見やすいマニュアルの書き方のコツとは？上手い人の特徴も解説
多くの企業で取り入れられているマニュアルですが、教育の時間を減らしたり、業務の均質化を図ったりするうえで不可欠です。さらに、マニュアルが見やすければ、人によって認識に差がでる心配がないので、トラブルの防止につながります。
しかし、書き方のコツが分からないまま運用してしまい「マニュアルをつくったのに、誰も使っていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルの書き方のコツやマニュアル作成が上手い人の特徴を中心にご紹介します。
- マニュアルの書き方のコツを知りたい
- マニュアルを作成したが運用が上手くできない
- わかりやすいマニュアルを作成して、社内の情報共有をスムーズにしたい
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすいマニュアルの書き方が分かり、業務の質を向上させられます。
目次
マニュアルの種類とは
マニュアルを分類すると、主に以下の3種類に分けられます。それぞれのマニュアルによって性質や目的に違いがあるため、適切に使い分けましょう。
| ＜目的＞ | ＜記載事項＞ | |
|---|---|---|
| 業務マニュアル |
業務の全体像の理解 |
業務の目的/フロー/ノウハウ/作業手順など |
| 作業手順書 |
手順など作業の標準化 |
各作業のワークフロー/必要なツール/注意事項などの詳細 |
| 取扱説明書 |
製品の適切な使い方の説明 |
機器やシステムの操作方法/エラーの対処法/メンテナンスのやり方など |
業務マニュアル
業務マニュアルは、業務のフローやノウハウ、手順などが記載された資料です。
業務を進めるときは多くの作業と判断が伴うので、規則や前提知識の理解が欠かせません。そこで、業務マニュアルを活用すれば、必要なことがすべて分かるため、誰でも業務を円滑に進められるようになるのです。
ただし、業務マニュアルは「業務の全体像を理解させること」が目的であり、具体的なやり方は”作業手順書”にまとめられていることも多いので注意しましょう。
作業手順書
作業手順書は、ひとつの作業に関する具体的な説明が記載されたマニュアルです。
作業手順書には、各作業のワークフローや必要なツール、注意事項が詳細に記載されています。つまり、作業手順書は業務マニュアルよりも詳細な情報が載っているのです。
作業手順書に従って作業をすると、はじめて作業を任された人でも、品質を保ちながら仕事ができるようになります。そのため、作業の標準化を目的に活用されています。
取扱説明書
取扱説明書は、機器やシステムの操作方法・エラーの対処法・メンテナンスのやり方などが記載されたマニュアルです。
取扱説明書は、製品の適切な使い方を説明するものであり、製品に慣れていない人でも理解できるようになっています。また、作業員の怪我を防ぐため”注意事項”を伝える役割も担っており、必ず目を通しておく必要があります。
したがって、取扱説明書は作業手順書よりも詳細な情報が記載されており、他部署のユーザーもターゲットにしたマニュアルだと言えます。
マニュアル作成の目的
マニュアル作成の目的は、主に以下の3つです。目的を理解していなければ「とりあえず書き起こしただけのマニュアル」になってしまうので、確実に押さえましょう。
- 業務の効率化
- 属人化の防止
- 業務の質の均一化
マニュアルがあれば、新入社員などの新たに業務を覚えなければならない社員に対して、先輩社員が指導に割く時間を短縮できます。また、コツや注意点が記載されていれば、初めての作業であってもミスが減り、作業時間は短くなります。
マニュアルによる業務フローや手順の共有によって、特定の社員しか業務内容を知らないという事態を防げます。その結果、業務を理解している社員がおらず、作業が滞ってしまうといった問題が発生しません。
マニュアル通りに業務を進めれば、どの社員が担当しても一定の品質は保証されます。さらに、社員それぞれのもつノウハウ（ナレッジ）を書き残せば、業務の質の底上げにつながるのです。
以上の目的を意識したうえで、効果的なマニュアルを作成しましょう。
基本編｜マニュアル作成における書き方のコツ6選
以下では、マニュアル作成の基本的なコツを6選ご紹介します。「マニュアルの書き方が分からない」という初心者の方も、以下の手順を押さえれば、スムーズに作成できるので必見です。
（1）対象範囲を決める
まずは、マニュアルの対象範囲を設定します。
マニュアルを作成するときに失敗しがちなのが「あれも・これも」と書き加えてしまい、情報量が膨大になってしまうケースです。そこで、マニュアル化する作業や製品の対象を設定しておけば、内容が本旨から外れづらくなり、簡潔でわかりやすいマニュアルをつくれます。
また、「1対象につき1マニュアル」を意識すると、情報の混在が起こらず読み手のストレスを生まないのでおすすめです。
（2）作成スケジュールを立てる
マニュアルの対象が決まったら、次にマニュアル作成のスケジュールを立てます。
具体的には「作成期間」「仮運用期間」「修正期間」を決めましょう。作成スケジュールが明確でない場合、優先順位が下がってしまい、本格的な運用が遅れてしまいます。
マニュアルは”最適な業務手順”を示すものであるため、すばやく全体に周知できるのが望ましいです。ただし、マニュアルの修正が必要になるケースもあるため、適宜メンバーと相談しながらスケジュールを設定していきましょう。
（3）管理形式を決める
マニュアルを作成しただけでは、十分に活用されません。そのため、スケジュールの決定後には、マニュアルを読みやすいように管理形式を決めましょう。
マニュアルの管理を成功させている企業は、「フォルダ」ごとに適切にマニュアルを分類しています。たとえば、部署ごとにフォルダを分けて、”販売部”のなかに小分類で”クレーム報告”を作り、その中でクレーム対応のマニュアルを整理するのです。
たとえば、上図のように「ナレカン」であれば、部署＞業務内容というように「フォルダ」の階層を分けて管理できるので、必要な資料へすぐにアクセスできます。
（4）構成と目次を作成する
マニュアルの管理形式を決めたら、全体の構成と目次を作成します。
構成・目次は、見ただけで業務の概要が分かるようにしなければなりません。文章が冗長だったり手順にズレがあったりすると、目的の情報がどこに記載されているか分かりづらくなり、活用されづらいマニュアルになってしまうのです。
したがって、社員が必要な情報を瞬時に見つけられるように、マニュアルの構成・目次は分かりやすく簡潔にしましょう。
（5）具体的な業務内容を記載する
次に、構成・目次に従って業務内容を記載します。
具体的には、業務の進行手順やノウハウ、遵守すべきポイントなどを記載します。また、記載する際は、実際の作業をイメージしたり担当者と連携したりすることで、信頼性の高いマニュアルをつくれるのです。
ただし、情報を詰め込み過ぎるとかえって見づらくなるので、箇条書きを使ったり、画像をいれたりして工夫しましょう。また、リンク機能（※）があると、わざわざページを探さなくても、関連する情報へすぐにアクセスできるため便利です。
（※）マニュアルが書かれたページのリンク（URL）を別のノートに貼り付けることで、クリックすれば該当のページに飛べるようになる機能。
応用編｜マニュアル作りが上手い人の特徴7選
ここでは、マニュアル作りが上手い人の特徴7選を解説します。「マニュアルを作成したものの、思うように作業の質が上がらない」場合は、以下の特徴を参考にしましょう。
（1）読み手目線で作っている
マニュアル作りが上手い人は、読み手目線でマニュアルを作成しています。
たとえば、新入社員向けのマニュアルであれば、混乱を招かないために専門用語を減らしたり、注釈を入れたりして読みやすくしているのです。ただし、忙しい現場で運用されることを考慮して、前置きや説明が長くなりすぎない様に注意が必要です。
読み手を具体的にイメージすることで、マニュアルに必要な項目や構成、管理方法などを適切に検討でき、過不足のないマニュアルをつくれるようになります。
（2）分かりやすく簡潔にしている
マニュアルを作成が上手い人は、内容を分かりやすく簡潔に伝えています。具体的に押さえるべきポイントは以下の4つです。
- 5W1Hを意識する
- 具体的に書く
- 正式名称で書く
- 表現を統一する
「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を意識して記載すると、読み手は具体的な手順や状況をイメージできるようになります。
曖昧な表現は読み手の混乱を招くので避けましょう。「ある程度」「おおよそ」などの表記は、人によって解釈が異なるので、マニュアルのメリットである「作業の均質化」を図れません。
新入社員向けのマニュアルの場合、長い専門用語であっても省略せず正式名称で書きましょう。また、注釈を入れて用語を説明するのもおすすめです。
ひとつのマニュアルで同じ内容の表現が複数あると、読み手の理解を阻害する恐れがあります。また、「ですます調」と「である調」が混在すると読みづらくなるので、文章の表現は必ず統一しましょう。
以上のポイントを押さえれば「誰でも一目で内容が分かるマニュアル」をつくれます。
（3）画像や図、映像をレイアウトしている
画像や図、映像を活用していることも、マニュアル作りが上手い人の特徴です。
マニュアルがテキストのみで構成されていると、理解に時間がかかる恐れがあります。しかし、画像・図・映像を挿入すれば目で見たときに認識しやすくなるので、よりスムーズな理解を促せるのです。
ただし、視覚イメージを取り入れすぎると、かえって作業の本旨が分かりづらくなってしまいます。そのため、テキストだけでは伝わりづらい内容や補助的な説明が必要な場合に限定して、適度に活用しましょう。
（4）業務のゴールを明確になっている
マニュアル作りが上手い人は、業務の到達目標も明確に記載していることが特徴です。
業務の到達目標が明確であれば、常に最終地点から逆算して作業を進められるようになります。結果として作業が効率化したり、社員のモチベーションが高まったりする効果が得られるのです。
したがって、逆算思考によるパフォーマンスやモチベーションのアップを図るためにも、業務の到達目標は明確に設定しましょう。
（6）完璧を目指さない
マニュアル作成が上手い人の特徴として、完璧を目指さないことも挙げられます。
マニュアルは一度作成して終わりではありません。更新を前提として、作業の変更点や社員がわかりづらいと感じる部分を常に修正していく必要があります。
完璧なマニュアルを目指して、細かく作り込んでしまうと内容の修正に時間がかかります。また、作成者自身にとって大きな負担となるのです。
（7）注意事項やQ＆Aのページを設けている
マニュアル作りが上手い人は、業務内容に加えて、注意事項やQ＆Aをまとめたページも作成しています。
注意事項を記載すると、作業の正しい手順や製品・サービスの適切な使い方が明確になるので、社員の安全を守れます。また、「Q＆A」があれば業務の不明点も瞬時に解決できるため、担当者に質問する無駄な時間も必要もなくなるのです。
たとえば、「ナレカン」のように質問機能でノウハウを募れるうえ、上司に質問するように探せる生成AIを活用した「自然言語検索」機能があれば、必要な情報を簡単に探し出せます。
マニュアル作り・運用で失敗しないコツとは？
マニュアル作り・運用で失敗しないコツは、「新しい情報や必要な情報を更新し続けること」です。
業務内容や進め方の変更に合わせて都度更新しなければ、マニュアルを見ても必要な情報を得ることができません。結果、マニュアルの運用に失敗してしまう恐れがあるのです。
マニュアル作り・運用に失敗しないためにも、マニュアルの更新を定期的に行い、失敗を防ぐことが重要です。
【必見】マニュアルの作成・管理を一元化できるツール
ここでは、最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツールをご紹介します。
紙のマニュアルでは、作成に時間がかかるだけでなく、画像や動画の差し込みができないので、マニュアルとして不便です。また、WordやExcelなどのファイル型式のマニュアルは、共有の際にはメールなどで送信する手間がかかってしまいます。
そこで、「社内に散在するナレッジを一元化できるツール」を使えば、マニュアルの作成・共有に関わる手間の大幅な削減につながります。ただし、マニュアル数が多い場合は、目的の情報が見つけられるように「蓄積した情報を超高精度検索できる機能」が欠かせません。
結論、選択すべきツールは社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事（ノート）」には、テキストや画像・動画を簡単に残せます。また、”Google検索”するように探せる超高精度の「キーワード検索」や、質問するように検索する「自然言語検索」があるため、必要な情報がすぐに見つかります。
100名～数万名と幅広い規模の企業で使えるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
マニュアル作成ツールを選定するコツ3選
マニュアル作成にかかる手間を減らし効率良く作るのであれば、ITツールの導入が必須です。そこで、以下の選定ポイントを意識して、数多くのITツールから自社に最適なツールを見つけましょう。
（1）必要な機能に過不足がないか
1つ目の選定ポイントとして、必要な機能に過不足がないツールを選びましょう。
なかには、自学自習を促すための「トレーニング機能」や、マニュアルの閲覧数をカウントできる「モニタリング機能」などが備わったマニュアル作成ツールもあります。しかし、多機能なツールは、使いこなせなかったり、費用対効果が低かったりするケースも少なくありません。
そのため、「多機能だから」という理由でツールを選定するのではなく、必要な機能に過不足がないかを基準に選定するのがおすすめです。また、シンプルで簡単なツールであれば、社員がストレスなく使えるという効果も得られます。
（2）マルチデバイスに対応している
2つ目の選定ポイントとして、PCだけでなくスマートフォンやタブレットにも対応しているツールを選びましょう。
営業や現場作業の方は、業務マニュアルを外出先や現場で確認することも多いため、スマホですぐ見れる環境を整えておかなければなりません。また、マルチデバイス対応でも、表示形式が異なると不具合が起こる可能性があるため注意が必要です。
たとえば、「ナレカン」はマルチデバイス対応なうえ、PCとスマートフォンで表示形式が変わらないため、ストレスなくマニュアルの閲覧・更新が可能なのです。
（3）セキュリティが高い
3つ目の選定ポイントとして、万全のセキュリティ対策で情報漏洩のリスクが少ないツールを選びましょう。
業務マニュアルには業務手順やノウハウが含まれており、中には営業秘密の情報も蓄積されています。さらに、「情報が盗まれた」という評判が知れ渡れば、企業イメージが大幅に下がる原因にもなります。
よって、不正アクセスから企業を守るためにもセキュリティの高いITツールが必須です。とくに、「ISO27001」といった国際セキュリティ資格などを保持しているツールであれば、大企業でも安心して利用できます。
マニュアルを継続的に運用するときのコツ2選
以下は、作成したマニュアルを継続的に運用する2つのポイントです。作ったマニュアルが社内で正しく活用されるために、必ず確認しましょう。
定期的に更新する
1つ目のポイントは、定期的なマニュアルの改善です。
マニュアルを作成した後も定期的に内容を更新しなければ、実務にズレが生じてしまい、社員がマニュアルに価値を感じなくなってしまいます。したがって、マニュアル運用を失敗させないためには、簡単に内容を更新できる環境が必要なのです。
ただし、更新するときに過去のマニュアルを破棄してしまうと、トラブルが生じたときに、どのような手順で進めたのか遡れなくなってしまいます。一方、編集履歴をバックアップできる「ナレカン」であれば、安心して最新情報に更新できるのです。
ITツールを導入する
マニュアルを継続的に運用する2つ目のポイントは、ITツールを導入することです。
たとえ、見やすいマニュアルを作成しても、欲しい情報がすぐに見つからなければ、結局は独自の方法で作業を進めるようになってしまいます。そのため、紙やExcelなどのマニュアルは、情報へのアクセス性の観点から、継続的な運用が難しいのです。
そこで、マニュアルをITツールで運用すれば「スマホからでも確認できる」「複数人で同時に閲覧可能」などのメリットが得られます。また、クラウド型のITツールであれば、時間や場所を問わず情報へアクセスでき、社員がストレスを感じることがありません。
以上のように、社員がストレスなくマニュアルを活用できる環境を整えて継続的な運用につなげましょう。
マニュアルの書き方のコツや作成手順まとめ
これまで、マニュアルの種類や書き方のコツ、作成手順を中心に解説しました。
「継続的に利用されるマニュアル」をつくるには、現場の社員を明確にイメージしたり、管理や共有のしやすさを考えたりすることが重要です。しかし、紙やExcelでマニュアルを運用する場合、更新のたびに最新版を共有する手間がかかってしまい、継続的な運用が難しくなってしまいます。
そこで「ITツール」を活用すれば、更新した内容は自動で社員に共有されるので、マニュアルを運用しやすい環境が整うのです。ただし、マニュアルのような情報量が多いものを作成する場合には、必要な情報をすぐに検索できる機能が搭載されているツールを選択しましょう。
結論、選択すべきツールは、社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアル作成のストレスを解消し、継続的に運用できる環境を整えましょう。
