【図解あり】マニュアルの体系化とは？おすすめの管理ツールも紹介
作業を標準化して業務効率を高めたり、教育や引継ぎを円滑に進めたりするために、マニュアルは不可欠です。
しかし、内容が整理されておらず読みにくいうえ、マニュアルの作成・管理方法が確立していないので「作ったマニュアルが活用されない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを体系化すべき理由や体系化の方法、おすすめの管理ツールを中心にご紹介します。
- 体系化の意味やするべき理由・方法を知りたい
- 実際に体系化に成功した事例を参考にしたい
- マニュアルを体系化して業務の効率性・生産性を上げたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、体系化された見やすいマニュアルを作成でき、業務の標準化に役立てられます。
目次
【わかりやすく解説】体系化の意味とは
以下では「体系化・構造化・標準化の違い」や「マニュアルの体系化の意味」をわかりやすく解説します。それぞれの認識がメンバー間で異なると、トラブルに発展する可能性もあるので注意しましょう。
体系化・構造化・標準化の違い
体系化の類義語や言い換え、似たような言葉として「構造化」「標準化」があります。それぞれの言葉の意味は以下の通りです。
- 体系化
- 構造化
- 標準化
バラバラなものを一つにまとめることを指す言葉です。例として「業務における知識や情報を統一する」といった作業が挙げられます。
「物事の全体・大枠を決める」「要素ごとに分解する」「要素ごとの関係を整理する」といった一連の流れを指します。構造化の活用例として、分析したデータをグラフ・表でまとめる作業があります。
細分化して捉える点が体系化と異なる点です。
業務の手順や評価基準を均一にすることを指す言葉です。体系化はバラバラな状態のものを一つにまとめるのに対して、標準化はバラバラなものを全て同じにするという違いがあります。
このように、体系化・構造化・標準化は似た言葉ではありますが、それぞれ違った意味があると言えます。また意味は異なりますが、どの作業も情報を整理するためには必要なのです。
マニュアルの体系化とは
マニュアルの体系化は、大きく「マニュアル管理の体系化」と「マニュアル内容の体系化」の2つの要素に分けられます。
マニュアル管理の体系化とは、社内に分散している各業務のマニュアルを一か所に集めて管理することです。一方、マニュアル内容の体系化とは、マニュアルを業務内容ごとに区分して、分かりやすく整理することを指します。
以上、”内容”と”管理方法”という2つの観点からマニュアルを体系化すると、分かりやすく、迅速に閲覧可能な仕組みができるのです。
マニュアルを体系化するべき理由
以下では、マニュアルを体系化すべき理由について解説します。内容・管理方法ともに整理されていなければ以下のような問題が発生するため、体系化する必要があるのです。
（1）マニュアル管理の体系化
マニュアルの”管理”を体系化すべき理由は、「マニュアルを閲覧・更新する手間を削減するため」です。
たとえば、マニュアルを業務ごとにExcelファイルで管理していると、更新するたびに該当ファイルを探し出す手間がかかり面倒です。そこで、すべてのマニュアルを一か所にまとめれば、管理がスムーズになり、ノウハウの蓄積・共有を促進できます。
しかし、複数業務に従事している場合、ひとつのファイルにすべてのマニュアルを掲載するのは困難だと言えます。したがって、業務ごとに分けたマニュアルを一元管理可能な「ナレカン」のようなツールが体系化に最適です。
（2）マニュアル内容の体系化
一方で、マニュアルの”内容”を体系化すべき理由は、「マニュアルの区分を明らかにして、必要な情報へたどりつきやすくするため」です。
たとえば、仮に「経理マニュアル」内の業務項目を分けずに記載した場合、「伝票入力」や「受注処理」などの情報がどこにあるのか分かりません。そのため、全体像がすぐに掴めるように、複雑な情報を階層や項目で分ける必要があります。
そこで、マニュアルの内容を体系化すれば、業務情報が整理されて、目的の情報を簡単に確認可能になります。その結果、誰でも同じ品質で業務を進められるうえ、業務情報の属人化防止にもつなげられるのです。
【管理の体系化】使いやすいおすすめのマニュアル管理ツール
以下では、使いやすいおすすめのマニュアル管理ツールをご紹介します。
体系化したマニュアルは、各業務の流れを分かりやすくするために一元的・簡単に管理するべきです。しかし、WordやPowerPointによる管理は、ファイル数が増えると必要な情報の検索やファイル添付・共有に時間がかかるため、難しくなります。
そこで、「マニュアルの中の必要な情報をすぐに共有・見つけられるツール」を導入しましょう。また、ファイル添付だけでなく、誰でも簡単にマニュアル作成までできるツールを選択すると、作成から管理・共有まで一元的に行えます。
結論、マニュアルの管理に最適なのは、直感的な操作で管理が簡単で、超高精度な検査機能で必要な情報がすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは「ファイル要約機能」があるので、WordやPowerPointのマニュアルファイルを要約して、体系化したマニュアルの要点を確認するのにも便利です。また「添付ファイル内検索」や「画像内検索」にも対応しており、必要な情報をすぐに探せます。
社内マニュアルを一元管理・即アクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
- あらゆる情報を残せる「記事」
- 質問機能
ナレカンの記事には、テキスト情報だけでなく、画像・動画・すべての形式のファイル添付に対応しています。そのため、必要な資料も参照しながらマニュアル内容を理解可能です。
また、テンプレート機能を使用すれば、記載フォーマットも統一できます。
他のメンバーのナレッジを聞き出す”社内版知恵袋”として利用可能です。本当に必要とされている知識のマニュアル化に役立ちます。
【比較表】おすすめのマニュアル作成・管理ツール3選
ここでは、おすすめのマニュアル作成・管理ツール3選の比較表をご紹介します。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Dojo | tebiki | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
マニュアルを一元管理・即アクセスが可能 |
Webシステムの実画面上に操作ナビが表示できる |
動画マニュアルを作成が簡単 |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプル（大手～中堅企業向けor大規模な組織向け） |
多機能 |
多機能 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| テンプレート機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
UIが全体的に慣れるまでは使いづらい |
動作が重い場合がある |
| 料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・要問い合わせ |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Dojo」の詳細はこちら |
「tebiki」の詳細はこちら |
操作に手間がかかるツールでは、マニュアルの運用が社内に定着しません。そのため、体系化したマニュアルを活用するには、「すべての社員がストレスなくマニュアルを作成・管理できるツール」を導入する点が重要です。
【内容の体系化】マニュアルの内容を体系化する5ステップ
以下では、マニュアルの内容を体系化する5ステップをご紹介します。以下の手順を踏めば、必要な情報へすぐにたどりつける「体系化されたマニュアル」を作成可能です。
ステップ1. 業務を洗い出す
まずは、マニュアル化の対象となる業務を漏れ無く洗い出しましょう。
たとえば、新入社員向けのマニュアルを作成する場合は基本業務を、中堅以上の社員向けのマニュアルならば日常業務を洗い出します。
業務の対象者によって内容や理解の容易さが変化するため、業務の洗い出しでは「誰がマニュアルを使うのか」を考慮する必要があるのです。
ステップ2. 業務を体系化する
次に、洗い出した業務を体系化させます。業務の体系化は「業務の項目を定義→業務の階層構造を整理」という順序で進めます。
ここでは、洗い出した業務を大・中・小の3つの階層構造に分類しましょう。たとえば、営業部では以下の図のように、「商品A（大分類）⇒見積処理（中分類）⇒見積書作成（小分類）」という階層に分けられます。
以上のように、業務の項目を定義してから階層構造を整理することで、業務プロセスを体系化できるのです。
ステップ3. 業務を標準化する
業務の体系を示せたら、次に具体的な業務の流れを標準化しましょう。
ここでは、対象業務の担当者にヒアリングを実施して、実際の業務の流れや内容を分析・整理します。たとえば、営業部では以下のフローチャートのように、顧客から商品Aの申込書が来てから、契約をするまでの一連の業務を視覚化します。
このように、業務の標準化では、業務に従事する人が直感的に業務フローを理解できるようにすることが大切です。
ステップ4. マニュアルを設計する
次に、マニュアルの目次やデザイン・レイアウトを設計しましょう。
マニュアルの目次には、“情報を整理する”だけでなく”社員が求める情報を見つけやすくする”役割もあります。そのため、社員の視点に立って、「マニュアルの目的」ごとに設計する必要があるのです。
また、デザインやレイアウトはあらかじめルールを決めておくべきです。たとえば、文字サイズや写真の位置などを決めておくと、統一感のあるマニュアルになります。
ステップ5. 内容を作成する
最後に、詳細を記載してマニュアルを完成させます。
ここでは、設定した目次に従って業務項目を配置して、標準化した詳細な業務の流れを記入します。さらに、単に業務内容を示すだけでなく、ベテラン社員や優秀な社員が持つ知識・経験をノウハウとして記載しましょう。
ノウハウを記載することで、誰でも質の高い仕事ができるようになるのです。また、マニュアルが完成したら対象者へ配布して仮運用して、改善点に関するフィードバックを受けつつ更新しなければなりません。
マニュアル作成がうまい人の特徴
マニュアル作成がうまい人に共通する特徴として、以下の2点が挙げられます。
- 読み手の視点から物事を捉えられる
- マニュアルに関するフィードバックをすぐに反映させられる
マニュアルを利用する社員の多くは知識・経験が不十分です。そのため、分かりやすいマニュアルでは、作成者にとって当たり前の出来事も丁寧に説明されています。また自身の経験から得た知識も記載すると、より実践的に活用できます。
実際に作成したマニュアルを業務で活用して改善点や変更点があった際にすぐに反映させることも重要です。業務担当者の意見を取り入れて改善を重ねると、より完成度の高いマニュアルとなります。
このように、マニュアルの作成がうまい人は、最初から完璧なマニュアルを作成しようとするのではなく、社員の意見や変化に対応する力を持っているという特徴を持っている人だと言えます。
【成功事例】マニュアルの体系化に成功した事例・具体例
引用：株式会社知床第一ホテル
株式会社知床第一ホテルでは、業務連絡を口頭もしくはLINEで行い、マニュアルは紙で配布していました。しかし、紙のマニュアルでは従業員が読んだか不明確で、業務連絡も流れてしまい確認できないという課題があったのです。
そこで、情報の更新まで簡単なツールを導入して、ITがあまり得意でなくても簡単に情報共有が行えるようにしました。Stockではフォルダに招待するだけでマニュアルが共有可能なため、確認もしやすくなり業務の質の向上につながったのです。
また、「ノート」に連絡事項を残しておくことで、チャットのように流れていかなくなり、スムーズな情報共有が可能となりました。
マニュアル体系化のやり方とおすすめの管理ツールまとめ
ここまで「マニュアルの体系化のやり方」や「おすすめの管理ツール」を中心にご紹介しました。
体系化したマニュアルを一元管理すると、各業務の流れが分かりやすくなります。しかし、WordやPowerPointによる管理では、ファイル内の情報検索や共有に手間がかかってしまいます。
そこで、「マニュアル内の必要な情報を瞬時に検索でき、共有にも手間を要さないツール」を導入しましょう。また、誰でも簡単にマニュアル作成もできるツールにすると、作成から管理・共有まで一つのツールで行えるため、便利です。
結論、マニュアルの管理に最適なのは、直感的な操作・「ファイル要約機能」で体系化したマニュアル運用が簡単で、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、体系的にマニュアルを作成・管理しましょう。
