙であればコピーを手渡したり、WordやExcelならファイルをメールで送信したりします。 しかし、紙やファイルは共有に手間がかかったり、煩雑な管理により紛失したりする可能性があります。そこで、作成したマニュアルをリアルタイムで共有し、超高精度の検索機能で即目的のマニュアルを探し出せる「ナレカン」のようなツールを活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 新人教育向けOJTマニュアルの作り方のコツ 以下では、新人教育向けOJTマニュアルの作り方のコツについてご紹介します。指導者用・学習者用ともに、読み手をイメージして作成しなければなりません。 指導者用マニュアルのコツ 指導者用マニュアルのコツは、OJTの方針や指導者の役割を明示することです。 OJTが単に「新人へ仕事内容を伝える」という流れ作業になっては、新人に教育内容が身につきづらく、自発的な育成はもちろん、指導者の教育力の向上も望めません。 そこで、マニュアル内に“OJTのゴール”や”指導の意義”を明確に示すことで、指導者による効果的な教育が実施されるうえ、自発的な人材を育成できるのです。 学習者用マニュアルのコツ 学習者用マニュアルのコツは、未経験者でも分かるように記載することです。 たとえば、専門用語には注釈を入れたり、器具の操作方法には画像を用いたりすることで、新入社員でも業務を具体的にイメージしやすくなります。 また、情報をどの程度細かく記載すべきか分からない場合は、経験の浅い社員にマニュアルを共有して、コメントをもらうのが有効です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】OJTマニュアルの作成・管理・共有をするためには？ 以下では、OJTマニュアルの作成・管理・共有に役立つツールをご紹介します。 OJTマニュアルで新人教育の要点を定めることで、指導者の負担を軽減できます。しかし、WordやExcelで作成すると「必要なマニュアルがどこにあるかわからない」「同じ内容のマニュアルがあちこちにある」といった問題が発生し、業務の質にバラつきがでてしまいます。 特に、大企業ではOJTに使うマニュアルや資料が多いため、知りたい情報がどこにあるかわからなければ検索に時間がかかります。そのため、「マニュアルをはじめとする社内情報を一元管理してOJTに関する情報を思い通りに検索できるツール」を導入すべきです。 結論、OJTをスムーズに進めるには、誰でも簡単にOJTマニュアルを作成・管理・共有でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツールの「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、ファイルを格納したり、テキストで情報をまとめたりできるうえに、任意のメンバーに即共有可能です。また、超高精度な「キーワード検索機能」は添付した画像の中身まで検索できるため、必要なマニュアルをすぐに見つけ出せます。 OJTに必要な資料を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本】ナレカンのテンプレートで作成したOJTマニュアル 以下は、ナレカンのテンプレートを使って作成したOJTマニュアルの見本です。 ナレカンでは、画像のようにテンプレートを登録できます。登録したテンプレートを呼び起こしてOJTマニュアルを作成することで、一から作る手間を省けるうえ、体裁を整えられるのです。 また、作成したマニュアルは、以下のように多階層のフォルダで”部署別”に、”学習者用”と”指導者用”に分けて管理できます。さらに、マニュアルに添付した参考資料等のファイルは、プレビューでファイルを開かなくとも確認可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OJTでマニュアル以外に必要なこと 以下では、OJTにおいてマニュアル以外に必要なことを2点ご紹介します。単にマニュアルを作成するだけでなく、OJTの一連の流れを意識して準備をしましょう。 （1）学習者に心構えを伝える 学習者にはOJTの心構えを伝えておきましょう。 たとえば、社会人の心構えとして「いかなるときもメモをとること」と教育すれば、一度教えたことを何度も伝えずに済むようになります。また、「報連相を徹底すること」と教育すれば、分からないことがあれば連絡をするようになると期待できるのです。 以上のように、OJTを効率的かつ効果的に進めるためには、あらかじめ学習者にOJTを受けるにあたっての心構えを伝える必要があります。 （2）理解度の確認手段を用意する マニュアル通りに進めるだけでなく、理解度の確認手段も用意しておきましょう。 たとえば、OJTで実践した内容に関する簡単なテストを実施したり、学習者と指導者との面談の機会を設けたりすることが挙げられます。実際、マニュアル通りにOJTを実施するだけでは、業務の知識や技術が身についたのかが分かりません。 したがって、実践内容を確実に定着させるために、適度に理解度を確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OJTマニュアルの作成方法まとめ ここまで、OJTマニュアルの作成方法や新人教育向けのポイントを中心にご紹介しました。 OJTで指導者の負担を軽減し、効果的に新人教育を行うにはマニュアルの作成・共有が不可欠です。しかし、マニュアルは作成して終わりではなく、必要な時に知りたい情報をすぐに参照できる体制を整えなければマニュアルが形骸化する恐れがあります。 特に、大企業ではOJTに使うマニュアルや資料が多いため、目的の情報を探すのに時間がかかってしまいます。そこで、「検索性に優れ、マニュアルをはじめとする社内情報を一元管理できるITツール」を導入して効率よくOJTを実施するべきです。 結論、OJTマニュアルの作成・管理・共有には、誰でも簡単にマニュアルを作成でき、超高精度の検索機能で過去の情報を瞬時に振り返れるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、効果の高いOJTにするためのマニュアルを作成・管理・共有し、新人教育に役立てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介

事務職に多い、書類作成や電話対応などのルーティン業務は、マニュアルにすることで業務効率化を図れます。ただし、情報がきちんと整理されていなければ、正しい手順がメンバーに伝わらず、業務の質やスピードが低下してしまいます。 そのため、誰にとっても分かりやすいマニュアルを作成することが重要なのです。しかし、「わかりやすい業務マニュアルを作成したいが、作り方やコツが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、事務職向けマニュアルの作り方やテンプレートを中心にご紹介します。 事務の業務マニュアルの作成手順やコツを知りたい 事務職向けのマニュアルテンプレートを活用したい 業務マニュアルを管理・共有するのに最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい事務マニュアルの作り方や簡単に運用する方法が分かり、作成や管理にかかる負担を解消できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 事務業務マニュアルとは1.1 業務マニュアルの概要1.2 事務向け業務マニュアルのメリット1.3 マニュアル作成が必要な事務業務2 【記載例あり】4ステップでわかる事務向け業務マニュアルの作り方2.1 ステップ1｜事前に情報を整理する2.2 ステップ2｜構成を考える2.3 ステップ3｜内容を記載する2.4 ステップ4｜ノウハウを記載する3 上手い人が実践！事務マニュアル作りのコツとは3.1 コツ1｜読む対象者を明確にイメージする3.2 コツ2｜画像や図表を使う3.3 コツ3｜分量をなるべく少なくする3.4 コツ4｜テンプレートを活用する4 【無料】わかりやすい事務向け業務マニュアルのテンプレート3選4.1 Excel｜フローチャートで「流れ」が視覚的に分かりやすいテンプレート4.2 Excel｜マニュアル更新も一目で把握できる「シンプル」なテンプレート4.3 Word｜「初心者向け」マニュアル作成の見本があるテンプレート5 【事務必見】WordやExcelでマニュアル管理する3つのデメリット5.1 （1）マニュアルが検索しづらい5.2 （2）マニュアルが陳腐化・重複しやすい5.3 （3）マニュアルを共有しづらい6 Word・Excelよりも簡単に事務のマニュアル管理ができるツール6.1 検索しやすい！事務マニュアルを簡単に作成・閲覧できる「ナレカン」6.2 【見本】ナレカンでの事務マニュアル作成と管理7 事務マニュアルの作り方やテンプレートまとめ 事務業務マニュアルとは ここでは、業務マニュアルの概要や目的、メリットに加え、マニュアル作成が必要な事務業務を解説します。以下の要点を押さえると、マニュアル化する重要性が分かります。 業務マニュアルの概要 業務マニュアルとは、業務の流れやチェックポイント、ノウハウなどを示した手順書を指します。 業務の進め方が社員ごとに異なると、スピードや質にばらつきが生じますが、マニュアルがあれば仕事の品質を統一できます。また、社員の退職や異動があっても、マニュアルに業務内容が残されていれば引き継ぎがスムーズです。 したがって、マニュアルを作成する目的としては「業務品質の均一化、属人化の解消」などが挙げられます。 事務向け業務マニュアルのメリット 事務で業務マニュアルをつくるメリットは、教育にかかる負担を最小限に抑えて、業務品質の向上が図れる点です。 マニュアルがあれば、担当者は新人社員に業務内容や手順を説明する手間を削減でき、本来の業務に時間を割り当てられます。さらに、マニュアルに仕事のノウハウを共有すれば、経験が浅い社員も疑問を自己解決してスムーズに業務を進められます。 以上のように、業務全体における教育の負担やコストを取り除くためには、伝わりやすい業務マニュアルが役立つのです。 マニュアル作成が必要な事務業務 事務業務において、マニュアルが求められる業務には、以下のようなものがあります。 勤怠管理 勤怠管理は、正確に実施しなければ給与や人事評価に関わるため、労務管理業務の基盤となる重要な作業です。社内システムを導入している場合は、社内での使い方をまとめたマニュアルによって、ミスなく適切な労務管理ができます。 書類作成・管理 書類の作成や管理では契約書や手続き書類を扱うこともあるため、ミスが発生すると重大なトラブルにつながります。マニュアルによって書類のフォーマットや内容が統一すれば、効率的に作業を進められるだけでなく手順の抜け漏れも減らせます。 電話応対・メール対応 顧客や取引先とのコミュニケーションは、企業の印象を左右する重要な業務です。マニュアルがあれば、対応の質を一定に保ち、迅速かつ適切な対応が可能になります。 会計・経理業務 会計や経理のように数値を扱う業務では、とくに正確さが求められるうえ、管理システムを正しく使いこなす必要があるため、マニュアルにノウハウをまとめておくことは必須です。 以上の業務においては、マニュアルを作成することで、業務の効率化や品質向上、教育の負担軽減が期待できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【記載例あり】4ステップでわかる事務向け業務マニュアルの作り方 以下では、分かりやすい業務マニュアルの作り方を4ステップで解説します。以下の画像は、分かりやすい事務向け業務マニュアルの記載例です。 以下の手順を踏めば、社内に浸透する事務向けマニュアルをつくれます。 ステップ1｜事前に情報を整理する まずは、マニュアルを作成する前に情報を整理することが大切です。 例として、「業務の手順」や「ツールの操作方法」などが挙げられます。手順を整理せずに作成に取りかかると、情報が抜け漏れたり手順を逆に記載してしまったりとミスが起こりやすくなってしまいます。 したがって、重要な内容に漏れがないように、業務ごとの情報収集を徹底しましょう。 ステップ2｜構成を考える 次に、マニュアルの構成を考えましょう。 とくに、複数の事務マニュアルをつくる場合は、共通する項目を洗い出して構成（テンプレート）を準備しておくことで使い回せるようになります。共通する項目の例としては、業務名や手順、注意点などの項目が挙げられます。 以上のように、事前に枠組みを決めれば「どこから手をつければ良いか分からない事態」を防げます。 ステップ3｜内容を記載する 次に、テンプレートに沿って内容を記載します。 このとき、マニュアルに目次をつけておくとマニュアルの全体像が把握しやすくなり、読み手が必要な情報をキャッチアップしやすくなります。 ステップ4｜ノウハウを記載する 最後に、業務に関するノウハウを記載しましょう。 優秀な社員が持つノウハウを、マニュアルとして社内で共有すれば属人化の防止につながります。ただし、紙やWord、Excelでの管理ではマニュアルが散在してしまい、目的のノウハウがすぐに見つかりません。 そのため、業務マニュアルは情報整理がしやすい「ITツール」で管理すべきです。たとえば、「フォルダ機能」や「高精度の検索機能」を備える「ナレカン」であれば、情報を探す時間が大幅に削減されるので、マニュアルを活用しながらスムーズに業務を進められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 上手い人が実践！事務マニュアル作りのコツとは 以下では、上手い人が実践している事務マニュアル作りのコツをご紹介します。以下のコツを意識すると、わかりやすくて有用なマニュアルを作成できるため必見です。 コツ1｜読む対象者を明確にイメージする 事務マニュアル作りの1つ目のコツは、読む対象者を明確にイメージすることです。 たとえば、新入社員が読む想定にもかかわらず専門用語を多用していれば、正しく伝わりません。一方で、中堅社員が読むのに専門用語を使わずに書くと、まどろっこしい文章になってマニュアルが冗長化します。 こういった事態を防ぐために、読む対象者を明確にイメージし、読者の視点で記載することが重要です。また、情報が古いままだと形骸化する恐れがあるので、定期的に内容を見直し修正することで常に正確なマニュアルを持続できます。 コツ2｜画像や図表を使う 事務マニュアル作りの2つ目のコツは、画像や図表を使うことです。 マニュアルがテキストばかりでは読みづらいほか、業務内容が複雑だと理解しづらいです。そこで、適度に画像や図表を差し込むと、テキストではわかりにくい箇所も理解しやすいです。 しかし、テキストだけでも十分に理解できる業務まで画像を使って説明してしまうとかえって読みにくくなるため、追加した画像や図を見直し、「追加する前よりもわかりやすくなったか」確認しましょう。 コツ3｜分量をなるべく少なくする 事務業務マニュアル作りの3つ目のコツは、分量をなるべく少なくすることです。 マニュアルの分量が多いと、読み手のモチベーションを下げたり、読み飛ばされたりする原因になります。そのため、業務に最低限必要なことだけを簡潔に記載することが求められるのです。 たとえば、一つのマニュアルに情報を詰め込みすぎず、マニュアルとノウハウは分けて記載すると読んでもらいやすいマニュアルを作れます。 コツ4｜テンプレートを活用する 事務業務マニュアル作りの4つ目のコツは、テンプレートを活用することです。 マニュアルを毎回一から作成するのは面倒なうえ、作成者によって書き方が異なると読み手の混乱を招きかねません。しかし、テンプレートを活用すればマニュアルの書式を統一できるので、手間をかけずに分かりやすいマニュアルがつくれます。 しかし、自社に合ったマニュアルがテンプレートサイトにないことも少なくありません。そこで、「ナレカン」のようなITツールを活用すれば、自社に合ったテンプレートを作成・登録でき、いつでも簡単に呼び出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】わかりやすい事務向け業務マニュアルのテンプレート3選 以下では、わかりやすい事務マニュアルの無料テンプレートを3つご紹介します。WordやExcelで使えるテンプレートを探している方は必見です。 Excel｜フローチャートで「流れ」が視覚的に分かりやすいテンプレート こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロードのトップページ」が提供する、業務マニュアルのExcelテンプレートです。 事務作業の流れやフローチャートを作るのに適したテンプレートであり、主に顧客や新人向けのマニュアルを作るときに役立ちます。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードの詳細はこちら Excel｜マニュアル更新も一目で把握できる「シンプル」なテンプレート こちらは、「業務用テンプレート」が提供する作業マニュアルのExcelテンプレートです。 作業手順が決まっている”定型業務”のマニュアル作成に適しており、右上には承認のための捺印欄が設けられています。また、下に変更内容の記入欄があり、更新内容や改定日、記入者が一目瞭然な点が特徴です。 業務用テンプレートの詳細はこちら Word｜「初心者向け」マニュアル作成の見本があるテンプレート こちらは、「SILAND・JP」が提供する業務マニュアルのWordテンプレートです。 作成見本のPDFがあるので、初めてでも、適当な文章や画像を挿入するだけで簡単に事務マニュアルが作れます。ただし、表記を統一するために守らなければならない点があったり、目次の手動入力が必要だったりする点に注意しましょう。 SILAND・JPの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事務必見】WordやExcelでマニュアル管理する3つのデメリット 以下では、WordやExcelでマニュアルを管理する3つのデメリットを解説します。マニュアル作成にWordやExcelを使っている、もしくは検討している方は必見です。 （1）マニュアルが検索しづらい 1つ目のデメリットは、マニュアルが検索しづらい点です。 WordやExcelで管理していると「どこに、何が管理されているのか」が分かりづらいと言えます。さらに、ファイル名での検索にしか対応しておらず、キーワード検索から欲しいマニュアルにたどり着くのに時間がかかります。 一方、「ナレカン」のようなファイル内検索に対応したツールなら、いちいちファイルを開いて中身を確認する必要がありません。また、AI検索によってチャット形式で欲しい情報へすぐにアクセスできます。 （2）マニュアルが陳腐化・重複しやすい 2つ目のデメリットは、マニュアルが陳腐化・重複しやすい点です。 WordやExcelでの管理は、「誰がいつどこを変更したのか」を追跡しづらいため、最新のバージョンを把握するのが難しいです。そのため、最新版と記されたファイルが複数存在したり、似た内容のマニュアルが複製されてしまったりなどのリスクがあります。 また、情報が古くなっているマニュアルがあっても気が付きにくいため、「いつの間にかマニュアルが形骸化してしまった」という事態になりがちです。 （3）マニュアルを共有しづらい ３つ目のデメリットは、マニュアルを共有しづらい点です。 WordやExcelの管理では、共有するときにメールやチャットなどの別のツールを使って送る必要があるため手間がかかります。また、マニュアルを更新したら再度共有する必要がありますが、その都度メンバーに通知をする作業も発生するため面倒です。 そのため、マニュアルを社内のメンバーにスムーズに共有できるような仕組みを整えることが重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Word・Excelよりも簡単に事務のマニュアル管理ができるツール 以下では、Word・Excelよりも簡単に事務のマニュアル管理ができるツールをご紹介します。 Word・Excelで事務マニュアルを作成すると、更新するたびにメールなどで再共有する手間が発生し、常に最新版が誰の手元にあるのか不明瞭になりがちです。また、社内のファイルサーバーや個人PCにバラバラで保管していると、「必要なときに見つからない」「どれが最新版かわからない」といった混乱を招きます。 そこで、「マニュアル管理に適切なITツール」を導入すれば、マニュアル管理が煩雑にならず、社内でスムーズに運用できます。ただし、検索機能が優れていなければ、必要な情報を探すのに時間がかかってしまいます。 結論、事務職のマニュアルの作成には、マニュアルを含む社内の情報を一元管理でき、超高度な検索機能を備えたツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、テンプレートや目次を活用したマニュアルが簡単に作れるうえに、テーマ毎に整理することができます。また、精度の高い「キーワード検索」や、AIによる「自然言語検索」で欲しいマニュアルに必ずたどり着けるので、情報を探す時間が大幅に削減されます。 検索しやすい！事務マニュアルを簡単に作成・閲覧できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンでの事務マニュアル作成と管理 以下は、ナレカンで業務マニュアルを作成・管理した見本です。 目次機能 ナレカンには「目次機能」があるので、長くなりがちな事務職向けのマニュアルでもすぐに目的の項目を見つけることができます。 高度な検索機能 「タイトル」や「ファイル名」で絞り込み検索ができるため、欲しい情報がすぐに見つかります。さらに、添付した画像やファイル内の検索も可能なので、事務業務に関しての調べものに時間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 事務マニュアルの作り方やテンプレートまとめ ここまで、事務マニュアルの作り方やテンプレートを中心にご紹介しました。 事務マニュアルを作成するときは、読む対象を具体的に設定して必要最低限のことを簡潔に書くよう意識しましょう。また、デザインやレイアウトを工夫すれば、より見やすいマニュアルがつくれます。 しかし、WordやExcelで作ったマニュアルでは、逐一ファイルを開いたりメールで共有したりする手間が生じるため非効率です。したがって、「マニュアルの作成から共有・管理まで簡単にできるツール」を導入しましょう。 結論、自社が利用すべきは、あらゆる情報を簡単にまとめられて、検索機能で簡単に必要なマニュアルを見つけられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、事務マニュアルを効率的に作成・運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介

業務の内容や流れを共有するために、多くの企業でマニュアルが活用されています。マニュアルを作ってノウハウを蓄積すれば、効率よく人材を育成できるだけでなく、業務品質を均一化して、ノウハウの属人化を防げるのです。 しかし、「マニュアルを作成したものの、社内にうまく浸透しない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、見やすいマニュアルの作成ポイントや5つの運用ルールを中心にご紹介します。 分かりやすく見やすいマニュアルを作りたい マニュアルの運用ルールの作り方が知りたい マニュアルを通じて業務が円滑に回るような仕組みを整えたい という方はこの記事を参考にすると、マニュアルを上手く運用する方法が分かり、実際の業務に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルとは1.1 マニュアルの必要性1.2 ルールとの違い1.3 ガイドラインとの違い2 【見本あり】上手い人も実践！見やすいマニュアルの作成ポイント2.1 （1）業務の全体像を示す2.2 （2）図や画像を添付する2.3 （3）業務ノウハウを記載する3 マニュアルを業務に浸透させる5つの運用ルール3.1 （1）マニュアルの管理者を決める3.2 （2）定期的なヒアリングを実施する3.3 （3）業務の改善点をマニュアルに反映させる3.4 （4）更新後のマニュアルをすぐに共有する3.5 （5）更新前のマニュアルも保存しておく4 【責任者必見】マニュアルの作成・共有におすすめのツール4.1 最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」5 マニュアルを作成するときに役立つテンプレート5.1 コピペして使える業務マニュアルのテンプレート5.2 Excelで使える作業手順マニュアルのテンプレート6 ＜番外編＞例文あり！自社に合う運用ルールの作り方7 見やすいマニュアルの運用ルールまとめ マニュアルとは ここでは、マニュアルの必要性やほかの用語との違いを解説します。以下を参考にマニュアルの意義を把握して、目的に合った分かりやすい内容にしましょう。 マニュアルの必要性 マニュアルは、「業務の標準化」のために必要です。 マニュアルを作成して、最適な仕事の流れやコツを可視化することで、従業員の業務の質を一定水準まで引き上げられます。また、作成過程で従業員のノウハウ（専門的な知識、経験に基づく情報）を引き出せるため、最適な仕事のやり方を社内で共有できるのです。 このように、マニュアルは業務の質の均一化や属人化の防止だけでなく、作業の効率化にも効果的です。 ルールとの違い ルールとは、「破ってはならない規則」を指し、主にしてはいけないことが記載されるのに対し、マニュアルには「やらなければならないこと」が記載されます。 つまり、ルールの目的は秩序を保つためですが、マニュアルの目的は業務クオリティを一定に保つためです。したがって、マニュアルのなかに運用ルールを記載すれば、秩序を保ったうえでスムーズに作業を進められます。 ガイドラインとの違い ガイドラインは、「目指すべきゴールや指針」を指します。 一方、マニュアルには「ガイドラインの指針に従ううえで取るべき行動」が具体的に示されています。ガイドラインを読んだあとの行動は個人によって異なりますが、マニュアルを読めば誰もが同じ行動を取れるのです。 すなわち、マニュアルとガイドラインは具体性が異なります。したがって、マニュアルをつくるときは、「誰が読んでも分かるほど具体的に示されているか」を確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】上手い人も実践！見やすいマニュアルの作成ポイント ここでは、マニュアルの書き方のポイントを解説します。以下のポイントを参考にすると、下記画像のような見やすいマニュアルを作れるので必見です。 （1）業務の全体像を示す 大前提として、業務の全体像が分かるマニュアルを作成しましょう。 業務の全体像を示すことで、はじめて業務に取り組む人でも明確なイメージを持って作業を進められるようになります。たとえば、大まかな作業の流れを太字にして、作業ごとの細かなプロセスを字下げすると、全体像が掴みやすいです。 このように、読み手に配慮したマニュアルを作れば「マニュアルを作成したものの、業務に活用されない」事態を防げます。 （2）図や画像を添付する 図や画像を添付すると、視覚的に分かりやすいマニュアルになります。 図や画像を使えば、読み手がマニュアルの内容を直感的に把握できるうえ、より作業をイメージしやすくなります。とくに、操作画面などは文章だけではなく、実際の画像が挿入されていた方が読み手にとってわかりやすいです。 したがって、マニュアルには適度に図や画像を挿入して、具体的に作業内容を記載しましょう。 （3）業務ノウハウを記載する 従業員が業務から得た知識・経験などの「ノウハウ」をマニュアルに記載することも重要です。 業務ノウハウをマニュアルに集約すれば、従業員の経験の有無に関わらず、業務の質を一定に保てます。また、実際の業務に携わった担当者の声を反映できるので、より実践的で分かりやすい内容になるのです。 したがって、マニュアルを作成するうえでは、必ず現場の声をもとにノウハウを記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを業務に浸透させる5つの運用ルール ここでは、業務マニュアルを浸透させる5つの運用ルールを紹介します。「会社でマニュアルをつくったが、活用できていない」という状況をなくすために以下の運用ルールを守りましょう。 （1）マニュアルの管理者を決める スムーズにマニュアルを運用するために、管理者を決めましょう。 管理者の役割は、定期的にマニュアルの内容を確認し、必要に応じて情報の修正を呼びかけることです。管理者を決めておくことで、マニュアルが放置され、情報が陳腐化する事態を防げます。 マニュアルを社内に浸透させるためには、業務に活用できる有効な情報を記載する必要があるので、必ず管理者を決めて定期的に情報を更新しましょう。 （2）定期的なヒアリングを実施する マニュアルを利用する従業員には、定期的なヒアリングを実施しましょう。 マニュアルに必要な情報が載っていなかったり、表現が分かりづらかったりすると、誰も読まなくなる可能性があります。そのため、現場の従業員の意見をもとに、マニュアルを定期的に改善する必要があるのです。 また、ヒアリング内容は早急に反映させ、常に使いやすいマニュアルとすることを心掛けましょう。 （3）業務の改善点をマニュアルに反映させる 業務の変更点や改善点が発生したら、迅速にマニュアルへ反映させましょう。 マニュアルと実務に乖離があると、実際の業務に活用できずに放置されてしまいます。そのため、業務内容に変更が生じたら、すぐにマニュアルへ反映させる必要があるのです。 しかし、マニュアルを紙で作ると修正・共有に手間がかかるほか、Excelの場合も、修正するたびに最新のバージョンを管理する手間がかかります。したがって、修正した内容が即共有できる「ナレカン」のようなITツールを活用しましょう。 （4）更新後のマニュアルをすぐに共有する 業務の改善点を反映させた最新のマニュアルは、すぐにメンバーへ共有しましょう。 メンバーへの共有が遅れると、古いマニュアルを参照したことで作業ミスが発生したり、従業員間で認識にズレが生じたりする恐れがあります。 そのため、最新のマニュアルをもとに業務を進められるように、更新後はすぐに共有することを徹底しましょう。 （5）更新前のマニュアルも保存しておく マニュアルを更新したあとも、更新前のマニュアルは保存しておきましょう。 過去のマニュアルを完全に削除すると「急遽、古い機材を用いることになったが使い方が分からない」といった問題が発生する可能性があります。したがって、更新前のマニュアルは、いつでも確認できるように管理しましょう。 ただし、過去マニュアルと最新版のマニュアルを別々で管理する場合、ファイル名などを工夫する必要があります。なぜなら、両者の区別がつかなければ、過去マニュアルを最新版と誤って認識してしまい、作業ミスにつながるからです。 そこで、編集履歴が自動で記録される「ナレカン」のようなツールを使えば、管理に手間をかけることなく、すぐに過去の情報を確認できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【責任者必見】マニュアルの作成・共有におすすめのツール 以下では、マニュアルの作成・共有におすすめのツールをご紹介します。 マニュアルをつくってノウハウを共有すれば、業務の質の均一化や属人化防止につながります。しかし、マニュアルは定期的に更新しなければ実際の業務に合わなくなるほか、共有が遅れるとメンバー間の認識にズレが生じて作業ミスを起こしやすくなるのです。 したがって、マニュアルの作成にはExcelやWordではなく「スムーズな情報の更新・共有ができるITツール」を使いましょう。ただし、マニュアルを作っても目的の情報が見つからなければ、業務のときに確認に時間がかかってしまいます。 したがって、マニュアル管理に使うツールは「検索機能の充実」も重視すべきです。結論、導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上の方でも簡単にマニュアルを作成・更新・共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや表・画像などを簡単に載せられるのでマニュアルが作りやすいうえ、多階層の「フォルダ」で見やすく整理できます。また、キーワードやファイル名で情報を絞り込める超高精度な「検索機能」を備えているので、目的のマニュアルにすぐにアクセスできるのです。 最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを作成するときに役立つテンプレート コピペして使える業務マニュアルのテンプレート 以下は、コピペして使える業務マニュアルのテンプレートです。冒頭に、何に関するマニュアルか記載されているので、一目で情報を把握しやすい構成になっています。 ＜概要＞ ・本マニュアルでは、お客様からお問い合わせがあった場合の対応を説明している ＜方法＞ ・お問い合わせメールがあると、自動的にノートが作成されるので、タイトルだけを変更する 　・cf）yy/mm/dd 〇〇様から△△についての問い合わせがあった ・以下の手順に沿って、お客様の情報を聞いていく ＜お客様情報＞ ・ご所属（社名・団体名等）： ・氏名： ・電話番号： ・メールアドレス： ＜問い合わせ内容＞ ・（顧客からの問い合わせ内容を記載） ＜対応結果＞ ・（どのように対応したかを記載） ※誰かが対応するべきタスクがある場合、このノートに「タスク設定」すること ※誰かに伝えるべき内容がある場合、ノート右下の「メッセージ」から連絡すること 上記のテンプレートを「ナレカン」などのノートツールに貼り付けるだけで、すぐに運用を開始できます。 Excelで使える作業手順マニュアルのテンプレート こちらは、Excelで使える作業手順マニュアルのテンプレートです。以下を参考に、自社で必要なマニュアルを作成しましょう。 冒頭に大まかな作業内容を太字で示し、詳細な作業手順を階層ごとに字下げして記述するレイアウトなので、作業の全体像が把握しやすいです。また、「作成日」に加えて「更新日」の記入欄があるので、情報が最新のものかどうかを確認できます。 ただし、Excelでマニュアルを作成すると、スマートフォンで画面が見づらい点がデメリットがあります。したがって、現場に立って各々がマニュアルを確認する場合は、マルチデバイスに対応しているITツールの利用がおすすめです。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード「マニュアル作成のテンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜番外編＞例文あり！自社に合う運用ルールの作り方 社内ポータルやチャットツールなど、自社で使うITツールの運用ルールを作るときには、以下の流れで進めましょう。 スモールチームを作り、実際にツールを利用してみる 利用するうえで使いにくい点や情報共有で困った点をまとめる 使いにくい点や困った点をカバーする運用方法を決める 運用ルールをマニュアル化し、社内に共有する ポイントは、全社に展開する前に少人数で試し運用をすることです。フォルダの作り方やメッセージの送り方で工夫が必要だと分かったら、マニュアル化の時に運用ルールを設けましょう。 たとえば、Slackの運用ルールを作る場合、以下の例文を参考にしましょう。 【Slackの運用ルール例文】 ▼プロフィール 名前は「ローマ字フルネーム@○○部」と設定する。 プロフィール画像は自身の顔が写った写真に設定する。 ▼チャンネル チャンネルを作成するときには、メンバー内に必ず代表・部門長を含める。 チャンネルの説明を記載し、何に活用するチャンネルなのか明らかにする。 社外メンバーをチャンネル招待するときには、事前に部門長の承諾を得る。 ▼メッセージ 連絡には即レスを心がける。 メッセージの見落としがないように、通知・リマインド機能を活用する。 リアクション機能を活用し、不用意にメッセージのやりとりが長くならないようにする。 スレッドで返信する際、全員に伝えるべき内容は「以下にも投稿する」チェックを付けてメッセージを送る。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見やすいマニュアルの運用ルールまとめ ここまで、マニュアルの作成ポイントや浸透させる5つの運用ルールをご紹介しました。 見やすいマニュアルをつくるには、「業務の全体像」「判断基準」「ノウハウ」を記載する必要があります。また、陳腐化を防ぐため、定期的に情報を更新してスピーディーに共有する必要があるのです。 しかし、ExcelやWordの場合、マニュアルの閲覧や更新の度にファイルを一覧から開いたり、最新版のバージョンを管理したりする手間がかかります。したがって、「誰でも簡単に情報を管理できるツール」を導入して、マニュアルを効果的に運用しましょう。 結論、自社のマニュアル作成には、ITに慣れていない従業員でも簡単に情報を管理・共有できる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、手間なくマニュアルを運用できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介

マニュアルを読めば円滑に業務を進めたり、初歩的なミスを減らしたりできるにも関わらず、なかにはマニュアルを読まない人がいます。マニュアルを読まずに作業を進めればミスが起こるのは明らかなので、早急に対処しなければなりません。 しかし、「マニュアルを読まない人がいるが、どのように対処したらいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルを読まない人がいる3つの理由とその解決策を中心にご紹介します。 なぜマニュアルを読まないのか分からず困っている マニュアル作成のコツを知りたい 作成したマニュアルの共有を簡単に行い、社内に浸透させたい という方は、この記事を参考にすると「読まれるマニュアル」にするためのポイントが分かるので、業務の質やスピードを改善できる可能性が高まります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルを読まない・読まずに聞いてくる人がいる3つの理由とは1.1 （1）内容が分かりづらく頭に入らない1.2 （2）何でも人に聞いてしまう1.3 （3）目的の情報が見つからない2 【形骸化対策】 「マニュアルが読まれない」問題を解消する方法2.1 誰でも簡単に欲しい情報を見つけ出せる「ナレカン」3 マニュアルが活用されない職場はどうなる？作成のメリット4 マニュアルを無駄にしないための4つのコツ4.1 （1）構成や内容を分かりやすくする4.2 （2）見やすい状態で管理する4.3 （3）既存マニュアルを有効活用する4.4 （4）マニュアルを定期的に改善する5 業務マニュアルのテンプレート6 【分かりづらい？】マニュアル作成のNG例6.1 画像・動画に頼りすぎている6.2 専門用語の説明がない7 仕事マニュアルを読まない人がいる理由と対策まとめ マニュアルを読まない・読まずに聞いてくる人がいる3つの理由とは 次に、「業務マニュアルが整備されているにも関わらず、読まない人がいる」3つの理由を解説します。マニュアルを読まない理由を把握して、それぞれに合わせた対処法を取りましょう。 （1）内容が分かりづらく頭に入らない マニュアルを読まない1つ目の理由は、「マニュアルが分かりづらいため」です。 たとえば、業務が忙しいときにマニュアルが必要になっても、「文章が冗長で分かりにくいマニュアル」ではすぐに必要な情報を確認できません。また「図や表がなく作業をイメージできないマニュアル」では、そもそも読みたいと思えないのです。 分かりづらいマニュアルは読むこと自体が負担となるため、結果として、読まない選択をする社員がでてくると言えます。 （2）何でも人に聞いてしまう マニュアルを読まない2つ目の原因として、何でも人に聞いてしまうケースがあります。 どこに保存されているのか分からない管理方法では、マニュアルを探すのに時間がかかってしまいます。その結果、「マニュアルを探すより人に聞いた方が早い」となり読まない人がでてくるのです。 そのため、まずはマニュアルを見やすく整備して、人に聞かなくても業務を進められるようにしましょう。「ナレカン」ような社内FAQを作成して自分で業務の疑問点解消が可能なツールを使用すると、同じ質問を繰り返されなくなります。 （3）目的の情報が見つからない 3つ目のマニュアルを読まない理由は、目的の情報が見つからないことです。 たとえば、紙媒体のマニュアルではキーワード検索ができないため、目的の情報を見つけるには、1ページずつ目を通す必要があります。そのため、必要な情報を見つけるまでに時間がかかり、探している間にマニュアルを読むのが面倒だと感じてしまうのです。 そのため、マニュアルを読まれるようにするには「すぐに情報を見つけ出せるマニュアルの管理方法」に切り替えることが有効です。たとえば、昨今では、検索機能に優れたITツールを活用し、マニュアルを管理する企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【形骸化対策】 「マニュアルが読まれない」問題を解消する方法 以下では、「マニュアルが読まれない」問題を解消する方法を紹介します。 マニュアルが読まれない原因として、内容の分かりづらさだけでなく「必要な情報を探すのに手間がかかること」が挙げられます。また必要な情報をすぐに見つけられないと、担当者に質問が殺到するため、担当者の負担も大きくなるのです。 したがって、「欲しい情報が簡単に見つかる検索機能があるツール」を導入しましょう。また、担当者に直接質問をしなくても、不明点が解消されるようにすれば、負担が軽減されるほか、業務にかける時間も短縮できます。 結論、マニュアルの管理・共有に最適なのは、直感的な操作と超高精度な検索機能で必要な情報をすぐに見つけられ、不明点をそのまままとめて、共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「添付ファイル内検索」「画像検索」があるのでマニュアルや添付した資料の中身まで簡単に検索できます。さらに、「社内版知恵袋（質問機能）」で社内FAQが作れるので、社員が不明点を解消しやすく担当者の負担軽減にもつながるのです。 誰でも簡単に欲しい情報を見つけ出せる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った「マニュアル」の作成＞ 以下は、ナレカンで接客マニュアルを作成した例になります。 ナレカンでは、直接テキストを書き込めるだけでなく、マーカーや下線などを引いたり画像やファイル添付したりして、視覚的に見やすいマニュアルを作成できるのが特徴です。 マニュアル作成機能 ナレカンの質問機能では、特定の部署やメンバーに質問の回答をリクエストし、その回答を”ナレッジ”として蓄積できます。 マニュアル共有機能 ナレカンには、コメント機能が備わっているので、ほかのツールを使ってやりとりする面倒が生じません。また、マニュアルを作成した「記事」ごとにコメントを紐づけられるので、話題が混在したり流れたりする煩わしさもなくなります。 マニュアル検索機能 「自然言語検索」では、上司に尋ねるように質問すれば、ナレカンAIが、蓄積された「記事」を横断し最適な回答を生成してくれます。また、参照した「記事」のURLも表示されるので、より詳しい内容を知りたいときに便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルが活用されない職場はどうなる？作成のメリット まず前提として、マニュアルを作成するメリットを確認しましょう。以下の3つの理由から、企業では必ずマニュアル整備をすべきなのです。 業務品質の均一化 マニュアルを参照すれば、誰もが同じ手順で業務を進められるため、個々人の経験やスキルによる業務品質の差が小さくなります。「同じ業務でも、社員によってやり方が違う」といった状況がなくなり、品質が均一になるのです。 教育コストの削減 マニュアルがあれば、新人社員は任意のタイミングで自由に業務内容について学習できます。業務の予習・復習も行えるため、研修やOJT教育で同じことを繰り返し指導する手間を省けるなど、マニュアルは新人教育に役立ちます。 属人化の防止 マニュアルの作成により「特定の社員しかできない業務」がなくなれば、当該社員の急な離職や休職によって業務が停滞するリスクがなくなります。また、情報の属人化を防ぐためにも、マニュアルは必要なのです。 このように、業務の品質を上げ、教育や引き継ぎを効率化するためにマニュアル整備は必須です。マニュアルを作成できていない企業は早急に対応しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを無駄にしないための4つのコツ ここでは、無駄にならないマニュアルにするための4つの対策をご紹介します。以下の対策をもとに、読まれない原因である「分かりづらさ」や「アクセス性の悪さ」といった課題を取り除きましょう。 （1）構成や内容を分かりやすくする まずは、構成や内容を分かりやすくするための工夫が必要です。 たとえば、要点を箇条書きにしたり図や画像を使ったりすれば、重要なポイントを一目で把握できるので、マニュアル自体が見やすくなります。ただし、PowerPointを使用する場合、閲覧時にファイル開封の手間がかかる点に注意しましょう。 また、ドロップ＆ドラッグで画像を貼り付けられ、さらにそのまま画像の編集まで可能なツールがあれば、マニュアルの更新・編集も簡単です。 （2）見やすい状態で管理する 次に、見やすい状態で管理することも大切です。 マニュアルを作成しても、保存場所が分からない状態では誰もマニュアルを確認しなくなります。とくに、社内サーバーで管理すると「ファイルの保管場所」が分からなくなり、チャットではほかのメッセージによって流れてしまうので、確認が面倒です。 そのため、情報を見やすく整理してストックできる「ノート型ツール」を使ってマニュアルを管理しましょう。 （3）既存マニュアルを有効活用する 既存マニュアルを有効活用するのもひとつの手段です。 欲しい情報をすぐに得られないマニュアルでは、スムーズに業務を進めることができません。そのため、WordやExcelでマニュアルを作成していたとしても、一つずつファイルを開いて目当ての情報を見つけていくのは面倒なため、放置されてしまうのです。 そこで、「ナレカン」のようなツールにファイルを貼り付けて、既存マニュアルを運用していきましょう。具体的にはナレカンの「ファイル内検索機能」やAIを活用した「ファイル要約機能」を使うと、逐一ファイルを開く手間を省けます。 （4）マニュアルを定期的に改善する 最後に、マニュアルの改善点を洗い出し、定期的に改善を重ねるようにしましょう。 業務内容の変更に伴い、マニュアルも逐一更新が必要です。また社員がマニュアルに記載されたノウハウを習得しているかどうかの確認を定期的に行うと、マニュアルの改善点が可視化されます。 このように、社員の理解度からマニュアルの分かりやすさを図ることで、より分かりやすいマニュアルの作成に繋がるのです。社員の理解度に応じたマニュアルであれば、「読まれない」といったケースもなくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルのテンプレート こちらは、Canvaが提供する業務マニュアルのテンプレートです。 テンプレートは全12ページで構成されており、必要に応じて特定のページの複製も可能です。また、図形の配置やテキスト・画像など多様なカスタマイズにも対応しており、作成したマニュアルはパワーポイント形式でダウンロードできます。 Canvaの業務マニュアルのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【分かりづらい？】マニュアル作成のNG例 以下では、マニュアル作成のNG例について説明します。マニュアル作成を担当する方は必見です。 画像・動画に頼りすぎている 1つ目のNG例として、「画像・動画に頼りすぎている」事例が挙げられます。 視覚的に分かりやすくするために画像や動画を使用することはNGではありません。しかし、ただ貼り付けてあるだけで画像・動画が何を示しているのかといった説明がないと、マニュアルの要点が分からなくなってしまうのです。 またテキストでの説明が不十分だと、画像が上手く読み込めないといったトラブルが発生した際に、マニュアルが機能しなくなる恐れもあります。画像・動画の使用は要点を明確にしテキストでの説明と併用するようにしましょう。 専門用語の説明がない 2つ目のNG例として、「専門用語の説明がない」事例が挙げられます。 新入社員や業務経験が浅い社員は、専門用語が多用されたマニュアルを読んでも意味が分からず業務内容の理解が深まりません。マニュアルに専門用語の説明がなければ、直接質問する必要が生じ、担当者の負担も増大します。 したがって、専門用語の多用は避けるべきなのです。また、専門用語を使用してマニュアルを作成する場合は、注釈や補足を付け足して「専門用語が何を指しているのか」といったことも併せて明記しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事マニュアルを読まない人がいる理由と対策まとめ ここまで、マニュアルを読まない人がいる理由と対策を中心にご紹介しました。 マニュアルの確認・必要な情報の検索に手間がかかると、マニュアルを読むのを面倒だと感じ読まれなくなってしまいます。また、マニュアルが機能していないと、担当者に質問が殺到して負担も増大するため、業務に支障をきたす場合もあるのです。 したがって、「欲しい情報が簡単に見つかる充実した検索機能があるツール」を導入しましょう。また、質問機能で担当者に直接聞かなくても不明点が解消されれば、担当者の負担軽減にも繋がります。 結論、マニュアルの管理・共有に最適なのは、添付した資料からも検索できる超高精度な検索機能があり、社内FAQも作れるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でマニュアルを管理・共有して、マニュアルが読まれる環境をつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介

ビジネスにおいて、メンバーが経験の有無に関わらず成果を出していくには、仕事の「仕組み化」が重要です。仕事の手順や、培ってきたノウハウを仕組み化すれば、業務に慣れていないメンバーでも円滑に作業を進められます。 しかし、仕事の仕組み化にどのように取り組めばよいか分からず悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事を仕組み化する重要性や具体的なやり方を中心にご紹介します。 ビジネスにおける「仕組み化」するやり方やポイントを知りたい 実際に、仕事で仕組み化を成功させた事例を参考にしたい 仕組み化を円滑に進められるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、仕事を仕組み化する最適な方法が分かり、業務を継続的に維持できる体制を作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ビジネスにおける仕組み化とは1.1 仕組み化の概要1.2 仕組み化すべき業務・すべきではない業務2 なぜ仕事の仕組み化が重要か2.1 （1）業務ミスを減らせる2.2 （2）ノウハウの属人化を防げる2.3 （3）仕事の質を均一化できる3 仕組みづくりをしないデメリット4 仕事の仕組み化を円滑に進めるおすすめのツール4.1 あらゆる情報をナレッジとして蓄積できるツール「ナレカン」5 仕事を仕組み化するやり方・手順とは5.1 ステップ1：業務フローを洗い出す5.2 ステップ2：作業手順を明確化する5.3 ステップ3：マニュアルを作成する6 【重要】仕事の仕組みづくりのポイント6.1 最新情報に更新する6.2 業務状況がすぐに分かるようにする7 「仕組み化」の構築に成功した企業の事例8 仕事を仕組み化する重要性まとめ ビジネスにおける仕組み化とは まずは、仕組み化の概要や、仕組み化すべき業務・すべきではない業務について紹介します。仕組み化の基本をおさえておきましょう。 仕組み化の概要 仕組み化は「業務のシステム化」と言い換えることができます。 仕組み化とは、誰が同じ業務を行ってもスムーズに遂行できるように、業務の手順やマニュアルを明確にすることです。仕組み化がなされていないと、メンバーによって手順が異なるため業務の質が違ったり、仕事量が特定のメンバーに偏ったりしてしまいます。 メンバーの業務の量や質を統一するためにも、業務の手順やマニュアルを明確にして、社内業務をシステム化する必要があるのです。 仕組み化すべき業務・すべきではない業務 「仕組み化」は作業を効率化するうえで非常に有効な手段ですが、全ての業務で効果を発揮するわけではありません。以下では、「仕組み化すべき業務」「仕組み化すべきではない業務」それぞれについて解説します。 仕組み化すべき業務 仕組み化すべき業務には「選択型業務」と「単純型業務」の2つが該当します。以下は、それぞれの特徴をまとめた表です。 ＜業務内容＞ ＜業務例＞ ＜仕組み化＞ 選択型業務 いくつかの選択肢（パターン）から選んで遂行する業務 顧客からの問い合わせを担当部署に取り次ぐ一次対応業務 選択肢と選択基準を体系化する 例）フローチャート 単純型業務 誰がやっても同じ結果となる一定の業務 データ入力・書類作成 手順やコツを記す 例）マニュアル この2つの業務に関しては、仕組み化することで業務効率や質の向上が期待できます。 仕組み化すべきではない業務 仕組み化すべきではない業務として「感覚型業務」が挙げられます。 感覚型業務とは、豊富な経験や知識が求められ、限られた人物しか行うことができない業務のことを指します。例えば、「経営陣が下す経営判断」や「顧客の潜在的ニーズを深掘りする商談」などです。 これらの業務はケースバイケースな場合が多く、専門的な経験や知識を元に行われるため、仕組み化したとしても同水準で業務を遂行するのは難しいと言えます。したがって、感覚型業務は仕組み化すべきではないのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ なぜ仕事の仕組み化が重要か ここでは、仕事の仕組み化の重要性を解説します。仕組み化を進めると、チームの営業活動に欠かせない以下3点の効果が得られます。 （1）業務ミスを減らせる 仕事を仕組み化すると、業務ミスが削減されます。 業務で誤りや対応漏れが発生する場合、作業手順が明確化していないことが原因です。そこで、対応の流れや納品前のチェックを含めて仕事の進め方を明確に定めれば、誰が対応してもミスが起こりにくい体制を整えられるのです。 したがって、社内で業務ミスが頻発している企業は「作業手順が適切か見直す」ところから仕組み化を始めましょう。 （2）ノウハウの属人化を防げる ノウハウの属人化を防ぐ観点でも、仕事の仕組み化は有効です。 個人の経験値に依存した業務設計をしていると、ノウハウを持った社員に仕事が偏り負担が重くなってしまいます。さらに、急な休みや退職が生じた際に業務が停滞する恐れもあることから、ノウハウの属人化は必ず防ぐ必要があるのです。 そこで、仕事の仕組みを整えれば、新人社員でも対応可能な業務の幅が広がり、負担の分散が実現します。 （3）仕事の質を均一化できる 業務の手順を仕組み化すれば、仕事の質が均一化します。 とくに、複数人で取り組む仕事においては、仕事や顧客対応の質にばらつきがあると、結果として顧客満足度低下を招く可能性があります。そこで、仕組み化によって対応方法を統一すれば、メンバー間の仕事の質を揃えられるのです。 したがって、仕事の仕組み化は業務品質を保つ点において必要な取り組みだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕組みづくりをしないデメリット 仕事を「仕組み化」していくには、ある程度の時間や工数がかかってしまうため、行動に踏み切れないという方も少なくありません。そこで、以下では仕組みづくりをしないデメリットを2つ紹介します。 不正やトラブルが生じやすい 仕組み化を行わないと、”どのように業務を進めているのか”を把握するのが難しくなります。改ざんやごまかしなどの不正が生じていてもすぐに発見できず、トラブルに発展してしまう恐れがあるのです。 引き継ぎが煩雑になる 仕組み化を行わないことで、メンバーごとに業務手順が異なるため、引き継ぎの度に資料を作り直す必要が出てきてしまいます。 仕組み化を行わないことで、トラブルや引き継ぎの手間が生じてしまうことからも、仕事の仕組み化は大切な取り組みなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の仕組み化を円滑に進めるおすすめのツール 以下では、仕事の仕組み化におすすめのツールをご紹介します。 仕事の仕組みづくりは、ブラックボックス化した業務内容を明らかにして「ノウハウの属人化防止」「仕事の質の均一化」を図る取り組みです。しかし、作業手順をすぐに確認できる環境がなければ「仕組み化」は成功しません。 したがって、いつでも社員がマニュアルを見返せる状況を作りましょう。そこで、誰でも簡単に使えるITツール上に、マニュアルやノウハウなどのあらゆる”ナレッジ”をまとめれば、社員が必要なタイミングですぐに情報にアクセスできます。 結論、仕組み化した業務手順の記録には、大企業でも全社員が使いこなせるほどシンプルな「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に書き込んだ情報は、任意のメンバーに即座に共有できるうえ、ほかのメンバーに「質問」した内容もナレッジとして蓄積できます。また、AIを活用した「自然言語検索（ゆらぎにも対応）」で目当てのデータに簡単にたどり着けるのです。 あらゆる情報をナレッジとして蓄積できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事を仕組み化するやり方・手順とは 以下では、仕事を仕組み化するやり方を紹介します。適切な業務手順を定めるには、順を追って対応を進めることが重要です。 ステップ1：業務フローを洗い出す まずは、現状の業務フローを洗い出し、仕組み化したい業務がどのような流れになっているか確認します。 洗い出したときに、他部署も関わる業務フローが見つかったら、関係するメンバーを含めて作業を進める必要があります。そのため、自部署のみで完結する業務以外は単にフローを明らかにするだけでなく、業務改善の余地がないか話し合いましょう。 また、洗い出した業務フローは図式化して流れをまとめておくと対応順序が視覚的に分かりやすくなります。 ステップ2：作業手順を明確化する 次に、業務フローに合わせて作業手順を明確化します。 同じ作業でもメンバーによって対応方法が異なれば、ノウハウの属人化を招く原因になります。そのため、「対応時に使っているツール」「操作手順」「作業時の情報の参照先」といった細かい粒度で作業の進め方を明確にしましょう。 とくに、複数人で業務を行う部署は、作業手順をヒアリングするメンバーは2名以上とすると、基本的な作業の進め方を誤って認識するリスクを軽減できます。 現状の作業手順が判明したら、より短い時間でミスなく作業する手段がないか関係者で見直し、改めて作業手順を確定させましょう。見直しを実施する際は「何の目的で行っている業務か」を意識すると、適切な手法を判断しやすくなります。 ステップ3：マニュアルを作成する 最後に、作業手順をマニュアル化します。 業務の進め方は口頭で共有するだけでは浸透しないうえ、聞き間違いにより誤って認識する可能性があります。そのため、マニュアルの作成は必須で行いましょう。 マニュアルは、5W1Hの要素を明確にし、従業員が理解しやすいように作成するのがポイントです。 When / いつからいつまでか（期日）：当月中に Where / 完了した後の提出先（確認担当者：部長に Who / 誰がするのか（担当者）：マネージャーが What / 何をするのか（業務内容）：売り上げ分析する Why / 何のためにするのか（目的）：売り上げを正確に数値化するため How / どのようにするのか（手順）：過去2か月分のデータを分析する ただし、紙のマニュアルでは複数人での同時確認が困難です。そこで、「ナレカン」のようにノート型のITツールにマニュアルを作成すれば、時間や場所を問わず任意のタイミングで閲覧可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【重要】仕事の仕組みづくりのポイント 仕事の仕組みづくりのポイントを2つ紹介します。仕組みづくりをしても、社内で活用されない場合があるので、ポイントを確認しましょう。 最新情報に更新する 仕事を仕組み化する際は、最新情報に更新することがポイントです。 念密に作成した業務マニュアルだとしても、実際に使用すると業務がスムーズに進められないケースがあります。また、新しい機械の導入などにより、新しい手順を追加しなければいけないケースが生じるのです。 このように、古い情報のままの仕組み化では、メンバーは最大限のパフォーマンスを発揮することができません。そのため、常に業務フローやマニュアルを見直し、更新し続けることが大切です。 業務状況がすぐに分かるようにする 仕事を仕組み化する際は、業務状況がすぐに分かるようにすることがポイントです。 業務を進める仕組みを作っても、作業状況が不明瞭であれば、メンバーが決定した手順通りに進めているか判断できません。そのため、仕組み化の段階で「業務の情報を記録し、メンバー間で確認可能な環境」を整える必要があるのです。 したがって、社内の情報を共有する手段も併せて検討しましょう。ただし、メールやチャットなどのメッセージが流れていくツールでは、見返すときにさかのぼる手間がかかるので「情報が蓄積されて目的の内容を探しやすいツール」を使うべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「仕組み化」の構築に成功した企業の事例 引用：株式会社SUPER ENGINEERのトップページ 業務機器メンテナンスサービス業の株式会社SUPER ENGINEERは、社内ナレッジツール「Stock」の導入により、”分からないことはツールで調べることで解決する”という仕組みを整えました。 SUPER ENGINEERでは、取り扱い機器といった社外秘の情報を、自社内で整備する必要がありました。しかし、チャットツールでは、あらゆる情報が流れてしまい、情報の管理ができなかったのです。 そこで、Stockを導入して、マニュアルや事務的情報をはじめとした社内のあらゆる情報を「ノート」に記載して、フォルダで管理を始めました。その結果、社員対応にかける時間を4分の1に圧縮し、業務の効率化に成功したのです。 参考：Stockの活用事例：株式会社SUPER ENGINEER 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事を仕組み化する重要性まとめ これまで、仕事を仕組み化する重要性や具体的なやり方を中心にご紹介しました。 仕事の仕組みを構築すれば「業務ミスや不正の防止」「仕事の質の均一化」につながります。具体的に取り組むときは、現状の業務フローを確認して最適な作業手順を定め、業務内容に合わせてマニュアルやフローチャートを作成しましょう。 ただし、メンバーがマニュアルを確認しづらい環境であれば、仕組みが形骸化し業務に反映されません。そのため、仕事の仕組み化を進める前に、社内で最新情報を共有する体制を整える必要があるのです。 そこで、ITの知識に関係なく使いこなせる情報共有ツールの「ナレカン」を導入すれば、全社員がストレスなく利用できるので作った”仕事の仕組み”が浸透しやすくなります。 また、「ナレカン」では、導入時のサポートはもちろん、現場に定着させるための手厚いサポートも整っています。はじめてで、どのように仕組み化したらいいのか分からないという場合は、専属担当者のノウハウを元に最適がつくれます。 ぜひ「ナレカン」を導入し、仕事の仕組みを整えて継続的な業務体制を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介

会社にマニュアルがあると、新人や中途社員も業務の内容や手順が分かるようになり、安心して仕事を進めていけます。また、マニュアルがあることで、”作業の質がバラつく問題”を解消でき、さらに教育コストを抑えられるなどのメリットを得られます。 一方で、「会社にマニュアルが整備されておらず、今後業務を進めるにあたって危機感を感じている」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルのない会社が抱える問題やマニュアル作成をうまく進める方法を中心にご紹介します。 マニュアルがない会社の特徴・マニュアルを作成するメリットを知りたい マニュアルがないことで発生する問題を改善したい マニュアル作成・運用が簡単にできるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、マニュアルが必要な理由を理解できるだけでなく、社内で活用されるマニュアルの作成・管理方法がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルがない会社の特徴とは？1.1 （1）マニュアルを作る時間がない1.2 （2）誰もマニュアルを見ない1.3 （3）マニュアルに依存することを危惧している2 マニュアルが必要とされる背景3 マニュアルがないとどうなる？発生する3つの問題点3.1 （1）教育や引き継ぎに時間がかかる3.2 （2）業務が属人化する3.3 （3）トラブルにつながる4 【すぐ実践できる】マニュアル作成・運用を簡単に実現できる方法4.1 社内のマニュアル作成・管理を円滑にするツール「ナレカン」5 会社にマニュアルがあるメリットとは5.1 （1）業務の質を底上げできる5.2 （2）ミスのない業務フローを作れる5.3 （3）教育コストを削減できる6 マニュアルを有効活用する上で重要なポイント2選6.1 気軽に更新できるか6.2 検索性が高いか7 マニュアルを活用できている企業の特徴8 【成功事例】マニュアルにより業務が効率化した事例9 【番外編】マニュアルが作れない仕事10 マニュアルを作らない会社の問題点と解決策まとめ マニュアルがない会社の特徴とは？ ここでは、マニュアルがない会社の特徴を解説します。マニュアルがない背景には、従業員が以下の理由でマニュアルを軽視しているという現状があるのです。 （1）マニュアルを作る時間がない マニュアルが作成されない理由の1つ目に、「他の仕事で忙しく、マニュアルを作っている暇がない」ことが挙げられます。 日々業務に追われている企業では、マニュアル作成を後回しにしがちですが”教育コスト”を考慮すると、まずはマニュアル作成を優先すべきです。しかし、紙ベースでは作成に時間がかかり、着手するまでにハードルを感じる方も少なくありません。 そこで、テンプレート機能が備わったITツールを活用すれば、マニュアル作成が効率化されます。 （2）誰もマニュアルを見ない マニュアルが作成されない理由の2つ目に、「過去にマニュアルを作成したが、誰も見なかったため以後作成されなくなった」というケースがあります。 マニュアルが読まれない主な原因として、「内容が多すぎて必要な情報を見つけにくい」「そもそもマニュアルがどこにあるのかわからない」といった点が挙げられます。そのため、従業員が読みやすいように内容をまとめ、管理体制を整えることが重要です。 一方、マニュアルによく使われるWordやExcelは、ファイルが増えるにつれて管理が煩雑になり、情報のアクセス性が低下しがちです。そこで検索性の高いツールを使えば、必要な情報にアクセスしやすい体制が整い、マニュアルが形骸化しません。 （3）マニュアルに依存することを危惧している マニュアルが作成されない理由の3つ目に、「マニュアルに頼りすぎるのは良くない」と考えているケースがあります。 具体的には、“マニュアルに書かれていない想定外のトラブルに臨機応変に対処できなくなる”と上司・管理者層が懸念を抱いているのです。そのため、マニュアルに対するマイナスの印象から、あえてマニュアルを作らない選択をしている企業もあります。 しかし、実際には、発生頻度の低いイレギュラーな対応パターンこそ、同様のトラブルが起きたときに”正しい対応”ができるようノウハウとして蓄積しておくべきです。また、フローチャート形式でマニュアルを作成すれば、臨機応変な対応も可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルが必要とされる背景 マニュアルの重要度が高まる背景として、「雇用・労働形態の多様化」が挙げられます。 近年業務委託やテレワークなど、会社以外の場所で仕事をする人も増えてきています。マニュアルがない状態で会社以外で業務をする場合、不明点を担当者にリアルタイムで質問することは難しいほか、迅速な解決ができず業務に支障をきたしてしまうのです。 そこで、マニュアルを作成して不明点を迅速に自己解決するべきです。またツール内でマニュアル・業務の不明点を担当者に質問可能な「ナレカン」のようなツールでマニュアルを作成すると、情報へのアクセス性が向上し、不明点解消までスムーズになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルがないとどうなる？発生する3つの問題点 ここでは、業務マニュアルがない会社の問題点を解説します。「どうせ使わないから必要ない」とマニュアルを軽視すると、以下のような問題が生じます。 （1）教育や引き継ぎに時間がかかる 1つ目の問題点は、必要以上に教育や引き継ぎに時間がかかる点です。 マニュアルがない会社では、一から業務の内容や手順を説明する必要があるため、1つ1つの引き継ぎに時間がかかってしまいます。また、とくに新人のうちは「分からないところがあるが、質問しづらくて作業が進まない」というケースも起こりがちです。 さらに、人によって教える内容にばらつきが生じやすく、新入社員や後任者が混乱する恐れもあります。このように、マニュアルがなければスムーズに作業を進められず、教わる側・教える側ともに負担が大きくなってしまうのです。 （2）業務が属人化する 2つ目の問題点は、業務の属人化が起こりやすい点です。 マニュアルがない状況では、業務の内容や進め方が共有されず、担当者の異動や退職によって業務が滞るリスクが高まります。また、社員がそれぞれのやりやすい方法で業務を進めることで、業務の質にばらつきが出てしまうのです。 このように、マニュアルがない会社では業務ノウハウが蓄積されず、標準化も進まないため、結果として業務が属人化してしまいます。 （3）トラブルにつながる 3つ目の問題点は、トラブルにつながる恐れがある点です。 たとえば、食品を取り扱う企業は、衛生管理の手順が統一されていなければ、消費者の健康を害する危険があります。また、製造業のように大きな機械を扱う現場では、操作マニュアルによって安全管理がされていなければ、事故につながりかねません。 以上のように、マニュアルがないが故に遵守すべき事項が曖昧になり、トラブルに発展してしまうケースがあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【すぐ実践できる】マニュアル作成・運用を簡単に実現できる方法 以下では、マニュアル作成・運用を簡単に実現できる方法を紹介します。 業務の品質向上や属人化防止のためにマニュアル作成は必須です。しかし、紙や慣れないツールでマニュアルを作成すると、使いこなせずマニュアル完成までに時間がかかるため通常の業務に支障をきたしてしまいます。 したがって、「誰でも簡単に短時間でマニュアルを作成できるツール」を導入しましょう。また、マニュアルの必要な情報をすぐに見つけられる検索機能があると、作成したマニュアルを管理するときにも役立ちます。 結論、マニュアルの作成・運用に最適なのは、簡単にマニュアルを作成でき、超高精度な検索機能でマニュアルの管理・運用まで可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、テキストや画像を直接記事に入力・添付してマニュアルを作成できるほか、一度作成したもののテンプレート化まで可能なため、作成に時間がかかりません。また社内用語も検索にヒットし、過去のマニュアルもスムーズに振り返れるため、マニュアルが形骸化しないのです。 社内のマニュアル作成・管理を円滑にするツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンで作成した「マニュアル」の例＞ 以下は、Wordで作成したマニュアルと、ナレカンで作成したマニュアルの例です。 ＜Wordでのマニュアル作成例＞ Wordでマニュアルを作成すると、テキストベースになり直感的にわかりづらいマニュアルになりがちです。 ＜ナレカンでのマニュアル作成例＞ ※マニュアルは、スクロールしてご覧ください。 ナレカンでは、表を挿入したり画像を添付したりして、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。また、目次機能があるため、マニュアル内の情報を探しやすいです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会社にマニュアルがあるメリットとは ここでは、マニュアルを作成するメリットを3つ解説します。自社にマニュアルは必要ないと考えている方は、必見です。 （1）業務の質を底上げできる マニュアルを作成する1つ目のメリットは、業務の質を底上げできる点です。 マニュアルを作ると業務内容が可視化・標準化され、社員ごとの質のばらつきを抑えられます。さらに、マニュアルを通して業務ノウハウをナレッジとして共有すれば、社員全体の業務の質が底上げされるのです。 このように、マニュアルは属人化防止だけでなく、業務の質の向上という観点からも重要な役割を果たします。 （2）ミスのない業務フローを作れる マニュアルを作成する2つ目のメリットは、ミスのない業務フローを作れる点です。 業務の中には、慣例的に続いているものの、現在は不要となった工程がある場合があります。そこで、マニュアルを作成して業務フローを整理すると、業務全体が可視化され、作業のしづらさや不要な工程に気づきやすくなるのです。 また、作業手順が複雑になるほどミスが発生しやすくなります。そのため、マニュアル作成は、ミスの起こらない仕組みづくりにつながるのです。 （3）教育コストを削減できる マニュアルを作成する3つ目のメリットは、教育コストを削減できる点です。 マニュアルがない現場では、新人教育や引継ぎに多くの時間がかかります。とくに、新入社員の人数が多く、部署異動も頻繁にある大企業では、通常業務を滞らせずに教育コストを抑えるべきです。 そこで、マニュアルとして作業手順を文書化すれば、一から口頭で説明する手間がなくなり、教育の負担が大幅に軽減されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを有効活用する上で重要なポイント2選 ここでは、作成されたマニュアルを有効に活用する上で重要なポイントを2つご紹介します。マニュアルを作成して終わりではなく、以下の項目も必ず押さえておきましょう。 気軽に更新できるか 1つ目のポイントは、気軽に更新できるかどうかです。 業務マニュアルを効果的に活用するためには、定期的な内容の更新が必要です。たとえば、「製品の仕様が変更になり、必要な工数が増えた」場合、マニュアルの内容を更新しないと完成した製品に欠陥が生じてしまいます。 ただし、紙媒体のマニュアルは内容を更新する度に印刷・配布する必要があり面倒です。したがって、更新した内容を瞬時に任意のメンバーに共有可能な「ナレカン」のような情報共有ツール上でマニュアルを管理しましょう。 検索性が高いか 2つ目のポイントは、検索性が高いかどうかです。 社内でマニュアルが普及してくると、細かい作業1つ1つに対してマニュアルが作成され、会社全体で膨大な数量を保有することになります。結果、「マニュアルの数が多すぎて目当ての情報を見つけられない」という事態になりかねません。 したがって、マニュアルを有効活用するには、社内の全マニュアルの中から目的の情報を見つけ出せる環境を整える必要があります。具体的には、部署・作業ごとに区別し、高度な検索機能を有したITツールを用いて管理する方法が効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを活用できている企業の特徴 マニュアルを有効活用されている企業の特徴として「マニュアルの大切さ」や「経験から得られたノウハウを暗黙知にしない」などのマインドが社員間の共通認識になっていることが挙げられます。 そのような共通認識により、マニュアルは単なる読む資料ではなく、業務の標準化や人材育成のための活きたツールとして機能します。また、マニュアルの更新や改善のサイクルも回りやすくなり、最新の情報が反映された状態を維持しやすくなります。 ただし、社員ひとり一人の心がけはもちろん、運用サイクルが回せる仕組みを整えることも肝心です。たとえば、必要な情報に即アクセスできる「検索性」や、誰でも簡単に情報を書き込める「操作性」のITツールを活用している企業が多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【成功事例】マニュアルにより業務が効率化した事例 引用：弁護士法人千里みなみ法律事務所 弁護士法人千里みなみ法律事務所では、従来利用していた情報共有ツールのサービスの停止がきっかけとなり 、代替ツールとしてシンプルな操作性・使いやすさが特徴のStockを導入しました。 Stockはチャットツールと違い、過去の情報が流れることなく管理できるため、新人教育に必要な情報が蓄積され、リアルタイムでの共有も可能となりました。 加えてStockの導入により過去の案件が振り返りやすくなったため、新人教育にかかるコストも大きく削減されたのです。 参考：「弁護士事務所」の導入事例：弁護士法人千里みなみ法律事務所 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】マニュアルが作れない仕事 マニュアルが作れない仕事の具体例として、以下の2点が挙げられます。 デザイン・アイディアを創造するクリエイティブな仕事 経験によって得られる勘・職人技を必要とする仕事 上記の仕事は創造性や経験値が必要なため、マニュアルを作成して業務を標準化するのが極めて難しい仕事であると言えます。しかし、過去の経験の内容や考え方のプロセスを共有すれば、他の社員が業務に役立てられるのです。 共有方法の具体例として、業務目的や指針・指標を示したガイドラインの作成が挙げられます。このように、決まった手順がなくマニュアル化するのが難しい仕事も、共有する内容を工夫すると、業務の引き継ぎや継承が可能なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを作らない会社の問題点と解決策まとめ ここまで、マニュアルを作らない会社の問題点やマニュアルの必要性を解説しました。 業務属人化や品質の維持・向上のためにマニュアル作成は必須です。しかし、作成方法が複雑で機能やマニュアルの書き方に慣れていないと作成までに時間がかかるため、通常の業務に使用をきたす場合があります。 そこで、「誰でも簡単にマニュアルを作成できるツール」を導入しましょう。また、過去のマニュアルをすぐに振り返れるような検索機能があると、マニュアルの管理・運用にも役立ちます。 結論、自社が導入すべきは、テキスト・画像を活用したマニュアルを作成でき、社内用語もヒットするほどの超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効果的なマニュアル運用を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介

マニュアルがあることで、経験問わず業務の質を均一化したり、教育にかかる時間を減らしたりできます。しかし、マニュアルの作成には手間がかかるため、なかにはマニュアルを外注する企業もあるのです。 一方、「マニュアルの外注を検討しているが、何を基準に選べば良いか分からない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルを外注するメリットやデメリット、一般的な費用を中心にご紹介します。 マニュアルを外注したいが相場が分からないので知りたい マニュアルの委託を検討しているが、どこに依頼すれば良いか分からない マニュアルを外注するうえでの注意すべきこと知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、マニュアルを外注して問題ないかを決める判断材料が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルは必要？外注するメリットとは1.1 （1）計画的に作成できる1.2 （2）柔軟性の高いマニュアルが作成できる1.3 （3）多言語に対応できる2 マニュアルの外注業者に依頼できる内容3 マニュアルの作成代行の主な外注業者3.1 マニュアル制作会社3.2 クラウドソーシングサービス3.3 フリーランス4 【徹底比較】マニュアルの外注にかかる費用と相場5 作成したマニュアルの管理・共有におすすめのツール5.1 社内の情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」6 マニュアルを外注するときの注意点7 マニュアルを外注するメリットや費用まとめ マニュアルは必要？外注するメリットとは はじめに、マニュアルを専門家に外注するメリットを紹介します。マニュアルを外注するメリットを把握し、自社に必要な要素であるか検討しましょう。 （1）計画的に作成できる 1つ目のメリットは、計画的にマニュアルを作成できることです。 自社でマニュアルを作成する場合、通常業務とは別にマニュアルを作成するための時間を確保しなければなりません。 仮に、十分な時間を確保できずに急いで作成したマニュアルは、記載漏れや内容の誤りといったミスが起こりやすくなります。結果として、クオリティが低いマニュアルになってしまうのです。 そこで、マニュアルを外注すれば「マニュアルを作成する時間が足りず、中途半端なマニュアルになってしまった」という事態を回避できるのです。 （2）柔軟性の高いマニュアルが作成できる 2つ目のメリットは、柔軟性の高いマニュアルが作成できることです。 具体的には、マニュアルの電子化はもちろん「湿気や汚れに強い特殊加工を施してほしい」といった要望にも対応してもらえる業者もあります。 ただし、プロでも対応できないこともあるので、依頼するまえにHPなどで確認するようにしましょう。 （3）多言語に対応できる 3つ目のメリットは、多言語に対応できることです。 外国人労働者を雇用している企業では、日本語だけのマニュアルを用意しても意味がありません。結局、口頭で説明する手間がかかってしまうのです。 しかし、「日本語以外の言語への翻訳」を請け負っている業者に依頼すればすぐに解消されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの外注業者に依頼できる内容 マニュアルの外注業者に依頼できる内容は主に以下の4つです。 新規作成 マニュアルの外注業者に依頼すれば、自社の要望に沿ったマニュアルを作成できます。豊富な経験に基づいて作成されるため、社員に活用されやすいマニュアルが完成するのです。 内容更新 マニュアルを作成してから時間が経過すると、内容が現状の業務に合っていない場合もあります。作成・更新から一定期間経ったマニュアルは外注して内容を更新するのも選択肢のひとつです。 フォーマットの変更 紙のマニュアルを電子化するなど、フォーマットの変更もマニュアルの外注業者に依頼できます。電子化して、目次・見出しをつければ、欲しい情報にアクセスしやすくなるのです。 製本 マニュアルの印刷データを渡すだけで印刷と製本まで依頼できます。製本する部数が多い場合は、外注業者に依頼した方がコストカットできる場合があります。 自社のマニュアルや目的に合わせて、適切にマニュアルの外注業者に依頼しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの作成代行の主な外注業者 以下では、マニュアルの作成代行の主な外注業者を紹介します。外注を検討している場合は、それぞれのメリットとデメリットを比較しましょう。 マニュアル制作会社 マニュアル制作会社とは、マニュアル作成代行を専門としている会社です。 マニュアル制作会社は「マニュアルの新規作成・更新・電子化・印刷」などさまざまな業務に対応しているのが特徴です。また、豊富な実績を持つ会社もあるため、比較的安心して依頼できます。 一方、マニュアルの作成から印刷まで一貫して依頼した場合は100万円以上かかる場合もあり、ほかの手段に比べてコストが高いと言えます。そのため、マニュアル作成にかかる予算を社内で十分に検討しましょう。 代表的なマニュアル制作会社の例 株式会社マイクロメイツ 株式会社クレストコンサルティング クラウドソーシングサービス クラウドソーシングサービスとは、不特定多数の人に向けて業務を発注依頼できるサービスのことです。 クラウドソーシングサービスでは報酬を発注者が設定するため、制作会社に依頼するよりも低コストでマニュアルを作成できるメリットがあります。 しかし、人材によって能力に大きな差があるため、依頼する相手は慎重に選定しなければなりません。 代表的なクラウドソーシングサービスの例 Lancers クラウドワークス フリーランス フリーランスとは会社などに所属せず個人で仕事を契約している人を指します。 フリーランスは大手マニュアル制作会社から独立した人も多く、料金コストもそれほどかからないのが一般的です。ただし、クラウドソーシングと同様に、人によって能力に大きな差があるので注意しましょう。 また、クラウドソーシングでは省略できる「書面のやりとり」が必要になったり、余計なコミュニケーションコストがかかったりする場合もあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】マニュアルの外注にかかる費用と相場 マニュアルの外注にかかる費用と相場は、以下のようになっています。 企画・構成費用 外注先との事前の打ち合わせにかかる費用です。相場は時間や打ち合わせ回数によって150,000～300,000円と大きく変動します。 原稿の作成費用 マニュアルの執筆にかかる費用です。相場は1ページあたり6,000円～15,000円程度とされていますが、内容の専門性が高まるとさらに費用が発生する場合があります。 図や画像の作成費用 マニュアルに挿入する図・イラスト・写真などの作成にかかる費用で、相場は1点あたり2,000円～10,000円です。イラストレーターやカメラマンに依頼するとさらに費用がかさむ場合もあります。 印刷・製本費用 印刷・製本費用はページ数や印刷部数、電子化するかなどによって変動するので、事前に見積もりの取得する必要があります。たとえば、PDF化1ページあたり数百円程度、HTML化は1ページあたり5,000円程度が相場です。 以上のように、マニュアルの部数や専門性などで費用は大きく変動します。そのため、すべての工程を依頼するのではなく、一部は自社で対応するなどして出費を抑えましょう。 参考：クラウドソーシングTIMES「マニュアル作成の外注費、相場はいくら？費用対効果の高い依頼先は？」 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作成したマニュアルの管理・共有におすすめのツール ここでは、作成したマニュアルの管理・共有におすすめのツールを紹介します。 マニュアルを外注すれば作成する手間がかからないうえに、質の高いマニュアルの完成が期待できます。ただし、マニュアルの管理体制が整っていないと、ファイルが入り乱れたり、必要な情報を見つけるのに時間がかかったりするのです。 そこで、情報管理ツールを使って管理して、マニュアルを業務に活用しやすい環境を構築しましょう。しかし、複雑すぎるツールでは、多くの現場社員が使いこなせないため、社内に浸透しません。 したがって、シンプルで誰にとっても使いやすいうえに、マニュアルを含めた社内情報を整然と管理できるツール「ナレカン」を導入するべきです。 ナレカンに残した情報は、フォルダで階層に分けて見やすく管理できます。また、平均0.2秒でヒットする「検索機能」を備えているので、目的のマニュアルや情報がすぐに絞り込めるのです。 社内の情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを外注するときの注意点 マニュアルを外注するときは以下の2つに注意しましょう。 スケジュールを確認する マニュアルの納期スケジュールは外注業者に確認しておくべきです。マニュアルの内容により、作成期間は変わるため、期日に余裕を持って依頼しましょう。 多くの資料を準備する マニュアル作成に必要な資料が十分に用意されていなければ、自社の業務に適したマニュアルの作成は難しいです。優れた外注業者であっても、資料は不可欠なので、依頼する前にしっかりと準備しましょう。 上記の2点は基本的な内容なので確実に押さえておくべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを外注するメリットや費用まとめ ここまで、マニュアルを外注するメリットや費用を中心に解説しました。 マニュアルを外注すれば、自社で作成する手間を削減できるだけでなく、依頼者の希望に沿ったマニュアルを作成してもらえます。ただし、マニュアルを作成することだけに意識を向けるのではなく、作成後の管理方法も検討する必要があります。 なぜなら、社内サーバーで管理するとファイルが入り乱れてしまい、チャットで共有すると次々と流れるので探し出すのが面倒です。そのため、「あらゆる情報をストックでき、すぐに見つけられるツール」が必要です。 したがって、マニュアルを適切に管理するには、マニュアルが流れないように情報を蓄積しつつ、高度な検索機能で目的の情報にアクセスできるツール『ナレカン』が必須なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でマニュアルを適切に管理して、簡単に振り返れる仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

仕事を効率化する方法のひとつに「マニュアル」があります。ベテラン従業員しか知らないノウハウを共有したり、業務の属人化を防ぐことができたりと、マニュアルを作成することで多くのメリットを得られるのです。 しかし、なかには「マニュアル整備には時間と手間がかかるので、なかなか作成に踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、と「マニュアルを作成するメリット」と「効率的にマニュアルを作成する方法」を中心に解説します。 仕事をマニュアル化するメリット・デメリットを把握したい マニュアルのまとめ方を、分かりやすく教えてほしい 業務マニュアルの作成・管理・共有を効率化できる方法を探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の業務を簡単にマニュアル化する手順だけでなく、今後マニュアルをどのように管理すべきか分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務マニュアルとは？1.1 マニュアル化に向く仕事・向かない仕事2 仕事をマニュアル化する4つのメリット2.1 （1）品質の標準化と業務効率化ができる2.2 （2）教育内容の統一と時間短縮ができる2.3 （3）業務改善のための課題が明確になる2.4 （4）業務の属人化リスクを解消できる3 仕事をマニュアル化する3つのデメリット3.1 （1）マニュアル通りに動くことが目的になる3.2 （2）自発的な行動を阻害する恐れがある3.3 （3）マニュアルの作成・管理・変更に手間がかかる4 仕事内容を上手くまとめるには？マニュアル化する6つのステップ4.1 ステップ1｜マニュアル化する作業を決める4.2 ステップ2｜マニュアル化する作業を整理する4.3 ステップ3｜マニュアルに必要な要素を検討する4.4 ステップ4｜マニュアルの構成を作成する4.5 ステップ5｜マニュアルの中身を作成する4.6 ステップ6｜マニュアルを運用・修正する5 【効果最大化】マニュアルの作成・管理におすすめのITツール5.1 マニュアル作成を効率化でき即アクセス可能なツール「ナレカン」6 仕事マニュアルの作り方まとめ 業務マニュアルとは？ 業務マニュアルというのは、仕事やタスクを効率的に実行するために、従うべき手順や方法を文書化したものです。 「業務マニュアル」と似たものとして「手順書」があります。これらの違いとしては、「手順書」が業務の手順を工程ごとに細かく説明しているのに対して「業務マニュアル」は手順だけでなく社内の規則や理念など、組織の全体的なガイドラインを指します。 このように、業務マニュアルは社内で統一した業務プロセスを踏むために重要な役割を果たしています。 マニュアル化に向く仕事・向かない仕事 マニュアル化に向く仕事と向かない仕事の特徴と具体的な例は以下の通りです。 マニュアル化に向く仕事 個人の能力や経験値の差による影響が少なく「誰がやっても同じ作業が発生する仕事」であればマニュアル化できます。仕事をマニュアル化することで、レクチャーの時間やコストを削減でき、作業品質の均一化や人的ミスの防止も可能です。 マニュアル化に向かない仕事 個人の能力に大きく影響を受ける「ケースバイケースの対応が重要な仕事」は、同じように作業ができないためマニュアル化には不向きです。しかし、マニュアル化に向かない仕事であっても、ノウハウやコツを共有できれば生産性向上には役立ちます。 マニュアル化に向く仕事の例としては、書類の作成や印刷などの業務フローが決まっている事務作業が挙げられます。対して、マニュアル化に向かない仕事は、コンサルティングや個別の営業活動など、クライアントの要望に応えていく業務を指します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事をマニュアル化する4つのメリット マニュアル化には間接的なものも含めれば多くのメリットがありますが、以下ではとくに重要な業務をマニュアル化する4つのメリットを解説します。 （1）品質の標準化と業務効率化ができる 1つ目は、業務を効率化しながら品質を一定に保つことができることです。 マニュアルがない場合には、作業品質は個人の能力や経験に依存してしまいます。そのため、部署異動や退職のタイミングで作業品質が下がり、大きな損失が発生する可能性があるのです。 しかし、業務をマニュアル化しておけば、誰でも同じ品質で作業ができるようになり、仮に担当者が変わったとしても生産力への影響はありません。 （2）教育内容の統一と時間短縮ができる 2つ目は、教育内容を統一し、教育にかかる時間コストを削減できることです。 業務をレクチャーする社員によって内容や品質基準に差があると、企業全体の生産性に影響を及ぼします。そこで、マニュアルを基準に社内教育をすれば、業務に関する品質が保証できるので、教育者の違いによる生産性の低下リスクを回避できます。 また、基本的な事項を網羅しているマニュアルを活用すれば、教育に関する時間的コストが削減でき、その分確保できた時間を別の業務に充てられます。 （3）業務改善のための課題が明確になる 3つ目に、マニュアルを作成すると、業務内容や作業手順の改善点が明確になります。 たとえば、マニュアルを作成することで「別々にしていた作業を一括にした方が効率的になるケース」や「作業手順を入れ替えることで余計な動作が省略できるケース」などに気づければ、大幅な業務改善と効率化を実現できます。 また、マニュアルには標準的な内容が網羅されているので「自身の作業にムダがないか」「さらなる効率化はできないか」を従業員一人ひとりが検討できます。 （4）業務の属人化リスクを解消できる 4つ目は、業務の属人化リスクを解消できることです。 一部の担当者しか業務の手順や方法を把握していないという状態になると、その担当者が不在のときに適切な対応がとれず、業務に支障をきたす可能性があります。そのため、業務マニュアルを作成して担当者のナレッジをまとめておく必要があるのです。 たとえば、「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、誰でも簡単に業務マニュアルを作成できるうえに、社内のあらゆる情報をナレッジとして蓄積できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事をマニュアル化する3つのデメリット ここでは、業務をマニュアル化することのデメリットをご紹介します。デメリットを上手くカバーする方法も解説しているので必見です。 （1）マニュアル通りに動くことが目的になる まず、「マニュアル通りに行動することが目的になる」ことが挙げられます。 本来、マニュアルは業務効率や生産性の向上のために活用されますが、マニュアルに書いてあることだけをやれば良いと解釈されてしまう場合があります。そのため、イレギュラーなトラブルが発生したときに、適切に対応できないなどの問題が起こるのです。 そのため、社内で「業務をマニュアル化することの目的」を再確認しましょう。また、マニュアルの内容が細かすぎると、融通が利かなくなってしまうため、あくまで”全体的なガイドライン”であることを意識して作成する必要があります。 （2）自発的な行動を阻害する恐れがある 次に、マニュアルは創意工夫した業務改善や自発的な行動を阻害する一面があります。 理由としては、ミスをしてもマニュアルに責任を転嫁できることが考えられます。そのため、必要以上にマニュアルを神格化しない文化や、自発的な動きを称賛する雰囲気をつくる必要があるのです。 また、現場の意見を取り入れながらマニュアルの修正をしましょう。社内の風通しを良くするだけでなく、実務とマニュアルが乖離しないようにできるのでおすすめです。 （3）マニュアルの作成・管理・変更に手間がかかる 最後に、マニュアルの作成・管理・変更には手間がかかることが挙げられます。 短期的に考えるとマニュアル作成にかかるコストが大きく感じられ、マニュアルを始めづらいケースもあります。しかし、中長期的に考えると「関連コストが削減される」「繰り返し利用できる」などのメリットが得られるのです。 たとえば、「ナレカン」のようなITツールを活用すれば、マニュアルの作成・管理を効率化できるほか、該当のマニュアルをすぐに見つけられるので、マニュアルの更新していく作業も手間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事内容を上手くまとめるには？マニュアル化する6つのステップ 以下では、仕事のマニュアルを作成する手順を6ステップで解説します。マニュアルは業務の基本となるため正しいステップで作成しましょう。 ステップ1｜マニュアル化する作業を決める はじめに、マニュアル化する作業はどこまでの範囲かを設定します。 業務に関わるあらゆる作業を一度にマニュアル化すると時間とコストがかかり、導入後に混乱を招いてしまう恐れがあります。そのため、作業のベース部分をマニュアル化していき、その後”ノウハウ”を肉付けしていくのがおすすめです。 マニュアル化の対象作業が決められない場合には「すぐにマニュアル化できそうな作業」から手を付け始めると、マニュアル化の要領が分かるのでおすすめです。 ステップ2｜マニュアル化する作業を整理する 次に、マニュアル化する作業を整理します。以下の3点を押さえておけば、分かりやすいマニュアルがつくれます。 作業の流れ 注意事項 作業のコツ この段階で注意したいのが「重複や漏れ」です。マニュアルは作業のすべてを網羅したエッセンスなので、従業員はマニュアルに間違いがあるとは思いません。 そのため、トラブルを防止するためにもヒアリングや作業観察など、徹底した業務の洗い出しと整理が必要です。 ステップ3｜マニュアルに必要な要素を検討する 次に、社内で活用してもらうために、マニュアルに必要な要素を検討します。 たとえば、システムのメンテナンスマニュアルを作成する場合には「定期点検での見落としを防ぐためのチェックリスト」や「システムエラーが起きてもすぐに対処できるQ＆Aページ」が検討すべき要素の例です。 マニュアルの対象業務や職場環境、課題などによって要素は変わってくるので「どのようなマニュアルが従業員にとって便利か」をイメージしながら作成しましょう。 ステップ4｜マニュアルの構成を作成する 次に、これまでに整理した情報をカテゴリー別に分け、順序を入れ替えながら構成を考えます。 マニュアルの構成は「目次」に反映されます。何か分からないことがあったタイミングでマニュアルは使われるので、目的のページをすぐに見つけられる目次は重要です。 そのため、構成案で詰まった場合には「どのような目次なら必要なページにたどり着けるか」という視点からアプローチしてみましょう。「マニュアルの良し悪しは目次で決まる」とまで言われているので、時間をかけて丁寧に構成を検討すべきです。 ステップ5｜マニュアルの中身を作成する 次に、「手順設計」「支援設計」の2段階でマニュアルを作成します。 「手順設計」の段階 作業内容や流れ、確認事項などを明確にします。 採番したりインデント（冒頭の文字を下げて、文章のレイアウトを強調すること）を付けたりして工夫すると、手順を一つひとつ終えたことが分かるため「正しい手順で進められているか」「次の作業は何か」などが簡単に判断できるのです。 「支援設計」の段階 手順だけでは補いきれない人的ミス（ヒューマンエラー）を防止します。 たとえば、「チェックリストを追加する」「ミスしやすい箇所を強調する」などが代表的な例です。支援設計は作業ミスや見落としの防止に役立ち、中長期的なコスト削減につながるため積極的に組み込みましょう。 また、分かりやすいマニュアルを作成するために、曖昧な表現や抽象的な表現は避けましょう。また、マニュアル作成に、”インデント機能”や”チェックリスト機能”を備えた「ナレカン」のようなツールを使えば、手間なく最適に設計していけます。 ステップ6｜マニュアルを運用・修正する 次に、マニュアルを運用し始めます。 マニュアルを実際に利用することで「マニュアルと実務のズレ」や「使い勝手」から改善点を探し出すのが目的です。最初から完璧なマニュアルを目標にすると途中で挫折してしまうことや、フィードバックを素直に受け入れられないことが多くなります。 そのため、「未完成でもひとまず形にして運用してみる」というように、修正を前提にマニュアルを作成しましょう。以上のように、チームや社内全体で共有する前に仮運用することで、企業にとって有益なマニュアルへ近づきます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【効果最大化】マニュアルの作成・管理におすすめのITツール ここでは、業務のマニュアル作成・管理を効率化するツールをご紹介します。 仕事内容をマニュアルにまとめることで、「品質の標準化と業務効率化の実現」や「業務の属人化リスクの解消」などのメリットが得られます。その一方で、紙のマニュアルでは作成・管理・変更に手間がかかるため、ツールを導入することが前提です。 ただし、検索機能が不十分なツールでは、目的の情報にたどりつけず、社内でマニュアルを有効活用できません。そのため、検索機能の充実したツールを導入して、欲しい情報がすぐに見つかる環境で業務マニュアルを管理するべきなのです。 結論、マニュアル管理のために導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元管理し、目的のマニュアルに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストや画像・動画を用いて、自社にあった効果的なマニュアルを簡単に作成できます。また、「ヒット率100％」の検索機能により、目的のマニュアルに即アクセス可能なので、マニュアル作成～管理までをすべて効率化できるのです。 マニュアル作成を効率化でき即アクセス可能なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事マニュアルの作り方まとめ ここまで、業務マニュアルを作成する方法やメリット・デメリット、おすすめのツールをご紹介しました。 マニュアル作成において重要なポイントは「利用する従業員をイメージすること」です。業務への理解度や経験値、利用環境を考慮すれば、内容やレイアウト、管理方法なども最適なものを選択できます。 そして、マニュアルを作成していくには「効率よくマニュアルを作成でき、更新するのに負担のかからないツール」が最適です。つまり、紙のマニュアルはわざわざ探し出すのが面倒で、Wordのマニュアルは煩雑化しやすいので避けましょう。 したがって、自社のマニュアル作成には、効率よくマニュアルを作成でき、管理・共有も手間なく実現できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、業務のマニュアル化の問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

マニュアルを定期的に改訂しなければ、形骸化した手順のまま作業を進めてしまい、ミスを引き起こすことにつながりかねません。そのため、マニュアル改訂は企業にとって欠かせない作業のひとつです。 しかし、「マニュアル改訂の方法が分からない」「改訂に手間がかかり面倒だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアル改訂の手順やタイミング、改訂履歴の書き方を中心にご紹介します。 マニュアルの改訂方法・手順を知りたい マニュアルの改訂にも便利なテンプレートを参考にしたい マニュアル作成や改訂まで簡単に行えるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、マニュアル改訂の手順を理解できるだけでなく、適切にマニュアルを運用していく方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアル改訂とは1.1 マニュアル改訂の目的1.2 改訂と改定の違い2 【画像あり】改訂履歴の書き方3 改訂履歴も残せるマニュアルのテンプレート4 マニュアル改訂の4つの重要性とは4.1 （1）業務ミスやトラブルを防ぐ4.2 （2）業務の属人化を防ぐ4.3 （3）教育や引き継ぎの手間を省く4.4 （4）業務内容・手順の改善や効率化5 3ステップ｜マニュアル改訂の手順・方法5.1 ステップ1｜改訂箇所を洗い出す5.2 ステップ2｜改訂履歴を作成する5.3 ステップ3｜改訂を社内へ周知する6 【担当者必見】最も簡単にマニュアル改訂できるツール6.1 マニュアルの改訂・管理に最適なツール「ナレカン」7 マニュアル改訂に関するよくある質問7.1 マニュアル改訂のタイミング・頻度は？7.2 マニュアル改訂はどこに記載する？8 マニュアル改訂の目的・手順・書き方まとめ マニュアル改訂とは ここでは、マニュアル改訂の概要を解説します。意義のあるマニュアル改訂を実施するには、以下を参考にして改訂の目的や意味を把握しなければなりません。 マニュアル改訂の目的 マニュアル改訂の目的とは、業務の変更点を反映させることです。 改訂のタイミングとしては、「作業ルールの変更や更新」「新しい機器の導入」などがあります。業務の変更があったときにマニュアルが改訂されなければ、以前の手順で作業を進める従業員が出てしまい、トラブルや作業ミスのもとになってしまうのです。 また、マニュアルが最新の状態でなければ、新入社員の教育や業務の引き継ぎのときに手間がかかります。したがって、現場における問題の発生を未然に防ぎ、誰もがスムーズに業務を進めるためにマニュアル改訂が必須なのです。 改訂と改定の違い 「改訂」と「改定」は混同されがちですが、両者には以下の違いがあります。 改訂 書籍・資料の表記を変更して分かりやすくすることを指します。たとえば、最新機器の仕様に合わせてマニュアルの内容を変更したり、説明の言い回しを変えたりするときに「改訂」を使います。 改定 既存ルールを定め直すことを指します。具体的には、製品・サービスの既存価格を見直して新たな価格を定めるときに「改定」を使います。 すなわち、既存マニュアルの内容を改善する場合は「改訂」が正しいのです。ただし、法改正や作業ルールの変更に合わせて新たに項目を定める場合は、「改定」が使われるケースもあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像あり】改訂履歴の書き方 改訂履歴の書き方は、以下の手順です。 表紙に版数を記入する 表紙の次に、改訂の背景や経緯をまとめた「改訂序文」を挿入する 改訂序文の次に、版数・発行日・改訂内容を記載した表を挿入する 本文中の改訂箇所には、改訂の理由を「改訂注」として挿入する 巻末には、改訂注をまとめたものとして「改訂索引」を挿入する 改訂履歴は、下図(3)のように「版数」「発行日」「改訂内容」を表形式で記載するのが一般的です。また、改訂箇所が多い場合は以下の順番で作成しましょう。 以上のように、改訂内容の粒度に応じて改訂履歴の書き方を変えると、読み手に伝わりやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 改訂履歴も残せるマニュアルのテンプレート 以下では、改訂履歴も残せるマニュアルのテンプレートを2つご紹介します。 「改訂履歴」の項目があるテンプレート こちらは、Excelで使用可能なマニュアルのテンプレートです。 改訂内容や改訂を行った部署・担当者を記載する欄があるため、改訂後の内容に不明点があった場合に確認がしやすいという特徴があります。 「テンプレートの無料ダウンロード」のテンプレートはこちら メモ欄があるテンプレート こちらは、Wordで使用可能なマニュアルのテンプレートです。 作業内容や作業手順の下に「ポイント・注意」を記載する欄があります。この欄に「改訂履歴」記入欄として利用することも可能です。 「フリーテンプレート」のテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル改訂の4つの重要性とは 以下では、マニュアル改訂の重要性を3つ解説します。以下のポイントは、担当者だけでなく現場の従業員にも共有しましょう。 （1）業務ミスやトラブルを防ぐ 1つ目は、業務ミスやトラブルを防ぐためです。 マニュアルの改訂をしなければ、業務の変更点や追加点に対応できなくなり、正しい手順や方法が示せなくなります。たとえば、新しい機器が導入されたにもかかわらず古いマニュアルで作業していては、新しい機器を破損させる事態も起こりかねません。 したがって、古いマニュアルで業務を進める社員がミスやトラブルを起こすのを防ぐために、業務の変更に応じてマニュアルを改訂し、周知する必要があります。 （2）業務の属人化を防ぐ 2つ目は、業務の属人化を防ぐためです。 業務内容やルールの変更に伴うマニュアル改訂を実施しなければ、「役に立たないマニュアル」になり、形骸化するリスクがあります。その結果、従業員はマニュアルを参照せず、各々のやり方で業務を進めるようになってしまうのです。 したがって、業務ノウハウの属人化を防ぐためにも、マニュアルは社内の「ナレッジ」として一元管理し、必要に応じて改訂を実施しましょう。 （3）教育や引き継ぎの手間を省く 3つ目は、教育や引き継ぎの手間を省くためです。 マニュアルが改訂されておらず最新の状態ではない場合、新人教育や業務の引き継ぎのときに口頭で説明したり、新たに資料を作成したりする手間がかかります。その結果、人によって説明内容にばらつきが出てしまい、正しい情報が伝わらない可能性があるのです。 したがって、教育や引き継ぎの手間を省いて正しく情報伝達するためにも、マニュアルは常に最新の状態にしておきましょう。たとえば、スマホからも操作可能な「ナレカン」のようなツールであれば、現場からも簡単にマニュアルを更新できて便利です。 （4）業務内容・手順の改善や効率化 4つ目は、業務内容・手順の改善や効率化のためです。 定期的にマニュアルを改訂するとマニュアルを振り返れるため、不要な業務工程を削除したり、説明が不足している点を追加したりできます。そのため、業務内容や手順がより明確になるのです。 必要な情報のみマニュアルに記載すると、業務内容・手順への理解がしやすくなり、業務確認・作業の時間が短縮されます。したがって、業務の効率化や時間短縮にもつながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3ステップ｜マニュアル改訂の手順・方法 ここでは、マニュアル改訂の手順・方法を3ステップで解説します。活用されるマニュアルにするために、以下の手順で改訂しましょう。 ステップ1｜改訂箇所を洗い出す まずは、マニュアルのなかで改訂すべき箇所を洗い出しましょう。 マニュアル管理担当者が書き出すほか、現場の担当者の声も重視すべきです。具体的には、マニュアルの改善したい箇所についてアンケートをとったり、業務の変更点がないかを調査したりすることが挙げられます。 このように、現場の声を重視して改訂箇所を特定すると、実務に沿ったマニュアルを作れるのです。 ステップ2｜改訂履歴を作成する 調査によって洗い出された箇所を改訂したら、次は改訂履歴を作成しましょう。 改訂履歴の作成とは、「改訂の内容や背景、経緯などの改訂に関わる情報を記録すること」です。改訂履歴を残すと、従業員が改訂された箇所を見つけやすくなるほか、誤って古いマニュアルを読んでしまう事態を防げます。 ただし、冗長な文章は読みづらいため、表形式で示すのが一般的です。 ステップ3｜改訂を社内へ周知する 最後に、改訂したマニュアルを運用する時は、社内へ周知しましょう。 マニュアルが改訂されたことが周知されないと、現場での認識齟齬が生じ「古い手順で業務を進める人」と「新しい手順で進める人」が出るなど、作業のクオリティに差が出てしまうリスクがあります。 したがって、改訂したマニュアルをすぐに社内へ共有できる体制を整えましょう。たとえば、マニュアルの変更内容がリアルタイムで反映される「ナレカン」のようなツールであれば、改訂する度にメールやチャットツールでマニュアルを共有する手間が省けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】最も簡単にマニュアル改訂できるツール 以下では、最も簡単にマニュアル改訂できるツールをご紹介します。 マニュアル改訂においては、トラブルや業務の属人化を防ぐためにも「改訂履歴を残す」「改訂を周知する」ことが重要です。しかし、紙やWordのマニュアルの場合、そもそもマニュアルを改訂するのが面倒なうえ、周知するのにも一苦労だと言えます。 そこで、「マニュアルの変更内容をすぐに共有できるツール」を使えば、マニュアルを手間なく周知・管理する環境を整えられます。また、改訂したマニュアルをすぐに見つけられるような検索機能もあると便利です。 結論、導入すべきなのは、共有や改訂が簡単でマニュアルの改訂履歴が自動で残り、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、リアルタイムでの任意のメンバーへの共有・編集権限の有無の指定も簡単なほか、「編集履歴」が自動で残るため改訂履歴を作成する必要がありません。また、社内用語やゆらぎにも対応した「超高精度な検索機能」があるため、改訂したマニュアルもすぐに見つけられるのです。 マニュアルの改訂・管理に最適なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンでのマニュアル改訂 以下は、ナレカンでマニュアルを作成・改訂した見本です。 ナレカンでは、1記事1マニュアルでマニュアルを作成が簡単です。またテキストは太字や下線、色を使って見やすく記載可能なほか、写真やファイルの添付もできます。 さらに、ナレカンには「編集履歴」機能があり、上記のように編集箇所と編集内容を参照できます。そのため、過去のマニュアルと比較して内容を確認しやすいのが特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル改訂に関するよくある質問 以下では、マニュアル改訂に関するよくある質問を2つ紹介します。マニュアル改訂のタイミングや頻度、記載場所が分からない方は必見です。 マニュアル改訂のタイミング・頻度は？ 現場の業務では、業務改善による小さな手順の変更や削除がつきものであるため、定期的に全てのマニュアルを見直すことが大切です。たとえば、定期的な見直しの頻度は、四半期や半年ごと、最低でも一年に一回が理想です。 一方、ルールや業務内容に変更があった場合は、即座にマニュアルを改訂し、社内に周知すべきです。たとえ小さな事柄でも、変更があったときにマニュアルが改訂・周知されないと、古い手順で作業を進める人が出てしまい、トラブルにつながるからです。 また改訂の際にITツールを利用すると、更新・共有がいつでも簡単に行えるので、手間がかかりません。 マニュアル改訂はどこに記載する？ 多くの場合、マニュアルを改訂した後は、表紙に「第〇版」と表記し、改訂した内容を簡潔に記載します。 しかし、改訂内容が多数・複雑だったり、改訂した概要に説明が必要だったりする場合は、表紙の次に「改訂序文」を挿入して改訂部分を分かりやすくするようにしましょう。また、本文中に「改訂注」を入れて改訂した内容を明確にするのも効果的です。 一方、改訂の度に「改訂序文」や「改訂注」を作成するのは手間がかかります。そこで、編集履歴が自動で残り、過去の履歴も簡単に振り返れる「ナレカン」のようなツールを利用すると、改訂履歴の作成が不要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル改訂の目的・手順・書き方まとめ ここまで、マニュアル改訂の目的や手順、書き方を中心にご紹介しました。 マニュアル改訂は、古い情報による業務トラブルや、業務の属人化を防ぐうえで必須です。また、改訂履歴を作成したり、現場からのフィードバックを受けてマニュアルを定期的に改善したりすれば、現場で活用されるマニュアルを作れます。 しかし、Wordや紙のマニュアルの場合、更新と共有に手間がかかるほか、必要な情報を探すのに時間がかかり、改訂内容が周知されません。そのためマニュアルには、「共有・改訂が簡単で必要な情報がすぐに見つけられるツール」を導入しましょう。 結論、マニュアルの改訂に最適なのは、改訂や共有が簡単なうえ、マニュアルの改訂履歴が自動で残り、超高精度な検索機能で最新の情報にアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、マニュアル改訂の負担を軽減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

多くの企業で取り入れられているマニュアルですが、教育時間を減らしたり、業務の均質化を図ったりするには不可欠です。さらに、マニュアルが見やすければ、人によって認識に差がでる心配がないので、トラブルの防止につながります。 しかし、書き方のコツが分からないまま運用してしまい「せっかくマニュアルを作成したのに、誰も使っていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルの書き方のコツやマニュアル作成が上手い人の特徴を中心にご紹介します。 マニュアルの書き方や目的を知りたい マニュアル作りが上手い人の特徴を参考にしたい マニュアル作成・管理まで一元的に行えるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、分かりやすいマニュアルの書き方が分かり、業務の質を向上させられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルの種類とは1.1 業務マニュアル1.2 作業手順書1.3 取扱説明書2 マニュアル作成の目的3 基本編｜マニュアル作成における書き方3.1 （1）対象範囲を決める3.2 （2）作成スケジュールを立てる3.3 （3）構成と目次を作成する3.4 （4）具体的な業務内容を記載する3.5 （5）管理形式を決める4 応用編｜マニュアル作りが上手い人の特徴6選4.1 （1）読み手目線で作っている4.2 （2）分かりやすく簡潔にしている4.3 （3）画像や図、映像をレイアウトしている4.4 （4）業務のゴールを明確になっている4.5 （5）完璧を目指さない4.6 （6）注意事項やQ＆Aのページを設けている5 【無料】マニュアル作成に便利なテンプレート6 【必見】マニュアルの作成・管理を一元化できるツール6.1 100名～数万名と大規模な企業でも使いやすいツール「ナレカン」6.2 【見本】ナレカンでわかりやすい業務マニュアルを作る方法7 マニュアル作り・運用で失敗しないコツとは？7.1 ITツールを導入する7.2 定期的に更新する8 マニュアル作成ツールを選定するコツ4選8.1 （1）必要な機能に過不足がないか8.2 （2）マルチデバイスに対応している8.3 （3）セキュリティが高い8.4 （4）マニュアルをすぐに共有できる9 マニュアルの書き方のコツや作成手順まとめ マニュアルの種類とは マニュアルを分類すると、主に以下の3種類に分けられます。それぞれのマニュアルによって性質や目的に違いがあるため、適切に使い分けましょう。 ＜目的＞ ＜記載事項＞ 業務マニュアル 業務の全体像の理解 業務の目的/フロー/ノウハウ/作業手順など 作業手順書 手順など作業の標準化 各作業のワークフロー/必要なツール/注意事項などの詳細 取扱説明書 製品の適切な使い方の説明 機器やシステムの操作方法/エラーの対処法/メンテナンスのやり方など 業務マニュアル 業務マニュアルは、業務のフローやノウハウ、手順などが記載された資料です。 業務を進めるときは適切かつ素早い判断が求められるので、規則や前提知識の理解が欠かせません。そこで、業務マニュアルを活用すれば、必要な情報が分かるため、誰でも業務を円滑に進められるようになるのです。 ただし、業務マニュアルは「業務の全体像の理解」が目的であり、具体的なやり方は”作業手順書”にまとめられている場合も多いので注意しましょう。 作業手順書 作業手順書は、ひとつの作業に関する具体的な説明が記載されたマニュアルです。 作業手順書には、各作業のワークフローや必要なツール、注意事項が詳細に記載されています。つまり、作業手順書は業務マニュアルよりも詳細な情報が載っているのです。 作業手順書に従って作業をすると、はじめて作業を任された人でも、品質を保ちながら仕事ができるようになります。そのため、作業の標準化を目的に活用されています。 取扱説明書 取扱説明書は、機器やシステムの操作方法・エラーの対処法・メンテナンスのやり方などが記載されたマニュアルです。 取扱説明書は、製品の適切な使い方を説明するものであり、製品に慣れていない人でも理解できるようになっています。また、作業員の怪我を防ぐため”注意事項”を伝える役割も担っており、必ず目を通しておく必要があります。 したがって、取扱説明書は作業手順書よりも詳細な情報が記載されており、他部署のユーザーもターゲットにしたマニュアルだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成の目的 マニュアル作成の目的は、主に以下の4つです。目的を理解していなければ「とりあえず書き起こしただけ」になってしまうので、確実に押さえましょう。 業務の効率化 マニュアルがあれば、新入社員などの新たに業務を覚えなければならない社員に対して、先輩社員が指導に割く時間を短縮できます。また、コツや注意点が記載されていれば、初めての作業であってもミスが減り、作業時間は短くなります。 属人化の防止 マニュアルによる業務フローや手順の共有によって、特定の社員しか業務内容を知らないという事態を防げます。その結果、業務を理解している社員がおらず、作業が滞ってしまうといった問題が発生しません。 業務の質の均一化 マニュアル通りに業務を進めれば、どの社員が担当しても一定の品質は保証されます。さらに、社員それぞれのもつノウハウ（ナレッジ）を書き残せば、業務の質の底上げにつながるのです。 トラブルの防止 業務・品質の基準が明確になることで、業務・品質への認識が社内で統一されます。そのため、認識の違いによって生じるトラブルや問題が未然に防げるのです。 以上の目的を意識したうえで、効果的なマニュアルを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 基本編｜マニュアル作成における書き方 以下では、マニュアル作成の基本的書き方をご紹介します。「マニュアルの書き方が分からない」という初心者の方も、以下の手順を押さえれば、スムーズに作成できるので必見です。 （1）対象範囲を決める まずは、マニュアルの対象範囲を設定します。 マニュアル作成の際に「あれも・これも」と書き加えてしまい、情報量が膨大になってしまうという失敗が起こりがちです。そこで、マニュアル化する作業や製品の対象を設定すると、内容が本旨から外れづらくなり、簡潔でわかりやすいマニュアルをつくれます。 また、「1対象につき1マニュアル」を意識すると、情報の混在が起こらず読み手のストレスを生まないのでおすすめです。 （2）作成スケジュールを立てる マニュアルの対象が決まったら、次にマニュアル作成のスケジュールを立てます。 具体的には「作成期間」「仮運用期間」「修正期間」を決めましょう。作成スケジュールが明確でない場合、優先順位が下がってしまい、本格的な運用が遅れてしまいます。 マニュアルは”最適な業務手順”を示すものであるため、すばやく全体に周知できるのが望ましいです。ただし、マニュアルの修正が必要になるケースもあるため、適宜メンバーと相談しながらスケジュールを設定していきましょう。 （3）構成と目次を作成する マニュアルの管理形式を決めたら、全体の構成と目次を作成します。 構成・目次は、見ただけで業務の概要が分かるようにしなければなりません。文章が冗長だったり手順にズレがあったりすると、目的の情報がどこに記載されているか分かりづらくなり、活用されづらいマニュアルになってしまうのです。 したがって、社員が必要な情報を瞬時に見つけられるように、マニュアルの構成・目次は分かりやすく簡潔にしましょう。 （4）具体的な業務内容を記載する 次に、構成・目次に従って業務内容を記載します。 具体的には、業務の進行手順やノウハウ、遵守すべきポイントなどを記載します。また、記載するときは、実際の作業をイメージしたり担当者と連携したりすれば、信頼性の高いマニュアルをつくれるのです。 ただし、情報を詰め込み過ぎるとかえって見づらくなるので、箇条書きを使ったり、画像をいれたりして工夫しましょう。また、リンク機能（※）があると、わざわざページを探さなくても、関連する情報へすぐにアクセスできるため便利です。 （※）マニュアルが書かれたページのリンク（URL）を別のノートに貼り付けることで、クリックすれば該当のページに飛べるようになる機能。 （5）管理形式を決める マニュアルを作成しただけでは、十分に活用できません。そのため、マニュアルがすぐに確認できるように管理形式を決めましょう。 たとえば、以下のように「親フォルダ（販売部）＞子フォルダ（クレーム報告）」で分類し、その中で各クレームに対する対応マニュアルを整理すると、必要な情報をすぐに見つけられます。 なかでも、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」のようなツールであれば、すべてのフォルダの階層を開かなくても、該当の情報にすぐにアクセスすることが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 応用編｜マニュアル作りが上手い人の特徴6選 ここでは、マニュアル作りが上手い人の特徴6選を解説します。「マニュアルを作成したものの、思うように作業の質が上がらない」場合は、以下の特徴を参考にしましょう。 （1）読み手目線で作っている マニュアル作りが上手い人は、読み手目線でマニュアルを作成しています。 たとえば、新入社員向けのマニュアルであれば、混乱を招かないために専門用語を減らしたり、注釈を入れたりして読みやすくしているのです。ただし、忙しい現場で運用されることを考慮して、前置きや説明が長くなりすぎない様に注意が必要です。 読み手を具体的にイメージすると、マニュアルに必要な項目や構成、管理方法などを適切に検討でき、過不足のないマニュアルを作れるようになります。 （2）分かりやすく簡潔にしている マニュアルを作成が上手い人は、内容を分かりやすく簡潔に伝えています。具体的に押さえるべきポイントは以下の4つです。 5W1Hを意識する 「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を意識して記載すると、読み手は具体的な手順や状況をイメージできるようになります。 具体的に書く 曖昧な表現は読み手の混乱を招くので避けましょう。「ある程度」「おおよそ」などの表記は、人によって解釈が異なるので、マニュアルのメリットである「作業の均質化」を図れません。 表現を統一する ひとつのマニュアルで同じ内容の表現が複数あると、読み手の理解を阻害する恐れがあります。また、「ですます調」と「である調」が混在すると読みづらくなるので、文章の表現は必ず統一しましょう。 以上のポイントを押さえれば「誰でも一目で内容が分かるマニュアル」をつくれます。 （3）画像や図、映像をレイアウトしている 画像や図、映像を活用していることも、マニュアル作りが上手い人の特徴です。 マニュアルがテキストのみで構成されていると、理解に時間がかかる恐れがあります。しかし、画像・図・映像を挿入すれば、文章では伝わり切らない細かなニュアンスも汲み取りやすくなります。 ただし、視覚イメージを取り入れすぎると、かえって作業の本旨が分かりづらくなってしまいます。そのため、テキストだけでは伝わりづらい内容や補助的な説明が必要な場合に限定して、適度に活用しましょう。 （4）業務のゴールを明確になっている マニュアル作りが上手い人は、業務の到達目標を明確に記載しています。 業務の到達目標が明確であれば、常に最終地点から逆算して作業を進められるようになります。結果として作業が効率化したり、社員のモチベーションが高まったりする効果が得られるのです。 したがって、逆算思考によるパフォーマンスやモチベーションの向上を図るためにも、業務の到達目標は明確に設定しましょう。 （5）完璧を目指さない マニュアル作成が上手い人の特徴として、完璧を目指さないことも挙げられます。 マニュアルは一度作成して終わりではありません。更新を前提として、作業の変更点や社員がわかりづらいと感じる部分を常に修正していく必要があります。 完璧なマニュアルを目指して、細かく作り込んでしまうと内容の修正に時間がかかります。また、作成者自身にとっても大きな負担となるのです。 （6）注意事項やQ＆Aのページを設けている マニュアル作りが上手い人は、業務内容に加えて、注意事項やQ＆Aをまとめたページも作成しています。 「マニュアルに記載すると埋もれてしまうが、周知しておきたい内容」や「新人社員からよくある質問」などは、別でまとめておくと社員が情報を認知しやすくなります。とくに「Q＆A」があれば、自己解決を促せて担当者に質問する無駄な時間も減らせます。 とは言え、「Q＆A」を頻繁に更新していくのは、担当者にとって負荷となるうえに、どの情報を載せるべきかの判別がしづらいです。そのため、質問・回答形式で続々とナレッジとして蓄積していける「ナレカン」のようなツールであれば、便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】マニュアル作成に便利なテンプレート 以下では、マニュアル作成に便利なテンプレートを2つご紹介します。 作業手順マニュアル こちらは、Excelで使える作業手順書のテンプレートです。 作業内容だけではなく、更新日や作成者まで記載する欄があり、担当者・責任者が明確です。また、内容や分量に合わせて自由にレイアウトできるという特徴があります。 ［文書］テンプレートのテンプレートはこちら 作業手順書 こちらも、Excelで使える作業手順書のテンプレートです。 改訂履歴まで残せるため、いつ変更があったのか・誰が変更したのかがすぐに分かります。また作業内容に加えて作業のポイントや使用する道具の項目もあり、分かりやすくまとめられるのです。 「無料テンプレート」の作業手順書のテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】マニュアルの作成・管理を一元化できるツール 以下では、最も簡単にマニュアルの作成・管理を一元化できるツールをご紹介します。 マニュアルを効率的に作成するためには、作業を自動化・簡略化可能なツールを利用するべきです。しかし導入したツールが多機能だと、使いこなすのに時間がかかるうえ、社内で統一したマニュアルを作るのが難しく、分かりづらいマニュアルになってしまいます。 そこで、「誰でも簡単にマニュアルを作成できるツール」を導入しましょう。またマニュアルの数が増えても、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能があると便利です。 結論、マニュアルの作成・管理に最適なのは、簡単な操作でマニュアルが作成でき、超高精度な検索機能で必要な情報がすぐに情報が見つかるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、直接「記事」にテキストや画像を書き込めるほか、一度作成した書式をテンプレート化も可能なため、社内で見やすいマニュアルに統一できます。また社内用語も検索にヒットするうえ、生成AIによりマニュアルの重複を防げるため、マニュアル管理もしやすいのです。 100名～数万名と大規模な企業でも使いやすいツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本】ナレカンでわかりやすい業務マニュアルを作る方法 以下は、「ナレカン」で業務マニュアルを作成した例です。 ナレカンの「記事」（ノート）には、マニュアル作成に欠かせない「目次」をわずかな操作で簡単に作れます。そのため、ITに慣れていない方でも、安心してわかりやすい業務マニュアルを作成可能です。 また、記事に添付したファイルは、上の画像のように常時プレビュー状態にできます。そのため、機器やシステムなどの取扱説明書などもまとめて残せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作り・運用で失敗しないコツとは？ マニュアル作り・運用で失敗しないコツとして以下の2点が挙げられます。マニュアルの作成・運用をスムーズにしたいと考えている方は必見です。 ITツールを導入する つぎに、マニュアルを継続的に運用するために、ITツールを導入しましょう。 たとえ、見やすいマニュアルを作成しても、欲しい情報がすぐに見つからなければ、結局は独自の方法で作業を進めるようになってしまいます。そのため、紙やExcelなどのマニュアルは、情報へのアクセス性の観点から、継続的な運用が難しいのです。 そこで、マニュアルをITツールで運用すれば「スマホからでも見やすい」「複数人で同時に閲覧可能」などのメリットが得られます。また、クラウド型のITツールであれば、時間や場所を問わず情報へアクセスでき、社員がストレスを感じることがありません。 定期的に更新する まず、継続的に運用させるのに重要なのは、定期的なマニュアルの改善です。 業務内容や進め方の変更に合わせて都度更新しなければ、実務にズレが生じてしまい、社員がマニュアルに価値を感じなくなってしまいます。したがって、マニュアル運用を失敗させないためには、簡単に内容を更新できる環境が必要なのです。 ただし、更新するときに過去のマニュアルを破棄してしまうと、トラブルが生じたときに、どのような手順で進めたのか遡れなくなってしまいます。一方、編集履歴をバックアップできる「ナレカン」のようなツールであれば、安心して最新情報に更新可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成ツールを選定するコツ4選 マニュアル作成にかかる手間を減らし効率良く作るのであれば、ITツールの導入が必須です。そこで、以下の選定ポイントを意識して、数多くのITツールから自社に最適なツールを見つけましょう。 （1）必要な機能に過不足がないか 1つ目の選定ポイントとして、必要な機能に過不足がないツールを選びましょう。 なかには、自学自習を促すための「トレーニング機能」や、マニュアルの閲覧数をカウントできる「モニタリング機能」などが備わったマニュアル作成ツールもあります。しかし、多機能なツールは、使いこなせず、十分な費用対効果も得られません。 そのため、「多機能だから」という理由でツールを選定するのではなく、必要な機能に過不足がないかを基準に選定するのがおすすめです。また、シンプルで簡単なツールであれば、社員がストレスなく使えるという効果も得られます。 （2）マルチデバイスに対応している 2つ目の選定ポイントとして、PCだけでなくスマートフォンやタブレットにも対応しているツールを選びましょう。 営業や現場作業の方は、業務マニュアルを外出先や現場で確認することも多いため、スマホですぐ見れる環境を整えておかなければなりません。また、マルチデバイス対応でも、表示形式が異なると「読みづらさ」を感じる可能性があるため注意が必要です。 たとえば、「ナレカン」はマルチデバイス対応なうえ、PCとスマートフォンで表示形式が変わらないため、ストレスなくマニュアルの閲覧・更新が可能なのです。 （3）セキュリティが高い 3つ目の選定ポイントとして、万全のセキュリティ対策で情報漏洩のリスクが少ないツールを選びましょう。 業務マニュアルには業務手順やノウハウが含まれており、中には営業秘密の情報も蓄積されています。さらに、「情報が盗まれた」という評判が知れ渡れば、企業イメージが大幅に下がる原因にもなります。 よって、外部から企業を守るためにもセキュリティの高いITツールが必須です。さらに、外部だけでなく、内部からの情報漏洩も防ぐために、社内メンバーに見せる情報に制限をかけたり、ファイルや画像のダウンロードを禁止したりできるツールを選びましょう。 （4）マニュアルをすぐに共有できる 4つ目の選定ポイントとして、マニュアルを作成したあとに共有しやすいかという点が挙げられます。 WordやExcelは、新たなツール導入の必要なく、マニュアルを作成できます。しかしファイル形式のマニュアルを共有するには、メールやチャットツールに添付する必要があるため、添付に手間がかかるほか、送信ミスといったトラブルも発生しかねないのです。 マニュアルの作成から共有・管理まで一元化できるツールを導入すれば、ツールをまたぐことで発生するミスや手間がなくなります。たとえば、「ナレカン」のように、シンプルな操作でマニュアルの作成・共有・管理まで完結するツールが有効です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの書き方のコツや作成手順まとめ これまで、マニュアルの種類や書き方のコツ、作成手順を中心に解説しました。 業務の属人化防止や均一化のために、マニュアルの作成は必須です。しかし、作成しても適切に運用されないとマニュアルの効果が得られないため、誰でも簡単にマニュアルを作成・管理できるようにするべきです。 そこで、「誰でも簡単にマニュアルを作成・管理可能なツール」を導入しましょう。また、必要な情報をすぐに見つけられるような検索機能があるツールでマニュアルを管理すると、後からの振り返りにも便利です。 結論、選択すべきは、直接テキストや画像を書き込んでマニュアルを作成でき、社内用語まで検索を絞れる超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアル作成のストレスを解消し、継続的に運用可能な環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説