ナレッジマネジメント
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多くの企業で使われているWordやExcelで手順書をつくれば、紙で作成するよりも教育・作成コストを抑えながら業務の効率化を図れます。そのため、今日では「テンプレート」を使って、体裁が整った手順書を作ることが一般的です。 とはいえ、手順書を作成したいが「どう作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、WordやExcelそれぞれのメリット・デメリットを中心に紹介します。 手順書作成のポイントを知りたい WordとExcelどちらが適しているか判断したい 手順書の作成・共有が簡単にできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Word・Excelのメリット・デメリットを押さえられるだけでなく、手順書を作成・管理するのに最適な方法まで見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【Word・Excel】手順書/マニュアルの作り方の注意ポイント2 どっちがいい？WordとExcelで作業手順書を作成するメリット2.1 Word(ワード)で手順書を作成するメリット2.2 Excel(エクセル)で手順書を作成するメリット3 要注意！Word・Excelで作業手順書を作成するデメリット3.1 Word(ワード)で手順書を作成するデメリット3.2 Excel(エクセル)で手順書を作成するデメリット4 Word・Excel以外の手順書を簡単に管理・共有できるツール4.1 高度な検索機能が備わったツール「ナレカン」5 Word・Excel｜見やすい手順書の無料テンプレート・フォーマット5.1 Word｜デザイン済みの手順書テンプレート5.2 Excel｜アウトラインを書きやすい作業手順マニュアルテンプレート5.3 Excel｜改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレート6 Word・Excelの業務手順書テンプレート・ひな形まとめ 【Word・Excel】手順書/マニュアルの作り方の注意ポイント 手順書を作るときには以下の3点に注意しましょう。 5W1Hを記載する When（いつ）・Where（どこで）・Who（だれが）・What（何を）・Why（なぜ）・How（どのように）の6つの要素を明確にしましょう。たとえば、「〇〇サービス」「15時まで」といった「何を」「いつ」を省略しないようにしましょう。 読み手を意識する 手順書の作成者と読み手との間には、業務に対する理解度に大きな差があります。そのため、「専門的な用語には注釈を加える」といった基本的なことを含め、誰にとっても分かりやすい手順書を目指しましょう。 　　　　　デザインを統一する 手順書の書式やデザインが統一されていないと、どこに自分が必要な情報があるのか把握しづらくなり業務の非効率化を招いてしまいます、よって社内の情報管理・共有を円滑にするためにデザインを統一し、誰が見てもわかりやすい手順書を作成するよう心がけましょう。テンプレートを利用することも効果的です。 上記の3つを意識して作成すれば、読み手の誤った解釈・理解を減らすことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ どっちがいい？WordとExcelで作業手順書を作成するメリット 以下では、WordもしくはExcelで作業手順書を作成するメリットをそれぞれ解説します。「どっちを使ったら良いのか迷っている」という担当者の方は必見です。 Word(ワード)で手順書を作成するメリット Wordは、長文で資料を作成するのに特化したソフトだと言えます。具体的なWordのメリットは、以下の通りです。 誤字脱字を検知する機能が搭載されている ページ番号を採番できる 印刷しやすい ディクテーション機能（音声入力）が搭載されている 以上のことから、文字での説明が多い手順書や冊子形式にしたい場合は、Wordで作成することをおすすめします。 Excel(エクセル)で手順書を作成するメリット Excelは、関数機能が備わっていることから、データ集計やグラフ作成に適したソフトだと言えます。具体的なExcelのメリットは、以下の通りです。 図やグラフを作成できる 関数を使ったり、データ集計のプロセスを表示したりできる タブを使って、手順書を細分化できる セル形式のため、一覧表を作成しやすい とくに、売上管理や在庫管理など数値を扱う作業や「計算プロセス」の手順書を作成する場合には、Excelでの作成をお勧めします。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要注意！Word・Excelで作業手順書を作成するデメリット 以下では、Word・Excelで作業手順書を作成するデメリットを紹介します。テンプレートを使えば簡単に手順書を作れますが、Word・Excelには注意点があることも考慮しなければなりません。 Word(ワード)で手順書を作成するデメリット Wordは文書作成に向いているというメリットはあるものの以下のようなデメリットがあるということに注意しなければなりません。 ファイル管理が難しい 共有するのが煩雑 書式が人によってバラバラ 画像や表を挿入しづらい 手順書は適切に管理し、情報を社内に共有かつ蓄積していく必要があるため、これらのデメリットは業務に大きな影響を及ぼすと言えます。 Excel(エクセル)で手順書を作成するデメリット Excelは計算ができたりグラフや図の挿入が簡単にできますが、以下のようなデメリットも併せ持っています。 関数を使いこなすのに時間がかかる 印刷しづらい 大量の情報の管理には不向き スマホからの閲覧・編集がしづらい Wordと同様ファイル管理・共有が難しい点やスマホでの閲覧・編集が困難な点がデメリットとして挙げられます。 以上のようにWordやExcelにはそれぞれデメリットが存在するため、導入するツールをよく選定し、手順書作成専用ツールの導入も検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Word・Excel以外の手順書を簡単に管理・共有できるツール 以下ではWord・Excel以外で簡単に手順書を作成・管理できるツールをご紹介します。 WordとExcelではファイル管理が面倒であったり共有に時間がかかったりするなどのデメリットが伴います。そのため社内の手順書の管理・共有がスムーズなツールの導入が必要です。 しかし検索機能の不十分なツールでは、必要な情報をすぐに見つけられないため非効率的です。そこで「高度な検索機能を備えたツール」で管理して、手順書をすぐに確認できる体制を整えましょう。 結論、自社が導入すべきツールは、誰でもわかりやすい手順書を作成でき、検索機能にも優れている「ナレカン」一択です。 ナレカンの記事機能では画像やファイルも格納して簡単にわかりやすい手順書を作成可能です。また、精度の高い検索機能によって、画像内検索やファイル内検索も可能なため、欲しい情報をすぐ手に入れることができます。 高度な検索機能が備わったツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンで手順書を作成・管理する例＞ テンプレートの登録 自社の手順書作成に適したテンプレートを登録しておけば、わずかな操作で呼び出せます。新たな手順書を作成するたびに、一から作り始める必要がありません。 編集履歴 ナレカンには編集履歴が残るため、「誰が、どこを、どのように編集したのか」をひと目で確認できます。 キーワード検索 画像のように、記事のタイトルやタグ、添付したファイル名で絞り込んで検索可能です。そのため、とくに扱う情報量の多い大企業でも、欲しい情報をすぐに見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Word・Excel｜見やすい手順書の無料テンプレート・フォーマット ここでは、Word・Excelで使える無料の作業手順書テンプレートを紹介します。以下のフォーマットを使って、短時間で手順書をつくりましょう。 Word｜デザイン済みの手順書テンプレート こちらは、すでにデザインされたWordの作業手順書テンプレートです。 表紙と見出しがついているので、デザインを一から考える必要がありません。また、デザインはグリーン、ブルー、モノクロの3色があり、用途に合わせて選べます。 しかし、「見出し」「要点」「引用」などの構成があらかじめ用意されている一方で、カスタマイズ性が低く業務によっては使いづらい恐れがあります。 すでにデザインされているWord手順書テンプレートの詳細はこちら Excel｜アウトラインを書きやすい作業手順マニュアルテンプレート こちらは、アウトライン（概要）を書きやすいExcelの作業手順書テンプレートです。 目次のレイアウトが決まっているので、アウトラインから書きはじめられます。また、小見出しを決めたうえで作成できるため、統一感が出やすい点もメリットです。 しかし、スマホでは見づらく、内容を更新したときに該当箇所を探しにくい点に注意が必要です。 見出しが整理された手順書テンプレートの詳細はこちら Excel｜改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレート こちらは、改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレートです。 業務内容の変更とともに、作業標準書も改訂し続ける必要があります。改訂履歴を残しておけば、いつ・どのように変えたのか簡単に分かります。 作業内容の記載欄が広く取られている点もこのテンプレートの特徴です。 改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレートの詳細はこちら WordやExcelのテンプレートを利用すれば、工数を削減できるメリットがある一方、ファイル管理が煩雑になりやすいといったデメリットもあります。 そのため、「ナレカン」のような”情報管理ツール”を使って、Word・Excelで作った手順書を管理するのも選択肢のひとつです。情報管理ツールで管理すれば、Word・Excelを使った管理の抱える課題を解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Word・Excelの業務手順書テンプレート・ひな形まとめ これまで、Word・Excelの手順書テンプレートを中心に解説しました。 Word・Excelは多くの企業で使われており、テンプレートを使えば手順書をつくる時間を大幅に減らせます。しかし、必要な情報にすぐにたどり着けないほか、共有に手間がかるデメリットは無視できません。 そこで、「ITツール」を使って、Word・Excelの手順書を管理しましょう。しかし、検索機能の不十分なITツールでは、Wordのファイル管理のように欲しい手順書がなかなか見つかりません。 したがって、手順書の管理には、高精度の検索機能で必要な情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、手順書の管理・共有を改善しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

作業手順書があれば、はじめて業務に取り組む従業員でも作業クオリティを保てるほか、従業員によって作業のスピードや品質がばらつく心配もありません。 しかし、「わかりやすい作業手順書が作成できず、社内に作業手順書が浸透しない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、わかりやすい作業手順書の作り方や作成例、運用のコツを中心に解説します。 わかりやすい作業手順書を効率的に作成したい 手順書作成に役立つツールを教えてほしい 手順書作成の手間を省いて業務効率化を図りたい という方はこの記事を参考にすると、わかりやすい作業手順書の作り方やポイントが分かるだけでなく、適切な管理・運用方法も把握できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 作業手順書とは1.1 作業手順書とマニュアルの違い1.2 作業手順書を作成する目的2 作業手順書に記載するべき5項目とは3 【具体例あり】わかりやすい作業手順書の作り方3.1 ステップ1｜手順書の目的や記載事項を明確にする3.2 ステップ2｜5W1Hを明確にする3.3 ステップ3｜構成案を作成・テンプレート化する3.4 ステップ4｜実際の作業フローを書き出す3.5 ステップ5｜仮運用する3.6 ステップ6｜定期的に手順書を改善・更新する4 【無料】作業手順書に使えるテンプレート5 【押さえておきたい】作業手順書を運用する3つのコツ5.1 （1）管理者を設定する5.2 （2）現場からフィードバックを受け取る5.3 （3）手順書へのアクセス性を良くする6 【ExcelやWordから脱却】失敗しない手順書作成ツールの選び方7 【必見】作業手順書の作成・共有が最も簡単にできるツール7.1 マニュアル運用を円滑にするナレッジ管理ツール「ナレカン」8 さらに業務手順書を見やすくするポイント5選8.1 （1）完璧を目指さない8.2 （2）読み手を考慮する8.3 （3）作業の全体像を可視化する8.4 （4）説明文は短くする8.5 （5）表や写真のレイアウトを意識する9 わかりやすい作業手順書の作り方と運用のコツまとめ 作業手順書とは ここでは、作業手順書の概要を解説します。これまで、手順書の具体的な目的やメリットを把握していなかった方は必見です。 作業手順書とマニュアルの違い 作業手順書と似ている単語として「マニュアル」がありますが、違いは以下の通りです。 作業手順書 マニュアル 目的 メンバーが該当業務の内容を理解して、全員が同じ品質を保つ 業務の全体像を把握して、効率化や品質向上を図る 役割 手順を詳しく説明する 手順だけでなく、概要や背景も説明する 扱う情報の範囲 ひとつの業務における手順 業務全体のフローやノウハウ このように、作業手順書とマニュアルでは、目的や役割、情報の範囲が異なります。そのため、両者を混同せずに作業手順書を作成することが重要です。 作業手順書を作成する目的 作業手順書をつくる目的は以下の4つです。目的を把握し、実用的な手順書の作成を目指しましょう。 （1）作業品質の均一化 手順書を作成する目的の1つ目は、作業品質の均一化です。 ひとつの作業を複数人で担当する場合、手順書がないとクオリティにばらつきが生じてしまいます。作業の質が低下すると、サービスや製品に悪影響を及ぼすため、誰もが同じレベルで仕事を進められる仕組みを整える必要があります。 そこで、手順書があれば担当者が変わっても同じ品質で作業ができるのです。 （2）作業効率の向上 手順書を作成する目的の2つ目は、作業効率の向上です。 たとえば、作業手順書があることで、作業手順を口頭で説明する手間や、不明点の確認のために各々のメモを参照する手間を省くことができます。また、各作業工程の目安時間を記載すれば、目標ペースを把握して作業を進められます。 結果として、作業スピードが上がり、生産性の向上も期待できます。 （3）安全性の確保 手順書を作成する目的の3つ目は、作業の安全性の確保です。 手順書がないと、担当者が我流で作業を進めてしまい、ミスやトラブルが起きやすくなります。また、作業内容によっては人命に関わる重大な事故が発生する恐れもあります。 一方、手順書があれば注意すべき点を示せるので、担当者の怪我や事故を未然に防げます。 （4）情報の属人化防止 手順書を作成する目的の4つ目は、情報の属人化防止です。 手順書には、従業員が業務で得たノウハウや技術を社内に蓄積できます。その結果、社内技術が継承され、従業員の異動や退職があっても情報が失われないのです。 ただし、紙の手順書は目的の情報をすぐに見つけにくく、活用されなかったり紛失したりするリスクがあります。そこで、高精度の検索機能で必要な情報が瞬時に見つかる「ナレカン」のようなITツールを活用することで、アクセス性が高まるのです。 作業手順書に記載するべき5項目とは 一般的に、作業手順書には以下の5項目を記載します。 作業名/目的 「どの作業における手順なのか」「何のために作業をするのか」を明確にします。 作業に必要なもの 作業で使うツールや材料などを記載します。 作業の手順/ポイント 図や表などと併せて作業手順を具体的に説明します。また、作業のポイントとして「効率化を図るコツ」「品質を安定させる方法」なども記載しましょう。 判断基準 所要時間やチェックシートなど「作業者が決められた時間で、正しく作業できたか」の判断基準を設けます。 注意事項 作業の安全を確保するうえで注意すべきことを記載します。また、万が一ミスやトラブルが起きたときの対処法も記載すると安心です。 以上の項目が抜け漏れなく記載されている手順書であれば、誰でも正確に作業を進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【具体例あり】わかりやすい作業手順書の作り方 ここでは、作業手順書の作り方を6ステップで紹介します。以下のステップで効率よく手順書を作成しましょう。 ステップ1｜手順書の目的や記載事項を明確にする まずは、手順書の目的や記載事項を明確にします。 従業員は手順書を参照することで、正確な手順を理解し、作業効率を向上させられるのです。しかし、手順書の目的や記載事項が定まっていなければ、作業の方針が分からず、従業員にとって使いづらい資料になってしまいます。 したがって、手順書を社内に浸透させて運用するためにも、目的や記載事項は必ず明確にして全社の認識を統一させましょう。 ステップ2｜5W1Hを明確にする 次に、手順書の「5W1H」を明確にします。手順書の5W1Hは以下の通りです。 Who・・・・誰が担当者（担当部署）か Where・・・どこで作業するか When・・・いつ作業をするか What・・・・何が作業に必要か Why・・・・なぜその手順が必要か How・・・・どのような手順の作業か 以上の項目があれば、新人でも正確にイメージしたうえで作業を進められます。誰が作業しても同じクオリティになるように、5W1Hは必ず記載しましょう。 ステップ3｜構成案を作成・テンプレート化する 手順書の方針が明確になったら、構成案をつくります。 構成案は、手順書における目次です。マニュアルの本文を作成する前に構成案をつくれば、手順書に載せるべき作業内容が明らかになり、手順書づくりがスムーズになります。 構成を一度作ったらテンプレート化しておくと、新しく作成するときや内容の更新のときに手間がかかりません。 ステップ4｜実際の作業フローを書き出す 構成が決まったら、実際の作業フローを書き出します。 実際に書きはじめる前に、作業フローをすべて洗い出して、手順書に載せる内容に過不足がないかを改めて確認しましょう。また、作業のプロセスが可視化されることで、各ステップや手順が明確になり、作業の全体像を把握しやすくなります。 以下は「報告書の作成フローチャート」の具体例です。このように、フローを図式化すると、視認性が高まり読み手が業務を理解しやすくなるのでおすすめです。 ステップ5｜仮運用する 次に、手順書を仮運用します。 手順書に不備がある状態で全社に導入すると、現場の混乱を招く恐れがあります。したがって、トラブルなく手順書を運用するために、まずは少人数での仮運用が必要です。 また、仮運用で見つかった問題点はすぐに改善し、もう一度仮運用に乗せなければなりません。十分な品質を確保したうえで現場へ導入し、手順書が確実に活用される仕組みを整えましょう。 ステップ6｜定期的に手順書を改善・更新する 最後に、手順書の改善と更新も重要なプロセスです。 手順書の作成後は、定期的に更新する必要があります。手順書が古いままだと、担当者の間で認識の齟齬が生じ、トラブルの原因になる可能性があるのです。 そのため、定期的に従業員へヒアリングし、変更点が早急に手順書へ反映される仕組みを整える必要があります。ただし、WordやExcel、PowerPointのマニュアルでは、更新のたびにファイルを開かなければないうえに、メンバーに共有し直すのが面倒です。 そこで、手順書を簡単に更新したい方は「ナレカン」のようなITツールを使いましょう。更新した内容がリアルタイムで反映されるので、手間なく手順書を更新・共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】作業手順書に使えるテンプレート 以下では、手間や時間をかけずに読みやすい手順書を作成するための、無料テンプレートをご紹介します。 「フリーテンプレート」の手順書テンプレート こちらは、作業の細かな内容を順に記入することで、作業の注意点やポイントなども記入できるテンプレートです。このテンプレートを使用すると、図やフローチャートを用いたわかりやすい手順書を作成することができます。 フリーテンプレートの手順書テンプレートはこちら ［文書］テンプレートの無料ダウンロード こちらは［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する作業マニュアル・作業手順書の無料テンプレートです。手順書のひな型として使える汎用性の高いテンプレートとなっています。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードはこちら テンプレートの無料ダウンロード た こちらはテンプレートの無料ダウンロードが提供する作業手順書の無料テンプレートです。作業手順や内容だけでなく、ポイントや使用する工具なども記載する欄があるため、よりわかりやすい手順書を作成できます。 テンプレートの無料ダウンロードはこちら これらのようなテンプレートを活用すれば、手順書のフォーマットが統一され、従業員が内容を理解しやすくなるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【押さえておきたい】作業手順書を運用する3つのコツ ここでは、作業手順書の運用のコツを3つご紹介します。以下のポイントを意識すれば、より効果的に手順書を運用できます。 （1）管理者を設定する まずは、手順書の管理者を設定します。 手順書は作成して終わりではなく、改善・更新し続けなければなりません。そこで、管理者を決めれば責任の所在を明確にでき、手順書が確実に更新されるようになるのです。 また、管理者が決まっていれば改善の要望も伝えやすくなります。したがって、手順書が定期的に更新される環境を整えるために、手順書の管理者を必ず決めましょう。 （2）現場からフィードバックを受け取る 次に、現場からのフィードバックは常に受け取るべきです。 ただし、定期的に直接現場から意見を聞き出すのは現実的ではないため、現場でどのように手順書が使われているかを可視化できるツールを使うのがおすすめです。 たとえば、格納している手順書の使用頻度をリストで確認できる「利用状況レポート」を備えた「ナレカン」のようなツールなら、現場の意見を自然に吸い上げることができます。 （3）手順書へのアクセス性を良くする 最後に、手順書へのアクセス性を良くしましょう。 たとえば、WordやExcelの手順書では、スマホの小さい画面では見づらいなどのデメリットがあります。一方、ITツールを使えば、PCだけでなくスマホでも使えるため、時間や場所を問わず手順書にアクセスできて便利です。 とくに、どのデバイスからでも直感的に操作できて、検索性の高いツールを選択すれば、すぐに運用をはじめられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ExcelやWordから脱却】失敗しない手順書作成ツールの選び方 ExcelやWordは導入コストがかからないものの、書式の統一やファイル管理が難しいため、昨今では手順書の作成・管理に特化したツールを利用する企業が増えています。そこで、以下の3点を確認しましょう。 シンプルで簡単に使えるか シンプルで簡単に使えなければ、せっかく手順書作成ツールを導入しても社内で浸透せず、形骸化してしまいます。また、操作が複雑だと逆に作業効率が下がってしまう可能性もあるのです。 検索機能が充実しているか 手順書を作成しても見つけることができなければ、活用されません。そこで、検索機能の精度に定評があるツールを選ぶようにしましょう。 サポート体制が手厚いか ツールを導入するときの初期設定などは、担当者の負担が大きくなってしまいます。そのため、導入直後からスムーズに運用できるように、充実したサポート体制があるか確認すべきです。 以上3点を軸に手順書作成ツールを選定すれば、運用に失敗するリスクを軽減できます。なかでも、シンプルな操作性と高度な検索機能に加え、「運用ルールの設計」や「既存データの移行」などを手厚くサポートする「ナレカン」では、最小限の労力で円滑な運用が実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】作業手順書の作成・共有が最も簡単にできるツール 以下では、作業手順書の作成・共有が最も簡単にできるツールをご紹介します。 わかりやすい作業手順書を作成するには、画像や図で視覚的に手順を示したり、誰でも理解できるような言葉で記載したりする必要があります。しかし、必要な手順書がすぐに見つかる状態で管理されていなければ、手順書をわかりやすく作成しても活用されず、無意味になってしまいます。 そこで、高性能な検索機能が備わったツールを選びましょう。中でもAIを活用した検索機能があれば、会話形式でより簡単に欲しい情報を探すことができます。 結論、自社で導入すべきツールは、あらゆる情報を一元管理でき、精度の高い検索機能によって必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、直感的な操作で画像やファイルを添付できるので、具体的でわかりやすい手順書を誰でも作成できます。また、AIを活用した超高精度の検索機能によって、画像やファイル内の情報まで横断的に検索するので、知りたい情報が確実に見つかるのです。 マニュアル運用を円滑にするナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンで手順書を作成した例＞ ナレカンでは、以下のようなテキストベースの手順書を簡単に作成できます。また、テキストだけでなく画像やExcel・Wordなどのあらゆるファイルを載せられるだけでなく、表やリストの作成にも対応しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ さらに業務手順書を見やすくするポイント5選 ここでは、業務手順書をつくるときのポイントを5つ解説します。継続的に活用される見やすい手順書をつくるためにも、以下のポイントを押さえましょう。 （1）完璧を目指さない 1つ目のポイントとして、手順書作成では、最初から100％の完成度を目指さないことが大切です。 はじめからすべての業務を網羅しようとすると、作成、更新に多大な時間がかかってしまいます。また、手順書は従業員に活用されてはじめて効果を発揮するので、作成に時間をかけすぎて運用に乗せるのが遅くなっては本末転倒です。 そのため、手順書は60％ほどの完成度から、運用を通してブラッシュアップすることが重要です。 （2）読み手を考慮する 2つ目のポイントとして、常に読み手を考慮して手順書を作ることが挙げられます。 たとえば、新人向けの手順書をつくるとき、専門用語や略称を多用すると読み手が理解しづらくなってしまいます。一方、読み手がベテラン従業員の場合は、説明が不要な部分も多いので細かすぎる文章は好まれません。 したがって、誰もがストレスなく手順書の内容を理解できるようにするためにも、常に読み手の視点から手順書を作成しましょう。また、テンプレートを使って常に体裁の整った書類を作成することも重要です。 （3）作業の全体像を可視化する 3つ目のポイントは、手順書に作業の全体像をフローチャートとして載せることです。 作業のフローチャートをつくれば、業務の全体像を可視化できます。その結果、従業員は業務の流れを理解して進めることができ、作業全体のスピードアップにつながるのです。 ただし、フローチャートと実際の手順に相違があると、読み手が指示とは異なる作業をする恐れがあります。そのため、フローチャートが正確なものであるかを定期的に確認しましょう。 （4）説明文は短くする 4つ目のポイントは、手順書の説明文の長さを短くすることです。 具体的には、一文が40文字以上あると手順が分かりづらくなったり、無意識のうちに内容を読み飛ばしてしまったりするので避けましょう。逆に、文章が簡潔であれば、すぐに内容を理解してスムーズに作業をこなせるようになるのです。 また、わかりやすい文章をつくるときは、文章を分割したり、箇条書きを使ったりして一文で多くのことを言いすぎないように工夫する必要があります。 （5）表や写真のレイアウトを意識する 5つ目のポイントとして、表や写真のレイアウトに気をつけることが挙げられます。 文字だけの手順書に比べ、表や写真があれば作業をイメージしやすくなり、スムーズな情報理解を促せます。しかし、写真や図のレイアウトに統一感がなかったり、多用されていたりすると逆にわかりづらくなる恐れがあります。 したがって、写真や図の大きさや高さを均一にし、過不足のない量で手順書を作成することが大切です。そこで、表機能や画像編集機能が備わった「ナレカン」のようなツールを使うと、ExcelやWordよりも簡単にレイアウトを整えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい作業手順書の作り方と運用のコツまとめ ここまで、作業手順書の作り方やポイント、運用のコツを中心にご紹介しました。 手順書をつくるときは、常に読み手を考慮して、内容を定期的に更新しなければなりません。そのためには、紙やExcelで作成・管理するのではなく「更新した手順書を簡単に管理・共有できるITツール」が必須です。 ただし、検索に手間と時間がかかってしまうツールだと、手順書が使われなくなり形骸化する可能性があります。したがって、必ず「高性能な検索機能が備わっているITツール」を使いましょう。 結論、自社で導入すべきツールは、作業手順書をはじめとしたあらゆるノウハウを簡単に作成・共有・検索できる「ナレカン」一択です。また、ナレカンは、記事が更新されればホーム画面から一目で把握できるので、自然と「見られる手順書」がつくれます。。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、作業手順書を効率よく作成・運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事例あり】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方を紹介 手順書作成にはWordとExcelどっちが最適？無料テンプレートも紹介！ Wordでの説明書/マニュアルの作り方やテンプレートを紹介！ 【簡単】説明書を電子化する方法とは？コツやおすすめアプリも紹介！ 【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方も紹介！ ガイドラインとマニュアル・手順書の違いとは？作成ポイントも解説！ 【簡単解説】QC工程表とは？作り方や活用例をサンプル付きで解説

作業を標準化して業務効率を高めたり、教育や引継ぎを円滑に進めたりするために、マニュアルは不可欠です。 しかし、内容が整理されておらず読みにくいうえ、マニュアルの作成・管理方法が確立していないので「作ったマニュアルが活用されない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルを体系化すべき理由や体系化の方法、おすすめの管理ツールを中心にご紹介します。 体系化の意味やするべき理由・方法を知りたい 実際に体系化に成功した事例を参考にしたい マニュアルを体系化して業務の効率性・生産性を上げたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、体系化された見やすいマニュアルを作成でき、業務の標準化に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【わかりやすく解説】体系化の意味とは1.1 体系化・構造化・標準化の違い1.2 マニュアルの体系化とは2 マニュアルを体系化するべき理由2.1 （1）マニュアル管理の体系化2.2 （2）マニュアル内容の体系化3 【管理の体系化】使いやすいおすすめのマニュアル管理ツール3.1 社内マニュアルを一元管理・即アクセスできるツール「ナレカン」4 【比較表】おすすめのマニュアル作成・管理ツール3選5 【内容の体系化】マニュアルの内容を体系化する5ステップ5.1 ステップ1. 業務を洗い出す5.2 ステップ2. 業務を体系化する5.3 ステップ3. 業務を標準化する5.4 ステップ4. マニュアルを設計する5.5 ステップ5. 内容を作成する6 マニュアル作成がうまい人の特徴7 【成功事例】マニュアルの体系化に成功した事例・具体例8 マニュアル体系化のやり方とおすすめの管理ツールまとめ 【わかりやすく解説】体系化の意味とは 以下では「体系化・構造化・標準化の違い」や「マニュアルの体系化の意味」をわかりやすく解説します。それぞれの認識がメンバー間で異なると、トラブルに発展する可能性もあるので注意しましょう。 体系化・構造化・標準化の違い 体系化の類義語や言い換え、似たような言葉として「構造化」「標準化」があります。それぞれの言葉の意味は以下の通りです。 体系化 バラバラなものを一つにまとめることを指す言葉です。例として「業務における知識や情報を統一する」といった作業が挙げられます。 構造化 「物事の全体・大枠を決める」「要素ごとに分解する」「要素ごとの関係を整理する」といった一連の流れを指します。構造化の活用例として、分析したデータをグラフ・表でまとめる作業があります。 細分化して捉える点が体系化と異なる点です。 標準化 業務の手順や評価基準を均一にすることを指す言葉です。体系化はバラバラな状態のものを一つにまとめるのに対して、標準化はバラバラなものを全て同じにするという違いがあります。 このように、体系化・構造化・標準化は似た言葉ではありますが、それぞれ違った意味があると言えます。また意味は異なりますが、どの作業も情報を整理するためには必要なのです。 マニュアルの体系化とは マニュアルの体系化は、大きく「マニュアル管理の体系化」と「マニュアル内容の体系化」の2つの要素に分けられます。 マニュアル管理の体系化とは、社内に分散している各業務のマニュアルを一か所に集めて管理することです。一方、マニュアル内容の体系化とは、マニュアルを業務内容ごとに区分して、分かりやすく整理することを指します。 以上、”内容”と”管理方法”という2つの観点からマニュアルを体系化すると、分かりやすく、迅速に閲覧可能な仕組みができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを体系化するべき理由 以下では、マニュアルを体系化すべき理由について解説します。内容・管理方法ともに整理されていなければ以下のような問題が発生するため、体系化する必要があるのです。 （1）マニュアル管理の体系化 マニュアルの”管理”を体系化すべき理由は、「マニュアルを閲覧・更新する手間を削減するため」です。 たとえば、マニュアルを業務ごとにExcelファイルで管理していると、更新するたびに該当ファイルを探し出す手間がかかり面倒です。そこで、すべてのマニュアルを一か所にまとめれば、管理がスムーズになり、ノウハウの蓄積・共有を促進できます。 しかし、複数業務に従事している場合、ひとつのファイルにすべてのマニュアルを掲載するのは困難だと言えます。したがって、業務ごとに分けたマニュアルを一元管理可能な「ナレカン」のようなツールが体系化に最適です。 （2）マニュアル内容の体系化 一方で、マニュアルの”内容”を体系化すべき理由は、「マニュアルの区分を明らかにして、必要な情報へたどりつきやすくするため」です。 たとえば、仮に「経理マニュアル」内の業務項目を分けずに記載した場合、「伝票入力」や「受注処理」などの情報がどこにあるのか分かりません。そのため、全体像がすぐに掴めるように、複雑な情報を階層や項目で分ける必要があります。 そこで、マニュアルの内容を体系化すれば、業務情報が整理されて、目的の情報を簡単に確認可能になります。その結果、誰でも同じ品質で業務を進められるうえ、業務情報の属人化防止にもつなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【管理の体系化】使いやすいおすすめのマニュアル管理ツール 以下では、使いやすいおすすめのマニュアル管理ツールをご紹介します。 体系化したマニュアルは、各業務の流れを分かりやすくするために一元的・簡単に管理するべきです。しかし、WordやPowerPointによる管理は、ファイル数が増えると必要な情報の検索やファイル添付・共有に時間がかかるため、難しくなります。 そこで、「マニュアルの中の必要な情報をすぐに共有・見つけられるツール」を導入しましょう。また、ファイル添付だけでなく、誰でも簡単にマニュアル作成までできるツールを選択すると、作成から管理・共有まで一元的に行えます。 結論、マニュアルの管理に最適なのは、直感的な操作で管理が簡単で、超高精度な検査機能で必要な情報がすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「ファイル要約機能」があるので、WordやPowerPointのマニュアルファイルを要約して、体系化したマニュアルの要点を確認するのにも便利です。また「添付ファイル内検索」や「画像内検索」にも対応しており、必要な情報をすぐに探せます。 社内マニュアルを一元管理・即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ あらゆる情報を残せる「記事」 ナレカンの記事には、テキスト情報だけでなく、画像・動画・すべての形式のファイル添付に対応しています。そのため、必要な資料も参照しながらマニュアル内容を理解可能です。 また、テンプレート機能を使用すれば、記載フォーマットも統一できます。 質問機能 他のメンバーのナレッジを聞き出す”社内版知恵袋”として利用可能です。本当に必要とされている知識のマニュアル化に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】おすすめのマニュアル作成・管理ツール3選 ここでは、おすすめのマニュアル作成・管理ツール3選の比較表をご紹介します。 ナレカン【一番おすすめ】 Dojo tebiki 特徴 マニュアルを一元管理・即アクセスが可能 Webシステムの実画面上に操作ナビが表示できる 動画マニュアルを作成が簡単 シンプルで簡単or多機能 シンプル（大手～中堅企業向けor大規模な組織向け） 多機能 多機能 フォルダ機能 【〇】 【〇】 【〇】 テンプレート機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 UIが全体的に慣れるまでは使いづらい 動作が重い場合がある 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・要問い合わせ ・要問い合わせ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Dojo」の詳細はこちら 「tebiki」の詳細はこちら 操作に手間がかかるツールでは、マニュアルの運用が社内に定着しません。そのため、体系化したマニュアルを活用するには、「すべての社員がストレスなくマニュアルを作成・管理できるツール」を導入する点が重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【内容の体系化】マニュアルの内容を体系化する5ステップ 以下では、マニュアルの内容を体系化する5ステップをご紹介します。以下の手順を踏めば、必要な情報へすぐにたどりつける「体系化されたマニュアル」を作成可能です。 ステップ1. 業務を洗い出す まずは、マニュアル化の対象となる業務を漏れ無く洗い出しましょう。 たとえば、新入社員向けのマニュアルを作成する場合は基本業務を、中堅以上の社員向けのマニュアルならば日常業務を洗い出します。 業務の対象者によって内容や理解の容易さが変化するため、業務の洗い出しでは「誰がマニュアルを使うのか」を考慮する必要があるのです。 ステップ2. 業務を体系化する 次に、洗い出した業務を体系化させます。業務の体系化は「業務の項目を定義→業務の階層構造を整理」という順序で進めます。 ここでは、洗い出した業務を大・中・小の3つの階層構造に分類しましょう。たとえば、営業部では以下の図のように、「商品A（大分類）⇒見積処理（中分類）⇒見積書作成（小分類）」という階層に分けられます。 以上のように、業務の項目を定義してから階層構造を整理することで、業務プロセスを体系化できるのです。 ステップ3. 業務を標準化する 業務の体系を示せたら、次に具体的な業務の流れを標準化しましょう。 ここでは、対象業務の担当者にヒアリングを実施して、実際の業務の流れや内容を分析・整理します。たとえば、営業部では以下のフローチャートのように、顧客から商品Aの申込書が来てから、契約をするまでの一連の業務を視覚化します。 このように、業務の標準化では、業務に従事する人が直感的に業務フローを理解できるようにすることが大切です。 ステップ4. マニュアルを設計する 次に、マニュアルの目次やデザイン・レイアウトを設計しましょう。 マニュアルの目次には、“情報を整理する”だけでなく”社員が求める情報を見つけやすくする”役割もあります。そのため、社員の視点に立って、「マニュアルの目的」ごとに設計する必要があるのです。 また、デザインやレイアウトはあらかじめルールを決めておくべきです。たとえば、文字サイズや写真の位置などを決めておくと、統一感のあるマニュアルになります。 ステップ5. 内容を作成する 最後に、詳細を記載してマニュアルを完成させます。 ここでは、設定した目次に従って業務項目を配置して、標準化した詳細な業務の流れを記入します。さらに、単に業務内容を示すだけでなく、ベテラン社員や優秀な社員が持つ知識・経験をノウハウとして記載しましょう。 ノウハウを記載することで、誰でも質の高い仕事ができるようになるのです。また、マニュアルが完成したら対象者へ配布して仮運用して、改善点に関するフィードバックを受けつつ更新しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成がうまい人の特徴 マニュアル作成がうまい人に共通する特徴として、以下の2点が挙げられます。 読み手の視点から物事を捉えられる マニュアルを利用する社員の多くは知識・経験が不十分です。そのため、分かりやすいマニュアルでは、作成者にとって当たり前の出来事も丁寧に説明されています。また自身の経験から得た知識も記載すると、より実践的に活用できます。 マニュアルに関するフィードバックをすぐに反映させられる 実際に作成したマニュアルを業務で活用して改善点や変更点があった際にすぐに反映させることも重要です。業務担当者の意見を取り入れて改善を重ねると、より完成度の高いマニュアルとなります。 このように、マニュアルの作成がうまい人は、最初から完璧なマニュアルを作成しようとするのではなく、社員の意見や変化に対応する力を持っているという特徴を持っている人だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【成功事例】マニュアルの体系化に成功した事例・具体例 引用：株式会社知床第一ホテル 株式会社知床第一ホテルでは、業務連絡を口頭もしくはLINEで行い、マニュアルは紙で配布していました。しかし、紙のマニュアルでは従業員が読んだか不明確で、業務連絡も流れてしまい確認できないという課題があったのです。 そこで、情報の更新まで簡単なツールを導入して、ITがあまり得意でなくても簡単に情報共有が行えるようにしました。Stockではフォルダに招待するだけでマニュアルが共有可能なため、確認もしやすくなり業務の質の向上につながったのです。 また、「ノート」に連絡事項を残しておくことで、チャットのように流れていかなくなり、スムーズな情報共有が可能となりました。 参考：「ホテルの導入事例」株式会社知床第一ホテル 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル体系化のやり方とおすすめの管理ツールまとめ ここまで「マニュアルの体系化のやり方」や「おすすめの管理ツール」を中心にご紹介しました。 体系化したマニュアルを一元管理すると、各業務の流れが分かりやすくなります。しかし、WordやPowerPointによる管理では、ファイル内の情報検索や共有に手間がかかってしまいます。 そこで、「マニュアル内の必要な情報を瞬時に検索でき、共有にも手間を要さないツール」を導入しましょう。また、誰でも簡単にマニュアル作成もできるツールにすると、作成から管理・共有まで一つのツールで行えるため、便利です。 結論、マニュアルの管理に最適なのは、直感的な操作・「ファイル要約機能」で体系化したマニュアル運用が簡単で、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、体系的にマニュアルを作成・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

マニュアルは、業務の進め方を書き表した文書で、仕事の質やスピードを底上げするメリットがあります。一方、マニュアルを作成しても現場で利用されなかったり、情報が陳腐化したまま放置されていたりする課題もあります。 そのため、「わかりやすいマニュアルの作成方法や構成要素がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルの概要や課題、構成の重要性を中心にご紹介します。 見やすいマニュアルの作成方法がわからず、困っている わかりやすいマニュアルの構成要素をおさえたい ExcelやWordよりもマニュアル作成・管理に適したツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内で広く活用されるマニュアルを簡単に作成、管理する方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルとは1.1 マニュアルを作成するメリット1.2 チェックリストとの違い1.3 手順書との違い2 分かりやすいマニュアルは「構成」で決まる2.1 構成の立て方とは2.2 緊急時の障害対応マニュアルの構成とは3 マニュアルの目次・構成で注意すべきポイントとは3.1 （1）適切な粒度で分解する3.2 （2）見出しは具体的に明記する3.3 （3）構成の作成を一人でしない3.4 （4）状況に応じて目次構成を変える3.5 （5）Q＆Aを設置する3.6 （6）読み手の立場になって考える4 業務マニュアルを作成するときの5つの課題とは4.1 課題1｜リソースが足りずに計画倒れになる4.2 課題2｜マニュアルが分厚い4.3 課題3｜定期的な修正が必要4.4 課題4｜情報がどこにあるか分からない4.5 課題5｜作成しても誰も利用しない5 【画像付き】マニュアルに目次をつける方法5.1 Excelに目次を設置する方法5.2 Wordに目次を設置する方法6 【これで万全】マニュアルを最も簡単に作成・管理できるツール6.1 マニュアルを簡単に管理できるツール「ナレカン」6.2 ナレカンでマニュアルに目次を作成する例7 わかりやすいマニュアルと構成の重要性まとめ マニュアルとは マニュアルとは、正しい作業手順やトラブルの対処方法などが説明されている文書です。 マニュアルがない業務は従業員の勘や経験に頼っているため、メンバーの入れ替わりがあれば一気に生産性が下がる恐れがあります。そのため、社内で統一されていない作業を書き起こしたマニュアルは、重要な情報資産と言えるのです。 マニュアルを作成するメリット 社内でマニュアルを運用するメリットは、主に3つあります。 作業品質が均一化される 誰が作業しても同じように仕事ができるようになります。そのため、メンバーの入れ替わりがあっても生産性が下がる心配がありません。 教育コストが削減される 新しいメンバーが加わるたびに個別でレクチャーするのは非効率です。基本的なことをマニュアルに記載すれば、教育にかかる負担を軽減できます。 ノウハウが属人化しない 従業員はそれぞれのやり方で仕事をしている側面があり、それらのノウハウが共有されていない課題があります。しかし、マニュアルに反映できればチーム全体で能力の底上げが可能です。 以上のように、マニュアルを作成するのには多くの時間が必要ですが、その分業務改善につながるメリットが得られるのです。 チェックリストとの違い マニュアルに似ている文書のひとつに「チェックリスト」があります。マニュアルとチェックリストの違いは以下の通りです。 マニュアル チェックリスト 役割 業務全体や個別作業の流れを把握する 日常業務における作業漏れを防ぐ 利用シーン 研修やトラブル発生時、日常業務 日常業務 メリット ・作業品質が均一化される ・教育コストが削減される ・ノウハウが属人化しない ・人的ミスを減らせる ・進捗を把握できる ・すぐに作成できる デメリット ・作成に手間がかかる ・定期的な更新が必要になる ・形骸化しやすい ・チェック項目が増えすぎると管理できない 以上のように、マニュアルとチェックリストは役割や利用シーンが異なります。ただし、そもそも手順をわかっていなければ、一つひとつの作業に時間がかかるため、思うように作業を進められません。 したがって、まずは、マニュアルの作成を優先しましょう。 手順書との違い マニュアルと手順書では、記載内容の範囲に違いがあります。 具体的には、マニュアルには業務の全体像や作業の流れが記載されています。一方、手順書には作業をこなすための具体的な手順・基準が記されているのです。 業務全体について説明する場合はマニュアルを、一つひとつの作業の詳細を説明する場合には手順書を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすいマニュアルは「構成」で決まる マニュアルの分かりやすさは、文章の緻密さやデザインだけでなく「構成」で決まります。以下では、マニュアル作成でなぜ構成が重要なのかを解説します。 構成の立て方とは 実際にマニュアルの構成を考えるためには、以下の3つのステップを踏む必要があります。 ステップ1：洗い出す 現場に足を運び、実際の業務を観察しながら記載すべき構成要素をチェックしていきます。〇〇するのは当たり前という固定観念は捨て、はじめてマニュアルを見た人でも、経験者と同じクオリティで作業できるマニュアルとなるように意識しましょう。 ステップ2：関連付ける 洗い出した構成要素を可視化して、関連する分類ごとにまとめます。たとえば、電話対応の業務で洗い出した作業であれば「電話対応前の準備」「電話対応の流れ」「電話対応後の処理」「トラブルの対処法」などの分類になります。 ステップ3：組み立てる 関連付けた作業のまとまりを、目次を作成する要領で組み立てます。「一目見ただけでスムーズに全体像が把握できるか」「必要な情報がある場所がすぐに判断できるか」を常に確認しながら組み合わせていきましょう。 以上の3ステップで構成を組み立てて、実際にマニュアルをつくり始めましょう。 緊急時の障害対応マニュアルの構成とは 緊急の障害発生時は、以下の項目は必ず記載しましょう。 初動対応 原因調査 復旧対応 事後対応 ただし、緊急時には、誰しもがパニックに陥るので瞬時に理解できる構成でなくてはなりません。そこで、5W1H「いつ（When）·どこで（Where）·誰が（Who）·何を（What）·なぜ？（Why）·どのように（How）」を明確に示しておけば、一つひとつ確認しながら落ち着いて対応できます。 以上のように5W1Hを意識して緊急時の障害対応マニュアル構成を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの目次・構成で注意すべきポイントとは 以下では、目次・構成で注意すべきポイントを解説します。ポイントを押さえてわかりやすい目次構成をつくりましょう。 （1）適切な粒度で分解する 構成を整えるのには、見出しを適切な粒度で分解することが大切です。 構成が分かりづらい原因として、見出しが長く、瞬時に理解するのが難しいことが挙げられます。そのため、大見出しと小見出しで区分することで、目的の情報がどの位置にあるのか直感的に分かります。 このように、端的に誰でも分かるような構成を意識して作りましょう。 （2）見出しは具体的に明記する マニュアルの目次は索引と同じ役割なので、どこに、何のページか分かるように具体的に明記します。 たとえば、見出しが「使用パターン1」「使用パターン2」など抽象的な書き方をされていると、どのページを確認すべきなのか分からないので結局誰かに聞くことになるのです。 つまり、見出しが具体的なマニュアルほど使いやすいと言えます。 （3）構成の作成を一人でしない 一人で構成の作成はせずに複数メンバーで進めましょう。 構成の作成を一人ですると独りよがりな文章になったり、上手くまとまらなかったりする恐れがあります。また、一人では把握しきれていない業務内容の抜け漏れが発生しかねません。 そのため、複数人の視点から構成を組み立てて分かりやすいマニュアルにしましょう。 （4）状況に応じて目次構成を変える 目次の書き方や位置は、状況に応じて変更しましょう。 目次構成はマニュアルの道標となる重要な要素ですが、一度立てた目次はそのマニュアルに残したままにする必要はありません。マニュアル改訂や削除、追加などが起こる場合は目次も変更しなくてはならないからです。 適切な目次になるように定期的にアップデートすることで、よりブラッシュアップされたマニュアルになります。 （5）Q＆Aを設置する マニュアルには、Q＆Aやよくある質問の項目を設置しましょう。 従業員が求めている情報をあらかじめまとめておけば「分からないことがあれば、まずはマニュアルを読む」という認識を広げられます。つまり、担当者が個別に回答する必要がなくなるのです。 よくある質問と回答がまとめられていれば「どのキーワードで探せば良いのかすら分からない」という従業員の悩みもすぐに解決できます。 （6）読み手の立場になって考える 目次の設定は従業員の立場になって考えましょう。「どのようなときにマニュアルを開くのか」を考えれば、従業員にとってより使いやすくわかりやすいマニュアルとなります。 また、「はじめて作業をする場合でも、問題なく進められるマニュアルにする」という前提を忘れてはいけません。一部の従業員しか理解できない略語や専門用語がマニュアルで頻繁に使われていれば、次第に誰も利用しなくなります。 このように、初心者でもすぐに仕事を覚えられるマニュアルにすることを目標につくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルを作成するときの5つの課題とは 以下では、マニュアルを作成するときに抱える5つの課題と解決策をご紹介します。実際の経験や現状と照らし合わせながら、それぞれにどのような原因があるのかを確認しましょう。 課題1｜リソースが足りずに計画倒れになる 一つ目の課題は、社内リソースが十分に確保できずに作成が進まないことです。 ほとんどの場合、マニュアル作成は通常業務と並行するため多くの時間を費やせない状況になります。具体的には、「マニュアル作成が後回しになる」「日常業務に追われ計画段階で頓挫する」など、なかなか運用までたどり着けません。 そのため、チームでタスクを調整して、マニュアル作成にリソースを割きましょう。即座に効果が出ることは稀ですが、長期的に見るとマニュアルには教育コストの削減などのメリットがあるため、重要な仕事のひとつであるという認識が必要です。 課題2｜マニュアルが分厚い 二つ目の課題は、マニュアルの分量が多いためにかえって効率が悪くなり、誰も使わなくなることです。 一般的にマニュアルは分厚い資料のイメージがありますが、目的である「誰が作業をしても一定以上のクオリティにする」を満たせれば薄いマニュアルで問題ありません。分厚いマニュアルは目的のページを探すのに手間がかかり、最終的に誰も利用しなくなります。 マニュアルが分厚くなる原因は、作成の準備段階で項目や内容を明確にしていないことが挙げられます。どの範囲まで記載するかが分からないまま作成すると、余計な情報まで加えてしまうのです。 以上のことからも、必要な情報に過不足のないマニュアルになるように、事前に対象業務の範囲や記載項目を洗い出しましょう。 課題3｜定期的な修正が必要 三つ目の課題は、マニュアルは運用しながら定期的に修正を加えていかなければならないことです。 従業員は独自の方法を見つけて仕事をするようになるため、マニュアルと実務が乖離し始めます。そのため、定期的に従業員のノウハウをマニュアルに反映して、マニュアルをより完成度の高いものにする必要があるのです。 しかし、修正箇所の事実確認、マニュアルの回収、修正内容の確認、上司の許可など、マニュアルの修正には手間と時間がかかります。そのため、修正フローを効率化できるツールでマニュアル管理するなどの対策が必須です。 課題4｜情報がどこにあるか分からない 四つ目の課題は、目的のページがどこにあるのか分からないことです。 マニュアルは新人教育だけでなく、分からないことやトラブルがあったタイミングでも利用されます。そのため、必要な情報がすぐに見つけられないマニュアルでは作業をストップしなければならず、次第に不便なマニュアルとして放置されるのです。 したがって、検索性の高いITツールを活用してマニュアルを作成しましょう。生成AIを活用した自然言語検索の備わっているツールなら検索スキルに依存せず、欲しい情報を確実に見つけることができます。 課題5｜作成しても誰も利用しない 最後の課題は、時間をかけて作成したマニュアルが現場でほとんど利用されないことです。 マニュアルが利用されないのは従業員の怠慢などではなく、「利用しにくいマニュアル」に原因があります。マニュアルには、実際に使われているノウハウやナレッジだけを集約するべきですが、内容が現場の実情にあっていない場合、形骸化してしまうのです。 そこで、一定期間、閲覧されていないノウハウやナレッジを検出できる「断捨離機能」が備わっている「ナレカン」のようなツールであれば、実際に使われているナレッジが反映されたマニュアルを作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像付き】マニュアルに目次をつける方法 以下では、Excel・Wordで作成したマニュアルに目次をつける方法をそれぞれご紹介します。画像付きで解説しているので、以下を参考に見やすいマニュアルの目次を作成しましょう。 Excelに目次を設置する方法 まず、以下のような目次シートを作成し、マニュアルに示す見出しを書き出しましょう。 つぎに、ハイパーリンクを設定したいセルを選択して[Ctrl]＋[k]キーを同時に押します。「ハイパーリンクの挿入」のダイアログボックスが表示されるので、「このドキュメント内」から目的のシート名を選択して[OK]をクリックします。 OKを押すと、指定したシートの文字に下線が付きます。これをクリックすれば該当のシートへの移動が可能です。 Wordに目次を設置する方法 まず、Word のメニューより、[参考資料]＞[目次]＞[手動作成目次]を選択し、目次のテンプレートを文章に挿入します。 そして、自社のマニュアルに沿って項目やページ番号を記入すれば、目次は完成します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで万全】マニュアルを最も簡単に作成・管理できるツール ここでは、マニュアルを最も簡単に管理できるツールをご紹介します。 Excel・Wordのファイル形式のマニュアルは、わざわざフォルダから探し出して開かなければならないので不便です。また、マニュアルは状況に応じて更新する必要があるため、すぐに中身や構成を最新版にできるものでなければ活用されません。 そのため、誰もが簡単にマニュアルの情報へアクセスできるよう、検索機能が充実したITツールを導入すべきです。また、マニュアルを一から作成できるだけでなく、マニュアルと実務が乖離しないように簡単にマニュアルの内容を修正可能なものを選定しましょう。 結論、自社のマニュアル管理には、“超高精度な検索機能”で求める情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、自社に合った形でマニュアルを作成でき、わずかな工数で目次を設置したり内容をアップデートしたりも可能なので、長期的な運用に最適です。また、社内ナレッジを”Google検索”するように探せるため、目的の情報に即たどり着けます。 マニュアルを簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンでマニュアルに目次を作成する例 以下は、「ナレカン」で作成したマニュアルに目次をつける例です。 やり方はとても簡単です。まず、記事の編集画面にて、画面左下の『テキスト』から見出しの種類（見出し小、見出し中、見出し大）を選択しながら、マニュアルを作成します。 目次マークをタップし、記事を公開すると以下のように目次が表示されます。リンクをクリックすれば、該当の見出しにとべるため、必要な手順をすぐに振り返れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすいマニュアルと構成の重要性まとめ ここまで、マニュアルの概要や課題、構成の重要性を中心にご紹介しました。 Excel・Wordのファイル形式のマニュアルは、わざわざフォルダから探し出して開かなければならないので不便です。マニュアルは作成、共有、管理のそれぞれの段階で手間がかかるので、それらすべてをスムーズにこなせるITツールを導入しましょう。 ただし、検索機能が不十分なツールでは、膨大なマニュアルの中から必要な情報をなかなか見つけられません。そのため、大量の情報から欲しい情報をすぐに見つけられる、高精度の検索が可能なツールを選択するべきです。 結論、これからのマニュアル管理で導入すべきなのは、超高精度の検索機能で求める情報へすぐにたどり着けるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、マニュアルを適切に運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

分かりやすく見やすいマニュアルがあれば、新人教育や業務引き継ぎのときに、簡単にやり方を指導できます。また、手順が簡潔にまとめられていると、認識の齟齬から作業の遅れやミスが起こる心配もありません。 しかし、「見やすいマニュアルの作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、分かりやすく見やすいマニュアルの例や作り方を中心にご紹介します。 見やすい業務マニュアルの作り方を知りたい Word・Excel・PPTのメリットやデメリットを比較したい 簡単に業務マニュアルを作成できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、見やすいマニュアルの作り方が分かり、社内にマニュアルを浸透させられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 見やすい業務マニュアル（手順書）とは2 準備編｜マニュアルを作り始める前に決めておくこととは3 レイアウト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方3.1 （1）適切なデザインフォーマットを選ぶ3.2 （2）目次を充実させる3.3 （3）細部まで工夫する3.4 （4）Zの法則を意識する3.5 番外編｜テンプレートを活用する4 テキスト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方4.1 （1）フォントを絞る4.2 （2）見出しを設定する4.3 （3）表現や専門用語に注意する4.4 （4）テキストを図式化する5 【比較表あり】Word/Excel/PowerPoint｜マニュアル作成ツールの選び方6 【必見】記事形式で見やすい業務マニュアルを簡単に作成・管理できるツール6.1 マニュアルを見やすく作成・管理できるツール「ナレカン」6.2 ナレカンを使ったマニュアルの作成方法7 応用編｜従業員が使いやすいマニュアルの運用方法7.1 定期的に見直し、更新をする7.2 いつでもマニュアルを閲覧できるようにする7.3 マニュアルを分類して管理する8 分かりやすく見やすい業務マニュアルの作り方まとめ 見やすい業務マニュアル（手順書）とは 見やすい業務マニュアルとは、以下3つのポイントが押さえられた、作業内容が簡潔にまとめられている資料を指します。 レイアウトとデザインがシンプルである 適切な行間や文字間隔、マニュアルデザインがシンプルなことで、読みやすさが向上します。 情報の記載箇所が分かりやすい 「目次」や「見出し」などを使うことで、読み手は目的の情報がどこに記載されているか把握しやすくなります。 視覚的な要素がある 図やイラストなどを用いて手順や操作方法を説明することで、テキストだけでは伝わりにくい情報の理解を促します。 一方、目的の情報を探すのに時間がかかったり、視覚的な情報がなかったりするマニュアルは、読みづらいため活用されなくなります。したがって、読者の立場に立ち「分かりやすさ」や「見やすさ」を最優先にしてマニュアルをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 準備編｜マニュアルを作り始める前に決めておくこととは マニュアルを作り始める前に決めておくことは、以下の3つがあります。 マニュアルを作成する目的 まず、マニュアルを作成する目的を明確にします。目的が定まっていないと、内容が冗長なものになってしまい、結果的に従業員が活用しにくいマニュアルになってしまいます。 マニュアルを使用する対象者 つぎに、マニュアルを使用する対象者を明確にします。たとえば、初心者と経験者では必要な情報量や説明の深さが異なるため、マニュアルを使う対象者によって伝え方や内容を工夫する必要があるのです。 作成するツール 目的・対象者を決めたら、マニュアルを作成するツールを決めます。紙やWord・Excelなどさまざまなツールがありますが、目的や対象者に適したツールを選ぶことが重要です。 以上のように、マニュアルを作成する目的・対象者・ツールを定め、見やすいマニュアルを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ レイアウト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方 ここでは、分かりやすく見やすいマニュアルをつくるときに”レイアウト”で意識すべきポイントを解説します。以下はポイントをもとに作成した見やすいマニュアルの例です。 以下で紹介する作成のポイントを網羅して、上記画像のように見やすいマニュアルをつくりましょう。 （1）適切なデザインフォーマットを選ぶ はじめに、マニュアルの目的に合ったフォーマットを選びます。 マニュアルの作成前には、記載すべき項目を洗い出したうえで、目的に合ったフォーマットを選びましょう。たとえば、”危険物の取り扱い”に関するマニュアルをつくるときは、以下のように安全に取り扱うための手順書が必要です。 また、フォーマットを使えばあらかじめ基本的な構造やレイアウトが設定されているため、一から構成を考える必要が無く、簡単にマニュアルをつくれます。したがって、目的を明確にしたうえで適切なデザインフォーマットを選びましょう。 （2）目次を充実させる 次に、フォーマットが確定したら、目次を充実させましょう。 マニュアルの目次が充実していれば、作業の全体像を一目で把握でき、必要な情報をすぐに見つけられます。そのため、「項目を見つけるのに時間がかかり作業が遅れてしまう」事態を未然に防げるのです。 ただし、マニュアルに重要なのは本文なので、目次づくりに時間を割くことは得策ではありません。そこで、誰でも簡単にマニュアルを作成できる「ナレカン」の「番号付きリスト」や「ハイパーリンク」を使うと、すぐに見やすい目次をつくれるのです。 下記は、ナレカンを用いたマニュアル目次のイメージです。 たとえば、番号付きリストを使うと、改行するだけで自動的に目次をつけられます。また、ハイパーリンク（テキストにリンク先を挿入したもの）を設定すると、ワンクリックで該当ページへ飛べるので、詳細を確認するのにも便利です。 （3）細部まで工夫する フォーマットと目次はもちろん、マニュアルの細部を工夫することも必要です。したがって、以下のポイントを押さえましょう。 関連項目はまとめる 関連項目をまとめて載せることで読みやすいマニュアルに仕上がります。たとえば、関連する文章と図を近くに配置すると、読者が情報を簡単に見つけられるのです。 要素ごとに余白を残す 余白を意図的につくることで、見やすいマニュアルになります。そのため、一通り書き終えたら、文字や画像の間隔が詰まっていないか確認が必要です。 文字列の背景色を変える 重要なページは背景色を変えると読みやすくなります。ただし、色を使いすぎるとかえって見づらくなるので、多くとも3色程度に留めるべきです。 上記の工夫をすることで、分かりやすく見やすいマニュアルをつくれます。 （4）Zの法則を意識する 最後に、読みやすいマニュアルをつくるために「Zの法則」を意識すべきです。 Zの法則とは「左から右、上から下へとZの流れで文章を読むこと」であり、横書きの文章を読むときの習慣と言われています。したがって、下記のようにZ型に文章を構成すれば、自然と見やすい資料になるのです。 このように、読み手の視線を考慮して、誰でも読みやすいマニュアルをつくりましょう。 番外編｜テンプレートを活用する テンプレートを活用すると、効率よく体裁の整ったマニュアルを作成できます。 上図は「フリーテンプレート」が提供している無料のExcelテンプレートです。作業手順を表を使ってわかりやすくまとめられます。 フリーテンプレートのテンプレートはこちら ExcelやWordのテンプレートを活用すれば、「作成者によって構成やレイアウトが異なり、クオリティに差が出る」といった事態を防げるほか、作成時間も短縮できるのです。 しかし、ExcelやWordで作成するとファイル管理が煩雑になりやすく、マニュアルが形骸化する恐れがあります。そこで、テンプレート機能の備わった「ナレカン」のようなツールを使うと、マニュアルの作成から管理・共有まで1つのツール上で完結するのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ テキスト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方 ここでは、分かりやすく見やすいマニュアルをつくるときに”テキスト”で意識すべきポイントを解説します。以下のポイントを参考にすると、下記の例のように重要な箇所が分かりやすいマニュアルをつくれます。 説明のテキストは従業員の理解度に直結する重要な要素のため、以下のポイントを必ず取り入れましょう。 （1）フォントを絞る フォントを設定するときは、読みやすいものを選んで統一しましょう。 テキストのフォントが統一されていないマニュアルは読みづらいです。したがって、「ゴシック体のみを使う」などのルールを設けてフォントの種類を絞ります。 また、重要な箇所に使う色も統一すべきです。たとえば、強調色は赤に限定するなど、メリハリのあるテキストが求められます。 （2）見出しを設定する マニュアルは「大見出し＞中見出し＞小見出し＞内容」の順で階層化します。 各階層の見出しは、大きさを変えたり字下げをしたりすることで区別できます。また、見出しは「どのような作業か」が一目で分かるように、文字を詰め込みすぎず簡潔にまとめるべきです。 さらに、説明文をただ長文にするのではなく、具体性のあるものにします。たとえば、「〇〇ボタンを3秒押す」のように、行動に落とし込んで説明することで、従業員が作業のイメージを描きやすくなるのです。 （3）表現や専門用語に注意する マニュアルをつくるときは読み手に合った表現や専門用語を使うことが重要です。 たとえば、新人向けのマニュアルに専門用語が多用されていると、読むのに時間がかかり知識が定着しない要因となります。一方、経験豊富な従業員向けのマニュアルに注釈が多いと、無駄な情報ばかりで活用されづらくなるのです。 また、曖昧な表現や冗長な表現は誤解を生むので、結果としてマニュアルを修正する手間がかかります。このようなトラブルを避けるためにも、読み手に合わせた情報を載せることが必須です。 （4）テキストを図式化する 業務の流れを表したり、因果関係を伝えたりするときは図式化しましょう。 例として「Aという業務にはBとCの作業があり、Bの情報をCで使う」という説明を取り上げます。この説明はテキストだけではイメージしづらいですが、下図のように図式化することでA、B、Cの関係が分かりやすくなるのです。 また、フローチャートなどを利用してテキストを図式化することで、情報の理解が容易になります。テキストを図式化すると作業の全体像が掴めるため、次に取り組む業務をスムーズに判断できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表あり】Word/Excel/PowerPoint｜マニュアル作成ツールの選び方 以下ではマニュアル作成ツールの選び方を紹介します。Word/Excel/PowerPointの使用例やメリット・デメリットを把握して自社に最適なツールを選択しましょう。 Word Excel PowerPoint メリット ・レイアウトを細かく設定できる ・見出しを簡単に作成できる ・印刷がスムーズにできる ・表やリストを作成できる ・数式などを挿入可能 ・図や画像の挿入がしやすい ・スライド単位で情報を整理できる ・見やすいマニュアルを作成可能 ・プレゼンとして後で利用できる デメリット ・図や表を挿入しづらい ・書式を統一しづらい ・レイアウトの調整が面倒 ・印刷しづらい ・多くの情報を入れることが難しい ・スライド毎にデザインを統一しなければならない おすすめの使用例 ・テキストベースでのマニュアル作成 ・作成後に印刷を要する場合 ・図や表を挿入するマニュアル ・業務の流れをフローチャート等で整理する場合 ・スライドとしても利用 ・視覚的にわかりやすいマニュアル   ツールによって適している利用目的やメリット・デメリットが異なるため、違いを理解して利用するツールを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】記事形式で見やすい業務マニュアルを簡単に作成・管理できるツール 以下では、記事形式で見やすい業務マニュアルを簡単に作成・管理できるツールをご紹介します。 WordやExcel、PowerPointでは、レイアウト調整がしづらいほか、情報の更新や管理に手間がかかります。 そこで、「マニュアルを見やすく作成し、管理もできるITツール」を導入すれば、見やすいマニュアルが作成できるだけでなく、管理や共有も簡単になります。ただし、作成したマニュアルに即アクセスできないと、更新や閲覧するときに不便です。 結論、自社が導入すべきツールは、誰でも見やすいマニュアルを作成・管理でき、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンなら、画像やファイルを添付して見やすいマニュアルを作成できます。また、「超高精度検索」が可能なので、Google検索するように社内のマニュアルを探せます。 マニュアルを見やすく作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレカンを使ったマニュアルの作成方法 ナレカンでは、テキストだけでなく、画像や写真、表を使ってマニュアルを記事形式で作成することができます。以下は、ナレカンを使ってマニュアルに画像を添付した例です。 また、記事のテンプレートを登録できるので、マニュアルのテンプレートを作成しておけば誰でも簡単にマニュアルを作成できるだけでなく、マニュアルのフォーマットを社内で揃えられます。 以下は、ナレカンでテンプレートを作成する画面です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 応用編｜従業員が使いやすいマニュアルの運用方法 以下では、従業員が使いやすいマニュアルの運用方法をご紹介します。「マニュアルを作成した後の効果的な運用方法が分からない」という方は必見です。 定期的に見直し、更新をする 効果的なマニュアルの運用方法として、定期的にマニュアルの内容を見直し、更新することが重要です。 せっかく見やすいマニュアルを作成しても、日々の運用の中でマニュアルの内容が古くなってしまっては、従業員がマニュアルを使いにくいと感じてしまい、形骸化する恐れがあります。そのため、情報の変化に対応し、常に最新の状態を保つことでマニュアルの実用性を高める必要があります。 また、マニュアルの内容を更新したら、どの部分がどのように変更されたのか従業員にも知らせましょう。 いつでもマニュアルを閲覧できるようにする いつでもマニュアルを閲覧できるような仕組みを整えておくと、従業員がマニュアルを使いやすいです。 従業員が必要なときにマニュアルをすぐ閲覧できなければ、見やすいマニュアルを作成しても活用されません。そのため、いつでも欲しい情報にアクセスできるような仕組みを整える必要があるのです。 また、紙のマニュアルだと複数人で同時に閲覧できないので、チームで業務を進める場合はデジタル化したマニュアルを活用しましょう。 マニュアルを分類して管理する マニュアルを分類して管理することも、従業員が使いやすいマニュアルの運用方法の1つです。 部署や業務内容ごとにマニュアルを分類して管理すると、従業員が「どこに何の情報があるか」を把握しやすくなります。たとえば、WordやExcelの場合、ファイルやフォルダに階層に応じた名前をつけるとアクセスしやすくなります。 しかし、WordやExcelはマニュアルを作成する度にファイル数が増え、似たようなファイル名が乱立して識別できない事態に陥りやすいです。そのため、マニュアル管理には「誰でも簡単にフォルダ管理でき、検索性の高いITツール」が最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすく見やすい業務マニュアルの作り方まとめ ここまで、分かりやすく見やすいマニュアルの作り方を中心に解説しました。 見やすいマニュアルをつくるには、読み手をイメージしながら構成を考えなければなりません。また、マニュアルを継続的に運用するためには、紙やWord、Excelといった手間のかかる非効率な方法から早急に脱却する必要があります。 そこで、「ITツール」を導入するとツール上でマニュアルを作成・管理・共有できるので、効率よくマニュアルを運用できます。とくに、扱うマニュアルの数が多い大企業の場合は「高い検索性で欲しい情報がすぐに見つかるツール」が最適です。 結論、マニュアルの運用には、メールを使える方なら誰でも簡単にマニュアルを作成でき、超高精度の検索機能も備わった「ナレカン」一択です。ナレカンには既存マニュアル（pdf、PowerPoint、Word等）を移行できるので、一から作り直す必要もありません。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を活用し、マニュアルを作成・管理・共有する手間を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

マニュアルのレイアウトやデザインを整えるだけでも、視認性が高まり社内に浸透しやすくなります。また、マニュアルを一目見ただけで業務のイメージを掴めるようになれば、認識の食い違いによる作業ミスも防げるのです。 しかし、「わかりやすいマニュアルを作りたいが、どのようなレイアウトにすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 本記事では、わかりやすいマニュアルのデザインの特徴や作成のポイントを中心にご紹介します。 わかりやすいマニュアルデザインの特徴を押さえて作成したい 作成手順や作るときのポイントを知りたい マニュアルを簡単に作成・管理できるツールがあれば活用したい という方はこの記事を参考にすると、わかりやすいマニュアルのデザインを理解でき、継続的に運用されるマニュアルを作れるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 わかりやすいマニュアルデザインの特徴とは1.1 （1）文字や写真の位置関係が考えられている1.2 （2）フォントサイズ・色が決まっている1.3 （3）適切なレイアウトが組まれている1.4 （4）テンプレートを活用している1.5 （5）関連情報がまとまっている1.6 （6）WordやPowerPointを活用している2 【必見】シャープでわかりやすいマニュアル作成に最適のツール2.1 業務マニュアルを簡単に作成・管理できるツール「ナレカン」2.2 ［見本］ナレカンで簡単に作成したマニュアルの例3 5ステップでできる！｜「わかりやすいマニュアル」の作り方3.1 ステップ1｜マニュアルの前提条件を決める3.2 ステップ2｜作成スケジュールを設定する3.3 ステップ3｜構成と小見出しを決定する3.4 ステップ4｜業務手順を書き出す3.5 ステップ5｜現場のフィードバックを得る4 上手な作り方は？業務マニュアル作成時のポイント5選4.1 （1）わかりやすい文章になっているか4.2 （2）デザインに凝りすぎていないか4.3 （3）読み手に心理的障壁がないか4.4 （4）情報へのアクセス性はよいか4.5 （5）完璧を目指していないか5 わかりやすいマニュアルのデザインや作成手順まとめ わかりやすいマニュアルデザインの特徴とは ここでは、わかりやすいマニュアルのデザインやレイアウトの特徴をご紹介します。マニュアル利用に対する社員の抵抗感をなくし、視認性を高めるためにも以下の点を意識しましょう。 （1）文字や写真の位置関係が考えられている わかりやすいマニュアルデザインの1つ目の特徴は、文字や写真の位置関係が決められていることです。 具体的には、「文字の色」や「写真の配置場所」などに規則性を持たせましょう。たとえば、文字の色にばらつきがあったり写真の位置がページごとに異なっていたりすると、統一感がないので理解しづらくなってしまいます。 そのため、上図のように「文字は基本的に黒」「写真は左側に配置」などのルールを決めて、見た目にばらつきがない読みやすいマニュアルを作る必要があるのです。 （2）フォントサイズ・色が決まっている わかりやすいマニュアルデザインの2つ目の特徴は、フォントのサイズや色が決められていることです。 具体的には、下記の見本のように”タイトルや目次の文字サイズ”を変えると、視認性が高まり統一感も生まれます。 また、上記のように重要な部分の色を変えるのもおすすめです。ただし、色を使いすぎるとかえって重要な箇所が分かりづらくなってしまうので、最大でも3色にしましょう。 （3）適切なレイアウトが組まれている わかりやすいマニュアルデザインの3つ目の特徴は、視認性を高めるための適切なレイアウトが組まれていることです。 たとえば、写真やイラストを盛り込むときは左側に「写真」を、右側に「説明文」を記載しましょう。左から右へ読み進める人の習性にもとづき、最初に注目される場所に写真を置くことで、読み手が業務のイメージを持ちやすくなります。 一方、「画像の幅と文章の幅が異なっている」といった細かな違いだけでも読みづらい印象を与えかねません。そのため、マニュアル全体のレイアウトに加えて、幅や大きさといった細部にも注意を払うべきです。 （4）テンプレートを活用している わかりやすいマニュアルデザインの4つ目の特徴は、テンプレートを使って作成されていることです。 たとえレイアウトを簡単に整えられるITツールを使っても、「記載する項目や順番」が作り手によって違うと読みづらさにつながります。さらに、「箇条書きで使う記号」「見出しの文字の太さ」までを部署や全社で統一するのは簡単ではありません。 そこで、「テンプレート機能」がある「ナレカン」のようなITツールを使えば、テンプレートに”自社のマニュアル用の記載項目”を登録しておけるため、すぐに細部まで統一されたデザインのマニュアルを作れます。 （5）関連情報がまとまっている わかりやすいマニュアルデザインの特徴5つ目は、関連情報がまとまっていることです。 関連する情報がバラバラに記載されていると、ページを行き来する手間がかかります。その結果、ストレスの原因となるうえ、作業スピードも低下して非効率です。 そこで、上記のように情報の種類ごとにグルーピングすれば、一目で関連情報であることが伝わります。また、該当作業を進めるときに読むべき箇所が1つだけになるのです。 （6）WordやPowerPointを活用している わかりやすいマニュアルデザインの6つ目の特徴は、WordやPowerPointを活用していることです。 WordやPowerPointはレイアウトの自由度が高く、デザインや構成を工夫して自社オリジナルのマニュアルを作成できます。文字だけでは理解しづらい情報も、イラストや画像の挿入によって視覚的にわかりやすいマニュアルに仕上がるのです。 一方で、自由度が高いゆえにITに慣れていない人にとっては作業しづらく、レイアウト決めやマニュアル作成に時間がかかる恐れがあります。また、作成したマニュアルは別途メールなどで共有しなければならない点も不便です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】シャープでわかりやすいマニュアル作成に最適のツール ここからは、「わかりやすいレイアウトのマニュアル」を簡単に作れるツールを紹介します。 紙のマニュアルでは、デザインやレイアウトを決めるのに時間がかかるうえ、手直しが面倒です。また、WordやPowerPointはPC作業に慣れていない人とっては作成しづらく、管理が煩雑になりやすいです。 そこで、「誰でも簡単にマニュアルを作成でき、管理が簡単なITツール」を導入しましょう。また、マニュアルは何度も見返すことが想定されるため、すぐに内容が確認できるように検索性に優れたツールを選びましょう。 結論、自社のマニュアル作成には、マニュアルの作成から共有までを一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンは生成AIを活用した「自然言語検索」によって、チャット形式で必要な情報をすぐに検索可能です。さらに、「記事」にはあらゆる形式のファイルや画像を添付できるため、わかりやすいマニュアルの作成に役立つのです。 業務マニュアルを簡単に作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ［見本］ナレカンで簡単に作成したマニュアルの例 以下は、ナレカンでシンプルなマニュアルを作成した見本になります。 このように、タイトルを見て何のマニュアルかわかるように、マニュアル１つにつき１ノートを作成するのがポイントです。 また、大分類の「現場のマニュアル」フォルダのなかに、「フロント」「清掃班」というように小分類のフォルダを作成すれば、どこに・どのマニュアルがあるのかをすぐに把握できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5ステップでできる！｜「わかりやすいマニュアル」の作り方 ここでは、わかりやすいマニュアルを作る人が実践している作り方を紹介します。以下の手順を押さえれば、わかりやすいマニュアル作りにかかる時間を大幅に減らせます。 ステップ1｜マニュアルの前提条件を決める まず、マニュアルの前提条件を決めましょう。 マニュアルの前提条件は「誰へ」「何のために」「どの程度の情報量で」の3つです。社員の経験値によって必要となる情報は異なるので、読み手にとって過不足のない情報の記載が求められるのです。 以上のように、マニュアルの対象者や目的を明確にしておけば、たとえ作り終えたあとに細かなミスが見つかったとしても、全体を大幅に書き直す事態にはなりません。したがって、マニュアルの作成前に必ず前提条件を決めましょう。 ステップ2｜作成スケジュールを設定する 次に、作成スケジュールを確定させましょう。 スケジュールが決まっていないとマニュアル作成が後回しになったり、逆に凝りすぎてほかの業務に割く時間がなくなってしまったりします。 一方、スケジュールを決めておけば、期日から逆算して余裕を持ってマニュアル作成を進められるのです。ただし、マニュアル作成にかけられる時間は社員によって異なるため、関係するメンバーの業務量を確認のうえ調整することが重要です。 ステップ3｜構成と小見出しを決定する 続いて、本文を執筆するまえにマニュアル全体の構成を立てます。 マニュアルの構成が決まれば各項目の内容も明確になるため、作成時間を短くできます。また、「構成に沿った内容が記載されているか」をチェックしたうえで執筆を進められるので、情報の過不足が起こる心配もなくなるのです。 また、小見出しのタイトルは「短く、分かりやすく」を心がけましょう。見出しに情報を詰め込み過ぎるとかえって内容が分かりづらくなるため、可能な限り簡潔にすべきです。 ステップ4｜業務手順を書き出す そして、必要な手順や注意点を書き出します。 業務手順に不備がある場合、作業全体の遅れやトラブルにもつながりかねません。したがって、必要な情報を抜け漏れなく載せる必要があるのです。 そこで、業務手順を時系列で表記したり、箇条書きにしたりすると、社員が業務をスムーズに進められるようになります。加えて、大小問わず作業ミスを防ぐために、各項目に注意点も記載しましょう。 ステップ5｜現場のフィードバックを得る 最後に、マニュアルが完成したら現場に共有して、フィードバックをもらいます。 マニュアルを運用するまえに現場の声を聞く機会を設ければ、「マニュアルの視認性に問題はないか」「内容の記載漏れがないか」などを確認できます。結果として、より良いマニュアルを運用できるようになるのです。 また、何度かフィードバックを受け内容を精査していくことも大切です。その際に、マニュアルごとにコメントができる「ナレカン」のようなツールを使うと、フィードバックのやりとりを簡単におこなえて便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 上手な作り方は？業務マニュアル作成時のポイント5選 ここでは、マニュアルを作るときの5つのポイントを紹介します。マニュアルを長期的に運用するためにも、以下のポイントに注意しましょう。 （1）わかりやすい文章になっているか マニュアルを作成するときは、読みやすい文章になっているか注意しましょう。 たとえば、「手動」「手で動かす」「手動動作」など同じ内容を表す用語や表現は統一する必要があります。また、主語や述語が適切に成り立っていなかったり、「ですます調」と「である調」が混同していたりすると、読みづらくなるので注意しましょう。 したがって、内容を分かりやすくまとめることはもちろん、文章が正しく成立しているかも必ず確認しましょう。 （2）デザインに凝りすぎていないか デザインに凝りすぎない点にも注意が必要です。 マニュアルの作成で重要なことは、前提条件で決めた「読者」にとってわかりやすいか否かです。そのため、マニュアルの視認性を高めるうえでデザインの工夫は必要ですが、こだわりすぎて内容がおろそかになっては意味がありません。 したがって、デザインにこだわるより、社内でマニュアルのフォーマットが統一されていることのほうが重要です。マニュアルづくりの目的から逸れないためにも、シンプルなデザインのテンプレートを活用してみましょう。 （3）読み手に心理的障壁がないか 読み手の心理的障壁をなくした読みやすいマニュアル作りを意識しましょう。 マニュアルを確認するのは初心者がほとんどです。一方、書き手の多くは業務内容を熟知しているため、必要な情報に過不足が生じてしまう恐れがあり、初心者が「わかりづらい」と感じる要因になります。 したがって、初心者が読むことを前提に、読み手の心理的ハードルを下げることを意識して作成しましょう。 （4）情報へのアクセス性はよいか マニュアルを継続的に運用するには、必要な情報へのアクセス性も考慮するべきです。 WordやPowerPointで作成したマニュアルはファイル管理が難しく、必要な情報がすぐに見つかりません。そのため、全社員にすぐにマニュアルを共有しなければならない場面でも、手間取ってしまう恐れがあるのです。 そこで、「必要な情報へすぐにアクセスできる仕組みそのもの」を整えるためには、検索機能が備わった”ITツール”の活用が欠かせません。たとえば、キーワードを絞って検索できる「ナレカン」であれば、誰でも簡単に必要な情報を見つけられます。 （5）完璧を目指していないか マニュアル作成時は完璧を目指していないか注意しましょう。 マニュアルは最初から完璧を目指すのではなく、更新を前提として作成するべきです。完璧にこだわり細かく作り込んでしまうと、作業に変更が生じたときの修正に時間がかかってしまい、マニュアルの更新が遅れるといった問題につながります。 また、「完璧なマニュアルの作成」は作成者にとって大きな負担となります。そのため、「徐々に情報を追加していく」「現状不可欠な情報に絞る」などの工夫が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすいマニュアルのデザインや作成手順まとめ ここまで、わかりやすいマニュアルのデザインや作り方を中心に解説しました。 マニュアルを作るときは、事前に文字サイズやレイアウトを定めなければなりません。また、継続的に使われるマニュアルにするには、マニュアルの読み手を明らかにしたり、構成を決めてから本文を執筆したりするなど、入念に準備すべきです。 しかし、紙やWord、PowerPointで作成したマニュアルは社員への共有に手間がかかるほか、あとから見つけづらいというデメリットがあります。そこで、「作成したマニュアルをすぐに共有でき、必要な情報がすぐに見つかるツール」を活用しましょう。 したがって、誰でも簡単にマニュアルを作成・共有でき、目的の情報をすぐに探し出せる情報管理ツール「ナレカン」が必須なのです。 検討段階～導入後の手厚いサポートもあるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、簡単にマニュアルを作成・共有・管理できる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

業務の属人化を防いだり、引き継ぎをスムーズにしたりするうえでマニュアルは必須です。マニュアルの作成においては「テンプレート」を活用すると、作成時間を大幅に減らせるうえ見やすいフォーマットで統一できます。 しかし、「マニュアルを作成するにあたって、自社に合うテンプレートが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務マニュアルにおすすめの無料テンプレート6選を中心にご紹介します。 テンプレートを使って業務マニュアルを簡単に作成したい マニュアルを作成する手順やポイントを知りたい マニュアルを社内でスムーズに共有・管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、マニュアルを簡単に作れるだけでなく、作成後の運用もスムーズに進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 テンプレートでマニュアルを作成する3つのメリット2 テンプレートでマニュアルを作成する2つのデメリット3 無料｜Word・Excelの業務マニュアルテンプレート6選3.1 【Word】Microsoftの引き継ぎ書テンプレート3.2 【Word】短期間の作業引き継ぎ書のテンプレート3.3 【Word】取扱説明書としても使えるテンプレート3.4 【Excel】原稿用紙状の業務マニュアルテンプレート3.5 【Excel】作業手順をテキストで細かく記載できるテンプレート3.6 【Excel】作業の変更も記載できる作業手順書のテンプレート4 【注意】Word・Excelでマニュアルを管理する問題点5 業務マニュアルの管理・共有にITツールを使うべき理由5.1 マニュアルに関するあらゆる負担を軽減するツール「ナレカン」5.2 業務マニュアルの作成例6 【基本編】見やすい業務マニュアルの作成手順6.1 （1）要点を整理する6.2 （2）スケジュールを設定する6.3 （3）構成を決める6.4 （4）評価・改善を実施する7 【応用編】読まれる業務マニュアルの作成ポイント5選7.1 （1）読み手の目線になる7.2 （2）写真や動画を使う7.3 （3）5W1Hを意識する7.4 （4）重要箇所を分かりやすくする7.5 （5）ITツールで管理する8 マニュアル作成に役立つテンプレートまとめ テンプレートでマニュアルを作成する3つのメリット テンプレートでマニュアルを作成すると、以下3つのメリットが得られます。 （1）デザインを統一できる テンプレートを使うと「作成者によって構成やデザインが異なり、クオリティに差が出る」事態を防げます。また、デザインが統一されていれば読み手側も理解しやすいので、結果としてマニュアルが活用されやすくなる点もメリットです。 （2）項目の抜け漏れを防げる マニュアルに記載すべき項目に抜け漏れがあると「作業が滞る」「重大な作業ミスにつながる」恐れがあります。そこで、テンプレートを使って、あらかじめ必要な項目を指定しておけば、記載漏れを確実に防げるのです。 （3）作成時間が短縮される マニュアルの体裁を手作業で整えていると、マニュアルの内容を記載する前の準備段階で時間がかかってしまいます。一方、テンプレートを使えば都度体裁を考える時間が不要になり、短時間で完成できます。 マニュアルは業務を円滑に進めるためのものですが、不必要に作成時間をかけてしまうとほかの業務時間を圧迫してしまいます。したがって、マニュアルの基本的な形式はテンプレートを用いて、作業時間を短縮しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ テンプレートでマニュアルを作成する2つのデメリット テンプレートを使用したマニュアルの作成には、以下のようなデメリットもあります。 （1）フォーマットの作成に時間がかかる フォーマットの作成段階では、事前に担当者にヒアリングをして、現場の人が見やすいマニュアルを把握しなければなりません。また、完成後にも試作してフィードバックをもらう時間が必要となり、製作にはある程度の時間がかかります。 （2）情報を詰め込み過ぎてしまう テンプレートに沿っているからといって、情報を詰め込み過ぎてしまうと、知りたい情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。そのため、業務内容を細分化し、各手順に合ったテンプレートでマニュアルを作成しましょう。 このようなデメリットもありますが、テンプレートがあれば業務効率を高められます。 また、マニュアル作成には、ExcelやWordで使えるテンプレートが活用されるケースが多いです。しかし、昨今では、登録したテンプレートをワンクリックで呼びおこせる「ナレカン」のようなITツールがトレンドになっているので、押さえておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料｜Word・Excelの業務マニュアルテンプレート6選 以下では、無料で使えるWord・Excelの業務マニュアルテンプレート6選をご紹介します。いずれのフォーマット（ひな形）もマニュアルづくりの負担を減らせるので必見です。 【Word】Microsoftの引き継ぎ書テンプレート こちらは、Microsoftが提供する業務引き継ぎ書のテンプレートです。 過程や目標・ポイント・アクションなど、業務引き継ぎに必要な情報を簡単にまとめられます。また、細かく色分けされているほか、画像を添付する欄も設けられているので、視覚的に分かりやすいマニュアルを作れるのです。 Microsoftの「引き継ぎ書テンプレート」はこちら 【Word】短期間の作業引き継ぎ書のテンプレート こちらは、短期間の作業引き継ぎ書のテンプレートです。 作業の引き継ぎ期間を記入する欄があり、一定期間別のメンバーに引き継ぐときに使えます。ただし、画像やファイルを添付するスペースはないので、マニュアルとしては情報が不足する恐れがある点に注意が必要です。 フリーテンプレートの「短期間の作業引き継ぎ書のテンプレート」はこちら 【Word】取扱説明書としても使えるテンプレート こちらは、取扱説明書としても使えるテンプレートです。 右側に操作方法を、左側には実際の写真を添付することが可能で、機器の取り扱い方法を説明するときに役立ちます。説明文の横に画像を貼れるため、ページを行き来する必要がありません。 フリーテンプレートの「取扱説明書としても使えるテンプレート」はこちら 【Excel】原稿用紙状の業務マニュアルテンプレート こちらは、原稿用紙状の業務マニュアルテンプレートです。 文字の大きさや色を区別したり、字下げを使ったりして業務内容を見やすく、階層的にまとめられます。また、自由にページを差し替えできるので、業務内容に大幅な変更があった場合でも、簡単にマニュアルを修正できるのです。 ［文書］テンプレートの「原稿用紙状の業務マニュアルテンプレート」はこちら 【Excel】作業手順をテキストで細かく記載できるテンプレート こちらは、作業手順をテキストで細かく記載できるテンプレートです。 作業内容とポイントを、手順ごとに細かくまとめられるうえに、捺印枠が設けられているので、上司への提出が必要なシーンで便利です。ただし、画像やファイルを添付するスペースはないため、手順書のマニュアルとしては情報が不足する恐れがあります。 登録不要のフリーテンプレートの「作業手順を細かく記載できるテンプレート」はこちら 【Excel】作業の変更も記載できる作業手順書のテンプレート こちらは、作業の変更も記載できる作業手順書/マニュアルのテンプレートです。 作業内容に加え、作業の変更点や改訂日の記入欄があるので、マニュアルを一から作り直す手間を省けます。また、記入項目は自由に追加可能なので、自社の用途に合わせてテンプレートをカスタマイズできるのが便利です。 業務用テンプレートの「作業の変更も記載できる作業手順書のテンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】Word・Excelでマニュアルを管理する問題点 Word・Excelでマニュアルを管理する問題点は以下の通りです。 情報がバラバラになる ExcelやWordで作成したマニュアルは、適切に管理しておかなければ情報がバラバラになり、管理しづらいです。そのため、ファイル名を分かりやすくし、フォルダを使ってカテゴリーごとに分けるなどの工夫が必要です。 共有に手間がかかる ExcelやWordでは、作成は簡単にできますが、共有に手間がかかります。共有するには、個人のPCにファイルを保存し、別のツールを使ってファイルを転送する必要があるので、スムーズな共有はできません。 必要な情報をすぐに取り出せない 社内の情報が膨大になると、マニュアルが社内の情報に埋もれ、必要な情報をすぐに取り出せません。特定のマニュアルを見つけるのに時間がかかっていては、マニュアルの更新や修正をするときも、都度探す必要があり面倒です。 Excel・Wordには、以上の3つの注意点があるため、工夫してマニュアルを運用する必要があります。 たとえば、作成したマニュアルを任意のメンバーにリアルタイムで共有できるうえに、超高精度の検索機能が備わった「ナレカン」のようなITツールがあれば、マニュアルの”管理”だけでなく、”活用”にまで役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルの管理・共有にITツールを使うべき理由 以下では、業務マニュアルの管理・共有にITツールを使うべき理由をご紹介します。 Wordなどのテンプレートを使えば、業務マニュアルを簡単に作成できますが、適切に管理しなければマニュアルがほかの情報に埋もれてすぐに見つけられません。また、閲覧するときに都度ファイルを開く手間がかかるほか、共有にはメールなどの別のツールを使う必要があり面倒です。 そこで、業務マニュアルの管理・共有に役立つITツールを活用すれば、必要なマニュアルをすぐに閲覧でき、共有にも手間がかかりません。しかし、業務マニュアルは誰もがすぐに確認できる環境で保管する必要があるのです。 結論、業務のマニュアル管理・共有に使うべきツールは、超高精度の検索機能を備え、欲しい業務マニュアルにすぐアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、AI検索のほか、ファイル内や画像内のテキスト検索機能が備わっているので、必要な情報をすぐに探し出せます。また、Wordなどで作成した既存のマニュアルの内容を要約して、自動でナレカンの記事に書き起こせる機能もあるので、データの移行もスムーズです。 マニュアルに関するあらゆる負担を軽減するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 業務マニュアルの作成例 こちらは、実際に「ナレカン」を使用して、作成したマニュアルの見本です。 テンプレート機能 ナレカンでは、作成した形式を「テンプレート」に登録すれば、わずかな操作で呼び起こせます。そのため、社内で書式やフォーマットを統一できるうえに、マニュアル作成にかかる時間を短縮できます。 このように、ナレカンにはマニュアル作成に必要な機能が備わっています。さらに、ナレカンは操作が簡単なので、複雑な他社ツールよりもマニュアルを管理・更新していくのに負担がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【基本編】見やすい業務マニュアルの作成手順 ここでは、見やすい業務マニュアルの作成手順をご紹介します。業務マニュアルを作成するときは、以下の手順に沿って進めましょう。 （1）要点を整理する まず最初に、業務マニュアルの要点を整理しましょう。 要点が整理されていなければ、マニュアルに記載する内容が定まらず、書き出すまでに時間がかかってしまいます。また、あらかじめ要点をまとめておかないと、必要な情報を記載し忘れるトラブルにもつながりかねません。 そのため、一番最初に要点を整理しておく必要があるのです。マニュアルを作成することになった背景や、誰に向けて作成するのかを参考に、マニュアル内に含めるべき情報を抽出しておきましょう。 （2）スケジュールを設定する 次に、業務マニュアルの作成スケジュールを設定しましょう。 スケジュールを設定せずにマニュアルの作成を開始してしまうと、「いつまでに完成させるのか」が不透明なので、他の業務との兼ね合いから先延ばしになってしまう可能性があります。その結果、「いつまでたっても完成しない」という事態に陥るのです。 そのため、完了期日を明確に定めてから、逆算して作成計画を立てましょう。なお、マニュアル作成では現場メンバーへのヒアリングが効果的なため、日程調整に困らないように余裕を持ったスケジュール設定を心がけましょう。 （3）構成を決める 続いて、業務マニュアルの構成を決めましょう。 読み手にとって読みやすいマニュアルを作成する上で、全体の構成は非常に重要です。適切に順序立てた構成でなければ業務の流れが分かりにくくなるので、読み手の誤解を招く事態になりかねません。 全体の構成を決めるときは「前後の内容に飛躍がないか」「時系列に沿った記載になっているか」を意識しましょう。論理的な順序で記載することで、読み手の理解をうながすことができます。 （4）評価・改善を実施する 最後に、実際にマニュアルを読んだ人に評価してもらい、それをもとに必要に応じて改善を実施しましょう。 マニュアル作成者と現場でマニュアルを使うメンバーが異なる場合、現場の運用に即したマニュアルになっていない場合があります。実際に、マニュアルを利用した人から「使いづらい」との意見があった場合は、当該箇所を聞き出し、早急に修正しましょう。 また、マニュアルを運用するうえで「本当に使われているマニュアルはどれなのか」確かめたい場合は、「ナレカン」のように利用状況をレポート化できるツールの活用がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【応用編】読まれる業務マニュアルの作成ポイント5選 テンプレートを使えばマニュアルの作成負担を減らせますが、内容が分かりづらいと次第に読まれなくなってしまいます。そのため、「従業員に活用されるマニュアル」にするためにも、以下の5点を必ず押さえましょう。 （1）読み手の目線になる マニュアル作成の基本として、読み手の目線になることが大切です。 たとえば、新人社員が使うマニュアルに専門用語を多用すると理解するのに時間がかかります。ほかにも、マニュアルにベテラン向けの細かな説明を載せすぎると「無駄な部分が多い」とみなされ、読まれなくなる恐れがあります。 したがって、読み手は誰になるのかを踏まえて、ストレスなく読めるマニュアルを作りましょう。 （2）写真や動画を使う マニュアルにはテキストだけでなく、写真や画像を使うのも有効です。 テキストだけのマニュアルは、具体的な作業をイメージしづらく、読むモチベーションも下がっていきます。そこで、写真や画像を使えば視覚的に見やすくなり、メリハリを持って読み進められるのです。 とくに、機械をはじめとした操作が決まっている業務マニュアルにはテキストだけでなく、写真・画像も残しましょう。 （3）5W1Hを意識する マニュアルには5W1Hの意識も欠かせません。具体的には以下の6つが必要です。 When：「いつ使われるのか」 Where：「どこで使われるのか」 Who：「誰が使うのか」 What：「何を載せるべきか」 Why：「なぜ必要なのか」 How：「どのように使われるのか」 以上のポイントを載せれば、読み手はその作業に取り組む背景や意図を具体的にイメージできるので、業務をスムーズに進められます。 （4）重要箇所を分かりやすくする マニュアルを見やすくするために、重要箇所を分かりやすくしましょう。 上図（左）のように、文字のフォントやサイズがすべて同じでは、重要な情報を見逃してしまう恐れがあります。そこで、重要なポイントを太字・赤字にして強調すれば、注意すべき箇所が明確になるのです。 ただし、強調表示を使いすぎると、重要な箇所がかえって分かりづらくなります。したがって、「各項目につき1か所のみ強調する」など適度に活用しましょう。 （5）ITツールで管理する マニュアルづくりの手間をなくすには、ITツールの活用が不可欠です。 紙マニュアルでは、印刷の手間がかかったり共有に時間を取られたりと非効率です。また、WordやExcelはマニュアルを確認する度にファイルを開かなければならないうえ、スマホやタブレットからは使いづらいので、外出が多い業務には不向きです。 そこで、「ITツール」を活用すれば、紙やWord・Excelのデメリットを解消できます。また、検索機能を使えば、必要なマニュアルへ瞬時にアクセスできるため、欲しい情報がすぐに見つかるのです。 ただし、多機能なツールだと従業員が使いこなせないので注意しましょう。たとえば、マニュアル作成に必要な機能に過不足ない「ナレカン」のようなツールを使うと、ITに慣れていない従業員でも簡単にマニュアルを作成・共有できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成に役立つテンプレートまとめ ここまで、業務マニュアルに使える無料テンプレートや作成ポイントをご紹介しました。 テンプレートを使えば、マニュアル作成の負担を軽減できるほか、社内で見やすいデザインに統一できます。ただし、マニュアルは作って終わりではなく、適切に共有・管理しなければ「活用されるマニュアル」になりません。 また、マニュアルだけでなく仕事のノウハウといった「ナレッジ」も社員に共有されなければ、全員の業務品質が均一化されません。そこで、「ナレッジ管理ツール」に情報を集約すれば、情報をあちこち探す手間が省けて目的の情報が探しやすくなります。 したがって、マニュアルの作成～管理には、誰でも簡単に社内のマニュアルを管理できるツール「ナレカン」が最適です。ナレカンには装飾機能も充実しており、表を作成したり文字の背景カラーを変更したりすれば、見やすいマニュアルが作れます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルをはじめとした業務の情報を効果的に共有できる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

高度な技術力を誇る日本のものづくりですが、年々、人手不足による技術継承・承継の課題が深刻化しています。そこで、いま対策のひとつとして挙げられているのが「技術継承のデジタル化」なのです。 しかし、「どのように技術継承をデジタル化したらいいのか分からず、導入するのに不安がある」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、技術継承を成功させる方法とデジタル化に役立つツールを中心にご紹介します。 技術継承したいが、何から始めたらいいかわからず困っている 技能継承を成功させるための取り組み方を教えてほしい ITに不慣な人手も、簡単に技術や技能を残せるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、技術継承を成功させるためのコツが分かるだけでなく、デジタル化するイメージを掴めます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 技術継承とは何か？2 技術継承と技術承継の違いとは3 技術継承が問題視される背景とは3.1 海外技術の発展3.2 技術者の高齢化4 技術継承できない？ものづくり企業が抱える課題とは5 技能・技術継承を成功させるための3つの方法とは5.1 （1）動画を活用する5.2 （2）挑戦できる環境を提供する5.3 （3）デジタル化の仕組みを整える6 技能・技術継承にITツールを活用するメリットとは6.1 （1）コスト削減と品質向上6.2 （2）人手不足の解消6.3 （3）売り上げ利益の向上7 ものづくり企業の技術継承の仕組み化に役立つツール7.1 誰でも簡単に技術やノウハウを共有・管理できる「ナレカン」8 【具体例あり】ものづくり企業でデジタル化した成功事例9 技術継承の課題と解決策まとめ 技術継承とは何か？ 技術継承とは、熟練技術者の経験により蓄えられた作業知識（ノウハウ）、技術（スキル）を次の世代・若手に引き継ぐことです。たとえば、ものづくりや製造業では「技術」と「技能」の2つの継承が必須となります。 技術とは「正しい知識」のことで、マニュアルなどの資料から学ぶことができます。一方、技能は「実践する能力」を指しており、作業を繰り返すことで身体が覚えていくので、長期間での指導が必要になってしまいます。 そのため、技術継承をするときは、計画的に進めなければならない点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 技術継承と技術承継の違いとは 「技術継承」と「技術承継」は、いずれも知識やスキルなどのノウハウを後継人に伝授することです。 しかし、両者は意味や場面によって使われ方が異なります。たとえば、「技術継承」は技術的なスキルや財産をそのまま引き継ぐことを指しますが、「技術承継」は会社の権利や精神を引き継ぐという意味でとらえられることが多いです。 つまり、「技術継承」はすぐに実践できる状態で伝えられ、「技術承継」は権利を与えるという位置づけになるので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 技術継承が問題視される背景とは 技術継承に対する問題意識が社員によって異なると、現場のデジタル化がスムーズに進まない原因になりかねません。そのため、以下の背景を確実に押さえておきましょう。 海外技術の発展 1つ目の背景として、海外技術の発展が挙げられます。 海外技術が発展した要因として、日本企業が海外に進出したことや国外に製造拠点を置いたことによる、日本の技術や技能の流出が考えられます。加えて、IT技術の発展により、品質の高い製品を海外でも製造できるようになったのです。 その結果、品質だけでなく、QCD（Quality；品質、Cost；コスト、Delivery：納期）の総合点から、海外製品が選ばれるケースが増えたのです。そのため、国内製造業の生き残りをかけて、人材育成に力を入れる必要があるのです。 技術者の高齢化 2つ目の背景には、熟練技術者の高齢化があります。 長年の経験により培ってきた熟練技術者のノウハウは、誰かに引き継がれなければ、途絶えてしまいます。しかし、技能の習得には時間がかかるので、指導する期間が長ければ長いほど、高齢の技術者の負担となるのです。 以上のように、今もなお熟練技術者の高齢化は進んでおり、早急な技術継承の実施が求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 技術継承できない？ものづくり企業が抱える課題とは 技術継承が難航する原因として、以下の要素の悪循環が挙げられます。 慢性的な人手不足が続いている ベテラン社員の負担が大きい 人材育成に時間を割けず、若手社員が育たない ※1外的要因である「人手不足」の解消には、待遇を良くしたり仕事の魅力をPRしたりすることが挙げられますが、実現するにはハードルが高いです。そのため、まずは「ベテラン社員の業務負荷」や「人材育成」など、※2内的要因の解決に力を入れましょう。 ※1.企業ではコントロールの仕様がない要因のこと（例.政治・経済・社会等） ※2.企業内でコントロールできる要因のこと 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 技能・技術継承を成功させるための3つの方法とは ここでは、技能・技術継承を成功させるためのコツを3つ紹介します。「何から始めたら良いのか分からない」という担当者の方は、必見です。 （1）動画を活用する 1つ目の方法として、動画を活用することが挙げられます。 技術は資料などから学べる一方、技能は感覚的なものが必要になるので、ベテラン社員が付いて指導する必要があります。とはいえ、人手不足の現状では、若手社員に付き切りで一からすべて指導するのは困難です。 そこで、ベテラン社員の作業の様子を動画に残せば、スピード感や動きなどが分かるので、傍で付きっ切りで指導する必要がなくなるのです。 （2）挑戦できる環境を提供する 2つ目に、挑戦できる環境を提供しましょう。 万が一、「技術がまだ身についていないから」という理由で、若手社員から挑戦できる環境を取り上げてしまうと、若手社員のモチベーションは低下してしまいます。その結果、技術継承に対して意欲がなくなったり、不満を抱くようになったりするのです。 そのため、ベテラン社員は、若手社員が挑戦できる環境を積極的に提供して、やる気を引き出すことも重要な役割なのです。 （3）デジタル化の仕組みを整える 3つ目に、デジタル化の仕組みを整えましょう。 IT技術が発展した現代では、人材育成にデジタルを活用する企業が増えています。たとえば、技術に関する資料を電子化しておけば、若手社員はいつでも簡単にマニュアルを振り返れるほか、生産管理や顧客管理などの事務作業も効率的に実施できるようになります。 しかし、機能が複雑だと社員が使いこなせず運用が浸透しないため、「誰でも簡単に操作できるツール」を導入しましょう。たとえば、「ナレカン」なら、操作性がシンプルなうえ、導入サポート支援もあるので運用を速やかに開始できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 技能・技術継承にITツールを活用するメリットとは 以下では、技能・技術継承にITツールを活用するメリットを紹介します。「今更、デジタルを導入するのは面倒なのではないか」という方は必見です。 （1）コスト削減と品質向上 1つめのメリットは、コスト削減や製品の品質向上ができる点です。 情報管理をデジタル化をすれば、今まで紙や手作業で実施していた業務が自動化され、無駄な時間や印刷代を削減可能です。また、ツールによる進捗管理を徹底すれば、業務フローが可視化され、誰が何をすべきか明確になるので、作業の抜け漏れを防げます。 以上のように、デジタルを導入すると、無駄な時間や手間を省きつつ、タスク分散が実現し、管理を徹底できるのです。 （2）人手不足の解消 2つ目のメリットは、人手不足が解消することです。 昨今、製造業における人手不足が課題とされており、「業務が追い付かない」「作業が属人化している」という状態の企業も少なくありません。 そこで、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを導入してノウハウの共有をすることで、若手の教育にかける手間が省け、各個人の業務に集中可能です。そのため、人手不足から生じる課題を払拭できます。 （3）売り上げ利益の向上 3つ目のメリットは売り上げ利益の向上です。 厚生労働省の調査によると、2019年から2023年にかけて「売上総額が増加した」と回答した企業のうち、デジタル化の導入が進んでいる企業は約6割、デジタルを取り入れていない企業は約3割であることがわかります。 したがって、デジタル化により業務を効率化すれば、売り上げ利益の向上につながるのです。また、利益の拡大は従業員の処遇改善にも還元できるので、積極的にシステムの活用を検討しましょう。 参照：2024年版 ものづくり白書 ▶ 第２章 就業動向と人材確保・育成 ▶ ものづくり企業におけるデジタル化に対応した人材の確保・育成➁ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ものづくり企業の技術継承の仕組み化に役立つツール 以下では、技術継承の仕組み化に役立つツールを紹介します。 ものづくり企業の技能継承を成功させるには、非効率的な紙などのアナログではなく「デジタル化」が必須です。また、デジタル化を図ることで、実際に”コスト削減”や”製品の品質向上”などが期待できるためです。 ただし、技術やノウハウをデジタル化して集約したとしても、すぐに読み返せる状態でなければ後継者に身につかず、効果を得ることができません。そのため、「知りたい情報がすぐに見つかる検索性に優れた」ツールを選定すべきです。 したがって、技術継承の成功のために導入すべきツールは、あらゆる技術やノウハウを簡単にデジタル化でき、必要な情報をすぐに見つけ出せる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストはもちろん、画像や動画を添付できるので、感覚的な情報もすべて引き継げます。また、「ヒット率100％」の超高精度検索では、キーワードを入力するだけで必要なノウハウを参照できるので、若手が学びやすい環境をつくれます。 誰でも簡単に技術やノウハウを共有・管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【具体例あり】ものづくり企業でデジタル化した成功事例 以下は、製造業の現場にデジタルを導入した企業の成功事例です。 画像引用：2024年版 ものづくり白書 従業員数39名の（株）今野製作所は、油圧機器事業と板金加工事業を行う企業で、個別受注生産を強化するため、多能工の育成とデジタル技術による業務改善を実施しています。 具体的には、溶接加工の教育訓練で、熟練技能者の動作をモーションキャプチャで可視化し、若年技能者の技術力強化と社内の技能継承を実現しました。加えて、業務プロセスの洗い出しと、独自の生産管理システムを自社開発し、個別受注生産で生じる業務負荷の吸収に成功し、技能習得のための時間も捻出できています。 また、企画から設計、製造までより一体的な個別受注生産を実施することで、品質向上、リードタイムの短縮を可能にしました。結果、直近で平均５％のベースアップを行うなど、取組の成果は従業員にも還元しています。 参照：2024年版 ものづくり白書 ▶ 第２章 就業動向と人材確保・育成 ▶ ものづくり企業における人材育成の取組 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 技術継承の課題と解決策まとめ これまで、技術継承の課題と解決策を中心に紹介しました。 技術継承の課題には「人手不足によって指導できる人材を確保できず、若手に十分な指導ができていないこと」が挙げられます。そのため、解決策として、デジタルを導入して、若手が育ちやすい環境を整えることが重要なのです。 たとえば、技術継承に関する情報をまとめて管理すれば、一から指導する手間を省けるうえ、マニュアルをいつでも振り返れます。ただし、マニュアルが増えると他のファイルに埋もれて探す手間がかかってしまうので、すぐに欲しい情報にアクセスできる機能が必須です。 結論、自社が導入すべきなのは、製造マニュアルを一元管理でき、高精度の検索機能で必要な情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、アナログから脱し、業務効率化を目指しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方のコツや書き方例を紹介！

「レギュレーション」はビジネスでよく多用される言葉ではありますが、ビジネスでは業界やシーンによって異なる意味を持っています。また、使い方次第で微妙なニュアンスの違いがありますが、認識齟齬が発生するとトラブルの原因にもなります。 なかには、「レギュレーションの具体的なイメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、レギュレーションの意味やシーン別の使い方を中心にご紹介します。 レギュレーションの意味・例文を知りたい 自社にあったレギュレーションの使い方を参考にしたい レギュレーションを簡単に社内で共有・管理可能なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ビジネスにおけるレギュレーションの意味を正確に理解できるうえ、効率的にレギュレーションを社内で管理する方法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 レギュレーション（regulation）について1.1 レギュレーション（regulation）の意味とは1.2 レギュレーションとルールの違い1.3 レギュレーションとコンプライアンスとの違い1.4 レギュレーションとマニュアルの違い2 ビジネスにおけるレギュレーションの例文3 【業界別】レギュレーションの使い方3.1 ビジネス全般3.2 スポーツ業界3.3 医療業界3.4 建築業界3.5 IT業界4 社内や業務のレギュレーションを簡単に作成・共有・管理できるツール4.1 最もシンプルに情報共有・管理ができる「ナレカン」5 レギュレーションを作成・共有する重要性6 レギュレーションとルールの違いや使い方まとめ レギュレーション（regulation）について 以下ではレギュレーションの意味や似た言葉との違いについて説明します。そもそもレギュレーションとは何か知りたい方は必見です。 レギュレーション（regulation）の意味とは レギュレーションは、英語の「regulation」を由来とする単語で、直訳すると「規制・規定」などの意味を持ちます。 とくにビジネス用語としては社内規定・就業規則という意味を持ちます。レギュレーションは守らなくてはならない規制事項・規定であり、社内で共通認識を持っていなくてはなりません。 また、各業種や業界によってレギュレーションの内容は異なります。そのため、それぞれにあったレギュレーションを作成するべきなのです。 レギュレーションとルールの違い レギュレーションと近い言葉に「ルール」がありますが2つは拘束力に違いがあります。 レギュレーションもルールも守るべき規則という意味ですが、レギュレーションは業界や会社が定める法的な強制力がある規制や規則を指します。一方で、ルールはレギュレーションよりも幅広く、慣習やゲームでの規定などにも使われる言葉です。 したがって、ルールを守らなかった場合でも社会的責任を負うとは限りませんが、レギュレーションを守らなかった場合は社内外で何らかの処分を受ける恐れがあります。 レギュレーションとコンプライアンスとの違い レギュレーションと似た言葉に「コンプライアンス」もありますが、2つは言葉が指す範囲に違いがあります。 レギュレーションは業界や社内の規制・規則を広く意味しますが、コンプライアンスは「企業・組織が法令を遵守すること」だけを意味します。そのため、コンプライアンスはレギュレーションに比べて限定的な範囲でしか使用されません。 したがって、認識の齟齬や誤解を招かないように、それぞれの意味を把握して適切な言葉を選択できるようにしておきましょう。 レギュレーションとマニュアルの違い レギュレーションとマニュアルは、記載される内容に違いがあります。 レギュレーションは会社が遵守すべき規則を指しますが、マニュアルとはレギュレーションで定められた規則の中で、どのように業務を行うかといった指針・手順を示したものを指します。つまりマニュアルは、レギュレーションに基づいて作成するべきなのです。 したがってマニュアルを変更・更新する際には、レギュレーションで決められた規則に基づいているかといったことを確認するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスにおけるレギュレーションの例文 以下では、ビジネスで使用されるレギュレーションに関する意味や使用場面・例文について紹介します。ビジネスシーンで「レギュレーション」を使う具体的なイメージを掴みましょう。 意味 使用場面 例文 レギュレーションをとる 決まりごと・規定の作成 （決まりを守る、という意味を持つ場合もある） 　新たな社内規定の導入 業務品質を均一化するためにレギュレーションをとる レギュレーション違反 規則に適さない行為をすること 社内規定に反する問題行為 社員によるレギュレーション違反によって、社外秘の情報・技術が流出した このように、レギュレーションの新たな作成や違反行為については、以上のような言い方で表現されます。意味や使用場面、使い方を正しく理解するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【業界別】レギュレーションの使い方 ここでは、業界別のレギュレーションの使い方をご紹介します。業界別の使い方の違いを考慮しないと、認識の齟齬や誤解を招いてしまうので業界ごとの違いを把握しておきましょう。 ビジネス全般 ビジネスでは、法的に定められている就業規則を意味します。 会社組織が任意で定める約款や規定も含まれ、必ず守らなくてはなりません。一方、法令や労働協約において、休憩時間や賃金の決定方法など、就業規則に必須の記載項目もあります。 ビジネスにおけるレギュレーションは、企業・組織が策定した法令に基づいた規則であるため、違反すると法的措置が取られる場合があります。 業務におけるレギュレーションの具体例 以下は、業務におけるレギュレーションの具体例です。 規則内容 行動・施策 ミスを防ぐためのリスク管理に関する規則 ・ダブルチェックを義務付ける ・チェック項目を作成する 勤怠に関する規則 ・ツールを使用して勤怠記録を正確に管理する ・リモートワーク・フレックス制など働き方の見直す 以上のように、レギュレーションで定められた規則に対し、具体的な行動・施策を取ることも重要です。レギュレーションを作成する際には、規則内容を考えるだけでなく、実際にどのような行動・施策が取れるかといった点も考えるようにしましょう。 また、レギュレーションの記録から、「承認フロー機能」でダブルチェックまで行える「ナレカン」のようなツールを導入すると、レギュレーションを効率的に運用できます。 スポーツ業界 スポーツ業界では、試合や大会での禁止事項や規則をレギュレーションと呼びます。 競技の運営ごとにレギュレーションが設定されており、違反行為が確認されると出場停止や参加資格の剥奪などの処分があるため注意が必要です。 スポーツ業界のレギュレーションは競技運営によって決められており、法的拘束力はないとはいえ、違反行為は今後の競技の参加が禁止されるリスクがあります。また、スポーツ選手が安全に競技を実施するためにもレギュレーションの制定は必須なのです。 医療業界 医療業界では、医薬品や医療機器に関する規制を意味することがあります。 医薬品・医療機器の品質や安全を確保するために薬機法をはじめとする法律が定められており、違反すると人命にかかわる恐れがあるので必ず遵守しなくてはなりません。また、医療研究を安全に進め、技術の進化を促すためにもレギュレーションは重要なのです。 医療業界のレギュレーションは、生命の安全を確保するため厳格に定められています。違反行為が重大な事故につながるリスクもあるので、確実に内容を把握しておきましょう。 建築業界 建築業界でのレギュレーションは、建設設計をする際の基準をあらわします。 また、レギュレーションは建築基準法の一部を意味する場合もあれば、都市や町によって定められている地域の規定を意味する場合もあります。たとえば、耐震の安全基準やビルの階数、騒音対策などが含まれており、建設設計には欠かせない規定です。 したがって、建設業界のレギュレーションでも法令が根拠になっているため、正確に理解し遵守する必要があるのです。 IT業界 IT業界におけるレギュレーションの使い方として、主にリスティング広告の規定やWebライティングのルールを意味する場合があります。 記事やLP（ランディングページ）などのコンテンツを作成する際には、各企業が定めた広告の規定やサイズ、文字制限などに従って制作しなければなりません。また、媒体やブランドのイメージを崩さないために、レギュレーションを設定する会社もあります。 以上のように、IT業界におけるレギュレーションでは、コンテンツ制作における制約を指すケースが多いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内や業務のレギュレーションを簡単に作成・共有・管理できるツール 以下では、社内や業務のレギュレーションを簡単に共有・管理できるツールをご紹介します。 トラブル防止のためのレギュレーションはITツールを使用して作成・共有・管理すると、場所を問わず確認したり、勤怠時間の管理をしたりする際にも役立ちます。しかし操作が複雑だと、社内メンバーも確認がしづらく、管理者層も管理に手間がかかってしまいます。 したがって、「レギュレーションの共有・管理が簡単なツール」を導入しましょう。また、レギュレーションを確認したい時に、必要な情報がすぐに見つかるよう、充実した検索機能も必須です。 結論、レギュレーションの共有・管理に最適なのは、直感的な操作で簡単に使えて、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、シンプルな操作性でなのでレギュレーションの記載・確認が簡単なほか、ホーム画面の「お知らせ」により、レギュレーションの変更も見やすく周知可能です。また、「画像内・添付内ファイル検索」があるので、レギュレーションに関する資料から必要な情報もすぐに見つけられます。 最もシンプルに情報共有・管理ができる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ レギュレーションを作成・共有する重要性 レギュレーションを作成・共有する重要性として、以下の2点が挙げられます。 1つの組織として統一感が高まる 社内規則を制定すると、1つの組織として価値観を統一できます。ハラスメントや社内環境に対して共通認識を持てるうえ、社内全体の一体感も生まれるのです。 企業としての信頼性が高まる レギュレーションが全社員に正しく共有されていれば、顧客や取引先との対応方法も統一されるため、社外トラブルも発生しづらくなります。 以上のように、レギュレーションの作成・共有は、社内だけでなく社外の人や企業と関係を構築する上でも重要であると言えます。規則を正しく明文化すれば、不要なトラブルが避けられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ レギュレーションとルールの違いや使い方まとめ これまで、レギュレーションの意味やシーン別の使い方を中心にご紹介しました。 レギュレーションは違反すると大きな問題になるため、作成・共有・管理を適切に行う必要があります。また、「レギュレーションが一部の社員に共有されていない」状況を防ぐために、作成・共有・管理は簡単に行えるようにするべきです。 したがって、「誰でも簡単にレギュレーションの作成から共有・管理まで行えるツール」を導入しましょう。また、レギュレーションの更新も簡単で、必要な情報がすぐに見つかるような優れた検索性があると便利です。 結論、レギュレーションの作成・共有・管理に最適なのは、シンプルな操作性で情報の更新が簡単かつ、超高精度な検索機能で必要な情報がすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、レギュレーションを社内で簡単に作成・共有・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介

忙しい飲食店・小売店において顧客の満足度を高めるためには、社員・アルバイトという立場に関わらず、全員が効率的で質の高い仕事をしなければなりません。 そして、効率的で質の高い仕事をするために不可欠なのが、標準化した業務やノウハウを記載したマニュアルです。しかし、「アルバイト向けのマニュアルをどのように作成すればいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、アルバイトの業務を効率化するマニュアルの作成方法を中心にご紹介します。 アルバイト向けに、作成すべきマニュアルの種類と作成方法を把握したい テンプレートを使って、アルバイト用のマニュアルを効率的に作成したい マニュアルの作成から共有・管理までできるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、分かりやすいマニュアルを作成するための基本が分かり、業務効率化に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 アルバイト向けにマニュアルが必要な3つの理由1.1 （1）業務を効率化するため1.2 （2）業務の質を均一にするため1.3 （3）アルバイトの定着を促すため2 アルバイトスタッフ向けのマニュアルの種類2.1 基本マニュアル2.2 業務マニュアル3 飲食店で作成すべきアルバイト向けマニュアルとは3.1 （1）接客マニュアル3.2 （2）キッチン業務マニュアル3.3 （3）トラブル対応マニュアル4 小売店で作成すべきアルバイト向けマニュアルとは4.1 （1）接客マニュアル4.2 （2）レジ打ちマニュアル5 5ステップ｜アルバイト向けマニュアルの作成方法とコツ5.1 ステップ1｜作成目的・ターゲットを明確化する5.2 ステップ2｜ルールや業務の流れを洗い出す5.3 ステップ3｜構成を決める5.4 ステップ4｜内容を記載してマニュアルを完成させる5.5 ステップ5｜レビューと改善を実施する6 アルバイト向けマニュアルを作成する手段の比較7 【必見】アルバイト用マニュアルの作成から活用まで支援するツール7.1 マニュアルの作成から共有・管理まで簡単にできるツール「ナレカン」8 マニュアル作成に活用できる無料のテンプレートサイト9 飲食店・小売店におけるマニュアルの作成方法まとめ アルバイト向けにマニュアルが必要な3つの理由 以下では、飲食店・小売店にマニュアルが必要な3つの理由を解説します。マニュアルの作成は手間がかかるため後回しにされがちですが、以下のような必要性があるため早急に作成・共有しなければならないのです。 （1）業務を効率化するため 1つ目の理由は、業務を効率化するためです。 マニュアルを作成することで、全員が最も効率の良い方法で業務を進められるようになります。その結果、仕事の無駄が減るので忙しいときもサービス提供がスムーズになり、顧客満足度の向上にもつながるのです。 また、マニュアルがあると説明する手間も大幅に省けるので、入れ替わりが激しいアルバイトスタッフを教育する負担も軽減できます。 （2）業務の質を均一にするため 2つ目の理由は、業務の質を均一にするためです。 マニュアルがない状態では、調理や清掃の手順、接客態度などは個人それぞれのやり方に依存します。その結果、店舗のコンセプトが保たれなかったり、従業員同士で上手く連携が取れなかったりする可能性があるのです。 とくに、接客を担当するスタッフの質を高く維持することは、飲食店や小売店などのサービス業において顧客満足度を高めるうえで欠かせません。したがって、必要とされる業務水準をマニュアルに明確化し、早急に共有しましょう。 （3）アルバイトの定着を促すため 3つ目の理由は、アルバイトの定着を促すためです。 新人アルバイトは、業務内容や進め方が分からず、不安を抱えやすいです。その状態で働くとストレスやミスが増え、早期離職につながる可能性があります。 マニュアルがあれば、接客手順や清掃の流れ、注意点などを自分で確認できるため、教育担当者に何度も聞く負担を減らしつつ、不安を解消できます。結果として、アルバイトが自信を持って業務を遂行でき、定着率の向上につながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アルバイトスタッフ向けのマニュアルの種類 以下では、アルバイトスタッフ向けに用意しておくべきマニュアルの種類について解説します。飲食店向けのマニュアルは大きく分けて「基本マニュアル」と「業務マニュアル」に分けられます。 基本マニュアル 基本マニュアルとは、スタッフの心構えを説明したものです。 たとえば、「経営理念や客層」といった店舗のコンセプトに関する内容や「出退勤の決まりや服装」など、働くうえでのルール・マナーに関する内容などが挙げられます。 具体的な業務に取り組む前に、アルバイトが心がけるべき点を基本マニュアルに示すことで、仕事への意識を統一できます。 業務マニュアル 業務マニュアルとは、具体的な作業内容を説明したものです。 たとえば、サーブやバッシングのタイミングといった接客の手順や電話対応、レジ対応などが挙げられます。より細かい内容になるため、「業務内容によって見出しを分ける」「数字を使って判断基準を分かりやすく示す」など読みやすさの工夫が必要です。 業務マニュアルを作成すれば、やるべきことが見える化するので、スタッフ同士の連携がとりやすくなったり新人教育にかかる時間を削減したりできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 飲食店で作成すべきアルバイト向けマニュアルとは 以下は、飲食店で作成すべきアルバイト向けのマニュアル3種類です。飲食店での業務は、さまざまな種類があり、それぞれの業務ごとにマニュアルを作成することで、業務の質を均一にして効率化できます。 （1）接客マニュアル 接客マニュアルとは、接客業務の流れに関するマニュアルです。 座席までの案内方法や注文の取り方、配膳方法、会計といった接客業務をマニュアル化します。飲食店では、顧客の滞在時間が比較的長いので、接客の質の向上やスムーズな対応は、顧客満足度に直結するため重要です。 また、社員のノウハウをマニュアルに記載しておきましょう。経験値がある社員のノウハウは、業務に不慣れな新人アルバイトの接客レベルの向上に役立ちます。 （2）キッチン業務マニュアル キッチン業務マニュアルとは、キッチンでの調理や在庫管理に関するマニュアルです。 調理工程や在庫管理、調理器具の取り扱い、清掃方法などをマニュアル化すると、多忙なキッチンで円滑に業務を進められます。とくに、「季節限定メニュー」を扱う店舗の場合は、通常とやるべきことが変わってくるので必須です。 キッチン業務をマニュアル化することによって、料理の質が安定するだけでなく、業務の流れに無駄が少なくなり、提供速度の向上にもつながるのです。 （3）トラブル対応マニュアル トラブル対応マニュアルとは、予期せぬ事態への対応方法に関するマニュアルです。 飲食店では、クレーム対応やオーダーミス、予約申込、電話対応といった予期せぬ事態が発生します。突発的な事態に臨機応変に対応するために、トラブル対応マニュアルは必須なのです。 さらに、発生したトラブルにうまく対処できなかった場合には、反省点や対応履歴を追加することでマニュアルの内容改善にもつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 小売店で作成すべきアルバイト向けマニュアルとは 以下は、小売店で作成すべきアルバイト向けのマニュアル2種類です。小売店での業務は、種類としては少ないですが、それだけに質の高い接客・対応が求められるので、マニュアルの作成は不可欠です。 （1）接客マニュアル 接客マニュアルとは、接客業務の流れに関するマニュアルです。 小売店では、言葉遣いや挨拶、袋詰めといった丁寧な接客業務が求められます。そのため、少なくとも以下の「接客8大用語」は、全スタッフが使いこなせるように徹底しておきましょう。 いらっしゃいませ ありがとうございます 少々お待ちください お待たせいたしました 恐れ入ります 申し訳ございません かしこまりました 失礼いたします たとえ商品の質が良くても、接客で雑な対応をされてしまうと、店舗に対して悪い印象が残ってしまいます。リピーターを増やすためにも、接客を高品質に保つためのマニュアルは欠かせません。 （2）レジ打ちマニュアル レジ打ちマニュアルとは、レジの操作や取り扱いに関するマニュアルです。 レジは店舗の売り上げに直結する重要な業務であり、操作手順をしっかりマニュアル化しておくことが大切です。工程が多かったりマニュアルが分かりにくかったりすると、操作ミスや打ち間違いが発生し、店舗の損失につながる可能性があります。 レジのミスは、顧客とのトラブルを招くだけでなく、従業員同士のチームワークにも影響する可能性があります。したがって、レジ打ちマニュアルは「わかりやすさ」を重視して作成することが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5ステップ｜アルバイト向けマニュアルの作成方法とコツ 以下では、5ステップで実施できるアルバイト向けマニュアルの作成方法をご紹介します。以下の手順を踏めば、マニュアルを作成したことがない人でも簡単で分かりやすいマニュアルを用意できます。 ステップ1｜作成目的・ターゲットを明確化する まずは、作成目的やターゲットを明確にしましょう。 目的もなく「なんとなく」作成したマニュアルでは内容も漠然としがちで、次第に読まれなくなり形骸化してしまう恐れがあります。そこで、「サービス向上」「提供時間の短縮化」など、達成したい目的を明確化することで実用的なマニュアルになるのです。 また、目的と合わせて誰に向けたマニュアルなのかも明確にしておきましょう。たとえば新人研修であれば新人向け、新商品の取り扱いであれば全アルバイト向けになります。 ステップ2｜ルールや業務の流れを洗い出す 次に、ルールや業務の流れを洗い出しましょう。 現行のルールや一日の業務の流れを可視化します。出勤時間やシフトの提出に関するルールも書き出して、不足している点や改善が必要な点を明らかにすることで、現場で役立つマニュアル作成につながります。 また、特定のスタッフしかできない業務もヒアリングして洗い出すことで、「一人あたりの業務の幅が広がるマニュアル」の作成が可能になり、業務負担の偏りが軽減されます。 ステップ3｜構成を決める 次に、マニュアルの構成を決定します。 飲食店・小売店においてマニュアル化すべき業務は複数あるため、いきなり内容を書くと情報をわかりやすく整理できません。そこで、「業務名」「手順」「注意点」など、それぞれの業務に共通する項目を並べましょう。 また、基本のマニュアル項目をテンプレート化しておけば、マニュアル作成時間を短縮できるだけでなく、統一感のある読みやすいマニュアルになります。 ステップ4｜内容を記載してマニュアルを完成させる 次に、具体的な内容を記載してマニュアルを完成させましょう。 事前にテンプレートを用意しているため、構成に沿って詳細を記載するだけでマニュアルが完成します。必要に応じて箇条書きを使ったり、左から右・上から下の導線を意識したレイアウトにしたりすると、見やすいマニュアルを作成できます。 しかし、文章のみではイメージしづらく、正確に意味が伝わらない場合があります。そこで、「ナレカン」のようなITツールを使って画像付きのマニュアルを作成し、全員が内容を理解できるようにしましょう。 ステップ5｜レビューと改善を実施する 最後に、完成したマニュアルを共有して改善点を確認しましょう。 マニュアルが形骸化しないためには、現場のスタッフが問題なく運用できているか確認するべきです。そのため、「この手順がわかりにくい」や「ここにもっと詳しい説明が欲しい」などの具体的な指摘を受け取ると、マニュアルの内容を見直すことができます。 また、業務内容やルールが変わったときは、都度マニュアルを更新し、最新の情報を反映させることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アルバイト向けマニュアルを作成する手段の比較 アルバイト向けマニュアルの主な作成手段には、ITツール、Word・PowerPoint、紙の3種類があります。以下は、各手段の比較表です。 ITツール 【一番おすすめ】 Word・PowerPoint 紙 作成のしやすさ 【〇】 【〇】 【×】 ・手書きなので時間がかかる 共有のしやすさ 【〇】 【×】 ・別のツールを使う必要がある 【×】 ・変更や更新のたびに印刷の手間がかかる 検索のしやすさ 【〇】 【×】 ・ファイルをひとつひとつ開いて確認しなければならない 【×】 ・目視で情報を探さなければならない 管理のしやすさ 【〇】 【×】 ・埋もれてしまう 【×】 ・紛失のリスクがある 以上のように、それぞれ異なったメリット・デメリットを持っていますが、マニュアル作成にはITツールがおすすめです。しかし、多機能なツールでは使いこなすのが難しいため、「ナレカン」のようなITに詳しくない方でも迷わず使えるツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】アルバイト用マニュアルの作成から活用まで支援するツール 以下では、アルバイト用のマニュアルの作成から活用までを一貫して支援するITツールをご紹介します。 紙のマニュアルは、追記や修正に手間がかかるうえ、管理の手間がかかります。また、WordやExcelの管理では、ファイルが分散してしまい、知りたい情報がどこにあるかわからなくなる恐れがあります。 また、業務の不明点を解消したいとき情報にアクセスしづらいと、マニュアルを確認するのが面倒になり、せっかく作ったマニュアルも形骸化しかねません。そこで「作成だけでなく活用も促せるITツール」を導入すれば、実際に使われるマニュアルを整備できます。 結論、マニュアルの作成・管理に最適なのは、超高精度の検索機能で即必要な情報にアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「記事」にテキストや画像を載せられるうえ、ヒット率100%の「キーワード検索」で目的のマニュアルに即アクセスできます。また「社内版知恵袋」でよくある質問をまとめられるため、マニュアルの作成から活用までを一貫して効率化できるのです。 マニュアルの作成から共有・管理まで簡単にできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った「マニュアル」の作成＞ 以下は、ナレカンでマニュアルを作成した例になります。 ナレカンでは、1記事1マニュアルで簡単に作成できます。さらに、マーカーや下線を使えるほか、画像やファイル添付によって視覚的に見やすいマニュアルを作成できるのが特徴です。 フォルダでのマニュアル管理 「店舗マニュアル」のなかに「接客マニュアル」という小分類のフォルダを作成することで、マニュアルを“店舗“や“種類“ごとに分類して管理できます。 コメントと既読機能 ナレカンの記事にはコメント機能があり、なにか疑問点などがあればマニュアルごとにやり取りしてすぐに解決することができます。また、既読・リアクション機能もあるため誰がマニュアルを読んだのかすぐに把握できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成に活用できる無料のテンプレートサイト マニュアル作成にテンプレートを活用したい場合、以下のサイトであれば無料で利用することができます。 SILAND.JP SILAND.JPは、WordやExcelのテンプレートを無料で使えるサイトです。 専用ソフトが不要で、圧縮ファイルを解凍するだけで使えます。テンプレートの種類は少ないものの、ダウンロードをすると3色分のテンプレートがパッケージ化されており、書式も任意の設定へと変更できます。 SILAND.JPのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 飲食店・小売店におけるマニュアルの作成方法まとめ ここまで、飲食店・小売店を中心に、アルバイトスタッフ向けのマニュアルの作成方法を中心にご紹介しました。 業務を効率化し、サービス提供の無駄をなくすとともに、スタッフ間の仕事のばらつきを減らして顧客満足度を高めるには、マニュアルが欠かせません。 初めてマニュアルを作る場合、紙やWord・PowerPointなどを使いがちですが、共有や検索がしづらく「作成して終わり」になってしまい、正しく運用されません。完成したマニュアルを適切に管理しないと、必要な情報を見返すのにも手間がかかります。 そこで、飲食店・小売店のマニュアル運用には、社内に散在するマニュアルを一元管理でき、超高精度の検索機能で即必要な情報にアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、マニュアルを作成・共有・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介