ナレッジマネジメント
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2023年11月1日から、Microsoft社が提供するAIサービスの「Copilot for Microsoft 365(コパイロット)」がリリースされ、現在多くの企業で利用されています。同サービスは日本語にも対応しており、無料プランでも利用することができます。 しかし、実際には「Copilot for Microsoft 365で何ができるようになるのか、今更聞けない」と思っている方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Copilot for Microsoft 365の概要と使い方を初心者向けに解説します。 Copilotの使い方を分かりやすく教えてほしい Copilotの無料版と有料版の違いがわからない 社内の業務を効率化するツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Copilot for Microsoft 365の使い方が分かるだけでなく、注意点についても見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【2024年11月更新】Copilot for Microsoft 365とは1.1 Copilotの概要1.2 Copilotは無料で使える？有料版との違いとは1.3 Copilot Proの概要1.4 Team Copilotの概要1.5 Copilot Autofixの概要2 Copilot for Microsoft 365の使い方2.1 （1）質問を投げかける2.2 （2）Wordで草案を作成する2.3 （3）Excelで数値データを予測する2.4 （4）PowerPointでプレゼン資料を作成する2.5 （5）Outlookでメールを要約する2.6 （6）Teamsでの会議内容を要約する2.7 （7）画像を生成する3 Copilot for Microsoft 365の注意点4 【解決】AIを利用した社内情報の整理におすすめのツール4.1 社内の情報を最も簡単に一元管理できるツール「ナレカン」5 Copilot for Microsoft 365で何ができる？5.1 データを生成する5.2 情報を検索する6 【事前に確認】 Copilot for Microsoft 365を導入するには7 Copilot for Microsoft 365の使い方まとめ 【2024年11月更新】Copilot for Microsoft 365とは 以下では、Copilot for Microsoft 365（コパイロット）の概要や最新情報を解説します。Copilot for Microsoft 365について網羅的に知りたい方は必見です。 Copilotの概要 引用：Microsoft Copilotのトップページ Copilot for Microsoft 365とは、ビジネスパーソンをサポートする「AI（人工知能）」です。2023年3月16日に「Copilot for Microsoft 365(コパイロット)」をリリースすると発表があり、2023年11月1日より正式版がリリースしました。 ほかのAIツールと比較して、Copilot for Microsoft 365は、ExcelやWordといったビジネスで日常的に利用されるアプリと連携して使える点が特徴です。また、Microsoftの万全なセキュリティ体制に基づいている点も、ビジネスシーンに最適です。 Copilotは無料で使える？有料版との違いとは Copilotは無料のMicrosoftアカウントでも利用できますが、無料版はMicrosoft製品との連携機能や画像生成機能が制限されます。Copilotの法人向け有料プランは、以下の通りです。 Microsoft Copilot Studio：29,985円/25,000メッセージ/月 Microsoft 365 Copilot：4,497円/ユーザー/月（年間契約） 上記に加えて、エンジニア向けのプランとして「Github Copilot」も提供しています。 また、Microsoft Copilot for Microsoft 365の料金は、Microsoft 365の各プランの利用料金に加えて別途発生します。Microsoft Copilot for Microsoft 365が利用できる法人プランの一部は以下の通りです。 Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard Microsoft 365 Business Premium Microsoft 365 E3 Microsoft 365 E5 参考：一般法人向けMicrosoft 365の料金ページ Copilot Proの概要 引用および参考：Copilot Proのトップページ Copilot Proとは、有料プランで利用できる「より高性能なCopilot for Microsoft 365」のことです。 Copilot Proは、無料版のCopilotと比べてピーク時でも優先的にアクセスができる点が特徴です。また、無料版よりも1日当たりにAI画像生成に関するやりとりが多くできるメリットもあります。 Team Copilotの概要 現地時間の2024年5月21日には、新機能として「Team Copilot」が発表されました。 Team Copilotでは、より多くのビジネス向け機能が追加されることから「個人ではなく、チームでの活用」が期待できます。具体的には、以下の3つの役割を担います。 会議の進行 会議のアジェンダを管理し、メンバーが共同執筆できるノートを作成する。 チームの補佐 チャット内の情報を明確にし、未解決の問題を拾えるように立ち回る。 プロジェクトマネージャー メンバーにタスクを割り当てたり、期日をリマインドしたりする。 ただし、実際にリリースされるのは2024年後半と期間が空き、かつ「Copilot for Microsoft 365ユーザーが対象」となる点を押さえておきましょう。 引用および参考：Microsoft｜新しいMicrosoft Copilotのエージェント機能がビジネス価値を引き出す Copilot Autofixの概要 現地時間の2024年8月14日には、「Copilot Autofix」機能の提供を開始しました。 「Copilot Autofix」とは、コードの脆弱性を発見し、修正コードを提案する機能です。 GitHubでは、Copilot Autofixを用いると、ある修正を手作業で修正するよりも3倍速く修正でき、別の脆弱性の修正においては7倍の早さで修正できると発表しています。 引用および参考：ASCII | 脆弱性のあるコードを手作業より3倍速く修復、GitHub「Copilot Autofix」一般提供開始 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Copilot for Microsoft 365の使い方 以下では、Copilot for Microsoft 365を統合した「Microsoft 365アプリ」の使い方や、画像生成の方法を解説します。具体的に「どのような業務で使えるのか」をイメージできるので必見です。 （1）質問を投げかける 質問を投げかけると、簡単な回答やアドバイスを得られます。 （2）Wordで草案を作成する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in Word） Copilot for Microsoft 365を統合して、Wordで草案を作成できます。 Wordでは「この文書と数値データから、新企画の提案書を作って」とCopilotに指示して、草案を作成させる使い方ができます。また、書類の要約、書き直しも可能です。 （3）Excelで数値データを予測する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in Excel） Copilot for Microsoft 365を統合して、Excelで数値データを予測することが可能です。 Excelでは表やグラフを自動作成するだけでなく、それぞれのデータの解説を出力させることもできます。また、売上などの数値データの変化をもとに、その後の影響を予測させる使い方も可能です。 （4）PowerPointでプレゼン資料を作成する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in PowerPoint） Copilot for Microsoft 365を統合して、PowerPointでプレゼン資料を作成できます。 プレゼン内容とスライドの枚数を指示すれば、適切なデザインのプレゼン資料を作成できるのです。さらに細かい修正もCopilotとチャットすることで、即座に修正してもらう使い方も可能です。 （5）Outlookでメールを要約する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in Outlook） Copilot for Microsoft 365を統合して、Outlookでメールの内容を要約できます。 Outlookでは、作成したいメールの概要を簡単に指示することで、メール本文をCopilotに作成してもらう使い方ができます。また、メールの要約、返信内容の提案にも対応しているので便利です。 Copilotはスマートフォンでも利用できるので、スマホでメールを確認するときにも役立ちます。 （6）Teamsでの会議内容を要約する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in Teams） Copilot for Microsoft 365を統合して、Teamsでの会議内容を要約できます。 Teamsでは、CopilotがWeb会議の論点をまとめられるため、議事録作成に役立ちます。また、大切な論点や意見の一致なども認識できる性能がある点も、単純な文字起こしツールとは異なると言えます。 （7）画像を生成する Copilot for Microsoft 365では、画像生成が可能です。 プロンプト（ユーザーが入力する指示・質問）として、「〜の画像を作って」のように指示を出すと、簡単に画像を生成できます。細かな指示や修正を繰り返すことで、思い通りの画像を作成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Copilot for Microsoft 365の注意点 Copilot for Microsoft 365の利用を検討するときには、以下の点に注意が必要です。 AIによる完全な自動化は困難 Microsoft社は「AIにより職場での居場所がなくなるのではないか」という質問に対し「AIは職場で人間の代わりになるものではありません」と回答しています。 AIがコンテンツの下書きに役立つと前置きしたうえで、AIの作成したコンテンツは人の目で確認することが重要だとMicrosoft社は考えています。したがって、AI機能が備わったCopilot for Microsoft 365によるコンテンツ作成の完全な自動化は、今後も実現が難しいと言えます。 Microsoftの上位プランの契約が前提 Copilot for Microsoft 365が利用可能なプランには、下位プランは含まれていません。また、無料プランでは生成できる画像の量や質問への返答速度に制限があるため、ストレスなく使うにはMicrosoftの上位プランの契約が前提となります。 作成したファイルの適切な管理が必要 WordやExcel、PowerPointのようなファイルは適切に管理しなければ、関係者に共有するときや最新のファイルを確かめるときに混乱を招きます。そのため、作成したコンテンツは正しく整理することが求められます。 とくに、日ごろからWordやExcelの管理に悩んでいる方は、データファイルを簡単に整理・共有できるITツールを使う方法がおすすめです。たとえば、「ナレカン」のようにシンプルな操作性のツールだと導入後すぐに運用できます。 参考：よく寄せられる質問: AI、Copilot for Microsoft 365、Microsoft Designer 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【解決】AIを利用した社内情報の整理におすすめのツール 以下では、AIを利用した社内情報の整理におすすめのツールをご紹介します。 Copilot for Microsoft 365を上手く活用すれば「企画書を一から作成する必要がなくなる」といった、業務効率の改善が期待できます。ただし、Copilotで作ったファイルは「管理」も徹底しなければ、あとから探し出せなくなってしまいます。 また、Copilotの質問機能を利用すれば、業務に役立つ回答やアドバイスを得ることもできます。一方で、質問内容は蓄積しておかなければ社内全体に共有されないので、人によってノウハウが偏る恐れがあるのです。 したがって、情報を正しく管理するには、Copilotと情報管理ツールを併用しましょう。結論、選ぶべき情報管理ツールは、社内に散在する情報を一元化し、蓄積した情報をAI検索できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「ファイル要約機能」を使うと、AIが全自動で内容を解析し、”ファイルの要約”と”重要ポイント”を抽出できるため、ファイルを開かずに中身を把握できます。また、「記事」には業務に関する情報をテキストや画像・表で蓄積できるので、ノウハウ共有にも最適です。 社内の情報を最も簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの検索機能とは＞ ナレカンは、あらゆる情報を蓄積するデータベースの役割を果たします。そのため、検索性に優れており、欲しい情報をすぐに見つけられるのが特徴です。 たとえば、以下で紹介する「ファイル内検索」も優れた検索機能のひとつです。該当するキーワードがファイル内に記載されている場合、上記のように見つけることができるのです。 また、ナレカンの「自然言語検索」では、上司に質問するように質問内容を入力するだけで、簡単に必要な情報を探し出せます。以下の画像のように「ナレカンAI」が、添付ファイルも含むすべての社内のナレッジを横断して、最適な回答を示します。 このように、「ナレカン」では社内の蓄積された情報から、必要な情報をすぐに見つけ出すことができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Copilot for Microsoft 365で何ができる？ 以下ではCopilot for Microsoft 365を使ってできることを解説します。主に、「データの生成」と「情報の検索」において、Copilotを使って業務の効率化を実現できるようになりました。 データを生成する Copilot for Microsoft 365では、ExcelやPowerPointと連携して、図や表の作成まで実現できるようになります。 ChatGPTは、ある質問を投げかけたり、「〇〇というワードを入れて、物語を生成して」と指示したりすると、それらに文章で応答する仕組みでした。一方、Copilotでは、簡単な指示を出すだけでプレゼン資料を作成したり、メールの返信を提案したりできます。 そのため、従来時間と手間がかかっていた作業を大幅に短縮できるようになるのです。ただし、ほかのMicrosoft製品と連携して利用するには、上位プランの有料契約が必要になるので注意しましょう。 情報を検索する Copilot for Microsoft 365は「Windows」や「Microsoft Edge」でも利用でき、質問を投げかければ、役立つ情報を要約してくれます。具体的には、以下の手順で使えます。 まず、検索画面の上部に「Copilot」ボタンが表示されるので、クリックします。 次に、画面下のメッセージボックスが表示されるので、質問を投げかけましょう。たとえば「株式会社Stockが提供するナレカンとは？」と送ると、ネット上のニュースを元に回答をまとめ、参考元のニュース記事を表示します。 生成された回答は「創造的に」「バランスよく」「厳密に」とテキストの文体を選択できる点が特徴です。また、BingでCopilotを利用した場合、質問や回答をWordやPowerPoint、text形式にエクスポートして、ナレッジとして蓄積することも可能です。 参考：無料のCopilot（Web版） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事前に確認】 Copilot for Microsoft 365を導入するには Copilot for Microsoft 365を導入するにあたり、以下の点を押さえておきましょう。 技術要件を満たす Copilotを使用する場合は「Microsoft 365 E3もしくはE5」のライセンスと「※Azure Active Directory アカウント」を保有している必要があります。 ※クラウドサービス利用時の認証問題を解消すべく、Microsoftが提供するサービスの1つ。認証情報を一括管理することで、セキュリティレベルの低下を防ぎます。 Microsoft 365 アプリを設定する Microsoft 365 アプリの”最新チャネル”または”月次エンタープライズチャネル”に設定します。これにより、プログラムが更新された際は、常に最新のバージョンを取得できます。 ライセンスを割り当てる Copilotのライセンス管理は、「Microsoft 365 管理センター」より[Billing (課金情報)] > [Licenses (ライセンス)]の手順で設定できます。 加えて、Copilotを利用するにあたり、ユーザーのカレンダーやメール・チャット・ドキュメントなどの情報が取得されることになる点は、あらかじめ理解しておきましょう。 参考：Microsoft Copilot for Microsoft 365の準備方法 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Copilot for Microsoft 365の使い方まとめ ここまで、Copilot for Microsoft 365の概要や使い方、おすすめの情報管理ツールを中心にご紹介しました。 Copilot for Microsoft 365はAI機能により資料作成や文章の作成に役立ちます。しかし、Copilotで作成したファイルは正しく管理していなければ必要なときにすぐに見つけられません。 そこで、Copilotと「情報を一元管理できるツール」を併用しましょう。とくに、検索機能に優れたサービスを選べば、多くの情報を蓄積しても目的の内容がすぐに見つかります。 結論、社内の情報管理には、あらゆる社内情報を蓄積・管理し、AIを使って簡単に検索できるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイルやデータを探しやすい環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft 365 Copilotとは？最新機能のTeam Copilotの役割を解説

優れたAI技術を搭載しているとして注目されていた「Microsoft 365 Copilot」の提供が、2023年11月1日より開始されました。Copilot（コパイロット）を活用すれば、WordやExcel、PowerPointなどが、さらに便利に使えると期待されています。 また、2024年5月22日には、最新機能として「Team Copilot」が発表されました。一方で「Microsoft 365 Copilotについて詳しく知らず、導入すべきかわからない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Microsoft 365 Copilotの最新情報や知っておくべきことを網羅的にご紹介します。 Microsoft Copilotでできることや料金について把握したい Microsoft Copilotの概要を押さえて自社に適しているか判断したい ExcelやWordの作成・管理業務の負担を減らせるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Microsoft 365 Copilotで何ができるのかだけでなく、どのように活用すれば良いのかまで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 最新情報あり！Microsoft 365 Copilotとは？1.1 Microsoft 365 Copilotの日本語版はいつから使える？1.2 Microsoft 365 Copilotの特徴とは？1.3 Microsoft 365 CopilotとほかのAIツールとの違いとは？1.4 Microsoft 365 Copilotの月額料金は？無料版はある？1.5 Microsoft 365 Copilotをアンインストールする方法は？1.6 GitHub Copilotとの違いとは？2 【最新機能】Team Copilotで何ができる？3つの役割とは2.1 （1）会議の進行役2.2 （2）チームの補助役2.3 （3）プロジェクトのマネジャー3 Microsoft 365 Copilotの機能・使い方4 【知らなきゃ損】Microsoft 365 Copilotとの併用に最適なツール4.1 Copilotで作ったファイルを簡単に整理・検索できるツール「ナレカン」5 Microsoft 365 Copilotを使うときの注意点とは6 Microsoft 365 Copilotの機能や料金まとめ 最新情報あり！Microsoft 365 Copilotとは？ 引用：Microsoft Copilotのトップページ 以下では、Microsoft 365 Copilotの特徴や料金、リリース日などをご紹介します。分かりやすく、網羅的にまとめているので必見です。 以下でご紹介する内容は、Microsoft 365 Blogを参照しています。 Microsoft 365 Copilotの日本語版はいつから使える？ 2023年11月1日より「Microsoft 365 Copilot」が正式にリリースされました。 9月26日に実施された大型アップデートでは、OSがWindowsのものでしか「Copilot（コパイロット）」は利用できませんでした。しかし、2023年11月からBing（検索エンジン）やEdge（Webブラウザ）などのMicrosoft製品でも利用可能になったのです。 正式リリース後、Copilotは日本語での利用にも対応しています。 Microsoft 365 Copilotの特徴とは？ 引用：Microsoft News Center 「Microsoft 365 Copilot」とは、従来のMicrosoft 365アプリにOpenAI社のGPT-4をベースにした大規模言語モデルを搭載した、AI（人工知能）サービスのことです。 自動的にスライドやメールを作成したり、書類やデータを整理してくれたりと、さまざまなことが可能です。また、Copilotには「副操縦士」という意味があり、”次世代AIが副操縦士のように、人々の仕事をサポートする役割”としてつくられました。 そして、最大の特徴はMicrosoft製品との親和性が高いことにあります。たとえば、短い指示を出すだけで体裁の整った企画書をWordで作成したり、イメージを伝えるだけで美しいプレゼン資料がPowerPointでつくれたりと、これまで以上に仕事が効率化します。 Microsoft 365 CopilotとほかのAIツールとの違いとは？ Microsoft 365 Copilotは、「企業で利用されることが前提として開発された」点でほかのAIツールとは異なります。 Copilotは、企業で幅広く使われているMicrosoft 365に含まれるため、セキュリティやコンプライアンスを守る対策が実施されています。具体的には「二段階認証／情報漏えい対策／プライバシー保護」などがあり、企業でも安心して使える仕組みを整えているのです。 したがって、AIツールの活用によるセキュリティの問題が気になる方は、Microsoft 365 Copilotの利用が適していると言えます。 Microsoft 365 Copilotの月額料金は？無料版はある？ Microsoft 365 Copilotを利用する場合、各プランの利用料金に加えて、1ユーザーにごとに月額料金が発生します。 具体的な月額料金の詳細は以下の通りです。（表は左右にスクロール可） Copilot（無料版） Microsoft Copilot Pro Microsoft Copilot for Microsoft 365 料金 0円 3,200円/ユーザー/月 4,497円/ユーザー/月 特徴 ・知りたい情報を質問形式でやりとりできる ・AI画像の生成・編集 （やりとりは1日15回まで） ・利用者数が多い場合の優先アクセスに対応 ・AI画像の生成・編集 （やりとりは1日100回まで） ・Copilotよりも素早いパフォーマンス ・WordやExcel・TeamsなどのMicrosoft 365製品との連携が可能 ・データ分析などの高度なAI機能が使えるdiv ・高セキュリティ 契約プランによって利用できる機能や特徴が異なるので、自社に必要な機能とコストを検討したうえで、最適なプランを選択しましょう。 参考1：Microsoft｜Copilot Proの紹介ページ 参考2：Microsoft｜Microsoft Copilot for Microsoft 365の紹介ページ 参考3：一般法人向けMicrosoft 365の料金ページ Microsoft 365 Copilotをアンインストールする方法は？ Windows11を「バージョン23H2」に更新すると、Copilotが自動でインストールされ、Windows上でプレビュー版のCopilotが利用できます。 Windows11からMicrosoft 365 Copilotをアンインストールするには、Windowsターミナルを管理者権限で起動し、以下のコマンドを実行します。 :reg add “HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Windows\WindowsCopilot” /v “TurnOffWindowsCopilot” /t REG_DWORD /d 1 /f なお、Windows上でCopilotを非表示にするには、タスクバーの何も表示されていない箇所を右クリックし、「タスクバーの設定」を開きます。 設定画面からCopilotの項目についている[オン]をクリックして、オフに設定すると検索バーからCopilotが非表示になります。 参考：Windows 11、バージョン 23H2 の更新履歴 GitHub Copilotとの違いとは？ AI機能を搭載するツールのひとつに「GitHub Copilot（ギットハブ コパイロット）」があります。以下は、GitHub CopilotとMicrosoft 365 Copilotの特徴です。 GitHub Copilot 「コーディング（プログラムを書くこと）」を自動化する、エンジニア向けのツールです。コードの生成のほかに、ドキュメント作成やバグ修正、コード説明といったコーディングに必要な機能が豊富に備わっています。 Microsoft 365 Copilot 「オフィス業務全般」を自動化する、一般ユーザー向けのツールです。 このように、GitHub Copilotは用途がプログラミングに特化しています。一方、Microsoft 365 Copilotは、普段から使う機会が多いWordやExcelに組み込めるため、今後多くの業界で活用されていくと予測できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【最新機能】Team Copilotで何ができる？3つの役割とは 2024年5月23日には、最新機能として『Team Copilot』が発表されました。公式サイトによれば「Team Copilotは、プロジェクトメンバーの一員のような役割を果たす」と言われており、以下の役割が期待できます。 ただし、Team Copilotは「Microsoft Copilot for Microsoft 365ライセンスを持っていること」が大前提となり、2024年後半に利用できるようになる点に注意しましょう。 参考：新しい Microsoft Copilot のエージェント機能がビジネス価値を引き出す （1）会議の進行役 まず、会議の進行役としての役割が期待できます。 たとえば、同社のアプリである「Microsoft Teams」や「Microsoft Loop」「Microsoft Planner」などを使った会議では、会議のアジェンダの管理する役割を担います。 また、Team Copilotが”会議に参加しているメンバーが共同でメモを取れるノート”の作成も対応するため、会議前の下準備を省けます。以上のように、Team Copilotが会議の進行役となることで、メンバー全員が共有認識を持って会議を進めていけるのです。 （2）チームの補助役 次に、チームの補助役として活躍します。 具体的には、チャット内でのやりとりのうち、特に重要な情報を強調してくれるようになります。加えて、過去のやりとりのなかから未解決の問題をピックアップし、対処するよう促す役割も果たすのです。 以上のように、Team Copilotがチームの補助役としてメンバーをサポートするため、プロジェクトリーダーの負担の軽減が期待できます。 （3）プロジェクトのマネジャー 最後に、プロジェクトのマネジャーとしての活躍が期待できます。 プロジェクトリーダーは、日々メンバーのタスクを管理したり、必要に応じてタスクをアサインしたりする必要があります。しかし、時としてこれらの作業は、プロジェクトリーダーにとって大きな負担となっているのです。 そこで、Team Copilotを使えば、プロジェクトリーダーの代わりにタスクをアサインしたり、期限を管理したりしてくれます。さらに、チームメンバーの意見が必要な場合には、通知をすることで業務が円滑に進むよう促してくれるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft 365 Copilotの機能・使い方 以下は、Microsoft 365 Copilotの主要な機能と使い方です。 AIでの質問回答 Copilotに質問すると、会話形式で回答を得られます。回答内容は「より創造的に」「よりバランスよく」「より厳密に」の項目の中から、会話のスタイルを指定できる点が特徴です。 Copilot in Windows Windows上で利用できるCopilot（プレビュー版）で、Microsoftアカウントに紐づけて利用できます。質問機能をはじめ、質問の回答をPDFやWordにエクスポートできる「ノートブック機能」も備わっています。 Word 作成したいことをCopilotに指示をするだけで、適切に見出しの大きさなどが調整された綺麗な文書が完成します。また、既存のファイルの修正や文章の言い換えも可能です。 Excel 売上データをまとめるだけでなく、各項目のサマリを表示してその後の成長シナリオも出力できます。さらに、データの強調表示やフィルタリングによって、重要な箇所に素早く対応することができるのです。 PowerPoint プレゼン内容やページ数を入力するだけで、関連データや画像などを参照して、自動的に見やすいプレゼン資料を作成します。また、PDFファイルを読み取ってスライドを作成することも可能です。 Outlook 相手に伝えたいことを指示するだけで、適切な返信メッセージを提案してくれます。文章量もわずかなクリックで調整することができるので便利です。 Teams 会議の決定事項やタスクをまとめた議事録を自動で作成します。さらに、会議前のアジェンダを、チャットからまとめることも可能です。 このほかにも、以下のようにAI機能で画像を作成することもできます。 参考：Microsoft Copilotのトップページ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【知らなきゃ損】Microsoft 365 Copilotとの併用に最適なツール 以下では、Microsoft 365 Copilotと併用するのにおすすめのツールを紹介します。 Microsoft 365 Copilotを上手く活用すれば、AI機能でより素早い文書作成が可能になります。しかし、WordやExcel、PowerPointのファイルは管理が煩雑になりやすく、「ファイル名からは中身を判断しづらい」といったデメリットが挙げられるのです。 とくに大企業では扱う情報量が多いため、どこに何の情報があるのか分からず、目的のファイルを探すのに時間がかかってしまいます。そこで、”管理機能”と”検索機能”が優れたツールを併用すれば、目的のファイルをすぐに見つけられ業務効率化が期待できるのです。 結論、Microsoft 365 Copilotと併用すべきなのは、社内のあらゆる情報を簡単に整理でき、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に残した情報は「フォルダ」で分類できるほか、ファイルの内容をAIが記事化する機能があるため、すぐに中身を確認できます。また、AIによる「自然言語検索」や「添付ファイル内検索」などの検索機能で、必要な情報が簡単に見つかるのです。 Copilotで作ったファイルを簡単に整理・検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft 365 Copilotを使うときの注意点とは Microsoft 365 Copilot（AI機能）を使えば、あらゆる企業の業務改善に役立つことが期待できます。ただし、導入するにあたって以下の点に注意しなければなりません。 予算を検討したうえで購入する Copilotは便利である一方、1ユーザーあたりの料金は高額です。そのため、「何人分のライセンスを購入するか」「どのくらいの期間利用するか」など、予算を考慮したうえで購入しましょう。 Copilot（AI機能）に頼りきりにならない Copilotは優れた機能ではあるものの、「100%正確な情報」であるとは言い切れません。そのため、Copilotを使って作成した資料などは、一度人の目を通して「誤った情報」や「不適切な内容」になっていないか確認することが大切です。 以上の注意点を押えたうえで、導入や運用を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft 365 Copilotの機能や料金まとめ これまで、Microsoft 365 Copilotの機能や料金、併用におすすめのツールを中心にご紹介しました。 Microsoft 365 Copilotを上手く活用すれば、WordやExcel、PowerPointで一から資料を作成する必要がなくなります。ただし、ファイル管理が煩雑になりやすく、「大切な情報が見つからない」事態になりかねません。 したがって、「資料をはじめとするあらゆる社内情報を一元管理できるツール」を導入して、目的の情報をあとから探しやすい環境を整えましょう。とくに、「検索性に優れたツール」であれば、手間なく必要な情報にたどり着けます。 結論、Copilotと併用すべきなのは、あらゆる情報を簡単に管理でき、高精度の検索機能ですぐに見つけ出せる「ナレカン」一択です。ナレカンでは「フォルダ設計」「既存データの移行支援」など手厚いサポートも充実しているので、導入時の負担を抑えられます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、Microsoft 365 Copilotで作成したファイルを見やすく整理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生成AIとは？使い方や注意点、おすすめのアプリも紹介！ Copilot for Microsoft 365(コパイロット)の使い方や注意点を解説！

社内の業務効率化には、設定された業務フローやマニュアルに従って仕事を進める「オペレーション業務」が重要なカギとなります。 オペレーション業務が上手く回ると、ミスが減ったり、業務品質が向上したりするだけでなく、最終的には顧客満足度や競争力のアップまで期待できるのです。 しかし、「自社のオペレーション業務の運用方法がわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「オペレーション業務」の解説や具体例、上手く進めるためのコツをご紹介します。 「オペレーション業務」の基本知識を得たい オぺレーションマニュアルの作成方法を探している 自社のオペレーション業務を改善したい という方はこの記事を参考にすると、「オペレーション業務とは何か」だけでなく、社内の業務フロー全体の効率化や生産性を向上させる方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 オペレーション業務とは2 オペレーション業務の具体例3 オペレーション業務を改善するコツ2選3.1 ITツールを活用する3.2 マニュアルを作成する4 オペレーション業務に役立つマニュアルの作り方4.1 （1）業務内容を整理する4.2 （2）注意点を洗い出す4.3 （3）利用シーンを明確にする4.4 （4）読み手を意識した表現で作成する4.5 （5）定期的に改善する5 【必見】オペレーション業務の改善におすすめのツール5.1 マニュアルの作成から管理まで可能なツール「ナレカン」6 オペレーション業務の具体例と進め方まとめ オペレーション業務とは 「オペレーション業務」とは、業務フローに沿って進める活動や業務のことを指します。 オペレーション業務がスムーズに進むと、企業の生産性向上や業務効率化につながります。ただし、オペレーション業務の意味は一義的ではなく、業種ごとに若干異なる場合もあるのです。 そのため、次項では業種別に代表的な例を紹介します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション業務の具体例 下記の例が、業種別の代表的なオペレーション業務とされているものです。 ホテル チェックイン・チェックアウト業務、宿泊予約対応、電話対応 飲食 厨房の作業手順、清掃手順、オーダー・会計の手順、注文管理 銀行 金融市場でのトレーディング業務、送金事務 建設 機械の操作・運転 工場 生産ラインでの作業工程、機械の操作 IT業界 システムの運用、保守、管理 上記のように、オペレーション業務が指すものは従事する仕事ごとに変わりますが、マニュアルや業務フローに従う一連の作業が「オペレーション業務」だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション業務を改善するコツ2選 以下では、オペレーション業務の改善に役立つコツ2選をご紹介します。自社のオペレーションが上手く回らない場合は必見です。 ITツールを活用する 1つ目のコツは「ITツールの活用」です。 オペレーション業務では、業務の具体的な内容や担当者、業務の変更点など、社員全員に伝達すべき情報が多くあります。そのため、日々の情報共有は、業務をスムーズに進めるうえで欠かせないのです。 情報共有には、紙などのアナログな方法だと現場ですぐに確認できないうえ、管理に手間がかかるというデメリットがあります。そのため、ITツールを使って、業務に関する情報を共有し、円滑化することが重要なのです。 マニュアルを作成する 2つ目のコツは、「マニュアルの作成」です。 適切なマニュアルを作成することで、社員全員の作業クオリティを一定にできるうえ、教育コストも抑えられます。 ただし、誰が見ても分かりやすいマニュアルでなければ社内で使われず、上手く管理できなければ運用は続きません。そのため、次項では本当に活用できるマニュアル作り方のポイントを紹介します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション業務に役立つマニュアルの作り方 以下では、活用されるマニュアル作り方を紹介します。マニュアル作りに失敗しないように、ポイントを押さえて作成に取りかかりましょう。 （1）業務内容を整理する まずは、すべてのタスクやフローを洗い出して、業務内容を整理することから始めます。 業務一つひとつの作業を全て書き出し、「やるべき作業」「やらなくてよい作業」に分類します。無駄な作業はマニュアルからもカットし、必要な作業の工程だけを記載しましょう。 また、洗い出した作業を業務フロー図に整理すれば、さらに見やすいマニュアルを作成できます。業務フロー図とは、業務全体の流れを図式化した資料のことで、一目で業務の流れを把握しやすくなります。 （2）注意点を洗い出す 次に、各業務における注意点を洗い出して記載しましょう。 業務を正確に進めるために注意すべき点を記載し、誰が対応しても同じ質で業務ができるようにします。 この際、業務を進めるうえで最低限必要な情報に絞り、注意点が多すぎることのないようにしましょう。 （3）利用シーンを明確にする 次に、「マニュアルは誰に向けたもので、何の目的があるのか」を明確にし、必要な情報を付け足しましょう。 たとえば、マニュアルが主に活用されるのは、作業手順をチェックするときだけでなく、イレギュラーな事態を解消する方法を探している場面も多いです。そのため、マニュアルにはトラブルの事例や困ったときの対応、FAQなども残しておきましょう。 （4）読み手を意識した表現で作成する 次に、活用されるマニュアルにするために、利用者に分かりやすい表現になっているかを確認しましょう。 マニュアルの内容は「誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように実施するのか」を明確にし、誰が見てもわかる内容にする必要があります。文字のフォントを大きくしたり、行間の幅に余裕を持たせたりするのも、わかりやすいマニュアルを作るポイントです。 ただし、文字だけのマニュアルは読む気がなくなるので、図解や写真などを適度に使って視覚的に見やすくしましょう。また、写真にテキストを書き込めば、伝えるのが難しい業務手順も、簡単に理解できるようになります。 （5）定期的に改善する 最後に、マニュアルは一度作成したら終わりではなく、定期的に見直す必要があります。 マニュアルの改善点や記載してほしい新たな情報などを、実際に作業する社員にヒアリングをしましょう。そして、改善を繰り返し、常に使いやすい状態にアップデートしておくことで、作業の質を高く保つことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】オペレーション業務の改善におすすめのツール 以下では、オペレーション業務の改善におすすめのツールをご紹介します。 自社のオペレーション業務が上手く回らない場合には、「情報共有ツール」を導入しましょう。オペレーション業務の進め方を記載したマニュアルや伝達事項を効率的に共有できるので、業務の円滑化に役立ちます。 したがって、「業務に関するあらゆる情報をまとめて社内に共有できるツール」がおすすめです。ただし、情報量の多いマニュアルなどから、必要な情報を探し出すには時間と手間がかかるので「欲しい情報がすぐに見つけられるか」も重視しましょう。 結論、オペレーション業務の運用にはマニュアル作成や業務情報の共有で、オペレーション業務を効率化させるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、テキストだけでなく画像やファイル添付で、誰でもわかりやすいマニュアルを作れます。また、高精度の「検索機能」で欲しい情報が簡単に見つかるので、業務中に不明点が出てもすぐに解消できます。 マニュアルの作成から管理まで可能なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション業務の具体例と進め方まとめ これまで、オペレーション業務の具体例や、進め方のコツ、マニュアルの活用方法を中心にご紹介しました。 とくに、オペレーション業務の運用に必須となるマニュアルの活用には、作成から運用まで一気通貫して対応できるITツールを使いましょう。面倒な紙のマニュアル作成や管理といった問題を解消し、効率的に運用できます。 ただし、いくらわかりやすいマニュアルを作成しても、日々の業務の中で社員からの細かな質問や不明点は必ず発生します。そこで、オペレーションに関する疑問点を解消する機能があり、効率的に業務改善できるツールを導入しましょう。 結論、オペレーション業務のマニュアル作成・管理には、わかりやすいマニュアルの作成から、疑問点の解消まで簡単にできるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、自社のオペレーション業務を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

顧客の情報を扱ったり、社外と重要なやりとりをしたりする企業においては、機密情報が漏えいしてしまうリスクがあります。そのため、「ファイルの暗号化」は情報の流出のリスクを減らす手段として有効です。 しかし、なかには「ファイルを暗号化したいがやり方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイルの暗号化のやり方や情報管理におすすめのツールを中心にご紹介します。 社内の機密情報が記載されたファイルを安全に管理したい ファイルを暗号化して、外部からの不正アクセスを防ぎたい 社内の情報を安全に管理できる高セキュアなツールを導入したい という方はこの記事を参考にすると、ファイルの暗号化の方法が分かるだけでなく、社内情報を高セキュアな環境で管理できる方法まで見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルの暗号化とは2 ファイルを暗号化するメリットとは2.1 （1）情報漏えいを防ぐ2.2 （2）ウイルス対策になる2.3 （3）社外からの信頼を得られる3 【セキュリティ対策】ファイルを暗号化する方法3選3.1 （1）WindowsのEFS・IRM機能を利用する3.2 （2）Zipファイルにパスワードをつける3.3 （3）ファイル暗号化ソフトを利用する4 ファイルを暗号化するときの4つの注意点とは4.1 （1）暗号化・復号化に手間がかかる4.2 （2）パスワードを忘れると復元ができない4.3 （3）PCのパフォーマンスが落ちるリスクがある4.4 （4）パスワード・ファイルの管理が煩雑になる5 【必見】煩雑なファイル管理を解消する高セキュアなツール5.1 情報漏えいのリスク回避に最適なツール「ナレカン」6 【番外編】ファイルの暗号化を解除する方法7 ファイル暗号化の方法と情報管理におすすめのツールまとめ ファイルの暗号化とは ファイルの暗号化とは、第三者に知られたくないデータやファイルにパスワードを与えて特殊な形式にし、他人が解読できないようにすることです。 ビジネスにおいては、機密情報を管理・共有しなければならない場面が多くあります。しかし、適切に情報を扱えていない場合、PCの紛失やウイルス感染、メールの誤送信などによって情報漏えいのリスクがあるのです。 そこで、ファイルを暗号化することで、自社や取引先、顧客の機密情報の漏えいを防ぎ、「自社の信用」「社員の安全」を守ることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルを暗号化するメリットとは 以下では、ファイルを暗号化するメリットについて解説していきます。ファイルの暗号化を考えている方は必見です。 （1）情報漏えいを防ぐ ファイルを暗号化すると、パスワードを知っている人しかその情報にアクセスできないため、情報漏えいを防ぐことができます。 一方、暗号化されていないファイルは、誰でも閲覧し、編集することができます。そのため、第三者にパソコンが渡ってしまうと、機密情報であっても簡単に閲覧できてしまうのです。 また、万が一暗号化されていないファイルでメールを誤送信してしまうと、受信したユーザーはデータを閲覧できてしまいます。したがって、パソコン紛失や誤操作による情報漏えいのリスクを防ぐために、ファイルの暗号化は有効です。 （2）ウイルス対策になる 2つ目のメリットは、ウイルス感染を防げる点です。 ファイル暗号化すれば、パソコンがウイルス感染やサイバー攻撃を受けてもデータ流出を防げます。なぜなら、パソコン内のファイルが盗まれたり、外部に流出してしまったりした場合でも、暗号キーを持っていないユーザーにはファイルが閲覧できないためです。 以上のように、ファイル暗号化をしておくことで悪意あるユーザーの被害を受けず企業の機密情報が守られます。 （3）社外からの信頼を得られる ファイルを暗号化することで、社外からの信頼を得られるというメリットがあります。 メールの誤送信や漏の可能性の高い企業は信頼を得られず、取引が破綻しかねません。取引先や顧客と情報の受け渡しをするときに、適切なセキュリティ対策が施されていれば、社外へ自社のセキュリティ基準の高さをアピールできます。 したがって、ファイルの暗号化といったセキュリティ対策をすることで社外からの信頼を得ることができ、円満な取引ができるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【セキュリティ対策】ファイルを暗号化する方法3選 以下では、ファイルを暗号化する方法について解説していきます。自社のセキュリティ対策としてファイル暗号化を取り入れたい方は必見です。 （1）WindowsのEFS・IRM機能を利用する 1つ目は、Windowsの暗号化機能を使う方法です。Windowsには、EFSとIRMという2つの機能ファイル暗号化機能があります。 EFS機能 Windowsに標準搭載されている保護機能です。簡単な操作で暗号化できるため、扱いやすさに優れています。また、ユーザーは、パスワードなしで元のデータを閲覧できないことが大きな特徴です。 IRM機能 Office製品に対して設定できる保護機能です。ファイルを共有するときに、ユーザーごとにアクセス許可レベルを設定できます。WordやExcelでデータをやり取りする場合は、IRM機能を活用しましょう。 （2）Zipファイルにパスワードをつける 2つ目に、ファイルをZip形式に圧縮し、パスワードをつけて暗号化する方法です。 この方法は、手軽に利用できるため多くの企業に取り入れられていますが、セキュリティ強度が低く、解読のリスクが高いと言われています。 そのため、重要なファイルはより強度の高い方式で保存する必要があり、セキュリティ対策として万全とは言えないため注意が必要です。 （3）ファイル暗号化ソフトを利用する 3つ目に、ファイル暗号化のソフトやツールを導入する方法です。 無料で使えるツールは暗号化の強度が低いこともある一方で、有料の製品は暗号化の強度が高く、メールの誤送信を防ぐ機能がついているなど高機能なものもあります。 そのため、ソフトを導入するときには、暗号化したいファイルの特性や製品の特徴を考慮しながら選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルを暗号化するときの4つの注意点とは 以下では、ファイルを暗号化するときの注意点について解説していきます。ファイルの暗号化をしたい方は押さえておきましょう。 （1）暗号化・復号化に手間がかかる まずは、暗号化と復号化に手間がかかることです。 平文であればファイルを開けばすぐに読める一方で、ファイルを暗号化する場合、暗号化と復号化の両方に「パスワードを考えて入力する」「パスワードを確認して入力する」という手間がかかります。 以上のように、ファイルの数が増えるたびに小さな手間に多くの時間を使ってしまい、結果的に生産性を低下させてしまうのです。 （2）パスワードを忘れると復元ができない 次に、パスワードを忘れると復元ができないことです。 暗号化したファイルのパスワードを忘れるとデータの復元が難しいと言えます。そのため、専門の業者に復元を依頼しなければならなかったり、依頼したとしても暗号の種類によっては一部破損したりしている可能性も高いのです。 しかし、パスワードを安易なものにすると解読される危険性があるため、複雑なものにする必要があります。そのため、複合化できないという事態にならないよう、パスワードは厳重に管理しましょう。 （3）PCのパフォーマンスが落ちるリスクがある ファイルを暗号化するツールやソフトを導入することで、PCのパフォーマンスが落ちてしまうというリスクもあります。 暗号化処理に時間がかかると、他の作業にも影響がおよび、生産性の低下を招いてしまうのです。そのため、PCのパフォーマンスを維持するためにも、処理スピードが早く、PCへの負担が少ないツールを使いましょう。 たとえば、ファイルのセキュリティ保護のためのツールには、対象ファイルの大きさや容量に対応したツールを選ぶことが大切です。 （4）パスワード・ファイルの管理が煩雑になる 最後に、ファイルの暗号化には、パスワード・ファイルの管理が煩雑になるといった注意点があります。 ファイルの暗号化に必要なパスワードが増えると、その分管理が煩雑になりがちです。せっかくファイルを暗号化して機密情報を守っていても、パスワードの管理がずさんでは、情報漏えいにつながりかねません。 そのため、「ナレカン」のような、あらかじめ強固なセキュリティ体制が施されたツール上で、ファイルを始めとする情報の管理・共有をする方法も検討するのもおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】煩雑なファイル管理を解消する高セキュアなツール 以下では、煩雑なファイル管理を解消する高セキュアなツールを紹介します。 ファイルの暗号化は、社内の機密情報を管理するうえで、情報漏えいを防いだり、社外からの信頼を得たりするメリットがあります。そのため、社内情報の保護のためのパスワード設定なども重要です。 しかし、パスワード・ファイル管理は煩雑になりがちなため、一度失くしてしまうと復元に時間がかかったり、誰も確認できなくなったりしてしまいます。そこで、高いセキュリティ水準をもったツール上で、ファイル管理をすれば情報漏えいのリスクをなくせます。 結論、社内の機密情報の管理に最適なツールは、国際セキュリティ資格を取得しており、ファイルの閲覧権限も設定できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、記事に画像やファイルを添付して情報を蓄積・管理できるうえ、フォルダのアクセス権も自由に設定可能なので、情報がむやみに露出する恐れもありません。また、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られるため、大企業でも安全に運用可能です。 情報漏えいのリスク回避に最適なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】ファイルの暗号化を解除する方法 以下は、Windows10でのファイル暗号化を解除する方法になります。 データを暗号化した時のユーザーアカウントでWindowsにサインインします。 暗号化を解除したいデータアイコンを右クリックします。 表示された右クリックメニューから、[ファイルの所有権]＞[個人用]を選択します。 以上の手順を踏まえると、暗号化を解除できます。また、Windows11Proの場合は、最初に[その他のオプションを確認]を選択することで、従来の右クリックメニューが表示されるので、手順3の操作をすれば解除可能です。 参照：マウスコンピューターHOME＞アフターサポートトップ＞FAQ・検索 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル暗号化の方法と情報管理におすすめのツールまとめ これまで、ファイル暗号化の方法や情報管理におすすめのツールを中心にご紹介しました。 社内の機密情報を管理するときは、ファイルを暗号化することで情報漏えいを防ぐことができます。ただし、多くの企業が利用するZip形式に短縮する方法はセキュリティ水準が低いと言われているため注意が必要です。 また、暗号化されたファイルが膨大な量になると、管理が煩雑になりがちです。そのため、定期的な管理が行き届くように、全社員が簡単に運用できる操作性でありつつ、高いセキュリティ基準を保持した情報管理ツールを導入しましょう。 結論、自社で活用すべきなのは、社内の機密情報を高度なセキュリティ基準のもと、任意のメンバーのみファイルを共有・管理できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のファイルを安全に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

業界・職種問わず、マニュアルやビジネス文書を作成する機会は多くあります。そして、文書を作成するにあたっては「Word」が、ビジネス文書を作成するときに役立つソフトウェアとして、多くのビジネスパーソンに利用されています。 しかし、なかには「Wordは簡単に資料を作成できるものの、共有するのに時間がかかる」と感じる方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Wordを上手く共有できない原因と解決策を中心に解説します。 Wordで共有・共同編集できない原因がわからない ビジネスでWordを使うのが適しているかを確認したい Wordよりもスムーズに情報を管理・共有できる方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、Wordを上手く共有できない原因とその解決方法が分かるだけでなく、より簡単かつ正確に情報を共有できる手段を見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Wordを共有・編集する方法1.1 共有機能を使うパターン1.2 リンクから共有するパターン2 Wordを共有・共同編集できない原因4選2.1 （1）Wordのバージョンが古い2.2 （2）ファイルが最終版になっている2.3 （3）ファイルにマクロが含まれている2.4 （4）インターネットに接続できていない3 ビジネスにWordを使う5つのデメリットとは3.1 （1）共有するのが面倒である3.2 （2）管理が煩雑化しやすい3.3 （3）目的のファイルを探すのに時間がかかる3.4 （4）編集内容の確認に手間がかかる3.5 （5）情報が限定される4 Wordよりも簡単に情報を管理・共有できるツール4.1 社内情報を一元管理し即共有できるツール「ナレカン」5 Wordが共有できない原因と解決策まとめ Wordを共有・編集する方法 ここでは、Wordを共有・同時編集する設定方法をご紹介します。ファイルを共有する方法は、以下の2パターンに分けられます。 共有機能を使うパターン まず、ファイル編集画面の右上に表示されている【共有ボタン】をクリックします。すると、以下の画面が表示されるので、送信先の名前もしくはメールアドレスを入力して、【送信】ボタンを押せば完了です。 ただし、単純に共有するだけでは、相手は「閲覧のみできる状態」のままで編集はできません。そのため、画面の下部に共有した相手が表示されるので、ステータスを「編集可能」に変更しましょう。 リンクから共有するパターン リンクを取得してから共有したい場合は、上記画面の【リンクのコピー】をクリックします。取得したリンクをメールやチャットに貼り付ければ、任意のメンバーのみがアクセスできるようになります。 デフォルトで編集可能な状態になっているので、編集権限を解除したい場合は「リンクを知っている人は誰でも編集できます」をクリックし、以下の画面より「編集を許可します」のチェックを外しましょう。 また、リンクの有効期限や、ファイルのパスワードを設定することで、情報の安全性を高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Wordを共有・共同編集できない原因4選 以下では、Wordを共有・共同編集できない原因4選を解説します。「必要な設定が完了しているのに共有できない」という場合は、以下の内容を確認しましょう。 （1）Wordのバージョンが古い 1つ目の原因は、Wordのバージョンが古いパターンです。 Wordのバージョンが「.97」や「2003」の場合、ファイル形式が「.doc」（2003年以前の古いタイプ）になるため、2007年以降の新しいファイル形式である「.docx」を正常に開けないことがあります。 万が一、古いバージョンを利用しているという方は、ファイル形式を手打ちで「.doc」に書き換えることで解決が見込めます。 （2）ファイルが最終版になっている 2つ目の原因として、ファイルが最終版になっている可能性があります。 「ファイルの最終版」とは、文章の作成が完了した状態のことです。そのため、文書が編集できないように保護されており、変更ができないようになっています。 そのため、ファイルを更新するには、最終版の設定を解除、もしくは共有先の閲覧モードから、編集できるように設定する必要があります。 （3）ファイルにマクロが含まれている 3つ目の原因には、ファイルにマクロが含まれていることが挙げられます。 共有機能でWordを共有すると、通常ブラウザでファイルは開かれます。しかし、マクロが含まれる文書は、ブラウザで開けるように設定されておりません。 したがって、マクロを含むファイルを共有する場合は、Wordの共有機能ではなくメールで共有しましょう。 （4）インターネットに接続できていない 4つ目の原因として、インターネットに接続できていない場合があります。 Wordの共有機能は、クラウドサービス（OneDrive）を利用することで、共有できる仕組みになっています。そのため、インターネット接続がされていないと、OneDriveを使うことができず、Wordの共有もできないのです。 そのため、Wordが共有できないときは、一度Wifi環境を確かめましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスにWordを使う5つのデメリットとは 以下では、ビジネス文書やマニュアルの作成・共有にWordを使用するデメリットを解説します。ビジネスパーソンに幅広く利用されているWordですが、以下のデメリットを解消しなければ、業務の効率化を図れません。 （1）共有するのが面倒である 1つ目に、Wordは共有するのが面倒だと言えます。 Wordには共有機能が搭載されていますが、ファイルごとに共有・編集のアクセス権を設定しなければならない点が面倒だと言えます。また、メールで共有すると、ほかのやりとりに埋もれてしまい、ファイルが送られたことに気づけない恐れがあるのです。 以上のように、Wordは情報を共有するうえで「スピードさ」と「確実さ」において、ネックになってしまうのです。 （2）管理が煩雑化しやすい 2つ目に、Wordのファイルでの管理は、煩雑化しやすいと言えます。 Wordは、案件ごとにファイルを作成していくため、次第にファイルの数が増えてしまいます。そして、ファイルの数が膨大になった結果、題名から内容を識別することが難しくなり、管理が煩雑化してしまうのです。 以上のように、Wordでデータ管理をしてしまうと、必要な情報がどこにあるか分からなくなってしまう事態を招いてしまうため、ビジネスには不向きなのです。 （3）目的のファイルを探すのに時間がかかる 3つ目に、Wordでは目的のファイルを探すのに時間がかかってしまいます。 Wordは”ファイル形式”なので、情報を確認するのに、都度ファイルを開いて確認する手間がかかります。しかし、業務を効率的に遂行するためには、欲しい情報がすぐに見つかる体制を整えなければなりません。 そのため、昨今では、Wordの代替として「欲しい情報へすぐにアクセスできるITツール」を活用する企業が増えています。たとえば、社内情報を”記事形式”で残していける「ナレカン」を使えば、欲しい情報に「平均0.2秒」でたどり着けるようになります。 （4）編集内容の確認に手間がかかる 4つ目に、Wordでは編集した内容の確認に手間がかかることが挙げられます。 Wordは、マニュアルやビジネス文書の作成などに活用されることが多く、その時々で内容を修正していくことも少なくありません。そのため、より良い文書を作成するためには、変更した箇所をすぐに把握できなければ不便です。 しかし、Wordの場合、編集履歴を比較することはできるものの、いくつかの操作を挟まなければならないため面倒だと言えます。 （5）情報が限定される 5つ目に、Wordでのデータ管理は、情報が限定されてしまいます。 Wordでの文書作成は、テキストベースであるため、ファイルや画像を共有するには別途送付する手間がかかってしまいます。以上のように、Wordは文書作成に特化されたツールであるため、ビジネスにおいては汎用性が低いソフトと言えるのです。 そのため、自社で使うべきツールは、テキストだけでなく、ファイルや画像もスムーズに格納できるものを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Wordよりも簡単に情報を管理・共有できるツール 以下では、Wordよりも簡単に情報を管理・共有できるツールを紹介します。 Wordは、ビジネス文書の作成などに多く用いられますが、”スムーズな情報共有”という観点では不便だと言えます。また、Wordのファイル管理は煩雑化しやすく、目的の情報を探すのに時間がかかってしまうのです。 一方、情報の共有・管理に特化したITツールを使えば、Wordで起こり得るデメリットをすべて解消することが可能です。とくに、検索機能に優れているITツールであれば、必要な情報を簡単に見つけられるため、社員も活用しやすいです。 結論、自社が導入すべきなのは、マニュアルやビジネス文書を簡単に書き残すことができ、リアルタイムで共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキスト・画像・ファイルなどあらゆる方法で情報をまとめられるうえ、任意のメンバーに即共有可能です。また、「ヒット率100%」の超高精度の検索機能によって、欲しい情報がすぐに見つかります。 社内情報を一元管理し即共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Wordが共有できない原因と解決策まとめ ここまで、Wordが共有できない原因と解決策を中心に紹介しました。 Wordは、テキストを残せるソフトウェアとして重宝されています。しかし、データを編集・共有するには、共有機能のアクセス権を設定したり、メールを併用したりしなければならず面倒です。 また、「ファイル管理が煩雑化しやすい」「目的のファイルを探すのに時間がかかる」といったデメリットも生じます。そこで、情報の共有・管理に特化したITツールを導入して、Wordを使うことで生じるデメリットを解消しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、社内情報を一元管理し即共有できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、Wordで感じている「共有の手間」を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

近年では、画像内の文字を認識してデータ化する「OCR」技術を活用する企業が増えてきています。とくに、GoogleドライブやGoogle CloudのOCR機能は、その手軽さや精度の高さから注目を集めているのです。 しかし、「GoogleでのOCR機能の使い方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、GoogleドライブとGoogle CloudのOCR機能の使い方を中心にご紹介します。 GoogleドライブとGoogle CloudのOCR機能の違いを知りたい Googleドライブ、CloudそれぞれのOCR機能の使い方を把握したい Googleよりも高精度なOCRを探している という方はこの記事を参考にすると、GoogleのOCR機能の使い方だけでなく、高精度のOCRを活用した効率的な社内情報の管理法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OCRとは2 GoogleドライブのOCR機能とは3 Google CloudのOCR機能とは4 ＜比較＞GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方4.1 GoogleドライブでOCRを使う方法4.2 Google CloudでOCRを使う方法5 【必見】高精度のOCR検索で社内の情報管理を効率化する方法5.1 高精度のOCR検索で必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』6 GoogleのOCR機能を利用する際の注意点7 GoogleでのOCR機能の使い方まとめ OCRとは OCR（光学文字認識）とは、「Optical Character Reader」の略で、画像内の文字を読み取り電子テキストに変換する技術を指します。 OCRを利用することで、紙の書類やPDFファイルなどに書かれた文字をデータ化し、PCやスマホのフォルダ内で管理できるようになります。具体的には、文書管理や紙書類のデジタル化、データ入力など、幅広い分野で活用可能です。 このように、OCRの導入によって従来人間が担当していた文字の入力業務が自動化され、業務負担の軽減や効率化が期待できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GoogleドライブのOCR機能とは GoogleドライブのOCR機能とは、Googleドキュメントで使われるOCR機能です。Googleドライブは、Google Workspaceの一部として提供される一連のビジネス向けツールです。 GoogleドライブのOCR機能はシンプルで、Googleドキュメントと連携することで、アップロードした画像やPDFファイルから文字を認識してドキュメント形式に変換できます。また、Googleのアカウントがあれば誰でも無料で利用可能です。 このように、GoogleドライブのOCR機能はシンプルな機能性と手軽さが特徴であり、個人や小規模のチームでの利用に向いています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Google CloudのOCR機能とは Google Cloudは、データ分析やAI機能を活用できるGoogleのクラウドプラットフォームで、OCR機能も利用できます。 Google Cloudでは、Document AIという高度なOCRツールを提供しており、文書のレイアウトや構造まで認識することで、より複雑な処理に対応可能です。また、利用状況に応じて料金が発生する点において、Googleドライブとは異なります。 このように、Google CloudのOCR機能は高精度の文字認識機能が特徴であり、大量の文書処理が必要な大企業での利用に向いています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較＞GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方 以下では、GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方をご紹介します。画像付きで解説しているので、「具体的な使用イメージができない」「使い方がわからない」という方は必見です。 GoogleドライブでOCRを使う方法 以下では、GoogleドライブでOCRを使う方法をご紹介します。 ①Google ドライブにアクセスし、ファイルをアップロードする まず、Googleアカウントにログインし、Googleドライブを開きます。 開いたら、【＋新規】をクリックし、文字起こししたい画像またはPDFファイルをアップロードします。 ➁アップロードしたファイルをGoogleドキュメントで開く アップロードしたファイルの【⋮】をクリックします。 表示される項目の【アプリで開く】から【Googleドキュメント】を選択します。 しばらく待つと、Googleドキュメントでテキストに書き起こされたファイルが表示されます。 以上の操作で、画像やPDFファイルの文字起こしは完了です。テキストは自由に編集し、ドキュメントとしてGoogleドライブ上に保存できます。 Google CloudでOCRを使う方法 ここでは、Google CloudでOCRを使う方法をご紹介します。以下は、デモ画面での操作方法です。 ①Document AIのサイトにアクセスする まず、以下のリンクからDocument AIのサイトにアクセスします。 Document AIの公式サイト ➁デモ画面を開き、ファイルをアップロードする サイトにアクセスしたら、左側にある項目から【デモ】を選択し、文字起こししたい画像またはPDFファイルをアップロードします。 しばらく待つと画面が切り替わるので、【OCR】をクリックします。すると、書き起こされたテキストが表示されます。 以上の操作で、画像やPDFファイルの文字起こしは完了です。 ＜表形式の画像やファイルの場合＞ Google CloudのOCRでは、表形式の画像やファイルにも対応しています。 通常通りファイルをアップロードし、【TABLES】をクリックします。 すると、画像のように表形式のままテキスト化されます。 ＜手書き画像の場合＞ Google CloudのOCRでは、手書き画像も問題なく文字起こしできます。 通常通りファイルをアップロードし、【OCR】をクリックします。 すると、画像のように手書きの文字がテキスト化されます。 以上のように、Google CloudのOCRのOCR機能では、高度な文字認識技術を活用して様々な用途で利用可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】高精度のOCR検索で社内の情報管理を効率化する方法 以下では、高精度のOCR検索で社内の情報管理を効率化する方法をご紹介します。 GoogleドライブやGoogle CloudのOCR機能を使えば、PDFファイルや紙の資料を簡単にデータ化できます。ただし、データ化しただけではファイルがPC内で散在してしまい、必要な情報をすぐに見つけられません。 そこで、「OCR検索に対応したツール」を導入すれば、画像を添付するだけで検索が可能になるため、そもそもデータ化の手間が省けます。加えて、「ファイル内検索」にも対応しているツールであれば、ファイル形式問わず必要な情報を即座に見つけられるのです。 結論、自社が導入すべきなのは、画像やファイルを添付するだけで社内情報を横断検索できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」に直接画像を貼り付けたり、画像やファイルを添付したりしてデータを保管できます。また、「OCR機能」によって、記事上の画像内はもちろん、添付ファイル・画像内のテキスト文章まで検索対象になるため、効率的な情報管理が実現します。 高精度のOCR検索で必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GoogleのOCR機能を利用する際の注意点 以下では、GoogleのOCR機能を利用する際の注意点をご紹介します。 容量に制限がある 無料版のGoogleドライブは15GBの容量制限があり、Google Cloudでは使用容量に応じた料金が発生します。そのため、大容量を必要とする企業では、コストが高くなる点に注意が必要です。 画像処理の精度は完璧ではない 無料で利用できるGoogleドライブのOCR機能では、表のレイアウトが保持されなかったり、手書き文字の認識精度が低かったりする場合があります。そのため、最終的には人の手による確認が必要な点に注意しましょう。 セキュリティのリスクがある Googleのサービスはクラウド上で利用できる利便性がある一方、セキュリティ対策がGoogleに依存しやすいというリスクもあります。万が一、情報漏洩が起きると深刻な問題につながりかねないため、セキュリティ対策を徹底する必要があります。 このように、GoogleでのOCR機能にはいくつかのデメリットやリスクがあります。そのため、導入を検討する際は、費用対効果や安全性を十分に考慮して慎重に判断することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GoogleでのOCR機能の使い方まとめ これまで、GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方を中心にご紹介しました。 Google社が提供するOCR機能を利用すれば、紙の文書やPDFファイルをデータ化でき、業務負担の軽減や効率化につながります。ただし、データ化した情報を適切に管理しなければ、PC内で散在してしまい必要な情報を探すのに手間がかかるのです。 そこで、「OCR検索ができるツール」を導入すれば、そもそもデータ化の必要なく社内の情報を横断検索できます。また、添付したファイル・画像の中身まで検索対象になっていれば、図解したマニュアルや社内資料の検索も簡単です。 結論、自社が導入すべきなのは、高精度の検索機能でデータ化の必要なく必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的な情報管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

OCR（光学文字認識機能）とは、手書き文字や印刷された書類を、カメラやスキャナーから読み込み、データ化するAI技術のことです。たとえば、契約書やビジネス文書などをデータ化すれば、管理の煩わしさを軽減しつつ情報へのアクセス性を高められます。 しかし、「手書き書類をデータ化する方法が分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、手書き文字・書類をデータ化する方法を中心にご紹介します。 手書き書類をデータ化（OCR）する方法を知りたい 紙ベースの契約書が山積みで管理に困っている データ化した書類を見やすく管理したい という方はこの記事を参考にすると、手書きの文字や書類をデータ化する最善策が分かるだけでなく、適切に管理できる仕組みまで整えることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 手書き文字・書類をデータ化するメリットとは1.1 （1）データの品質が良くなる1.2 （2）コストを削減できる1.3 （3）検索性が上がる2 【無料あり】手書き文字・書類をデータ化する方法5選2.1 （1）データを手入力する2.2 （2）専門業者に依頼する2.3 （3）iPhoneを使う2.4 （4）OCRアプリを導入する2.5 （5）Googleドキュメントを使う3 【必見】データ化した書類の管理におすすめのツール3.1 誰でも簡単にデータの管理・共有ができるツール「ナレカン」4 書類をデジタル化するときの注意点5 手書き文字・書類をデータ化するメリットと方法まとめ 手書き文字・書類をデータ化するメリットとは はじめに、手書き文字・書類をデータ化するメリットを紹介します。「紙ベースの書類が多くて、管理に困っている」という方は必見です。 （1）データの品質が良くなる 1つ目のメリットは、データの品質が良くなることです。 紙の資料の場合、長期間保存していると経年劣化などの影響により用紙が汚れたり、文字がかすんで読みづらくなったりします。さらに、手書き文字の場合、文字の癖が強く、書いた本人にしか内容を理解できないケースも起こり得るのです。 一方、書類をデータ化すれば、保存期間や作成者を問わず、常に読みやすい状態を保てます。以上のように、書類をデータ化すれば、情報の品質維持につながるのです。 （2）コストを削減できる 2つ目のメリットに、コストを削減できることがあります。 書類の作成には、用紙・インクの費用や複合機のリース費用がかかります。また、大量の書類がオフィスに収まりきらない場合、外部倉庫も必要になり、賃料がかかります。 紙ベースの書類の作成・管理には多くの費用がかかり続けるため、データ化してコストを削減しましょう。 （3）検索性が上がる 3つ目のメリットとして、検索性が上がることが挙げられます。 紙で管理している場合、保管場所を厳格に決めておかなくては必要な資料がどこにあるのか分からなくなりがちです。そもそも、適切に管理していたとしても、膨大な資料のなかから該当の書類を探し出すのは一苦労です。 そこで、資料はデータ化して保管しましょう。とはいえ、書類をデータ化したとしても、PC内でフォルダ管理するだけでは、結局どこに何のファイルがあるのかわからなくなるので注意が必要です。 したがって、データ化した資料を管理するならITツールの導入がおすすめです。たとえば、テキストだけでなく、写真やPDFを添付できる「ナレカン」の「記事」を使えば、情報を適切に管理しつつ素早くアクセスできる仕組みを整えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】手書き文字・書類をデータ化する方法5選 以下では、手書き文字・書類をデータ化する方法を紹介します。データ化する方法を把握したうえで、自社に最適な方法を選択しましょう。 （1）データを手入力する 1つ目の方法は、データを手入力することです。 短い文章をデータ化するのであれば、直接キーボードで入力する方法が最も簡単です。また、文字を書き写しながら文章を微調整したいという場合も、手入力が向いています。 ただし、人的作業のため時間がかかるだけでなく、入力ミスが起こりやすいと言えます。そのため、長文や転記する資料の枚数が多いシーンでは、効率が悪いので避けましょう。 （2）専門業者に依頼する 2つ目の方法として、専門業者に依頼しましょう。 業者に依頼すれば、膨大な量の書類があっても、品質を保ちつつ納期に間に合うようにデータに写せます。また、自社で書類をデータ化するための作業時間を確保せずに済むので、コア業務に専念できるメリットがあるのです。 とはいえ、専門業者に依頼する分、費用が高くなる点には注意が必要です。そのため、事前にデータ化すべき資料の分別や、ほかの手段と比較したうえで検討を進めましょう。 （3）iPhoneを使う 3つ目の手段として、スマホからでもデータ化できます。 たとえば、iphoneを使う場合は、iPhoneに入っている「メモアプリ」から新規メモを開きます。 次に、画面下側にカメラアイコンが表示されるのでタップし、表示される選択肢の中から[テキストをスキャン]を選びます。 カメラでデータ化したい書類を読み込み、[入力]をタップすると、メモに書類の内容が反映されます。 しかし、手書きのテキストの場合はデータ化した際、元の文章の再現性に欠けます。そのため、シーンに応じて活用するようにしましょう。 （4）OCRアプリを導入する 4つ目の方法は、OCRアプリを導入することです。 OCRアプリを使うと、申込書や契約書などの情報を効率よくデータ化できます。以下は、ビジネスで使えるおすすめOCRアプリ5選の比較表です。 ナレカン【おすすめ】 Tegaki DEEPREAD AI よみと～る SmartRead LINE WORKS OCR 特徴 ・ヒット率100％の超高精度の検索機能 ・ファイル内や画像内のテキスト情報も検索可 ・AIを活用した「自然言語検索」も搭載 ・手書き文字の認識率が99.2% ・手各種申込書や注文書などデータ化できる ・総認識枚数5.6億以上の実績がある ・強固なセキュリティで安全性が高い ・くせ字や手書き訂正でも読み取れる ・PDF、JPEG、PNG、TIFFのファイル形式に対応 ・スキャンした書類をタイプごとに仕分けできる ・手書き文字や活字の認識率が99.2% ・LINE株式会社が提供するOCRアプリ ・初期費用がかからないので導入しやすい ・横書きや湾曲文字にも対応 料金 無料プランなし 有料プランは資料をダウンロードして確認 料金体系については、要問合せ クラウド型：初期費用無料｜月額5万円～ オンプレミス型：初期費用300万円｜月額40万円～ 準オンプレミス型：初期費用300万円｜月額40万円～ プラン1：33,000円/契約/月 プラン2：11万円/契約/月 プラン3：22万円/契約/月 トライアル料金については、HPにて確認 スモール：36万円/契約/年 スタンダード：96万円/契約/年 エンタープライズ：240万円/契約/年 オンプレミス型については、要問合せ LINE WORKS OCR API ・無料あり ・有料プラン：3,300円/月～ LINE WORKS OCR Reader ・有料プラン：55,000円/月～ 特化型OCR ・有料プラン：55,000円/月～ HP 「ナレカン」の詳細はこちら 「Tegaki」の詳細はこちら 「DEEPREAD」の詳細はこちら 「AI よみと～る」の詳細はこちら 「SmartRead」の詳細はこちら 「LINE WORKS OCR」の詳細はこちら 比較表を参考に、用途に合わせてアプリを選択しましょう。ただし、業務で使用するのであれば「OCR検索」の精度はもちろん、画像外の情報もストレスなく見つけ出せるかを確認すべきです。 （5）Googleドキュメントを使う Googleドキュメントを使うと、画像やPDF書類をテキストデータに書き起こすことができます。 まず、Googleドライブにテキストデータ化したい書類をアップロードします。そして[⋮]をクリックして、[アプリで開く]から[Googleドキュメント]を選択しましょう。 すると、画像の文字がテキストに書き起こされ、編集も可能になります。 このようにGoogleドキュメントを使うと、紙の書類を簡単にデータ化できます。 ただし、書類をデータ化して終わりではなく、情報として適切に管理しなければ、必要なときにすぐに見つけることができません。そのため、OCRアプリを導入するときは、管理方法にも注目しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】データ化した書類の管理におすすめのツール 以下では、データ化した書類の管理におすすめのツールを紹介します。 OCR検索機能のついたアプリを使えば、紙の資料を撮影するだけで、そのままデータとして管理できます。しかし、データ化した書類をPC内のフォルダで管理するだけでは、ファイルが入り乱れてどこに目的の情報があるか見つけられません。 そのため、「書類や写真などをカテゴリごとに整理できるか」「必要な情報が直ぐにヒットするか」を軸にアプリを選定しましょう。たたし、「スマホで撮影した書類データを併せて管理したい」という場合は、マルチデバイス対応であることが大前提です。 したがって、自社が導入すべきは、PC・スマホのいずれにも対応しており、高精度の検索機能で必要なデータへすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは情報を、直接書き込んだり写真にして貼り付けたりして管理できるほか、カテゴリごとに「フォルダ」を整理していけます。また、超高精度な検索機能によって、ファイルや画像内のテキスト文章まで探せるので、必要な情報がすぐに見つかります。 誰でも簡単にデータの管理・共有ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの使用例＞ 以下は、紙に手書きしたデータを、ナレカンを使って管理・検索する方法です。驚くほど精度が高いため、担当者の方は必見です。 まず、該当の「フォルダ」を選択し「記事」を作成します。[新規作成]をタップすると、自由に記事に書き込めるようになるので、データを添付してみましょう。 データを添付したら、検索窓の部分に「キーワード」を入力します。このとき、下部にある[添付画像内も検索]にチェックをいれましょう。 上記のように、該当する記事がヒットし、かつ該当の画像が黄色で囲われます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 書類をデジタル化するときの注意点 書類をデジタル化するときの注意点は、利用するITツールのセキュリティ体制です。 個人情報や社内の機密事項を管理することになるため、安心して情報を保管できるツールを選択するべきです。また、会社ごとのセキュリティーポリシーを満たすツールかどうかも確認しましょう。 「ナレカン」のように国際セキュリティ資格である「ISO27017」を取得しているツールであれば、大企業でも安心して導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 手書き文字・書類をデータ化するメリットと方法まとめ ここまで、手書き文字・書類をデータ化するメリットと方法を中心に紹介しました。 従来、紙ベースで管理していた書類をデータ化すれば、経年劣化による悪影響を防ぎつつ、膨大な量の書類整理の負担を軽減できます。そこで、手書き文字などの書類のデータ化には、OCRアプリを活用するのがおすすめです。 しかし、単純にデータを格納していくだけでは、煩雑化していき、結局は欲しい情報が見つからなくなってしまいます。そのため、あらゆる情報を適切に管理でき、超高精度の検索機能が備わったツールを使って、データ化した書類を管理するべきなのです。 したがって、書類の管理には、多階層の「フォルダ」で情報を整理でき、ヒット率100%の「検索機能」が備わったツール『ナレカン』が必須です。また、ナレカンでは、Excelなどのファイルを、記事に抽出できるので、ファイルデータの管理にも重宝できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、データ化した情報を適切に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

DX化が進む現代において、画像データの文字を認識しデジタルの文字データに変換する「OCR」技術を活用する企業が増えてきています。また、近年ではAIが文字を読み取る技術も発達しており、あらゆる業界で注目を集めているのです。 しかし、「OCRやAIの文字読み取り機能を用いて業務を効率化させたいが、具体的な方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、画像の文字を読み取る方法やOCR検索機能のあるおすすめアプリを中心にご紹介します。 OCR機能の概要やメリットを把握したい PCやスマホで画像から文字を読み取る方法を知りたい OCR検索を用いて社内情報へのアクセス性を向上させたい という方はこの記事を参考にすると、画像から文字を読み取る方法やOCR機能の活用方法がわかり、社内情報を適切に管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OCR（文字読み取り）とは？2 ＜ツール別＞画像から文字を読み取る方法2.1 Windowsで画像から文字を読み取る方法2.2 iPhoneで画像から文字を読み取る方法3 【必見】貼付するだけで画像内の文字もOCR検索してくれるアプリ3.1 高精度のAI検索で必要な情報に即アクセス可能な『ナレカン』4 OCR機能を使って社内資料を管理するメリット4.1 （1）ファイル形式によらず、社内情報を一元管理できる4.2 （2）社内情報の検索・共有・活用が容易になる5 AIによる画像の文字読み取りとおすすめアプリまとめ OCR（文字読み取り）とは？ OCRとは、「Optical Character Reader」の略で、画像データの文字部分を読み取り、デジタルの文字データに変換する光学文字認識機能のことです。 従来、紙に書かれた文字をデータ化するには、人間による文字入力の作業が必要でした。しかし、OCRを活用することで、入力業務を自動化し業務効率の向上や入力ミスの防止につながるのです。 また、近年ではAIのディープラーニングによる「AI-OCR」という技術も登場しています。文字読み取りの精度に限度のあったOCRに代わり、AI-OCRでは手書き文字の認識精度が向上し、文脈から文字を予測して読み取ることも可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜ツール別＞画像から文字を読み取る方法 以下では、ツール別に画像から文字を読み取る方法を解説します。“画像の文字をデータ化したいが、方法が分からない”という方は必見です。 Windowsで画像から文字を読み取る方法 以下では、Windows11に標準でインストールされているスクリーンキャプチャツール「Snipping Tool」で画像の文字を読み取る方法について解説します。 タスクバーの【スタート】をクリックし、検索バーで「Snipping Tool」と検索してアプリを開きます。 【＋新規】をクリックすると画面が暗転するので、キャプチャしたい任意の範囲を選択します。 上図のような画面に展開するので、画面下側の【テキストアクション】をクリックします。 キャプチャ画像のテキストをコピーできる状態になるので、全体もしくは任意のテキストを選択します。 以上の操作で、画像の文字を読み取ることができます。 iPhoneで画像から文字を読み取る方法 以下では、iPhoneの「写真」アプリで画像から文字を読み取る方法について解説します。 「設定」アプリを開き、【一般】＞【言語と地域】を選択します。 【テキスト認識表示】をオンにします（緑色がオン）。 「写真」アプリを開き、読み取りたい画像を選択します。 画面右下の【テキスト検出ボタン】をタップしてから、読み取りたいテキストを選択して押さえたままにします。 「テキストをコピー/すべてを選択/調べる/翻訳/Webを検索する/共有」の中からいずれかの操作を行います。 以上の操作で、画像の文字を読み取ることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】貼付するだけで画像内の文字もOCR検索してくれるアプリ 以下では、画像を貼り付けるだけでOCR検索してくれるアプリをご紹介します。 AIによる画像の文字読み取り機能を活用すると、社内の紙書類や画像データをデジタルテキストに変換して業務効率化を見込めます。ただし、データ化しただけでは社内情報をナレッジとして活用できるようになりません。 重要なのは、紙媒体や画像データ、ファイルなど異なる形式の社内情報を一元管理して、必要なときに欲しい情報を取り出せるようにしておくことです。そこで、添付画像やファイル内のテキストまで検索できるアプリであれば、必要な情報へ瞬時にたどり着けます。 結論、自社が導入すべきなのは、画像を貼り付けるだけで、超高精度の検索機能によって画像やファイルを含めた社内情報を横断検索できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に貼り付けた画像は、OCR機能で画像内のテキスト情報を含めて検索できます。また、添付ファイル内まで検索できる「ファイル内検索」やチャット形式で”上司に質問するように”検索できる「自然言語検索」により、思い通りに情報を探せます。 高精度のAI検索で必要な情報に即アクセス可能な『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OCR機能を使って社内資料を管理するメリット 以下では、OCR機能を使って社内資料を管理するメリットをご紹介します。OCR機能を活用して情報管理をすることで、以下のようなメリットが得られます。 （1）ファイル形式によらず、社内情報を一元管理できる 1つ目のメリットは、ファイル形式によらず、社内情報を一元管理できることです。 社内には、紙や画像、WordやExcelファイルなど、さまざまな形式の情報が存在します。これらの情報を形式ごとにバラバラに管理していると、情報が散在してしまいどこに何の情報があるのか分からなくなるのです。 そこで、OCR機能を使って社内のあらゆる情報をデータ化することで、これまでバラバラに管理していた異なる形式の情報を一元管理できるようになります。 （2）社内情報の検索・共有・活用が容易になる 2つ目のメリットは、社内情報の検索・共有・活用が容易になることです。 社内の情報が異なる形式で保管されていると、必要な情報を探すのに手間がかかります。たとえば、一部の業務マニュアルがデジタルファイル、他の一部が紙媒体で管理されている場合、参照したいマニュアルをすぐに見つけられません。 そこで、OCR機能を活用してすべてのマニュアルをデータ化すれば、統一的な検索が可能になり、必要な情報へすぐにアクセスできるようになります。また、社員間の共有も容易になり、社内情報を活用しやすい環境が整うのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIによる画像の文字読み取りとおすすめアプリまとめ これまで、AIによる画像の文字読み取り方法やOCR機能搭載のおすすめアプリを中心にご紹介しました。 OCR機能を使って画像情報をデータ化することで、社内に散在していた情報を一元管理できるようになります。しかし、画像情報をいちいちOCRアプリでデータ化していては、手間と時間がかかってしまうのです。 そこで、「画像をそのまま貼り付けて管理できるツール」を導入すれば、データ化の作業不要で他の社内情報とまとめて管理できます。また、その中から必要な情報をすぐに見つけ出すには「画像やファイルの中身まで検索できるか」も重要なポイントです。 結論、自社の情報管理には、画像をそのまま貼り付けて管理でき、画像やファイル内のテキスト情報まで検索できる『ナレカン』が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内情報を効率的に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

多くの企業が直面する課題の一つに「業務改善」が挙げられます。この課題に対応するための思考の枠組みとして、問題の整理や解決策の検討を体系的に進める「フレームワーク」を活用する企業が増えているのです。 しかし、「業務改善にフレームワークを活用したいが、種類が多く自社に適したものがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務改善に役立つフレームワークや進め方のポイントを中心にご紹介します。 業務改善に役立つフレームワークについて理解を深めたい 業務改善を進める際のポイントが知りたい できるだけ手間をかけずに業務改善を実現したい という方はこの記事を参考にすると、フレームワークへの理解が深まるだけでなく、効率的に業務改善を進めるポイントまでわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務改善・フレームワークとは2 業務改善にフレームワークを活用するメリット3 業務改善に役立つフレームワーク5選！3.1 （1）PDCA3.2 （2）BPMN3.3 （3）ECRS（イクルス）3.4 （4）ロジックツリー3.5 （5）QCD4 業務改善の進め方のポイント3選4.1 （1）現状の課題と目標を明確にする4.2 （2）現場の声を聞く4.3 （3）中長期的な計画を立てる5 【必見】業務改善の実現に最適なツール5.1 社内のあらゆる情報を簡単に一元管理できる『ナレカン』6 業務改善に役立つフレームワークまとめ 業務改善・フレームワークとは 業務改善とは、事業における課題を発見し解決することで、より良い業務状態を目指す取り組みです。たとえば、業務上の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくして、業務効率の向上を目指したり、業務の一部を自動化したりします。 一方で、フレームワークとは、課題を可視化し整理するための思考の枠組みです。業務上の課題を分析し、解決策を検討する際にフレームワークを活用することで、効率的に課題解決を進められます。 このように、業務改善にフレームワークは効果的です。設計された枠組みに沿って進めることで、失敗のリスクを抑えつつ、スムーズな業務改善を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善にフレームワークを活用するメリット 以下では、業務改善にフレームワークを活用するメリットについてご紹介します。 業務上の課題を可視化できる フレームワークを活用すると、業務上の課題や論点を可視化し、全体像を明確にできます。また、「課題の見える化」によってチーム内で共通認識が生まれるので、連携を強化しながら議論を円滑に進められるのです。 業務負担を軽減できる フレームワークを活用すると、業務全体を俯瞰してムダな作業や重複業務を効率よく削減できます。結果、各部署や個人の業務負担が軽減され、会社全体での生産性向上につながるのです。 経費削減につながる フレームワークを活用して業務改善を進めると、ムダな業務が明らかになります。たとえば、アナログな業務に時間がかかりすぎている場合、デジタル化を推進すれば、経費削減だけでなく時間的コストの削減にもつながるのです。 このように、フレームワークを活用することで、業務改善においてさまざまなメリットが得られるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善に役立つフレームワーク5選！ 以下では、業務改善に役立つフレームワークを5選ご紹介します。それぞれのフレームワークの特徴を理解し、自社に最適なものを選択しましょう。 （1）PDCA 1つ目のフレームワークは、PDCAです。 PDCAとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の頭文字をとった用語です。4つのステップから成るサイクルを繰り返すことで、継続的に業務改善を進められます。 まずは課題から目標を設定し、実現に向けた計画を立てます（Plan）。計画に基づいて実行したら（Do）結果について検証し、計画とのギャップや問題点がないか判断します（Check）。最後に、評価を踏まえて改善し（Action）、次のサイクルの計画を立てましょう。 （2）BPMN 2つ目のフレームワークは、BPMNです。 BPMN（Business Process Model and Notation）は、業務の一連の流れを図式化する表記法です。統一された図形を用いて業務フローを可視化することで、複雑な業務や複数の部署が関わる業務でも理解しやすく、課題の抽出が容易になります。 具体的な方法としては、まずは行ごとに部署を区切り、各部署の業務を四角形で並べていきます。そして、各業務のフローを矢印でつなぎ、開始を細線の丸、終了を太線の丸で表すと完成です。 （3）ECRS（イクルス） 3つ目のフレームワークは、ECRS（イクルス）です。 ECRSとは、「Eliminate（排除）」「Combine（結合）」「Rearrange（交換）」「Simplify（簡素化）」の頭文字をとった用語です。E→C→R→Sの順番で業務改善を進めることで、ムダを排除した効率的な業務プロセスを構築できます。 まずは、排除できる業務やモノがないか検討し（Eliminate）、類似する業務は1つにまとめて効率化します（Combine）。次に、業務プロセスの整理や順番の変更を検討し（Rearrange）、最後に業務の単純化して（Simplify）業務改善を進めます。 （4）ロジックツリー 4つ目のフレームワークは、ロジックツリーです。 ロジックツリーとは、1つのキーワードに対して「なぜ？」を繰り返し、課題の原因を分析する方法です。課題の原因を樹形図状に掘り下げていくことで、課題の全体像や関連性を把握し、根本的な原因を特定できます。 たとえば、「顧客満足度の低下」という課題があった場合、その下に「商品価格の値上げ」「顧客対応の質低下」など、考えられる原因を書き出します。さらに、それぞれの原因を掘り下げて具体的に分析していきます。 （5）QCD 5つ目のフレームワークは、QCDです。 QCDとは、「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」の頭文字をとった用語です。おもに生産管理において重視される要素で、3つのバランスを見直すことで、業務改善だけでなく顧客満足度の向上も期待できます。 具体的には、現状の業務や商品の質が顧客ニーズを満たしているか（Quality）、コストはどれくらいかかっており、どの程度が最適なのか（Cost）、業務の納期が十分に守られているか（Delivery）を検討していきます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善の進め方のポイント3選 ここでは、業務改善の進め方のポイントを3つご紹介します。以下のポイントを意識することで、よりスムーズで効果的な業務改善が可能です。 （1）現状の課題と目標を明確にする 1つ目のポイントは、現状の課題と目標を明確にすることです。 たとえば、「業務時間を短縮する」という漠然とした目標では、具体的に何をすれば良いかが定まらず、課題が解消されません。それどころか、時間を短縮するところに注力して業務品質が低下する恐れがあるのです。 そのため、まずは現状の業務の流れを把握し、何が課題となっているのかを明らかにすることが重要です。課題が明確になれば、解決するのに最適なフレームを選びやすくなり、確実に業務改善を実行できます。 （2）現場の声を聞く 2つ目のポイントは、現場の声を聞くことです。 業務改善を円滑に進めるには、現場の協力が不可欠です。しかし、管理職や上層部が直接ヒアリングをすると、従業員は正直に意見を言いにくい場合があります。 そのため、ツールなどを活用しながら現場とのコミュニケーションを積極的に取り、具体的な課題や要望を把握することが重要です。従業員が率直に意見を言える環境を整えることで、効果的な業務改善につなげられます。 （3）中長期的な計画を立てる 3つ目のポイントは、中長期的な計画を立てることです。 業務改善は、短期的な施策だけで全ての課題を解決できるわけではありません。一時的に改善したとしても、関連業務に新たな問題が生じたり、同じ課題が再発したりするリスクがあるのです。 そのため、短期的な目標と中長期的な計画をバランスよく立て、優先順位をつけて取り組むことが重要です。即効性のある施策に加え、根本的な課題解決を目指した長期的な視点を持つことで、持続的な業務改善が期待できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】業務改善の実現に最適なツール 以下では、業務改善の実現に最適なツールをご紹介します。 業務改善に取り組む場合、自社に適したフレームワークを活用して、課題を可視化し効果的に解決を図ることができます。しかし、そもそも社内の情報や現場の声が適切に共有されていない状況では、課題を正確に把握できません。 そこで、「社内のあらゆる情報を共有・管理できるツール」を導入すれば、社内の現状や現場の声を把握できるようになります。ただし、単に意見を集めるだけでは解決につながらないため、「現場の声とその回答を一元管理できるツール」を導入しましょう。 結論、自社の業務改善には、社内のあらゆる情報を共有・管理でき、質問機能で現場の声を反映できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像やファイルを含む社内情報を簡単に集約し、高精度で検索できるので、情報を探している時間を大幅に削減可能です。また、「質問機能」で質問と回答を蓄積でき、ナレッジとして社内全体で活用しながら業務改善を実現できます。 社内のあらゆる情報を簡単に一元管理できる『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善に役立つフレームワークまとめ これまで、業務改善に役立つフレームワークや進め方のポイント、おすすのツールを中心にご紹介しました。 さまざまなフレームワークを活用することで、業務の課題を可視化し効率的に業務改善を進めることができます。しかし、現場の声や現状の業務の流れを把握していなければ、課題を正しく認識することはできません。 そこで、「社内情報と現場の声を共有・管理できるツール」を導入し、自社の現状を常に把握できる環境を整えることが重要です。とくに、「検索機能に優れたツール」であれば、情報収集にかかる時間を削減してより効率的に業務改善を進めることができます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を共有・管理でき、高精度の検索機能で目的の情報がすぐに見つかる『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、効率的で実効性の高い業務改善を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

人事管理では「人材の採用・育成」や「人事評価」などさまざまな業務が発生します。そこで、Excelのテンプレートを活用すれば、資料作成の手間を削減し、スムーズに業務を進められます。 しかし、「どのテンプレートが自社に適しているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelで使える人事管理のテンプレート5選を中心にご紹介します。 Excelで効率よく人事管理できるテンプレートが知りたい Excelを使って人事管理するメリットとデメリットを把握したい Excel以外で簡単に人材を管理できるツールがあれば知りたい という方は本記事を参考にすると、自社に最適なExcelテンプレートが分かり、人事管理を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 人事管理とは？2 ＜無料＞Excelで使える人事管理のテンプレート6選2.1 従業員名簿のテンプレート2.2 勤怠管理表のテンプレート2.3 出勤表のテンプレート2.4 採用管理表のテンプレート2.5 社員管理表のテンプレート2.6 従業員の人事評価を管理するテンプレート3 Excelで人事管理する3つのメリット3.1 （1）導入コストが低い3.2 （2）操作を自動化できる3.3 （3）テンプレートが豊富である4 Excelで人事管理する4つのデメリット4.1 （1）セキュリティのリスクが発生する4.2 （2）関係者にリアルタイムで共有できない4.3 （3）情報がすぐに見つからない4.4 （4）使いこなせない5 【担当者必見】Excelよりも効率的に人事管理できるツール5.1 人事情報を簡単に一元管理できるナレッジ管理ツール「ナレカン」6 Excelで使える人事管理のテンプレートまとめ 人事管理とは？ 人事管理とは、企業が従業員の採用、配置、育成、評価、労務管理などを総合的に行う業務を指します。たとえば、新卒採用の計画立案や、研修プログラムの実施、給与や福利厚生の管理、評価制度の運用などが含まれます。 似ている単語に「人材管理」がありますが、人材管理は個々のスキルや能力を把握し、適材適所に配置することに重点を置くのに対し、人事管理は企業全体の方針に基づき、人材戦略を策定・運用する点が特徴です。 適切に人材を配置すれば、従業員の働きやすい環境を整え、組織の成長につなげることができます。 そのため、人事管理は企業の経営戦略と密接に関わる重要な業務といえます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料＞Excelで使える人事管理のテンプレート6選 ここでは、Excelで使える人事管理のテンプレート6選をご紹介します。以下のテンプレートを使えば、担当者の負担を削減して簡単に書式を整えられます。 従業員名簿のテンプレート こちらは、Microsoft社が提供する、従業員名簿のテンプレートです。「一般的な名簿」と「顔写真入りの名簿」の2種類から選択できます。 顔写真はワンクリックで記載できるほか、表の色が自由に変えられる点も特徴です。 「Microsoft」の従業員名簿テンプレートはこちら 勤怠管理表のテンプレート こちらは、1か月分の勤怠を集計管理するテンプレートです。定時勤務とフレックスのいずれにも対応できます。 所定の勤務開始時刻と終了時刻、休憩時間を設定しておくと、残業時間や、休憩時間を控除した労働時間を自動で計算してくれます。ただし、無料で入力できる項目は10日までとなっている点に注意しましょう。 「EXCEL勤怠テンプレート」の勤怠管理表テンプレートはこちら 出勤表のテンプレート こちらは、出勤表のテンプレートです。タイムカードとして勤怠情報を管理します。 カレンダー機能があり、就業時間を自動で計算できます。また、「基本終業時間」「早出・残業時間」「早朝・深夜業務の時間」「休憩時間」なども設定できるため、幅広い業界で使用可能です。 「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」の出勤表テンプレートはこちら 採用管理表のテンプレート こちらは、採用管理表のテンプレートです。一次面接と最終面接に分けて採用状況を管理します。 候補者の情報に加え、面接の「日時」や「担当者」などの過去の履歴も同時に確認できます。また、通知の有無をチェックリストで記入するので、候補者への連絡が抜け漏れる事態を防げるのです。 「テンプレートの無料ダウンロード」の採用管理表テンプレートはこちら 社員管理表のテンプレート こちらは、社員管理表のテンプレートです。部署ごとの要員を一覧で把握できるため、人事異動のときに役立ちます。 各部署の必要な社員数を理由とともに記載できるほか、「新卒」「中途採用」「異動」といった社員の内訳欄があるので、部署ごとにバランスよく人員を割り振れるのです。 「テンプレートの無料ダウンロード」の人員管理表テンプレートはこちら 従業員の人事評価を管理するテンプレート こちらは、従業員の人事評価を管理するときに使えるテンプレートです。半期に1回分作成できます。 シンプルなテンプレートであるため、会社独自の基準を定めたり、役職によって変えたりして作成することが可能です。また、5段階で評価できるので評価対象者が目標の達成度に対する評価を認識しやすく、次の目標を立てるときの目安にできます。 「ビズ研」の人事評価シートの無料テンプレート集（Excel・PDF・スプレッドシート）はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで人事管理する3つのメリット ここでは、Excelで人事管理するメリットを3つ解説します。Excelでの人事管理を検討している企業は、メリットを把握したうえで利用の可否を判断しましょう。 （1）導入コストが低い Excelで人事管理をする最大のメリットは、導入コストが低い点です。 Excelは初期費用などの料金コストが低いことから、多くの企業で導入されているため、社外とのデータ共有もしやすいです。また、扱いやすく操作に慣れている社員が多いので、教育コストを削減できるというメリットもあります。 そのため、余計な費用や手間をかけずに、人事管理のデータベースを構築できます。ただし、ITが苦手なメンバーは関数を使いこなせないため、発展的な運用には教育コストがかかる点に注意しましょう。 （2）操作を自動化できる 次に、関数やマクロによってさまざまな操作を自動化できる点もメリットです。 Excelでは、関数を使って数値データを素早く計算したり、マクロで特定の操作を自動化したりできます。そのため、人事管理に関する人数の計算や評価項目の集計を効率よく進められるのです。 ただし、複雑な関数やマクロを埋め込むと使いこなせる社員が限られ、人事管理の作業が属人化してしまいます。そのため、作成者が退職・異動すると適切な引き継ぎがなければ、ファイルがブラックボックス化するリスクがあるため注意が必要です。 （3）テンプレートが豊富である 最後に、Excelでは豊富なテンプレートが利用できる点もメリットです。 Excelは多くの人に利用されており、インターネット上ではさまざまなテンプレートが無料で公開されています。そのため、自社に合ったテンプレートを使って、すぐに運用できるのです。 ただし、テンプレートの項目を編集すると、レイアウトが崩れることがあります。また、使用するテンプレートや作成手順を統一していなければ、とくに大企業では「書式が人によって異なるので見づらい」といった事態が生じやすいです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで人事管理する4つのデメリット ここでは、Excelで人事管理するデメリットを4つ解説します。Excelを人事管理に利用するうえでは、メリットだけでなくデメリットも把握する必要があります。 （1）セキュリティのリスクが発生する 人事管理にExcelを使うと、セキュリティのリスクが発生します。 人事管理では、社員の属性やスキルなどの個人情報を扱うので、情報を確実に保護しなければなりません。しかし、Excelはデータファイル形式のため、誤送信による情報漏えいを招く恐れがあるのです。 また、Excelではユーザーごとのアクセス権限を設定できないため、社内の共有フォルダで管理している場合、機密性の高いデータが他の社員に閲覧される恐れもあります。したがって、”ファイルにパスワードを設定する”といった対策を実施しなくてはなりません。 （2）関係者にリアルタイムで共有できない Excelでは、関係者にリアルタイムでファイル共有できません。 Excelファイルを共有するには、メールなどのツールで送付する必要があります。そのため、人事管理を部署単位で実施する場合は、共有に手間がかかり、社員の勤務状況をはじめとした情報の把握が遅れてしまいます。 したがって、人事管理では「情報をリアルタイムで共有できる仕組み」をつくることがポイントです。とくに、人事管理が円滑な企業は、情報共有の機能が過不足なく備わった「シンプルなITツール」を使って社内の情報共有を効率化しているのです。 （3）情報がすぐに見つからない Excelで人事管理をすると、必要な情報をすぐに見つけられないというデメリットがあります。 人事管理に使用するExcelファイルが増えると、類似ファイルが乱立し「最新のデータがどれかわからない」といった問題が発生します。また、Excelの検索機能は1つのシート内でしか検索できないため、複数のファイルを横断して情報を探せません。 必要な情報を見つけるのに時間がかかれば、業務の効率が低下する恐れがあります。そこで、ファイル内検索にも対応した「ナレカン」のような情報管理ツールを使えば、最新情報をすぐに探し出せます。 （4）使いこなせない Excelはカスタマイズ性が高い一方、使いこなせないケースがある点がデメリットです。 Excelでは関数やマクロを活用すれば、業務に合わせたカスタマイズが可能です。しかし、高度な関数やマクロを組み込むと、ITが苦手な社員には扱いづらくなり、結果として一部の人しか使えなくなることがあります。 そのため、人事管理の仕組み自体が形骸化し、データが更新されずに放置されるリスクがあるのです。人事管理をスムーズに行うには、誰でも簡単に使えるシンプルなツールを導入し、属人化を防ぐことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】Excelよりも効率的に人事管理できるツール 以下では、Excelよりも効率的かつ安全に人事管理できるツールをご紹介します。 人事管理では、Excelテンプレートを使うと便利な一方、更新や共有に手間がかかり、情報が分散しやすい問題があります。これを解決するには「人事データを一元管理し、リアルタイムで情報共有できるITツール」が必要です。 ただし、人事情報には個人情報が含まれるため、共有のしやすさだけでなく、セキュリティの強化も重要です。そのため、安全性と利便性を兼ね備えた、人事情報を適切に管理できるツールを選ぶべきです。 したがって、自社の人事管理には、高度なセキュリティを備え、人事情報を含む社内データを一元管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には人事情報が簡単にまとめられるうえ、ファイル添付にも対応しています。また、記事が更新されるとすぐにメンバーに共有されるため、常に最新のデータにアクセスでき、スムーズに業務が進みます。 人事情報を簡単に一元管理できるナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで使える人事管理のテンプレートまとめ これまで、Excelで使える人事管理のテンプレートを中心にご紹介しました。 人事管理にExcelテンプレートを使うと、資料を作成する手間を削減して書式を整えられます。しかし、Excelではセキュリティリスクをはじめ、「ファイル管理が煩雑になる」「情報へのアクセス性が悪い」といったデメリットがあるのです。 したがって、「セキュリティ体制が万全で情報の検索性の高いITツール」で人事情報を管理しましょう。とくに、情報の蓄積に特化した「ナレッジ管理ツール」を使うと、過去の人事情報も見やすく記録を残せます。 結論、自社で導入すべきは、高度なセキュアな体制のもと、人事情報を残せるできるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンは、管理者が「フォルダ」単位で、閲覧・編集できるメンバーを設定できるので、大企業でも安心して使えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、人事管理を効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報リテラシーとは？不足すると起こり得る問題や高める方法も解説！